Đánh giá thực trạng công tác xây dựng chương trình kế hoạch của Văn phòng Trung tâm ứng dụng tiến bộ khoa học và công nghệ Hà Nội

LỜI CẢM ƠN
Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc nhất tới giáo viên hướng dẫn của tôi,
Trong suốt toàn bộ quá trình làm chuyên đề này, tôi luôn luôn nhận được sự
hướng dẫn tận tình và ý kiến đóng góp của thầy.
Tôi bày tỏ sự cảm ơn chân thành đến các giảng viên và nhân viên của
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, họ đã cho tôi kiến thức hữu ích, hỗ trợ và tạo
điều kiện cho tôi hoàn thành khóa học.
Và cuối cùng tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc nhất tới những người
thân đã khuyến khích và hỗ trợ tôi trong suốt quá trình học tập và nghiên cứu
luận văn tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Hà Nội, tháng

1

năm 2016


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan toàn bộ chuyên đề thực tập của tôi đã dựa trên nghiên
cứu thực tiễn. Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung của chuyên đề
Người viết cam đoan

Nguyễn Thị Hảo

2


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN.......................................................................................... 1
LỜI CAM ĐOAN.................................................................................... 2
PHẦN MỞ ĐẦU..................................................................................... 1

1. Lý do chọn đề tài................................................................................. 1
2. Lịch sử nghiên cứu............................................................................... 2
3. Mục tiêu và nội dung nghiên cứu của đề tài.........................................3
3.1. Mục tiêu............................................................................................ 3
4. Nhiệm vụ nghiên cứu: Tập trung vào 2 nội dung chính:......................3
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài.................................................3
7. Cấu trúc của đề tài..............................................................................4
CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA
VĂN PHÒNG TRUNG TÂM ỨNG DỤNG TIẾN BỘ KHOA HỌC......5
VÀ CÔNG NGHỆ HÀ NỘI.....................................................................5
I. KHÁI QUÁT VỀ CƠ QUAN...............................................................5
1. Sự hình thành và phát triển của cơ quan..............................................5
2. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của cơ quan...........................5
3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức và các quy chế hoạt
động của phòng Kế hoạch - Tài chính......................................................7
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG
TRÌNH, KẾ HOẠCH CỦA VĂN PHÒNG TRUNG TÂM ỨNG DỤNG
TIẾN BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ HÀ NỘI...............................9
2. Thực trạng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch của Văn phòng..........9
2.1. Đội ngũ cán bộ, viên chức trong phòng..........................................14
CHƯƠNG III: ĐÁNH GIÁ ƯU, NHƯỢC ĐIỂM CỦA VIỆC LẬP
CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CỦA VĂN PHÒNG..........................17

iii


3. Đánh giá ưu, nhược điểm...................................................................17
3.1. Ưu điểm........................................................................................... 17
3.2. Nhược điểm..................................................................................... 17
4. Giải pháp............................................................................................ 19

4.1. Đối với doanh nghiệp......................................................................19
4.2. Đối với lãnh đạo phòng...................................................................20
4.3. Đối với đơn vị, cá nhân trực tiếp xây dựng.....................................20
KẾT LUẬN............................................................................................ 21

iv


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Chương trình là toàn bộ những việc cần làm đối với một lĩnh vực công
tác hoặc tất cả các mặt công tác của một cơ quan, một ngành chủ quản hay của
Nhà nước nói chung theo một trình tự nhất định và trong thời gian nhất định.
Đối với những chương trình quan trọng, cần có sự phê duyệt hoặc ra
quyết định ban hành của cơ quan có thẩm quyền. Sau khi đã được phê duyệt
hoặc ban hành thì các cơ quan, tổ chức có liên quan phải tổ chức thực hiện
nghiêm túc.
Kế hoạch công tác là việc xác định phương hướng, nhiệm vụ, chỉ tiêu,
biện pháp tiến hành một lĩnh vực, một nhiệm vụ công tác của Nhà nước nói
chung hoặc của từng ngành, cơ quan, đơn vị, địa phương nói riêng. Kế hoạch
thường được xây dựng cho từng thời gian nhất định theo niên hạn như: kế
hoạch dài hạn (5 năm, 10 năm, 20 năm…); kế hoạch trung hạn (2 – 3 năm), kế
hoạch ngắn hạn (1 năm, 6 tháng, quý).
Theo nguyên tắc, kế hoạch mỗi khi đã được cấp có thẩm quyền phê
duyệt thì nó bắt buộc các cơ quan, đơn vị hữu quan triển khai thực hiện và
hoàn thành đúng thời hạn. Kế hoạch đề ra (hoặc được giao) có được hoàn
thành tốt và đúng thời hạn hay không là căn cứ chủ yếu để đánh giá mức độ
hoàn thành nhiệm vụ được giao của một cơ quan, đơn vị.
- Khái niệm lịch làm việc: Là bản ghi ngày giờ thực hiện các công việc
theo dự kiến của kế hoạch.

- Chương trình, kế hoạch có vai trò quan trọng trong tổ chức hoạt động
của cơ quan, tổ chức cũng như của cá nhân.
+ Chương trình, kế hoạch giúp cho cơ quan, tổ chức đạt được mục tiêu
một cách tương đối chính xác. Chương trình, kế hoạch góp phần đảm bảo tính
ổn định trong hoạt động của cơ quan, tổ chức.

