Phân tích nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp. Đánh giá sự khác nhau trong văn phòng doanh nghiệp với văn phòng cơ quan hành chính nhà nước trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp. Đề xuất giải phá

1


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan các nội dung ngiên cứu đưa ra trong bài tiểu luận này
dựa trên cấc kết quả thu được trong quá trình tìm hiểu và phân tích tài liệu. Nội
dung của bài tiểu luận có tham khảo và sử dụng một số thông tin tài liệu từ các
nguồn sách, tạp chí, trang Web được liệt kê trong các danh mục tài liệu tham
khảo.

2


LỜI CẢM ƠN
Tôi xin chân thành cám các giảng viên đã giảng dậy và hướng dẫn học phần
Quản trị văn phòng doanh nghiệp- Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, để tôi có thể
hoàn thành tốt đề tài này. Có thể nói đề tài là sự cố gắng nỗ lực của bản thân tôi.
Tuy nhiên do kiến thức còn hạn chế nên thiếu sót là điều không thể tránh khỏi.
Kính mong có thể nhận được sự đóng góp ý kiến của quý thầy cô.
Tôi xin chân thành cảm ơn!

3


MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài:
Văn phòng của tất cả các cơ quan, doanh nghiệp đều có vai trò, vị trí đặc biệt
quan trọng. Vai trò, vị trí đặc biệt của văn phòng thể hiện ở chỗ nó là một bộ
phận cấu thành, một đơn vị tổ chức không thể thiếu được đối với bất kỳ cơ quan
nào. Văn phòng ra đời, tồn tại cùng với sự ra đời và tồn tại của cơ quan, thiếu nó
cơ quan khó có thể hoạt động và tổ chức điều hành công việc một cách bình

thường. Văn phòng có chức năng tham mưu đắc lực cho lãnh đạo cơ quan trong
việc xây dựng, tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, trong triển
khai và kiểm tra thực hiện các quyết định lãnh đạo, quản lý, trong tổ chức quản
lý và điều hành, điều phối công việc hàng ngày của cơ quan.
Chức năng tham mưu của văn phòng doanh nghiệp còn được quy định cụ thể
trong các quyết định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của văn
phòng. Chức năng tham mưu của văn phòng bộ được xác định bởi đặc điểm, đặc
thù và địa vị pháp lý của nó. Đây là tổ chức trực tiếp giúp Lãnh đạo bộ điều
hành công việc và các hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp; đồng thời là trung
tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo và quản lý. Văn phòng có điều kiện
làm chức năng tham mưu hơn các vụ chức năng khác do có đầy đủ các cơ sở dữ
liệu thông tin, có các nguồn, các kênh thông tin khác nhau để phân tích, xử lý,
tổng hợp tham mưu cho Lãnh đạo ra các quyết định quản lý chính xác. Chức
năng tham mưu của văn phòng bộ khác với chức năng tham mưu của các đơn vị
chức năng. Đó là tham mưu tổng hợp, tham mưu ở giai đoạn cuối cùng, giai
đoạn quyết định và ở tầm cao hơn, chính xác hơn. Công tác tham mưu của văn
phòng bộ có vị trí, vai trò đặc biệt quan trọng.
Vì vậy, tôi lựa chọn đề “Phân tích nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp trong
việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp. Đánh giá sự khác nhau trong văn
4


phòng doanh nghiệp với văn phòng cơ quan hành chính nhà nước trong việc
thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp. Đề xuất giải pháp để văn phòng doanh
nghiêp thực hiện tốt chức năng tham mưu tổng hợp”.
2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng: Chức năng tham mưu tổng hợp và nhiệm vụ của văn
phòng doanh nghiệp trong việc thực hiện chức năng đó.
- Phạm vi nghiên cứu: Văn phòng các doanh nghiệp nói chung, Văn
phòng cơ quan hành chính nhà nước nói chung.

3. Mục đích nghiên cứu
- Nghiên cứu về nhiệm vụ thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp
của văn phòng doanh nghiệp.
- Chỉ ra sự khác nhau trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng
hợp của văn phòng doanh nghiệp và cơ quan hành chính nhà nước.
- Đề xuất các giải pháp chủ yếu để nâng cao chất lượng, hiệu quả
công tác tham mưu, tổng hợp của các văn phòng doanh nghiệp hiện
nay.
4. Phương pháp nghiên cứu
Đề tài sử dụng các phương pháp nghiên cứu của bản thân, mà chủ yếu là:
- Tiếp cận, phân tích tài liệu, thu thập thông tin từ văn bản của các
doanh nghiệp và cơ quan hành chính nhà nước
- Phương pháp tổng hợp , chọn lọc thông tin
- Tìm hiểu các website, thông tin về doanh nghiệp và các cơ quan
hành chính nhà nước
5. Ý nghĩa đề tài
- Thực hiện đề tài là điều kiện thuận lợi cho các cá nhân thực hiện đề
tài nâng cao năng lực nghiên cứu, hoàn thành tốt nhiệm vụ của bản
thân.
- Cung cấp luận cứ khoa học để xây dựng các đề án tăng cường chất
lượng, hiệu quả công tác các cơ quan tham mưu giúp việc.
- Góp phần đóng góp ý kiến bản thân vào thực tế thực hiện chức
năng tham mưu tổng hợp của các doanh nghiệp.
6. Cấu trúc đề tài:
5


Đề tài nghiên cứu của tôi ngoài phần mở đầu và kết luận gồm 3 chương:
Chương 1: Tổng quan về văn phòng và văn phòng doanh nghiệp
Chương 2: Tìm hiểu nhiệm vụ của văn phòng trong việc thực hiện chức năng

tham mưu tổng hợp. Đánh giá sự khác nhau của văn phòng doanh nghiệp và văn
phòng cơ quan hành chính nhà nước trong việc thực hiện chức năng tham mưu
tổng hợp.
Chương 3: Giải pháp tăng hiệu quả việc thực hiện chức năng tham mưu tổng
hợp trong văn phòng doanh nghiệp.

