Quản lý văn bản đi – đến tại UBND huyện yên dũng, tỉnh bắc giang bằng phần mềm BG NETOFFICE

LỜI CẢM ƠN

Trước tiên, tôi xin bày tỏ lòng cảm ơn tới TS. Nguyễn Lệ Nhung (Khoa hệ
thống thông tin kinh tế) đã từng bước hướng dẫn, giúp đỡ tôi trong quá trình thực tập
và hoàn thiện thực tập khóa luận tốt nghiệp.
Tôi xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo Khoa hệ thống thông tin kinh tế trường Đại học Công nghệ Thông tin và Truyền thông – Đại học Thái Nguyên, đã chỉ
bảo về kiến thức chuyên môn và tinh thần học tập độc lập, sáng tạo để tôi có được
những kiến thức thực hiện đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình.
Tôi cũng xin chân thành cảm ơn Lãnh đạo, cán bộ phòng văn thư huyện Yên
Dũng, tỉnh Bắc Giang đã tạo điều kiện giúp đỡ cho tôi rất nhiều trong quá trình hoàn
thiện khóa luận của mình.
Bên cạnh đó, tôi xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc của mình tới gia đình, bạn bè những người luôn sát cánh, tạo mọi điệu kiện tốt nhất để tôi có thể thực hiện đề tài
khóa luận tốt nghiệp của mình.
Trong quá trình thực hiện đề tài tốt nghiệp, mặc dù đã cố gắng hết sức, nhưng
do thời gian và khả năng có hạn nên không thể tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy, rất
mong các thầy cô giáo góp ý và giúp đỡ để khóa luận được hoàn thiện hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn !

i


LỜI CAM ĐOAN

Nhận thức được khóa luận tốt nghiệp là sản phẩm hoàn thiện của sinh viên
ngành Hệ thống Thông tin Kinh tế khi ra trường, cần tới sự miệt mài của bản thân
và nhất là sự hướng dẫn chỉ bảo tận tình của các thầy cô giáo. Tôi đã tổng hợp các
kiến thức được học cùng kinh nghiệm và số liệu khảo sát thực tế nhằm hoàn thành
khóa luận tốt nghiệp của mình.
Tôi xin cam đoan: Nội dung của khóa luận không sao chép của bất kỳ khóa
luận nào và là sản phẩm của chính bản thân tôi nghiên cứu thực tế xây dựng lên.
Mọi thông tin và nội dung sai lệch tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm trước Hội

đồng bảo vệ.

Thái Nguyên, tháng 4 năm 2017
Sinh viên thực hiện

Hoàng Thị Nga

ii


MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN .............................................................................................................. i
LỜI CAM ĐOAN ........................................................................................................ii
MỤC LỤC ................................................................................................................. iii
DANH MỤC HÌNH ẢNH ........................................................................................... v
DANH MỤC VIẾT TẮT ........................................................................................... vii
LỜI MỞ ĐẦU ............................................................................................................. 1
CHƯƠNG 1. KHÁI QUÁT VỀ VĂN BẢN VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ..................... 3
1.1. Các khái niệm ................................................................................................... 3
1.2. Vai trò, chức năng của văn bản ......................................................................... 4
1.3. Yêu cầu của việc quản lý văn bản ..................................................................... 5
1.4. Nguyên tắc quản lý văn bản .............................................................................. 5
1.5. Nghiệp vụ quản lý văn bản đi – đến .................................................................. 6
1.5.1. Nghiệp vụ quản lý văn bản đi ..................................................................... 6
1.5.2. Nghiệp vụ quản lý văn bản đến .................................................................. 9
1.6. Ý nghĩa của việc quản lý văn bản .................................................................... 15
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI – ĐẾN TẠI UBND HUYỆN
YÊN DŨNG – BẮC GIANG ..................................................................................... 16
2.1. Tổng quan về UBND huyện Yên Dũng – Bắc Giang....................................... 16

2.1.1. Giới thiệu về UBND huyện Yên Dũng – Bắc Giang ................................. 16
2.1.2. Cơ cấu tổ chức UBND huyện Yên Dũng – Bắc Giang .............................. 18
2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ UBND Huyện Yên Dũng – Tỉnh Bắc Giang ........... 20
2.1.4. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND-UBND huyện Yên Dũng .... 22
2.1.5. Vị trí, chức năng của văn phòng HĐND – UBND Huyện Yên Dũng ........ 23
2.2. Thực trạng quản lý văn bản đi – đến tại UBND huyện Yên Dũng ................... 25
2.2.1. Thực trạng quy trình quản lý văn bản đến tại UBND huyện Yên Dũng .... 25
2.2.2. Thực trạng quy trình quản lý văn bản đi của UBND huyện Yên Dũng. .... 32
2.2.3. Nhận xét cách tổ chức của hệ thống cũ ..................................................... 38

iii


CHƯƠNG 3. ỨNG DỤNG PHẦN MỀM BG.NETOFFICE TẠI UBND HUYỆN YÊN
DŨNG ....................................................................................................................... 40
3.1. Sự cần thiết của phải ứng dụng phần mềm ...................................................... 40
3.2. Giới thiệu phần mềm BG. Net office trong quản lý văn bản ............................ 40
3.3. Ứng dụng phần mềm BG. NETOFFICE đối với văn bản đi – đến tại UBND
huyện Yên Dũng .................................................................................................... 44
KẾT LUẬN ............................................................................................................... 59
TÀI LIỆU THAM KHẢO ......................................................................................... 60

iv


DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1.1. Nghiệp vụ quản lý văn bản đi ....................................................................... 6
Hình 1.2. Mẫu bìa sổ quản lý văn bản đi ...................................................................... 7
Hình 1.3. Mẫu ghi sổ quản lý văn bản đi, phần nội dung bên trong .............................. 8

