DSpace at VNU: Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thƣ viện Đại học Thủy lợi
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.32 MB, 71 trang )
Khóa luận tốt nghiệp
Phạm Thị Kim Cúc
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đề tài “ Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thƣ viện
Đại học Thủy lợi” là công trình nghiên cứu của riêng tôi dƣới sự hƣớng dẫn của Th.S Đào
Thị Uyên. Đề tài này đƣợc tác giả độc lập nghiên cứu trên cơ sở tham khảo tài liệu, khảo sát
thực tế và sự phân tích, đánh giá tổng hợp của bản thân. Khóa luận hoàn toàn không có sự sao
chép nguyên văn của bất cứ công trình nào.
Hà Nội, ngày 18 tháng 05 năm 2011
Tác giả khóa luận
Phạm Thị Kim Cúc
MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU ....................................................................................................... 1
1. Tính cấp thiết của đề tài ................................................................................ 1
2. Tình hình nghiên cứu theo hƣớng đề tài ..................................................... 1
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài .............................................. 2
4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu ................................................................ 2
5. Phƣơng pháp nghiên cứu của đề tài ............................................................ 3
6. Ý nghĩa về mặt lý luận và thực tiễn .............................................................. 3
7. Bố cục của Khóa luận ................................................................................... 3
CHƢƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ THƢ VIỆN ĐẠI HỌC THỦY LỢI VÀ
VẤN ĐỀ TỔ CHỨC, BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU ................................. 3
1.1. Giới thiệu về Thƣ viện Đại học Thủy lợi ................................................... 4
1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Thƣ viện Đại học Thủy lợi ........ 4
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ ............................................................................... 5
1.1.2.1. Chức năng .......................................................................................... 5
1.1.2.2. Nhiệm vụ ............................................................................................ 6
1.1.3. Cơ sở vật chất và trang thiết bị ............................................................... 6
1.1.3.1. Cơ sở vật chất ..................................................................................... 6
1.1.3.2. Trang thiết bị ..................................................................................... 7
K52- Thông Tin - Thư Viện
Khóa luận tốt nghiệp
Phạm Thị Kim Cúc
1.1.4. Thành phần vốn tài liệu của Thƣ viện ĐHTL ........................................ 8
1.1.5. Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ .......................................................... 10
1.1.5.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức......................................................................... 10
1.1.5.2. Đội ngũ cán bộ ................................................................................. 12
1.1.6. Đặc điểm ngƣời dùng tin và nhu cầu tin.............................................. 12
1.2. Những vấn đề về tổ chức và bảo quản vốn tài liệu ................................. 14
1.2.1. Về tổ chức vốn tài liệu ............................................................................ 14
1.2.2. Về bảo quản vốn tài liệu ......................................................................... 15
1.2.3. Vai trò, ý nghĩa của công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thƣ
viện Đại học Thủy lợi ........................................................................................ 16
CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN
TÀI LIỆU TẠI THƢ VIỆN ĐẠI HỌC THỦY LỢI ..................................... 18
2.1. Công tác tổ chức vốn tài liệu tại Thƣ viện Đại học Thủy lợi ................. 18
2.1.1. Xử lý tài liệu – cơ sở khoa học cho công tác tổ chức vốn tài liệu ....... 19
2.1.1.1. Xử lý hình thức ................................................................................ 19
2.1.1.2. Xử lý nội dung .................................................................................. 20
2.1.1.3. Các kỹ thuật khác ........................................................................... 26
2.1. 2. Phƣơng thức tổ chức vốn tài liệu tại Thƣ viện Đại học Thủy lợi ...... 27
2.1. 2.1. Kho đóng ......................................................................................... 30
2.1.2.2. Kho mở .............................................................................................. 31
2.2. Công tác bảo quản vốn tài liệu tại Thƣ viện Đại học Thủy lợi .............. 44
2.2.1. Những nhân tố hủy hoại tài liệu ............................................................ 45
2.2.1.1. Tác động của môi trƣờng tự nhiên : ............................................... 45
2.2.1.2. Thiên tai, hỏa hoạn ........................................................................... 46
2.2.1.3. Sự lão hóa của tài liệu ...................................................................... 46
2.2.2. Nội dung công tác bảo quản vốn tài liệu tại Thƣ viện Đại học Thủy lợi48
2.2.2.1. Vệ sinh kho........................................................................................ 48
2.2.2.2. Đóng và sửa chữa tài liệu................................................................. 51
2.2.2.3. Chuyển dạng tài liệu sang các vật mang tin khác ......................... 51
2.2.2.4. Công tác phòng, chống thiên tai, hỏa hoạn .................................... 51
2.2.2.5. Áp dụng công nghệ thông tin trong công tác bảo quản ................ 52
K52- Thông Tin - Thư Viện
Khóa luận tốt nghiệp
Phạm Thị Kim Cúc
2.2.2.6. Công tác tuyên truyền, giáo dục ý thức bảo quản tài liệu đối với cán
bộ và bạn đọc ................................................................................................. 53
2.3. Tiến hành công tác kiểm kê và thanh lý tài liệu...................................... 54
2.3.1. Kiểm kê tài liệu .................................................................................... 54
2.3.2. Thanh lý tài liệu ...................................................................................... 55
CHƢƠNG 3 : NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO
CÔNG TÁC TỔ CHỨC KHO TÀI LIỆU TẠI THƢ VIỆN ĐẠI HỌC THỦY
LỢI ................................................................................................................ 56
3.1. Nhận xét và đánh giá ................................................................................ 56
3.1.1. Ƣu điểm................................................................................................... 57
3.1.2. Nhƣợc điểm............................................................................................. 59
3.2. Đề xuất những giải pháp ........................................................................... 59
3.2.1. Tổ chức vốn tài liệu hợp lý .................................................................... 60
3.2.2. Tăng cƣờng bảo quản vốn tài liệu ......................................................... 61
3.2.3. Củng cố nguồn lực thông tin .................................................................. 63
3.2.5. Bồi dƣỡng, nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ thƣ viện ....................... 64
3.2.6. Đẩy mạnh đào tạo hƣớng dẫn ngƣời dùng tin .................................... 65
KẾT LUẬN ................................................................................................... 65
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC
K52- Thông Tin - Thư Viện
Khóa luận tốt nghiệp
Phạm Thị Kim Cúc
LỜI NÓI ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Xu hƣớng toàn cầu hoá diễn ra mạnh mẽ đang là đặc điểm chi phối mọi quốc gia, đƣa
con ngƣời bƣớc vào một kỷ nguyên mới - kỷ nguyên phát triển của công nghệ thông tin. Đây
là thời kì “bùng nổ thông tin” rộng lớn, toàn diện và chƣa từng có từ trƣớc tới nay. Với lƣợng
thông tin khổng lồ, tăng lên theo số mũ lũy thừa, luôn đòi hỏi chúng ta phải có biện pháp tổ
chức và bảo quản chúng một cách hợp lý, khoa học. Điều này, chính là chìa khoá cho sự phát
triển của mỗi quốc gia, trên mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Nhận thức đƣợc vai trò to lớn
của thông tin, các cơ quan thông tin thƣ viện đã và đang trở thành những đơn vị tổ chức, quản
lý và cung cấp thông tin về mọi lĩnh vực, phục vụ mọi đối tƣợng ngƣời dùng tin.
Hoà với xu thế phát triển chung của thời đại và của các trung tâm thông tin - thƣ viện,
Thƣ viện Đại học Thuỷ lợi Hà Nội đã và đang khẳng định vị thế của mình trong việc đáp ứng
nhu cầu tin của ngƣời dùng tin. Do đó, cán bộ tại thƣ viện luôn coi việc tổ chức và bảo quản
vốn tài liệu là cơ sở, nền tảng cho mọi hoạt động của mình, là vấn đề then chốt, quyết định sự
tồn tại và phát triển của Thƣ viện. Tổ chức sắp xếp và bảo quản vốn tài liệu không khó, nhƣng
tổ chức, sắp xếp làm sao để lấy ra đựơc tài liệu trong khoảng thời gian ngắn nhất, đồng thời
vẫn bảo quản tốt tài liệu, tạo thuận lợi cho việc sử dụng, thì đó mới là một vấn đề lớn.
Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thƣ viện Đại học Thuỷ lợi trong những
năm qua đã trở thành một nhiệm vụ không hề dễ dàng, khi mà xã hội đang đứng trƣớc sự gia
tăng khổng lồ của khối lƣợng thông tin, đặc biệt là thông tin thuộc lĩnh vực khoa học, kỹ thuật
và công nghệ. Đi cùng với sự phát triển về số lƣợng của nguồn thông tin, Thƣ viện phải có
những biện pháp tổ chức và bảo quản nguồn vốn đó để phục vụ bạn đọc một cách hiệu quả
nhất. Ý thức đƣợc tầm quan trọng này, trong những năm qua, Thƣ viện Đại học Thuỷ lợi Hà
Nội đã tiến hành xây dựng, tổ chức và bảo quản vốn tài liệu của mình, vừa phục vụ đắc lực
cho sự nghiệp giáo dục và đào tạo của đất nƣớc, góp phần nâng cao chất lƣợng giảng dạy, học
tập và nghiên cứu của cán bộ và sinh viên trong trƣờng, vừa phải đảm bảo phù hợp cho sự
phát triển lâu dài trong một tƣơng lai xa của Thƣ viện.
Với ý nghĩa quan trọng đó, tôi đã quyết định chọn đề tài “Công tác tổ chức và bảo
quản vốn tài liệu tại Thƣ viện Đại học Thuỷ lợi” làm đề tài Khoá luận tốt nghiệp của mình.
2. Tình hình nghiên cứu theo hƣớng đề tài
Liên quan đến vấn đề tổ chức và bảo quản vốn tài liệu đã đƣợc nghiên cứu tại nhiều
Thƣ viện lớn ở Việt Nam nhƣ : Thƣ viện Quốc gia Việt Nam, Trung tâm Thƣ viện Đại học
K52- Thông Tin - Thư Viện
1
Khóa luận tốt nghiệp
Phạm Thị Kim Cúc
Quốc gia Hà Nội, Thƣ viện Tạ Quang Bửu - Trƣờng Đại học Bách Khoa Hà Nội… Nhƣng tại
Thƣ viện Đại học Thủy lợi thì đề tài này chƣa đƣợc nghiên cứu. Vì vậy, tôi đã chọn đề tài
“Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thƣ viện Đại học Thủy lợi”. Qua đề tài
của mình, tôi cũng muốn đi sâu tìm hiểu công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại đây. Để
rút ra những ƣu và nhƣợc điểm và đóng góp ý kiến cá nhân mình, nhằm góp phần nâng cao
hơn nữa công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thƣ viện Đại học Thuỷ lợi.
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài
Mục đích:
Tìm hiểu rõ thực trạng công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thƣ viện Đại học
Thuỷ lợi.
Qua đó, đánh giá những mặt tích cực và hạn chế, đồng thời đề xuất một số giải pháp có
tính khả thi, nhằm góp phần nâng cao hiệu quả của công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu.
Nhiệm vụ:
Để thực hiện tốt mục đích nghiên cứu, đề tài sẽ tập trung giải quyết một số vấn đề
sau:
- Khái quát về Thƣ viện Đại học Thuỷ lợi.
- Nêu rõ vai trò, tầm quan trọng của công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu với Thƣ viện
Đại học Thuỷ lợi.
- Mô tả thực trạng công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thƣ viện Đại học Thuỷ
lợi.
- Phân tích, đánh giá những ƣu điểm, hạn chế trong công tác tổ chức và bảo quản vốn tài
liệu của Thƣ viện Đại học Thuỷ lợi.
- Đƣa ra những giải pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và bảo quản
vốn tài liệu.
4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
Để đạt đƣợc những mục tiêu nghiên cứu và giải quyết tốt nhiệm vụ đã đặt ra trong đề
tài khóa luận, đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu đƣợc xác định và giới hạn nhƣ sau:
-
Đối tƣợng nghiên cứu: Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thƣ viện Đại học
Thuỷ lợi.
-
Phạm vi nghiên cứu : Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thƣ viện Đại học
Thuỷ lợi Hà Nội trong giai đoạn hiện nay.
K52- Thông Tin - Thư Viện
2
Khóa luận tốt nghiệp
Phạm Thị Kim Cúc
5. Phƣơng pháp nghiên cứu của đề tài
Để hoàn thành khóa luận, tôi đã sử dụng phƣơng pháp duy vật biện chứng và phƣơng
-
pháp duy vật lịch sử.
Phƣơng pháp tiếp cận:
-
+ Nghiên cứu, phân tích tài liệu
+ Quan sát
+ Phỏng vấn
+ Thống kê số liệu
6. Ý nghĩa về mặt lý luận và thực tiễn
- Về mặt lý luận: Khóa luận góp phần làm phong phú thêm vốn hiểu biết chung về ý
nghĩa của công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu đối với hoạt động Thông tin – Thƣ viện.
-Về mặt thực tiễn : Khóa luận đƣa ra những giải pháp nhằm góp phần hoàn chỉnh công
tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thƣ viện Đại học Thủy lợi, đáp ứng tốt hơn chất lƣợng
tìm kiếm của ngƣời dùng tin.
7. Bố cục của Khóa luận
Ngoài phần lời nói đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, Khóa luận bao
gồm 4 chƣơng sau:
Chƣơng 1 : Khái quát về Thƣ viện Đại học Thủy lợi và vấn đề tổ chức và bảo quản vốn
tài liệu.
Chƣơng 2 : Thực trạng công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thƣ viện Đại học
Thủy lợi.
Chƣơng 3 : Một vài nhận xét, kiến nghị và đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả
trong công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thƣ viện Đại học Thủy lợi.
CHƢƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ THƢ VIỆN ĐẠI HỌC THỦY LỢI VÀ
VẤN ĐỀ TỔ CHỨC, BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU
K52- Thông Tin - Thư Viện
3
Khóa luận tốt nghiệp
Phạm Thị Kim Cúc
1.1. Giới thiệu về Thƣ viện Đại học Thủy lợi
1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Thƣ viện Đại học Thủy lợi
Ngay sau khi Trƣờng Đại học Thủy lợi đƣợc thành lập, năm 1959, Thƣ viện cũng đƣợc
ra đời và phát triển đồng hành với sự phát triển của Trƣờng. Từ đó đến nay, Thƣ viện đã trải
qua hơn 50 năm phát triển với từng gắn với lịch sử phát triển của trƣờng và những thăng trầm
của đất nƣớc. Quá trình hình thành và phát triển của Thƣ viện có thể chia thành 5 giai đoạn
chính:
Giai đoạn 1959 – 1965
Những ngày mới thành lập, tổ Thƣ viện không có cơ sở tập trung mà đƣợc nhà Trƣờng
bố trí tại tầng 1 nhà Hành chính và thêm một phòng đầu hồi tầng 2 với 3 cán bộ. Đối tƣợng
phục vụ của Thƣ viện trong giai đoạn này là học viên lớp chuyên tu và chính khoá 1, 2, 3, 4,
5, và 6 thuộc 3 ngành đào tạo là Thuỷ công, Thuỷ nông và Thuỷ văn.
Giai đoạn 1965 – 1975
Từ tháng 6 năm 1965 đến năm 1973, Thƣ viện cùng với toàn Trƣờng sơ tán 2 lần tại
tỉnh Bắc Giang.
Từ năm 1968, Thƣ viện đã có những đổi mới ban đầu về nghiệp vụ, sách đã đƣợc phân
loại theo chuyên môn và bắt đầu có phích sách.
Năm 1970, Thƣ viện bắt đầu xây dựng hệ thống giá sách, các sách chuyên môn và tạp
chí đƣợc phân loại và sắp xếp theo khổ sách và theo ngôn ngữ.
Đến năm 1975, tổng số cán bộ tại tổ Thƣ viện là 6 ngƣời.
