Hệ thống văn bản quản lý nhà nước về chứng thực ở cấp xã Từ thực tiễn thành phố Buôn Ma Thuột, tỉnh Đăk Lăk (LV thạc sĩ)

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
…………/…………

BỘ NỘI VỤ
…………/…………

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
LƢƠNG XUÂN HÙNG
HỆ THỐNG VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC VỀ CHỨNG THỰC
Ở CẤP XÃ – TỪ THỰC TIỄNTHÀNH PHỐ BUÔN MA THUỘT,
TỈNH ĐẮK LẮK

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG
Chuyên ngành: Quản lý công
Mã số: 60 34 04 03

NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS. NGUYỄN VĂN HẬU

ĐẮK LẮK – NĂM 2017


LỜI CẢM ƠN
Em xin trân trọng cản ơn Ban Giám đốc Học viện, các khoa, ban,
Khoa Sau đại học, các Thầy, Cô giáo Học viện hành chính, Học viện hành
chính Phân viện Tây Nguyên đã tận tình giảng dạy và giúp đỡ em trong thời
gian qua và tạo điều kiện để em hoàn thành chương trình cao học. Đặc biệt
em xin gửi lời biết ơn sâu sắc tới PGS.TS. Nguyễn Văn Hậu đã tận tình
hướng dẫn em hoàn thành luận văn cao học này.
Em xin chân thành cảm ơn cơ quan, đồng nghiệp, bạn bè và gia đình
đã hết lòng giúp đỡ, tạo điều kiện, động viên em trong quá trình học tập,
nghiên cứu và thực hiện luận văn này.

Do thời gian nghiên cứu có hạn và khả năng của bản thân, bản luận
văn cao học của em chắc chắn không tránh khỏi những hạn chế, thiếu sót. Em
rất mong nhận được sự chỉ bảo, góp ý của các Thầy, Cô và các bạn.
Học viên thực hiện luận văn

Lƣơng Xuân Hùng


DANH MỤC NHỮNG TỪ VIẾT TẮT
1. UBND

Ủy ban nhân dân

2. HĐND

Hội đồng nhân dân

3. CCHC

Cải cách hành chính

4.UBMTTQ

Ủy ban mặt trận tổ quốc

5. CCHCNN

Cải cách hành chính nhà nước

6. TANDTC

Tòa án nhân dân tối cao

7. VKSNDTC

Viện kiểm sát nhân dân tối cao


DANH MỤC CÁC BẢNG
2.1 Các đơn vị hành chính cấp xã của thành phố Buôn Ma Thuột
2.2 Thực trạng công tác chứng thực tại thành phố Buôn Ma Thuột
2.3 Số liệu trả kết quả các loại giấy tờ và dịch vụ tại bộ phận một cửa
cấp xã trên địa bàn thành phố Buôn Ma Thuột
2.4 Đội ngũ cán bộ tư pháp cấp xã trên địa bàn thành phố Buôn Ma
Thuột

ii


MỤC LỤC
Trang phụ bìa
Lời cảm ơn
Danh mục các chữ viết tắt
Danh mục các bảng
Mục lục
Trang
MỞ ĐẦU ........................................................................................................ 1
1. Lý do chọn đề tài ......................................................................................... 1
2. Tình hình nghiên cứu của đề tài .................................................................. 2
3. Mục đích và nhiệm vụ của luận văn ........................................................... 5

4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận văn ......................................... 6
5. Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu của luận văn .................... 6
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn ................................................... 6
7. Kết cấu của luận văn ................................................................................... 7
Chƣơng 1:
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC
VỀ CHỨNG THỰC CẤP XÃ ...................................................................... 8
1.1 Một số vấn đề chung quản lý nhà nước về chứng thực ............................ 8
1.2 Khái niệm và các kiểu hệ thống văn bản quản lý nhà nước về chứng thực
. 17
1.3 Khái quát quá trình hình thành và hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý
nhà nước về chứng thực .................................................................................. 26
1.4 Đánh giá hệ thống văn bản quản lý nhà nước về chứng thực ................... 29
Kết luận chương 1 ........................................................................................... 37

iii


Chƣơng 2:
THỰC TRẠNG HỆ THỐNG VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC VỀ
CHỨNG THỰC Ở CẤP XÃ TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ BUÔN MA
THUỘT, TỈNH ĐẮK LẮK .......................................................................... 39
2.1 Tổng quan về thành phố Buôn Ma Thuột, tỉnh Đắk Lắk .......................... 39
2.2 Quản lý chứng thực trên địa bàn thành phố Buôn Ma Thuột ................... 42
2.3 Thực trạng hệ thống văn bản quản lý nhà nước về chứng thực ở cấp xã
trên địa bàn thành phố Buôn Ma Thuột .......................................................... 48
Kết luận chương 2 ........................................................................................... 66
Chƣơng 3:
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NĂNG CAO CHẤT LƢỢNG CỦA VĂN BẢN
QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC VỀ CHỨNG THỰC Ở CẤP XÃ ..................... .68

3.1. Cơ sở chính trị, pháp lý và xã hội cần được quán triệt trong việc hoàn
thiện công tác quản lý nhà nước về chứng thực ..............................................68
3.2. Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý nhà nước về chứng
thực ở cấp xã ...........................................................................................................76
Kết luận chương 3 ........................................................................................ ...89
Kết luận ........................................................................................................ ...90
Phụ lục .......................................................................................................... ...97