Hình 1.4. Nghiệp vụ quản lý văn bản đến .................................................................... 9
Hình 1.5. Mẫu dấu đến............................................................................................... 11
Hình 1.6. Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đến................................................................. 12
Hình 1.7. Mẫu trình bày đăng ký văn bản đến ............................................................ 12
Hình 2.1. Bản đồ hành chính huyện Yên Dũng .......................................................... 17
Hình 2.2. Cơ cấu tổ chức UBND huyện Yên Dũng .................................................... 18
Hình 2.3. Cơ cấu tổ chức văn phòng UBND huyện Yên Dũng ................................... 22
Hình 2.4: Quy trình quản lý văn bản đến.................................................................... 26
Hình 2.5. Bìa sổ đăng ký văn bản đến của UBND huyện Yên Dũng. ......................... 27
Hình 2.6. Tờ đầu sổ đăng ký văn bản đến của UBND huyện Yên Dũng. .................... 29
Hình 2.7. Mặt trong sổ đăng ký văn bản đến của UBND huyện Yên Dũng. ............... 30
Hình 2.8. Quy trình quản lý văn bản đi ...................................................................... 33
Hình 2.9. Bìa sổ đăng ký văn bản đi của UBND huyện Yên Dũng. ............................ 34
Hình 2.10. Mặt trong sổ đăng ký văn bản đi của UBND huyện Yên Dũng. ................ 36
Hình 3.1. Mô hình hệ thống ....................................................................................... 41
Hình 3.2. Giao diện đăng nhập hệ thống phần mềm BG. Net office ........................... 44
Hình 3.3. Giao diện làm việc của phần mềm BG. Net office ...................................... 45
Hình 3.4. Tiêu đề văn bản đi ...................................................................................... 46
Hình 3.5. Lựa chọn người ký văn bản ........................................................................ 46
Hình 3.6. Thực hiện thao tác thêm mới văn bản ......................................................... 47
Hình 3.7. Lấy số thứ tự theo sổ .................................................................................. 47
Hình 3.8. File đính kèm văn bản đi ............................................................................ 48
Hình 3.9 Tra cứu văn bản........................................................................................... 49
Hình 3.10. Chọn sổ văn bản ....................................................................................... 50
Hình 3.11. Lựa chọn đơn vị soản thảo........................................................................ 50
Hình 3.12. Lựa chọn loại văn bản .............................................................................. 51

v

Hình 3.13: Tiêu đề văn bản đến ................................................................................. 51
Hình 3.14: Lựa chọn đơn vị xử lý .............................................................................. 52
Hình 3.15. Lựa chọn người xử lý ............................................................................... 53
Hình 3.16. Lựa chọn loại văn bản .............................................................................. 54
Hình 3.17. Tình trạng xử lý văn bản .......................................................................... 55
Hình 3.18. Lựa chọn các cơ quan tiếp nhận văn bản .................................................. 57
Hình 3.19. Ngày chuyển giao văn bản cho đơn vị nhận văn bản................................. 58

vi


DANH MỤC VIẾT TẮT

Từ viết tắt

Ý nghĩa

HĐND

Hội đồng nhân dân

UBND

Ủy ban nhân dân

TT

Thông tư

BNV

Bộ nội vụ

BG

Bắc Giang

CT

Chỉ thị

NV

Nội vụ

DS

Dân số

GĐ

Gia đình

DL

Dữ liệu

vii

LỜI MỞ ĐẦU
 Lý do chọn đề tài:
Trong công cuộc đổi mới của đất nước các ngành, các lĩnh vực họat động có
những đóng góp nhất định và luôn có sự cải tiến để vươn tới sự hoàn thiện. Hòa nhập
vào xu thế đó những năm gần đây nghiệp vụ công tác Văn thư có những bước phát
triển phong phú và đa dạng đáp ứng yêu cầu của nền cải cách hành chính.
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho
lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra quản lí điều hành công việc của các cơ quan Đảng, các cơ
quan nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội, các đơn vị lực lượng vũ
trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời, chính xã đồng thời công tác Văn thư được
xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và chiếm một phần lớn
nội dung hoạt động của văn phòng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý của một
cơ quan, là một mắt xích quan trọng trong bộ máy hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý
điều hành.
Việc nắm bắt thông tin nhanh chóng, kịp thời và chính xác ngày càng đóng vai
trò quan trọng trong công tác quản lý điều hành. Công tác văn thư là hoạt động đảm
bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra điều hành cơ quan
Đảng, cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế - chính trị - xã hội… Để hoạt động có
hiệu quả thì bất cứ một cơ quan nào cũng không thể không coi trọng việc quản lý văn
bản đi – đến. Bởi nó không chỉ là phương tiện cần thiết để ghi lại, truyền đạt lại quyết
định quản lý trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị mà còn là điều kiện đảm
bảo cho cơ quan, đơn vị thực hiện tốt việc quản lý, điều hành theo đúng chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn được giao và theo đúng pháp luật.
Hằng ngày, các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp, công, nông trường, trường học,
bệnh viện, đơn vị vũ trang... (sau đây gọi chung là cơ quan) trong khi giải quyết các
công việc thuộc chức năng nhiệm vụ, quyền hạn được giao đều phải xử lý những
vấn đề liên quan tới việc tổ chức quản lý công văn, giấy tờ mà cơ quan gửi văn bản đi
– đến. Giải quyết tốt vấn đề này sẽ có ý nghĩa thiết thực đến việc nâng cao hiệu lực và
hiệu quả hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan. Đồng thời qua đó góp phần vào
việc rèn luyện tính nghiêm túc, khoa học đối với mỗi cán bộ, công chức trong việc

