Để hoàn thành việc khảo sát, đánh giá về thực trạng tổ chức bộ máy văn phòng tại tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8

LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành tiểu luận “Để hoàn thành việc khảo sát, đánh giá
về thực trạng tổ chức bộ máy văn phịng tại Tổng cơng ty Xây d ựng
cơng trình giao thơng 8”, em xin bày tỏ lịng biết ơn sâu sắc đến thầy giáo
Nguyễn Đăng Việt - Giảng viên khoa Quản trị văn phòng, trường Đại học
Nội vụ Hà Nội đã tận tình hướng dẫn em trong suốt quá trình viết ti ểu
luận này.
Em cũng xin được gửi lời cảm ơn sâu sắc đến qu ý thầy cô đã truyền
đạt cho em những kiến thức chuyên ngành quản trị văn phòng trong th ời
gian học tập đã qua, với vốn kiến thức tiếp thu đ ược trong quá trình học
tập đó khơng chỉ là nền tảng cho q trình khảo sát, đánh giá của m ột văn
phịng doanh nghiệp em đang thực hiện mà còn là hành trang qu ý giá để
em áp dụng vào công việc của mình sau này một cách vững ch ắc và tự tin.
Em cũng xin được gửi lời cảm ơn sâu sắc đến các đồng chí trong
Tổng cơng ty xây dựng cơng trình giao thơng 8 đã tạo điều kiện cho em
được khảo sát thực tế cơng tác văn phịng tại Tổng cơng ty để hồn thành
tiểu luận này.
Cuối cùng em xin được kính chúc q thầy cơ ln dồi dào sức kh ỏe
và thành công trong sự nghiệp trồng người cao quý và cũng xin đ ược g ửi
lời cảm ơn và kính chúc sức khỏe tới các đồng chí trong T ổng cơng ty xây
dựng cơng trình giao thơng 8 đã giúp em hoàn thành tiểu luận này.
Xin trân trọng cảm ơn!

Sinh viên: Vũ Văn Thắng – Lớp ĐHLT QTVA (1408)

1


LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan rằng đây là bài tiểu luận của em thực hiện. Các tài
liệu, thông tin thu thập được trong tiểu luận của em là trung th ực, không

coppy tiểu luận của người khác.

KÝ TÊN

Vũ Văn Thắng

Sinh viên: Vũ Văn Thắng – Lớp ĐHLT QTVA (1408)

2


BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT

STT

Từ viết tắt

Tên cụm từ viết tắt

1

XDCTGT

Xây dựng cơng trình giao thơng

2

GTVT

Giao thơng vận tải

3

CBCNV

Cán bộ công nhân viên

4

HĐQT

Hội đồng quản trị

Sinh viên: Vũ Văn Thắng – Lớp ĐHLT QTVA (1408)

3


MỤC LỤC
Lời mở đầu………………………………………………………………5
Phần I: Khái quát chung về tổ chức và hoạt động của tổng công
ty xây dựng công trình giao thơng 8 ......................................................................6
I. Q trình ra đời của tổng công ty: ......................................................6
I.1. Sự thành lập tổng công ty: ................................................................... 6
I.2. Chức năng và nhiệm vụ của đơn vị theo quyết định thành
lập:...........6
I.3. Cơ cấu tổ chức và bộ máy hoạt động của Tổng cơng
ty:......................8
II. bố trí lao động của tổng công ty xây dựng giao thông 8:
...............11

II.1. Cơ cấu nhân sự: ........................................................................... ......11
II.2. Sắp xếp bố trí lao động: ....................................................................12
III. Hoạt động cuả tổng công ty: ...........................................................12
III.1. Các lĩnh vực hoạt động của đơn vị: .................................................12
III.2. Kết quả hoạt động của Tổng công ty: ....................... ....................13
Phần II: Tổ chức và hoạt động của văn phịng tổng cơng ty xây
dựng cơng trình giao thơng 8 .....................................................................................14
I. Thực trạng văn phịng ở tổng cơng ty xây dựng cơng trình giao
thơng 8: ..............................................................................................................14
I.1. Sơ đồ hoạt động của Văn phòng Tổng cơng ty xây d ựng cơng trình
giao thơng 8: .......................................................................................................14
I.2. Chức năng nhiệm vụ của văn phịng tổng cơng ty xây d ựng cơng
trình giao thơng 8: .......................................................................................................15
III. Tình hình hoạt độngcủa văn phịng Tổng cơng ty xây d ựng
cơng trình giao thơng 8: ............................................................................................19
Phần III: Nhận xét chung ………………………………………….…22
I. Nhận xét chung hoạt động của tổng công ty xây dựng cơng
trình giao thơng 8 về cácmặt ưu, nhược điểm:
........................................................22
II. Nhận xét về hoạt động Văn phịng Tổng cơng ty xây dựng
cơng trình giao thơng 8: ............................................................................................23
Kết luận ...................................................................................................24

Sinh viên: Vũ Văn Thắng – Lớp ĐHLT QTVA (1408)

4


LỜI MỞ ĐẦU
Đất nước ta đang chuyển sang một thời kỳ phát triển mới - Thời kỳ

cơng nghiệp hố và hiện đại hoá. Các cơ quan doanh nghiệp đang hoạt động
trong nền kinh tế thị trường với sự quản lý cuả Nhà nước đều cần tiến
hành đổi mới nâng cao về mọi mặt nhằm đáp ứng yêu cầu công tác hiện
nay. Đây là một việc làm cấp thiết, liên quan đến nhiều việc cần giải quyết
cụ thể như cách tổ chức bộ máy, vấn đề nhân sự, nâng cao nghiệp vụ, trang
thiết bị, phương tiện làm việc.
Văn phòng của cơ quan có chức năng vị trí đặc biệt trong cơ quan đối
với bất kì cơ quan nào trong thời đại ngày nay. Hoạt động của văn phịng
góp phần khơng nhỏ vào hoạt động của cơ quan. Nhận th ức được tầm
quan trọng của văn phòng đối với sự nghiệp phát triển của đ ất n ước, em
đã có dịp tiếp cận và tìm hiểu thực tế.
Báo cáo của em ngồi phần mở đầu và phần kết luận gồm 3 ph ần
chính:
Phần I: Khái quát chung về sự ra đời, tổ chức và hoạt động c ủa T ổng
công ty xây dựng cơng trình giao thơng 8.
Phần II: Thực trạng tổ chức và hoạt động của văn phịng tổng cơng
ty cơng trình giao thơng 8.
Phần III: Nhận xét chung.
- Ưu điểm;
- Nhược điểm.
Sinh viên: Vũ Văn Thắng – Lớp ĐHLT QTVA (1408)