iv


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Thực tế cuộc sống cho thấy, ngày nay công dân, tổ chức cần rất nhiều
loại giấy tờ phục vụ cho các giao dịch của mình, không chỉ một bản của mỗi
loại mà thường cùng lúc cần rất nhiều bản mỗi loại giấy tờ: học sinh cần làm
nhiều bộ hồ sơ để cùng lúc đăng ký thi vào nhiều trường, cử nhân cùng lúc
cần làm nhiều bộ hồ sơ để xin việc ở nhiều công sở hay doanh nghiệp, các
doanh nghiệp cùng lúc cần nhiều bộ hồ sơ để tham gia vào nhiều quan hệ thị
trường…. Mặt khác, với mỗi đối tượng nhận hồ sơ, giấy tờ thì yêu cầu về số
lượng, chủng loại các giấy tờ là không giống nhau. Do vậy, có thể thấy nhu
cầu chứng thực sẽ ngày càng gia tăng. Chứng thực là một nhu cầu tất yếu của
cuộc sống; xuất phát từ nhu cầu giao dịch của công dân, của tổ chức và của
chính Nhà nước. Nhu cầu này ngày càng tăng lên do sự mở rộng và phát triển
các quan hệ pháp luật. Nhằm đáp ứng nhu cầu tất yếu của cuộc sống và từng
bước hoàn thiện nhà nước về chứng thực, nhà nước đã chú trọng ban hành
nhiều văn bản để điều chỉnh vấn đề này. Hệ thống các văn bản quản lý nhà
nước đã thực hiện tốt việc thông tin, truyền đạt các quyết định quản lý,
phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh đạo và quản lý,
công cụ xây dựng hệ thống pháp luật, hướng dẫn thực hiện. Sau hơn hai mươi

năm tiến hành sự nghiệp đổi mới, dưới sự lãnh đạo của Đảng, công tác xây
dựng và hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý nhà nước nói chung và hệ thống
văn bản quản lý nhà nước về chứng thực nói riêng đã có những tiến bộ quan
trọng. Quy trình ban hành các văn bản quy phạm pháp luật được đổi mới.
Nhiều bộ luật, luật, pháp lệnh được ban hành đã tạo khuôn khổ pháp lý ngày
càng hoàn chỉnh hơn để Nhà nước quản lý bằng pháp luật trên các lĩnh vực.
Nguyên tắc pháp quyền xã hội chủ nghĩa từng bước được đề cao và phát huy
trên thực tế. Công tác phổ biến và giáo dục pháp luật được tăng cường đáng
kể. Những tiến bộ đó đã góp phần thể chế hoá đường lối của Đảng, nâng cao

1


hiệu lực, hiệu quả quản lý điều hành của Nhà nước, đẩy mạnh phát triển kinh
tế, giữ vững ổn định chính trị - xã hội của đất nước.
Bên cạnh những thành tựu trên, hệ thống văn bản quản lý nhà nước về
chứng thực hiện nay còn nhiều bất cập. Hệ thống văn bản quản lý nhà nước
về chứng thực nước ta vẫn chưa đầy đủ và đồng bộ, thiếu thống nhất, nhiều
nội dung chưa hợp lý. tính khả thi thấp, chậm đi vào cuộc sống. Hoàn thiện
hệ thống pháp luật trong lĩnh vực dân sự nói chung và chứng thực nói riêng
là quan điểm định hướng của Đảng tại Nghị quyết số 48-NQ/TW Bộ Chính
trị ngày 24/5/2005 về Chiến lược xây dựng và hoàn thiện hệ thống pháp luật
từ nay đến năm 2010, định hướng đến năm 2020.
Vấn đề đặt ra là cần phải nghiên cứu, rà soát, hoàn thiện hệ thống văn
bản quản lý nhà nước trong lĩnh vực chứng thực từ thực tiễn thực tiễn từ cấp
cơ sở tại các địa phương. Qua đây, giúp đánh giá khách quan và đầy đủ về
thực trạng, từ đó đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống văn bản quản
lý nhà nước về chứng thực. Đây cũng chính là lý do tác giả chọn đề tài “Hệ
thống văn bản quản lý nhà nước về chứng thực ở cấp xã – Từ thực tiển thành
phố Buôn Ma Thuột, tỉnh Đắk Lắk” làm đề tài luận văn thạc sĩ chuyên ngành

Quản lý công.
2. Tình hình nghiên cứu đề tài
Công trình đầu tiên đề cập về hoạt động công chứng, chứng thực có thể
kể tới là “những điều cần biết về công chứng nhà nước”, Nhà xuất bản
chính trị quốc gia, Hà Nội năm 1992 của tác giả Nguyễn Văn Yểu và Dương
Đình Thành; “Giới thiệu vài nét về xây dựng và hoàn thiện công chứng nhà
nước ở thành phố Hà Nội”, đăng trên tạp chí Thông tin khoa học pháp lý, Bộ
tư pháp, năm 1995. Hai công trình này có vai trò như cuốn cẩm nang giới
thiệu về hoạt động công chứng nhà nước nói chung với nhiệm vụ trọng tâm
của các phòng công chứng nhà nước thuộc UBND cấp tỉnh.
Đề cập sâu hơn về hoạt động công chứng, chứng thực ở khía cạnh khác,
có công trình “Những vấn đề lý luận và thực tiễn trong việc xác định phạm

2


vi, nội dung hành vi công chứng, chứng thực và giá trị pháp lý của văn bản
công chứng, chứng thực ở nước ta hiện nay” của tác giả Đặng Văn Khanh,
luận án tiến sỹ Luật học. Tác giả đã có những luận giải sâu sắc về bản chất và
sự khác nhau của hai hoạt động công chứng và chứng thực xuất phát từ thẩm
quyền thực hiện các hoạt động này; tương ứng là phạm vi của mỗi hoạt động
và giá trị pháp lý của văn bản công chứng; chứng thực, qua đó đề xuất các
giải pháp hoàn thiện về quy định pháp luật.
Về vấn đề quản lý nhà nước đối với hoạt động công chứng, chứng thực,
công trình đầu tiên có thể kể đến là luận văn thạc sỹ Luật học: “Quản lý nhà
nước về công chứng, chứng thực; công chứng nhà nước, những vấn đề lý
luận và thực tiễn ở nước ta” của tác giả Trần Ngọc Nga, (Hà Nội năm
1996). Có thể nói đây là một trong những công trình khoa học đầu tiên nghiên
cứu một cách có hệ thống về vấn đề quản lý nhà nước đối với hoạt động công
chứng và chứng thực dưới góc độ luật học. Trong luận văn của mình, bên

