Khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng tại công ty cổ phần y tế quang minh và đưa ra giải pháp

LỜI CẢM ƠN
Với hơn 40 năm xây dựng và trưởng thành, Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội là một trong số cơ sở đào tạo và bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ đại
học, và thấp hơn trong công tác Nội vụ và các lĩnh vực liên quan. Trong đó,
Quản trị Văn phòng là khoa mới được thành lập nhưng với sự quan tâm đầu tư
của nhà trường nên không ngừng phát triển qua mỗi năm học.
Nhằm tạo điều kiện cho sinh viên tốt nghiệp ra trường được thuận lợi
nhất, nhà trường nói chung và khoa nói riêng đã thay thế kì thi tốt nghiệp bằng
môn học điều kiện “Quản trị văn phòng doanh nghiệp”, với mục đích giúp sinh
viên củng cố thêm kiến thức chuyên môn và trau dồi thêm kiến thức thực tế để
khi ra trường đi làm khỏi bỡ ngỡ với công tác văn phòng.
Để hoàn thành đề tài nghiên cứu này. Em xin chân thành cảm ơn các thầy
cô giáo đã tận tình hướng dẫn, giảng dạy trong suốt quá trình học tập vừa qua.
Xin gửi lời cảm ơn chân thành tới giảng viên hướng dẫn Nguyễn Hữu Danh
cùng thầy Nguyễn Đăng Việt đã tận tình chu đáo hướng dẫn em hoàn thành tốt
bài tiểu luận này. Em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành đến các anh, chị tại tất
cả các phòng ban của Công ty Cổ phần Y tế Quang Minh đã nhiệt tình hỗ trợ,
giúp đỡ em trong việc thu thập và xử lý thông tin để em có thể hoàn thành bài
tiểu luận của mình.
Dưới đây là tiểu luận của em về đề tài “Khảo sát, đánh giá thực trạng tổ
chức nghiệp vụ công tác văn phòng tại Công ty Cổ phần Y tế Quang Minh
và đưa ra giải pháp”. Mặc dù đã có nhiều cố gắng để thực hiện đề tài một cách
hoàn chỉnh nhất. Tuy nhiên, do giới hạn về thời gian cũng như năng lực cá nhân
nên bài báo cáo không tránh khỏi những sai sót. Vì vậy, em rất mong nhận được
sự góp ý của giảng viên hướng dẫn cùng các thầy cô giáo trong khoa và các bạn
để tiểu luận này được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!


LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan: Đề tài nghiên cứu này là công trình nghiên cứu thực sự

của cá nhân em, được thực hiện dưới sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo
Nguyễn Hữu Danh và thầy Nguyễn Đăng Việt.
Các số liệu, những kết luận nghiên cứu được trình bày trong bài này trung
thực và chưa từng được công bố dưới bất cứ hình thức nào.
Em xin chịu trách nhiệm về bài nghiên cứu của mình./.
Hà Nội, ngày 05 tháng 09 năm 2017.


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN


DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
STT

Chữ viết tắt

Giải nghĩa

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10

11
12

HĐQT
HĐTV
VP
PVP
TNHH
CP
VP
VB
TL
VTLT
KH,CTCT
CBCNV

Hội đồng quản trị
Hội đồng thành viên
Văn phòng
Phó văn phòng
Trách nhiệm hữu hạn
Cổ phần
Văn phòng
Văn bản
Tài liệu
Văn thư lưu trữ
Kế hoạch, chương trình công tác
Cán bộ công nhân viên

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Việt Nam hiện tại là một nền kinh tế đa thành phần, với sự định hướng và
phát triển đa quốc doanh. Nhưng những thành phần kinh tế khác cũng góp phần
rất quan trọng trong sự phát triển nền kinh tế của đất nước. Chúng ta phải có cái
nhìn nhất định về những loại hình doanh nghiệp hơn nữa thế hệ ngày nay rất ít
người quan tâm và hiểu về các loại hình doanh nghiệp của Việt Nam.
Trong xu thế hội nhập hiện nay, để tồn tại và phát triển trong nền kinh tế
thị trường, ngoài việc không ngừng đầu tư, đổi mới công nghệ thì các doanh
nghiệp cũng không ngừng phát huy và nâng cao hiệu quả công tác văn phòng.
Một doanh nghiệp, hay một tổ chức, để có được một đội ngũ nhân viên đắc lực
hay một lực lượng lao động hùng hậu, thì điều trước tiên doanh nghiệp đó hay tổ
chức đó phải làm là phải có nghiệp vụ quản lý giỏi, phải có khoa học trong công
tác quản trị văn phòng. Nắm bắt được yếu tố nghiệp vụ công tác văn phòng là đã
nắm trong tay được hơn một nửa thành công.
Văn phòng – là một đơn vị trong một cơ quan, tổ chức. Trong một thời
gian dài, văn phòng thường được coi là nơi thuần túy chỉ thực hiện những công
việc giấy tờ, giải quyết những công việc hành chính đơn giản, có tính chất phục
vụ và những người làm việc tại văn phòng chỉ được coi là “bưng, bê, kê, dọn”
thì ngày nay, trong kỷ nguyên thông tin và những yêu cầu mới của quá trình hội
nhập thì văn phòng đã trở lại vị thế mà nó vốn có: là trung tâm điều hành của tổ
chức, là bộ mặt của tổ chức. Nếu như văn phòng trước đây chỉ là nơi giải quyết
những công việc hành chính sự vụ, hay chỉ là nơi tiếp nhận những người mà một
lý do nào đó không thể làm được ở những đơn vị khá thì hiện nay văn phòng là
bộ phận có vị trí quan trọng, không thể thiếu của cơ quan, doanh nghiệp. Đó là:
văn phòng là trung tâm xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động của cơ quan,
doanh nghiệp; là bộ phận tham mưu đặc biệt của lãnh đạo trong công tác quản lý
và điều hành tổ chức. Chính vì vậy, việc quan tâm đúng mực đến vai trò của văn
phòng sẽ góp phần tích cực vào sự phát triển của một cơ quan, tổ chức hay một
doanh nghiệp.