6


CHƯƠNG 1:
TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG VÀ VĂN PHÒNG
DOANH NGHIỆP
1.1. Văn phòng:
1.1.1. Định nghĩa:
Để phục vụ cho công tác lãnh đạo quản lý ở các cơ quan, đơn vị cần thiết
phải có công tác văn phòng với những nội dung chủ yếu như: Tổ chức, thu thập,
xử lý, phân phối, truyền tải quản lý sử dụng các thông tin bên ngoài và nội bộ,
trợ giúp lãnh đạo thực hiện các hoạt động điều hành của cơ quan, đơn vị,…Bộ
phận chuyên đảm trách các hoạt động nói trên được gọi là “văn phòng”.
Văn phòng được hiểu theo nhiều góc độ khác nhau:
- Nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ giúp
cho việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị. Theo quan niệm
này thì ở các cơ quan thẩm quyền chung, cơ quan đơn vị có quy mô lơn
- thì thành lập văn phòng (ví dụ: Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính
phủ, Văn phòng Tổng công ty,…) còn ở các cơ quan, đơn vị có quy mô
nhỏ thì văn phòng là phòng hành chính tổng hợp,…
- Nghĩa hẹp: Văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địa
điểm giao tiếp, đối nội, đối ngoại của cơ quan đơn vị đó.
- Ngoài ra, văn phòng còn được hiểu là phòng làm việc của thủ trưởng có
tầm cỡ cao như: Nghị sỹ, Kiến trúc sư trưởng,…

Mặc dù văn phòng được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau nhưng đều có
điểm chung đó là:
+ Văn phòng phải là bộ máy được tổ chức thích hợp với đặc điểm cụ thể
của từng cơ quan. Ở cơ quan, đơn vị có quy mô lớn thì bộ máy văn phòng
sẽ gồm nhiều bộ phận với số lượng cán bộ nhân viên cần thiết để thực
hiện mọi hoạt động; còn các cơ quan, đơn vị có quy mô nhỏ, tính chất
công việc đơn giản thì văn phòng có thể gọn nhẹ ở mức tối thiểu.

7


+ Văn phòng phải có địa điểm giao dịch với cơ sở vật chất nhất định. Quy
mô của các yếu tố vật chất này sẽ phụ thuộc vào quy mô, đặc điểm hoạt
động của công tác văn phòng.
“Văn phòng là bộ phận không thể tách rời của một cơ quan, tổ chức,
doanh nghiệp; là nơi tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo trong công tác
quản lý và điều hành; thực hiện và hỗ trợ công tác hành chính cho các
đơn vị chức năng, nhằm giải quyết có hiệu quả các nhiệm vụ chung
của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp”
1.1.2. Vai trò của Văn phòng:
Qua cách tiếp cận về văn phòng, ta thấy vai trò quan trọng của Văn
phòng:
- Là bộ máy giúp việc tham mưu cho lãnh đạo cơ quan, tổ chức trong việc
giải quyết mọi công việc của cơ quan, là nơi năm giữ mọi thông tin đi và
đến, văn phòng là bộ phận nghiên cứu phát triển, đề xuất các vấn đề có
liên quan đến quyết định của lãnh đạo điều hành công việc một cách nhanh
chóng, kịp thời và có hiệu quả. Nếu văn phòng không làm việc thì cả hệ
thống sẽ ngừng hoạt động.
- Văn phòng đảm bảo các điều kiện vật chất cho cơ quan, cho hoạt động
lãnh đạo của cơ quan được thường xuyên, liên tục và đạt được mục tiêu đề

ra.
- Văn phòng là nơi giao tiếp đầu tiên giữa cơ quan với các cơ quan, tổ chức
và công dân. Với ý nghĩa Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan thì
thông qua Văn phòng, cơ quan thể hiện được tính chất trang nghiêm của
công sở. Văn phòng là trung gian giữa lãnh đạo với các bộ phận, phòng
ban trong cơ quan, doanh nghiệp và là nơi chuyển giao tất cả các công việc
của một cá nhân trong cơ quan, doanh nghiệp tới lãnh đạo.
1.1.3. Chức năng của văn phòng:
Chức năng tham mưu tổng hợp
Tham mưu là một hoạt động cần thiết cho công tác quản lý. Người quản lý
phải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị và kết nối được các hoạt động của
họ một cách nhịp nhàng, khoa học. Muốn vậy đòi hỏi người quản lý phải tinh
8


thông nhiều lính vực, phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải quyết định chính xác
kịp thời mọi vấn đề…Điều đó vượt quá khả năng hiện thực của các nhà quản lý.
Do đó, đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trước hết là công
tác tham mưu tổng hợp. Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm
kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý để đạt kết quả cao nhất. chủ
thể làm công tác tham mưu trong cơ quan đơn vị có thể là cá nhân hay tập thể
tồn tại độc lập tương đối với chủ thể quản lý. Trong thực tế, các cơ quan, đơn vị
thường đặt bộ phận tham mưu tại văn phòng để giúp cho công tác này được
thuận lợi. để có ý kiến tham mưu, văn phòng phải tổng hợp các thông tin bên
trong và bên ngoài, phân tích, quản lý sử dụng các thông tin đó theo những
nguyên tắc trình tự nhất định.
Ngoài bộ phận tham mưu tại văn phòng còn có các bộ phận nghiệp vụ cụ thể
làm tham mưu cho lãnh đạo từng vấn đề mang tính chuyên sâu như công nghệ,
tiếp thị, tài chính, kế toán…
Cách thức tổ chức này cho phép tận dụng khả năng của các chuyên giá ở từng

lĩnh vực chuyên môn song cũng có lúc làm tản mạn nội dung tham mưu, gây
khó khăn trong việc hình thành phương án điều hành tổng hợp. Để khắc phục
tình trạnh này, văn phòng là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ các
bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống nhất trình hoặc đề
xuất với lãnh đạo những phương án hành động tổng hợp trên cơ sở các phương
án riêng biệt của các bộ phận nghiệp vụ. Như vậy văn phòng vừa là nơi thực
hiện công tác tham mưu vừa là nơi thu thập tiếp nhận, tổng hợp các ý kiến của
các bộ phận khác cung cấp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị
- Chức năng giúp việc điều hành
Văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý của ban lãnh
đạo cơ quan đơn vị thông qua các công việc cụ thể như: Xây dựng chương trình
kế hoạch công tác quý, tháng, tuần, ngày và tổ chức triển khai thực hiện các kế
hoạch đó. Văn phòng là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức các hội nghị,
các chuyến đi công tác, tư vấn cho lãnh đạo về công tác soạn thảo văn bản…
9