cạnh việc luận giải sự khác nhau mang tính bản chất giữa hai hoạt động công
chứng và chứng thực dưới góc độ luật học. Trong luận văn của mình, bên
cạnh việc luận giải sự khác nhau mang tính bản chất giữa hai hoạt động công
chứng và chứng thực theo thẩm quyền thực hiện và tính chất pháp lý của mỗi
sự kiện, tác giả đã đề cập tới những nội dung cơ bản về quản lý nhà nước dưới
góc độ lý luận quản lý nhà nước trong một lĩnh vực cụ thể.
Vài năm trở lại đây, nhu cầu cuộc sống và yêu cầu của công tác quản lý
nhà nước, vấn đề công chứng, chứng thực đã thu hút được khá nhiều sự quan
tâm của giới nghiên cứu. Có thể kể đến một số các công trình sau:
Luận văn thạc sỹ quản lý hành chính công “Xây dựng nội dung cơ bản
quản lý nhà nước đối với hoạt động công chứng, chứng thực từ thực tiễn
tỉnh Bình Phước” của tác giả Nguyễn Minh Hợi (TP. Hồ Chí Minh năm
2006). Trong luận văn tác giả đã đề cập những vấn đề lý luận về công chứng,
chứng thực như: khái niệm, nguồn gốc ra đời hoạt động công chứng, chứng
thực; cách đáp ứng của nhiều nhà nước về nhu cầu công chứng, chứng thực

3


của người dân. Sự cần thiết khách quan phải quản lý nhà nước đối với những
hoạt động này; từ thực tiễn tổ chức và hoạt động của hệ thống cung ứng dịch
vụ công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Bình Phước, tác giả đề xuất
những giải pháp, kiến nghị nhằm xây dựng những mô hình cung ứng dịch vụ
này trên bình diện toàn quốc.
Đề cập tới hoạt động chứng thực và quản lý nhà nước về chứng thực
theo hướng tách biệt với hoạt động công chứng, có thể kể tới một số công
trình sau: Khóa luận tốt nghiệp đại học hành chính (năm 2008) của tác giả
Nguyễn Đình Việt - Học viện hành chính quốc gia với đề tài “Dịch vụ chứng
thực theo Nghị định số 79/2007/NĐ-CP tại huyện Quỳ Hợp, Nghệ An Thực trạng và giải pháp”. Khóa luận đã tiếp cận chứng thực dưới góc độ là
một dịch vụ hành chính công mà nhà nước có nghĩa vụ cung ứng cho công

dân, tổ chức; phản ánh thực tiễn thực hiện chứng thực trên địa bàn huyện Quỳ
Hợp thông qua bảng số liệu tổng hợp tình hình chứng thực, đặc biệt là sự
khảo sát thông qua điều tra xã hội học đối với cán bộ, công chức người thực
hiện dịch vụ chứng thực; trên cơ sở những tồn tại, hạn chế, khóa luận cũng đề
xuất những nhóm giải pháp mang tính chất vĩ mô áp dụng trên phạm vi toàn
quốc, cũng như những tác động đối với thực tiễn ở huyện Quỳ Hợp. Lấy
phạm vi không gian là huyện Quỳ Hợp, luận văn đã dành khoảng một nửa nội
dung để đề cập tới hoạt động chứng thực ở cấp xã theo Nghị định số
79/2007/NĐ-CP. Như vậy có thể nói đây là một công trình nghiên cứu khá
sớm về hoạt động chứng thực ở cấp xã.
Luận văn thạc sỹ quản lý hành chính công với đề tài “Quản lý nhà
nước về công chứng, chứng thực trên địa bàn cấp quận” của tác giả Phan
Hùng Nam (Học viện Hành Chính, Hà Nội năm 2008). Tiếp cận vấn đề theo
góc độ của hoạt động quản lý nhà nước, luận văn lấy thực tiễn từ hoạt động
công chứng, chứng thực ở cấp quận trên địa bàn thành phố Hà Nội làm không
gian khảo sát. Tôi nhận thấy, bên cạnh việc đề cập những nội dung mang tính
lý luận về công chứng, chứng thực, tác giả Phan Hùng Nam đã rất thành công

4


trong việc đề cập những vấn đề lý luận về quản lý nhà nước về công chứng,
chứng thực với tư cách là một hoạt động quản lý nhà nước trên lĩnh vực hành
chính tư pháp. Luận văn của tác giả Ngô Sỹ Trung với nội dung “Quản lý
nhà nước về chứng thực hiện nay - Qua nghiên cứu thực tiễn trên địa bàn
thành phố Hà Nội”. Luận văn đi sâu vào việc phân tích hoạt động chứng
thực và nôi dung quản lý nhà nước về chứng thực theo tinh thần của Nghị
định số 79/2007/NĐ-CP; nêu lên thực trạng và thách thức trong quản lý nhà
nước đối với hoạt động chứng thực của chính quyền và ngành tư pháp thành
phố Hà Nội, từ đó đề xuất những giải pháp, kiến nghị nhằm hoàn thiện hệ

thống pháp luật về chứng thực, cũng như những giải pháp về tổ chức, điều
hành của cơ quan, ủy ban nhân dân và cơ quan tư pháp các cấp địa phương.
Có thể thấy những công trình trên đã tiếp cận ở những góc độ khác nhau xung
quanh vấn đề chứng thực và quản lý nhà nước về chứng thực, để làm phong
phú thêm về lý luận cũng như thực tiễn thực hiện chứng thực ở nước ta trong
thời gian vừa qua.
Tuy nhiên, chưa có công trình nghiên cứu khoa học nào nghiên cứu Hệ
thống văn bản quản lý nhà nước về chứng thực ở cấp xã – Từ thực tiển thành
phố Buôn Ma Thuột, tỉnh Đắk Lắk.
3. Mục đích và nhiệm vụ của luận văn
Mục đích: Trên cơ sở làm rõ một số vấn đề lý luận và thực trạng hệ
thống văn bản quản lý nhà nước trong lĩnh vực chứng thực ở cấp xã từ thực
tiễn thành phố Buôn Ma Thuột, tỉnh Đắk Lắk, từ đó đưa ra các giải pháp hoàn
thiện hệ thống văn bản quản lý nhà nước trong lĩnh vực chứng thực nói chung
và ở cấp xã thành phố Buôn Ma Thuột, tỉnh Đắk Lắk nói riêng.
Nhiệm vụ: Để thực hiện mục đích trên, đề tài có nhiệm vụ:
- Hệ thống hóa những vấn đề lý luận về chứng thực, hệ thống văn bản
quản lý nhà nước và hệ thống văn bản quản lý nhà nước về chứng thực ở cấp
xã.

