DSpace at VNU: Công tác xử lý tài liệu tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Lao động – Xã hội

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan: Khoá luận tốt nghiệp “Công tác xử lý tài liệu tại
Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Lao động – Xã hội” là công
trình nghiên cứu của riêng tôi. Khóa luận này được hoàn thành trên cơ sở
nghiên cứu tài liệu và thu thập thông tin trong quá trình tôi thực tập tại Trung
tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Lao động – Xã hội.
Tôi xin chân thành cảm ơn Cô giáo, Ths. Bùi Thanh Thủy, người đã tận
tình hướng dẫn, giúp đỡ tôi trong suốt quá trình thực hiện và hoàn thành Khóa
luận này.
Tôi xin gửi lời cảm ơn tới các Thầy, Cô trong khoa Thông tin – Thư viện,
Trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn, đã tận tình chỉ bảo, dạy dỗ chúng
tôi trong suốt 4 năm học tập tại Trường.
Tôi xin gửi lời cảm ơn tới Ban giám đốc và các cô chú, anh chị đang công
tác tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Lao động – Xã hội đã
giúp đỡ tôi rất nhiều trong quá trình thực tập và hoàn thành Khóa luận.
Tôi xin cảm ơn gia đình và bạn bè – những người luôn bên tôi, động viên
và khuyến khích để tôi có thể hoàn thành Khóa luận tốt nghiệp và có được kết
quả đạt được như ngày hôm nay.
Trong quá trình thực hiện Khóa luận do thời gian và trình độ có hạn nên
Khóa luận còn nhiều thiếu sót và hạn chế. Tôi rất mong nhận được những ý kiến
đóng góp của thầy cô, các bạn để nghiên cứu của tôi được hoàn thiện hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 12 tháng 05 năm 2009
Sinh viên
Cao Thị Hằng
K50 Thông tin – Thư viện


MỤC LỤC
Trang
LỜI NÓI ĐẦU ........................................................................................................ 1

1. Lý do lựa chọn đề tài ....................................................................................... 1
2. Muc đích và nhiệm vụ nghiên cứu .................................................................. 2
3. Tình hình nghiên cứu của đề tài ...................................................................... 2
4. Đối tƣợng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu ................................................ 2
5. Phƣơng pháp nghiên cứu đề tài ....................................................................... 3
6. Đóng góp của đề tài......................................................................................... 3
NỘI DUNG ............................................................................................................. 4
CHƢƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƢ VIỆN
TRƢỜNG ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG - XÃ HỘI VÀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ XỬ
LÝ TÀI LIỆU .......................................................................................................... 4
1.1. Khái quát về Trung tâm Thông tin Thƣ viện Trƣờng Đại học Lao động –
Xã hội .................................................................................................................. 4
1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm ................................ 4
1.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của Trung tâm ............................................... 5
1.1.3. Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ của Trung tâm ............................... 6
1.1.4. Đặc điểm ngƣời dùng tin và nhu cầu tin của Trung tâm ..................... 7
1.1.5. Vốn tài liệu của Trung tâm ................................................................ 10
1.1.6. Cơ sở vật chất – kỹ thuật.................................................................... 13
1.2. Lý luận chung về xử lý tài liệu ................................................................. 14
1.2.1. Khái niệm xử lý tài liệu ...................................................................... 14
1.2.2. Mục đích của việc xử lý tài liệu trong hoạt động Thông tin – Thƣ
viện ................................................................................................................ 15
CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI TRUNG
TÂM THÔNG TIN - THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG - XÃ HỘI... 17


2.1. Quy trình xử lý tài liệu tại Trung tâm Thông tin – Thƣ viện Trƣờng Đại
học Lao động –Xã hội ....................................................................................... 17
2.2. Công tác mô tả thƣ mục tại Trung tâm ..................................................... 17
2.2.1. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác mô tả thƣ mục ......... 19

2.2.2. Áp dụng quy tắc mô tả ISBD .............................................................. 20
2.2.3. Áp dụng khổ mẫu MARC 21 vào quy trình biên mục ........................ 24
2.3. Công tác phân loại tài liệu.......................................................................... 29
2.4. Công tác định từ khóa cho tài liệu ............................................................ 35
2.5. Công tác làm tóm tắt /chú giải cho tài liệu .............................................. 39
2.6. Sản phẩm thông tin của công tác xử lý tài liệu tại Trung tâm .................. 41
CHƢƠNG 3: MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU
QUẢ CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN –
THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG – XÃ HỘI ................................ 46
3.1. Một số nhận xét chung .............................................................................. 46
3.1.1. Những ƣu điểm của công tác xử lý tài liệu tại Trung tâm ................. 46
3.1.2. Những hạn chế của công tác xử lý tài liệu tại Trung tâm .................. 48
3.2. Một số giải pháp nâng cao chất lƣợng công tác xử lý tài liệu tại Trung
tâm ..................................................................................................................... 51
3.2.1. Chuẩ n hóa công tác xƣ̉ lý tài liê ̣u........................................................ 51
3.2.2. Xây dƣ̣ng công cụ kiểm soát tính thống nhất nghiệp vụ xử lý tài liệu ... 53
3.2.3. Nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ, đào tạo cán bộ xử lý tài liệu ........ 55
3.2.4. Tăng cƣờng cơ sở vật chất trang thiết bị ............................................ 57
3.2.5 Thƣờng xuyên tổ chức đào tạo ngƣời dùng tin .................................... 58
3.2.6 Đa dạng hóa các sản phẩm thông tin ................................................... 59
KẾT LUẬN ........................................................................................................... 61
PHỤ LỤC .............................................................................................................. 62
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .............................................................. 67


Khóa luận tốt nghiệp

LỜI NÓI ĐẦU
1. Lý do lựa chọn đề tài
Xử lý tài liệu đƣợc xem là khâu quan trọng nhất của dây chuyền thông tin

tƣ liệu, từ đây sau quá trình xử lý, tài liệu đƣợc đƣa ra phục vụ ngƣời dùng tin.
Mỗi cơ quan thông tin - thƣ viện hoạt động có hiệu quả, hoàn thành tốt sứ mệnh
của mình và đáp ứng tốt nhu cầu của ngƣời dùng tin hay không phụ thuộc rất lớn
vào chất lƣợng xử lý tài liệu. Nâng cao chất lƣợng của công tác xử lý tài liệu là
một vấn đề then chốt mà bất cứ cơ quan thông tin - thƣ viện nào cũng cần quan
tâm để từng bƣớc tăng cƣờng hiệu quả hoạt động của cơ quan mình, đáp ứng tốt
nhu cầu của ngƣời dùng tin.
Là một Thƣ viện nằm trong hệ thống các Thƣ viện trƣờng Đại học, Trung
tâm Thông tin – Thƣ viện trƣờng Đại học Lao động – Xã hội là nơi lƣu trữ và
cung cấp các thông tin văn hóa, khoa học, kỹ thuật phục vụ công tác giảng dậy,
học tập, nghiên cứu khoa học của cán bộ, giảng viên và học sinh, sinh viên trong
toàn trƣờng. Để đáp ứng một cách nhanh chóng, đầy đủ và chính xác nhu cầu tin
của bạn đọc, Trung tâm Thông tin – Thƣ viện trƣờng Đại học Lao động – Xã hội
đã đặc biệt quan tâm tới công tác xử lý tài liệu, từng bƣớc chuẩn hóa các khâu
nghiệp vụ trong quá trình xử lý, góp phần nâng cao chất lƣợng công tác xử lý tài
liệu tại Trung tâm.
Trong những năm gần đây sự ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động
của các cơ quan thông tin thƣ viện đã tạo ra những thay đổi, những bƣớc phát
triển mới, đặt ra cho công tác xử lý tài liệu của Trung tâm những yêu cầu mới.
Bên cạnh đó nhu cầu trao đổi thông tin giữa các cơ quan TT-TV ngày càng cao
nên việc hoàn thiện quy trình và nâng cao chất lƣợng của công tác xử lý tài liệu
trở thành vấn đề cấp thiết. Chính vì vậy tôi đã lựa chọn đề tài “Công tác xử lý tài
liệu tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Lao động – Xã hội”
làm đề tài khóa luận của mình.
Cao Thị Hằng