5


PHẦN I
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA
TỔNG CƠNG TY XÂY DỰNG CƠNG TRÌNH GIAO THƠNG 8
I. Q trình ra đời của tổng cơng ty:
I.1. Sự thành lập tổng cơng ty:

Tổng cơng ty XDCTGT8 hình thành và được thành lập từ năm 1965
đến nay theo:
Quyết định số 597/QĐ-TCCB, ngày 23/6/1965 Bộ Giao thơng v ận tải
đã chính thức thành lập ban xây dựng 64 trực thuộc Bộ Giao thông v ận t ải;
Quyết định số 1916/QĐ-TCCB, ngày 30/11/1982 của bộ Giao thông
vận tải đã chuyển ban xây dựng 64 thành Liên hiệp các xí nghi ệp xây d ựng
giao thông 8;
Quyết định số 813/QĐ-TCCB-LĐ, ngày 28/4/1989 của bộ Giao thông
vận tải về việc đổi tên Liên hiệp các xí nghiệp xây d ựng giao thơng 8 thành
Liên hiệp các xí nghiệp xây dựng cơng trình 8 thuộc bộ GTVT;
Quyết định số 4897/QĐ-TCCB-LĐ, ngày 27/11/1995 của bộ Giao
thông vận tải thành lập lại là Tổng công ty xây dựng cơng trình giao thơng
8.
Tên giao dịch quốc tế là: civil gineering construction corporation8;
Viết tắt là: cienco8.

Sinh viên: Vũ Văn Thắng – Lớp ĐHLT QTVA (1408)

6


I.2. Chức năng và nhiệm vụ của đơn vị theo quyết định thành
lập:
Theo quyết định thành lập, Tổng công ty xây dựng cơng trình giao
thơng 8 là doanh nghiệp Nhà nước chịu sự quản lý của Nhà n ước của bộ
Giao thông vận tải và của cơ quan Nhà nước khác theo quy đ ịnh c ủa pháp
luật được quan hệ với cơ quan nhà nước ở trung ương vã địa ph ương để
thực hiện các nhiệm vụ kinh doanh trên lĩnh vực của mình.
Tổng cơng ty xây dựng cơng trình giao thơng 8 có các nhiệm vụ chủ yếu
sau:

- Xây dựng các cơng trình giao thơng trong và ngồi n ước ;
- Xây dựng các cơng trình cơng nghiệp, dân dụng;
- Sản xuất vật liệu xây dựng và đồ mộc, cấu kiện bê tông đúc sẵn ;
- Sửa chữa phương tiện thiết bị thi công;
- Xuất nhập khẩu trực tiếp và kinh doanh vật tư thiết bị giao thông
vận tải, thiết bi công nghệ tin học;
- Tư vấn đầu tư xây dựng cơng trình giao thơng;
- Kinh doanh nhà nghỉ, khách sạn, dịch vụ du lịch, văn phòng làm
việc;
- Kinh doanh tiền tệ;
- Xây dựng các cơng trình khác (gồm:thuỷ lợi, quốc phòng điện...) ;
- Dịch vụ đào tạo kỹ thuật và nghiệp vụ :khám chữa bệnh và điều
dưỡng.
I.3. Cơ cấu tổ chức và bộ máy hoạt động của Tổng công ty:
1. Tổ chức Hội đồng quản trị;
2. Tổng giám đốc và các phó Tổng giám đốc;
3. Các phịng ban chuyên môn, nghiệp vụ giúp việc Giám đ ốc;
4. Các đơn vị thành viên của Tổng công ty.
Sinh viên: Vũ Văn Thắng – Lớp ĐHLT QTVA (1408)

7


- Hội đồng quản trị là: cơ quan quản lý doanh nghiệp có quy ền h ạn
cao nhất và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của Doanh nghiệp;
- Chủ tịch và các thành viên khác của Hội đồng quản trị do Bộ tr ưởng
Bộ GTVT bổ nhiệm sau khi thống nhất ý kiến của Bộ tr ưởng – Tr ưởng ban
tổ chức cán bộ Chính phủ;
- Tổng giám đốc: Điều hành mọi hoạt động kinh doanh của Tổng
công ty theo chế độ Thủ trưởng, là đại diện pháp nhân của T ổng công ty

trong quan hệ kinh doanh và chịu trách nhiệm trước pháp luật, tr ước H ội
đồng quản trị về hoạt động của Tổng công ty. Tổng giám đốc do Bộ trưởng
bộ GTVT bổ nhiệm theo đề nghị của Hội đồng Bộ trưởng, sau khi thống
nhất ý kiến với Bộ trưởng -Trưởng ban tổ chức cán bộ Chính ph ủ;
- Phó tổng giám đốc, kế tốn trưởng do Bộ trưởng Bộ giao thông vận
tải bổ nhiệm theo đề nghị của Hội đồng quản trị, trên cơ sở đề xuất của
Tổng giám đốc;
- Tổ chức doanh nghiệp Tổng cơng ty theo hình th ức: Quốc doanh;
- Doanh nghiệp có trách nhiệm làm đầy đủ các thủ tục về đăng ký
kinh doanh và hoạt động theo đúng pháp luật.