5


Là một sinh viên của Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, đồng thời là một
người đến khảo sát tại Công ty cổ phần y tế Quang Minh, ý thức được tầm quan
trọng và sự cần thiết của việc tìm hiểu về vai trò của công tác văn phòng nên khi
kết thúc học phần môn “Quản trị văn phòng doanh nghiệp", em đã chọn đề tài
“Khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng tại
Công ty Cổ phần Y tế Quang Minh và đưa ra giải pháp” làm đề tài cho bài
tiểu luận. Việc làm này không ngoài mục đích tìm hiểu thực tế tầm quan trọng
của bộ phận văn phòng (Hành chính – Tổng hợp), đánh giá thực trạng và tìm
hiểu nguyên nhân đồng thời bước đầu đưa ra một số giải pháp nhằm góp phần
nâng cao hiệu quả công tác tổ chức nghiệp vụ văn phòng tại Công ty cổ phần y
tế Quang Minh.
2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
2.1.

Đối tượng nghiên cứu
Nghiệp vụ công tác văn phòng tại Công ty Cổ phần Y tế Quang Minh.

2.2.

Phạm vi nghiên cứu

− Thời gian: Từ đầu năm 2015 đến nay.
− Không gian: Khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức nghiệp vụ công tác văn
phòng tại Công ty Cổ phần Y tế Quang Minh, địa chỉ: Tầng 4, tòa nhà
Constrexim 8, km 8 Nguyễn Trãi, phường Thanh Xuân Bắc, quận Thanh Xuân,
thành phố Hà Nội.
3. Lịch sử nghiên cứu

Đã có rất nhiều đề tài nghiên cứu xung quanh vấn đề này tuy nhiên chưa
có một đề tài nào nghiên cứu cụ thể về vấn đề: “Khảo sát, đánh giá thực trạng
tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng tại Công ty Cổ phần Y tế Quang
Minh và đưa ra giải pháp” này.
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Mục đích nghiên cứu: Tìm hiểu về tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng
tại Công ty Cổ phần Y tế Quang Minh.
Nhiệm vụ nghiên cứu: Giúp chúng ta có thể hiểu rõ hơn về nghiệp vụ
công tác văn phòng tại Công ty Cổ phần Y tế Quang Minh nói riêng và các
6


doanh nghiệp Việt Nam hiện nay nói chung.
5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu
Trong quá trình khảo sát, nghiên cứu, đánh giá em đã sử dụng các phương
pháp sau:
− Phương pháp quan sát;
− Phương pháp mô tả;
− Phương pháp phỏng vấn;
− Phương pháp phân tích – tổng hợp để đưa ra các kết luận;
− Phương pháp thống kê;
− Phương pháp điều tra khảo sát;
− Phương pháp thu thập thông tin.
6. Đóng góp của đề tài
− Đề tài nghiên cứu góp phần chuẩn hóa, nâng cao hiệu quả của công tác tổ chức
nghiệp vụ văn phòng tại Công ty cổ phần y tế Quang Minh.
− Kết quả đạt được của đề tài có thể được sử dụng làm tài liệu tham khảo cho cán
bộ, nhân viên trong công ty.
7. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, tài liệu tham khảo cùng với phụ lục.

Phần nội dung của đề tài nghiên cứu được chia thành 03 chương, bao gồm:
− Chương I. Khái quát về tổ chức và hoạt động của Công ty Cổ phần Y tế Quang
Minh.
− Chương II. Thực trạng việc tổ chức các nghiệp vụ công tác văn phòng tại Công
ty Cổ phần Y tế Quang Minh.
− Chương III. Các giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Công ty
cổ phần y tế Quang Minh.

7


PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1. KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG
TY CỔ PHẦN Y TẾ QUANG MINH
1.1

Lịch sử hình thành Công ty Cổ phần Y tế Quang Minh

Công ty cổ phần y tế Quang Minh được thành lập vào ngày 29/05/2007,
trải qua gần 10 năm hoạt động Công ty cổ phần y tế Quang Minh tự hào là nhà
cung cấp sản phẩm và dịch vụ chăm sóc sức khỏe con người hàng đầu tại Việt
Nam.
Tên công ty : CÔNG TY CỔ PHẦN Y TẾ QUANG MINH.
Trụ sở chính : Tầng 4, tòa nhà Constrexim 8, km 8 đường Nguyễn Trãi,
phường Thanh Xuân Bắc, quận Thanh Xuân, Hà Nội.
Điện thoại

: 04 3572 0361

Fax : 04 364 00038

Email

:

Website

: www.qmj.vn

Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0102277113 do Sở Kế hoạch và
đầu tư thành phố Hà Nội cấp lần đầu ngày 29/05/2007, lần thay đổi thứ 4 ngày
22/01/2013.
Công ty cổ phần y tế Quang Minh có chi nhánh, hệ thống phân phối, kho
bãi, trung tâm dịch vụ kỹ thuật và chăm sóc khách hàng tại 4 tỉnh, thành gồm:
Hà Nội, Đà Nẵng, Tây Nguyên và thành phố Hồ Chí Minh.
Các lĩnh vực kinh doanh chính gồm:
- Thiết bị y tế, hóa chất xét nghiệm, vật tư tiêu hao;
- Dược phẩm, thực phẩm chức năng, mỹ phẩm;
- Dịch vụ y tế.
Với hệ thống phân phối trải dài từ Bắc vào Nam, Công ty cổ phần y tế
Quang Minh đã đánh dấu sự có mặt của mình khắp các tỉnh thành trên cả nước,
mang đến cho khách hàng sự hài lòng về các sản phẩm, dịch vụ mà Quang Minh
cung cấp với phương châm “Phát triển vì sức khỏe cộng đồng”.
8


Với tầm nhìn: "Trở thành công ty chuyên cung cấp sản phẩm và dịch vụ
chăm sóc sức khỏe".
Cùng sứ mệnh: "Vì sức khỏe cộng đồng".
Và giá trị cốt lõi: "Vì sự hài lòng khách hàng".
Công ty cổ phần y tế Quang Minh nhận thức rõ trách nhiệm xã hội và cam

kết vì sức khỏe cộng đồng. Vì vậy, Công ty cổ phần y tế Quang Minh không
ngừng phát triển các sáng kiến về tìm kiếm sản phẩm, dịch vụ với mục tiêu đem
đến cho khách hàng trang thiết bị hiện đại, đạt tiêu chuẩn lượng cao.
1.2. Cơ cấu tổ chức
Về tổ chức, nhân sự: Công ty cổ phần y tế Quang Minh gồm có: Giám
đốc, Phó Giám, Trưởng các Chi nhánh và các phòng ban gồm: Phòng hành chính
–Tổng hợp, Phòng tài chính - Kế toán, Phòng Hỗ trợ, Phòng xuất nhập khẩu,
Phòng phát triển khách hàng, Phòng kinh doanh …) với tổng số gần 100 cán bộ,
chuyên viên, nhân viên làm việc tại Hà Nội và 3 chi nhánh của Công ty tại Đà
Nẵng, Tây Nguyên và thành phố Hồ Chí Minh, được thể hiện rõ ràng bằng sơ đồ
dưới đây:

9


SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN Y TẾ QUANG MINH
HỘI ĐỒNG QUẢNTRỊ
BAN GIÁM ĐỐC

Khối kinh doanh

Khối kỹ thuật

Khối hỗ trợ

Phòng kinh doanh
Miền Bắc

TTDV Kỹ thuật
Miền Bắc

Phòng
Hỗ trợ Bán hàng

Phòng kinh doanh
Miền Trung

TTDV Kỹ thuật
Miền Trung

Phòng
Hành chính – Tổng hợp

Phòng kinh doanh
Tây Nguyên

TTDV Kỹ thuật
Tây Nguyên

Phòng
XNK – CƯHH

Phòng kinh doanh Miền Nam

TTDV Kỹ thuật
Miền Nam

Phòng
Tài chính – Kế toán

1.3. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của từng phòng ban
1.3.1. Phòng Hành chính – Tổng hợp
a. Chức năng:
Văn phòng Công ty Cổ phần Y tế Quang Minh hay còn gọi chung là
phòng Hành Chính – Tổng hợp có chức năng:
- Tham mưu, giúp việc cho giám đốc công ty và tổ chức thực hiện các việc trong
lĩnh vực tổ chức lao động, quản lý và bố trí nhân lực, bảo hộ lao động, chế độ
chính sách, chăm sóc sức khỏe cho người lao động, bảo vệ quân sự theo luật và
10


quy chế công ty;
- Kiểm tra , đôn đốc các bộ phận trong công ty thực hiện nghiêm túc nộ quy, quy
chế công ty;
- Làm đầu mối liên lạc cho mọi thông tin của giám đốc công ty.
b. Nhiệm vụ:
Công tác văn phòng:
- Đối nội: công tác nội vụ của cơ quan, tiếp nhận, tổng hợp thông tin. Xử lý các
thông tin theo chức năng, quyền hạn của phòng;
- Đối ngoại: tiếp khách, tiếp nhận tổng hợp các thông tin từ bên ngoài đến công ty.
Xử lý các thông tin đó theo chức năng, quyền hạn của mình;
- Tổ chức hội nghị và các buổi khánh tiết của công ty;
- Soạn thảo văn bản, trình giám đốc ký các văn bản đối nội, đối ngoại và phải chịu
trách nhiệm trước giám đốc về giá trị pháp lý của văn bản đó;
- Phát hành, lưu trữ, bảo mật con dấu cũng như các tài liệu đảm bảo chính xác, kịp
thời, an toàn.
Công tác tổ chức, chế độ chính sách: giải quyết các vấn đề liên quan đến
nhân sự theo nhiệm vụ, quyền hạn của mình, cụ thể là:
- Tuyển dụng, quản lý nhân lực, điều động, thuyên chuyển người lao động.
- Giải quyết các chế độ chính sách đối với người lao động theo luật định và quy

chế công ty;
- Theo dõi công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật của công ty;
- Lưu giữ và bổ sung hồ sơ CBCNV kịp thời, chính xác;
- Là thành viên thường trực trong hội đồng thi đua khen thưởng, kỷ luật, HĐ
lương, khoa học kỹ thuật;
- Tổ chức các lớp học, đào tạo bồi dưỡng kiến thức, nâng bậc thợ cho người lao
động.
Công tác bảo hộ lao động.
- Quản lý công tác vệ sinh, an toàn lao động, phòng chống cháy nổ khu vực văn
phòng và công cộng;
- Lập kế hoạch, kiểm tra, theo dõi, duy trì việc thực hiện chế độ bảo hộ lao động
trong toàn công ty theo quy chế;
- Chăm sóc sức khỏe cho người lao động: khám sức khỏe định kỳ và đột xuất, cấp
cứu tai nạn lao động.
Công tác bảo vệ:
11


-

Bảo vệ tài sản công ty và tài sản người lao động trong địa phận công ty;
Bảo đảm an ninh chính trị, trật tự trị an trong toàn công ty;
Là lực lượng chính trong lực lượng xung kích phòng chống thiên tai, hỏa hoạn;
Quản lý nhân lực thực hiện theo luật nghĩa vụ quân sự;
Hướng dẫn, kiểm tra khách và CBCNV khi ra vào cổng. Phối hợp cùng các bộ
phận duy trì thời gian làm việc.
Công tác phục vụ:

- Làm công tác tạp vụ, vệ sinh trong công ty;
- Đảm nhận việc cung cấp các nhu cầu phục vụ công tác văn phòng;

- Đảm nhận công tác nấu cơm phục vụ bữa ăn công nghiệp.
Công tác khác:
- Thực hiên các nhiệm vụ khác có tính đột xuất theo lệnh của Giám đốc công ty.
1.3.2. Phòng Tài chính – Kế toán
a. Chức năng:
- Tham mưu cho Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc Công ty trong lĩnh vực Tài
chính - Kế toán - Tín dụng của Công ty;
- Kểm soát bằng đồng tiền các hoạt động kinh tế trong Công ty theo các quy định
về quản lý kinh tế của Nhà nước và của Công ty;
- Quản lý chi phí của Công ty;
- Thực hiện công tác thanh tra tài chính các đơn vị trực thuộc Công ty.
b. Nhiệm vụ:
• Công tác tài chính:
 Quản lý Hệ thống kế hoạch tài chính Công ty (Xây dựng, điều chỉnh, đôn đốc
thực hiện, tổng hợp báo cáo, phân tích đánh giá, kiến nghị ).
 Tổ chức quản lý tài chính tại Công ty , gồm:
- Quản lý chi phí: Lập dự toán chi phí; Thực hiện chi theo dự toán, theo dõi tình
hình thực hiện, tổ chức phân tích chi phí của Công ty;
- Quản lý doanh thu: Tham gia đàm phán Hợp đồng kinh tế, Hợp đồng ngoại; Tổ
chức nghiệm thu thanh toán, thu hồi tiền bán hàng, theo dõi doanh thu từng hoạt
động; Tham gia thanh lý hợp đồng; lập báo cáo thu hồi tiền bán hàng hàng tháng
và đột xuất;
- Quản lý tiền: Thực hiện quản lý tài khoản Công ty và giao dịch Ngân hàng, thực
hiện các thủ tục đặt cọc, thế chấp của Công ty; Quản lý tiền mặt;
- Quản lý hàng tồn kho: Theo dõi, phản ánh, tổ chức kiểm kê hàng tồn kho theo
chế độ; Kiến nghị và tham gia xử lý hàng tồn kho do: chênh lệch, mất, kém
12


phẩm chất;

