CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BỘ TÀI CHÍNH

LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành đề tài này chúng tôi xin chân thành cảm ơn giảng viên
Lương Thị Tâm Uyên đã tận tình hướng dẫn chúng tôi trong suốt thời gian thực
hiện đề tài.
Xin chân thành cảm ơn các thầy cô Khoa Văn thư – Lưu trữ đã truyền dạy
cho tôi vốn tri thức quý báu về Công tác Văn thư trong suốt thời gian học tập tại
trường; Cảm ơn Văn phòng Bộ Tài chính đã cung cấp tài liệu cho chúng tôi thực
hiện đề tài này.
Sinh viên thực hiện đề tài


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu do chúng tôi thực hiện.
Mọi số liệu thể hiện trong công trình này hoàn toàn trung thực. Chúng tôi xin
chịu trách nhiệm về những gì đã viết trong đề tài này.
Hà Nội, ngày

tháng

năm 2016

Sinh viên thực hiện đề tài


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN

PHẦN MỞ ĐẦU..................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài........................................................................................1
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề..........................................................................1

3. Mục tiêu nghiên cứu...................................................................................2
4. Đối tượng nghiên cứu.................................................................................2
5. Phạm vi nghiên cứu....................................................................................2
6. Phương pháp nghiên cứu............................................................................2
7. Bố cục đề tài...............................................................................................2
Chương 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ...........................3
1.1. Một số khái niệm về công tác văn thư...................................................3
1.2. Nội dung, tính chất và đặc điểm của công tác văn thư..........................3
1.3. Yêu cầu của công tác văn thư................................................................4
1.4. Vị trí và ý nghĩa của công tác văn thư...................................................5
1.5. Cơ sở khoa học......................................................................................7
Tiểu kết:..........................................................................................................9
Chương 2: THỰC TIỄN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BỘ TÀI CHÍNH.. .10
2.1. Giới thiệu tổng quan về Bộ Tài chính..................................................10
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển Bộ Tài chính...................................10
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính...10
2.1.2.1. Vị trí, chức năng..............................................................................10
2.1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ..............................11
2.2. Công tác văn thư tại cơ quan Bộ..........................................................13
2.2.1. Tình hình đội ngũ cán bộ....................................................................13
2.2.2. Công tác chỉ đạo của cơ quan đối với công tác văn thư.....................14
2.3. Thực trạng công tác văn thư của cơ quan..............................................16
2.3.1. Tình hình soạn thảo và ban hành văn bản..........................................16


2.3.2. Tình hình quản lý văn bản đi, đến......................................................19
2.3.2.1. Quản lý văn bản đi thường..............................................................20
2.3.2.2. Quản lý văn bản đến thường............................................................23
2.3.3. Quản lý văn bản mật...........................................................................26
2.3.4. Quản lý con dấu..................................................................................27

2.3.5. Tình hình công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ...............27
Tiểu kết:........................................................................................................29
Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ CỦA CÔNG TÁC VĂN
THƯ TẠI BỘ TÀI CHÍNH...............................................................................30
3.1. Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư tại Bộ Tài
chính.............................................................................................................30
3.1.1. Đối với mạng lưới đường truyền, ứng dụng công nghệ thông tin vào
công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội 30
3.1.2. Đối với phẩm chất chính trị................................................................30
3.1.3. Đối với nghiệp vụ và kỹ năng thực hành............................................31
3.2. Nêu những kiến nghị về thực trạng công tác văn thư trong quá trình
nghiên...........................................................................................................31
Tiểu kết:........................................................................................................32
KẾT LUẬN........................................................................................................33
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................34
PHỤ LỤC...........................................................................................................35


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Công tác văn thư là một hoạt động không thể thiếu trong hoạt động của
các cơ quan, tổ chức bao gồm các hoạt động quản lý luân chuyển, hình thành,
ban hành, tổ chức và khai thác bảo quản tài liệu lưu trữ. Đây là khâu quan trọng,
một mắt xích không thể thiếu trong hoạt động hàng ngày của một cơ quan, tổ
chức. Quản lý hiệu quả công tác văn thư giúp các cơ quan, tổ chức trong việc
tiếp nhận thông tin, xử lý thông tin kịp thời, góp phần giúp cơ quan, đơn vị hoạt
động có hiệu quả, tránh những thất thoát và sai lệch thông tin trong quá trình
hoạt động của mình.
Hàng năm, các cơ quan, đơn vị trong khi giải quyết công việc thuộc chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn đều xử lý thông qua văn bản. Văn bản đến cũng như

văn bản đi là phương tiện, công cụ quan trọng trong hoạt động điều hành, quản
lý của cơ quan. Để văn bản có thể phát huy được tối đa ý nghĩa, tác dụng thì việc
tổ chức quản lý văn bản là một trong nhưng yếu tố không thể thiếu trong hoạt
động của công tác văn thư.
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Để thực hiện đề tài này, tôi đã tìm đọc một số tác phẩm như: Giáo trình
nghiệp vụ công tác Văn thư (Trường Cao đẳng Văn thư lưu trữ Trung ương I;
2007) Tác phẩm đã cung cấp cho chúng tôi những lý luận về công tác văn thư.
Quy chế công tác văn thư của Bộ Tài chính (ban hành kèm theo Quyết
định số 1616 /QĐ-BTC ngày 19 tháng 7 năm 2016) đã cho chúng tôi thấy được
tầm quan trọng của công tác này trong hoạt động của Bộ Tài chính và cung cấp
cho chúng tôi những mẫu văn bản như: mẫu công văn đi, mẫu quyết định, mẫu
thông báo, mẫu báo cáo, giấy giới thiệu …
Báo cáo thực tập tốt nghiệp của tôi năm 2012 đã cung cấp cho tôi những
thông tin về lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức bộ máy, chức năng, nhiệm vụ và
chế độ công tác văn thư của Bộ Tài chính, đây chính là điều kiện thuận lợi để
tôi viết chương 2 và chương 3.

