BAI TAP MON THONG TIN TRONG QUAN LY HCNN

1. Trình bày hiểu biết của anh chị về thông tin trong quản lý (khái
niệm, cácnguồn tạo ra thông tin quản lý, định hướng thông tin trong
quản lý). Liên hệ thực tế.
2. Tại sao nói trong quản lý, thông tin vừa là nguyên liệu vừa là sản
phẩm. Thông tin trong quản lý và việc ra quyết định ảnh hưởng qua
lại như thế nào? Cho ví dụ minh hoạ.
3. Phân loại thông tin trong quản lý. Minh hoạ bằng thực tế.
4. Đặc trưng của thông tin trong quản lý hành chính nhà nước. Chu
trình quảnlý thông tin trong quản lý hành chính nhà nước. Liên hệ
thực tế.


5. Trách nhiệm của nhà quản lý đối với vấn đề quản lý thông tin.
6. Trình bày hiểu biết của anh (chị) về vấn đề tổ chức thông tin trong
hệ thống quản lý nhà nước.
7. Một số hệ thống thông tin ứng dụng ở Việt Nam. Liên hệ thực tế.
8. Phân tích các tính chất của thông tin trong quản lý. Liên hệ thực
tế.
9. Tìm hiểu về dịch vụ thư điện tử Gmail, Google Drive, Docs,
Nhóm của Google .
10. Tìm hiểu về phần mềm Teamviewer.


11. Sử dụng kĩ thuật xây dựng và thiết kế hệ thống thông tin, anh/chị
hãy mô tả các chức năng và các luồng thông tin của hệ thống quản lý
tào tạo.
12. Sử dụng kĩ thuật xây dựng và thiết kế hệ thống thông tin, anh/chị
hãy mô tả các chức năng và các luồng thông tin của hệ thống quản lý
văn bản đến.
13. Sử dụng kĩ thuật xây dựng và thiết kế hệ thống thông tin, anh/chị

hãy mô tả các chức năng và các luồng thông tin của hệ thống quản lý
văn bản đi.
14. Sử dụng kĩ thuật xây dựng và thiết kế hệ thống thông tin, anh/chị
hãy mô tả các chức năng và các luồng thông tin của hệ thống quản lý
văn bản văn phòng phẩm.



1. Trình bày hiểu biết của anh chị về thông tin trong quản lý (khái
niệm, các nguồn tạo ra thông tin quản lý, định hướng thông tin
trong quản lý). Liên hệ thực tế.

1.Khái niệm :
- Thông tin là tất cả những gì có thể giúp con người hiểu được về
đối tượng mà
mình quan tâm. - Thông tin trong quản lý là những tín hiệu được
thu nhận, được hiểu và được đánh giá là có ích cho việc ra quyết
định. - Thông tin trong quản lý
gắn liền với quyết định quản lý.
- Có thể xem thông tin trong quản lý như là hệ thần kinh của hệ
thống quản lý nó
có mặt và tác động đến mọi khâu của quá trình quản lý.


2.Đặc điểm của thông tin trong quản lý:

- Thông tin quản lý khác với tin tức thông thường của các phương
tiện thông tin đại chúng. Thông tin quản lý đòi hỏi người nhận
phải hiểu đúng ý nghĩa của thông điệp.
- Thông tin quản lý là sản phẩm của lao động quản lý, đồng thời

là những thông điệp tin tức có lợi cho hệ thống quản lý.
- Thông tin quản lý gắn liền với quyền uy, quyền lực lãnh đạo.