Giai đoạn từ 1975-1989
Từ năm 1975, Thƣ viện đã có những cố gắng rất lớn để tăng cƣờng và đa dạng hóa
nguồn tài liệu phục vụ cho học tập và nghiên cứu. Lúc này nhân lực của Thƣ viện cũng đƣợc
tăng lên, nâng tổng số cán bộ là 11 ngƣời.
Từ năm 1989 – 2005
Tháng 10 năm 1989, tổ Thƣ viện thuộc phòng đào tạo đã chính thức trở thành một đơn
vị trực thuộc Ban Giám hiệu theo Quyết định số 200 QĐ/TC ngày 28/10/1989. Kể từ đó, Thƣ
viện mang một trọng trách mới của một trung tâm thông tin không ngừng phấn đấu để đáp
ứng cho nhiệm vụ giáo dục và đào tạo của Trƣờng Đại học Thủy lợi.
K52- Thông Tin - Thư Viện
4
Khóa luận tốt nghiệp
Phạm Thị Kim Cúc
Năm 1990. Thƣ viện đƣợc chuyển lên tầng 5 nhà Hành chính với tổng diện tích sử dụng
là 490m2. Đến năm 1997, Thƣ viện bắt đầu thực hiện quản lý sách trên máy tính bằng phần
mềm CDS/ISIS for DOS, sau đó đổi sang WINSIS do UNESCO cung cấp miến phí thông qua
Trung tâm Khoa học và công nghệ Quốc gia.
Đến cuối năm 2004, hầu nhƣ toàn bộ giáo trình đã đƣợc “mới hóa”; gần nhƣ “xóa sổ”
các tài liệu rôneo typo từ năm 1987 về trƣớc.
Giai đoạn từ 2005 đến nay
Tháng 6/2005, PGS.TS Nguyễn Hữu Thái nghỉ hƣu. ThS. Nguyễn Thị Phƣơng Trà
đƣợc bổ nhiệm làm Giám đốc Thƣ viện. Cuối tháng 6/2005, toàn bộ 3 tầng của tòa nhà A45
đã đƣợc giao cho Thƣ viện với tổng diện tích sử dụng 2.080 m2.
Năm 2006, Thƣ viện đã đƣợc trang bị hoàn toàn mới về cơ sở vật chất tƣơng đối đồng
bộ cho hệ thống các phòng đọc, phòng tự học, phòng sách, báo, tài liệu tiếng Việt và Ngoại
văn bằng nguồn kinh phí của Trƣờng. Thêm vào đó, Thƣ viện cũng đƣợc dự án của Đan Mạch
hỗ trợ kinh phí để trang bị cổng từ, các thiết bị an ninh Thƣ viện và các thiết bị phụ trợ ( máy
in mã vạch, thiết bị đọc mã vạch cố định và di động, máy in thẻ nhựa …), mạng LAN và hệ
thống máy tính cho hoạt động nghiệp vụ và cho sinh viên tra cứu. Về nhân lực, Nhà trƣờng
tăng cƣờng thêm cho Thƣ viện 2 cử nhân công nghệ thông tin, nâng cao tổng số cán bộ lên 16
ngƣời, các cán bộ đƣợc đào tạo về chuyên môn thƣ viện, thủy lợi, ngoại ngữ, ngoại thƣơng,
công nghệ thông tin và một số ngành khác.
Tháng 8/2006, phần mềm Quản lý Thƣ viện Libol đƣợc nâng cấp lên phiên bản 6.0. Từ
tháng 7/2006, Thƣ viện bắt đầu tiến hành hồi cố lần lƣợt các kho sách.
Kể từ ngày thành lập, chỉ là một tổ Thƣ viện với vài cán bộ và cơ sở vật chất, còn
nhiều thiếu thốn, trải qua hơn 50 năm thăng trầm với bao gian khổ thời chiến tranh, khó khăn
về nhân lực và cơ sở vật chất nhƣng Thƣ viện vẫn luôn hoàn thành nhiệm vụ đƣợc giao, đóng
góp tích cực cho sự trƣởng thành và vững mạnh của Nhà trƣờng. Đặc biệt 20 năm kể từ khi
đƣợc tách ra hoạt động độc lập (28/10/1989 – 28/10/2009), Thƣ viện Đại học Thủy lợi đã có
những bƣớc tiến không ngừng để nâng cao tính chuyên nghiệp trong công tác nghiệp vụ cũng
nhƣ hiệu quả phục vụ. Đó là sự phấn đấu không mệt mỏi của các thế hệ lãnh đạo và cán bộ
nhân viên Thƣ viện.
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ
1.1.2.1. Chức năng
Thƣ viện có chức năng giúp hiệu trƣởng về:
K52- Thông Tin - Thư Viện
5
Khóa luận tốt nghiệp
Phạm Thị Kim Cúc
+ Quản lý công tác thông tin Thƣ viện
+ Tổ chức thực hiện công tác lƣu trữ và khai thác tƣ liệu thông tin, sách báo, tạp chí,
giáo trình, tài liệu điện tử phục vụ cho công tác giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học.
1.1.2.2. Nhiệm vụ
- Xây dựng và thực hiện kế hoạch dài hạn và hằng năm về việc bổ sung, cập nhật tài liệu,
giáo trình, sách, báo và các tạp chí với các chủ đề phù hợp, đáp ứng yêu cầu giảng dạy,
nghiên cứu và học tập của nhà trƣờng;
- Quản lý công tác biên soạn và in ấn giáo trình, tài liệu giảng dạy và học tập của nhà
trƣờng;
- Công tác nghiệp vụ thông tin thƣ viện bao gồm: tập hợp, phân loại tài liệu theo chuẩn
quốc gia và quốc tế, cập nhật, xử lý và bảo quản thông tin trên máy tính, tổ chức khai thác và
truyền thông tin đến độc giả;
- Phục vụ sách, giáo trình, bài giảng, tài liệu tham khảo, báo, tạp chí và các loại tƣ liệu
khác cho độc giả tại thƣ viện;
- Phục vụ cho mƣợn về nhà gồm: sách, giáo trình, bài giảng, tài liệu tham khảo, báo, tạp
chí và các loại tài liệu khác.
- Lƣu trữ, bảo quản và tu bổ sách và các loại tài liệu khác;
- Quản lý, sử dụng hiệu quả các trang thiết bị và cơ sở vật chất của thƣ viện theo hƣớng
hiện đại hóa;
- Tham mƣu và giúp việc hiệu trƣởng về công tác Thƣ viện ở địa bàn xa trƣờng: Trung
tâm ĐH2, Cơ sở 2...;
- Thu nhận lƣu chiểu những xuất bản phẩm do Đại học Thủy lợi xuất bản; các luận án
tiến sĩ, thạc sĩ đƣợc bảo vệ tại Đại học Thủy lợi và của giáo viên học tập tại nƣớc ngoài; báo
cáo tổng kết của các đề tài nghiên cứu cấp Nhà nƣớc và cấp trƣờng do giảng viên, cán bộ Đại
học Thủy lợi thực hiện đƣợc nghiệm thu đánh giá;
1.1.3. Cơ sở vật chất và trang thiết bị
1.1.3.1. Cơ sở vật chất
- Thƣ viện Đại học Thuỷ Lợi đến nay đã có trụ sở, cơ sở vật chất tƣơng đối khang trang,
hiện đang toạ lạc tại tòa nhà A45, trong khuôn viên trƣờng ĐHTL, với diện tích sử dụng
khoảng 2.080m2. Thƣ viện hiện đƣợc bố trí, sắp xếp nhƣ sau:
+ 01 Kho Giáo trình – 195 m2
+
01 Phòng Giáo trình - 130 m2
K52- Thông Tin - Thư Viện
6
Khóa luận tốt nghiệp
Phạm Thị Kim Cúc
+ 04 Kho Tài liệu tham khảo:
Kho Ngoại văn – 65 m2
Kho Mở - 410 m2
Phòng Báo - Tạp chí – 30 m2
Kho Lƣu trữ - 70 m2
+ 03 phòng khai thác đa phƣơng tiện (Multimedia room) - 195m2
+ 03 phòng đọc lớn và sân tự học của sinh viên, tổng diện tích 400m 2 có sức chứa
khoảng 1.000 chỗ
+ 04 phòng làm việc của các bộ thƣ viện, phòng máy chủ, phòng họp…
Thƣ viện Đại học Thuỷ lợi hiện có 1 không gian khép kín, biệt lập và yên tĩnh.
