Đánh giá thực trạng chức năng tham mưu tổng hợp trong văn phòng của công ty ôtô TNHH hải âu

1
LỜI CẢM ƠN
Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc nhất tới giáo viên hướng dẫn của tôi,
Trong suốt toàn bộ quá trình làm chuyên đề này, tôi luôn luôn nhận được sự
hướng dẫn tận tình và ý kiến đóng góp của cô.
Tôi bày tỏ sự cảm ơn chân thành đến các giảng viên và nhân viên của
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, họ đã cho tôi kiến thức hữu ích, hỗ trợ và tạo
điều kiện cho tôi hoàn thành khóa học.
Và cuối cùng tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc nhất tới những người
thân đã khuyến khích và hỗ trợ tôi trong suốt quá trình học tập và nghiên cứu
luận văn tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Ninh Bình, tháng

1

năm 2017


2
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan toàn bộ chuyên đề thực tập của tôi đã dựa trên nghiên
cứu thực tiễn. Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung của chuyên đề
Người viết cam đoan

2


3
MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN

3


4
PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Tham mưu – tổng hợp là toàn bộ những việc cần làm đối với một lĩnh vực
công tác hoặc tất cả các mặt công tác của một cơ quan, một ngành chủ quản hay của
Công tác tham mưu tổng hợp là hoạt động trợ giúp các nhà lãnh đạo, các
nhà quản lý để họ đưa ra được những quyết định tối ưu, mang tính khách quan,
kịp thời, mang tính hiệu lực và hiệu quả.
Trong thực tế các cơ quan, tổ chức thường đặt bộ phận tham mưu tại văn
phòng để giúp cho hoạt động của công tác này được thuận lợi. Đồng thời việc
làm này cũng tăng cường được hiệu quả của công tác thông tin và cùng với công
tác hậu cần tạo thành một hệ thống trợ giúp đắc lực cho các nhà quản lý.
Ngoài bộ phận tham mưu tại văn phòng còn có các bộ phận chuyên môn,
nghiệp vụ cũng làm công tác tham mưu cho lãnh đạo trên từng lĩnh vực, từng
vấn đề có tính chuyên sâu.
Công tác tham mưu là một nội dung quan trọng trong hoạt động của văn
phòng công ty.
Công tác tham mưu giúp tăng tính hiệu quả làm việc của cơ quan, tổ chức:
Có chương trình, kế hoạch tốt sẽ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, nhân lực cho cơ
quan, tổ chức trong các hoạt động; có chương trình, kế hoạch tốt sẽ hạn chế được
rủi ro trong quá trình hoạt động. Làm việc theo chương trình, kế hoạch giúp cho cơ
quan chủ động công việc, biết làm việc gì trước, việc gì sau, không bỏ sót công
việc.
Trước tình hình đó tôi chọn đề tài “Đánh giá thực trạng chức năng tham
mưu tổng hợp trong văn phòng của công ty ôtô TNHH Hải Âu” làm đề tài tiểu
luận của mình.

2. Lịch sử nghiên cứu
- Thực hiện đề tài là điều kiện thuận lợi cho các cá nhân thực hiện đề tài
nâng cao năng lực nghiên cứu, hoàn thành tốt nhiệm vụ của bản thân.
- Góp phần tham mưu cho văn phòng giúp nâng cao chất lượng, hiệu quả

4


5
công việc, đảm bảo đúng tiến độ.
3. Mục tiêu và nội dung nghiên cứu của đề tài
- Nghiên cứu làm rõ thực trạng, những mặt được, chưa được, những hạn chế
yếu kém và nguyên nhân trong công tác tham mưu tổng hợp của Văn phòng Công
ty TNHH ô tô Hải Âu
- Đề xuất các giải pháp chủ yếu để nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác
công tác tham mưu tổng hợp của Văn phòng Công ty TNHH ô tô Hải Âu
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
- Nhận xét, đánh giá thực trạng công tác tham mưu tổng hợp của Văn phòng
Công ty TNHH ô tô Hải Âu
5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử
dụng
Đề tài sử dụng các phương pháp nghiên cứu của khoa học chính trị xã hội,
mà chủ yếu là:
+ Tiếp cận, phân tích tài liệu, thu thập thông tin, tài liệu lưu trữ tại cơ quan.
+ Chú trọng phương pháp tổng kết hoạt động thực tiễn của cơ quan, chọn lọc
phân tích thông tin, số liệu từ các báo cáo sơ kết, tổng kết công tác của Văn phòng
Trung tâm
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
Góp phần nâng cao chất lượng công tác văn phòng của cơ quan phục vụ
của hệ thống quản lý nhà nước.

Giúp cho công việc kinh doanh được phát triển của công ty TNHH ô tô Hải
Âu

5


6

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH Ô TÔ HẢI ÂU
1.1.

Lịch sử hình thành và phát triển của côngty

Công ty TNHH ô tô Hải Âu được thành lập năm 2012, tách ra từ công ty
TNHH Thương Mại Tài Chính Hải ÂU(thành lập năm 1991). Trong suốt những
năm qua, công ty là nhà phân phối chính thức duy nhất của thương hiệu xe tải cao
cấp Chenglong tại thị trường Việt Nam. Chenglong là dòng sản phẩm cao cấp của
nhà máy DongFong Liễu Châu, một tập đoàn sản xuất xe lớn & uy tín hàng đầu
Trung Quốc. Sản phẩm của Hải Âu Chenglong đa dạng, công ty chuyên cung cấp
các dòng xe tải hạng nặng như xe tải ben, xe tải thùng, xe đầu kéo, sơ mi romooc,
xe trộn bê tông, các dòng xe chuyên dụng…. Với doanh số bán xe mỗi năm hàng
nghìn chiếc và không ngừng tăng lên, cho thấy sự yêu mến và tin tưởng của quý
khách hàng dành cho thương hiệu xe tải Hải Âu – Chenglong.
Lĩnh vực kinh doanh
Công ty TNHH ô tô Hải Âu tự hào là một trong những đơn vị đầu tiên triển
khai xây dựng hệ thống showroom tiêu chuẩn 4s tại Việt Nam. Cho đến nay, hệ
thống showroom bán hàng của công ty trải hầu hết khắp toàn quốc với 8 showroom
tiêu chuẩn 4S và 22 showroom tiêu chuẩn 2S, chưa kể đến hệ thống hơn 20 đại lý
cấp 1 tại các tỉnh thàn
Dịch vụ sau bán hàng

