Báo cáo thực tập tốt nghiệp: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ

MỤC LỤC.............................................................................................................
PHẦN MỞ ĐẦU....................................................................................................
1.Khái quát về mục đích, ý nghĩa của đợt thực tập tốt nghiệp.........................
2.Lý do chọn nội dung thực tập tốt nghiệp…………………………………….
3.Khó khăn, thuận lợi trong quá trình thực tập................................................
4.Lời cảm ơn..........................................................................................................
PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ..............
1.1.Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
của Học viện Chính trị..........................................................................................
1.1.1.Lịch sử hình thành.........................................................................................
1.1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn...................................................................
1.1.3.Cơ cấu tổ chức...............................................................................................
1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng.............
1.2.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn...................................................................
1.2.2.Cơ cấu tổ chức...............................................................................................
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA
HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ......................................................................................
2.1.Hoạt động quản lý...........................................................................................
2.2.Hoạt động nghiệp vụ.......................................................................................
2.2.1.Đối với công tác văn thư................................................................................
2.2.1.1.Soạn thảo và ban hành văn
bản..................................................................
2.2.1.2.Quản lý văn bản
đi......................................................................................


2.2.1.3.Quản lý văn bản đến...................................................................................
2.2.1.4.Lập hồ sơ và danh mục hồ sơ.....................................................................

2.2.1.5.Quản lý và sử dụng con dấu.......................................................................
2.2.2.Đối với công tác lưu trữ.................................................................................
2.2.2.1.Thu thập, quản lý hồ sơ, tài liệu.................................................................
2.2.2.2.Chỉnh lý hồ sơ, tài
liệu................................................................................
2.2.2.3.Xác định giá trị tài liệu...............................................................................
2.2.2.4.Bảo quản tài
liệu.........................................................................................
2.2.2.5.Kho lưu trữ và trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu
trữ...............................
2.2.2.6.Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.................................................................
CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI HỌC VIỆN CHÍNH
TRỊ VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ……………………………………........
3.1.Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết
quả đạt được…………..........................................................................................
3.2.Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ của
Học viện Chính trị.................................................................................................
3.3.Một số khuyến nghị.........................................................................................
3.3.1.Đối với Học viện Chính trị..........................................................
3.3.2.Đối với bộ môn văn thư - lưu trữ, khoa văn thư – lưu trữ, trường Đại học
Nội vụ Hà Nội.........................................................................................................
PHẦN KẾT LUẬN...............................................................................................
PHỤ LỤC...............................................................................................................


PHẦN MỞ ĐẦU
1.Khái quát về mục đích, ý nghĩa của đợt thực tập tốt nghiệp.
Thực tập tốt nghiệp là hoạt động giáo dục đặc thù nhằm góp phần hình
thành, phát triển phẩm chất và năng lực nghề nghiệp cần thiết của sinh viên theo
mục tiêu đào tạo đã đề ra. Hoạt động thực tập có vai trò quan trọng không chỉ

với quá trình học tập mà còn với cả sự nghiệp của sinh viên sau này. Trong quá
trình thực tập, sinh viên có cơ hội thâm nhập vào môi trường thực tế, tìm hiểu
về cơ quan, tổ chức, được tiếp cận và làm quen với các công việc liên quan đến
chuyên ngành văn thư – lưu trữ, được tham gia các công việc mà cơ quan, tổ
chức phân công, tạo cơ hội cho các bạn sinh viên chủ động, độc lập trong quá
trình quan sát, nhận xét, đánh giá về công tác văn thư – lưu trữ và quan trọng
hơn hết là nâng cao nhận thức của sinh viên về vai trò và trách nhiệm đối với
ngành văn thư – lưu trữ mà mình đang theo đuổi. Những trải nghiệm ban đầu
này giúp sinh viên tự tin hơn khi ra trường và đi tìm việc, giúp các bạn không
quá ảo tưởng dẫn đến thất vọng về thực tế khi thực sự tham gia thị trường lao
động. Kết thúc đợt thực tập, sau khi đã được áp dụng các kiến thức học được
trong nhà trường vào thực tế công việc giúp sinh viên nhận biết được điểm
mạnh, điểm yếu của mình và cần trang bị thêm những kiến thức, kỹ năng gì để
đáp ứng nhu cầu công việc và chuẩn bị hành trang để tốt nghiệp ra trường.
2.Lý do chọn nội dung thực tập tốt nghiệp.
Trải qua quá trình học tập và tiếp nhận kiến thức về chuyên ngành văn thư-lưu
trữ tại trường, em muốn đi sâu và tìm hiểu kĩ hơn nữa về vấn đề này nên đã
chọn chuyên đề: “Tìm hiểu thực trạng công tác văn thư-lưu trữ tại Ban Bảo mật
– Văn phòng Học viện Chính trị” làm nội dung thực tập tốt nghiệp.
3.Khó khăn, thuận lợi trong quá trình thực tập.
*Thuận lợi:


- Được sự hướng dẫn, chỉ dạy nhiệt tình của thầy cô trong Khoa Văn thư – Lưu
trữ trong quá trình viết báo cáo thực tập.
- Được cô Chu Thị Hiền – Trưởng Ban Bảo mật – Văn phòng Học viện Chính
trị tạo điều kiện thuận lợi trong suốt thời gian đi thực tập tại Học viện.
- Văn phòng luôn cung cấp đủ những tài liệu cần thiết cho quá trình thực tập của
em. Mọi tài liệu đó đều cần thiết và hết sức quý giá.
- Cán bộ nhân viên trong Văn phòng đều thân thiện, hòa nhã và nhiệt tình trong

công việc. Khi em hỏi, các anh chị đều trả lời và hướng dẫn cặn kẽ. Tham gia
làm việc với các anh chị, em được chỉ bảo làm từ công việc nhỏ nhất, tránh sai
lầm đáng tiếc xảy ra.
*Khó khăn:
- Do thiếu kiến thức thực tế nên em gặp một chút khó khăn trong quá trình thực
tập. Không biết sử dụng các loại máy móc văn phòng như máy photo, máy
fax...là yếu điểm của em.
- Lần đầu tiên tham gia tìm hiểu một công việc trong thực tế nên ban đầu em
khó hòa nhập với mọi người trong Văn phòng, còn rụt rè, không mạnh dạn đề
xuất ý tưởng hoặc không dám thắc mắc.
- Vì là cơ quan quân sự của nhà nước nên có rất nhiều giấy tờ, công văn cần
phải được giữ bí mật, gây khó khăn cho việc tiếp cận.
- Đường xá đi lại giữa nơi ở và nơi thực tập hơi vất vả.
4.Lời cảm ơn.
Qua thời gian thực tập tại Ban Bảo mật – Văn phòng Học viện Chính trị Bộ Quốc phòng, em xin chân thành cảm ơn cô Chu Thị Hiền – Trưởng Ban Bảo
mật cùng tập thể cán bộ nhân viên văn thư-lưu trữ trong Văn phòng đã tạo điều
kiện thuận lợi cho em trong suốt quá trình thực tập và tìm hiểu về công tác văn
thư – lưu trữ tại Học viện.
Bên cạnh đó, em xin gửi lời cảm ơn đến quý thầy cô trong Khoa Văn thư
– Lưu trữ đã chỉ dạy cho em những kiến thức, kinh nghiệm quan trọng cần có để
hoàn thành đợt thực tập và viết báo cáo thực tập tốt nghiệp này.
Tuy nhiên, do đây là lần đầu tiên tiếp xúc với công việc thực tế và hạn chế
về nhận thức nên không thể tránh khỏi những thiếu sót khi tìm hiểu, đánh giá và


trình bày về công tác văn thư – lưu trữ trong Văn phòng Học viện Chính trị, em
rất mong nhận được sự đóng góp giúp đỡ của quý thầy cô.
Em xin chân thành cảm ơn.