Các phòng đọc, kho sách với bàn quầy, giá sách, bàn ghế mới; các trang thiết bị điện
tử, an ninh thƣ viện khá hiện đại, hệ thống đèn, quạt hợp lý, có điều hòa không khí,
máy hút ẩm…
1.1.3.2. Trang thiết bị
Thƣ viện đƣợc lắp đặt các trang thiết bị điện tử, mạng LAN và các thiết bị an ninh thƣ
viện khá hiện đại:
- Phần mềm Quản lý Thƣ viện Libol 6.0 để quản lý vốn tài liệu, quản lý bạn đọc, phục vụ
tra cứu, mƣợn trả tài liệu và các hoạt động nghiệp vụ khác…
- Mạng LAN kết nối với Internet theo đƣờng Leaseline của Trƣờng, có 2 điểm kết nối
Wifi;
+ 3 servers và 4 switchs CISCO;
+ Hệ thống máy tính nối mạng:
20 terminals phục vụ bạn đọc tra cứu tìm tin;
90 PCs trong phòng Multimedia;
21 PCs cho các cán bộ làm nghiệp vụ
05 máy in lazer; 02 máy photocopy
+ Hệ thống an ninh thƣ viện:
Cổng từ 3M
Các loại tem từ dùng cho sách, băng, đĩa...
01 máy khử từ/nạp lại từ cho sách và các loại tài liệu
K52- Thông Tin - Thư Viện
7
Khóa luận tốt nghiệp
Phạm Thị Kim Cúc
01 máy khử từ/nạp lại từ cho băng đĩa
11 máy in hoá đơn phục vụ mƣợn/trả
11 đầu đọc mã vạch cố định (fixed barcode reader)
01 đầu đọc mã vạch di động (mobile barcode reader)
01 máy in mã vạch
01 máy in thẻ nhựa;
01 máy ảnh kỹ thuật số;
Hệ thống kiểm soát vào/ra tự động bằng thẻ proximity.
1.1.4. Thành phần vốn tài liệu của Thƣ viện ĐHTL
Thƣ viện ĐHTL là một thƣ viện chuyên ngành khoa học kỹ thuật, có vốn tài liệu phong
phú, đa dạng. Hiện nay kho tài liệu của Thƣ viện có khoảng 228.791 tài liệu với các ngôn ngữ
Việt, Anh, Nga, Pháp… Trong đó bao gồm: tài liệu truyền thống và tài liệu điện tử.
Tài liệu truyền thống
Sách:
Đây là loại tài liệu chiếm số lƣợng lớn nhất trong kho tài liệu của Thƣ viện, gồm các
loại sau:
-
Sách giáo trình: có khoảng 465 đầu – 252.000 bản: Phần lớn là các giáo trình do các
Giáo sƣ, Tiến sỹ và cán bộ giảng dạy tại các khoa, Bộ môn trong trƣờng biên soạn,
thuộc các chuyên ngành đào tạo của Trƣờng nhƣ: Thủy văn và tài nguyên thiên nhiên,
Thủy lực, Quản lý tài nguyên nƣớc, Kỹ thuật công trình thủy lợi …
-
Sách tham khảo: bao gồm sách tham khảo tiếng Việt và sách tham khảo tiếng nƣớc
ngoài.
+ Sách tham khảo tiếng Việt: có số lƣợng 7.448 đầu – 17.308 cuốn, gồm các sách chuyên
ngành kỹ thuật, kỹ thuật thủy lợi, tin học, ngoại ngữ, khoa học xã hội, văn học, nghệ
thuật…
+ Sách tham khảo tiếng nƣớc ngoài: trong đó sách tiếng Anh có 3.247 đầu /4435 cuốn, các
ngôn ngữ khác chủ yếu là tiếng Nga, tiếng Trung: khoảng 4.700 đầu/ hơn 7.000 cuốn.
K52- Thông Tin - Thư Viện
8
Khóa luận tốt nghiệp
Phạm Thị Kim Cúc
Trong những năm gần đây, để đáp ứng cho yêu cầu của bạn đọc, phục vụ cho chƣơng
trình giảng dạy của các lớp tiên tiến và đáp ứng kịp thời công cuộc công nghiệp hóa, hiện
đại hóa đất nƣớc, Thƣ viện ĐHTL đã tận dụng và khai thác triệt để mọi kinh phí, nguồn
đầu tƣ, viện trợ để tăng số lƣợng tài liệu tham khảo tiếng nƣớc ngoài, đặc biệt là sách
tham khảo bằng tiếng Anh.
Luận văn, luận án:
Với khoảng 1428 đầu – 1882 bản, thuộc tất cả các chuyên ngành đào tạo của trƣờng,
bảo vệ trong và ngoài nƣớc. Đây là nguồn tài “chất xám” có giá trị khoa học, thực tiễn, đã
đƣợc thẩm định, và có khả năng ứng dụng vào thực tế, là nguồn tài liệu tham khảo vô cùng
giá trị đối với bạn đọc.
Loại hình tài liệu
Số lƣợng
Đơn vị
Giáo trình
252.000
Bản
Tài liệu tham khảo tiếng
Việt
17.308
Bản
Tài liệu tham khảo tiếng
nƣớc ngoài
11435
Bản
Luận văn, luận án
1882
Bản
Bảng 1: Số lƣợng vốn tài liệu của Thƣ viện
4%
1%
Giáo trình
6%
Tài liệu tham khảo tiếng
Việt
89%
Tài liệu tham khảo tiếng
nước ngoài
Luận văn, luận án
K52- Thông Tin - Thư Viện
9
Khóa luận tốt nghiệp
Phạm Thị Kim Cúc
Hình 1: Biểu đồ thể hiện tỷ lệ vốn tài liệu của Thƣ viện
Báo, tạp chí:
Hiện nay, phòng báo tạp chí có 90 đầu báo, tạp chí. Trong đó có 12 đầu báo ngày và
một số đầu báo và tạp chí Tiếng Anh chuyên ngành do các tổ chức và các trƣờng nƣớc ngoài
tặng.
Tài liệu điện tử:
-
Đĩa dữ liệu: 400 đĩa
-
1 Cơ sở dữ liệu Thƣ mục sách: 13.795 biểu ghi
-
Sách số hóa: 374 đầu
-
Giáo trình điện tử: 93 đầu
-
Bài chích báo, tạp chí: trên 100 bài.
Nhƣng hiện tại, vốn tài liệu điện tử này chƣa đƣợc Thƣ viện tổ chức và đƣa ra phục vụ
đông đảo tới bạn đọc mà chỉ phục vụ cho những đối tƣợng là các cán bộ quản lý, giảng viên,
hỗ trợ họ trong việc viết sách.
Với nguồn tài liệu phong phú nhƣ vậy, vấn đề đặt ra cho Thƣ viện ĐHTL hiện nay là
làm thế nào tổ chức và bảo quản thật hợp lý, khoa học nguồn tài liệu đó để khai thác sử dụng
tối đa giá trị của nó, góp phần thỏa mãn nhu cầu ngày càng lớn của mọi đối tƣợng ngƣời
dùng tin.
1.1.5. Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ
1.1.5.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Hình 2: Sơ đồ tổ chức Thƣ Viện Đại học thủy lợi
K52- Thông Tin - Thư Viện
10
Khóa luận tốt nghiệp
K52- Thông Tin - Thư Viện
Phạm Thị Kim Cúc
11
Khóa luận tốt nghiệp
Phạm Thị Kim Cúc
1.1.5.2. Đội ngũ cán bộ
Thƣ viện Đại học Thuỷ Lợi có 17 cán bộ. Trong đó, có 1 thạc sĩ, 15 ngƣời có trình độ
Đại học: Số ngƣời tốt nghiệp chuyên ngành Thông tin Thƣ viện là 5, kỹ sƣ công nghệ thông
tin là 2, còn lại là các chuyên ngành khác hỗ trợ sự phát triển của Thƣ viện nhƣ ngoại ngữ,
ngoại thƣơng, thƣơng mại và thủy lợi.