1


thực hiện những công việc được giao. Dưới đây là những vấn đề chính về tổ chức
quản lý văn bản đi – đến.
Nhận thức được tầm quan trọng của việc quản lý văn bản đối với hoạt động của
cơ quan, đơn vị nói chung và đối với văn phòng UBND huyện Yên Dũng, tỉnh Bắc
Giang nói riêng. Vì vậy em chọn đề tài: “Quản lý văn bản đi – đến tại UBND huyện
Yên Dũng, tỉnh Bắc Giang bằng phần mềm BG.NETOFFICE.” Cho bài báo cáo khóa
luận tốt nghiệp.
 Mục đích nghiên cứu:
Bằng những kiến thức tổng hợp kết hợp với tìm hiểu, phân tích công tác tổ chức
quản lý văn bản tại văn phòng UBND huyện. Trên cơ sở đó nhằm chỉ ra những ưu,
nhược điểm còn tồn tại và để đề ra biện pháp hoàn thiện hơn cho việc quản lý văn bản
cho cán bộ văn thư.
 Đối tượng nghiên cứu:
Ứng dụng phần mềm trong việc quản lý văn bản đi – đến tại UBND huyện
Yên Dũng.
 Phạm vi nghiên cứu:
Nghiên cứu thực tiễn việc nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản đi – đến
tại UBND huyện Yên Dũng.
 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài:
Chương trình giúp cho người cán bộ văn thư hoặc là người sử dụng trong việc
xem văn bản một cách đầy đủ, chính xác, dễ dàng, nhanh chóng và tiện lợi.
Chương trình giảm bớt chi phí về thời gian cũng như tiền bạc trong việc quản lý
văn bản của cơ quan. Chương trình xây dựng phải sát với thực tế, giao diện gần gũi, dễ
sử dụng.
 Kết cấu của đề tài:
Trong báo cáo gồm 3 chương chính:

Chương 1: Khái quát về văn bản và quản lý văn bản.
Chương 2: Thực trạng quản lý văn bản đi - đến tại UBND huyện Yên Dũng – Bắc Giang.
Chương 3: Ứng dụng phần mềm tại UBND huyện Yên Dũng.

2


CHƯƠNG 1. KHÁI QUÁT VỀ VĂN BẢN VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN

1.1. Các khái niệm
Theo nghĩa rộng thì văn bản là vật mang tin được thể hiện thông qua ký hiệu
hay ngôn ngữ, nghĩa là bất cứ phương tiện nào dùng để ghi nhận và truyền đạt thông
tin từ chủ thể này đến chủ thể khác.
Theo nghĩa hẹp thì văn bản dược hiểu là các tài liệu, hồ sơ được hình thành
trong quá trình hoạt động của cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế.
theo nghĩa này, các loại giấy tờ dùng để quản lý và điều hành các hoạt động của cơ
quan, tổ chức như chỉ thị, thông tư, nghị quyết quyết định đề án công tác, báo cáo...
đều được gọi là văn bản.
- Phân loại văn bản
+ Văn bản quy phạm pháp luật
Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do các cơ quan Nhà nước có thẩm
quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định trong đó có các quy tấc xử sự chung
được Nhà nước bảo đảm thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định
hướng xã hội chủ nghĩa.
+ Văn bản cá biệt
Văn bản cá biệt là các văn bản áp dụng luật pháp, chỉ chứa đựng các quy tắc xử
sự riêng do các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành theo chức năng , nhiệm vụ
của mình. Loại văn bản này thường được sử dụng để giải quyết một vụ việc cụ thể.
Ví dụ: Quyết định nâng lương, khen thướng, kỷ luật, điều động công tác, bổ
nhiệm, miễn nhiệm cán bộ công chức; quyết định xử phạt vi phạm hành chính; chỉ thị

phát động phong trào thi dua…
+ Văn bản hành chính
Văn bản hành chính là những văn bản để điều hành thực thi các văn bản quy
phạm pháp luật; để giải quyết các công việc cụ thể; để phản ánh tình hình, giao dịch,
trao đổi công tác, ghi chép công việc của cơ quan, đơn vị.
+ Văn bản chuyên môn nghiệp vụ
Văn bản chuyên môn nghiệp vụ là các văn bản mang tính chất chuyên môn, kỹ
thuật riêng của từng cơ quan, đơn vị để thực hiện các công việc của mình.