- Chức năng hậu cần
Hoạt động của các cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất như
nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ. văn phòng là bộ phận cung cấp, bố trí,
quản lý các phương tiện thiết bị dụng cụ đó để bảo đảm sử dụng có hiệu quả. Đó
là chức năng hậu cần của văn phòng. Quy mô và đặc điểm của các phương tiện
vật chất nêu trên sẽ phụ thuộc vào đặc điểm và quy mô hoạt động của các cơ
quan, đơn vị. chi phí thấp nhất với hiệu quả cao nhất là phương châm hoạt động
của công tác văn phòng. Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo
thông qua ba chức năng quan trọng trên đây. Các chức năng này vừa độc lập,
vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan phải tồn
tại văn phòng ở mỗi cơ quan, đơn vị.
1.1.4. Nhiệm vụ của văn phòng:
Các chức năng của văn phòng được thể hiện ớ các nhiệm vụ cụ thể sau:

- Tổng hợp chương trình công tác cho cơ quan, đơn vị
Mỗi cơ quan, đơn vị, dự án có nhiều kế hoạch do các bộ phận khác xây dựng.
Song muốn đạt được mục tiêu chung thì các kế hoạch đó phải được kết nối
thành hệ thống kế hoạch hoàn chỉnh, ăn khớp và hỗ trợ cho nhau. Văn phòng là
đơn vị tổng hợp kế hoạch tổng thể của cơ quan, đơn vị và đôn đốc các hộ phận
khác thực hiện.
Mặt khác, vãn phòng có nhiệm vụ trực tiếp xàv dựng chương trình, ke hoạch
cóng tác trong quý. tháng, tuần… của ban lãnh đạo. giúp lãnh đạo triển khai,
thực hiện các kế hoạch đó.
- Thu thập xử lý
Thông tin là căn cứ để thủ trưởng, lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời và
đúng đắn. Thông tin bao gồm nhiều loại và từ nhiều nguồn khác nhau. Nhiều khi
khỏi lượng thông tin rất lớn. phức tạp. đa dạng, đa chiều. Việc thu thập và xứ lý
lượng thông tin này cần phải có bộ phận trợ giúp, đó chính là vãn phòng. Các
10


thông tin. công văn, giấy tờ đi và đến đều được văn phòng thu thập, xử lý. phân
loại theo những kênh thích hợp đề sau đó chuyển phát đi hay lưu trữ.
Văn phòng phải tuân theo những quy định nghiêm ngặt về văn thư, lưu trữ khi
thu nhận, xử lý, bảoquản và chuyển phát thông tin. Thông tin được thu thập đầy
đú, kịp thời, dược xử lý khoa học, đáp ứng yêu cầu của quán lý là cơ sở để thủ
trưởng, lãnh đạo lựa chọn quvết định quản lý.
- Tư vấn về văn bản
Văn bàn là phương tiện ghi tin và truyền tin. là phương tiện lưu trữ va truyền
dạt các quyết định quán lý. Vãn phòng trự giúp chơ thú trướng về còng tác soạn
tháo vãn bán dể đám bảo cho vãn bản có dầy dú nội dung, hình thức theo yêu
cầu; đúng thẩm quvền và đúng trình tự thú tục theo quv định.
- Truyền đạt và theo dõi việc thực hiện các quyết định quản lý
Vãn phòng, thông qua việc chuyển phát thông tin, truyền đạt các quyết định

của lãnh đạo. Vãn phòng cũng theo dõi việc triển khai thực hiện các quyết định
đó, tổng hợp tình hình hoạt động của các bộ phận để báo cáo lãnh đạo, đề xuất
các biện pháp phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo.
- Tổ chức công tác lễ tân, giao tiếp
Văn phòng chịu trách nhiệm trong cõng tác lễ tân như đón, tiếp khách, bố trí
nơi ăn, chốn ở, lịch làm việc với khách, tổ chức các cuộc họp, lễ nghi, khánh tiết
của cơ quan, dơn vị. Văn phòng tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại, giữ vai trò
là cầu nối liên hệ với các cơ quan cấp trên, ngang cấp, cấp dưới và với nhân dân.
-

Đảm bảo nhu cầu hậu cần, quản lý vật tư, tài sản

Nếu không có bộ phận chuyên trách, vãn phòng là bộ phận bảo đảm các yếu
tố vật chất cho hoạt động của cơ quan, đơn vị thông qua các công việc như lập
kế hoạch nhu cấu, dự trù kinh phí, tổ chức mua sắm, cấp phát, theo dõi sử dụng
nhằm quản lý chặt chẽ các chi phí văn phòng.
11


-

Tổ chức công tác bảo vệ

Nếu không có bộ phận chuyên trách, văn phòng có thể có nhiệm vụ tổ chức
công tác bảo vệ trật tự, an toàn trong cơ quan, đơn vị. Ngoài ra, văn phòng có
thể phối hợp với Công đoàn chăm lo sức khỏe, đời sống vật chất, văn hóa tinh
thần cho cán bộ công nhân viên.
Trên đây là những nhiệm vụ chủ yếu của văn phòng trong một cơ quan, đơn vị
nói chung. Tùy từng điều kiện cụ thể về đặc điểm, tính chất hoạt động mà từng
cơ quan, đơn vị có thể thêm, bớt một số nhiệm vụ cho phù hợp.

1.2.

