BÁO cáo THỰC tập : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA Sở Ngoại vụ tỉnh Thái Nguyên
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (333.5 KB, 33 trang )
LỜI NÓI ĐẦU
Văn thư – Lưu trữ là công tác văn th ư có ý nghĩa h ết s ức quan tr ọng và
là công tác thường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý Hành
chính Nhà nước
Trong các cơ quan đơn vị công tác Văn th ư – L ưu tr ữ luôn đ ược quan
tâm, bởi đó là công tác đảm bảo hoạt động quản lý Hành chính thông qua
các Văn bản – Tài liệu
Làm tốt các công văn, giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin gi ải
quyết công việc nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bí mật cho mỗi c ơ quan.
Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa h ọc công ngh ệ, m ỗi lĩnh v ực
đều được hiện đại hóa, nền hành chính nhà nước cũng có sự phát tri ển đ ể
phù hợp. Với vai trò quan trọng của công tác Văn th ư – Lưu tr ữ trong lĩnh
vực quản lý hành chính , Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm, đã và đang có
những chủ chương chính sách ngày càng hiện đại công tác này, nh ằm ph ục
vụ tốt nhất cho hoạt động quản lý Nhà nước trong mỗi cơ quan .
Thực hiện phương châm “ Học đi đôi v ới hành, lý thuy ết đi đôi v ới
thực tế” nhằm giúp cán bộ văn phòng trong tương lai, nắm v ững lý thuy ết
đã được học để vận dụng vào thực tế . Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội dã
tạo điều kiện cho sinh viên đi thực tập cũng như sự quan tâm giúp đ ỡ c ủa
cán bộ nhân viên Sở Ngoại vụ tỉnh Thái Nguyên tôi đã được tiếp nh ận th ực
tập tại Văn phòng Sở ngoại vụ Tỉnh Thái Nguyên kể từ ngày 20/03/2017
đến ngày 16/04/2017, trong thời gian này bản than tôi đã c ố g ắng n ỗ l ực
không ngừng học hỏi các kinh nghiệm làm việc cũng như rèn luyện kĩ năng
nghiệp vụ văn phòng trên cơ sở áp dụng lý thuy ết đã đ ược học và s ự
hướng dẫn tận tình của cán bộ văn phòng đặc biệt là phòng Văn th ư- L ưu
trữ nơi đây.
Qua đợt thực tập này em đã nhận ra được những điểm còn yếu kém c ủa
mình trong khâu nghiệp vụ và chuyên môn sự thiếu chuyên nghiệp trong
quá trình thực hiện các thao tác nghiệp vụ trong văn thư lưu tr ữ t ừ đó tôi
có thể khắc phục được những lỗ hổng về kiến thức chuyên môn mà
chương trình lý thuyết không thể đáp ứng đủ.
Có thể nói đợt thực tập này đã giúp tôi cụ th ể hóa và n ắm ch ắc h ơn ki ến
thức của mình, trưởng thành hơn, sau khi đã thực tập ở các c ơ quan.
Báo cáo sau đây là kết quả của quá trong thực tế cùng s ự kết h ợp v ới lý
luận chuyên môn mà tôi đã đúc rút được trong quá trình th ực tập
B. PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG I GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, c ơ c ấu tổ
chức của Sở ngoại vụ tỉnh Thái Nguyên.
1.1.1. Lịch sử hình thành, quá trình phát triển của Sở Ngo ại vụ t ỉnh
Thái Nguyên.
Thực hiện đường lối đối ngoại của đảng và Nhà nước, ngay t ừ
những năm 80 của thế kỷ 20, tỉnh Bắc Thái trước đây (nay là tỉnh
Thái Nguyên) đã thành lập Phòng Quan hệ đối ngoại, và một số H ội
hữu nghị, nhằm phục vụ cho công tác đối ngoại của tỉnh. Trong giai
đoạn này, công tác đối ngoại chủ yếu phục vụ cho các hoạt động
giao lưu hữu nghị và tiếp nhận viện trợ từ các nước trong cộng đồng
các nước xã hội chủ nghĩa.
Ngày 30 tháng 6 năm 1994, UBND tỉnh Bắc Thái đã ban hành Quy ết
định số 74/UB-QĐ, chuyển Phòng Quan hệ đối ngoại thành Ban Đ ối
ngoại trực thuộc UBND tỉnh. Nhiệm vụ của Ban Đối ngoại trong giai
đoạn này là tham mưu, giúp UBND tỉnh quản lý các d ự án phát tri ển
chính thức (ODA), các dự án đầu tư trực tiếp nước ngoài (FDI), công
tác viện trợ của các tổ chức phi chính phủ nước ngoài (NGO) và các
nghiệp vụ ngoại vụ khác (lãnh sự, lễ tân...).
Đến năm 1996, do có sự thay đổi từ Trung ương về quản lý ODA và
FDI, Ban Đối ngoại giải thể, bộ phận kinh tế đối ngoại chuy ển v ề S ở
Kế hoạch và Đầu tư, bộ phận Ngoại vụ chuyển về Văn phòng HĐND
và UBND tỉnh. Nhiệm vụ của bộ phận Ngoại vụ trong thời gian này là
tham mưu cho UBND tỉnh về quản lý công tác lãnh sự, l ễ tân, Vi ệt
kiều và công tác viện trợ phi chính phủ nước ngoài.
Trong bối cảnh các quan hệ quốc tế của tỉnh Thái Nguyên ngày càng
mở rộng và trước yêu cầu tăng cường quản lý các hoạt động đối
ngoại địa phương, bộ phận Ngoại vụ đã được nâng cấp thành Phòng
Ngoại vụ trực thuộc Văn phòng HĐND và UBND tỉnh, tại Quy ết định
số 4918/QĐ- UB,ngày 19/12/2001 của UBND tỉnh. Phòng Ngoại vụ
có chức năng tham mưu cho UBND tỉnh trong việc đề ra chủ tr ương,
chương trình, kế hoạch quản lý và tổ chức thực hiện các hoạt động
đối ngoại trên địa bàn tỉnh.
Nhằm đáp ứng yêu cầu của công tác đối ngoại địa phương trong giai
đoạn mới, phù hợp với tình hình thực tiễn của địa phương, được sự
đồng ý của Bộ Ngoại giao, Bộ Nội vụ và được sự nhất trí của Tỉnh
uỷ, HĐND tỉnh; UBND tỉnh Thái Nguyên đã thành lập Sở Ngoại vụ
tỉnh Thái Nguyên tại Quyết định số 3468/QĐ-UBND ngày
28/12/2009. Sở Ngoại vụ là cơ quan chuyên môn thuộc UBND t ỉnh,
có chức năng tham mưu, giúp UBND tỉnh th ực hiện quản lý nhà n ước
về công tác ngoại vụ trên địa bàn tỉnh; các dịch vụ công thuộc ph ạm
vi quản lý nhà nước của sở và thực hiện một số nhiệm vụ, quy ền
hạn khác theo phân cấp, uỷ quyền của UBND tỉnh và theo quy đ ịnh
của Pháp luật; đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, thanh
tra về chuyên môn, nghiệp vụ của Bộ Ngoại giao.