Sơ đồ bộ máy tổ chức và quản lí hoạt động của tổng cơng ty xây
dựng cơng trình giao thơng 8.
(Xem trang sau)

Sinh viên: Vũ Văn Thắng – Lớp ĐHLT QTVA (1408)

8


Hội đồng quản trị

Tổng Giám đốc

Các phó Tổng Giám đốc

Phịng
Tài
chính Kế
tốn

Phịng
Kế
hoạch

Phịng
Tổ chức
Lao động

Phịng
Vật tư
thiết bị

Phịng
Dự án
cơng
nghệ

Văn
phịng

Cơng ty
XDCTGT
810

Cơng
ty
XDCTGT
874

Cơng ty
XDCTGT
873

Cơng
ty
XDCTGT
829

Cơng ty
XDCTGT
875

Cơng ty
XDCTGT
838

Sinh viên: Vũ Văn Thắng – Lớp ĐHLT QTVA (1408)

9


Công
ty
XDCTGT
842

Công
ty
XDGT

Việt-Lào

Công ty
Xây dựng
Miền Tây

Công
ty tư
vấn
XDGT 8

Công ty
XD cầu 75

Công
ty
XDCTGT
872

Công
ty
XDCTGT
889

Công ty
XDCTGT
892

Công
ty

XDCTGT
820

Trung
tâm
QHQT và
đầu tư

Trung
tâm
ĐTKTNV 8

Trung
tâm y
tế giao
thơng 8

Chi
nhánh
Miền
Tây

Chi
nhánh
phía
Nam

Chi
nhánh
tại Lào

Cơng ty
vật tư và
xây dựng
cơng trình

Cơng ty
VCKDL
và TAXI

Chi
nhánh
Tây Bắc

Các ban điều hành dự án
* Các đơn vị thành viên.
Stt

Tên đơn vị

I

Đơn vị hạch toán độc lập.

Chức năng, nhiệm vụ

Hạng
DN

Trụ sở

XD đường bộ và các cơng
trình khác ngồi như: XD

1

Cơng ty XDCTGT 810

các cơng trình dân dụng,
điện, thuỷ lợi, quốc

Hạng
1

Hà nội

phịng, sân bay, cảng
biển.

2

Cơng ty XDCTGT 874

nt

3

Công ty XDCTGT 873

nt

4

Công ty XDCTGT 829

nt

Sinh viên: Vũ Văn Thắng – Lớp ĐHLT QTVA (1408)

Hạng
1
Hạng
1
Hạng

Nghệ An
Hà nội
Hà nội
10


1
5

Công ty XDCTGT 872

nt

6

Công ty XDCTGT 838

nt

7

Công ty XDCTGT 842

nt

8

Công ty XDCTGT 875

nt

9

Công ty XDCTGT 892

nt

10

Công ty XDCTGT 889

nt

11

Công ty XDCTGT 820

nt

12

Công ty XD Miền Tây

nt

13

Công ty XDCTGT Việt-Lào

nt

14

Công ty vật tư và XDCT

nt

15

Công ty xây dựng cầu 75

16

Công ty tư vấn XDCTGT 8

II

Đơn vị hạch tốn phụ thuộc.

1

2

3

Cơng ty vận chuyển khách
du lịch và taxi
Trung tâm quan hệ quốc tế
và đầu tư

Trung tâm y tế GT 8

Xây dựng cầu, đường
bộ
Tư vấn KSTK và XDCT

Hạng
2
Hạng
2
Hạng
2
Hạng
2
Hạng

2
Hạng
2
Hạng
2
Hạng
2
Hạng
2
Hạng
2
Hạng
2
Hạng
2

Hà nội
Thanh hóa
Hà nội
Hà nội
Hà nội
Hà nội
Hà Nam
Hà nội
Hà nội
Hà nội
Nghệ An
Hà nội

Kinh doanh vận

chuyển

Hà nội

khách du lịch và taxi
Kinh doanh thương
mại tư
vấn đầu tư XDCT
điều dưỡng, khám
chữa
bệnh

Sinh viên: Vũ Văn Thắng – Lớp ĐHLT QTVA (1408)

Hà nội

Thanh
Hoá

11


Đào tạo kĩ thuật

4

Trung tâm đào tạo kĩ thuật

nghiệp

và nghiệp vụ 8

vụ và thực nghiệm

Hà nội

XDCT

III

Chi nhánh.

1

Tại TP Hồ Chí Minh

Tiếp thị XDCT

2

Tại Miền Trung

Tiếp thị XDCT

3

Tại Viên chăn (Lào)

Tiếp thị XDCT

4

Tại Sơn La (Tây Bắc)

Tiếp thị XDCT

IV

Liên doanh.

1
2

Tổng công ty xây dựng cơng
trình GT8
Cơng ty liên doanh Hữu Nghị

Xây dựng cơng trình

Hà nội

Sản xuất vật liệu và

Hải

XDCT

Dương

II. Bố trí lao động của Tổng công ty xây dựng giao thông 8:

II.1. Cơ cấu nhân sự:
- Lao động hiện có của tổng cơng ty đến ngày 10/10/2016 là:7548
người trong đó:
+ Lao động trong dài hạn :4598 người.
+ Hợp động ngắn hạn :2958 người.
- Chất lượng lao động trong dài hạn:
+ Trình độ đại học, cao đẳng chiếm : 20,83%;
+ Trình độ trung học chiếm : 11,68%;
+ Công nhân kỹ thuật chiếm : 44,5%.
- Lao động phổ thông và lao động khác chiếm: 22.99%;
- Như vậy lao động trí tuệ và lao động kỹ thuật của Tổng công ty
chiếm:77,01%;

