Công tác Văn thư tại Ủy ban nhân dân xã Thành Công, thị xã Phổ Yên, tỉnh Thái Nguyên

LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan bài nghiên cứu đề tài “Công tác Văn thư tại Ủy ban
nhân dân xã Thành Công, thị xã Phổ Yên, tỉnh Thái Nguyên” là công trình
do em tự nghiên cứu và hoàn thiện đề tài. Trong quá trình nghiên cứu đề tài
em được sự giúp đỡ của các đồng chí trong cơ quan Ủy ban nhân dân xã Thành
Công đã cung cấp cho em số liệu và tư liệu do vậy các nội dung trong đề tài
nghiên cứu là hoàn toàn chính xác.


LỜI CẢM ƠN
Em xin chân thành cảm ơn Ban giám hiệu Trường Nội vụ Hà Nội và sự
quan tâm giúp đỡ sâu sắc của Giảng viên – Tiến sĩ Lê Thị Hiền đã giảng dạy,
hướng dẫn em trong suốt quá trình nghiên cứu và hoàn thành đề tài.
Tôi xin trân trọng cảm ơn các đồng chí, đồng nghiệp trong cơ quan Ủy
ban nhân dân xã Thành Công đã nhiệt tình cung cấp các thông tin, số liệu có
liên quan đến công tác văn thư và tạo mọi điều kiên tốt nhất để tôi hoàn thiện
đề tài nghiên cứu này.
Do thời gian và kiến thức còn hạn chế nên đề tài nghiên cứu, bài viết của
tôi không tránh khỏi những thiếu sót và còn hạn chế. Tôi rất mong nhận được ý
kiến đóng góp của thầy, cô giáo và độc giả, các đồng chí trong cơ quan để
những đề tài nghiên cứu sau của tôi được tốt hơn !
Tôi xin chân thành cảm ơn !


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT
MỞ ĐẦU.............................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài..........................................................................................1
2. Phạm vi nghiên cứu và Đối tượng nghiên cứu.............................................1

3. Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu...................................................................1
4. Lịch sử nghiên cứu.......................................................................................2
5. Phương pháp nghiên cứu..............................................................................2
6. Giả thuyết nghiên cứu..................................................................................2
7. Ý nghĩa, đóng góp........................................................................................2
8. Cấu trúc của đề tài........................................................................................3
CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY
BAN NHÂN DÂN XÃ THÀNH CÔNG...........................................................4
1.1 Một số khái niệm về công tác văn thư.......................................................4
1.2 Nội dung công tác văn thư.........................................................................4
1.2.1 Soạn thảo và ban hành văn bản:..............................................................4
1.2.2 Quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt
động của các cơ quan tổ chức..........................................................................5
1.2.3 Quản lý và sử dụng con dấu....................................................................5
1.3 Vai trò của công tác văn thư.......................................................................5
1.4 Khái quát chung về Uỷ ban nhân dân xã Thành Công...............................5
1.4.1 Giới thiệu đặc điểm, tình hình chung về Ủy ban nhân dân xã Thành
Công.................................................................................................................5
1.4.2 Chức năng...............................................................................................7
1.4.3 Nhiệm vụ, quyền hạn..............................................................................7
1.4.4 Cơ cấu tổ chức........................................................................................7
1.4.4.1 Cấp lãnh đạo.........................................................................................8
1.4.4.2 Các bộ phận chuyên môn.....................................................................9


Tiểu kết...........................................................................................................16
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN
NHÂN DÂN XÃ THÀNH CÔNG...................................................................17
2.1 Thực trạng công tác Văn thư tại Ủy ban nhân dân xã Thành Công.........17
2.2 Công tác soạn thảo, ban hành và công tác quản lý văn bản đi.................18

2.3 Công tác quản lý văn bản đến..................................................................20
2.4 Công tác quản lý và sử dụng con dấu......................................................21
2.5 Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành...........................21
Tiểu kết...........................................................................................................22
CHƯƠNG 3: NHỮNG GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC
VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ THÀNH CÔNG.......................23
3.1 Đánh giá thực trạng công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân xã Thành Công. 23
3.1.1 Những ưu điểm của công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân xã Thành
Công...............................................................................................................23
3.1.2 Những hạn chế của công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân xã Thành
Công...............................................................................................................23
3.2 Giải pháp để thực hiện tốt công tác văn thư và công tác quản lý văn bản
nói riêng tại cơ quan nói chung và UBND xã Thành Công nói riêng............24
3.2.1 Cơ sở vật chất........................................................................................24
3.2.2 Về công tác văn thư...............................................................................25
3.2.3 Văn hóa công sở....................................................................................26
Tiểu kết...........................................................................................................28
KẾT LUẬN.......................................................................................................29
PHỤ LỤC.........................................................................................................31


BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT
Stt
1
2
3
4
5

Từ viết tắt

TW
ĐU
HĐND
UBND
CBCC

Nội dung viết tắt
Trung ương
Đảng ủy
Hội đồng nhân dân
Ủ ban nhân dân
Cán bộ công chức


