Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế nội quy, quy định của văn phòng công ty TNHH máy tính nét

LỜI CẢM ƠN
Để có những kiến thức thực tế về công tác văn phòng nói chung và công tác
văn phòng doanh nghiệp nói riêng như ngày hôm nay, em xin chân thành cảm ơn
Ban Giám hiệu nhà trường, các thầy cô trong trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói
chung và khoa Quản trị văn phòng nói riêng, đã cung cấp cho em những kiến thức
về ngành Quản trị văn phòng.
Em xin dành lời cảm ơn sâu sắc đến ThS. Nguyễn Hữu Danh đã đã tận tình
hướng dẫn và trang bị cho em những kiến thức vô cùng quý giá về kỹ năng hoạch
định để em hoàn thành tốt đề tài của mình và nó cũng là nền tảng kiến thức cho em
thực hiện công việc chuyên ngành trong tương lai.
Qua đây Em cũng xin chân thành cảm ơn tới Ban lãnh đạo, các anh, chị
trong phòng Hành chính tổng hợp Công ty TNHH máy tính Nét đã tạo điều kiện và
nhiệt tình giúp em có cơ hội học hỏi, nghiên cứu để hoàn thành tốt đề tài của mình.
Do thời gian có hạn và chưa có nhiều kinh nghiệm nên đề tài sẽ không tránh
khỏi những hạn chế, thiếu sót. Em mong nhận được sự góp ý, chỉ bảo của thầy, cô
giáo, bạn bè để bài viết được hoàn thiện hơn
Em xin chân thành cảm ơn!


LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đề tài “ Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác xây dựng
và tổ chức thực hiện các quy chế, nội quy, quy định của văn phòng Công ty
TNHH máy tính Nét ” là đề tài do em tự tìm hiểu, nghiên cứu và trình bày theo
suy nghĩ của bản thân, không sao chép nguyên văn từ bất kỳ tài liệu nào.
Em xin chịu trách nhiệm với đề tài của mình !
Hà Nội, ngày tháng năm 2017


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN..........................................................................................................1
LỜI CAM ĐOAN....................................................................................................2
MỤC LỤC................................................................................................................3
MỞ ĐẦU..................................................................................................................1
1.Lý do chọn đề tài...................................................................................................................................1
2. Lịch sử nghiên cứu................................................................................................................................1
3.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu........................................................................................................1
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu.......................................................................................................2
5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng........................................2
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài.................................................................................................2
7. Cấu trúc của đề tài................................................................................................................................3

Chương 1..................................................................................................................4
TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY TNHH
MÁY TÍNH NÉT.....................................................................................................4
1.1Lịch sử hình thành và chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Máy tính Nét........4
1.1.1 Khái quát lịch sử hình thành...........................................................................................................4
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ......................................................................................................................5
1.1.3 Cơ cấu tổ chức.................................................................................................................................6
1.1.3.1 Hội đồng quản trị.........................................................................................................................6
1.1.3.2 Ban giám đốc................................................................................................................................6
1.1.3.3 Các phòng ban, trung tâm...........................................................................................................7
1.21.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính tổng hợp Công ty TNHH Máy
tính Nét.....................................................................................................................................................7
1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của phòng Hành chính tổng hợp.................................................................7
1.2.2 Nhiệm vục của phòng Hành chính tổng hợp..................................................................................9
1.2.3Cơ cấu tổ chức................................................................................................................................10
1.2.3.1 Trưởng phòng Hành chính tổng hợp.........................................................................................10

1.2.3.2 Bộ phận bảo vệ, tạp vụ..............................................................................................................11
1.2.3.4. Bộ phận cơ sở hạ tầng..............................................................................................................11
1.2.3.5 Bộ phận tổng hợp.......................................................................................................................11
Tiểu kết...................................................................................................................................................12

Chương 2................................................................................................................12
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀTỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC
NỘI QUY, QUY ĐỊNH, QUY CHẾCỦA PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP
TẠI CÔNG TY TNHH MÁY TÍNH NÉT...........................................................12
2.1 Nhữngvấn đề chung về nội quy, quy định, quy chế........................................................................13
2.1.1 Một số khái niệm...........................................................................................................................13
2.1.2 Vai trò của nội quy, quy định, quy chế..........................................................................................13
2.1.3 Các loại nội quy, quy định, quy chế..............................................................................................13
2.2 Thực trạng công tác xây dựng và tổ chức thực hiện các nội quy, quy định, quy chế của phòng
Hành chính tổng hợp tại Công ty TNHH Máy tính Nét..........................................................................14
2.2.1 Thực trạng công tác tổ chức và xây dựng nội quy, quy định, quy chế.........................................14
2.2.1.1 Thu thập thông tin.....................................................................................................................15
2.2.1.2 Quy trình soạn thảo và ban hành nội quy, quy định, quy chế..................................................20
2.2.2 Thực trạng công tác theo dõi, kiểm trathi hành nội quy, quy định, quy chế..............................24
2.2.3 Thực trạng công tác tổ chức thực hiện nội quy, quy định, quy chế............................................24
2.2.4 Các loại nội quy, quy định, quy chế do Công ty ban hành...........................................................25
Tiểu kết...................................................................................................................................................39

Chương 3................................................................................................................40
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀ
TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC LOẠI NỘI QUY, QUY ĐỊNH, QUY CHẾ
CỦA PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP TẠI CÔNG TY TNHH MÁY
TÍNH NÉT..............................................................................................................40
3.1 Đánh giá những kết quả đạt được của công tác xây dựng và tổ chức thực hiện các nội quy, quy
chế, quy định tại công ty TNHH Máy tính Nét.......................................................................................40

3.2 Một số hạn chế còn tồn tại trong công tác xây dựng và tổ chức thực hiện nội quy, quy định, quy
chế tại công ty TNHH Máy tính Nét.......................................................................................................40


3.3 Nguyên nhân tồn tại những hạn chế trong công tác xây dựng và tổ chức thực hiện nội quy, quy
định, quy chế..........................................................................................................................................41
3.4 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác xây dựng, tổ chức thực hiện các nội
quy, quy chế, quy định của Văn phòng Công ty.....................................................................................42
3.4.1Đối với Ban lãnh đạo......................................................................................................................42
3.4.2Đối với công nhân viên trực tiếp tham gia xây dựng và tổ chức thực hiện nội quy, quy chế, quy
định.........................................................................................................................................................42
Tiểu kết...................................................................................................................................................43

KẾT LUẬN............................................................................................................44
TÀI LIỆU THAM KHẢO.....................................................................................45
PHỤ LỤC.................................................................................................................1