1


+ Chương trình, kế hoạch giúp tăng tính hiệu quả làm việc của cơ quan,
tổ chức: Có chương trình, kế hoạch tốt sẽ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí,
nhân lực cho cơ quan, tổ chức trong các hoạt động; có chương trình, kế hoạch
tốt sẽ hạn chế được rủi ro trong quá trình hoạt động. Làm việc theo chương
trình, kế hoạch giúp cho cơ quan chủ động công việc, biết làm việc gì trước,
việc gì sau, không bỏ sót công việc.
+ Chương trình, kế hoạch giúp nhà quản lý chủ động ứng phó với mọi
sự thay đổi trong quá trình điều hành cơ quan, tổ chức một cách linh hoạt mà
vẫn đạt mục tiêu đã đề ra. Chương trình, kế hoạch giúp cho lãnh đạo cơ quan
phân bổ và sử dụng hợp lý quỹ thời gian, huy động được các đơn vị giúp việc;
bố trí lực lượng tập trung theo một kế hoạch thống nhất; phối hợp đồng bộ,
nhịp nhàng các đơn vị để thực hiện có hiệu quả những nhiệm vụ đã đề ra.
Chương trình, kế hoạch đảm bảo cho thủ trưởng cơ quan điều hành hoạt động
được thống nhất, tránh chồng chéo và mâu thuẫn trong việc lãnh đạo, chỉ đạo,
phát huy được trí tuệ của tập thể lãnh đạo cơ quan.
+ Chương trình, kế hoạch làm cơ sở cho việc kiểm tra, giám sát, đánh
giá mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức.
- Lịch làm việc đóng vai trò quan trọng để thực hiện hoạt động trong cơ
quan, tổ chức một cách khoa học, nề nếp và hiệu quả. Lịch làm việc của cá
nhân sẽ giúp cho cá nhân quản trị được thời gian cá nhân và thực hiện công
việc được giao một cách hiệu quả.

Trước tình hình đó tôi chọn đề tài “Đánh giá thực trạng công tác xây
dựng chương trình kế hoạch của Văn phòng Trung tâm ứng dụng tiến bộ khoa
học và công nghệ Hà Nội” làm đề tài tiểu luận của mình.
2. Lịch sử nghiên cứu
- Thực hiện đề tài là điều kiện thuận lợi cho các cá nhân thực hiện đề tài
nâng cao năng lực nghiên cứu, hoàn thành tốt nhiệm vụ của bản thân.

2


- Góp phần cải tiến lề lối làm việc, nâng cao chất lượng, hiệu quả công
việc, đảm bảo đúng tiến độ.
3. Mục tiêu và nội dung nghiên cứu của đề tài
3.1. Mục tiêu
- Nghiên cứu làm rõ thực trạng, những mặt được, chưa được, những hạn
chế yếu kém và nguyên nhân trong công tác xây dựng chương trình, kế hoạch
của Văn phòng Trung tâm ứng dụng tiến bộ khoa học và công nghệ Hà Nội.
- Đề xuất các giải pháp chủ yếu để nâng cao chất lượng, hiệu quả công
tác xây dựng chương trình, kế hoạch của Văn phòng Trung tâm ứng dụng tiến
bộ khoa học và công nghệ Hà Nội.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu: Tập trung vào 2 nội dung chính:
- Nhận xét, đánh giá thực trạng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch
của Văn phòng Trung tâm ứng dụng tiến bộ khoa học và công nghệ Hà Nội.
5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng
Đề tài sử dụng các phương pháp nghiên cứu của khoa học chính trị xã
hội, mà chủ yếu là:
+ Tiếp cận, phân tích tài liệu, thu thập thông tin, tài liệu lưu trữ tại cơ
quan.
+ Chú trọng phương pháp tổng kết hoạt động thực tiễn của cơ quan,
chọn lọc phân tích thông tin, số liệu từ các báo cáo sơ kết, tổng kết công tác

của Văn phòng Trung tâm
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
Góp phần nâng cao chất lượng công tác hành chính của cơ quan phục
vụ của hệ thống quản lý nhà nước.
- Góp phần khắc phục những thiếu sót và nhược điểm trong công tác
hành chính như soạn thảo văn bản, quản lý văn bản đi đến, lập hồ sơ, trình
ký, xây dựng chương trình công tác của cơ quan, hội họp….

3


+ Góp phần cải cách Thủ tục hành chính rườm rà, phức tạp trong văn phòng.
+ Quan hệ giữa văn phòng các cơ quan nhà nước với nhau và giữa với
khách hàng với văn phòng không được mật thiết.
+ Nâng cao tinh thần trach nhiệm cũng như năng lực của cán bộ văn
phòng đối với hoạt động của cơ quan.
7. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, danh mục tài liệu tham khảo, nội
dung báo cáo tổng kết đề tài được thể hiện trong ba chương:
Chương I. Giới thiệu chung về Trung tâm ứng dụng tiến bộ khoa học và
công nghệ Hà Nội
Chương II: Đánh giá thực trạng tình hình công tác xây dựng chương
trình, kế hoạch của văn phòng Trung tâm ứng dụng tiến bộ khoa học và công
nghệ Hà Nội
Chương III: Xây dựng các giải pháp chủ yếu để nâng cao chất lượng
hiệu quả việc xây dựng chương trình, kế hoạch của Trung tâm ứng dụng tiến
bộ khoa học và công nghệ Hà Nội

4

CHƯƠNG I
KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG
TRUNG TÂM ỨNG DỤNG TIẾN BỘ KHOA HỌC
VÀ CÔNG NGHỆ HÀ NỘI

I. KHÁI QUÁT VỀ CƠ QUAN
1. Sự hình thành và phát triển của cơ quan
Trung tâm Ứng dụng Tiến bộ Khoa học và Công nghệ trực thuộc Sở
Khoa học và Công nghệ Hà Nội. Địa chỉ: Số 7 phố Nguyễn Trãi, Hà Đông,
Hà

Nộ.

