Năng lực viên chức văn thư lưu trữ tại tỉnh Lâm Đồng

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
…………/…………

BỘ NỘI VỤ
……/……

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

NGUYỄN THỊ HẰNG

NĂNG LỰC VIÊN CHỨC VĂN THƢ - LƢU TRỮ
TẠI TỈNH LÂM ĐỒNG

Chuyên ngành: Quản lý công
Mã số: 60340403

TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG

Đắk Lắk, Năm 2017


Công trình được hoàn thành tại:
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS. Lê Thị Hƣơng

Phản biện 1: PGS.TS. Nguyễn Thị Thu Vân
Phản biện 2: TS. Nguyễn Thành Dũng
Luận văn được bảo vệ tại Hội đồng chấm luận văn thạc sĩ, Học
viện Hành chính Quốc gia (Phân viện khu vực Tây Nguyên)
Địa điểm: Phòng số 3, Phân viện khu vực Tây Nguyên, Hội

trường bảo vệ luận văn thạc sĩ, Phân viện Khu vực Tây Nguyên,
Học viện Hành chính Quốc gia - Số 51 Phạm Văn Đồng - TP
Buôn Ma Thuột - Tỉnh Đắk Lắk
Thời gian: vào hồi 07 giờ 30, ngày 27 tháng 5 năm 2017

Có thể tìm hiểu luận văn tại Thư viện Học viện Hành chính Quốc
gia hoặc trên trang Web Khoa Sau đại học, Học viện Hành chính
Quốc gia


MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Công tác văn thư, lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối với hoạt
động quản lý, điều hành của các cơ quan, tổ chức. Hầu hết các hoạt
động trong quản lý hành chính, điều hành, thực thi công vụ trên tất
cả các lĩnh vực đều gắn liền với công tác công văn, giấy tờ (văn thư,
lưu trữ). Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn
bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc,
cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc
giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động
của mỗi cơ quan, tổ chức. Để thực hiện một cách đầy đủ, đúng quy
định và phát huy vai trò của công tác văn thư, lưu trữ cần đến rất
nhiều yếu tố. Trong đó, yếu tố con người là quan trọng nhất và có
ảnh hưởng rất lớn trong việc đưa công tác văn thư, lưu trữ đi vào nề
nếp và phát triển.
Trong những năm qua, đội ngũ viên chức văn thư, lưu trữ ở các
cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh Lâm Đồng đã từng bước trưởng
thành và đáp ứng được yêu cầu công việc. Tuy nhiên, khi đất nước
tiến hành công cuộc đổi mới và thực hiện công nghiệp hóa, hiện đại
hóa, chủ động hội nhập kinh tế quốc tế thì đội ngũ viên chức làm

công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan, đơn vị này đã bộc lộ nhiều
bất cập về năng lực, trình độ, kể cả công tác đào tạo, bồi dưỡng, quy
hoạch cán bộ và tổ chức bộ máy; chưa đáp ứng được ngang tầm với
sự phát triển sâu sắc, toàn diện trên các lĩnh vực khác của đất nước.
Vì vậy, cần nghiên cứu một cách toàn diện, đánh giá đúng thực trạng
và tìm ra các giải pháp nhằm nâng cao năng lực đội ngũ viên chức
làm công tác văn thư, lưu trữ góp phần nâng cao hiệu quả công tác
văn thư, lưu trữ trong tình hình mới.
1


Xuất phát từ thực trạng năng lực của đội ngũ cán bộ làm công
tác văn thư, lưu trữ hiện nay và yêu cầu nâng cao năng lực công tác
của đội ngũ viên chức văn thư, lưu trữ tại tỉnh Lâm Đồng, đề tài
“Năng lực viên chức Văn thư - Lưu trữ tại tỉnh Lâm Đồng” được
tác giả lựa chọn làm đề tài luận văn thạc sỹ, chuyên ngành Quản lý
công.
2. Tình hình nghiên cứu
Những năm vừa qua có khá nhiều bài viết được công bố trên
các tạp chí chuyên ngành và công trình nghiên cứu khoa học về vấn
đề đào tạo, sử dụng cán bộ, công chức, viên chức; một số công trình
nghiên cứu khác đề xuất các giải pháp cải cách hành chính, nâng cao
hiệu quả công tác của đội ngũ cán bộ công chức, viên chức. Tuy
nhiên, về cải cách công tác văn thư, lưu trữ và nâng cao năng lực đội
ngũ viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ còn quá ít công trình
khảo cứu một cách đầy đủ đặc biệt là tại tỉnh Lâm Đồng.
Tác giả đề tài đã thừa kế những kết quả ở các công trình của các
tác giả đi trước đồng thời đi sâu phân tích làm rõ thực trạng năng lực
đội ngũ viên chức văn thư, lưu trữ và tìm các giải pháp nhằm nâng
cao năng lực của đội ngũ viên chức văn thư, lưu trữ tại các cơ quan,

đơn vị trên địa bàn tỉnh Lâm Đồng.
3. Mục đích và nhiệm vụ của luận văn
- Mục đích
Làm rõ cơ sở khoa học năng lực viên chức văn thư, lưu trữ tỉnh
Lâm Đồng. Khảo sát, đánh giá thực trạng năng lực đội ngũ viên chức
làm công tác văn thư, lưu trữ; từ đó tìm ra những ưu điểm và hạn chế
và đề xuất giải pháp cơ bản nhằm nâng cao năng lực viên chức văn
thư, lưu trữ tỉnh Lâm Đồng.
- Nhiệm vụ
2


