Báo cáo thực tập Công tác văn thư tại UBND xã Phong Huân huyện Chợ Đồn, tỉnh Bắc Kạn

MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................1
Vài nét về xã Phong Huân..................................................................................2
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã Phong Huân...........3
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Phong Huân.......................................3
2. Cơ cấu tổ chức của UBND xã Phong Huân....................................................................3
II. Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng.........................4
1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng..............................................................................4
1.2 Phòng làm việc của văn phòng.....................................................................................5
1.3 Các bước trong quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kì của cơ
quan.....................................................................................................................................7
1.4 Những nhiệm vụ của nhà quản trị văn phòng trong việc tổ chức hội nghị (hoặc hội
thảo, cuộc họp) của UBND xã Phong Huân:......................................................................7
1.5 Sơ đồ hóa nội dung quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác cho thủ trưởng.. 9
1.6 Ví dụ những tình huống cụ thể về cung cấp thông tin của văn phòng cho lãnh đạo...10
1.7 Các biện pháp hiện đại hóa văn phòng của cơ quan...................................................10
2. Khảo sát về công tác văn thư........................................................................................11
2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư ở UBND xã Phong Huân.....................................11
2.2 Soạn thảo và ban hành văn bản...................................................................................11
2.2. Soạn thảo và ban hành văn bản..................................................................................12
2.2.2. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan...........................................12
2.2.3. Nhận xét những ưu điểm, nhược điểm về các nội dung: Thẩm quyền ban hành văn
bản; thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản; quy trình soạn thảo văn bản; kỹ thuật soạn
thảo văn bản:.....................................................................................................................12
2.3.2 Các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến. Nhận xét ưu,
nhược điểm........................................................................................................................22
2.3.3. Nhận xét về việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan.....26
2.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan.....................................................27
2.5. Trang thiết bị làm việc tại văn phòng. ( Nhận xét ưu điểm, khuyết điểm so với nhu
cầu công tác của cơ quan đó.)...........................................................................................28

3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ và đánh giá ưu, nhược điểm về
các nội dung......................................................................................................................29
III. Kết luận và đề xuất.....................................................................................................30
1. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn
phòng của UBND xã Phong Huân....................................................................................30
1.1. Ưu điểm:....................................................................................................................30
1.2. Nhược điểm:...............................................................................................................31
2. Đề xuất những giải pháp để phát huy những ưu điểm, khắc phục những nhược điểm.31

PHỤ LỤC...........................................................................................................33


LỜI NÓI ĐẦU
Sinh thời bác Hồ cũng đã dạy “Học phải đi đôi với hành” và để nâng cao
chất lượng giáo dục đào tạo cho học sinh, đáp ứng yêu cầu phát triển của xã hội
Trường đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức cho sinh viên đi thực tập, thực tế tại các
cơ quan đơn vị vào cuối mỗi khóa học.
Lý thuyết gắn liền với thực tế nếu như lý thuyết trang bị cho học sinh
những kiến thức cơ bản về ngành nghề thì quá trình đi sâu, đi sát vào thực tế để
cụ thể hóa lý luận, giúp cho học sinh hiểu rõ hơn lý thuyết đã học và làm quen
với công việc. Từ đó rèn luyện kĩ năng nghề nghiệp, phẩm chất của người cán
bộ Hành chính – Văn phòng trong tương lai. Công tác Hành chính ngày càng
chiếm một vị trí rất quan trọng.
Được sự giúp đỡ của Lãnh đạo xã, sự hướng dẫn nhiệt tình của cán bộ
hướng dẫn thực tập, các anh chị, và các cô chú cùng với sự nỗ lực của bản thân,
em đã hoàn thành tốt đợt thực tập của mình. Đặc biệt hơn em đã làm tốt công tác
văn phòng (chuyên nghành chính), được tiếp xúc và làm công việc Văn thư, Lưu
trữ, được tiếp xúc với văn bản tài liệu, đó là những điều kiện để nâng cao trình
độ hiểu biết và kinh nghiệm thực tế cho em sau khi ra trường.
Mỗi cuốn sách là một tri thức khác nhau đem lại cho nhau chúng ta những

hiểu biết về một lĩnh vực nào đó và báo cáo của em là kết quả của 2 tháng thực
tập tại Uỷ ban nhân nhân xã Phong Huân về chuyên ngành hành chính văn
phòng.
Vì kinh nghiệm thực tế còn ít cộng thêm sự bỡ ngỡ, bản báo cáo của em
có nhiều thiếu sót. Em rất mong nhận được sự giúp đỡ, góp ý của các Thầy giáo,
Cô giáo, cùng các bạn để báo cáo được hoàn thiện hơn./.
Em xin chân thành cảm ơn!

1


Vài nét về xã Phong Huân
Phong Huân là một xã thuộc huyện Chợ Đồn, tỉnh Bắc Kạn.
Xã có vị trí:
Phía Bắc giáp xã Bằng Lãng, xã Đại Sảo
Phía Đông giáp xã Đại Sảo, xã Yên Mỹ
Phía Nam giáp xã Yên Nhuận
Phía Tây giáp xã Bình Trung, xã Nghĩa Tá
Xã Phong Huân có diện tích 24,36 km2
Trên địa bàn có nhiều khe suối nhỏ như Vân Hồ, Nà Ca, Khuổi Lai….
Xã Phong Huân được chia thành các thôn: Bản Cưa, Nà Tấc, Pác Cộp, Nà
Chợ, Nà Mạng, Khuổi Xỏm.
Toàn xã có hơn 1000 dân. Toàn xã có 3 dân tộc anh em sinh sống Tày,
Nùng, Kinh.
Về nông nghiệp người dân ở đây chủ yếu là trồng lúa, và các cây lương
thực khác như ngô, lạc, đỗ tương các loại cây ăn quả như cây hồng, cam, quýt,
về cây lâm nghiệp như cây keo, cây mỡ, bồ đề….diện tích trồng cây lương thực
và cây lâm nghiệp ngày càng được mở rộng.
Về chăn nuôi thì chủ yếu là nuôi trâu, lợn, bò…….
Về thủy sản thì chủ yếu là nuôi các loại cá như các trắm cỏ, cá chép, cá