Điện

thoại:

034.3825374

Fax:

034.3825374

Email:


Trung tâm Tiến bộ Khoa học và Công nghệ Hà Nội là đơn vị sự nghiệp
KHCN. Tiền thân là Công ty Ứng dụng và Dịch vụ KHKT Thành phố Hà Nội
(được thành lập theo quyết định số 40/QĐ-UB ngày 06/9/1991 của UBND

Thành phố Hà Nội). Trung tâm Ứng dụng Tiến bộ Khoa học Công nghệ Hà
Nội được phê duyệt đề án chuyển đổi thành tổ chức Khoa học Công nghệ tự
trang trải kinh phí, theo Quyết định số 5968/QĐ-UBND ngày 29/12/2006 của
UBND Thành phố Hà Nội. Trung tâm đang thực hiện chuyển đổi theo Nghị
định số 115/2005/NĐ-CP, ngày 05/9/2005 của Chính phủ, đối với đơn vị sự
nghiệp tự bảo đảm một phần kinh phí hoạt động.
2. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của cơ quan
a) Chức năng của cơ quan
Nghiên cứu ứng dụng và hợp tác nghiên cứu ứng dụng các đề tài khoa
học công nghệ, an toàn bức xạ hạt nhân, môi trường, tiết kiệm năng lượng đã
đăng ký và được thẩm định của cơ quan Nhà nước về khoa học, công nghệ và
môi trường. Thực hiện ứng dụng các đề tài đã nghiên cứu thành công trong và
ngoài tỉnh trên lĩnh vực khoa học, công nghệ, môi trường, tiết kiệm năng

5


lượng vào phục vụ sản xuất, đời sống, xã hội; tiến hành chuyển giao công
nghệ sau khi đã ứng dụng thành công các đề tài. Thực hiện một số hoạt động
sự nghiệp được Sở Khoa học và Công nghệ giao để phục vụ công tác quản lý
Nhà nước của tỉnh. Thực hiện các dịch vụ và tư vấn về công tác khoa học,
công nghệ, môi trường, tiết kiệm năng lượng cho mọi thành phần kinh tế có
nhu cầu để tăng dần nguồn thu đóng góp cho ngân sách. Quản lý, theo dõi
tình hình triển khai ứng dụng các đề tài, dự án đã được nghiệm thu có kết quả.
b) Nhiệm vụ của cơ quan
Tổ chức thực hiện nghiên cứu ứng dụng các tiến bộ kỹ thuật vào sản
xuất và đời sống thông qua các hợp đồng khoa học, công nghệ với các đối tác
có liên quan theo định hướng của Sở chủ quản. Thực hiện và cộng tác thực
hiện các chương trình, dự án, đề tài do ngân sách Nhà nước cấp kinh phí. Tiến
hành chuyển giao công nghệ cho các đối tác có nhu cầu theo các hướng dẫn

thực hiện của Bộ và Sở chủ quản. Cùng với các phòng chuyên môn của Sở
Khoa học và Công nghệ, Trung tâm được giao phối hợp thực hiện một số
công việc có tính chất sự nghiệp theo dự toán kinh phí được duyệt trong kế
hoạch hàng năm của Sở và phải chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính
xác các số liệu, tư liệu mà Trung tâm cung cấp trở lại cho cơ quan quản lý
Nhà nước. Tranh thủ sự hợp tác, viện trợ của các tổ chức khoa học kỹ thuật,
các viện, các Trung tâm khoa học - công nghệ, các doanh nghiệp; quan hệ với
các tổ chức trong và ngoài nước để thu hút nguồn vốn ứng dụng có hiệu quả
các thành tựu khoa học - công nghệ, môi trường, tiết kiệm năng lượng vào sản
xuất và đời sống. Quan hệ với các phòng kinh tế kỹ thuật của các huyện, thị
để mở rộng triển khai ứng dụng khoa học, công nghệ, môi trường trên địa bàn
huyện, thị. Tổ chức làm dịch vụ tư vấn các lĩnh vực về khoa học, công nghệ,
môi trường, tiết kiệm năng lượng để phục vụ và tạo thêm nguồn thu. Tổ chức
các hội thảo khoa học, hội nghị khoa học, mở các lớp đào tạo nhằm nâng cao
trình độ nghiệp vụ về khoa học công nghệ, tiết kiệm năng lượng, quản lý

6


KHCN ... Quản lý cán bộ, viên chức, các trang thiết bị, tài sản, tài chính của
Trung tâm theo quy định của Nhà nước.
c) Cơ cấu tổ chức của cơ quan
Gồm 5 phòng Tổng số biên chế cán bộ gồm: 8 người (nam 7 người, nữ
1 người). Trong đó: Biên chế 8 người, hợp đồng 9 người. Lãnh đạo: 5 người
(nam 5 người, nữ 0 người) Các phòng: 17 người (nam 11 người, nữ 6 người)
3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức và các quy chế
hoạt động của phòng Kế hoạch - Tài chính
a) Chức năng của phòng Kế hoạch - Tài chính
Thực hiện việc tổng hợp, xây dựng chương trình, kế hoạch hoạt động
khoa học công nghệ toàn Trung tâm và hoạt động sản xuất, kinh doanh. Theo

dõi và đôn đốc việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Trung tâm,
lập báo cáo định kỳ và báo cáo đột xuất về tình hình thực hiện nhiệm vụ của
Trung tâm. Phối hợp với các phòng trong việc lập, duyệt và thực hiện dự toán
thu, chi ngân sách hàng năm để thực hiện các nhiệm vụ về khoa học và công
nghệ. Tổ chức thực hiện nghiệp vụ kế toán trong Trung tâm theo đúng luật
ngân sách, chuẩn mực kế toán và các văn bản qui định hiện hành. Tham gia
xây dựng kế hoạch công tác hợp tác Quốc tế về khoa học và công nghệ bao
gồm tìm đối tác thực hiện các dự án khoa học công nghệ. Tham gia xây dựng
kế hoạch hoạt động và phát triển thị trường cho các phòng trực thuộc Trung
tâm. Chủ động tiếp thị và mở rộng thị trường. Tham mưu cho Lãnh đạo Trung
tâm về công tác cán bộ, tuyển dụng lao động và đề bạt cán bộ thực hiện các
thủ tục về chế độ. Quản lý tài sản, vật tư toàn Trung tâm kể cả tài sản, vật tư
các đề án, dự án.
b) Nhiệm vụ của phòng Kế hoạch - Tài chính
Xây dựng kế hoạch của Trung tâm về thực hiện khoa học công nghệ và
xây dựng chỉ tiêu kế hoạch hoạt động kinh doanh cho từng phòng làm dịch
vụ. Phối hợp các phòng phân bổ nhiệm vụ, xây dựng tiến độ triển khai kế