1


3. Mục tiêu nghiên cứu
Đề tài này thực hiện để nghiên cứu về tổ chức công tác văn thư tại Bộ Tài
chính.
Kiểm chứng lại những kiến thức đã học tại trường và thực tế công việc.
4. Đối tượng nghiên cứu
Tổ chức công tác văn thư tại Bộ Tài chính
5. Phạm vi nghiên cứu
- Không gian: Bộ tài chính
- Thời gian: Công tác văn thư của Bộ Tài chính năm 2012

6. Phương pháp nghiên cứu
Để tìm hiểu tốt vấn đề trên tôi sử dụng phương pháp nghiên cứu:
Phương pháp luận của chủ nghĩa Mác - Lênin: Đây là phương pháp được
xem là cơ sơ lý luận trong sự nhìn nhận đề tài, xử lý nội dung và cấu trúc luận văn.
Phương pháp điền dã: Phương pháp này được xem là công cụ cơ bản
trong thu thập khai thác các thông tin về Công tác văn thư của Bộ Tài chính.
Phân tích tài liệu: Phân tích các nguồn tư liệu có sẵn về công tác văn thư
tại Bộ Tài chính.
Phương pháp quan sát, ghi chép, tổng kết thực tiễn: Nhằm thu thập, lưu
giữ được những thông tin có giá trị Công tác văn thư tại Bộ Tài chính.
Phương pháp tổng hợp, hệ thống, phân tích: Các phương pháp này được
áp dụng trong việc xử lý các thông tin được khai thác từ các các cán bộ nhân
viên cũng như các nguồn tài liệu sẵn có về về Công tác văn thư để trình bày
trong đề tài.
7. Bố cục đề tài
Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo, Phụ lục… đề tài được
bố cục thành 3 chương:
- Chương 1. Một số vấn đề về Công tác văn thư
- Chương 2. Thực trạng về công tác văn thư tại Bộ Tài chính
- Chương 3. Một số giải pháp và kiến nghị về công tác văn thư tại Bộ Tài
chính
2


Chương 1:
MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
1.1. Một số khái niệm về công tác văn thư.
Công tác văn thư giữ vai trò đặc biệt quan trọng trong quá trình hoạt động
và giải quyết công việc các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức chính trị - xã
hội, các tổ chức kinh tế. Ngày nay, văn bản được sử dụng để ghi chép, lưu giữ và

truyền đạt thông tin quan trọng trong quá trình hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị.
Công tác văn thư gồm rất nhiều khâu xử lý như soạn thảo, duyệt, ký văn bản,
chuyển giao, tiếp nhận văn bản, vào sổ đăng kí, lập hồ sơ….
Công tác văn thư có rất nhiều khái niệm khác nhau như:
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ
cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động của các cơ quan tổ chức, các tổ
chức chính trị xã hội, các lực lượng vũ trang và gọi chung là các cơ quan (Theo
giáo trình Nghiệp vụ công tác văn thư của Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội).
Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan
đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện
hành nhàm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ
chức. (Theo giáo trình Lý luận và phương pháp công tác văn thư của PGS.
Vương Đình Quyền)
Công tác văn thư là toàn bộ các công việc về xây dựng, ban hành văn bản,
tổ chức quản lý và giải quyết văn bản, quản lý và sử dụng con dấu trong các cơ
quan, nhằm để công bố, truyền đạt đường lối, chủ trương, chính sách, pháp luật
của Đảng và nhà nước; báo cáo, lien hệ giữa các cơ quan, tổ chức, các ngành,
các cấp trong quá trình hoạt động của các cơ quan tổ chức.
1.2. Nội dung, tính chất và đặc điểm của công tác văn thư.
* Nội dung:
Soạn thảo văn bản: Thảo văn bản; Duyệt văn bản; Đánh máy, sao in văn
bản; Ký văn bản để ban hành.Quản lý và giải quyết văn bản, đăng ký vào sổ và
chuyển giao văn bản đến; Vào sổ và chuyển giao văn bản đi; Giải quyết văn bản
và theo dõi việc giải quyết văn bản. Quản lý và sử dụng con dấu. Lập hồ sơ và
giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
3


* Tính chất, đặc điểm:
Công tác văn thư mang tính chất nghiệp vụ, kỹ thuật đòi hỏi phải nắm

vững lý luận và phương pháp tiến hành các nghiệp vụ có liên quan như kỹ thuật
soạn thảo, lập hồ sơ…. Công tác văn thư mang tính chính trị cao nhằm phục vụ
cho hoạt động quản lý, phục vụ cho việc ban hành các chủ trương, chính sách
….thực hiện các nhiệm vụ chính trị của Đảng, Nhà nước và của từng cơ quan.
Công tác văn thư không phải là một ngành hay một lĩnh vực hoạt động
riêng biệt của Nhà nước hay của các tổ chức chính trị, chính trị - xã hội.
1.3. Yêu cầu của công tác văn thư.
- Nhanh chóng xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản.

Quá trình giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trịxã hội phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết
văn bản. Khi thực hiện yêu cầu này phải xem xét mức độ quan trọng, mức độ
khẩn của văn bản để xây dựng và ban hành văn bản nhanh chóng, chuyển văn
bản kịp thời, đúng người, đúng bộ phận chịu trách nhiệm giải quyết, không để
sót việc, chậm việc và phải quy định rõ thời hạn giải quyết và đơn giản hóa thủ
tục giải quyết văn bản.
- Chính xác về nội dung văn bản phải đáp ứng yêu cầu giải quyết công
việc và không trái với các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, các quy
định của Đảng, dẫn chứng phải trung thực, số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ
ràng. Văn bản ban hành phải đúng về thể loại, chính xác về thẩm quyền ban
hành, đầy đủ các thành phần thể thức do Đảng và các tổ chức chính trị – xã hội
quy định. Về nghiệp vụ văn thư: thực hiện đúng chế độ công tác văn thư và các
khâu nghiệp vụ cụ thể như đánh máy văn bản, đăng ký, chuyển giao và quản lý
văn bản…
- Bí mật và sắp xếp gọn gàng văn bản tài liệu. Bí mật là yêu cầu quản lý
đối với công tác văn thư, là biểu hiện tập trung mang tính chính trị của công tác
văn thư. Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của các cơ quan, tổ chức đảng,
tổ chức chính trị-xã hội có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật của Đảng và Nhà
nước. Để bảo đảm yêu cầu này cần thực hiện đúng các văn bản chỉ đạo của
4

