Công tác quản lý văn bản tại Công ty TNHH Kỹ thuật Quản lý bay

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đề tài nghiên cứu “ Công ty TNHH Kỹ thuật Quản lý
bay” là đúng sự thật. Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về các nội dung
trong đề tài đã nghiên cứu.


LỜI CẢM ƠN
Trong thời gian nghiên cứu đề tài “ Công tác quản lý văn bản tại Công ty
TNHH Kỹ thuật Quản lý bay”, tôi xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình
của công ty nói chung và bộ phận văn thư.
Bên cạnh đó, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến TS. Vũ Ngọc Hoa
-giảng viên bộ môn “Phương pháp nghiên cứu khoa học” đã trang bị cho tôi
những kiến thức cơ bản cần có để hoàn thành nghiên cứu này.
Xin chân thành cảm ơn!
Ngày 09 tháng 8 năm 2017


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN................................................................................................1
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................2
MỤC LỤC............................................................................................................1
LỜI CAM ĐOAN................................................................................................1
PHẦN MỞ ĐẦU..................................................................................................1
1.Lý do chọn đề tài..............................................................................................................................1
2.Lịch sử vấn đề nghiên cứu...............................................................................................................1
3.Mục tiêu nghiên cứu........................................................................................................................1
4.Phạm vi nghiên cứu..........................................................................................................................2
5.Phương pháp nghiên cứu................................................................................................................2
6.Đối tượng nghiên cứu......................................................................................................................2

7.Bố cục...............................................................................................................................................2

Chương 1..............................................................................................................2
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ KHÁI
QUÁT VỀ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN KỸ THUẬT QUẢN LÝ
BAY.......................................................................................................................2
1.1.Lý luận chung về công tác quản lí văn bản...................................................................................2
1.1.1.Một số khái niệm và vai trò của công tác quản lý văn bản.......................................................2
1.1.2.Quy trình quản lý văn bản đến..................................................................................................3
1.1.3.Quản lý văn bản đến..................................................................................................................6
1.2.Khái quát về Công ty TNHH Kỹ thuật Quản lý bay........................................................................8
1.2.1. Một số nét về Công ty TNHH Kỹ thuật Quản lý bay.................................................................9
1.2.2.Chức năng, nhiệm vụ , quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Kỹ thuật Quản lý
bay......................................................................................................................................................10
Tiểu kết..............................................................................................................................................12

Chương 2............................................................................................................12
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÔNG TY
TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN KỸ THUẬT QUẢN LÝ BAY.........................12
2.1 Tình hình quản lý văn bản tại Công ty TNHH Kỹ thuật Quản lý bay giai đoạn 2014 – 2016.....12
2.2. Quy trình quản lý văn bản của Công ty TNHH Kỹ thuật Quản lý bay........................................13
2.2.1. Quy trình quản lý văn bản đến...............................................................................................13


2.2.2. Quy trình giải quyết văn bản đi..............................................................................................17
2.2.3. Quản lý văn bản mật...............................................................................................................22
2.2.4. Quản lý và sử dụng con dấu...................................................................................................24
Tiểu kết:.............................................................................................................................................26

Chương 3............................................................................................................27

MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ
CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÔNG TY TNHH KỸ THUẬT
QUẢN LÝ BAY..................................................................................................27
3.1 Nhận xét......................................................................................................................................27
3.1.1. Ưu điểm...................................................................................................................................27
3.1.2. Hạn chế....................................................................................................................................27
3.2 Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản tại Công ty TNHH Kỹ thuật
Quản lý bay........................................................................................................................................28
3.2.1. Hoàn thiện các quy định về công tác văn thư........................................................................28
3.2.2. Về vấn đề nhân sự...................................................................................................................28
3.2.3. Tăng cường đầu tư về cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác.................................28
3.2.4. Tăng cường nâng cao chất lượng trong công tác quản lý văn bản........................................29
Tiểu kết:.............................................................................................................................................29

KẾT LUẬN........................................................................................................30
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................30
PHỤ LỤC...........................................................................................................33


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong hoạt động hằng ngày của các cơ quan, tổ chức văn bản được coi
như là một sản phẩm của quá trình quản lý và thực hiện các chức năng, nhiệm
vụ giai quyết công việc của mỗi cơ quan, tổ chức. Quản lý là một quá trình và
văn bản từ khâu soạn thảo đến khâu ban hành cũng được tổ chức và đi theo quá
trình cụ thể. Từ đó góp phần tham gia và hỗ trợ vào việc duy trì, triển khai thực
hiện các hoạt động của cơ quan, tổ chức. Công tác quản lý văn bản là một vấn đề
luôn được chú trọng vì nhằm mục đích đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý
của cơ quan, tổ chức; phục vụ các tư liệu, tài liệu cho quá trình giải quyết công
việc; góp phần gìn giữ những căn cứ, bằng chứng quan trọng, những thông tin bí