7


hoạch, theo dõi, đôn đốc và lập báo cáo phân tích đánh giá tình hình thực hiện
chỉ tiêu kế hoạch hàng quý, 6 tháng, cả năm và đột xuất của Trung tâm. Tổng
hợp và báo cáo định kỳ tình hình hoạt động sản xuất, kinh doanh cho cơ quan
thuế theo định kỳ. Tiếp nhận, phân loại, chuyển giao văn bản sau khi có phê
duyệt của Lãnh đạo Trung tâm; tổ chức lưu trữ văn bản theo quy định. Tổ
chức công khai thông tin về các chủ trương, chính sách của Nhà nước, công
khai về dự toán và quyết toán, thu chi ngân sách và dịch vụ của Trung tâm.
Được quyền đề nghị các phòng thực thuộc Trung tâm cung cấp thông tin, tài
liệu, số liệu cho công tác tổng hợp, kế hoạch và phân tích, đánh giá tình hình

hoạt động. Thực hiện các công tác liên quan đến hành chính, lưu trữ văn thư,
lập báo cáo định kỳ của Trung tâm.
c) Cơ cấu tổ chức của phòng Kế hoạch - Tài chính
d) Quy chế hoạt động của phòng Kế hoạch - Tài chính
Phòng Kế hoạch - Tài chính làm việc theo chế độ thủ trưởng lãnh đạo,
người đứng đầu phòng chịu trách nhiệm trước cấp trên về toàn bộ công tác
của phòng. Phòng Kế hoạch - Tài chính chế độ làm việc 8 tiếng trong một
ngày, 40 giờ trong một tuần theo quy định làm việc của Nhà nước. Một tuần
làm việc bắt đầu từ thứ 2 tới thứ 6, buổi sáng bắt đầu từ 7 giờ đến 11 giờ 30
phút, buổi chiều bắt đầu từ 13 giờ 30 phút đến 17 giờ.

8


CHƯƠNG II
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ
HOẠCH CỦA VĂN PHÒNG TRUNG TÂM ỨNG DỤNG TIẾN BỘ
KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ HÀ NỘI

2. Thực trạng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch của Văn phòng
a) Vai trò của chương trình, kế hoạch đối với hoạt động của Doanh nghiệp:
- Kế hoạch là công cụ đắc lực trong việc phối hợp nỗ lực của các thành
viên trong doanh nghiệp. Lập kế hoạch cho biết hướng đi của doanh nghiệp.
Kế hoạch giảm được sự chồng chéo và những hoạt động lãng phí. Tạo mục
tiêu và phương hướng rõ ràng, không lãng phí tài nguyên khi đi chệch quỹ
đạo. Kế hoạch là quá trình định hướng và điều khiển theo định hướng đối với
sự phát triển sản xuất theo quy luật tái sản xuất mở rộng ở mọi cấp của nền
kinh tế.
- Đối với nhà quản trị, khả năng - Kế hoạch chính là yếu tố quan trọng
nhất phản ánh trình độ năng lực, nó quyết định rằng anh ta có điều hành được

hay không.
Hiện nay, ở trung tâm thường xây dựng rất nhiều loại kế hoạch như:
Lập kế hoạch công tác gồm kế hoạch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng,
kế hoạch công tác quý, kế hoạch công tác năm, kế hoạch tổ chức hội nghị, kế
hoạch tổ chức chuyến đi công tác, kế hoạch tuyển dụng căn cứ vào quy chế
đơn vị xây dựng chương trình kế hoạch năm, quý. Quy trình khi xây dựng và
ban hành kế hoạch công tác: Quy trình làm việc có 3 bước cơ bản sau đây:
Bước 1: Thu thập thông tin, xin ý kiến công tác từ các phòng.
Bước 2: Soạn lịch công tác.
Bước 3: Trình lãnh đạo, duyệt, triển khai công tác. Quy định của cơ
quan về xây dựng chương trình, kế hoạch: Căn cứ vào Nghị quyết của Ủy ban

9


Nhân dân Thành phố Hà Nội năm 2016. Căn cứ Thông báo chỉ đạo của lãnh
đạo Sở Khoa học và Công nghệ về một số công việc cần giải quyết trong năm
2010. Trung tâm Ứng dụng Tiến bộ Khoa học và Công nghệ xây dựng chương
trình công tác của Trung tâm năm 2016. Căn cứ vào quy chế của Trung tâm
xây dựng chương trình kế hoạch tháng, quý, năm, Qua đó hàng tuần do diễn
biến của công việc của Trung tâm phân công lịch công tác tuần, tháng để đảm
bảo bố trí lịch công tác các phòng trực thuộc Trung tâm lịch phân công cụ thể.
Báo cáo về bộ phận hành chính tiến hành xây dựng sắp xếp chương trình kế
hoạch. Các loại hình kế hoạch: Loại hình kế hoạch: có 3 loại hình Dài hạn: Kế
hoạch công tác năm. VD: Kế hoạch triển khai thực hiện dự án “Xây dựng mô
hình điểm thông tin khoa học cấp xã, Thị trấn phục vụ tri thức khoa học và
công nghệ thành phố Hà Nội”. Ngắn hạn: Kế hoạch công tác tuần. VD: Lịch
làm việc của Trung tâm Ứng dụng Tiến bộ Khoa học và Công nghệ từ ngày
31/5-04/6/2010. Trung hạn: Kế hoạch công tác quý, tháng. VD: Báo cáo tình
hình thực hiện nhiệm vụ Khoa học sự nghiệp từ ngày 31/5-11/6/2010 và kế

hoạch, nhiệm vụ, phương hướng tiếp theo. Sau đây là một ví dụ về quy trình
soạn kế hoạch công tác tuần: Cứ chiều thứ 5 hàng tuần các phòng có trách
nhiệm nộp lịch làm việc tuần tới của phòng, để hành chính lên lịch làm việc
hoàn chỉnh. Sau đó trình cho phó trưởng phòng xem xét, cho ý kiến chỉnh sữa,
hành chính tiếp thu ý kiến về chỉnh sửa lại lịch công tác, rồi trình cho phó
trưởng phòng ký. Tiếp theo hành chính cho số, ngày tháng và vào sổ đăng ký
văn bản đi và đóng dấu. cuối cùng là phát hành lịch làm việc cho toàn Trung
tâm.
b) Hoạt động thu thập và xử lý thông tin
Trung tâm thường thu thập thông tin trên internet, báo, websidep, điện
thoại, máy fax, phương tiện thông tin đại chúng, các văn bản, giấy tờ gửi đến.
Những thông tin đó sẽ được chuyên viên hành chính xem xét, xử lý sau đó
trình lên lãnh đạo. Hành chính có trách nhiệm cập nhật thông tin hằng ngày để

