Khảo sát đánh giá về thực trạng tổ chức bộ máy văn phòng tại công ty TNHH nam thắng

Khoa: Quản trị văn phòng

Lớp: ĐHLTQTVPA–1408

LỜI NÓI ĐẦU
Từ Đại hội VI tháng 12 năm 1986 đến nay nước ta đã mở ra một nhiệm vụ
mới cho sự ổn định và phát triển ở mọi lĩnh vực như kinh tế, văn hoá, chính
trị...của Việt Nam. Song tổ chức và các doanh nghiệp cần phải hoàn thiện và
nâng cao hiệu quả hoạt động công tác tổ chức bộ máy quản lý, cũng như các
hoạt động của văn phòng là điều kiện cần thiết nhằm thực hiện thành công sự
nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước.
Đối với một công ty, doanh nghiệp, hoạt động có hiệu quả thì việc tăng
cường xây dựng tổ chức và cải cách hoạt động hành chính văn phòng là một
trong những nhiệm vụ hàng đầu cần được quan tâm đặc biệt. Văn phòng đóng
vai trò là quan trọng là cầu nối giữa các bộ phận chức năng trong công ty, doanh
nghiệp có nhiệm vụ đảm bảo các điều kiện vật chất cho các hoạt động trong
doanh nghiệp thông suốt.
Sau khi được học tập và nghiên cứu chuyên ngành Quản trị Văn phòng
trường Đại học Nội vụ Hà Nội, và sau thời gian ngắn nghiên cứu chuyên đề
“Quản trị văn phòng doanh nghiệp” và khảo sát tại Công ty TNHH Nam Thắng:
địa chỉ xã Bình Phú – Thạch Thất – Hà Nội, em càng thấy được vai trò quan
trọng của hoạt động Hành chính văn phòng trong việc tổ chức quản lý, điều
hành một công ty, doanh nghiệp như thế nào. Xuất phát từ thực trạng hoạt động
văn phòng của công ty em đã đi sâu vào nghiên cứu và mạnh dạn đưa ra một số
giải pháp cho báo cáo tiểu luận “Khảo sát đánh giá về thực trạng tổ chức bộ
máy văn phòng tại công ty TNHH Nam Thắng:
Đề tài này em chọn không có tham vọng lý giải một cách cụ thể và chi tiết
quá trình hoạt động, những thay đổi về tổ chức điều hành hoạt động mà trên cơ
sở nghiên cứu những mặt mạnh, mặt yếu của văn phòng để có một số ý kiến nhỏ
góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn phòng.
Với sự hướng dẫn của giảng viên: Nguyễn Đăng Việt và sự giúp đỡ của

các cán bộ văn phòng trong Công ty TNHH Nam Thắng - Em đã hoàn thành tiểu
luận này với nội dung chính gồm:
Chương I: Khái quát về tổ chức bộ máy của công ty TNHH Nam Thắng
Chương II: Thực trạng tổ chức bộ máy văn phòng của Công ty TNHH
Nam Thắng
Chương III: Đánh giá ưu, khuyết điểm và một số giải pháp hoàn thiện tổ
chức bộ máy văn phòng tại Công ty TNHH Nam Thắng
Báo cáo tiểu luận

SV: Ngô Đình Yên


Khoa: Quản trị văn phòng

Lớp: ĐHLTQTVPA–1408

Để hoàn thành tốt bài báo cáo tiểu luận chuyên đề Quản trị văn phòng
trong doanh nghiệp này em xin chân thành cảm ơn thầy giáo giảng viên
Nguyễn Đăng Việt – và Ban lãnh đạo công ty TNHH Nam Thắng đã tạo điều
kiện thuận lợi cho em trong thời gian nghiên cứu học tập tại trường và đến
công ty TNHH Nam Thắng khảo sát hoạt động của văn phòng công ty nhằm
bổ sung vào báo cáo tiểu luận này.
Em xin chân thành cảm ơn !
Hà Nội, ngày 10 tháng 10 năm 2016.
Sinh viên thực hiện

Ngô Đình Yên

Báo cáo tiểu luận

2

SV: Ngô Đình Yên


Khoa: Quản trị văn phòng

Lớp: ĐHLTQTVPA–1408

MỤC LỤC
1. Văn phòng một bộ phận cấu thành của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp......3
1.1. Khái niệm Văn phòng.............................................................................3
TRƯỞNG PHÒNG.........................................................................................12
CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC.....................17
BỘ MÁY VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH NAM THẮNG......................17
PHỤ LỤC............................................................................................................25
CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN
PHÒNG CÔNG TY, DOANH NGHIỆP CỦA VIỆT NAM
1. Văn phòng một bộ phận cấu thành của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp
1.1. Khái niệm Văn phòng.
Hiện nay có rất nhiều cách hiểu khác nhau về văn phòng, thông thường
người ta cho rằng: văn phòng là nơi làm việc giấy tờ, ở đâu có giao dịch công
văn giấy tờ đó là văn phòng. Đó là cách nhìn đơn thuần dưới dạng các nghiệp vụ
riêng lẻ như: soạn thảo văn bản, đóng dấu, chuyển và nhận các công văn, đánh
máy, in ấn tài liệu, hậu cần, tiếp khách….
Tuỳ theo chức năng, nhiệm vụ và cách tổ chức mà người ta có nhiều cách
gọi khác nhau như: văn phòng, phòng hành chính, phòng hành chính tổ chức,
hành chính tổng hợp... để chỉ văn phòng nói chung.
Từ những quan điểm trên, theo góc độ một nhà tổ chức văn phòng có thể
định nghĩa văn phòng như sau:

Văn phòng là một bộ máy làm việc của cơ quan, doanh nghiệp, giúp giải
quyết những công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền của cơ quan,
doanh nghiệp, là địa điểm giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan, doanh
nghiệp. Đó là nơi soạn thảo và tổ chức các hồ sơ, công văn giấy tờ nhận và
chuyển công văn, đánh máy, in ấn tài liệu, tiếp khách, lễ tân..... nhằm mục đích
thông tin sao cho có hiệu quả, phục vụ cho công việc quản lý.
1.2. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng công ty, doanh nghiệp.
1.2.1. Chức năng.
Chức năng, nhiệm vụ chính của cơ quan, doanh nghiệp là cơ sơ để xác
định chức năng, nhiệm vụ và tổ chức hoạt động của văn phòng cơ quan, doanh
nghiệp. Văn phòng gồm có hai chức năng cơ bản sau:
- Tham mưu tổng hợp, xử lý thông tin hành chính hỗ trợ.
- Dịch vụ hỗ trợ.
Hai chức năng này đều rất quan trọng như nhau, không tách rời nhau, hỗ
trợ và bổ sung cho nhau, có chức năng phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của lãnh
đạo cơ quan, doanh nghiệp, đảm bảo các điều kiện vật chất kỹ thuật và cung cấp
Báo cáo tiểu luận

3

SV: Ngô Đình Yên


Khoa: Quản trị văn phòng

Lớp: ĐHLTQTVPA–1408

thông tin nhằm thúc đẩy các hoạt động quản lý và điều hành trong các cơ quan,
doanh nghiệp.
a. Chức năng tham mưu tổng hợp, xử lý thông tin hành chính hỗ trợ:

Sản phẩm của hoạt động hành chính văn phòng là thông tin; phần lớn các
hoạt động của văn phòng đều liên quan đến việc tiếp nhận các dữ liệu dưới dạng
con số, chữ, âm thanh và hình ảnh và được xử lý, sắp xếp thành các mẫu hình có
ý nghĩa được lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp sử dụng để ra quyết định hoạch
định và kiểm soát các hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp.
Những yêu cầu này lại dẫn đến sự thiết lập những hệ thống thông tin cả
trong từng doanh nghiệp lẫn trong nền kinh tế. Doanh nghiệp ngày một mở rộng
quy mô và đa dạng hoá sản phẩm để phân tán rủi ro kinh doanh. Đồng thời phải
vượt lên trong môi trường cạnh tranh, nên những nhà quản lý mong đợi được
cung cấp thông tin giá trị hơn trong khoảng thời gian hẹp của họ.
Vì vậy cần phải tăng cường chức năng tham mưu tổng hợp - xử lý thông
tin hành chính hỗ trợ của văn phòng.
b. Chức năng dịch vụ hỗ trợ:
Chức năng này có ý nghĩa rất quan trọng, đa dạng và bao quát nhiều nội
dung, với chức năng dịch vụ hỗ trợ, văn phòng có trách nhiệm tạo mọi dịch vụ
và điều kiện thuận lợi cho các bộ phận nghiệp vụ, cá nhân hoạt động, đảm bảo
sự phát triển, có tính liên kết và hỗ trợ nhau giữa các bộ phận đó. Cho nên phải
có kế hoạch hợp lý tổ chức hữu hiệu, tuỳ theo quy mô của từng cơ quan, doanh
nghiệp, cách quản lý của những nhà lãnh đạo mà có thể lập ra nhiều bộ phận để
thực hiện chức năng trên.
1.2.2. Nhiệm vụ.
Để thực hiện hai chức năng cơ bản trên văn phòng có các nhiệm vụ như;
Xây dựng chương trình công tác năm, 6 tháng, quý, tháng và lịch công tác
hàng tuần của doanh nghiệp và thường xuyên đôn đốc, theo dõi thực hiện
chương trình.
Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị văn bản, đề án, ra quyết định quản lý
theo sự giao phó của lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp.
Kiểm tra thể thức văn bản, soạn thảo văn bản và quản lý văn bản.
Công tác quản lý, sử dụng con dấu, công tác lập hồ sơ và lưu trữ.
Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại là chiếc cầu nối liên hệ với các cơ

quan cấp trên, ngang cấp và cấp dưới. Văn phòng doanh nghiệp thể hiện là bộ
mặt của doanh nghiệp.
Bảo đảm nhu cầu phục vụ hoạt động của doanh nghiệp về mặt kinh phí,
cơ sở vật chất, quản lý vật tư, tài sản của doanh nghiệp.
Báo cáo tiểu luận

4

SV: Ngô Đình Yên


Khoa: Quản trị văn phòng

Lớp: ĐHLTQTVPA–1408

Giải quyết các nhiệm vụ đột xuất khác theo yêu cầu của lãnh đạo.
2. Tổ chức bộ máy văn phòng
2.1. Vị trí, vai trò văn phòng trong doanh nghiệp.
Văn phòng của doanh nghiệp, là nơi thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin
của doanh nghiệp, là nơi soạn thảo công văn giấy tờ, tổ chức và sử dụng hồ sơ,
giao tiếp đối nội đối ngoại của doanh nghiệp và cung cấp các dịch vụ hỗ trợ cho
các bộ phận khác hoạt động. Với chức năng tham mưu văn phòng có nhiệm vụ
cung cấp thông tin, tư vấn cho lãnh đạo trong quá trình hoạch định tổ chức, ra
quyết định quản lý. Bên cạnh đó, văn phòng còn là chiếc cầu nối mọi hoạt động
giữa các bộ phận trong tổ chức, tạo sự thống nhất, ăn khớp trong việc thực hiện
mục tiêu chung của tổ chức. Ngày nay, hoạt động hành chính đang không ngừng
được mở rộng, các nghiệp vụ văn phòng ngày càng gia tăng và đóng vai trò quan
trọng trong hoạt động của các doanh nghiệp, khẳng định một bộ phận không thể
thiếu trong các doanh nghiệp.
2.2. Những yêu cầu tổ chức bộ máy văn phòng công ty, doanh nghiệp.

Khi tiến hành tổ chức bộ máy văn phòng các nhà quản trị luôn quan tâm
đến một văn phòng được tổ chức, xây dựng một cách khoa học, hợp lý nhằm đáp
ứng yêu cầu một bộ máy văn phòng tinh gọn, hiệu lực, tính ổn định tương đối,
có độ tin cậy cao, tính kinh tế, linh hoạt và đúng chức năng. Ngược lại, một bộ
máy văn phòng được tổ chức cồng kềnh, thiếu tính linh hoạt hoặc hoạt động
không đúng chức năng sẽ dẫn đến văn phòng đó không những hoạt động kém
hiệu quả, lãng phí mà còn cản trở, gây ảnh hưởng tới toàn bộ hoạt động của cơ
quan, doanh nghiệp. Bên cạnh đó, trong quá trình hoạt động của văn phòng, nhà
quản trị phải có sự nghiên cứu, đánh giá một cách đầy đủ, khách quan về những
nguyên nhân dẫn đến hoạt động của văn phòng kém hiệu quả, từ đó tìm biện
pháp khắc phục kịp thời.
Khi tiến hành tổ chức bộ máy văn phòng để đạt hiệu quả, các nhà quản trị
cần xác định cơ cấu tổ chức, cơ chế vận hành phải phù hợp với mục tiêu chung
của doanh nghiệp. Cơ cấu của tổ chức bộ máy văn phòng là kết quả của sự bố trí
các bộ phận, các cá nhân gắn bó với nhau một cách hợp lý, tạo thành một hệ
thống. Phương thức vận hành để cơ cấu hoạt động đúng chức năng, cơ chế vận
hành bao gồm từ trách nhiệm, quyền hạn, chế độ làm việc đến các mối quan hệ
bên trong bộ máy văn phòng và các mối quan hệ bên ngoài.
Khi tiến hành xây dựng tổ chức văn phòng cần xác định cơ cấu, cơ chế
phù hợp với mục tiêu chung của cơ quan, doanh nghiệp phải thể hiệu quả hoạt
động của tổ chức bộ máy văn phòng phụ thuộc cả ba yếu tố trên, nếu chức năng
không rõ ràng sẽ không phục vụ đúng mục tiêu chung của doanh nghiệp, cơ cấu
Báo cáo tiểu luận

5

SV: Ngô Đình Yên


Khoa: Quản trị văn phòng

Lớp: ĐHLTQTVPA–1408

không hợp lý sẽ không thực hiện tốt chức năng, cơ chế không phù hợp sẽ gây rối
loạn sự vận hành của cơ cấu.
Văn phòng cần sự chuyên môn hoá các bộ phận đó bao giờ cũng nằm
trong những mối quan hệ nhất định nhằm tạo ra sự liên kết chặt chẽ, hài hoà
trong tổ chức. Khi xác lập các mối quan hệ trong cơ cấu tổ chức bộ máy văn
phòng, cần xác định rõ các mối quan hệ theo sự phân công hay theo chuyên môn
như: quan hệ dọc hay quan hệ ngang, quan hệ lâu dài, thường xuyên hay quan hệ
đột xuất; quan hệ chính thức hay quan hệ không chính thức.
- Văn phòng có hai loại quan hệ cơ bản: Quan hệ điều khiển - phục tùng
và Quan hệ phối hợp - công tác.
+ Quan hệ điều khiển - phục tùng: là quan hệ chủ yếu, bảo đảm kỷ cương
thể hiện tác động qua lại giữa cấp trên với cấp dưới, giữa người phụ trách và
người thừa hành.
+ Quan hệ phối hợp - cộng tác: là mối quan hệ mang tính hiệp thương giữa
các bộ phận có trách nhiệm liên đới, nó làm tăng hiệu lực quản lý, bổ trợ cho các
mối quan hệ điều khiển phục tùng, tạo tính đồng bộ và toàn diện. Phối hợp vừa có
tính tổ chức vừa mang tính tự giác. Quan hệ cộng tác là quan hệ không chính thức,
dựa trên các giao tiếp ứng xử xã hội không mang tính hành chính.
2.3. Những hình thức tổ chức bộ máy văn phòng.
Bộ máy văn phòng có thể tổ chức theo nhiều mô hình khác nhau, qua thực
tế, các nhà quản lý hành chính thường áp dụng một số mô hình tổ chức như sau:
a. Mô hình tập trung:
Theo mô hình này chức năng xử lý thông tin hành chính hỗ trợ của văn
phòng đều tập trung về văn phòng. Các bộ phận của văn phòng được phân công
phụ trách từng công việc cụ thể theo từng loại dịch vụ hay từng nhóm dịch vụ.
Mô hình này thường áp dụng ở các tổng công ty, doanh nghiệp lớn. Ưu điểm là
tiết kiệm khi sử dụng thiết bị văn phòng và mặt bằng. Nói một cách khác, khi áp

dụng mô hình này người ta có thể tận dụng hết các trang thiết bị chuyên biệt và
cho phép hoạch định thời gian biểu tốt cho máy móc nhằm đáp ứng cho những
thời kỳ cao điểm, cũng như sự tiết kiệm trong việc sử dụng nhân viên văn phòng
có hiệu quả cao hơn.
b. Mô hình phân tán:
Các dịch vụ có tính chuyên môn được tách thành các phòng ban chức
năng riêng như: Phòng Kế toán, Phòng Tổ chức... công việc như; quy trình xử lý
văn bản, quản lý hồ sơ, tài liệu, giấy tờ tổng hợp do phòng Hành chính chịu
trách nhiệm. Mô hình này thường được áp dụng trong cơ quan, doanh nghiệp
vừa và nhỏ, các phòng ban chức năng làm tham mưu cho lãnh đạo.
Báo cáo tiểu luận