Với phương trâm xây dựng mối quan hệ bền vững với khách hàng là triết lý
kinh doanh ” Công ty TNHH ô tô Hải Âu luôn lấy viêc phát triển dịch vụ sau bán
hàng là điều kiện tiên quyết tạo nên sự khác biệt của công ty. Đến nay, Hải Âu –
Chenglong có 50 trạm dịch vụ sửa chữa và cung ứng phụ tùng toàn quốc, cùng đội
ngũ xe cứu hộ lưu động 24/24, cam kết cung cấp dịch vụ sửa chữa trong vòng 2
tiếng, cung cấp phụ tùng thay thế trong vòng 48 tiếng.
CÔNG TY TNHH Ô TÔ HẢI ÂU
Trụ sở tại Hà Nội

6


7
Địa chỉ: Tầng 5, Tháp Tây,Tòa Nhà HanCorp Plaza,72 Trần Đăng Ninh, Cầu
Giấy,Hà Nội
1.2 Cơ cấu Tổ chức Của Ban Lãnh Đạo
Chủ tịch Hội đồng quản trị
- Phó Chủ tịch Hội đồng quản trị
- Ngoài ra còn 5 thành viên trong Hội đồng Quản trị
1.3. Cơ cấu tổ chức của phòng
Không còn là những bức tường khô khan, văn phòng làm việc của những
công ty, tập đoàn lớn đã thực sự trở thành những tác phẩm nghệ thuật, xứng đáng
là niềm mơ ước của bất cứ một nhân viên nào. Trong một không gian mở và cực kỳ
thoải mái như vậy, các nhân viên của họ tha hồ thoả sức sáng tạo để hoàn thành
công việc của mình.
Ngoài chức năng là một nơi làm việc, văn phòng còn được xem như là ngôi
nhà thứ hai của tất cả mọi người trong công ty, điều đó cho thấy sự gắn kết giữa
nhân viên và công ty là rất lớn. Vì vậy, những công ty lớn, nhất là các công ty đa
quốc gia đều cố gắng để tạo ra một môi trường làm việc thân thiện, tạo cảm giác
gắn bó giữa tất cả mọi người để xây dựng một tập thể đoàn kết, cùng chung sức

cho mục tiêu của tổ chức.
Bên cạnh đó, văn phòng làm việc còn đóng một vai trò hết sức quan trọng, là
bộ mặt của cả công ty. Khi khách hàng hay đối tác đến tham quan, làm việc, điều
gây ấn tượng đầu tiên và sâu sắc nhất với họ chính là văn phòng làm việc của công
ty. Nói một cách khác, văn phòng làm việc phải thể hiện được phong cách và cá
tính của công ty, góp phần quan trọng giúp khách hàng và đối tác ghi nhớ thương
hiệu của công ty.
Cùng với các yếu tố khác: Tên thương hiệu, logo, name card, website…, văn
phòng làm việc là một yếu tố rất quan trọng trong hệ thống nhận diện thương
hiệu của một tổ chức. Vì vậy việc thiết kế, trang trí và sử dụng nội thất văn phòng

7


8
đều phải tuân theo những quy tắc nhất định nhằm tạo ra một hệ thống nhận diện
thương hiệu chặt chẽ và xuyên suốt.
Tổ chức Hành chính – Nhânsự
Văn phòng công ty bao gồm:
Trưởng phòng: 01người
Bộ phận lái xe: 04người
Phó trưởng phòng: 01người
Bộ phận y tế: 02người
Nhânviênvănthư,lưutrữ: 01người
Bộ phận bảo vệ: 03người

Bộ pận
phận
Bộ
Bộ

phận
tạp
vụ
Bộ
phận
tổ
chức
Bộ
y tếvệ
bảo
nhân
sự
phậ

Bộ phận tạp vụ:03người
Bộ phận tổ chức nhân sự: 02người
Chức năngcụthểcủatừngbộphậntrênnhưsau:
* Trưởng phòng
- Là người đứng đầu phòng Tổ chức Hành chính – Nhân sự là
người có trách nhiệm, có nghiệp vụ quản lý điều hành toàn
bộ hoạt động của phòng. Trưởng phòng chịu trách nhiệm về
một số công việc có tính chuyên môn như tổng hợp, kiểm tra,
giám sát…và có quyền điều hành toàn bộ các yếu tố có trong
văn phòng cho phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ trong từng
thời kì hoạt động của cơ quan. Bên cạnh đó, Giám đốc ủy
quyền cho Trưởng phòng ký các bản sao, giấy đi đường, ký
giấy giới thiệu (trong một số lĩnhvực thông thường), thông
báo…
- Tham mưu cho Giám đốc và hội đồng thi đua khen thưởng
trong công tác thi đua khen thưởng, công tác tuyên truyền để

cán bộ công nhân viên phấn đấu hoàn thành toàn diện và
vượt mức công việc, chỉ tiêu đề ra, đồng thời làm thủ tục

8


9
trình
cấptrênkhenthưởngniênhạn,khenthưởngthờikỳvàkhenthưởng
độtxuất.
* Phó trưởng phòng
- Là người giúp Trưởng phòng tổ chức điều hành một số lĩnh vực trong văn
phòng, cũng có thể kiêm nhiệm trưởng một số bộ phận trong văn phòng và có
thể đảm nhiệm một số công việc cụ thể do Trưởng phòng giao. Đồng thời Phó
phòng
cũnglàngườicóquyềnđiềuhànhcáccôngviệcthuộclĩnhvựcmìnhphụtráchnhưđối
ngoại, phụ trách độixe…
- Tham mưu chỉ đạo về việc thực hiện các nội quy, quy chế của công ty, biên tập
quản lý các văn bản, tài liệu, giấytờ…
* Nhânviên vănthư,lưutrữ
- Chịu trách nhiệm quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan theo đúng quy định
củacơquanvàphápluật Nhà nước.
- Đảm bảo phát hành các văn bản đi, đến thông suốt và kịp thời trong và ngoài cơ
quan theo đúng quy định của cơ quan và phápluật.
- Quản lý sổ sách, các thư từ và bưu phẩm chuyển đến và gửi đi của cơ quan,
chuyểncôngvăn,bưuphẩmđếncáccánhân,đơnvị,bộphận.
- Phát hành các văn bản hành chính ra ngoài cơ quan, xử lý công văn theo sự
phân công của Trưởng phòng và lưu trữ đúng quy định các loại văn bản theo
quy trìnhlưutrữcủacơquan.
* Bộ phận tạpvụ