10


tham mưu cho ban lãnh đạo của cơ quan. Hành chính luôn cập nhật thông tin
đúng để tham mưu giúp lãnh đạo cơ quan. Khi đã cập nhật thông tin hành
chính có trách nhiệm xử lý thông tin cho phù hợp với hoạt động của cơ
quan.Thông tin cần dược xử lý nhanh, chính xác. Lập báo cáo: Hàng tháng
các Trưởng phòng nộp báo cáo hạn chót là ngày 8 mỗi tháng. Chuyên viên
Hành chính chịu trách nhiệm tiếp nhận và tổng hợp báo cáo của toàn Trung
tâm trình Lãnh đạo ngày 10, sau đó chỉnh sửa lại theo góp ý của Lãnh đạo và
nộp báo cáo về văn phòng Sở ngày 12 mỗi tháng. Lập kế hoạch: Chiều thứ 5
hàng tuần các phòng có trách nhiệm nộp lịch làm việc tuần tới của phòng, để
hành chính lên lịch làm việc, nếu phòng nào không có lịch làm việc mà buổi
làm việc đó không có mặt sẻ chấm công nghỉ không có phép. Nếu có lịch phát
sinh mới, các Trưởng, phó phòng phải báo cho lãnh đạo. Chuyên viên hành
chính ghi chép quản lý hồ sơ, tài liêu, văn bản các cuộc họp của Trung tâm.

Tiếp nhân nghiên cứu các kiến nghị đề xuất của các phòng. Xử lý thông tin
báo cáo Lãnh đạo kịp thời và chính xác.
c) Tổ chức hội họp
Khi tổ chức cuộc họp hội nghị phải xác định mục tiêu tính chất, nội
dung để tham luận hội nghị và sắp xếp những vấn đề quan trọng, phần lớn
những người tham gia chuơng trình hôi nghị, cuộc họp, đều phải bàn bạc để đi
đến thống nhất ý kiến, kể cả hội nghị thuờng kỳ, kế hoạch thời gian phải đuợc
bố trí đầy đủ để thực hiện chuơng trình hội nghị. Ở cơ quan Trung tâm Ứng
dụng Tiến bộ Khoa học và Công nghệ thuờng tổ chức các cuộc họp như: họp
giao ban, họp định kỳ, họp thông qua nghị quyết mới, họp tổng kết, đánh giá
tình hình hoạt động của năm qua, và đề ra phuơng hướng năm tới. Ngoài các
cuộc họp định kỳ, họp giao ban thông thuờng thì cơ quan còn tổ chức cuộc
họp đột xuất khi có một công việc đột xuất xảy ra, họp chi bộ……. Khi đã tìm
hiểu mục đích của cuộc họp, chuyên viên hành chính phải thấy được tầm quan
trọng cũng như vị trí của từng cuộc họp, để từ đó có kế hoạch và biện pháp tổ

11


chức cho phù hợp. Chuyên viên hành chính, căn cứ vào mục đích của cuộc
họp, mà lập kế hoạch tổ chức, bố trí thời gian, địa điểm, chuẩn bị các thiết bị
cho phù hợp, xác định thành phần tham dự, nội dung của cuộc họp, lên kế
hoạch tổ chức thiết kế giấy mời, chuẩn bị văn bản, tài liệu phục vụ cho cuộc
họp, phối hợp với các bộ phận khác, chuẩn bị cơ sở vật chất cho cuộc họp và
cuối cùng là chuẩn bị kinh phí. Ngoài ra còn có những vấn đề khác cần quan
tâm như: chuẩn bị thư ký để ghi biên bản cho cuộc họp. Trong cuộc họp phải
có nhân viên lễ tân để giải đáp những vấn đề, hướng dẫn đại biểu tham dự
cuộc họp, kiểm tra sỉ số đối chiếu với danh sách đã được đề ra, giử đúng giờ
giải lao. Sau cuộc họp, thông qua quyết định, nghị quyết văn bản cuộc họp
theo yêu cầu của lãnh đạo. Hoàn thành văn kiện, cảm ơn, quà tặng, chiêu đãi,

tiễn khách và thanh toán kinh phí với bộ phận tài chính. Liên hệ với các bộ
phận chức năng để trao trả thiết bị phục vụ cho cuộc họp. Thu dọn hội trường,
biên tập, soạn thảo một số thư từ, văn bản tài liệu theo yêu cầu của lãnh đạo
trên tinh thần những nội dung đã được trao đổi thảo luận và nhất trí trong
cuộc họp.
d) Xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế làm việc của cơ quan
Lãnh đạo Trung tâm là người đúng đầu Trung tâm, thực hiện nhiệm vụ,
quyền hạn của mình theo quy định của pháp luật và chịu trách nhiệm trước Sở
Khoa học và Công nghệ về toàn bộ công việc thuộc chức năng, thẩm quyền
của mình, kể cả khi đã phân công hoặc ủy quyền cho các trưởng phòng giải
quyết. Trong chỉ đạo điều hành công việc, Lãnh đạo Trung tâm và trưởng
phòng thực hiện nguyên tắc tập trung dân chủ, chế độ thủ trưởng, đảm bảo
tuân thủ trình tự, thủ tục và thời hạn giải quyết công việc theo quy định của
pháp luật, đồng thời phát huy tinh thần chủ động, tính sáng tạo, phát huy năng
lực và sở trường, ý thức trách nhiệm cá nhân của từng cán bộ, viên chức; bảo
đảm trật tự, kỷ cương của cơ quan. Lãnh đạo, nhân viên Trung tâm giải quyết
công việc căn cứ vào các văn bản quy phạm pháp luật và phải có chương