Thƣ viện có cơ cấu quản lý theo từng chức năng nghiệp vụ riêng biệt:
- Ban Giám đốc: 2 ngƣời
- Khối Nghiệp vụ thƣ viện và Quản trị mạng (hiện có 5 ngƣời):
+ Công tác xuất bản, bổ sung (1 ngƣời)
+ Công tác biên mục, tạo các ấn phẩm thƣ viện (3 ngƣời).
+ Quản trị mạng LAN và hệ thống servers + PCs (1 ngƣời)
- Khối phục vụ bạn đọc (hiện có 12 ngƣời):
+ Phòng Giáo trình (4 ngƣời)
+ Kho Mở (4 ngƣời)
+ Kho Ngoại văn (1 ngƣời)
+ Phòng Báo chí (1 ngƣời)
+ Hƣớng dẫn thông tin (2 ngƣời)
1.1.6. Đặc điểm ngƣời dùng tin và nhu cầu tin
Thƣ viện Đại học Thuỷ lợi Hà Nội có số lƣợng ngƣời dùng tin đông đảo, hiện có hơn
12.720 ngƣời và đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy hoạt động của Thƣ viện không
ngừng đi lên. Ngƣời dùng tin tại Thƣ viện đƣợc chia thành các nhóm chính:
- Giảng viên, cán bộ trong trƣờng;
- Sinh viên chính qui, tại chức, học viên cao học và nghiên cứu sinh tại trƣờng;
- Ngoài ra, Thƣ viện còn cung cấp giáo trình, tài liệu tham khảo cho một số cơ sở đào tạo
tại chức xa trƣờng nhƣ Cơ sở 2, Đại học 2 và một số trƣờng Đại học khác.
+ Nhóm cán bộ giảng dạy, cán bộ quản lý, chuyên viên: Với 435 ngƣời trong tổng số bạn
đọc của Thƣ viện. Tuy nhiên, họ đóng vai trò nòng cốt của xã hội, là “nguyên khí quốc gia”.
Họ vừa là đối tƣợng sử dụng Thƣ viện, vừa là ngƣời tạo ra nguồn thông tin có giá trị khoa học
12
Khóa luận tốt nghiệp
Phạm Thị Kim Cúc
cao cho thƣ viện. Với đặc thù là hoạt động trong lĩnh vực khoa học kỹ thuật mà cụ thể là kỹ
thuật thủy lợi, nhu cầu tin của họ chuyên sâu. Họ quan tâm tới những thông tin mới, kịp thời.
Bên cạnh tài liệu tiếng Việt, họ rất cần tài liệu tiếng nƣớc ngoài nhƣ: tiếng Anh, Pháp, Nhật…
những nƣớc có nền khoa học kỹ thuật phát triển trên thế giới.
+ Nhóm sinh viên chính qui, tại chức là 10.080 ngƣời và học viên cao học, nghiên cứu
sinh có số lƣợng là 285 ngƣời. Nhiệm vụ chính của họ là học tập và họ là đối tƣợng ngƣời
dùng tin chủ yếu của Thƣ viện. Với mô hình đào tạo theo hình thức tín chỉ, đòi hỏi họ phải
học, đọc và tìm hiểu thông tin từ nhiều nguồn có trong các tài liệu dạng truyền thống cũng nhƣ
hiện đại: tài liệu tham khảo, báo, tạp chí khoa học, luận án, luận văn, cơ sở dữ liệu trực tuyến,
bài giảng điện tử…
Đối tƣợng
Cán bộ giảng dạy, cán bộ
quản lý, chuyên viên
Sinh viên chính qui, tại
chức
Học viên cao học, nghiên
cứu sinh
Số lƣợng
435
Đơn vị
ngƣời
10080
ngƣời
285
ngƣời
Bảng 2: Số lƣợng ngƣời dùng tin tại Thƣ viện
Biểu đồ thể hiện tỷ lệ ngƣời dùng tin tại Thƣ viện
3% 4%
Cán bộ giảng dạy, cán bộ
quản lý, chuyên viên
Sinh viên chính qui, tại
chức
93%
Học viên cao học, nghiên
cứu sinh
Hình 3: Biểu đồ thể hiện tỷ lệ ngƣời dùng tin tại Thƣ viện
Mỗi nhóm ngƣời dùng tin lại có những đặc điểm tâm lý, ngành nghề khác nhau, ảnh
hƣởng lớn đến nhu cầu tin khác nhau của họ. Việc phân chia ngƣời dùng tin thành những
nhóm nhỏ, giúp thƣ viện quản lý bạn đọc tốt hơn, đồng thời phục vụ tốt hơn. Qua đó, việc bổ
13
Khóa luận tốt nghiệp
Phạm Thị Kim Cúc
sung nguồn tin sẽ đi sát và phù hợp với nhu cầu từng nhóm ngƣời dùng tin, giúp cho Thƣ viện
có những chính sách ƣu đãi, kế hoạch xây dựng và phát triển các sản phẩm, dịch vụ hiệu quả,
trên cơ sở nắm vững từng loại nhu cầu. Từ đó sẽ nâng cao chất lƣợng hoạt động của Thƣ viện
đối với mọi đối tƣợng ngƣời dùng tin khi tới Thƣ viện.
1.2. Những vấn đề về tổ chức và bảo quản vốn tài liệu
1.2.1. Về tổ chức vốn tài liệu
Năm 1934, nhà Thƣ viện học ngƣời Nga U.V.Grigorev đã đƣa vào trong thành ngữ
khoa học khái niệm “Tổ chức kho sách thƣ viện”. Ông cùng với một số nhà thƣ viện học khác
đã nghiên cứu những vấn đề về tổ chức vốn tài liệu với một phƣơng pháp luận đúng đắn, góp
phần làm phong phú thêm lý luận Thƣ viện học.
Dƣới danh từ tổ chức kho sách thƣ viện, ngƣời ta hiểu đây là một loạt các nghiệp vụ
nhằm làm cho vốn tài liệu “ có một trật tự nhất định”. Yêu cầu của việc tổ chức vốn tài liệu, là
trƣớc hết phải phân chia toàn bộ vốn tài liệu thành nhiều kho, phù hợp với điều kiện thực tế
của từng Thƣ viện, và giữa các kho đó có mối liên quan mật thiết, hữu cơ với nhau, tạo thành
một thể thống nhất, nhằm phục vụ bạn đọc hiệu quả nhất.
Tổ chức vốn tài liệu là một loạt các khâu nghiệp vụ cần tiến hành nhằm làm cho kho tài
liệu có một trật tự nhất định để chúng ta có thể sẵn sàng phục vụ nhu cầu tin của ngƣời dùng
tin, vừa bảo quản tài sản đảm bảo nhất. Các thao tác đó là:
-
Xử lý tài liệu
+ Xử lý nội dung
+ Xử lý hình thức
-
Phƣơng thức tổ chức vốn tài liệu
Tổ chức vốn tài liệu trong Thƣ viện quy định bởi những yếu tố sau:
+ Quy mô - loại hình Thƣ viện
+ Chức năng - nhiệm vụ của Thƣ viện
+ Cơ sở vật chất, trang thiết bị của Thƣ viện
+ Số lƣợng, chất lƣợng vốn tài liệu
+ Số lƣợng và chất lƣợng đội ngũ cán bộ Thƣ viện
14
Khóa luận tốt nghiệp
Phạm Thị Kim Cúc
Để tổ chức vốn tài liệu hiệu quả, bên cạnh việc đáp ứng bốn tiêu chí trên, còn phải
phát huy đƣợc hết các nguồn lực của thƣ viện.
