Khảo sát, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong tổ chức và quản lý công tác văn thư lưu trữ tại Ủy ban nhân dân huyện Đông Hưng, tỉnh Thái Bình

LỜI CẢM ƠN
Đề tài này là kết quả của quá trình học tập mơn “Kỹ năng tổ chức và
kiểm tra” tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và quá trình tìm hiểu, khảo sát thực
tế tại Uỷ ban nhân dân huyện Đơng Hưng, tỉnh Thái Bình. Để có được kết quả
này tôi đã nhận được rất nhiều sự giúp đỡ từ giảng viên ThS Nguyễn Đăng Việt–
Khoa quản trị văn phịng, các cơ chú cán bộ tại Văn phịng Hội đồng nhân dân
và Ủy ban nhân dân huyện Đông Hưng, tỉnh Thái Bình.
Qua đây tơi cũng xin được gửi lời cảm ơn sâu sắc tới giảng ThS Nguyễn
Đăng Việt, sự giúp đỡ của của các cô, chú trong Văn phòng Hội đồng nhân dân
và Ủy ban nhân dân huyện Đơng Hưng, đặc biệt là anh Phạm Đình Ánh
- Phó Chánh Văn phòng HĐND-UBND huyện đã cung cấp những tài liệu q
báu cho tơi để hồn thành bài tập của mình.
Do thời gian có hạn và chưa có nhiều kinh nghiệm nên đề tài sẽ không
tránh khỏi những hạn chế ,thiếu sót.Tơi mong nhận được sự góp ý, chỉ bảo của
thầy, cô giáo, bạn bè để đề tài này được hồn thiện hơn.
Tơi xin chân thành cảm ơn.


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đề tài: “ Khảo sát, đánh giá về tách nhiệm của lãnh đạo
văn phòng trong tổ chức và quản lý công tác văn thư lưu trữ tại Ủy ban nhân dân
huyện Đông Hưng, tỉnh Thái Bình” là đề tài của cá nhân tơi.
Các số liệu và tài liệu sử dụng trong đề tài là tài liệu hợp pháp. Tơi xin
chịu hồn tồn trách nhiệm nếu có sự cố khơng trung thực về thơng tin sử dụng
trong bài tiểu luận này.
Hà Nội, ngày

tháng 04 năm 2017

Sinh viên

MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
PHẦN MỞ ĐẦU..................................................................................................1
1.Lý do chọn đề tài.............................................................................................1
2. Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu...............................................1
3. Cơ sở phương pháp luận và các Phương pháp nghiên cứu được sử dụng.....2
4.Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài............................................................2
5.Cấu trúc của đề tài...........................................................................................3
CHƯƠNG I . KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UBND
HUYỆN ĐƠNG HƯNG, TỈNH THÁI BÌNH....................................................4
1.1, Lịch sử hình thành.......................................................................................4
1.2. Cơ cấu tổ chức.............................................................................................4
1.3, Chức năng nhiệm vụ của UBND huyện Đông Hưng..................................5
1.3.1. Chức năng................................................................................................5
1.3.2. Nhiệm vụ..................................................................................................5
1.4. Văn phịng UBND-HĐND huyện Đơng Hưng.........................................10
1.4.1, Cơ cấu tổ chức........................................................................................10
1.4.2, Vị trí, chức năng.....................................................................................11
1.4.3. Nhiệm vụ và quyền hạn:.........................................................................11
CHƯƠNG II. TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHỊNG TRONG
CƠNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
TẠI UBND HUYỆN ĐÔNG HƯNG................................................................16
2.1 Cơ sở lý luận..............................................................................................16
2.1.1 Khái niệm................................................................................................16
2.1.2 Vai trị của cơng tác tổ chức, quản lý cơng tác văn thư lưu trữ...............16
2.2 Trách nhiệm của Lãnh đạo văn phịng trong tổ chức, quản lý cơng tác văn

thư lưu trữ.........................................................................................................17


2.2.1 Trách nhiệm của lãnh đạo văn phịng trong cơng tác tổ chức thiết lập bộ
phận văn thư lưu trữ cho cơ quan.....................................................................17
2.2.2 Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tuyển dụng cán bộ
văn thư lưu trữ..................................................................................................18
2.2.3 Trách nhiệm của lãnh đạo văn phịng trong cơng tác tổ chức, xây dựng
các văn bản của cơ quan về văn thư lưu trữ.....................................................19
2.2.4 Trách nhiệm của lãnh đạo văn phịng trong cơng tác tổ chức hướng dẫn
nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá về văn thư lưu trữ.............................................20
CHƯƠNG III. GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG TRONG TỔ
CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI UBND
HUYỆN ĐÔNG HƯNG – TỈNH THÁI BÌNH................................................22
3.1 Nhận xét, đánh giá......................................................................................22
3.1.1 Ưu điểm...................................................................................................22
3.1.2 Nhược điểm.............................................................................................22
3.2 Nguyên nhân..............................................................................................23
3.3 Giải pháp....................................................................................................24
KẾT LUẬN........................................................................................................25
DANH MỤC THAM KHẢO............................................................................26