Doanh nghiệp
Doanh nghiệp là tổ chức kinh tế có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao

dịch ổn định, được đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật nhằm mục
đích thực hiện các hoạt động kinh doanh (Luật Doanh nghiệp).
1.2.1. Các loại hình doanh nghiệp ở Việt Nam:
- Doanh nghiệp nhà nước:
- Doanh nghiệp tư nhân:
- Hợp Tác Xã :
- Công ty cổ phần :
- Công ty trách nhiệm hữu hạn:
- Công ty hợp danh
- Công ty liên doanh
1.2.2. Văn phòng doanh nghiệp
Văn phòng doanh nghiệp là một đơn vị trong cơ cấu tổ chức của doanh
nghiệp, có chức năng giúp việc cho lãnh đạo doanh nghiệp cũng như hỗ trợ cho
các đơn vị chuyên môn khác. Tuy nhiên, do có nhiều loại hình doanh nghiệp nên
văn phòng của các doanh nghiệp cũng có những cách thức tổ chức khác nhau.
Với loại hình nhóm công ty (tập đoàn, tổng công ty…) thì văn phòng được tổ
chức quy mô với tên gọi là Văn phòng (như văn phòng Tổng công ty Hàng
không, văn phòng Tập đoàn Dầu khí Quốc gia…). Với công ty có quy mô nhỏ
hơn thì văn phòng được gọi là phòng Hành chính (hoặc phòng Hành chính –
Nhân sự). Bên cạnh đó, với loại hình công ty tư nhân, công ty vừa và nhỏ thì văn
12


phòng chỉ là một bộ phận hành chính với số lượng nhân viên rất hạn chế (thậm
chỉ chỉ có 1 người) nhưng phải thực hiện tất cả các công tác hành chính của công

ty. Đảm bảo hệ thống thông tin, hậu cần, thực hiện công tác Văn thư lưu trữ và
các hoạt động khác như: giao dịch, nhân sự, tài chính, pháp chế,…
1.2.3. Vị trí của văn phòng doanh nghiệp:
Văn phòng là bộ phận chuyên môn, là bộ máy giúp việc tổng hợp của lãnh
đạo doanh nghiệp. Việc đảm bảo cho hoạt động của lãnh đạo được trôi chảy,
thuận lợi, hiệu quả thông qua các chương trình, kế hoạch do văn phòng xây
dựng như lịch công tác hàng tuần, lịch tiếp khách, tổ chức chu đáo mỗi khi lãnh
đạo tham dự các cuộc họp, hội nghị hoặc bố trí đầy đủ, an toàn mỗi khi lãnh đạo
đi công tác…
Ngoài ra, văn phòng còn là “bộ lọc” giúp cho lãnh đạo không mất thời
gian vào những công việc sự vụ hàng ngày, đơn giản, mà tập trung vào các công
việc chính, chiến lược cho sự phát triển của doanh nghiệp. Văn phòng là đầu
mối thông tin của doanh nghiệp. Văn phòng tổ chức các nguồn thông tin và quy
trình nghiệp vụ để đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của lãnh đạo cũng
như hỗ trợ thông tin nghiệp vụ cho các đơn vị khác. Văn phòng cũng là nơi
truyền đạt mọi thông tin chính thức ra ngoài doanh nghiệp. Các thông tin của
văn phòng tiếp nhận, xử lý và cung cấp rất đáng tin cậy vì đã được xử lý theo
quy trình nghiệp vụ có kiểm soát chặt chẽ. Và những thông tin văn phòng cung
cấp ra ngoài là những thông tin chính thức của doanh nghiệp.
Chính vì vậy, những người làm công tác hành chính văn phòng không thể
làm trái các quy định trong việc thu thập xử lý thông tin hoặc tùy tiện trong việc
phát ngôn vì sẽ ảnh hưởng rất lớn tới lãnh đạo cũng như tới hoạt động cảu cơ
quan, doanh nghiệp.
Văn phòng là bộ phận tham mưu trực tiếp của lãnh đạo trong công tác
điều hành, quản lý hành chính doanh nghiệp. Trong công tác quản lý cơ quan, tổ
chức, các quyết định của lãnh đạo ban hành hầu như đều có sự đóng góp của văn
13


phòng thông qua những công việc cụ thể như nắm thông tin, đánh giá tình hình,

nghiên cứu các văn bản pháp luật, đưa ra dự báo và giải pháp. Có thể nói ở vị trí
này, văn phòng được coi là “cánh tay phải” của các nhà lãnh đạo. Văn phòng là
nơi tổ chức các hoạt động đối nội – đối ngoại của cơ quan, doanh nghiệp. Có thể
nói, hầu hết các hoạt động giao tiếp chính thức của giữa cơ quan, doanh nghiệp
với đối tác, khách hàng đều được tổ chức tại văn phòng. Việc tiếp đón trọng thị,
sự ứng xử lịch thiệp trong giao tiếp của các cán bộ nhân viên, phong cách làm
việc chuyên nghiệp sẽ làm đối tác, khách hàng hài lòng vì được tôn trọng. Thiết
kế văn phòng hợp lý, khoa học, có tính thẩm mỹ cao cùng với chế độ làm việc
chặt chẽ sẽ gây ấn tượng lớn đối với khách. Tất cả những ấn tượng tốt đẹp đó sẽ
góp phần nâng cao vị thế, uy tín của cơ quan, doanh nghiệp, góp phần quảnq bá
thương hiệu của cơ quan, doanh nghiệp.
Chính vì thế, văn phòng còn được coi là “bộ mặt” của cơ quan, doanh
nghiệp.
1.2.4. Mối quan hệ cộng tác của văn phòng trong doanh nghiệp:
Trong quan hệ cộng tác với các đơn vị, phòng ban trong cơ quan, doanh
nghiệp thì văn phòng có mối quan hệ ngang cấp, phối kết hợp với các đơn vị,
phòng ban trong việc thực hiện các chương trình, kế hoạch chung của cơ quan,
doanh nghiệp. Tuy nhiên, ở góc độ giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo, văn phòng
thường là đầu mối, chủ trì trong việc phối hợp với các đơn vị khác thực hiện các
nhiệm vụ chung liên quan tới công tác quản lý. Chẳng hạn như trong việc xây
dựng và thực hiện “Nội quy lao động” thì phải có sự tham gia của tất cả các đơn
vị, phòng ban trong cơ quan, doanh nghiệp, nhưng văn phòng còn có trách
nhiệm đôn đốc, nhắc nhở, theo dõi và phối hợp với lãnh đạo các đơn vị khác để
kiểm tra, đánh giá, tổng hợp và đề xuất các biện pháp cho lãnh đạo trong việc
đảm bảo thực hiện tốt Nội quy của cơ quan, doanh nghiệp