- Có nhiệm vụ vệ sinh, lao công tạp vụ hàng ngày, đảm bảo quét dọn giữ vệ sinh
sạchsẽ.
- Phục vụ nước phòng họp, phòng khách, phòng Giám đốc, Phó giám đốc.
- Chăm sóc các khu vườn của công ty, thường xuyên làm tốt công tác vệ sinh
toàn bộ mặt bằng và các hành lang của công ty đảm bảo khang trang, sạchđẹp.
* Bộ phận láixe

9


10
- Muasắmvănphòngphẩm,vậtvtư khi có yêucầu.
- Theo dõi quản lý tài sản của phòng và công ty, đề xuất lên lãnh đạo về công tác
sửa chữa vậtdụng.
- Có kế hoạch đưa đón tiếp khách,bố trí ăn nghỉ cho khách khi có yêu cầu.
- Lái xe đảm bảo an toàn cho lãnh đạo và khách, quản lý bảo dưỡng kiểm tra độ
an toàn của xe theo đúng quyđịnh.
- Thực hiện một số công việc theo sự phân công của lãnh đạo vănphòng.
* Bộ phận ytế
- Bộ phận này có nhiệm vụ khám và cấp thuốc, điều trị cho cán bộ công nhân
viên hàng ngày, sơ cấp cứu tại chỗ, làm công tác vệ sinh phòng bệnh, vệ sinh
lao động, mua bảo hiểm y tế cho cán bộ công nhânviên.
- Luôn luôn bố trí nhân viên thường trực để giải quyết kịp thời các trường hợp tai
nạn lao động, bệnh cấp tính và cấp cứu xảy ra bất cứ lúcnào.

10


11
* Bộ phận bảovệ

- Tổ nhân viên bảo vệ gồm 03 người, một ngày làm việc chia thành 3 ca, mỗi
nhân viên chịu trách nhiệm thực hiện công tác bảo vệ trong 1 ca, mỗi tuần
thay đổi ca mộtlần.
- Tổ chức công tác bảo vệ cơ quan, giữ vững trật tự trị an, ngăn ngừa kẻ gian xâm
nhập, giữ gìn tài sản tập thể và cá nhân trong cơquan.
- Thường trực tại cổng 24/24h để hướng dẫn khách đến liên hệ công tác, nhắc
nhởmọingườicácquyđịnhravàocôngty.
- Thường xuyên tuần tra bao quát toàn khu vực trong phạm vi quản lý của công
ty, ngăn chặn người ngoài vào công ty khi không có yêu cầu công tác, giám sát
kiểmtrangườimangtàisảncủacôngtyrangoài(khicósựnghingờ).
- Quản lý chìa khóa các phòng làm việc trong công ty, mở và đóng cửa phòng
đúng quy định về giờ làm việc tại côngty.
* Bộ phận tổ chức nhânsự
- Bố trí, sắp xếp cán bộ quản lý ở các phòng ban, các xưởng, lập hợp đồng giao
khoánnhâncôngchotừngxưởngsảnxuấttheotừngloạisảnphẩm.
- Quản lý dữ liệu nhân sự của công ty, tuyển dụng nhân sự, thực hiện ký kết
hợp đồng lao động, xét hoàn thành chế độ tập sự, chế độ chính sách liên
quan đến người laođộng…

11


12
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THAM MƯU – TỔNG HỢP CỦA
VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH Ô TÔ HẢI ÂU
2.1 Côngtác tham mưu,tổng hợp
Công tác tham mưu ra đời mang tính tất yếu khách quan. Bởi lẽ để đạt được
hiệu quả cao trong lãnh đạo, quản lý, điều hành đòi hỏi các nhà quản lý phải có
mặt ở mọi lúc, mọi nơi và phải tinh thông trên nhiều lĩnh vực. Đồng thời nhà
quản lý cũng phải nhanh chóng đưa ra được những quyết định quản lý, điều hành

chính xác, kịp thời để giải quyết mọi vấn đề phát sinh trong thực tế. Điều đó đã
vượt quá khả năng của các nhà quản lý, đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp
các nhà quản lýtrênmọiphươngdiện,đólàcôngtácthammưu.
Công tác tham mưu là hoạt động trợ giúp các nhà lãnh đạo, các nhà quản lý
để họ đưa ra được những quyết định tối ưu, mang tính khách quan, kịp thời,
mang tính hiệu lực và hiệu quả.
Trong thực tế các cơ quan, tổ chức thường đặt bộ phận tham mưu tại văn
phòng để giúp cho hoạt động của công tác này được thuận lợi. Đồng thời việc làm
này cũng tăng cường được hiệu quả của công tác thông tin và cùng với công tác
hậu cần tạo thành một hệ thống trợ giúp đắc lực cho các nhà quản lý.
Ngoài bộ phận tham mưu tại văn phòng còn có các bộ phận chuyên môn,
nghiệp vụ cũng làm công tác tham mưu cho lãnh đạo trên từng lĩnh vực, từng
vấn đề có tính chuyên sâu.
Công tác tham mưu là một nội dung quan trọng trong hoạt động của văn
phòng công ty. Trong quá trình hoạt động văn phòng đã làm tốt chức năng tham
mưu trên các mặtsau:
- Tham mưu giúp lãnh đạo lập chương trình công tác năm, tháng, quý, tuần theo
chức năng, nhiệm vụ đượcgiao.
- Tham mưu cho lãnh đạo để lãnh đạo đưa ra được những quyết định đúng đắn
và chính xácnhất.
- Tham mưu cho Giám đốc việc tổ chức quản lý, lưu trữ công văn giấy tờ, phục
vụ công tác đối nội, đối ngoại, tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của công

12


13
ty theo đúng quy định của Chính phủ và Bộ Công an. Tham mưu cho Giám đốc
trong việc ra thông báo hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
thống nhất trong toàn công ty.

