Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại UỶ BAN NHÂN dân xã VĨNH CHÂN

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Họ tên sinh viên:

Bùi Thị Hậu

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG K7B HỆ CAO ĐẲNG CHÍNH QUY
KHOÁ HỌC (2012 – 2015)

Tên cơ quan: UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ VĨNH CHÂN
Địa chỉ: Khu1 – Vĩnh chân – Hạ hoà – Phú thọ
Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan: Bùi Thị Thu Nga
Giảng viên hướng dẫn: Ths. Lâm Thu Hằng

HÀ NỘI – 2015

Bùi Thị Hậu

Lớp: Quản trị văn phòng K7B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

A.LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1
B. VỀ TỔNG QUÁT SƠ LƯỢC
UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ VĨNH CHÂN..............................................................3
PHẦN I.....................................................................................................................5
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP...........5
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan thực tập....5
1.Chức năng của Uỷ ban nhân dân xã Vĩnh Chân:............................................5
2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân xã Vĩnh Chân:..........................5
3. Cơ cấu tổ chức:..............................................................................................9
3.1 Ban lãnh đạo của Uỷ ban nhân dân xã:.......................................................9
3.2Các phòng chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân xã:....................................9
II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
CỦA VĂN PHÒNG........................................................................................12
1. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng.........................................................12
2. Cơ cấu tổ chức của văn phòng ....................................................................13
3. Bản mô tả công việc của nhân viên văn phòng tổng hợp............................14
III. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG
TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UBND XÃ..................................14
1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng.....................................................14
1.1. Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng
hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho UBND xã..........................................14
1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ
của UBND xã Vĩnh Chân................................................................................16
1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị (hội thảo, cuộc họp) UBND xã Vĩnh
Chân.................................................................................................................17
1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan
UBND xã Vĩnh Chân.......................................................................................18
1.5. Nhận xét, đánh giá tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở của
UBND xã Vĩnh Chân.......................................................................................19

2. Khảo sát về công tác văn thư.......................................................................21
Bùi Thị Hậu

Lớp: Quản trị văn phòng K7B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan (nhận xét ưu, nhược
điểm)................................................................................................................21
2.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ
đạo thực hiện công tác văn thư cơ quan..........................................................21
2.2.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản................................................22
2.2.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản...................................................23
2.2.3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi..............................................24
2.2.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu:....................................................25
3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ................................26
Phần II....................................................................................................................28
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN
UBND XÃ VĨNH CHÂN.......................................................................................28
1. Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm của
UBND xã Vĩnh Chân.......................................................................................28
2. Soạn thảo quy chế công tác văn thư lưu trữ................................................36
3. Soạn thảo quy chế văn hóa công sở............................................................55
4. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị...........................................................61
5. Xây dựng mô hình Văn phòng hiện đại cho cơ quan. Nhận xét ưu điểm,
nhược điểm của mô hình Văn phòng này........................................................63
6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy Văn phòng của UBND xã Vĩnh Chân.

Nhận xét ưu nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy Văn phòng..................64
PHẦN III................................................................................................................66
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ............................................................66
I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành
chính Văn phòng của UBND xã......................................................................66
II. Những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm.................69
KẾT LUẬN CHUNG............................................................................................72
PHẦN IV: PHỤ LỤC............................................................................................56
PHẦN IV: PHỤ LỤC

Bùi Thị Hậu

Lớp: Quản trị văn phòng K7B


Khoa Quản trị Văn phòng

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

A.LỜI MỞ ĐẦU
Đất nước ta đã và đang phát triển trên con đường hội nhập với nền
kinh tế thế giới, nền kinh tế nước ta đang trên đà tăng trưởng với tốc độ
cao, để phát triển được mạnh mẽ và bền vững thì cần phải có sự điều hành
quản lý và định hướng của nhà nước. Điều này đòi hỏi sự nỗ lực của mọi
thành viên tham gia vào quá trình phát triển kinh tế đất nước.
Văn phòng hiện nay đã trở thành một bộ phận không thể thiếu được
trong các cơ quan nhà nước nói chung và cơ quan doanh nghiệp tư nhân nói
riêng, văn phòng được xem như là cầu nối,mắc xích quan trọng trong hoạt
động của cơ quan, tổ chức .Đó là bộ phận đầu mối cho những thông tin quan
trọng và là nơi thu thập, xử lý những dữ liệu, thông tin, văn bản, giấy tờ có liên

quan đến hoạt động của cơ quan tổ chức. Để làm tốt công tác này, đòi hỏi người
cán bộ văn phòng phải có kiến thức chuyên môn cũng như có lòng yêu nghề,
trách nhiệm và nhiệt huyết với nghề. Muốn vậy, người cán bộ văn phòng phải
không ngừng học hỏi trong lý thuyết cũng như kinh nghiệm thực tế, có như vậy
mới làm tốt được công việc của người cán bộ văn phòng. Xã hội muốn phát triển
thì cần có những con người tiến bộ, luôn mang trong mình những nhiết huyết
muốn cống hiến cho đất nước. Bên cạnh đó còn cần có những kiên thức chuyên
ngành vững vàng. Đối với bất cứ ngành nghề nào cũng cần có những con người
say mê yêu ngành, yêu công việc mình đang làm.
Với phương châm gắn liền giữa lý luận và thực tiễn trong công tác
đào tạo Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội đã tổ chức cho sinh viên khoa
Quản trị văn phòng được đi thực tập tại các cơ quan, tổ chức nhằm nâng
cao trình độ hiểu biết cũng như giúp sinh viên đi gần hơn với thực tế, và
nâng cao trình độ nghiệp vụ sau khi ra trường và rèn luyện kĩ năng cho
sinh viên ra trường.
Trong quá trình đi thực tập, sinh viên sẽ được củng cố kiến thức,
nâng cao trình độ chuyên môn và năng lực, vận dụng lý luận và thực tiễn
một cách hiệu quả nhất, được rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp , và đó cũng là
một trong những điều kiện cần thiết đối với chuyên ngành quản trị văn
Bùi Thị Hậu

1

Lớp Quản trị Văn phòng K7b


Khoa Quản trị Văn phòng

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

phòng nói riêng và bất kì một chuyên ngành nào khác trong các cơ quan
đơn vị. Nhận được sự giúp đỡ của trường và của khoa cũng như sự tiếp
nhận của Uỷ ban nhân dân xã.
Qua đây em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến cô Lâm Thu Hằng
giảng viên hướng dẫn trực tiếp trong kỳ thực tập vừa qua, đồng thời em xin
cảm ơn tới Lãnh đạo cùng các cán bộ UBND xã đặc biệt là chị Bùi Thu
Nga cán bộ văn phòng tổng hợp đã giúp em hoàn thành tốt chương trình
thực tập.
Vì thời gian có hạn và kinh nghiệm của bản thân còn chưa nhiều
nên lượng kiến thức thu thập được còn hạn chế. Rất mong nhận được sự đóng
góp ý kiến của các thầy, cô trong nhà trường và các cô, chú trong Văn phòng
UBND xã Vĩnh Chân để bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn.
Sau đây em xin trình bày nội dung báo cáo:
Ngoài phần mục lục, mở đầu, kết luận chung bài báo cáo của em gồm 3
phần
Phần I: Khảo sát công tác văn phòng của cơ quan thực tập.
Phần II: Chuyên đề thực tập: nghiệp vụ hành chính của cơ quan.
Phần III: kết luận và đề xuất ý kiến.
Em xin chân thành cảm ơn!