Nếu công tác bổ sung vốn tài liệu giúp cho công tác bổ sung vốn tài liệu của thƣ
viện thƣờng xuyên đƣợc tăng cƣờng về chất lƣợng và số lƣợng thì việc khai thác giá trị của tài
liệu lại phụ thuộc rất lớn vào việc tổ chức vốn tài liệu của thƣ viện. Nên bất kì một cơ quan
thông tin thƣ viện nào cũng cần phải sắp xếp tổ chức vốn tài liệu một cách hợp lý và khoa học
thì mới có thể khai thác hết đƣợc nguồn tin quý báu của mình và đáp ứng tối đa nhu cầu của
ngƣời dùng tin.
Nhƣ vậy tổ chức vốn tài liệu là sắp xếp tài liệu của cơ quan Thông tin – Thƣ viện một
cách khoa học, chính xác nhằm tạo điều kiện tốt nhất để đáp ứng nhu cầu tin của ngƣời sử
dụng một cách nhanh chóng và chính xác đồng thời nâng cao chất lƣợng sử dụng nguồn tin
trong thƣ viện. Không những thế, việc tổ chức vốn tài liệu hợp lý sẽ đảm bảo cho quá trình
bảo quản, kiểm kê kho tài liệu đƣợc thuận tiện và rõ ràng hơn.
1.2.2. Về bảo quản vốn tài liệu
Ngày nay, ở tất cả các thƣ viện, vốn tài liệu không chỉ có ý nghĩa về mặt vật chất, mà
còn có ý nghĩa vô giá về mặt giá trị văn hóa, tinh thần. Nó đã hội tụ những tri thức, vốn sống
phong phú của nhân loại đƣợc tích lũy từ nhiều thế hệ, là di sản văn hóa của dân tộc và là tài
sản chung của toàn xã hội. Vì thế, trong mọi hoạt động của mỗi cơ quan thông tin – thƣ viện,
bảo quản vốn tài liệu ngày càng trở thành vấn đề quan trọng hàng đầu. Bảo quản vốn tài liệu
không chỉ đơn thuần là bảo quản sách báo khỏi bị hƣ hỏng, đảm bảo sự toàn vẹn và hiện trạng
vật lý bình thƣờng của các tài liệu trong kho, mà ở góc độ khái quát, bảo quản vốn tài liệu
chính là bảo quản di sản văn hóa của dân tộc và của toàn nhân loại.
Nghiên cứu về vấn đề bảo quản vốn tài liệu, trong cuốn sách của IFLA: “ Những
nguyên lý bảo tồn và bảo quản vốn tài liệu Thư viện” đã đƣa ra định nghĩa:
- Bảo tồn ( Preservation) : Bao gồm tất cả những suy xét về mặt quản lý và tài chính liên
quan đến việc tàng trữ và cung cấp tiện nghi, biên chế, các chính sách, kỹ thuật và các phƣơng
pháp đƣợc sử dụng để bảo tồn các tài liệu Thƣ viện và lƣu giữ cùng với những thông tin chứa
đựng trong đó.
15
Khóa luận tốt nghiệp
Phạm Thị Kim Cúc
- Bảo quản ( Conservation ): Chỉ những chính sách và hoạt động thực tiễn đặc thù, nhằm
bảo vệ các tài liệu Thƣ viện và lƣu trữ khỏi bị làm hƣ hỏng, gây thiệt hại và hủy hoại, bao gồm
những phƣơng pháp và kỹ thuật do đội ngũ chuyên môn đề ra.
- Phục chế ( Restorvation ) : Chỉ những kỹ thuật và ý kiến đƣợc sử dụng bởi những nhân
viên kỹ thuật tham gia vào việc làm cho tốt lại những tài liệu Thƣ viện đã bị hƣ hỏng bởi thời
gian, bởi việc sử dụng và bởi những nhân tố khác.
Ở Việt Nam, cùng với sự phát triển mạnh mẽ về kinh tế, văn hóa, xã hội, nhu cầu
thông tin cũng trở nên đa dạng và phức tạp hơn. Sách báo và các tài liệu khác nhập vào Thƣ
viện gia tăng nhanh chóng, đòi hỏi những ngƣời làm công tác Thƣ viện cần có một chƣơng
trình bảo quản đồng bộ, toàn diện và lâu dài trƣớc tác động của thiên nhiên, con ngƣời, và sự
lão hóa của bản thân các tài liệu đó. Vấn đề bảo quản vốn tài liệu đặt ra cho tất cả các loại
hình thƣ viện, cho mọi loại tài liệu có trong thƣ viện, với phƣơng châm nhƣ một nhà thƣ viện
học ngƣời Mỹ đã nói : “Làm cho thư viện của chúng ta hữu ích và bảo tồn tài liệu lâu, chừng
nào mà nó còn cần thiết. Bảo quản là vô nghĩa nếu không có mục tiêu là sử dụng”.
Có thể nói, vấn đề bảo tồn, bảo quản vốn tài liệu thƣ viện, chống lại mọi tác nhân hủy
hoại, đang là mối quan tâm nghề nghiệp tất yếu và là vấn đề cấp bách của các thƣ viện toàn
thế giới. Bởi bảo quản vốn tài liệu không chỉ nâng cao chất lƣợng hoạt động của thƣ viện, mà
còn quyết định đến sự tồn tại và phát triển của các cơ quan thông tin – thƣ viện.
Đặc điểm khí hậu nhiệt đới gió mùa ở Việt Nam đã ảnh hƣởng rất lớn đến công tác bảo
quản vốn tài liệu, làm cho công tác này ngày càng trở nên khó khăn và phức tạp.
Nhƣ tất cả các thƣ viện khác, tại Thƣ viện Đại học Thủy lợi, vấn đề bảo quản vốn tài
liệu có một ý nghĩa vô cùng quan trọng. Thƣ viện ĐHTL, bên cạnh việc tổ chức tốt vốn tài
liệu phục vụ và đáp ứng nhu cầu bạn đọc, còn có nhiệm vụ bảo quản và giữ gìn lâu dài vốn tài
liệu đó, nhằm thực hiện đƣợc mọi chức năng và nhiệm vụ của mình.
1.2.3. Vai trò, ý nghĩa của công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thƣ viện
Đại học Thủy lợi
Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu trong các cơ quan TT-TV có ý nghĩa vô cùng
quan trọng. Trong quá trình tổ chức vốn tài liệu, các Thƣ viện đồng thời giải quyết hai nhiệm
vụ mâu thuẫn nhau, nhƣng có mối quan hệ biện chứng với nhau, đó là : sử dụng tích cực vốn
tài liệu của Thƣ viện và bảo quản chúng lâu dài. Tổ chức vốn tài liệu khoa học làm cho vốn tài
liệu nói chung và từng cuốn sách nói riêng đƣợc bảo quản trong điều kiện tốt nhất. Bảo quản
16
Khóa luận tốt nghiệp
Phạm Thị Kim Cúc
vốn tài liệu tốt sẽ nâng cao chất lƣợng phục vụ, tiết kiệm ngân sách cho Thƣ viện trong việc
bổ sung, phục hồi, phục chế các tài liệu bị mất mát hƣ hỏng. Nhiệm vụ của công tác tổ chức
vốn liệu là phải điều hòa đƣợc mâu thuẫn đó, đảm bảo việc luân chuyển tài liệu một cách
nhanh chóng tới ngƣời dùng tin, thỏa mãn nhu cầu của bạn đọc trong thời gian ngắn nhất.
Đồng thời, vốn tài liệu cũng đƣợc bảo quản lâu dài vì đây đƣợc coi là tài sản chung của xã hội,
góp phần giữ gìn di sản văn hóa dân tộc nói riêng và nhân loại nói chung.
Tổ chức vốn tài liệu khoa học, bảo quản vốn tài liệu tốt sẽ nâng cao chất lƣợng phục vụ,
tiết kiệm đƣợc ngân sách cho thƣ viện trong việc phục hồi, phục chế tài liệu bị rách nát hƣ
hỏng.
