ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH KẾ HOẠCH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA BÌNH MINH
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (293.09 KB, 26 trang )
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA ĐÀO TẠO TẠI CHỨC VÀ BỒI DƯỠNG
BÀI TIỂU LUẬN
CHUYỆN ĐỀ: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY
DỰNG CHƯƠNG TRÌNH KẾ HOẠCH CỦA CÔNG TY CỔ
PHẦN NHỰA BÌNH MINH
Sinh viên: Đỗ Thị Hương Lan
Lớp: ĐHLT quản trị văn phòng 1408
Ngành: Đại học quản trị văn phòng
(Khóa 2014 - 2016)
Hà Nội - 2016
Đỗ Thị Hương Lan
1
Lớp ĐHLT-QTVP 1408
MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................2
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................1
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................2
1. Lý do chọn đề tài.................................................................................................................2
2. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu.....................................................................2
3. Phương pháp nghiên cứu.....................................................................................................3
4. Mục tiêu nghiên cứu............................................................................................................3
5. Đóng góp của đề tài.............................................................................................................3
6. Cấu trúc của đề tài...............................................................................................................3
Chương 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN
PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA BÌNH MINH.....................................5
1.1 Giới thiệu về lịch sử tổ chức và hoạt động của văn phòng công ty...................................5
1.1.1. Lịch sử hình thành.........................................................................................................5
1.1.2. Các giai đoạn phát triển của công ty..............................................................................5
1.1.3.Sứ mệnh:.........................................................................................................................7
1.1.4.Chiến lược:......................................................................................................................7
1.2.Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm của các phòng ban tại công ty.....................................7
1.2.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty cổ phần nhựa Bình Minh......................................7
1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng....................................................8
1.2.2.1. Giám đốc.....................................................................................................................8
1.2.2.2. Phó tổng Giám đốc.....................................................................................................8
1.2.2.3. Phòng hành chính nhân sự..........................................................................................9
1.2.2.4. Phòng đầu tư nghiên cứu, phát triên...........................................................................9
1.2.2.5. Phòng kinh doanh.....................................................................................................10
1.2.2.6. Phòng tài chính – kế toán..........................................................................................10
1.2.2.7. Phòng tiếp thị............................................................................................................10
1.2.2.8. Phòng Quản lý hệ thống chất lượng.........................................................................11
1.2.2.9. Phòng quản lý hệ thống thông tin.............................................................................11
1.2.2.10. Giám đốc Các nhà máy sản xuất.............................................................................11
Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH KẾ
HOẠCH CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHÂN NHỰA BÌNH MINH 13
2.1 Vai trò của chương trình, kế hoạch đối với hoạt động của công ty..................................13
2.1.1 Khái niệm chương trình kế hoạch.................................................................................13
Đỗ Thị Hương Lan
2
Lớp ĐHLT-QTVP 1408
Bài tiểu luận
Quản trị văn phòng doanh nghiệp
2.1.2 Ý nghĩa và tầm quan trọng của chương trình, kế hoạch...............................................13
2.2 Thực trạng của công tác xây dựng chương trình, kế hoạch tại công ty...........................14
2.2.1Các loại Chương trình, kế hoạch mà công ty cần xây dựng..........................................15
2.2.1.1. Các loại chương trình công tác công ty cần xây dựng gồm:.....................................15
2.2.2 Công tác tổ chức xây dựng chương trình kế hoạch văn phòng của công ty.................16
2.2.2.1 Các bước xây dựng chương trình kế hoạch văn phòng của công ty:.........................17
2.2.2.2 Bố cục chương trình, kế hoạch công tác của văn phòng công ty gồm:.....................17
2.2.3 Thời gian tổ chức xây dựng..........................................................................................18
Chương 3: ĐÁNH GIÁ ƯU, NHƯỢC ĐIỂM CÔNG TÁC XÂY DỰNG
CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CỦA CÔNG CỔ PHẦN NHỰA..............19
BÌNH MINH......................................................................................................19
3.1 Đánh giá ưu, nhược điểm.................................................................................................19
3.1.1.Ưu điểm:.......................................................................................................................19
3.1.1. Nhược điểm:................................................................................................................19
3.2 Giải pháp..........................................................................................................................19
3.2.1 Đối với công ty.............................................................................................................19
3.2.2 Đối với lãnh đạo văn phòng..........................................................................................19
3.2.3 Đối với đơn vị, cá nhân xây dựng, trực tiếp thực hiện.................................................20
KẾT LUẬN........................................................................................................22
Đỗ Thị Hương Lan
3
Lớp ĐHLT-QTVP 1408
LỜI CẢM ƠN
Trường Đại học Nội Vụ Hà nội là nơi đào tạo ra đội ngũ cán bộ, nhân viên
tương lai cho đất nước về ngành Hành chính Văn phòng, Văn thư – Lưu trữ. Đã
qua nhiều năm phát triển trường ngày càng khẳng định được ưu thế của mình với
đội ngũ cán bộ giảng dạy tốt có chuyên môn cao cùng với những sinh viên ưu tú đã
và đang góp phần rất lớn cho sự nghiệp hành chính của đất nước.
Chính vì vậy để có thể tự tin làm quen với công việc trong bộ máy hành
chính sau này, sau khi kết thúc các học phần lý thuyết tại trường, Ban Giám Hiệu,
Phòng Đào Tạo và Khoa Quản trị văn phòng đã tạo điều kiện cho sinh viên có một
khoảng thời gian nghiên cứu thực tế ngành nghề trước kỳ thi tốt nghiệp. Bài tiểu
luận có nội dung rất quan trọng trong bậc đào tạo của nhà trường và là một hoạt
động rất thiết thực và có ý nghĩa đối với sinh viên, đây là khoảng thời gian để sinh
viên củng cố những kiến thức đã học, được tiếp xúc với thực tế, có thể vận dụng
kiến thức đã được học tại nhà trường, đồng thời học hỏi thêm những kiến thức,
những kinh nghiệm từ thực tế công việc, nâng cao năng lực nghề nghiệp và phong
cách làm việc của một cán bộ Hành chính Văn phòng.
Để có được những kiến thức thực tế về ngành quản trị văn phòng tôi đã chọn
công ty cổ phần nhựa Bình Minh là điểm đến thực tập. Tại đây, tôi đã được thực
hành và nghiên cứu thực tế công tác hành chính văn phòng của công ty và viết bài
tiểu luận với đề tài “Đánh giá thực trạng công tác xây dựng chương trình kế hoạch
của công ty cổ phần nhựa Bình Minh”
Cuối cùng, Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc đến các thầy
Trưởng khoa, phó khoa và các thầy cô bộ môn đã tận tình giúp đỡ những vướng
mắt trong quá trình tôi đi thực tập tại cơ quan. Và xin cảm ơn các Cô, chú, anh, chị
trong phòng Tổ chức – Hành chính đã tạo điều kiện về mọi mặt để tôi có thể hoàn
thành bài tiểu luận của mình.
Một lần nữa tôi xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội,ngày 11 tháng 10 năm 2016
Sinh viên
Đỗ Thị Hương Lan
Đỗ Thị Hương Lan
1
Lớp ĐHLT-QTVP 1408
LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài.