14


1.2.5. Cơ cấu tổ chức của văn phòng doanh nghiệp:

Chánh văn phòng
(Trưởng phòng)

Phó chánh văn phòng
(Phó trưởng phòng)

Bộ phận
Tổng hơp,
Kế hoạch

Bộ phận Kế
toán

Bộ phận
nhân sự,
Bảo hiểm

Bộ phận
Văn thư
lưu trữ

Bộ phận pháp
chế

Bộ phận Lễ
tân, Quan hệ
khách hàng

15

Bộ phận
Quản trị

Tạp vụ


 Chức năng tham mưu của văn phòng doanh nghiệp còn được quy định cụ
thể trong các quyết định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của văn phòng. Chức năng tham mưu của văn phòng bộ được xác
định bởi đặc điểm, đặc thù và địa vị pháp lý của nó. Đây là tổ chức trực
tiếp giúp Lãnh đạo bộ điều hành công việc và các hoạt động của cơ quan,
doanh nghiệp; đồng thời là trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo
và quản lý. Văn phòng có điều kiện làm chức năng tham mưu hơn các vụ
chức năng khác do có đầy đủ các cơ sở dữ liệu thông tin, có các nguồn,
các kênh thông tin khác nhau để phân tích, xử lý, tổng hợp tham mưu cho
Lãnh đạo ra các quyết định quản lý chính xác. Chức năng tham mưu của
văn phòng bộ khác với chức năng tham mưu của các đơn vị chức năng.
Đó là tham mưu tổng hợp, tham mưu ở giai đoạn cuối cùng, giai đoạn
quyết định và ở tầm cao hơn, chính xác hơn. Công tác tham mưu của văn
phòng bộ có vị trí, vai trò đặc biệt quan trọng.


16


CHƯƠNG 2:
TÌM HIỂU NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP TRONG VIỆC
THỰC HIỆN CHỨC NĂNG THAM MƯU TỔNG HỢP.
ĐÁNH GIÁ SỰ KHÁC NHAU CỦA VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP VỚI

VĂN PHÒNG CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TRONG VIỆC THỰC
HIỆN CHỨC NĂNG THAM MƯU TỔNG HỢP.
2.1.

Chức năng của văn phòng doanh nghiệp:

Tùy vào quy mô của doanh nghiệp mà Văn phòng doanh nghiệp có những
chức năng khác nhau. Tuy nhiên, văn phòng của đa số các doanh nghiệp có
những chức năng chung sau:
- Chức năng tham mưu, tổng hợp( mục 2.3.1)
- Chức năng giúp việc điều hành của lãnh đạo.
Chức năng giúp việc điều hành cho lãnh đạo được coi là một trong những
chức năng quan trọng nhất của văn phòng. Căn cứ vào các quyết định hay chủ
trương của lãnh đạo cơ quan, tổ chức, văn phòng tiến hành xây dựng hoặc tham
gia xây dựng các chương trình, kế hoạch hành động nhằm cụ thể hóa các chủ
trương, quyết định đó trong cơ quan, doanh nghiệp trên thực tế. Trong quá trình
tổ chức thực hiện các chương trình, kế hoạch đã được lãnh đạo phê duyệt, văn
phòng thực hiện việc theo dõi, quản lý và đôn đốc việc triển khai trên thực tế,
theo dõi sát sao về tiến độ triển khai cũng như nắm bắt các vấn đề phát sinh
trong quá trình thực hiện, thông tin kịp thời tới lãnh đạo để có biện pháp điều
chỉnh.
Bên cạnh đó việc đáp ứng các điều kiện thực hiện như về hành chính, về cơ
sở vật chất và các nguồn lực khác từ văn phòng sẽ là điều kiện quan trọng để
việc thực hiện các quyết định, kế hoạch đó đạt hiệu quả cao nhất
- Chức năng hậu cần
Ở chức năng này, văn phòng tiến hành các công việc đảm bảo đầy đủ cơ sở
vật chất phục vụ cho hoạt động của toàn cơ quan, doanh nghiệp; đảm bảo các
trang thiết bị, phương tiện làm việc được an toàn, thống nhất. Để thực hiện công
việc này, văn phòng tham mưu cho lãnh đạo trong việc xây dựng các kế hoạch
17

mua sắm, bảo trì, thay thế các trang thiết bị, phương tiện làm việc và các tài sản
khác phục vụ cho hoạt động của toàn cơ quan, doanh nghiệp. Việc đảm bảo công
tác lễ tân, khánh tiết, an ninh, an toàn… cũng là những công việc mà văn phòng
tiến hành thực hiện thường xuyên, phục vụ hiệu quả cho các hoạt động của cơ
quan, doanh nghiệp.
- Chức năng giao dịch
Trong hoạt động của các doanh nghiệp thì văn phòng không thuần túy chỉ
giải quyết các công việc hành chính, mà văn phòng còn phải tham gia vào công
việc sản xuất, kinh doanh một cách tích cực và hiệu quả. Văn phòng ngoài các
công việc hành chính còn thực hiện các công việc như giải quyết thủ tục hải
quan xuất nhập khẩu hàng hóa; tìm kiếm, giữ gìn các mối quan hệ với đối tác,
với khách hàng; giải quyết các thắc mắc, thậm chí là các tranh chấp với khách
hàng về các sản phẩm, dịch vụ của của doanh nghiệp; thực hiện các hoạt động
tiếp thị, duy trì và giải quyết tốt mối quan hệ với các cơ quan nhà nước… Chức
năng này cho thấy rõ vị trí, vai trò quan trọng của văn phòng doanh nghiệp trong
nền kinh tế thị trường.
Ngoài ra còn một số chức năng khác như:
2.2.