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Em là sinh viên Lưu Văn Thảo, lớp liên thông Quản lý Nhà nước 16A,
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Hiện tại em là cán bộ Văn phòng – Thống kê
tại Ủy ban nhân dân xã Thành Công, trong quá trình làm việc tại văn phòng Ủy
ban nhân dân em luôn cố gắng hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được cấp trên giao,
xong em không ngừng phấn đấu học hỏi kinh nghiệm từ thực tiễn mà hiện tại
em đang theo học lớp Quản lý Nhà nước tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Để
nâng cao trình độ năng lực trong công việc cũng như vai trò là một cán bộ phục
vụ nhân dân. Hiện tại em đang đươc nhà Trường đào tạo giảng dạy môn
phương pháp nghiên cứu khoa học, với sự hướng dẫn của các thầy, cô giáo
cùng với sự đam mê nghiên cứu và thu thập tài liệu em đã quyết định chọn đề
tài “Công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân xã Thành Công, thị xã Phổ Yên,
tỉnh Thái Nguyên” làm đề tài nghiên cứu khoa học, vì gần chuyên ngành của
em, phù hợp với sở thích, vừa là công việc thực tiễn em đang đảm nhiệm, cũng
như xây dựng công tác văn thư tại cơ quan được hoàn thiện hơn, giúp cho việc

tra cứu thông tin được dễ ràng hơn, để phục vụ người nghiên cứu và tra tìm tài
liệu tại cơ quan được đầy đủ và chính xác.
2. Phạm vi nghiên cứu và Đối tượng nghiên cứu
Phạm vi nghiên cứu: Công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân xã Thành
Công; Nghiên cứu công tác văn thư của Ủy ban nhân dân xã Thành Công năm
2016; Nghiên cứu về Kĩ thuật soạn thảo, ban hành văn bản; Quản lý văn
bản đi; Quản lý văn bản đến; Quản lý và sử dụng con dấu của UBND xã
Thành Công năm 2016.
Đối tượng nghiên cứu: Công tác Văn thư tại Ủy ban nhân dân xã Thành
Công, thị xã Phổ Yên, tỉnh Thái Nguyên.
3. Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu
Mục tiêu:
Góp phần ứng dụng vào thực tiễn về công tác văn thư tại Ủy ban nhân
dân xã Thành Công nơi em đang làm việc, có thể góp phần giải quyết công việc
1


và nộp làm bài thi hết môn Phương pháp nghiên cứu khoa học.
Nhiệm vụ:
Tìm hiểu thực trạng công tác Văn thư tại Ủy ban nhân dân xã Thành
Công;
Xây dựng quy trình tổ chức và hoạt động công tác văn thư tại Ủy ban
nhân dân xã Thành Công;
Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân xã
Thành Công.
4. Lịch sử nghiên cứu
Hiện tại Uỷ ban nhân dân xã Thành Công chưa có đề tài nghiên cứu khoa
học nào.
5. Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp quan sát về Công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân xã

Thành Công; Thu thập tài liệu, ghi chép thông tin, phỏng vấn, quan sát và Tổng
hợp tư liệu.
6. Giả thuyết nghiên cứu
- Thực hiện tốt công tác văn thư, xây dựng và hoàn thiện công tác văn
thư nhằm thực hiện tốt việc quản lý văn bản và ban hành văn theo đúng thể
thức văn bản và trình tự.
- Nếu đề tài nghiên cứu của tôi được đưa vào áp dụng cho UBND xã
Thành Công thì việc thực hiện công tác văn thư sẽ nâng cao hiệu quả hơn và
tốt.
7. Ý nghĩa, đóng góp
Đề tài nghiên cứu giúp tôi hiểu rõ hơn về trách nhiệm, nhiệm vụ và tầm
quan trọng của công tác văn thư trong tất cả các cơ quan, các tổ chức đơn vị sự
nghiệp và các đơn vị hành chính cơ quan nhà nước.
Công trình nghiên cứu trở thành tư liệu tham khảo trong lĩnh vực công
tác Văn thư tại Ủy ban nhân dân xã Thành Công và đóng góp cho người nghiên
cứu làm cơ sở để nghiên cứu, góp phần nâng cao hiệu quả cho Công tác Văn
thư nói chung và góp phần trong công tác Văn thư tại Ủy ban nhân dân xã
2


Thành Công nói riêng.
8. Cấu trúc của đề tài
Ngoài mở đầu, Kết luận, tài liệu tham khảo và phục lục, bố cục Đề tài
nghiên cứu của em được chia làm 3 chương:
Chương 1: Lý luận chung về công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân xã
Thành Công
Chương 2: Thực trạng công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân xã Thành
Công
Chương 3: Những giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Ủy
ban nhân dân xã Thành Công

3


Chương 1:
LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN
DÂN XÃ THÀNH CÔNG
1.1 Một số khái niệm về công tác văn thư
Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan
đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ
hiện hành nhằm bảo đảm thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ
quan, tổ chức.(SGK trang 14 Nhà xuất bản chính trị quốc gia Hà Nôi năm
2007, tác giả PGS. Vương Đình Quyền).
Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ
công tác quản lý, bao gồm toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và tổ
chức quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan nhà
nước, các doanh nghiệp nhà nước, các tổ chức xã hội, các đơn vị vũ trang. Hay
nói cách khác công tác văn thư là một bộ phận của công tác văn bản giấy tờ, là
một phần của quá trình xử lý thông tin.
Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ
cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Đảng,
các cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị-xã hội, các đơn vị
vũ trang nhân dân (gọi chung là các cơ quan, tổ chức).
Công tác văn thư là tất cả các công việc có liên quan đến công văn giấy
tờ, bắt đầu từ khi thảo văn bản (đối với tài liệu đi) hoặc từ khi tiếp nhận (đối
với tài liệu đến) đến khi giải quyết xong công việc, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ
vào lưu trữ cơ quan.
1.2 Nội dung công tác văn thư
Công tác văn thư bao gồm những nội dung sau đây:
1.2.1 Soạn thảo và ban hành văn bản:

- Thảo văn bản;
- Trình duyệt văn bản;
- Đánh máy, in ấn, sao chụp văn bản;
- Trình ký văn bản.
4