Ngày nay, trong thời buổi kinh tế thị trường thì cạnh tranh vô cùng khốc liệt
buộc các công ty, doanh nghiệp muốn tồn tại thì phải chấp nhận sống chung và
luôn phấn đấu nâng cao chất lượng của sản phẩm, dịch vụ của công ty mình để có
thể dẫn đầu thị trường. Có thể nói chất lượng sản phẩm và dịch vụ đóng vai trò
quyết định trong việc nâng cao khả năng cạnh tranh của các doanh nghiệp. Đảm
bảo, cải tiến chất lượng và tăng cường, đổi mới quản lý chất lượng không chỉ thực
hiện được ở các bộ phận sản xuất kinh doanh mà còn ngày càng được thể hiện rộng
rãi trong các lĩnh vực dịch vụ như: Quản lý hành chính, y tế, giáo dục, đào tạo, tư
vấn ... Trong đó dịch vụ quản lý hành chính doanh nghiệp là lĩnh vực hoạt động
đang được rất nhiều các doanh nghiệp chú trọng và phát triển. Thậm chí công tác
quản trị hành chính – văn phòng còn được coi là hoạt động mũi nhọn quyết định sự
vận hành trơn tru của cả một bộ máy tổ chức trong bất cứ công ty, doanh nghiệp
nào. Bởi thế ngày nay hoạt động quản trị hành chính – văn phòng đã và được được
chú trọng và hoàn thiện ở các công ty đặc biệt là công ty cổ phần.
Đây là loại hình dịch vụ phi lợi nhuận nhưng nó đóng một vai trò rất quan
trọng trong việc ổn định và thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh phát triển do
vậy việc thực hiện công tác xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế vào quản
lý hành chính là nhằm xây dựng một hệ thống hoạt động có chất lượng . Hầu hết
mọi người đều cho rằng Quản lý chất lượng chỉ thực hiện trong lĩnh vực sản xuất
kinh doanh sản phẩm vật chất. Do đó chọn đề tài “ Đánh giá thực trạng công tác
xây dựng chương trình kế hoạch của văn phòng công ty cổ phận nhựa Bình
Minh”làm đề tài nghiên cứu với mong muốn được dùng vốn kiến thức được học và
tích luỹ cung cấp cho mọi người hiểu thêm về Hệ thống Quản lý chất lượng và có
cái nhìn đúng hơn về nó, việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng không chỉ là
các lĩnh vực về kinh tế mà trong hoạt động văn phòng nó cũng là vô cùng quan
trọng và thiết yếu.
2. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu.
2.1. Đối tượng nghiên cứu.
Đối tượng nghiên cứu của đề tài “ Đánh giá thực trạng công tác xây dựng
chương trình kế hoạch của văn phòng công ty cổ phần nhựa Bình Minh” là toàn bộ
công tác quản trị hành chính – văn phòng của công ty cổ phần nhựa Bình Minh
như từ việc ban hành các quy chế, quy định, nội quy cho tới việc tổ chức thực hiện,
giám sát thực hiện các quy chế, quy định, nội quy có đảm bảo đúng và theo tiêu
chuẩn chát lượng hay không.
Đỗ Thị Hương Lan
2
Lớp ĐHLT-QTVP 1408
Bài tiểu luận
Quản trị văn phòng doanh nghiệp
2.2. Phạm vi nghiên cứu.
+ Phạm vi không gian: Bài tiểu luận chủ yếu tìm hiểu về việc “ Đánh giá thực
trạng công tác xây dựng chương trình kế hoạch của văn phòng công cổ phần nhựa
Bình Minh”
+ Phạm vi thời gian: Bài tiểu luận tìm hiểu về việc “ Đánh giá thực trạng công
tác xây dựng chương trình kế hoạch của văn phòng công ty cổ phận nhựa Bình
Minh” từ 5 năm trở lại đây đã đưa đến những thay đổi nhất định như thế nào?
3. Phương pháp nghiên cứu
Để hoàn thành đề tài này đã sử dụng một số phương pháp nghiên cứu như:
- Phương phápluận: nghiên cứu các tài liệu về lĩnh vực quản trị hành chính –
văn phòng và tài liệu lưu tại công ty cổ phần nhựa Bình Minh cũng như kế thừa
những thông tin, tư liệu của người đi trước để rút ra phương pháp lý luận cho bào
tiểu luận này.
- Phương pháp thực tế: Là phương pháp được được vận dụng trong suốt quá
trình thực hiện đề tài thông qua quan sát, phân tích thực tế công việc hành chính –
văn phòng của công ty cổ phần nhựa Bình Minh để bổ sung, chững minh cho cơ sở
lý luận phân tích ở trên.
4. Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là “ Đánh giá thực trạng công tác xây dựng
chương trình kế hoạch của văn phòng công ty cổ phần nhựa Bình Minh” là khảo
sát thực trạng công tác hành chính văn phòng của công ty liên quan tới việc thực
hiện các thủ tục hành chính và các quy chế, quy định sau đó đánh giá các ưu –
nhược điểm và đưa ra các giải pháp nhằm giải quyết các vấn đề còn tồn đọng.
5. Đóng góp của đề tài
Đề tài sau khi hoàn thành sẽ góp phần:
+ Đưa ra những kết luận, đánh giá cụ thể, phân tích có hệ thống các tác động
có tính tích cực và tiêu cực về việc “ Đánh giá thực trạng công tác xây dựng
chương trình kế hoạch của văn phòng công ty cổ phần nhựa Bình Minh”.
+ Các giải pháp được đề xuất trong đề tài có thể giải quyết các vấn đề còn tồn
đọng của công ty trong các kế hoạch quản trị văn phòng sau này.
+ Đề tài sau khi hoàn thành sẽ trở thành tư liệu tham khảo hữu ích cho
mọi người bao gồm các sinh viên khóa sau và văn phòng công ty cổ phần nhựa
Bình Minh.
6. Cấu trúc của đề tài.
Bố cục của đề tài gồm 3 chương:
Chương 1: Khái quát về tổ chức và hoạt động của văn phòng công ty cổ
phần nhựa Bình Minh
Đỗ Thị Hương Lan
3
Lớp ĐHLT-QTVP 1408
Bài tiểu luận
Quản trị văn phòng doanh nghiệp
Chương 2: Thực trạng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch của văn
phòng công ty cổ phần nhựa Bình Minh
Chương 3: Đánh giá ưu, nhược điểm về việc tổ chức thực hiện các
chương trình kế hoạch của văn phòng công ty cổ phần nhựa Bình Minh.
Đỗ Thị Hương Lan
4
Lớp ĐHLT-QTVP 1408
Bài tiểu luận
Quản trị văn phòng doanh nghiệp
Chương 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN
PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA BÌNH MINH
1.1 Giới thiệu về lịch sử tổ chức và hoạt động của văn phòng công ty
1.1.1. Lịch sử hình thành
Năm 1977, Công ty Ống nhựa hóa học Việt Nam (Kepivi) và Công ty nhựa
Kiều Tinh được sáp nhập lấy tên là Nhà máy Công tư hợp doanh Nhựa Bình Minh
trực thuộc Tổng công ty Công nghệ phẩm - Bộ Công nghiệp nhẹ. Sản phẩm chủ
yếu trong giai đoạn này là các sản phẩm gia dụng kế thừa từ đơn vị cũ.