- Văn phòng còn tham mưu cho Giám đốc công ty trong công tác đón tiếp khách,
trang trí phục vụ các cuộc họp, hội nghị…của công ty.
Công tác thông tin tổng hợp của văn phòng thường giao cho nhóm cán bộ
hoặc chuyên viên nghiên cứu tổng hợp. Nhiệm vụ chính của nhóm này là:
- Theo dõi tình hình hoạt động của cơ quan, tổchức.
- Theo dõi việc thực hiện các quyết định quản lý, thu thập, xử lý và truyền đạt
thông tin. Từ đó tổng hợp tình hình làm cơ sở cho việc phân tích những thuận
lợi, khókhănvàkếtquảđạtđượcđểthammưucholãnhđạocơquan,tổchức.
- Tổng hợp chương trình công tác chung cho toàn công ty trong từng năm, từng
quý, từng tháng dựa trên cơ sở những kế hoạch mà cán bộ chuyên trách đềra.
Xâydựngchươngtrìnhlàmviệc
Chương trình làm việc là kế hoạch tác chiến giúp cho sự chỉ đạo, điều hành
của công ty được toàn diện, đảm bảo thực thi được những nhiệm vụ trước mắt
cũng như lâu dài của công ty.
Văn phòng công ty đã xây dựng chương trình làm việc thể hiện rõ các mục
tiêu, nhiệm vụ, biện pháp và tiến độ cụ thể đối với từng công việc mà công ty, đơn
vị phòng ban cần thực hiện. Thực hiện xây dựng chương trình làm việc theo đúng
nguyên tắc, giải quyết nhiều công việc theo đúng chức năng, nhiệm vụ được giao,
nhanh chóng không đùn đẩy công việc cho người khác. Công tác xây dựng chương
trình làm việc của công ty Hải Âu được thực hiện theo trình tự sau đây:
- Chương trình làm việc tháng: Hàng tháng các phòng ban, đơn vị trong công ty
căn cứ vào dự kiến chương trình làm việc quý, những vấn đề còn tồn đọng và
phát sinhđểđiềuchỉnhchươngtrìnhlàmviệctheothángsau.Dựkiếnchươngtrìnhlàm
việcthángđượcgửichoGiámđốcchậmnhấtvàongày28hàngtháng.
Văn phòng công ty thường xuyên phối hợp với các Trưởng phòng kỹ thuật,
kinh doanh…để xây dựng chương trình làm việc của văn phòng nói riêng và của

13

14
toàn công ty nói chung.
- Chương trình làm việc quý: Trong tháng cuối của mỗi quý các bộ phận,phòng
ban trong công ty đánh giá tình hình thực hiện, chương trình làm việc của quý
đó, những kết quả đã đạt được, những thiếu sót, khó khăn, thuận lợi đồng thời
nghiên cứu xem xét chương trình làm việc của quý tiếp theo đã ghi trong
chương trình kế hoạch năm và xem xét các vấn đề phát sinh mới để đề nghị ban
Giám đốc điều chỉnh chương trình làm việc của quý sau. Dự kiến chương trình
làm việc được gửi cho Giám đốc chậm nhất là 15 ngày của tháng cuốiquý.
- Chương trình làm việc năm: Cuối năm văn phòng công ty đã gửi báo cáo thống
kê của năm cũ và xây dựng chương trình làm việc cho năm mới lên Giám đốc
và các phòng ban đơn vị trong công ty, để các đơn vị căn cứ vào đó thựchiện.
Công tác thông tin
Trong hoạt động của cơ quan, tổ chức nhu cầu về thông tin là rất lớn. Nhu
cầu này rất đa dạng và luôn thay đổi. Nó được xác định tùy thuộc vào công việc
hay từng loại công việc, phạm vi hoạt động của tổ chức và nhiều yếu tố khác.
Trong đời sống hàng ngày, công tác thông tin bao gồm các hoạt động như:
thu thập, lựa chọn, sắp xếp, truyền đạt khai thác, sử dụng và bảo quản thông tin.
Các hoạt động này nhằm đạt một mục đích nhất định và được gọi chung là quá
trình xử lý thông tin.
Công tác thông tin là khâu rất quan trọng trong chức năng tham mưu tổng
hợp của văn phòng. Nó quyết định đến hiệu quả chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo
cơ quan. Thông tin được cập nhật hàng ngày giúp lãnh đạo cơ quan nắm bắt và
xử lý được các vấn đề nảy sinh trong quá trình quản lý.
Mục tiêu phục vụ cung cấp thông tin nhằm đảm bảo cho công ty được cung
cấp thông tin một cách đầy đủ, cần thiết tạo điều kiện cho công ty hoạt động có
hiệu quả. Mục tiêu này thực hiện thông qua việc quản lý văn bản vào các công
nghệ hiệnđạinhư:điệnthoại,internet,máyfax…
Văn phòng công ty với nhiệm vụ giao dịch hành chính, kết nối thông tin
giữa các đơn vị, tổ chức bên ngoài thường phải xử lý thông tin để giúp lãnh đạo