3


Ví dụ: Hóa đơn, hợp đồng, bản vẽ thiết kế…
- Văn bản đi là là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật,
văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ
và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành.
- Nói một cách khác: Văn bản đi là tất cả văn bản, giấy tờ do cơ quan soạn thảo
để gửi đến các cơ quan, đơn vị khác nhằm giải quyết các công việc có lien quan đến
chức năng, nhiệm vụ của mình.
Văn bản đến là những văn bản do các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến cơ
quan mình để yêu cầu, đề nghị giả quyết những vấn đề mang tính chất công.
Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật,
văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển
qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức.
1.2. Vai trò, chức năng của văn bản
 Vai trò của văn bản
Văn bản quản lý Nhà nước có vai trò chủ yếu sau:
- Đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý;
- Là phương tiện truyền đạt các quyết định quản lý;
- Là phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh đạo và quản lý;

- Là công cụ để xây dựng hệ thống pháp luật.
 Chức năng của văn bản
Chức năng thông tin của văn bản:
- Đây là chức năng cơ bản của văn bản, các thông tin chứa đựng trong văn bản
là sản phẩm đặc biệt có vai trò to lớn trong việc tạo ra sự vận hành thông suốt thống
nhất trong bộ máy Nhà nước từ Trung ương đến địa phương, là yếu tố quyết định để
đưa ra các chủ trương, chính sách, những quyết định hành chính cá biệt nhằm giải
quyết các công việc nội bộ của Nhà nước cũng như các công việc liên quan đến quyền
và lợi ích hợp pháp của người dân.
Chức năng pháp lý của văn bản:
- Thực hiện chức năng này văn bản giúp cho các cơ quan lãnh đạo, điều hành
các hoạt động của bộ máy Nhà nước trong nhiều phạm vi không gian và thời gian.

4


Cùng với chức năng thông tin văn bản trở thành một trong các cơ sở đảm bảo cung cấp
thông tin cho hoạt động quản lý.
Chức năng quản lý của văn bản:
- Thực hiện chức năng quản lý, văn bản được sử dụng để ghi lại, truyền đạt các
quy phạm pháp luật, các quyết định hành chính, đó là các căn cứ pháp lý để giải quyết
các công việc cụ thể trong quản lý Nhà nước.
Chức năng văn hóa – xã hội của văn bản:
- Văn bản quản lý Nhà nước là sản phẩm sáng tạo của con người được hình
thành trong quá trình nhận thức, lao động để tổ chức xã hội và cải tạo tự nhiên. Văn
bản quản lý Nhà nước góp phần ghi lại, truyền bá cho thế hệ mai sau truyền thống quý
báu của dân tộc được tích lũy qua nhiều thế hệ đồng thời nó cũng thể hiện trình độ văn
hóa của quốc gia qua từng thời kỳ.
1.3. Yêu cầu của việc quản lý văn bản
- Thống nhất: Các nghiệp vụ về xử lý văn bản đều phải tuân theo những quy

định chung của các cơ quan có thẩm quyền, không được tùy tiện làm theo cách riêng
của mình.
- Chính xác: yêu cầu này được thể hiện trong việc vào sổ văn bản đi, đòi hỏi các
nghiệp vụ này phải được thực hiện chuẩn xác, không để sai sót, nhầm lẫn.
- Nhanh chóng, kịp thời: hoạt động quản lý cần tiến hành đồng bộ, khẩn trương
và đạt kết quả cao. Có nghĩa là phải chạy đua với thời gian. tranh thủ từng giờ, từng
phút, không để lãng phí.
- An toàn: có nghĩa là không để văn bản mất mát, thất lạc, hư hỏng và lộ bí mật
(đối với văn bản mật).
1.4. Nguyên tắc quản lý văn bản
 Nguyên tắc chung đối với việc quản lý văn bản đi
Văn bản đi của cơ quan thực chất là công cụ điều hành quản lý trong quá trình
thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao. Vì vậy việc tổ chức văn bản đi
đảm bảo chính xác, kịp thời, tiết kiệm và theo đúng quy trình mà Nhà nước đã quy
định. Chỉ có như vậy, các văn bản đi do cơ quan làm ra mới có tác dụng thiết thực đối
với mỗi cơ quan.

5


Để tổ chức thống nhất văn bản đi, theo nguyên tắc, chúng đều phải được quy
vào một đầu mối – đó là bộ phận Văn thư thuộc Văn phòng ( hoặc phòng hành chính )
cơ quan. Quy định này nhằm đảm bảo cho việc tổ chức quản lý văn bản đi của cơ quan
được chính xác, kịp thời và tiết kiệm.
 Nguyên tắc chung đối với việc quản lý văn bản đến
Tất cả các văn bản đến đều phải qua văn thư cơ quan để đăng ký vào sổ và quản
lý thống nhất.
Văn bản phải được chuyển qua thủ trưởng cơ quan, chánh văn phòng hoặc thủ
trưởng phòng hành chính trước khi phân phối cho các đơn vị cá nhân giải quyết.
Khi tiếp nhận chuyển giao văn bản phải được bàn giao ký nhận rõ ràng.