PHẦN NỘI DUNG

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ
1.1.Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
của Học viện Chính trị.
1.1.1.Lịch sử hình thành.
Sau thắng lợi của chiến dịch Biên giới 1950, cuộc kháng chiến chống thực dân
Pháp xâm lược của nhân dân ta chuyển sang một giai đoạn mới có nhiều thuận
lợi nhưng ngày càng gay go, quyết liệt hơn. Những chuyển biến của tình hình
thế giới và trong nước đòi hỏi phải tăng cường sự lãnh đạo của Đảng về mọi
mặt để nhanh chóng đưa công cuộc kháng chiến đến thắng lợi hoàn toàn.
Tháng 2 năm 1951, tại Đại hội Đại biểu toàn quốc lần thứ II của Đảng, Đảng ta
đã xác định rõ mục đích, nhiệm vụ, tính chất của cách mạng dân tộc dân chủ
nhân dân, vạch rõ đường lối, phương pháp cách mạng để đưa cuộc kháng chiến
đến thắng lợi và quyết định đưa Đảng ra hoạt động công khai.
Đại hội quyết nghị: “Để đưa kháng chiến đến toàn thắng, lúc này Đảng ta phải
kiện toàn sự lãnh đạo chiến tranh, tập trung lực lượng, điều động cán bộ nhiều
hơn vào công tác quân sự, hướng hoạt động của mọi ngành vào việc phụng sự
kháng chiến, đề cao việc học tập quân sự trong Đảng”.
Đại hội khẳng định sự cần thiết phải tăng cường sự lãnh đạo của Đảng đối với
lực lượng vũ trang nhân dân đáp ứng những đòi hỏi cấp bách của cuộc kháng
chiến đang ở giai đoạn quyết liệt, trong đó nhấn mạnh việc xây dựng đội ngũ
cán bộ là một vấn đề then chốt trong công cuộc xây dựng quân đội nhân dân,
chú trọng đến việc tăng cường giáo dục cho cán bộ về tư tưởng cũng như năng
lực công tác, tổ chức đào tạo và bổ túc cho cán bộ trong các trường huấn luyện
cũng như tại chức.
Quán triệt các Nghị quyết của Đảng, Tổng Quân uỷ đã quyết định tăng cường
công tác giáo dục chính trị, lãnh đạo tư tưởng, đặt giáo dục chính trị thành vấn


đề quan trọng hàng đầu trong việc xây dựng quân đội nhân dân. Tổng Quân uỷ
chủ trương lấy việc giáo dục chính trị cho cán bộ từ cấp tiểu đoàn trở lên làm

chính và quyết định mở Trường Chính trị để cán bộ quân đội được luân phiên về
trường học tập nâng cao trình độ giác ngộ giai cấp, giác ngộ dân tộc, nắm vững
đường lối cách mạng, đường lối kháng chiến, đường lối xây dựng lực lượng vũ
trang nhân dân, xây dựng quân đội nhân dân của Đảng.
Những Nghị quyết của Đảng về xây dựng Quân đội nhân dân, về giáo dục chính
trị, nâng cao chất lượng chính trị của quân đội trong tình hình mới của cách
mạng lúc này đã đặt nền móng cho sự ra đời và phát triển của Học viện Chính
trị.
Cuối tháng 11 năm 1950 đến tháng 4 năm 1951, thực hiện chủ trương của Đảng
và Tổng Quân uỷ, Bộ Tổng tư lệnh đã quyết định mở hai lớp bồi dưỡng chính
trị ngắn ngày cho cán bộ quân đội nhằm “giáo dục tư tưởng và nâng cao năng
lực công tác cho cán bộ”. Phát huy những kết quả đã đạt được trong công tác
giáo dục chính trị cho đội ngũ cán bộ quân đội nói chung và trên cơ sở thực tiễn
của việc tổ chức 2 lớp huấn luyện chính trị nói trên, tháng 7 năm 1951, Tổng
Quân uỷ quyết định thành lập Trường Chính trị Trung cấp Quân đội nhân dân
Việt Nam (tiền thân của Học viện Chính trị ngày nay) và cử đồng chí Nguyễn
Chí Thanh, Chủ nhiệm Tổng cục Chính trị làm Giám đốc, đồng chí Võ Hồng
Cương làm Phó Giám đốc, trực tiếp phụ trách nhà trường.
Trong những năm đầu thành lập, nhà trường đã vinh dự được Chủ tịch Hồ Chí
Minh về thăm và huấn thị 3 lần (25/10/1951; 2/1952 và 5/1953). Ngày 25 tháng
10 năm 1951, Bác Hồ đến thăm và huấn thị cho khoá học đầu tiên của nhà
trường. Để mãi mãi ghi nhớ công ơn của Chủ tịch Hồ Chí Minh, ngày 25 tháng
10 năm 1951 được quyết định là ngày truyền thống của học viện Chính trị.
Từ trường Chính trị trung cấp ngày đầu thành lập đến Học viện Chính trị ngày
nay là chặng đường xây dựng, chiến đấu, trưởng thành và phát triển đầy khó
khăn gian khổ nhưng cũng rất vẻ vang, gắn liền với lịch sử phát triển của cách
mạng và quân đội.
Lịch sử 60 năm xây dựng và phát triển đã hình thành nên truyền thống vẻ vang
của Học viện Chính trị anh hùng “Kiên định và phát triển, đoàn kết và kỷ luật,
chủ động sáng tạo, khắc phục khó khăn, hoàn thành nhiệm vụ”. Phát huy truyền

thống vẻ vang của học viện Chính trị Anh hùng – đơn vị được tặng thưởng
Huân chương Sao vàng - phần thưởng cao quý nhất của Đảng và Nhà nước, đội
ngũ cán bộ, giảng viên, học viên, chiến sĩ, nhân viên Học viện đã và đang giữ
vững, phát huy cao độ sức mạnh đoàn kết, thống nhất, tích cực, chủ động sáng
tạo, quyết tâm thực hiện thắng lợi Nghị quyết Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ
XI, Nghị quyết Đại hội Đảng toàn quân lần thứ IX, Nghị quyết Đại hội Đảng bộ