12


trình, kế hoạch, lịch làm việc. Không tùy tiện thay đổi chương trình, kế hoạch,
lịch làm việc trừ trường hợp đặc biệt. Lãnh đạo, nhân viên Trung tâm phải
đảm bảo sự thống nhất trong công tác chỉ đạo, nâng cao hiệu lực, hiệu quả
quản lý; thực hiện chủ trưởng cải cách hành chính không gây phiền hà đối với
tổ chức, cá nhân có quan hệ công tác. Các phòng có chức năng tham mưu, sản
phẩm của công tác tham mưu là dự thảo các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn, kiến
nghị, đề xuất về giải pháp quản lý trình Lãnh đạo Trung tâm. Trưởng phòng
có trách nhiệm tổ chức, điều hành phòng thực hiện chức năng, nhiệm vụ được
giao; chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Trung tâm về mọi công việc của phòng

và những công việc được ủy quyền giải quyết.
e) Tổ chức, sắp xếp trang thiết bị máy móc, phương tiện làm việc trong
phòng Kế hoạch – Tài chính
Phòng Kế hoạch – Tài chính được trang bị đầy đủ các loại máy móc
phương tiện làm việc gồm: Máy vi tính, máy fax, máy in, máy photocoppy,
máy điện thoại…. Tạo sự thuận lợi cho việc trao đổi giao tiếp và cập nhật
thông tin hàng ngày, để hoàn thành công việc một cách nhanh chóng và gọn
nhẹ. Quy định khai thác, sử dụng các thiết bị không được dùng cho việc riêng
tư như: dùng máy vi tính để đánh game, online….dùng điện thoại để trò
chuyện tán ngẫu với bạn bè… mà chỉ được sử dụng để truy cập thông tin liên
quan đến công việc, soạn thảo, in ấn giấy tờ, công văn và chỉ dùng điện thoại
cho công việc chung của cơ quan. Bố trí sắp xếp: Theo trình tự đặt kế bàn làm
việc của Phó trưởng phòng một máy vi tính, một máy điên thoại và một máy
in. bàn làm việc của phụ trách kế toán một máy vi tính và một máy in. bàn
làm việc của kế toán tài chính – thủ quỹ một vi tính. bên cạnh bàn làm việc
của bộ phận hành chính là máy vi tính, máy điện thoại - máy fax, máy photo
coppy, để tiện lợi cho việc nghe điện thoại, in ấn giấy tờ, đánh máy trong cơ
quan được nhanh chóng, tạo điều kiện thuận lợi cho mọi công việc trong
phòng.

13


2.1. Đội ngũ cán bộ, viên chức trong phòng
Số lượng, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ được đào tạo. Nhìn chung
cán bộ Trung tâm Ứng dụng Tiến bộ Khoa học và Công nghệ là những cán bộ
trẻ có đầy đủ phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, năng động và sáng tạo.
Bảng phân công hướng dẫn về trình độ chuyên môn, số lượng của đội
ngũ cán bộ, nhân viên phòng Kế hoạch - Tài chính
STT

1

Họ và tên

Trần Hữu Quốc lân

Năm sinh

Giới
tính

10/10/1981 Nam

2

Nguyễn Thị Điệp

18/10/1981

Nữ

3

Trần Thị Minh Thu

24/04/1988

Nữ

Chức vụ

Phó trưởng
phòng
Phó trưởng
phòng
Phó trưởng
phòng

Trình độ

Đại học Kế
toán kiểm
toán
Phụ trách
kế toán
Kế toán tài
chính –
Thủ quỹ

Ở Trung tâm thường xuyên cử các cán bộ, chuyên viên trong Trung tâm
đi học các lớp bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ của mình để phục vụ cho
nhu cầu công việc được giao. Sau đây là qua trình cử cán bộ tham gia các lớp
đào tạo, hội nghị tập huấn năm 2010 Tham gia 6 hội nghị, hội thảo như sau:
- Hội nghị triển khai Nghị định 115/2005/NĐ-CP tại Hà Nội
- Hội nghị hướng dẫn đăng ký công nhận thành lập doanh nghiệp
KHCN và chương trình hỗ trợ chuyển đổi theo Nghị định 115/NĐ-CP.
- Hội thảo toàn quốc Giám đốc các Trung tâm ứng dụng tiến bộ
KH&CN địa phương lần thứ II.
- Hội thảo “Chuyển giao và phát triển công nghệ cho địa bàn nông thôn

miền núi” tại tỉnh Thanh Hóa vào ngày 19/11 – 20/11/2010.

14


- Hội thảo chuyên đề “Ứng dụng và chuyển giao các kết quả nghiên
cứu KH&CN vào sản xuất và đời sống” do Bộ Khoa học và Công nghệ chủ trì
tổ chức tại trường Đại học Khoa học tự nhiên Thành phố Hà Nội vào ngày
10/12/2010.
- Hội thảo triển khai dự án SUPREM-HCMUT do Trường Đại học
Bách Khoa phối hợp cùng Văn phòng dự án JICA tổ chức tại tỉnh Hải Phòng.
Tham gia 11 lớp đào tạo, tập huấn như sau:
- Lớp tập huấn văn thư lưu trữ do Bộ KH&CN tổ chức tại Hà Nội.
- Lớp tập huấn lập kế hoạch và đảm bảo tài chính trong lĩnh vực
KH&CN tổ chức tại Hải Dương.
- Lớp tập huấn quản lý, sử dụng tài sản Nhà Nước tổ chức tại Hà Nội.
Lớp đào tạo cán bộ quản lý năng lượng theo chương trình mục tiêu quốc gia
tổ chức tại Hà Nội.
- Khóa tập huấn tiền công vụ do Trường Quản lý KH&CN Hà Nội tổ chức.
- Tham gia lớp tập huấn, bồi dưỡng về tự chủ quản lý biên chế, quản lý
tài chính tại các đơn vị sự nghiệp công lập.
- Đào tạo kiểm tra không phá hủy (NDT) 04 người, kiểm toán năng
lượng 05 người, An toàn bức xạ 03 người tổ chức tại Hà Nội.
- Tham gia khóa đào tạo Khởi sự doanh nghiệp và Quản trị doanh
nghiệp do Bộ Khoa học và Công nghệ tổ chức tại Hà Nội
- Học lớp bồi dưỡng kiến thức Quản lý nhà nước ngạch chuyên viên
khóa 35/2010.
- Học lớp tập huấn, bồi dưỡng về tự chủ quản lý biên chế, quản lý tài
chính tại các đơn vị sự nghiệp công lập tại Hà Nội.
* Sơ đồ làm việc của Văn phòng phòng Trung tâm ứng dụng tiến bộ