3.Các nguồn tạo ra thông tin trong quản lý:
- Các quyết định và hành động thực hiện các đạo luật và các
văn bản pháp luật
khác.
- Phục vụ và bảo vệ quyền tự do của công dân, thông tin chỉ thị quản
lý.
- Thông tin về các mối liên hệ ngược trong quá trình quản lý.
- Các tình huống có vấn đề, sung đột, cực đoan, và các tình huống
phức tạp khác cần có sự can thiệp, tác nghiệp và chủ động mạnh mẽ
của chủ thể quản lý.
- Nguồn của thông tin tạo ra từ các tình huống ( tình huống có vấn
đề).
- Thông tin quản lý có thể từ bên trong hoặc bên ngoài tổ chức


4.Định hướng thông tin trong quản lý:
- Theo

vị tria và vai trò của chủ thể quản lý trong hệ thống sinh hoạt
đời sống cá nhân và xã hội của con người tương ứng với thẩm quyền
chủ thể quản lý.
- Theo đặc điểm và phân cấp của các đạo luật và các văn bản quy
phạm pháp luật khác bắt buộc phải thực hiện trong quá trình quản lý.
- Theo các tính chất, hình thức, quy luật của khách thể bị quản lý
vốn phân hóa và cụ thể hóa các tác động quản lý của chủ thể quản lý
cũng như hình thành các loại quan hệ đặc thù.

- Theo sự tiếp thu của tác động quản lý và những thay đổi tương
ứng dưới ảnh hưởng của chúng là điều chứng tỏ về sự phát triển của
các khách thể quản lý .


2. Tại sao nói trong quản lý, thông tin vừa là nguyên liệu vừa là sản
phẩm. Thông tin trong quản lý và việc ra quyết định ảnh hưởng qua
lại như thế nào? Cho ví dụ minh hoạ.

1. Thông tin vừa là nguyên liệu, vừa là sản phẩm:
- Thông tin vào Xử lý thông tin Thông tin ra.
- Đây là chu trình xử lý thông tin chung, mọi thông tin được đem vào
xử lý được gọi là thông tin đầu vào hay nói cách khác hông tin vào là
nguyên liệu cho cả chu trình xử lý. Kết quả là cho một sản phẩm thông
tin đầu ra.
- Trong hoạt động quản lý, thông tin được xử lý ở nhiều khâu, nhiều
tầng nấc, nhiềucấp khác nhau do đó cùng một thông tin có thể vừa là
thông tin đầu vào của quá trình này vừa là thông tin đầu ra của quá
trình khác nói cách khác nó vùa là nguyên liệu vừa là sản phẩm


 Họ có tấm nhìn chiến thuật, bao quát đơn vị, các chi nhánh nội bộ
nhng ít chú ý tới môi trường bên ngoài và thường nhìn tương đối lâu
đài.
 Yêu cầu xử lý thông tin của tầng này mang tính nửa tổng hợp, nửa
cơ cấu, đôi khi cũng cần có dự phòng.
+ Nhà quản lý và nhu cầu thông tin ở mức tác nghiệp:
 Nhà

quản lý có các nhiệm vụ đã được định rõ, có thể kéo dài cả

ngày, cả tuần…
 Nhìn chung nhiệm vụ của họ ở mức ngắn hạn.
 Yêu cầu của họ thường bao gồm các phản hồi hoạt động. thông tin
có sẵn ở mức tác nghiệp thường được xác định.
 Ở mức tác nghiệp, đánh giá cá nhân và trực giác chỉ đóng vai trò
có giới hạn trong quy trình ra quyết định.


2.Thông tin trong quản lý và việc ra quyết định ảnh hưởng qua
lại:
- Việc phân cấp quản lý cho thấy hoạt động quản lý ở mỗi cơ quan, tổ
chức được chia thành bốn mức là : chiến lược, sách lược, tác nghiệp
và thừa hành.
+ Nhà quản lý ở mức chiến lược:
 Xác định các chiến lược dài hạn, đặt ra các mục tiêu của cơ quan,
tổ chức và đường lối nhất quán với mực tiêu đó.
 Nhà quản lý ở mức chiến lược phải có tầm nhìn bao quát cả cơ
quan, doanh nghiệp và môi trường kinh doanh, xã hội, và nhìn theo
chiều lâu dài.
+ Nhà quản lý ở mức sách lược:
 Chịu trách nhiệm thực hiện các mục tiêu và đường lối
ở mức chiến lược ấn định.Để làm được việc nầy, nhà quản lý ở mức
sách lược phải xác định các nhiệm vụ cụ thể cần thực hiện.