MỞ ĐẦU
1.Lý do chọn đề tài
Mọi cơ quan, tổ chức khi thành lập đều được xác định chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và cơ cấu tổ chức. Cơ quan, tổ chức, đơn vị bước vào hoạt động nghĩa
là nó bắt đầu sống trong một không gian pháp luật và các mối quan hệ rất đa dạng,
phong phú và thậm chí khá phức tạp không chỉ bên trong cơ quan, tổ chức mà còn
các mối quan hệ với các cơ quan, tổ chức, cá nhân ở bên ngoài. Để cơ quan, tổ
chức, đơn vị hoạt động đúng trong khuôn khổ pháp luật, thực hiện đúng chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn nhất thiết cơ quan, tổ chức đơn vị đó phải có những nội quy,
quy định, quy chế bắt buộc phải tuân thủ trong hoạt động thực hiện chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn và xử sự trước mọi mối quan hệ để giải quyết công việc. Các
quy định, quy chế, nội quy, quy tắc ứng xử, quy tắc đạo đức nghề nghiệp điều

chỉnh quan hệ xử sự cụ thể bên trong và quan hệ giữa cơ quan, công nhân viên với
nhau.
Do thấy được ý nghĩa tầm quan trọng của việc tổ chức và xây dựng nội quy,
quy chế, quy định đối với hoạt động của doanh nghiệp nên tôi đã chọn đề tài “
Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác xây dựng và tổ chức thực hiện các nội quy,
quy chế, quy định tại công ty TNHH Máy Tinh Nét”.
2. Lịch sử nghiên cứu
Viết về công tác xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế, nội quy, quy
định của văn phòng đã có rất nhiều tác giả, tác phẩm và những công trình nghiên
cứu rất hay và ý nghĩa:
- Giáo trình Quản trị văn phòng doanh nghiệp của PGS.TS Nguyễn Hữu Tri,
xuất bản năm 2005, Nhà xuất bản: Khoa học và kỹ thuật. Trong cuốn giáo trình đã
đề cập đến các vấn đề chung về văn phòng, nhà quản trị văn phòng, các nghiệp vụ
của công tác văn phòng như: việc xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình, kế
hoạch tổ chức bộ máy văn phòng; tổ chức quản lý và thực hiện nghiệp vụ công tác
văn thư, lưu trữ
3.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Về đối tượng nghiên cứu: Công tác xây dựng và tổ chức thực hiện các quy
1


chế, nội quy, quy định của văn phòng Công ty TNHH Máy Tính Nét.
-Về phạm vi và giới hạn nghiên cứu: Tại Văn phòng công ty TNHH Máy
tính Nét, trong giai đoạn từ năm 2016 đến nay.
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Nghiên cứu làm rõ thực trạng, những mặt được, chưa được, những hạn chế
yếu kém và nguyên nhân trong công tác xây dựng và tổ chức thực hiện các quy
chế, nội quy, quy định của Văn phòng tại Công ty TNHH Máy tính Nét .
Đề xuất các giải pháp chủ yếu để nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác xây
dựng nội quy, quy chế quy định của văn phòng phục vụ, duy trì hoạt động , góp

phần vào sự thành công của Tổng Công ty trong thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại
hoá.
5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử
dụng
Đề tài sử dụng các phương pháp sau để nghiên cứu:
-Phương pháp so sánh
- Phương pháp phân tích.
- Tiếp cận, phân tích tài liệu, thu thập thông tin từ văn bản, tài liệu lưu trữ
tại… Tổng Công ty, báo chí, tài liệu chuyên ngành.
- Chú trọng phương pháp tổng kết hoạt động thực tiễn của đơn vị, chọn lọc
phân tích thông tin, số liệu từ các báo cáo sơ kết, tổng kết công tác.
- Tham khảo ý kiến đóng góp, chỉ bảo của các thầy cô giáo trong trường.
- Thảo luận, làm việc tập trung theo nhóm, ý kiến chia sẻ từ các đồng
nghiệp.
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
Thực hiện đề tài là điều kiện thuận lợi cho các cá nhân thực hiện đề tài nâng
cao năng lực nghiên cứu, hoàn thành tốt nhiệm vụ của bản thân.
Cung cấp luận cứ khoa học để xây dựng các đề án tăng cường chất lượng,
hiệu quả công tác các xây dựng nội quy, quy chế trong đơn vị.
Sản phẩm đề tài là nguồn tài liệu tham khảo bổ ích cho sinh viên khoa quản
trị văn phòng và cán bộ nhân viên làm công tác quản trị văn phòng, nhân sự tại các
2


đơn vị doanh nghiệp.
Góp phần duy trì cải tiến lề lối, tác phong làm việc, nâng cao vai trò lãnh
đạo của các nhà quản lý doanh nghiệp, các đơn vị sự nghiệp.
7. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, danh mục tài liệu tham khảo, nội
dung báo cáo tổng kết đề tài được thể hiện trong ba chương:

Chương 1: Tổng quan về tổ chức và hoạt động của công ty TNHH Máy Tính
Nét
Chương 2: Thực trạng công tác xây dựng và tổ chức thực hiện các nội quy,
quy chế, quy định của phòng Hành chính tổng hợp tại công ty TNHH Máy Tính
Nét.
Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác xây dựng và tổ
chức thực hiện các nội quy, quy chế, quy định của phòng Hành chính tổng hợp tại
công ty TNHH Máy Tính Nét.

3


Chương 1
TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY TNHH
MÁY TÍNH NÉT
1.1Lịch sử hình thành và chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Công
ty TNHH Máy tính Nét
1.1.1 Khái quát lịch sử hình thành
Tên công ty: CÔNG TY TNHH MÁY TÍNH NÉT
Tên viết tắt: NETCOM CO.,LTD
Địa chỉ trụ sở chính: 46A, đường Trường Chinh, Phường Phương Mai, Quận
Đống Đa, TP. Hà Nội, Việt Nam
Điện thoại: 04.35737747
Fax: 04.35737748
Email:
Website: www.netcom.vn
Công ty Máy tính NET với tên giao dịch là NETCOM Co.,Ltd tiền thân là
công ty TNHH Máy tính Sinh Liêm được thành lập năm 1993 với số vốn ban đầu
là 255 triệu VNĐ. Vào thời điểm đó Công ty là một trong những nhà cung cấp
hàng đầu các thiết bị máy tính và các giải pháp hệ thống mạng trên thị trường Việt

nam.Trải qua một quá trình hoạt động và phát triển Công ty đã ngày một lớn mạnh
và chứng tỏ được sự phát triển bền vũng trong những giai đoạn đầy khó khăn trên
thị trường quốc tế và ở Việt nam. Kể từ khi thành lập đến nay Công ty đã có những
thành tích rất đáng khích lệ trong thị trường máy tính ở Việt nam và đã có những
xây dựng được những mối quan hệ chặt chẽ với các khách hàng, các nhà sản xuất
và các bạn hàng trên thị trường trong và ngoài nước. Kế thừa tất cả những thành
quả trên và với nhu cầu cần đẩy mạnh hoạt động kinh doanh đã là những điều kiện
để ra đời Công ty Máy tính NETCOM . Chính thức đổi tên thành Công ty
NETCOM Co.,Ltd từ tháng 10.1999 với số vốn pháp định tăng lên 1,5 tỷ VNĐ với
thế mạnh cung cấp các giải pháp mạng, các hệ thống đa phương tiện và các sản
phẩm mạng cũng như thiết bị máy tính. Với một quá trình ra đời và phát triển lâu
đời, kế thừa những kinh nghiệm trong quá trình hoạt động và với một đội ngũ nhân
4