1.1.2. Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015;
Căn cứ Nghị định số 24/2014/NĐ-CP ngày 04/4/2014 của Chính phủ
quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thành
phố
trực thuộc Trung ương;
Căn cứ Thông tư liên tịch số 02/2015/TTLT-BNG-BNV ngày
28/6/2015 của Bộ Ngoại giao - Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn và
cơ cấu tổ chức của Sở Ngoại vụ thuộc UBND các tỉnh, thành ph ố tr ực
thuộc Trung ương;
Căn cứ Nghị quyết số 312-NQ/BCSĐ ngày 26/7/2016 của Ban Cán s ự
Đảng UBND tỉnh Thái Nguyên về công tác cán bộ và tổ ch ức bộ máy;
Xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Công văn số 1042/SNVTCBC&TCPCP ngày 11/8/2016
Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Sở Ngoại vụ tỉnh Thái
Nguyên như sau:
Vị trí và chức năng:
- Sở Ngoại vụ là cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, có ch ức
năng
tham mưu, giúp UBND tỉnh quản lý nhà nước về công tác ngoại vụ và
công tác biên giới lãnh thổ quốc gia (sau đây gọi chung là công tác
đối ngoại) của địa phương; các dịch vụ công thuộc phạm vi quản lý
nhà nước của Sở theo quy định của pháp luật.
Sở Ngoại vụ thực hiện chức năng tham mưu cho Tỉnh uỷ, thông qua
Ban Cán sự Đảng UBND tỉnh về chủ trương hội nhập quốc tế, định
hướng mở rộng quan hệ và triển khai toàn diện công tác đối ngoại
của địa phương; tổ chức,
quản lý công tác đối ngoại Đảng tại địa phương theo các quy đ ịnh
của Đảng.
Sở Ngoại vụ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng;
chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt động của UBND
tỉnh; đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra về chuyên
môn, nghiệp vụ của Bộ Ngoại giao.
- Nhiệm vụ và quyền hạn của Sở Ngoại vụ được thực hiện theo
quy định tại Thông tư liên tịch số 02/2015/TTLT-BNG-BNV ngày
28/6/2015 của
Bộ Ngoại giao và Bộ Nội vụ.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức, biên chế của Sở Ngoại vụ:
1. Lãnh đạo Sở có: Giám đốc và không quá 03 Phó Giám đốc.
2. Các tổ chức tham mưu, giúp việc:
+ Văn phòng Sở;
+ Thanh tra Sở;
+ hòng Hợp tác quốc tế;
+ Phòng Lãnh sự - Người Việt Nam ở nước ngoài.
- Đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc:
+ Trung tâm Thông tin và Dịch vụ đối ngoại.
- Biên chế công chức, số lượng người làm việc trong đ ơn v ị s ự
nghiệp công lập của Sở Ngoại vụ được UBND tỉnh giao theo kế
hoạch biên chế hàng năm.
- Giám đốc Sở Ngoại vụ căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quy ền hạn
được giao, có trách nhiệm tổ chức thực hiện Quyết định này
BAN GIÁM ĐỐC SỞ
Nguyễn Đình Việt
Giám đốc
Địa chỉ
Điện
thoại :
Di động
: Số 9, đường Hùng Vương, Thành phố Thái Nguyên
: 0280 3 653 268
: 0983530000
:
Căn cứ vào điều 5 Quyết định số 14/QĐ-SNgV Ngày 06
tháng 4 năm 2016 về phạm vi và trách nhiệm trong giải
quyết công việc.
- Giasm đốc sở phụ trách chung công việc của Sở,
-
-
-
-
chịu trách nhiệm cao nhất trước Bộ trưởng Bộ
Ngoại giao, Tỉnh ủy, HĐND và UBND về tổ chức
và hoạt động của Sở. Thực hiện chế độ tiền
lương, thực hiện tiếp nhận, quản lý sử dụng, đề
bạt, khen thưởng kỉ luật đối với CBCC thuộc
thẩm quyền theo quy định về phân cấp quản lý
của UBND tỉnh. Tham mưu cho lãnh đạo tỉnh về
công tác đối ngoại của tỉnh.
Quản lý nhà nước về hoạt động đối ngoại trên
địa bàn tỉnh phụ trách công tác đào tạo, bồi
dưỡng cán bộ, công chức của tỉnh và của sở về
chuyên môn nghiệp vụ.
Triệu tập và chủ trì các cuộc họp thường xuyên
và đột xuất theo phan vi quản lý của sở, tham dự
đầy đủ các cuộc họp, hội nghị =, hội thảo do cấp
trên triệu tập, tùy theo yêu cầu và nội dung cuộc
họp có thể ủy quyền cho Phó Gíam đốc họp thay.
Xem xét và xử lí văn bản, tài liệu, thông tin g ửi
đến Sở Ngoại vụ hàng ngày, quản lý và chịu trách
nhiệm về công tác phát hành các văn bản của Sở
Ngoại vụ.
Và một số vấn đề khác
Nguyễn Văn Kiệm
Phó Giám đốc
Địa chỉ
Điện
thoại :
Di động
Trần Tùng
: Số 9, đường Hùng Vương, Thành phố Thái
Nguyên
: 0280 3653267
: 0912017335
:
Phó Giám đốc
Địa chỉ
Điện
thoại :
Di động
: Số 9, đường Hùng Vương, TP Thái
Nguyên
: 0280 3 656 248
: 0982 668 788
:
Đặng Thị Kim Oanh
Phó Giám đốc
Địa chỉ
Điện
thoại :
Di động
: Số 9, đường Hùng Vương, TP Thái
Nguyên
: 0280 3 758989
: 0973 817 999
:
- Trong phạm vi quyền hạn được giao, các phó giám đốc Sở chủ
động xử lý các công việc đã được phân công, nh ững vấn đề lien
quan đến các lĩnh vực công tác của các cơ quan khác thì ch ủ đ ộng
phối hợp với Lãnh đạo các Sở phụ trách công tác của cơ quan đó
để giải quyết. Trường hợp không thống nhất hướng giải quyết
thì xin ý kiến của GĐ Sở hoặc đưa ra bàn tại cuộc họp Lãnh đ ạo
Sở gần nhất.