1.1.2. Các giai đoạn phát triển của công ty
1980 - 1989: Định hướng phát triển
Đầu thập niên 80, trong bối cảnh kinh tế đất nước bị cấm vận, Nhà máy sản
xuất cầm chừng từ nguồn nguyên liệu tồn kho từ trước ngày giải phóng, Ban Lãnh
đạo đã xác định tập trung sản xuất sản phẩm nhựa kỹ thuật đáp ứng cho nhu cầu
thiết yếu của xã hội với chi phí nguyên liệu thấp nhất. Các sản phẩm như dây
truyền dịch, bộ điều kinh Karman cho y tế, phụ tùng nhựa cho ngành dệt, bình xịt
phục vụ nông nghiệp, nón bảo hộ lao động cho công nhân hầm mỏ đã ra đời trong
giai đoạn này.
Năm 1986 đánh dấu bước chuyển mình lịch sử của Xí nghiệp khoa học sản
xuất Nhựa Bình Minh. Bằng hợp đồng gia công ống nhựa cho Unicef phục vụ
chương trình nước sạch nông thôn, lần đầu tiên ống nhựa sản xuất tại Việt Nam
thay thế ống nhập khẩu ra đời, chi phí gia công được khách hàng trả bằng nguyên
liệu đã tạo tiền đề cho ngành ống nhựaViệt Nam phát triển.
1990 -1999: Đầu tư khoa học kỹ thuật - Định hướng sản xuất
Công ty Nhựa Bình Minh đã chuyển đổi hoàn toàn từ một nhà máy chuyên
sản xuất hàng gia dụng sang sản xuất nhựa công nghiệp, chủ yếu là ống nhựa theo
tiêu chuẩn quốc tế. Công ty tập trung đầu tư máy móc thiết bị hiện đại trở thành
đơn vị đầu tiên ứng dụng công nghệ Dry-Blend sản xuất ống nhựa đường kính đến
400mm - lớn nhất Việt Nam.
Đầu tư mở rộng mặt bằng Nhà máy tại TP.HCM, đầu tư mới Nhà máy 2 với
tổng diện tích 20.000m2 tại khu Công nghiệp Sóng Thần 1, tỉnh Bình Dương, trang
bị hoàn toàn máy móc hiện đại của các nước Châu Âu.
Thương hiệu Nhựa Bình Minh được đăng ký bảo hộ độc quyền, khởi đầu
cho việc xây dựng và phát triển thương hiệu.
2000 đến nay: Đổi mới để phát triển toàn diện
Đỗ Thị Hương Lan
5
Lớp ĐHLT-QTVP 1408
Bài tiểu luận
Quản trị văn phòng doanh nghiệp
Xác định tầm quan trọng của công tác quản lý chất lượng, năm 2000 Công
ty đã đưa vào áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9002-1994,
đến nay đã được chuyển đổi sang phiên bản ISO 9001-2008.
Ngày 02/01/2004, Công ty cổ phần Nhựa Bình Minh chính thức hoạt động
với tên giao dịch là Bình Minh Plastics Joint-Stock Company, viết tắt là
BMPLASCO.
Ngày 11/7/2006 đã trở thành ngày có ý nghĩa quan trọng khi cổ phiếu của
Công ty chính thức giao dịch trên Thị trường chứng khoán Việt Nam với mã chứng
khoán BMP.
Với chủ trương “Đổi mới để phát triển”, Công ty đã liên tục đầu tư máy móc
thiết bị hiện đại bằng nguồn vốn tự có để nâng cao chất lượng và đa dạng hóa sản
phẩm. Những sản phẩm ống có đường kính lớn nhất Việt Nam hiện nay như ống
uPVC 630mm, ống HDPE 1200mm đã được Công ty liên tục đưa ra thị trường bên
cạnh ống gân PE thành đôi, ống PP-R, tạo thêm nhiều lựa chọn cho khách hàng và
đưa sản phẩm đạt chất lượng quốc tế đến với người tiêu dùng Việt Nam, góp phần
phát triển kinh tế nước nhà.
Công ty mở rộng quy mô sản xuất để đáp ứng nhu cầu ngày càng phát triển
của thị trường: Mở rộng Nhà máy 2 lên 50.000m2, năm 2007 Công ty TNHH
MTV Nhựa Bình Minh miền Bắc với diện tích 40.000m2 chính thức đi vào hoạt
động, đưa sản phẩm của Nhựa Bình Minh đến với người tiêu dùng phía Bắc, dự án
Nhà máy 4 với diện tích trên 150.000m2. đang trong giai đoạn phê duyệt thiết kế
hoàn chỉnh, khi đưa vào hoạt động sẽ nâng tổng công suất toàn Công ty lên gấp 3
lần hiện nay
Năm 2008 đánh dấu bước phát triển của Công ty khi doanh thu vượt qua
ngưỡng 1.000 tỷ đồng.
Hướng tới sự phát triển bền vững, thực hiện cam kết trách nhiệm với cộng
đồng và xã hội, năm 2011 Công ty được cấp chứng nhận Hệ thống Quản lý môi
trường ISO 14001: 2004.
Việc xây dựng và phát triển hệ thống phân phối một lần nữa khẳng định
hướng đi đúng đắn của Công ty trong việc phát triển thị phần. Từ 3 cửa hàng đầu
tiên của những năm 90, đến nay hệ thống phân phối của Công ty đã có hơn 600 cửa
hàng, đưa sản phẩm mang thương hiệu Nhựa Bình Minh có mặt khắp mọi miền đất
nước và xuất khẩu sang các nước láng giềng.
Hoạt động marketing được đẩy mạnh. Hiện nay thương hiệu Nhựa Bình
Minh được đánh giá là thương hiệu dẫn đầu ngành nhựa Việt Nam
Đỗ Thị Hương Lan
6
Lớp ĐHLT-QTVP 1408
Bài tiểu luận
Quản trị văn phòng doanh nghiệp
1.1.3.Sứ mệnh:
Là nhà cung cấp cho khách hàng những sản phẩm thiết bị nhựa với chất
lượng tốt nhất và dịch vụ bán hàng hoàn hảo nhất.
1.1.4.Chiến lược:
Mục tiêu trong tương lai của Công ty là sẽ trở thành tập đoàn đứng đầu Việt
Nam trong lĩnh vực cung cấp các loại thiết bị nhựa vơi mẫu mã,chủng loại ngày
càng đa dạng, tăng cường chất lượng và dịch vụ, đáp ứng mọi nhu cầu của khách
hàng và thị trường, đó cũng chính là hướng đi quan trọng nhất trong chiến lược
kinh doanh của Công ty cổ phần nhựa Bình Minh.
1.2.Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm của các phòng ban tại công ty
1.2.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty cổ phần nhựa Bình Minh
Sơ đồ tổ chức bộ máy nhân sự của công ty
Đỗ Thị Hương Lan
7
Lớp ĐHLT-QTVP 1408
Bài tiểu luận
Quản trị văn phòng doanh nghiệp
Sơ đồ tổ chức hệ thống quản lý chất lượng và môi trường
1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng
1.2.2.1. Giám đốc
- Quản lý, điều hành công ty chịu trách nhiệm chung về mọi hoạt động và
kết quả kinh doanh của công ty trước pháp luật và người lao động trong công ty
- Ký kết, thực hiện các hợp đồng theo quy định của pháp luật có liên quan
đến toàn bộ hoạt động sản xuất tại công ty.