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
STT
1
2

Từ viết tắt
HĐND

UBND

Giải thích
Hội đồng nhân dân
Ủy ban nhân dân

3

CB,CC

Cán bộ, công chức


PHẦN MỞ ĐẦU
1.Lý do chọn đề tài
Văn phòng HĐND và UBND huyện là cơ quan chuyên môn thuộc UBND
huyện, là "đầu mối công việc", được HĐND, UBND ủy quyền “thừa lệnh”
trong giải quyết một số thủ tục hành chính thơng thường giúp Thường trực
HĐND và UBND huyện trong quá trình triển khai thực hiện nhiệm vụ của
mình. Văn phịng, cơ quan có tầm quan trọng đặc biệt, mà Chủ tịch Hồ chí Minh
đã khặng định “Cơng tác văn phịng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán bộ
lãnh đạo nắm được tình hình. Cán bộ văn phịng nắm tình hình sai thì lãnh đạo
sẽ giải quyết cơng việc khơng đúng. ....cho nên phải luôn nêu cao tinh thần
trách nhiệm, năng lực cơng tác và giữ bí mật, để phấn đấu thực hiện tốt nhiệm
vụ được giao”.
Người làm công tác Văn phịng phải nắm chắc tình hình, phải thực hiện
đúng chức năng nhiệm vụ của mình thì mới hồn thành nhiệm vụ và phục vụ tốt
các hoạt động của HĐND, UBND. Một trong những vai trò quan trọng của
người đứng đầu văn phòng là trách nhiệm trong việc tổ chức, quản lý công tác
văn thư lưu trữ.

Vậy nên trong các đề tài được ra thì tơi thấy đề tài : “ Khảo sát, đánh giá
về tách nhiệm của lãnh đạo văn phịng trong tổ chức và quản lý cơng tác văn thư
lưu trữ tại cơ quan tổ chức” là đề tài đang cần nghiên cứu tìm hiểu nhất để vận
dụng và bổ sung kiến thức đã được học. Nội dung đề tài được khảo sát tại cơ
quan là văn phòng UBND huyện Đơng Hưng, tỉnh Thái Bình.
2. Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu:
Thực trạng cơng tác văn thư lưu trữ .
Vai trị của lãnh đạo văn phòng trong tổ chức và quản lý cơng tác văn thư
lưu trữ.
- Mục đích nghiên cứu:
Mục đích nghiên cứu của bài đề tài này chính là dựa trên đặc điểm, tình
hình thực tế của Văn phịng tại UBND huyện Đơng Hưng từ đó để mọi cơ quan,
1


tổ chức, doanh nghiệp có thể hiểu được tầm quan trọng của công tác văn thư
lưu trữ trong cơ quan tổ chức, vai trò trách nhiệm của lãnh đạo văn phịng trong
tổ chức và quản lý cơng tác văn thư lưu trữ.
Đồng thời phân tích chỉ ra những ưu điểm và nhược điểm của lãnh đạo
văn phòng trong tổ chức và quản lý công tác văn thư lưu trữ để từ đó đưa ra
những giải pháp nhằm hồn thiện vai trò của nhà quản trị văn phòng.
- Nhiệm vụ nghiên cứu:
Nghiên cứu Vai trò của lãnh đạo văn phòng trong tổ chức và quản lý công
tác văn thư lưu trữ tại UBND huyện Đơng Hưng, tỉnh Thái Bình.
Khảo sát, phân tích, đánh giá ưu nhược điểm của cơng tác văn thư lưu trữ.
Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng trong công tác tổ chức
và quản lý công tác văn thư lưu trữ tại UBND huyện Đông Hưng, tỉnh Thái
Bình.
3. Cơ sở phương pháp luận và các Phương pháp nghiên cứu được sử

dụng.
Phương pháp thu thập thông tin.
Phương pháp quan sát.
Phương pháp phân tích tổng hợp.
Phương pháp nghiên cứu tài liệu.
4.Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài.
Ý nghĩa của bài tập này giúp tơi có cơ hội khảo sát và tìm hiểu sâu hơn về
tình hình thực tế tại UBND huyện Đơng Hưng cũng như vai trị của văn phịng
trong cơng tác hoạch địnvăn thư lưu trữ tại UBND huyện Đông Hưng.
Trên cơ sở phân tích tài liệu và khảo sát thực tế tơi đã phân tích, chỉ ra và
những phương pháp phù hợp với thực tế của địa phương nhằm khắc phục nhưng
hạn chế cịn tồn tại.
Góp phần mở rộng số lượng đề tài nghiên cứu về cơng tác văn phịng.
Đề tài này có thể trở thành tài liệu chuyên ngành dùng để nghiên cứu,
tham khảo khi cần thiết.