Học viện lần thứ XIV, ghi tiếp vào trang sử của Học viện những thành tích mới,
xứng đáng với niềm tin yêu của Đảng, Nhà nước, quân đội và nhân dân.
1.1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn.
Đối với nhiệm vụ giáo dục đào tạo, đã chủ động nghiên cứu, tham mưu đề xuất
với Bộ Quốc phòng và Tổng cục chính trị những chủ trương giải pháp, đồng
thời tiếp tục đổi mới mô hình, mục tiêu, yêu cầu đào tạo các đối tượng, chương
trình, nội dung, phương pháp dạy, học, đáp ứng yêu cầu thực hiện Nghị quyết số
51 - NQ/TW của Bộ Chính trị (khoá IX) về “Tiếp tục hoàn thiện cơ chế lãnh
đạo của Đảng, thực hiện chế độ một người chỉ huy gắn với thực hiện chế độ
chính uỷ, chính trị viên trong Quân đội nhân dân Việt Nam”; nâng cao chất
lượng đào tạo các cấp học, bậc học; kết hợp đào tạo theo chức vụ và học vấn,
đảm bảo học viên ra trường trung thành vô hạn với Đảng, với Tổ quốc xã hội
chủ nghĩa và nhân dân, thực hiện tốt chức trách nhiệm vụ, có tiềm năng phát
triển, đáp ứng với yêu cầu, nhiệm vụ trong thời kỳ mới.
Về đào tạo sau đại học, Học viện đã tập trung phấn đấu, tạo sự chuyển biến
mạnh mẽ về chương trình, nội dung; tăng cường mở rộng các chuyên ngành, mở
rộng đào tạo thạc sĩ, tiến sĩ khoa học xã hội nhân văn, đảm bảo cung cấp cho
quân đội và đất nước những cán bộ khoa học có đủ năng lực thực hiện công tác
chuyên môn và nghiên cứu khoa học theo chuyên ngành đào tạo. Hiện nay, Học
viện đã mở rộng đào tạo sau đại học cho đối tượng dân sự, đào tạo cán bộ phục
vụ sự nghiệp đổi mới, đẩy mạnh công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước.
Công tác nghiên cứu khoa học tiếp tục được đẩy mạnh, đổi mới toàn diện; chú

trọng kết hợp nghiên cứu cơ bản với nghiên cứu ứng dụng; quan tâm xây dựng
tiềm lực khoa học, nhất là đội ngũ cán bộ khoa học đầu ngành, cán bộ khoa học
trẻ; nâng cao chất lượng các sản phẩm khoa học; phục vụ tốt hơn, kịp thời hơn
sự lãnh đạo, chỉ đạo của Đảng, của Bộ Quốc phòng, Tổng cục Chính trị và trực
tiếp phục vụ cho việc nâng cao chất lượng giáo dục đào tạo; mở rộng quan hệ
hợp tác, liên kết nghiên cứu và ứng dụng kết quả nghiên cứu với các cơ quan,
đơn vị trong và ngoài quân đội; chủ động chuẩn bị các yếu tố cho hợp tác quốc
tế về khoa học trong lĩnh vực KHXHNVQS; nâng cao hiệu quả ứng dụng công
nghệ thông tin trong các hoạt động; đẩy mạnh nghiên cứu bảo vệ môi trường,
hoàn thành tốt các nhiệm vụ khoa học, công nghệ và môi trường, giữ vững và
nâng cao vị thế là một trung tâm nghiên cứu khoa học xã hội nhân văn mạnh
của quân đội và có uy tín của quốc gia.
Trong xây dựng Học viện, trước hết là về chính trị, tư tưởng, Đảng uỷ Học viện
đã chú trọng xây dựng bản lĩnh chính trị, đạo đức cách mạng cho cán bộ, đảng
viên, đẩy mạnh tự phê bình và phê bình; đưa cuộc vận động xây dựng, chỉnh
đốn đảng đi vào nề nếp; tổ chức thực hiện tốt nguyên tắc tập trung dân chủ, xây
dựng Đảng bộ Học viện trong sạch vững mạnh, tạo sự chuyển biến mạnh mẽ về


năng lực lãnh đạo và sức chiến đấu của các tổ chức cơ sở đảng. Tích cực xây
dựng và hoàn chỉnh quy hoạch đội ngũ cán bộ, tập trung xây dựng đội ngũ cán
bộ chủ chốt, đội ngũ cán bộ khoa học đầu ngành; cán bộ giảng dạy và quản lý;
gắn xây dựng lực lượng hiện tại với các thế hệ cán bộ kế cận, kế tiếp.
Công tác hậu cần, tài chính, chăm lo cải thiện đời sống vật chất, tinh thần của
cán bộ, chiến sĩ được các cấp quan tâm. Hoạt động văn hoá, văn nghệ, thể dục,
thể thao được đẩy mạnh; phong trào thi đua quyết thắng được tổ chức có hiệu
quả, tạo ra bầu không khí chính trị tinh thần tin tưởng, vui tươi lành mạnh trong
Học viện.
Về công tác dân vận, Học viện đã thường xuyên tăng cường mở rộng mối quan
hệ đoàn kết quân dân, làm tốt Cuộc vận động “Đền ơn đáp nghĩa”, chăm sóc các

đối tượng chính sách, phụng dưỡng Mẹ Việt Nam anh hùng. Các đơn vị của học
viện đã thực hiện tốt công tác kết nghĩa với các phường thuộc Quận Hà Đông;
xã Phượng Tiến, huyện Định Hoá, tỉnh Thái Nguyên - nơi đóng quân của Học
viện trong những ngày đầu thành lập; thường xuyên tổ chức tốt các hoạt động
tuyên truyền, giúp đỡ các địa phương nơi học viện đóng quân. Thông qua các
hoạt động, ảnh hưởng chính trị, văn hoá của Học viện với chính quyền, đoàn thể
và nhân dân địa phương nơi Học viện đóng quân càng được củng cố, phát triển.
Trải qua sáu mươi năm xây dựng và phát triển, bằng trí tuệ, công sức và cả máu
xương, các thế hệ cán bộ, giáo viên, học viên, nhân viên, chiến sĩ của Học viện
đã lập nhiều thành tích xuất sắc, góp phần xứng đáng vào sự nghiệp đào tạo, bồi
dưỡng đội ngũ cán bộ của các lực lượng vũ trang nhân dân, đáp ứng yêu cầu của
sự nghiệp giải phóng dân tộc trước đây cũng như trong sự nghiệp xây dựng và
bảo vệ vững chắc Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa hiện nay.
1.1.3.Cơ cấu tổ chức.