14


15
điều hành công việc một cách có hiệu quả. Văn phòng công ty là đầu mối thu
thập và xử lý thông tin giúp lãnh đạo đưa ra được những quyết định tối ưu. Thông
tin được thu thập bao gồm hai loại:
- Thông tin có tính hệ thống: là những thông tin đưa đến cho người nhận tin theo
thời gian quy định trước với những thông số chung. Loại thông tin này tại công
ty thường là các bản báo cáo về tình hình sản xuất kinh doanh của quý, năm,
báo cáo về tình hình lao động…Thông tin này được chuyển giao trong nội bộ
công

tythôngquahoạtđộngcủabộphậnvănthư.Cácbảnbáocáosaukhitrìnhvàđược

lãnh đạo công ty phê duyệt sẽ được chuyển xuống bộ phận văn thư để phát hành
tới các bộ phận, đơn vị và các phòng ban có liênquan.
- Thông tin không có tính hệ thống: là những thông tin đưa đến cho người nhận
không theo định kỳ và thông báo về những sự kiện diễn ra không theo quy luật,
nằm ngoài dự kiến của người nhận tin. Loại thông tin này chủ yếu dưới các hình
thức văn bản. Đây là hình thức chủ yếu mà công ty sử dụng để truyền thông tin
xuống cấp dưới. Thông tin không có tính hệ thống chủ yếu bao gồm: quyết định
điều động, lệnh đi công tác, các bản kế hoạch sản xuất kinh doanh và được phát
hànhtớicácđơnvị,phòngbantrongcôngtythôngquabộphậnvănthư.
Tại công ty thông tin được thu thập chủ yếu từ các nguồn sau:
- Hệ thống các văn bản: Mọi thông tin từ các cấp lãnh đạo xuống các phòng ban
chức năng và các đơn vị chủ yếu là bằng các văn bản, do đó tính chính xác và
cụ thể hóa cao. Khi một thông tin chỉ đạo được gửi đi thì căn cứ vào mức độ cần
thiết của thông tin mà tiến hành nhanh hay chậm. Nói chung thời gian gửi văn

bản đến các phòng ban trong công ty chỉ mất từ 15-20 phút để thực hiện các thủ
tục như nhận thông tin, trình lãnh đạo, vào sổ văn bản…thông tin có thể được
chuyển giao chậm hơn thậm chí có thể để đến cuối ngày làm việc.Thông thường
thông tin được nhân viên văn thư thu nhận vào các buổi sáng hàng ngày sau
buổi họp giao ban và được chuyển ngaysau đó.
Sau khi thông tin được xử lý sẽ được truyền đạt tới các đối tượng tiếp nhận.
Các thông tin được truyền đạt đến các đối tượng chủ yếu qua hệ thống văn bản,

15


16
các cuộc họp, hội nghị.
Công tác tổ chức hộinghị
Việc tổ chức các cuộc họp, hội nghị là rất quan trọng trong hoạt động đối
nội, đối ngoại của công ty. Nó thể hiện khả năng giao tiếp của lãnh đạo và cán bộ
công nhân viên trong công ty với các tổ chức kinh tế, xã hội, bạn hàng đồng thời
quyết định đến các yếu tố thành công trong hợp đồng sản xuất kinh doanh của
công ty.
* Giai đoạn chuẩn bị
 Chuẩn bị nộidung
Công ty đã căn cứ vào mục đích trọng tâm của hội nghị để chuẩn bị nội
dung cho phù hợp. Những nội dung chuẩn bị gồm có:
- Báo cáo chính
- Báo cáo bổsung
- Những vấn đề thảoluận
- Kếtluậnchươngtrìnhhànhđộng
- Bài phát biểu của lãnhđạo
Trong thời gian chuẩn bị tổ chức hội nghị người chuẩn bị nội dung đã nắm
được danh sách cá nhân, tổ chức nào viết báo cáo bổ sung, cá nhân hoặc tổ chức

nào viết tham luận cho hội nghị.
Tất cả báo cáo và tham luận đều được viết thành văn bản gửi trước cho
người chuẩn bị nội dung chính hoặc gửi cho ban tổ chức hội nghị với khoảng thời
gian được quy định.
Bộ phận chuẩn bị nội dung đã căn cứ vào mục đích, yêu cầu, nội dung của
báo cáo chính, báo cáo bổ sung và các tham luận để chuẩn bị những vấn đề cần
đưa ra trao đổi, thảo luận trong hội nghị.
 Chuẩn bị thành phần thamdự
Tùy theo tính chất của từng hội nghị ban tổ chức đã xác định rõ:
- Đốitượngchínhcủahộinghịlàai,tạisao?
- Cấptrên,ngangcấp,cấpdướivànộibộthìmờinhữngngườinào?

16


17
- Thành phần tham dự phải chuẩn bị những vấn đề gì (báo cáo bổ sung, tham
luận, ủng hộ, giúp đỡ hội nghị những mặtnào).
Ban tổ chức đã cho thành phần tham dự hội nghị biết sớm về mục đích, nội
dung, hình thức tham gia để họ chủ động và có kế hoạch.
 Dựkiếnthờigian,địađiểm,chươngtrìnhhộinghị
Ban chuẩn bị nội dung cùng với ban chuẩn bị hậu cần đã sớm báo cáo lãnh
đạo để xác định thời gian, địa điểm, chương trình hội nghị.
Khi những vấn đề đã được ấn định thì ban tổ chức sẽ tiến hành các thủ tục
để tổ chức hội nghị:
- Biên tập lại báo cáo, nhân bản hoặc in và đóng thành hồ sơ tài liệu nghiêm
chỉnh,đẹpcóchấtlượngđểphụcvụhộinghị.
- Chuẩn bị công văn, giấy mời kèm theo chương trình, hồ sơ tài liệu và các điều
hướng dẫn ban đầu rồi gửi tới các đại biểu để họ biết và chuẩn bị các công việc
cần thiết cho hộinghị.

 Công tác chuẩn bị hậucần
Song song với bộ phận chuẩn bị nội dung thì bộ phận hậu cần cũng đã tích
cực

chuẩnbịchohộinghị.Tùytheotínhchất,tầmquantrọng,sốlượngngườithamdự,

thờigiantiếnhànhhộinghịmàbộphậnhậucầnđãchuẩnbịcácmặtnhư:
- Hội trường phòng thảoluận
- Phòng ở, phòngăn
- Phương tiện đilại
- Giờ nghỉ giảilao
- Nghỉ giải trí buổitối
- Chuẩn bị trật tự anninh
Vớinhữnghộinghịlớncôngtyđãhọpthườnglàđểthốngnhấtnhữngvấnđềsau:
- Bàn bạc, thông qua nội dung báo cáo chính, báo cáo bổ sung và những vấn đề
cầnđưarathảoluậntronghộinghị.
- Quyết định danh sách kháchmời.
- Quyếtđịnhchươngtrìnhhộinghị,địađiểm,thờigiantổchứchộinghị.