Đảng, Nhà nước về bảo vệ bí mật nhà nước, như việc sử dụng mạng máy tính,
bố trí phòng làm việc, lựa chọn cán bộ văn thư đúng tiêu chuẩn,…
- Hiện đại trong ứng dụng công nghệ thông tin soạn thảo văn bản, chữ ký
số, quản lý và giải quyết văn bản trong môi trường mạng; Sử dụng các thiết bị
phục vụ cho công tác văn thư: máy tính, fax, internet, máy photo, các loại bàn
ghế, giá để tài liệu. Việc thực hiện công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng
các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Hiện đại hóa công tác văn thư
là một trong những tiền đề nhằm nâng cao năng suất, chất lượng công tác và
ngày càng trở thành nhu cầu cấp bách của mỗi các cơ quan, tổ chức đảng, tổ
chức chính trị-xã hội. Tuy nhiên, quá trình hiện đại hóa công tác văn thư phải
được tiến hành từng bước, phù hợp với tổ chức, trình độ cán bộ và điều kiện của
từng cơ quan, tổ chức. Nói đến hiện đại hóa công tác văn thư là nói đến việc ứng
dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư và sử dụng trang thiết bị văn
phòng hiện đại.
1.4. Vị trí và ý nghĩa của công tác văn thư.
* Vị trí: Công tác văn thư là một hoạt động của bộ máy quản lý nhà nước
nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng; Công tác văn thư không thể thiếu trong
các văn phòng và chiếm nội dung lớn trong hoạt động của văn phòng; Nhắc đến
vị trí của công tác văn thư không thể không nhắc đến vị trí của văn bản. Văn bản
là công cụ của người quản lý vì được dử dụng trong công tác quản lý của cơ
quan, truyền và lưu giữ thông tin. Văn bản là quyền lực vị thế của các cơ quan.
Các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị – xã hội dù lớn hay nhỏ,
muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản, tài
liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao
đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong
hoạt động hàng ngày. Đặc biệt, đối với văn phòng cấp ủy, văn phòng các tổ chức
chính trị – xã hội là các cơ quan trực tiếp giúp các cấp ủy, tổ chức chính trị – xã
hội tổ chức điều hành bộ máy, có chức năng thông tin tổng hợp phục vụ lãnh
đạo, chỉ đạo thì công tác văn thư lại càng quan trọng, nó giữ vị trí trọng yếu

trong công tác văn phòng.
5


*Ý nghĩa của công tác văn thư: Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho
hoạt động quản lý của cơ quan, ghi lại các thông tin của lãnh đạo, quản lý điều
hành cơ quan tổ chức; Truyền đạt thông tin lãnh đạo, quản lý từ cơ quan đến các
bộ phận cá nhân, đơn vị; Thu nhận thông tin cần cho hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo
công việc hàng ngày của cơ quan; Làm cơ sở cho việc ban hành, triển khai quyết
định của lãnh đạo; Cung cấp thông tin quá khứ phục vụ cho hoạt động quản lý
của cơ quan; Nâng cao hiệu suất, chất lượng công tác; Hạn chế nạn quan liêu
giấy tờ; Giữ bí mật cơ quan, bí mật nhà nước; Tạo thuận lợi cho công tác lưu
trữ.
Làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần
nâng cao năng suất, chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức
chính trị-xã hội và phòng chống tệ quan liêu giấy tờ. Trong hoạt động của các cơ
quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội, từ việc đề ra các chủ trương, chính
sách, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho đến phản ánh tình hình, nêu
đề xuất, kiến nghị với cơ quan cấp trên, chỉ đạo cơ quan cấp dưới hoặc triển
khai, giải quyết công việc… đều phải dựa vào các nguồn thông tin có liên quan.
Thông tin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt động của cơ quan càng đạt
hiệu quả cao, bởi lẽ thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn
khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin từ
văn bản vì văn bản là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin
mang tính pháp lý.
Công tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều
bộ phận. Vì vậy làm tốt công tác văn thư sẽ:
– Giúp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội chỉ
đạo công việc chính xác, hiệu quả, không để chậm việc, sót việc, tránh tệ quan
liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành chính.

– Góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan. Mọi chủ
trương, đường lối của Đảng và Nhà nước kể cả chủ trương tuyệt mật đều được
phản ánh trong văn bản. Việc giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan là
rất quan trọng; tổ chức tốt công tác văn thư, quản lý văn bản chặt chẽ, gửi văn
6


bản đúng đối tượng, không để mất mát, thất lạc là góp phần giữ gìn tốt bí mật
của Đảng, Nhà nước và cơ quan.
– Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ về hoạt động của các cơ quan, tổ
chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội. Nội dung tài liệu phản ảnh hoạt động của
các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội cũng như của các đồng chí
lãnh đạo. Nếu tài liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ảnh trung
thực hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội thì khi
cần thiết, tài liệu sẽ là bằng chứng pháp lý của cơ quan.
– Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ. Tài liệu hình thành trong
hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội là nguồn bổ
sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hiện hành và lưu trữ cấp ủy, lưu trữ tổ
chức chính trị-xã hội. Vì vậy, nếu làm tốt công tác văn thư, mọi công việc của cơ
quan, tổ chức đều được văn bản hoá; giải quyết xong công việc, tài liệu được lập
hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ cơ quan đúng quy định sẽ tạo thuận lợi cho
công tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo như phân loại, xác định
giá trị, thống kê, bảo quản và phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu
hàng ngày và lâu dài về sau.
1.5. Cơ sở khoa học.
Một số văn bản hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư ở cơ quan nhà
nước có thẩm quyền đó là cơ sở khoa học thực hiện thống nhất công tác văn thư
nói chung và việc soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản nói riêng.
Một số văn bản hướng dẫn:
- Luật ban hành văn bản QPPL của Quốc hội khóa XII, kỳ họp thứ 3, số