2


5.Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, phần nội dung của đề tài được kết cấu với
3 chương, cụ thể như sau:
Chương 1: Khát quát về tổ chức và hoạt động của UBND huyện Đông
Hưng, tỉnh Thái Bình.
Chương 2: Trách nhiệm của Lãnh đạo văn phịng trong công tác tổ
chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ tại UBND huyện Đơng Hưng, tỉnh
Thái Bình.
Chương 3: Một số giải pháp nâng cao chất lượng trong công tác tổ
chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ tại UBND huyện Đơng Hưng, tỉnh
Thái Bình.

3


CHƯƠNG I .
KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UBND HUYỆN
ĐƠNG HƯNG, TỈNH THÁI BÌNH
1.1, Lịch sử hình thành
Huyện Đơng Hưng, tỉnh Thái Bình ngày nay được thành lập theo Quyết
định số 93-CP ngày 17/6/1969 của Hội đồng Chính phủ trên cơ sở sáp nhập hai
huyện Đơng Quan và huyện Tiên Hưng. Sau khi thành lập, huyện có 47 xã, gồm
22 xã của huyện Tiên Hưng và 25 xã của huyện Đông Quan (huyện Tiên Hưng
tách 05 xã sáp nhập vào huyện Hưng Hà). Ngày 02 tháng 02 năm 1986, Hội
đồng Bộ trưởng ra Quyết định số 159/HĐBT thành lập thị trấn Đông Hưng.
Ngày 20/03/1986, Hội đồng Bộ trưởng tách 04 xã về thị xã Thái Bình. Hiện nay
đơn vị hành chính của huyện Đơng Hưng gồm 43 xã và 01 thị trấn.
Huyện Đơng Hưng nằm ở phía bắc tỉnh Thái Bình. Phía Bắc giáp huyện
Quỳnh Phụ, phía năm giáp sông Trà Lý (đối ngạn là huyện Vũ Thư), phía Đơng
giáp huyện Thái Thụy, phía Tây giáp huyện Hưng Hà.
Trung tâm huyện lỵ Đông Hưng cách trung tâm thành phố Thái Bình 10
km.
Huyện Đơng Hưng có diên tích đất tự nhiên 19835,08 km2.
Dân số: 252.728 người
1.2. Cơ cấu tổ chức
UBND huyện Đơng Hưng là cấp chính quyền cao nhất của huyện Đơng
Hưng. UBND huyện bao gồm các phịng ban trực thuộc:
1. Văn phòng HĐND-UBND huyện
2. Phòng Nội vụ
3. Phịng Nơng nghiệp và PTNT
4. Phịng Cơng Thương

5. Phịng Tài ngun và Mơi trường
6. Thanh tra huyện
7. Phịng Tư pháp
8. Phòng Y tế
4


9. Phịng Giáo dục và Đào tạo
10. Phịng Văn hố và thơng tin
11. Phịng Lao động TB và xã hội
12. Phịng Tài chính - Kế hoạch
Hiện nay, Ban lãnh đạo UBND huyện Đơng Hưng gồm các Đồng chí:
- Đồng chí Nguyễn Tiến Hưng – Chủ tịch UBND huyện
- Đồng chí Phạm Văn Hằng – Phó chủ tịch thường trực UBND huyện
- Đồng chí Hồng Văn Kiếm – Phó Chủ tịch UBND huyện
- Đồng chí Bùi Văn Hn – Phó Chủ tịch UBND huyện
1.3, Chức năng nhiệm vụ của UBND huyện Đông Hưng
1.3.1. Chức năng
Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hội
đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm
trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản
của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp
nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng
cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,
góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà
nước từ trung ương tới cơ sở.
1.3.2. Nhiệm vụ
a. Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm

vụ, quyền hạn sau đây:
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng
nhân dân cùng cấp thơng qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ
chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó;
- Lập dự tốn thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân
sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết tốn
ngân sách địa phương; lập dự tốn điều chỉnh ngân sách địa phương trong
5


trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo
Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;
- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban
nhân dân xã, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết
của Hội đồng nhân dân xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quy
định của pháp luật;
- Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn.
b. Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất
đai, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thơng qua các chương
trình khuyến khích phát triển nơng nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương
và tổ chức thực hiện các chương trình đó;
- Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển
dịch cơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai thác
lâm sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thuỷ sản;
- Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia
đình, giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp
luật;
4.- Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của Uỷ ban nhân dân
xã, thị trấn;

- Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, các cơng trình
thuỷ lợi vừa và nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông trên địa bàn theo quy định của
pháp luật.
c. Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân
huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kế
hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện;
- Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp,
dịch vụ ở các xã, thị trấn;
- Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống,
6


sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu; phát triển cơ sở chế biến
nông, lâm, thuỷ sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của Uỷ ban
nhân dân tỉnh.
d. Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân huyện
thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây
dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện; quản lý việc thực hiện
quy hoạch xây dựng đã được duyệt;
- Quản lý, khai thác, sử dụng các cơng trình giao thơng và kết cấu hạ tầng
cơ sở theo sự phân cấp;
- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực
hiện pháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lý
đất ở và quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;
- Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân
cấp của Uỷ ban nhân dân tỉnh.
đ. Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch, Uỷ ban nhân dân huyện
thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

-. Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm tra
việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và du
lịch trên địa bàn huyện;
- Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt
động thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;
- Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương
mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn.
e. Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hố, thơng tin và thể dục thể
thao, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hố, giáo dục, thơng
tin, thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau
khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
- Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ
7


cập giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ
chức các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa
bàn; chỉ đạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên,
quy chế thi cử;
- Quản lý các cơng trình cơng cộng được phân cấp; hướng dẫn các phong
trào về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hố - thơng tin, thể dục thể
thao; bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hố và danh lam thắng
cảnh do địa phương quản lý;
- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế,
trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch
bệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương
tựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số và kế hoạch
hố gia đình;
- Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hành

nghề y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm;
- Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động;
tổ chức thực hiện phong trào xố đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ
thiện, nhân đạo.
f. Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường, Uỷ ban
nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụ
sản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương;
- Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu quả
thiên tai, bão lụt;
- Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và
chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa bàn
huyện; ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tại
địa phương.
g. Trong lĩnh vực quốc phịng, an ninh và trật tự, an tồn xã hội, Uỷ ban
nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
8


- Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang
và quốc phịng tồn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện;
quản lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự
vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ;
- Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhập
ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường
hợp vi phạm theo quy định của pháp luật;
- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an tồn xã hội, xây
dựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước;
thực hiện các biện pháp phịng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các
hành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương;

- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý
hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;
- Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ
an ninh, trật tự, an tồn xã hội.
h. Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tơn giáo, Uỷ ban
nhân dân huyện có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và tôn
giáo;
- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế
hoạch, dự án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộc
thiểu số, vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt;
- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tơn
giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tơn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nào
của công dân ở địa phương;
- Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng,
tơn giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của pháp
luật và chính sách của Nhà nước theo quy định của pháp luật.
i. Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những
nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
9


- Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc
chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà
nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp;
- Tổ chức thực hiện và chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các
biện pháp bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội,
tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền
và lợi ích hợp pháp khác của công dân;
- Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;

- Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của pháp
luật;
- Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước; tổ
chức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của cơng dân;
hướng dẫn, chỉ đạo cơng tác hồ giải ở xã, thị trấn.
k. Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính, Uỷ
ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng
nhân dân theo quy định của pháp luật;
- Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan
chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp mình theo hướng dẫn của Uỷ ban nhân
dân cấp trên;
- Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp
của Uỷ ban nhân dân cấp trên;
- Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện;
- Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành
chính ở địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thơng qua để trình cấp
trên xem xét, quyết định.
1.4. Văn phịng UBND-HĐND huyện Đơng Hưng
1.4.1, Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của Văn phịng UBND và HĐND huyện Đơng Hưng hiện
nay gồm có 13 công chức chuyên trách và 01 cán bộ hợp đồng.
10


Bộ máy lãnh đạo Văn phịng gồm các đồng chí:
* Trần Đức Cường - Chánh Văn phòng HĐND-UBND huyện
* Nguyễn Minh Báu - Phó Chánh Văn phịng HĐND-UBND huyện
* Phạm Đình Ánh - Phó Chánh Văn phịng HĐND-UBND huyện
1.4.2, Vị trí, chức năng

- Văn phịng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện là cơ quan
chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, có chức năng tham mưu tổng hợp
cho Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân về hoạt động của Hội đồng nhân
dân, Ủy ban nhân dân; tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân về chỉ đạo, điều
hành của Chủ tịch Ủy ban nhân dân; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt
động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và các cơ quan nhà nước ở địa
phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Hội đồng nhân dân
và Ủy ban nhân dân.
Đối với các huyện có đồng bào dân tộc thiểu số sinh sống, Văn phòng Hội
đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân thực hiện
chức năng quản lý nhà nước về công tác dân tộc;
- Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân có tư cách pháp
nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên
chế và công tác của Ủy ban nhân dân huyện đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra,
hướng dẫn về chun mơn, nghiệp vụ của Văn phịng Ủy ban nhân dân huyện.
1.4.3. Nhiệm vụ và quyền hạn:
* Đối với chức năng là cơ quan chuyên môn của Ủy ban nhân dân;
- Trình Ủy ban nhân dân huyện chương trình làm việc, kế hoạch công tác
hàng tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của Ủy ban nhân dân huyện. Đơn
đốc, kiểm tra các phịng, ban chun mơn, Ủy ban nhân dân cấp xã, thị trấn việc
thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy
ban nhân dân huyện sau khi được phê duyệt; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra công
tác phối hợp giữa các phịng chun mơn, Ủy ban nhân dân xã, thị trấn theo quy
định của pháp luật;
- Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉ
11


đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện theo
quy định của pháp luật. Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất

được giao theo quy định của pháp luật;
- Trình Ủy ban nhân dân huyện quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm,
các chương trình, dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng Ủy ban nhân dân
huyện;
- Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo phân công của Chủ
tịch Ủy ban nhân dân huyện; theo dõi, đơn đốc các phịng, ban chun mơn, Ủy
ban nhân dân cấp xã soạn thảo, chuẩn bị các đề án được phân cơng phụ trách;
- Có ý kiến thẩm tra độc lập đối với các đề án, dự thảo văn bản của các
phịng, ban chun mơn, Ủy ban nhân dân xã, thị trấn trước khi trình Ủy ban
nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện xem xét, quyết định;
- Giúp Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện giữ mối quan
hệ phối hợp công tác với Huyện uỷ, Thường trực Huyện ủy, Thường trực Hội
đồng nhân dân, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc huyện, các đoàn thể nhân dân cấp
huyện, và các cơ quan, tổ chức của Trung ương, của thành phố đóng trên địa bàn
địa phương;
- Tổ chức cơng bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của Ủy ban nhân dân
huyện; các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên có liên
quan. Giúp Ủy ban nhân dân huyện phối hợp với các cơ quan chức năng theo
dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó tại các phịng chun mơn,
Ủy ban nhân dân xã, thị trấn;
- Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của Ủy ban nhân dân, Chủ
tịch Ủy ban nhân dân huyện; công tác công văn, giấy tờ, văn thư, hành chính,
lưu trữ, tin học hố hành chính nhà nước của Ủy ban nhân dân huyện;
- Trình Ủy ban nhân dân huyện chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện
cơng tác cải cách hành chính nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng Ủy ban
nhân dân huyện;
- Phối hợp với Phòng Nội vụ, hướng dẫn Ủy ban nhân dân xã, thị trấn về
nghiệp vụ hành chính, văn thư, lưu trữ, tin học hố quản lý hành chính nhà nước
12

theo quy định của pháp luật;
- Giải quyết khiếu nại, tố cáo, thực hiện cơng tác phịng, chống tham
nhũng, lãng phí trong phạm vi quản lý của Văn phịng Ủy ban nhân dân huyện
theo quy định của pháp luật và phân công của Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện;
- Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động của
Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện; bảo đảm điều kiện hoạt
động của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện và các tổ chức có
liên quan theo quy định của Ủy ban nhân dân huyện;
- Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức,
viên chức của cơ quan;
- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức và tài
sản, trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật được giao theo quy định của pháp luật
và phân cấp quản lý của Ủy ban nhân dân huyện;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban
nhân dân huyện giao.
* Đối với việc tổ chức phục vụ hoạt động của Hội đồng nhân dân, Thường
trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân và đại biểu Hội đồng nhân
dân huyện, Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện có các
nhiệm vụ sau đây:
- Tham mưu xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch hoạt động hàng
tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội
đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân; tổ chức phục vụ việc thực hiện
chương trình, kế hoạch đã được phê duyệt;
- Tham mưu, phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân điều hành công
việc chung của Hội đồng nhân dân; điều hoà, phối hợp hoạt động các Ban của
Hội đồng nhân dân; bảo đảm việc thực hiện quy chế hoạt động của Hội đồng
nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân, nội quy
kỳ họp Hội đồng nhân dân; giúp Thường trực Hội đồng nhân dân giữ mối liên
hệ với Tổ đại biểu và đại biểu Hội đồng nhân dân; phục vụ Hội đồng nhân dân,

Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân trong hoạt động
13


đối ngoại;
- Giúp Thường trực Hội đồng nhân dân xây dựng chương trình, tổ chức
phục vụ kỳ họp Hội đồng nhân dân, cuộc họp của Thường trực Hội đồng nhân
dân và Ban của Hội đồng nhân dân; đôn đốc cơ quan, tổ chức hữu quan chuẩn bị
tài liệu phục vụ kỳ họp Hội đồng nhân dân, cuộc họp của Thường trực Hội đồng
nhân dân, cuộc họp Ban của Hội đồng nhân dân;
- Giúp Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân xây
dựng báo cáo công tác; phục vụ Ban của Hội đồng nhân dân thẩm tra đề án, báo
cáo, dự thảo nghị quyết; giúp Thư ký kỳ họp Hội đồng nhân dân hoàn chỉnh
Nghị quyết của Hội đồng nhân dân; giúp Thường trực Hội đồng nhân dân hoàn
thiện các nghị quyết của Hội đồng nhân dân;
- Phục vụ Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của
Hội đồng nhân dân và đại biểu Hội đồng nhân dân trong hoạt động giám sát;
theo dõi, đôn đốc cơ quan, tổ chức và cá nhân thực hiện kiến nghị trong kết luận
giám sát;
- Phục vụ Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của
Hội đồng nhân dân và đại biểu Hội đồng nhân dân tiếp công dân, tiếp nhận, xử
lý kiến nghị, đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân; theo dõi, đôn đốc việc giải
quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân;
- Phối hợp với cơ quan, tổ chức hữu quan phục vụ đại biểu Hội đồng nhân
dân tiếp xúc cử tri; giúp Thường trực Hội đồng nhân dân tổng hợp ý kiến, kiến
nghị của cử tri và gửi cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xem xét giải quyết;
- Phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân tổ chức lấy ý kiến đóng góp
vào dự án Luật, dự án Pháp lệnh và các văn bản khác theo yêu cầu của Thường
trực Hội đồng nhân dân huyện;
- Phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân trong công tác bầu cử đại biểu

Quốc hội và bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp; phê chuẩn kết quả bầu
Chủ tịch, Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân xã, thị trấn;
- Phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân
trong công tác giao ban, trao đổi kinh nghiệm, bồi dưỡng kỹ năng hoạt động cho
14


đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp.
- Phục vụ Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của
Hội đồng nhân dân giữ mối liên hệ công tác với các cơ quan thành phố và
huyện, Thường trực Huyện ủy, Ủy ban nhân dân, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt
Nam, Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân và các cơ quan, tổ chức, đoàn
thể ở địa phương;
- Phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân lập dự tốn kinh phí hoạt động
hàng năm, tổ chức thực hiện, quản lý kinh phí hoạt động của Hội đồng nhân
dân;
- Bảo đảm cơ sở vật chất, hoạt động nghiên cứu khoa học, cơng tác hành
chính, lưu trữ, lễ tân và điều kiện hoạt động của Hội đồng nhân dân, Thường
trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân, Tổ đại biểu Hội đồng nhân
dân và đại biểu Hội đồng nhân dân; phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân
thực hiện chế độ, chính sách đối với đại biểu Hội đồng nhân dân;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực Hội đồng nhân dân giao.
TIỂU KẾT
Bộ máy của UBND huyện Đơng Hưng nói chung và Văn phịng UBND –
HĐND huyện Đơng Hưng được tổ chức theo quy định của pháp luật, đảm bảo
tốt nhất cho việc hoạt động cũng như quản lý.Việc sắp xếp cán bộ, phân chia các
phòng ban và quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cho từng vị trí cơng
việc rất rõ ràng, cụ thể tạo được thuận lợi trong giải quyết cơng việc cho cán bộ
cơng chức.
Đây là mơ hình cơ cấu truyền thống của các cơ quan quyền lực Nhà nước

ở nước ta. Ngoài những ưu điểm kể trên thì việc quản lý theo mơ hình này khá
bó buộc khơng phát huy được tối đa tính sáng tạo của cán bộ cơng chức, gây
tình trạng “lãng phí” năng lực của cán bộ công chức.

15


CHƯƠNG II
TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHỊNG TRONG CƠNG TÁC
TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI UBND
HUYỆN ĐƠNG HƯNG
2.1 Cơ sở lý luận
2.1.1 Khái niệm
Cơng tác văn thư là tất cả các cơng việc có liên quan đến công văn giấy
tờ, bắt đầu từ khi thảo văn văn bản (đối với bản đi) hoặc từ khi tiếp nhận (đối
với văn bản đến) đến khi giải quyết xong công việc, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ
vào lưu trữ cơ quan.
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất
cả các lý luận thực tiễn và pháp chế liên quan đến việc tổ chức khoa học tài
liệu,
bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý,
nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân.
Nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ bao gồm: Xây
dựng ban hành và chỉ đạo hướng dẫn thực hiện các văn bản Quy phạm pháp luật
về công tác văn thư, lưu trữ; xây dựng và chỉ đạo và thực hiện quy hoạch, kế
hoạch phát triển lưu trữ; quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ quốc gia; thống kê
nhà nước về lưu trữ; quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư; quản lý
nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác văn thư,
lưu trữ; quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ , công chức, viên chức văn thư; quản
lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư, lưu trữ; thanh tra, kiểm

tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý quy phạm pháp luật về công tác văn thư,
lưu trữ; sơ kết, tổng kết văn thư, lưu trữ; hợp tác quốc tế trong lĩnh vực văn thư,
lưu trữ.
2.1.2 Vai trị của cơng tác tổ chức, quản lý cơng tác văn thư lưu trữ
Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp
những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh
tế, văn hóa, xã hội. Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ,
16