1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng.
1.2.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng.
*Chức năng:
Văn phòng là đơn vị trực thuộc Ban Giám đốc Học viện, tham mưu cho Ban
Giám đốc trong việc tổ chức, quản lý, điều hành các hoạt động chung của Học
viện; là đầu mối tổng hợp thông tin phục vụ sự quản lý, chỉ đạo của Ban Giám
đốc; quản lý cơ sở vật chất - kỹ thuật, công tác hành chính và hậu cần tại Học
viện.
*Nhiệm vụ, quyền hạn:
- Chủ trì, phối hợp xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch công tác (ngắn hạn,
dài hạn) của Học viện; làm công tác thông tin tổng hợp, định kỳ báo cáo Ban
Giám đốc kết quả thực hiện kế hoạch; sắp xếp thời gian và tổ chức các buổi họp
của Học viện do Ban Giám đốc chủ trì hoặc làm việc của Ban Giám đốc với thủ

trưởng các đơn vị trong Học viện.
- Công tác văn thư, lưu trữ: Tiếp nhận văn bản đến và chuyển phát văn bản đi,
mỗi năm nhận gần 300 công văn đến và chuyển phát gần 700 công văn đi, thực
hiện hàng ngàn trang photocopy và hàng ngàn trang đánh máy các văn bản của
lãnh đạo Học viện được kịp thời, chính xác, ít sai sót, thực hiện hàng trăm băng
rôn, khẩu hiệu, có nhiều cải tiến trong công tác quản lý, sử dụng các phương
tiện, thiết bị văn phòng, có nhiều quan tâm đến công tác bảo vệ bí mật Nhà
nước. Soạn thảo, thẩm định, hiệu đính các văn bản của các đơn vị và của Học
viện trước khi trình Giám đốc ký ban hành. Tổ chức thực hiện và theo dõi, kiểm
tra, đôn đốc việc thực hiện các văn bản pháp luật của Nhà nước và văn bản quản
lý của Giám đốc Học viện.
- Theo ủy quyền của Giám đốc, Chánh Văn phòng chủ trì các cuộc họp, làm
việc với các đơn vị để thống nhất ý kiến về việc giải quyết các vấn đề mà các
đơn vị còn có ý kiến khác nhau, trình Giám đốc quyết định.
- Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan tham mưu Ban Giám đốc trong công
tác đối nội, đối ngoại; hoạt động lễ nghi, khánh tiết của Học viện.


- Ch trỡ, phi hp vi cỏc n v cú liờn quan thc hin cụng tỏc xut bn.
- Xõy dng quy nh v t chc thc hin cụng tỏc thi ua, khen thng.
- Theo dừi v hng dn nghip v vn phũng cho cỏc n v thuc Hc vin
theo ch o ca Ban Giỏm c.
- T chc thc hin cụng tỏc vn th, lu tr, bo mt, ỏnh mỏy, thu thp, in n
v qun lý cỏc loi thụng tin hnh chớnh theo quy nh ca phỏp lut; Tip nhn,
x lý, phỏt hnh cụng vn, giy t i, n, bo qun v s dng con du ca
Hc vin ỳng quy nh ca phỏp lut; Qun lý v thc hin cỏc th tc cp phú
bn, chng thc sao y cỏc loi giy t theo quy nh.
- Qun lý v iu hnh phng tin giao thụng cho cỏc cụng vic chung ca
Hc vin; liờn h sp xp, b trớ phng tin i li, ch cho Ban Giỏm c
khi i cụng tỏc.

- Gi gỡn an ninh trt t, bo m an ton c quan.
- Ch trỡ, phi hp vi cỏc n v liờn quan lp k hoch lp t, sa cha, mua
sm vt t, ti sn phc v cụng tỏc qun lý, nghiờn cu, ging dy, hc tp
- Qun lý, khai thỏc c s vt cht hin cú ca Hc vin tng ngun thu phỳc
li theo ỳng quy nh hin hnh.
- Thc hin cụng tỏc khỏm, cha bnh ban u, chm lo sc khe cho cỏn b,
cụng chc, viờn chc v hc viờn; m bo cụng tỏc v sinh phũng dch v an
ton v sinh thc phm.
1.2.2.C cu t chc ca Vn phũng.
Văn phòng Học viện Chính trị quân sự là cơ quan tham
mu đắc lực cho Thủ trởng và Ban Giám đốc Học viện, đợc
tổ chức theo mô hình chung của hệ thống văn phòng quân
đội (hệ thống văn phòng các học viện, nhà trờng quân
đội). Với tổng biên chế 150 trong đó: Sĩ quan: 33; Quân
nhân chuyên nghiệp: 24; công nhân viên quốc phòng: 15; hạ
sĩ quan, chiến sĩ: 78. Về trình độ học vấn (Thạc sĩ: 02;
Cử nhân chính trị: 18; cử nhân quân sự: 15; Trung cấp:
15; sơ cấp 7). Việc tổ chức lao động của Văn phòng Học
viện Chính trị đợc thể hiện ở sự phân công trong từng lao
động đối với từng Ban, Bộ phận đó theo đúng trình độ


chuyên môn đợc đào tạo trên cơ sở tổ chức, biên chế đợc
qui định. Cụ thể nh sau:
* Chánh, Phó Chánh văn phòng: 03 đ/c có trình độ đại học
và sau đại học, trình độ lý luận chính trị cao cấp; trình độ
chỉ huy quân sự cấp s đoàn trở lên. Theo Quyết định số
73/QĐ-HV1 ngày 16/02/2001 về phân công trong ban lãnh đạo
Văn phòng Học viện nh sau:
- Đng chớ Chánh Văn phòng: Chịu trách nhiệm trớc Thờng vụ

Đảng uỷ, Học viện và Đảng uỷ Văn phòng về tổ chức thực hiện
nhiệm vụ chính trị và xây dựng đơn vị. Điều hành chung,
trực tiếp chỉ đạo và giải quyết những vấn đề cơ bản, trọng
tâm của Văn phòng đợc cấp trên giao. Chỉ đạo công tác đảm
bảo phục vụ thờng xuyên, đột xuất và các yêu cầu đối ngoại
của Thờng vụ Đảng uỷ Học viện. Chỉ đạo xây dựng các loại kế
hoạch công tác, kế hoạch hội nghị, tập huấn và kế hoạch kiểm
tra của Học viện. Chỉ đạo theo dõi các cơ quan thực hiện chơng trình, kế hoạch và kết luận của Học viện; chuẩn bị tình
hình và nội dung hội ý Ban Giám đốc. Phụ trách Đảng uỷ,
công tác th ký. Theo dõi, thẩm định, rà soát các văn bản về
công tác hành chính; phụ trách công tác Quân lực, Thanh tra,
Điều tra, Tác chiến
- Đng chớ Phó Chánh văn phòng thứ nhất: Theo dõi mảng
điều lệnh, lễ tiết tác phong, công tác quân sự và các công tác
có liên quan đến cấp uỷ đảng, chính quyền địa phơng nơi
đóng quân. Công tác huấn luyện xây dựng đơn vị vững
mạnh toàn diện và chấp hành kỷ luật của Văn phòng; đôn đốc
và tổng hợp quân số báo cáo cấp trên trong các hội nghị, sinh
hoạt tập trung của Học viện, thực hiện các nhiệm vụ khác khi
đợc Chánh Văn phòng phân công.
- Đng chớ Phó Chánh văn phòng thứ hai: Theo dõi mảng công
tác đảng, công tác chính trị, phong trào thi đua, khen thởng,
công đoàn, phụ nữ; thực hiện các nhiệm vụ khác khi đợc
Chánh Văn phòng phân công.
* Ban Kế hoạch tổng hợp: Đợc biến chế 05 đồng chí sĩ
quan, có trình độ đại học và sau đại học, trình độ lý luận
chính trị trung cấp trở lên, trình độ chỉ huy quân sự cấp