1

K50 Thông tin – Thư viện

Khóa luận tốt nghiệp

2. Muc đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Mục đích: Nâng cao chất lƣợng công tác xử lý tài liệu của Trung tâm.
Nhiệm vụ: Để đạt đƣợc mục đích trên, các nhiệm vụ chính mà đề tài cần
giải quyết là:
- Tìm hiểu khái quát về quá trình hình thành, phát triển, chức năng nhiệm
vụ của Trung tâm.
- Nghiên cứu đặc điểm ngƣời dùng tin, nhu cầu tin và nguồn lực thông tin
của Trung tâm.
- Nghiên cứu thực trạng công tác xử lý tài liệu tại Trung tâm.
- Đƣa ra những nhận xét và kiến nghị làm tăng hiệu quả công tác xử lý tài
liệu của Trung tâm.
3. Tình hình nghiên cứu của đề tài
Cho đến nay đã có một số tác giả quan tâm, nghiên cứu về Trung tâm
Thông tin – Thƣ viện Trƣờng Đại học Lao động – Xã hội nhƣng nhìn chung họ
chỉ chủ yếu tập trung vào việc tìm hiểu các khía cạnh nhƣ: Bộ máy tra cứu tin,
phát triển nguồn lực thông tin, hệ thống sản phẩm và dịch vụ thông tin, cơ cấu tổ
chức và hoạt động của Trung tâm… Tuy nhiên, đề tài về tìm hiểu công tác xử lý
tài liệu tại Thƣ viện Trƣờng Đại học Lao động – Xã hội thì chƣa có tác giả nào
nghiên cứu.
4. Đối tƣợng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu
- Đối tƣợng nghiên cứu: Công tác xử lý tài liệu.
- Phạm vi nghiên cứu: Trung tâm Thông tin - Thƣ viện Trƣờng Đại học
Lao động – Xã hội trong khoảng thời gian từ năm 2005 đến nay.

Cao Thị Hằng

2

K50 Thông tin – Thư viện


Khóa luận tốt nghiệp

5. Phƣơng pháp nghiên cứu đề tài
Các phƣơng pháp nghiên cứu đƣợc sử dụng:
- Phƣơng pháp nghiên cứu, phân tích, tổng hợp tài liệu
- Phƣơng pháp quan sát, điều tra thực tế.
6. Đóng góp của đề tài
Về lý luận: Góp phần làm rõ hơn bản chất công tác xử lý tài liệu qua việc
nghiên cứu thực trạng công tác xử lý tài liệu tại Trung tâm.
Về thực tiễn: Khóa luận đƣa ra các nhận xét và giải pháp nâng cao chất
lƣợng công tác xử lý tài liệu tại Trung tâm.

Cao Thị Hằng

3

K50 Thông tin – Thư viện


Khóa luận tốt nghiệp

NỘI DUNG
CHƢƠNG 1
KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI
HỌC LAO ĐỘNG - XÃ HỘI VÀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ XỬ LÝ TÀI LIỆU

1.1. Khái quát về Trung tâm Thông tin Thƣ viện Trƣờng Đại học Lao động
– Xã hội
1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm
Trƣờng Đại học Lao động - Xã hội, tiền thân là trƣờng Trung học tiền
lƣơng thuộc Bộ Lao động, đƣợc thành lập từ năm 1961. Năm 1991 trƣờng hợp
nhất với trƣờng Quản lý cán bộ thƣơng binh xã hội lấy tên là trƣờng Cán bộ Lao
động – Xã hội.
Tháng 1 năm 1997 trƣờng đƣợc nâng cấp lên thành Trƣờng Cao đẳng Lao
động – Xã hội.
Năm 2005, trƣờng đƣợc nâng cấp lên thành Trƣờng Đại học Lao động –
Xã hội nhằm đáp ứng nhu cầu nguồn lực cho quá trình công nghiệp hóa – hiện
đại hóa đất nƣớc.
Trong 46 năm phấn đấu và trƣởng thành, trƣờng đã đào tạo đƣợc gần
40 000 cán bộ lao động – xã hội, cung cấp cho xã hội nguồn nhân lực tri thức
cần thiết để góp phần cùng cả nƣớc xây dựng đất nƣớc giàu đẹp, văn minh.
Song song với sự hình thành và phát triển của trƣờng, do yêu cầu của việc
lƣu giữ tài liệu, phục vụ nhiệm vụ học tập, nghiên cứu của sinh viên, giảng viên
trong trƣờng, tổ thƣ viện cũng đƣợc hình thành với tên gọi là tổ thƣ viện tƣ liệu.
Hoạt động của tổ đƣợc duy trì trong suốt 43 năm kể từ khi thành lập.
Đến tháng 3/2005, Trung tâm Thông tin – Thƣ viện của trƣờng đƣợc thành
lập trên cơ sở của tổ thƣ viện tƣ liệu. Trong suốt bốn năm qua, Trung tâm đã thể
hiện đƣợc vai trò quan trọng của mình trong việc phục vụ nhu cầu thông tin của
bạn đọc là sinh viên và cán bộ trong trƣờng.
Cao Thị Hằng