khoa học và công nghệ Hà Nội
TRƯỞNG PHÒNG

15


Quản trị
nhân sự

Nhân
sự,
tuyển
dụng
và
đào
tạo

LĐTL,
BH và
các chế
độ
chính
sách

Truyền
thông,
đoàn thể

Quản trị
Hành

chính

Lễ
tân

Văn
thư,
lưu
trữ

Quản
trị
văn
phòn
g

Lái
xe

16

Lái
xe

Pháp
chế, ISO

Công
tác
pháp

lý,
ISO


CHƯƠNG III
ĐÁNH GIÁ ƯU, NHƯỢC ĐIỂM CỦA VIỆC LẬP CHƯƠNG TRÌNH,
KẾ HOẠCH CỦA VĂN PHÒNG
3. Đánh giá ưu, nhược điểm
3.1. Ưu điểm
Chương trình, kế hoạch giúp doanh nghiệp luôn có các chiến lược tốt,
thích nghi với môi trường.
Chiến lược là những giải pháp tổng quát, mang tính định hướng giúp
doanh nghiệp đạt được các mục tiêu dài hạn. Chiến lược được hình thành dựa
vào các thông tin bên trong và bên ngoài doanh nghiệp và được lựa chọn theo
một tiến trình mang tính khoa học. Đồng thời, trong quá trình xây dựng
chương trình, kế hoạch các nhà quản trị luôn luôn giám sát những biến động
của môi trường kinh doanh và điều chỉnh chiến lược khi cần thiết. Vì vậy, xây
dựng chương trình, kế hoạch sẽ giúp doanh nghiệp luôn có chiến lược tốt,
thích nghi với môi trường. Điều này rất quan trọng trong bối cảnh môi trường
ngày càng phức tạp, thay đổi liên tục và cạnh tranh diễn ra trên phạm vi toàn
cầu.
Xây dựng chương trình, kế hoạch giúp doanh nghiệp chủ động trong
việc ra quyết định nhằm khai thác kịp thời các cơ hội và ngăn chặn hoặc hạn
chế các rủi ro trong môi trường bên ngoài, phát huy các điểm mạnh và giảm
các điểm yếu trong nội bộ doanh nghiệp.
3.2. Nhược điểm
Điều kiện môi trường mà các doanh nghiệp gặp phải luôn biến đổi.
Những biến đổi nhanh thường tạo ra các cơ hội và nguy cơ bất ngờ. Quá trình
xây dựng chương trình, kế hoạch buộc nhà quản trị phân tích và dự báo các
điều kiện môi trường trong tương lai gần cũng như tương lai xa. Nhờ thấy rõ

điều kiện môi trường tương lai mà nhà quản trị có khả năng nắm bắt tốt hơn
các cơ hội, tận dụng hết các cơ hội đó và giảm bớt nguy cơ liên quan đến điều

17


kiện môi trường kinh doanh và từ đó đưa ra các quyết định mang tính chủ
động. Điều đó có nghĩa là khi dự báo các cơ hội có khả năng xuất hiện, các
nhà quản trị chuẩn bị kế hoạch để nắm bắt khi tình huống cho phép, hoặc khi
gặp nguy cơ, các nhà quản trị có thể chủ động tác động vào môi trường để
giảm bớt rủi ro hoặc chủ động né tránh. Mặt khác, điểm mạnh và điểm yếu
luôn tồn tại trong tổ chức do đó nếu không quản trị chiến lược doanh nghiệp
dễ bằng lòng với những gì hiện có, khi môi trường thay đổi điểm mạnh sẽ
nhanh chóng trở thành điểm yếu và có nguy cơ bị đối thủ cạnh tranh khai
thác. Ngược lại nếu quản trị chiến lược, hệ thống thông tin của doanh nghiệp
luôn rà soát điểm mạnh, điểm yếu để nhà quản trị có cơ sở tận dụng các điểm
mạnh nhằm tăng khả năng cạnh tranh, đồng thời có kế hoạch làm giảm các
điểm yếu để hạn chế rủi ro.
- Quản trị chiến lược giúp doanh nghiệp đạt được hiệu quả cao hơn so
với không quản trị. Các công trình nghiên cứu cho thấy các doanh nghiệp nào
vận dụng quản trị chiến lược thì đạt được kết quả tốt hơn nhiều so với các kết
quả mà họ đạt được trước đó và các kết quả của các doanh nghiệp không vận
dụng quản trị chiến lược. Điều đó không có nghĩa là các doanh nghiệp vận
dụng quản trị chiến lược sẽ không gặp phải các vấn đề, thậm chí có thể bị phá
sản, mà nó chỉ có nghĩa là việc vận dụng quản trị chiến lược sẽ giảm bớt rủi
ro gặp phải các vấn đề trầm trọng và tăng khả năng của doanh nghiệp trong
việc tranh thủ các cơ hội trong môi trường khi chúng xuất hiện.
- Nhược điểm chủ yếu là để thiết lập quá trình quản trị chiến lược kinh
doanh cần nhiều thời gian và sự nỗ lực. Tuy nhiên, một khi doanh nghiệp đã
có kinh nghiệm về quá trình quản trị chiến lược kinh doanh thì vấn đề thời

gian sẽ giảm bớt, dần dần đi đến tiết kiệm được thời gian. Hơn nữa, vấn đề
thời gian cần cho việc lập kế hoạch sẽ kém phần quan trọng nếu doanh nghiệp
được bù đắp nhiều lợi ích hơn.
- Các kế hoạch chiến lược kinh doanh có thể bị quan niệm một các sai
lầm là chúng được lập ra một cách cứng nhắc khi đã được ấn định thành văn