17/2008/QH12 ngày 03 tháng 6 năm 2008;
- Nghị định số 24/2009/NĐ-CP ngày 05 tháng 03 năm 2009 của Chính
phủ quy định chi tiết và biện pháp thi hành Luật ban hành văn bản quy phạm
pháp luật.
- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ
về quản lý và sử dụng con dấu;
- Nghi định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ
7


sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 28/4/2001
về quản lý và sử dụng con dấu;
- Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 về công tác văn
thư;
- Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 2 năm 2010 của Chính phủ
về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08
tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
- Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
- Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;
- Công văn 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước Hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến;
- Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 14 tháng 3 năm 2009 của Cục
Văn thư và Lưu trư nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến
và lập hồ sơ trong môi trường mạng.
Ngoài ra Bộ Tài Chính đã ban hành một số văn bản chỉ đạo công tác văn
thư:
Công văn của Bộ Tài chính về việc thống nhất thực hiện Thông tư liên
tịch số 55/TTLT-BNV-VPCP trong Bộ từ ngày 01 tháng 7 năm 2005, Quyết định

số 2074/QĐ-VPCP ngày 20 tháng 12 năm 2010 của Bộ trưởng, chủ nhiệm Văn
phòng Chính phủ Ban hành quy chế mẫu về tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản
lý văn bản tại Văn phòng Bộ, cơ quan ngang Bộ.
Quy chế soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật của Bộ Tài chính
Quyết định số 2494/QĐ-BTC ngày 20 tháng 7 năm 2006 của Bộ trưởng
Bộ Tài chính về việc quản lý các đơn vị có máy fax.
Quyết định số 1616/QĐ-BTC của Bộ Tài chính ngày 19 tháng 7 năm
2016 về ban hành quy chế công tác văn thư của Bộ tài chính
Tiểu kết:
Ở chương 1 tôi đã trình bày, khai thác một số vấn đề chung về công tác
8


văn thư qua khái niệm, vai trò, chức năng của công tác. Đồng thời đã cho tôi
thấy được tầm quan trọng của công tác văn thư đối với một các cơ quan, tổ chức
đảng, tổ chức chính trị-xã hội. Qua những tìm hiểu tôi trình bày tại Chương 1 sẽ
giúp tôi hoàn thành Chương 2 một cách hiệu quả hơn.

9


Chương 2:
THỰC TIỄN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BỘ TÀI CHÍNH.
2.1. Giới thiệu tổng quan về Bộ Tài chính.
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển Bộ Tài chính.
Ngày 28/8/1945 cùng với sự ra đời của Chính phủ cách mạng lâm thời
nước Việt Nam dân chủ Cộng hòa thì ngành Tài chính được thành lập. Trong
quá trình hình thành, xây dựng và hoàn thiện ngành Tài chính đã có những đóng
góp to lớn trong xây dựng nền tài chính nhân dân, hoàn thành nhiệm vụ bảo đảm
nhu cầu tài chính cho các cuộc kháng chiến thắng lợi, góp phần quan trọng cho

việc xây dựng và bảo vệ vững chắc toàn vẹn lãnh thổ của đất nước. Ngày 06
tháng 8 năm 2010 Thủ tướng Chính phủ đã có Quyết định số 1372/QĐ-TTg
công nhận ngày 28 tháng 8 hàng năm là “Ngày Truyền thống của ngành Tài
chính Việt Nam”
Trụ sở làm việc chính của Bộ tài chính được đặt tại 28 Trần Hưng Đạo,
Quận Hoàn Kiếm, Thành phố Hà Nội. [Phụ lục 1; Tr35]
Trên chặng đường phát triển, cơ quan Bộ Tài chính luôn hoàn thành thành
tốt mọi nhiệm vụ chính trị được giao, thực hiện tốt chức năng quản lý nhà nước
về tài chính góp phần đưa đất nước vững bước trên con đường xây dựng Chủ
nghĩa xã hội, phát triển phồn vinh và hội nhập.
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài
chính.
2.1.2.1. Vị trí, chức năng.
Bộ Tài chính là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà
nước về: tài chính (bao gồm: ngân sách nhà nước, thuế, phí, lệ phí và thu khác
của ngân sách nhà nước, dự trữ nhà nước, tài sản nhà nước, các quỹ tài chính
nhà nước, đầu tư tài chính, tài chính doanh nghiệp, tài chính hợp tác xã và kinh
tế tập thể); hải quan; kế toán; kiểm toán độc lập; giá; chứng khoán; bảo hiểm;
hoạt động dịch vụ tài chính và dịch vụ khác thuộc phạm vi quản lý nhà nước của
Bộ; thực hiện đại diện chủ sở hữu phần vốn nhà nước tại doanh nghiệp theo quy
định của pháp luật.
10


2.1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ.
Bộ Tài chính thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn quy định tại Nghị định
số 178/2007/NĐ-CP ngày 03 tháng 12 năm 2007 của Chính phủ quy định chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ và
những nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau đây:
1.Trình Chính phủ dự án luật, dự thảo nghị quyết của Quốc hội, dự án

pháp lệnh, dự thảo nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội;
2. Ban hành các quyết định, chỉ thị, thông tư thuộc phạm vi quản lý nhà
nước của Bộ.
3. Về quản lý thuế, phí, lệ phí và thu khác của ngân sách nhà nước: Thống
nhất quản lý, chỉ đạo, kiểm tra việc tổ chức thực hiện công tác thu thuế, phí, lệ
phí và các khoản thu khác của ngân sách nhà nước theo đúng quy định của pháp
luật đối với cơ quan thuế, hải quan và cơ quan khác được nhà nước giao nhiệm
vụ thu phí, lệ phí hoặc thu khác của ngân sách nhà nước;
4. Về quản lý quỹ ngân sách, quỹ dự trữ nhà nước và các quỹ tài chính
khác của Nhà nước: Thống nhất quản lý, chỉ đạo, kiểm tra và chịu trách nhiệm
đối với quỹ ngân sách nhà nước được quản lý tại Kho bạc Nhà nước;
5. Về quản lý tài sản nhà nước: Chủ trì, xây dựng, ban hành theo thẩm
quyền hoặc trình Thủ tướng Chính phủ ban hành quy định tiêu chuẩn, định mức
sử dụng tài sản nhà nước;
6. Về tài chính doanh nghiệp và quản lý vốn của Nhà nước tại doanh
nghiệp: Xây dựng, ban hành cơ chế giám sát về tài chính đối với các loại hình
doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế;
7. Về quản lý vay nợ, trả nợ trong nước, ngoài nước của Chính phủ, nợ
của khu vực công, nợ quốc gia và nguồn viện trợ quốc tế: Xây dựng, trình Chính
phủ hoặc Thủ tướng Chính phủ ban hành theo thẩm quyền chính sách, chế độ về
quản lý vay nợ và trả nợ trong nước và ngoài nước của Chính phủ, của khu vực
công, nợ quốc gia;
8. Quản lý nhà nước về bảo hiểm: Xây dựng, trình Chính phủ ban hành
cơ chế, chính sách phát triển thị trường bảo hiểm.
11