5


- Khảo sát và đánh giá tình hình thực hiện và đội ngũ công chức cấp xã
làm công tác chứng thực; thực trạng hệ thống văn bản quản lý nhà nước về
chứng thực ở cấp xã thành phố Buôn Ma Thuột, tỉnh Đắk Lắk.
- Trên cơ sở kết quả khảo sát tìm hiểu nguyên nhân và đề xuất một số
giải pháp cơ bản nhằm hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý nhà nước về
chứng thực ở cấp xã.
4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của luận văn

Đối tương nghiên cứu: Luận văn nghiên cứu hệ thống văn bản quản lý
nhà nước về chứng thực qua thực tiễn thực hiện ở cấp xã.
Phạm vi nghiên cứu: Hệ thống văn bản quản lý nhà nước về chứng thực
qua thực tiễn thực hiện tại UBND các xã trên địa bàn thành phố Buôn Ma
Thuột, tỉnh Đắk Lắk.
5. Phƣơng pháp luận và phƣơng pháp nghiên cứu của luận văn
Phương pháp luận: Luận văn được thực hiện dựa trên cơ sở vận dụng
phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử của chủ nghĩa Mác Lê nin, các tư tưởng, quan điểm của Đảng và pháp luật của nhà nước và định
hướng cải cách tư pháp đến năm 2020.
Phương pháp nghiên cứu của luận văn: Phương pháp phân tích, tổng hợp,
so sánh, thống kê. Mỗi phương pháp nghiên cứu được vận dụng linh hoạt,
đóng vai trò riêng giúp tác giả có cái nhìn khách quan, nhiều chiều, đầy đủ
hơn về vấn đề nghiên cứu.
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn
Ý nghĩa lý luận: Đây là công trình nghiên cứu một cách có hệ thống
hoá và làm rõ một số vấn đề lý luận về hệ thống văn bản quy phạm pháp luật
trong lĩnh vực chứng thực, khi được hoàn thiện luận văn sẽ đóng vai trò thiết
thực vào việc hoàn thiện hệ thống quản lý nhà nước về chứng thực.
Thực tiễn của luận văn: Các giải pháp đưa ra có thể được áp dụng để
hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật trong lĩnh vực chứng thực

6


qua việc phân tích, đánh giá từ đó khuyến nghị một số giải pháp để hoàn thiện
hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về lĩnh vực này.
7. Kết cấu của luận văn
Ngoài phần mở đầu và kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục,
luận văn được kết cấu thành 3 chương bao gồm:
- Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống văn bản quản lý nhà nước về

chứng thực ở cấp xã
- Chương 2: Thực trạng hệ thống văn bản quản lý nhà nước về chứng
thực ở cấp xã trên địa bàn thành phố Buôn Ma Thuột.
- Chương 3: Một số giải pháp năng cao chất lượng của văn bản quản lý
nhà nước về chứng thực ở cấp xã.

7


Chƣơng 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG VĂN BẢN QUẢN LÝ
NHÀ NƢỚC VỀ CHỨNG THỰC Ở CẤP XÃ
1.1. Một số vấn đề chung lý quản lý nhà nƣớc về chứng thực
1.1.1. Khái niệm chứng thực
Để hiểu được khái niệm pháp luật về chứng thực, trước hết, cần làm rõ
khái niệm “chứng thực”. “Chứng thực” là một thuật ngữ khá phức tạp, cần
được tìm hiểu dưới góc độ ngôn ngữ học và dưới góc độ khoa học pháp lý và
quản lý. Do vậy, cần phải so sánh, tìm hiểu các quan niệm khác nhau về
chứng thực ở trong nước cũng như những khái niệm tương ứng của khoa học
pháp lý nước ngoài.
Về khía cạnh ngôn ngữ, theo Từ điển Tiếng Việt của Viện Ngôn ngữ,
Nxb Đà Nẵng năm 1997 có một số định nghĩa có liên quan đến chứng thực,
sao: “Sao. Chép lại hoặc tạo ra bản khác theo đúng bản gốc (thường nói về
giấy tờ hành chính). Sao đúng nguyên văn một tài liệu. Sao y bản chính. Bản
sao”. Còn về xác nhận được giải thích : “Xác nhận thừa nhận đúng sự thật
chữ kí, xác nhận lời khai”. Về chứng thực được định nghĩa “Nhận cho để làm
bằng là đúng sự thật. Chứng thực lời khai. Xác nhận là đúng. Thực tiễn đã
chứng thực điều đó”. Như vậy, nghĩa của từ “chứng thực” xét về góc độ ngôn
ngữ còn tồn tại nhiều cách hiểu khác nhau.
Về khía cạnh pháp lý, khái niệm “chứng thực” hoàn toàn không dễ định

nghĩa, để hiểu rõ hơn khái niệm này, cần hiểu về các định nghĩa khác nhau
của khoa học pháp lý nước ta qua các thời kỳ, cũng như cách định nghĩa khác
nhau của khoa học pháp lý nước ngoài.
- Quan niệm của khoa học pháp lý nước ngoài:
Từ góc độ luật học, qua tham khảo một số tài liệu pháp lý nước ngoài
có thể thấy, trong khoa học pháp lý một số nước cũng có những khái niệm
tương đương với khái niệm “chứng thực” trong tiếng Việt.