viên có trình độ, năng lực Công ty đã tự khẳng định mình và dẫn trở thành một đơn
vị hàng đầu trong việc cung cấp các giải pháp mạng, các hệ thống mạng đào tạo đa
phương tiện các thiết bị mạng và các thiết bị máy tính trên thị trường Việt nam.
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ
- Lập trình máy vi tính
- Tư vấn máy vi tính và quản trị hệ thống máy vi tính
- Hoạt động dịch vụ công nghệ thông tin và dịch vụ khác liên quan đến máy
vi tính
- Sửa chữa thiết bị khác
- Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy nông nghiệp
- Bán lẻ máy vi tính, thiết bị ngoại vi, phần mềm và thiết bị viễn thông trong
các cửa hàng chuyên doanh
- Xuất bản phần mềm ( trừ hoạt động xuất bản phẩm )
- Lắp đặt máy móc và thiết bị công nghiệp
- Sản xuất linh kiện điện tử

- Sản xuất máy vi tính và thiết bị ngoại vi của máy vi tính
- Sản xuất thiết bị truyền thông (trừ thiết bị thu phát sóng )
- Sản xuất sản phẩm điện tử dân dụng
- Bán buôn máy vi tính, thiết bị ngoại vi và phần mềm
- Bán buôn thiết bị và linh kiện điện tử, viễn thông
- Bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng
- Bán lẻ thiết bị nghe nhìn trong các cửa hàng chuyên doanh
- Vận tải hành khách đường bộ trong nội thành, ngoại thành ( trừ vận tải
bằng xe buýt )
- Kho bãi và lưu giữ hàng hóa ( trừ kinh doạnh bất động sản )
- Bốc xếp hàng hóa
- Bán lẻ sách, báo, tạp chí văn phòng phẩm trong các cửa hàng chuyên
doanh
- Bán lẻ băng đĩa âm thanh, hình ảnh ( kể cả băng, đĩa trắng) trong các cửa
hàng chuyên doanh
5


- Lắp đặt hệ thống cấp, thoát nước, lò sưởi và điều hòa không khí
- Xây dựng công trình kỹ thuật dân dụng khác
- Xây dựng công trình công ích.
1.1.3 Cơ cấu tổ chức
1.1.3.1 Hội đồng quản trị
Hội đồng quản trị là hội đồng có đầy đủ quyền hạn để thực hiện tất cả các
quyền nhân danh Công ty. Hội đồng quản trị có các quyền sau:
- Quyết đinh cơ cấu tổ chức, bộ máy của Công ty;
- Quyết định chiến lược đầu tư, phát triển của Công ty trên cơ sở các mục
đích chiến lược đã được thông qua;
- Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, giám sát hoạt động của Ban Giám đốc
và các nhân viên Công ty;

- Kiến nghị sửa đổi bổ sung điều lệ, báo cáo tình hình kinh doanh hàng năm,
báo cáo tài chính, quyết toán năm, phương án phân phối, sử dụng lợi nhuận và
phương hướng phát triển, kế hoạch phát triển sản xuất kinh doanh và ngân sách
hàng năm của Công ty trình Đại hội đồng cổ đông;
- Triệu tập, chỉ đạo chuẩn bị nội dung và chương trình cho các cuộc họp Đại
hội đồng cổ đông;
- Đề xuất việc tái cơ cấu lại hoặc giải thể Công ty;
1.1.3.2 Ban giám đốc
Ban giám đốc gồm Tổng Giám đốc, Các phó tổng giám đốc do Hội đồng
quản trị bổ nhiệm, chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và Đại hội đồng cổ
đông về điều hành và quản lý mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Phó
Tổng Giám đốc có trách nhiệm giúp đỡ Tổng Giám đốc điều hành hoạt động sản
xuất kinh doanh của Công ty. Ban Giám đốc có nhiệm vụ:
- Tổ chức điều hành, quản lý mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công
ty theo quyết định của Hội đồng quản trị, Đại hội đồng cổ đông, Điều lệ Công ty
và tuân thủ pháp luật;
- Xây dựng và trình Hội đồng quản trị các quy chế quản lý điều hành nội bộ,
kế hoạch sản xuất kinh doanh và kế hoạch tài chính hàng năm và dài hạn của Công
ty;
- Đề nghị Hội đồng quản trị quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng
6


kỷ luật đối với Phó Tổng Giám đốc, kế toán trưởng.
- Ký kết, thực hiện các hợp đồng kinh tế, hợp đồng dân sự theo quy định của
pháp luật;
- Báo cáo Hội đồng quản trị về tình hình hoạt động, kết quả sản xuất kinh
doanh, chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị, Đại hội đồng cổ đông và pháp
luật về những sai phạm gây tổn thất cho Công ty;
- Thực hiện các Quyết định của Hội đồng quản trị, Đại hội đồng cổ đông, kế

hoạch kinh doanh và kế hoạch đầu tư của Công ty đã được Hội đồng quản trị, Đại
hội đồng cổ đông thông qua.
1.1.3.3 Các phòng ban, trung tâm
Trực tiếp tiến hành các nghiệp vụ kinh doanh của Công ty. Các phòng, trung
tâm nghiệp vụ gồm có Trưởng phòng, Phó trưởng phòng trực tiếp điều hành hoạt
động sản xuất kinh doanh của phòng, trung tâm và dưới sự chỉ đạo của Ban giám
đốc
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Máy Tính Nét ( Phụ lục 01 )
1.21.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính tổng
hợp Công ty TNHH Máy tính Nét
1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của phòng Hành chính tổng hợp
Phòng Hành chính tổng hợp là một bộ phận vô cùng quan trọng có ý nghĩa
không nhỏ trong hoạt động kinh doanh của Công ty. Do đó phòng Hành chính tổng
hợp có hai chức năng để phục vụ cho nhu cầu làm việc và giải quyết các vấn đề
của Công ty đó là tham mưu, tổng hợp và hậu cần.
- Chức năng tổng hợp: Là chức năng phân tích và tổng hợp thông tin từ các
nguồn thông tin đầu vào, thông tin đầu ra và thông tin nội bộ nhằm giúp cho thủ
trưởng đơn vị đưa ra những quyết định quản lý kịp thời và chính xác. Trong các
thông tin tổng hợp được có thể thông qua bộ phận tham mưu hoặc trực tiếp tiến
trình cho lãnh đạo.
- Chức năng tham mưu : là chức năng nghiên cứu, đề xuất, tham mưu cho
lãnh đạo đề ra các quyết định chỉ đạo, điều hành công việc có hiệu quả hơn. Trong
một cơ quan thủ trưởng là người chỉ đạo tất cả các công việc của đơn vị mình và
cần phải nắm bắt và hiểu rõ được tất cả các hoạt động của đơn vị mình. Bên cạnh
7


đó, các hoạt động trong cơ quan diễn ra trong phạm vi không gian lớn ở tất cả các
ngành tham gia. Vì vậy đòi hỏi phải có một bộ phận tham mưu thủ trưởng điều
hành và ra quết định quản lý.