Tổ chức vốn tài liệu là nghiên cứu việc phân bổ, sắp xếp các sách để giữ gìn lâu dài và
thuận tiện cho việc sử dụng. Công việc này có ý nghĩa đối với tất cả các hoạt động của cơ
quan TT-TV. Việc phân bổ tài liệu, quy định trật tự sắp xếp trong kho tài liệu đƣợc tiến hành
với mục đích là để tận dụng, sử dụng đến mức tối đa và bảo quản tốt nhất những tài liệu trong
thƣ viện.
Cũng xuất phát từ nhu cầu thực tế đó, Thƣ viện Đại học Thuỷ lợi đã đặt ra những yêu
cầu khắt khe đối với công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu. Với đặc điểm là thƣ viện
trƣờng đại học chuyên về lĩnh vực khoa học kỹ thuật và kỹ thuật thủy lợi, lĩnh vực luôn đổi
mới, đòi hỏi nội dung tài liệu cũng luôn đƣợc cập nhật, ngôn ngữ tài liệu đa dạng phong phú,
chú trọng phát triển cả những tài liệu nƣớc ngoài, đối tƣợng ngƣời dùng tin lại đông đảo…Đòi
hỏi Thƣ viện phải có cách thức tổ chức tốt vốn tài liệu và bảo quản tài liệu thật khoa học, hợp
lý, phù hợp với điều kiện, hoàn cảnh thực tế của mình, để chúng luôn trong tƣ thế sẵn sàng
phục vụ bạn đọc.
Ý thức đƣợc vai trò to lớn của công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu, Thƣ viện Đại
học Thuỷ lợi trong những năm qua đã tích cực đổi mới công tác này, nhằm tạo ra một không
gian vốn tài liệu vừa phong phú vừa gần gũi và bảo quản thật hợp lý nguồn tài liệu này. Trong
nỗ lực mang tài liệu đến gần hơn với bạn đọc, góp phần thúc đẩy sự nghiệp Thƣ viện phát
triển, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của ngƣời dùng tin trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện
đại hóa đất nƣớc. Thƣ viện xác định: Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu là ngƣời bạn
đắc lực nhất, tạo động lực hỗ trợ cho việc hoàn thành nhiệm vụ này.
17
Khóa luận tốt nghiệp
Phạm Thị Kim Cúc
CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ
BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU TẠI THƢ VIỆN ĐẠI HỌC THỦY LỢI
2.1. Công tác tổ chức vốn tài liệu tại Thƣ viện Đại học Thủy lợi
Trong bối cảnh hội nhập, cùng với những tiến bộ vƣợt bậc về khoa học kỹ thuật
trong mọi lĩnh vực, đòi hỏi con ngƣời cũng phải biết phát triển theo. Do đó, nhu cầu khai thác,
tìm kiếm thông tin về mọi lĩnh vực của con ngƣời cũng đa dạng phong phú. Với tƣ cách là một
Thƣ viện chuyên ngành, mang đặc thù riêng của một trƣờng đào tạo về khoa học kỹ thuật thủy
lợi, Thƣ viện Đại học Thủy lợi ra đời với vốn tài liệu khá đa dạng, phong phú, là nhu cầu tất
yếu khách quan nhằm mục đích phục vụ một số lƣợng lớn độc giả là cán bộ, giảng viên và
sinh viên trong trƣờng.
Trong suốt quá trình hoạt động của bất kì cơ quan thông tin thƣ viện nào, vấn đề tổ
chức vốn tài liệu luôn là một trong những công việc hằng ngày. Công việc này là một loạt các
khâu nghiệp vụ, từ tiếp nhận tài liệu, vào sổ đăng kí, phân loại, mô tả… cho đến khâu sắp xếp
tài liệu lên giá để tiến hành phục vụ bạn đọc. Tiếp cận với công tác tổ chức vốn tài liệu, dễ
nhận thấy những điểm mới và mang bản sắc riêng của Thƣ viện Đại học Thủy lợi. Từ phƣơng
pháp tổ chức loại hình tài liệu cho đến phân chia kho, sắp xếp tài liệu… Trên thực tế, công tác
18
Khóa luận tốt nghiệp
Phạm Thị Kim Cúc
tổ chức vốn tài liệu của Thƣ viện Đại học Thủy lợi đã mang một hiệu ứng tích cực, tạo thói
quen sử dụng thƣ viện của bạn đọc, mang lại cảm giác thỏa mái, thích thú cho bạn đọc trong
và ngoài trƣờng, tăng hiệu quả sử dụng Thƣ viện.
2.1.1. Xử lý tài liệu – cơ sở khoa học cho công tác tổ chức vốn tài liệu
Trong quá trình hoạt động, tùy thuộc vào nguồn tin vốn có và đối tƣợng bạn đọc của
mình, mà các Thƣ viện có cách tổ chức vốn tài liệu khác nhau, nhằm làm cho vốn tài liệu đƣợc
sắp xếp theo một trật tự khoa học. Tuy nhiên, để làm tốt đƣợc điều đó, các Thƣ viện phải căn
cứ vào những dấu hiệu nhất định: cách đăng kí tài liệu, cách mô tả tài liệu, cách phân loại tài
liệu, cách định kí hiệu xếp giá cho tài liệu… Trên thực tế, quá trình xử lý tài liệu trên cả
phƣơng diện nội dung và hình thức, chính là cơ sở khoa học cho việc tổ chức và sắp xếp vốn
tài liệu của bất kỳ cơ quan thông tin – thƣ viện nào.
Công tác xử lý vốn tài liệu tại Thƣ viện Đại học Thủy lợi bao gồm các công đoạn sau:
2.1.1.1. Xử lý hình thức
Đăng kí tài liệu
Đăng kí tài liệu là một khâu nghiệp vụ rất quan trọng trong công tác Thƣ viện nói
chung và quá trình xử lý tài liệu nói riêng. Nó là cơ sở khoa học để giúp cán bộ Thƣ viện nắm
bắt đƣợc tất cả các tài liệu có từ trƣớc tới nay. Hơn nữa, đăng kí tài liệu còn giúp cán bộ Thƣ
viện biết đƣợc tình trạng kho sách, từ đó có biện pháp, kế hoạch phát triển và bổ sung vốn tài
liệu với nhũng quy mô khác nhau, làm cho vốn tài liệu trong Thƣ viện ngày càng đa dạng,
phong phú.
Mỗi cuốn sổ đăng kí đƣợc coi là tài liệu pháp lý, giúp cán bộ kiểm tra thƣờng
xuyên vốn tài liệu, báo cáo toàn bộ những vấn đề liên quan đến bộ sƣu tập đó cho các cấp lãnh
đạo. Vì vậy, đăng kí tài liệu luôn đòi hỏi phải thực hiện một cách đều đặn, chính xác, kịp thời.
Có nhƣ thế mới đảm bảo công tác tổ chức, bảo quản và phục vụ bạn đọc đạt hiệu quả cao.
Cũng nhƣ tất cả các Thƣ viện trên cả nƣớc, công tác đăng kí tài liệu tại Thƣ viện Đại học Thủy
lợi đƣợc thực hiện một cách đều đặn, nghiêm túc và chính xác, với những quy tắc nhất định.
Trƣớc kia việc đăng kí tài liệu mới bổ sung về thƣ viện đƣợc thực hiện thủ công trên
hai sổ đăng kí : Sổ đăng kí tổng quát và sổ đăng kí cá biệt. Tuy nhiên, kể từ cuối năm 2006,
Thƣ viện đã sử dụng phần mềm để hỗ trợ việc đăng kí tài liệu. Theo định kì, sổ tổng quát và
19
Khóa luận tốt nghiệp
Phạm Thị Kim Cúc
đăng kí cá biệt sẽ đƣợc in ra và đóng thành quyển mà không phải đăng kí thủ công bằng tay.
Cách làm này vừa tiết kiệm đƣợc thời gian, công sức cho cán bộ Thƣ viện vừa đảm bảo tính
chính xác cao.
Sau khi đăng kí vào sổ Đăng kí tổng quát và đăng kí cá biệt, tài liệu đƣợc chuyển sang
một thao tác kỹ thuật khác, đó là mô tả tài liệu.