mật trong hoạt động của cơ quan. Do đó làm tốt công tác quản lý văn bản cũng
là tiền đề để đảm bảo cho hoạt động quản lý diễn ra thông suốt; đảm bảo hiệu
lực, hiệu quả quản lý hành chính của cơ quan, tổ chức.
Tôi là sinh viên của Lưu trữ học cho nên tôi chọn công tác quản lý văn
bản tại Công ty TNHH Kỹ thuật Quản lý bay để ứng dụng những lý luận đã học
ở trường và kiểm chứng nó trong thực tế công việc.
Với tất cả những lí do trên tôi đã quyết định lựa chọn đề tài “ Công tác
quản lý văn bản tại Công ty TNHH Kỹ thuật Quản lý bay”.
2. Lịch sử vấn đề nghiên cứu
Giáo trình “Lí luận và phương pháp công tác văn thư” của PGS. Vương
Đình Quyền (2011) đã cung cấp cho tôi nội dung để làm chương 1 về cơ sở lý
thuyết.
Đề tài nghiên cứu khoa học “Giải pháp quản lý văn bản đi, văn bản đến
của các đơn vị trong hệ thống Kho bạc Nhà nước trên môi trường mạng” của
Thạc sĩ Bùi Thị Thư, Phó trưởng phòng-Phòng Hành chính lưu trữ, Văn phòng
Kho bạc Nhà nước.
Những công trình trên đã góp phần đưa ra cái nhìn khái quát về công tác
văn thư nói chung và quản lý văn bản nói riêng trong các cơ quan, tổ chức. Từ
đó góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn thư – quản lý văn bản them khoa
học và hoàn chỉnh.
3. Mục tiêu nghiên cứu
1


- Phân tích và tổng hợp cơ sở lý luận về công tác quản lý văn bản
- Tìm hiều thực trạng công tác quản lý văn bản tại Công ty TNHH Kỹ
thuật Quản lý bay.
- Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn
bản tại Công ty TNHH Kỹ thuật Quản lý bay.
4. Phạm vi nghiên cứu

Không gian: Bài tiểu luận tập trung nghiên cứu tại Công ty TNHH Kỹ
thuật Quản lý bay.
Thời gian: Công tác quản lý văn bản của Công ty TNHH Kỹ thuật Quản
lý bay từ năm 2014 đến năm 2016.
5. Phương pháp nghiên cứu
-

Phương pháp thu thập thông tin;
Phương pháp nghiên cứu tài liệu;
Phương pháp khảo sát thực tế;
Phương pháp phỏng vấn;
Phương pháp xử lí thông tin;
Phương pháp phân tích, tổng hợp, logic.

6. Đối tượng nghiên cứu
Công tác quản lý văn bản tại Công ty TNHH Kỹ thuật Quản lý bay.
7. Bố cục
Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục, đề tài gồm
3 chương:
Chương 1. Cơ sở lý luận về công tác quản lý văn bản và khái quát về
Công ty TNHH Kỹ thuật Quản lý bay.
Chương 2. Thực trạng công tác quản lý văn bản tại Công ty TNHH Kỹ
thuật Quản lý bay.
Chương 3. Một số nhận xét và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công
tác quản lý văn bản tại Công ty TNHH Kỹ thuật Quản lý bay.
Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ KHÁI
QUÁT VỀ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN KỸ THUẬT QUẢN LÝ
BAY
1.1. Lý luận chung về công tác quản lí văn bản

1.1.1. Một số khái niệm và vai trò của công tác quản lý văn bản
2


Văn bản là phương tiện ghi lại và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ hay
kí tự nhất định.
Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận,
chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong
hoạt động hằng ngày của cơ quan, tổ chức [1; Tr 277].
Văn bản đi là tất cả văn bản, giấy tờ do cơ quan soạn thảo, ban hành gửi
đến các cơ quan khác.
Văn bản đến là tất cả văn bản, giấy tờ do các cơ quan khác ban hành và
gửi tới.
Văn bản mật là văn bản có nội dung chứa đựng bí mật nhà nước, bí mật
cơ quan không được phổ biến và chỉ những người có trách nhiệm mới được đọc.
Văn bản ban hành nội bộ là văn bản do cơ quan ban hành nhưng chỉ sử
dụng trong nội bộ cơ quan, không gửi ra ngoài.
*Một số yêu cầu của việc quản lý văn bản:
Thống nhất việc tiếp nhận, ban hành, lưu giữ văn bản đi, đến ở bộ phân
văn thư cơ quan.
Hợp lí hóa quá trình luân chuyển văn bản đi, đến; theo dõi chặt chẽ việc
giải quyết văn bản, đảm bảo kịp thời, nhanh chóng, không để sót việc, chậm
việc.
Quản lý văn bản chặt chẽ, bảo đảm giữ gìn bí mật thông tin tài liệu; bảo
quản sạch sẽ và thu hồi đầy đủ, đúng hạn các văn bản có quy định thu hồi.
Phục vụ kịp thời các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu; Lập hồ sơ và nộp
hồ sơ, sổ sách văn thư vào lưu trữ hiện hành của cơ quan đúng thời hạn. Vai trò
của công tác quản lý văn bản
*Vai trò của công tác quản lý văn bản
Quản lý văn bản là công việc diễn ra hằng ngày, hằng giờ tại các cơ quan,

đơn vị. Nó là mạch máu đảm bảo quan hệ giữa các cơ quan với nhau và giữa các
cơ quan với nhân dân.
Bảo đảm cung cấp kịp thời, đầy đủ chính xác những thông tin cần thiết
phục vụ cho công tác lãnh đạo và quản lý của các cơ quan, đơn vị.
Giúp cho công việc được giải quyết một cách nhanh chóng, chính xác có
chất lượng, đúng đường lối chính sách, chế độ.
Lưu trữ lại những tài liệu phục vụ cho việc tra cứu, giải quyết, kiểm tra
cho công việc trước mắt và lâu dài.
1.1.2. Quy trình quản lý văn bản đến
3