chim….
Về lĩnh vực văn hóa – xã hội số lượng học sinh sinh viên đỗ vào các
trường trung cấp, cao đẳng, đại học ngày càng cao. Phong trào “ Toàn dân đoàn
kết xây dựng đời sống văn hóa ” được đông đảo người dân hưởng ứng việc thực
hiện nếp sống văn minh trong việc cưới, việc tang, lễ hội được đưa vào hương
ước, quy ước của từng thôn, bản và được người dân hưởng ứng đồng tình hưởng
ứng tích cực. Một số lễ hội vẫn được bảo tồn và lưu giữ đến ngày hôm nay như
lễ hội lồng tồng vào dịp đầu xuân năm mới. Tình hình an ninh trật tự, chính trị
an toàn xã hội luôn được giữ vững.
Người dân ở đây có tinh thần đoàn kết, sống hòa thuận với nhau cùng
giúp đỡ nhau xóa đói giảm nghèo.
2


I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã
Phong Huân
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Phong Huân
- Xây dựng, trình hội đồng nhân dân xã quyết định các nội dung quy định
tại khoản 1, 2, 4 Điều 33 của Luật tổ chức chính quyền địa phương năm 2015 và
tổ chức thực hiện các nghị quyết của HĐND xã.
- Khoản 1 Điều 33. Ban hành nghị quyết về những vấn đề thuộc nhiệm
vụ, quyền hạn của HĐND xã.
- Khoản 2 Điều 33.Quyết định biện pháp đảm bảo trật tự, an toàn xã hội,
đấu tranh phòng chống tội phạm và các hành vi vi phạm pháp luật khác phòng,
chống quan liêu, tham nhũng trong phạm vi được phân quyền; biện pháp bảo vệ
tài sản của cơ quan, tổ chức, bảo hộ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài
sản các quyền và lợi ích hợp pháp khác của công dân trên địa bàn xã.
- Khoản 4 Điều 33. Quyết định dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa
bàn; dự toán thu, chi ngân sách xã quyết định chủ trương đầu tư chương trình,
dự án của xã trong phạm vi được phân quyền.

- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương.
- Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp
ủy quyền cho UBND xã.
2. Cơ cấu tổ chức của UBND xã Phong Huân
UBND xã Phong Huân gồm Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Uỷ viên phụ trách
quân sự, Uỷ viên phụ trách công an.
Xã Phong Huân là xã loại II có một Phó Chủ tịch
Những phòng ban giúp việc cho UBND xã:
1. Văn phòng thống kê
2. Phòng Tư pháp – Hộ tịch
3. Phòng Tài chính- Kế toán
4. Phòng Văn hóa –Xã hội
5. Phòng Công an
6. Phòng Quân sự
3


7. Phòng Địa chính - xây dựng
(Sơ đồ bộ máy cơ quan xem phụ lục 1)
II. Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn
phòng
1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng
1.1. Văn phòng là một đơn vị rất quan trọng cấu thành nên cơ quan nó là
bộ phận làm việc tổng hợp trực tiếp hoặc gián tiếp hỗ trợ cho công việc quản lý
của cơ quan là trung tâm thu thập và xử lý thông tin kết nối và hỗ trợ cho các
đơn vị khác đồng thời đảm bảo công tác hậu cần.
1.2. Chức năng của văn phòng: Trong thực tế có rất nhiều các quan niệm,
cách nhìn khác nhau về phòng, văn phòng cũng mang rất nhiều tên gọi khác
nhau. Tuy nhiên, bất kì văn phòng của cơ quan nào đều phải thực hiện 2 chức
năng là: tham mưu tổng hợp và chức năng hậu cần.

+) Chức năng tham mưu tổng hợpvà nhiệm vụ của văn phòng
- Văn phòng là cơ quan chuyên môn, bộ máy giúp việc cho UBND và
HĐND.
- Tham mưu là hoạt động tư vấn, góp ý đề xuất đưa ra các giải pháp cách
thức để giải quyết vấn đề sự việc trên cơ sở đó lãnh đạo xem xét, quyết định.
- Tổng hợp là hoạt động thu thập, phân tích, xử lý thông tin để tìm ra
những thông tin có giá trị nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo cơ quan trong quá
trình giải quyết công việc.
- Tham mưu và tổng hợp có quan hệ khăng khít, tương hỗ cho nhau muốn
tham mưu tốt thì phải tổng hợp tốt, tổng hợp chính là cơ sở cho hoạt động tham
mưu.
- Văn phòng thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp qua những công
việc như tham mưu xây dựng bộ máy văn phòng, tham mưu trong việc xây dựng
quy chế, trong việc xây dựng các kế hoạch, chương trình công tác, tham mưu
trong việc xây dựng đề án, chiến lược, tham mưu trong việc xây dựng cơ sở vật
chất, hạ tầng, kĩ thuật trong chiến lược đối nội, đối ngoại. Theo dõi đôn đốc và
thẩm định nội dụng chương trình, kế hoạch, báo cáo dự thảo.
4


- Tham mưu giúp UBND xã xây dựng các quy định về cải cách hành
chính trong việc xử lý công việc thuộc phạm vi của văn phòng. Quản trị mạng
công nghệ thông tin nội bộ triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt
động văn phòng.
- Là đầu mối quản lý thống nhất việc soạn thảo, ban hành văn bản
- Xây dựng chương trình làm việc, kế hoạc công tác tháng, quý, 6 tháng,
cả năm.
- Thu thập xử lý thông tin, chuẩn bị báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉ
đạo, thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất được giao theo quy
định