Thứ nhất, hệ thống hóa cơ sở lý luận về công tác văn thư, lưu
trữ và năng lực viên chức.
Thứ hai, khảo sát, thu thập tài liệu liên quan đến năng lực viên
chức văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Lâm Đồng hiện nay. Đánh giá
thực trạng, làm rõ ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân.
Thứ ba, đề xuất các giải pháp nâng cao năng lực viên chức văn
thư, lưu trữ tỉnh Lâm Đồng trong giai đoạn hiện nay.
4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu luận văn
- Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu chủ yếu là thực trạng năng lực viên chức
văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Lâm Đồng.
- Phạm vi nghiên cứu
+ Về không gian: trên địa bàn tỉnh Lâm Đồng.
+ Về thời gian: Từ năm 2012 đến năm 2016
5. Phƣơng pháp luận và phƣơng pháp nghiên cứu của luận văn
- Phương pháp luận
Luận văn được nghiên cứu trên cơ sở phương pháp luận duy vật
biện chứng và duy vật lịch sử của Chủ nghĩa Mác - Lênin, Tư tưởng

Hồ Chí Minh để nhìn nhận, phân tích, đánh giá các vấn đề nghiên
cứu; chủ trương đường lối của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà
nước về công tác văn thư, lưu trữ và xây dựng đội ngũ cán bộ trong
giai đoạn mới; nghiên cứu trên quan điểm khách quan, toàn diện, lịch
sử cụ thể trong toàn bộ sự vận động chung của xã hội.
- Phương pháp nghiên cứu
Trên cơ sở tài liệu, phương pháp nghiên cứu khoa học, kế thừa
có chọn lọc các công trình nghiên cứu trước đây; đồng thời áp dụng
các phương pháp điều tra, khảo sát, thu thập, thống kê, tổng hợp, so
sánh, phân tích thực trạng năng lực viên chức văn thư, lưu trữ, khái
quát những vấn đề cần vận dụng phù hợp với đặc điểm của tỉnh.
3


6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn
- Ý nghĩa về mặt lý luận
+ Luận văn góp phần làm phong phú thêm kho tàng lý luận về
năng lực viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ thông qua việc phân
tích khái niệm, đặc điểm cũng như các yếu tố cấu thành và các yếu tố
ảnh hưởng đến năng lực của viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ,
từ đó xác định các giải pháp nâng cao năng lực viên chức văn thư,
lưu trữ đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ mới.
+ Các giải pháp của luận văn nêu ra có thể sử dụng để đánh giá
năng lực của viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ nước ta hiện
nay.
+ Luận văn có thể làm tài liệu tham khảo trong giảng dạy,
nghiên cứu
- Ý nghĩa thực tiễn
+ Đề xuất một số giải pháp có giá trị thực tiễn cao, nhằm mục
đích nâng cao năng lực đội ngũ viên chức làm công tác văn thư, lưu

trữ đảm bảo số lượng, chất lượng đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ.
+ Luận văn có thể làm tài liệu tham khảo để các nhà lãnh đạo,
quản lý nghiên cứu trong việc đề ra những chính sách phù hợp trong
công tác nâng cao năng lực đội ngũ viên chức làm công tác văn thư,
lưu trữ
7. Kết cấu của luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục và danh mục tham khảo,
luận văn gồm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở khoa học về năng lực viên chức văn thư, lưu trữ
Chương 2: Thực trạng đội ngũ viên chức văn thư, lưu trữ và
thực trạng năng lực viên chức văn thư, lưu trữ tại tỉnh Lâm Đồng
Chương 3: Phương hướng và giải pháp nâng cao năng lực viên
chức văn thư, lưu trữ tại tỉnh Lâm Đồng
4


Chƣơng 1
CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ NĂNG LỰC
VIÊN CHỨC VĂN THƢ, LƢU TRỮ
1.1. Nhận thức chung về viên chức văn thƣ, lƣu trữ
1.1.1. Quan niệm về công tác văn thư, lưu trữ
1.1.1.1. Quan niệm về công tác văn thư
- Công tác văn thư
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo cung cấp thông tin
bằng văn bản phục vụ công tác quản lý, điều hành hoạt động ở các
cơ quan, bao gồm toàn bộ các công việc về soạn thảo và ban hành
văn bản; tổ chức quản lý và giải quyết văn bản; quản lý và sử dụng
con dấu.
- Đặc điểm công tác văn thư
Thứ nhất: Công tác văn thư mang tính nghiệp vụ, kỹ thuật

Thứ hai: Công tác văn thư mang tính chính trị cao
Thứ ba: Công tác văn thư liên quan đến nhiều cán bộ, viên
chức trong cơ quan, tổ chức.
Thứ tư: Công tác văn thư không phải là một ngành hay một
lĩnh vực hoạt động riêng biệt của Nhà nước hay của các tổ chức
chính trị, chính trị - xã hội, mà là những công việc cụ thể, đan xen
liên quan đến văn bản và gắn liền với hoạt động quản lý trong từng
cơ quan, tổ chức.
- Vai trò của công tác văn thư
+ Góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc của cơ
quan, tổ chức.
+ Phòng chống tệ quan liêu, giấy tờ.
+ Góp phần giữ gìn bí mật nhà nước, bí mật cơ quan.
+ Tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ.
1.1.1.2. Quan niệm về công tác lưu trữ
5