- Trong phạm vi lĩnh vực công tác được phân công, PGĐ S ở có trách
nhiệm lãnh đạo, điều hành các phòng CMNV có lien quan trong Sở
để tổ chức thực hiện nhiệm vụ được giao.
- Tổng hợp công việc do mình phụ trách báo cáo GĐ Sở tại các cu ộc
họp giao ban, đối với những công việc đột xuất, cần ph ải báo cáo
kịp thời và xin ý kiến chỉ đạo của giám đốc Sở.
CÁC PHÒNG THUỘC SỞ
Các phòng thuộc Sở gồm:
- Văn phòng – Lễ tân;
- Thanh tra;
- Phòng lãnh sự - Việt kiều;
- Phòng Hợp tác Quốc tế
Vi Hoàng Diệu Linh
Chánh Văn phòng
Địa chỉ
Điện
thoại :
Di động
: Số 9, đường Hùng Vương, Thành phố Thái
Nguyên
: 0280 3851368
: 0912662848
:
Hồ Tuấn Quang
Phó Chánh Văn phòng
Địa chỉ
Điện
thoại :
Di động
: Số 9, đường Hùng Vương, TP Thái
Nguyên
: 0280 3 858 289
: 0914 996 561
:
THANH TRA
Lê Tuấn Tài
Chánh Thanh tra
Địa chỉ
Điện
thoại :
Di động
: Số 9, đường Hùng Vương, TP Thái
Nguyên
: 0280 3 652 989
: 0904 225 541
:
HỢP TÁC QUỐC TẾ
Lương Chí Công
Phó Trưởng phòng Hợp tác quốc tế
Địa chỉ
Điện
thoại :
Di động
: Số 9, đường Hùng Vương, TP Thái
Nguyên
: 0280 3 653 265
: 0912 664 499
:
Trần Thị Xuân Thu
Phó phòng, phụ trách phòng Hợp tác quốc tế
Địa chỉ
Điện
thoại :
Di động
: Số 9, đường Hùng Vương, TP Thái
Nguyên
: 0280 3 653265
: 0912 704 528
:
LÃNH SỰ - NGƯỜI VIỆT NAM Ở NƯỚC NGOÀI
Trịnh Ngọc Diệp
Phó Trưởng phòng Lãnh sự - Người Việt Nam ở nước ngoài
Địa chỉ
Điện
thoại :
Di động
: Số 9, đường Hùng Vương, TP Thái
Nguyên
: 0280 3 656 248
: 0904 060 626
:
TRUNG TÂM THÔNG TIN VÀ DỊCH VỤ ĐỐI NGOẠI
Nguyễn Hoài Nam
Giám đốc
Địa chỉ
Điện
thoại :
Di động
: Số 9, đường Hùng Vương, TP Thái
Nguyên
: 0280 3 840899
: 0982 251 668
:
Trương Quế Anh
Phó Giám đốc
Địa chỉ
Điện
thoại :
Di động
: Số 9, đường Hùng Vương, TP Thái
Nguyên
: 0280 3 840 689
: 0982 377 067
:
Nguyễn Thị Diễm Hương
Trưởng phòng Nghiệp vụ
Địa chỉ
Điện
thoại :
Di động
: Số 9, đường Hùng Vương, TP Thái
Nguyên
: 0280 3 840 689
: 0987 437 249
:
Văn phòng - Lễ tân.
Là cơ quan tham mưu tổng hợp thuộc Sở Ngoại vụ có chức năng giúp
Lãnh đạo Sở về các lĩnh vực công tác: kế hoạch, tài chính, t ổ ch ức, hành
chính, phối hợp hoạt động với các phòng chuyên môn khác th ực hiện các
nhiệm vụ chung theo sự chỉ đạo của Giám đốc Sở.
Phòng Hợp tác Quốc tế.
Là cơ quan chuyên môn thuộc Sở có chức năng vận động hợp tác, đầu
tư, vận động viện trợ và các dịch vụ công thuộc lĩnh v ực H ợp tác Qu ốc t ế
của địa phương, thông tin đối ngoại.
Phòng Lãnh sự - Việt Kiều.
Là cơ quan chuyên môn thuộc Sở có chức năng tham mưu về công tác
lãnh sự, công tác người Việt Nam ở nước ngoài,quản lý đoàn ra đoàn vào và
các hoạt động báo chí nước ngoài ở địa phương.
Thanh tra Sở.
Là cơ quan chuyên môn trực thuộc Sở Ngoại vụ có chức năng th ực
hiện nhiệm vụ, quyền hạn thanh tra hành chính và thanh tra chuyên ngành
trong phạm vi quản lý nhà nước về hoạt động đối ngoại.
1.2. Tình hình tổ chức, chức năng nhiệm vụ, quyền h ạn, c ơ cấu t ổ
chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của cơ quan tổ chức.
1.2.1. Nhiệm vụ.
Nhiệm vụ của Bộ phận Văn thư cơ quan.
- Tiếp nhận và đăng ký văn bản, tài liệu đến.
- Chuyển đến Giám đốc Sở Ngoại vụ để xử lý theo quy định.
- Chuyển giao văn bản theo ý kiến xử lý của Giám đốc Sở đã x ử lý
đến đối tượng có liên quan.
- Chuyển giao văn bản, báo chí hàng ngày đến phòng làm việc cho
các đồng chí Lãnh đạo Sở.
- Giúp Văn phòng, theo dõi chu trình giải quyết văn bản đến.
- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi s ố,
ngày, tháng, năm ban hành văn bản; nhân bản; đóng dấu cơ quan
phát hành văn bản và dấu chỉ mức độ mật, khẩn…trước khi phát
hành.
- Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi vi ệc
chuyển phát văn bản đi.
- Lưu văn bản đi và bảo quản để phục vụ việc tra cứu, sử d ụng văn
bản lưu đối với những tài liệu chưa nộp vào lưu trữ cơ quan.
- Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản, làm th ủ
tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường.
Nhiệm vụ của bộ phận Lưu trữ cơ quan
- Thực hiện các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ: quản lý, bảo
quản, phục vụ nghiên cứu, khai thác và sử dụng tài liệu l ưu tr ữ hiện hành.
- Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu của các đồng chí lãnh đạo S ở,
các phòng, các đơn vị trực thuộc và cán bộ, công ch ức, viên ch ức trong c ơ
quan.
- Thu thập chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
- Nộp tài liệu lưu trữ vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh theo quy định của
Pháp luật.