6

SV: Ngô Đình Yên


Khoa: Quản trị văn phòng

Lớp: ĐHLTQTVPA–1408

c. Mô hình hỗn hợp:
Với mô hình này thì tổ chức vừa tập trung vừa phân tán, thường được áp
dụng ở các doanh nghiệp lớn có quy mô tổ chức phức tạp. Việc tổ chức và điều
hành văn phòng kết hợp được các ưu điểm của mô hình tập trung và phân tán,
song vẫn có mặt hạn chế nhất định như chồng chéo về chức năng, khó quản lý
điều hành của văn phòng.
Mỗi cơ quan, doanh nghiệp tuỳ theo quy mô tổ chức, điều kiện sản xuất
kinh doanh của mình mà áp dụng mô hình tổ chức bộ máy văn phòng phù hợp
nhất, năng động, tinh gọn, hiệu quả và tiết kiệm chi phí nhất. Có thể áp dụng

nhiều mô hình tổ chức trong một cơ quan, doanh nghiệp, tuỳ vào năng lực của
nhà quản trị, sự quan tâm của lãnh đạo về công tác văn phòng và khả năng tài
chính của mình mà xây dựng bộ máy văn phòng cho phù hợp.
2.4. Những nội dung cần thiết tổ chức bộ máy văn phòng.
Một trong những nội dung tổ chức bộ máy văn phòng là việc căn cứ vào
các thể chế, pháp luật, các chính sách, các quy định của nhà nước, các văn bản
hướng dẫn của cơ quan quản lý cấp trên để tiến hành xây dựng sơ đồ cơ cấu tổ
chức bộ máy văn phòng. Đây là cơ sở quan trọng nhằm xác định các đặc trưng
cần có đảm bảo việc tổ chức và hoạt động của văn phòng theo đúng đường lối
chính sách của Đảng và nhà nước.
Nội dung tiến hành tổ chức bộ máy văn phòng theo quy đinh của pháp
luật gồm: xác định mục tiêu của tổ chức; xây dựng các phân hệ chức năng nhằm
đảm bảo mục tiêu; phân cấp trách nhiệm và quyền hạn cho từng cấp quản lý; xác
lập các mối quan hệ cơ bản giữa các bộ phận với cấp trên và với các đơn vị đối
tác; xác định nhu cầu về cán bộ và thông tin.
Xác định các thành phần, các bộ phận của cơ cấu tổ chức và các mối quan
hệ giữa các bộ phận. Xác định thành phần các bộ phận của cơ cấu là sự chuyên
môn hoá hoạt động quản lý qua sự phân cấp và phân chia chức năng, quyền hạn
cho các bộ phận.
Phân phối và cụ thể hoá các chức năng, nhiệm vụ; giao quyền hạn và
quyết định số lượng cán bộ, nhân viên cần thiết cho từng bộ phận. Xây dựng và
ban hành điều lệ, những quy định, quy chế hoạt động, xây dựng môi trường làm
việc như nề nếp, tác phong làm việc.
2.5. Các yếu tố ảnh hưởng tổ chức bộ máy văn phòng.
Trên thực tế có nhiều yếu tố ảnh hưởng tới việc tổ chức bộ máy văn
phòng như: thể chế, pháp luật, các chính sách, tổ chức lao động, nhân lực, tài
chính, khoa học công nghệ - thông tin, văn hoá công sở... trong đó chủ yếu gồm
hai yếu tố:
Báo cáo tiểu luận

7

SV: Ngô Đình Yên


Khoa: Quản trị văn phòng

Lớp: ĐHLTQTVPA–1408

- Yếu tố khách quan:
+ Là yếu tố ảnh hưởng từ chế độ kế hoạch tập trung quan liêu bao cấp,
trình độ phát triển kinh tế thấp... là nhân tố cản trở sự phát triển nền hành chính
của nước ta, sự thiếu thống nhất giữa các văn bản pháp luật về tổ chức và hoạt
động văn phòng và nhiều nguyên nhân khác dẫn đến việc tổ chức bộ máy và
hoạt động của văn phòng kém hiệu quả.
+ Sự bùng nổ thông tin, xu thế toàn cầu hoá diễn ra nhanh chóng gây khó
khăn trong việc xây dựng, tổ chức một bộ máy văn phòng đáp ứng đầy đủ các
chức năng tham mưu tổng hợp, xử lý thông tin hành chính.
- Yêu tố chủ quan:
+ Tổ chức lao động: Là sự phân công, bố trí, sử dụng lực lượng lao động
với cách làm việc khoa học nhằm đạt năng suất, hiệu quả cao nhất. Việc tổ chức
lao động có hiệu quả phải dựa trên trình độ, kinh nghiệm của nhà quản trị và đặc
biệt là nhà quản trị phải có sự hiểu biết, nắm rõ năng lực, đạo đức, trình độ
chuyên môn của từng thành viên, số lượng nhân viên trong phòng, từ đó có sự
phân công nhiệm vụ phù hợp với trình độ, năng lực của từng cá nhân.
+ Tài chính: Tài chính có tác động mạnh mẽ đến việc tổ chức bộ máy văn
phòng và có tính quyết định đến quy mô, sự hiện đại hoá thiết bị văn phòng. Khi
thực hiện tổ chức văn phòng nhà quản trị luôn phải căn cứ trên tình hình tài
chính của cơ quan, doanh nghiệp lựa chọn phương án tổ chức tối ưu nhất, sử
dụng hiệu quả nhất các nguồn lực với chi phí thấp nhất.

+ Khoa học công nghệ: Để thực hiện chức năng này, văn phòng phải được
trang bị đầu tư đúng mức các máy móc, thiết bị phục vụ cho việc quản lý và khai
thác thông tin có hiệu quả, đáp ứng nhu cầu thông tin để quản lý và điều hành
của doanh nghiệp. Song cũng cần phải căn cứ vào tình hình tài chính của mình
để lựa chọn phương án đầu tư mua thiết bị phù hợp.
+ Môi trường văn hoá: Do mỗi dân tộc có những đặc điểm về truyền
thống, văn hoá, đều trải qua một quá trình phát triển lịch sử của riêng mình, với
những giá trị truyền thống có tính đặc thù, có ảnh hưởng đến sự phát triển nói
chung. Ngoài ra, trong quá trình hình thành và phát triển mỗi cơ quan, doanh
nghiệp đều tạo một bản sắc riêng, đặc trưng riêng và chỉ tồn tại trong tổ chức,
doanh nghiệp đó, nó là sợi dây vô hình kết nối mọi thành viên trong cơ quan,
doanh nghiệp, đó là văn hoá doanh nghiệp.

Báo cáo tiểu luận

8

SV: Ngô Đình Yên


Khoa: Quản trị văn phòng

Lớp: ĐHLTQTVPA–1408

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHÒNG
CỦA CÔNG TY TNHH NAM THẮNG
1. Cơ cấu tổ chức bộ máy Công ty TNHH Nam Thắng
Là công ty TNHH Nam Thắng có quy mô nhỏ, công tác quản lý của công
ty được tổ chức theo mô hình trực tiếp, chức năng. Bộ máy gọn nhẹ, quản lý
theo chế độ một thủ trưởng. Đứng đầu công ty là Giám đốc, giúp việc cho Giám

đốc là hai Phó giám đốc phụ trách lĩnh vực tài chính và kỹ thuật, các trưởng, phó
phòng ban tham mưu, hỗ trợ cho giám đốc về các mặt như; Công tác Hành
chính; Công tác tổ chức cán bộ, lao động tiền lương; Công tác kế hoạch kinh
doanh của công ty; Công tác tài chính, thống kê kế toán; Công tác văn thư, lưu
trữ; Các hoạt động khác.
Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty TNHH Nam Thắng
GIÁM ĐỐC CÔNG YY
Ngô Đình Tuân