* Tiếp nhận văn bản đến
- Tiếp nhận văn bản đến
+ Tất cả các tài liệu, văn bản đến được tập trung tại văn thư cơ quan để
đăng ký vào sổ hoặc cập nhật vào chương trình quản lý văn bản trên máy tính.
+ Kiểm tra kĩ số lượng phong bì, các thành phần ghi trên phong bì, dấu
niêm phong (nếu có), kiểm tra đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và kí nhận.
+ Đối với văn bản được chuyển qua máy Fax hoặc qua mạng, Văn thư
phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản.
- Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
+ Các văn bản đến được phân loại và bóc bì như sau:
Loại phải bóc bì: các bì văn bản gửi đến cho cơ quan tổ chức.
Loại không bóc bì: các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ mức độ mật hoặc
gửi đích danh cá nhân và tổ chức trong cơ quan Văn thư chuyển tiếp cho nơi
nhận.
Việc bóc bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Thông tư số
12/2002/TT-BCN(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn
thực hiện Nghị định 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ
quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước và quy định cụ thể

cuả cơ quan, tổ chức.
+ Việc bóc bì văn bản phải được thực hiện đảm bảo các yêu cầu sau:
Những bì có đóng dấu chỉ mức độ khẩn cấp phải được bóc trước để giải
quyết kịp thời;
Không ngây hư hại đối với văn bản, không bỏ sót văn bản trong bì,
không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện;
Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì,
nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với
phiếu gửi.
Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần phải kiểm tra,
xác minh [4; Tr. 3].
- Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến
Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư phải được đóng dấu
“Đến”; ghi số đến và ngày đến. Đối với văn bản đến được chuyển qua Fax và
qua mạng, trong trường hợp cần thiết, phải sao chụp hoặc in ra giấy và đóng dấu
“Đến”.
+ Những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại Văn thư (văn bản gửi
đích danh cho tổ chức đoàn thể, đơn vị hoặc cá nhân) thì chuyển cho nơi nhận
4


mà không phải đóng đấu “Đến”.
- Đăng ký văn bản đến
Văn bản đến được đăng ký bằng Sổ đăng ký văn bản đến hoặc Cơ sở dữ
liệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính.
+ Đăng ký văn bản đến bằng sổ
Lập Sổ đăng ký văn bản đến
Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định
việc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp bao gồm sổ các loại (trừ văn bản mật)
và sổ đăng ký văn bản mật đến;

Đăng ký văn bản đến: phải đăng ký đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông
tin cần thiết về văn bản;
+ Đăng ký văn bản đến bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy
vi tính
Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đến vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản
đến được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn
bản
* Trình, chuyển giao văn bản đến
- Trình văn bản đến
+Sau khi đăng ký văn bản đến, Văn thư phải trình kịp thời cho người
đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức
giao trách nhiệm (sau đây gọi chung là người có thẩm quyền) xem xét và cho ý
kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn
phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
+ Căn cứ nội dung của văn bản đến: các đơn vị, cá nhân, người có thẩm
quyền phân phối văn bản cho ý kiến chỉ đạo giải quyết và thời hạn giải quyết
văn bản (nếu cần).
- Chuyển giao văn bản đến
+Căn cứ vào ý kiến phân phối của người có thẩm quyền, Văn thư chuyển
giao văn bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết.
+Sau khi tiếp nhận văn bản đến, Văn thư đơn vị phải vào Sổ đăng ký,
trình người đứng đầu đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo
giải quyết (nếu có). Căn cứ vào ý kiến của người đứng đầu đơn vị. Văn thư đơn
vị chuyển văn bản đến cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết.
+ Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng,
Văn thư phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến như số đến và ngày đến của
5


bản Fax, văn bản chuyển qua mạng đã đăng ký trước đó và chuyển cho đơn vị

hoặc cá nhân đã nhận bản Fax, văn bản chuyển qua mạng.
* Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
- Giải quyết văn bản đến
+ Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải
quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ
quan, tổ chức. Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải giải quyết
trước.
+ Khi quyết định phương án giải quyết, đơn vị, cá nhân phải đính kèm
phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến đề xuất của đơn vị, cá nhân.
- Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
+ Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết phải được theo dõi,
đôn đốc về thời hạn giải quyết.
+ Người đứng đầu cơ quan, tổ chức được giao trách nhiệm thực hiện theo
dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
+ Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để báo cáo người được giao trách
nhiệm theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
+ Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm
theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.
1.1.3. Quản lý văn bản đến
* Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của
văn bản
Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Trước khi phát hành văn bản, văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản; nếu có sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải
quyết.
Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản
+ Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số
chung của cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp pháp
luật có quy định khác.
+ Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a,

Khoản 1, Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của
Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính như
sau:
Các loại văn bản: Chỉ thị (cá biệt), quyết định (cá biệt), quy định, quy chế,
6


hướng dẫn được đăng ký vào một số và một hệ thống số.
Các loại văn bản hành chính khác được đăng ký vào một hệ thống số
riêng.
+ Văn bản mật đi được đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng.
+ Viêc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo
quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV [2; Tr.3,4].
* Đăng ký văn bản đi
Văn bản đi được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đi hoặc Cơ sở dữ liệu
quản lý văn bản đi trên máy vi tính.
- Đăng ký văn bản đi bằng sổ
+ Lập sổ đăng ký văn bản đi
Căn cứ phương pháp ghi số và đăng ký văn bản đi được các cơ quan, tổ
chức lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp.
- Đăng ký văn bản đi bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi
tính
+ Yêu cầu chung đối với việc xây dựng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi
được thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật về lĩnh vực này.
+ Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi
được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản
của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó.
+ Văn bản đi được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi phải
được in ra giấy để ký nhận bản lưu hồ sơ và đóng sổ để quản lý.
* Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn

bản đi
- Làm thủ tục phát hành văn bản
+ Lựa chọn bì: bì văn bản phải có kích thước lớn hơn kích thước của văn
bản; Bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 Thông tư số
12/2002/TT-BCA(A11).
+ Trình bày bì và viết bì
+ Vào bì và dán bì: tùy theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn
cách gấp văn bản để vào bì.
+ Đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu khác lên bì
Trên bì văn bản khẩn phải đóng dấu độ khẩn đúng như dấu độ khẩn đóng
trên văn bản trong bì. Việc đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” và các
dấu chữ ký hiệu độ mật trên bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại
Khoản 2 và Khoản 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11).
* Chuyển phát văn bản đi
7


Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay
trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Đối
với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn
bản.
+ Tất cả văn bản đi do Văn thư hoặc người làm giao liên cơ quan, tổ chức
chuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký vào Sổ
chuyển giao văn bản đi. Khi chuyển giao văn bản, người nhận văn bản phải ký
nhận vào sổ.
+ Chuyển phát văn bản đi qua Bưu điện: tất cả văn bản đi được chuyển
phát qua Bưu điện đều phải đăng ký vào sổ.
+ Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng văn bản đi được
chuyển cho nơi nhận bằng máy Fax hoặc qua mạng, sau đó phải gửi bản chính.
+ Chuyển phát văn bản mật: việc chuyển phải văn bản mật được thực

hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và quy
định tại Khoản 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11).
- Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thể như
sau:
+ Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của
người ký văn bản.
+ Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi,
thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản
không bị thiếu hoặc thất lạc.
+ Trường hợp văn bản bị sai xót hoặc thất lạc, phải báo cáo sớm người có
trách nhiệm xem xét, giải quyết.
* Lưu văn bản đi
-Việc lưu văn bản đi được thực hiện như sau:
+ Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư và bản chính
lưu trong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc.
+ Bản gốc lưu tại Văn thư phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự
đăng ký.
- Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc
thiểu số, ngoài bản lưu bằng tiếng việt phải luôn kèm theo bản dịch chính xác
nội dung bảng tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số.
1.2. Khái quát về Công ty TNHH Kỹ thuật Quản lý bay.
8


1.2.1. Một số nét về Công ty TNHH Kỹ thuật Quản lý bay
Năm 1986, trước yêu cầu phát triển của ngành Hàng không dân dụng VIệt
Nam, Xí nghiệp Điện tử hàng không ra đời với mục tiêu xây dựng một đơn vị
làm kỹ thuật điện tử chung cho toàn ngành Hàng không dân dụng Việt Nam.
Ngày 29/01/1989 thành lập Trung tâm Thông tin Hàng không trên cơ sở

sát nhập Xí nghiệp điện tử hàng không và Đội khai thác thông tin C29, là đơn vị
trực thuộc Công ty Quản lý bay, có chức năng khai thác và bảo đảm kỹ thuật
thông tin điện tử của cơ quan Tổng công ty Hàng không Việt Nam
Ngày 05/6/1998 Trung tâm Thông tin Hàng không đổi tên thành Trung
tâm Dịch vụ kỹ thuật Quản lý, là doanh nghiệp Nhà nước hoạt động công ích,
hạch toán phụ thuộc vào Trung tâm Quản lý bay dân dụng Việt Nam. Trung tâm
có chức năng cung cấp các dịch vụ kỹ thuật chuyen ngành quản lý bay trên cơ sở
nhiệm vụ được phân công, góp phần đảm bảo hoạt động liên tục, an toàn và hiệu
quả các hệ thống, phương tiên cung cấp dịch vụ không lưu và các dịch vụ khác
của Trung tâm Quản lý bay dân dụng Việt Nam
Năm 2008, thực hiện chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước về
sắp xếp, đổi mới, phát triển doanh nghiệp nhà nước, Trung tâm Quản lý bay dân
dụng Việt Nam chuyển đổi thành Tổng công ty Bảo đảm hoạt động bay với cơ
chế hoạt động thông qua quan hệ kinh tế - tài chính giữa Tổng công ty với các
công ty thành viên trên cơ sở sở hữu về vốn và phát huy quyền tự chủ của các
doanh nghiệp thành viên. Ngày 23/3/2009 thành lập Trung tâm dịch vụ Kỹ thuật
Bảo đảm hoạt động bay trên cơ sở tổ chức lại Trung tâm Dịch vụ Kỹ thuật Quản
lý bay (Quyết định 636/QĐ-HĐQT của Hội đồng Quản trị Tổng công ty Bảo
đảm hoạt động bay Việt Nam), là đơn vị hạch toán phụ thuộc; có nhiệm vụ là
cung ứng dịch vụ dẫn đường, giám sát hàng không; dịch vụ xuất nhập khẩu; dịch
vụ tư vấn, thiết kế, thi công, sửa chữa, bảo trì, lắp đặt các htieets bị, công trình
hàng không; nghiên cứu, ứng dụng và chuyển giao công nghệ bảo đảm hoạt
động bay, huấn luyện, đào tạo và cung cấp nguồn nhân lực cho các đơn vị trong
và ngoài nước, sản xuất và cung ứng các dịch vụ công ích khác do cơ quan nhà
nước có thẩm quyền đặt hàng hoặc giao kế hoạch.
9


Năm 2010, thực hiện Luật Doanh nghiệp 2005; Nghị định 25/2010/NĐCP ngày 19/3/2010 của Chính phủ về việc chuyển đổi Công ty nhà nước thành
công ty TNHH một thành viên, do nhà nước làm chủ sở hữu. Ngày 22/7/2010