9. Về hải quan: Xây dựng, trình Chính phủ ban hành các quy định cụ thể
về thủ tục hải quan, kiểm tra, giám sát hải quan, điều kiện đăng ký và hoạt động
của đại lý làm thủ tục hải quan, trách nhiệm của các cơ quan nhà nước tại cửa

khẩu, về hoạt động của kho ngoại quan, kho bảo thuế, về kiểm tra sau thông
quan;
10. Về lĩnh vực giá: Xây dựng, trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ
phê duyệt và tổ chức thực hiện định hướng điều hành giá hàng năm, 05 năm và
10 năm; quy hoạch phát triển dịch vụ thẩm định giá;
11. Tổ chức và chỉ đạo thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin, công tác
thống kê trong các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ.
12. Về hợp tác quốc tế: Thực hiện hợp tác quốc tế trong các lĩnh vực
thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ theo quy định của pháp luật;
13. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo; phòng, chống tham
nhũng, tiêu cực, quan liêu, hách dịch, cửa quyền; thực hành tiết kiệm,
phòng, chống lãng phí trong sử dụng tài sản, kinh phí được giao theo quy định của
pháp luật; xử lý theo thẩm quyền hoặc kiến nghị cấp có thẩm quyền xử lý theo quy
định của pháp luật đối với các hành vi vi phạm pháp luật về chế độ quản lý tài chính,
ngân sách và các lĩnh vực khác thuộc phạm vi quản lý của Bộ.
Bộ Tài chính thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn quy định tại Nghị định
số 178/2007/NĐ-CP ngày 03 tháng 12 năm 2007 của Chính phủ quy định Chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính thì cơ cấu tổ
chức của Bộ Tài chính hiện nay bao gồm:
+ Bộ trưởng: Lãnh đạo, chỉ đạo chung và toàn diện các nhiệm vụ công tác
của Bộ và của ngành. Quyết định và giải quyết các vấn đề có tính chất chiến
lược, các cơ chế chính sách và các nhiệm vụ công tác lớn của Bộ, ngành.
+ 07 thứ trưởng: Phụ trách một số lĩnh vực cụ thể do Bộ trưởng giao.
Trong đó có 01 thứ trưởng thường trực, thường trực giúp Bộ trưởng điều hành
công tác thường xuyên của cơ quan Bộ hoặc Lãnh đạo cơ quan Bộ khi Bộ
trưởng vắng mặt và uỷ quyền, đồng thời phụ trách một số lĩnh vực công tác khác
theo sự phân công của Bộ trưởng.
12

Các tổ chức giúp Bộ tài chính quản lý nhà nước:
+ Khối đơn vị hành chính giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý
nhà nước bao gồm: Vụ Ngân sách nhà nước; Vụ Đầu tư; Vụ I; Vụ Tài chính
hành chính sự nghiệp; Vụ Chính sách thuế; Vụ Tài chính các ngân hàng và tổ
chức tài chính; Vụ Chế độ kế toán và Kiểm toán; Vụ Hợp tác quốc tế; Vụ Pháp
chế; Vụ Kế hoạch - Tài chính; Vụ Tổ chức cán bộ; Vụ Thi đua - Khen thưởng;
Thanh tra; Văn phòng (có đại diện tại thành phố Hồ Chí Minh); Cục Quản lý
công sản; Cục Tài chính doanh nghiệp; Cục Quản lý nợ và Tài chính đối ngoại;
Cục Quản lý, giám sát bảo hiểm; Cục Quản lý giá; Cục Tin học và Thống kê tài
chính; Tổng cục Thuế; Tổng cục Hải quan; Tổng cục Dự trữ Nhà nước; Kho bạc
Nhà nước; Ủy ban Chứng khoán Nhà nước; Viện Chiến lược và Chính sách tài
chính; Thời báo Tài chính Việt Nam; Tạp chí Tài chính; Trường Bồi dưỡng cán
bộ tài chính.
+ Khối đơn vị sự nghiệp trực thuộc Bộ như: Học viện Tài chính, Trường
đại học Tài chính – Marketting, Nhà xuất bản Tài chính, Trường cao đẳng Kế
toán – Tài chính, Trường cao đẳng Tài chính – Quản trị kinh doanh, Trường cao
đẳng Tài chính – Hải quan;
Ngoài ra còn một số cơ quan, doanh nghiệp thuộc Bộ như: Công ty kiểm
toán và kế toán Đà Nẵng, Công ty cổ phần thông tin và thẩm định giá Miền
Nam,…
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính [Phụ lục 2;Tr36]
2.2. Công tác văn thư tại cơ quan Bộ.
2.2.1. Tình hình đội ngũ cán bộ.
Bộ phận Văn thư của Bộ thuộc phòng Hành chính gồm có 10 cán bộ
chuyên trách. Bên cạnh đó ở các Vụ, Cục chức năng, các phòng, ban khác nhau
đều có văn thư riêng. Các cán bộ văn thư của các đơn vị trực thuộc Bộ hầu hết
đã qua đào tạo chuyên môn nghiệp vụ về công tác văn thư - lưu trữ tốt nghiệp từ
các trường Đại học, cao đẳng, trung cấp chuyên ngành văn thư.
Văn thư Bộ được tổ chức theo hình thức văn thư hỗn hợp, vừa có cán bộ
văn thư chung của toàn cơ quan đặt trong Phòng Hành chính – Văn phòng Bộ,