Khi giải quyết văn bản đến phải đảm bảo các yêu cầu: nhanh chóng, chính xác
và giũ gìn bí mật theo các quy định của nhà nước.
1.5. Nghiệp vụ quản lý văn bản đi – đến
1.5.1. Nghiệp vụ quản lý văn bản đi
Sơ đồ:
Đăng ký

Làm thủ tụ

Lưu VB đi và

VB đi (1)

gửi VB (2)

theo dõi, kiểm tra
việc gửi VB đi (3)

Trình VB đi

Trình bày phong
bì và cho VB
vào phong bì

Xem xét thể thúc,
ghi số, ngày tháng

Chuyển phát VB đi

Lưu VB đi

Theo dõi,

Đóng dấu VB đi

Hình 1.1. Nghiệp vụ quản lý văn bản đi
6

kiểm tra


Bước 1: Đăng ký văn bản đi.
+ Trình văn bản đi: sau khi văn bản đã được soạn thảo và in ấn xong thì phải
trình lên cho thủ trưởng hoặc người được thủ trưởng ủy quyền ký trước khi ban hành.
+ Xem xét thể thức, ghi số, ngày tháng: trước khi phát hành văn bản, văn thư
kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, nếu phát hiện có sai sót thì báo cáo
người có trách nhiệm xem xét, giải quyết. Ghi số văn bản đi theo hệ thống số chung
của cơ quan, tổ chức do văn thư thống nhất quản lý. Số của văn bản được ghi ở phía
trên, bên trái dưới tác giả của văn bản. Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả - rập,
bắt đầu từ số 01 ngày 01 tháng 01 đến số cuối cùng là ngày 31 tháng 12 hàng năm.
Văn bản mật đi được đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng. Ngày, tháng, năm
văn bản phải được viết đầy đủ, các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả - rập, ngày
1 đến ngày 9 và tháng 1, tháng 2 đều phải thêm số 0 trước. Ngày tháng của văn bản
ghi sau địa danh,dưới quốc hiệu.
+ Đóng dấu văn bản đi: phai rõ ràng,đúng mẫu màu mực đỏ tươi, đóng chùm
lên từ 1/4 đến 1/3 chữ ký về phía trái.
+ Đăng ký văn bản đi: đều có thể đăng ký bằng sổ (phương pháp thủ công) hoặc
máy vi tính (ứng dụng công nghệ thông tin), thậm chí bằng cả hai phương tiện. Đăng
ký văn bản bằng sổ:
ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN YÊN DŨNG

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI

Năm:2014
Từ ngày 01/01 đến ngày 31/12
Từ số 01 đến số

Quyển số: 01

Hình 1.2. Mẫu bìa sổ quản lý văn bản đi

7


Nội dung bên trong gồm:
Số,

Ngày tháng

Tên loại

Người

Nơi

Đơn vị,

Số

Ghi

ký hiệu

văn bản

và

ký

nhận

người

lượng

chú

văn bản

nhận

bản

văn bản

trích yếu
nội dung

bản lưu

văn bản

(1)

(2)

(3)
Quyết

01

03/01/2014

định điều

(4)
Nguyễn

động viên
chức

Hữu
Huy

(5)

(6)

(7)

(8)

Ủy ban
nhân

Phòng

dân

văn thư

03

huyện

Hình 1.3. Mẫu ghi sổ quản lý văn bản đi, phần nội dung bên trong
Hướng dẫn đăng ký:
(1) Ghi số và ký hiệu của văn bản.
(2) Ghi ngày, tháng, năm của văn bản.
(3) Ghi tên loại và trích yếu của văn bản.
(4) Ghi tên của người ký văn bản.
(5) Ghi tên cơ quan, tổ chức, hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản như được ghi
tại phần nơi nhận của văn bản.
(6) Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận bản lưu.
(7) Ghi số lượng bản phát hành.
(8) Ghi những điểm cần thiết khác.
Bước 2: Làm thủ tục gửi văn bản
+ Trình bày phong bì và cho văn bản vào phong bì: bì văn bản được làm bằng
loại giấy dai, bền, khó thấm nước. Không nhìn thấu qua được và có định lượng ít nhất
từ 80 gram/m2 trở lên. Tùy số lương văn bản gửi đi nhiều hay ít, kích thước của văn
bản lớn hay nhỏ để chọn phong bì cho thích hợp. Khi gấp văn bản cần lưu ý để mặt
giấy có chữ vào trong, không làm nhàu văn bản.

Tương ứng với mỗi cách gấp của văn bản mà lựa chọn phong bì có khổ phù
hợp. Hồ dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc, dính đều, mép bì được dán kín,
không bị nhăn, không để hồ dán dính vào văn bản.