1.2.2 Quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình
hoạt động của các cơ quan tổ chức.
- Quản lý văn bản đi;
- Quản lý và giải quyết văn bản đến;
- Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
1.2.3 Quản lý và sử dụng con dấu.
- Các loại con dấu HĐND, UBND xã;
- Bảo quan con dấu;
- Sử dụng con dấu.
1.3 Vai trò của công tác văn thư
Có thể khẳng định, công tác văn thư có vai trò rất quan trọng đối với tất
cả các lĩnh vực của đời sống xã hội.
Công tác văn thư cớ một vai trò quan trọng đối với hoạt động của bộ
máy nhà nước, các cơ quan Đảng, các tổ chức Chính trị , xã hội, các doanh
nghiệp… Đây là một công tác có quan hệ mật thiết với việc ban hành đường
lối, chủ trương của Đảng, luật pháp của Nhà nước, với việc hoạch định chương
trình, kế hoạch công tác, lãnh đạo, chỉ đạo và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ
công tác của cơ quan, tổ chức. Do vậy, công tác này vừa mang tính nghiệp vụ
và kỹ thuật, vừa là một công tác có tính chính trị cao, cần được Đảng, Nhà
nước, lãnh đạo các cơ quan, tổ chức coi trọng đúng mức.
1.4 Khái quát chung về Uỷ ban nhân dân xã Thành Công
1.4.1 Giới thiệu đặc điểm, tình hình chung về Ủy ban nhân dân xã Thành
Công

Thành Công là xã trung du Miền núi nằm ở phía tây nam của thị xã và
thuộc ngã ba ranh giới giữa các tỉnh Thái Nguyên, Vĩnh Phúc và thủ đô Hà Nội.
Thành Công giáp với xã Phúc Thuận và Minh Đức cùng thị xã ở phía
bắc, giáp với xã Vạn Phái cùng thị xã ở phía đông, giáp với xã Bắc Sơn và một
đoạn rất nhỏ xã Minh Trí của huyện Sóc Sơn, thủ đô Hà Nội ở phía đông nam,
giáp với xã Ngọc Thanh của thị xã Phúc Yên, tỉnh Vĩnh Phúc ở phía tây nam và
tây.
5


Thành Công có diện tích 32,89 km², dân số là trên 14.125 người; Trong
đó đồng bào dân tộc thiểu số chiếm 34,7%, mật độ cư trú đạt 429 người/km² .
Thành Công có 29 xóm là An Bình, An Thịnh, An Miên, Thường Vụ 1, Thường
Vụ 2, An Hòa, Xuân Hà 1, Xuân Hà 2, Xuân Hà 3, Xuân Hà 4, Xuân Dương,
Tơm 1, Tơm 2, Làng Đanh, Đầm Đanh, Chùa, Cầu Dài, Đặt, Ao Sen, Hạ Đạt,
Vạn Phú, Nhôi, Na Lang 1, Na Lang 2, Đồng Đông, Bìa, Nhe, Tân Lập, Tân
Thành.
Trong thời kháng chiến chống Pháp, Thành Công nằm giáp với vùng
quân Pháp chiếm giữ ở phía tây nam. Công trình đường Thành Công - Đèo Nhe
có chiều dài 7,06 km từ km 0+ 00 đến km 7+60 thuộc địa phận xã Thành Công
có nền đường rộng 6m, mặt đường rộng 3,5 m có tổng mức đầu tư là hơn 11 tỷ
đồng, trong đó giá trị xây lắp là 10 tỷ 189 triệu đồng, được sử dụng bằng nguồn
vốn vay ngân hàng thế giới WB, tuyến đường sẽ nối liền Phổ Yên và với thành
phố Vĩnh Yên của tỉnh Vĩnh Phúc. Trên địa bàn xã có hồ Suối Lạnh có tiềm
năng du lịch, có thể liên kết với Khu du lịch Tam Đảo, Hồ Đại Lải, Hồ Nước
Hai và khu du lịch Hồ Núi Cốc.
Năm 2016, cơ cấu kinh tế của UBND xã Thành Công là: Nông nghiệp
chiếm 46%, Công nghiệp - Xây dựng chiếm 32%, Thương mại - Dịch vụ chiếm
22%. Thu nhập bình quân đầu người của xã là 29 triệu đồng/người/năm.
Với điều kiện tự nhiên là xã trung du miền núi, có đất đồi rừng chiếm 3/4

tổng diện tích tự nhiên nên xã Thành Công có ngành kinh tế nông lâm nghiệp
khá phát triển; Với 920ha rừng phòng hộ và rừng sản xuất, 350ha chè, 641 ha
lúa; Xã Thành Công đã được UBND tỉnh Thái Nguyên quyết định công nhận
13 làng nghề chè truyền thống do có trên 70% số hộ trong làng tham gia nghề
trồng và chế biến chè búp khô - Đây là ngành kinh tế mũi nhọn và thu nhập lớn
nhất của nhân dân địa phương.
Mặc dù được sự quan tâm của cơ quan Nhà nước cấp trên, nhưng trong
quá trình tổ chức thực hiện nhiệm vụ, Đảng bộ, chính quyền xã Thành Công đã
gặp không ít những khó khăn như: Điểm xuất phát của nền kinh tế địa phương
còn thấp, cơ sở hạ tầng còn thiếu thốn (có 16% các tuyến đường trục xóm, trục
6


xã được bê tông hóa), chưa thuận lợi cho giao thông đi lại, phát triển kinh tế
thương mại, dịch vụ; Nhận thức của một bộ phận nhân dân còn hạn chế, số
người trong độ tuổi lao động có trình độ qua đào tạo chỉ chiếm 12% nên tình
hình chung của toàn xã còn có nhiều khó khăn, hạn chế nhất định.
1.4.2 Chức năng
Uỷ ban nhân dân (từ viết tắt UBND) xã Thành Công là cơ quan hành
chính Nhà nước ở địa phương do Hội đồng nhân dân (từ viết tắt HĐND) cùng
cấp bầu ra, là cơ quan chấp hành của HĐND và chịu sự giám sát của HĐND
cùng cấp, đồng thời chịu sự điều hành trực tiếp của Đảng ủy xã Thành Công;
Chịu trách nhiệm thi hành hiến pháp, pháp luật và các văn bản chỉ đạo trực tiếp
của UBND thị xã Phổ Yên và cơ quan nhà nước câp trên.
1.4.3 Nhiệm vụ, quyền hạn
Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015; quy định tại
mục 3 điều 30 đến 36 về nhiệm vụ, quyền hạn của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban
nhân dân cấp xã nói chung. Đó là: Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã
hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban
nhân dân thị xã Phổ Yên phê duyệt; Đồng thời, chịu trách nhiệm tổ chức thực