trung đoàn. Ban tổng hợp có nhiệm vụ giúp cho Thủ tr ởng

Học viện, Ban Giám đốc giải quyết tất cả các công việc về
hành chính quân sự nh lên lịch công tác, bố trí hội họp,
tiếp khách, chuẩn bị cho các thủ trởng đi công tác; tiếp
nhận các văn bản của các cơ quan trong và ngoài Học viện
trình Thủ trởng duyệt trớc khi Thủ trởng Học viện ký ban
hành.
* Ban Bảo mật Lu trữ: Đợc biên chế 09 đồng chí, trong đó
có 01 đại học còn lại là trung cấp. Ban có nhiệm vụ quản lý con
dấu, tiếp nhận văn bản đi - đến; đánh máy, photo văn bản, lu
trữ hồ sơ phục vụ cho lãnh đạo chỉ huy trong toàn Học viện.
* Ban Thông tin: Đợc biến chế 08 đồng chí, trong đó có 02
đại học còn lại là trung cấp, 02 sơ cấp. Ban thông tin có nhiệm
vụ: trực tổng đài, chia báo, củng cố đờng dây luôn thông
suốt. Ngoài ra còn phụ vụ diễn tập các cấp trung, s đoàn và
các nhiệm vụ khác khi có tình huống xảy ra.
- Ban Quản lý hành chính: Quân số 18 đồng chí: 01 đồng
chí đại học phụ trách chung; 03 đồng chí tốt nghiệp trung
cấp nấu ăn, còn lại 05 đồng chí sơ cấp, 04 đồng chí là chiến
sĩ. Ban quản lý hành chính có nhiệm vụ đón tiếp khách đến
tham quan và khách đến làm việc với Học viện; 03 đồng chí
làm nhiệm vụ tiếp khách; 04 đồng chí chiến sĩ công vụ cho 4
thủ trởng Học viện; 03 đồng chí làm vờn hoa cây cảnh; 03
đồng chí làm công tác vệ sinh môi trờng; 01 đồng chí làm
Trạm khách T100 đón tiếp khách gia đình quân nhân; 01
đồng chí phụ trách nấu ăn cho Ban Giám đốc.


CHNG 2: THC TRNG CễNG TC VN TH, LU TR
CA HC VIN CHNH TR.
2.1.Hot ng qun lý.

Trong điều lệ công tác công văn giấy tờ và công tác lu trữ
ban hành kèm theo Nghị định số 142/CP ngày 28/9/1963 của
Hội đồng Chính phủ, nhằm đa công tác văn th vào nề nếp,
thống nhất tạo điều kiện thực hiện các quy định chế độ, bảo
mật công văn tài liệu trong Quân đội nhân dân Việt Nam, Bộ
Quốc phòng đã ra Quyết định số 15/QĐ-QP ngày 19/01/1981
ban hành điều lệ công tác văn th. Điều lệ nói rõ:
Công tác văn th trong Quân đội nhân dân Việt Nam là
việc thể hiện các hoạt động của lãnh đạo, chỉ huy vào công tác
công văn, giấy tờ và tổ chức giải quyết các hoạt động đó bằng
công văn giấy tờ. Nó là một trong những công tác không thể
thiếu trong việc quản lý cơ quan. Mặt khác, công việc của cơ
quan đợc tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu,
một phần quan trọng là do công tác văn th có làm tốt hay
không. Điều lệ này nhằm quy định hợp lý các khâu công tác
văn th, bảo đảm cho việc quản lý và giải quyết công việc bằng
công văn giấy tờ đợc nhanh chóng chính xác và bí mật. Ngoài
bản điều lệ công tác văn th nêu trên, Bộ Quốc phòng, ra nhiều


quy định, chỉ thị hớng dẫn khác về chế độ bảo mật công văn
tài liệu lu trữ cụ thể nh sau:
- Quyết định số 503/1999/QĐ-BQP, ngày 19/4/1999 của
Bộ trởng Bộ Quốc phòng về việc ban hành quy định quản lý
và sử dụng con dấu.
- Quyết định số 1602/2000/QĐ-BQP, ngày 04/8/2000 của
Bộ trởng Bộ Quốc phòng ban hành quy chế bảo vệ tài liệu
mật.
- Quyết định số 41/2003/QĐ-TTg, ngày 26/3/2003 của
Chính phủ về Danh mục bí mật Nhà nớc thuộc phạm vi quốc

phòng.
- Quyết định số 90/2003/QĐ-BQP, ngày 11/7/2003 của Bộ
trởng Bộ Quốc phòng về việc ban hành Quy chế soạn thảo, ban
hành văn bản quy phạm pháp luật của Bộ Quốc phòng.
- Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2000
của Chính phủ về công tác văn th;
- Quyết định 206/2005/QĐ-BQP, ngày 20/12/2005 quy
định về ban hành và quản lý văn bản hành chính.
Căn cứ vào các văn bản hớng dẫn nghiệp vụ của Phòng Văn
th - lu trữ Văn phòng Bộ Quốc phòng; văn th - lu trữ Học viện
đợc cập nhật, quán triệt, thực hiện thống nhất các văn bản,
chỉ thị, hớng dẫn của cấp trên. Ví dụ nh: tập huấn Pháp lệnh
tài liệu lu trữ; qui chế bảo vệ công văn, tài liệu mật của Bộ
Quốc phòng; qui định quản lý, khai thác, sử dụng con dấu,
chữ ký trong Quân đội nhân dân Việt Nam
Tổ chức tập huấn kỹ thuật soạn thảo văn bản và phổ biến,
quán triệt một số các văn bản mới theo quy định của Chính
phủ và Bộ Quốc phòng nh: Nghị định 110 của Chính phủ về
công tác văn th, Quyết định số: 206/2005/QĐ-BQP ngày
20/12/2005 của Bộ Quốc phòng về qui định ban hành và quản
lý văn bản hành chính cho các cán bộ, nhân viên chuyên môn
37 đầu mối trong đơn vị.


Ngoài các hình thức tập huấn trên, Văn phòng Học viện
Chính trị quân sự đã ban hành một số văn bản hớng dẫn, chỉ
đạo thực hiện công tác văn th - bảo mật - lu trữ nh:
- Hớng dẫn số 235/HD-HV1, ngày 12 tháng 7 năm 2004 của
Thủ trởng Văn phòng về việc thu hồi tài liệu đối với các đầu
mối trực thuộc;

- Công văn số 320/CV-HV1, ngày 20 tháng 3 năm 2005 của
Văn phòng về việc hớng dẫn soạn thảo văn bản và ban hành văn
bản;
- Quyết định số 372/QĐ-HV1, ngày 15 tháng 7 năm 2006
của Văn phòng về việc ban hành Qui chế công tác văn th bảo
mật lu trữ;
Cùng với các hớng dẫn trên, Văn phòng có kế hoạch kiểm tra,
đánh giá công tác văn th hàng năm vào tháng 12 theo thứ tự các
phòng, khoa. Nội dung kiểm tra bao gồm: Các văn bản, chỉ thị,
hớng dẫn của cơ quan cấp trên, các văn bản của Học viện, mẫu
trình bày văn bản và thể thức văn bản mà Văn phòng đã hớng
dẫn, tập huấn. Qua công tác kiểm tra cuối năm để đánh giá
đơn vị nào làm tốt thì khen thởng biểu dơng đợc cộng điểm
thi đua năm. Đơn vị nào làm cha tốt thì khiển trách (phê bình,
nhắc nhở) trừ điểm thi đua năm, các hình thức khen thởng này
đợc đánh giá vào cuối năm học.