- Quản lý công nợ: Tổ chức quản lý, thu hồi công nợ phải thu; Quản lý các khoản
công nợ phải trả; Dự kiến phương án quản lý nợ khó đòi hoặc nợ không ai đòi;
- Quản lý tài sản cố định và đầu tư xây dựng, đầu tư mua sắm TSCĐ: Tham gia
các dự án đầu tư của Công ty ; Quản lý chi phí đầu tư các dự án trên cơ sở Tổng
dự toán và quy chế quản lý đầu tư; Quản lý theo dõi, tổ chức kiểm kê TSCĐ;
Làm các thủ tục, quyết định tăng giảm TSCĐ; Chủ trì quyết toán dự án đầu tư
hoàn thành;
- Quản lý các quỹ DN theo chế độ và Quy chế tài chính của Công ty.
• Công tác tín dụng, công tác hợp đồng
 Xây dựng kế hoạch huy động vốn trung, dài hạn; kế hoạch tín dụng vốn lưu
động để huy động vốn cho nhu cầu đầu tư và SXKD của Công ty;
 Xây dựng mức lãi xuất huy động và cho vay vốn trong nội bộ Công ty và ngoài
Công ty;
 Dự thảo, đàm phán các hợp đồng tín dụng của Công ty;
 Làm việc với cơ quan Nhà nước xin cấp ưu đãi đầu tư: Đôn đốc, hướng dẫn và
làm thủ tục xin cấp ưu đãi đầu tư cho các dự án thuộc đối tượng được ưu đãi đầu
tư;
 Tham gia đàm phán Hợp đồng theo chức năng: Hợp đồng kinh tế, Hợp đồng với
các đối tác nước ngoài;
 Làm thủ tục thanh toán hợp đồng theo điều khoản hợp đồng.
• Công tác đầu tư tài chính
 Dự thảo phương án xử lý các kiến nghị của người đại diện phần vốn góp
của Công ty tại các Công ty con, Công ty liên kết liên quan đến tài chính. Theo
dõi, đôn đốc người đại diện vốn của Công ty và Công ty con, Công ty liên kết
thực hiện Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông;
 Nghiên cứu, đề xuất việc đầu tư vốn, bán bớt phần vốn của Công ty tại các Công
ty con, Công ty liên kết;
 Giám sát tình hình sử dụng vốn của Công ty tại các Công ty con, Công ty liên
kết;
 Đôn đốc Công ty con gửi báo cáo kế toán định kỳ và hợp nhất với báo cáo của

Công ty theo quy định;
 Báo cáo, đánh giá hiệu quả đầu tư vốn vào Công ty con, Công ty liên kết.
• Tổ chức, thực hiện công tác kế toán:
 Tổ chức và thực hiện công tác kế toán tại Công ty , bao gồm:
13







Lập báo cáo kế toán tổng hợp của Công ty;
Lập báo cáo đột xuất theo yêu cầu của lãnh đạo Công ty;
Tổ chức ứng dụng tin học trong công tác kế toán;
Tổ chức thanh tra công tác ký kết, thực hiện hợp đồng kinh tế; Quản lý vốn và
tài sản; Tình hình quản lý doanh thu, chi phí; Việc chấp hành các quy định quản
lý tài chính của Nhà nước và Quy chế Công ty.
1.3.3. Văn phòng đại diện:
a. Chức năng:
- Đại diện cho quyền lợi và nghĩa vụ của Công ty trong quan hệ giao dịch
với các đối tác và tổ chức liên quan tại một địa phương có quan hệ với Công ty
trong các lĩnh vực hoạt động của Công ty.
b. Nhiệm vụ:

- Nghiên cứu tình hình kinh tế - thương mại khách hàng tiềm năng để phát triển
các hoạt động của Công ty tại địa phương;
- Theo dõi, đôn đốc thực hiện nghiêm chỉnh hợp đồng thương mại và dịch vụ
Công ty đã kí tại địa phương;
- Báo cáo định kỳ hoặc đội xuất (khi có yêu cầu) với Công ty tình hình họat động

của VPĐD;
- Thiết lập, tạo dựng hình ảnh tốt đẹp của Công ty tại địa phương;
- Quan hệ thường xuyên và chặt chẽ với các Phòng, Ban, tổ chức đơn vị kinh tế
trực thuộc Công ty để thực hiện tốt cam kết của Công ty với các đối tác;
- Được uỷ nhiệm giao dịch với các đơn vị và cơ quan hữu quan trong phạm vị của
mình;
- Được chủ động trong nghiên cứu, tìm kiếm thị trường, đối tác;
- Được TGĐ uỷ quyền tuyển chọn và sử dụng lao động theo yêu cầu công việc;
- Các nhiệm vụ khác Công ty giao.
TIỂU KẾT
Thông qua phần khái quát này cho chúng thấy rõ nét những đặc điểm cơ
bản của công ty, những lĩnh vực hoạt động và tầm nhìn định hướng, cho ta thấy
một cái nhìn khách quan về môi trường doanh nghiệp, cơ cấu tổ chức bộ máy
của một doanh nghiệp như thế nào, gồm những bộ phận gì? Nó hoạt động ra sao,
có hiệu quả hay không ? Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của công ty là gì?
Phần này cũng là một phần rất quan trọng vì để đi phân tích thì bước đầu chúng
14