HAI PHÓ GIÁM ĐỐC
Nguyễn Văn Hạnh
Nguyễn Thị Tuyến

Phòng kế toán

Phòng HC - TC

Xưởng sản xuất số 2

Xưởng sản xuất số 1
Báo cáo tiểu luận

Phòng KH - KT

9

SV: Ngô Đình Yên


Khoa: Quản trị văn phòng

Lớp: ĐHLTQTVPA–1408

1.1. Giám đốc công ty.
Là người đại diện cho doanh nghiệp, chịu trách nhiệm trước Nhà nước và
pháp luật về mọi hoạt động kinh doanh của công ty, bảo đảm thu nhập cho người
lao động, thu nộp ngân sách và các mặt khác của công ty.
1.2. Hai Phó giám đốc.
- Công ty có hai Phó giám đốc giúp việc cho Giám đốc về hai mảng lĩnh
vực sản xuất và kinh doanh của công ty:
+ Một Phó giám đốc phụ trách và chỉ đạo các mặt kỹ thuật trong lĩnh vực
khai thác và chế biến lâm sản.
+ Một Phó giám đốc phụ trách và chỉ đạo các hoạt động kinh doanh lĩnh
vực xây dựng.
1.3. Các phòng ban chức năng.
1.3.1. Phòng Hành chính Tổ chức.
Chức năng và nhiệm vụ tham mưu, hỗ trợ cho ban lãnh đạo công ty về các
mặt; Công tác tổ chức cán bộ, lao động tiền lương; Soạn thảo các loại công văn
giấy tờ của công ty; Điều động tuyển dụng lao động; Giải quyết các chế độ
chính sách; Công tác hồ sơ nhân sự.
1.3.2. Phòng Kế toán.
Phòng Kế toán có chức năng quản lý và tham mưu cho Giám đốc về công
tác kế toán, thống kê và tài chính, cung cấp thông tin cho việc ra các quyết định
của Ban lãnh đạo công ty.
1.3.3. Phòng Kế hoạch:
Tham mưu cho Giám đốc và xây dựng các kế hoạch tổng hợp ngắn hạn, dài
hạn và kế hoạch tác nghiệp về lĩnh vực kỹ thuật công nghệ, chiến lược phát triển của
công ty trong hai lĩnh vực lâm sản và xây dựng.
2. Hướng phát triển trong những năm tới của công ty.
Công ty có hướng phát triển trong những năm tới là: Tiếp tục đẩy mạnh

việc khai thác, chế biến và kinh doanh sản xuất lâm sản và lĩnh vực xây dựng
đường giao thông nông thôn và các công trình nhà ở, công trình tập thể trên địa
bàn huyện, cũng như một số huyện lân cận.
Đẩy mạnh công tác tiếp thị, mở rộng thị trường tiêu thụ ra các nước trong
khu vực, phát huy hết khả năng, tiềm năng sẵn có của địa phương, ổn định tình
hình sản xuất.
Đầu tư các máy móc phục vụ sản xuất kinh doanh và chế biến lâm sản
hiện đại, nâng cao năng suất lao động.
Báo cáo tiểu luận

10

SV: Ngô Đình Yên


Khoa: Quản trị văn phòng

Lớp: ĐHLTQTVPA–1408

Đầu tư nhân lực đào tạo, tuyển dụng, công nhân có tay nghề khuyến kích
mọi người tham gia học tập để năng cao trình độ và chuyên môn nghiệp vụ.
3. Bộ máy văn phòng tại Công ty TNHH Nam Thắng
Bộ máy văn phòng tại công ty TNHH Nam Thắng được tổ chức tên gọi là
phòng Hành chính tổ chức gồm: Trưởng phòng, hai phó trưởng phòng, 4 nhân
viên giúp việc văn phòng công ty.
3.1. Khái quát chung về phòng Hành chính Tổ chức công ty.
a. Chức năng: Phòng Hành chính tổ chức công ty TNHH Nam Thắng là
một bộ phận chức năng trong hệ thống bộ máy quản lý điều hành của công ty.
Là một bộ phận tham mưu và giúp việc cho Giám đốc trong công tác Hành
chính và Tổ chức, có các chức năng cơ bản như sau; Chức năng quản lý và điều

hành công tác công văn giấy tờ; Chức năng quản lý công tác hậu cần; Chức năng
tổ chức quản lý nhân sự; Quản lý tổ chức công tác đối nội, đối ngoại, lễ tân.
b. Nhiệm vụ: Phòng Hành chính tổ chức có những nhiệm vụ cụ thể như:
- Nhiệm vụ truyền đạt, đôn đốc và nhắc nhở các phòng ban trong công ty
thực hiện chương trình công tác cũng như chỉ thị, quyết định của Giám đốc, Ban
giám đốc, chấp hành các kế hoạch, quyết định công việc của cấp trên cũng như
những công việc mang tính phối hợp các bộ phận.
- Quản lý và xử lý văn bản, tài liệu, đảm bảo tính thông suốt của thông tin,
thực hiện công tác quản lý con dấu, công tác lập hồ sơ, công tác lưu trữ và bảo
mật theo quy định của Nhà nước.
- Tổ chức thực hiện chặt chẽ, thống nhất các hoạt động hành chính, soạn
thảo văn bản phục vụ cho điều hành của Ban giám đốc, xử lý các văn bản đi, văn
bản đến một cách nhanh chóng, chính xác, bí mật đúng quy trình và thủ tục
thuộc lĩnh vực được giao.
- Tổ chức và quản lý nhân sự của công ty, tuyển dụng, đào tạo nhằm đảm
bảo nguồn nhân lực, giải quyết chế độ chính sách lao động, chế độ tiền lương.
- Công tác quản lý trang thiết bị cho các phòng ban, phân xưởng, quản lý
phương tiện đi lại, lập kế hoạch mua sắm, sửa chữa các trang thiết bị và giám sát
thực hiện.
- Tổ chức công tác lễ tân, đối nội, đối ngoại, đón tiếp khách, tổ chức các
cuộc họp, quan hệ giao dịch với các đơn vị trong và ngoài công ty.
3.2. Thực trạng tổ chức bộ máy phòng hành chính tổ chức
3.2.1. Tổ chức bộ máy
Thực hiện luật doanh nghiệp công ty TNHH đã bố trí sắp xếp lại các bộ
phận cũng như nhân sự của công ty sao cho bộ máy hoạt động được tốt nhất, có
hiệu quả cao tăng năng xuất, sản lượng công ty.
Báo cáo tiểu luận

11

SV: Ngô Đình Yên


Khoa: Quản trị văn phòng

Lớp: ĐHLTQTVPA–1408

Trước khi sắp xếp công ty chưa đủ vốn để đầu tư cơ sở vật chất và vốn
thiếu nhiều, cán bộ có trình độ thấp, còn nhiều vấn đề bất cập và hạn chế khi
chuyển đổi sang cơ chế mới, việc luôn thay đổi của các chính sách phát triển
kinh tế của nhà nước… dẫn đến việc tổ chức, quản lý phòng Hành chính tổ chức
chưa thích ứng kịp thời, không xác định được phương hướng hoạt động. Song,
với sự cố gắng của Ban giám đốc và cán bộ, nhân viên phòng hành chính tổ
chức, việc tổ chức, xây dựng bộ máy văn phòng đã được chú trọng, từng bước
hoàn thiện về cơ cấu tổ chức, cơ chế hoạt động khoa học hiệu quả.
a. Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy phòng Hành chính tổ chức.
TRƯỞNG PHÒNG
Hai Phó phòng

Văn thư - Lưu trữ

Phụ trách lâm sản

Phụ trách xây dựng

Phụ trách xây dựng
Cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng đã đảm bảo được các yêu tố của một
phòng Hành chính tổ chức về:
Tính tinh gọn: Với số lượng cấp và các bộ phận chức năng của phòng
Hành chính tổ chức như hiện nay đã tạo điều kiện cho trưởng phòng đi sâu, đi

sát hơn trong việc quản lý và điều hành các nhân viên, tiết kiệm chi phí, tạo điều
kiện cho các nhân viên làm việc hiệu quả hơn.
Tính hiệu lực: Với cơ cấu tổ chức trực tuyến - chức năng đảm bảo tuân
thủ nguyên tắc một thủ trưởng tạo được sự thống nhất mệnh lệnh, trách nhiệm rõ
ràng trong tổ chưc.
Tính linh hoạt: Phòng hành chính tổ chức với cơ cấu tổ chức linh hoạt đã
luôn nắm bắt và ứng phó kịp thời trước các diễn biến của thị trường cùng với sự