- Công tác lưu trữ: là quá trình hoạt động quản lý và hoạt động
nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài
liệu lưu trữ.
- Đặc điểm công tác lưu trữ:
+ Công tác lưu trữ có tính chính trị
+ Công tác lưu trữ có tính cơ mật
+ Công tác lưu trữ có tính khoa học
- Vai trò công tác lưu trữ
+ Công tác lưu trữ có vai trò đảm bảo thông tin và cung cấp
kịp thời những thông tin cho các yêu cầu hết sức rộng lớn của xã hội.
+ Làm tốt công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy công tác văn thư
và hành chính, văn phòng đạt hiệu quả; nâng cao hiệu quả hoạt động

của cơ quan.
+ Công tác lưu trữ góp phần vào việc thực hiện cải cách thủ
tục hành chính, xây dựng một nền hành chính hiện đại, tiên tiến.
+ Quan tâm làm tốt công tác lưu trữ, phục vụ cung cấp kịp thời
thông tin sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính
nhà nước được thông suốt
1.1.2. Quan niệm về viên chức và viên chức văn thư, lưu trữ
1.1.2.1. Khái niệm viên chức văn thư, lưu trữ
Căn cứ Điều 2 Luật Viên chức số 58/2010/QH12 ngày 15
tháng 11 năm 2010 quy định: Viên chức là công dân Việt Nam được
tuyển dụng theo vị trí việc làm, làm việc tại đơn vị sự nghiệp công
lập theo chế độ hợp đồng làm việc, hưởng lương từ quỹ lương của
đơn vị sự nghiệp công lập theo quy định của pháp luật.
Tại Điều 7 Luật Lưu trữ quy định người làm lưu trữ như sau:
“Người làm lưu trữ ở cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức
chính trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân, đơn vị sự nghiệp công
lập phải có đủ các tiêu chuẩn theo quy định của pháp luật; được đào
6


tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và kiến thức cần
thiết khác phù hợp với công việc; được hưởng chế độ, quyền lợi
tương ứng trong cơ quan, tổ chức và được hưởng phụ cấp ngành
nghề đặc thù, chính sách ưu đãi khác theo quy định của pháp luật”.
Có thể nói, cho đến nay chưa có một định nghĩa nào về viên
chức văn thư, lưu trữ. Tuy nhiên, căn cứ vào các quy định pháp luật
hiện hành có thể hiểu: Viên chức văn thư, lưu trữ là những người
trực tiếp thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ tại các đơn vị sự
nghiệp công lập có đủ các tiêu chuẩn theo quy định; được đào tạo,
bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và kiến thức cần thiết

khác phù hợp với công việc; được hưởng chế độ, quyền lợi, phụ cấp
ngành nghề đặc thù, chính sách ưu đãi khác theo quy định của pháp
luật.
1.1.2.2. Tiêu chuẩn của viên chức văn thư, lưu trữ
- Tiêu chuẩn của viên chức văn thư: được quy định tại Thông
tư số 14/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 của Bộ Nội vụ quy định
chức danh, mã số ngạch và tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn các
ngạch công chức ngành văn thư (Thông tư này áp dụng cho viên
chức văn thư tại các đơn vị sự nghiệp công lập, tổ chức chính trị xã
hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp).
- Tiêu chuẩn của viên chức lưu trữ: được quy định tại Thông
tư số 13/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 của Bộ Nội vụ quy định mã
số và tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành lưu
trữ.
1.2. Năng lực của viên chức văn thƣ, lƣu trữ
1.2.1. Quan niệm về năng lực, năng lực của viên chức văn
thư, lưu trữ
1.2.1.1. Quan niệm về năng lực: Năng lực là khả năng làm
việc của một người để làm một công việc hay một nhiệm vụ nào đó
7


trong điều kiện hoàn cảnh nhất định. Khả năng đó là quá trình biến
tiềm năng của người đó như kiến thức, kỹ năng và các phẩm chất để
đạt được mục tiêu đã định trước.
1.2.1.2. Quan niệm về năng lực của viên chức
Năng lực của viên chức là khả năng thực tế của viên chức để
hoàn thành nhiệm vụ được giao trong điều kiện, hoàn cảnh nhất định.
1.2.1.3. Năng lực của viên chức văn thư, lưu trữ
Năng lực của viên chức văn thư, lưu trữ bao gồm từ trình độ

chuyên môn, lý luận chính trị, tác phong, phẩm chất đạo đức…. mà
người viên chức sử dụng để hoàn thành được nhiệm vụ mà mình đảm
trách một cách tốt nhất, hay đó là khả năng thực hiện nhiệm vụ ở các
cơ quan, đơn vị.
1.2.2. Yêu cầu về năng lực của viên chức văn thư, lưu trữ
- iến thức chuyên môn: Để thực hiện chức năng, nhiệm vụ
được giao thì viên chức cần có kiến thức chuyên môn, chuyên sâu về
lĩnh vực được phân công. Yêu cầu về trình độ đào tạo như thế nào?
Yêu cầu về chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ? Yêu cầu
về trình độ ngoại ngữ, tin học…
- Kiến thức quản lý nhà nước: Tất cả các công chức, viên chức
nói chung và viên chức văn thư, lưu trữ nói riêng sau khi được tuyển
dụng vào làm việc tại các cơ quan đơn vị đều phải qua lớp bồi dưỡng
quản lý nhà nước tương ứng với ngạch, chức danh nghề nghiệp đang
đảm nhiệm.
- Kỹ năng và kinh nghiệm công tác: Yêu cầu người viên chức
văn thư, lưu trữ phải có kỹ năng làm việc theo chương trình, kế
hoạch; phải thận trọng, tỉ mỉ, cẩn thận trong công tác lưu trữ, nhanh
nhạy trong công tác văn thư, chắc về nghiệp vụ để xử lý kịp thời,
nhanh chóng các công việc một cách chuyên nghiệp. Bên cạnh đó
cũng cần có kỹ năng nghề nghiệp, kỹ năng lập hồ sơ công việc….
8


1.3. Các yếu tố cấu thành và các yếu tố ảnh hƣởng đến
năng lực của viên chức văn thƣ, lƣu trữ
1.3.1. Các yếu tố cấu thành năng lực của viên chức văn thư,
lưu trữ: Kiến thức; Kỹ năng; Kinh nghiệm; Thái độ hành vi; Sức khỏe
Sơ đồ 1.1. Các yếu tố cấu thành năng lực viên chức văn thư,
lưu trữ