Bùi Thị Hậu

2

Lớp Quản trị Văn phòng K7b


Khoa Quản trị Văn phòng

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

B. VỀ TỔNG QUÁT SƠ LƯỢC
UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ VĨNH CHÂN
Giới thiệu chung:
Xã Vĩnh Chân là một xã miền núi nằm ở cuối huyện Hạ Hoà có vị
trí địa lý thuận tiện, địa hình phong phú, đất đai phì nhiêu màu mỡ, môi
trường của xã tương đối tốt, xã Vĩnh Chân nằm ven sông Hồng cách trung
tâm huyện lỵ 14 km về hướng Đông nam. Xã do hai làng hợp , môi thành
là Làng Vĩnh và Chân Lao. Làng Vĩnh có 5 thôn (xóm) gồm: Minh Lăng,
Minh Trào, Tân Lập, Tân Tiến và Trường Thiện. Làng Chân Lao nằm độc
lập như 1 hòn đảo với dân số khoảng ~1000 người.Vĩnh Chân là địa điểm
thứ hai của Tỉnh Phú Thọ có trường tiểu học thời pháp thuộc sau thị xã
Phú Thọ.
Vị trí địa lý:
Phía đông giáp xã Yển khê – huyện Thanh Ba, phía tây bắc giáp xã
Mai Tùng, phía đông bắc giáp xã Yên luật – xã Chính Công, phía đông
nam giáp xã Vụ Cầu, phía tây nam giáp sông Hồng có ranh giới chung xã
Minh Côi và xã Tuy Lộc – Huyện Cẩm Khê.
Khí hậu thời tiết:
Chia thành 2 mùa rõ rệt, lượng mưa trung bình 105,8mm/ tháng,
nhiệt độ trung bình hàng năm 24-27 độ, độ ẩm trung bình 75% - 80%.
Địa hình:
Chủ yếu là đồi núi cao dần từ tây sang đông, có độ cao trung bình từ
30-70m, địa hình được chia làm 2 loại. Địa hình đồi núi là nơi tập trung
khu dân cư, địa hình bằng phẳng là nơi tập trung sản xuất phát triển nông
nghiệp
Kinh tế :
Tổng giá trị sản xuất đạt 78,4 tỷ đồng, tăng 5,6% so cùng kỳ, tốc độ
tăng trưởng: 11,6%, trong đó:
Giá trị sản xuất nông, lâm nghiệp đạt 41,3 tỷ đồng, tăng 94,8% kế

Bùi Thị Hậu

3

Lớp Quản trị Văn phòng K7b


Khoa Quản trị Văn phòng

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

hoạch, tăng 70,7% so với cùng kỳ, tốc độ tăng 5,2%.
Giá trị sản xuất công nghiệp – tiểu thủ công nghiệp – xây dựng đạt
13,1 tỷ đồng, đạt 14,7% kế hoạch, tăng 33,9% so với cùng kỳ
Gía trị thương mại – du lịch – dịch vụ đạt 23,9 tỷ đồng, đạt 96% kế
hoạch, tăng 15,2% so với cùng kỳ.
Cơ cấu kinh tế: Nông – lâm nghiệp: 52,7% ( KH: 36,9%); CNTTCN-XD 16,7% (KH: 19,8%); TM-DL-DV 30,5% (KH: 43,3%).
Sản xuất nông nghiệp: Diện tích gieo cấy lúa đạt 92,4%, cây ngô đạt
15,6%KH năm, cây lạc đạt 20,9%KH năm, các cây hoa màu khác đạt 100%
KH năm, cây chè đạt 94,4% KH năm.
Chăn nuôi: trâu đạt 23,6%, bò đạt 51,6%, lợn đạt 117,9%, nuôi gia
cầm đạt 43%, nuôi thuỷ sản đạt 68,2%
Văn hó a – Xã hội
Hoạt động văn hoá, thể thao, tuyên truyền: Phát triển và được coi
trọng, hoạt động của hệ thống đài truyền thanh được đảm bảo và phát huy.
Giáo dục: quy mô trường lớp hợp lý, cơ sở vật chất trường học thì
được tăng cường, các cấp học đã tích cực thực hiện cuộc vận động “ Hai
không”. Sự nghiệp giáo dục và đào tạo tiếp tục ổn định và phát triển, chất
lượng giáo dục toàn diện được duy trì, tỷ lệ lên lớp đạt 99%. Hàng năm tỷ

lệ học sinh đỗ vào các trường đại học, cao đẳng bình quân là 50 em.
Y tế thực hiện tốt nhiệm vụ khám chữa bệnh và chăm sóc sức khoẻ
cho nhân dân, đội ngũ cán bộ y tế được đào tạo chính quy, đáp ứng nhu cầu
khám chữ bệnh thông thường cho người dân.
Chính sách xã hội đối với người có công, người nghèo, vấn đề xoá
đói giảm nghèo, giải quyết việc làm được UBND xã chú trọng và tổ chức
nghiêm túc.