+ Nhà quản lý ở mức thừa hành:
 Các dự liệu ở mức thừa hành dược xử lý và cung cấp cho việc ra
quyết định ở mức giám sát bộ phận.
 Ở mức này, nhân viên thực hiện các công việc sự vụ hàng ngày,
lặp đi lặp lai …

Yêu cầu xử lý thông tin mang tính thường xuyên.


Câu 3 : Phân loại thông tin trong quản lý.Minh họa bằng thực tế.

Phân loại thông tin trong quản lý:
- Hoạt động quản lý bao gồm các khâu : phân tích, dự đoán, tổ
chức, chỉ huy, phối hợp và kiểm tra. Để thực hiện mỗi khâu và để
toàn bộ quá trình được tiến hành nhịp nhàng, có kết quả, không
thể thiếu vật liệu cơ bàn là thông tin.
1.1 Theo yêu cầu sử dụng:
-Thông tin chỉ đạo
-Thông tin báo cáo.
-Thông tin lưu trữ


1.2 Theo chức năng :
- Thông tin pháp lý.
- Thông tin thực tiễn.
- Thông tin dự báo.
1.3 Theo vị trí :
-Thông tin gốc.
- Thông tin phát sinh .
-Thông tin kết quả.
- Thông tin tra cứu .


1.4 Theo đặc điểm – tính chất: Thông tin kinh tế.
- Thông tin văn hóa – tư tưởng.
- Thông tin khoa học – kỹ thuật và công nghệ.

- Thông tin chính trị. - Thông tin an ninh quốc phòng.
- Thông tin ngoại giao và quốc tế.
1.5 Theo tính ổn định :
- Thông tin được quy ước thành không đổi.
- Thông tin biến đổi.
1.6 Theo phương hướng chuyển động:
- Thông tin vào.
- Thông tin ra.
- Thông tin trung gian.


Câu 4 : Đặc trưng của thông tin trong quản lý hành chính nhà
nước.Chu trình quản lý thông tin trong quản lý hành chính nhà
nước. Liên hệ thực tế.

1.Đặc trưng thông tin trong quản lý hành chính nhà nước:
- Thông tin trong quản lý hành chính nhà nước cũng là một loại
thông tin của quản lý nên nó mang đặc điểm của thông tin trong quản
lý.
- Bên cạnh đó, thông tin trong hành chính nhà nước mang một số
đặc trưng sau:
+ Thông tin mang độ tin cậy cao.
+ Thông tin mang tính đầy đủ.
+ Thông tin mang tính chính thức.
+ Mức độ dễ tiếp cận của thông tin.


2.Chu trình quản lý thông tin trong quản lý
hành chính nhà nước:
- Xác định nhu cầu của thông tin.

- Thu nhận và quản lý thông tin.
- Thu nhận và quản lý thông tin.


5. Trách nhiệm của nhà quản lý đối với vấn đề quản lý
thông tin.
- Các nhà quản lý thông tin ngày càng nhận ra rằng thông tin chính
là một trong những tài sản quý giá và đắt tiền của nhà nước, từ đó họ
có ý thức được sự cần thiết phải chú ý nhiều hơn nữa cho việc tổ
chức và quản lý thông tin trong tương lai.
- Hiểu được các khái niệm và lợi ích của nhà quản lý.
- Hiểu rõ vai trò trách nhiệm của nhà quản lý đối với việc quản lý
thông tin, tự việc lập kế hoạch, đến việc sử dụng chia sẻ bảo quản và
giữ gìn thông tin.
- Phải biết cách đưa ra các quyết định chiến lược để đáp ứng
các nhu cầu hoạt động của quản lý.
- Hiểu được vai trò quản lý thông tin và chuyển giao công nghệ


- Các chuyên gia quản lý thông tin trong quản lý hành chính nhà
nước cần phải biết:
+ Làm thế nào đề xây dựng một tổ chức quản lý thông tin và
quản lý các chuyên gia công nghệ.
+ Làm thế nào để cung cấp cho các nhà quản lý các phương án
khả thi và lời khuyên về việc đầu tư các hệ thống và công nghệ.
+ Làm thế nào để quản lý các dự án và các hợp đồng về quản lý
thông tin.