+) Chức năng hậu cầnvà nhiệm vụ của văn phòng
- Hậu cần là toàn bộ các hoạt động nhằm đảm bảo các yếu tố về cơ sở vật
chất kĩ thuật, y tế, môi trường, an ninh nhằm đảm bảo tốt cho hoạt động của các
cơ quan.
Văn phòng thực hiện chức năng hậu cần qua những việc như sau:
- Quản lý toàn bộ cơ sở vật chất hạ tầng, trang thiết bị của cơ quan
- Tổ chức phục vụ các cuộc hội họp, buổi làm việc, tiếp khách của cơ
quan, các chuyến đi công tác các chương trình sự kiện của cơ quan.
- Đảm bảo các điều kiện vệ sinh môi trường an ninh trật tự của cơ quan.
- Tổ chức tốt công tác y tế chăm sóc sức khỏe đời sống cho cán bộ, nhân
viên.
- Tổ chức phòng chống cháy nổ cho cán bộ nhân viên.
- Đảm bảo công tác lễ tân, khánh tiết, trang trọng, lịch sự, tiết kiệm và tiến
hành công tác đối nội, đối ngoại.
- Tổ chức các buổi tiếp dân, tiếp nhận, theo dõi, đôn đốc giải quyết khiếu
nại tố cáo và kiến nghị của công dân; thực hiện công tác phòng chống, chống
tham nhũng, lãng phí trong phạm vi quản lý của cơ quan văn phòng theo quy
định của pháp luật.
1.2 Phòng làm việc của văn phòng.
Mỗi ngày công chức phải mất 8 giờ làm việc ở văn phòng cơ quan đây là
5


một khoảng thời gian khá dài, thêm vào đó đây là khoảng thời gian mà các cán
bộ mất nhiều công sức nhất trong ngày. Nếu nhân viên có đủ sự thoải mãi họ sẽ
thấy hứng thú với công việc và đỡ mệt mỏi. Cùng với đó năng suất lao động
cũng được tăng lên do đó công tác văn phòng phải chú ý tới công việc tạo điều
kiện tăng sự hào hứng, an toàn để công chức làm việc lâu dài. Người ta nhận
thấy rằng hoàn cảnh làm việc ảnh hưởng rất nhiều tới tâm sinh lý của con người
và tới hiệu quả lao động. Vì vậy bố trí phòng làm việc một cách khoa học sẽ tạo

sự thoải mãi cho nhân viên.
Văn phòng của UBND xã Phong Huân được bố trí trong một phòng cùng
với phòng tư pháp, phòng văn thư và nơi tiếp dân ở dãy nhà cấp 4 gần phòng
Chủ tịch và Phó chủ tịch UBND xã để thuận tiện cho việc trao đổi công việc.
Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu trong mỗi cơ quan đơn vị,
trong quá trình hoạt động của mình văn phòng như một bộ nhớ của cơ quan
cũng như của lãnh đạo. Văn phòng là nơi tiếp nhận thông tin từ mọi phía để
cung cấp cho lãnh đạo trong công việc quản lý cơ quan. Và văn phòng còn rất
nhiều nghiệp vụ khác nhau.
+) Ưu điểm: Văn phòng được bố trí nhân viên, trang thiết bị để thực hiện
các công việc của văn phòng như đánh máy, photo, xử lý văn bản, chuyển giao
văn bản, lưu trữ văn bản. Cách bố trí nâng cao chủ động cho các bộ phận, đảm
bảo kịp thời tiết kiệm thời gian chờ đợi. Bộ máy văn phòng gọn nhẹ.
+) Nhược điểm: Bố trí văn phòng xa các phòng ban khác gặp nhiều hạn
chế không sử dụng hết công suất của thiết bị, năng lực của nhân viên văn phòng.
Cùng bố trí với phòng tiếp dân nên ảnh hưởng bởi tiếng ồn.
Đề xuất phương án tối ưu: Phòng làm việc của UBND xã nhìn chung
đảm bảo khoa học, thuận tiện cho các cán bộ thực hiện công việc, tuy nhiên văn
phòng cần được mở rộng diện tích sắp xếp lại một số trang thiết bị khác. Đầu tư,
mua sắm thay thế các trang thiết bị đã cũ, để tạo điều kiện cho công việc được
hiệu quả hơn. Nên tách phòng tiếp dân ra khỏi văn phòng.

6


1.3 Các bước trong quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch công
tác thường kì của cơ quan.
Chương trình, kế hoạch công tác là một văn bản trong đó thể hiện các
mục tiêu và các giải pháp hệ thống cụ thể với cách thức, trình tự thời hạn nhất
định nhằm sử dụng hiệu quả tối đa các nguồn lực, tài nguyên của cơ quan, đơn

vị để đạt được mục tiêu.
Chương trình, kế hoạch xác định phương hướng mục tiêu, nhiệm vụ cho
cơ quan tổ chức.
Chương trình kế hoạch là cơ sở giúp lãnh đạo kiểm tra, đánh giá hoạt
động của cơ quan, tổ chức
Chương trình, kế hoạch giúp cơ quan tổ chức hoạt động khoa học, định
hướng nghiệp vụ cho các tổ chức, cá nhân.
Những chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ của cơ quan quy mô
thời gian có thể là một tuần, tháng, quý, năm…. Kế hoạch tuần được lập vào
ngày cuối cùng của tuần trước; kế hoạch tháng được lập vào ngày cuối cùng của
tháng trước: kế hoạch quý được lập vào tháng cuối cùng của quý trước: kế hoạch
năm được lập vào quý cuối cùng của năm trước. Để đảm bảo cho hoạt động của
cơ quan diễn ra liên tục, thống nhất và hiệu quả thì văn phòng có trách nhiệm
xây dựng kế hoạch, chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm cho cơ quan.
Quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch theo các bước như sau:
Bước 1. Thu thập thông tin
Bước 2. Xử lý thông tin
Bước 3. Xây dựng bản thảo
Bước 4. Xin ý kiến dự thảo
Bước 5. Chỉnh sửa và hoàn thiện, ban hành.
1.4 Những nhiệm vụ của nhà quản trị văn phòng trong việc tổ chức hội
nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của UBND xã Phong Huân:
Cuộc họp là sự gặp mặt của nhiều người để bàn về một vấn đề quan trọng,
diễn ra theo quy trình, thủ tục nhất định.
Mục đích của cuộc họp:
7