Bùi Thị Hậu

4

Lớp Quản trị Văn phòng K7b


Khoa Quản trị Văn phòng

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

PHẦN I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ
quan thực tập.
1.Chức năng của Uỷ ban nhân dân xã Vĩnh Chân:
Uỷ ban nhân dân là cơ quan hành chính của nhà nước ở địa phương
chịu trách nhiệm thi hành những nghị quyết của Hội đồng nhân dân và báo
cáo công việc trước Hội đồng nhân dân cấp trên và Hội đồng nhân dân
cùng cấp.
Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn
bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân

cùng cấp nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế
- xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác
trên địa bàn.
Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,
góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính
nhà nước.
2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân xã Vĩnh Chân:
a.Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân xã thực hiện những nhiệm
vụ, quyền hạn sau đây:
Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội
đồng nhân dân huyện thông qua để trình Uỷ ban nhân dân huyện phê duyệt;
tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó;
Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi
ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mìnhlập
dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết trình
Hội đồng nhân dân huyện quyết định và báo cáo Uỷ ban nhân dân, cơ quan
tài chính cấp trên trực tiếp;
Bùi Thị Hậu

5

Lớp Quản trị Văn phòng K7b


Khoa Quản trị Văn phòng

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các cơ quan
nhà nước cấp trên trong việc quản lí ngân sách nhà nước trên địa bàn xã và

báo cáo về ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật;
Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất nước để lại phục vụ
các nhu cầu công ích ở địa phương; xaay dựng và quản lý các công trình
công cộng, đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện,
nước theo quy định của pháp luật;
Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để xây dựng các
công trình kết cấu hạ tầng của xã, trên nguyên tắc tự nguyện, dân chủ. Việc
quản lý các khoản đóng góp này phải công khai, có kiểm tra, kiểm soát và
đảm báo sử dụng đúng mục đích, đúng chế độ theo quy định của pháp luật;
b.Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thuỷ lợi và đất đai, Uỷ
ban nhân dân xã thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Tổ chức và hướng dẫn việc thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề
án khuyến khích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phát
triển sẩn xuất và hướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng,
vật nuôi trong sản xuất theo quy hoạch, kế hoạch chung và phòng trừ các
bệnh dịch đối với cây trồng và vật nuôi;
Tổ chức việc xây dựng công trình thuỷ lợi nhỏ; thực hiện việc tu
bổ,bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng, phòng chống và khắc phục hậu quả củ
thiên tai, bão lụt, ngăn chặn kịp thời những hành vi vi phạm pháp luật về
bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng tại địa phương;
Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước trên địa bàn theo
định của pháp luật;
Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác và phát triển các ngành, nghề
truyền thống ở địa phương và tổ chức ứng dụng tiến bộ về khoa học, công
nghệ để phát triển các ngành, nghề mới.
c. Trong lĩnh vực xây dựng, giao thôngvận tải, Uỷ ban nhân dân xã
thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau:
Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong xã
Bùi Thị Hậu

6

Lớp Quản trị Văn phòng K7b


Khoa Quản trị Văn phòng

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

theo phân cấp;
Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà riêng ở điểm dân
cư nông thôn theo quy định của pháp luật, kiểm tra việc thực hiện pháp luật
về xây dựng và xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền do pháp luật quy
định;
Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường
giao thông, cầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật.
Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường
giao thông, cầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật.
d. Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá và thể dục thể thao,
Uỷ ban nhân dân xã thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau:
Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương, phối
hợp với trường học, huy đọng trẻ em vào lớp một đúng độ tuổi, tổ chức
thực hiện xoá mù chữ cho những người trong độ tuổi;
Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp
mẫu giáo, trường mầm non ở địa phương
Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp
mẫu giáo, trường mầm non ở địa phương; phối hợp với Uỷ ban nhân dân
cấp trên quản lý trường tiểu học, trường trung học cơ sở trên địa bàn;
Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hoá
gia đình được giao; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; phòng, chống các

dịch bệnh;
Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hoá, thể dục thể
thao; tổ chức các lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích
lịch sử - văn hoá và danh lam thắng cảnh ở địa phương theo quy định của
pháp luật;
Thực hiện chính sách, chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia
đình liệt sĩ, những người và gia đình có công với nước theo quy định của
pháp luật;
Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp
Bùi Thị Hậu

7

Lớp Quản trị Văn phòng K7b


Khoa Quản trị Văn phòng

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

đỡ các gia đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không
nơi nương tựa; tổ chức các hình thức nuôi dưỡng, chăm sóc các đối tượng
chính sách ở địa phương theo quy định của pháp luật;
Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sĩ, quy hoạch, quản lý nghĩa
địa ở địa phương.
e.Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội và thi
hành pháp luật ở địa phương, Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện những
nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phòng toàn dân, xây
dựng làng xã chiến đấu trong khu vực phòng thủ địa phương;

Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch;
đăng ký, quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực hiện việc xây
dựng, huấn luyện, sử dụng lực lượng dân quân tự vệ ở địa phương;
Thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn xã hội;
xây dựng phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc vững mạnh; thực
hiện biện pháp phòng ngừa và chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các
hành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương;
Quản lý hộ khẩu; tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc đi lại
của người nước ngoài ở địa phương.
f.Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, Uỷ
ban nhân dân xã, thị trấn có nhiệm vụ tổ chức, hướng dẫn và bảo đảm thực
hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn
giáo của nhân dân ở địa phương theo quy định của pháp luật.
Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện
những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật; giải quyết các vi phạm
pháp luật và tranh chấp nhỏ trong nhân dân theo quy định của pháp luật;
Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công
dân theo thẩm quyền;
Tổ chức thực hiện hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng trong
Bùi Thị Hậu

8

Lớp Quản trị Văn phòng K7b


Khoa Quản trị Văn phòng

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

việc thi hành án theo quy định của pháp luật; tổ chức thực hiện các quyết
định về xử lý vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật.
g.Uỷ ban nhân dân phường thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn
quy định tại các điều 111, 112, 113, 114, 115, 116 và 117 của Luật tổ chức
HĐND&UBND và thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Tổ chức thực hiện các nghị quyết của Hội đồng nhân dân phường về
việc bảo đảm thực hiện thống nhất kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội và
quy hoạch đô thị, xây dựng nếp sống văn minh đô thị, phòng, chống các tệ
nạn xã hội, giữ gìn trật tự vệ sinh, sạch đẹp khu phố, lòng đường, lề đường,
trật tự công cộng và cảnh quan đô thị; quản lý dân cư đô thị trên địa bàn;
Thanh tra việc sử dụng đất đai của tổ chức, cá nhân trên địa bàn
phường theo quy định của pháp luật;
Quản lý và bảo vệ cơ sở hạ tầng kỹ thuật trên địa bàn phường theo
phân cấp; ngăn chặn, xử lý các hành vi vi phạm đối với các cơ sở hạ tầng
kỹ thuật theo quy định của pháp luật;
Kiểm tra giấy phép xây dựng của tổ chức, cá nhân trên địa bàn
phường; lập biên bản, đình chỉ những công trình xây dựng, sửa chữa, cải
tạo không có giấy phép, trái với quy định của giấy phép và báo cáo cơ quan
nhà nước có thẩm quyền xem xét, quyết định
3. Cơ cấu tổ chức:
3.1 Ban lãnh đạo của Uỷ ban nhân dân xã:
Uỷ ban nhân dân xã Vĩnh Chân có chủ tịch và phó chủ tịch
Chủ tịch là người đứng đầu của Uỷ ban nhân dân xã có nhiệm vụ
quản lý và lãnh đạo toàn bộ cơ quan.
Phó chủ tịch là người giúp việc trực tiếp cho chủ tịch xã.
3.2Các phòng chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân xã:
3.2.1 Văn phòng UBND xã.
Chức năng nhiệm vụ: tham mưu giúp UBND xã lập kế hoạch, công
tác của UBND xã, đề xuất và có phương án để triển khai công việc mà