Trình độ
kiến thức

Sức khỏe

Kỹ năng

Năng lực
viên chức
VTLT

Thái độ/
hành vi

Kinh
nghiệm

1.3.2. Các yếu tố ảnh hưởng đến năng lực của viên chức văn
thư, lưu trữ
1.3.2.1. Các yếu tố chủ quan
- Định hướng giá trị của cá nhân.
- Cơ hội thăng tiến
1.3.2.2. Các yếu tố khách quan:
- Tuyển dụng viên chức;
- Chính sách tiền lương và chế độ ưu đãi;
- Công tác đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn
nghiệp vụ và công tác kiểm tra, đánh giá viên chức.
9

Chƣơng 2
THỰC TRẠNG ĐỘI NGŨ VIÊN CHỨC VĂN THƢ,
LƢU TRỮ VÀ THỰC TRẠNG NĂNG LỰC VIÊN CHỨC
VĂN THƢ, LƢU TRỮ TỈNH LÂM ĐỒNG
2.1. Thực trạng đội ngũ viên chức văn thƣ, lƣu trữ tỉnh Lâm Đồng
2.1.1. Khái quát về đội ngũ viên chức văn thư, lưu trữ tỉnh Lâm Đồng
2.1.1.1. Về số lượng
Tính đến ngày 31/12/2016, theo thống kê của Sở Nội vụ tỉnh
Lâm Đồng, viên chức văn thư, lưu trữ trên toàn tỉnh là 226 người,
trong đó viên chức nữ 215 người, chiếm 95 %; viên chức nam 11
người, chiếm 5%. Số lượng viên chức văn thư, lưu trữ tại các thành
phố, các huyện trên địa bàn tỉnh được nêu trong Bảng 2.1.
Bảng 2.1. Số lượng viên chức văn thư, lưu trữ tại tỉnh Lâm Đồng
Đơn vị tính: Người
Số lƣợng
Số lƣợng
viên chức
hợp đồng
Thành phố Đà Lạt
46
0
Thành phố Bảo Lộc
21
0
Huyện Lâm Hà
19
0
Huyện Đơn Dương
19
0

Huyện Bảo Lâm
19
0
Huyện Cát Tiên
12
0
Huyện Đức Trọng
16
0
Huyện Đạ Tẻh
20
0
Huyện Đạ Huoai
12
0
Huyện Lạc Dương
11
0
Huyện Di Linh
20
0
Huyện Đam Rông
11
0
(Nguồn: Sở Nội vụ tỉnh Lâm Đồng 2016)
2.1.1.2. Về chất lượng
- Theo giới tính:

Số TT
1

2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12

Đơn vị

10


Do đặc thù ngành văn thư, lưu trữ đòi hỏi tính cẩn thận, tỷ mỉ,
vì vậy nhìn biểu đồ ta có thể thấy, viên chức văn thư, lưu trữ tại tỉnh
Lâm Đồng đa số là nữ, chiếm tỉ lệ lớn và có biến động nhẹ qua các
năm; số lượng viên chức nam ổn định, không thay đổi (11 người).

(Nguồn: Sở Nội vụ tỉnh Lâm Đồng 2016)
Biểu đồ 2.1. Biểu đồ số lượng so sánh các tỷ lệ nam, nữ từ
năm 2012-2016 của viên chức văn thư, lưu trữ tỉnh Lâm Đồng
- Theo dân tộc: Số viên chức văn thư, lưu trữ là người dân tộc
Kinh chiếm tỉ lệ lớn, cụ thể 215 người (chiếm 95,13%); Ngoài ra còn
có viên chức văn thư, lưu trữ là người dân tộc ít người như dân tộc
Cơho, Cil, Thổ, Churu, Tày, Thái, mỗi dân tộc từ 01 người đến 05
người (chiếm 4,87%).

(Nguồn: Sở Nội vụ tỉnh Lâm Đồng 2016)
Biểu đồ 2.2. Biểu đồ số lượng so sánh tỷ lệ viên chức văn
thư, lưu trữ tỉnh Lâm Đồng là người dân tộc
11


- Theo nhóm tuổi:
+ Dưới 30 tuổi: 119 người (chiếm 52,65%)
+ Từ 31 đến 40 tuổi: 79 người (chiếm 34,95%)
+ Từ 41 đến 60 tuổi: 28 người (chiếm 12,40%)

(Nguồn: Sở Nội vụ tỉnh Lâm Đồng 2016)
Biểu đồ 2.3. Biểu đồ số lượng so sánh tỷ lệ các nhóm tuổi
của viên chức văn thư, lưu trữ tỉnh Lâm Đồng
- Theo cơ cấu chức danh nghề nghiệp:
Đối với chức danh nghề nghiệp văn thư: Nhân viên văn thư:
91 người (chiếm 85,85%); Văn thư trung cấp: 13 người (chiếm
12,26%); Văn thư: 02 người (chiếm 1,89%)
Đối với chức danh nghề nghiệp lưu trữ: Lưu trữ viên trung
cấp: 113 người (chiếm 94,17%); Lưu trữ viên: 7 người (chiếm
5,83%)
- Theo trình độ văn hóa: trung học phổ thông:
+ Bậc 10/10: 03 người (chiếm 1,33%);
+ Bậc 12/12: 223 người (chiếm 98,67%)
- Theo trình độ chuyên môn: trong đó trung cấp: 191 người
(chiếm 84,51%), cao đẳng: 19 người (chiếm 8,41%), đại học: 16
người (chiếm 7,08%) và thạc sỹ: 0 người (chiếm 0%).
Bảng 2.2. Trình độ chuyên môn viên chức văn thư, lưu trữ
tại tỉnh Lâm Đồng năm 2016