4

K50 Thông tin – Thư viện

Khóa luận tốt nghiệp

Trong thời gian tới, đƣợc sự phê duyệt của Bộ Lao động Thƣơng binh và
Xã hội, Nhà trƣờng sẽ triển khai xây dựng và lắp đặt thƣ viện điện tử với kinh
phí 6,9 tỷ đồng cùng với hệ thống phần mền, thiết bị hiện đại, góp phần đắc lực
cho công tác giáo dục-đào tạo toàn diện của Nhà trƣờng. Hiện nay quy mô đào
tạo của Trƣờng đã đƣợc mở rộng hơn hiện tại Trƣờng có 02 cơ sở đào tạo mới ở
thành phố Sơn Tây và Thành phố Hồ Chí Minh.
1.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của Trung tâm
 Chức năng
Trung tâm Thông tin – Thƣ viện trƣờng Đại học Lao động – Xã hội là
trung tâm thông tin, văn hóa, khoa học kỹ thuật có chức năng thu thập, lƣu trữ,
xử lý, tổ chức, xây dựng và quản lý vốn tài liệu phục vụ công tác học tập, giảng
dậy và nghiên cứu khoa học của học sinh – sinh viên, cán bộ, giảng viên trong
toàn trƣờng.
 Nhiệm vụ
- Tham mƣu giúp Hiệu trƣởng xây dựng kế hoạch phát triển vốn tài liệu
văn hóa, khoa học kỹ thuật phù hợp với nhiệm vụ đào tạo và nghiên cứu khoa
học của trƣờng, đồng thời chịu trách nhiệm bảo quản vốn tài liệu đó.
- Tăng cƣờng công tác tìm kiếm, khai thác và cập nhật những thông tin
khoa học, sách và các tài liệu mới. Định kỳ ra thông tin thƣ mục và giới thiệu
sách, tạp chí và thông tin khoa học mới cho bạn đọc.
- Xây dựng kế hoạch tu bổ, bảo quản giáo trình, tài liệu.
- Tổ chức phục vụ cho cán bộ, giảng viên, học sinh – sinh viên của trƣờng
khai thác, sử dụng thuận lợi và có hiệu quả các tài liệu do Trung tâm quản lý.
- Xây dựng quy chế làm việc của thƣ viện, nội quy phòng mƣợn, phòng
đọc, làm thẻ thƣ viện cho cán bộ, giảng viên và học sinh, sinh viên trong trƣờng.
- Xây dựng mối quan hệ tốt với thƣ viện các trƣờng đại học để trao đổi và
chuyên môn nghiệp vụ trong phạm vi quy định của nhà trƣờng và nhà nƣớc.
- Quản lý và sử dụng có hiệu quả cơ sở vật chất, trang thiết bị của Trung

tâm.
Cao Thị Hằng

5

K50 Thông tin – Thư viện


Khóa luận tốt nghiệp

1.1.3. Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ của Trung tâm
Theo Quyết định số 334/QĐ – ĐHLĐ – XH ngày 11/05/2007 của Hiệu
trƣởng Trƣờng Đại học Lao Động Xã hội Hà Nội về việc thành lập tổ chuyên
môn Trung tâm và bổ nhiệm cán bộ. Cơ cấu tổ chức của Trung tâm gồm 11 cán
bộ. Trong đó 01 Giám đốc, 1 Phó Giám đốc và 2 tổ chuyên môn (Tổ xử lý
nghiệp vụ và tổ phục vụ bạn đọc).
BAN GIÁM ĐỐC

Phòng bán giáo trình

Phòng mƣợn

Phòng đọc báo tạp chí

Phòng đọc lớn

Tổ phục vụ

Phòng tra cứu

Phòng làm thẻ

Phòng bổ sung

Phòng xử lý nghiệp vụ

Tổ nghiệp vụ

Sơ đồ: Cơ cấu tổ chức tại Trung tâm Thông tin - Thƣ viện
Trƣờng Đại học Lao động - Xã hội
Giám đốc Trung tâm: là ngƣời phụ trách chung, chịu trách nhiệm trƣớc
Hiệu trƣởng về toàn bộ công tác thông tin thƣ viện, trực tiếp lãnh đạo một số
công việc cụ thể. Xây dựng chủ trƣơng, kế hoạch công tác, tổ chức thực hiện,
phân công kiểm tra, đánh giá cán bộ.
Phó giám đốc: là ngƣời giúp việc cho giám đốc, thay mặt giám đốc khi
đƣợc ủy quyền, đƣợc phân công đảm nhiệm một số công tác trong Trung tâm.
Cao Thị Hằng

6

K50 Thông tin – Thư viện


Khóa luận tốt nghiệp

Các cán bộ đƣợc bố trí vào các phòng ban của Trung tâm nhƣ sau:
- Các phòng thuộc bộ phận nghiệp vụ
Phòng xử lý - bổ sung – biên mục (02 cán bộ)
- Các phòng thuộc bộ phận phục vụ
Phòng đọc lớn (03 cán bộ)

Phòng đọc báo – tạp chí (học sinh, sinh viên tự phục vụ)
Phòng mƣợn (02 cán bộ)
Phòng bán (02 cán bộ)
Trình độ chuyên môn của đội ngũ cán bộ:
+ 02 cán bộ có trình độ thạc sỹ.
+ 05 cán bộ có trình độ cử nhân. Trong đó có 04 cử nhân thông tin thƣ viện.

+ Số còn lại có trình độ Cao đẳng, Trung cấp. Hầu hết các cán bộ có trình
độ tin học cơ bản, một số cán bộ trẻ đã sử dụng thành thạo máy tính và phần
mềm Smilib cũng nhƣ kỹ năng khai thác thông tin trên Internet. Trình độ ngoại
ngữ đạt tiêu chuẩn.
1.1.4. Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin của Trung tâm
Ngƣời dùng tin là đối tƣợng phục vụ chính của bấ t kỳ cơ quan thông tin –
thƣ viện nào vì vậy nghiên cứu ngƣời dùng tin và đặc điểm nhu cầu tin của họ là
một trong những hoạt động chủ yếu của cơ quan thông tin – thƣ viện. Thông qua
đó, thƣ viện sẽ điều chỉnh những nội dung hoạt động của mình cho phù hợp với
ngƣời dùng tin của thƣ viện để nâng cao khả năng đáp ứng cũng nhƣ thoả mãn
nhu cầu thông tin của ngƣời dùng tin.
Có thể chia ngƣời dùng tin của Trung tâm Thông tin – Thƣ viện Trƣờng
Đại học Lao động – Xã hội ra làm 3 nhóm nhƣ sau:

Cao Thị Hằng

7

K50 Thông tin – Thư viện


Khóa luận tốt nghiệp

- Nhóm1: Nhóm cán bộ lãnh đạo, quản lý
Nhóm ngƣời dùng tin này bao gồm: Ban giám hiệu; Cán bộ lãnh đạo;
Trƣởng phó các khoa, các phòng ban, các trung tâm, trạm chức năng trong nhà
trƣờng. Họ là ngƣời dùng tin và là chủ thể thông tin ở Trƣờng Đại học Lao động
– Xã hội. Các cán bộ lãnh đạo vừa thực hiện chức năng quản lý công tác, vừa
thực hiện các chiến lƣợc phát triển của nhà trƣờng. Chính vì vậy, thông tin cho
nhóm này mang tính tổng kết, dự báo. Thông tin có diện rộng, khái quát trên các
lĩnh vực khoa học giáo dục, kinh tế, kỹ thuật, các văn bản tài liệu của Đảng, Nhà
nƣớc và của nhiều ngành. Khi ra quyết định quản lý, điều hành quản lý giáo dục
- đào tạo và nghiên cứu khoa học ở trƣờng Đại học Lao động – Xã hội, họ chính
là ngƣời cung cấp thông tin có giá trị cao, do vậy cán bộ thông tin cần khai thác
triệt để nguồn thông tin này nhằm tăng cƣờng nguồn thông tin cho công tác
thông tin – thƣ viện
Nhu cầu thông tin của nhóm này rất đa dạng và phong phú. Do cƣờng độ
lao động của nhóm này cao nên thông tin cung cấp cho họ càng phải cô đọng,
súc tích.
Hình thức phục vụ thông tin cho nhóm đối tƣợng này thƣờng là các thông
tin chuyên đề, tổng quan, tổng luận, ấn phẩm thông tin, bản tin… Phƣơng pháp
phục vụ dành cho nhóm đối tƣợng này cần phải đa dạng, linh hoạt theo những
yêu cầu, tình huống cụ thể của từng giai đoạn.
- Nhóm 2: Nhóm cán bộ giảng dạy
Đây là nhóm ngƣời dùng tin có trình độ chuyên môn cao, hoạt động chủ
yếu trong lĩnh vực giảng dạy và nghiên cứu khoa học. Họ vừa là những ngƣời
dùng tin thƣờng xuyên, vừa là những ngƣời cung cấp thông tin qua các bài
giảng, các công trình nghiên cứu khoa học đƣợc công bố, các đề xuất, các dự án,
các hội nghi, hội thảo… Thông tin cho nhóm này là những thông tin có tính chất
Cao Thị Hằng

8

K50 Thông tin – Thư viện


Khóa luận tốt nghiệp

chuyên sâu, có tính lý luận và thực tiễn, tính thời sự và liên quan đến các ngành
khoa học giáo dục, kinh tế xã hội, các vấn đề xã hội.
Hình thức phục vụ thƣờng là các thông tin chuyên đề, thông tin chọn lọc
về các ngành mà họ quan tâm.
Với chủ trƣơng đổi mới chƣơng trình, phƣơng pháp dạy học ở các cấp
học, những tài liệu có nội dung liên quan đến các ngành giảng dạy, phƣơng pháp
sƣ phạm, công nghệ dạy học… là những tài liệu có tính chất quan trọng tới nhóm
ngƣời dùng tin này bởi thông qua sự truyền đạt giảng dạy của họ, lớp nhóm
ngƣời dùng tin là học sinh – sinh viên sẽ đƣợc tiếp nhận một cách trực tiếp
những nội dung thông tin, phục vụ cho nhu cầu học tập nghiên cứu của mình.
- Nhóm 3: Nhóm học sinh – sinh viên
Đây là nhóm ngƣời dùng tin chiếm tỷ lệ đông đảo nhất của Trung tâm. Họ
là các sinh viên chính quy, tại chức, học viên sau đại học...của Trƣờng. Với
nhóm ngƣời dùng tin này do yêu cầu đòi hỏi đặt ra trong học tập nghiên cứu, vì
thế mà họ rất cần tài liệu, thông tin để sử dụng trong quá trình học tập, nghiên
cứu của mình. Họ vừa có nhu cầu về giáo trình các môn học đại cƣơng, chuyên
ngành nhƣ: Triết học, chủ nghĩa xã hội, kinh tế xã hội, kinh tế chính trị… họ lại
vừa có nhu cầu về tài liệu tham khảo, các loại báo, tạp chí ở nhiều lĩnh vực khác
nhau phù hợp với chƣơng trình học cụ thể của từng năm học, từng cấp học.
Ngoài ra các tài liệu phục vụ cho việc giải trí cũng chiếm một phần nhu cầu tin
của họ.
Có thể nói đặc điểm nhu cầu của ngƣời dùng tin là học sinh – sinh viên
của Trung tâm Thông tin – Thƣ viện Trƣờng Đại học Lao động – Xã hội khá
rộng. Trong quá trình đào tạo của trƣờng nhu cầu tin của học sinh – sinh viên có
thể đƣợc chia thành 2 giai đoạn:

Cao Thị Hằng

9

K50 Thông tin – Thư viện


Khóa luận tốt nghiệp

 Giai đoạn 1: Sinh viên học các môn học cơ bản nhƣ: Triết học, Tƣ tƣởng
Hồ Chí Minh, Lịch sử Đảng, Ngoại ngữ… nhu cầu đọc của nhóm sinh viên này
chủ yếu là các loại giáo trình cơ bản, cơ sở, các tài liệu tham khảo chiếm tỷ lệ rất
nhỏ.
 Giai đoạn 2: Đây là giai đoạn sinh viên đã đƣợc vào học theo đúng
chuyên ngành nên đặc điểm nhu cầu tin của nhóm đối tƣợng này đã có sự thay
đổi. Nhu cầu tin của họ mang tính chuyên sâu ngoài sách giáo khoa, giáo trình
họ cần thêm nhiều tài liệu tham khảo để phục vụ cho quá trình học tập, nghiên
cứu để hiểu sâu đƣợc vấn đề.
1.1.5. Vốn tài liệu của Trung tâm
Hiện nay Trung tâm Thông tin-Thƣ viện Trƣờng Đại học Lao động – Xã
hội có một kho sách tƣơng đối lớn (trên 10 vạn bản) với đầy đủ các môn loại tri
thức phục vụ các nội dung và chƣơng trình đào tạo của trƣờng. Tài liệu bổ sung
vào thƣ viện bao gồm: sách, giáo trình, bài giảng, các tài liệu tham khảo, tài liệu
tra cứu liên quan đến các ngành đào tạo của nhà trƣờng nhƣ: Công tác xã hội,
Quản lý lao động, Kế toán, Bảo hiểm, các sách tham khảo nhƣ văn học, lịch sử,
văn hoá, tâm lý học, xã hội học, kinh tế học, thể dục thể thao, tin học, ngoại ngữ,
các tác phẩm kinh điển của chủ nghĩa Mác – Lênin… Vốn tài liệu của Trung tâm
đƣợc chia nhƣ sau:
 Sách, giáo trình và bài giảng

Đây là phƣơng tiện học tập và giảng dạy không thể thiếu đƣợc của cán bộ,
giảng viên, học sinh, sinh viên. Hiện tại, trong kho của thƣ viện trƣờng có thể
phân chia nguồn tài liệu sách, giáo trình và bài giảng theo lĩnh vực đào tạo nhƣ
sau:

Cao Thị Hằng

10

K50 Thông tin – Thư viện


Khóa luận tốt nghiệp

Tên tài liệu

Số lƣợng /bản

Tỷ lệ %

1

Kinh tế - kế toán

31.322

25.0

2

Quản trị nhân lực

32.446

30.0

3

Công tác quần chúng

29.126

23.0

4

Bảo hiểm xã hội

5.268

5.0

5

Mác Lênin - Tƣ tƣởng Hồ Chí Minh

13.154

9.0

6

Chính trị xã hội và các lĩnh vực khác

9.230

8.0

Bảng 1: Thành phần vốn tài liệu là sách, giáo trình và bài giảng
theo lĩnh vực đào tạo
Bên cạnh mảng sách giáo trình làm chủ đạo thì tài liệu tham khảo của thƣ
viện là hết sức cần thiết, nó giúp cho học sinh, sinh viên tự bổ sung kiến thức,
mở rộng những vấn đề cơ bản trong bài giảng và những vấn đề giáo viên trong
trƣờng nghiên cứu khoa học. Hiện nay, tổng số đầu sách, tài liệu tham khảo của
nhà trƣờng có khoảng 23.100 bản.
 Báo và tạp chí.
Báo, tạp chí cũng là một mảng quan trọng nhằm giúp bạn đọc cập nhật
thông tin, nâng cao kiến thức, tra cứu làm đề tài, báo cáo hay tiểu luận.
Từ năm 2002 trở lại đây, do thƣ viện đƣợc chủ động trong việc đặt bổ
sung, nên số lƣợng báo, tạp chí đã tăng lên nhiều lần, chủng loại phong phú bám
sát những đề tài nội dung chuyên ngành đào tạo của trƣờng, với hơn 100 loại
báo, tạp chí nhƣ: báo Thanh niên, Tiền phong, Lao động việc làm… tạp chí nhƣ:
tin học, chứng khoán, tài chính...Điều này đã đáp ứng một phần nhu cầu tra cứu,
tìm kiếm thông tin, cũng nhƣ giải trí của đông đảo cán bộ giáo viên, học sinh,
Cao Thị Hằng

11

K50 Thông tin – Thư viện

Khóa luận tốt nghiệp

sinh viên. Tuy nhiên, hiện nay mỗi đầu báo chỉ có một bản, nên một số đầu báo
mang tính xã hội cao và đƣợc nhiều ngƣời tìm đọc thƣờng khó đến đƣợc với
đông đảo bạn đọc. Khó khăn hơn nữa là cả thƣ viện chƣa có một tạp chí nào xuất
bản bằng tiếng nƣớc ngoài, một phần do khó khăn về kinh phí, đồng thời số
lƣợng bạn đọc có khả năng đọc nghiên cứu bằng tiếng nƣớc ngoài còn hạn chế.
 Luận văn, luận án, đề tài nghiên cứu khoa học
Đối với các liệu tài liệu này thì từ trƣớc năm 2001 hầu nhƣ chƣa đƣợc
chuyển về thƣ viện để bảo quản và phục vụ độc giả. Bắt đầu từ năm 2002, thƣ
viện mới tiếp nhận các đề tài, báo cáo khoa học và luận văn tốt nghiệp… từ
phòng Khoa học đối ngoại (nay là phòng Khoa học và Hợp tác quốc tế), Trung
tâm Thông tin Thƣ viện đã xử lý, lƣu trữ để phục vụ độc giả trong trƣờng. Tính
đến thời điểm này, số lƣợng đề tài khoa học là 145 bản, báo cáo khoa học là 160
bản, báo cáo thực tập của học sinh, sinh viên là 310 bản.
Nếu nhìn vào số lƣợng này ta thấy số lƣợng tài liệu là quá ít và chƣa tƣơng
xứng với một trƣờng đại học có gần 400 cán bộ, giảng viên và hơn 7100 sinh
viên hệ chính quy.
 Tài liệu điện tử
Trong những năm qua Trung tâm đã chú trọng xây dựng và phát triển
nguồn tài liệu điện tử, làm cơ sở để tiến tới xây dựng thƣ viện điện tử. Tài liệu
điện tử của Trung tâm bao gồm:
CSDL về sách, giáo trình, tài liệu tham khảo 5373 biểu ghi
CSDL các văn bản pháp luật đang tiến hành xây dựng

Cao Thị Hằng

12

K50 Thông tin – Thư viện


Khóa luận tốt nghiệp

1.1.6. Cơ sở vật chất – kỹ thuật
Với định hƣớng phát triển hoạt động thông tin - thƣ viện, trong những năm
gần đây, nhà trƣờng đã có sự quan tâm đầu tƣ về cơ sở vật chất, trang thiết bị của
Trung tâm Thông tin – Thƣ viện. Tổng diện tích của Trung tâm hiện có khoảng
1000 m2, đƣợc bố trí tại tầng 6 nhƣ sau:
+ 01 phòng đọc lớn, diện tích 400 m2 với trên 250 chỗ ngồi. Đây đƣợc coi
là phòng đọc tổng hợp, vì nó bao gồm cả đọc giáo trình, tài liệu tham khảo và
báo, tạp chí.
+ 01 phòng mƣợn, diện tích 150 m2, đƣợc trang bị toàn bộ hệ thống giá
mới bằng sắt, với sức chứa trên 100.000 bản sách.
+ 01 phòng kho, diện tích 80 m2, đây là kho chứa toàn bộ kho giáo trình,
bài giảng do trƣờng in ấn.
+ 01 phòng xử lý nghiệp vụ và phòng phó giám đốc, diện tích 25 m2.
Các phòng phục vụ và phòng làm việc đƣợc trang bị hệ thống điều hoà
nhiệt độ, quạt trần, bàn ghế, ánh sáng, giá kệ khá hiện đại và khang trang.
Hệ thống mạng nội bộ (LAN), đƣợc xây dựng năm 2005 với tổng số máy
tính hiện có là 06 máy. Trong đó 04 máy phục vụ cho quá trình xử lý thông tin
và 02 máy phục vụ cho tra cứu. Các máy tính đƣợc trang bị đồng bộ và tốc độ
khá cao (Internet Pentium800MHz với 256Mb RAM chạy trên hệ điều hành
Window 2000 Server), trang bị trong các năm từ 2004 đến 2006. Năm 2006
Trung tâm Thông tin – Thƣ viện đã đƣợc nối mạng Internet cùng với nhà trƣờng.
Ngoài ra Trung tâm còn đƣợc trang bị thêm một số thiết bị khác nhƣ: 01 máy in
laser, 01 máy photocopy với màn hình cảm ứng khá hiện đại, tháng 4/2004 nhà
trƣờng trang bị cho Trung tâm phần mềm “Hệ thống quản trị thƣ viện tích hợp –
SmilibV4” do công ty CMC cung cấp.

Cao Thị Hằng

13

K50 Thông tin – Thư viện


Khóa luận tốt nghiệp

1.2. Lý luận chung về xử lý tài liệu
1.2.1. Khái niệm xử lý tài liệu
Một cơ quan không thể đƣợc gọi là thƣ viện nếu thiếu tài liệu. Đã có rất
nhiều định nghĩa, khái niệm về tài liệu thƣ viện đƣợc các nhà thƣ viện học đƣa ra
nhƣng tất cả đều thống nhất trên quan điểm: “Tài liệu là vật mang tin, trên đó ghi
cố định thông tin và đƣợc xem nhƣ một đối tƣợng xử lý trong quá trình xử lý
thông tin và tƣ liệu” [1].
Ngƣời dùng tin chỉ có thể tiếp cận đƣợc tới nguồn tài liệu trong thƣ viện
khi tài liệu đó đã qua quá trình xử lý nghiệp vụ. Các tài liệu sau khi bổ sung về,
chƣa qua quá trình xử lý, vẫn nằm im trong kho là những “tài liệu chết”, không
thực hiện đƣợc nhiệm vụ của mình là cung cấp tri thức, thông tin cho ngƣời dùng
tin. Vậy xử lý tài liệu là gì? Theo thông tin học thì:
Xử lý tài liệu là hoạt động biến đổi và trình bày thông tin dƣới các hình
thức nhằm đáp ứng tối đa hoạt động thông tin.
Và nhằm những mục đích:
- Khắc phục sự bùng nổ thông tin bằng cách quản lý các nguồn tin.
- Gia tăng giá trị nội dung các thông tin giúp ngƣời dùng tin định hƣớng
thông tin cho hoạt động của mình hoặc ở mức độ cao hơn, nó thực hiện chức
năng tƣ vấn, hỗ trợ ra quyết định lãnh đạo.
Ngay trong nội hàm của khái niệm tài liệu thƣ viện đã cho thấy rằng tài