Công ty TNHH Kỹ thuật Quản lý bay được thành lập trên cơ sở tổ chức lại
Trung tâm Dịch vụ kỹ thuật Bảo đảm hoạt động bay, đơn vị hạch toán phụ thuộc
Tổng công ty Bảo đảm hoạt động bay Việt Nam. Công ty TNHH Kỹ thuật Quản
lý bay do Tổng công ty Quản lý bay Việt Nam sở hữu 100% vốn Điều lệ, được
tổ chức và hoạt động theo Luật Doanh nghiệp, có tư cách pháp nhân, tự chủ kinh
doanh, hạch toán độc lập, có trách nhiệm kế thừa các quyền và nghĩa vụ pháp lý
và lợi ích hợp pháp của Trung tâm Dịch vụ kỹ thuật Bảo đảm hoạt động bay.
1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ , quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty
TNHH Kỹ thuật Quản lý bay.
* Nhiệm vụ và quyền hạn
Tình hình hoạt động của các đơn vị, đề xuất kiến nghị các biện pháp thực
hiện phục vụ chỉ đạo và điều hành của trưởng phòng.
Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho các phòng ban và chịu trách
nhiệm về mặt pháp lý kỹ thuật soạn thảo của cơ quan ban hành.
Quản lý con dấu xử lý các văn bản đến, văn bản đi của công ty.
Đảm bảo công tác hành chính văn thư lưu trữ, ấn loát thông tin liên lạc
của cơ quan theo đúng quy chế hành chính kịp thời khoa học nề nếp.
Tổ chức tiếp đón bố trí làm việc chỗ ăn ở cho khách, các cán bộ lãnh đạo
cấp trên đến làm việc tại công ty, tổ chức các hội nghị của công ty về địa điểm,
nơi ăn ở, phục vụ.
Bố trí sắp xếp nơi làm việc, trong thiết bị các dụng cụ phương tiện nơi
làm việc cho cán bộ công nhân viên trong cơ quan. Quản lý toàn bộ tài sản của
khối văn phòng theo đúng chế độ hiện hành, thực hiện việc trang bị và quản lý
vật tư, trang thiết bị điện nước, vệ sinh, cây cảnh, dụng cụ văn phòng… cho khối
văn phòng của Công ty.

10


Phối hợp tổ chức thực hiện công tác đời sống vật chất, tinh thần cho cán

bộ công nhân viên toàn cơ quan, tham gia tổ chức khám sức khỏe định kỳ hàng
năm cho cán vộ nhân viên, bảo vệ trật tự an toàn cơ quan.
Thực hiện các công việc khác được Giám đốc giao:
Tham mưu cho Giám đốc công ty về công tác hành chính – nhân sự, công
tác lao động tiền lương, công tác quản trị đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh
của Công ty.
Xây dựng quy hoạch cán bộ, tham mưu cho Giám đốc quyết định về đề
bạt và phân công lãnh đạo, quản lý (quản đốc, phó quản đốc phân xưởng, trưởng
phó phòng) của Công ty.
Quản lý hồ sơ lý lịch của cán bộ, công nhân viên toàn công ty, giải quyết
các chế độ tuyển dụng, thôi việc, bổ nhiệm, bãi nhiệm, khen thưởng, kỷ luật và
các chế độ đãi ngộ khác của người lao động theo quy định của Nhà nước và quy
định của Công ty.
Thực hiện công tác hành chính quản trị, lễ tân, đời sống, y tế của toàn
Công ty.
Là đầu mối hướng dẫn các phòng ban, phân xưởng toàn công ty áp dụng
hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008
Văn thư trong công ty là một bộ phận của phòng Hành chính- Nhân sự
gồm 02 cán bộ làm việc sưới sự chỉ đạo của Trưởng phòng và tuân thủ theo
đúng bản chức năng, nhiệm vụ của phòng. Trực tiếp làm công tác văn thư, lễ tân
của công ty.
Phòng Hành chính- Nhân sự là một đơn vị có chức năng tham mưu tổng
hợp giúp việc cho lãnh đạo đồng thời cũng thực hiện chức năng quản trị hậu cần
của mỗi cơ quan, tổ chức. Xây dựng văn phòng mạnh là yếu tố rất quan trọng để
giúp cơ quan tổ chức đổi mới phương thức lãnh đạo về lề lối làm việc, nâng cao
chất lượng và hiệu quả công tác lãnh đạo.
Trên cơ sở các chức năng chung, cơ bản của mình, văn phòng cần thực
hiện các nhiệm vụ cụ thể như sau:

11

Lập lịch công tác tuần cho lãnh đạo và các phòng của công ty. Giúp giám
đốc đôn đốc thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác giữa các lãnh đạo và
các phòng trong Công ty TNHH Kỹ thuật Quản lý bay được đồng bộ.
Thu thập xử lý quản lý và tổ chức sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp báo
cáo
* Cơ cấu tổ chức
- Ban giám đốc Công ty TNHH Kỹ thuật Quản lý bay gồm: 01 Chủ tịch,
01 Giám đốc, 03 Phó giám đốc.
- Các phân xưởng gồm: Công ty có 03 xưởng sản xuất:
+ Xưởng Dịch vụ kỹ thuật
+ Xưởng Tư vấn thiết kế
+Xưởng Sản xuất thiết bị hàng không
- Phòng Kế hoạch - Kế toán
- Phòng Kỹ thuật - Chất lượng
- Phòng Nghiên cứu – Phát triển
Tiểu kết
Ở chương 1 tôi đã trình bày hai vấn đề cơ bản đó là một số lý luận chung
về công tác quản lý văn bản, đồng thời chúng tôi cũng đã tìm hiều khái quát về
Công ty TNHH Kỹ thuật Quản lý bay, Thành phố Hà Nội. Những nội dung mà
tôi tìm hiểu ở chương 1 chính là cơ sở, tiền đề để tôi triển khai chương 2.

Chương 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÔNG TY
TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN KỸ THUẬT QUẢN LÝ BAY.
2.1 Tình hình quản lý văn bản tại Công ty TNHH Kỹ thuật Quản lý
bay giai đoạn 2014 – 2016.
Hàng năm công ty tiếp nhận một lượng lớn văn bản trung bình khoảng từ
2500 đến 3500 và ban hành khoảng từ 1500 đến 2000 văn bản các loại.