hiện kế hoạch đã được phê duyệt.
Đó là những hoạt động thực tế, phức tạp và đa dạng thể hiện nhiệm vụ,
quyền hạn của Uỷ ban nhân dân cấp xã nói chung và Uỷ ban nhân dân xã
Thành Công trong thời điểm, hoàn cảnh thực tế phát sinh. Nhằm phát triển địa
phương đúng đường lối, chính sách, chủ trương của Đảng và Nhà nước, đảm
bảo quyền lợi và lợi ích hợp pháp của nhân dân.
1.4.4 Cơ cấu tổ chức
Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015; Nghị định số
107/2004/NĐ-CP ngày 01/4/2004 của Chính phủ quy định về số lượng Phó
Chủ tịch và cơ cấu thành viên Ủy ban nhân dân các cấp
Cơ cấu tổ chức Uỷ ban nhân dân xã Thành Công được chia làm hai cấp,
gồm cấp lãnh đạo và cấp chuyên môn.
1.4.4.1 Cấp lãnh đạo
7


Cấp lãnh đạo bao gồm Chủ tịch Uỷ ban nhân và Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân
dân.
* Chủ tịch Uỷ ban nhân dân
+ Chủ tịch Uỷ ban nhân dân do HĐND cùng cấp bầu ra, là người đứng
đầu Ủy ban nhân dân, lãnh đạo và điều hành mọi công việc của Ủy ban nhân
dân, chịu trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình theo Luật Tổ
chức chính quyền địa phương năm 2015; Đồng thời, cùng Ủy ban nhân dân xã
chịu trách nhiệm tập thể về hoạt động của Ủy ban nhân dân trước Đảng ủy, Hội
đồng nhân dân xã và Ủy ban nhân dân thị xã.
+ Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã triệu tập, chủ trì các phiên họp và các hội
nghị khác của Ủy ban nhân dân, khi vắng mặt thì ủy quyền Phó Chủ tịch chủ trì
thay; bảo đảm việc chấp hành pháp luật, các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp
trên, nghị quyết của Đảng ủy và Hội đồng nhân dân xã;
+ Căn cứ vào các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên, nghị quyết của

Đảng ủy, Hội đồng nhân dân xã và tình hình thực tế tại địa phương, xây dựng
chương trình công tác năm, quý, tháng của Ủy ban nhân dân xã;
+ Tổ chức thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác; phân công
nhiệm vụ, đôn đốc, kiểm tra các thành viên Ủy ban nhân dân xã và các cán bộ
công chức khác thuộc Ủy ban nhân dân xã, các đồng chí Trưởng xóm trong
việc thực hiện nhiệm vụ được giao;
+ Quyết định những vấn đề quan trọng, liên quan đến nhiều nội dung
công việc, những vấn đề đột xuất, phức tạp trên địa bàn; những vấn đề còn ý
kiến khác nhau hoặc vượt quá thẩm quyền của Phó Chủ tịch và ủy viên Ủy ban
nhân dân xã;
+ Ký ban hành các văn bản thuộc thẩm quyền Ủy ban nhân dân xã và
thẩm quyền Chủ tịch Ủy ban nhân dân theo quy định của pháp luật.
+ Báo cáo tình hình kinh tế - xã hội của xã, hoạt động của Ủy ban nhân
dân với Đảng ủy, Hội đồng nhân dân xã và Ủy ban nhân dân thị xã;
+ Thường xuyên trao đổi công tác với Bí thư Đảng ủy, Chủ tịch Hội
đồng nhân dân, Chủ tịch Mặt trận tổ quốc và người đứng đầu các đoàn thể nhân
8


dân cấp xã; phối hợp thực hiện các nhiệm vụ công tác; nghiên cứu, tiếp thu về
các đề xuất của Mặt trận tổ quốc và các đoàn thể nhân dân đối với công tác của
Ủy ban nhân dân; tạo điều kiện để các đoàn thể hoạt động có hiệu quả;
+ Tổ chức việc tiếp dân, xem xét giải quyết việc khiếu nại, tố cáo và kiến
nghị của nhân dân theo quy định của pháp luật.
* Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân
UBND xã Thành Công được cơ cấu 02 Phó Chủ tịch UBND: 01 Phó Chủ
tịch phụ trách khối kinh tế, tài chính và 01 Phó Chủ tịch UBND chịu trách
nhiệm khối văn hoá xã hội. Phó Chủ tịch UBND là cán bộ chuyên trách lãnh
đạo. Nhiệm vụ gồm:
+ Trực tiếp chỉ đạo các lĩnh vực và địa bàn công tác do Chủ tịch phân