8


Sau khi cho văn bản vào phong bì và trình bày phải đóng dấu độ khẩn, mật trên
phong bì theo quy định đúng như dấu đóng trên văn bản.
+ Chuyển phát văn bản đi: chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong
cơ quan tổ chức. Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác. Chuyển phát
văn bản đi qua bưu điện. Chuyển phát văn bản bằng máy Fax trong trường hợp cần
chuyển phát nhanh, văn bản đi được chuyển cho nơi nhận, sau đó phải gửi bản chính.
Bước 3: Lưu văn bản đi và theo dõi, kiểm tra việc gửi văn bản đi.
+ Lưu văn bản đi: mỗi văn bản đi phải lưu hai bản, bản gốc lưu tại văn thư phải
được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký và bản chính lưu trong hồ sơ theo dõi,
giải quyết công việc.
+ Theo dõi, kiểm tra việc gửi văn bản đi: văn thư có trách nhiệm theo dõi, kịp
thời phát hiện những trường hợp chậm trễ hoặc thất lạc.
1.5.2. Nghiệp vụ quản lý văn bản đến
Sơ đồ:
Tiếp nhận, đăng ký

Trình và chuyển

VB đến (1)

giao VB đến (2)

Giải quyết và theo

dõi, đôn đốc việc giải
quyết VB đến (3)

Trình VB đến

Giải quyết VB đến

Phân loại sơ bộ, bóc

Chuyển giao

bì văn bản đến

VB đến

Theo dõi, đôn đốc
việc giải quyết
văn bản đến

Tiếp nhận
văn bản đến

Đóng dấu VB đến,
ghi số và ngày đến

Hình 1.4. Nghiệp vụ quản lý văn bản đến

9

Bước 1: Tiếp nhận văn bản.
+ Tiếp nhận văn bản đến:
Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc. Văn thư
hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu
niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.
Trường hợp phát hiện bì không còn nguyên vẹn, văn bản được chuyển đến muộn
hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), văn thư hoặc
người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải báo cáo ngay với người có trách
nhiệm, trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người chuyển văn bản.
Đối với văn bản đến được chuyển qua máy fax hoặc qua mạng, văn thư kiểm tra
số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản, nếu phát hiện có sai sót, phải kịp
thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo cho người có trách nhiệm giải quyết.
+ Phân loại, bóc bì văn bản đến:
Phân thành hai loại: loại phải bóc bì các văn bản gửi cho cơ quan, tổ chức và
loại không bóc bì các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ mật hoặc gửi đích
danh cá nhân, các tổ chức đoàn thể trong cơ quan, tổ chức, văn thư chuyển tiếp cho nơi
nhận, nếu văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân
nhận văn bản phải có trách nhiệm chuyển lại cho văn thư để đăng kí. Việc bóc bì văn
bản phải đảm bảo yêu cầu: ưu tiên bì có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn được bóc trước
để giải quyết kịp thời. Không gây hư hại văn bản, không bỏ sót văn bản trong bì....
Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì, nếu văn
bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi, ký
xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và trả lại cho nơi gửi văn bản, trường hợp phát hiện
có sai sót, thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết.
Đối với đơn thư, khiếu nại tố cáo và những văn bản cần phải kiểm tra, xác minh
một điểm gì đó hoặc những văn bản đến mà ngày tháng nhận cách xa ngày tháng của
văn bản thì giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng.
+ Đóng dấu đến và đăng kí văn bản đến.
Đóng dấu đến: vào văn bản nhằm xác nhận văn bản đó đã được chuyển tới văn
thư cơ quan và nhận được ngày nào. Dấu “đến” phải được khắc sẵn, hình chữ nhật,

kích thước 35mm x 50mm.

10


50mm
ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN YÊN DŨNG
35mm

Số: 01
ĐẾN

Ngày: 03/01/2014

Chuyển: Uỷ Ban Nhân Dân Huyện Yên Dũng
Lưu hồ sơ số: 09

Hình 1.5. Mẫu dấu đến
Số đến: là số thứ tự đăng ký văn bản đến. Số đến được đánh liên tục bắt đầu từ
số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm. Ngày đến: là
thời gian nhận được văn bản, đóng dấu đến và đăng ký, đối với những ngày dưới 10 và
tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, năm được ghi bằng hai chữ số cuối của năm.
Chuyển: ghi tên đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết.
Lưu hồ sơ số: ghi số ký hiệu hồ sơ mà văn bản được lập theo danh mục hồ
sơ cơ quan.
Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu “Đến”.
Đối với văn bản được chuyển qua fax và qua mạng, trong trường hợp cần thiết phải
sao chụp hoặc in ra giấy và đóng dấu “Đến”.
Những văn bản gửi đích danh thì chuyển cho nơi nhận mà không phải đóng dấu
“Đến”. Dấu được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống dưới số, ký hiệu (đối

với những văn bản có tên loại), dưới phần trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc
vào khoảng giấy trống dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản.
+ Đăng ký văn bản đến:
Lập sổ đăng ký văn bản đến: căn cứ vào số lượng văn bản hàng năm, các cơ
quan, tổ chức quy định việc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp. Đăng ký văn bản
đến: có thể đăng ký bằng sổ hoặc có thể truy nhập vào máy tính.
Theo quy định, văn bản đến ngày nào thì phải đăng ký và chuyển giao trong
ngày đó, không được để chậm trễ làm nhỡ việc. Sổ đăng ký văn bản đến phải được
đăng ký đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết về văn bản, không viết bằng
bút chì, mực đỏ, không viết tắt các cụm từ không thông dụng.