12


Đơn vị tính: Người
Chia ra
Thành phố/huyện

Tổng
số

Thạc
sĩ

Đại
học

Cao
đẳng

Trung
cấp

Sơ cấp
hoặc
chƣa
qua
đào tạo

Thành phố Đà Lạt

Thành phố Bảo Lộc
Huyện Lâm Hà
Huyện Đơn Dương
Huyện Bảo Lâm
Huyện Cát Tiên
Huyện Đức Trọng
Huyện Đạ Tẻh
Huyện Đạ Huoai
Huyện Lạc Dương
Huyện Di Linh
Huyện Đam Rông

46
21
19
19
19
12
16
20
12
11
20
11

0
0
0
0
0

0
0
0
0
0
0
0

7
2
2
1
0
0
1
1
0
2
0
0

1
3
6
4
2
1
1
0
0

1
0
0

38
16
11
14
17
11
14
19
12
8
20
11

0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0

Tổng cộng

226

0

16

19

191

0

(Nguồn: Sở Nội vụ tỉnh Lâm Đồng 2016)
- Theo thời gian công tác
Bảng 2.3. Thời gian công tác của viên chức văn thư, lưu trữ tỉnh Lâm Đồng
Thời gian công tác
Số lƣợng (ngƣời)
Tỷ lệ (%)
Dưới 5 năm
51
22,57
Từ 5 đến 15 năm
162
71,68
Từ 16 đến 30 năm
13
5,75
(Nguồn: Sở Nội vụ tỉnh Lâm Đồng 2016)

2.1.2. Đánh giá chung về đội ngũ viên chức văn thư, lưu trữ
tỉnh Lâm Đồng
- Ưu điểm

13


Viên chức văn thư, lưu trữ tỉnh Lâm Đồng có bản lĩnh chính
trị vững vàng, chấp hành tốt các chủ trương, đường lối của Đảng,
chính sách pháp luật của Nhà nước; có ý thức tổ chức kỷ luật, gương
mẫu trong sinh hoạt, lối sống, quan hệ tốt với đồng nghiệp, gắn bó
với địa phương nơi cư trú, có năng lực, trình độ đào tạo đáp ứng
được yêu cầu công việc. Trong thực hiện nhiệm vụ, luôn giữ vững
nguyên tắc tập trung dân chủ, thể hiện được sự đoàn kết nhất trí,
nhiệt tình, năng động, hăng hái thực hiện tốt chức trách, nhiệm vụ
được giao.
- Hạn chế
+ Trình độ chuyên môn còn bất cập, năng lực và kinh nghiệm
nghiệp vụ chưa ngang tầm với yêu cầu của nhiệm vụ mới; khả năng
xử lý tình huống còn gặp nhiều lúng túng. Chất lượng đội ngũ viên
chức văn thư, lưu trữ tại tỉnh Lâm Đồng không đồng đều, trình độ đào
tạo chủ yếu ở bậc trung cấp, trình độ cao đẳng, đại học rất ít chưa đáp ứng
được nhu cầu công nghiệp hóa, hiện đại hóa và hội nhập quốc tế.
+ Chưa thực hiện việc bổ nhiệm chức danh nghề nghiệp văn
thư, lưu trữ theo quy định tại Thông tư 13, 14. Vì vậy, một số lượng
lớn người làm công tác văn thư mặc dù trình độ đáp ứng tiêu chuẩn
văn thư trung cấp nhưng vẫn giữ ngạch nhân viên văn thư (01008) và
xếp lương nhân viên văn thư, 100% viên chức chưa qua đào tạo về
trình độ lý luận chính trị, trình độ quản lý nhà nước còn thấp
(1,33%); 1,33% viên chức chưa có trình độ ngoại ngữ và 0,89 viên

chức chưa có trình độ tin học.
+ Lực lượng viên chức văn thư, lưu trữ tuy được trẻ hóa khá
nhiều nhưng trình độ không tương xứng. Viên chức tuy trẻ nhưng đa
số không được đào tạo đúng về chuyên ngành văn thư, lưu trữ, mà đa
số tốt nghiệp các chuyên ngành khác và học thêm chứng chỉ về
14


nghiệp vụ văn thư, lưu trữ sau đó bổ nhiệm chức danh nghề nghiệp
văn thư, lưu trữ.
2.2. Thực trạng năng lực viên chức văn thƣ, lƣu trữ tỉnh
Lâm Đồng
2.2.1. Về trình độ kiến thức
- Trình độ văn hóa: Hầu hết viên chức văn thư, lưu trữ đều đã
tốt nghiệp trung học phổ thông, đạt yêu cầu 100%.
- Trình độ chuyên môn:
Hiện nay, viên chức văn thư, lưu trữ có trình độ trung cấp là
84,51%, trình độ cao đẳng là 8,41% và đại học là 7,08 %. Theo số
liệu Sở Nội vụ cung cấp thì chỉ có 1/4 viên chức văn thư, lưu trữ có
bằng đúng theo chuyên văn thư, lưu trữ; số còn lại chủ yếu tốt nghiệp
các chuyên ngành khác và có chứng chỉ văn thư, lưu trữ theo quy
định tại Thông tư 13 và Thông tư 14.
- Trình độ lý luận chính trị: do đặc thù nghề nghiệp nên viên
chức văn thư, lưu trữ chưa được quan tâm cử đi học. Vì vậy, 100%
viên chức văn thư, lưu trữ tại tỉnh Lâm Đồng không được cử đi đào
tạo về trình độ lý luận chính trị.
- Quản lý nhà nước: Theo thống kê của Sở Nội vụ năm 2016
có tới 98,67% viên chức chưa qua đào tạo quản lý nhà nước, đây là
một con số cho thấy một lượng lớn viên chức trong ngành văn thư,
lưu trữ đang thiếu hụt lượng kiến thức này.