ta phải tìm hiểu rõ nét hơn. Công ty hoạt động trên những mặt nào, hơn nữa biết
được tầm ảnh hưởng của công ty đối với môi trường bên ngoài ra sao, phần này
cũng là tiền đề để chúng ta có thể đi sâu vào khảo sát, nghiên cứu và đánh giá
những phần sau.
CHƯƠNG 2.
THỰC TRẠNG VIỆC TỔ CHỨC CÁC NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN
PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN Y TẾ QUANG MINH
2.1. Tổ chức và quản lý công tác văn thư – lưu trữ:
2.1.1. Khái niệm:
- Công tác văn thư là tất cả các công việc có liên quan đến công văn giấy
tờ, bắt đầu từ khi thảo văn bản (đối với tài liệu đi) hoặc từ khi tiếp nhận (đối với

tài liệu đến) đến khi giải quyết xong công việc, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào
lưu trữ doanh nghiệp.
- Công tác lưu trữ là tất cả các công việc có liên quan tới tổ chức quản lý,
khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ cho các yêu cầu xã hội.
2.1.2. Quy trình:
a. Công tác văn thư:
- Thảo văn bản, ghi biên bản các cuộc họp, hội nghị (đây là trách nhiệm
của chuyên viên, cán bộ);
- Sửa và duyệt bản thảo (đây là trách nhiệm của chuyên viên, thủ trưởng);
- Đánh máy, in (nhân viên đánh máy);
- Trình ký VB (văn thư);
- Ký (thủ trưởng);
- Quản lý con dấu của doanh nghiệp chặt chẽ, sử dụng con dấu đúng quy
định (văn thư);
- Vào sổ và làm thủ tục gửi VB đi (văn thư);
- Cấp phát giấy đi đường, giấy xin xe, giấy giới thiệu, … (văn thư);
- Nhận VB, vào sổ công văn đến (văn thư);
- Theo dõi giải quyết công văn đến:
15


+ Theo dõi giải quyết về mặt nội dung (lãnh đạo doanh nghiệp);
+ Theo dõi về mặt thời gian giải quyết (văn thư).
- Lập hồ sơ lưu trữ (tất cả những người liên quan đến công văn giấy tờ
đó);
- Nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan (tất cả những người có hồ sơ).
b. Công tác lưu trữ:
- Sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu cho doanh nghiệp;
- Phân loại, chỉnh lý tài liệu;
- Xác định giá trị tài liệu;

- Thống kê, bảo quản tài liệu;
- Tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu.
2.1.3. Nội dung:
Công tác văn thư, lưu trữ là nghiệp vụ chính trong hoạt động văn phòng của
công ty CP Y tế Quang Minh. Đây là đầu mối quan trọng trong các hoạt động quản
lý văn bản diễn ra trong công ty. Nghiệp vụ văn thư lưu trữ bao gồm các nội dung
sau:
a. Công tác văn thư:
Công tác văn thư tại công ty CP Y tế Quang Minh bao gồm 3 nội dung
chính như sau:
- Xây dựng và ban hành văn bản;
- Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản;
- Quản lý và sử dụng con dấu.
b. Công tác lưu trữ:
Chúng ta biết rằng lưu trữ là sự lựa chọn tài liệu, giữ lại và tổ chức khoa
học những văn bản, tài liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động
của cơ quan để làm bằng chứng tra cứu thông tin trong quá khứ khi cần thiết.
Công tác lưu trữ của công ty bao gồm các nội dung sau:
- Thu thập và bổ sung tài liệu .
- Xác định giá trị tài liệu, sắp xếp phân loại, đăng ký, thống kê tài liệu làm công
cụ tra cứu văn bản: văn thư công ty đã sắp xếp tài liệu theo nguyên tắc từ ngoài
16


vào trong, từ trái qua phải, từ trên xuống dưới. Tài liệu của Công ty được xếp
thẳng đứng. Do đó tiện cho việc xếp vào lấy ra, dễ đọc bìa, tiện cho tra cứu.
- Bảo quản và bảo vệ an toàn tài liệu: Khu vực lưu trữ tài liệu của Công ty cao
ráo, thoáng mát và nhân viên văn thư thường xuyên lau chùi, quét dọn kho lưu
trữ, tủ đựng hồ sơ và đôi khi sử dụng thuốc chống ẩm mối mọt.
- Tổ chức sử dụng, khai thác tài liệu: Khi cá nhân, bộ phận hay phòng ban nào có

nhu cầu nghiên cứu sử dụng tài liệu lưu trữ thì văn thư đã tra tìm tài liệu
đáp ứng yêu cầu. Tuy nhiên với những tài liệu quan trọng hoặc trong tình
trạng hư hỏng nặng thì văn thư không cung cấp bản gốc mà chỉ cung cấp bản
sao.
- Tiêu huỷ tài liệu khi hến hạn: Trước khi tiêu huỷ nhân viên đã đánh giá lại giá trị
tài liệu, văn bản. Tiêu huỷ tài liệu khi được sự đồng ý của Trưởng phòng Tổ
chức - Hành chính và có người làm chứng và có biên bản tiêu huỷ.
Trong công tác lưu trữ tài liệu của công ty đã đảm bảo được các yêu cầu
sau:
- Công văn, điện tín, giấy mời họp được văn phòng công ty lưu giữ.
- Việc lưu giữ văn bản, chứng từ đảm bảo không nhàu nát, rách, mất văn bản.
- Đối với những văn bản mật được lưu giữ cẩn thận để đảm bảo độ mật của văn
bản.
- Công ty có tủ hồ sơ, giá tủ, cặp, hộp để đảm bảo an toàn tài liệu lưu giữ trong
công ty.
- Công ty đã đề ra những nội quy sử dụng tài liệu lưu trữ trong công ty.
2.1.4. Những kết quả đạt được:
- Công tác văn thư là công tác quan trọng trong hoạt động của tất cả các
cơ quan nói chung và doanh nghiệp nói riêng. Doanh nghiệp muốn thực hiện
được chức năng, nhiệm vụ của mình đều cần phải dùng đến công văn giấy tờ để
phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi
liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt
động hàng ngày. Công tác văn thư được triển khai tốt góp phần đẩy mạnh mọi
hoạt động của doanh nghiệp, giảm bớt nạn quan lieu giấy tờ và thủ tục hành
17


chính rườm rà không cầm thiết. Bên cạnh đó, công tác văn thư tốt sẽ tạo điều
kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ.
- Công tác lưu trữ có một vai trò quan trọng đối với việc xây dựng thể chế