Trong những năm trở lại đây (2014-2016), công tác quản lý và giải quyết
12


văn bản của công ty đã được thực hiện khá tốt, cụ thể:
Năm 2014, công ty đã tiếp nhận và xử lý 3689 văn bản đến; và ban hành
2143 văn bản đi.
Năm 2015, công ty tiếp nhận và xử lý 3665 văn bản đến, và ban hành
1786 văn bản đi.
Năm 2016, công ty tiếp nhận và xử lý 3971 văn bản đến, và ban hành
2303 văn bản đi. Từ đó cho thấy số lượng văn bản và công việc cần giải quyết
của công ty đang ngày càng tăng lên do nhu cầu công việc nói riêng và sự phát
triển về kinh tế xã hội nói chung.
Quy trình nghiệp vụ quản lý và giải quyết văn bản đi, đến của Công ty
TNHH Kỹ thuật Quản lý bay được thực hiện dựa trên hệ thống máy tính nhờ
phần mềm quản lý văn bản kết hợp với các loại sổ quản lý văn bản. Các văn bản
đi và đến đều được đăng kí và cập nhật vào phần mềm cũng như sổ quản lý văn
bản. Phần mềm quản lý văn bản trên được xây dựng để phục vụ cho công tác
quản lý văn bản đi - đến, được kết nối mạng để tiếp nhận và chia sẻ thông tin
phục vụ cho công tác quản lý hành chính nhà nước.
2.2. Quy trình quản lý văn bản của Công ty TNHH Kỹ thuật Quản lý
bay
2.2.1. Quy trình quản lý văn bản đến
Trong quá trình làm việc công ty đã tiếp nhận và giải quyết một lượng khá
lớn văn bản đến từ Chính phủ, các Bộ ngành trung ương, UBND thành phố cũng
như văn bản của các nơi có liên quan. Các văn bản đến có thể thống kê sơ bộ
như bảng sau:
[xem phụ lục 4]
Tên loại văn bản

Năm

Tổng số

đến
2014
2015
Công văn
1139
1035
Thông báo
418
345
Quyết định
1928
2056
Báo cáo
115
157
* Tiếp nhận, đăng kí văn bản đến
Văn bản đến do các cơ quan, tổ chức, cá nhân
văn thư của cơ quan, hoặc cá nhân có liên quan.
13

2016
1227
423
2104
136

3401
1186
6088
408

gửi đến đều được gửi đến


Tiếp nhận văn bản đến: Các văn bản sau khi được gửi đến sẽ được nhân
viên văn thư tiếp nhận, kiểm tra kỹ về số lượng bì, các thành phần được ghi trên
bì, dấu niêm phong (nếu có). Tiếp đó nhân viên văn thư sẽ đối chiếu số kí hiệu
ghi trên bì với sổ chuyển giao xem có đúng văn bản gửi cho cơ quan mình và số
lượng có đầy đủ không.
Đối với văn bản được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, nhân
viên văn thư cũng kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn
bản.
Phân loại văn bản: Sau khi được nhân viên văn thư tiếp nhận và kiểm tra
các văn bản được tiếp tục phân loại sơ bộ thành 3 loại: Các văn bản gửi đề tên
cơ quan; Các văn bản gửi trực tiếp lãnh đạo; Các văn bản yêu cầu hồ sơ, thủ tục
xử lý công việc.
Các văn bản đã phân loại sẽ được bóc bì văn bản theo trình tự pháp lý
dựa trên các quy định hiện hành về công tác văn thư - lưu trữ. Những phong bì
có đóng dấu chỉ mức độ khẩn được văn thư của cơ quan bóc ngay sau khi nhận
được. Văn bản sau khi được lấy ra sẽ phải đối chiếu số ký hiệu ghi trên các văn
bản với số ký hiệu ghi ngoài phong bì. Nếu phát hiện sai xót khác nhân viên văn
thư sẽ hỏi lại cơ quan hoặc gửi trả lại cơ quan đó.
Đóng dấu đến, ghi số và ngày đến: Dấu đến đóng vào văn bản nhằm xác
nhận văn bản đó đã được chuyển tới văn thư cơ quan và nhận được ngày nào;
trong trường hợp văn bản giải quyết không kịp thời, qua dấu đến lãnh đạo, cơ
quan có thể tìm hiểu nguyên nhân và truy cứu trách nhiệm thuộc về ai.

Mẫu dấu đến của Công ty TNHH Kỹ thuật Quản lý bay:
50mm
30mm

Công ty TNHH Kỹ thuật Quản lý bay
Số……………………………..
Đến ngày……………………….
Chuyển…………………………….

(nguồn Văn thư

Công ty
TNHH Kỹ thuật Quản lý bay)