1.2.2. Quyền hạn.
- Công tác văn thư bao gồm: các công việc về soạn thảo, ban hành
văn bản, quản lý văn bản và tài liệu được hình thành trong quá trình ho ạt
động của Sở; lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan;
quản lý và sử dụng con dấu.
- Công tác Lưu trữ bao gồm: các công việc về thu thập, phân loại,
chỉnh lý xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản, tổ ch ức khai thác s ử
dụng tài liệu và nộp tài liệu vào lưu trữ, tổ chức thực hiện tiêu huỷ h ồ s ơ,
tài liệu hết giá trị pháp lý hoặc hết giá trị bảo quản.
- Tất cả các văn bản gửi đến Sở đều được thống nh ất quản lý tại bộ
phận Văn thư của Văn phòng Sở.
Tất cả các văn bản đi phát hành đều được thống nhất quản lý tại bộ
phận Văn thư của Văn phòng Sở.
-
Quy chế quản lý công tác Văn thư – lưu trữ được áp dụng đối v ới
tất cả công chức, viên chức Sở Ngoại vụ.
CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ CỦA CƠ
QUAN TỔ CHỨC
2.1. Công tác tổ chức, biên chế văn th ư, lưu tr ữ
a. Sở Ngoại vụ không có tổ chức bộ máy văn thư, lưu trữ, Lãnh đạo
Sở giao cho Văn phòng Sở trực tiếp quản lý triển khai th ực hiện công
tác văn thư, lưu trữ; có 01 chuyên viên làm công tác văn th ư, l ưu tr ữ,
1 cửa thuộc biên chế của Văn phòng Sở:
- Trình độ chuyên môn, nghiệp vụ: chuyên viên làm công tác văn th ư
lưu trữ của Sở đã được đào tạo chuyên ngành Văn thư – lưu trữ hệ
trung cấp tại chức, ngoài ra còn được đào tạo chuyên ngành Công
nghệ thông tin hệ Đại học.
b. Việc thực hiện chế độ chính sách đối với chuyên viên Văn th ư –
lưu trữ: từ tháng 8/2013 Sở đã có Quy ết định số 71/QĐ-UBND ngày
20 tháng 8 năm 2013 về việc phân công nhân viên làm l ưu tr ữ c ơ
quan và hưởng phụ cấp là 0,2 đối với người làm công tác l ưu tr ữ t ại
cơ quan.
2.2. Việc thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ
a. Các hình thức tuyên truyền, phổ biến các văn bản quy phạm pháp
luật về công tác văn thư, lưu trữ:
Sở Ngoại vụ đã sao gửi Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày
19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể th ức và kỹ thuật trình
bày văn bản đến từng cán bộ công chức, viên ch ức, lao động h ợp
đồng trong sở.
b. Công tác xây dựng, ban hành văn bản quản lý chỉ đạo nghiệp v ụ
văn thư, lưu trữ, hướng dẫn thực hiện:
- Thực hiện các quy định về công tác văn th ư, lưu tr ữ c ủa Trung
ương, của tỉnh, Sở Ngoại vụ đã ban hành quyết định số 19/QĐ-SNgV
ngày 06/3/2012 về quy chế văn thư, lưu trữ của Sở và đã tổ ch ức
thực hiện trong toàn Sở.
- Thực hiện đầy đủ chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn
thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ hàng năm.
c. Công tác văn thư.
- Nghiêm túc thực hiện và triển khai thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của
Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
- Quản lý văn bản đi, quản lý văn bản đến: Th ực hiện nghiêm túc
theo Quy chế công tác văn thư và lưu trữ của Sở Ngoại v ụ, cụ th ể:
Lập hồ sơ, quản lý sử dụng con dấu Sở đã tổ chức triển khai đúng
theo quy định; ứng dụng phần mềm quản lý văn bản Lotus theo đ ề
án 112 của Chính phủ vào quản lý văn bản đi, đến của S ở; T ất cả
văn bản đi, đến được tập trung giải quyết dứt điểm trong ngày
không tồn đọng sang ngày hôm sau giúp cho công tác chỉ đạo đi ều
hành hoạt động chuyên ngành của cơ quan kịp th ời nhanh chóng.
- Sở Ngoại vụ giao văn thư có trách nhiệm bảo quản và sử dụng con
dấu của cơ quan và các con dấu của tổ chức Đảng, đoàn th ể theo
đúng quy định tại Nghị định số 58/2001/ND-CP ngày 24/8/2001 c ủa
Chính phủ và Thông tư số 08/2003/TT-BCA, ngày 12/5/2003 c ủa B ộ
Công an.(Có quy định cụ thể trong Quy chế công tác văn th ư và l ưu
trữ của Sở Ngoại vụ)
- Hàng năm chưa thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu
vào Lưu trữ cơ quan do chưa có Kho chuyên dụng lưu trữ.
d. Công tác lưu trữ:
- Hiện giờ tài liệu ban hành được lưu trữ tại phòng văn thư và cũng
đã được lập hồ sơ hang năm theo quy định.
- Do cơ quan mới thành lập nên chưa có kho lưu trữ riêng, tài liệu các
phòng chuyên môn còn ít nên vẫn lưu giữ tại các phòng và đ ơn v ị
trực thuộc.
e. Việc thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin.
- Không triển khai, thực hiện theo Quyết định số 01/2012/QĐ-UBND
ngày 31/01/2012 của UBND tỉnh quy định ứng dụng công nghệ
thông tin vào công tác văn thư lưu trữ trong các cơ quan tổ ch ức trên
địa bàn tỉnh Thái Nguyên. Vì Sở Ngoại vụ đang ứng dụng phần mềm
Lotus
CHƯƠNG 3 BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN TỔ CHỨC VÀ
ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ.
Thực tập thực tế có vai trò rất quan trọng trong ch ương trình đào t ạo các
chuyên ngành của nhà trường nói chung, chuyên ngành Văn th ư L ưu tr ữ
học nói riêng. Với mục đích gắn liền nhà trường với xã hội, lý lu ận v ới
thực tiễn hàng năm khoa và nhà trường đều tổ chức cho sinh viên năm
cuối đi thực tập thực tế. Được sự quan tâm, giúp đỡ của các th ầy cô giáo
khoa Văn thư lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội và sự tiếp nhận của
Viện Khoa học công nghệ xây dựng. Qua đợt th ực tập này, em đ ược rèn
luyện thêm kỹ năng nghề nghiệp, củng cố kiến thức đã h ọc đồng th ời nâng
cao năng lực nghề nghiệp, ý thức trách nhiệm và phong cách làm việc c ủa
một cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ em đã, hiểu được lý thuy ết c ơ
bản và thực hành tốt các khâu nghiệp vụ. Trong thời gian th ực tập t ừ ngày
10-1- 2017 đến ngày 10-3-2017 em đã được th ực hành d ưới s ự h ướng dẫn
của cán bộ văn thư lưu trữ của Viện những công việc sau:
Trực tiếp đóng dấu cơ quan vào những văn bản giấy, giấy tờ, c ủa Vi ện
khoa học công nghệ xây dựng.