công; chủ động xây dựng chương trình, kế hoạch triển khai các công việc theo
lĩnh vực được phân công trên địa bàn. Phó Chủ tịch được sử dụng quyền hạn
của Chủ tịch khi giải quyết các vấn đề thuộc lĩnh vực được giao;
+ Chịu trách nhiệm cá nhân trước Chủ tịch, trước Ủy ban nhân dân và
Hội đồng nhân dân xã về lĩnh vực được giao, về những quyết định chỉ đạo, điều
hành của mình; cùng Chủ tịch và các thành viên khác của Ủy ban nhân dân
chịu trách nhiệm về tập thể và toàn bộ hoạt động của Ủy ban nhân dân trước
Đảng ủy, Hội đồng nhân dân xã và Ủy ban nhân dân thị xã. Đối với những vấn
đề vượt quá phạm vi thẩm quyền thì Phó Chủ tịch phải báo cáo Chủ tịch quyết
định;
+ Khi giải quyết công việc, nếu có vấn đề liên quan đến phạm vi và trách
nhiệm giải quyết công việc của thành viên khác của Ủy ban nhân dân thì chủ
động trao đổi, phối hợp với thành viên đó để thống nhất cách giải quyết, nếu
vẫn còn ý kiến khác nhau thì báo cáo Chủ tịch quyết định;
+ Kiểm tra, đôn đốc cán bộ, công chức, các xóm thực hiện các chủ
trương, chính sách và pháp luật thuộc lĩnh vực được giao.
1.4.4.2 Các bộ phận chuyên môn
Căn cứ Nghị định số 92/2009/NĐ-CP ngày 22 tháng 10 năm 2009 của
Chính phủ về chức danh, số lượng, một số chế độ chính sách đối với cán bộ,
9


công chức cấp xã, phường, thị trấn và những người hoạt động không chuyên
trách ở cấp xã; Nghị định số 112/2011/NĐ-CP ngày 05 tháng 12 năm 2011 của
Chính phủ về công chức xã, phường, thị trấn, Ủy ban nhân dân cấp xã gồm 07
bộ phận chuyên môn, gồm: Văn phòng - Thống kê, Tư pháp - Hộ tịch, Tài
chính kế toán, Văn hóa xã hội, Địa chính - Xây dựng - Nông nghiệp và Môi
trường (Đối với khu vực nông thôn), Công an xã và Ban Chỉ huy Quân sự.
Căn cứ Thông tư số 06/2012/TT-BNV ngày 30/10/2012 của Bộ Nội vụ
Hướng dẫn về chức trách, tiêu chuẩn cụ thể, nhiệm vụ và tuyển dụng công chức

xã, phường, thị trấn quy định nhiệm vụ cụ thể của mỗi bộ phận chuyên môn
được như sau:
* Công an xã
+ Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân xã tổ chức thực hiện nhiệm vụ,
quyền hạn của Ủy ban nhân dân xã trong lĩnh vực an ninh, trật tự, an toàn xã
hội trên địa bàn theo quy định của pháp luật.
+ Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ theo quy định của pháp luật về
công an xã và các văn bản có liên quan của cơ quan có thẩm quyền.
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã giao.
* Ban Chỉ huy Quân sự
+ Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân xã tổ chức thực hiện nhiệm vụ,
quyền hạn của Ủy ban nhân dân xã trong lĩnh vực quốc phòng, quân sự trên địa
bàn theo quy định của pháp luật.
+ Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ theo quy định của pháp luật về dân
quân tự vệ, quốc phòng toàn dân, nghĩa vụ quân sự và các văn bản có liên quan
của cơ quan có thẩm quyền.
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã
giao.
* Văn phòng - Thống kê
Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chức thực hiện nhiệm vụ,
quyền hạn của Ủy ban nhân dân cấp xã trong các lĩnh vực: Văn phòng,
thống kê, tổ chức, nhân sự, thi đua, khen thưởng, kỷ luật, tín ngưỡng, tôn giáo,
10


dân tộc và thanh niên trên địa bàn theo quy định của pháp luật.
Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ sau:
+ Xây dựng và theo dõi việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác,
lịch làm việc định kỳ và đột xuất của Hội đồng nhân dân, Thường trực
Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã;

+ Giúp Thường trực Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp xã tổ
chức các kỳ họp; chuẩn bị các điều kiện phục vụ các kỳ họp và các hoạt động
của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã;
+ Tổ chức lịch tiếp dân, tiếp khách của Ủy ban nhân dân cấp xã; thực
hiện công tác văn thư, lưu trữ, cơ chế “một cửa” và “một cửa liên thông”
tại Ủy ban nhân dân cấp xã; nhận đơn thư khiếu nại, tố cáo và chuyển đến
Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân xem xét, giải quyết theo
thẩm quyền; tổng hợp, theo dõi và báo cáo việc thực hiện quy chế làm việc của
Ủy ban nhân dân cấp xã và thực hiện dân chủ ở cơ sở theo quy định của pháp
luật;
+ Chủ trì, phối hợp với công chức khác xây dựng và theo dõi việc thực
hiện kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội; tổng hợp, thống kê, báo cáo tình hình
phát triển công nghiệp, thương mại, dịch vụ và các hoạt động kinh tế - xã hội
trên địa bàn cấp xã; dự thảo các văn bản theo yêu cầu của Hội đồng nhân dân,
Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân
cấp xã.
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành
và do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã giao.
* Tài chính - Kế toán
Tham mưu Chủ tịch UBND xã, giúp Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chức
thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân cấp xã trong lĩnh vực tài
chính, kế toán trên địa bàn theo quy định của pháp luật.
Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ sau:
+ Xây dựng dự toán thu, chi ngân sách cấp xã trình cấp có thẩm quyền
phê duyệt; tổ chức thực hiện dự toán thu, chi ngân sách và các biện pháp khai
11


thác nguồn thu trên địa bàn cấp xã;
+ Kiểm tra và tổ chức thực hiện các hoạt động tài chính, ngân sách theo