+ Thông tin các quyết định mới từ quản lý cấp trên
+ Giải quyết các vướng mắc, khó khăn và các vấn đề liên quan đến các bộ

phận.
* Trình tự cuộc họp
Trước cuộc họp
+ Căn cứ vào chương trình công tác hàng năm, hàng tháng của cơ quan và
yêu cầu giải quyết các công việc, quản lý các bộ phận xây dựng và quyết định tổ
chức các cuộc họp lớn, xác định tên cuộc họp phân công trách nhiệm đơn vị
chuẩn bị nội dung, địa điểm các vấn đề khác liên quan đến việc tổ chức cuộc
họp đó.
+ Kế hoạch tổ chức các cuộc hội họp trong năm và hàng tháng phải được
thông báo trước cho các đối tượng liên quan đến cuộc họp được biết
+ Cuộc họp bất thường chỉ được tổ chức để giải quyết những công việc
đột xuất, khẩn cấp để phục vụ cho công tác chỉ đạo điều hành của cấp quản lý
trong việc thực hiện nhiệm vụ quan trọng.
+ Xây dựng chương trình nghị sự ( kịch bản chương trình) là thời gian nội
dung để diễn ra sự kiện. (chú ý chương trình nghị sự được xây dựng khi tổ chức
các cuộc hội họp có quy mô lớn.
+ Lập danh sách khách mời, soạn thảo giấy mời theo mẫu của cơ quan.
Giấy mời phải đươc gửi ít nhất trước 03 ngày. Kèm theo những văn bản tài liệu,
nội dung, yêu cầu và những gợi ý liên quan đến nội dung cuộc họp, trừ trường
hợp đột xuất.
+ Người tổ chức chuẩn bị cuộc họp phải chuẩn bị địa điểm họp, tổ chức
vệ sinh phòng họp. Kiểm tra đèn, bàn nghế, ổ cắm điện, chuẩn bị tài liệu cho
cuộc họp, khăn phủ bàn, máy chiếu, máy tính…….
+ Lập bảng kinh phí dự trù và xây dựng băng rôn, maket, pa nô, áp phích,
khẩu hiệu…..
+ Chuẩn bị nội dung chính của cuộc họp
+ Lời phát biểu tổng kết bế mạc của lãnh đạo
* Trong cuộc họp
8

+ Tiếp đón đại biểu tới dự hội nghị
+ Ghi danh sách đại biểu đến dự cuộc họp có nhiều tác dụng trong đó ta
nắm được số lượng đại biểu, để phục vụ trong cuộc họp được dễ hơn.
+ Khi cuộc họp làm việc thì cử người thường trực liên quan đến vấn đề
điện nước, loa, đài, y tế v.v.. để xử lý những tình huống xảy ra trong cuộc họp
để cuộc họp được diễn ra theo đúng chương trình đã định. Cùng với bộ phận
thường trực thì phân công cho người thư ký ghi biên bản và tổng hợp những ý
kiến phát biểu trong cuộc họp.
+ Người chủ trì cuộc họp thông báo mục đích, yêu cầu, nội dung, thời
gian lịch trình của cuộc họp. Xác định thời gian tối thiểu, tối đa cho mỗi người
tham gia cuộc họp được phát biểu ý kiến của mình một cách hợp lý. Điều khiển
cuộc họp theo đúng mục đích, yêu cầu đặt ra, có ý kiến kết luận trước khi kết
thúc cuộc họp và giao trách nhiệm cho các cá nhân đơn vị có liên quan.
* Sau khi cuộc họp kết thúc
+ Được sự phân công của Lãnh đạo và Uỷ ban thì nhà quản trị văn phòng
sẽ tổng hợp kết quả và viết thông báo kết quả của cuộc họp. Dọn dẹp sau khi
cuộc họp kết thúc, thanh quyết toán kinh phí, lập hồ sơ.
1.5 Sơ đồ hóa nội dung quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác
cho thủ trưởng.
Tổ chức chuyến đi công tác là một hoạt động thường xuyên, cần thiết
không thể thiếu nhằm thiết lập mỗi quan hệ trong và ngoài cơ quan, đi để giải
quyết công việc, đi để thanh tra kiểm tra, đi để dự hội nghị, hội thảo, học hỏi
kinh nghiệm quản lý hoặc đi nước ngoài………vì vậy chuyến đi của thủ trưởng
được cán bộ văn phòng chuẩn bị chu đáo như: Lập kế hoạch cụ thể cho chuyến
đi, liên hệ đến nơi công tác, đôn đốc nhắc nhở các đơn vị thực hiệm nhiệm vụ
phân công: chuẩn bị phương tiện đi lại, kinh phí văn bản, tài liệu có liên quan….
Sơ đồ quy tổ trình chức chuyến đi công tác cho thủ trưởng
( Xem phụ lục số 2 )

9


1.6 Ví dụ những tình huống cụ thể về cung cấp thông tin của văn
phòng cho lãnh đạo.
Thông tin là những tin tức đã được tập hợp, sử dụng phục vụ mục đích
hoạt động của cơ quan.
VÍ DỤ: Khi Lãnh đạo yêu cầu cung cấp số liệu diện tích thiệt hại do mưa
lũ gây ra thì văn phòng sẽ tổng hợp những số liệu từ các thôn đưa lên để báo cáo
cho lãnh đạo.
VÍ DỤ: Khi Lãnh đạo yêu cầu văn phòng làm kế hoạch mua sắm trang
thiết bị cho cơ quan thì người làm văn phòng phải cung cấp những thông tin về
các thiết bị mà văn phòng cần mua, nên mua, và tham mưu cho lãnh đạo mua
các trang thiết bị cần thiết để phục vụ cho công việc.
1.7 Các biện pháp hiện đại hóa văn phòng của cơ quan
Có thể nói việc đầu tư, xây dựng mô hình văn phòng hiện đại ngày càng
phổ biến nhất là ở các nước phát triển. Nhưng ở Việt Nam điều kiện kinh tế chưa
cho phép nên việc phát triển các mô hình văn phòng hiện đại chỉ diễn ra ở các
công ty, doanh nghiệp. Riêng đối với văn phòng cơ quan hành chính Nhà nước
thì chưa được hiện đại để bắt kịp với xu thế xã hội hiện đại văn phòng cần phải
tiến hành một số công việc như sau:
+) Tăng cường ứng dụng công nghệ tiên tiến, trang bị phương tiện kỹ
thuật hiện đại và phục vụ công tác hành chính văn phòng, góp phần nâng cao
năng suất hiệu quả công việc.
+) Tích cực nắm lấy thông tin, xử lý và cung cấp thông tin tốt nhất nhằm
phục vụ cho lãnh đạo và hoạt động quản lý, dự báo phát triển đưa ra những
quyết định quản lý đúng đắn sáng tạo.
+) Tiến hành đào tạo những con người làm văn phòng đạt đến trình độ
cao, theo hướng đa năng toàn diện về nghiệp vụ, kỹ thuật, chuyên môn, về kĩ
năng giao tiếp ứng xử đáp ứng nhu cầu công tác hành chính.