- Phân công công việc cần giải quyết thay cho Phó Giám đốc và nhiệm vụ
cho Trưởng các phòng ban
- Theo dõi tình hình diễn ra hàng ngày tại Công ty để điều chỉnh và xử lý các
công việc phát sinh mà các phòng ban không có thẩm quyền giải quyết
- Quản lý kết quả sản xuất kinh doanh, từ đó xây dựng kế hoạch phát triển
cho công ty theo từng giai đoạn
- Ký kết Hợp đồng lao động, bố trí sử dụng, trả lương và các lợi ích khác
đối với Phó Giám đốc, Kế toán trưởng, người đứng đầu các Phòng ban, văn
phòng đại diện;
1.2.2.2. Phó tổng Giám đốc
Phó Giám đốc chịu trách nhiệm thực hiện thay Giám đốc các công việc
trong quản lý điều hành các hoạt động của công ty theo sự phân công của Tổng
Đỗ Thị Hương Lan
8
Lớp ĐHLT-QTVP 1408
Bài tiểu luận
Quản trị văn phòng doanh nghiệp
Giám đốc.
1.2.2.3. Phòng hành chính nhân sự
Là bộ phận phục vụ tham mưu cho Giám đốc trong công tác hành chính
nhân sự, đảm bảo điều kiện làm việc và phương tiện phục vụ mọi hoạt động của
công ty, cụ thể như:
- Quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc của công ty. Lập kế hoạch
mua sắm trang thiết bị trình giám đốc phê duyệt. Thực hiện công tác kiểm tra, kiểm
kê tài sản các trang thiết bị làm việc của văn phòng định kỳ hàng năm theo quy
định
- Chuyển phát văn bản của công ty đến nơi nhận, hoặc qua bưu điện đến
nơi tiếp nhận. Tiếp nhận và chuyển các văn bản đến giám đốc hoặc thư ký Giám
đốc. Chuyển các văn bản đến các phòng ban chức năng để xử lý theo yêu cầu
của Giám đốc
- Soạn thảo các văn bản liên quan đến chức năng nhiệm vụ của phòng
- Nghiên cứu, soạn thảo các nội quy, quy chế về tổ cho lao động trong nội bộ
công ty
- Giải quyết các thủ tục về hợp đồng lao động, tuyển dụng, điều động, bổ
nhiệm, miễn nhiệm cho thôi việc đối với cán bộ nhân viên
- Phối hợp với ban chấp hành Công đoàn, soạn thảo thỏa ước lao động tập
thể hàng năm
- Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ khoa học kĩ thuật
nghiệp vụ để đáp ứng nhu cầu sản xuất trước mắt cũng như lâu dài của công ty. Thực
hiện các chế độ cho người lao động trong công tác bảo hộ lao động,bảo hiểm, công
tác đời sống tiền lương, hưu trí,mất sức.
1.2.2.4. Phòng đầu tư nghiên cứu, phát triên
Chức năng chính của Phòng nghiên cứu và phát triển sản phẩm là nghiên
cứu và triển khai các đề tài, dự án khoa học công nghệ; sản xuất và kinh doanh.
Đối với chức năng nghiên cứu, Phòng nghiên cứu và phát triển sản phẩm là
nơi tổ chức hoạt động nghiên cứu và triển khai các công nghệ đã được giao.
Đối với chức năng sản xuất kinh doanh, Phòng nghiên cứu và phát triển sản
phẩm là đầu mối hợp tác liên kết tìm ra thị trường kinh doanh các kết quả nghiên
cứu và phát triển, các ứng dụng công nghệ với các doanh nghiệp trong và ngoài
nước theo phương thức sản xuất sản phẩm công nghệ ở dạng thử nghiệm, qui mô
nhỏ để thăm dò thị trường và chuyển giao cho các doanh nghiệp thực hiện. Bên
cạnh đó, Phòng nghiên cứu và phát triển sản phẩm còn tiến hành các hợp tác liên
kết nghiên cứu khoa học công nghệ với các doanh nghiệp nhằm theo kịp bước tiến
và những nhu cầu mới của thị trường và các doanh nghiệp trong nước. Ngoài ra,
Đỗ Thị Hương Lan
9
Lớp ĐHLT-QTVP 1408
Bài tiểu luận
Quản trị văn phòng doanh nghiệp
Phòng nghiên cứu và phát triển sản phẩm còn thực hiện các đơn đặt hàng nghiên
cứu, triển khai thử nghiệm sản phẩm các đề tài khoa học ứng dụng công ngh
1.2.2.5. Phòng kinh doanh
Chức năng chính của Phòng Kinh doanh Lập các kế hoạch Kinh doanh và
triển khai thực hiện.Thiết lập, giao dich trực tiếp với hệ thống Khách hàng, hệ
thống nhà phân phối. Thực hiện hoạt động bán hàng tới các Khách hàng nhằm
mang lại Doanh thu cho Doanh nghiệp. Phối hợp với các bộ phận liên quan như Kế
toán, Sản xuất, Phân phối,...nhằm mang đến các dịch vụ đầy đủ nhất cho Khách
hàng
1.2.2.6. Phòng tài chính – kế toán
Có chức năng tham mưu cho tổng Giám đốc công ty về các lĩnh vực bộ phận
quản lý sau:
- Công tác tài chính;
- Công tác kế toán tài vụ;
- Công tác kiểm toán nội bộ;
- Công tác quản lý tài sản;
- Công tác thanh quyết toán hợp đồng kinh tế;
- Kiểm soát các chi phí hoạt động của Công ty;
- Quản lý vốn, tài sản của Công ty, tổ chức, chỉ đạo công tác kế toán trong
toàn Công ty;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.
1.2.2.7. Phòng tiếp thị
Có chức năng sau:
– Nghiên cứu tiếp thị và thông tin, tìm hiểu sự thật ngầm hiểu của khách hàng
– Lập hồ sơ thị trường và dự báo doanh thu
– Khảo sát hành vi ứng sử của khách hàng tiềm năng
– Phân khúc thị trường, xác định mục tiêu, định vị thương hiệu
– Phát triển sản phẩm, hoàn thiện sản phẩm với các thuộc tính mà thị trường
mong muốn (thực hiện trước khi sản xuất sản phẩm, xây dựng nhà hàng,….)
– Quản trị sản phẩm (chu kỳ sống sản phẩm): Ra đời, phát triển, bão hòa,
suy thoái, và đôi khi là hồi sinh.
– Xây dựng và thực hiện kế hoạch chiến lược marketing như 4P: sản phẩm,
giá cả, phân phối, chiêu thị; 4 C: Nhu cầu, mong muốn, tiện lợi và thông tin. Đây
là kỹ năng tổng hợp của toàn bộ quá trình trên nhằm kết hợp 4P và 4C.