những bằng chứng phục vụ cho hoạt động của các cơ quan.
Giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc và giải
quyết, xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân. Hồ
sơ, tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra cơng việc một cách có hệ
thống, qua đó cán bộ, cơng chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần
thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: Năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng
là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước hiện nay.
Tạo cơng cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ
chức, cá nhân góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ
quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra, giám sát.
Góp phần bảo vệ bí mật những thơng tin có liên quan đến cơ quan, tổ
chức, doanh nghiệp và các bí mật quốc gia.
2.2 Trách nhiệm của Lãnh đạo văn phòng trong tổ chức, quản lý công
tác văn thư lưu trữ
2.2.1 Trách nhiệm của lãnh đạo văn phịng trong cơng tác tổ chức
thiết lập bộ phận văn thư lưu trữ cho cơ quan
UBND huyện Đơng Hưng là cơ quan hành chính nhà nước của huyện
Đông Hưng nên cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ được thực hiện theo
Luật tổ chức chính quyền địa phương. Tuy nhiên căn cứ vào tình hình thực tế
của địa phương mà tổ chức, xây dựng các phòng ban, bộ phận cho phù hợp, đảm

bảo sự hoạt động hiệu quả.
Chánh Văn phịng có trách nhiệm tham mưu, đề xuất việc xây dựng bộ
phận văn thư lưu trữ cho Chủ tịch UBND huyện. Để lãnh đạo cơ quan đồng ý
việc xây dựng bộ phận văn thư lưu trữ chuyên trách thì Chánh văn phịng cần
chỉ ra cho lãnh đạo UBND huyện thấy được vai trò và tầm quan trọng của công
tác văn thư lưu trữ trong cơ quan hành chính nhà nước.
Khơng ít lãnh đạo cơ quan cho rằng công tác văn thư, lưu trữ chỉ là công
việc sự vụ, giấy tờ, khơng quan trọng đã có những đánh giá không đúng đối với
tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ cũng như những người làm công tác
văn thư, lưu trữ.
17


Chánh văn phòng là người chịu trách nhiệm lập tờ trình trình Chủ tịch
UBND huyện đề án xây dựng bộ phận văn thư lưu trữ của cơ quan. Đề án cần
nêu bật lên được vai trò, tầm quan trọng của bộ phận văn thư lưu trữ cơ quan,
các điều kiện cần thiết để xây dựng được bộ phận văn thư lưu trữ (bao gồm nhân
lực, vật lực, kinh phí hoạt động).
Sau khi được Chủ tịch UBND huyện phê duyệt đề án, Chánh văn phịng
chịu trách nhiệm hồn tất các thủ tục giấy tờ có liên quan đến việc thành lập bộ
phận văn thư lưu trữ như Quyết định thành lập,…
Như vậy Chánh văn phịng là người có vai trị vơ cùng quan trọng trong
việc xây dựng bộ phận văn thư lưu trữ của cơ quan, là người trực tiếp thực hiện
cũng như chỉ đạo và quản lý việc xây dựng thành công bộ phận văn thư lưu trữ
cơ quan.
Quy mô, cơ cấu, quy chế hoạt động của bộ phận văn thư lưu trữ được xây
dựng cần phù hợp với quy định của pháp luật, yêu cầu công việc của cơ quan
cũng như thống nhất chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan. Việc thành lập bộ phận văn
thư lưu trữ của UBND huyện được thực hiện theo Thông tư số 02/2010 ngày
28/04/2010 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ

chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính
phủ và Ủy ban nhân dân các cấp
Tại UBND huyện Đông Hưng hiện nay bộ phận văn thư đã được thành
lập và đi vào hoạt động từ nhiều năm, đem lại hiệu quả rõ rệt, đóng góp chung
vào q trình hoạt động và giải quyết cơng việc chung của tồn cơ quan. Qua
tìm hiểu tơi được biết, bộ phận văn thư lưu trữ hiện nay tại UBND huyện Đông
Hưng được thành lập dựa trên quy định của pháp luật, sự chỉ đạo của sở Nội vụ
tỉnh Thái Bình cũng như lãnh đạo huyện Đơng Hưng. Chánh văn phịng và các
chun viên của Văn phòng HĐND huyện là người chịu trách nhiệm xây dựng,
đứng đầu trong việc thực hiện và quản lý trực tiếp là đồng chí Chánh văn phịng.
2.2.2 Trách nhiệm của lãnh đạo văn phịng trong cơng tác tuyển dụng
cán bộ văn thư lưu trữ
Nhân lực luôn là nguồn lực tối quan trọng cho bất kỳ bộ phận, phòng ban
18