Công tác tham mưu chỉ rõ hoạt động tham vấn của công tác văn phòng, còn
nội dung tổng hợp nghiêng nhiều về khía cạnh thống kê, xử lý thông tin dữ liệu
phục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý. Thực chất cả hai nội dung trên nhằm
mục tiêu chung là hỗ trợ tích cực cho hoạt động quản lý của lãnh đạo Công ty. Nếu
tách rời nhau, hoạt động quản lý sẽ không tránh khỏi sự phiến diện, chủ quan và
thiếu những căn cứ khoa học chính xác.
Hoạt động của công ty phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó có yếu tố chủ
quan ( thuộc về lãnh đạo Công ty ), bởi vậy muốn có những quyết định đúng đắn
mang tính khoa học, người lãnh đạo cần căn cứ vào những yếu tố khách quan như
những ý kiến tham gia của các cấp quản lý , những người trợ giúp. Những ý kiến
đó được tổng hợp, phân tích, chọn lọc để đưa ra những kết luận chung nhằm tham
mưu cho lãnh đạo những thông tin, phương án phán quyết kịp thời đúng đắn. Hoạt
động này rất cần thiết và mang tính hiệu quả vì nó vừa tham vấn và tính chuyền
sâu trong các trường hợp trợ giúp lãnh đạo ( tiếp xúc với nhiều vấn đề nảy sinh
trong thực tế ) để lựa chọn một quyết định tối ưu. Đây chính là nội dung tham mưu
của công việc phòng Hành chính tổng hợp.
Nhưng mặt khác, kết quả tham mưu phải xuất phát từ những thông tin ở cả
đầu vào, đầu ra và những thông tin ngược lại trên mọi lĩnh vực của nhiều đối
tượng mà văn phòng thu thập được. Những thông tin ấy cần phải được sàng lọc,
phân tích, tổng hợp, lưu giữ và sử dụng theo yêu cầu của người quản lý trong từng
lĩnh vực cụ thể. Hoạt động trên thuộc về nội dung công tác tổng hợp của hoạt động
văn phòng. Như vậy hai nội dung tham mưu và tổng hợp của hoạt động thì phòng
Hành chính tổng hợp có nhiệm vụ trợ giúp cho lãnh đạo Công ty có cơ sở khoa
học để lựa chọn quyết định quản lý tối ưu nhất phục vụ cho mục tiêu hoạt động của
Công ty.
- Chức năng hậu cần:là chức năng tổ chức, sắp xếp bảo đảm điều kiện, vật
chất, phương tiện cho cơ quan như văn phòng phẩm, xe cộ, bố trí nơi làm việc của
8

cơ quan, tổ chức các cuộc họp, hội nghị, tiếp khách, chuẩn bị các chuyến đi công
tác cho thủ trưởng, kinh phí, y tế và môi trường…có thể nói chức năng hậu cần là
rất quan trọng trong quá trình hoạt động của cơ quan đơn vị. Nếu không đảm bảo
được các yếu tố đó, tiến độ công việc sẽ bị trì trệ, ngắt quãng và làm việc thực hiện
mục tiêu của cơ quan không được đảm bảo.Tóm lại cả 3 chức năng trên đều quan
trọng vì chúng đều nhằm duy trì và phát triển hoạt động của cơ quan nói chung và
nhiệm vụ văn phòng nói riêng.
Trong đó chức năng tham mưu, tổng hợp là quan trọng nhất vì bất cứ hoạt
động nào của cơ quan đều cần đến nhu cầu tối thiểu về thông tin do văn phòng
tổng hợp trình sẽ là căn cứ quan trọng dể người lãnh đạo ra quyết định.
1.2.2 Nhiệm vục của phòng Hành chính tổng hợp
Để thực hiện chức năng của mình, văn phòng phải thực hiện hàng loạt nhiệm
vụ tương ứng với các chức năng đó:
- Văn phòng phải thực hiện nhiệm vụ tiếp nhận khai thác thông tin dữ liệu
đầu vào, phân tích đánh giá và xử lý thông tin để thủ trưởng ra những quyết định
quản lý. Tổ chức công tác văn thư soạn thảo ban hành quản lý văn bản trong cơ
quan và văn bản bên ngoài gửi đến, giúp thủ trưởng theo dõi giải quyết các văn bản
theo đúng chính sách, pháp luật của nhà nước, tổ chức công tác hồ sơ, tài liệu của
cơ quan giúp thủ trưởng kiểm tra về mặt pháp chế các văn bản do cơ quan soạn
thảo ban hành. Với nhiệm vụ này văn phòng phải thiết lập các trạm thu thông tin
đầu vào qua các kênh thu chính thức và phi chính thức. Quản lý đầu ra một cách
chặt chẽ, đây là những thông tin đã được xử lý và sử dụng để tham mưu cho cấp
trên ra các quyết định quản lý, điều hành.
- Văn phòng phải xây dựng chương trình công tác hàng tháng, quý, năm và
sắp xếp lịch làm việc hàng tuần của cơ quan đơn vị. Hoạt động của cơ quan có tốt
hay không là do chương trình hoạt động của văn phòng lập ra. Văn phòng còn phải
tham gia điều phối hoạt động của toàn cơ quan. Thường xuyên theo dõi đôn đốc
các đơn vị thực hiện chương trình theo đúng kế hoạch đề ra giải quyết những vấn
đề đột xuất, những khó khăn trở ngại trong việc thực hiện chương trình, kế hoạch
công tác, đảm bảo chế độ thông tin báo cáo lên cấp trên kịp thời.