18


bản. Các nhà Quản trị chiến lược quá tin tưởng là kế hoạch ban đầu của họ
nhất thiết phải được thực hiện mà không đếm xỉa đến các thông tin bổ sung.
Đây là sai lầm nghiêm trọng của việc vận dụng không đúng đắn quản trị chiến
lược kinh doanh. Kế hoạch chiến lược kinh doanh phải năng động và phát
triển vì rằng điều kiện môi trường biến đổi, và doanh nghiệp có thể quyết định
đi theo các mục tiêu mới hoặc mục tiêu sửa đổi.
- Giới hạn sai sót trong việc dự báo môi trường dài hạn đôi khi có thể
rất lớn. Khó khăn này không làm giảm sự cần thiết phải dự báo trước. Thực ra
việc đánh giá triển vọng dài hạn không nhất thiết phải chính xác đến từng chi
tiết tường tận, mà chúng được đề ra để đảm bảo cho doanh nghiệp không phải
đưa ra những thay đổi thái quá mà vẫn thích nghi được với những diễn biến
môi trường một cách ít đổ vỡ hơn.
- Một số doanh nghiệp dường như vẫn ở giai đoạn kế hoạch hoá và chú
ý quá ít đến vấn để thực hiện. Hiện tượng này khiến một số nhà quản trị nghi
ngờ về tính hữu ích của quá trình quản trị chiến lược kinh doanh. Thế nhưng,
vấn đề không phải tại quản trị chiến lược kinh doanh mà là tại người vận dụng
nó. Hiển nhiên, các doanh nghiệp cần phải "đề ra kế hoạch để mà thực hiện"
nếu bất kỳ dạng kế hoạch hoá nào có khả năng mang lại hiệu quả.
Mặc dù những nhược điểm nói trên khiến một số doanh nghiệp không
vận dụng quá trình quản trị chiến lược kinh doanh, nhưng vấn đề tiềm tàng
nhìn chung là có thể khắc phục được nếu biết vận dụng quá trình quản trị

chiến lược kinh doanh một cách đúng đắn. Những ưu điểm của việc vận dụng
quá trình chiến lược kinh doanh rõ ràng là có giá trị lớn hơn nhiều so với
nhược điểm.
4. Giải pháp
Để nâng cao hiệu quả của công tác lập chương trình, kế hoạch cho
Trung tâm ứng dụng tiến bộ khoa học và công nghệ Hà Nội, có một số giải
pháp như sau:
4.1. Đối với doanh nghiệp

19


Triển khai nghiêm túc việc áp dụng Quy trình đổi mới phương pháp lập
chương trình kế hoạch của Trung tâm. Nghiên cứu, tìm hiểu các văn bản
hướng dẫn của Trung ương và của Thành phố. Nghiên cứu, tìm hiểu kỹ Luật
Ngân sách nhà nước, các văn bản quy định, hướng dẫn, các tiêu chuẩn, định
mức của Trung ương và của tỉnh về công tác lập dự toán thu chi ngân sách.
Xây dựng dự toán tuân thủ đúng các tiêu chuẩn, định mức, bám sát với kết
quả thực hiện nhiệm vụ thu chi ngân sách của năm trước, đặc biệt với các
khoản chi đặc thù.
- Chương trình, kế hoạch phải được xây dựng dựa trên kết quả thực
hiện năm trước; các chỉ tiêu đề ra phải có tính logic, khả thi, phù hợp với tình
hình thực tế của đơn vị, có tính đến các dự báo trong tương lai.
4.2. Đối với lãnh đạo phòng
Cần xây dựng cụ thể từng nội dung, nhiệm vụ, xác định những nội
dung trọng tâm, trọng điểm; phân công rõ nhiệm vụ và đề ra lộ trình, thời gian
hoàn thành. Trong quá trình triển khai thực hiện kế hoạch phải chủ động
thường xuyên rà soát, đánh giá, báo cáo kết quả thực hiện và kịp thời đề xuất
điều chỉnh, bổ sung các mục tiêu, giải pháp cho phù hợp với tình hình thực tế.
Các đơn vị cần bố trí cán bộ đủ năng lực chuyên môn thực hiện nhiệm vụ xây

dựng chương trình, kế hoạch.
4.3. Đối với đơn vị, cá nhân trực tiếp xây dựng
Công chức, viên chức được giao nhiệm vụ xây dựng kế hoạch và lập dự
toán thu – chi ngân sách phải đề cao tinh thần trách nhiệm, chủ động, quyết
tâm, sáng tạo trong thực hiện nhiệm vụ. Việc thực hiện đồng bộ các giải pháp
nêu trên sẽ từng bước nâng cao hiệu quả công tác xây dựng chương trình, kế
hoạch phát triển kinh tế và dự toán thu chi ngân sách hàng năm và từng thời kỳ
của công ty từ đó góp phần hoàn thành thắng lợi nhiệm vụ chung của công ty.

20


KẾT LUẬN
Chương trình, kế hoạch giúp các doanh nghiệp định hướng rõ tầm nhìn
chiến lược, sứ mạng (nhiệm vụ) và mục tiêu của mình. Thật vậy, muốn thực
hiện chiến lược có hiệu quả, các tổ chức phải quản lý hệ thống thông tin môi
trường kinh doanh. Căn cứ vào đó, các nhà quản trị có thể dự báo được các xu
hướng biến động của môi trường kinh doanh và xác định nơi nào mà doanh
nghiệp cần đi đến trong tương lai, những gì cần phải làm để đạt được những
thành quả lâu dài. Việc nhận thức kết quả mong muốn và mục đích trong
tương lai giúp cho nhà quản trị cũng như nhân viên nắm vững được việc gì
cần làm để đạt được thành công, tạo sự hiểu biết lẫn nhau giữa các nhà quản
trị và các nhân viên và cùng nỗ lực để đạt được các mong muốn. Như vậy sẽ
khuyến khích cả hai đối tượng trên đạt được những thành tích ngắn hạn, nhằm
cải thiện tốt hơn lợi ích lâu dài của các doanh nghiệp.

21