+) Xây dựng các quy trình, nghiệp vụ hành chính chuẩn mực, đầy đủ hoàn
chỉnh có sự hỗ trợ của các trang thiết bị hiện đại giúp cho công việc hành chính
văn phòng vận hành trôi chảy, khoa học cao góp phần nâng cao chất lượng giải
10


quyết công việc, tăng năng suất lao động.
2. Khảo sát về công tác văn thư
2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư ở UBND xã Phong Huân.
Hiện nay công tác Văn thư tại văn phòng HĐND và UBND xã Phong
Huân do một cán bộ chuyên trách đảm nhận. Với hình thức văn thư tổng hợp,
cán bộ văn thư ở đây phải làm các công việc như: Đóng dấu văn bản đi, đến.
Tiếp nhận văn bản: đăng ký văn bản đi, đến và một số công việc khác. Còn công
việc soạn thảo văn bản, in, sao, nhân bản….. sẽ do nhân viên văn phòng phụ
trách. Cùng với các trang thiết bị máy móc, tủ đựng tài liệu, máy điện thoại…..
đã tạo cho cán bộ văn thư làm việc thuận lợi, tạo năng suất và hiệu quả tương
đối cao.
Cán bộ văn thư ở đây không chỉ thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn mà
cán bộ văn thư còn phải tiếp đón và hướng dẫn người đến cơ quan để liên hệ
công tác, giải quyết công việc và kiêm cả công tác văn phòng.
+) Ưu điểm: Nhìn chung hình thức Văn thư tập chung ở văn phòng
HĐND và UBND xã Phong Huân là hợp lý, tiết kiệm chi phí cho việc thực hiện
công tác văn thư
+) Nhược điểm: Bên cạnh những ưu điểm thì có những nhược điểm như
sau: Nhiều khi công việc quá nhiều và cần được giải quyết nhanh chóng, kịp
thời, đúng thời gian nhưng do chỉ có một cán bộ văn thư nên dẫn đến việc giải
quyết công việc chậm, dẫn đến nhiều sai sót, nhầm lẫn trong công việc.
2.2 Soạn thảo và ban hành văn bản
1. Về hình thức văn bản gồm có: Văn bản quy phạm pháp luật và văn bản
hành chính thông thường.

2. Thể thức văn bản được quy định cụ thể trình bày theo Thông tư số
01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ.
3. Soạn thảo văn bản thực hiện theo Luật ban hành văn bản quy phạm
pháp
luật năm 2008.
4. Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt. Chánh văn phòng
11


là người tiến hành duyệt bản thảo trước khi trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch ký ban
hành, nếu sửa chữa bổ sung thì cán bộ soạn thảo văn bản tiến hành sửa chữa, bổ
sung trước khi trình kí.
5. Đánh máy nhân bản
6. Kiểm tra trước khi ban hành do Chánh văn phòng chịu trách nhiệm
kiểm tra lần cuối trước khi ban hành.
7. Ký văn bản: Thẩm quyền ký văn bản gồm Chủ tịch, hay Phó Chủ tịch
ký thay trong một số trường hợp khi Chủ tịch đi vắng, hoặc do Chánh văn phòng
ký thừa lệnh một số lĩnh vực được giao.
8. Tiến hành sao văn bản trước khi ban hành.
2.2. Soạn thảo và ban hành văn bản
2.2.2. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan
Soạn thảo văn bản và ban hành văn bản là khâu quan trọng trong hoạt
động quản lý.
Chất lượng văn bản có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu lực và hiệu quả
công việc của cơ quan quản lý. Việc tiến hành soạn thảo văn bản phải được
tiến hành một cách tỉ mỉ, thận trọng, khoa học thống nhất trong soạn thảo
đảm bảo về mặt nội dung cũng như về mặt thể thức kĩ thuật trình bày văn
bản.
Các bước soạn thảo văn bản ở cơ quan chủ yếu là:
Bước 1. Xác định tên loại văn bản, thu thập thông tin

Bước 2. Xây dựng đề cương, bản thảo.
Bước 3. Chuyển xuống văn thư chỉnh sửa về nội dung và hình thức ghi
số, trình thủ trưởng duyệt và xin ý kiến giải quyết phê duyệt của người có
thẩm quyền và ban hành.
2.2.3. Nhận xét những ưu điểm, nhược điểm về các nội dung: Thẩm
quyền ban hành văn bản; thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản; quy trình
soạn thảo văn bản; kỹ thuật soạn thảo văn bản:
+) Ưu điểm:
Thẩm quyền ban hành văn bản:
12


- UBND xã Phong Huân là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương
nên thẩm quyền ban hành văn bản phải được xác định chính xác không được
phép sai hoặc không đúng thẩm quyền.
- Những văn bản do UBND và HĐND xã Phong Huân ban hành là những
văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính như: Quyết định, Công văn,
Báo cáo, Kế hoạch, Thông báo, Giấy mời,…..
- Chủ tịch UBND xã Phong Huân ban hành văn bản hành chính cá biệt
như: Quyết định ( cá biệt ).
- Xác định đúng thẩm quyền ban hành từ đó xác định đúng thẩm quyền ký
văn bản.
- Những văn bản do UBND xã Phong Huân ban hành thì Chủ tịch xã kí
thay mặt ( TM ) Còn những văn bản thuộc thẩm quyền Chủ tịch ban hành thì
Chủ tịch ký trực tiếp.
- Chủ tịch UBND xã có thể giao cho Phó Chủ tịch ký thay (KT) và Chánh
văn phòng thừa lệnh đối với những văn bản ít quan trọng.
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản:
- Văn bản ban hành đều đảm bảo về thể thức và kỹ thuật trình bày theo
đúng tiêu chuẩn quy định của nhà nước văn bản trình bày trên khổ giấy A4 có