Đỗ Thị Hương Lan
10
Lớp ĐHLT-QTVP 1408
Bài tiểu luận
Quản trị văn phòng doanh nghiệp
1.2.2.8. Phòng Quản lý hệ thống chất lượng
Chức năng:
- Phòng Quản lý hệ thống Chất lượng có chức năng tham mưu, tư vấn cho
Tổng Giám đốc trong công tác quản lý chất lượng hệ thống của Công ty theo các
tiêu chuẩn tiên tiến, như: hệ thống QLCL (ISO 9000), QL môi trường (ISO 14000),
…
- Thiết lập và đẩy mạnh phong trào cải tiến trong toàn Công ty, đặc biệt là
hoạt động 5S, Kaizen tại các Nhà máy;
- Quản lý công tác tiêu chuẩn hóa, tổ chức thử nghiệm/ kiểm định sản phẩm
hàng hóa.
1.2.2.9. Phòng quản lý hệ thống thông tin
Có chức năng quản lý gồm bốn hệ thống con, đó là các hệ thống ghi chép
nội bộ, hệ thống tình báo, hệ thống nghiên cứu và hệ thống hỗ trợ quyết định.
Hệ thống ghi chép nội bộ: Đảm bảo cung cấp những số liệu hiện thời,
nhiều tổ chức đã phát triển những hệ thống ghi chép nội bộ tiên tiến có sử dụng
máy tính để có thể cung cấp thông tin nhanh và đầy đủ hơn.
Hệ thống tình báo: Cung cấp cho các nhà quản lý những thông tin hàng
ngày, tình hình đang diễn ra về những diễn biến của môi trường bên ngoài.
Hệ thống nghiên cứu thông tin: Thu thập những thông tin liên quan đến
một vấn đề cụ thể đặt ra trước tổ chức, đặc điểm của việc nghiên cứu thông tin tốt
là có phương pháp khoa học, sử dụng nhiều phương pháp, xây dựng mô hình,
lượng định tỷ lệ chi phí/lợi ích của giá trị của thông tin.
Hệ thống hỗ trợ quyết định: Gồm các phương pháp thống kê và các mô
hình quyết định để hỗ trợ các nhà quản lý ban hành các quyết định đúng đắn hơn.
1.2.2.10. Giám đốc Các nhà máy sản xuất
Tiếp nhận thông tin đơn hàng, kiểm tra bản vẽ sơ bộ trước khi sản xuất
Triển khai sản xuất theo đúng kế hoạch sản xuất
Chiệu trách nhiệm quản lý nhân sự, theo dõi nắm bắt tình hình công nhân
trong nhà máy sản xuất
Tham mưu với cấp trên về việc thay đổi qui trình sản xuất nhằm tăng năng
suất Tham gia trực tiếp sản xuất với các tổ trưởng
Tính toán năng suất thực tế cho một chi tiết, một sản phẩm cụ thể,tổng hợp
báo cáo kết quả cuối cùng
Theo dõi tình hình nguyên vật liệu, tình trạng máy móc thiết bị tại nhà máy
sản xuất mình quản lý.
Lập qui trình sửa chữa định kỳ tất cả các máy móc trong xưởng sản xuất hợp lý
Tìm kiếm nhà cung cấp các thiết bị phụ kiện máy
Đỗ Thị Hương Lan
11
Lớp ĐHLT-QTVP 1408
Bài tiểu luận
Quản trị văn phòng doanh nghiệp
Thường xuyên kiểm tra các hệ thống điện, cấp thoát nước, hệ thống khí nén,
hút bụi. Có kế hoạch bảo trì, sữa chữa, thay thế định kỳ
Viết tài liệu đào tạo ,tài liệu sửa chữa , lịch sử máy …..Lưu trữ và sử dụng
khi cần thiết
Thường xuyên đào tạo người đứng máy trực tiếp hoặc người có trách nhiệm
quản lý máy tại các bộ phận làm việc
Đỗ Thị Hương Lan
12
Lớp ĐHLT-QTVP 1408
Bài tiểu luận
Quản trị văn phòng doanh nghiệp
Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH KẾ
HOẠCH CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHÂN NHỰA BÌNH MINH
2.1 Vai trò của chương trình, kế hoạch đối với hoạt động của công ty
2.1.1 Khái niệm chương trình kế hoạch
a/Khái niệm về kế hoạch: Kế hoạch có thể là các chương trình hành
động hoặc bất kỳ danh sách, sơ đồ, bảng biểu được sắp xếp theo lịch trình, có thời
hạn, chia thành các giai đoạn, các bước thời gian thực hiện, có phân bổ nguồn lực,
ấn định những mục tiêu cụ thể và xác định biện pháp, sự chuẩn bị, triển khai thực
hiện nhằm đạt được một mục tiêu, chỉ tiêu đã được đề ra. Thông thường kế hoạch
được hiểu như là một khoảng thời gian cho những dự định sẽ hành động và thông
qua đó ta hy vọng sẽ đạt được mục tiêu. Nói đến kế hoạch là nói đến những người
vạch ra mà không làm nhưng họ góp phần vào kết quả đạt được như bản kế hoạch
đề ra.
Kế hoạch có thể được thực hiện một cách chính thức hoặc không chính thức,
bằng văn bản, văn kiện hoặc bất thành văn, công khai minh bạch hoặc bí mật
Tóm lại: “Kế hoạch là việc xác định phương hướng, nhiệm vụ, chỉ tiêu, biện
pháp tiến hành một lĩnh vực, một nhiệm của Nhà nước, cơ quan, ban, ngành, công
ty, doanh nghiệp…kế hoạch thường được xây dựng cho từng thời gian nhất định
gồm 3 loại: kế hoạch dài hạn; kế hoạch trung hạn và kế hoạch ngắn hạn”
b/ Khái niệm về chương trình: là toàn bộ những việc cần làm đối với một
lĩnh vực hoặc tất cả các lĩnh vực của một cơ quan, đơn vị hay ngành chủ quản được
sắp xếp theo một trật tự và trong một khoảng thời gian nhất định.
2.1.2 Ý nghĩa và tầm quan trọng của chương trình, kế hoạch.
Ở góc độ tổng thể, việc xây dựng chương trình kế hoạch có ý nghĩa quan
trọng. Trên thực tế, có thể không có kế hoạch nào hoàn toàn đúng, hoặc không khả
thi nhưng không hoạch định gì thì cũng không được. Kế hoạch là tiêu chuẩn, là
thước đo kết quả so với những gì đã đề ra. Kế hoạch dù có sai vẫn rất cần thiết điều
này đặc biệt quan trọng trong kinh doanh, nó là trọng tâm của hoạt động kinh
doanh.Việc viết một kế hoạch kinh doanh là một bước quan trọng trong việc tạo
nên nền tảng cho quá trình thực hiện mục tiêu có tính thực tế của công ty cụ thể:
- Chương trình kế hoạch giúp công ty đạt được mục tiêu một cách tương đối
chính xác.
- Chương trình kế hoạch giúp công ty ổn định trong mọi hoạt động.
- Tăng hiệu quả làm việc thông qua việc tiết kiệm thời gian, chi phí, nhân
lực, vật lực.
Đỗ Thị Hương Lan
13
Lớp ĐHLT-QTVP 1408
Bài tiểu luận
Quản trị văn phòng doanh nghiệp
- Xây dựng kế hoạch giúp công ty nhận diện các thời cơ kinh doanh trong
tương lai.
- Cần thiết để có thể ứng phó với những yếu tố bất định, những thay đổi của
môi trường bên ngoài và bên trong của công ty qua đó giúp công ty năm bắt nhanh
các cơ hội và hạn chế được các rủi ro trong kinh doanh.