11


Sổ đăng ký văn bản đến được in sẵn. Bìa của sổ đăng ký văn bản đến (loại thường):
ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN YÊN DŨNG
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN

Năm:2014
Từ ngày 01/01 đến ngày 31/12/2014
Từ số 01 đến số
Quyển số: 01

Hình 1.6. Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đến
Trên trang đầu tiên của các loại sổ phải có chữ ký của người có thẩm quyền và
đóng dấu trước khi sử dụng. Việc ký và đóng dấu được thực hiện ở khoảng giấy trống
giữa“Từ số….. đến số….” Và “Quyển số”.
Phần đăng ký văn bản đến được trình bày trên trang giấy khổ A3 gồm 9 cột:
Ngày

Số

Tác

Số, ký

Ngày

Tên loại

Đơn vị

Ký

Ghi

đến

đến

giả

hiệu

tháng

và trích

hoặc

nhận

chú

yếu nội

người

dung

nhận

(6)

(7)

(8)

(9)

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

Khảo
sát
Công
03/01

01

đoàn
huyện

25/cvLĐLĐ

thống kê Nguyễn Nguyễn
30/12/2008

số hộ

Thị

Thị

CNVC

Thu

Thu

– LĐ
nghèo

Hình 1.7. Mẫu trình bày đăng ký văn bản đến
12


Hướng dẫn đăng ký:
(1) Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “Đến”.
(2) Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”.
(3) Ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hoặc họ tên, địa chỉ của người
gửi đơn, thư.
(4) Ghi số và ký hiệu văn bản đến.
(5) Ghi ngày, tháng, năm của văn bản đến hoặc đơn, thư. Đối với những ngày
dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở đằng trước, năm được ghi bằng hai chữ số
cuối năm.
(6) Ghi tên loại của văn bản đến. Trường hợp văn bản đến hoặc đơn, thư không
có trích yếu thì người đăng ký phải tóm tắt nội dung của văn bản hoặc đơn, thư đó.
(7) Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản đến căn cứ ý kiến phân phối, ý
kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền.
(8) Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản.
(9) Ghi những điểm cần thiết về văn bản đến (văn bản không có số, ký hiệu,
ngày, tháng, trích yếu, bản sao, v.v…)
Bước2: Trình và chuyển giao văn bản đến.
+ Trình văn bản đến:
Sau khi đăng ký văn bản đến, văn thư phải trình kịp thời cho người đứng đầu cơ
quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm xem
xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết.
Văn bản đến có dấu chỉ mật độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau
khi nhận được. Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của
người có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào
sổ đăng ký văn bản đến hoặc vào các trường tương ứng trong cơ sở dữ liệu quản lý
văn bản đến.

+ Chuyển giao văn bản đến:
Căn cứ vào ý kiến phân phối của người có thẩm quyền, văn thư chuyển giao văn
bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo
kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ và giữ gìn bí mật nội dung văn bản.

13


Khi nhận được bản chính của bản fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, văn thư
phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến của bản fax, văn bản chuyển qua mạng đã
đăng ký trước đó và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận bản fax, văn bản chuyển
qua mạng.
Bước 3: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết VB đến
+ Xác định trách nhiệm giải quyết văn bản đến:
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn
bản đến. Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được giao chỉ đạo giải quyết
những văn bản đến thuộc trách nhiệm của người đứng đầu và những văn bản đến thuộc
các lĩnh vực được phân công phụ trách.
Người đứng đầu cơ quan tổ chức có thể giao phó cho chánh văn phòng, trưởng
phòng hành chính hoặc người được giao trách nhiệm thực hiện những công việc sau:
xem xét toàn bộ văn bản đến và báo cáo về những văn bản quan trọng khẩn cấp; phân
văn bản đến cho các đơn vị , cá nhân giải quyết; theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn
bản đến.
+ Hình thức giải quyết văn bản:
Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức việc giải quyết văn bản có thể thực
hiện bằng hình thức trực tiếp hoặc gián tiếp. Hình thức trực tiếp là trực tiếp truyền đạt
ý kiến giải quyết đến từng đối tượng có liên quan bằng lời nói. Còn hình thức gián tiếp
là truyền đạt ý kiến giải quyết thông qua văn bản có nghĩa là phải tiến hành soạn thảo
văn bản.
Ý kiến chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan cần ghi rõ tư tưởng chỉ đạo, nguyên tắc,

yêu cầu, nội dung, biện pháp và thời hạn giải quyết văn bản đó. Đối với văn bản cần có
sự phối hợp giải quyết các đơn vị hoặc cán bộ trong cơ quan thì phải phân rõ nhiệm vụ
cụ thể cho từng đơn vị, từng người.
Văn bản sau khi đã được đơn vị, cán bộ thừa hành giải quyết theo sự chỉ đạo
của thủ trưởng cơ quan, nếu kết quả giải quyết được thể hiện bằng văn bản phải
bày văn bản đó lên thủ trưởng cơ quan duyệt ký.