nền hành chính của doanh nghiệp. Tài liệu lưu trữ đã cung cấp những thông tin
có giá trị pháp lý, tính chính xác và độ tin cậy cao phục vụ cho việc soạn thảo,
ban hành các văn bản quản lý của doanh nghiệp theo đúng các quy định của
pháp luật. Thông qua tài liệu lưu trữ của doanh nghiệp, cán bộ nhân viên có thể
nghiên cứu kết hợp với đánh giá kết quả hoạt động trong thời gian qua để đề ra
dự báo, phương hướng phát triển doanh nghiệp của mình trong thời gian sắp tới.
Bên cạnh đó có thể sử dụng thông tin tài liệu lưu trữ để theo dõi, điều hành,
quản lý và kiểm tra hoạt động của doanh nghiệp một cách khoa học, hệ thống và
căn cứ chính xác.
2.1.5. Những hạn chế còn tồn tại:
a. Các lỗi trong công tác văn thư:
- Giải quyết văn bản đến còn chậm trễ;
- Thể thức văn bản đôi khi còn sai sót;
- Đôi lúc không kí nhận khi chuyển giao văn bản đến cho đối tượng phụ
trách giải quyết;
- Tự ý chỉnh sửa các văn bản đã được lãnh đạo cấp trên ký;
- Việc theo dõi xử lý văn bản đến chưa thật sự khoa học, hệ thống dẫn đến
thất lạc công văn giấy tờ hoặc xử lý chậm trễ, không thống nhất. Hai đơn vị
phòng ban cùng trình một nội dung văn bản cho cấp trên.
b. Các lỗi trong công tác lưu trữ:
- Hồ sơ công việc không được lập đầy đủ theo danh mục;
- Tài liệu trong hồ sơ thất lạc nhiều;
- Đưa vào hồ sơ các các tài liệu không đúng yêu cầu, trùng lặp;
- Việc quản lý hồ sơ giao cho mỗi cá nhân, kết thúc công việc không được
chỉnh lý, thậm chí không nộp cho phòng ban, cho lưu trữ của doanh nghiệp.
2.2. Xây dựng quy chế và tổ chức thực hiện quy chế:
2.2.1. Khái niệm:
18

Ở bất kỳ cơ quan, tổ chức hay công ty nào cũng có một quy chế riêng quy
định nguyên tắc, chế độ làm việc, quan hệ công tác,… để đảm bảo tính kỉ luật,
nguyên tắc, hài hòa trong cơ cấu bộ máy, hoạt động của tổ chức đó.
Quy chế là chế độ được quy định bởi một cơ quan, tổ chức có thẩm quyền
trong một phạm vi nhất định, được ban hành có văn bản và có hiệu lực thi hành
trong phạm vi cơ quan, tổ chức đó.
Quy chế điều chỉnh các vấn đề liên quan đến chế độ chính sách, công tác
tổ chức hoạt động, công tác nhân sự, phân công và phân cấp nhiệm vụ, quyền
hạn, định mức, đơn giá áp dụng. Đồng thời, quy chế đưa ra yêu cầu cần đạt được
và có tính định khung mang tính nguyên tắc.
Quy chế được ban hành phải đảm bảo 3 yếu tố sau:
•

Tính hợp pháp: Phù hợp với các quy định của pháp luật, không trái luật.

•

Tính thực tiễn: Phù hợp với yêu cầu quản lý điều hành, phù hợp với hoạt
động của tổ chức trong từng lĩnh vực cụ thể.
Tính hiệu quả: Tạo hành lang pháp lý cho tổ chức, góp phần tích cực vào

•

công tác quản lý, điều hành cũng như toàn bộ hoạt động của tổ chức; khi được
áp dụng phải được mọi người tôn trọng và quán triệt thực thi.
Quy chế có thể được ban hành độc lập bởi một cơ quan hay một doanh
nghiệp cụ thể hoặc ban hành kèm theo Nghị định.
2.2.2. Nội dung quy chế công ty:
Điều 1. Vai trò – Vị trí của công ty:
Công ty cổ phần y tế Quang Minh được thành lập vào ngày 29/05/2007,

trải qua gần 10 năm hoạt động Công ty cổ phần y tế Quang Minh tự hào là nhà
cung cấp sản phẩm và dịch vụ chăm sóc sức khỏe con người hàng đầu tại Việt
Nam.
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0102277113 do Sở Kế hoạch và
đầu tư thành phố Hà Nội cấp lần đầu ngày 29/05/2007, lần thay đổi thứ 4 ngày
22/01/2013.
19


Công ty cổ phần y tế Quang Minh có chi nhánh, hệ thống phân phối, kho
bãi, trung tâm dịch vụ kỹ thuật và chăm sóc khách hàng tại 4 tỉnh, thành gồm:
Hà Nội, Đà Nẵng, Tây Nguyên và thành phố Hồ Chí Minh.
Các lĩnh vực kinh doanh chính gồm:
- Thiết bị y tế, hóa chất xét nghiệm, vật tư tiêu hao;
- Dược phẩm, thực phẩm chức năng, mỹ phẩm;
- Dịch vụ y tế.
Với hệ thống phân phối trải dài từ Bắc vào Nam, Công ty cổ phần y tế
Quang Minh đã đánh dấu sự có mặt của mình khắp các tỉnh thành trên cả nước,
mang đến cho khách hàng sự hài lòng về các sản phẩm, dịch vụ mà Quang Minh
cung cấp với phương châm “Phát triển vì sức khỏe cộng đồng”.
Với tầm nhìn: "Trở thành công ty chuyên cung cấp sản phẩm và dịch vụ
chăm sóc sức khỏe".
Cùng sứ mệnh: "Vì sức khỏe cộng đồng".
Và giá trị cốt lõi: "Vì sự hài lòng khách hàng".
Công ty cổ phần y tế Quang Minh nhận thức rõ trách nhiệm xã hội và cam
kết vì sức khỏe cộng đồng. Vì vậy, Công ty cổ phần y tế Quang Minh không
ngừng phát triển các sáng kiến về tìm kiếm sản phẩm, dịch vụ với mục tiêu đem
đến cho khách hàng trang thiết bị hiện đại, đạt tiêu chuẩn lượng cao.
Điều 2. Phân cấp quản lý, quyết định:
Điều 3. Mối quan hệ giữa các vị trí lãnh đạo trong công ty:

- Giám đốc là người quản lý điều hành cao nhất hàng ngày của Công ty và
chịu trách nhiệm trước HĐQT Công ty và các cổ đông trong Công ty về toàn bộ
hoạt động này;
- Phó Giám đốc trợ giúp cho Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám
đốc về những nhiệm vụ, công tác đã được phân công, đã được ủy quyền quyết
định;
- Giám đốc chi nhánh là người quản lý điều hành cao nhất tại chi nhánh
phụ trách và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về những nhiệm vụ, công tác đã
được phân công, đã được ủy quyền quyết định;
20


- Các Trưởng/ phó phòng chịu trách nhiệm trực tiếp cho PGĐ hoặc GĐ
của đơn vị phụ trách và trợ giúp tích cực cho BGĐ về chuyên môn nghiệp vụ,
công tác đã được phân công phụ trách. Đề xuất lên Giám đốc để khen thưởng kỷ
luật, bổ nhiệm, trả lương, chấm dứt HĐLĐ… đối với nhân sự thuộc phạm vi
quản lý;
- Các trưởng phòng, cũng như CBCNV của Công ty được quyền đề đạt
trình bày ý kiến của mình, hoặc tập thể trước quyết định của GĐ. Nhưng vẫn
phải chấp hành nghiêm chỉnh quyết định của GĐ khi chưa có ý kiến gì khác của
GĐ hoặc ý kiến của cấp trên có thẩm quyền;
- Riêng KTT, ngoài việc chấp hành chỉ đạo mệnh lệnh của GĐ như các
trưởng phòng, còn được thực hiện một số nhiệm vụ quyền hạn theo Luật kế toán
và báo cáo với HĐQT khi ý kiến của mình trái với ý kiến chỉ đạo của Giám đốc.
Điều 4. Mối quan hệ giữa các phòng ban trong công ty:
- Quan hệ giữa các phòng ban nghiệp vụ là mối quan hệ phối hợp, giúp đỡ lẫn
nhau trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ được phân công, cùng nhau hợp tác để
thực hiện mục tiêu chung. Trong trường hợp chưa có sự thống nhất trong việc
phối hợp thì quyết định của GĐ là ý kiến cuối cùng.
- Các phòng ban nghiệp vụ là những bộ phận tham mưu, giúp việc cho GĐ trong

các chỉ đạo điều hành mặt chuyên môn tại Công ty. Mối quan hệ giữa các phòng
ban nghiệp vụ với đơn vị sản xuất là mối quan hệ bình đẳng tôn trọng lẫn nhau.
Điều 5. Quy định phân cấp ký các văn bản giấy tờ:
Tất cả các giấy tờ, công văn, tài liệu, số liệu báo cáo của các phòng ban,
đơn vị sản xuất trước khi trình BGĐ, đều có chữ ký của trưởng phòng trên công
văn, tài liệu . . . và chịu trách nhiệm với nội dung của công văn, tài liệu đó.
Điều 6. Quyền lợi của người lao động:
- Được hưởng lương theo mức thoà thuận với công ty lúc mới được tiếp
nhận;
- Sau thời gian thực tập, nếu được tiếp nhận thì sẽ được ký hợp đồng lao
động thời hạn ít nhất là một năm;
- Tối thiểu được hưởng các chế độ về bảo hiểm, và chế độ khác theo quy
21


định của pháp luật hiện hành;
- Thời gian lên lương được căn cứ vào khung bậc lương chung của công
ty, trường hợp những cá nhân có đóng góp lớn thì theo quyết định của Ban Giám
đốc;
- Phụ cấp đối với nhân viên trực vào ngày lễ tết: Mỗi ngày trực sẽ được
thanh toán 150.000đ đối với nhân viên gián tiếp hoặc 100.000đ đối với nhân
viên trực tiếp;
- Chi phí đi công tác theo quyết định của công ty:
- Nghỉ theo chế độ:
- Cơ sở tính lương:
- Mức lương tối thiểu khi thử việc như sau:
- Thời gian thực tập tối đa là 3 tháng, tối thiểu là 1 tháng;
- Sau thời gian thực tập nếu được nhận thì sẽ được hưởng lương chính
thức và lương hiệu quả;
- Trường hợp nhân viên mới tiếp nhận nhưng đã có kinh nghiệm sâu sắc

về lĩnh vực công việc phụ trách thì có thể bỏ qua thời gian thực tập theo như
quyết định của Ban giám đốc.
Điều 7. Quy chế sử dụng các loại quỹ:
Điều 8. Nội quy, kỷ luật và bồi thường thiệt hại:
- Thời gian làm việc hàng ngày đối với nhân viên văn phòng là từ 8 giờ
sáng đến 5 giờ 30’ chiếu. Đối với nhân viên trực tiếp thì theo sự phân công công
việc của Trưởng phòng.
- Mọi nội dung trong qui chế này được hiểu tương đương với kỷ luật lao
động của Công ty. Những nội dung trong quy chế nếu trái với pháp luật hiện
hành thì nội dung của luật sẽ được dẫn chiếu tuy nhiên không làm mất đi hiệu
lực của những nội dung khác trong quy chế này.
- Mọi CBCNV làm việc cho công ty theo hợp đồng lao động ký kết thì
mặc nhiên phải chịu sự điều chỉnh của quy chế này.
- Người vi phạm quy chế sẽ chịu sự kỷ luật tương ứng theo từng mức độ
như sau:
22


+ Bị Nhắc nhở, khiển trách;
+ Bị chuyển bộ phận công tác và bị hạ mức thu nhập, thưởng;
+ Bị sa thải cùng với các chế độ theo luật hiện hành.
- Những vi phạm dẫn đến kỷ luật như sau:
+ Không chấp hành mệnh lệnh của cấp trên trực tiếp;
+ Làm mất dụng cụ, thiết bị, tài sản do công ty giao quản lý, khai thác
hoặc tiêu hao nguyên nhiên liệu, vật tư quá định mức cho phép thì tuỳ trường
hợp phải bồi thường thiệt hại một phần hay toàn bộ theo thời giá thị trường;
+ Người lao động có hành vi trộm cắp, tham ô, tiết lộ bí mật kinh doanh
hoặc có hành vi khác gây thiệt hại nghiêm trọng về tài sản, lợi ích của công ty;
+ Người lao động đang chấp hành kỷ luật nhưng tái phạm trong thời gian
chưa xoá kỷ luật;