17


18
Ban lãnh đạo đã ký duyệt thông qua các báo cáo, danh sách đại biểu, chương
trình hội nghị rồi cho biên tập, nhân in các tài liệu phục vụ hội nghị.
* Giai đoạn tổ chức điều hành hộinghị
 Kiểm tra quan sát tại chỗ các công việc đã chuẩnbị
Trước khi diễn ra hội nghị ban chuẩn bị cùng với văn phòng và thư ký đã
xem xét lại lần cuối các văn bản, tài liệu, chương trình hội nghị, đến tận hội
trường kiểm tra cách trang trí, khẩu hiệu, biểu tượng, hệ thống điện, ánh sáng,

chỗ ngồi, nơi ăn chỗ ở cho các đại biểu ở xa.
Tất cả những công việc trên đã được kiểm tra chu đáo, cẩn thận. Nếu thấy
việc gì chưa đảm bảo thì chấn chỉnh, bổ sung kịp thời để hoàn tất mọi công việc
chuẩn bị cho hội nghị diễn ra suôn sẻ, tốt đẹp.
 Tổ chức đón tiếp, sắp xếp chỗ ở, phân phối tài liệu, dẫn khách vào chỗ
ngồitronghộitrường

Nếu hội nghị có khách mời từ xa đến thì ban tổ chức đã có kế hoạch phân
công người đón đạibiểu.
Nếu là khách mời cấp trên thì đưa khách vào phòng khách trước, sau đó đưa
khách vào ngồi đúng vị trí trong hội trường, đưa chương trình, tài liệu cho khách.
Với những hội nghị lớn có các đại biểu đại diện cho các cấp tỉnh, thành phố,
trung ương, khách nước ngoài tới dự thì đại diện ban lãnh đạo và ban tổ chức đã
đến thăm và làm việc xã giao trước cũng như trao đổi một số nét về hội nghị.
 Chương trìnhhội nghị
Tùyvàophạmvi,tínhchấtcủahộinghịbantổchứcđãxâydựngchươngtrìnhlàm
việccụthể.Chươngtrìnhhộinghịđượcchuẩnbịtừtrước,vớinhữnghộinghịlớncủa
côngtychươngtrìnhhộinghịđãđượcgửitrướctớiđạibiểukèmtheogiấymời.
Trong nội dung chương trình hội nghị đã ghi các nội dung chính ứng với
thời gian, đồng thời ghi rõ họ tên, chức danh, học hàm, học vị của người chịu
trách nhiệm từng nội dung trong chương trình.
 Điều hành hộinghị
Giai đoạn điều hành hội nghị của công ty gồm các bước sau:

18


19
- Tuyênbốlýdo,giớithiệuđạibiểu,chủtịchđoàn,thưkýđoàn.
- Đọc diễn văn khai mạc hộinghị.

- Trình bày báo cáo chính tại hộinghị.
- Trình bày báo cáo bổsung.
- Những tham luận đóng góp với hộinghị.
- Điều hành việc thảo luận trong hộinghị.
- Ghi chép trong hội nghị: diễn biến hội nghị, người điều hành hội nghị, họ tên và
nội dung ý kiến của từng đại biểu, các kếtluận…
- Tổchứchậucầnphụcvụhộinghị:âmthanh,ánhsáng,nướcuống…
Công ty đã có cơ chế phân công người đôn đốc, kiểm tra để không xảy ra sai
sót. Sau khi kết thúc hội nghị, bộ phận hậu cần đã có kế hoạch và phân công
người tiếp tục làm việc với các bộ phận có liên quan để thanh toán, giải quyết các
công việc về tài chính, kinh phí cũng như các mối quan hệ sao cho ổn thỏa, tốt
đẹp.
 Một số việc làm sau hộinghị
Sau hội nghị văn phòng đã giúp lãnh đạo:
* Lập hồ sơ hội nghị bao gồm các giấy tờsau:
- Quyết định của lãnh đạo về việc tổ chức hộinghị.
- Giấy triệu tập hội nghị hoặc giấymời.
- Danh sách đại biểu tham dự hộinghị.
- Chươngtrìnhhộinghị.
- Lời khai mạc hội nghị của lãnhđạo.
- Báo cáo chính tại hộinghị
- Các báo cáo bổ sung và thamluận.
- Bài phát biểu của đại biểu cấptrên.
- Biên bản hộinghị.
- Nghị quyết hoặc kết luận của hộinghị.
- Lời bế mạc hộinghị.
Các tài liệu này sau vài năm sẽ chọn lọc và chỉ lưu lại vào hồ sơ những văn

19

20
bản có giátrị.
* Thông báo, triển khai kế hoạch hộinghị
Văn phòng đã giúp lãnh đạo thông báo, nói rõ chủ trương, nhiệm vụ, giải
pháp…và các điều kiện cần thiết, nêu được những việc cần quan tâm tới các
đơnvị và cá nhân có liên quan, đồng thời yêu cầu họ có kế hoạch thực hiện để hội
nghị đượctriểnkhaivàcókếtquảtốt.
* Tổ chức rút kinhnghiệm
Sau mỗi cuộc họp, hội nghị văn phòng công ty và các bộ phận liên quan đã
cùng nhau rút kinh nghiệm. Chủ trì cho cuộc họp rút kinh nghiệm là người được
phân công tổ chức hội nghị.
Trong cuộc họp, các bộ phận chuẩn bị nội dung, hậu cần và những người có
liên quan đã kiểm điểm lại từng khâu, từng việc, tìm ra những mặt thành công,
những