Sinh viên: Vũ Văn Thắng – Lớp ĐHLT QTVA (1408)

12


- Đây là nguồn nhân lực vô cùng quý giá được phân bổ tương đối
đồng đều và hợp lý từ cơ quan văn phịng Tổng cơng ty đến các cơng ty
thành viên và trực tiếp đến các tổ đôi sản xuất kinh doanh tạo ra s ức
mạnh tổng hợp.
II.2. Sắp xếp bố trí lao động:
* Ưu điểm nổi bật trong công tác lao động những năm qua đã quan
tâm đến lực lượng cán bộ khoa học kỹ thuật được đào tạo chính quy qua
các Trường Đại học chuyên ngành;
- Việc thực hiện đào tạo và đào tạo lại được quan tâm sâu sắc và đạt
được những kết quả to lớn, đã tổ chức được nhiều khoá đào tạo tại chức
tai Trường Đại học GTVTvới số học viên đáp ứng được yêu cầu và nhiệm
vụ trước mắt và lâu dài của Tổng cơng ty;

- Việc bố trí sắp xếp lao động hiện nay hợp lý: Bố trí cán bộ có cơng
hiến lâu năm, có nhiều kinh nghiệm nhiệt tình trong cơng tác, bố trí cán bộ
có trình độ năng lực phù hợp và đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ giao phó,
kết hợp chặt chẽ lực lượng cán bộ được đào tạo đầy đủ có nhiều kinh
nghiệm thực tiễn để năng cao hiệu quả của cán bộ.
* Bên cạnh ưu điểm trong cơng tác cán bộ của Tổng cơng ty cịn có
mặt yếu điểm là:
Nhìn chung số cán bộ có trình độ trung, cao cấp nhiều nh ưng ch ưa
đáp ứng được u cầu. Hiện nay Tổng cơng ty cịn thiếu những chuyên gia
đầu ngành giỏi về lĩnh vực quản lý kinh tế, giỏi về chuyên môm kỹ thu ật
nghiệp vụ.
III. Hoạt động cuả tổng công ty:
III.1. Các lĩnh vực hoạt động của đơn vị:
- Công nghiệp dân dụng;

Sinh viên: Vũ Văn Thắng – Lớp ĐHLT QTVA (1408)

13


- Tư vấn đầu tư xây dựng các cơng trình giao thông và đầu tư phát
triển sản xuất;
- Xây dựng các cơng trình giao thơng;
- Sản xuất vật liệu xây dựng, đồ mộc, cấu kiện bê tông;
- Xuất nhập khẩu và kinh doanh đầu tư thiết bị GTVT, tin học;
- Kinh doanh nhà nghỉ, khách sạn, phòng làm việc;
- Xây dựng các cơng trình thuỷ lợi, quốc phịng, điện;
- Kinh doanh vận chuyển khách du lịch và taxi;
- Xuất nhập khẩu máy móc thiết bị chuyên dùng và lao động.
III.2. Kết quả hoạt động của Tổng công ty:

Thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Tổng công ty.
Theo số liệu tổng hợp báo cáo của các công ty thành viên thì k ết quả
thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Tổng công ty đạt đ ược là:
Năm Giá trị tổng sản lượng
Năm
2014
2015

(Đơn vị tính: tỷ đồng)
Kế hoạch
Thực hiện
850
1001,412
1100
1234,983

TH/KH
(%)
117,813%
112,271%

Nhìn chung về sản lượng trong hai năm gần đây Tổng cơng ty đ ều
hồn thành vượt mức kế hoạch của Nhà nước giao theo kế hoạch của năm
2014 là: 850 tỷ đồng, đạt 1001,412 tỷ đồng, tăng17,81% và kế hoạch của
năm 2015 là: 1100 tỷ đồng, đạt 1234,983 tỷ đồng, tăng 12,271%;
Do giá trị sản lượng thực tế của tổng công ty tăng lên dẫn đến năng
xuất lao động của tổng công ty cũng tăng lên đồng th ời thu nhập bình quân
đầu người được nâng lên năm sau cao hơn năm trước ;
- Năm 2014 thu nhập bình quân 1 người/1tháng là: 4.960.000đồng;
- Năm 2015 thu nhập bình quân 1 người/1tháng là: 5.700.000 đồng.

Sinh viên: Vũ Văn Thắng – Lớp ĐHLT QTVA (1408)

14


Đây là kết quả to lớn mà tổng công ty đã hoàn thành m ục tiêu hàng
năm, sản lượng hàng năm ngày càng tăng so với kế hoạch là do Tổng cơng
ty đã thắng được nhiều thầu cơng trình mang tầm cỡ quốc tế và cơng trình
trọng điểm của đất nước.

PHẦN II
TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHỊNG TỔNG
CƠNG TY XÂY DỰNG CƠNG TRÌNH GIAO THƠNG 8
Văn phịng là một bộ phận của hành chính học. Nó nghiên cứu về tổ
chức hoạt động của một bộ phận công việc quan trọng trong công sở Nhà
nước và các cơ quan Nhà nước. Tổ chức tốt hoạt động của văn phòng sẽ
tạo được trình độ, năng lực của các cơng sở và giải quyết tốt quan hệ gi ữa
công sở và cơng chức.
Văn phịng là bộ phận tổng hợp giúp thủ trưởng, ban lãnh đạo th ực
hiện chức năng, nhiệm vụ và điều hành công việc của cơ quan, tổ ch ức;
trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ hành chính trong cơ quan, đơn v ị.
I. Thực trạng Văn phòng ở Tổng công ty XDCTGT 8.
I.1. Sơ đồ hoạt động của Văn phịng Tổng cơng ty XDCTGT 8.
Văn phịng Tổng cơng ty hiện được tổ chức gồm 9 bộ phận v ới 21
cán bộ công nhân viên, trực tiếp lãnh đạo là một Chánh văn phịng và m ột
phó Chánh văn phòng giúp việc.