Các thành phần trong mẫu trên được cơ quan quy định như sau: số đến là
14


số thứ tự đăng ký văn bản của cơ qaun trong một năm được ghi liên tục từ số 01
cho các văn bản mà cơ quan nhận được sớm nhất, cho đến số văn bản mà cơ
quan nhận được muộn nhất trong năm đó; Ngày đến là ngày, tháng, năm cơ quan
nhận được văn bản vào sổ đăng ký; Chuyển ghi tên đơn vị hoặc cá nhân trong cơ
quan có trách nhiệm giải quyết.
Dấu đến sẽ được đóng ở lề trái tờ đầu của văn bản dưới số, ký hiệu văn
bản, dưới trích yếu nội dung hoặc vào khoảng trắng phía dưới ngày, tháng, năm
ban hành văn bản.
Đăng ký văn bản: nhằm quản lý chặt chẽ, theo dõi quá trình giải quyết và
tra tìm phục vụ các yêu cầu khai thác, sử dụng văn bản đến. Các văn bản đến
được văn thư cơ quan đăng ký bằng hai phương thức là đăng ký bằng sổ và truy
cập vào phần mềm quản lý văn bản trên máy tính. Văn bản đến ngày nào thì

phải đăng ký và chuyển giao trong ngày đó. Đặc biệt đối với công văn khẩn sẽ
được nhân viên văn thư cơ quan đăng ký ngay và chuyển giao kịp thời đến đơn
vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết để không làm chậm trể công việc.
Ngoài sổ đăng ký văn bản đến thường Công ty còn có sổ đăng ký văn bản
đến mật.
Mẫu đăng ký văn bản đến [xem phụ lục 2].
Mẫu nội dung bên trong của sổ đăng ký văn bản đến thường:
Ngày

Số

Tác

Số ký

Ngày

Tên loại và

Đơn vị

đến

đến

giả

hiệu văn

tháng

trích yếu nội

nhận

văn

bản

văn bản

dung văn bản

hoặc

1
25/4/20
16

2
215

Ký

nhậ chú
n

bản

người

3
TCT

4
CV số

5
25/4/20

6
Về việc lập

nhận
7
Công ty

8
Đã

QLB

368/TCT

16

hồ sơ đăng ký

TNHH

ký

thi thăng

Kỹ thuật

hạng viên

Quản lý

chức lên

bay

QLB

chuyên viên,
kế toán viên
15

Ghi

9


( nguồn Văn thư Công ty TNHH Kỹ thuật Quản lý bay)
Các thông tin về văn bản được đưa đến sẽ được Văn thư cơ quan cập
nhật một cách cơ bản đầy đủ, chính xác nhất trước khi trình và chuyển giao cho
các đơn vị, các nhân trong cơ quan.
* Trình, chuyển giao văn bản đến

Trình văn bản đến: sau khi đăng ký, văn bản đến phải được kịp thời trình
cho người đứng đầu cơ quan hoặc người được giao trách nhiệm xem xét và cho
ý kiến phân phối, giải quyết. Nhân viên Văn thư của công ty sau khi đăng ký văn
bản xong sẽ trình lên Giám đốc hoặc Phó giám đốc để xin ý kiến giải quyết.
Các ý kiến phân phối, giải quyết của Giám đốc hoặc Phó giám đốc sẽ
được ghi vào khoảng giấy trống phía bên lề trái của văn bản hoặc cập nhật trực
tiếp vào cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy tính.
Chuyển giao văn bản đến: căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải quyết, Văn thư
chuyển giao văn bản tới các đơn vị, cá nhân giải quyết theo ý kiến chỉ đạo của
Giám đốc. Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo chính xác, đúng đối tượng và
giữ gìn bí mật nội dung văn bản. Đơn vị, cá nhân sau khi nhận văn bản phải ký
nhận vào sổ chuyển giao văn bản.
*Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Sau khi nhận được văn bản đến, tổ trưởng các tổ có trách nhiệm chỉ đạo,
giải quyết kịp thời theo thời hạn yêu cầu của văn bản hoặc quy định của pháp
luật.
Trường hợp văn bản đến không yêu cầu về thời gian trả lời thì thời hạn
giải quyết được thực hiện theo Quy chế làm việc của công ty.
Văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn bản đến, văn bản đến đã
được giải quyết, đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết để báo cáo Tổ trưởng tổ
Hành chính - Kế toán và báo cáo Giám đốc. Đối với văn bản có dấu “Tài liệu
thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo
đúng quy định thời hạn.
16


Tổ trưởng tổ Hành chính - Kế toán có trách nhiệm đôn đốc, báo cáo Giám
đốc về tình hình giải quyết, tiến độ và kết quả giải quyết văn bản đến để thông
báo cho các đơn vị liên quan.
Mẫu phiếu giải quyết văn bản đến [xem phụ lục 6].

Mẫu phiếu chỉ đạo giải quyết văn bản [xem phụ lục 7].
2.2.2. Quy trình giải quyết văn bản đi
Bên cạnh việc tiếp nhận và giải quyết một lượng lớn văn bản đến hằng
năm thì công ty còn ban hành các văn ban hành các văn bản phục vụ cho việc
giải quyết công việc như công văn, tờ trình, quyết định.

17


Tên loại văn bản

Năm

Tổng số

đi
Công văn
Tờ tình
Quyết định

2014
69
1572
246

2015
72
1270
227

2016
81
1721
249

222
4563
722
[xem phụ lục 5]

Với mỗi công trình, dự án xây dựng và quản lý trong phạm vi của công ty
thì việc ban hành các tờ trình, quyết định với số lượng lớn là đặc trưng của Công
ty.
*Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng,
năm của văn bản.
Kiểm tra thể thức và trình bày văn bản: văn bản sau khi soạn thảo xong
trước khi phát hành sẽ được Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản; nếu phát hiện sai xót thì Văn thư báo cáo lại cho Giám đốc và đơn vị,
cá nhân soạn thảo.
Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản:
- Ghi số văn bản
+ Tất cả văn bản đi của công ty được ghi số liên tục theo hệ thống số
chung do Văn thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp pháp luật có quy định
khác.
+ Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a,
Khoản 1, Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của
Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và
được đăng kí cụ thể như sau: Các loại văn bản như Quyết định, quy định, quy
chế, hướng dẫn được đăng ký vào một sổ và một hệ thống số; Các loại văn bản
hành chính khác được đăng ký vào một sổ và một hệ thống số riêng.