9


- Tổ chức các cuộc họp thường niên hàng tháng, quý, họp cuối năm, họp cổ
đông và các hội thảo khách hang của Công ty.
- Tham mưu cho Ban Giám đốc sắp xếp tổ chức bộ máy hoạt động trong
Công ty.
- Tham mưu cho Ban Giám đốc trong Công tác quy hoạch, đào tạo bồi
dưỡng đội ngũ các công nhân viên.
- Tổ chức thực hiện các chế độ chính sách đối với các công nhân viên; tổ
chức thực hiện công tác đánh giá, thi đua, khen thưởng, kỷ luật.
- Lập kế hoạch về lao động, tuyển dụng ( hoặc sa thải ); Quản lý hồ sơ nhân
sự, theo dõi, kiểm tra việc tổ chức quản lý lao động và sử dụng lao động.
- Tổng hợp kết quả của các phòng ban trong Công ty. Giúp Ban Giám đốc
điều hành các mối quan hệ trong nội bộ và với các đối tác kinh doanh.
- Thực hiện công tác: hành chính, văn thư, lưu trữ, quản lý con dấu theo quy
định hiện hành.
- Quản lý và điều phối sử dụng xe oto phục vụ công tác của nhân viên Công
ty. Lập kế hoạch và thực hiện việc bảo dưỡng, sữa chữa xe.
- Thống kê và báo cáo theo yêu cầu của Ban Giám đốc.
1.2.3 Cơ cấu tổ chức
Để phù hợp với các điều kiện làm việc phòng hành chính tổng hợp được tổ
chức một cách gọn nhẹ khoa học. Điều đó được thể hiện qua :
sơ đồ cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính tổng hợp ( phụ lục 02)
1.2.3.1 Trưởng phòng Hành chính tổng hợp
Là người phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước lãnh đạo công ty về việc
điều hành quản lý phân công giao nhiệm vụ hàng ngày cho các nhân viên trong văn
phòng. Tổng hợp các tình hình chung của công ty để báo cáo lãnh đạo, tham gia
các cuộc họp mà công ty tổ chức để ghi chép biên bản các cuộc hội nghị, ra các
thông báo mời họp, hội nghị và ra các quyết định của cuộc họp chịu trách nhiệm tổ

chức các cuộc hội nghị, sơ tổng kết, tổ chức các cuộc triển lãm.
Xây dựng các kế hoạch trung và dài hạn, các văn bản về chế độ chính sách,
về chế độ quản lý và hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc lĩnh vực chuyên môn mà
10


mình phụ trách trên cơ sở chủ trương chính sách của nhà nước và của ngành.
Xây dựng lịch làm việc cho lãnh đạo.
Tham mưu cho lãnh đạo công ty xây dựng cơ chế quản lý sản xuất kinh
doanh theo nghiệp vụ lĩnh vực được giao, giúp giám đốc phối hợp hoạt động với
Đảng uỷ, công đoàn, đoàn thanh niên.
Tổ chức soạn thảo văn bản tài liệu hướng dẫn, chuyên môn nghiệp vụ của
nghành.
Trực tiếp phụ trách các phần sau: Làm công tác đối nội, đối ngoại quan hệ
khách mời, dự các cuộc họp hội nghị của công ty, tổ chức khai thác thông tin phục
vụ cho chỉ đạo điều hành sản xuất kinh doanh của công ty. Thống nhất quản lý khai
thác sử dụng mạng lưới thông tin, công tác văn thư lưu trữ, đánh máy tính, tổ xe,
ký các văn bản, giấy tờ mời họp, giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ công
nhân viên của công ty.
1.2.3.2 Bộ phận bảo vệ, tạp vụ
Nhân viên bảo vệ: thực hiện nhiệm vụ bảo vệ cơ quan 24/24 giờ trong
ngày. Quản lý người cư trú lại trong công ty làm việc, khai báo tạm trú, tạm vắng
với cơ quan công an. Ngăn ngừa và nghiêm cấm tình trạng đánh bạc, rượu chè
trong công ty. Đảm bảo công tác phòng cháy, chữa cháy trong công ty, tham gia tập
huấn phòng cháy, chữa cháy của công an thành phố.
Nhân viên tạp vụ: Làm nhiệm vụ dọn vệ sinh trong cơ quan và có nhiệm vụ
mua các dụng cụ phục vụ cho công tác như xà phòng, chổi...
1.2.3.4. Bộ phận cơ sở hạ tầng
Chịu trách nhiệm bảo quản, bảo dưỡng cở sơ hạ tầng như nhà cửa, xe otô,
các thiết bị phục vụ cho hoạt động của công ty

1.2.3.5 Bộ phận tổng hợp
Có trách nhiệm xây dựng kế hoạch để triển khai công việc được giao. Tiếp
nhận giấy tờ của cơ quan hữu quan và các đơn vị trực thuộc gửi đến để vào sổ công
văn đến trình duyệt lãnh đạo và chuyển công văn đến các phòng có trách nhiệm
giải quyết. Vào sổ và quản lý tốt công văn.Tiếp nhận công văn hồ sơ lưu trữ toàn
công ty, bảo quản tốt công văn giấy tờ.
11


Quản lý và sử dụng tốt con dấu của công ty và các loại giấy tờ khống chỉ,
giấy giới thiệu, giấy đi đường, thông báo các cuộc họp cho công ty, mua sắm phân
phối văn phòng phẩm cho công ty.
Chịu trách nhiệm đón khách tại phòng khách trước khi đưa họ đi làm việc
với lãnh đạo công ty, phục vụ nước uống cho các phòng ban và các cuộc họp.Quản
lý tài sản được trang bị trong các phòng làm việc của lãnh đạo và các phòng họp,
phòng khách.
Hàng ngày có nhiệm vụ đưa báo chí đến các phòng làm việc của lãnh đạo,
ngoài ra còn phải thường xuyên đánh máy, photocopy các tài liệu cho các phòng
nghiệp vụ, thực hiện nghiêm chỉnh quy chế về bảo quản và sử dụng máy vi tính,
máy photocopy được trang bị trong công ty.
Thực hiện công tác lưu trữ : Phân loại, đánh giá, chỉnh lý, thống kê tài liệu
lưu trữ; Khai thác, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ .
Theo dõi, tổng hợp tình hình hoạt động của cơ quan đơn vị để báo cáp kịp
thời cho thủ trưởng và đề xuất phương án giải quyết.
Trong cơ cấu tổ chức của Công ty văn phòng có vị trí như một nhân tố trung
tâm của luồng thông tin và phục vụ hậu cần. Có thể xem xét văn phòng như một
trạm trung chuyển giao lưu giữa nhiều đầu mối khác nhau cả bên trong và bên
ngoài Công ty.
Tiểu kết
Như vậy chương 1 đã trình bày khái quát về lịch sử hình thành; cơ cấu tổ

chức; chức năng, nhiệm vụ của công ty TNHH Máy tính Nét và trình bày một cách
chi tiết về chức năng, nhiệm vụ; cơ cấu tổ chức của phòng hành chính tổng hợp –
công ty TNHH Máy tính Nét. Đó là cơ sở lý thuyết để tìm hiểu thực trạng công tác
xây dựng và tổ chức thực hiện các nội quy, quy định, quy chế của phòng Hành
chính tổng hợp ở Chương 2.
Chương 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀTỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC
NỘI QUY, QUY ĐỊNH, QUY CHẾCỦA PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP
12