liệu chính là đối tƣợng của quá trình xử lý thông tin và tƣ liệu. Xử lý tài liệu là
một chu trình tập hợp các quá trình, thao tác nhằm biến đổi thông tin thu thập
đƣợc thành dạng thể hiện mới bằng cách mô tả lại những đặc trƣng cơ bản của
tài liệu và phân tích nội dung của chúng giúp ngƣời dùng tin có thể truy cập, tra
cứu và sử dụng tài liệu một cách dễ dàng.

Cao Thị Hằng

14

K50 Thông tin – Thư viện


Khóa luận tốt nghiệp

1.2.2. Mục đích của việc xử lý tài liệu trong hoạt động Thông tin – Thư viện
Một điều dễ thấy là việc tổ chức tài liệu theo bất kỳ một hình thức nào thì
tất cả các tài liệu trong kho vẫn phải đƣợc sắp xếp theo một trật tự nhất định để
vừa có thể tạo điều kiện sử dụng tối đa vốn tài liệu, lại vừa đảm bảo cho việc
quản lý tốt những tài liệu này, hơn nữa còn tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ
thƣ viện lấy sách phục vụ bạn đọc. Để việc sắp xếp tài liệu đƣợc hợp lý và khoa
học thì chúng ta phải căn cứ vào các dấu hiệu nhận biết nhƣ: ký hiệu phân loại,
tên sách, khổ sách, số đăng ký cá biệt…Những dấu hiệu đó chỉ có đƣợc khi tài
liệu đƣợc tiến hành xử lý toàn diện về cả nội dung lẫn hình thức.
Hoạt động của hầu hết các trung tâm thông tin – thƣ viện đều gồm hai
khâu chính đó là: công tác kỹ thuật nghiệp vụ (xử lý tài liệu) và công tác quản trị
nghiệp vụ. Trong đó, kỹ thuật nghiệp vụ là khâu quan trọng mang tính chất quyết
định đến mọi hoạt động của cơ quan thông tin – thƣ viện. Hoạt động đó là một
chuỗi các quá trình từ chọn lọc, bổ sung tài liệu, xử lý tài liệu, lƣu trữ tài liệu đến
khâu tìm và phổ biến thông tin. Chuỗi các quá trình này không thể thiếu bất kỳ

một khâu nào. Trong chuỗi đó xử lý tài liệu là một mắt xích quan trọng, là công
đoạn giữa của dây chuyền thông tin tƣ liệu.
Kho TL
TL
cấp
1

Chọn
lọc, bổ
sung
TL

XL
hình
thức,
nội
dung

Yêu
cầu
TT

Thủ tục tìm tin

Dữ liệu
TT mới

Các chỉ dẫn thƣ
mục, mục lục

Dây chuyền thông tin tƣ liệu

Cao Thị Hằng

15

K50 Thông tin – Thư viện


Khóa luận tốt nghiệp

Dây chuyền thông tin tƣ liệu bao gồm rất nhiều quá trình tạo thành một
vòng khép kín trong hoạt động của các cơ quan thông tin - thƣ viện từ khi tài liệu
đƣợc bổ sung vào thƣ viện cho đến khi chúng đƣợc đƣa ra phục vụ nhu cầu của
ngƣời dùng tin. Trong đó xử lý tài liệu là công đoạn đƣợc thực hiện thứ hai sau
khi tài liệu đƣợc bổ sung về thƣ viện. Tài liệu sau khi qua quá trình xử lý mới
tiếp tục thực hiện các công đoạn khác của dây chuyền thông tin tƣ liệu. Nếu tài
liệu sau khi đƣợc bổ sung mà không qua giai đoạn xử lý sẽ không thể thực hiện
tiếp các giai đoạn khác và không thể đƣa ra phục vụ ngƣời dùng tin.
Xử lý tài liệu có ảnh hƣởng trực tiếp đến mọi hoạt động chung của mọi
loại hình thƣ viện. Xử lý tài liệu là quá trình thực hiện hàng loạt các thao tác
nhằm rút ra những thông tin đặc trƣng cả về nội dung và hình thức của tài liệu
(nhƣ mô tả, phân loại, định chủ đề…)
Để làm đƣợc điều đó chúng ta phải hiểu rõ mục đích của việc xử lý tài
liệu. Xử lý tài liệu giúp chúng ta nhận dạng tài liệu một cách dễ dàng để từ đó có
thể tránh đƣợc những sai lầm, thiếu sót trong các câu tiếp theo.
Việc xử lý tài liệu còn giúp cho việc tìm tin đạt kết quả nhanh chóng. Một
tài liệu muốn có đƣợc thông tin chính xác, khoa học thì đòi hỏi khi xử lý tài liệu
ngƣời cán bộ cần xử lý chính xác. Mục đích quan trọng của việc xử lý tài liệu là
thông qua việc xử lý chúng ta có thể tìm đƣợc tài liệu trên cả hai phƣơng diện

nội dung và hình thức, làm tăng giá trị nội dung các thông tin, giúp ngƣời dùng
tin định hƣớng thông tin cho các mục đích hoạt động của mình, giúp cán bộ tìm
tin có thể đáp ứng đầy đủ yêu cầu của ngƣời dùng tin về số lƣợng, chất lƣợng
thông tin (cả về hình thức và nội dung) mà vẫn tiết kiệm đƣợc thời gian và công
sức, nâng cao hiệu quả sử dụng thông tin, góp phần tạo ra các sản phẩm và dịch
vụ thông tin phong phú, tạo ra khả năng chia sẻ nguồn lực thông tin nếu có sự
thống nhất trong quy trình xử lý tài liệu giữa các thƣ viện.