Bảng 2.4. Trình độ QLNN của viên chức văn thư, lưu trữ tỉnh Lâm Đồng
Trình độ
Số lƣợng (ngƣời)
Tỷ lệ (%)
Chuyên viên
3
1,33
Chuyên viên chính
0
0
(Nguồn: Sở Nội vụ tỉnh Lâm Đồng 2016)
- Trình độ ngoại ngữ, tin học:
Hầu như viên chức văn thư, lưu trữ đều có chứng chỉ, cụ thể:
15


ngoại ngữ: 223 người (chiếm 98,67%); tin học: 224 người (chiếm
99,11%)
Số viên chức chưa qua đào tạo ngoại ngữ: 03 người (chiếm
1,33%); tin học: 02 người (chiếm 0,89%)
Bảng 2.5. Trình độ ngoại ngữ, tin học của viên chức văn thư, lưu trữ
tỉnh Lâm Đồng
Trình độ
Ngoại ngữ
Tin học

Số lƣợng (ngƣời)
Tỷ lệ (%)
223
98,67%

224
99,11%
(Nguồn: Sở Nội vụ tỉnh Lâm Đồng 2016)
2.2.2. Về kinh nghiệm công tác: Viên chức có thời gian công
tác trên 5 năm là 71,68%, điều này chứng tỏ rằng viên chức văn thư,
lưu trữ có kinh nghiệm nhất định trong việc thực hiện nhiệm vụ tuy
nhiên còn lúng túng trong việc xử lý các công việc mới, phát sinh
khó khăn, nhưng đối với công việc sự vụ hàng ngày thì kinh nghiệm
đã giúp viên chức nhận định đúng tình trạng từng công việc và đối
tượng nên thực hiện tương đối tốt.
2.2.3. Về kỹ năng
Trong số các kỹ năng hiện có của viên chức văn thư, lưu trữ, kỹ
năng tin học là kỹ năng tương đối thành thục (99,11%); kỹ năng ngoại
ngữ cũng chiếm tỷ lệ 98,67 %. Kỹ năng giao tiếp; thu thập, phân loại,
xác định giá trị tài liệu,…thực hiện tốt. Tuy nhiên, kỹ năng làm việc
theo chương trình, kế hoạch còn rất hạn chế, vẫn còn tình trạng lơ là
và tùy tiện, chạy theo các công việc sự vụ, thiếu tính chủ động; kỹ
năng lập hồ sơ công việc, soạn thảo văn bản, chỉnh lý tài liệu còn
yếu, …
2.2.4. Về tác phong làm việc
- Thái độ của viên chức văn thư, lưu trữ khi thực hiện nhiệm vụ
- Phương pháp làm việc
16


- Trách nhiệm công việc, ý thức tổ chức kỷ luật
- Đạo đức nghề nghiệp
2.2.5. Về sức khỏe
Số lượng thống kê của Sở Nội vụ thì tính đến cuối năm 2016
số lượng viên chức dưới 30 tuổi đến chiếm 52,65%, cho nên có thể

nhìn nhận trên mặt bằng chung thì viên chức có sức khoẻ tốt và đáp
ứng được công việc với cường độ cao.
2.3. Nhận xét về năng lực viên chức văn thƣ, lƣu trữ tại
tỉnh Lâm Đồng
2.3.1. Ưu điểm và nguyên nhân
2.3.1.1. Ưu điểm
Đội ngũ viên chức văn thư, lưu trữ không ngừng tích cực học
tập nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ đáp ứng tiêu chuẩn
chức danh nghề nghiệp. Đa số viên chức có trình độ chuyên môn,
kiến thức về tin học, ngoại ngữ; có các kỹ năng, năng lực để hoàn
thành tốt nhiệm vụ được giao.
Đội ngũ viên chức văn thư, lưu trữ đang dần nâng cao về
năng lực và rèn luyện các kỹ năng cần thiết trong ứng xử, giao tiếp,
có sự hiểu biết, tôn trọng lẫn nhau, có trách nhiệm với công việc
được giao, có thái độ đúng đắn trong trong quá trình thực hiện nhiệm
vụ. Phần lớn viên chức văn thư, lưu trữ biết vận dụng những kiến
thức chuyên môn được đào tạo, vận dụng các văn bản, quy định của
nhà nước trong giài quyết công việc và ứng dụng công nghệ thông
tin vào công việc hàng ngày.
Chất lượng của đội ngũ viên chức văn thư, lưu trữ nhìn
chung có sự biến chuyển tích cực, có sự nâng cao chất lượng trên các
mặt đạo đức nghề nghiệp, các kỹ năng, nghiệp vụ.
Viên chức văn thư, lưu trữ tỉnh Lâm Đồng trẻ chiếm hơn
50%, vì vậy tác phong làm việc năng động, chủ động và sáng tạo.
17


2.3.1.2. Nguyên nhân
- Nguyên nhân khách quan:
Hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật và tiêu chuẩn

nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ ngày được hoàn thiện, góp
phần đòi hỏi viên chức văn thư, lưu trữ ngày phải hoàn thiện mình
phải đáp ứng tiêu chuẩn nghiệp vụ.
Viên chức có điều kiện tiếp xúc với môi trường quốc tế,
được mở mang kiến thức, được áp dụng những công nghệ tiên tiến
về văn thư, lưu trữ của các nước trên thế giới vào thực tiễn cơ quan,
đơn vị.
- Nguyên nhân chủ quan:
Nhận thức của lãnh đạo và đội ngũ làm công tác văn thư, lưu
trữ đang từng bước được nâng cao, thường xuyên cử viên chức tham
gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ đáp ứng tiêu chuẩn
chức danh theo quy định. Bên cạnh đó một số viên chức có ý thức
trong việc tự hoc tập, rèn luyện để hoàn thiện mình.
2.3.2. Hạn chế và nguyên nhân
2.3.2.1. Hạn chế
Chất lượng của viên chức văn thư, lưu trữ không đồng đều,
nhận thức và phong cách làm việc thiếu đi tính năng động, sáng tạo,
vẫn còn có tư tưởng ngồi chờ giao việc. Đội ngũ viên chức văn thư,
lưu trữ vẫn còn thiếu tiêu chuẩn so với quy định, đa số chưa được bồi
dưỡng đầy đủ những kiến thức theo tiêu chuẩn quy định: trình độ lý
luận chính trị, kiến thức pháp luật, quản lý nhà nước, chuyên môn,
nghiệp vụ, kỹ năng giao tiếp, soạn thảo văn bản, … Một bộ phận
viên chức văn thư, lưu trữ chưa tu dưỡng, học tập, rèn luyện thường
xuyên, chưa trao dồi phẩm chất đạo đức, đồng thời làm giảm hiệu quả,
hiệu lực quản lý, điều hành. Những hạn chế cụ thể như sau:
18