Được tham gia vào công tác chỉnh lí tài liệu, loại bỏ nh ững tài liệu h ết giá
trị, vào kho và sắp xếp lại toàn bộ hồ sơ theo hệ thống
chưa biết và cần học hỏi thêm rất nhiều khi ứng dụng vào công vi ệc th ực
tế.
Khi được nhà trường tạo điều kiện cho chúng tôi được tiếp xúc với môi
trường làm việc thực tế tôi đã xác định mục đích trong đợt th ực tập này là:
- Vận dụng nhưng kiến thức đã học ở trường vào công việc th ực tế, củng
cố kiến thức chuyên môn, rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp, làm quen v ới
tổng thể các quy trình xử lý nghiệp vụ, phong cách làm việc c ủa ng ười cán
bộ công chức hành chính - văn thư trong tương lai.
- Học hỏi thêm những kiến thức mới trong quá trình thực tập tại c ơ s ở.
Và sau một tháng tháng thực tập tại Sở Ngoại Vụ tỉnh Thái Nguyên, tuy còn
gặp nhiều khó khăn trong việc áp dụng những kiến thức đã học vào th ực
tế, song nhờ sự giúp đỡ tận tình của các bác, các anh, ch ị và sự c ố g ắng c ủa
bản thân, tôi đã hoàn thành công việc thực tâp của mình một cách có hi ệu
quả và học hỏi được nhiều kinh nghiệm bổ ích.
Thực hiện Kế hoạch thực tập cuối khoá lớp Cao đẳng Văn Thư L ưu Trữ,
tôi xin báo cáo quá trình thực tập như sau:
- Nơi thực tập: Sở Ngoại Vụ tỉnh Thái Nguyên
- Thời gian thực tập: từ ngày 20/3/2017-16/4/2017
- Cán bộ hướng dẫn thực tập: Nguyễn Thị Thu Hường- chuyên viên văn
thư lưu trữ Sở Ngoại Vụ tỉnh Thái Nguyên
3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong th ời gian
thực tập và kết quả đã đạt được.
3.1.1. Công tác văn thư.
3.1.1.1. Trình tự quản lý văn bản đến.
Tất cả các bản bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức từ Trung ương đến
cơ sở và của công dân gửi đến Sở đều được tiếp nhận tại Bộ ph ận Văn th ư
của Sở và được quản lý theo trình tự sau:
- Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.
- Phân loại xử lý văn bản.
- Giải quyết, theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
3.1.1.2. Tiếp nhận đăng ký văn bản đến.
- Bộ phận văn thư có trách nhiệm tiếp nhận, đăng ký, chuy ển giao t ất
cả các văn bản, giấy tờ (sau đây được gọi chung là văn b ản đ ến) c ủa c ơ
quan, đơn vị và của công dân gửi đến cơ quan.
- Khi tiếp nhận văn bản đến, bộ phận Văn th ư phải kiểm tra bì, đ ịa
chỉ nơi gửi, nơi nhận và phân loại sơ bộ bì văn bản; những bì văn bản g ửi
đích danh tên người nhận thì chuyển trực tiếp cho cá nhân theo địa ch ỉ
người nhận; trả lại những bì văn bản gửi không đúng địa chỉ (n ếu có).
- Bộ phận văn thư không được bóc bì những văn bản ghi rõ g ửi cho
đích danh tên người nhận.
- Trước khi bóc bì bộ phận văn thư phải kiểm tra cẩn thận, nếu phát
hiện điều gì không đảm bảo an toàn, bí mật văn bản (phong bì không dán,
phòng bì bị rách đối với những văn bản có độ mật…) thì phải lập bi ển bản
giữa hai bên giao, nhận cùng ký, biên bản được lập thành 02 bản, m ỗi bên
giữ một bản sau đó báo cáo ngay với Chánh Văn phòng.
- Khi bóc bì bộ phận văn thư phải đối chiếu giữa số của văn bản v ới
số, ký hiệu văn bản thể hiện trên bì, nếu không kh ớp nhau thì trao đ ổi l ại
ngay nơi phát hành văn bản người chuy ển văn bản đó.
- Cần giữ lại bì thư đối với các loại văn bản sau: công văn đóng d ấu
hoả tốc, hẹn giờ, đơn, thư của công dân gửi đến; công văn có s ố ghi trên
phong bì với công văn trong phong bì không trùng nhau; công văn có ngày
ban hành văn bản và ngày nhận được văn bản cách nhau quá xa từ 30 ngày
trở lên; văn bản có thời gian cần đến đúng giờ.
- Tất cả văn bản đến đều được đóng dấu “Công văn đến” lên góc trái
dưới phần số, ký hiệu công văn và đăng ký vào ch ương trình ph ần m ềm
quản lý hồ sơ công việc trên máy tính, sau đó được chuy ển đến Giám đ ốc
hoặc Phó Giám đốc được phân công để xử lý. Mỗi công văn, hồ s ơ đến ch ỉ
đóng dấu đến 1 lần, các lần chuyển tiếp trong quá trình gi ải quy ết thì ghi
lên phiếu chuyển công văn; chữ, số, ngày, tháng đăng ký và ý kiến chuy ển
cho người xử lý viết trên dấu “công văn đến” ph ải rõ ràng, d ễ đ ọc, đúng
ngày tiếp nhận văn bản đến.
- Bộ phận Văn thư chuyển văn bản đến người xử lý văn bản theo ý
kiến của Giám đốc Sở (hoặc Phó Giám đốc) phê vào vản bản đ ến.
- Các văn bản có chỉ mức độ mật thì phải quản lý theo ch ế độ qu ản lý
văn bản mật của Nhà nước.
- Hàng năm những văn bản đến được nhập trên máy vi tính đ ược in
thành Sổ theo dõi Công văn đến để nộp lưu vào lưu trữ cơ quan.
3.1.1.3. Trình, chuyển giao văn bản đến.
- Đối với công điện, văn bản “hoả tốc” và những văn bản có nội dung
cần được tổ chức thực hiện ngay thì bộ phận Văn thư phải đăng ký và
chuyên ngay sau khi nhận đến Giám đốc (hoặc Phó Giám đ ốc) đ ể x ử lý.