TẠI CÔNG TY TNHH MÁY TÍNH NÉT
2.1 Nhữngvấn đề chung về nội quy, quy định, quy chế
2.1.1 Một số khái niệm
- Quy định là những quy tắc chuẩn mực trong xử sự, những tiểu chuẩn, định
mức về kinh tế, kỹ thuật được cơ quan nhàu nước có thẩm quyền ban hành hoặc
thừa nhận và buộc các tổ chức, cá nhân có liên quan phải tuân thủ.
- Quy chế là chế độ được quy định bởi một cơ quan, tổ chức có thẩm quyền
trong một phạm vi nhất định, được ban hành có văn bản và có hiệu lực thi hành
trong phạm vi cơ quan, tổ chức đó.
- Nội quy là những quy định do nội bộ bên trong một cơ quan, tổ chức xã
hội tự đặt ra buộc những người làm việc hoặc tham gia cơ quan, tổ chức đó phải
tuân theo.
2.1.2 Vai trò của nội quy, quy định, quy chế
- Nội quy, quy chế, quy định giúp cơ quan tổ chức hoạt động có nguyên tắc
thống nhất hiệu quả.
- Hướng dẫn nghiệp vụ cho các bộ phận, đơn vị, phòng, ban, nhân viên trong
cơ quan, tổ chức.
- Là cơ sở giúp nhà quản lý tổ chức, điều hành và kiểm tra, giám sát hoạt
động của cơ quan, tổ chức.

- Giúp công nhân viên trong cơ quan, tổ chức hoạt động tích cực trong thực
hiện nhiệm vụ được giao.
- Tránh sự trùng lặp, chống chéo gây ra những khó khăn trong quá trình giải
quyết công việc cũng như trong hoạt động chung của cơ quan, tổ chức.
2.1.3 Các loại nội quy, quy định, quy chế
- Nội quy lao động
- Nội quy ra vào cơ quan
- Nội quy phòng cháy, chữa cháy
- Quy định chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận/ đơn vị trực thuộc
- Quy định chế độ lưu trữ
- Quy định thực hiện công tác vệ sinh an toàn lao động
13


- Quy định phòng cháy chữa cháy
- Quy định khen thưởng kỷ luật an toàn vệ sinh lao động
- Quy định quản lý và sử dụng công cụ hỗ trợ
- Quy định chế độ công tác phí
- Quy định định mức lao động
- Quy định đón tiếp và làm việc với các đoàn khách quốc tế
- Quy định quản lý công nợ
- Quy định quản lý tài sản cố định
- Quy chế văn hóa doanh nghiệp
- Quy chế phân cấp quản lý
- Quy chế tổ chức thanh tra kiểm tra nội bộ
- Quy chế tổ chức và hoạt động bảo vệ
- Quy chế thu chi nội bộ
- Quy chế tuyển dụng và đào tạo
- Quy chế tổ chức và hoạt động
- Quy chế làm việc

- Quy chế thi đua, khen thưởng
- Quy chế nâng lương, nâng bậc
- Quy chế quản lý tài chính trong cơ quan, doanh nghiệp
- Quy chế trợ cấp thăm hỏi con của cán bộ công nhân viên, người lao động
- Quy chế xây dựng và quản lý sử dụng nhãn hiệu
……..
2.2 Thực trạng công tác xây dựng và tổ chức thực hiện các nội quy, quy
định, quy chế của phòng Hành chính tổng hợp tại Công ty TNHH Máy tính
Nét
2.2.1 Thực trạng công tác tổ chức và xây dựng nội quy, quy định, quy chế
Tổ chức và xây dựng nội quy, quy chế, quy định làm việc là việc làm quan
trọng, có ý nghĩa quyết định đối với việc nâng cao chất lượng hoạt động của một
doanh nghiệp, nhằm thực hiện tốt nguyên tắc tập trung dân chủ, đảm bảo vai trò
lãnh đạo tập thể của công ty, phát huy tốt trách nhiệm của công nhân viên, nhất là
14


người đứng đầu và giải quyết tốt các mối quan hệ công tác. Đây không phải là vấn
đề mới đưa ra thảo luận mà đã có nhiều bài viết nghiên cứu trao đổi về cơ sở lý
luận và thực tiễn kinh nghiệm trong xây dựng thực hiện nội quy, quy chế, quy định
làm việc của các doanh nghiệp. Đặc biệt là, mặc dù đã xây dựng được nội quy, quy
chế, quy định nhưng quá trình thực hiện ở các bộ phận, phòng, ban vẫn chưa
chuẩn, chưa đúng với quy định đề ra, thậm chí còn vi phạm. Nhằm góp phần xây
dựng và thực hiện tốt nội quy, quy chế, quy định làm việc của công ty, trong bài
viết này, tôi xin nêu một số vấn đề đáng quan tâm từ thực tế xây dựng và thực hiện
nôi quy, quy chế, quy định làm việc của công ty trong thời gian qua.
2.2.1.1 Thu thập thông tin
* Xác định nhu cầu bảo đảm thông tin
Mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân có nhu cầu khác nhau đối với vấn đề bảo đảm
thông tin cho công việc của mình. Trong sự đa dạng của thông tin, việc xác định

đúng nhu cầu thông tin sẽ giúp cho việc thu thập thông tin có trọng tâm, bảo đảm
thu thập các thông tin cần thiết, khắc phục tình trạng thu thập thông tin dàn trải,
thiếu các thông tin cần thiết theo yêu cầu công việc cần giải quyết. Để xác định
đúng nhu cầu bảo đảm thông tin phòng Hành chính tổng hợp cần:
- Căn cứ vàonhiệm vụ, công việc phải giải quyết. Khi xác định nhu cầu bảo
đảm thông tin, cần phải trả lời đầy đủ các câu hỏi: Vấn đề đang giải quyết – xây
dựng nội quy, quy định, quy chế cho Công ty cần có những thông tin nào? Thông
tin hiện có còn thiếu những nội dung gì? Những thông tin quan trọng nhất để xử lý
vấn đề?
- Việc xác định nhu cầu thông tin của cá nhân cần được xác định gắn với
nhu cầu thông tin của công ty phục vụ việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ chung
của công ty. Những thông tin cần thiết cho việc xây dựng nôi quy, quy định, quy
chế có thể đã được thu thập một phần hoặc toàn bộ trong hoạt động thực tiễn của
công ty. Vì vậy, việc xác định nhu cầu thông tin gắn với nhu cầu thông tin của công
ty sẽ tránh việc thu thập lại những thông tin đã có. Mặt khác, đặt việc xác định nhu
cầu thông tin cá nhân trong mối tương quan với nhu cầu thông tin của công ty –
xây dựng nội quy, quy chế, quy định để bảo đảm sự thông suốt của thông tin trong
15


hoạt động của công ty.
- Việc xác định nhu cầu bảo đảm thông tin cho việc tổ chức và xây dựng
nộiquy, quy định, quy chế của Công ty. Phòng Hành chính cần phải dựa trên các
nguyên tắc cơ bản:
+ Nguyên tắc liên hệ ngược: Việc xác định nhu cầu thông tin liên quan đến
vấn đề xây dựng nội quy, quy định, quy chế của Công ty cần phải được tiếp cận đa
chiều, bảo đảm các chiều cạnh của thông tin liên quan đến việc xây dựng nội quy,
quy định, quy chế không phải là thông tin giản đơn, một chiều.
+ Nguyên tắc đa dạng tương xứng: Việc xác định nhu cầu thông tin gắn với
bản chất của vấn đề đang xử lý đó là xây dựng nội quy, quy định, quy chế. Một vấn