- Viên chức văn thư, lưu trữ chưa chuyên nghiệp, trình độ và
năng lực của viên chức chưa ngang tầm với yêu cầu nhiệm vụ, còn

bất cập, thiếu hụt về nhiều mặt
- Tinh thần trách nhiệm, ý thức tổ chức kỷ luật của một bộ
phận viên chức văn thư, lưu trữ chưa cao, phong cách làm việc theo
phương thức truyền thống, chậm đổi mới; tinh thần phối hợp chưa tốt;
chưa có tinh thần tự nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ...ảnh
hưởng đến chất lượng, hiệu quả công việc.
- Cơ chế quản lý, sử dụng và chế độ chính sách tiền lương
hiện nay chưa đáp ứng được nhu cầu cuộc sống của viên chức.
Những hạn chế này cho thấy thực trạng về trình độ đội ngũ
viên chức còn nhiều yếu điểm về phẩm chất, tinh thần trách nhiệm,
năng lực chuyên môn, kỹ năng... những điều này đang gây trở ngại
đến hiệu lực, hiệu quả hoạt động của cơ quan, đơn vị, gây áp lực mạnh
mẽ đối với công tác xây dựng, nâng cao năng lực thực hiện nhiệm vụ
của đội ngũ viên chức nói chung và đối với viên chức văn thư, lưu trữ
nói riêng.
2.3.2.2. Nguyên nhân của những hạn chế
- Nguyên nhân khách quan:
+ Hệ thống pháp luật điều chỉnh đối với viên chức văn thư,
lưu trữ, pháp chế chưa nghiêm minh, chế tài chưa chặt chẽ. Chỉ mới
ban hành Luật Lưu trữ, chưa ban hành Luật Văn thư; phụ cấp ngành
nghề đặc thù cho viên chức văn thư…
+ Tiền lương của viên chức văn thư, lưu trữ hiện nay nhìn
chung còn thấp, chưa đáp ứng được nhu cầu tiêu dùng; chưa là
nguồn thu nhập chính của hầu hết viên chức.
+ Điều kiện làm việc còn thiếu thốn, chưa được quan tâm
đầu tư đúng mức. Việc trang bị thiết bị tin học chưa được đầu tư nhất
19


là trong việc ứng dụng các phần mềm quản lý về lĩnh vực văn thư,

lưu trữ.
- Nguyên nhân chủ quan:
+ Một số viên chức chưa nhận thức rõ về vị trí, vai trò,
nhiệm vụ của mình trong các tổ chức. Viên chức chưa hiểu rõ
những yêu cầu về kiến thức và kỹ năng công tác cần có trong thực
hiện nhiệm vụ của mình, từ đó chưa tích cực phấn đấu học tập, tu
dưỡng và rèn luyện để vươn lên.
+ Công tác thanh tra, kiểm tra thực hiện nhiệm vụ chưa được
thực hiện thường xuyên; chưa kịp thời khen thưởng, động viên đối
với những viên chức hoạt động tích cực, xuất sắc. Công tác đánh giá
viên chức còn mang tính hình thức, chiếu lệ.
+ Công tác đào tạo, bồi dưỡng đáp ứng tiêu chuẩn, nghiệp vụ
viên chức văn thư, lưu trữ; công tác đào tạo thường xuyên chưa thật
sự được quan tâm. Thiếu các kiến thức về quản lý nhà nước, lý luận
chính trị, kỹ thuật sử dụng các thiết bị văn phòng hiện đại... Đặc biệt
đối với trình độ tin học và ngoại ngữ là hai kiến thức và kỹ năng cơ
bản nhất để có thể tham gia vào tiến trình hội nhập quốc tế còn hạn
chế.
+ Các kỹ năng của viên chức văn thư, lưu trữ chưa đồng đều,
đối với viên chức trẻ có ưu thế về độ nhanh nhạy trong tiếp thu kiến
thức, học tập kinh nghiệm và được thừa hưởng một nền giáo dục
hiện đại nhưng mức độ thành thạo trong các kỹ năng hành chính còn
thấp.
Nhìn chung, hiệu quả hoạt động của viên chức văn thư, lưu
trữ tại tỉnh Lâm Đồng hiện nay chưa đáp ứng yêu cầu, nhiều viên
chức còn yếu về năng lực chuyên môn; thiếu trình độ lý luận chính
trị; kiến thức quản lý nhà nước, kỹ năng thực hiện nhiệm vụ; kinh
nghiệm công tác cũng như khả năng ứng dụng công nghệ thông tin…
20