- Đối với những văn bản thông thường gửi đến hàng ngày b ộ ph ận
Văn thư tiếp nhận, đăng ký văn bản và chuy ển văn bản đến cho Giám đ ốc
(hoặc Phó Giám đốc) xử lý phê duyệt, mỗi ngày 01 l ần vào bu ổi sáng:
trước 10 giờ.
- Yêu cầu trong quá trình chuyển giao văn bản ph ải đảm b ảo chính
xác, giữ bí mật nội dung văn bản.
- Hàng ngày bộ phận Văn thư có trách nhiệm chuyển giao tất cả các
loại văn bản, tài liệu, báo chí đến phòng làm việc của Giám đốc và các Phó
Giám đốc sau 10 giờ sáng.
- Đối với những văn bản chỉ mức độ hoả tốc, EMS (chuy ển phát
nhanh) do Bưu điện gửi đến ngoài giờ hành chính thì khi nh ận đ ược văn
bản, bộ phận văn thư có trách nhiệm chuyển ngay văn bản đó đ ến Giám
đốc hoặc chuyển đích danh người nhận ghi trên phong bì.
3.1.1.4. Soạn thảo văn bản.
- Đối với các văn bản cần xử lý: căn cứ vào tính ch ất, nội dung c ủa văn
bản cần soạn thảo, lãnh đạo Sở phân công chuyên viên theo dõi lĩnh v ực
chủ trì soạn thảo. Người soạn thảo có trách nhiệm xác định nội dung, hình
thức, độ mật, độ khẩn của văn bản; thu thập xử lý thông tin liên quan đ ể
soạn thảo văn bản; trong trường hợp cần thiết có thể đề xuất với lãnh
đạo việc tham khảo ý kiến của các chuyên viên, cán bộ có liên quan; trình
duyệt văn bản đúng quy trình, quy định hiện hành. Chuyên viên không
được thụ lý những vản bản đến mà chưa có dấu “Công văn đến” và ý ki ến
phân công xử lý.
3.1.1.5. Trình tự ban hành văn bản đi
Tất cả văn bản đi của Sở phát hành (sau đây gọi chung là văn bản đi)
được quan lý theo trình tự sau:
- Văn bản trình ký phát hành được soạn thảo bằng máy vi tính và
đảm bảo đúng thể thức theo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP
và Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP.
- Chuyên viên soạn thảo văn bản, rà soát kỹ bản th ảo và ký nháy
trước khi chuyển đến Lãnh đạo Sở ký.
- Bộ phận Văn thư tiếp nhận văn bản đã được Giám đ ốc (ho ặc Phó
Giám đốc) ký ban hành.
- Bộ phận văn thư có trách nhiệm rà soát lại thể thức văn bản, ký
duyệt của Lãnh đạo Sở; Bộ phận văn thư nhập văn bản phát hành vào máy
tính, đăng ký số, ký hiệu, ngày, tháng, năm ban hành văn bản và nhân bản
đúng số lượng, gửi đi đúng nơi nhận. Số văn bản đ ược lấy liên t ục t ừ s ố
01 đến số cuối cùng trong năm; ngày, tháng của văn bản đ ược l ấy theo
ngày ký phát hành sau khi đã kiểm tra thể th ức văn bản.
- Sau khi phát hành văn bản chuyên viên phải có trách nhiệm g ắn n ội
dung văn bản lên phần mềm quản lý hồ sơ công việc. Các trường h ợp văn
bản sai thể thức thì không được ban hành.
- Đối với những văn bản có quy định mức độ Tuyệt mật, Tối mật, Mật
phải được thực hiện đúng quy định về quản lý, phát hành, gửi tài li ệu M ật
theo quy định hiện hành.
- Văn bản phát hành được gửi đi đúng theo địa chỉ ghi trong nơi nhận
văn bản. Đối với địa chỉ không rõ ràng, chuyên viên soạn th ảo có trách
nhiệm cung cấp đầy đủ địa chỉ cho bộ phận Văn th ư đ ể phát hành đúng
địa chỉ nơi nhận.
3.1.1.6. Lưu văn bản đi.
- Số lượng văn bản phát hành phải đúng theo nơi nh ận văn bản.
- Văn thư cơ quan lưu 02 bản (01bản ký trực tiếp), cán bộ chủ trì x ử
lý và soạn thảo văn bản lưu 01 bản chính trong h ồ sơ công vi ệc.
- Bản lưu tại Văn thư cơ quan phải được sắp x ếp theo s ố th ứ t ự, ngày,
tháng ban hành văn bản, theo tên loại văn bản, cơ quan ban hành văn bản
và lập thành hồ sơ công văn lưu trước khi nộp lưu vào Lưu trữ c ơ quan.
- Việc đăng ký văn bản phát hành được thực hiện trên máy vi tính và
in thành “Sổ theo dõi văn bản phát hành” để nộp lưu vào L ưu tr ữ c ơ quan
hàng năm.
3.1.1.7. Lập hồ sơ.
Tất cả cán bộ, công chức khi giải quyết công việc có liên quan đ ến
văn bản, giấy tờ phải có trách nhiệm lập hồ sơ công việc mình giải quy ết,
đến thời hạn quy định nộp vào lưu trữ hiện hành.
* Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ.
quan.
- Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của c ơ
- Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ ph ải có s ự liên quan ch ặt
chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình t ự
giải quyết công việc.
- Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ ph ải có giá tr ị ph ục v ụ
cho tra tìm, nghiên cứu lâu dài.
* Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành:
- Thu thập, cập nhật đầy đủ văn bản, tài liệu hình thành trong quá
trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ bao gồm: văn bản bắt đầu,
văn bản hình thành trong quá trình giải quyết đến văn bản kết thúc công
việc, xếp vào bìa hồ sơ theo trình tự nhất định.
- Kết thúc hồ sơ: khi công việc đã giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết
thúc. Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải ki ểm tra,
xem xét: nếu thấy thiếu văn bản giấy tờ cần phải bổ sung hoặc loại ra các
văn bản trùng thừa, các văn bản nháp, các tư liệu, sách báo không cần
thiết để trong hồ sơ; Kiểm tra lại trình tự sắp xếp văn bản trong h ồ s ơ;
3.1.1.8. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp h ồ sơ,
tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
- Bộ phận Văn thư có trách nhiệm tham mưu giúp Giám đốc đôn đốc
công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành c ủa c ơ
quan.
- Công chức, viên chức thuộc Sở Ngoại vụ phải giao nộp hồ sơ, tài
liệu, sổ ghi chép… hình thành trong quá trình giải quy ết công việc vào l ưu
trữ hiện hành.
- Bộ phận Lưu trữ cơ quan giúp Giám đốc, Chánh Văn phòng ki ểm
tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào l ưu tr ữ hiện
hành của cơ quan.
- Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân công
chức, viên chức phải lập hồ sơ về công việc của mình ph ụ trách.
3.1.1.9. Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
* Trách nhiệm của mỗi cá nhân trong cơ quan
- Công chức, viên chức và người lao động làm công việc có liên quan
đến văn bản giấy tờ trong cơ quan đều phải lập hồ sơ công vi ệc do mình
phụ trách và nộp vào lưu trữ theo quy định của Pháp luật.
- Công chức, viên chức của Sở có trách nhiệm quản lý, bảo v ệ hồ sơ,
tài liệu không để lộ bí mật và thất lạc, mất mát tài liệu.
* Thời hạn giao nộp, hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan được
quy định
- Tài liệu hành chính: sau 01 năm, kể từ năm công việc kết thúc.
- Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng công ngh ệ: sau 01 năm, k ể
từ năm công trình được nghiệm thu chính th ức.
thúc.
- Tài liệu ảnh, phim điện ảnh… sau 03 tháng, kể từ khi công vi ệc k ết
* Thủ tục giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ của c ơ quan
- Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu phải lập thành 02 bản “Biên bản giao
nhận tài liệu”. Đơn vị cá nhân giao nộp tài liệu và lưu trữ hiện hành c ơ
quan giữ 01 bản mỗi loại.
Cán bộ Lưu trữ cơ quan không nhận hồ sơ tài liệu của công ch ức,
viên chức nộp lưu tài liệu khi tài liệu chưa được sắp xếp thành h ồ s ơ theo
đúng quy định tại Quy chế này.
3.1.1.10. Quản lý và sử dụng con dấu
- Bộ phận Văn thư có trách nhiệm bảo quản và sử dụng con d ấu ủa
cơ quan và các con dấu khác khi được Chánh Văn phòng giao, theo đúng
quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP, ngày 24/8/2001 c ủa Chính ph ủ
và Thông tư số 08/2003/TT-BCA, ngày 12/5/2003 của Bộ Công an.
- Người làm Văn thư được giao quản lý con dấu có trách nhiệm bảo
quản, sử dụng con dấu để đóng dấu vào các văn bản, gi ấy tờ theo quy
định; không giao con dấu cho người khác khi ch ưa đ ược phép bằng văn
bản của Giám đốc Sở.
- Người làm Văn thư được giao quản lý con dấu phải chịu trách
nhiệm trước pháp luật về việc bảo quản con dấu và đóng dấu vào các văn
bản khi phát hành.
3.1.1.11. Đóng dấu
- Dấu chỉ được đóng vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có ch ữ ký
(đúng theo mẫu chữ ký đã đăng ký) của người có th ẩm quy ền. Không
được đóng dấu khống chỉ (vào văn bản giấy tờ chưa có ch ữ ký c ủa ng ười
có thẩm quyền) hoặc đóng dấu vào văn bản, giấy tờ chưa ghi n ội dung.
Không đóng dấu vào chữ ký bên lề văn bản.
- Đóng dấu vào văn bản phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều c ủa con
dấu, màu mực đúng quy định; dấu đóng trùm lên khoảng 1/3 ch ữ ký v ề
phía bên trái.
- Đối với những phụ lục kèm theo văn bản thì dấu đ ược đóng trùm
lên một phần tên cơ quan hoặc tên của phụ lục về phía lề trái của các
trang phụ lục đó.
- Đóng dấu giáp lai được thực hiện đối với các văn bản có t ừ 02 t ờ
rời trở lên.
- Đóng dấu treo lên các văn bản, giấy tờ... do Giám đốc Sở ghi ý kiến
vào từng loại cụ thể.
3.1.2. Công tác lưu trữ.
3.1.2.1. Thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
Hàng năm, Người làm nhiệm vụ lưu trữ hiện hành của cơ quan có
trách nhiệm:
- Lập kế hoạch thu thập hồ sơ; phối hợp với công ch ức, viên ch ức
trong cơ quan xác định hồ sơ tài liệu cần thu th ập n ộp vào l ưu tr ữ hi ện
hành của cơ quan để quản lý, bảo quản, chỉnh lý, phục vụ cho việc tra c ứu,
nghiên cứu và nộp lưu vào lưu trữ lịch sử.
- Cung cấp bìa hồ sơ; hướng dẫn công chức, viên ch ức chuẩn bị h ồ
sơ tài liệu và thống kê thành mục lục hồ sơ, tài liệu để giao n ộp vào L ưu
trữ cơ quan.
- Lập biên bản giao nhận tài liệu: biên bản được lập thành 02 b ản
theo mẫu của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, mỗi bên giữ 01 bản.
- Lưu trữ cơ quan thực hiện các khâu nghiệp vụ, kiểm tra chất l ượng
hồ sơ, hoàn chỉnh kỹ thuật, xem xét th ời gian bảo quản, làm th ủ tục th ống
kê, sắp xếp lên giá, tủ, làm công cụ tra tìm phục vụ cho nghiên c ứu, s ử
dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.
3.1.2.2. Chỉnh lý tài liệu
* Bộ phận Lưu trữ cơ quan phối hợp, hướng dẫn công chức các
phòng, các đơn vị chỉnh lý tài liệu trước khi nộp tài liệu vào L ưu tr ữ c ơ
quan.
* Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt được các yêu cầu sau:
- Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh.
- Xác định thời hạn bảo quản cho từng hồ s ơ; xác đ ịnh tài li ệu c ần
bảo quản vĩnh viễn và tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu huỷ.
- Hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu.
- Lập mục lục hồ sơ.
- Lập danh mục tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu huỷ.
Xác định giá trị tài liệu
- Bộ phận Lưu trữ cơ quan giúp Chánh Văn phòng xây dựng trình
Giám đốc Sở ban hành Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của Sở.
- Việc xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn, tài li ệu cần b ảo
quản có thời hạn và tài liệu hết giá trị loại ra để tiêu huỷ ph ải th ực hi ện
đúng theo quy định của nhà nước.
3.2. Nhận xét ,đánh giá .
3.2.1. Đối với công tác văn thư .
3.2.1.1. Đối với công tác văn th ư .
- Ưu điểm
Lãnh đạo Sở đã đánh giá đúng vai trò của công tác văn th ư ,ch ỉ đ ạo
triển khai đầy đủ các văn bản quy định ,hướng dẫn của nhà n ước ,bảo
đảm thực hiện đúng theo quy định của pháp luật . Bộ phận văn th ư đã
được trang bị đầy dủ các trang thiết bị như : Máy tính , máy fax ,kết nối
mạng internet ,máy photo copy Đội ngủ cán bộ làm công tác văn th ư
được cải thiện đáng kể ,biên chế cán bộ làm công tac văn th ư được tăng
cường ,chất lượng và trình độ của cán bộ được nâng cao hơn một
bước ,đảm bảo tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch công tác văn th ư lưu tr ữ .