8


Tại Thụy Sĩ có quy định về hoạt động công chứng và chứng thực. Theo
quy định Luật công chứng và chứng thực ngày 30.08.2011 của bang Aargau,
Thụy Sĩ điều chỉnh việc công chứng và chứng thực trong phạm vi của bang
Aargau. Tại Điều 2 khoản 3 Luật công chứng của Thụy Sĩ: “Việc chứng thực
áp dụng đối với chữ ký, bản sao chụp, trích lục, sao chép hoặc bản dịch”. Mặc
dù Luật của Thụy Sĩ chưa tách riêng thành Luật công chứng, Luật chứng thực
nhưng cũng đã có quy định điều chỉnh về chứng thực.
Theo quy định của Luật công chứng Cộng hoà liên bang Đức ngày
28/9/1969 tại chương III có quy định các việc công chứng khác, điều chỉnh về
chứng thực. Cụ thể tại Khoản 1, Điều 42 quy định chứng thực bản sao: “Khi
chứng thực bản sao một văn bản cần xác định đó là bản chính”. Tại Điều 39
Luật này cũng quy định về chứng thực đơn giản: Khi chứng thực chữ ký, dấu
vân tay, tên hãng cũng như khi chứng thực thời điểm xuất trình giấy tờ cá
nhân, chứng thực việc đã vào sổ đăng ký hoặc chứng thực các bản sao lục và
các văn bản đơn giản khác thì chỉ cần một văn bản công chứng thay vì biên
bản công chứng, trong đó có chữ ký, dấu niêm phong và ghi rõ ngày, nơi lập,
văn bản công chứng là đủ.
Tại khoản 1, 2, 3 Điều 40 của Luật này quy định về chứng thực chữ ký:
Một chữ ký chỉ được chứng thực bởi công chứng viên biết chữ ký hoặc lấy

được chữ ký đó; Công chứng viên chỉ cần kiểm tra lại văn bản xem có tồn tại
lý do nào đó gây phương hại đến việc hành nghề của mình; Khi chứng thực
phải khái quát nhân thân đương sự - người mà công chứng viên biết hoặc lấy
được chữ ký và phải nói rõ là công chứng viên biết trước chữ ký hay vừa lấy
chữ ký.
Như vậy, các văn bản pháp luật nước ngoài cũng chỉ đưa ra thuật ngữ
“chứng thực” với những việc làm, hành động cụ thể mà không đưa ra khái
niệm về “chứng thực”.
- Quan niệm về “chứng thực” trong các văn bản pháp luật trước năm
2015:

9


+ Trong Sắc lệnh số 59/SL ngày 15/11/1945 của Chính phủ lâm thời
Việt Nam dân chủ cộng hòa ấn định thể lệ việc thị thực các giấy tờ, Hồ Chủ
Tịch không dùng thuật ngữ “chứng thực” mà sử dụng thuật ngữ “thị thực”:
Các Ủy ban có quyền thị thực tất cả các giấy má trong địa phương mình, bất
kỳ người đương sự làm giấy má ấy thuộc về quốc tịch nào. Tuy nhiên, Ủy ban
thị thực phải là Ủy ban ở trú quán một bên đương sự lập ước và về việc bất
động sản phải là Ủy ban ở nơi sở tại bất động sản.
+ Thông tư số 858/QLTPK là văn bản đầu tiên xuất hiện thuật ngữ
“chứng thực”: Tất cả các đơn từ, giấy tờ khác có nội dung không trái pháp
luật và đạo đức xã hội chủ nghĩa, thì có thể được công chứng viên chứng thực
chữ ký của người lập ra chúng. Khi chứng nhận chữ ký, công chứng viên
không phải kiểm tra, xác nhận nội dung của việc trong đơn từ, giấy tờ, mà chỉ
cần xem nội dung các văn bản đó có trái pháp luật và các quy định hiện hành
hay không? Nếu thấy nội dung và các sự việc nêu trong đơn từ, giấy tờ có thể
có hại cho người ký, thì công chứng viên giải thích cho đương sự hiểu hậu
quả pháp lý của nó. Sau khi đã kiểm tra chữ ký của đương sự, công chứng

viên phải yêu cầu đương sự ký vào đơn từ, giấy tờ và ghi chứng thực theo
mẫu.
+ Nghị định số 31/CP đã giao cho UBND thực hiện việc chứng thực:
Uỷ ban nhân dân quận, huyện, thị xã thuộc tỉnh chứng thực các việc do pháp
luật quy định và chứng thực bản sao giấy tờ từ bản chính, trừ các việc được
quy định tại khoản 1, 2 Điều 18 của Nghị định này Uỷ ban nhân dân xã,
phường, thị trấn chứng thực việc từ chối nhận di sản, chứng thực di chúc và
các việc khác do pháp luật quy định.
+ Nghị định số 75/2000/NĐ-CP là văn bản đầu tiên đưa ra khái niệm
“chứng thực” là gì: Chứng thực là việc Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã
xác nhận sao y giấy tờ, hợp đồng, giao dịch và chữ ký của cá nhân trong các
giấy tờ phục vụ cho việc thực hiện các giao dịch của họ theo quy định của
Nghị định này”.

10


+ Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ về cấp
bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký không
có khái niệm chung về “chứng thực” mà chỉ đưa ra khái niệm về chứng thực
bản sao, chứng thực chữ ký: “Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ
quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định tại Điều 5 của Nghị định này căn
cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính”; “Chứng thực
chữ ký là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định tại Điều 5 của
Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người
đã yêu cầu chứng thực”.
- Khái niệm “chứng thực” trong pháp luật hiện hành
Theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP Chứng thực bản sao từ bản chính là
việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ
vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính. "Chứng thực chữ

ký" là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này
chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng
thực. “Chứng thực hợp đồng, giao dịch” là việc cơ quan có thẩm quyền theo
quy định tại Nghị định này chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp
đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu
điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch”. Về cơ bản, Nghị định
này kế thừa khái niệm về “chứng thực” của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP và
bổ sung thêm quy định mới về khái niệm “chứng thực hợp đồng, giao dịch”.
Như vậy, trải qua các thời kỳ đến nay, chưa có văn bản pháp luật nào
đưa ra một khái niệm rõ ràng, bao quát được đúng bản chất của hoạt động
chứng thực, mà chủ yếu đưa ra khái niệm chứng thực của một việc cụ thể nào
đó. Tuy nhiên, phân tích từ các khái niệm nêu trên thì có thể đưa ra một khái
niệm chung nhất: Chứng thực là việc các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền
chứng thực xác nhận tính chính xác, tính có thực của các giấy tờ, văn bản, chữ
ký của cá nhân, các sự kiện pháp lý, thông tin cá nhân để phục vụ trong các
quan hệ dân sự, kinh tế, hành chính…