- Kế hoạch giúp công ty đi từng bước chính xác và chắc chắn chứ không mò
mẫm, giúp công ty có đích đến rõ ràng.
- Kế hoạch sẽ giúp công ty biết rõ đường đi nước bước của mình qua đó có
thể điều chỉnh theo từng giai đoạn cho phù hợp với biến động của thị trường kinh
doanh và thay đổi điều kiện nội tại của công ty
- Nếu không có kế hoạch thì hành động của con người đi đến chỗ vô mục
đích và phó thác may rủi, Những yếu tố bất định và thay đổi khiến cho công tác kế
hoạch hóa trở thành tất yếu. tương lai thường ít khi chắc chắn, tương lai càng xa,
tính bất định càng lớn. Ví dụ, trong tương lai khách hàng có thể hủy bỏ các đơn đặt
hàng đã ký kết, có những biến động lớn về tài chính và tiền tệ, giá cả thay đổi,
thiên tai đến bất ngờ... Nếu không có kế hoạch cũng như dự tính trước các giải
pháp giải quyết những tình huống bất ngờ, các nhà quản lý khó có thể ứng phó
được với những tình huống ngẫu nhiên, bất định xảy ra và tổ chức sẽ gặp nhiều
khó khăn.
- Ngay cả khi tương lai có độ chắc chắn và tin cậy cao thì kế hoạch hóa vẫn
là cần thiết, bởi lẽ kế hoạch hóa là tìm ra những giải pháp tốt nhất để đạt được mục
tiêu đề ra
- Kế hoạch hóa sẽ chú trọng vào việc thực hiện các mục tiêu, vì kế hoạch
hóa bao gồm xác định công việc, phối hợp hoạt động của các bộ phân trong hệ
thống nhằm thực hiện mục tiêu chung của toàn hệ thống. Nếu muốn nỗ lực của tập
thể có hiệu quả, mọi người cần biết mình phải hoàn thành những nhiệm vụ cụ thể
nào.
- Kế hoạch hóa sẽ tạo ra hiệu quả kinh tế cao, bởi vì kế hoạch hóa quan tâm
2.2 Thực trạng của công tác xây dựng chương trình, kế hoạch tại công ty
Với gần 40 năm hình thành và phát triển, nhưng những năm vừa qua Công
ty luôn giữ vững khẳng định tên tuổi và ngày càng có những bước tiến lớn với
những sự phát triển mạnh mẽ trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Tuy vậy trong
quá trình hoạt động sản xuất, công ty cũng luôn phải đối mặt với sự cạnh tranh từ
phía ngoài doanh nghiệp, do vậy nhu cầu mở rộng quy mô liên tục, lĩnh vực hoạt
động là một xu thế tất nhiên theo quy luật. Chính vì vậy việc xây dựng chương
trình, kế hoạch công tác, xây dựng lịch làm việc của cơ quan tổ chức và quản lý
thời gian làm việc của cá nhân …luôn được công ty chú trọng. Thông qua việc
Đỗ Thị Hương Lan
14
Lớp ĐHLT-QTVP 1408
Bài tiểu luận
Quản trị văn phòng doanh nghiệp
phân tích tình hình hoạt động của công ty kết hợp với việc nghiên cứu quy trình
tiến hành xây dựng bản mô tả công việc, bản yêu cầu đối với nhân sự và bản tiêu
chuẩn công việc phù hợp với từng vị trí chức danh và đặc thù từng công việc dựa
trên sự tham vấn ý kiến của người lao động công tuy đã và đang hoàn thiện việc
xây dựng các loại chương trình, kế hoạch công tác của đơn vị.
2.2.1 Các loại Chương trình, kế hoạch mà công ty cần xây dựng
2.2.1.1. Các loại chương trình công tác công ty cần xây dựng gồm:
- Chương trình công tác năm:là bản thể hiện những mục tiêu, phương hướng,
nhiệm vụ và giải pháp lớn quan trọng trong hoạt động của cơ quan trong một năm
- Chương trình công tác quý: là những mục tiêu, phương hướng, nhiệm vụ
cụ thể cần thực hiện trong từng quý để thực hiện chương trình hoạt động của năm
- Chương trình công tác tháng: cụ thể hóa những mục tiêu chương trình công
tác quý, thể hiện những việc công ty phải làm trong từng tháng.
- Chương trình công tác tuần: Xác định cụ thể, chính xác những việc cần làm
của cơ quan, tổ chức và lãnh đạo trong từng tuần.
Ngoài ra, tại công ty còn có chương trình hoạt động công tác theo nhiệm kỳ
đối vối từng công việc hoặc đối với từng nhiệm kỳ lãnh đạo.
2.2.1.2. Các loại kế hoạch công tác mà công ty cần xây dựng gồm:
a/ Kế hoạch công tác theo thời gian
- Kế hoạch dài hạn:
-Kế hoạch trung hạn:
- Kế hoạch ngắn hạn:
b/ Theo phạm vi tác động có:
- Kế hoạch chiến lược: Hoạch định cho một thời kỳ dài, do các nhà quản trị
cấp cao xây dựng, mang tính khái quát cao và rất uyển chuyển.
- Kế hoạch tác nghiệp: Hoạch định chi tiết cho thời gian ngắn, do các nhà
quản trị điều hành xây dựng và ít thay đổi.
c/ Theo lĩnh vực hoạt động:
- Kế hoạch hoạt động của cơ quan
- Kế hoạch công tác của lãnh đạo
- Kế hoạch hoạt động của văn phòng
- Kế hoạch cá nhân: Được đặc trưng bởi các hình thức như dự định của cá
nhân về một công việc, dành thời gian cho một công việc, học tập, vui chơi, giải
trí... thể hiện như thời gian biểu, thời khóa biểu, lịch công tác cá nhân
Đỗ Thị Hương Lan
15
Lớp ĐHLT-QTVP 1408
Bài tiểu luận
Quản trị văn phòng doanh nghiệp
- Kế hoạch công tác: Là phương hướng, công việc thực hiện có thời hạn và
tiến độ của một tổ chức, cơ quan, công ty
- Kế hoạch kinh doanh
- Kế hoạch tiếp thị…
2.2.2 Công tác tổ chức xây dựng chương trình kế hoạch văn phòng của
công ty
Việc xây dựng chương trình, kế hoạch của bộ phận hành chính – văn phòng
được thực hiện bởi trưởng phòng hành chính – nhân sự. Mỗi chương trình,kế
hoạch tại bộ phận hành chính nhân sực đượcthực hiện theo công thức 5W1H tức là
bản kế hoạch được thực hiện theo tiêu chí trả lời cho 6 câu hỏi là:
- What ?: Kế hoạch nói về cái gì
- Who? Ai là người lập, ai là người thực hiện…?
- When? Khi nào thì bắt đầu/ kết thúc việc thực hiện kế hoạch?
- Where? Kế hoạch được triển khai ở đâu? Bộ phận nào…?
- How? Kế hoạch được thực hiện bằng cách nào?
- Why? Tại sai lại thực hiện bằng cách đó, người đó,thời gian đó…nhằm trả
lời những thắc mắc trong suốt quá trình triển khai kế hoạch.