2.2.Hot ng nghip v.
2.2.1.i vi cụng tỏc vn th.
2.2.1.1.Son tho v ban hnh vn bn.
a) Thm quyn ban hnh vn bn.
Từ khi có quyết định số 206/2005/QĐ - BQP, ngày 20 tháng
12 năm 2005 của Bộ trởng Bộ Quốc Phòng, công tác soạn thảo
đối với các cơ quan, đơn vị trong toàn quân có một bớc
chuyển biến mới trong việc ban hành và quản lý văn bản hành


chính. Đối với Học viện Chính trị quân sự đã có các văn bản hớng dẫn cụ thể tới 37 đầu mối trong toàn Học viện, đã tổ chức
tập huấn cho các đối tợng từ cấp chỉ huy, lãnh đạo đơn vị, trợ
lý, nhân viên. Cho đến nay các văn bản của Học viện và Văn

phòng ban hành về cơ bản đã đợc tiến hành soạn thảo, rà
soát, kiểm tra đúng qui định về trình tự, thủ tục, thẩm
quyền, thể thức văn bản theo quy định của Văn phòng Bộ
Quốc phòng.
Căn cứ Quyết định 206/2005/QĐ- BQP về việc ban hành và
quản lý văn bản hành chính và các văn bản hớng dẫn cụ thể của
Học viện đối với từng loại văn bản và với các cơ quan chức năng.
Văn bản đợc ban hành phải phù hợp với Hiến pháp, pháp luật
hiện hành, đúng với quy định của cấp trên và đúng thẩm
quyền, thứ bậc quản lý trong hệ thống tổ chức của Bộ Quốc
phòng.
Ngoài ra Quy định còn nêu rõ Văn bản phải cụ thể, thiết thực
và đúng mục đích sử dụng. Nội dung và tính chất phải phù hợp với
tên loại quyền hạn đợc ban hành. Học viện Chính trị quân sự thờng ban hành một số loại văn bản sau:
- Quyết định (không thuộc loại văn bản quy phạm pháp
luật)
- Chỉ thị (không thuộc loại văn bản quy phạm pháp luật)
- Thông báo

- Biên bản

- Chơng trình

- Công điện

- Kế hoạch

- Công văn hành chính

- Hớng dẫn

- Giấy chứng nhận

- Tờ trình

- Giấy công tác

- Đề án

- Giấy giới thiệu

- Phơng án

- Giấy mời

- Hợp đồng

- Giấy uỷ nhiệm


- Báo cáo
Ngoài những loại văn bản trên thì Học viện còn đợc ban
hành một số loại văn bản tham mu, tác chiến nh: Mệnh lệnh,
Chỉ lệnh, Lệnh
Các văn bản trên đều đợc thực hiện theo Quyết định số
206/2005/QĐ-BQP, ngày 20 tháng 12 năm 2005 của Bộ Quốc
phòng về việc ban hành Qui định ban hành và quản lý văn
bản hành chính.
Số lợng văn bản do Học viện Chính trị quân sự ban hành
phụ thuộc vào nhiệm vụ và công việc hàng năm của Học viện.

Số liệu thống kê 5 năm trở lại đây phản ánh mức độ giải
quyết công việc hàng năm của Học viện nh sau:

TT

Năm

2003

2004

2005

2006

2007

13

19

23

26

31

101

114

135

148

152

Tên loại văn bản

1

Văn Bản hành chính

1.1

Chỉ thị

1.2

Quyết định

1.3

Kế hoạch

35

39

45

53

64

1.4

Thông báo

80

134

143

152

154

1.5

Báo cáo

15

17

23

30

35

1.6

Công văn

105

132

145

163

176

1.7

Công điện

95

167

183

193

210

1.8

Đề án

02

03

03

05

08

1.9

Phơng án

1.1
0

Chơng trình

05

07

08

11

13

1.1
1

Hợp đồng

04

08

12

13

15

1.1
2

Biên bản

13

15

17

18

21

1.1
3

Tờ trình

11

13

16

17

19


1.1
4

Giấy công tác

890

1330

1420

1515

1621

1.1
5

Giấy giới thiệu

130

252

261

278

280

1.1
6

Giấy nghỉ phép

1230

1341

1413

1514

1632

1.1
7

Giấy uỷ nhiệm

1.1
8

Giấy mời

230

245

270

280

295

2.

Văn bản tham mu tác chiến

2.1.

Mệnh lệnh

2.2.

Chỉ lệnh

01

01

01

02

02

2.3.

Lệnh

2.4.

Quyết tâm

2.5

Thuyết minh

03

04

04

05

06

2962

3841

4122

4423

4734

Tổng cộng

b) Th thc v k thut trỡnh by vn bn.
- Th thc v k thut trỡnh by vn bn hnh chớnh thc hin theo Thụng t
92/2012/TT-BQP ngy 26 thỏng 7 nm 2012 ca B trng B Quc phũng.
- Th thc v k thut trỡnh by vn bn chuyờn ngnh thc hin theo s thng
nht ca c quan u ngnh trc thuc B Quc phũng. Cỏc c quan u mi
trong Hc vin cú trỏch nhim nghiờn cu, son tho cỏc mu vn bn ca
ngnh sỏt vi chc nng, nhim v ca Hc vin, trỡnh Giỏm c ký quyt nh
ban hnh thc hin thng nht.
- Th thc v k thut trỡnh by vn bn ca ng thc hin theo Hng dn s

433-HD/VP ngy 20 thỏng 12 nm 2004 ca Chỏnh Vn phũng ng y Quõn
s Trung ng (nay l Quõn y Trung ng) hng dn v th thc vn bn ca
ng v cỏc hng dn ca Phũng Chớnh tr.
- Th thc v k thut trỡnh by vn bn ca on thanh niờn thc hin theo
Hng dn s 173/HD-TN ngy 07 thỏng 7 nm 2009 ca Ban Thanh niờn
Quõn i hng dn v th thc vn bn ca cỏc t chc on trong Quõn i;


thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của hội phụ nữ, công đoàn thực hiện theo
hướng dẫn của Ban phụ nữ Quân đội và Ban Công đoàn quốc phòng.
c) Trình tự, thủ tục soạn thảo văn bản.
Căn cứ vào tính chất, nội dung công việc, người đứng đầu cơ quan, đơn vị giao
cho tập thể hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản theo trình tự
sau:
•

Xác định hình thức, nội dung, độ mật, độ khẩn và phạm vi phổ biến.

•

Thu thập tài liệu, xử lý thông tin liên quan đến nội dung cần soạn thảo.