11


+ Phân biệt sự giữa “chứng thực” và “công chứng”
Theo Luật công chứng thì “công chứng” là việc công chứng viên của
một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của
hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản, tính chính xác, hợp pháp,
không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang
tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt mà theo quy định
của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công
chứng.
Như vậy, “công chứng” là hoạt động chứng nhận tính xác thực, còn
chứng thực là hoạt động xác nhận. Xét về mặt ngữ nghĩa, thì hai từ “chứng

nhận” và “xác nhận” có khác nhau về mức độ cao thấp trong mối liên hệ với
thực tế và khác nhau về quy trình thao tác. “Xác nhận” có nghĩa là thừa nhận
là đúng sự thật. Thông thường, “xác nhận” chỉ mang tính chất bàn giấy (VD:
xác nhận chữ ký, xác nhận lời khai…). Còn “chứng nhận” có nghĩa là nhận
cho để làm bằng là có, là đúng sự thật (Từ điển Tiếng Việt – NXB Đà Nẵng
1996). Để chứng nhận một sự việc, thông thường người chứng nhận phải qua
một loạt thao tác kiểm tra, xác minh, đối chiếu.v.v… (VD: chứng nhận hợp
đồng…). Tóm lại, có thể hiểu là hành vi xác nhận có tính chất đơn giản hơn, ít
phức tạp hơn hành vi chứng nhận. Nếu để thực hiện hành vi công chứng, công
chứng viên phải thực hiện một chuỗi các thao tác như: xác định tư cách chủ
thể của các bên trong hợp đồng, giao dịch; xác định đúng đối tượng của hợp
đồng, giao dịch; giúp các bên trong hợp đồng, giao dịch thể hiện ý chí của
mình một cách rõ ràng, chính xác, đúng pháp luật; chứng nhận tính xác thực,
tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch…; nhưng để thực hiện hành vi chứng
thực, người thực hiện chứng thực chỉ đơn thuần tiếp nhận, kiểm tra, đối
chiếu… giấy tờ. Vì vậy, đối tượng của hành vi chứng thực chủ yếu là các giấy
tờ (VD: chứng thực bản sao các giấy tờ, văn bằng, chứng chỉ…); người thực
hiện chứng thực chỉ chứng nhận hành vi pháp lý xảy ra mà không chịu trách
nhiệm về nội dung của hành vi đó.

12


1.1.2. Khái niệm quản lý nhà nước về chứng thực
Quản lý nhà nước về chứng thực là một bộ phận của quản lý nhà nước
nói chung và trong lĩnh vực hành chính tư pháp nói riêng. Đây là hoạt động
quản lý mà thông qua hoạt động tổ chức,điều hành, thanh tra, giám sát của các
cơ quan nhà nước, các tổ chức, cá nhân được nhà nước giao quyền phối hợp
với nhau nhằm thực hiện các quy định pháp luật về chứng thực, đưa dịch vụ
chứng thực đến với người dân. Để thực hiện được hoạt động quản lý của

mình, bên cạnh sự có mặt tương đối đầy đủ và có chất lượng của hệ thống các
thể chế về chứng thực, cơ chế vận hành của bộ máy quản lý nhà nước cần
đảm bảo các yếu tố về cơ sở vật chất, nhân sự, tài chính cũng như đảm bảo
quá trình kiểm tra, thanh tra, giám sát và xử lý vi phạm được thực hiện kịp
thời có hiệu quả.
Hệ thống các thao tác, hoạt động đó của nhà nước phải nhằm hướng tới
các mục tiêu sau:
- Thứ nhất, phát triển đội ngũ công chức thực hiện chứng thực đảm bảo
về số lượng, trình độ chuyên môn nghiệp vụ, có bản lĩnh chính trị vững vàng,
tinh thần chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật về thực hiện chứng thực.
- Thứ hai, minh bạch hóa, đơn giản hóa các thủ tục chứng thực, nhằm
phục vụ tốt hơn cho nhu cầu chứng thực của công dân, tổ chức.
- Thứ ba, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước về chứng thực.
Từ những nhận thức trên có thể đưa ra khái niệm về quản lý nhà nước
về chứng thực như sau:
Quản lý nhà nước về chứng thực là tổng thể các biện pháp tác động có
tổ chức và điều chỉnh bằng quyền lực nhà nước tới hoạt động chứng thực,
điều chỉnh hành vi của các chủ thể tham gia chứng thực tuân theo những quy
định pháp luật nhằm nâng cao chất lượng chứng thực, đáp ứng nhu cầu ngày
càng cao về an toàn pháp lý trong giao dịch dân sự, kinh tế, thương mại...,
phục vụ đắc lực cho công cuộc phát triển kinh tế, cải cách hành chính, cải

13


cách tư pháp và hội nhập quốc tế, được thực hiện bởi các cơ quan hành chính
nhà nước và đảm bảo thực hiện bởi quyền lực nhà nước.
1.1.3. Nội dung quản lý nhà nước về chứng thực
Quản lý nhà nước về chứng thực được quy định tại chương II Nghị
định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 của Chính phủ về công chứng,

chứng thực, chương III Nghị định 79/2007/NĐ-CP ngày 18/05/2007 của
Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng
thực chữ ký và chương IV Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02
năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản
chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch. Theo đó công
tác quản lý nhà nước về chứng thực bao gồm những nội dung sau:
Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về chứng thực, bộ tư pháp chịu
trách nhiệm trước chính phủ trong việc thực hiện quản lý nhà nước về chứng
thực có nhiệm vụ và quyền hạn sau đây: Soạn thảo, trình cơ quan nhà nước có
thẩm quyền ban hành hoặc ban hành theo thẩm quyền văn bản quy phạm pháp
luật về chứng thực; Hướng dẫn, chỉ đạo chung việc thực hiện văn bản quy
phạm pháp luật về chứng thực; Kiểm tra, thanh tra hoạt động chứng thực; giải
quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm hành chính liên quan đến chứng
thực theo thẩm quyền; Ứng dụng công nghệ thông tin trong thực hiện chứng
thực và quản lý nhà nước về chứng thực; Hợp tác quốc tế về chứng thực;
Hằng năm, tổng hợp tình hình và thống kê số liệu các việc về chứng thực báo
cáo Chính phủ.
1.1.4. Chủ thể quản lý nhà nước về chứng thực
Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về chứng thực. Bộ tư pháp chịu
trách nhiệm trước Chính phủ trong việc thực hiện quản lý nhà nước về chứng
thực được quy định tại điều 17 Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày
08/12/2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực; điều 20 Nghị định
79/2007/NĐ-CP ngày 18/05/2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc,
chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký; điều 41 Nghị định số