Báo cáo tiểu luận

12

SV: Ngô Đình Yên


Khoa: Quản trị văn phòng

Lớp: ĐHLTQTVPA–1408

thay đổi của các yếu tố chính trị, xã hội, thực hiện tốt chức năng tham mưu cho
Ban giám đốc trong hoạt động quản lý và điều hành công ty.
Phòng Hành chính tổ chức được thiết kế năng động, nhân viên được tinh
giảm tối đa với cơ cấu nhân sự gồm 07 người. Chức năng, nhiệm vụ của mỗi
người được quy định rõ ràng gắn với từng chức danh công việc cụ thể:
Trưởng phòng Tổ chức Hành chính: là người chịu trách nhiệm và chỉ đạo
chung toàn bộ các hoạt động của phòng. Trưởng phòng còn kiêm chức vụ
Trưởng phòng Kế toán, là người phụ trách các mặt về hoạt động tài chính của
công ty.
Phó phòng Tổ chức Hành chính: là người giúp Trưởng phòng giải quyết
những công việc thuộc lĩnh vực tổng hợp như sản xuất lâm nghiệp và xây dựng

do giám đốc, trưởng phòng phân công:
Giúp Trưởng phòng theo dõi, báo cáo nhanh tình hình thực hiện công tác
tuần, tháng, quý, năm; Thực hiện chế độ, chính sách cho cán bộ, nhân viên và
công nhân trong công ty; Chỉ đạo nhân viên thực hiện các công tác: tạp vụ, lễ
tân, bảo vệ; Triển khai công việc được Trưởng phòng phân công; Đón tiếp
khách, tổ chức hội nghị, các cuộc họp của lãnh đạo; Ngoài các nhiệm vụ trên,
phó phòng còn đảm nhiệm công việc Thủ quỹ của phòng Kế toán.
- Các nhân viên giúp việc.
+ Nhân viên văn thư - lưu trữ: Nhân viên văn thư - lưu trữ thực hiện các
nhiệm vụ cụ thể:
+ Nhân viên phụ trách lâm sản: Thực hiện các nhiệm vụ lĩnh vực sản xuất
kinh doanh về lâm sản.
+ Nhân viên phụ trách xây dựng: Thực hiện các nhiệm vụ lĩnh vực sản
xuất kinh doanh về xây dựng.
+ Nhân viên phụ trách hậu cần văn phòng, hội họp, lễ tân của công ty.
c. Mối quan hệ
Khi xây dựng bộ máy văn phòng, lãnh đạo công ty rất chú trọng đến việc
thiết lập các mối quan hệ về tổ chức giữa các phòng, ban trong toàn công ty nói
chung, giữa các bộ phận trong phòng Hành chính tổ chức nói riêng. Công ty
quản lý theo chế độ một thủ trưởng, Trưởng phòng Hành chính tổ chức ra các
quyết định quản lý, điều hành thông qua các hình thức như quyết định, mệnh
lệnh, thông báo. Căn cứ trên các chỉ thị, quyết định, kế hoạch của Ban giám đốc,
Giám đốc, dựa trên quyền hạn và trách nhiệm của mình điều kiển các nhân viên
triển khai thực hiện. Đây là đặc trưng của quan hệ điều kiển - phục tùng, là quan
Báo cáo tiểu luận

13

SV: Ngô Đình Yên

Khoa: Quản trị văn phòng

Lớp: ĐHLTQTVPA–1408

hệ chủ yếu nhất, quan hệ theo chiều dọc trong hệ thống tổ chức bộ máy các cơ
quan, doanh nghiệp ở Việt Nam.
Ngoài quan hệ điều kiện - phục tùng, phòng Hành chính tổ chức còn có
các mối quan hệ không thể thiếu là quan hệ phối hợp – cộng tác, là các quan hệ
theo chiều ngang giữa phòng Hành chính tổ chức với các phòng chức năng khác
như: phòng Kế toán, phòng Kế hoạch - Vật tư kỹ thuật, Các phòng có trách
nhiệm phối hợp với phòng hành chính tổ chức trong việc cụ thể hoá và hướng
dẫn cấp dưới trong quá trình sản xuất kinh doanh thuộc lĩnh vực phụ trách để
thực hiện các quyết định của Giám đốc. Các nhân viên trong phòng hoặc trưởng
phòng có thể phối hợp chung, hỗ trợ nhau trong các công việc mang tính sự vụ
hành chính. Tạo được mối liên kết chặt chẽ, mật thiết trong quan hệ công việc
cũng như quan hệ xã hội trong nội bộ công ty, cững như nội bộ phòng làm việc,
nhằm tăng hiệu quả hoạt động của phòng, thúc đẩy sản xuất kinh doanh của
công ty.
d. Bố trí các phòng làm việc (Phụ lục kèm theo)
Do cơ sở vật chất chưa được đầu tư theo hệ thống hiện đại, vẫn còn sử
dụng nhà xưởng cũ, nên việc tổ chức bố trí các phòng ban bị hạn chế, bó hẹp:
các phòng làm việc diện tích nhỏ, đặt quá gần khu sản xuất gây nhiều tiếng ồn,
khó áp dụng các biện pháp kỹ thuật về không gian, ánh sáng... để tạo môi trường
làm việc kích thích năng suất lao động.
Ngoài ra, do chưa nắm rõ các nguyên tắc tổ chức, bố trí khoa học các
phòng làm việc, nên khi sắp xếp đã vi phạm nguyên tắc tương quan giữa các bộ
phận và nguyên tắc luồng công việc. Với cách bố trí này, cán bộ, nhân viên sẽ
mất nhiều thời gian cho việc di chuyển theo luồng công việc khi có việc liên
quan trực tiếp đến Giám đốc, trong khi phòng Kế hoạch vật tư kỹ thuật mỏ là

phòng chuyên nghiên cứu các đề án, các kế hoạch khai thác cần một không gian
yên tĩnh để làm việc được bố trí nơi nhiều người qua lại.
e. Hiện đại hoá bộ máy văn phòng.
Hiện nay công ty TNHH Nam Thắng có một hệ thống các trang thiết bị
khá hiện đại, tuy chưa đầy đủ song đã phục vụ tốt và có hiệu quả trong việc xử
lý, cung cấp thông tin như: máy vi tính, máy in, máy Fax, điện thoại, máy photo
copy và ứng dụng các công nghệ phần mềm vào quản lý như phần mềm kế toán,
kiểm tra chất lượng sản phẩm.
3.2.2 Những ưu điểm.
Báo cáo tiểu luận

14

SV: Ngô Đình Yên


Khoa: Quản trị văn phòng

Lớp: ĐHLTQTVPA–1408

Ban lãnh đạo công ty TNHH Nam Thắng đã rất chú trọng đến một bộ máy
văn phòng đáp ứng đầy đủ tính tinh gọn, tính hiệu lực và tính linh hoạt khi xây
dựng bộ máy văn phòng, đây là ưu điểm có tính quyết định đến hiệu quả hoạt
động của phòng hành chính tổ chức.
Bên cạnh đó, việc tổ chức lao động hợp lý với cơ cấu nhân sự tinh giảm
tối đa, tạo ra giữa cán bộ và các nhân viên sự linh hoạt trong xử lý công việc, tạo
điều kiện cho cán bộ, nhân viên phát huy hết năng lực bản thân. Việc giải quyết
các mối quan hệ giữa cán bộ và các nhân viên trong phòng nói riêng, giữa phòng
hành chính tổ chức với các bộ phận khác nói chung được giám đốc và trưởng
phòng hành chính chú trọng, phối hợp cùng xây dựng môi trường làm việc văn