Chức năng nhân sự
Chức năng tài chính
Chức năng pháp chế.
Nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp:
Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp (mục 2.3.)
Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng giúp việc điều hành của lãnh đạo:
Xây dựng các chương trình, kế hoạch làm việc chung; lập kế hoạch tổ

chức hội nghị, lễ hội, phong trào thi đua theo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo.
 Tổ chức thực hiện các công việc theo kế hoạch đã được phê duyệt. Đôn
đốc, nhắc nhở, theo dõi tiến độ thực hiện của các đơn vị, phòng ban. Theo
dõi và nắm bắt các vướng mắc, khó khăn trong quá trình thực hiện và báo
cáo lãnh đạo xử lý kịp thời.
 Tổ chức các cuộc họp, hội nghị, các buổi làm việc của lãnh đạo và của các
phòng ban chức năng theo chương trình, kế hoạch công tác. Trao đổi với
18


các đơn vị, đối tác để chuẩn bị các điều kiện tốt nhất cho các buổi làm
việc này.
 Chuẩn bị các chuyến công tác cho lãnh đạo, đảm bảo các thủ tục pháp lý
liên quan trong trường hợp lãnh đạo, cán bộ, nhân viên đi công tác nước
ngoài.
 Giữ liên lạc thông suốt để nắm bắt, báo cáo và truyền đạt các quyết định,
mệnh lệnh của lãnh đạo tới các đơn vị, cá nhân được kịp thời; theo dõi và
báo cáo việc thực hiện các quyết định, mệnh lệnh đó.
 Tổ chức thực hiện hoặc thông báo kịp thời tới các đơn vị, cá nhân trong
trường hợp có điều chỉnh, bổ sung theo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo.
- Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng hậu cần:
 Bố trí, tổ chức không gian trụ sở, cảnh quan môi trường cơ quan, doanh
nghiệp; sắp xếp, bố trí nơi làm việc cho các đơn vị, phòng ban.
 Chuẩn bị về cơ sở vật chất phục vụ các cuộc họp, hội nghị, lễ hội, các sự
kiện trong cơ quan, doanh nghiệp.
 Tổ chức xây dựng, sửa chữa, bảo dưỡng, bảo trì các phương tiện, thiết bị
làm việc theo kế hoạch đã được lãnh đạo phê duyệt.
 Tổ chức thực hiện công tác y tế, bảo vệ, điện, nước, vệ sinh, phương tiện
2.3.

phục vụ lãnh đạo và nhu cầu công việc của các đơn vị, phòng ban.
Nhiệm vụ của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng

hợp:
2.3.1. Chức năng tham mưu, tổng hợp:
Chức năng này của văn phòng thể hiện ở hai mặt là tổng hợp và tham mưu:
-

Tổng hợp:
Văn phòng (phòng Hành chính) là đơn vị chịu trách nhiệm chính trong

việc tổng hợp và báo cáo lãnh đạo về các thông tin liên quan tới hoạt động
của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Văn phòng thiết lập cơ chế thu thập
thông tin cũng như các biện pháp và phương tiện xử lý thông tin và qua đó
thực hiện theo dõi, nắm bắt và tổng hợp thông tin trên các mặt hoạt động của
cơ quan, doanh nghiệp theo Quy chế hoạt động và yêu cầu của lãnh đạo. Các
thông tin đó được phân tích, xử lý, kiểm tra, đánh giá và tổng hợp báo cáo tới
các cấp lãnh đạo hay cung cấp tới các đơn vị theo Quy chế hoạt động, các
19


nguồn tin. Thông qua các thông tin của văn phòng cung cấp, các nhà lãnh đạo
nắm được mọi thông tin, diễn biến trong cơ quan, doanh nghiệp cũng như các
thông tin bên ngoài xã hội có liên quan, từ đó có những biện pháp thích hợp
để tổ chức quản lý và điều hành được chính xác và hợp lý.
- Tham mưu:
Tham mưu là hiến kế, kiến nghị, đề xuất, đưa ra các ý tưởng độc đáo, sáng tạo
có cơ sở khoa học, các sáng kiến, các phương án tối ưu, những chiến lược, sách
lược và các giải pháp hữu hiệu cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị trong việc đặt ra
và tổ chức thực hiện kế hoạch công tác ngắn hạn, dài hạn, hàng năm của cơ quan

đơn vị đạt kết quả cao nhất.
Với vị trí là giúp bộ phận giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo nên văn phòng
được coi là bộ phận tham mưu chính cho lãnh đạo trong việc quản lý và điều
hành công tác hành chính của cơ quan, tổ chức. Trên cơ sở thông tin đã được thu
thập, xử lý, phân tích, tổng hợp và trình lãnh đạo; văn phòng trong phạm vi
quyền hạn còn nghiên cứu tình hình, tham mưu, đề xuất các biện pháp hợp lý
giúp lãnh đạo có thêm cơ sở lựa chọn và ban hành các quyết định kịp thời nhằm
giải quyết các công việc một cách hiệu quả nhất lý trong công tác quản lý và
điều hành. Chẳng hạn trong việc quản lý cơ quan, doanh nghiệp, trên cơ sở các
quy định của pháp luật và tình hình thực tế, văn phòng cùng với các đơn vị chức
năng tham mưu cho lãnh đạo xây dựng các quy định, quy chế, các quy trình
nghiệp vụ như quy trình xử lý văn bản, quy trình đánh giá nhân sự, quy trình
tuyển dụng, quy trình kiểm soát… Tất cả các quy định đó nếu được xây dựng và
tổ chức thực hiện chặt chẽ góp phần quan trọng trong sự thành công trong công
tác quản lý và điều hành của lãnh đạo. Bên cạnh đó, trong các lĩnh vực chuyên
môn khác, văn phòng cũng là đầu mối tập hợp các ý kiến, tham mưu, kiến nghị,
đề xuất từ các đơn vị chuyên môn và tổng hợp thành những đề án, biện pháp
hoàn chỉnh trình lãnh đạo. Điều đó cho thấy hoạt động tham mưu là công việc
rất quan trọng của văn phòng các cơ quan, tổ chức.

20


Hai mặt tổng hợp và tham mưu có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, không
thể tách rời. Tổng hợp là cơ sở của tham mưu. Sẽ không thể tham mưu tốt,
không thể có các biện pháp tốt nếu thông tin không có, hoặc không kịp thời,
không được xử lý, phân tích chính xác và tổng hợp toàn diện. Ngược lại, hoạt
động tham mưu hiệu quả sẽ góp phần tăng cường công tác thông tin, hoạt
động nắm bắt, tổng hợp thông tin và báo cáo sẽ được nhanh chóng hơn, chính
xác hơn.