Bên cạnh đó, kế hoạch muốn có tính khả thi cần thực hiện theo công thức
1 Plan (kế hoạch ) = Phương pháp + Mục tiêu
Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc: Khi xác định được yêu cầu, mục
tiêu thì bạn sẽ luôn hướng trọng tâm các công việc vào mục tiêu và đánh giá hiệu
quả cuối cùng.
Xác định phương pháp thực hiện công việc: Công việc đó là gì và các
bước, công đoạn thể thực hiện công việc đó. Cốt lõi của nội dung công việc là tác
động vào đối tượng như thế nào thông qua việc xác định 3W (where, when, who).
Trong đó:
Địa điểm, không gian thực hiện kế hoạch, nơi bố trí, tập kết nguồn lực thực
hiện kế hoạch
Thời gian thực hiện kế hoạch: Thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc, thời gian
điều chỉnh thực hiện kế hoạch. Cần xác định được mức độ khẩn cấp và mức độ
quan trọng của từng công việc như công việc quan trọng và khẩn cấp, công việc
không quan trọng nhưng khẩn cấp, công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp,
công việc không quan trọng và không khẩn cấp.
Chủ thể, đối tượng thực hiện kế hoạch: Gồm chủ thể thực hiện kế hoạch, chủ
thể phối hợp, hỗ trợ thực hiện kế hoạch, chủ thể kiểm tra, giám sát, báo cáo thực
hiện kế hoạch và chủ thể chịu trách nhiệm cho kế hoạch. Cùng với việc lập kế
hoạch, thì cần phải theo dõi kế hoạch đã đặt ra nhất là đối với kế hoạch có sự tham
Đỗ Thị Hương Lan
16
Lớp ĐHLT-QTVP 1408
Bài tiểu luận
Quản trị văn phòng doanh nghiệp
gia của nhiều người, nhiều bộ phận thì phải có người theo dõi và kết nối từng đơn
vị lại với nhau.
2.2.2.1 Các bước xây dựng chương trình kế hoạch văn phòng của công ty:
* Quy trình lập chương trình công tác của văn phòng gồm:
- Bước 1:yêu cầu các bộ phận gửi khối lượng công việc thuộc thẩm quyền
giải quyết của bộ phận mình.
- bước 2: Xây dựng dự thảo chương trình làm việc
- Bước 3: Lấy ý kiến góp y
- Bước 4: Thông qua chương trình
- Bước 5: Ban hành, sao gửi cho các bộ phận liên quan thực hiện và lưu trữ.
* Quy trình lập kế hoạch công tác của văn phòng công ty gồm:
- Bước 1: Nghiên cứu, chọn lựa và dự kiến nội dung đưa vào kế hoạch. Đây
là giai đoạn tìm kiếm thông tin, năm bắt cơ hội
- Bước 2: Xác định mục tiêu cụ thể và chính xác
- Bước 3: Phân tích các nguồn lực (Nội lực và ngoại lực) của công ty bao
gồm: chủ trương, chính sách, pháp luật của Nhà nước, nhân, tài, vật lực của đơn vị,
dự biến động của thị trường như đối thủ cạnh tranh, khách hàng…
- Bước 4: Xây dựng phương án hành động
- Bước 5: Soạn thảo kế hoạch, thông qua kế hoạch và đưa vào thực hiện
2.2.2.2 Bố cục chương trình, kế hoạch công tác của văn phòng công ty
gồm:
* Phần mở đầu:
- Trình bày khái quát những vấn đề được xác định là cơ sở khoa hoạc cho
việc xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của văn phòng công ty.
- Trình báy khái quát những thuận lợi và khó khăn
- Nêu rõ những căn cứ pháp lý cho việc xây dựng chương trình, kế hoạch
- Trình bày mục đích của việc lập chương trình, kế hoạch
* Phần nội dung
- Nêu rõ mục tiêu, nhiệm vụ và biện pháp thực hiện chương trình, kế hoạch
- Các điều kiện, phương tiện thực hiện
- Các đối tượng được phân công thực hiện
- Trình tự triển khai, tổ chức thực hiện…các biện pháp đảm bảo thực hiện
- Thời gian kiểm tra đánh giá, sơ kết, tổng kết, báo cáo kết quả…
* Phần kết luận
- Nêu các triển vọng của việc thực hiện chương trình, kế hoạch của văn phòng
- Đưa ra các đề xuất, kiến nghị
Đỗ Thị Hương Lan
17
Lớp ĐHLT-QTVP 1408
Bài tiểu luận
Quản trị văn phòng doanh nghiệp
2.2.3 Thời gian tổ chức xây dựng
Xác định phương thức, cách thức tiến hành kế hoạch: Gồm tài liệu, cẩm
nang hướng dẫn, chỉ dẫn thực hiện cho từng công việc, từng bước. Tiêu chuẩn của
công việc, cách thức vận hành máy móc. Điều quan trọng là phải có dữ liệu, thông
tin để xây dựng kế hoạch. Có thể là:
- Các công việc trong kế hoạch dài hạn trước đó
- Các công việc còn tồn cần phải giải quyết
- Các công việc mới phát sinh, giao thêm
Xác định việc tổ chức thực hiện, phân bổ nguồn lực gồm: xác định phương
pháp kiểm soát và kiểm tra và đặc biệt là phải xác định cho được nguồn lực thực
hiện gồm nguồn nhân lực, tài lực (tiền bạc), vật lực (nguyên liệu, hệ thống cung
ứng, hệ thống máy móc, công nghệ) và phương thức, phương pháp làm việc
(những nguyên tắc, quy trình, quy cách tiến hành).
Đỗ Thị Hương Lan
18
Lớp ĐHLT-QTVP 1408
Bài tiểu luận
Quản trị văn phòng doanh nghiệp
Chương 3: ĐÁNH GIÁ ƯU, NHƯỢC ĐIỂM CÔNG TÁC XÂY DỰNG
CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CỦA CÔNG CỔ PHẦN NHỰA
BÌNH MINH
3.1 Đánh giá ưu, nhược điểm
3.1.1.Ưu điểm:
- Công tác phân công nhiệm vụ được thực hiện nghiêm chỉnh, rõ ràng
- Hệ thống phần mềm quản lý văn bản được nâng cấp.
- Nhập số văn bản nhanh, chính xác và dễ tìm.
Đây là Công ty được xây dựng và tổ chức với quy mô lớn, chính vì vậy không
những chỉ có hoạt động kinh doanh được đầu tư phát triển mà hoạt động tổ chức
hành chính cũng được lãnh đạo quan tâm và đầu tư.
- Đội ngũ cán bộ, nhân viên có kinh nghiệm và được đào tạo chuyên sâu về
lĩnh vực hành chính, công tác Văn thư – lưu trữ.
- Hệ thống quản lý chất lượng được đảm bảo và ngày càng hoàn thiện.
- Cơ sở vật chất kỹ thuật ngày càng được nâng cao và đầu tư thiết bị hiện đại
trong công tác Văn thư – lưu trữ
3.1.1. Nhược điểm:
- Vì không phải là cơ quan nhà nước chính vì vậy mà đôi khi các văn bản đến
còn được thực hiện một cách đại khái, chưa đúng theo quy trình quy định mà Bộ
Nội vụ ban hành. Thực hiện một cách nhanh chóng để giải quyết công việc.