hướng dẫn của cơ quan tài chính cấp trên; quyết toán ngân sách cấp xã và thực
hiện báo cáo tài chính, ngân sách theo đúng quy định của pháp luật;
+ Thực hiện công tác kế toán ngân sách (kế toán thu, chi ngân sách cấp
xã, kế toán các quỹ công chuyên dùng và các hoạt động tài chính khác, kế toán
tiền mặt, tiền gửi, kế toán thanh toán, kế toán vật tư, tài sản,...) theo quy định
của pháp luật;
+ Chủ trì, phối hợp với công chức khác quản lý tài sản công; kiểm tra,
quyết toán các dự án đầu tư xây dựng thuộc thẩm quyền quản lý củaỦy ban
nhân dân cấp xã theo quy định của pháp luật.
+ Giúp Ủy ban nhân dân về công tác xây dựng văn bản chuyên ngành và
các văn bản liên quan đến chuyên môn nghiệp vụ tài chính kế toán; Thực hiện
chế độ nộp hồ sơ tài liệu của ngành vào lưu trữ cơ quan theo quy định.
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành
và do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã giao.
* Tư pháp - Hộ tịch
Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân xã tổ chức thực hiện nhiệm vụ, quyền
hạn của Ủy ban nhân dân cấp xã trong lĩnh vực tư pháp và hộ tịch trên địa bàn
theo quy định của pháp luật.
Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ sau:
+ Phổ biến, giáo dục pháp luật; quản lý tủ sách pháp luật, tổ chức phục
vụ nhân dân nghiên cứu pháp luật và tổ chức lấy ý kiến nhân dân trên địa bàn
cấp xã trong việc tham gia xây dựng pháp luật;
+ Kiểm tra, rà soát các văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân
dân và Ủy ban nhân dân xã báo cáo cơ quan có thẩm quyền xem xét,
quyết định; tham gia công tác thi hành án dân sự trên địa bàn xã;
+ Thực hiện nhiệm vụ công tác tư pháp, hộ tịch, chứng thực, chứng nhận
và theo dõi về quốc tịch trên địa bàn xã theo quy định của pháp luật; phối hợp
với công chức Văn hóa - xã hội hướng dẫn xây dựng hương ước, quy ước ở
12

thôn, tổ dân phố và công tác giáo dục tại địa bàn xã;
+ Chủ trì, phối hợp với công chức khác thực hiện công tác hòa giải ở
cơ sở.
+ Tham mưu giúp Ủy ban nhân dân về công tác ban hành văn bản, xây
dựng và văn bản chuyên ngành và các văn bản liên quan đến chuyên môn
nghiệp vụ; Thực hiện chế độ nộp hồ sơ tài liệu của ngành vào lưu trữ cơ quan
theo quy định.
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành
và do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã giao.
* Địa chính -Xây dựng - Nông nghiệp và Môi trường
Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chức thực hiện nhiệm vụ,
quyền hạn của Ủy ban nhân dân cấp xã trong các lĩnh vực: Đất đai, tài nguyên,
môi trường, xây dựng, giao thông, nông nghiệp và xây dựng nông thôn mới
trên địa bàn theo quy định của pháp luật.
Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ
+ Thu thập thông tin, tổng hợp số liệu, lập sổ sách các tài liệu và xây
dựng các báo cáo về đất đai, địa giới hành chính, tài nguyên, môi trường
và đa dạng sinh học, công tác quy hoạch, xây dựng, giao thông, nông nghiệp và
xây dựng nông thôn mới trên địa bàn theo quyđịnh của pháp luật;
+ Lập sổ địa chính với chủ sử dụng đất hợp pháp, lập sổ, mục kê toàn bộ
các loại đất của xã;
+ Bảo quản hồ sơ địa giới hành chính, bản đồ địa giới hành chính, bản đồ
chuyên ngành, sổ địa chính, sổ mục kê, sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng
đất; theo dõi sự biến động của đất đai, số liệu thống kê, kiểm kê, quy hoạch, kế
hoạch sử dụng đất đai tại Ủy ban nhân dân xã và các mốc địa giới hành chính;
+ Tổ chức vận động nhân dân áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật vào
sản xuất, bảo vệ môi trường trên địa bàn cấp xã;
+ Giám sát về kỹ thuật các công trình xây dựng thuộc thẩm quyền quản
lý của Ủy ban nhân dân cấp xã;

+ Chủ trì, phối hợp với công chức khác thực hiện các thủ tục hành chính
13


trong việc tiếp nhận hồ sơ và thẩm tra để xác nhận nguồn gốc, hiện trạng đăng
ký và sử dụng đất đai, tình trạng tranh chấp đất đai và biến động về đất đai trên
địa bàn; xây dựng các hồ sơ, văn bản về đất đai và việc cấp phép cải tạo, xây
dựng các công trình và nhà ở trên địa bàn để Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã
quyết định hoặc báo cáo Ủy ban nhân dân cấp trên xem xét, quyết định theo
quy định của pháp luật.
+ Giúp Ủy ban nhân dân về công tác xây dựng văn bản chuyên ngành và
các văn bản liên quan đến chuyên môn nghiệp vụ tài chính kế toán; Thực hiện
chế độ nộp hồ sơ tài liệu của ngành vào lưu trữ cơ quan theo quy định.
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành
và do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã giao.
* Văn hoá xã hội
Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân xã tổ chức thực hiện nhiệm vụ, quyền
hạn của Ủy ban nhân dân xã trong các lĩnh vực: Văn hóa, thể dục thể thao, du
lịch, thông tin, truyền thông, lao động, thương binh, xã hội, y tế, giáo dục theo
quy định của pháp luật.
Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ sau:
+ Tổ chức, theo dõi và báo cáo về các hoạt động văn hóa, thể dục,
thể thao, du lịch, y tế và giáo dục trên địa bàn; tổ chức thực hiện việc xây dựng
đời sống văn hóa ở cộng đồng dân cư và xây dựng gia đình văn hóa trên địa
bàn xã; Bảo vệ di tích lịch sử, danh lam thắng cảnh, các điểm vui chơi giải trí ở
địa phương; Ngăn chặn mọi âm mưu truyền bá tư tưởng phản động, đồi trụy
dưới mọi hình thức;
+ Lập chương trình, kế hoạch tổ chức văn hóa, văn nghệ, lễ hội, thể dục
thể thao trình Ủy ban nhân dân xã phê duyệt;
+ Thực hiện các nhiệm vụ thông tin, truyền thông về tình hình kinh tế xã hội ở địa phương;