đầy đủ các thể thức.
* Quy trình soạn thảo văn bản: việc soạn thảo văn bản được thực hiện đầy
đủ các bước theo quy định soạn thảo và ban hành văn bản, việc hoàn chỉnh các
bước trong soạn thảo văn bản rất quan trọng nên trong quá trình thực hiện thì
cán bộ văn phòng (cán bộ soạn thảo) không bỏ qua bước nào. Vì vậy việc hoàn
thành bản thảo cũng ít sai sót và đem lại hiệu quả cao. Hầu hết các văn bản soạn
thảo xong đều chuyển cho Chủ tịch và Phó chủ tịch kiểm tra trước khi đóng dấu.
* Kỹ thuật soạn thảo văn bản: Văn bản đều được đảm bảo về mặt nội
dung và thể thức theo đúng quy định của nhà nước nội dung của văn bản không
trái với chủ trương đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước sát với thực tế,
đúng với thẩm quyền ban hành văn bản vì thế mỗi văn bản của HĐND và
UBND khi ban hành đều mang tính hiệu lực.
13


+) Nhược điểm:
- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản: Do cán bộ công chức chưa được
học, bồi dưỡng về kĩ năng soạn thảo nên theo thói quen từ trước nên một số ít
văn bản được soạn thảo chưa đúng thể thức theo quy định.
- Quy trình soạn thảo văn bản còn chậm thực hiện các bước trong quy
trình soạn thảo không được liên tục thậm chí việc thu thập thông tin còn bị bỏ
qua.
- Kỹ thuật soạn thảo văn bản: Nội dung sơ sài, không được trình duyệt về
thể thức.
VÍ DỤ:
- Thẩm quyền ban hành văn bản
TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH

CHỦ TỊCH

Hạ Văn Hinh

Hạ Văn Hinh

- Phó Chủ tịch thay và Chánh văn phòng ký thừa lệnh Chủ tịch UBND
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH

TL. CHỦ TỊCH
CHÁNH VĂN PHÒNG

Nông Triệu Tuấn

Trương Quốc Tiệp

- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
14


ỦY BAN NHÂN DÂN

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨAVIỆT NAM

XÃ PHONG HUÂN

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

2.3 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của cơ quan
2.3.1 Các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi

của cơ quan. Nhận xét ưu, nhược điểm.
Bước 1. Kiểm tra thể thức, hình thức, kĩ thuật trình bày.
Trước khi thực hiện các công việc kiểm tra trước khi phát hành văn bản,
cán bộ văn thư cần kiểm tra lại thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản,
nếu phát hiện có sai sót, kịp thời báo cáo cho người được giao trách nhiệm xem
xét, giải quyết.
Bước 2. Trình ký
Đối với những văn bản có nội dung quan trọng phức tạp (như văn bản quy
phạm pháp luật, các đề án kế hoạch…..) khi trình ký phải làm theo các văn bản
có liên quan văn bản trình ký.
Trong trường hợp người soạn thảo trình ký đã ký bắt buộc phải xem xét
lại nếu chưa đúng thì ký lại.
Đối với các văn bản thông thường, nội dung không quá phức tạp chỉ cần
trình văn bản in đã được kiểm tra kỹ về nội dung, thể thức cho người có thẩm
quyền để ký chính thức.
Bước 3. Ghi số, ngày, tháng, năm ( do văn thư ghi )
Ghi số và ngày tháng văn bản là yêu cầu bắt buộc đối với tất cả các văn
bản đi. Mỗi văn bản được ghi một số và ngày tháng nhất định.
Ghi số văn bản phải được tập trung tại văn thư cơ quan để lấy số theo hệ
số chung của cơ quan.
Đối với văn bản quy phạm pháp luật: Số của văn bản quy phạm pháp luật
phải ghi theo từng loại văn bản và năm ban hành văn bản. Số được ghi bằng chữ
số Ảrập bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu của năm và kết thúc vào ngày 31 tháng
12 hàng năm.
Đối với văn bản hành chính: Là số tứ tự đăng ký văn bản do cơ quan tổ
15


chức ban hành trong một năm. Tùy theo tổng số văn bản và số lượng mỗi loại
văn bản hành chính được ban hành, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc

đăng ký và đánh số văn bản. Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả rập, bắt
đầu từ số 01 vào ngày đầu của năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
Ghi ngày, tháng, năm ban hành văn bản Uỷ ban thường vụ Quốc hội, Hội
đồng nhân dân ban hành là ngày, tháng, năm văn bản được thông qua.
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản quy phạm pháp luật khác với văn bản
hành chính là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành.
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản ghi sau địa danh dưới quốc hiệu.
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ ngày….. tháng….
năm; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả rập đối với những số nhỏ hơn
10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước đó.
Bước 4. Đăng kí
Đăng ký văn bản đi ( hay vào sổ văn bản đi ) là công việc bắt buộc phải
thực hiện trước khi chuyển giao văn bản đến các đối tượng có liên quan. Căn cứ
vào tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm nhiều UBND xã quy định
việc lập sổ đăng ký văn bản đi riêng cho mỗi loại văn bản.
Đối với văn bản quy phạm pháp luật: Mỗi loại văn bản ta lập một sổ đăng
ký riêng hoặc lập sổ nhưng chia từng phần, mỗi phần đăng ký một loại.
Đối với văn bản hành chính: Nhóm chỉ thị, quy định, quy chế, hướng dẫn
lập một sổ riêng. Nhóm văn bản hành chính khác lập sổ văn bản hành chính
riêng.
Đối với văn bản mật được đăng ký riêng ngoài bìa như sổ thường ---->
Nhưng tên sổ là: SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN MẬT ĐI và phần đăng ký bên
trong có thêm cột “ Mức độ mật ” sau cột “ Tên loại và trích yếu nội dung văn
bản”.
Đối với văn bản Tuyệt mật thì chỉ được ghi vào cột trích yếu nội dung sau
khi được phép của người có thẩm quyền.
Bìa sổ của sổ đăng ký văn bản đi của UBND xã Phong Huân