- Tiếp nhận văn bản chưa có sự thống nhất. Các nhân viên trong phòng Hành
chính đều có thể nhận được văn bản đến.
- Đôi khi việc tiếp nhận văn bản qua mạng Văn phòng điện tử liên thông
còn chậm.
3.2 Giải pháp
3.2.1 Đối với công ty
Lãnh đạo công ty cần quan tâm và có những chỉ đạo cụ thể đối với việc xây
dựng và thực hiện quy chế, nội quy, quy định của công ty
Vật chất và tinh thần luôn là hai yếu tố song hành nhau và không nên xem
nhẹ yếu tố nào, bên cạnh một chính sách tiền lương hợp lý, công ty cần quan tâm
hơn nữa đến đời sống tinh thần cho lao động giúp họ có dịp thư giãn, giảm bớt
căng thẳng, lấy lại tinh thần làm việc đồng thời đây l à chính sách có ý nghĩa quan
trọng trong việc cải thiện mối quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên theo hướng tích
cực để người lao đam mê làm việc hơn, gắn bó với công ty hơn.
3.2.2 Đối với lãnh đạo văn phòng
- Nên kế hoạch soạn thảo các nội quy, quy chế, quy định cho giám đốc. cần
tham mưu cho thủ trưởng các nội quy, quy chế, quy định thích hợp để thực hiện ở
Đỗ Thị Hương Lan
19
Lớp ĐHLT-QTVP 1408
Bài tiểu luận
Quản trị văn phòng doanh nghiệp
công ty
- Bên cạnh đó một số nội quy, quy định đã cũ không còn phù hợp thì tổng
hợp trình lãnh đạo phê duyệt cho hủy bỏ howcj thay thế bằng nội quy quy định
khác sao cho phù hợp
- Xây dựng một quy trình nội quy, quy chế theo quy chuẩn và hệ thống các
câu hỏi theo chủ đề, để có thể đánh giá một cách toàn diện.
- Nâng cao tính khách quan trong quá trình xây dựng và thực hiện.
- Cần xây dựng và tuyển dụng một bộ phận chuyên trách, chuyên môn sâu
và được đào tạo bài bản trong công tác xây dựng nội quy, quy chế, quy định.
- Đã xây dựng, bố trí phân công công việc cụ thể cho các nhân viên phòng
hành chính theo bảng phân công công việc.
- Thực hiện nghiêm túc các cuộc họp giao ban hàng tuần, tháng.
- Việc tổ chức quản lý và giải quyết các trường hợp vi phạm pahir theo đúng
quy định.
- Việc quản lý thực hiện nội quy, quy chế pahir chặt chẽ.
- Tiến hành cập nhật văn bản đến nhanh chóng, kịp thời.
- Có tính hệ thống hóa cao.
- Làm việc có tổ chức kỷ luật tốt.
- Công việc được hoàn thành một cách nhanh chóng, đảm bảo.
- Thực hiện theo đúng quy trình trong công việc
- Tinh thần trách nhiệm cao: Khi công việc vẫn còn nhiều thì người làm
công tác văn phòng – hành chính vẫn phải ở lại làm thêm giờ để cho công việc
hoàn thành theo đúng tiến độ.
- Thực hiện theo đúng quy trình.
- Thực hiện đúng nội quy, quy chế do công ty đề ra.
- Thực hiện tốt Quy chế văn hóa nội quy công sở.
3.2.3 Đối với đơn vị, cá nhân xây dựng, trực tiếp thực hiện
- Cần thuộc các Nội quy, quy định, quy chế của công ty để thực hiện sao cho
tốt sao cho không vi phạm để bị phạt hay khiển trách ảnh hưởng đến thi đua và
lương thưởng của mình.
- Không ngừng học hỏi, nâng cao kiến thức và kinh nghiệm để thực hiện tốt
công việc của mình đặc biệt là những người làm tại bộ phận hành chính nhân sự.
Việc học hỏi nâng cao kiến thức, kinh nghiệm của bản thân sẽ giúp nhười lao động
có thể phát triển nghề nghiệp. Đặc biệt là đối với những người làm công tác nhân
lực. Khi chuyên viên nhân lực có trình độ chuyên môn có thể hoàn thành tốt công
việc và tạo ra hiệu quả kinh doanh cao.
- Luôn cố gắng nỗ lực, hoàn thành suất sắc các nhiệm vụ được giao: Đây là
Đỗ Thị Hương Lan
20
Lớp ĐHLT-QTVP 1408
Bài tiểu luận
Quản trị văn phòng doanh nghiệp
yêu cầu mà trong bất kỳ công việc nào đề yêu cầu. Khi chuyên viên nhân lực cố
gắng hoàn thành tốt công việc thì đi đôi với nó là kết quả của công tác tuyển dụng
nhân lực cũng đạt hiệu quả cao hơn. Còn đối với người lao động bình thường thì
việc này cũng góp phần nâng cao chất lượng đội ngũ nhân lực trong công ty.
Đỗ Thị Hương Lan
21
Lớp ĐHLT-QTVP 1408
Bài tiểu luận
Quản trị văn phòng doanh nghiệp
KẾT LUẬN
Trước hết cần ý thức rằng việc áp dụng nội quy, quy chế, quy định là một sự
nỗ lực của Công ty. Nó đòi hỏi một tư duy mới, một sự quyết tâm và nỗ lực của
toàn thể đơn vị, trước hết là sự quan tâm và cam kết của Ban giám đốc, bởi lẽ cam
kết của lãnh đạo đối với việc thực hiện chính sách chất lượng và việc áp dụng hệ
thống quản lý chất lượng là điều kiện tiên quyết đối với sự thành công trong việc
áp dụng và duy nội quy, quy chế, quy định cảu văn phòng .
Công tác Hành chính văn phòng, có vị trí đặc biệt quan trọng trong hoạt
động của các cơ quan, doanh nghiệp, làm nhiệm vụ đắc lực trong công tác quản lý.
Công tác văn thư làm tốt sẽ giúp lãnh đạo cơ quan có những thông tin nhanh
chóng, đầy đủ, chính xác để đưa ra các quyết định quản lý đúng đắn; đồng thời
công tác lưu trữ làm tốt, khoa học sẽ có những tài liệu lưu trữ có giá trị thực tiễn,
giá trị lịch sử, phục vụ tốt cho nhu cầu khai thác, sử dụng thông tin quá khứ.
Qua đây, tôi xin chân thành cảm ơn tới Ban Giám hiệu, Phòng Đào tạo,
Khoa Quản trị Văn phòng, các thầy, cô giáo trong Khoa, các chú, anh chị trong
phòng Tổ chức – hành chính đã nhiệt tình giúp đỡ tôi, luôn tạo điều kiện cho tôi
hoàn thành tốt bài tiểu luận này.
Với khả năng còn hạn chế, kinh nghiệm chuyên môn chưa vững nên bài tiểu
luận này không tránh khỏi những sai sót. Một lần nữa kính mong các thầy, cô giáo
trong Khoa đóng góp ý kiến để bản Báo cáo thực tập của tôi được hoàn thiện hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn./.
Hà Nội, ngày tháng năm 2016
SINH VIÊN
Đỗ Thị Hương Lan
Đỗ Thị Hương Lan
22
Lớp ĐHLT-QTVP 1408