13


vừa có cán bộ chuyên trách, kiêm nhiệm công tác văn thư ở các đơn vị như: văn
thư các vụ, viện nghiên cứu, trung tâm…. Văn thư các đơn vị hàng ngày có trách
nhiệm đến Phòng văn thư của Bộ, để tiếp nhận văn bản của đơn vị mình và đăng
ký văn bản vào sổ đăng ký văn bản của đơn vị đó.
Bộ phận Văn thư chuyên trách của Bộ thuộc phòng Hành chính có trách
nhiệm: Tiếp nhận và vào sổ công văn đi, đến bằng phần mềm máy vi tính; Tiếp
nhận và phân loại tài liệu trình lãnh đạo Bộ; sao, in và chuyển giao văn bản đến
các đơn vị phối hợp giải quyết, Quản lý văn bản đi, đến của cơ quan Bộ; Quản
lý và sử dụng con dấu. Để hỗ trợ công việc cho cán bộ văn thư chuyên trách
phòng Hành chính đã bố trí thêm 02 cán bộ làm nhiệm vụ sao chụp tài liệu. Cán
bộ văn thư của phòng đều có trình độ từ cao đẳng trở lên được đào tạo từ nhiều
ngành nghề khác nhau ví dụ như luật, kinh tế, văn thư – lưu trữ, quản trị văn
phòng, hành chính…nhưng các cán bộ văn thư của phòng đều có kinh nghiệm
trong công tác, trong quá trình thực hiện công việc các cán bộ thường xuyên trao
đổi, học hỏi nên đã luôn hoàn thành tốt các nhiệm vụ mà cấp trên phân công.
2.2.2. Công tác chỉ đạo của cơ quan đối với công tác văn thư.
Qua quá trình khảo sát thực tế, tôi nhận thấy Lãnh đạo Bộ đã có nhận thức
đúng và đánh giá cao vai trò của công tác văn thư đối với hoạt động của cơ
quan. Điều đó được thể hiện thông qua một số nội dung chính sau:
 Cụ thể hóa những chủ trương, quy định của Nhà nước, ban hành các
văn bản quy định về công tác văn thư – lưu trữ phù hợp với thực tế hoạt động
của đơn vị như:
- Công văn của Bộ Tài chính về việc thống nhất thực hiện Thông tư liên
tịch số 55/TTLT-BNV-VPCP trong Bộ từ ngày 01 tháng 7 năm 2005, Quyết định
số 2074/QĐ-VPCP ngày 20 tháng 12 năm 2010 của Bộ trưởng, chủ nhiệm Văn
phòng Chính phủ Ban hành quy chế mẫu về tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản
lý văn bản tại Văn phòng Bộ, cơ quan ngang Bộ

- Quyết định về việc quy định ký hiệu tên viết tắt của các đơn vị trực
thuộc Bộ
- Quy chế soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật của Bộ Tài chính
14


- Quyết định số 2494/QĐ-BTC ngày 20 tháng 7 năm 2006 của Bộ trưởng
Bộ Tài chính về việc quản lý các đơn vị có máy fax
- Quyết định số 62/QĐ-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính ngày 10 tháng
01 năm 2005 ban hành Quy chế Công tác lưu trữ của Bộ Tài chính
- Văn phòng Bộ đang tham mưu cho Bộ trưởng để ban hành Quy chế
Công tác Văn thư thay thế các quy chế và quy định trước đó. Nội dung của bản
Quy chế đã quy định, hướng dẫn khá cụ thể các nội dung của công tác văn thư
về soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn bản đi-đến, lập hồ sơ hiện hành
và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ, vấn đề quản lý và sử dụng con dấu… Sau khi bản
quy chế này được thông qua sẽ là cơ sở để cho các cán bộ thực hiện công việc
một cách thống nhất trong toàn Bộ.
 Nhận thức được tầm quan trọng của việc nâng cao chất lượng đội ngũ
cán bộ văn phòng nên Lãnh đạo Bộ cũng như Lãnh đạo văn phòng tạo điều kiện
thuận lợi cho các cán bộ tham gia các lớp tập huấn, các lớp học ngắn hạn, dài
hạn về nghiệp vụ chuyên môn, tham dự các hội nghị, hội thảo về công tác văn
thư do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức đặc biệt là trong các đơn vị
Cục thuế, Kho bạc, Hải quan. Theo định kỳ hai năm, Chánh Văn phòng Bộ tổ
chức, phối hợp với Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tiến hành kiểm tra chéo
theo định kỳ hoặc đột xuất công tác văn thư của Bộ và các đơn vị thuộc Bộ.
Định kỳ hàng năm Chánh Văn phòng Bộ báo cáo lãnh đạo Bộ về tình hình công
tác văn thư của các đơn vị và gửi vụ thi đua khen thưởng để theo dõi chấm điểm
thi đua.
 Hàng năm, Vụ Tổ chức cán bộ chủ trì, phối hợp với các đơn vị thuộc
Bộ, trình lãnh đạo Bộ quyết định biên chế văn thư hàng năm để đảm bảo thực

hiện công tác văn thư của Bộ và của các đơn vị.
 Bên cạnh đó, Bộ cũng rất quan tâm đến các trang thiết bị phục vụ cho
công tác văn thư. Các máy móc đều được đầu tư mua mới, sửa chữa kịp thời để
đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của công việc. Xây dựng và thực hiện kế hoạch
ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ công tác văn thư, tổ chức khai thác triệt
để, có hiệu quả cơ sở dữ liệu văn bản hiện tại và đầu tư nâng cấp, ứng dụng phần
mềm phù hợp để sử dụng thống nhất trong các đơn vị thuộc Bộ
Ví dụ hàng năm, trên cơ sở đề xuất của các đơn vị, Vụ kế hoạch – Tài
15