16

ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ PHONG HUÂN
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
Năm: 2017
Từ ngày 01/01 đến ngày ……………..
Từ số 01

đến số ……………………

Quyển số: 1
Phần đăng ký bên trongcủa sổ đăng ký văn bản đi của UBND xã Phong
Huân
Số,

Ngày

Tên loại và

Người

Nơi nhận văn

Đơn vị hoặc

Số

Ghi

ký

tháng

trích yếu nội

ký

bản

người nhận

lượng

chú

hiệu

của

dung văn bản

bản lưu

bản

văn

văn

bản
39/K

bản
02/8

10

Kế hoạch triển

Ông

-Phòng NN&PT

Văn phòng

H-

khai thực hiện

Hinh

NT huyện

-UBND

UBN

tiêu chí số 17 –

-Các tổ chức hội

D

Môi trường

huyện

theo bộ tiêu chí

-Thành viên

Quốc gia xây

BQLX

dựng nông thôn

-Các đoàn thể xã

mới

-Ban phát triển các
thôn

17


Bước 5. Nhân bản, đóng dấu
Sau khi đã kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày, trình ký, ghi số
ngày tháng năm, đăng kí thì sẽ tiến hành nhân bản văn bản, Văn thư sẽ tiến hành
đóng dấu. Dấu chỉ được phép đóng vào các văn bản đã có chữ ký hợp lệ của

người có thẩm quyền. Tuyệt đối không được đóng dấu vào giấy trắng ( đóng dấu
khống). Tất cả dấu của UBND đều do văn thư giữ và văn thư của UBND đóng
dấu. Dấu của UBND được đóng ngay ngắn, rõ ràng, đúng chiều, đúng màu mực
dấu theo quy định chung của Nhà nước trùm lên 1/3 chữ ký của người có thẩm
quyền về bên tay trái chữ ký.
Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên các văn bản, tài liệu chuyên
ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, thủ
trưởng cơ quan quản lý ngành.
Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữ mép phải của văn bản hoặc phụ
lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn
bản.
Bước 6. Chuyển giao
Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. Văn
bản nếu chuyển phát ra ngoài thì được cho vào bì và gửi ngay trong ngày văn
bản được ban hành nếu không kịp thì có thể chuyển văn bản đi vào ngày làm
việc tiếp theo. Nếu là văn bản khẩn thì đóng dấu khẩn bên ngoài bì, nếu là văn
bản mang mức độ “ Mật ” ngoài bì đóng dấu chữ C ( con dấu chữ “ C ” in hoa
nét đậm nằm trong đường viền tròn, đường kính 1,5cm). Là văn bản mang mức
độ “ Tối mật ” ngoài bì đóng dấu B (con dấu chữ “ B” in hoa nét đậm, nằm trong
đường viền tròn, đường kính 1,5cm) .
Văn bản mang mức độ “ Tuyệt mật ” gửi bằng 2 bì.
+) Bì trong: Ghi rõ số, ký hiệu của văn bản, tên người nhận, đóng dấu “
Tuyệt mật” . Nếu là văn bản gửi đích danh người có trách nhiệm giải quyết thì
đóng dấu

“Chỉ người có tên mới được bóc bì”.

+) Ngoài bì: Ghi như gửi văn bản thường, đóng dấu ký hiệu chữ A ( con
dấu chữ A nét đậm, nằm trong đường viền tròn đường kính 1,5cm).
18

Nếu văn bản chỉ gửi cho nội bộ thì chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị,
các cá nhân trong nội bộ cơ quan ……..
+) Khi chuyển giao văn bản cho các đơn vị, cá nhân, người nhận văn bản
phải ký nhận vào sổ.
+) Chuyển phát văn bản qua bưu điện: Tất cả các văn bản đi được chuyển
phát qua hệ thống bưu điện đều được đăng ký vào sổ. Khi chuyển giao đi phải
yêu cầu nhân viên bưu điệm kiểm tra, ký nhận.
ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ PHONG HUÂN
SỔ CHUYỂN GIAO
VĂN BẢN ĐI
Năm: 2017
Từ ngày 01/01 đến ngày……..

Quyển số: 1
Phần dăng ký bên trong
Ngày

Số,

ký hiệu Nơi nhận văn bản

chuyển
03/8

văn bản
39/KH-

-Phòng

UBND

huyện

NN&PTNT

- Các tổ chức hội
huyện
- Thành viên BQL, xã
- Các đoàn thể xã
- Ban phát triển các
thôn
Bìa sổ sổ gửi văn bản đi bưu điện
19

Ký nhận

Ghi chú


ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ PHONG HUÂN
SỔ GỬI VĂN BẢN
ĐI BƯU ĐIỆN
Năm: 2017
Từ ngày 01/01 đến ngày……….

Quyển số: 1
Phần đăng ký bên trong của sổ gửi văn bản đi bưu điện
Ngày

Số, ký hiệu

Nơi nhận văn

chuyển
03/8

văn bản
39/KH-

bản
- Phòng

UBND

NN&PTNN

Số

Ký nhận dấu

lượng
12

bưu điện

Ghi chú

huyện

- Các tổ chức
hội huyện

Bước 7. Lưu văn bản, sắp xếp, bảo quản và sử dụng văn bản lưu.
Mỗi văn bản do cơ quan làm ra để phục vụ cho hoạt động điều hành, quản
lý phải lưu ít nhất hai bản chính: Một bản lưu tại đơn vị soạn thảo hoặc người
soạn thảo, một bản lưu tại Văn thư.
Văn bản lưu phải được sắp xếp bản gốc theo thứ tự đăng ký và được đóng
dấu
20