UBND xã đề ra, đồng thời đôn đốc, nhắc nhở các tiến độ công việc của cán
Bùi Thị Hậu

9

Lớp Quản trị Văn phòng K7b


Khoa Quản trị Văn phòng

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

bộ chuyên môn thuộc UBND xã, soạn thảo công văn, văn bản. Ngoài ra còn
thực hiện các công việc khác như: tiếp khách, tiếp tân, chuẩn bị các hội
nghị của UBND.
3.2.2 Phòng Tài nguyên và Môi trường.
Chức năng nhiệm vụ: tham mưu, giúp UBND xã thực hiện chức năng
quản lý nhà nước về các lĩnh vực; tài chính, tài sản; kế hoạch và đầu tư;
đăng ký kinh doanh; tổng hợp, thống nhất quản lý về kinh tế hợp tác xã,
kinh tế tập thể.
3.2.3 Phòng Tư pháp
Chức năng, nhiệm vụ: tham mưu giúp việc cho UBND xã về việc
tuyên truyền phổ biến giáo dục pháp luật, xây dựng, thẩn định các văn bản
quy phạm pháp luật và rà soát các văn bản hành chính khác. Trực tiếp quản
lý, đăng ký hộ tịch, thi hành án, trợ giúp pháp lý, quản lý tủ sách pháp luật
và công tác hoà giải trên địa bàn.
3.2.4 Phòng Văn hoá – xã hội.
Thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các hoạt động văn hoá,
thông tin, tuyên truyền trên địa bàn xã.
Nhiệm vụ: tham mưu giúp UBND xã thực hiện chức năng quản lý

nhà nước về: văn hóa, gia đình; thể dục, thể thao; du lịch; bưu chính, viễn
thông và Internet; công nghệ thông tin, hạ tầng thông tin; phát thanh.
3.2.5 Phòng Lao động – Thương binh và xã hội
Chức năng nhiệm vụ: tham mưu, giúp UBND xã thực hiện chức năng
quản lý nhà nước về các lĩnh vực: lao động, việc làm; dạy nghề; tiền
lương; tiền công; bảo hiểm xã hội; bảo hiểm thất nghiệp; an toàn lao động;
người có công; bảo trợ xã hội, bảo vệ và chăm sóc trẻ em; phòng, chống tệ
nạn xã hội; bình đẳng giới.
3.2.6 Phòng tài chính – kế toán
Chức năng, nhiệm vụ: trực tiếp quản lý ngân sách xã tham mưu với
chủ tịch UBND xã về kế hoạch lập dự toán thu, chi ngân sách hàng năm,
quý, tháng, lập dự án thu, chi ngân sách xã, dự toán điều chỉnh bổ sung
Bùi Thị Hậu

10

Lớp Quản trị Văn phòng K7b


Khoa Quản trị Văn phòng

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

ngân sách xã trong trường hợp cần thiết, thực hiện báo cáo công tác tài
chính trước UBND xã. Tham mưu với UBND xã việc thực hiện casc biện
pháp thu, chi ngân sách theo đúng dự toán đã định, thực hiện chế độ báo
cáo, quyết toàn ngân sách theo quy định của pháp luật, mở hệ thống sổ
sách theo dõi thu, chi, quản lý ngân sách, quản lý tài sản cố định. Hướng
dẫn các ban ngành, đơn vị, thực hiện chế độ ngân sách theo đúng pháp luật.
3.2.7 Phòng địa chính – xây dựng

Chức năng, nhiệm vụ: tham mưu, giúp việc cho UBND xã về công
tác quản lý đất đai, quy hoạch sử dụng đất, biện pháp quản lý vi phạm đất
đai, thẩm định việc cấp phếp xây dựng nhà ở trên địa bàn UBND xã. Chịu
trách nhiệm lập hồ sơ địa chính trình duyệt với cơ quan cò thẩm quyền,
quản lý, lưu trữ bản đồ, các văn bản có liên quan đến công tác quản lý đát
đai của địa phương và tham gia giải quyết các công việc cò liên quan ới đất
đai, thường xuyên có biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý sử dụng
đất.
3.2.8 Phòng Y tế
Chức năng, nhiệm vụ: tham mưu, giúp UBND huyện thực hiện chức
năng quản lý nhà nước về chăm sóc và bảo vệ sức khỏe nhân dân, gồm: y
tế cơ sở, y tế dự phòng; khám, chữa bệnh; phục hồi chức năng; y dược cổ
truyền; thuốc phòng bệnh, chữa bệnh cho người; vệ sinh an toàn thực
phẩm; bảo hiểm y tế; trang thiết bị y tế; dân số.
3.2.9 Phòng công an xã
Chức năng, nhệm vụ: than mưu, giúp UBND xã về các biện pháp
thực hiện bảo đảm an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội, xây dựng phong
trào quần chúng bảo vệ an ninh tổ quốc, thực hiện biện pháp phòng ngừa,
ngăn chặn tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạm khác, trực
tiếp chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn và giải quyết các công việc thuộc thẩm
quyền, quản lý hồ sơ, tổ chức đăng ký tạm chú tạm vắng theo quy định của
pháp luật.
Sơ đồ tổ chức bộ máy cơ quan (phụ lục 01).
Bùi Thị Hậu