14


23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ
sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực

hợp đồng, giao dịch; điều 2, khoản 11 Nghị định số 93/2008 ngày 22 tháng 8
năm 2008 quy định chức năng, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ tư pháp
và điều 2, khoản 14 Nghị định số 22/2013/NĐ-CP của Chính phủ: Quy định
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tư pháp.
Bộ ngoại giao có trách nhiệm phối hợp với Bộ tư pháp trong việc
hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra, thanh tra về công tác chứng thực tại các Cơ
quan đại diện; Tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ chứng thực cho viên chức ngoại
giao, viên chức lãnh sự làm công tác chứng thực tại các Cơ quan đại diện;
Hằng năm, tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về chứng thực của các Cơ
quan đại diện gửi Bộ Tư pháp để tổng hợp; Giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử
lý các vi phạm hành chính liên quan đến chứng thực theo thẩm quyền.
Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ trong phạm vi nhiệm
vụ quyền hạn của mình có trách nhiệm phối hợp với Bộ tư pháp trong việc
thực hiện quản lý nhà nước về chứng thực. Cơ quan đại diện thực hiện quản
lý nhà nước về chứng thực trong phạm vi địa bàn, có nhiệm vụ, quyền hạn sau
đây: Thực hiện các việc chứng thực thuộc thẩm quyền của Cơ quan đại diện
theo quy định tại Nghị định này; Lưu trữ sổ chứng thực, Văn bản chứng thực;
Giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm hành chính liên quan đến
chứng thực theo thẩm quyền; Hằng năm, tổng hợp tình hình và thống kê số
liệu về chứng thực báo cáo Bộ Ngoại giao theo quy định.
Viên chức lãnh sự, viên chức ngoại giao làm công tác chứng thực có
trách nhiệm giúp Cơ quan đại diện thực hiện các nhiệm vụ quy định tại các
Điểm a, b và d Khoản 2 Điều này.
Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (sau đây gọi là
Ủy ban nhân cấp tỉnh) thực hiện việc quản lý nhà nước về chứng thực. Ủy ban
nhân dân cấp tỉnh thực hiện quản lý nhà nước về chứng thực trong địa
phương, có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Tổ chức triển khai thực hiện văn

15

bản quy phạm pháp luật về chứng thực tại địa phương; Hướng dẫn, bồi dưỡng
nghiệp vụ chứng thực cho cán bộ, công chức làm công tác chứng thực tại
phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã và công chứng viên của các tổ chức
hành nghề công chứng; Tổ chức tuyên truyền, phổ biến các quy định pháp
luật về chứng thực; Ứng dụng công nghệ thông tin trong thực hiện chứng thực
và quản lý nhà nước về chứng thực trong phạm vi địa phương, đáp ứng yêu
cầu cung cấp và trao đổi thông tin; Kiểm tra, thanh tra hoạt động chứng thực
của phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã, các tổ chức hành nghề công
chứng; có biện pháp chấn chỉnh tình hình lạm dụng yêu cầu bản sao có chứng
thực đối với giấy tờ, văn bản khi thực hiện thủ tục hành chính trên địa bàn;
Giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm hành chính liên quan đến
chứng thực theo thẩm quyền; Định kỳ 6 tháng và hằng năm, tổng hợp tình
hình và thống kê số liệu về chứng thực trong địa phương, báo cáo Bộ Tư pháp
theo quy định. Sở Tư pháp giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện các
nhiệm vụ quy định tại các Điểm a, b, c, d, đ và g của Khoản này.
Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện quản lý nhà nước về chứng thực
trong địa phương mình có nhiệm vụ, quyền hạn sau: Hướng dẫn, bồi dưỡng
nghiệp vụ chứng thực cho cán bộ, công chức làm công tác chứng thực tại Ủy
ban nhân dân cấp xã trên địa bàn; Tổ chức tuyên truyền, phổ biến các quy
định của pháp luật về chứng thực; Cấp bản sao có chứng thực từ bản chính
hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực; Lưu trữ sổ chứng thực, Văn bản
chứng thực; Kiểm tra, thanh tra hoạt động chứng thực của Ủy ban nhân dân
cấp xã; có biện pháp chấn chỉnh tình hình lạm dụng yêu cầu bản sao có chứng
thực đối với giấy tờ, văn bản khi thực hiện thủ tục hành chính trên địa bàn;
Giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm hành chính liên quan đến
chứng thực theo thẩm quyền; Định kỳ 6 tháng và hằng năm, tổng hợp tình
hình và thống kê số liệu về chứng thực, báo cáo Ủy ban nhân dân cấp tỉnh
theo quy định. Phòng Tư pháp giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện các
nhiệm vụ quy định tại các Điểm a, b, c, d, đ và g Khoản này và thực hiện các