Cách 1. Cách sắp xếp văn bản lưu theo thứ tự thời gian ban hành văn
bản
Văn bản có số nhỏ, ngày ban hành sớm thì xếp trước. văn bản có số lớn
hơn, ngày ban hàn muộn thì xếp sau.
Ví dụ: Tập lưu văn bản của UBND xã Phong Huân tháng 8 năm 2017.
Cách 2. Sắp xếp bản lưu theo tên loại văn bản
Mỗi tập văn bản tương ứng với một tên loại cụ thể. Văn bản có số nhỏ,
ban hành sớm thì xếp trước. Văn bản có số lớn ban hành muộn thì xếp sau.
Ví dụ: Tập lưu Kế hoạch của UBND xã Phong Huân tháng 9 năm 2017.
Sau khi sắp xếp xong tập lưu được đặt trong bìa hồ sơ và tiến hành biên
mục tập lưu
+) Đánh số tờ
+) Ghi mục lục theo văn bản
+) Viết tờ kết thúc
+) Viết bìa
Các cơ quan, tổ chức cần trang bị đầy đủ các phương tiện cần thiết để bảo
vệ, bảo quản an toàn bản lưu tại văn thư. Cán bộ văn thư có trách nhiệm lập sổ
(sử dụng văn bản lưu) theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại

văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan.
+) Ưu điểm: Các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn
bản đi của cơ quan được cán bộ văn phòng tại UBND xã Phong Huân thực hiện
rất nghiêm túc và đây đủ, kịp thời theo đúng quy định của nhà nước và pháp
luật.
+) Nhược điểm: Do điều kiện kinh tế nên UBND xã chưa trang bị được
các thiết bị để bảo quản văn bản lưu, và do địa hình miền núi, đường xá khó
khăn xa các xã khác nên nhiều lúc việc đưa thư, công văn giấy tờ còn hạn chế
chưa kịp thời.

21


2.3.2 Các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản
đến. Nhận xét ưu, nhược điểm.
Bước 1. Tiếp nhận, kiểm tra bì văn bản đến
Về nguyên tắc thì tất cả các loại văn bản đến phải tập trung tại văn thư cơ
quan, tổ chức khi tiếp nhận phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi
nhận dấu niêm phong ( nếu có)… đối với văn bản mật phải kiểm tra đối chiếu
với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.
Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, bì không nguyên vẹn hoặc văn bản được
chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì đối với văn bản có dấu “Hỏa tốc”,
“Khẩn”, ‘Thượng khẩn” phải báo cáo cho người được giao trách nhiệm để giải
quyết.
Đối với văn bản được chuyển qua mạng cán bộ văn thư phải kiểm tra về
số lượng văn bản, số trang văn bản.
Bước 2. Phân loại sơ bộ, bóc bì, đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến.
Sau khi tiếp nhận bì văn bản đến phải được xử lý sơ bộ mục đích để giải
quyết, nhanh chóng kịp thời.
Phân loại văn bản đến thành hai loại: Loại thứ nhất là văn bản; loại hai là

thư riêng, sách báo tư liệu, loại này gửi thẳng cho cán bộ, cá nhân hoặc đơn vị
có liên quan.
Đối với văn bản lại phân loại tiếp thành hai loại: Loại gửi cho cơ quan,
loại gửi cho đơn vị, tổ chức và đoàn thể. Văn bản gửi cho đơn vị, cá nhân, đoàn
thể thì chuyển trực tiếp không được bóc bì. Loại gửi chung cho cơ quan thì tiến
hành bóc bì làm thủ tục đăng ký.
Bóc bì văn bản đến nhanh chóng, chính xác và đúng quy định của cơ
quan, của nhà nước.
Những văn bản có dấu hiệu “ Khẩn ”, “ Thượng khẩn ”, “ Hỏa tốc ” phải
được bóc bì trước để giải quyết kịp thời.
Văn thư cơ quan bóc bì các văn bản đến gửi chung cho cơ quan.
Khi bóc bì văn bản không làm rách, làm mất chữ của văn bản, tài liệu, địa
chỉ nơi gửi dấu của bưu điện phải giữ lại để tiện cho việc kiểm tra cần thiết.
22


Đóng dấu đến xác nhận văn bản đến cơ quan qua văn thư
Tất cả các văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải đóng dấu đến.
Dấu đến được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trắng dưới số và
ký hiệu hoặc khoảng trắng dưới địa danh, ngày, tháng ban hành văn bản.
Bước 3. Đăng ký
Đăng ký văn bản đến là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi
chuyển giao văn bản đến các cơ quan đơn vị và cá nhân có liên quan.
Tất cả các văn bản đến đều phải được đăng ký vào sổ theo mẫu in sẵn một
cách rõ ràng, đúng và đầy đủ các cột mục theo mẫu quy định. Khi đăng ký văn
bản không được dùng bút chì, không tẩy xóa, viết tắt những từ ít thông dụng, dễ
gây sự nhầm lẫn, khó khăn trong việc tra tìm.
Bìa sổ đăng ký văn bản đến
ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ PHONG HUÂN
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN

Năm: 2017

Từ ngày 01/01 đến ngày………..
Từ số 01 đến số………………

Quyển số: 1

23


Phần bên trong của sổ đăng ký văn bản đến
Ngày

Số

đến

đến

19/7

90

Tác giả

Số và ký
hiệu

UBND

915/UBND-

huyện

PNV

Ngày

Tên loại Đơn vị

tháng của và trích

hoặc

văn bản

yếu nội

người

dung

nhận

V/v báo

UBND

cáo thực

các xã

trạng

LĐ Văn

sinh

phòng

18/7/2017

Chợ Đồn

Ký

Ghi

nhận

chú

viên tốt
nghiệp
đại học,
cao
đẳng
chưa có
việc làm

Bước 4. Trình văn bản đến
Có thể trình cho Thủ trưởng, Chánh văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành
chính của cơ quan xem xét, cho ý kiến chỉ đạo về việc giải quyết văn bản đến.
Bước 5. Sao văn bản đến
Trong quá trình giải quyết văn bản đến của cơ quan, đơn vị cần phải sao
in văn bản đến để phục vụ giúp công việc của cơ quan một cách chính xác và
nhanh chóng.
Sao văn bản thường có các phương pháp sau:
Sao phô tô copy
Sao đánh máy văn bản
Sao đánh máy bao gồm: Sao y bản chính, sao lục và trích sao.
Bước 6. Chuyển giao văn bản đến
Văn bản sau khi đã có ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của người có
thẩm quyền thì được văn thư cơ quan chuyển giao cho các đơn vị hoặc cá nhân
giải quyết. Việc chuyển giao phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Nhanh chóng, đúng đối tượng, chặt chẽ
24