+ Thống kê dân số, lao động, việc làm, ngành nghề trên địa bàn; Theo
dõi, tổng hợp, báo cáo về số lượng và tình hình biến động các đối tượng chính
sách lao động, thương binh và xã hội; Theo dõi, đôn đốc việc thực hiện và chi
14


trả các chế độ đối với người hưởng chính sách xã hội và người có công; Quản
lý nghĩa trang liệt sĩ và các công trình ghi công liệt sĩ; thực hiện các hoạt động
bảo trợ xã hội và chương trình xóa đói, giảm nghèo trên địa bàn xã;
+ Chủ trì, phối hợp với công chức khác và trưởng xóm xây dựng hương
ước, quy ước ở xóm và thực hiện công tác giáo dục tại địa bàn xã;
+ Giúp Ủy ban nhân dân về công tác xây dựng văn bản chuyên ngành và
các văn bản liên quan đến chuyên môn nghiệp vụ tài chính kế toán; Thực hiện
chế độ nộp hồ sơ tài liệu của ngành vào lưu trữ cơ quan theo quy định.
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành
và do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã giao.

Cấp lãnh đạo
CT và các Phó Chủ tịch

Bộ phận, chuyên môn

Tài
chính Kế
toán

Tư
pháp
hộ
tịch

Địa
chính
xây
dựng

Văn
phòng
thống
kê

Văn
hoá xã
hội

BCH
Quân sự

Sơ đồ cơ cấu, tổ chức của UBND xã Thành Công

Tiểu kết
15

Công
an xã


Chương 1 của đề tài đã nêu ra các khai niệm về công tác văn thư và các
nội dung, vai trò, ý nghĩa của công tác văn thư và khai quát toàn bộ sự hoạt
động của UBND xã Thành Công giúp ta hiểu được vị trí địa lý của xã, và chức

năng, nhiệm vụ của các ban và các chuyên môn nghiệp vụ.

16


Chương 2:
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN
XÃ THÀNH CÔNG
2.1 Thực trạng công tác Văn thư tại Ủy ban nhân dân xã Thành
Công
Công tác văn thư nói chung và công tác văn thư tại UBND xã Thành
Công nói riêng đã dần dần đi vào hoạt động nề nếp, đúng quy định của pháp
luật, gồm: Tổ chức cán bộ làm công tác văn thư; Quy trình quản lý văn bản
đến; Quy trình ban hành và quản lý văn bản đi; Quản lý và sử dụng con dấu;
lập hồ sơ hiện hành, hồ sơ công việc và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Về
đúng quy định của pháp luật và các văn bản chỉ đạo thực hiện của cơ quan quản
lý Nhà nước câp trên như: Thẩm quyền ban hành văn bản, cấp bậc ban hành,
thể thức và kỹ thuật trình bày, tính phù với pháp luật…
Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản;
quản lý, xử lý văn bản đến, văn bản đi, tài liệu khác hình thành trong quá trình
hoạt động của cơ quan, lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện
hành; quản lý và sử dụng con dấu.
Công tác tổ chức thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư của UBND xã là
công việc, nghiệp vụ chuyên môn thuộc bộ phận Văn phòng - Thống kê của
UBND xã, do Cán bộ Văn phòng -Thống kê chịu trách nhiệm trước Chủ tịch
UBND xã về toàn bộ nhiệm vụ tham mưu và tổ chức thực hiện, giải quyết.
Đó là những hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho việc
lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của cơ quan. Là một bộ phận
không thể thiếu, đảm bảo tính xác thực công việc của cơ quan đã triển khai, vì
vậy Uỷ ban nhân dân xã Thành Công đã thực hiện có nề nếp, đảm bảo hoạt

động thông suốt công tác văn thư của cơ quan, hạn chế được bệnh quan liêu
giấy tờ và việc lợi dụng những văn bản nhà nước để làm việc trái pháp luật.
Công tác văn thư của Uỷ ban nhân dân xã Thành Công được sự hướng
dẫn, chỉ đạo trực tiếp của Uỷ ban nhân dân thị xã Phổ Yên và hằng tháng cán
bộ văn phòng kiểm tra, rà soát lại các hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư.
17


Do cán bộ văn phòng đã được đào tạo trình độ Cao đằng Văn thư Lưu trữ nên
đã nắm rõ, nắm vững chuyên môn văn thư nên tổ chức khá khoa học, đúng quy
trình, nghiệp vụ.
Uỷ ban nhân dân xã Thành Công là cơ quan hành chính ở địa phương
phụ trách các lĩnh vực kinh tế, văn hoá, xã hội, an ninh chính trị và trật tự an
toàn xã hội, quốc phòng quân sự trên toàn địa bàn xã, nên văn bản chủ yếu là
văn bản được trao đổi trong các cơ quan của thị xã Phổ Yên và cấp dưới giúp
việc cho UBND xã là các cơ quan, đơn vị chuyên môn, các ông trưởng xóm
trên địa bàn xã. Tất cả các văn bản, sau khi được cán bộ phụ trách lĩnh vực
chuyên môn đánh máy, trình Lãnh đạo UBND ký duyệt, sao in, vào sổ “ Đăng
ký văn bản đi” và được chuyển đi nhanh chóng, kịp thời.
Những quy trình nghiệp vụ quản lý, giải quyết văn bản đến, văn bản đi,
quản lý sử dụng con dấu của Uỷ ban nhân dân chủ yếu là các văn bản đề xuất,
trao đổi với UBND thị xã Phổ Yên, các phòng ban chuyên môn thị xã, một số
văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên…. Ngoài ra là các văn bản chỉ đạo đến
các xóm và các văn bản của các cơ quan đóng trên địa bàn...
Tất cả các văn bản đến được tập trung tại văn phòng, cán bộ văn phòng,
tiếp nhận, phân loại, đăng ký vào sổ "Đăng ký văn bản đến”, trình Lãnh đạo
cho ý kiến giải quyết, rồi được chuyển đến cá nhân, tập thể, các bộ phận trong
uỷ ban nhân dân xã … và quản lý văn bản đến theo quy định.
Công tác quản lý và sử dụng con dấu cũng đã thực hiện đúng theo quy
định, con dấu được để tại cơ quan, giao cho cán bộ chịu trách nhiệm về công