Câu 6: Trình bày hiểu biết của anh ( chị ) về vấn đề tổ

chức thông tintrong hệ thống quản lý nhà nước.
- Hệ thống thông tin phục vụ quản lý hành chính nhà nước được thể
hiện ở 3 tuyến chính:
+ Tuyến tổng thể : quản lý nhà nước trên phạm vi quốc gia
+ Tuyến theo lĩnh vực: quản lý nhà nước theo nghành.
+ Tuyến theo lãnh thổ : quản lý nhà nước theo địa phương.
- Hệ thống thông tin toàn quốc bao gồm từ chính phủ đến các địa
phương, bộ nghành.


- Hệ thống thông tin phục vụ nhu cầu quản lý của các địa phương.
+ Chức năng:
 Phục vụ nhu cầu quản lý địa phương.
 Tham gia trực tiếp vào quá trình quản lý nhà nước.
+ Yêu cầu:
 Đảm bảo tính thống nhất, tập trung của nhà nước từ trung ương
tới địa phương.
 Phải biết kết hợp, phát huy tính năng động sáng tạo bên cạnh
tính tự chủ, truyền thống của từng địa phương trong khuân khổ pháp
luật nhà nước quy định.
+ Hệ thống thông tin phục vụ nhu cầu quản lý của các địa phương
gồm :
 Các trung tâm thông tin thuộc tỉnh, thành phố.
 Các thành phần trong hệ thống nằm ở các quận, huyện, thị xã


- Hệ thống thông tin phục vụ nhu cầu quản lý nhà nước của các bộ,
nghành:
+ Chức năng: Phục vụ nhu cầu quản lý nhà nước ở mỗi bộ
nghành.

+ Yêu cầu:
 Đảm bảo mối liên lạc thông tin hai chiều trọng phạm vi của
bộ, nghành.
 Đảm bảo thực hiện những hoạt động trao đổi thông tin với các
trung tâm thông tin thuộc hệ thống thông tin phục vụ nhu cầu quản
lý theo quy định của nhà nước.
+ Bao gồm:
 Các trung tâm thông tin trực thuộc hoặc nằm cạnh văn phòng
bộ, nghành.
 Các thành phần trong hệ thống gồm các hệ thống làm ở cơ sở .


Câu 7: Một số hệ thống thông tin ứng dụng ở việt
nam.Liên hệ thực tế:

1.Hệ thống phầm mềm quản lý công văn
2.Hệ thống trang thông tin điện tử của cơ quan ( Web nội bộ):
3 Hệ thống phần mềm quản lý chuyên nghành
4.Hệ thống trang bị phổ biến thông tin


Câu 8 : Phân tích tính chất của thông tin trong quản
lý.Liên hệ thực tế:
1.Tính định hướng:
- Thông tin luôn phán ánh mối quan hệ giữa nguồn tin và nơi nhân
tin.
- Trong quản lý kinh tế - xã hội, đó là mối quan hệ giữa người tạo ra
và người sử dụng thông tin.
- Quá trình thông tin luôn được định hướng trong điều kiện có
người sử dụng , khái niệm thông tin sẽ mất ý nghĩa.

- Thông tin phản ánh mối quan hệ giữa đối tượng được phản ánh và
nơi nhận thông tin phản ánh.
- Từ đối tượng được phản ánh tới chủ thể nhận phản ánh được coi là
hướng thông tin, thiếu một trong hai thì thông tin không có hướng
và thực tế không còn ý nghĩa của thông tin.
- Thông tin phải có hướng không chung chung