mặt

cònhạnchế,saisót,nhữngviệcđãlàmnângcaochấtlượnghộinghịvà

cùngnhaurút kinhnghiệmđểnhữngcuộchọp,hộinghịlầnsauđượctổchứctốthơn.
2.6 Công tác hậucần
Để duy trì quản lý, để công việc của văn phòng được diễn ra trôi chảy thì bất
cứ một công ty nào cũng chú trọng đến công tác hậu cần của mình. Các điều kiện
vật chất như nhà cửa, trang thiết bị trong công ty đều thuộc về công tác hậu cần
của vănphòngcôngty.Trìnhtựthủtụccungứngtrangthiếtbịcủavănphòngnhưsau:
Đối với các trang thiết bị trong các phòng ban: Văn phòng căn cứ vào phiếu
yêu cầu mua văn phòng phẩm, vật tư của các phòng ban vào ngày 28 hàng tháng
rồi tổng hợp kế hoạch mua sắm trình Giám đốc ký. Sau khi Giám đốc xét duyệt,
cán bộ kế toán viết phiếu chi, thủ quỹ của công ty xuất tiền mua sắm trang thiết

bị.
Công tác hậu cần của công ty được thực hiện với các công việc như: quản lý
tài sản cố định, bảo đảm điều kiện làm việc của công ty, tham gia tổ chức các
cuộc họp, hội nghị, khánh tiết, tiếp khách của công ty…
* Chuẩn bị cho lãnh đạo đi công tác
Trước các chuyến đi Trưởng phòng hành chính tham dự những buổi họp

20


21
giao ban công việc giữa Giám đốc và Phó Giám đốc để nắm vững nội dung mà
Giám đốc ủy quyền giải quyết, nắm vững được những công việc mà Giám đốc
yêu cầu các phòng ban, đơn vị cùng các chuyên viên phải thực hiện.
Trong thời gian Giám đốc đi công tác mọi nhân viên trong phòng đã giúp
Phó giám đốc thực hiện những công việc mà Giám đốc ủy quyền. Ngoài ra
Trưởng phòng còn ghi lại những công việc quan trọng xảy ra một cách chi tiết,
khi Giám
đốctrởvềTrưởngphòngbáocáotómtắtcáchoạtđộngtrongthờigianGiámđốcđi
vắngvànhậncácgiấytờchiphícôngtácvàlàmthủtụcthanhtoánchoGiámđốc.
* Công tác tiếpkhách
Nhiệm vụ quan trọng trực tiếp của văn phòng trong công tác tiếp khách là:
- Tổ chức, thỏa thuận, đón nhận, sắp xếpkhách.
- Chuẩn bị những điều kiện cần thiết cho yêu cầu tiếp khách chẳng hạn như: sắp
xếp bàn tiếp khách, chuẩn bị tài liệu phục vụ cho quá trình bàn bạc, trao đổi
côngviệc…
* Quản lý tài sản cốđịnh
Văn phòng công ty có một bộ phận chuyên quản lý tài sản cố định như nhà
cửa,

thiếtbị,máymóc,phươngtiệnkỹthuật,phươngtiệnvậnchuyển…dướisựchỉđạo

vàđiềuhànhcủaPhóphòng.Vănphònglậpvàlưutrữcáchồsơtàisảncốđịnh:
- Lập sổ sách, ghi chép, theo dõi kịp thời, xuất nhập đúng thủ tục hợplệ.
- Văn phòng nắm chắc về số lượng, chất lượng các loại tài sản cố định để có kế
hoạch mua sắm, sửa chữa, thanhlý.
- Trong quá trình sử dụng đã tiến hành chế độ giao nhận, bảo quản tàisản.
- Xây dựng quy chế bảo vệ tài sản cố định, tiến hành kiểm kê định kỳ và kiểm
kêbấtthườngkhicósựthayđổi.
Các loại hàng hóa vật tư, vật dụng của công ty như: văn phòng phẩm, các
trang thiết bị phục vụ cho văn phòng công ty…để quản lý tốt loại tài sản này cho
công ty văn phòng đã tiến hành thực hiện như sau:
* Quản lý văn phòng phẩm

21


22
Hàng tháng các phòng ban gửi các bản dự trù đồ dùng, dụng cụ hành chính
và chuyển cho văn phòng công ty. Trưởng phòng sẽ xem xét các bản dự trù đó
nếu thấy hợp lý sẽ ký duyệt nếu không sẽ loại bỏ. Văn phòng lập bản dự trù văn
phòng phẩm hàng tháng của công ty và nhập văn phòng phẩm về. Căn cứ vào nhu
cầu về văn phòng phẩm của từng phòng ban, phân xưởng mà văn phòng công ty
viết phiếu xuất kho và ghi rõ vào sổ sách để làm quyết toán với phòng tàichính.
2.7 Công tác bảo vệ và công tác tạpvụ
 Công tác bảovệ

Công tác bảo vệ là một trong những hoạt động không kém phần quan trọng
của văn phòng. Hoạt động này tuy không ảnh hưởng trực tiếp tới quá trình sản
xuất kinh doanh của công ty nhưng thực sự nó đóng một vai trò rất quan trọng và

cần thiết. Chính vì vậy cần phải có cái nhìn nghiêm túc trong công tác này tránh
những sai lầm tuy nhỏ nhưng lại có ảnh hưởng đến bộ mặt của công ty.
Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này nên công tác bảo vệ tại công
ty

HoàngThànhđượcthựchiệnmộtcáchrấtnghiêmtúc,cánbộcôngnhânviêntrong

côngtyrấtyêntâmlàmviệcvàgópphầntạokỷcương,kỷluậttronglaođộng.
Nhân viên bảo vệ của công ty đã thực hiện đầy đủ những quy định của công
ty về công tác bảo vệ, trước giờ nhận ca, hết giờ thì làm các thủ tục bàn giao bằng
sổ giao ca các tài sản đã nhận và hiện trường bảo vệ một cách rõ ràng.
Khi có sự cố mất cắp, cháy nổ hay hư hại tài sản nhân viên bảo vệ đã phát
hiện và xử lý kịp thời các nguyên nhân và trong trường hợp không thể tự mình
giải quyết đã nhanh chóng báo cho văn phòng công ty xin ý kiến giải quyết kịp
thời.
 Công tác tạpvụ