tác văn thư quản lý và sử dụng dưới sự quản lý chung của văn phòng và chỉ đạo
toàn bộ của Chủ tịch UBND xã.
Nhìn chung mô hình tổ chức, quản lý hoạt động về công tác văn thư của
Uỷ ban nhân dân xã Thành Công đảm bảo thực hiện đúng nghiệp vụ về công
tác văn thư nói chung.
2.2 Công tác soạn thảo, ban hành và công tác quản lý văn bản đi
UBND cấp xã nói chung và UBND xã Thành Công nói riêng là cơ quan
hành chính Nhà nước ở địa phương, cấp cuối cùng của cơ quan hành chính Nhà
18


nước ở địa phương, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Đảng ủy xã, sự giám sát của
HĐND xã và sự chỉ đạo, quản lý và điều hành của UBND thị xã Phổ Yên; Do
vậy, văn bản chủ yếu là văn bản được trao đổi trong các cơ quan của thị xã Phổ
Yên và cấp dưới giúp việc cho UBND xã và các cơ quan, đơn vị chuyên môn,
các ông, bà trưởng xóm trên địa bàn xã. Ở cấp xã chủ yêu là văn bản hành
chính thông thường và văn bản hành chính cá biệt (Nghị quyết của HĐND,
Quyết định, Chỉ thị), hầu như không có văn bản quy phạm pháp luật.
- Thẩm quyền ban hành văn bản của UBND xã được ban hành các loại
văn bản và số lượng cụ thể như sau:
+ Quyết định: 320
+ Kế hoạch: 34
+ Tờ trình: 91
+ Công văn: 96
+ Thông báo: 39
+ Báo cáo: 62
+ Giấy mời: 156
+ Chương trình: 17
Ngoài ra là các văn bản chuyên ngành như:
+ Hợp đồng

+ Giấy giới thiệu
+ Giấy đi đường
- Trong năm 2016, tổng số văn bản đi của UBND xã Thành Công ban
hành là 815 văn bản hành chính thông thường; Các văn bản của UBND xã
Thành Công đã ban hành đều đúng về thẩm quyền, đúng nội dung, đúng pháp
luật, không có văn bản nào bị cơ quan nhà nước có thẩm quyền ra quyết định
hủy về không đúng quy định. Tuy nhiên, một số văn bản còn sai về thể thức,
như viết tắt tên loại văn bản còn sai, phần để ký chưa đúng với Thông tư số
01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ. Một số văn bản đóng dấu
còn chưa rõ, dấu đóng còn mờ và chưa cân, chưa đúng theo tiêu chuẩn tại Nghị
định 58 về quản lý và sử dụng con dấu.
19


- Các mẫu biểu về quản lý, hoạt động công tác văn bản đi của cán bộ làm
công tác văn thư tại UBND xã Thành Công đã lập được, gồm:
+ Sổ theo dõi quản lý văn bản đi: Đã vào sổ đầy đủ văn đi theo trình tự
thời gian ban hành văn bản.
+ Sổ chuyển giao văn bản đi nội bộ: Đã vào sổ theo dõi chuyển giao văn
bản đi nội bộ theo trình tự thời gian thực hiện, có ký nhận của đơn vị, cá nhân
nhận văn bản.
+ Nhận xét: Công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản đi tại
UBND xã Thành Công cũng đã được chỉ đạo khá tốt, đảm bảo được nghiệp vụ,
quy trình khoa học.
Do cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ ở cấp xã còn phải kiêm nhiệm
nhiều công việc, không có tổ chức văn thư riêng nên văn bản đi của bộ phận
chuyên môn nào thì do cán bộ chuyên môn đó phải soạn thảo nên cán bộ phụ
trách văn thư nhiều lúc không kiểm soát, kiểm tra được hết, dẫn đến một số văn
bản còn sai về thể thức.
Trang hiết bị phục vụ công tác văn thư còn thiếu như máy vi tính trang bị

chưa đủ cho các bộ phận chuyên môn, thiếu tủ đựng tài liệu, cặp hồ sơ tại liệu
công việc...
2.3 Công tác quản lý văn bản đến
Văn bản đến của UBND xã Thành Công chủ yếu có nguồn từ UBND thị
xã Phổ Yên và tỉnh Thái Nguyên (Cơ quan quản lý nhà nước cấp trên), văn bản
của các phòng ban chuyên môn thị xã, một số văn bản của cơ quan cấp tỉnh và
tài liệu báo chí, tạp chí, một số đề nghị kiến nghị của nhân dân.
Trong năm 2016, UBND xã Thành Công đã nhận được 589 văn bản đến
các loại, gồm: Văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chỉ đạo, văn bản hành
chính thông thường.
Cán bộ phụ trách công tác văn thư lưu trữ của UBND xã đã lập được các
sổ theo dõi, quản lý văn bản đến gồm:
- Sổ theo dõi quản lý văn bản đến
- Sổ theo dõi văn bản mật, văn bản hỏa tốc, văn bản số
20