11

Lớp Quản trị Văn phòng K7b

Khoa Quản trị Văn phòng

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ
CHỨC CỦA VĂN PHÒNG.
1. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng
Văn phòng UBND xã Vĩnh Chân là cơ quan tham mưu giúp việc cho
UBND cấp xã thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương và thực
hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn theo sự ủy quyền của UBND cấp xã và
theo quy định của pháp luật; góp phần đảm bảo sự thống nhất quản lý của
ngành hoặc lĩnh vực công tác ở địa phương.
Chuẩn bị các báo cáo về hoạt động ,biên tập và quản lí hồ sơ, biên
bản các kì họp HĐND, các cuộc họp và làm việc của Thường trực HĐND,
UBND và Lãnh đạo UBND xã, tổng hợp và thông báo kết quả các kì họp,
phiên họp của HĐND&UBND xã; phục vụ và chuẩn bị điều kiện cho các kì
họp cả HĐND xã.
Xây dựng Chương trình, Kế hoạch công tác tuần, tháng, quý,
nămtriển khai thực hiện và thường xuyên theo dõi, đôn đốc thực hiện
Chương trình, kế hoạch đã xây dựng. Đảm bảo nhu cầu hậu cần, kinh phí
hoạt động, cơ sở vật chất, phương tiện cho hoạt động của UBND xã, phục
vụ các hội nghị, kì họp, phiên họp .
Chuẩn bị nội dung và ghi chép văn bản cho các Hội nghị Ban Chấp
hành, Ban Thường vụ, Thường trực Ban Thường vụ, các Hội nghị sơ tổng
kết… của Công đoàn ngành. Theo dõi, tổng hợp việc thực hiện các vấn đề
liên quan khác theo yêu cầu của Chủ tịch Công đoàn ngành.
Tổ chức công tác lưu hồ sơ của UBND để phục vụ cho việc tra tìm
nhanh chóng và thuận tiện.
Thực hiện công tác quản lí văn bản, lập hồ sơ, lưu trữ văn bản, hồ sơ
theo quy định của pháp luật; Tiếp nhận và quản lý các loại văn bản gửi đến

UBND xã, chuyển đúng đối tượng, theo dõi chặt chẽ quá trình vận hành
các văn bản, tô chức in, sao, phát hành văn bản đúng thể loại, thể thức,
thẩm quyền ban hành và gửi đúng thành phần.
Giúp các ban Công đoàn ngành về nghiệp vụ soạn thảo, thể thức văn
Bùi Thị Hậu

12

Lớp Quản trị Văn phòng K7b


Khoa Quản trị Văn phòng

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

bản đúng theo quy định của Nhà nước.
Tổ chức công tác văn thư, quản lý văn bản trong cơ quan và những
văn bản ở bên ngoài gửi đến.
Đảm bảo nhu cầu hậu cần, kinh phí hoạt động, cơ sở vật chất,
phương tiện cho hoạt động của UBND xã, phục vụ các hội nghị, kì họp,
phiên họp của UBND xã.
Quản lý cán bộ, công chức, viên chức và tài sản của Văn phòng theo
quy định của Nhà nước; bồi dưỡng nâng cao trình độ về mọi mặt, tạo điều
kiện để nhân viên được học tập nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn,
chủ động tham mưu.
2. Cơ cấu tổ chức của văn phòng
Đ/c Bùi Thu Nga – Văn phòng tổng hợp
Là người giúp UBND xã lập kế hoạch, công tác của UBND xã, đề
xuất và có phương án để triển khai công việc mà UBND xã đề ra, đồng thời
đôn đốc, nhắc nhở các tiến độ công việc của cán bộ chuyên môn thuộc

UBND xã, soạn thảo công văn, văn bản. Ngoài ra còn thực hiện các công
việc khác như: tiếp khách, tiếp tân, chuẩn bị các hội nghị của UBND.
Đ/c Hồ Thu Hương – Văn phòng thống kê
Tham mưu và giúp UBND xã về kinh tế xã hội ở địa phương và
thống kê về tình hình KT- XH của địa phương với cơ quan cấp trên, chịu
trách nhiệm về số liệu báo cáo hàng tháng với UBND xã.
Đ/c Lê Thị Thuỷ - Văn thư lưu trữ
Tiếp nhận, đăng kí, chuyển công văn đi, đến theo quy định của Nghị
định 110/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư.
Quản lí chặt chẽ, bí mật tài liệu, trực điện thoại theo quy định.
Lập hồ sơ đầy đủ theo quy định để phục vụ kịp thời các yêu cầu
của HĐND&UBND và các phòng, ban ngành khai thác tài liệu và lưu trữ
đúng thời hạn quy định; xây dựng danh mục hồ sơ, cập nhật lưu trữ vào
máy tính.
Quản lý và sử dụng con dấu Văn phòng và các loại dấu đúng theo
Bùi Thị Hậu

13

Lớp Quản trị Văn phòng K7b


Khoa Quản trị Văn phòng

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

quy định; chỉ đóng dấu văn bản khi đã đảm bảo thể thức, nội dung, vào số,
ngày, tháng, năm và có chữ kí của Lãnh đạo đảm bảo đúng quy trình ban
hành bản, vàthực hiện một số nhiệm vụ khác được Lãnh đạo Văn phòng
phân công.

3. Bản mô tả công việc của nhân viên văn phòng tổng hợp.
3.1.Tiêu chuẩn: Tốt nghiệp Đại học hoặc cao đẳng trở lên, thông thạo tin
học văn phòng, có trình độ B anh ngữ;

3.2. Trình độ chuyên môn: có kỹ năng tổ chức, phân tích tổng hợp mọi
hoạt động trong công việc. Là người có tinh thần trách nhiệm, nhiệt tình say mê
với công việc, là người có phẩm chất đạo đức tốt không bị xử lý kỷ luật hoăc
truy cứu trách nhiệm hình sự.
3.3.Vị trí chức trách: là người phụ trách mọi công việc trong văn phòng
và tổ chức thực hiện mọi công việc của HĐND và UBND giao cho Văn phòng.
3.4.Trách nhiệm : chịu trách nhiệm trước UBND xã, chủ tịch UBND xã.
3.5.Nhiệm vụ:
Tham mưu cho lãnh đạo UBND xã về công tác tổ chức bộ máy, công tác
quản lý hồ sơ cán bộ công chức và giải quyết theo thẩm quyền quy định.
Trực tiếp thực hiện việc tổng hợp và lập các báo cáo công tác của UBND xã
theo quy định.
Theo dõi việc thực hiện nội quy làm việc, chấp hành các quy định về nếp
sống văn minh, xây dựng đời sống văn hoá của cán bộ công chức cơ quan.
Tổ chức và dự các cuộc họp của HĐND,UBND xã, Thường trực HĐND-UBND.
Thực hiện nhiệm vụ khác do HĐND-UBND, Chủ tịch UBND xã giao.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch UBND giao
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng (phục lục 02).
III. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT
ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UBND XÃ.
1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng.
1.1. Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham
mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho UBND xã.
Bùi Thị Hậu