•

Tổ chức soạn thảo văn bản.

•

Tổ chức lấy ý kiến các cơ quan, đơn vị và cá nhân có liên quan (trường
hợp văn bản có nội dung liên quan).

•

Nghiên cứu, tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo.

•

Kiểm tra, thẩm định tính pháp lý và thể thức, kỹ thuật trình bày.

•

Trình cấp có thẩm quyền xem xét, ký ban hành.

d) Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo.
- Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt. Người ký
văn bản phải xem xét kỹ về nội dung, quyết định độ mật, độ khẩn (nếu có),
phạm vi phổ biến của văn bản.
- Khi trình duyệt bản thảo lên cấp có thẩm quyền nếu có sửa chữa, bổ sung thì
người soạn thảo phải sửa chữa theo đúng ý kiến của người duyệt bản thảo, lần
trình duyệt tiếp theo phải mang kèm bản đã sửa lần trước để người duyệt bản
thảo xem xét, quyết định.
- Trường hợp bản thảo văn bản đã được duyệt của cấp có thẩm quyền nếu có sửa
chữa, bổ sung phải báo cáo người duyệt văn bản xem xét, quyết định.
e) Đánh máy, nhân bản.
- Người nhận bản thảo, tài liệu để đánh máy, nhân bản phải đăng ký vào Sổ
đăng ký đánh máy, in sao văn bản; đánh máy đúng nội dung bản thảo đã được
duyệt, đúng thể thức và kỹ thuật văn bản quy định. Trường hợp phát hiện có sự


sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo thì phải hỏi lại đơn vị, cá nhân soạn

thảo hoặc người duyệt bản thảo đó.
- Bản thảo văn bản, tài liệu khi đã đánh máy, sao xong phải giao lại cho người
yêu cầu, người nhận phải ký nhận vào Sổ đăng ký đánh máy, sao văn bản, tài
liệu.
- Người đánh máy phải tuyệt đối giữ bí mật nội dung văn bản, tài liệu; thực hiện
đánh máy, nhân bản theo đúng số lượng bản đã được duyệt, thời gian đã hiệp
đồng.
g) Kiểm tra văn bản trước khi trình ký ban hành.
- Chỉ huy đơn vị hoặc người soạn thảo văn bản phải kiểm tra nội dung, tính hợp
pháp, ký đảm bảo và phải chịu trách nhiệm trước người ký và trước pháp luật về
nội dung văn bản.
- Chánh Văn phòng, Trưởng ban Tổng hợp – Kế hoạch (người được giao trách
nhiệm trình ký), Trưởng Ban Bảo mật – lưu trữ (bộ phận văn thư) phải kiểm tra
thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, ký đảm bảo và phải chịu trách nhiệm trước
người ký và trước pháp luật về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.
h) Thẩm quyền ký văn bản.
- Cơ quan, đơn vị thực hiện theo chế độ thủ trưởng.
+ Giám đốc Học viện có thẩm quyền ký, duyệt các chỉ thị, quyết định, quy định,
chương trình, dự án, hợp đồng, kế hoạch công tác và kế hoạch phân phối, quản
lý, sử dụng vật tư, ngân sách, quỹ vốn của Học viện. Chỉ huy trưởng cơ quan,
đơn vị có thẩm quyền ký tất cả văn bản thuộc phạm vi cơ quan, đơn vị ban
hành. Cấp trưởng có thể giao cho cấp phó của mình ký thay (KT.) các văn bản
thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền
của cấp trưởng. Cấp phó ký thay phải chịu trách nhiệm trước cấp trưởng và
trước pháp luật.
+ Chính ủy Học viện ký duyệt các chỉ thị, quyết định, quy định, chương trình,
kế hoạch hoạt động CTĐ, CTCT và kế hoạch sử dụng, phân phối, quản lý vật
tư, kinh phí CTĐ, CTCT của Học viện. Chính trị viên (bí thư) các cơ quan, đơn
vị có thẩm quyền ký các quyết định, các văn bản thuộc lĩnh vực về CTĐ, CTCT
của đơn vị mình; Chính ủy có thể giao cho cấp phó của mình ký thay (KT.) các

văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách. Cấp phó KT phải chịu trách
nhiệm trước Chính ủy và trước pháp luật.


+ Giám đốc, Chính ủy Học viện, chỉ huy trưởng các cơ quan, đơn vị có thể ủy
quyền cho chỉ huy một số đơn vị trực thuộc ký thừa ủy quyền (TUQ.) hoặc ký
thừa lệnh (TL.) một số loại văn bản. Việc giao ký TUQ hoặc ký TL phải thực
hiện theo quy chế làm việc của Học viện hoặc quy định về công tác Văn thư của
Học viện (phải có văn bản ủy quyền và chữ ký, đóng dấu của người ủy quyền).
Người được ký TUQ hoặc ký TL không được ủy quyền lại cho người khác ký.
Văn bản ký TUQ (hoặc ký TL) theo thể thức và được đóng dấu của cơ quan,
đơn vị ủy quyền.
- Chữ ký đại diện cho tập thể: Lãnh đạo, chỉ huy cơ quan, đơn vị thay mặt (TM.)
tập thể ký các văn bản của cơ quan, đơn vị ban hành. Cấp phó và các thành viên
giữ chức vụ lãnh đạo khác trong tập thể đó được thay mặt tập thể, ký thay
những văn bản theo ủy quyền của lãnh đạo, chỉ huy và các văn bản thuộc lĩnh
vực được phân công phụ trách.
- Người ký văn bản phải ký đúng quyền hạn và chịu trách nhiệm về những văn
bản do mình ký. Chữ ký trong văn bản phải đúng với mẫu chữ ký đã đăng ký tại
Ban Bảo mật – lưu trữ; không dùng bút chì, mực đỏ hoặc các loại mực dễ phai
để ký văn bản.
i) Bản sao văn bản.
- Các hình thức bản sao: Bản sao y bản chính, bản sao lục, bản trích sao.
- Thể thức bản sao gồm: Tên cơ quan, đơn vị sao văn bản; số, ký hiệu bản sao;
địa danh và ngày, tháng, năm sao; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm
quyền; dấu của cơ quan, đơn vị sao văn bản; nơi nhận. Số bản sao được đánh số
riêng và đăng ký, quản lý vào sổ đăng ký đánh máy, in sao văn bản.
- Chỉ huy các cơ quan, đơn vị phải có trách nhiệm sao văn bản theo đúng ý kiến
của người phân văn bản (ý kiến của Giám đốc). Việc sao văn bản “Tuyệt mật”
phải được sự đồng ý bằng văn bản của cơ quan, đơn vị ban hành. Bản sao phải

được đăng ký, quản lý như bản chính.
- Bản sao văn bản trình bày đầy đủ các yếu tố thể thức theo quy định, có giá trị
pháp lý như bản chính.
2.2.1.2.Quản lý văn bản đi.
a) Trình tự quản lý văn bản đi.
- Kiểm tra, đăng ký và đóng dấu văn bản.
- Chuyển và theo dõi văn bản đi.