Cán bộ chuyên trách làm công tác văn thư đã xây dựng và ban hành
nhiều văn bản hướng dẫn kịp thời và đầy đủ đến các phòng ,ban và
đơn vị trực thuôc Viện triển khai thực hiên như : Quy trình soạn th ảo
và ban hành văn bản ; lập sổ theo dõi, đăng ký ,quản ký văn bản đi ,văn
bản đến ,công tác quản lý và sử dụng con dấu …góp phần tạo c ơ sở
pháp lý quan trọng cho viêc giải quyết những tồn đọng t ừ nhiều năm
nay như vấn đề tổ chức cán bộ ,chế độ giao nộp tài liệu và chế độ bảo
quản . Hoạt động đào tạo ,bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác
văn thư được đẩy mạnh hơn . Cơ sơ vật chất và kinh phí đầu tư cho
công tác văn thư cũng được chú ý hơn , nhất là đầu t ư cho việc qu ản lý
văn bản đi và văn bản đến . - Nhược điểm Có thể thấy công tác văn th ư
chiếm một vị trí quan trọng trong hoạt động quản lý bộ máy hành
chính nhà nước .Tuy nhiên ,hiện nay công tác văn th ư ở Viện khoa h ọc
công nghệ xây dựng vẫn chưa phát huy hết được vai trò và ý nghĩa v ốn
có của nó Hiện nay ở Viện đã lập nhiều hồ sơ nhưng ch ất l ượng ch ưa
cao gây khó khăn cho việc thu thập hồ sơ ,nộp lưu hồ sơ vào l ưu trữ
.Việc ban hành các văn bản liên quan đến công tác văn th ư (danh m ục
hồ sơ ,bảng thời hạn bảo quản tài liệu,danh mục thành phần h ồ sơ tài
liệu )vẫn còn chậm .. Ngoài ra còn có sự khó khăn v ề đ ội ng ủ cán
bộ,công chức ,số lượng cán bộ làm công tác văn th ư còn khá m ỏng .
Ngoài ra thì Viện khoa học công nghệ xây dựng v ẫn ch ưa hi ểu rõ và
đánh giá hết được các nội dung quan trọng của công tác văn th ư nên
chưa dành sự quan tâm ,đầu tư đúng như yêu cầu của công tác này .Bên
cạnh đó Viện còn gặp khó khăn về kinh phí chỉnh lý tài liệu ,đ ầu tư
trang thiết bị , ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn th ư l ưu
trữ .
3.2.1.2 .Đối với công tác lưu trữ
- Ưu điểm
Cán bộ làm công tác lưu trữ có trình độ khá cao ,hoạt động đào t ạo ,b ồi
dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác lưu trữ ngày
càng được đẩy mạnh. Kho lưu trữ đã được nâng cấp và cải tạo đảng
kể .Diện tich kho lưu trữ của Viện khá lớn với diện tích 175m2 đ ảm
bảo cho việc bảo quản ,lưu trữ đầy đủ tài liệu lưu tr ữ c ủa Vi ện ph ục
vụ cho hoạt động thực tiễn cũng như giải quy ết công việc h ằng ngày
được nhanh chóng ,chính xác . Kho lưu trữ được xây d ựng và bố trí ở n ơi
ít người đi lại ,cao ráo ,thoáng khí thuận tiện cho việc bảo quản an toàn
tài liệu -Nhược điểm Đầu tiên phải nói đến kho lưu trữ ở Viện khoa
học công nghệ xây dựng vẫn còn khó khăn chưa đạt yêu cầu ,nói chung
là thiếu các trang thiết bị kỹ thuật như máy hút ẩm ,hút bụi, nhiệt k ế
,ấm kế ,máy đo nồng độ khí độc ,trang thiết bị thông gió , đi ều hòa
nhiệt độ.; quá trình tổ chức ,sắp xếp ,sử dụng tài liệu l ưu tr ữ v ẫn còn
hạn chế nhất định . Ở Viện vẫn gặp nhiều khó khăn trong việc thu
thập ,sắp xếp ,bảo quản tài liệu lưu trữ .Điều này do một ph ần là
lượng văn bản ,tài liệu rời lẻ chưa được lập hồ sơ còn nhiều do tồn
đọng từ những năm trước . Công tác đào tạo ,bồi d ưỡng nghi ệp vụ v ề
công tác lưu trữ vẫn chưa đạt yêu cầu ,thiếu kinh phí và các trang thiêt
bị bảo quản tài liệu lưu trữ
3.3. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn th ư l ưu
trữ Sở Ngoại Vụ tỉnh Thái Nguyên
3.3.1 Đối với công tác văn thư
- Cần đổi mới phương pháp văn thư của cơ quan bằng cách hiện
đại hóa như áp dụng dụng máy tính vào công tác quản lí văn bản đi, đ ến
- Các văn bản khi được soạn thảo và ban hành thì phải được người
có trách nhiệm ( thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn th ảo) ph ải
kiểm tra kĩ và chịu trách nhiệm với người đứng đầu cơ quan về c ả n ội
dung và thể thức đảm bảo đúng theo quy định hiện hành, rồi m ới đ ược
ban hành, để đảm bảo không có sự sai sót.
- Thực hiện việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu tr ữ cơ quan
phải đúng theo định kì và thời gian quy định của nhà nước
- Tăng cường việc kiểm tra, rà soát và có những hình phạt x ử lí đ ối
với các trường hợp sai phạm…
- Nâng cao nhận thức ,tầm quan trọng của công tác văn th ư lưu tr ữ ,có
kế hoạch bồi dưỡng ,nâng cao trình độ cho cán bộ làm công tác văn th ư
lưu trữ chuyên trách.
- Tăng cường cơ sở vật chất cho công tác văn th ư ,trang b ị ,nâng c ấp
đầy đủ bàn ,ghế ,tủ ,máy tính ,điện thoại ,máy fax ,máy photo copy ,giá
kệ ,hộp ,cặp ,bìa hồ sơ theo đúng tiêu chuẩn của ngành văn th ư l ưu tr ữ
cũng như các trang thiết bị kỹ thật báo quản nh ư máy hút ẩm ,hút b ụi
,quạt thông gió ,điều hòa nhiệt độ ,nhiệt kế ,ấm kế, máy đo nồng độ khí
độc ,phương tiện vân chuyển tài liệu lưu trữ