cũng như tổ chức, cơ quan nào, bộ phận văn thư lưu trữ cơ quan cũng khơng
ngoại lệ, khơng có cán bộ làm cơng tác văn thư thì khơng thể thành lập được bộ
phận văn thư lưu trữ.
Cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ tại các cơ quan nhà nwosc như
UBND huyện Đông Hưng cần đảm bảo các u cầu về phẩm chất chính trị, về
trình độ chun môn năng lực công tác, sự thận trọng trong công việc.
Chánh văn phòng là người đứng đầu chịu trách nhiệm trong công tác
tuyển dụng cán bộ làm văn thư lưu trữ. Việc tuyển dụng cán bộ bao gồm tất cả
các nội dung cơng việc:
- Xây dựng u cầu cần có đối với nhân sự làm công tác văn thư lưu trữ.
- Xây dựng thông báo tuyển dụng.
- Tổ chức phỏng vẫn tuyển dụng.
- Khảo sát dánh giá hồ sơ tuyển dụng.
- Soạn thảo Quyết định tuyển dụng.

Chánh văn phịng có thể thực hiện hoặc giao quyền, phân công thực hiện
các công việc liên quan đến tuyển dụng. Tuy nhiên Chánh văn phòng phải là
người chịu trách nhiệm cao nhất trước lãnh đạo UBND huyện trong việc tuyển
dụng cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ cho cơ quan. Tất cả các bước trong
việc tuyển dụng đều phải được thực hiện và kiểm tra 1 cách nghiêm túc để có
được đội ngũ nhân sự chất lương, làm việc hiệu quả.
Hiện tại, UBND huyện Đơng Hưng có 1 cán bộ phụ trách công tác văn
thư lưu trữ chuyên trách. Tuy nhiên cán bộ đó lại khơng phải người được đào tạo
chun môn về văn thư lưu trữ mà được đào tạo chun mơn chính quy ngành
sư phạm âm nhạc, sau đó được bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư lưu trữ ngắn hạn.
điều này làm ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng công tác văn thư lưu trữ tại
UBND huyện Đông Hưng. Công tác quản lý của Chánh văn phong cũng gặp
nhiều khó khăn hơn.
2.2.3 Trách nhiệm của lãnh đạo văn phịng trong công tác tổ chức, xây
dựng các văn bản của cơ quan về văn thư lưu trữ.
Các văn bản giấy tờ có liên quan đến cơng tác văn thư lưu trữ của UBND
19


huyện Đơng Hưng hiện nay Hướng dẫn về quy trình thực hiện công tác văn thư,
Kế hoạch công tác văn thư lưu trữ hàng năm.
Chánh văn phòng giao trách nhiệm cho cán bộ văn thư lưu trữ kết hợp với
chuyên viên văn phịng soạn thảo các văn bản có liên quan đến công tác văn thư
lưu trữ của cơ quan để trình Chủ tịch UBND huyện phê duyệt. Chánh văn phịng
chịu trách nhiệm về thể thức, nội dung và tính pháp lý của các văn bản đó trước
lãnh đạo UBND huyện.
Qua quan sát tìm hiểu tại văn phịng UBND huyện Đông Hưng tôi nhận
thấy các văn bản về công tác văn thư lưu trữ tại đây là các văn bản đúng theo
quy định và hướng dẫn của Bộ nội vụ. Tuy nhiên các Kế hoạch hoạt động hàng
năm còn chung chung, năm sau giống năm trước thiếu sự đổi mới sáng tạo.

2.2.4 Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức
hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá về văn thư lưu trữ.
Chánh văn phòng là người đứng đầu văn phòng, là người chịu trách
nhiệm cao nhất về các hoạt động của văn phịng trong đó có hoạt động văn thư
lưu trữ. Để công tác tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá về văn thư
lưu trữ đạt hiệu quả cao thì trước tiên Chánh văn phịng phải là người có trình độ
chun mơn, am hiểu về công tác văn thư lưu trữ cũng như công tác quản lý
hoạt động văn thư lưu trữ.
Để nâng cao chất lượng đội ngũ làm công tác văn thư lưu trữ cũng như
chất lượng của công tác văn thư lưu trữ thì cần thường xun có những lớp tập
huấn về nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ. Chánh văn phòng chịu trách nhiệm
chỉ đạo việc Xây dựng kế hoạch bồi dưỡng và tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ văn
thư lưu trữ.
Tại UBND huyện Đơng Hưng, đồng chí Trần Đức Cường – Chánh văn
phòng UBND-HĐND huyện là một người có năng lực wuanr lý tốt cũng như có
nghiệp vụ về cơng tác văn thư lưu trữ, nên ngồi việc cử cán bộ đi bồi dưỡng
chuyên ngành tại các cơ sở đào tạo chính quy. Hàng ngày trong cơng tác đồng
chí cũng thường xuyên là người trực tiếp hướng dẫn nghiệp vụ cho cán bộ làm
công tác văn thư lưu trữ tại cơ quan, cũng như là cán bộ văn thư lưu trữ tại các
20