đề phức tạp không thể giải quyết bằng các thông tin đơn giản mà cần phải bảo đảm
các thông tin phù hợp, cần thiết, tương ứng với mức độ phức tạp của vấn đề.
+ Nguyên tắc phân cấp bảo đảm thông tin: Nhu cầu thông tin ở mỗi cấp đối
với vấn đề cần giải quyết có sự khác nhau.Nên việc xác định nhu cầu thông tin cần
gắn với vị trí, công việc được phân giao giải quyết. Vì vậy phòng Hành chính cần
xác định đúng nhu cầu thông tin đối với cấp độ của người sử dụng thông tin sẽ
giúp định hướng xác định thu thập thông tin cần thiết cho việc xây dựng nội quy,
quy chế, quy định tránh việc ôm đồm, thu thập những thông tin ngoài lề, không
liên quan trực tiếp đến công việc cần giải quyết.
+ Nguyên tắc hệ thống mở: Nhu cầu bảo đảm thông tin được tiếp cận theo
cách tiếp cận mở, khai thác nhiều nguồn thông tin, không bó hẹp ở một nguồn
thông tin. Việc xác định nhu cầu thông tin theo nguyên tắc mở nhằm tạo ra nguồn
thông tin đa dạng, đa chiều giúp tiếp cận vấn đề toàn diện hơn.
* Xác định các kênh và nguồn thông tin:
Trên cơ sở xác định nhu cầu thông tin, việc xác đinh kênh và nguồn thu thập
thông tin là bước tiếp theo của quá trình thu thập thông tin. Ở đây, phòng Hành
chính tổng hợp xác định rõ thông tin sẽ thu thập từ nguồn nào. Nguồn thông tin
trên thực tế có thể phân loại theo những cách tiếp cận khác nhau nhưng tổng thể có
thể được chia thành thông tin thứ cấp và sơ cấp. Thông tin thứ cấp là nguồn thông
tin sẵn có từ các chủ thể khác cung cấp. Thông tin sơ cấp là thông tin mới, được
16


thu thập thông qua các phương pháp, kỹ thuật nhất định.
- Thu thập thông tin qua nguồn thứ cấp:
+ Thông tin các hồ sơ tài liệu, văn bản: Hồ sơ, văn bản tài liệu là một nguồn
thông tin quan trọng trong hoạt động của công ty. Thông tin từ từ hồ sơ, tài liệu,
văn bản rất đa dạng, gắn với hoạt động của công ty. Nguồn thông tin này có tính
khả dụng cao. Trước vấn đề cần giải quyết – xây dựng nội quy, quy chế, quy định
thông tin từ hồ sơ, tài liệu văn bản là một nguồn thông tin có giá trị, phục vụ trực

tiếp cho quá trình tổ chức và xây dựng. Để thu thập thông tin từ hồ sơ, tài liệu, văn
bản có hiệu quả, quá trình thu thập nguồn thông tin phòng Hành chính chú ý đến
các bước sau:
>Xác định thông tin cần thu thập để giải quyết vấn đề;
> Xem xét đối với vấn đề đó thì hồ sơ, tài liệu, văn bản nào có thông tin
này?
>Xác định hồ sơ, tài liệu, văn bản được lưu trữ và quản lý ở đâu?
> Tiếp cận hồ sơ, tài liệu, văn bản và xác định những thông tin cần thiết
phục vụ quá trình giải quyết công việc.
+Thông tin từ sách báo, tạp chí, đài phát thanh, truyền hình, internet và các
phương tiện thông tin đại chúng khác. Sách báo, tạp chí, các phương tiện thông tin
đại chúng là một nguồn thông tin quan trọng. Thông tin từ sách, tạp chí có tính
chuyên sâu nhưng có thể có hạn chế về tính cập nhật. Thông tin từ các phương tiện
thông tin đại chúng có tính cập nhật, đa dạng nhưng có thể có những yếu tố chưa
được kiểm chứng đầy đủ đặc biệt là thông tin từ internet. Bên cạnh đó, các thông
tin từ internet có thể có yếu tố bình luận, đánh giá, cảm nhận từ người đưa tin. Vì
vậy, việc thu thập thông tin phòng Hành chính tổng hợp chú ý đến những đặc điểm
này để loại bỏ những yếu tố cảm tính, tìm ra những yếu tố có ý nghĩa thông tin
khách quan. Ngoài ra việc khai thác thông tin từ sách báo, tạp chí và các phương
tiện truyền thông phòng Hành chính tổng hợp bảo đảm các yêu cầu sau:
>Bảo đảm tính chính xác và có độ tin cậy cao. Thông tin khoa học chính xác
luôn là yêu cầu đầu tiên và quan trọng nhất, nếu như trích dẫn vào nguồn tài liệu
tham khảo không chính xác sẽ dẫn đến những quan điểm nhận thức sai lầm. Chẳng
17


hạn, hiện nay, trên mạng internet có rất nhiều blog cá nhân, trong đó có nhiều blog
cá nhân có những bài viết thể hiện quan điểm, cách nhìn nhận cá nhân đôi khi thiển
cận và không khách quan, vậy chúng ta có nên trích dẫn những quan điểm này hay
không? Và trên mạng internet hiện nay có nhiều trang thông tin điện tử có tính chất