minh, lịch sự, tạo sự gắn bó, đoàn kết trong toàn công ty. Ngoài ra, lãnh đạo
công ty đã chú trọng công tác đào tạo nguồn nhân lực, tăng cường các chức năng
của văn phòng, tạo điều kiện tốt hỗ trợ cho các bộ phận chức năng hoàn thành
tốt nhiệm vụ, thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty ngày càng
phát triển và ổn định.
Thành công của công ty được khẳng định kết quả kinh doanh qua các
năm, năm sau cao hơn năm trước, mức thu nhập bình quân năm 2015 là
6.500.000 đ/tháng/người.
3.2.3. Một số tồn tại.
Từ nhận thức về đổi mới tổ chức bộ máy văn phòng công ty còn hạn chế,
cơ cấu tổ chức chưa hợp lý, cơ chế hoạt động chưa khoa học, còn rời rạc, hầu
như thiếu hẳn khâu giám sát, kiểm tra, phối hợp các hoạt động hành chính của
phòng Hành chính tổ chức công ty với các hoạt động của phòng khác, hoặc thực
hiện một cách không đầy đủ, các nhân viên được bố trí thường có sự chồng chéo
về các chức năng, nhiệm vụ, tính chuyên môn chưa cao, chưa đi sát vào phục vụ
sản xuất, khả năng thích ứng linh hoạt với các tình huống xẩy ra trong công ty
cũng như do tác động của môi trường bên ngoài chưa cao...
Trình độ chuyên môn của cán bộ, nhân viên văn phòng công ty chưa đồng
đều, chưa được đầu tư đúng chuyên ngành, đa phần là do đào tạo từ kinh nghiệm
không qua trường lớp, công tác hiện đại hoá các trang thiết bị văn phòng chưa
được đầu tư đúng mức, đó là các yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của
hoạt động văn phòng.
3.2.4. Nguyên nhân.
Thực hiện chính sách của Đảng và nhà nước, quan tâm đến hệ thống công
ty, doanh nghiệp và sự đổi mới công tác quản lý quản lý và sắp xếp lại doanh
Báo cáo tiểu luận

15

SV: Ngô Đình Yên

Khoa: Quản trị văn phòng

Lớp: ĐHLTQTVPA–1408

nghiệp của nhà nước, sự ra đời của bộ luật doanh nghiệp đã tạo một môi trường
thuận lợi, thông thoáng hơn cho công ty TNHH Nam Thắng mở rộng quy mô sản
xuất, đa dạng hoá sản phẩm, nhiều lĩnh vực kinh doanh, mở rộng thị trường tiêu
thụ và nâng cao năng suất lao động. Đây là yếu tố tác động tích cực đến các hoạt
động của phòng hành chính tổ chức, nâng vị trí, vai trò của văn phòng côn ty.
Nguyên nhân chủ quan: Lãnh đạo công ty nhận thức về tầm quan trọng, vị
trí, vai trò của văn phòng trong các hoạt động của công ty chưa đầy đủ, còn thiếu
kinh nghiệm thực tế trong việc tổ chức bộ máy văn phòng công ty. Ý thức chấp
hành nội quy, quy chế hoạt động và kỷ luật chưa cao. Quy mô sản xuất nhỏ, mặt
bằng công ty còn chật, các phòng làm việc chật hẹp dẫn đến gặp nhiều khó khăn
trong việc sản xuất và tiêu thụ sản phẩm, nên công ty chỉ chú trọng vào phát
triển sản xuất, chưa có nhiều điều kiện đầu tư, mở rộng hoạt động của văn
phòng, nguồn kinh phí đầu tư cho công tác quản lý, mua sắm các trang thiết bị
văn phòng còn hạn chế là nguyên nhân dẫn đến những tồn tại trong việc tổ chức
và hoạt động của phòng Hành chính tổ chức.
Nguyên nhân khách quan: Là do các thể chế về giám sát, kiểm tra, thanh
tra... ở lĩnh vực tổ chức, nhân sự và hoạt động công vụ yếu kém, chậm thay đổi,
sửa chữa nhưng bất cập, lạc hậu trong hệ thống thể chế Việt Nam, các văn bản
pháp luật cũng như chủ trương chính sách của Nhà Nước quá nhiều chồng chéo,
hay thay đổi, do đó các doanh nghiệp khó phân biệt loại nào còn hiệu lực, loại
nào hết hiệu lực. Còn nhiều vấn đề bất cập trong cơ chế quản lý và điều hành
của nhà nước, như chưa có những quy định cụ thể và thống nhất cách tổ chức
văn phòng cũng như các hoạt động của văn phòng. Ngoài ra, do đặc điểm sản
xuất của công ty phụ thuộc vào thời tiết dẫn đến doanh thu không ổn định, đời

sống cán bộ công nhân viên vẫn còn nhiều khó khăn nên việc đầu tư đổi mới các
trang thiết bị văn phòng bị hạn chế, đây là một trong số nguyên nhân dẫn đến
việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, xử lý thông tin hành chính hỗ trợ
của phòng hành chính tổ chức kém hiệu quả.

Báo cáo tiểu luận

16

SV: Ngô Đình Yên


Khoa: Quản trị văn phòng

Lớp: ĐHLTQTVPA–1408

CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC
BỘ MÁY VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH NAM THẮNG
Để duy trì và phát triển thì bất kỳ tổ chức, công ty, doanh nghiệp nào được
hình thành cũng nhằm thực hiện những mục tiêu nhất định, công ty có thể có
một hệ thống các mục tiêu nhưng mục tiêu tổng quát nhất là lợi nhuận. Để thực
hiện mục tiêu đó, mỗi bộ phận trong công ty đều phải có sự lãnh đạo thống nhất,
phối hợp hoạt động giữa các bộ phận, đó chính là vai trò tổng quát và quan trọng
của bộ máy văn phòng công ty. Xuất phát từ thực tế tại công ty. Em xin đề xuất
một số kiến nghị nhằm hoàn thiện tổ chức bộ máy văn phòng tại công ty TNHH
Nam Thắng.
1. Xây dựng thực hiện quy chế tập trung dân chủ
Quy chế tập trung dân chủ được xem là quy chế cơ bản, nền tảng và quan
trọng nhất trong tổ chức và hoạt động của công ty nhằm phát huy quyền làm
chủ, tạo động lực mạnh mẽ để phát triển doanh nghiệp trên cơ sở gắn bó chặt

chẽ trách nhiệm giữa giám đốc và công nhân, viên chức.
Thực hiện dân chủ ở công ty phải đi đôi với nâng cao hiệu lực quản lý
Nhà nước của cơ quan Nhà nước và quản lý kinh doanh của công ty, thực hiện
phân công, phân cấp cụ thể trong công ty, khuyến khích và tạo môi trường thuận
lợi cho hoạt động quản lý của giám đốc được chủ động sáng tạo phù hợp với yêu
cầu của cơ chế thị trường.
Báo cáo tiểu luận

17

SV: Ngô Đình Yên


Khoa: Quản trị văn phòng

Lớp: ĐHLTQTVPA–1408

Người sử dụng lao động và người lao động trong công ty có nghĩa vụ phải
thực hiện tốt nhiệm vụ được giao, thực hiện đúng hợp đồng lao động, thoả ước
lao động đã ký kết, chấp hành đúng các nội quy, quy chế của công ty; thực hiện
đầy đủ quyền dân chủ, giữ gìn kỷ luật, đấu tranh chống các biểu hiện tham
nhũng, lợi dụng dân chủ gây mất đoàn kết nội bộ.
Ban lãnh đạo công ty phải lắng nghe ý kiến, phản ánh, phê bình của cán
bộ, nhân viên và không được có hành vi trù dập đối với cán bộ, nhân viên đã
góp ý, phê bình mình. Khi cán bộ, nhân viên đề nghị được gặp thì giám đốc
công ty gặp và trao đổi các vấn đề liên quan.
Trong khi thi hành nhiệm vụ, công vụ, cán bộ nhân viên phải phục tùng sự
chỉ đạo và hướng dẫn của cấp trên. Cán bộ, nhân viên có quyền trình bầy ý kiến,
đề xuất việc giải quyết những vấn đề thuộc phạm vi trách nhiệm của mình, khác
với ý kiến của người phụ trách trực tiếp, nhưng vẫn phải chấp hành sự chỉ đạo