Chƣơng 3
PHƢƠNG HƢỚNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO
NĂNG LỰC VIÊN CHỨC VĂN THƢ, LƢU TRỮ
TẠI TỈNH LÂM ĐỒNG
3.1. Mục tiêu và phƣơng hƣớng nâng cao năng lực viên
chức văn thƣ, lƣu trữ tại tỉnh Lâm Đồng
3.1.1. Mục tiêu
Dựa trên chủ trương đường lối của Đảng và trên mục tiêu, nội
dung cụ thể về xây dựng và nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ,
công chức, viên chức trong chương trình tổng thể cải cách hành
chính đến năm 2020.
Mục tiêu chung:
- Xây dựng đội ngũ viên chức có số lượng, cơ cấu hợp lý, đủ
trình độ và năng lực thực hiện nhiệm vụ.
- Xây dựng đội ngũ viên chức có phẩm chất đạo đức tốt, có
bản lĩnh chính trị, có năng lực, có tính chuyên nghiệp cao.
- Xây dựng, bổ sung và hoàn thiện các văn bản quy phạm
pháp luật về chức danh, tiêu chuẩn nghiệp vụ của viên chức văn thư,
lưu trữ.
- Bố trí, phân công nhiệm vụ phù hợp với trình độ, năng lực,
sở trường của viên chức và hoàn thiện quy định của pháp luật về
đánh giá viên chức trên cơ sở kết quả thực hiện nhiệm vụ được giao;
- Đổi mới nội dung và chương trình đào tạo, bồi dưỡng
- Sửa đổi, bổ sung các quy định về chế độ phụ cấp ngoài lương
theo ngạch, bậc, phụ cấp nguy hiểm, độc hại.
- Đổi mới quy định của pháp luật về khen thưởng đối với công
chức, viên chức trong thực thi nhiệm vụ.
- Nâng cao trách nhiệm, kỷ luật, kỷ cương hành chính và đạo
đức công vụ, đạo đức nghề nghiệp của công chức, viên chức.

21


Mục tiêu cụ thể:
- Đưa công tác cán bộ, đặc biệt là công tác quy hoạch, tuyển
dụng, đào tạo, bồi dưỡng, bố trí sử dụng viên chức làm công tác văn
thư, lưu trữ tại tỉnh Lâm Đồng đi vào nề nếp, tiếp tục trẻ hóa đội ngũ,
nâng cao chất lượng viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ đáp ứng
yêu cầu đề ra. Cung cấp nguồn viên chức có chất lượng;
- Xây dựng đội ngũ viên chức văn thư, lưu trữ có số lượng, cơ
cấu phù hợp với yêu cầu thực tiễn, từng bước tiến tới chuyên nghiệp,
hiện đại;
- Phấn đấu đến năm 2020, viên chức văn thư, lưu trữ tỉnh Lâm
Đồng có trình độ đại học ngày càng tăng và có viên chức đạt trình độ
trên đại học. 100% viên chức đều được đào tạo, bồi dưỡng về lý luận
chính trị, quản lý nhà nước và các nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ.
3.1.2. Phương hướng
Trên cơ sở quan điểm, chủ trương của Đảng và Nhà nước, cụ
thể hóa đường lối quan điểm của Tỉnh ủy, UBND tỉnh Lâm Đồng đã
ban hành Kế hoạch số 7427/KH-UBND ngày 30 tháng 12 năm 2011
về đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức tỉnh Lâm Đồng
giai đoạn 2011-2015, xác định mục tiêu chung là: “Nâng cao trình
độ chuyên môn, lý luận chính trị, kỹ năng, nghiệp vụ quản lý; xây
dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức đủ về số lượng, có năng
lực, phẩm chất đạo đức và chuyên môn vững vàng, đáp ứng yêu cầu
thực hiện nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội, đảm bảo quốc phòng
an ninh và xây dựng hệ thống chính trị của tỉnh trong giai đoạn phát
triển mới”.
3.2. Các giải pháp nâng cao năng lực viên chức văn thƣ,
lƣu trữ tại tỉnh Lâm Đồng

3.2.1. Giải pháp về đổi mới cơ chế, chính sách
22


3.2.1.1. Hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về
công tác văn thư, lưu trữ và viên chức văn thư, lưu trữ
3.2.1.2. Hoàn thiện hệ thống ngạch bậc và các tiêu chuẩn
nghiệp vụ, chức danh của viên chức văn thư, lưu trữ
3.2.1.3. Cải cách tiền lương và các chế độ đãi ngộ đối với viên
chức văn thư, lưu trữ
3.2.2. Giải pháp về tuyển dụng, sử dụng và quản lý viên chức
văn thư, lưu trữ
3.2.2.1. Tuyển dụng và sử dụng viên chức văn thư, lưu trữ
3.2.2.2. Đổi mới công tác quản lý viên chức văn thư, lưu trữ
- Tăng cường công tác kiểm tra, giám sát chất lượng và hiệu
quả công việc của viên chức văn thư, lưu trữ
- Nâng cao tinh thần trách nhiệm và đạo đức nghề nghiệp
viên chức văn thư, lưu trữ
3.2.3. Giải pháp về quy hoạch và đào tạo, bồi dưỡng viên
chức văn thư, lưu trữ
3.2.3.1. Quy hoạch viên chức văn thư, lưu trữ
3.2.3.2. Đào tạo và bồi dưỡng viên chức văn thư, lưu trữ

KẾT LUẬN
Văn thư, lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu trong hoạt
động của mỗi cơ quan, tổ chức. Để đưa công tác này đi vào nề nếp và
đạt được những bước tiến dài, đòi hỏi phải xây dựng được đội ngũ
cán bộ tương xứng, có đầy đủ bản lĩnh chính trị, trình độ, phẩm chất,
năng lực,…để đáp ứng ngang tầm nhiệm vụ cách mạng trong thời kỳ
mới. Qua nghiên cứu, tác giả nhận thấy việc nâng cao năng lực của

viên chức văn thư, lưu trữ là việc làm hết sức cần thiết trong giai
đoạn hiện nay. Tuy nhiên, qua khảo sát hiện nay viên chức văn thư,
23