Đối với công ty Hoàng Thành môi trường xanh sạch, không khí trong lành là
một trong những nhân tố quan trọng góp phần nâng cao chất lượng công việc vì
nó có ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe và tâm lý của nhân viên trong công ty.
Công tác tạp vụ tại công ty bao gồm các công việc như:
- Nhânviêntạpvụđãđảmbảonhucầunướcuốngchocácphòngbantrướcgiờ

22


23
làmviệc,kiểmtraxemcácthiếtbịđiệnđãtắthếtchưakhihếtgiờlàmviệc.
- Nhân viên tạp vụ đã đảm bảo vệ sinh toàn bộ mặt bằng và các hành lang được
phân giao quản lý của công ty luôn khang trang sạch đẹp, thường xuyên chăm

sóc bồn hoa cây cảnh có trong công ty, quét dọn lau chùi cửa kính sạchsẽ.
- Công tác tạp vụ đã thực hiện đầy đủ những quy định về bảo hộ lao động, vệ
sinhlaođộng…vàluônhoànthànhcácnhiệmvụkháckhiđượclãnhđạogiao.
2.2 Sự khác nhau giữa chức năng tham mưu tổng hợp của văn phòng
doanh nghiệp với văn phòng cơ quan hành chính
Chức năng tham mưu - tổng hợp cũng có những thay đổi nhất định, nh ưng
nhìn chung đó là hai chức năng quan trọng của văn phòng. Ch ức năng tham
mưu thể hiện trong từng nhiệm vụ cụ thể như xây dựng quy chế làm việc và
tổ chức làm việc theo quy chế; giúp lãnh đạo xây d ựng và t ổ ch ức th ực hi ện
chương trình công tác, thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đ ạo… Ngoài ra, tham
mưu – tổng hợp còn là nhiệm vụ trực tiếp phục vụ các hoạt đ ộng h ằng ngày
như tổ chức các cuộc làm việc của lãnh đạo, các hội nghị, các chuy ến đi công
tác, hoạt động chuyên môn của các đơn vị, bộ phận; chuẩn bị các đi ều ki ện,
phương tiện đảm bảo công tác cơ quan, tổ chức nói chung. Ch ức năng tham
mưu - tổng hợp và phục vụ đan xen nhau, có quan hệ mật thiết v ới nhau:
tham mưu là để phục vụ, trong phục vụ có tham mưu.
Tổng hợp tốt mà tham mưu không tốt thì không làm đ ược vi ệc gì. Theo tôi
tham mưu không chỉ là đề xuất chủ trương chính sách cho lãnh đạo, qu ản lý
mà còn phải hướng dẫn và thực hiện lĩnh vực mình đảm trách. Do v ậy, ng ười
làm nhiệm vụ tham mưu không đơn thuần chỉ là giúp việc, bảo sao làm v ậy
mà phải là người có bản lĩnh, trung thực, thẳng th ắng, có thái đ ộ nghiêm túc
trong công việc, cần cù, tỉ mỉ, thận trọng, có tính nguyên tắc cao; là người
phải có tư duy biện chứng, không định kiến, hẹp hòi, không b ảo th ủ; không
cảm tính, vụ lợi; dám đề xuất, dám chịu trách nhiệm, dám đ ấu tranh bảo v ệ

23


24
cái đúng, không sợ cấp trên trù dập. Bác Hồ đã dạy: “Nếu tham mưu mà làm

việc theo kiểu dĩ hòa vi quý, cố làm đẹp lòng cấp trên bằng bất c ứ giá nào thì
chỉ có hại cho quốc kế dân sinh”.
Ngoài ra tính chất của doanh nghiệp khác với nhà n ước là : Văn phòng của
doanh nghiệp thể hiện điều gì? Không chỉ là nơi đ ể nhân viên làm vi ệc, văn
phòng công ty còn có vai trò quan trọng trong việc xây d ựng h ệ th ống nh ận
diện thương hiệu.

24


25
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP THỰC HIỆN
THAM MƯU – TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH Ô
TÔ HẢI ÂU
3. Đánh giá ưu, nhược điểm
3.1. Ưu điểm
Tham mưu – tổng hợp giúp doanh nghiệp luôn có các chiến lược tốt, thích
nghi với môi trường.
Chiến lược là những giải pháp tổng quát, mang tính định hướng giúp doanh
nghiệp đạt được các mục tiêu dài hạn.. Vì vậy Tham mưu – tổng hợp , sẽ giúp
doanh nghiệp luôn có chiến lược tốt, thích nghi với môi trường. Điều này rất quan
trọng trong bối cảnh môi trường ngày càng phức tạp, thay đổi liên tục và cạnh
tranh diễn ra trên phạm vi toàn cầu.
Tham mưu – tổng hợp giúp doanh nghiệp chủ động trong việc ra quyết định
nhằm khai thác kịp thời các cơ hội và ngăn chặn hoặc hạn chế các rủi ro trong môi
trường bên ngoài, phát huy các điểm mạnh và giảm các điểm yếu trong nội bộ
doanh nghiệp.
3.2. Nhược điểm
Tham mưu – tổng hợp hoạch buộc nhà quản trị phân tích và dự báo các điều
kiện môi trường trong tương lai gần cũng như tương lai xa. Nhờ thấy rõ điều kiện

môi trường tương lai mà nhà quản trị có khả năng nắm bắt tốt hơn các cơ hội, tận
dụng hết các cơ hội đó và giảm bớt nguy cơ liên quan đến điều kiện môi trường
kinh doanh và từ đó đưa ra các quyết định mang tính chủ động. Điều đó có nghĩa là
khi dự báo các cơ hội có khả năng xuất hiện, các nhà quản trị chuẩn bị kế hoạch để
nắm bắt khi tình huống cho phép, hoặc khi gặp nguy cơ, các nhà quản trị có thể
chủ động tác động vào môi trường để giảm bớt rủi ro hoặc chủ động né tránh. Mặt
khác, điểm mạnh và điểm yếu luôn tồn tại trong tổ chức do đó nếu không quản trị
chiến lược doanh nghiệp dễ bằng lòng với những gì hiện có, khi môi trường thay
đổi điểm mạnh sẽ nhanh chóng trở thành điểm yếu và có nguy cơ bị đối thủ cạnh

25