của người phụ trách trực tiếp, đồng thời có quyền bảo lưu ý kiến và báo cáo nên
cấp trên.
Cán bộ, nhân viên phải tự phê bình nghiêm túc, phát huy ưu điểm, sửa
chữa khuyết điểm để không ngừng tiến bộ, phải thẳng thắn phê bình, đấu tranh
để xây dựng nội bộ công ty trong sạch, vững mạnh, kể cả góp ý kiến, phê bình
Thủ trưởng cơ quan; khi được yêu cầu, cán bộ, nhân viên có trách nhiệm đóng
góp ý kiến vào việc xây dựng các văn bản, các đề án của công ty.
2. Bố trí sắp xếp lại nhân sự phòng Hành chính tổ chức.
Từ thực trạng tổ chức nhân sự phòng Hành chính tổ chức công ty với biên
chế nhân sự gồm 06 người: 01 Trưởng phòng, 02 Phó phòng, 04 Nhân viên đã
đảm bảo các hoạt động của phòng Hành chính tổ chức được trôi chẩy, thông suốt
và có hiệu quả, giữa các nhân viên có sự linh hoạt cao trong công việc. Tuy
nhiên, Trưởng phòng Hành chính tổ chức vừa đảm nhiệm công việc của một nhà
quản trị văn phòng còn kiêm phụ trách phòng Kế toán nên có sự chồng chéo về
chức năng và nhiệm vụ. Nhiệm vụ của hai phó phòng cần phải rõ ràng, cụ thể
hơn trong lĩnh vực được phụ trách như sản xuất lâm sản và xây dựng.
Xuất phát từ thực trạng, để giải quyết những mặt còn hạn chế trong điều
hành và hoạt động cần có sự tổ chức, sắp xếp lại nhân sự của phòng là yêu cầu
bức thiết nhằm củng cố và phát huy hơn nữa chức năng và vai trò của phòng
Hành chính tổ chức trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Nội dung tổ chức, sắp xếp lại nhân sự phòng hành chính tổ chức cần đảm
bảo những yêu cầu: Cần một cán bộ chuyên trách chịu trách nhiệm quản lý
Báo cáo tiểu luận

18

SV: Ngô Đình Yên


Khoa: Quản trị văn phòng

Lớp: ĐHLTQTVPA–1408

chung được đào tạo chính quy về quản lý và hành chính văn phòng, có kinh
nghiệm làm việc. Hội tụ đầy đủ các phẩn chất của người quản lý văn phòng như:
có khả năng kỹ thuật, khả năng quản lý, khả năng ra quyết định và khả năng
quản lý hành chính để có thể thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình, tạo
tấm gương trong công việc, duy trì kỷ luật để dành được sự tôn trọng của cấp
dưới; cùng tham gia công việc mang tính thời hạn, kịp thời khắc phục khó khăn,
biết ra quyết định một cách có phương pháp để giải quyết kịp thời, hợp lý...
Phó phòng và các nhân viên trong phòng với nhu cầu hiện tại của công ty
đã đảm bảo sự hợp lý về số lượng, nhưng cần có sự phối hợp, công tác giữa các
nhân viên trong công việc, nên có kế hoạch phân công công việc cụ thể, rõ ràng
để hạn chế sự chồng chéo trong công việc.

3. Sắp xếp, bố trí lại vị trí các phòng ban
Sơ đồ bố trí lại các phòng làm việc của công ty TNHH Nam Thắng (Có
phụ lục số 02 kèm theo)
Với cách sắp xếp này có thể làm giảm thời gian di chuyển theo luồng
công việc giữa phòng hành chính tổ chức, phòng kế toán với phòng giám đốc,
tạo sự thuận lợi trong quy trình giải quyết các thủ tục hành chính cũng như giám
đốc có thể bao quát, quản lý sát các hoạt độnh của các phòng trong công ty.
Các phòng làm việc hành chính nên tách xa các xưởng sản xuất sẽ tạo
được môi trường yên tĩnh hơn, thuậm lợi cho việc nghiên cứu các kế hoạch sản
xuất mà vẫn đảm bảo tính tương quan giữa các bộ phận.
4. Tăng cường công tác kiểm tra.
công tác kiểm tra, giám sát nhằm đánh giá và thúc đẩy hoạt động của văn
phòng, từ đó rút ra những kinh nghiệm để hoàn thiện bộ máy văn phòng của
công ty. Tuỳ theo cấp quản lý mà mỗi cấp áp dụng những phương pháp kiểm tra
riêng. Kết quả kiểm tra sẽ cho phép các nhà lãnh đạo, quản lý đánh giá về mặt

hình thức, về mức độ hiệu quả, nguyên nhân thành công và khuyết điểm của
công việc từ đó đưa ra biện pháp loại bỏ những tồn tại, hạn chế làm ảnh hưởng
đến công việc chuyên môn.
Kiểm tra về chuyên môn hành chính đối với cán bộ, nhân viên tại văn
phòng công ty gồm.
Kiểm tra biểu mẫu là việc kiểm tra các biểu mẫu được thiết kế sẽ đảm bảo
tính chất hợp lý của số liệu hay công việc.
Báo cáo tiểu luận

19

SV: Ngô Đình Yên


Khoa: Quản trị văn phòng

Lớp: ĐHLTQTVPA–1408

Kiểm tra thủ tục: Thủ tục, còn gọi là tiến trình, là kết quả của một sự
hoạch định cụ thể và chi tiết. Thủ tục được xem như kiểu mẫu để theo đuổi, là
cầu nối giữa hành động, các cá nhân và hồ sơ văn thư. Thủ tục thường diễn tả
chính sác thành ngôn ngữ hành chính chi tiết, mô tả cách thức mà mỗi cá nhân
phải tuân thủ theo.
Kiểm tra qua hồ sơ văn bản: Hồ sơ văn thư ghi lại các sự kiện, tình huống
sẩy ra dưới dạng văn bản. là một phần không thể tách rời khỏi chương trình, kế
hoạch kiểm tra.
Kiểm tra bằng tiêu chuẩn: là phương pháp kiểm tra chính xác nhất. Tiêu
chuẩn có thể chủ quan hoặc khách quan.
Kiểm tra bằng lịch công tác: Công việc văn phòng được quy định bằng
một lịch công tác, nó là sự kết hợp có hiệu quả giữa các tiêu chuẩn, năng lực của

nhân viên và công việc cần phải thực hiện hoặc kế hoạch hành động. Kiểm tra
lịch công tác sẽ kiểm soát được mức bình quân phân phối công việc giữa các
nhân viên.
Công tác kiểm tra cần thực hiện các nguyên tắc như: Kiểm tra toàn diện;
Kiểm tra khách quan; Kiểm tra kịp thời; Kiểm tra cụ thể.
5. Xây dựng sơ đồ phân phối công việc.
Văn phòng công ty cần xây dựng kế hoạch trong công việc là biện pháp
quan trọng để tổ chức khoa học lao động của nhà lãnh đạo, quản lý. Muốn kế
hoạch hoá công việc được tốt cần có sự phân loại công việc. Có nhiều cách phân
loại công việc như: phân theo nội dung; phân theo quan hệ; phân theo tính chất;
phức tạp, trước mắt, lâu dài...Việc lựa chọn công việc để giải quyết phải phù hợp
với yêu cầu thực tế, kịp thời và chính xác, phải đặt ra những câu hỏi và trả lời để
lựa chọn như; Cần giải quyết việc gì?. Tại sao phải giải quyết việc đó?. Giải
quyết như thế nào?. Cách nào tốt nhất?. Nơi giải quyết là đâu?. Khi nào phải giải
quyết xong?. Có thể kéo dài công việc không?. Giao việc cho ai là hợp lý?...
Với sơ đồ phân phối công việc các nhà lãnh đạo, quản lý có thể giải quyết
tất cả các vấn đề trên. Sơ đồ phân phối công việc thể hiện một cách tổng thể các
công việc, hoạt động của một đơn vị hay các bộ phận phòng ban theo từng cá
nhân (Phụ lục kèm theo)
Từ góc độ quản lý hành chính, các nhà quản lý hành chính có thể kiểm
soát được các công việc thực hiện, thời gian thực hiện của mỗi công việc cụ thể.
Từ đó có thể nghiên cứu các phương án phân phối công việc hiệu quả nhất, tiết
kiệm chi phí nhất và với thời gian ít nhất.
Báo cáo tiểu luận