14

Lớp Quản trị Văn phòng K7b


Khoa Quản trị Văn phòng

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Văn phòng UBND xã là bộ phận giúp việc cho UBND xã, có chức năng
tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan. Là bộ máy tham
mưu giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong công tác lãnh đạo, quản lý điều
hành. Chính vì thế, Văn phòng được coi là bộ nhớ, bộ lọc của cơ quan. Là nơi
cung cấp thông tin chính xác nhất cho cơ quan.
*Chức năng tham mưu tổng hợp.
Đây là chức năng quan trọng của văn phòng UBND xã, là nơi thu thập và
xử lý thông tin để trình lãnh đạo, đồng thời đề xuất ý kiến tham mưu cho lãnh
đạo UBND xã. Trong quá trình hoạt động, Văn phòng UBND xã là cầu nối giữa
nhân dân với lãnh đạo cơ quan, là bộ máy giúp việc cho cơ quan. Văn phòng
UBND xã có trách nhiệm trình những văn bản có liên quan đến quyền lợi của
nhân dân lên lãnh đạo cơ quan, đồng thời cũng đưa ra những đề xuất, kiến nghị,
hướng giải quyết giúp cho lãnh đạo cơ quan. Văn phòng cũng là nơi lưu giữ toàn
bộ văn bản quan trọng của cơ quan, đó là cơ sở để cũng cấp những thông tin
quan trọng cho lãnh đạo cơ quan, thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp phải
dựa vào những văn bản quan trọng này nên công tác lưu trữ được Văn phòng
thực hiện rất cẩn thận, khoa học. Không những vậy, Văn phòng còn tham mưu
cho lãnh đạo cơ quan trong việc xây dựng những quy chế làm việc cho cơ quan,
giúp lãnh đạo xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác; tổng hợp
thông tin phục vụ lãnh đạo; kiểm tra và chịu trách nhiệm về thủ tục hành chính,
thể thức cuả văn bản của cơ quan. Qua đó ta có thể thấy vai trò của văn phòng
trong việc tham mưu đối với cơ quan là vô cùng quan trọng và không thể thiếu

được trong mỗi cơ quan.s
*Chức năng giúp việc và đảm bảo hậu cần.
Đây là chức năng rất cần thiết của Văn phòng nói chung cũng như Văn
phòng UBND xã nói riêng,thực hiện chức năng hậu cần nghĩa là Văn phòng phải
đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị trong cơ quan. Các hoạt động tiếp khách,
chuẩn bị quà, đặt tiệc, chuẩn bị các tài liệu có liên quan cho lãnh đạo; liên hệ
trước nơi công tác khi lãnh đạo đi công tác; phục vụ các cuộc hội nghị, hội họp,
Bùi Thị Hậu

15

Lớp Quản trị Văn phòng K7b


Khoa Quản trị Văn phòng

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

cung cấp các trang thiết bị văn phòng cho toàn cơ quan cũng là những nhiệm vụ
vô cũng quan trọng. Có thể nói, công tác hậu cần được Văn phòng chú trọng và
quan tâm, luôn hoàn thành những nhiệm vụ được lãnh đạo cơ quan giao phó.
Một trong những tình huống em đã được gặp trong quá trình thực tập tại
Văn phòng UBND xã Vĩnh Chân mà thông qua đó em có thể thấy rõ được chức
năng tham mưu, tổng hợp và đảm bảo hậu cần cho cơ quan của Văn phòng là
vào ngày 03 tháng 4 năm 2015 UBND xã đã tổ chức họp Hội nghị Ban chấp
hành Đảng ủy mở rộng. Trước đó, Văn phòng UBND xã đã có công tác chuẩn bị
đầy đủ tài liệu, giấy mời, trang thiết bị, địa điểm, kinh phí...vv
Tóm lại Văn phòng UBND xã Vĩnh Chân có vai trò rất quan trọng trong
việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho
cơ quan. Là bộ phận gắn liền với sự tồn tại cũng như sự phát triển của cơ quan,

tổ chức.
1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công
tác thường kỳ của UBND xã Vĩnh Chân.
Chương trình công tác thường kì được hiểu là lịch trình làm việc được thể
hiện nội dung công việc đặt ra trong một khoảng thời gian nhất định và dựa vào
chương trình công tác đó để chúng ta có những kế hoạch cụ thể. Xây dựng chương
trình công tác thường kỳ của cơ quan nhằm mục đích quy định thời gian, nội
dung, trách nhiệm xây dựng, kiểm tra và đánh giá kết quả thực hiện chương
trình công tác của Văn phòng UBND xã nhằm đảm bảo phục vụ công tác chỉ
đạo, điều hành của lãnh đạo Văn phòng, công tác triển khai thực hiện theo
chương trình, kế hoạch đúng tiến độ và kịp thời.
Xây dựng lịch công tác tuần: Thứ 2 đầu tuần, Văn phòng tổng hợp xin
lịch công tác của thường trực HĐND – UBND, Chủ tịch, Phó chủ tịch, lãnh đạo
Văn phòng trong tuần sau đó tổng hợp và gửi lại cho lãnh đạo.
Kế hoạch công tác tháng, quý: Được thực hiện trong tháng, quý và việc
cần bổ sung, điều chỉnh giải quyết trong tháng chậm nhất là vào ngày 25 hàng
tháng, Văn phòng tổng hợp xây dựng chậm nhất là vào ngày 20 hàng tháng và
Bùi Thị Hậu

16

Lớp Quản trị Văn phòng K7b


Khoa Quản trị Văn phòng

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

có trách nhiệm trình Chủ tịch và thông báo cho các ban, ngành, đoàn thể thực
hiện.

Kế hoạch công tác năm: Nhằm thống kê, giải quyết công việc trong năm,
Văn phòng tổng hợp công tác năm gửi đến các cơ quan tham gia ý kiến, sau 7
ngày làm việc kể từ ngày nhận dự thảo, cơ quan được hỏi phải có ý kiến trả lời.
Sau khi kế hoạch thông qua, Văn phòng trình Chủ tịch ký duyệt và tiến hành
thực hiện.
Đối với bất kì cơ quan nào cũng cần phải xây dựng chương trình công tác
thường kì, đó không những là nhiệm vụ của cơ quan mà còn là trách nhiệm của
người cán bộ văn phòng trong cơ quan, tổ chức đó. Chất lượng công việc tốt hay
không, hiệu quả công việc cao hay thấp là dựa vào nội dung chương trình công tác
thường kì của cơ quan. Qua đây, ta có thế thấy vai trò của việc lập chương trình
công tác thường kì cho mỗi cơ quan là rất quan trọng.
Xây dựng chương trình công tác thường kỳ của UBND tương đối đầy đủ,
cán bộ Văn phòng luôn xây dựng lịch công tác tuần theo đúng công việc của từng
cán bộ, nhân viên trong cơ quan, xây dựng đầy đủ các kế hoạch công tác tháng,
năm, quý.
Bên cạnh đó thì việc xây dựng lịch công tác thường kỳ ở UBND xã vẫn còn
chưa được rõ ràng.
Sơ đồ nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ
của UBND xã Vĩnh Chân (Phụ lục 03).
1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị (hội thảo, cuộc họp)
UBND xã Vĩnh Chân.
Để tổ chức một hội nghị thành công phải chuẩn bị rất nhiều công đoạn đó
là:
Văn phòng phải lập kế hoạch tổ chức hội nghị: căn cứ vào kế hoạch, Văn
phòng có trách nhiệm giúp thủ trưởng cơ quan theo dõi, đôn đốc các đơn vị
chuẩn bị tốt các công việc được phân công, đúng tiến độ, thời gian, phân công rõ