chính có trách nhiệm trình lãnh đạo Bộ bố trí kinh phí từ ngân sách Nhà nước
cho công tác văn thư bao gồm kinh phí mua sắm các trang thiết bị, phương tiện
phục vụ công tác văn thư, tổ chức đào tạo, tập huấn, nghiên cứu, ứng dụng khoa
học công nghệ trong công tác văn thư, tổ chức tập huấn triển khai ứng dụng
công nghệ thông tin trong hoạt động văn thư.
2.3. Thực trạng công tác văn thư của cơ quan.
2.3.1. Tình hình soạn thảo và ban hành văn bản.
Văn bản là sản phẩm của hoạt đông quản lý, là căn cứ, cơ sở để tiến hành
giải quyết những công việc liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.
Theo Quy chế công tác văn thư đang được trình ký thì Bộ Tài chính được
ban hành văn bản Quy phạm pháp luật như: Thông tư, Thông tư liên tịch; các
văn bản hành chính như: Quyết định, Nghị quyết (cá biệt), Chỉ thị, Quy chế,
Quy định, Thông báo, Thông cáo, Hướng dẫn, Chương trình, Kế hoạch, Phương
án, Đề án, Dự án, Báo cáo, Công văn, Tờ trình, Biên bản, Hợp đồng, Công điện,
Bản ghi nhớ, Bản cam kết, Bản thỏa thuận, Giấy chứng nhận, Giấy mời, Giấy
ủy quyền, Giấy giới thiệu, Giấy đi đường, giấy nghỉ phép, phiếu trình, Phiếu
gửi, phiếu chuyển, Giấy biên nhận hồ sơ, Thư công.
Theo Báo cáo tổng kết công tác 6 tháng đầu năm và phương hướng,
nhiệm vụ 6 tháng cuối năm 2011 của Văn phòng Bộ thì trong 6 tháng vừa qua số

lượng văn bản do Bộ Tài chính ban hành có số lượng cụ thể như sau:
Phân loại:
CÔNG VĂN
QUYẾT ĐỊNH
THÔNG BÁO
THÔNG TƯ QPPL
BÁO CÁO
CÔNG HÀM
CHỈ THỊ
TỜ TRÌNH
Qua bảng số liệu ta thấy Bộ Tài chính ban hành

6861
1315
164
47
36
51
2
52
nhiều loại văn bản khác

nhau và số lượng khá lớn chỉ trong 6 tháng đầu năm số lượng văn bản ban hành
đã lên tới tổng số 8555 văn bản các loại. Trong đó loại văn bản ban hành nhiều
nhất là Quyết định và Công văn, loại văn bản ban hành ít nhất là Chỉ thị, báo
cáo. Ngoài ra cơ quan Bộ còn ban hành nhiều loại văn bản khác như: Kế hoạch,
16


Tờ trình, Giấy chứng nhận,…

Các văn bản do Bộ Tài chính ban hành ra ngày càng nhiều trong đó chủ
yếu là các văn bản gửi đến Chính phủ, Văn phòng Chính phủ và các Bộ ngành
có liên quan như: Bộ Công thương, Bộ Kế hoạch Đầu tư, Bộ Khoa học và Công
nghệ, Bộ Ngoại Giao,… Các cơ quan thuộc Chính phủ: Ban Tôn giáo Chính
phủ, Bảo hiểm xã hội Việt Nam, Ngân hàng phát triển Việt Nam,… Các đoàn thể
Trung ương, các cơ quan thuộc Quốc hội, các cơ quan Đảng, các tập đoàn và
tổng công ty 91, các cục Hải quan, Các Cục Dự trữ và các đơn vị sự nghiệp,
doanh nghiệp thuộc Bộ, các cá nhân có đơn thư khiếu nại, tố cáo. Nội dung các
văn bản chủ yếu là báo cáo tổng kết các mặt công tác, các đề án của chính phủ,
các dự toán thu chi ngân sách Nhà nước, đề xuất các giải pháp, phương hướng
về các tình hình kinh tế, các biện pháp tài chính, chỉ đạo giải quyết và phân công
công việc, giải quyết các đơn thư khiếu nại,…
Quy định của cơ quan về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản:
Cùng với công tác ban hành văn bản thì công tác soạn thảo văn bản đóng
vai trò rất quan trọng và là kết quả tất yếu của quá trình soạn thảo văn bản. Là
cơ quan quản lý cấp Bộ, hàng năm Bộ Tài chính ban hành rất nhiều loại văn bản
bao gồm văn bản Quy phạm pháp luật và các văn bản hành chính thông thường.
Qua quá trình thực tập, tôi đã tìm hiểu cụ thể về quy trình soạn thảo và ban hành
văn bản của cán bộ cơ quan Bộ Tài chính. Quy trình này đã được thực hiện
thống nhất theo quy định của pháp luật về ban hành văn bản quy phạm pháp luật
và Quy chế soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật của Bộ tài chính. Theo đó,
các văn bản ban hành ra phải tuân theo trình tự sau:
+ Bước 1: Đơn vị, người được giao chủ trì soạn thảo văn bản phải xác
định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo;
+ Bước 2: Thu thập, xử lý thông tin liên quan;
+ Bước 3: Soạn thảo văn bản;
+ Bước 4: Để xuất xin ý kiến của các đơn vị, tổ chức, cá nhân có liên
quan;
+ Bước 5: Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan, có
17