Sinh viên: Vũ Văn Thắng – Lớp ĐHLT QTVA (1408)

15

Tổ chức văn phịng tổng cơng ty xây dựng giao thông 8 đ ược
khái quát theo sơ đồ sau:
Chánh văn phịng

Phó Chánh văn phịng

Tổng
hợp

Văn
thư
lưu trữ

Thơn
g
tin
liên lạc

Quản
trị

Tổ
bảo
vệ

Tổ xe

Tiếp

khách

Quay
camera
và
photoco

Tạp
Vụ

I.2. Chức năng nhiệm vụ của văn phịng tổng cơng ty xây d ựng
cơng trình giao thơng 8:
Căn cứ thơng tư số 04/1998/TB-BLĐTBXH ngày 04 tháng 4 năm
1998 của Bộ Lao động Thương binh và Xã hội hướng dẫn xây d ựng tiêu
chuẩn và thi nâng ngạch viên chức chuyên môn nghiệp vụ trong doanh
nghiệp nhà nước kèm theo bản tiêu chuẩn viên chức chuyên môn nghi ệp
vụ dùng để xây dựng tiêu chuẩn các chức danh viên ch ức;
Căn cứ điều lệ tổ chức và hoạt động của Tổng công ty xây d ựng cơng
trình giao thơng 8 theo quyết định số 2667/QĐ-TCCB-LĐ, ngày 7 tháng 10
năm 1996 của bộ trưởng Bộ Giao thông Vận tải và Hướng dẫn số
277/TCCB-LĐ, ngày 9 tháng 6 năm 1999 của Tổng công ty xây d ựng cơng
trình giao thơng 8;

Sinh viên: Vũ Văn Thắng – Lớp ĐHLT QTVA (1408)

16

g

Văn phịng của Tổng cơng ty xây dựng cơng trình giao thông 8 xây
dựng chức năng, nhiệm vụ, tiêu chuẩn viên chức và định biên trình ch ủ t ịch
hội đồng quản trị và Tổng giám đốc duyệt như sau:

1. Chức năng:
Văn phịng Tổng cơng ty xây dựng cơng trình giao thơng 8 có ch ức
năng tham mưu giúp việc cho Hội đồng quản trị và Tổng giám đ ốc trong
quản lý, điều hành công việc về các mặt cụ thể sau:
1. Tổng hợp tình hình chung của các đơn vị tr ực thuộc đ ể báo cáo v ới
lãnh đạo Tổng công ty chỉ đạo quản lý, điều hành mọi công việc của T ổng
công ty;
2. Tổ chức các cuộc hội nghị của Tổng công ty các ngày lễ l ớn c ủa
Tổng công ty, các cuộc ký kết các hợp đồng trong và ngoài n ước, t ổ ch ức
các lễ khởi công, động thổ, khánh thành các dự án, mời và đón tiếp khách
trong nước và ngồi nước dự các hội nghị và ngày lễ trên của T ổng công ty.
Giải quyết công việc đối nội và đối ngoại của Tổng công ty;
3. Tổ chức quản lý hành chính từ Tổng cơng ty đến các cơng ty đ ơn v ị
trực thuộc.
- Quản lý công văn giấy tờ đi, đến và hồ sơ lưu trữ tài li ệu theo ch ức
năng ngành dọc căn cứ theo điều lệ văn thư lưu trữ của Nhà n ước và pháp
lệnh lưu trữ quốc gia;
- Thừa lệnh Tổng giám đốc ký sao lục các văn bản pháp quy của nhà
nước có liên quan đến việc điều hành cơng việc của Tổng cơng ty, gi ải
quyết cấp giấy tờ nói trên;
4. Tổ chức, quản lý mạng lưới thông tin liên lạc tồn Tổng cơng ty;

Sinh viên: Vũ Văn Thắng – Lớp ĐHLT QTVA (1408)

17

5. Tổ chức chỉ đạo công tác y tế của Tổng cơng ty, phịng bệnh chăm
sóc sức khoẻ ban đầu cho CBCNV và chỉ đạo theo ngành dọc của tổ ch ức y
tế.
Tham mưu cho lãnh đạo Tổng công ty và thủ trưởng cơ quan để giải
quyết công tác trong cơ quan như sau:
- Tổ chức thường trực và bảo vệ cơ quan giữ vững an toàn trật tự và
an ninh trong cơ quan. Đảm bảo cho cơ quan làm việc đ ược duy trì;
- Quản lý và tổ chức bố trí sắp xếp lái xe ph ục v ụ tố cơng tác cho lãnh
đạo và các phịng đi cơng tác;
- Nghiên cứu bố trí sắp xếp nơi làm việc trong cơ quan.
2. Nhiệm vụ:
Nhiệm vụ chính của văn phịng tổng công ty gồm:
1. Theo dõi tổng hợp mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của tổng
công ty hàng tháng, hàng quý hàng năm.Vào ngày cuối tháng nhận báo cáo
của các công ty, đơn vị trực thuộc về các lĩnh vực:
- Thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh;
- Tình hình hoạt động chung của đơn vị;
- Những vướng mắc và đề nghị với tổng công ty giúp đỡ,giải quyết. Đầu
tháng trình những vấn đề lên chủ tịch hội đồng quản trị và Tang giám đốc giải
quyết.
2. Xây dựng lịch làm việc hàng tuần của Chủ tịch HĐQT và Tổng giám
đốc;
3. Thông báo và mời dự hội nghị sơ tổng kết, các cuộc giao ban và
họp đột xuất của lãnh đạo tổng công ty. Tham gia và ghi chép biên bản các
cuộc họp giao ban của HĐQT, của Tổng giám đốc Thông báo kết luận
những vấn đề quan trọng của HĐQT, của Tổng giám đốc để các bộ phận có
liên quan thực hiện. Các cuộc họp hoặc tập huấn chuyên đề do các phòng
Sinh viên: Vũ Văn Thắng – Lớp ĐHLT QTVA (1408)