16


việc chứng thực thuộc thẩm quyền của Phòng Tư pháp theo quy định của
Nghị định này. Trưởng Phòng Tư pháp, Phó Trưởng Phòng Tư pháp phải
thông báo mẫu chữ ký khi ký chứng thực cho Sở Tư pháp.
Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện quản lý nhà nước về chứng thực
trong địa phương, có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Thực hiện các việc chứng
thực thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân cấp xã theo quy định tại Nghị
định này; Tuyên truyền, phổ biến, vận động nhân dân chấp hành các quy định
của pháp luật về chứng thực; Cấp bản sao có chứng thực từ bản chính hợp
đồng, giao dịch đã được chứng thực; Lưu trữ sổ chứng thực, Văn bản chứng
thực; Giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm hành chính liên quan
đến chứng thực theo thẩm quyền; Định kỳ 6 tháng và hằng năm, tổng hợp tình
hình và thống kê số liệu về chứng thực báo cáo Ủy ban nhân dân cấp huyện
theo quy định. Công chức Tư pháp giúp Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện
các nhiệm vụ quy định tại các Điểm a, b, c, d và e Khoản này. Chủ tịch Ủy
ban nhân dân cấp xã, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã phải thông báo
mẫu chữ ký khi ký chứng thực cho Sở Tư pháp.
1.2. Khái niệm và các kiểu hệ thống văn bản quản lý nhà nƣớc về chứng
thực
1.2.1. Khái niệm văn bản quản lý nhà nước về chứng thực
Trong hoạt động quản lý nhà nước, văn bản là phương tiện, công cụ,
đồng thời là sản phẩm quan trọng. Văn bản có nhiều cách hiểu khác nhau.
Theo nghĩa rộng: Văn bản chính là vật mang tin và nó phải được ghi
bằng ký hiệu ngôn ngữ (vật đó có thể là giấy, gỗ…nhưng tin thì không phải là
một ký hiệu bất kì. Trong sử liệu học, vật mang tin chính là kênh thông tin, ký
hiệu ngôn ngữ là dùng để tái hiện lại lời nói, do đó mỗi dân tộc, mỗi quốc gia
có các ký hiệu khác nhau) [48].

Theo nghĩa hẹp: Trong lĩnh vực hành chính, khái niệm văn bản được
dùng để chỉ toàn bộ tài liệu, giấy tờ hình thành trong hoạt động của các cơ

17


quan, tổ chức nhằm phục vụ trở lại cho chính quá trình hoạt động của các cơ
quan tổ chức này[48].
Như vậy, văn bản là phương tiện ghi lại và truyền đạt thông tin bằng một
ngôn ngữ (hay ký hiệu) nhất định.
Trên cơ sở khái niệm các khái niệm về chứng thực, quản lý nhà nước và
khái niệm văn bản, có thể định nghĩa văn bản quản lý nhà nước là văn bản
ghi lại và truyền đạt quyết định quản lý và thông tin quản lý, do các cơ quan
quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất
định nhằm điều chỉnh các quan hệ quản lý nhà nước giữa các cơ quan nhà
nước với nhau hoặc giữa các cơ quan nhà nước với tổ chức và công dân[48].
Văn bản quản lý nhà nước có 3 chức năng cơ bản, đó là: Chức năng
thông tin, chức năng quản lý và chức năng pháp lý[48].
Văn bản quản lý nhà nước đảm bảo tính pháp lý khi được ban hành
theo đúng quy định pháp luật về nội dung và hình thức. Thể thức văn bản
quản lý nhà nước là hình thức pháp lý của văn bản, là toàn bộ những yếu tố về
hình thức có tính bố cục đã được thể chế hóa để đảm bảo giá trị pháp lý cho
văn bản [48].
Văn bản quản lý nhà nước về chứng thực là văn bản ghi lại và truyền đạt
quyết định quản lý và thông tin quản lý, do các cơ quan quản lý nhà nước ban
hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định nhằm điều chỉnh
các quan hệ quản lý nhà nước giữa các cơ quan nhà nước với nhau hoặc giữa
các cơ quan nhà nước với tổ chức và công dân trong lĩnh vực chứng thực.
Từ quan niệm trên, có thể thấy văn bản quản lý nhà nước về chứng thực
có những đặc điểm cơ bản sau:

- Văn bản quản lý nhà nước về chứng thực được hình thành trong hoạt
động quản lý nhà nước về chứng thực, do các cơ quan nhà nước là chủ thể
quản lý nhà nước về chứng thực ban hành để thực thi thẩm quyền theo luật
định.

18


- Là phương tiện ghi lại và truyền đạt quyết định quản lý nhà nước và
thông tin quản lý liên quan đến chứng thực.
- Nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nhà nước giữa các cơ quan
nhà nước với nhau hoặc giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công
dân trong lĩnh vực chứng thực.
- Thẩm quyền, thủ tục ban hành và thể thức do luật định và quy chế hoạt
động của cơ quan.
- Được đảm bảo thi hành bằng các biện pháp khác nhau, kể cả cưỡng chế
nhà nước.
1.2.2. Khái niệm hệ thống văn bản quản lý nhà nước về chứng thực
1.2.2.1. Khái niệm hệ thống
Lao động quản lý là lao động với thông tin. Thông tin vừa là đối tượng
vừa là sản phẩm của hoạt động quản lý. Thông tin phục vụ quản lý, lãnh đạo
luôn đòi hỏi tính thống nhất, đồng bộ. Nhưng thông tin lại được hình thành từ
nhiều văn bản khác nhau nên thực tế không tránh khỏi sự trùng lặp, chồng
chéo, mâu thuẫn. Vì vậy để văn bản đảm đương tốt vai trò cung cấp thông tin
thì phải tổ chức tốt hệ thống văn bản quản lý, có như vậy thông tin quản lý
mới khoa học, thống nhất, đầy đủ và đáp ứng nhu cầu thực hiện chức năng,
nhiệm vụ của cơ quan tổ chức [48].
Về bản chất thế giới sự vật, tự nhiên đều mang tính hệ thống. Tuy nhiên,
các hoạt động xã hội do con người tạo ra nhiều khi mang tính chủ quan, chưa
có hệ thống. Việc nghiên cứu hệ thống là cách tiếp cận khoa học giúp khắc

phục những yếu tố phi hệ thống [48].
Trong triết học cổ, khái niệm hệ thống được hiểu là tính trật tự và thống
nhất của các khách thể tự nhiên. Hệ thống thống nhất lớn hơn tổng của tất cả
các yếu tố cộng lại.
Hệ thống là sự thống nhất khách quan, theo quy luật của các sự vật hiện
tượng có mối liên hệ với nhau, cũng như các hiểu biết về tự nhiên và xã hội.
Hệ thống có 4 đặc điểm cơ bản sau:

19