phản động, có nhiều bài viết đi ngược lại chủ trương, đường lối, chính sách, pháp
luật của Nhà nước, không phản ánh đúng bản chất sự việc…... Để bảo đảm tính
chính xác của thông tin thu thập từ sách, báo, tạp chí và các phương tiện thông tin
đại chúng khi thu thập phòng Hành chính tổng hợp căn cứ vào những điều kiện
sau: Nội dung các quan điểm chứa đựng trong tài liệu tham khảo phải phù hợp với
chủ trương, đường lối, chính sách, pháp luật của Nhà nước; Thông tin có cập nhật
với thực tiễn, mức độ lạc hậu của thông tin .
>Bảo đảm tính khách quan : tính khách quan của tài liệu thứ cấp được thể
hiện ở việc khi sử dụng nguồn thông tin này, tuyệt đối không được bóp méo, xuyên
tạc nội dung của tài liệu thứ cấp mà phải tôn trọng tính chính xác của tài liệu thứ
cấp.
>Bảo đảm tính pháp lý việc thu thập thông tin từ sách báo, tạp chí tuân theo
các quy định của pháp luật như thu thập thông tin phải tuân thủ các quy định về
bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ, nghĩa là chỉ được sử dụng nguồn tài liệu tham khảo đó
khi được phép của tác giả hoặc cơ quan quản lý. Mạng internet có thể cung cấp
thêm thông tin về nhiều vân đề được quan tâm, cả tin tức thời sự, dư luận xã hội,
các dữ liệu có hệ thống và chính thức hoặc không chính thức, cả trong và ngoài
nước. Trong đó: Các website của chính phủ, các bộ ngành, địa phương, các tổ chức
quốc tế liên quan… có thể cung cấp những thông tin chính thống; Các blog cá
nhân và mạng xã hội trưng bày nhiều thông tin đa dạng về dư luận xã hội; Các
phương tiện kỹ thuật số trên mạng cung cấp nhiều dữ liệu bằng hồ sơ chữ viết,
bằng âm thanh, hình ảnh, video… làm tăng độ thuyết phục và độ tin cậy của thông
tin. Có thể tiến hành theo các bước:
 Xác định chuyên đề của thông tin bằng một từ khóa cụ thể.
 Chọn công cụ tìm kiếm
 Tra từ khóa vào công cụ tìm kiếm để có được nhiều trang web có tư liệu
18


liên quan.

 Lướt web và lấy ra những dữ liệu cần thiết.
 Bắt đầu quá trình xử lý, sắp xếp có hệ thống các dữ liệu có được để hình
thành những thông tin liên quan. Quá trình thu thập thông tin trên Internet cũng có
thể thực hiện bằng việc truy cập trực tiếp vào những trang điện tử (website) mà
chúng ta cho rằng có thể chứa những thông tin hoặc dữ liệu liên quan. Thu thập các
dữ liệu hoặc thông tin và bắt đầu việc tổ chức, sắp xếp để cấu trúc các dữ liệu tạo
thành những thông tin, và tiếp tục xử lý, hệ thống các thông tin có được. Tùy vào
vốn ngoại ngữ mà có thể đến những trang điện tử (website) tiếng nước ngoài để thu
thập dữ liệu và tìm kiếm thông tin. Kết quả này rất có lợi cho việc phân tích, đối
chiếu với các thông tin tìm được trong nước.
-Kỹ thuật thu thập thông tin thứ cấp
+ Thu thập thông tin tổng quan và quá khứ: sử dụng sách là cần thiết
+ Thu thập thông tin cập nhật và cụ thể hơn. Sử dụng các ấn phẩm xuất bản
định kỳ
+ Thu thập thông tin chuyên sâu: sử dụng các báo cáo nghiên cứu, tài liệu
hội thảo, các tài liệu và các bản đồ.
+ Tập hợp và đánh giá kết quả thu thập thông tin: Đánh giá xem thông tin
vừa thu thập được có thật sự liên quan và hữu ích hay không bằng cách đặt câu hỏi
như thông tin này có đúng với mục tiêu đề ra không? Thông tin thu thập đã bao
trùm hết các khía cạnh của vấn đề cần quan tâm? Thông tin có dễ hiểu?
Thu thập thông tin truyền miệng (qua các ý kiến đóng góp và phản ánh từ
các cuộc họp, qua điện thoại và trao đổi trực tiếp) Thông tin từ các ý kiến đóng
góp, từ các cuộc họp, qua điện thoại và trao đổi trực tiếp là một nguồn thông tin
quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp. Đối với các thông tin này, cần chú ý
ghi chép lại, khai thác qua các kết luận các cuộc họp. Đối với các loại thông tin này
cần chú ý, thông tin đóng góp có thể chỉ là thông tin một chiều, mang tính chủ
quan nên cần tập hợp và đối chiếu thông tin với các nguồn thông tin khác.
* Yêu cầu với thông tin thu thập
- Thông tin phải phù hợp: Thông tin phù hợp với nhu cầu thông tin, phù hợp
với vấn đề cần giải quyết – xây dựng nội quy, quy chế, quy định có tính hợp pháp,

19


có giá trị sử dụng.
+Thông tin phải chính xác: Thông tin phải phản ánh đúng bản chất của đối
tượng, được cung cấp bởi những chủ thể đáng tin cậy, đã được kiểm chứng hoặc có
cơ sở để tiến hành kiểm chứng.
+Thông tin phải đầy đủ: Thông tin phải phản ánh được các mặt, các phương
diện của việc xây dựng nội quy, quy định, quy chế giúp nhận diện đúng vấn đề.
+Thông tin phải kịp thời: Thông tin có tính mới, phản ánh ở thời điểm hiện
tại, không phải là những thông tin cũ, thông tin đã lạc hậu.
+ Thông tin phải có tính hệ thống và tổng hợp: Thông tin phải phản ánh
được đúng về việc xây dựng nội quy, quy định, quy chế của công ty.
+ Thông tin đơn giản dễ hiểu: Thông tin có thể dễ dàng sử dụng, phục vụ
cho yêu cầu của việc tổ chức và xây dựng nội quy, quy định, quy chế của công ty.
+Thông tin phải đảm bảo yêu cầu bí mật: Trong một số trường hợp thông tin
thu thập được phải bảo đảm tính bí mật, sử dụng trong phạm vi quy định, các thông
tin theo quy định là bí mật nhà nước.
2.2.1.2 Quy trình soạn thảo và ban hành nội quy, quy định, quy chế
Bước 1: Giao nhiệm vụ soạn thảo
Căn cứ nội dung, tính chất công việc cần giải quyết, Tổng giám đốc giao
nhiệm vụ soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản cho phòng Hành chính tổng
hợp.
Bước 2: soạn thảo dự thảo
Phòng Hành chính tổng hợp soạn thảo có trách nhiệm tiến hành thu thập,
nghiên cứu thông tin, tư liệu có liên quan đến dự thảo; chuẩn bị đề cương, biên
soạn và chỉnh lý dự thảo.
Bước 3: Lấy ý kiến góp ý cho dự thảo
Sau khi hoàn thành dự thảo, phòng Hành chính tổng hợp báo cáo Tổng giám
đốc ( hoặc Phó Tổng giám đốc Tài chính – Hành chính ) duyệt nội dung dự thảo và

đề xuất việc tổ chức lấy ý kiến, hình thức lấy ý kiến, phạm vi đối tượng lấy ý kiến
(gồm các đơn vị, phòng ban, cá nhân có liên quan .
Phòng hành chính tổng hợp lập Hồ sơ lấy ý kiến để tổ chức việc lấy ý kiến
20