- Lưu và đính chính văn bản đi (nếu có).
b) Kiểm tra, đăng ký và đóng dấu văn bản.
- Tất cả văn bản do cơ quan, đơn vị ban hành trong Học viện phải được đưa đến
Ban Bảo mật – lưu trữ để đăng ký, quản lý.
- Văn thư có trách nhiệm kiểm tra lần cuối về thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản để phát hiện những sai sót và thông báo cho đơn vị hoặc người soạn thảo
văn bản sửa chữa trước khi làm thủ tục ban hành.
- Ghi số, thời gian ban hành văn bản.
- Vào Sổ đăng ký văn bản đi hoặc nhập thông tin vào cơ sở dữ liệu máy tính
theo Biểu ghi đăng nhập thông tin văn bản đi.
- Đóng dấu của cơ quan, đơn vị ban hành và dấu độ mật, khẩn (nếu có) vào văn
bản.
c) Chuyển và theo dõi văn bản đi.
- Văn bản đã đăng ký, đóng dấu phải làm thủ tục gửi đi trong ngày, chậm nhất là
ngày làm việc tiếp theo. Nếu văn bản hẹn giờ, hoặc khẩn phải gửi trước; văn
bản đi (không có độ mật) có thể chuyển đến nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển
qua mạng được bảo mật theo quy định.
Chỉ được đóng dấu và gửi đi theo đúng số lượng bản đã xác định ở phần nơi
nhận. Trường hợp vượt quá phải có ý kiến của cơ quan, đơn vị soạn thảo và cơ
quan Bảo mật – lưu trữ.
-Thủ tục gửi văn bản.

•

Văn bản gửi trực tiếp, người nhận văn bản ký nhận vào Sổ đăng ký văn
bản đi.

•

Văn bản gửi gián tiếp phải cho vào bì và dán kín, đăng ký và ký nhận vào
Sổ chuyển văn bản. Khi gửi văn bản có nội dung “Tối mật”, “Tuyệt mật”
và nội dung quan trọng phải kèm theo Phiếu gửi.

•

Thủ tục bì gửi văn bản: Ngoài bì ghi tên cơ quan gửi, số văn bản và tên
cơ quan, đơn vị nhận. Những bì đựng văn bản có mức độ mật, mức độ
khẩn phải đóng dấu độ mật, độ khẩn trương ứng với độ khẩn, độ mật cao
nhất của văn bản trong bì.


•

Thủ tục gửi văn bản có nội dung mật: Văn bản, tài liệu mật chuyển ra
ngoài Học viện thì nhân viên văn thư bảo mật phải cho vào bì, dán kín và
đăng ký vào sổ chuyển để liên lạc hoặc nhân viên quân bưu chuyển đi.
Khi chuyển đến nơi nhận, người nhận phải ký và ghi rõ họ, tên vào sổ
chuyển.

- Văn bản chỉ gửi đến cơ quan, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết.
Trường hợp gửi ngoài mục đích giải quyết, như: “Để báo cáo”, “Để phối hợp”,
“Để biết” thì ghi rõ mục đích gửi ở phần nơi nhận cuối văn bản.

- Gửi văn bản theo nguyên tắc gửi cấp trực tiếp. Trường hợp đặc biệt phải gửi
vượt cấp thì đồng gửi cho cấp trên trực tiếp để báo cáo hoặc cấp dưới trực tiếp
để biết.
- Văn bản gửi đến cơ quan, đơn vị không có trách nhiệm giải quyết thì nơi nhận
được quyền trả lại nơi gửi.
- Cán bộ, nhân viên gửi văn bản có trách nhiệm theo dõi việc chuyển văn bản đi
và xử lý kịp thời những trường hợp bị thất lạc, lộ, lọt thông tin, chậm thời gian
giải quyết.
d) Lưu và đính chính văn bản đi.
- Mỗi văn bản đi phải lưu 2 bản, bản gốc lưu tại Ban Bảo mật – lưu trữ, bản
chính lưu ở đơn vị soạn thảo; bản gốc phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ
tự đăng ký.
- Đính chính văn bản.
•

Văn bản sai sót về nội dung phải được chỉ huy cơ quan, đơn vị ban
hành văn bản có hình thức văn bản tương đương để đính chính.

•

Văn bản do Học viện ban hành nếu có sai sót về thể thức và kỹ thuật
trình bày thì Chánh Văn phòng thừa ủy quyền chỉ huy Học viện để
đính chính. Văn bản do cơ quan, đơn vị ban hành thì người chỉ huy có
trách nhiệm đính chính.

2.2.1.3.Quản lý văn bản đến.
a) Trình tự quản lý văn bản đến.
•

Tiếp nhận văn bản đến.

•

Đăng ký văn bản đến


•

Trình, chuyển giao văn bản đến.

•

Giải quyết văn bản đến.

•

Theo dõi, đôn đốc và kiểm tra việc giải quyết văn bản đến.

•

Thời hạn giải quyết văn bản đến.

b) Tiếp nhận văn bản đến.
- Tài liệu, văn bản, đơn, thư gửi đến Học viện, cơ quan, đơn vị bất kỳ từ nguồn
nào đều phải chuyển đến Ban Bảo mật – lưu trữ đăng ký, quản lý. Khi tiếp nhận
phải kiểm tra, đối chiếu số ghi trên bì với số ghi ở sổ hoặc phiếu chuyển và ký
nhận; nếu phát hiện thiếu hoặc bì không còn nguyên vẹn, thời gian đến muộn so
với thời gian ghi trên bì phải lập biên bản, báo cáo chỉ huy Học viện, chỉ huy cơ
quan, đơn vị và thông báo cho nơi gửi văn bản biết để xử lý kịp thời.
- Khi mở bì để đăng ký phải đối chiếu số ghi ở bì với số văn bản có trong bì và

phiếu gửi(nếu có); nếu phát hiện thừa, thiếu hoặc sai số văn bản thì kiểm tra lại
nơi gửi.
- Những bì ghi rõ chức danh hoặc tên người nhận thì Văn thư không được mở.
- Lấy văn bản ra khỏi bì, đóng dấu “Đến” vào vị trí dưới số, ký hiệu văn bản;
nếu vị trí này không còn chỗ trống thì đóng sang vị trí trống dưới ngày tháng
năm ban hành văn bản.
c) Đăng ký văn bản đến.
- Tất cả văn bản đến đều phải được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đến hoặc
nhập thông tin vào cơ sở dữ liệu máy vi tính theo Biểu ghi thông tin văn bản
đến.
- Những bì không được mở thì Văn thư đăng ký các thông tin ngoài bì và
chuyển cho người có chức danh hoặc người có tên trên bì nhận. Nếu là việc
chung và văn bản do cán bộ trực tiếp đi họp, tập huấn đem về phải chuyển đến
văn thư để đăng ký, quản lý.
- Đối với những văn bản chuyển qua Fax hoặc qua mạng điện tử, phải chụp lại
hoặc in ra và đóng dấu đến. Khi nhận được bản chính phải đóng dấu đến và làm
thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến là số và ngày đã đăng ký ở bản Fax hoặc bản
chuyển qua mạng điện tử).