18


chức năng tổ chức phải được lãnh đạo Tổng công ty duyệt, đồng ý và văn
phịng thơng báo mời các thành phần dự họp;
4. Lập dự toán và thuê mướn hội trường, địa điểm để tổ ch ức các
cuộc hội nghị, các ngày lễ lớn của Tổng công ty, và ký kết H ợp đồng d ự án,
lễ khởi công động thổ và lễ khánh thành dự án;
5. Tiếp nhận công văn giấy tờ ở các nơi gửi đến, căn c ứ theo tính
chất các loại cơng văn trình lãnh đạo Tổng cơng ty rồi tiếp nhận lại sau khi
có ý kiến giải quyết của lãnh đạo để phân phối cho các phịng nghiệp vụ
đảm bảo chính xác, kịp thời, nhanh chóng;
6. Theo dõi, đơn đốc giải quyết cơng văn giấy tờ gửi đi, có bi ện pháp
giúp lãnh đạo Tổng cơng ty và các phịng nghiệp vụ giải quy ết tốt cơng văn
giấy tờ đảm bảo tính thời gian và đúng với qui định, thủ tục nguyên tắc
hành chính. Phát hiện và có biện pháp uốn nắn kịp th ời nh ững tr ường h ợp
sai sót. “Tất cả cơng văn đi do Thủ trưởng, phó Thủ trưởng cơ quan ký đều
phải được Chánh, phó Chánh văn phịng xem xét về các mặt thủ tục, th ể
thức trước khi đưa ký và gửi;
7. Nhận các bản thảo công văn của các phòng nghiệp v ụ chỉnh lý,
duyệt cho đánh máy và photocopy. Chỉ giải quyết cho đánh máy và
photocopy các bản thảo có chữ ký mũi của các đồng chí lãnh đ ạo phịng và
đã được lãnh đạo Tổng công ty duyệt phê chuẩn;
8. Tiếp nhận công văn hồ sơ lưu trữ của các đơn v ị trong toàn T ổng
công ty. Hướng dẫn chỉ đạo các đơn vị trực thuộc Tổng công ty v ề m ặt
nghiệp vụ văn thư lưu trữ;
9. Quản lý tốt giấy giới thiệu, giấy đi đường và các giấy tờ công văn
khác thuộc phạm vi văn bản pháp qui của nhà n ước. Qu ản lý s ử d ụng các
loại con dấu của Tổng công ty theo đúng chế độ và điều l ệ c ủa văn th ư l ưu
trữ và các văn bản của Nhà nước quy định;

Sinh viên: Vũ Văn Thắng – Lớp ĐHLT QTVA (1408)

19


10. Sao lại các văn bản pháp qui của Nhà nước có liên quan đến T ổng
cơng ty để hướng dẫn các Công ty, đơn vị th ực hiện;
11. Quản lý nhà nước, tài sản của cơ quan bao gồm nh ưng trang thi ết
bị phục vụ làm việc sinh hoạt trong cơ quan. Có kế hoạch s ửa ch ữa nhà
cửa, bàn ghế, tủ, máy điều hoà, máy vi tính, xe ơ tơ, n ước trong c ơ quan.
Trang bị mua sắm thay thế bàn ghế tủ đã hư hỏng;
12. Lập kế hoạch dự toán chi tiêu hàng năm cho cơ quan bao gồm chi
tiêu trong các cuộc hội nghị, tiếp khách, mua sắm trang thiết bị cho c ơ
quan và sửa chữa lớn cho cơ quan hàng năm, hàng quý và đ ột xuất. Ký k ết
các hợp địng sửa chữa cải tạo nhà làm việc, ơ tơ con, thuê m ướn H ội
trường, địa điểm phục vụ cho hội nghị và các lễ lớn;
13. Đảm bảo thông tin liên lạc kịp thời chính xác, bí m ật gi ữa T ổng
công ty với các đơn vị trực thuộc để giúp cho lãnh đạo Tổng công ty ch ỉ
đạo điều hành sản xuất kinh doanh được kịp thời, hướng dẫn về mặt
nghiệp vụ cho các đơn vị trực thuộc về quản lý, sử dụng mạng.
- Theo dõi và quản lý Fax đi, đến của Tổng công ty;
- Quan hệ với các cơ quan: Trung tâm tần số, Tổng cục bưu điện, Bộ
Nội vụ (A22) để in phép, gia hạn giấy phép và quản lý thông tin liên l ạc t ừ
Tổng công ty đến các công ty đơn vị trực thuộc;
14. Có kế hoạch chỉ đạo cơng tác y tế của Tổng công ty. Theo dõi và
thông báo kịp thời các đợt dịch bệnh phát sinh để ch ỉ đạo các đ ơn vị phòng
chống dịch bệnh, vệ sinh môi trường, giải quyết tốt bệnh nghề nghiệp,
bệnh xã hội. Theo dõi và chăm sóc sức khoẻ cho cán bộ công nhân viên c ơ
quan;

15. Làm tốt công tác thường trực và bảo vệ cơ quan. Quản lý và theo
dõi, phân loại khách đến làm việc với lãnh đạo Tổng cơng ty và các phịng
chức năng, các cơ quan đồn thể của Tổng cơng ty. Tuần tra ki ểm soát đ ể

Sinh viên: Vũ Văn Thắng – Lớp ĐHLT QTVA (1408)