ý kiến đề xuất của chuyên viên, đơn vị soạn thảo và ý kiến xử lý của Lãnh đạo
Bộ hay Lãnh đạo đơn vị.
Thủ trưởng đơn vị và cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và
chịu trách nhiệm về nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản trước lãnh
đạo Bộ và trước pháp luật
Trong thời gian thực tập tại đây tôi không tìm thấy văn bản nào của Bộ
Tài chính ban hành ra không đúng về thể thức và thẩm quyền ban hành văn bản
bởi những người được giao soạn thảo văn bản là những người nắm được các yêu
cầu về thể thức văn bản đồng thời những văn bản có lỗi sai về thể thức thì văn
thư tại phòng Hành chính không đóng dấu mà yêu cầu trả lại đơn vị soạn thảo để
chỉnh sửa, điều đó góp phần nâng cao chất lượng của văn bản trước khi ban
hành. Các văn bản được soạn thảo và ban hành luôn phù hợp với thực tế và có
hiệu quả thực thi. Trong Quy chế làm việc của Bộ Tài chính đã quy định rõ trách
nhiệm của từng cá nhân trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản, theo đó
Bộ trưởng có quyền ban hành tất cả các loại văn bản được quy định trong quy
chế công tác Văn thư đang được trình ký của Bộ, các Thứ trưởng, Thủ trưởng
các đơn vị được quyền ban hành một số loại văn bản. Điều đó tạo lên sự thống
nhất trong việc ban hành văn bản và không bị chồng chéo về nội dung và thẩm
quyền ban hành.
Văn bản trình Lãnh đạo Bộ ký chính thức phải có chữ ký tắt của Thủ
trưởng đơn vị trình. Trường hợp thủ trưởng đơn vị ký thừa lệnh Bộ trưởng, hoặc
ký thừa ủy quyền, chuyên viên của đơn vị soạn thảo văn bản phải ký tắt. Đối với
đơn vị có con dấu riêng, văn bản trình Thủ trưởng đơn vị ký ban hành phải có
chữ ký tắt của lãnh đạo bộ phận trình hoặc Lãnh đạo bộ phận hành chính của
đơn vị. Chữ ký tắt tại điểm cuối nội dung văn bản, cỡ chữ ký tắt không lớn hơn
độ rộng một dòng văn bản và không dài quá độ dài của 10 ký tự. Đối với trường
hợp ký thay (KT) đã được thực hiện theo đúng các quy định của Nhà nước.
Đối với đơn vị có con dấu riêng: Thủ trưởng đơn vị ký và đóng dấu của

đơn vị đối với các văn bản có nội dung xử lý công việc thuộc chức năng nhiệm
vụ của đơn vị đã được Bộ phân cấp bằng văn bản và chịu trách nhiệm về nội
18


dung của văn bản do mình ký, ban hành.
Đối với trường hợp ký thừa lệnh (TL): Thủ trưởng đơn vị ký thừa lệnh Bộ
trưởng và đóng dấu Bộ đối với các văn bản trả lời, giải thích chính sách, chế độ
có nội dung chua phân cấp cho các đơn vị, thuộc thẩm quyền xử lý của Bộ sau
khi được Bộ duyệt và giao đơn vị xử lý và ký ban hành văn bản
Đối với trường hợp ký thừa ủy quyền (TUQ): Thủ trường đơn vị ký thừa
ủy quyền Bộ trưởng và đóng dấu Bộ đối với các văn bản để giải quyết những
vấn đề cụ thể thuộc thẩm quyền của Bộ trưởng Bộ Tài chính được ủy quyền.
Nội dung ủy quyền, việc giao ký thừa ủy quyền được quy định tại văn bản của
Bộ
Qua đây chúng ta có thể thấy rằng quy trình soạn thảo và ban hành văn
bản của Bộ Tài chính được thực hiện khá chặt chẽ, phù hợp với điều kiện của cơ
quan và thống nhất với các quy định có liên quan đã được Nhà nước ban hành.
2.3.2. Tình hình quản lý văn bản đi, đến.
Trong quá trình thực tập, chúng tôi đã tìm hiểu và rút ra được Bảng thống
kê công văn đến và công văn đi từ năm 2008 đến nay
Năm
2008
2009
2010
6 tháng đầu năm 2011

Công văn đến
105241
107353

106896
50024

19

Công văn đi
16229
18517
18169
8555


Hệ thống văn bản này đã được đăng ký, quản lý trên phần mềm phần
mềm quản lý và điều hành văn bản nội bộ của cơ quan Bộ Tài chính

2.3.2.1. Quản lý văn bản đi thường.
Tất cả các văn bản đi trong cơ quan Bộ Tài chính được quản lý thống nhất
theo trình tự sau:
 Kiểm tra văn bản trước khi ban hành: Trưởng phòng Hành chính (hoặc
người được trưởng phòng phân công) có trách nhiệm giúp Chánh văn phòng Bộ
kiểm tra và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành
văn bản trước Lãnh đạo Bộ và trước Pháp luật; khi phát hiện văn bản sai thể
thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành hoặc nội dung phải trả lại đơn vị soạn
thảo ngay để bổ sung hoàn thiện hoặc có văn bản đính chính nếu văn bản đã
được phát hành. Văn bản đã ban hành nhưng có sai sót về nội dung phải được
sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương của cơ quan, đơn vị
ban hành văn bản. Văn thư Bộ chỉ cấp số văn bản và vào sổ đăng ký số, đóng
dấu vào văn bản có chữ ký trực tiếp của cấp có thẩm quyền.
 Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có).
 Phát hành văn bản: Tất cả các văn bản đi của cơ quan Bộ đều tập trung

vào một đầu mối là văn thư cơ quan Bộ để làm thủ tục phát hành. Sau khi phát
hành văn bản đi, phòng Hành chính thuộc văn phòng Bộ có trách nhiệm nhập
20


các thông tin cần thiết vào cơ sở dữ liệu văn bản đồng thời tiến hành đăng ký
vào sổ quản lý văn bản đi, mỗi loại văn bản ứng với một loại sổ riêng.
Ví dụ như sổ Quyết định mật dùng để đăng ký các Quyết định mật đi; Sổ
Quyết định văn bản Quy phạm pháp luật; Sổ đăng ký công văn mật đi; Sổ đăng
ký thông tư, Sổ Quyết định đi công tác bằng máy bay dùng để đăng ký các văn
bản là Quyết định của Văn phòng cử cán bộ đi công tác bằng máy bay,… để
quản lý văn bản đi của cơ quan Bộ và của từng đơn vị được thuận tiện. Việc
đăng ký số của văn bản vào sổ theo thứ tự từ số 01 của công văn đầu tiên của
ngày làm việc đầu năm và kết thúc bằng số công văn cuối cùng của ngày làm
việc cuối năm. Việc sử dụng sổ riêng cho mỗi loại văn bản khác nhau vừa đảm
bảo yếu tố thông tin trong văn bản vừa tiện cho việc đăng ký, theo dõi và thống
kê. Sổ đăng ký công văn đi đều được dùng thống nhất theo mẫu sổ đăng ký công
văn đi do Cục Lưu trữ nhà nước ban hành. Song song với đó, văn thư nhập các
thông tin vào cơ sở dữ liệu của phần mềm quản lý văn bản và điều hành đối với
công văn đi.

21