Bùi Thị Hậu

17

Lớp Quản trị Văn phòng K7b


Khoa Quản trị Văn phòng

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

ràng công việc cho từng người phụ trách, chuẩn bị các tài liệu cần thiết có liên
quan đến hội nghị.
Chuẩn bị cơ sở vật chất, thời gian địa điểm để hội nghị diễn ra thành
công.
Trước khi hội nghị bắt đầu, thì cán bộ Văn phòng cần thực hiện một số
công việc: đón đại biểu, phát tài liệu, điểm danh, ghi biên bản.
Trong thời gian thực tập ở UBND xã em đã được tham gia phục vụ công
tác hậu cần cho khai mạc huấn luyện dân quân của UBND xã Vĩnh Chân ngày
17 tháng 4 năm 2015. Trong cả quá trình từ công tác chuẩn bị cho đến quá trình
diễn ra hội nghị đều do Văn phòng chịu trách nhiệm và thực hiện.
Sơ đồ công tác tổ chức hội nghị của UBND xã Vĩnh Chân (Phụ lục 04).
1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo
cơ quan UBND xã Vĩnh Chân.
Trong cơ quan, việc tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan là rất
quan trọng vì nếu không làm tốt công tác này, hiểu quả công việc của lãnh đạo cơ
quan sẽ ảnh hưởng rất nghiêm trọng và sẽ đánh giá công tác Văn phòng chuẩn bị
không tốt nên mới dẫn đến những hậu quả như vậy. Vì vậy mỗi chuyến đi công tác
của lãnh đạo cơ quan, Văn phòng bao giờ cũng thực hiện những nhiệm vụ cụ thể và
hiểu rõ vai trò trong chuyến đi công tác cho lãnh đạo, do đó xác định được chính
xác mục đích, gíup cho thư ký chuẩn bị tốt các điều kiện cần thiết cũng như
phương án hỗ trợ bảo đảm thành công cho chuyến đi.Văn phòng đã lập kế hoạch
theo các bước sau:

- Trước chuyến đi công tác:
+ Lập kế hoạch cho chuyến đi công tác: xác định mục đích, nội dung, địa
điểm, thành phần, phương tiện, kinh phí mà Văn phòng có trách nhiệm đề xuất ý
kiến và trình Lãnh đạo cơ quan phê duyệt
+ Văn phòng có tránh nhiệm thông báo nội dung và lịch làm việc; thời
gian; tổ chức đánh máy, sao in tài liệu phục vụ cho chuyến công tác
Bùi Thị Hậu

18

Lớp Quản trị Văn phòng K7b


Khoa Quản trị Văn phòng

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

+ Chuẩn bị phương tiện, liên hệ chỗ ăn nghỉ cho Lãnh đạo khi đi công tác,
kinh phí, thuốc men dự phòng...
- Trong khi lãnh đạo đi công tác:
+ Thực hiện các công việc, nhiệm vụ đã được Lãnh đạo cơ quan giao và
ủy quyền
+ Lưu giữ các văn bản, giấy tờ có liên quan đến cá nhân Lãnh đạo
+ Đôn đốc, giám sát các phòng, đơn vị thực hiện nhiệm vụ của mình
+ Thường xuyên gọi điện hỏi thăm tình hình chuyến đi công tác, nếu có
sự cố gì thì kịp thời giải quyết ngay
- Sau chuyến đi công tác:
+ Giúp Lãnh đạo cơ quan giải quyết các vấn đề có liên quan đến thủ tục
chuyến đi công tác
+Văn phòng báo cáo tình hình của cơ quan trong thời gian Lãnh đạo đi công

tác
+ Thu thập văn bản, giấy tờ sau chuyến đi để lập hồ sơ lưu trữ
+ Soạn thư cảm ơn tới nơi tiếp nhận chuyến đi công tác
Sơ đồ quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan UBND
xã Vĩnh Chân (Phụ lục 05).
1.5. Nhận xét, đánh giá tình hình triển khai và thực hiện văn hóa
công sở của UBND xã Vĩnh Chân.
Triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của
UBND xã Vĩnh Chân khá nghiêm túc và tuân theo quy định của pháp luật.
UBND xã Vĩnh Chân đã xây dựng nội quy cơ quan và quy chế làm việc dựa
theo Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg ngày 02 tháng 8 năm 2007 của Thủ tướng
Chính phủ về việc ban hành Quy chế văn hóa công sở tại các cơ quan hành
chính nhà nước.
Thực hiện sự chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan, UBND xã Vĩnh Chân đã có
kế hoạch tổ chức phổ biến, tuyên truyền tầm quan trọng của việc xây dựng quy
Bùi Thị Hậu

19

Lớp Quản trị Văn phòng K7b


Khoa Quản trị Văn phòng

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

chế văn hóa công sở đến toàn thể cán bộ, đảng viên, công chức, viên chức trong
cơ quan, lãnh đạo UBND xã yêu cầu các bộ công chức, viên chức, nhân viên
trong UBND xã nghiêm túc chấp hành. Điều đó tạo cho những cán bộ công
chức, viên chức làm việc UBND xã có tinh thần trách nhiệm hơn với công việc,