20


giữ vững an ninh, trật tự an toàn xã hội và phòng trống hoả hoạn, các tệ
nạn cờ bạc, rượu chè bê tha trong cơ quan Tổng công ty;
16. Quản lý tốt xe ơ tơ con của văn phịng Tổng cơng ty. Bố trí s ắp
xếp phương tiện ơ tơ phục vụ cho lãnh đạo và các cơ quan đoàn th ể, các
phịng chức năng nghiệp vụ đi cơng tác được kịp thời;
17. Sửa chữa xe ô tô, điện, nước trong cơ quan kịp thời đáp ứng cho
làm việc trong ngày của cơ quan. Phục vụ cho các cuộc hội ngh ị, ngày l ễ
của Tổng công ty;
18. Đảm bảo vệ sinh khu vực cơ quan sạch sẽ, đáp ứng cho làm vi ệc
của cơ quan.
III. Tình hình hoạt độngcủa văn phịng Tổng cơng ty xây d ựng
cơng trình giao thơng 8.
Với chức năng nhiệm vụ của văn phịng Tổng cơng ty xây dựng cơng
trình giao thơng 8, trong q trình thực hiện của mình, văn phịng đã tham
mưu giúp cho hội đồng quản trị, ban Tổng giám đốc điều hành hoạt đ ộng
của Tổng công ty đạt hiệu quả tích cực. Tổ chức văn phịng bao gồm 9 bộ
phận với 21 cán bộ công nhân viên, trực tiếp lãnh đạo là một Chánh văn
phịng và một phó Chánh văn phịng giúp việc.
* Về cơng tác tổng hợp cho lãnh đạo:
Trọng tâm của mặt công tác này là xây dựng việc chỉ đ ạo th ực hiện
các chủ trương của Tổng công ty, cụ thể là giúp lãnh đạo cơ quan xây d ựng

các kế hoạch, truyền đạt kịp thời các Quyết định, kiểm tra các đơn v ị trong
việc triển khai, thực hiện các chủ trương của lãnh đạo T ổng cơng ty. Cơng
tác văn phịng giúp lãnh đạo Tổng công ty chỉ đạo xây dựng kế hoạch công
tác chun mơn, phối hợp các phịng nghiệp vụ ban hành các văn bản
nhằm triển khai thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ, chương trình cơng tác
của Tổng cơng ty, cụ thể:

Sinh viên: Vũ Văn Thắng – Lớp ĐHLT QTVA (1408)

21


- Thường xuyên nắm bắt tình hình, phản ánh kịp thời với lãnh đ ạo
việc chỉ đạo, thực hiện công tác kiểm tra, các văn bản, các báo cáo về tình
hình số liệu của các đơn vị trước khi trình kí, tổng h ợp các tình hình chung
của Tổng cơng ty để báo cáo cho lãnh đạo;
- Thừa lệnh lãnh đạo tiếp khách đến quan hệ, giao dịch công tác v ới
Tổng cơng ty, lập các chương trình làm việc của khách v ới lãnh đạo;
- Thực hiện chấn chỉnh ban hành văn bản đúng thủ tục và th ể th ức
nhằm đạt được hiệu quả cao…
* Về công tác văn thư lưu trữ:
- Hàng ngày, cán bộ văn thư lưu trữ tiếp nhận công văn giấy tờ của
các cơ quan hữu quan và các cơ quan đơn vị trực thuộc gửi đến;
- Vào sổ và quản lý tốt công văn, quyết định gửi đi đảm bảo nhanh
chóng kịp thời đúng nguyên tắc;
- Tiếp nhận công văn hồ sơ lưu trữ tồn cơng ty;
- Hướng dẫn các cơ quan đơn vị về nghiệp vụ văn thư lưu tr ữ, bảo
quản tốt công văn giấy tờ;
- Quản lý và sử dụng tốt con dấu của Tổng công ty, các loại giấy tờ
khống chỉ, giấy giới thiệu giấy đi đường;

- Quản lý, lưu trữ hồ sơ tài liệu theo quy định Mua sắm và phân phối
văn phòng phẩm hàng tháng cho cơ quan;
- Thông báo các cuộc họp của Tổng công ty.
Số lượng công văn, giấy tờ đến cơ quan ngày không ngừng tăng
tương đương với sự tăng lên của công văn thì cũng là s ự tăng kh ối l ượng
cơng việc của văn phòng lên.
Để đảm bảo nâng cao chất lượng của cơng tác này. Tổng cơng ty đã
có những quy định cụ thể cho việc giải quyết công văn đến và đi. Trong
công tác chỉ đạo nghiệp vụ, văn phịng th ường xun có cơng văn h ướng
Sinh viên: Vũ Văn Thắng – Lớp ĐHLT QTVA (1408)

22


dẫn đến các công ty đơn vị trực thuộc thực hiện tốt các văn bản c ủa Nhà
nước về điều lệ công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ cũng nh ư
quản lý và sử dụng các con dấu của Tổng công ty.
* Trong công tác thông tin:
Thực hiện các nhiệm vụ kĩ thuật thường xuyên lập lại (thơng tin và
xử lý số liệu).
- Văn phịng thu thập các thông tin qua nhiều kênh, để giúp cho việc
xây dựng báo cáo, chỉ đạo sản xuất kinh doanh của tổng công ty, cung c ấp
phổ biến thông tin, sử dụng thơng tin một cách có hiệu quả. Đảm bảo
thông tin liên lạc được thông suốt phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh
doanh của Tổng công ty;
- Quan hệ với các cơ quan chức năng để làm thủ tục nh ư: xin phép
mở mạng thông tin liên lạc mới;
- Quản lý tốt máy FAX của cơ quan Phát hiện nh ững bất hợp lý trong
công tác thông tin liên lạc ở Tổng công ty và đề xuất biện pháp s ử lý, kh ắc
phục kỹ thuật theo trách nhiệm được giao.