20

SV: Ngô Đình Yên

Khoa: Quản trị văn phòng

Lớp: ĐHLTQTVPA–1408

Từ góc độ nhà quản lý doanh nghiệp, sơ đồ phân phối công việc cũng có
thể được Giám đốc sử dụng tại cuộc họp giao ban định kỳ để đánh giá việc thực
hiện công việc thời gian qua, lắng nghe đóng góp của cán bộ, nhân viên và định
ra những công việc chủ yếu phải thực hiện trong thời gian tới của cơ quan,
doanh nghiệp thông qua sơ đồ phân phối công việc, và là công cụ hữu ích để
kiểm tra, đánh giá kết quả các hoạt động trong toàn công ty.
6. Đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ văn phòng.
Để nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng và kiện toàn bộ máy văn
phòng, việc đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ quản lý, nhân viên văn phòng cần
được quan tâm đúng mức nhằm xây dựng một đội ngũ cán bộ, nhân viên có trình
độ có đạo đức, có thể áp dụng nhiều hình thức đào tạo như:
- Đối với cán bộ chuyên môn đào tạo lại nhằm mở rộng kiến thức và trình
độ chuyên môn, nâng cao trình độ hiểu biết và trình độ học vấn.
- Có thể đào tạo nâng cao chất lượng cán bộ dưới hai hình thức:
+ Đào tạo tại chỗ; là hình thức đào tạo vừa học vừa làm, người có trình độ
cao hướng dẫn, giúp đỡ người kém.
+ Đào tạo ngoài doanh nghiệp: là hình thức cử cán bộ, nhân viên đi học
hoặc gửi đến doanh nghiệp đối tác học hỏi kinh nghiệm.
- Nâng cao nhận thức của họ đối với việc học tập và nâng cao trình độ,
xác định yêu cầu thực tế đối với mỗi cá nhân.
Ngoài ra, phòng hành chính tổ chức nên thực hiện một số chính sách ưu
đãi đối với những công nhân có tay nghề cao, tạo điều kiện cho con em họ vào
làm việc tại công ty nhằm xây dựng và phát triển lực lượng “công nhân truyền
thống” cho công ty.
7. Tăng cường các biện pháp quản lý, nội quy, quy chế hoạt động
công ty.

Tăng cường các biện pháp quản lý, nội quy, quy chế hoạt động công ty là
biện pháp cần thiết đảm bảo các hoạt động được diễn ra theo đúng kế hoạch, sự
chỉ đạo của lãnh đạo phải chú ý các yêu cầu:
+ Mệnh lệnh điều hành phải thống nhất, phù hợp với thực tế và được
truyền đạt kịp thời, chính xác.
+ Thủ tục áp dụng trong quá trình điều hành phải rõ ràng, dễ áp dụng.
+ Tránh vi phạm thẩm quyền, lạm quyền.
+ Xây dựng nội quy, quy chế theo những nội dung được pháp luật quy
định và theo tính chất cá biệt của công ty.
Báo cáo tiểu luận

21

SV: Ngô Đình Yên


Khoa: Quản trị văn phòng

Lớp: ĐHLTQTVPA–1408

- Để đảm bảo việc thực hiện tốt những nội dung các nội quy, quy chế hoạt
động của phòng hành chính tổ chức cũng như của công ty, Ban giám đốc và các
nhà quản lý cần kết hợp với các tổ chức khác để tuyên truyền, giáo dục các nội
quy, quy chế hoạt động, đôn đốc nhắc nhở việc thực hiện các nội quy, quy chế.
Ngoài ra, thực hiện việc động viên, khen thưởng, biểu dương những người thực
hiện tốt các nội quy, quy chế và người có thành tích tốt trong công tác. Đây
chính là những tác động tích cực nhằm thúc đẩy cán bộ, nhân viên làm việc tích
cực hơn.
8. Đầu tư trang thiết bị văn phòng và cải tiến môi trường làm việc.
Để văn phòng hoạt động hiệu quả hơn việc lập kế hoạch đầu tư thêm các

trang thiết bị hiện đại, cải tiến môi trường làm việc hướng tới nâng cao hiệu quả
hoạt động văn phòng cũng như các bộ phận khác trong doanh nghiệp cần đáp
ứng các yêu cầu:
+ Phương tiện làm việc trong cơ quan, doanh nghiệp phải thích hợp với
từng loại công việc, được sử dụng một cách có hiệu quả để góp phần giảm bớt
những công việc nặng nhọc trong cơ quan, doanh nghiệp.
+ Xây dựng môi trường làm việc thuận lợi, có khả năng phát triển năng
lực cá nhân. Đáp ứng yêu cầu này các phương tiện làm việc được bố trí họp lý
hài hòa, sử dụng các máy móc hay công cụ nào để thay thế công việc tay chân
tốn thời gian, chú ý các yếu tố môi trường tác động đến tâm lý nhân viên.
+ Đầu tư tiết kiệm; có nghĩa là không phải thiết bị nhiều thì công việc của
cơ quan, doanh nghiệp sẽ luôn luôn tốt. Cần tránh xu thế phô trương, lãng phí.
Phải chú ý nâng cao năng xuất sử dụng thiết bị trong từng bộ phận cũng như
toàn cơ quan, doanh nghiệp.
+ Luôn không ngừng đổi mới và hiện đại hoá các thiết bị văn phòng, thay
thế kịp thời các thiết bị lạc hậu.
9. Nâng cao vai trò, trách nhiệm của phòng hành chính tổ chức.
Luôn có các biện pháp tuyên truyền, giáo dục để cán bộ công nhân
viên trong công ty nhận thức đầy đủ về vai trò, chức năng và nhiệm vụ của
phòng hành chính tổ chức. Chọn các cán bộ có năng lực, có đạo đức đáng tin
cậy làm công tác văn phòng. Có cơ chế, chính sách đãi ngộ, động viên và
biểu dương những cán bộ, nhân viên có thành tích công tác tốt. Mặt khác
cũng có quy chế rõ ràng để xác định trách nhiệm, nhiệm vụ của cán bộ, nhân
viên trong toàn công ty.
Báo cáo tiểu luận

22

SV: Ngô Đình Yên

Khoa: Quản trị văn phòng

Lớp: ĐHLTQTVPA–1408

KẾT LUẬN
Trong hoạt động văn phòng là các hoạt động quan trọng diễn ra hàng ngày
ở tất cả các cơ quan Nhà nước, công ty, doanh nghiệp. Văn phòng không chỉ là
công việc soạn thảo, đánh máy, quản lý văn bản, đảm bảo cơ sở vật chất phục vụ
hoạt động của cơ quan, công ty, doanh nghiệp, mà còn là nơi xử lý, tổng hợp và
chuyền tải các thông tin nhằm phục vụ các hoạt động của cơ quan, công ty,
doanh nghiệp.
Để các hoạt động văn phòng đạt được hiệu quả cao thì việc hoàn thiện tổ
chức bộ máy văn phòng đóng vai trò quyết định đến hiệu quả hoạt động của văn
phòng và cả bộ máy hoạt động của toàn bộ công ty, doanh nghiệp. Hiện nay,
việc hoàn thiện tổ chức văn phòng đã được nhà nước, các cơ quan, các doanh
nghiệp chú trong quan tâm và đã có những giải pháp hiệu quả, nhiều cơ quan,
công ty, doanh nghiệp dần hoàn thiện tổ chức văn phòng của mình, thích ứng với
mọi tình huống, ổn định và phát triển, góp phần vào sự tăng trưởng của nền kinh
tế Việt Nam từng bước hội nhập vào nền kinh tế khu vực và thế giới.
Qua môn học em được hiểu thêm một một lĩnh vực văn phòng trong các
công ty, doanh nghiệp mà trong công việc hiện tại em chưa được trải nghiệp.
Em xin chân thành cảm ơn công ty TNHH Nam Thắng và thầy giáo giảng viên
Nguyễn Đăng Việt – khoa quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã
giúp đỡ, hướng dẫn em hoàn thành tiểu luận này. Do thời gian ngắn, kiến thức và
kinh nghiệm thực tế trong các công ty, doanh nghiệp còn rất hạn chế nên không
Báo cáo tiểu luận

23

SV: Ngô Đình Yên


Khoa: Quản trị văn phòng

Lớp: ĐHLTQTVPA–1408

tránh khỏi sai sót rất mong được sự góp ý, chỉ bảo của thầy Nguyễn Đăng Việt và
thầy cô khoa Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Em xin chân thành cảm ơn !

Báo cáo tiểu luận

24

SV: Ngô Đình Yên


Báo cáo tiểu luận

25

Phßng phã gi¸ m®èc

Phßng phã gi¸m®èc

t nhh namth¾ng

C«ng c«ng ty

Phßng kÕho¹ ch

Phßng hc-t c

Phßng kÕto¸ n

x©y dùng

l ©ms¶n

Phßng gi¸m®èc

Ph©n x ëng s¶n xuÊt

Ph©n x ëng s¶n xuÊt

S¬ ®å c«ng ty tnhh namth¾ng

Khoa: Quản trị văn phòng
Lớp: ĐHLTQTVPA–1408

PHỤ LỤC

Phô l ôc sè 01

SV: Ngô Đình Yên