- Ghi ngày, tháng của văn bản
Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo
quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
Văn bản mật được đánh số và đăng số riêng.
*Đăng ký văn bản đi
18


Đăng ký văn bản đi là ghi chép hoặc cập nhật các thông tin cần thiết về
văn bản gửi đi cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân khác bằng các phương tiện đăng
ký như sổ đăng ký văn bản đi và phần mềm quản lý văn bản đi trên máy tính.
Cũng giống như sổ quản lý văn bản đến, sổ quản lý văn bản đi được đăng
ký theo từng năm làm việc mỗi năm sẽ có một hoặc một vài sổ đăng ký văn bản
đi của năm đó. Việc lập sổ đăng ký văn bản đi được văn thư cơ quan lập và căn
cứ phương pháp ghi số và đăng ký văn bản đi theo tính chất và số lượng văn bản
do cơ quan ban hành.
Việc đăng ký văn bản được văn thư thực hiện theo phương pháp truyền
thống ( đăng ký bằng số) và đăng ký trên máy tính.
Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đi [xem phụ lục 3]
Mẫu nội dung sổ đăng ký văn bản đi:
Số ký

Ngày

Tên loại và

Ngườ

Nơi

Số

Nơi lưu

Ghi

hiệu

tháng

trích yếu nội

i ký

nhận

lượng

văn bản

chú

văn bản

văn bản

dung văn bản

văn

văn

3
Tờ trình

4
Giám

bản
5
Tổng

bản
6

7

8

Về việc đề

Đốc

công ty

1
2
176/TTr 02/03/20
-

16

KTQLB

nghị cho phép

quản lý

tu sửa phòng

bay

Y tế của công
ty
(nguồn Văn thư Công ty TNHH Kỹ thuật Quản lý bay)
Các văn bản đi trước khi được đóng phong bì và gửi đi sẽ được văn thư
nhập đầy đủ thông tin cơ bản của văn bản vào sổ và cơ sở dữ liệu trên máy tính.
Việc đăng ký này giúp cho việc quản lý bảo quản, tra tìm văn bản hay theo dõi
việc giải quyết văn bản đi được rõ ràng, đầy đủ và nhanh chóng.
*Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn mật
Nhân bản: số lượng văn bản cần nhân bản để phát hành được xác định
trên cơ sở số lượng nơi nhận văn bản; khi phải gửi văn bản tới nhiều nơi mà
trong văn bản không đủ liệt kê đủ danh sách thì đơn vị soạn thảo phải có phụ lục
19


nơi nhận kèm theo để lưu ở văn thư.
Các văn bản mật khi cần nhân bản phải có ý kiến của Giám đốc. Và được
thực hiện theo quy định tại Khoản 1, Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày
28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ

bí mật nhà nước.
Đóng dấu cơ quan: Việc đóng dấu cơ quan lên chữ ký trên văn bản và
đóng dấu cơ quan trên phụ lục kèm theo văn bản chính được văn thư thực hiện
theo quy định tại Điều 26 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004
của Chính phủ về công tác văn thư.
- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu
quy định.
- Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký
về phía bên trái.
- Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn
bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần hoặc tên của
phụ lục.
Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, hồ sơ, tài liệu và phụ lục kèm
theo: Dấu được đóng vào khoảng giữa mép trái của văn bản hoặc phụ lục văn
bản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu không quá 05 trang.
Đóng dấu độ khẩn, mật:
- Việc đóng dấu các độ khẩn (KHẨN, THƯỢNG KHẨN, HỎA TỐC,
HỎA TỐC HẸN GIỜ) trên văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại
Điểm b, khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
- Việc đóng dấu các độ mật (MẬT, TUYỆT MẬT, TỐI MẬT) và dấu thu
hồi được khắc sẵn theo quy định tại Mục 2, Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày
13 tháng 9 năm 2002 hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP của
Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước [5; Tr.
8].
- Vị trí đóng dấu khẩn, dấu độ mật và dấu phạm vi lưu hành (TRẢ LẠI
SAU KHI HỌP, XEM XONG TRẢ LẠI, LƯU HÀNH NỘI BỘ) trên văn bản
được thực hiện theo quy định tại Điểm c, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số
20

01/2011/TT-BNV.
*Thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
Thủ tục phát hành văn bản: Văn thư tiến hành các công việc khi phát hành
như sau:
- Lựa chọn bì;
- Viết bì;
- Vào bì và dán bì;
- Đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì (nếu có).
Chuyển phát văn bản đi:
- Những văn bản đã làm đầy đủ các thủ tục hành chính phải được phát
hành trong ngày văn bản đó được đăng ký, chậm nhất là trong ngày làm tiếp
theo.
- Đối với những văn bản “HẸN GIỜ”, “HỎA TỐC”, “KHẨN”,
“THƯỢNG KHẨN” phải được phát hành ngay sau khi làm đầy đủ các thủ tục
hành chính.
- Văn bản đi được chuyển phát qua bưu điện phải được đăng ký vào sổ
gửi văn bản đi bưu điện. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện
kiểm tra, ký nhận.
- Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng: Trong trường hợp
cần chuyển phát, văn bản đi có thể được chuyển phát cho nơi nhận bằng máy
Fax hoặc chuyển qua mạng, trong ngày làm việc phải gửi bản chính đối với
những văn bản có giá trị lưu giữ.
- Chuyển phát văn bản mật thực hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều
16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ và
quy định tại Khoản 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13 tháng 9 năm
2002 của Bộ Công An.
- Các văn bản quản lý như các quy định, quy chế, các Dự án, sau khi
được ký duyệt phải gửi File điện tử về văn thư.
- Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi,
thay thế bằng văn bản có hình thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành được

đính chính bằng văn bản.
Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi:
- Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
- Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của
21