Đảm bảo thông tin liên lạc được thông suốt phục vụ cho hoạt đ ộng
sản xuất kinh doanh của Tổng công ty.
Phụ trách công tác quản trị: Xây dựng các kế hoạch mua sắm thiết bị,
kiểm kê tài sản cố định hàng năm, lập dự toán chi tiêu hàng năm của c ơ
quan.
Tại các phòng làm việc của Văn phịng của Tổng cơng ty xây dựng
cơng trình giao thơng 8 được trang bị máy móc thiết bị khá hiện đại như:
Máy vi tính, máy điều hồ nhiệt độ, bàn ghế, điện thoại và các văn phòng
phẩm..., các phương tiện như: xe ơtơ để bố trí các bộ ph ận đi công tác và s ử
dụng trang thiết bị văn phịng một cách có hiệu quả. Văn phịng có trách
nhiệm theo dõi, điều hành các bộ phận như: Bộ phận bảo vệ, th ường trực,
bộ phận tổ xe, bộ phận tiếp khách, bộ phận tạp vụ.
Sinh viên: Vũ Văn Thắng – Lớp ĐHLT QTVA (1408)

23


PHẦN III
NHẬN XÉT CHUNG
I. Nhận xét chung hoạt động của tổng cơng ty xây dựng cơng
trình giao thơng 8 về các mặt ưu, nhược điểm:
Tổng công ty xây dựng công trình giao thơng 8 có 16 đ ơn v ị tr ực
thuộc hạch toán độc lập. Trong đợt xếp hạng doanh nghiệp có 4 doanh
nghiệp đạt hạng I và 12 doanh nghiệp đạt hạng II. Tổng công ty đã luôn
quan tâm đến việc đào tạo bồi dưỡng nâng cao năng lực và trình độ chun
mơn nghiệp vụ cho cán bộ cơng nhân viên.
Tổng cơng ty có nguồn ngân sách, nguồn vốn tự có đ ược tăng lên
nhiều so với những năm trước đây. Công tác quản lý kinh tế và các mặt
hoạt động sản xuất kinh doanh...được nâng cao và được cụ th ể hoá,quy
định bằng nhiều điều lệ, quy chế hoạt động rõ ràng để định hướng cho

việc thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và các mặt cơng tác khác c ủa
đơn vị. Bên cạnh đó Tổng cơng ty đã chú trọng đầu tư máy móc, trang thi ết
bị hiện đại phục vụ cho thi công các cơng trình trọng điểm (giá tr ị tài s ản
hàng năm tăng hàng trăm tỷ đồng ). Năng lực, trình độ quản lý và s ản xu ất
kinh doanh của Tổng công ty ngày càng phát triển vững mạnh và là một
trong những Tổng công ty mạnh của ngành Giao thông vận tải.
Trong sự trưởng thành chung của Tổng công ty có nhiều đơn v ị đ ạt
hiệu quả kinh tế cao, nhưng bên cạnh đó cịn có một số đơn v ị hoạt động
kém hiệu quả. Mặc dù theo đánh giá xếp hạng doanh nghiệp đạt kết quả
như nêu ở trên, về thực trạng trong Tổng công ty vẫn còn những đơn v ị
đang còn tồn tại mà Tổng công ty cần khẩn trương điều chỉnh khắc phục:
- Một số đơn vị được tập trung vốn đầu tư chiều sâu lớn nhưng đơn
vị chưa thực sự năng động trong việc bố trí nhân lực và cơng nhân lành
nghề để phát huy được hết hiệu quả máy móc thiết bị, mức tăng tr ưởng
Sinh viên: Vũ Văn Thắng – Lớp ĐHLT QTVA (1408)

24


chậm, tình hình tài chính bị mất cân đối nghiêm trọng, đơn v ị g ặp nhiều
khó khăn;
- Có đơn vị chưa thực sự năng động trong công tác tiếp th ị, khơng tìm
kiếm và mở rộng được thị trường hoạt động nên sản xuất kinh doanh
không phát triển theo nhịp độ phát triển chung của Tổng cơng ty;
- Có đơn vị hoạt động cầm chừng, manh mún, chưa mạnh dạn đ ầu tư
thiết bị, nhân lực, chưa đủ năng lực để đi vào thực hiện các d ự án quốc t ế
lớn, chưa đáp ứng được yêu cầu chung của Tổng công ty.
II. Nhận xét về hoạt động Văn phịng Tổng cơng ty xây dựng
cơng trình giao thơng 8:
Cơng tác văn phịng của Tổng cơng ty xây dựng giao thông 8 đã phát

huy hầu hết chức năng, nhiệm vụ của mình (với định biên 21 cán bộ cơng
nhân viên được bố trí ở 9 bộ phận), là bộ phận tham m ưu giúp cho lãnh
đạo giải quyết tốt những công việc điều hành trong cơ quan cũng nh ư
công tác đối nội và đối ngoại góp phần cho sự phát triển và v ững mạnh
của Tổng công ty. Văn phòng tạo điều kiện cho các phòng, ban và c ơ quan
đồn thể hồn thành cơng tác của lãnh đạo giao. Đặc biệt, ở các bộ ph ận
của văn phòng đều hoạt động với tinh thần và ý th ức trách nhiệm cao d ưới
sự lãnh đạo, điều hành của Chánh, phó Chánh văn phịng.
Ngồi ra, trong cơng tác chun mơn mà văn phịng đã đạt được hiệu
quả tốt, cơng tác chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ đối với các đơn vị c ơ s ở
ln được phịng quan tâm. cán bộ cơng nhân viên của văn phịng ln
được cử đến trung tâm đào tạo bồi dưỡng kỹ thuật nghiệp vụ 8 đ ể nâng
cao trình độ chun mơn nghiệp vụ.
Bên cạnh những thành tựu đã đạt được văn phòng Tổng cơng ty xây
dựng cơng trình giao thơng 8 cịn có mặt hạn chế cần khắc phục:
- Có sự chồng chéo khi thực hiện chức, năng nhiệm vụ giữa các
phòng, ban chức năng và văn phòng:
Sinh viên: Vũ Văn Thắng – Lớp ĐHLT QTVA (1408)

25