thái độ làm việc nghiêm túc và tạo một nề nếp, môi trường làm việc tốt. Khi tới
cơ quan, các cán bộ công chức, viên chức trong UBND luôn ăn mặc gọn gàng,
lịch sự : cán bộ nữ luôn ăn mặc giản dị nhưng lại thể hiện sự tôn trọng với người
đối diện, trang điểm nhẹ nhàng chứ không lòe loẹt ; cán bộ nam ăn mặc nhã
nhặn, lịch sự. Về giao tiếp, ứng xử thì cán bộ công chức, viên chức trong UBND
xã luôn luôn hòa đồng, vui vẻ với đồng nghiệp, kính trọng cấp trên. Khi tiếp xúc
với nhân dân thì luôn giữ thái độ lịch sự, tôn trọng nguyện vọng của dân theo
phương châm : nghe dân nói, lắng nghe dân trình bày. Việc bài trí công sở được
thực hiện nghiêm túc và theo đúng quy định của pháp luật. Treo Quốc huy tại
phía trên cổng chính, kích cỡ Quốc huy phù hợp với không gian ; treo Quốc kỳ
trên cột cờ trước tòa nhà chính ; phòng làm việc được bài trí đảm bảo tính trang
nghiêm, hợp lý đồng thời cũng thuận tiện cho việc tìm phòng của các lãnh đạo.
Trong giờ làm việc tại UBND xã Vĩnh Chân, mọi người không được sử dụng
những đồ uống có cồn, những chất kích thích để trách ảnh hưởng tới chất lượng
công việc trừ khi được lãnh đạo cơ quan cho phép. Không được hút thuốc trong
giờ làm việc để tránh ô nhiễm môi trường và ảnh hưởng tới sức khỏe của người
xung quanh.
Nhìn chung việc thực hiện quy chế văn hóa công sở, lề lối và quy chế
làm việc của cán bộ, công chức, viên chức được thực hiện nghiêm túc và có
nhiều tiến bộ. Giao tiếp và ứng xử của cán bộ công chức, viên chức khi thi hành
công vụ được chú trọng hơn và trở thành một trong những tiêu chuẩn rất quan
trọng trong rèn luyện của người cán bộ, công chức, viên chức hiện nay. Các cán
bộ, công chức, viên chức khi giao tiếp, ứng xử với nhân dân, đồng nghiệp, khắc
phục được tính quan liêu, hách dịch...Hiện tượng cán bộ, công chức, viên chức
lạm dụng rượu, bia làm mất tư cách, ảnh hưởng đến uy tín, gây mất trật tự xã hội
đã giảm và hầu như không có.
Bùi Thị Hậu

20

Lớp Quản trị Văn phòng K7b


Khoa Quản trị Văn phòng

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Tuy nhiên, tại một số bộ phận trong cơ quan vẫn còn tình trạng thực hiện
quy chế công sở qua loa, mang tính hình thức, cùng với đó việc thực hiện quy
định trong văn hóa công sở trên địa bàn xã có mặt còn hạn chế và chưa có sự
đồng nhất giữ các Ban, ngành, đoàn thể, vẫn còn một số cán bộ chưa thực sự
chấp hành nội quy của cơ quan, vẫn luôn tồn tại tình trạng đi sớm về muộn của
một số cán bộ tại các phòng, đơn vị, trong giờ làm việc vẫn còn một số cán bộ ra
ngoài làm việc riêng, nhiều cán bộ nam rất hay hút thuốc trong giờ làm việc, cán
bộ nữ vẫn còn thường xuyên tụ tập để nói chuyện phiếm.
2. Khảo sát về công tác văn thư.
2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan (nhận xét ưu,
nhược điểm).
Văn phòng UBND xã Vĩnh Chân được bố trí theo kiểu truyền thống. Mỗi
tổ, bộ phận trong văn phòng sẽ có một phòng làm việc riêng. Các phòng làm
việc nằm kế sát nhau và trong mỗi phòng làm việc chỉ có 1 đến 2 cán bộ. Bộ
phận Văn thư được đặt ở tầng 1 của tòa nhà 2 tầng, phía bên trái từ cổng đi vào,
trong phòng làm việc của cán bộ Văn thư thì có các trang thiết bị như : máy tính,
máy in, điện thoại, tủ đựng tài liệu và con dấu...
Ưu điểm : của mô hình tổ chức Văn thư của UBND xã là tính bảo mật
thông tin cao. Phòng Văn thư được đặt ở tầng 1 của tòa nhà nên dễ dàng cho
việc di chuyển và chuyển giao tài liệu, số lượng công việc lớn nên vẫn còn tồn
tại một số hạn chế như việc soạn thảo văn bản vẫn coppy mẫu, sắp xếp tài liệu
không đúng trình tự vẫn còn tồn đọng một số tài liệu.
Nhược điểm : của mô hình tổ chức Văn thư vẫn chưa được hợp lý, vẫn

còn thiếu các trang thiết bị hiện đại.
2.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng
trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư cơ quan
Công tác văn thư hiện nay được xem là một bộ phận góp phần quan trọng
vào hoạt động chung của cơ quan, làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết
những công việc một cách nhanh chóng và đảm bảo hiểu quả công việc của cơ
Bùi Thị Hậu

21

Lớp Quản trị Văn phòng K7b


Khoa Quản trị Văn phòng

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

quan.Công tác văn thư của UBND xã Vĩnh Chân được tổ chức theo hình thức
tập trung. Vì tất cả các văn bản, giấy tờ có liên quan tới hoạt động của cơ quan
đều tập trung tại phòng văn thư, sau khi tiến hành các khâu nghiệp vụ về công
tác văn thư thì các văn bản mới được chuyển tới các phòng, đơn vị trong cơ
quan.
Để đáp ứng nhu cầu công tác văn thư, phải thường xuyên nâng cao trình
độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác văn thư chuyên trách. Cán bộ
văn thư phải có tinh thần trách nhiệm cao và có trình độ về nghiệp vụ văn thư
vững vàng. Cụ thể tình hình thực hiện các nghiệp vụ của công tác văn thư tại
UBND xã Vĩnh Chân như sau:
2.2.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản
a. Quy trình soạn thảo văn bản.
Quy trình soạn thảo văn bản của UBND xã Vĩnh Chân được thực hiện đầy

đủ theo các bước, có sự thống nhất trong từng quy trình soạn thảo.
Bên cạnh đó thì văn bản của UBND xã soạn thảo không hoàn toàn hoàn
chỉnh, vẫn có lúc văn bản bị dồn lại, chưa được giải quyết nhanh chóng. Một
phần do cán bộ văn thư chưa kịp làm, một phần do Chủ tịch UBND xã đi công
tác và chưa kịp ủy quyền cho Phó Chủ tịch ký ban hành. Đôi khi là do lỗi kỹ
thuật về trang thiết bị máy photo bị hỏng, việc in ấn văn bản mất nhiều thời gian,
kéo dài thời gian ban hành văn bản.
b. Kỹ thuật soạn thảo văn bản.
UBND xã thực hiện Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của
Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và Thông
tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27/12/2011 của Bộ Tư pháp hướng dẫn về thể thức,
kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật. Các cán bộ văn thư đã soạn thảo
văn bản theo quy định nên việc sọan thảo các văn bản được rễ dàng hơn
c. Thẩm quyền ban hành văn bản.
UBND xã Vĩnh Chân ban hành văn bản đúng thẩm quyền. Chủ tịch
UBND xã là người ký những văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của
Bùi Thị Hậu

22

Lớp Quản trị Văn phòng K7b