14

trình


+ Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản:
Việc theo dõi đôn đốc, kiểm tra, giải quyết văn bản được thực hiện đối với cả
văn bản đến và văn bản đi nhằm đảm bảo cho văn bản được giải quyết kịp thời và
chính xác, đề phòng tình trạng bê trệ, kéo dài, làm ảnh hưởng đến công việc.
Đối với văn bản đến, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc giải quyết là công việc
nội bộ của cơ quan. Lãnh đạo cơ quan có trách nhiệm trực tiếp đôn đốc, kiểm tra các
đơn vị hoặc làm cán bộ thừa hành trong giải quyết những văn bản quan trọng, khẩn
cấp. Còn đối với văn bản khác có thể giao cho cán bộ phụ trách đơn vị, văn thư cơ
quan hoặc thư ký của mình. Trường hợp gặp khó khăn, vướng mắc mới phải báo cáo
lãnh đạo cơ quan để xử lý.
Đối với văn bản gửi cho các cơ quan, tổ chức, hoặc cá nhân để thực hiện thì
việc theo dõi đôn đốc, kiểm tra giải quyết văn bản chủ yếu thuộc trách nhiệm của đơn
vị hoặc cán bộ thừa hành. Có thể đôn đốc, kiểm tra bằng cách thông qua điện thoại để
hỏi tình hình, nhắc nhở, thúc dục…
1.6. Ý nghĩa của việc quản lý văn bản
Làm tốt công tác quản lý văn bản sẽ góp phần giải quyết công việc cơ quan
nhanh chóng, chính xác… hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ.
Giữ gìn được những văn bản, tài liệu, thông tin của cơ quan, đơn vị để làm cơ

sở chứng minh cho mọi hoạt động của cơ quan , đơn vị là hợp pháp hay không hợp pháp.
Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giữ gìn bí mật nhà nước, bí mật cơ quan.
Làm tốt công tác văn thư sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ.

15


CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI – ĐẾN
TẠI UBND HUYỆN YÊN DŨNG – BẮC GIANG

2.1. Tổng quan về UBND huyện Yên Dũng – Bắc Giang
2.1.1. Giới thiệu về UBND huyện Yên Dũng – Bắc Giang
Yên Dũng là một huyện nằm ở tiểu vùng miền núi và trung du của tỉnh Bắc
Giang được bao bọc bởi 3 con sông là sông Cầu, sông Thương và sông Lục Nam.
Huyện có diện tích tự nhiên là19042 km2 bao gồm 19 xã và 2 thị trấn. Phía Bắc giáp
thành phố Bắc Giang, huyện Lạng Giang, phía Đông giáp huyện Lục Nam, phía Nam
giáp với huyện Quế Võ
(Bắc Ninh), huyện Chí Linh (Hải Dương), phía Tây giáp với huyện Việt Yên.
Dân số của huyện tính đến tháng 9 năm 2012 là 136,337 người.Mật độ dân số là 713
người/km2. Trung tâm huyện là thị trấn Neo.
UBND huyện Yên Dũng là một trong 10 huyện thị của Tỉnh Bắc Giang, là một
huyện miền núi nằm ở phía đông nam của tỉnh Bắc Giang với diện tích 213 km2 và
dân số là 168.862 người (năm 2010). Địa hình nằm ở vị trí chuyển tiếp giữa các vùng
núi và vùng đồng bằng dân cư đông đúc: gồm nhiều dân tộc sinh sống: dân tộc kinh,
Tày, Nùng, Hoa…Do quá trình hoạt động của từng thời kỳ khác nhau nên UBND
huyện đã có sự thay đổi về cơ cấu tổ chức. Hiện nay UBND huyện có 12 phòng ban
chuyên môn thực hiện chức năng nhiệm vụ cho từng lĩnh vực hoạt động.
UBND huyện Yên Dũng gồm có 21 xã, thị trấn: Thị trấn Neo, thị trấn Tân Dân,
Nham Sơn, Yên Lư, Thắng Cương, Tư Mại, Cảnh Thụy, Tiến Dũng, Đức Giang, Đồng
Việt, Đồng Phúc, Tân Liễu, , Tiền Phong, Nội Hoàng, Tân Mỹ, Hương Gián, Xuân

Phú, Tân An, Lão Hộ, Quỳnh Sơn, Trí Yên, Lãng Sơn.

16


Hình 2.1. Bản đồ hành chính huyện Yên Dũng

17


2.1.2. Cơ cấu tổ chức UBND huyện Yên Dũng – Bắc Giang

Chủ tịch

Phó chủ tịch
Phụ trách nông nghiệp –
xây dựng cơ bản

Phó chủ tịch
Phụ trách kinh tế đất đai

Các cơ quan chuyên môn
trực thuộc

Văn phòng Ủy
ban nhân dân

Văn phòng Ủy
ban nhân dân

Phòng Nông
nghiệp và phát
triển nông thôn

Phòng lao động
thương binh và
xã hội

Phòng tài chính
kế hoạch

Phòng Tư pháp

Phó chủ tịch
Phụ trách văn hóa –
xã hội

Các đơn vị sự nghiệp
trực thuộc

Ban quản lý dự
án và các công
trình xây dựng
Trung tâm dân
số kế hoạch hóa
gia đình
Ban quản lý chợ

Thanh tra huyện
Phòng kinh tế

và hạ tầng

Trung tâm văn
hóa thông tin

Phòng Nội vụ

Phòng Giáo dục
và Đào tạo

Phòng y tế

Đài phát thanh
huyện

Phòng Tài
nguyên và Môi
trường
Hình 2.2. Cơ cấu tổ chức UBND huyện Yên Dũng

18