Cao Thị Hằng

16

K50 Thông tin – Thư viện


Khóa luận tốt nghiệp

CHƢƠNG 2
THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM
THÔNG TIN - THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG - XÃ HỘI
2.1. Quy trình xử lý tài liệu tại Trung tâm Thông tin – Thƣ viện Trƣờng
Đại học Lao động –Xã hội
Tại Trung tâm Thông tin - Thƣ viện trƣờng Đại học Lao động – Xã hội, tài
liệu sau khi đƣợc bổ sung về sẽ đƣợc chuyển lên phòng nghiệp vụ. Trƣớc tiên,
tài liệu sẽ đƣợc xử lý kỹ thuật, gồm: đăng ký, đóng dấu. Sau đó, thực hiện từ
khâu xử lý hình thức đến xử lý nội dung.
- Xử lý hình thức: là quá trình lựa chọn những chi tiết đặc trƣng của tài
liệu, trình bày chúng theo những quy tắc nhất định, giúp ngƣời dùng tin có khái
niệm về tài liệu trƣớc khi tiếp xúc với tài liệu đó.
Trung tâm sử dụng quy tắc mô tả quốc tế ISBD (International Standard

Book Description) và tiến hành biên mục theo MARC21 ( Machine Readable
Cataloguing) đối với tài liệu thƣ viện.
- Xử lý nội dung tài liệu: là quá trình phân tích nội dung tài liệu để tiến
hành các công đoạn: phân loại tài liệu, định từ khóa, định chủ đề cho tài liệu,
tóm tắt và chú giải tài liệu nhằm đáp ứng nhu cầu tra cứu thông tin của ngƣời
dùng tin.
Công đoạn xử lý nội dung tại Trung tâm mới chỉ dừng lại ở mức: phân
loại tài liệu, định từ khóa, làm chú giải / tóm tắt cho tài liệu.
2.2. Công tác mô tả thƣ mục tại Trung tâm
Mô tả thƣ mục vừa là một công đoạn vừa là một sản phẩm.
Với tƣ cách là một sản phẩm, ngƣời ta gọi đó là một chỉ dẫn thƣ mục hay
một tra cứu thƣ mục. Nó bao gồm một tập hợp các chỉ dẫn nhằm cung cấp cho ta
một mô tả duy nhất và chính xác của tài liệu và đƣợc xem nhƣ một vật mang tin.

Cao Thị Hằng

17

K50 Thông tin – Thư viện


Khóa luận tốt nghiệp

Công tác mô tả thƣ mục là bƣớc đầu tiên của công tác xử lý tài liệu, nhờ
đó những chỉ dẫn đƣợc rút ra và trình bày theo một quy tắc chặt chẽ.
Mô tả thƣ mục bao gồm các công việc:
- Khảo sát tài liệu để xác định một số dữ liệu nêu lên những đặc trƣng hình
thức của tài liệu (tác giả, nhan đề, các yếu tố xuất bản, số trang… )
- Ghi các dữ liệu này trên một vật mang tin nhất định (phiếu, tờ nhập tin)
theo các quy định và tiêu chuẩn đƣợc xác lập trên phạm vi quốc tế để khai thác

sau này.
Mô tả thƣ mục cung cấp cho tài liệu một mô tả duy nhất không mơ hồ, nó
giúp cho ta cùng một lúc có thể xác định đƣợc tài liệu, sắp xếp chúng, đƣa chúng
vào các bộ phiếu và tìm kiếm các tài liệu đó. Thông qua mô tả thƣ mục, các cơ
quan thông tin - thƣ viện có thể tiến hành xây dựng hệ thống mục lục, biên soạn
các bản thƣ mục và thiết lập các điểm tìm tin theo tiêu đề mô tả. Bên cạnh đó,
mô tả thƣ mục còn giúp ngƣời dùng tin có một khái niệm về tài liệu thông qua
những thông tin sơ bộ về tài liệu nhƣ tên tác giả, tên tài liệu, năm xuất bản của
tài liệu… Từ đó, ngƣời dùng tin có thể nhanh chóng, dễ dàng truy cập, xác định
đƣợc các tài liệu phù hợp với nhu cầu của mình và tìm đƣợc chúng trong các hệ
thống tìm tin truyền thống và hiện đại (mục lục, cơ sở dữ liệu). Khi khối lƣợng
tài liệu gia tăng nhanh chóng, muốn tìm đƣợc những tài liệu mình cần là không
đơn giản và phải mất rất nhiều thời gian. Nhƣng kết quả của công đoạn mô tả thƣ
mục sẽ giúp ngƣời dùng tin tìm đƣợc những tài liệu phù hợp nhất trong khoảng
thời gian ngắn nhất.
Hiện nay việc mô tả tài liệu trong các thƣ viện có 2 xu hƣớng. Xu hƣớng
thứ nhất là áp dụng triệt để các quy tắc biên mục vào công tác xử lý tài liệu.
Nghĩa là biên mục hoàn toàn tuân theo chuẩn. Xu hƣớng thứ 2 là áp dụng các
chuẩn nhƣng có sửa đổi sao cho phù hợp với điều kiện thực tế của mỗi thƣ viện.
Hai quy tắc mô tả đang đƣợc sử dụng phổ biến hiện nay là ISBD và AACR2.
Cao Thị Hằng

18

K50 Thông tin – Thư viện


Khóa luận tốt nghiệp

Hiện tại Trung tâm Thông tin – Thƣ viện trƣờng Đại học Lao đông – Xã

hội đang tiến hành mô tả theo hƣớng thứ nhất và sử dụng quy tắc mô tả ISBD
trong mô tả tài liệu Thƣ viện.
2.2.1. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác mô tả thư mục
Đƣợc sự quan tâm và đầu tƣ của Ban lãnh đạo nhà trƣờng, cùng với sự nỗ
lực không ngừng của Giám đốc và đội ngũ cán bộ của Trung tâm Thông tin –
Thƣ viện Trƣờng Đại học Lao động - Xã hội, năm 2004 Trung tâm đã tiến hành
ứng dụng phần mềm Smilib của công ty CMC vào công tác Thƣ viện. Chính vì
vậy mà công việc quản lý cũng nhƣ xử lý tài liệu đƣợc hiệu quả hơn rất nhiều,
việc mô tả không còn tiến hành một cách thủ công truyền thống nữa mà đã tiến
hành nhập tin vào máy.
Smilib là giải pháp thƣ viện của công ty CMC dành cho các thƣ viện vừa
và nhỏ ở Việt nam. Smilib đƣợc xây dựng trên các module, những module này
đƣợc kết hợp và sửa đổi để thỏa mãn nhu cầu của các thƣ viện vừa và nhỏ, từ
những Thƣ viện Công cộng, những Trung tâm thông tin đến các Thƣ viện trƣờng
Đại học, các tổ chức trên khắp cả nƣớc.
Smilib hoàn toàn tƣơng thích với mạng LAN, mạng INTRANET, và
INTERNET. Smilib có các chức năng sau:
- Tìm kiếm dễ dàng, nhanh và hiệu quả, kể cả tìm toàn văn bằng tiếng Việt.
- Hỗ trợ đa ngôn ngữ - Unicode.
- Hỗ trợ hệ thống phân loại đa ngôn ngữ và các tiêu chuẩn thƣ viện nhƣ:
ISBD, AACR 2, TCVN 4743 – 89,…
- Hỗ trợ tìm tin trên mục lục truy cập công cộng trực tuyến (OPAC)
- Xuất nhập theo chuẩn MARC, UNIMARC.
- Chuyển đổi dữ liệu theo chuẩn CDS/ISIS.