Mô tả hình thức tài liệu:
Mô tả tài liệu có ý nghĩa quan trọng trong công tác thƣ viện, thƣ mục, thông tin. Nó
là cơ sở chủ yếu để tổ chức mục lục, biên soạn thƣ mục. Nó xác định đƣợc những đặc tính của
tài liệu về nhiều phƣơng diện, để có thể nhận dạng nó một cách chính xác và không nhầm lẫn
với các tài liệu khác. Mô tả tài liệu tại Thƣ viện Đại học Thủy lợi đƣợc tiến hành ngay sau
đăng kí tài liệu.
Trƣớc đây, cán bộ Thƣ viện Đại học Thủy lợi tiến hành mô tả bằng phƣơng pháp thủ
công – mô tả và viết phích mô tả bằng tay, hoặc đánh máy chữ. Khi ứng dụng công nghệ
thông tin vào công tác thông tin – thƣ viện, TVĐHTL đã tiến hành mô tả theo tiêu chuẩn mô
tả quốc tế ISBD. Biên mục tài liệu trên phần mềm CDS/ISIS do UNESCO cung cấp miễn phí,
đƣợc Trung tâm Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia Việt hoá và đƣa vào sử dụng từ
những năm 80 ở một số thƣ viện lớn.
Từ 2006, đƣợc sự hỗ trợ của Dự án Đan Mạch, Thƣ viện đã đƣợc cài đặt phần mềm
Libol 6.0 và trang bị máy tính, Server cùng một số thiết bị điện tử khác để hỗ trợ cán bộ làm
việc. Do vậy, công tác biên mục mô tả tài liệu tại TVĐHTL hiện nay đƣợc thực hiện trên máy
tính và chuyển sang mô tả theo quy tắc AACR2 kết hợp với khổ mẫu MARC21. Trên cơ sở
đó, Thƣ viện đã chuyển dữ liệu từ phần mềm CDS/ISIS sang phần mềm Libol.
2.1.1.2. Xử lý nội dung
Công tác xử lý nội dung tài liệu đƣợc Thƣ viện Đại học Thủy lợi tiến hành gồm : phân
loại, định từ khóa và tóm tắt nội dung tài liệu, phục vụ cho việc tìm tin nhanh nhất, hiệu quả
nhất.
Phân loại tài liệu
Phân loại tài liệu là việc xác định các tài liệu theo từng môn loại tri thức. Dựa trên cơ sở
nội dung của tài liệu, gắn cho tài liệu ấy kí hiệu phân loại và sắp xếp chúng theo một trật tự
20
Khóa luận tốt nghiệp
Phạm Thị Kim Cúc
nhất định, nhằm tổ chức kho tài liệu theo nội dung, tổ chức hệ thống tra cứu tài liệu theo ký
hiệu phân loại một cách hiệu quả.
Từ năm 2006 đến nay, Thƣ viện Đại học Thủy lợi bắt đầu sử dụng khung phân loại DDC
ấn bản rút gọn số 14 do Thƣ viện Quốc hội Mỹ biên soạn. Tất cả vốn tài liệu của Thƣ viện
đƣợc chia thành 10 lớp cơ bản, trong mỗi lớp lại có nhiều phân lớp và trong mỗi phân lớp
đƣợc phân chia chi tiết để xác định các khía cạnh của tài liệu.
Cấu trúc khung phân loại DDC: cụ thể xem ở phần phụ lục
Ví dụ : Cấu tạo một kí hiệu phân loại của khung phân loại DDC:
624.19
Trong đó :
624 : Kỹ thuật xây dựng
624.19 : Công trình ngầm
Với đặc thù về các ngành đào tạo của Trƣờng Đại học Thủy lợi Hà Nội, vì vậy lớp 624 (
Kỹ thuật xây dựng) và lớp 627 ( Kỹ thuật thủy lợi) đƣợc sử dụng nhiều nhất. Tài liệu cũng
đƣợc bổ sung nhiều hơn, phong phú hơn với các tài liệu chuyên về lĩnh vực đó để phù hợp với
sự nghiệp giáo dục và đào tạo của nhà trƣờng.
Việc phân loại tài liệu nhằm hai mục tiêu: giúp cán bộ thƣ viện nhận dạng và xác định vị
trí của cuốn sách thông qua ký hiệu xếp giá và nhóm tất cả các tài liệu có cùng một chủ đề vào
một chỗ.
Định từ khóa tài liệu
Công tác định từ khóa của Thƣ viện Đại học Thủy lợi đƣợc thực hiện cùng với công tác
mô tả và phân loại trên khổ mẫu MARC 21 của phần mềm Libol 6.0.
. Để có từ khóa chính xác và khoa học, Thƣ viện Đại học Thủy lợi đã dựa vào bảng từ khóa do
Thƣ viện Quốc gia và Trung tâm thông tin Quốc gia biên soạn. Việc định từ khóa đối với Thƣ
viện hết sức phức tạp, vì một số tài liệu chuyên sâu trong bộ từ khóa lại không có. Do đó,
trong quá trình định từ khóa, cán bộ xử lý tài liệu phải bổ sung và thay thế bằng một số từ, hay
cụm từ tƣơng đƣơng.
Tóm tắt tài liệu
21
Khóa luận tốt nghiệp
Phạm Thị Kim Cúc
Tóm tắt tài liệu là quá trình phân tích nội dung tài liệu, phản ánh độ cô đọng nội dung
dƣới một vài câu viết ngắn gọn nhƣng đầy đủ thông tin giúp ngƣời dùng tin nắm đƣợc nội
dung tài liệu ở mức độ khái quát hoặc chi tiết.
Cũng nhƣ định từ khóa, tóm tắt phụ thuộc vào loại mục đích và loại hình tài liệu của Thƣ
viện. Loại hình tóm tắt mà Thƣ viện sử dụng là tóm tắt chỉ dẫn, nêu lên đặc trƣng cơ bản của
cuốn sách giúp bạn đọc nắm đƣợc nội dung cuốn sách đề cập.
Hiện nay, Thƣ viện Đại học Thủy lợi chỉ làm tóm tắt với giáo trình, luận án, luận văn,
sách tham khảo tiếng Việt. Đối với sách ngoại văn chỉ làm từ khóa.
Định ký hiệu xếp giá cho tài liệu
Trên cơ sở phân tích chủ đề, nội dung tài liệu và xác định ngành, lĩnh vực mà nội dung
tài liệu đề cập thì cán bộ phân loại tiếp tục xác định kí hiệu phân loại cho nội dung tài liệu đó.
Ký hiệu xếp giá là cơ sở để định vị, sắp xếp tài liệu lên giá. Tùy thuộc vào cách tổ chức
kho tài liệu của Thƣ viện mà ƣu tiên lựa chọn dấu hiệu nào là quan trọng nhất.
Ký hiệu xếp giá của tài liệu trong kho phải đảm bảo có 2 ký hiệu chính đó là ký hiệu phân
loại (theo khung phân loại mà Thƣ viện đó sử dụng) kết hợp với ký hiệu mã hóa tên sách hoặc
tên tài liệu. Ở Thƣ viện Đại học Thủy lợi còn bao gồm năm xuất bản tài liệu (ký hiệu xếp giá ở
phòng giáo trình) và gồm năm xuất bản tài liệu với số đăng kí cá biệt của cuốn sách (ký hiệu
xếp giá ở phòng đọc Mở và phòng Ngoại văn) .
Ký hiệu xếp giá gồm:
-
Ký hiệu phân loại: sử dụng bảng phân loại DDC. Đây là tiêu chí chủ yếu để xếp tài
liệu.
-
Kí hiệu tên tài liệu hoặc tên tác giả: để sắp xếp các tài liệu trong cùng một chuyên
ngành.
-
Số thứ tự tập
-
Năm xuất bản
-
Số thứ tự bản copy
Các kí hiệu đƣợc thể hiện nhƣ sau:
Ký hiệu phân loại
Kí hiệu tên tài liệu hoặc tên tác giảSố thứ tự tập
Năm xuất bản
THƢ VIỆN ĐHTL
22