2.3.2. Những nguyên tắc chủ yếu trong công tác tham mưu tổng hợp của
-

văn phòng:
Đảm bảo đúng các quy định hiện hành của pháp luật, các chế độ, chính
sách của nhà nước
Nguyên tắc này yêu cầu mọi tham mưu, đề xuất cho lãnh đạo doanh

nghiệp, lãnh đạo, chỉ đạo, thực hiện các nhiệm vụ đột xuất phải dựa trên cơ sở
các quy định hiện hành của pháp luật, trong khuôn khổ của pháp luật, không làm
trái các quy định của pháp luật, không được “phá rào, lách luật”, không được tuỳ
tiện theo suy nghĩ chủ quan, mong muốn của mình. Trong tham mưu, đề xuất
giải quyết các nhiệm vụ được giao, nếu việc thực hiện nhiệm vụ, vấn đề được
giao gặp khó khăn do rào cản của pháp luật, vướng các quy định hiện hành của
pháp luật phải báo cáo lãnh đạo biết để tìm hiểu, kiến nghị, đề xuất. Đồng thời
đề xuất các giải pháp, các phương án khả thi để tháo gỡ nhưng cũng chỉ được
phép trong khuôn khổ, giới hạn pháp luật cho phép. Đương nhiên, trong tham
mưu, đề xuất cho lãnh đạo bộ phải tuân theo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo. Song,
việc tuân thủ ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cũng phải theo nguyên tắc nhất định.
Đồng thời, phải có chính kiến bảo vệ được, giữ được các suy nghĩ, các kiến nghị
đề xuất có tính chất độc lập của mình. Nếu nhất nhất theo ý kiến chỉ đạo của
lãnh đạo thì vai trò, bổn phận và trách nhiệm tham mưu của cá nhân, của đơn vị
không còn nữa. Đối với các vấn đề, các nhiệm vụ khi tham mưu, đề xuất các giải
pháp tổ chức thực hiện có liên quan đến các quy định của pháp luật, các quy
định của chế độ, chính sách hiện hành của nhà nước, nhiệm vụ của người tham
21


mưu, đề xuất là phải báo cáo rõ làm theo những quy định nào và nếu không theo
các quy định đó của pháp luật, của chế độ, chính sách hiện hành sẽ dẫn đến hậu

quả thế nào; tác hại của các hậu quả đến doanh nghiệp như thế nào. Phải nói cho
đúng, nói chính xác theo các quy định của pháp luật, không chấp nhận quan
điểm và thái độ cho rằng “luật thì luật đấy, nhưng không làm khác được đâu,
phải theo ý kiến của lãnh đạo”.
Tham mưu, đề xuất cho lãnh đạo phải đảm bảo đúng pháp luật. Tham mưu sai,
trái với các quy định của pháp luật sẽ dẫn đến những hậu quả và tác hại không
lường. Sai trong tham mưu, đề xuất có cái sửa được, có cái không sửa được, có
cái sai để đời, có cái sai chỉ ảnh hưởng đến đơn vị, có cái sai ảnh hưởng đến cơ
quan, có cái sai ảnh hưởng đến cả nước. Điều này dễ thấy trong thực tiễn thực
hiện các quyết định quản lý. Muốn tham mưu đúng pháp luật, đúng chế độ,
chính sách hiện hành của nhà nước, chuyên viên nghiên cứu tổng hợp của văn
phòng bộ phải am hiểu pháp luật, chế độ, chính sách thuộc phạm vi, lĩnh vực
công tác được giao và các lĩnh vực công tác có liên quan. Phải rất am hiểu các
quy định của pháp luật và các chế độ, chính sách hiện hành; một mặt, để không
sai, không vi phạm; mặt khác để khai thác triệt để và vận dụng sáng tạo giới hạn
cho phép của pháp luật và các chế độ, chính sách, vận dụng tối đa các quy định,
các chế độ để có lợi cho doanh nghiệp nhưng không vi phạm các quy định chung
của pháp luật.
- Có cơ sở khoa học, khách quan, trung thực
Nguyên tắc này xuất phát từ yêu cầu phải đảm bảo chất lượng, chính xác của các
vấn đề tham mưu, đề xuất. Nói một cách khác, tuân thủ nguyên tắc này tạo cơ sở
và bảo đảm cho các vấn đề tham mưu, đề xuất chính xác và có chất lượng cao.
Chỉ trên cơ sở phân tích các luận cứ khoa học, những cơ sở lý luận và thực tiễn
của nhiệm vụ, công việc được giao mới có thể tham mưu, đề xuất được chương
trình, kế hoạch và các giải pháp thực hiện hữu hiệu. Chỉ trên cơ sở các phương
22


pháp luận khoa học và nghiệp vụ, tri thức chuyên môn mới có thể xem xét, phân
tích thấu đáo tình hình nhiệm vụ, công tác mà văn phòng đang được giao thực

hiện, đang được giao tham mưu, đề xuất cho lãnh đạo doanh nghiệp trong lãnh
đạo, chỉ đạo và điều hành. Nguyên tắc khách quan trong tham mưu, đề xuất yêu
cầu phải xuất phát từ thực tế hay thực trạng khách quan công việc hay nhiệm vụ
do văn phòng doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp đang giải quyết, khả năng hiện
thực, điều kiện, năng lực thực tế của đội ngũ cán bộ nhân viên, các nguồn lực và
điều kiện cơ sở vật chất để thực hiện. Cái thực tại khách quan của doanh nghiệp
cho phép đến đâu thì tham mưu, đề xuất các nhiệm vụ, chương trình kế hoạch và
các giải pháp thực hiện đến đó. Tôn trọng nguyên tắc khách quan sẽ loại bỏ
được yếu tố chủ quan duy ý chí, lồng các ý muốn và tham vọng cá nhân trong
tham mưu, đề xuất công việc của cơ quan, đơn vị.
Tham mưu phải đủ tri thức và đủ độ trung thực, là đòi hỏi khách quan, là
nguyên tắc bất di, bất dịch trong công tác tham mưu. Nó đảm bảo cho công tác
tham mưu cho lãnh đạo đúng và chính xác. Nguyên tắc này đòi hỏi người cán bộ
làm công tác tham mưu phải có đủ tri thức, tài năng, đức độ, thẳng thắn, trung
thực trong tham mưu, đề xuất cho lãnh đạo. Yêu cầu hay nguyên tắc tham mưu
phải trung thực là để đảm bảo cho các phán quyết, kết luận và quyết định của
lãnh đạo chính xác. Nếu tham mưu không trung thực sẽ dẫn đến những sai sót
trong phán quyết, trong kết luận và quyết định của lãnh đạo, ảnh hưởng trực tiếp
đến hiệu lực, hiệu quả quản lý, đến kết quả chỉ đạo, điều hành công việc và các
hoạt động của cơ quan, đơn vị, của bộ, ngành. Tham mưu không trung thực sẽ
dẫn đến các đề xuất lệch lạc, không chính xác, khô ng đủ độ tin cậy để lãnh đạo
ra các quyết định quản lý. Nếu lãnh đạo vẫn dựa trên những ý kiến tham mưu,
đề xuất không trung thực để ra các quyết định quản lý sẽ không tránh khỏi các
sai lầm và thất bại.
-