+ Người lao động tự ý bỏ việc 7 ngày trong một tháng hoặc 20 ngày trong
một năm mà không có lý do chính đáng.
- Xem xét giảm mức độ bồi thường thiệt hại:
+ Do vô ý mà gây ra thiệt hại;
+ Gây thiệt hại để hạn chế hoặc ngăn cản những thiệt hại khác;
+ Thiệt hại xảy ra quá lớn so với khả năng kinh tế trước mắt và lâu dài
của người gây thiệt hại.
- Vi phạm và mức xử lý:
Điều 9. Điều khoản thi hành:
- Quy chế tổ chức hoạt động của Công ty đã đựơc Hội đồng quản trị Công
ty thông qua tại cuộc họp ngày 15 tháng 05 năm 2008 và có hiệu lực thi hành kể
từ ngày ký. HĐQT Công ty giao cho Giám đốc tổ chức triển khai thực hiện quy
chế này;
- Các trưởng phòng ban có trách nhiệm phổ biến nội dung quy chế này
đến các CBCNV trong đơn vị và tổ chức thực hiện quy chế này ở từng bộ phận;
- Các phòng ban trực thuộc Công ty có trách nhiệm phối hợp thực hiện
quy chế này;
- Việc thay đổi nội dung của Quy chế này phải được Hội đồng quản trị
23


Công ty họp xét duyệt thông qua;
- Những bổ sung, sửa chữa đối với Quy chế này phát sinh trong quá trình
thực hiện sẽ có giá trị hiệu lực thi hành như Quy chế này.
2.2.3. Kết quả đạt được:
- Công ty dần có nề nếp ổn định qua nhiều năm;
- Ý thức làm việc và trách nhiệm bảo về tài sản của CBCNV ngày 1 tăng
cao;
- Công việc đạt hiệu quả cao …
2.2.4. Những hạn chế còn tồn tại:

- Đôi lúc vẫn còn nhân viên đi làm muộn hoặc về sớm;
- CBCNV đôi lúc nghỉ không kịp làm giấy phép mà chỉ xin phép bằng
miệng hoặc qua điện thoại tin nhắn…
2.3. Công tác xây dựng kế hoạch, chương trình công tác:
2.3.1. Khái niệm:
- Kế hoạch là việc xác định phương hướng, nhiệm vụ, chỉ tiêu, biện pháp
tiến hành một lĩnh vực, một nhiệm vụ công tác của Nhà nước nói chung hoặc
của từng ngành, cơ quan, đơn vị, địa phương nói riêng.
- Kế hoạch công tác là việc xác định phương hướng, nhiệm vụ, chỉ tiêu,
biện pháp tiến hành một lĩnh vực, một nhiệm vụ công tác của Nhà nước nói
chung hoặc của từng ngành, cơ quan, đơn vị, địa phương nói riêng. Kế hoạch
thường được xây dựng cho từng thời gian nhất định theo niên hạn như: kế hoạch
dài hạn (5 năm, 10 năm, 20 năm…); kế hoạch trung hạn (2 – 3 năm), kế hoạch
ngắn hạn (1 năm, 6 tháng, quý). Theo nguyên tắc, kế hoạch mỗi khi đã được cấp
có thẩm quyền phê duyệt thì nó bắt buộc các cơ quan, đơn vị hữu quan triển khai
thực hiện và hoàn thành đúng thời hạn. Kế hoạch đề ra (hoặc được giao) có được
hoàn thành tốt và đúng thời hạn hay không là căn cứ chủ yếu để đánh giá mức
độ hoàn thành nhiệm vụ được giao của một cơ quan, đơn vị.
- Chương trình là toàn bộ những việc cần làm đối với một lĩnh vực công
tác hoặc tất cả các mặt công tác của một cơ quan, một ngành chủ quản hay của
24


Nhà nước nói chung theo một trình tự nhất định và trong thời gian nhất định.
Đối với những chương trình quan trọng, cần có sự phê duyệt hoặc ra
quyết định ban hành của cơ quan có thẩm quyền. Sau khi đã được phê duyệt
hoặc ban hành thì các cơ quan, tổ chức có liên quan phải tổ chức thực hiện
nghiêm túc.
2.3.2. Nội dung:
Tại công ty CP Y tế Quang Minh việc xây dựng chương trình công tác

được thực hiện như sau:
- Đối với chương trình công tác năm: Dựa trên báo cáo chi tiết của từng cán bộ
chuyên trách về những kết quả đã đạt được của năm trước và kế hoạch hành
động năm tới, cán bộ văn phòng trình lãnh đạo bản dự thảo chương trình làm
việc của công ty. Sau khi có sự tham gia, đóng góp bổ sung ý kiến của lãnh đạo
công ty,
cán bộ văn phòng lập bản kế hoạch hoạt động cho công ty rồi gửi lên
Tổng giám đốc. Bản kế hoạch đó được giám đốc chính thức xét duyệt, được
nhân bản và gửi tới các phòng ban để mọi người nắm được hướng hoạt động
phát triển của công ty trong năm tới.
- Đối với chương trình công tác quý: Trong tháng cuối của quý, cán bộ công nhân
viên tự đánh giá tình hình thực hiện chương trình hoạt động của mình trong quý
đó. Nêu kết quả đã đạt được, những mặt còn hạn chế, khó khăn cũng như những
thuận lợi đồng thời nghiên cứu, xem xét chương trình làm việc của quý tiếp
theo. Dựa trên cơ sở những vấn đề được nêu trong chương trình công tác năm và
những vấn đề mới phát sinh, các cán bộ đề nghị lãnh đạo điều chỉnh chương
trình làm việc cho quý sau. Cán bộ văn phòng thu thập ý kiến của các cán bộ và
lãnh đạo rồi tổng hợp, biên soạn chương trình công tác quý của toàn công ty rồi
sau đó phân công thực hiện.
- Đối với chương trình công tác tháng: Vào ngày đầu tiên của tháng, Tồng giám
đốc công ty tổ chức cuộc họp giao ban để xây dựng chương trình công tác cho
tháng tiếp theo. Cán bộ phòng Tổ chức hành chính soạn thảo chương tình công
25