Cao Thị Hằng

19

K50 Thông tin – Thư viện

Khóa luận tốt nghiệp

Hình 1: Màn hình các phân hệ của phần mềm Smilib
Trong điều kiện Trƣờng Đại học Lao động – Xã hội có quy mô còn nhỏ,
lƣợng tài liệu và bạn đọc chƣa lớn thì sử dụng phần mềm Smilib là phù hợp và
thiết thực nhất. Phần mềm này có đủ các chức năng để áp dụng cho một thƣ viện
hiện đại từ khâu bổ sung, biên mục, lƣu thông tài liệu, quản lý bạn đọc, kiểm kê,
in phích, in mã vạch, in sổ đăng ký cá biệt, tra cứu liên thƣ viện qua giao thức
Z39.50. Phần mềm này sẽ giúp bạn đọc tiếp cận với tài liệu một cách thuận lợi
nhất, nhanh nhất, chính xác nhất. Đối với cán bộ thƣ viện nó cũng là công cụ để
phục vụ bạn đọc tốt hơn, quản lý tốt hơn trong các khâu của hoạt động chuyên
môn thông tin – thƣ viện.
2.2.2. Áp dụng quy tắc mô tả ISBD (International Standard Bibliographic
Description)
ISBD đƣợc Hiệp hội Thƣ viện Quốc tế IFLA bắt đầu soạn thảo từ năm
1969 và đến năm 1976 đƣợc Tổ chức tiêu chuẩn quốc tế chính thức thông qua
với tên gọi “Tiêu chuẩn quốc tế về mô tả thƣ mục”. Mô tả tài liệu theo ISBD là
định ra một trật tự sắp xếp các vùng và yếu tố mô tả và một hệ thống ký hiệu dấu
bắt buộc đặt trƣớc mỗi yếu tố đó. ISBD xác định toàn bộ các yếu tố đƣa vào mô
Cao Thị Hằng

20

K50 Thông tin – Thư viện


Khóa luận tốt nghiệp

tả thƣ mục cho phép xác định tài liệu ở mức tối đa. Nó phân chia các dữ liệu thƣ
mục thành từng vùng và từng yếu tố trong vùng với những thuyết minh đầy đủ,
chính xác về các vùng đó. Ngoài ra ISBD còn đƣa vào một hệ thống các dấu
phân cách để báo hiệu chỗ bắt đầu hoặc kết thúc một vùng hoặc vùng con: Giữa
các vùng đƣợc phân cách nhau bởi dấu “ .- ”, giữa các yếu tố trong vùng đƣợc
ngăn cách nhau bằng các dấu quy định nhƣ: dấu “ ; ”, dấu “ : ”, dấu “// ”…
Các vùng mô tả của ISBD đƣợc chia thành 7 vùng lớn:
1. Vùng nhan đề và thông tin trách nhiệm
2. Vùng thông tin về lần xuất bản và trách nhiệm liên quan đến lần xuất bản
3. Vùng thông tin đặc thù cho tài liệu, sử dụng cho ấn phẩm định kì.
4. Vùng địa chỉ xuất bản (phát hành)
5. Vùng mô tả vật lý: Đặc trƣng số lƣợng, số trang, minh họa, khổ cỡ
6. Vùng tùng thƣ (sách bộ)
7. Vùng phụ chú
8. Vùng chỉ số ISBN, ISSN và điều kiện có đƣợc tài liệu
Trƣờng Đại học Lao động - Xã hội đang áp dụng Quy tắc ISBD trong mô
tả tài liệu thƣ viện. Việc áp dụng quy tắc mô tả này đã góp phần thực hiện thống
nhất quy tắc mô tả tài liệu trên toàn Thế giới, đẩy mạnh việc trao đổi thông tin,
khắc phục và hạn chế những khó khăn về ngôn ngữ, thết lập hệ thống thƣ mục
giữa các Quốc gia.
Khi mô tả thƣ mục, các cán bộ tại Trung tâm đều xem xét các yếu tố cơ
bản nhƣ: nhan đề, những thông tin về trách nhiệm, lần xuất bản, thông tin về
xuất bản, phát hành, ấn loát. Ngoài ra, những thông tin về công dụng và đối
tƣợng sử dụng của tƣ liệu, kích cỡ, số trang, minh họa, tƣ liệu kèm theo và tùng
thƣ… cũng đƣợc đƣa vào mô tả thƣ mục. Các dữ liệu thƣ mục này đƣợc rút ra
chủ yếu từ tài liệu gốc và cả nguồn phụ bên ngoài khi cần thiết; trong đó trang
tiêu đề hay còn gọi là trang tên sách chứa phần lớn các yếu tố của mô tả thƣ mục.
Cao Thị Hằng

21

K50 Thông tin – Thư viện


Khóa luận tốt nghiệp

Trung tâm cũng áp dụng các quy tắc riêng đối với mô tả sách có tác giả cá
nhân, tác giả tập thể, sách không có tác giả, sách có tác giả cá nhân là ngƣời
nƣớc ngoài, cụ thể nhƣ sau:
 Vấn đề lập tiêu đề mô tả (điểm truy cập)
Tiêu đề mô tả là các thông tin mô tả đƣợc trình bày trƣớc bản mô tả thƣ
mục / biểu ghi thƣ mục. Trung tâm chủ yếu tiến hành lập tiêu đề mô tả cho tác
giả (tác giả cá nhân và tác giả tập thể).
- Lập tiêu đề mô tả cho tác giả cá nhân
+ Sách của một tác giả: Chọn chính tác giả viết tác phẩm đó làm tiêu đề
mô tả chính
Ví dụ: Cuốn sách “Những ngƣời cùng khổ” / Vichto Huygo (Tiêu đề mô tả
chính: Huygo Vichto)
+ Sách của nhiều tác giả: Trung tâm tiến hành lập tiêu đề mô tả chính cho
tác giả đầu tiên, lập tiêu đề bổ sung cho các đồng tác giả còn lại. Trƣờng hợp
sách có 4 tác giả trở lên, Trung tâm không tuân theo quy tắc mô tả ISBD (lập
tiêu đề mô tả chính theo nhan đề) mà vẫn tiến hành lập tiêu đề mô tả chính theo
tên tác giả.
Ví dụ: Cuốn sách “Kinh tế trang trại Việt Nam” / Nguyễn Hữu Tuấn, Phan
Đình Hải, Ngô Ngọc Lân, Nguyễn Văn Kim (Tiêu đề mô tả chính: Nguyễn Hữu
Tuấn)
- Lập tiêu đề mô tả cho tác giả tập thể:
Tác giả tập thể bao gồm các cơ quan của Đảng, Nhà nƣớc, Chính phủ, các
hội nghị, các tổ chức… Một tác phẩm đƣợc coi là có tác giả tập thể thì lập tiêu
đề mô tả chính theo tác giả tập thể đó.

Ví dụ: Cuốn sách: "Giáo trình kế toán tài chính" / Trƣờng Đại học Kinh tế
Quốc dân (Tiêu đề mô tả chính: Trường Đại học Kinh tế Quốc dân)
Cao Thị Hằng

22

K50 Thông tin – Thư viện