Đề cao trách nhiệm trong công tác tham mưu
23

Cần đề cao trách nhiệm của văn phòng doanh nghiệp trong việc tham mưu, đề
xuất cho lãnh đạo trong quản lý, chỉ đạo, điều hành, tổ chức thực hiện công việc,
thực hiện chức năng, nhiệm vụ của bộ máy. Yêu cầu tuân thủ nguyên tắc này
nhằm làm cho việc tham mưu, bảo đảm tính khoa học, khách quan và trung
thực. Khi tham mưu, đề xuất cho lãnh đạo quyết định một vấn đề hệ trọng, tập
thể và cá nhân phải hết sức thận trọng, cân nhắc, tính toán thấu đáo, phải lường
trước được các hậu quả. Nếu tham mưu, đề xuất không đúng, từng cá nhân và
tập thể phải chịu trách nhiệm trước lãnh đạo, trước cơ quan, đơn vị, trước pháp
luật.
Đề cao trách nhiệm cá nhân chính là đề cao tư chất và bản lĩnh của người tham
mưu, đòi hỏi người tham mưu phải cam kết trước lãnh đạo về tính chính xác của
các vấn đề do mình tham mưu, đề xuất. Đề cao trách nhiệm là bổn phận của cá
nhân trước sự tin cậy, uỷ thác của lãnh đạo, của đơn vị, tổ chức giao cho nhiệm
vụ tham mưu. Đề cao trách nhiệm trong tham mưu cũng là để hạn chế những sai
lầm, rủi ro không cần thiết có thể xảy ra.
-

Nguyên tắc toàn diện, tổng hợp

Nguyên tắc này yêu cầu trong tham mưu, đề xuất cho lãnh đạo quản lý, chỉ đạo
điều hành, tổ chức thực hiện chức năng, nhiệm vụ. Nghĩa là, khi tham mưu, đề
xuất quyết định một vấn đề nào đó phải xem xét một cách toàn diện, vấn đề đó
trong quá khứ đã được giải quyết như thế nào, hiện tại đang được thực hiện như
thế nào, tương lai sẽ ra sao; để triển khai thực hiện, cần những điều kiện gì về
con người (lao động), vật chất (kinh phí, kỹ thuật) và thời gian; giải quyết tốt
vấn đề đó sẽ có tác động như thế nào, không giải quyết tốt sẽ tác hại và hậu quả
ra sao; giải quyết vấn đề đó có liên quan và ảnh hưởng gì đến các vấn đề, lĩnh
vực khác trong bộ, ngành cũng như trong toàn quốc.v.v... Đồng thời, phải tính
đến các khía cạnh pháp lý, tổ chức, chính trị, chuyên môn nghiệp vụ, kỹ thuật và
các yêu cầu nhiệm vụ cải cách hành chính đang đặt ra cho doanh nghiệp. Tôn

24


trọng nguyên tắc toàn diện, tổng hợp trong tham mưu sẽ khắc phục được các yếu
tố chủ quan, phiến diện, đảm bảo chất lượng các ý tưởng, kiến nghị, tham mưu,
đề xuất.

2.3.3. Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp:
Trong văn phòng, tất cả các bộ phận đều phải thực hiện chức năng tham
mưu tổng hợp cho lãnh đạo doanh nghiệp. Vì vậy, mỗi bộ phận đảm nhiệm một
lĩnh vực đã được phân công và có trách nhiệm tham mưu tổng hợp về lĩnh vực
được giao.
2.3.3.1. Tham mưu cho lãnh đạo doanh nghiệp về tổ chức bộ máy của văn
phòng doanh nghiệp:
- Xây dựng tổ chức bộ máy hoạt động của cơ quan theo quy định của Nhà
nước, phù hợp với tình hình phát triển chung của doanh nghiệp
- Quy hoạch, phát triển đội ngũ cán bộ công nhân viên theo từng giai đoạn
trung hạn, dài hạn. Sắp xếp, bố trí, tiếp nhận, điều động cán bộ, công nhân
viên phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và quy mô phát triển của từng bộ
phận.
- Làm đầu mối trong việc xây dựng các văn bản quy định về chức năng,
nhiệm vụ của các đơn vị, phòng, ban.
- Quản lý, cập nhật, bổ sung hồ sơ, lý lịch và sổ Bảo hiểm xã hội của cán
bộ,viên chức và hợp đồng lao động.
- Thực hiện chế độ chính sách cho cán bộ, công nhân viên như: nâng lương,
chuyển xếp ngạch, nâng ngạch, nghỉ hưu, Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế,
độc hại, nghỉ ốm, thai sản và phụ cấp khác theo qui định của Nhà nước.
- Thống kê và báo cáo về công tác tổ chức nhân sự theo định kỳ và đột xuất.
- Thực hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ.
2.3.3.2. Tham mưu cho doanh nghiệp về sửa đổi, bổ sung điều lệ hoạt động

của doanh nghiệp:
Điều lệ doanh nghiệp là bản cam kết của tất cả thành viên trong doanh
nghiệp về thành lập và hoạt động doanh nghiệp

25