Các giải pháp nâng cao năng lực cán bộ văn thư, lưu trữ ở cơ quan cấp bộ hiện nay

1


Đại học quốc gia hà nội
Trường đại học khoa học xã hội và nhân văn




Lê Thị Thu hằng




Các giải pháp nâng cao năng lực
cán bộ văn thư, lưu trữ ở cơ quan
cấp bộ Hiện nay
Luận văn thạc sĩ khoa học
Chuyên ngành: Lưu trữ học và Tư liệu học
Mã số : 5 10 02

Người hướng dẫn khoa học
PGS.TS. Đào Xuân Chúc

Hà Nội, 2005






2

Mục lục

Phần mở đầu
01
1.
Mục đích, ý nghĩa nghiên cứu đề tài
01
2.
Mục tiêu của đề tài
03
3.
Phạm vi nghiên cứu
03
4.
Nhiệm vụ của đề tài
04
5.

Các phương pháp nghiên cứu
04
6.
Lịch sử nghiên cứu vấn đề
04
7.
Nguồn tư liệu được sử dụng
05
8.
Đóng góp của luận văn
06
9.
Bố cục của luận văn
07
Phần Nội dung

Chương 1: Công tác văn thư, lưu trữ và yêu cầu về năng lực cán bộ
văn thư, lưu trữ ở cơ quan cấp bộ
08
1.1.
Vị trí, vai trò của cơ quan cấp bộ trong hệ thống tổ chức bộ
máy nhà nước Việt Nam
08
1.1.1.
Vị trí, vai trò của cơ quan cấp bộ
08
1.1.2.
Nhiệm vụ, quyền hạn quản lý nhà nước của cơ quan cấp bộ
11
1.2.

Công tác văn thư, lưu trữ ở cơ quan cấp bộ
14
1.2.1.
Những nội dung cơ bản của công tác văn thư ở cơ quan cấp bộ
15
1.2.2.
Những nội dung cơ bản của công tác lưu trữ ở cơ quan cấp bộ
23
1.3.
Yêu cầu về năng lực cán bộ văn thư, lưu trữ ở cơ quan cấp bộ
.
28
1.3.1.
Khái niệm về năng lực .
28
1.3.2.
Yêu cầu về năng lực cán bộ văn thư, lưu trữ ở cơ quan cấp bộ .
30
Tiểu kết chương 1
34


3

Chương 2 : Thực trạng đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ ở cơ quan
cấp bộ
35
2.1.
Thực trạng về trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của đội ngũ
cán bộ văn thư, lưu trữ ở cơ quan cấp bộ

38
2.1.1.
Thực trạng về trình độ học vấn
38
2.1.2.
Thực trạng về trình độ chuyên môn, nghiệp vụ
42
2.2.
Tình hình thực hiện nhiệm vụ và hiệu quả công việc của đội
ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ ở cơ quan cấp bộ
49
2.3.
Thực trạng về công tác tuyển dụng, sử dụng và quản lý cán bộ
văn thư, lưu trữ ở cơ quan cấp bộ
60
2.3.1.
Về tình hình tuyển dụng cán bộ
62
2.3.2.
Về tình hình sử dụng và quản lý cán bộ
66
2.4.
Thực trạng về công tác quy hoạch, đào tạo và bồi dưỡng cán
bộ văn thư, lưu trữ ở cơ quan cấp bộ
69
2.4.1.
Về công tác quy hoạch cán bộ
69
2.4.2.
Về công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ

73
Tiểu kết chương 2
80
Chương 3: Các giải pháp nâng cao năng lực cán bộ văn thư, lưu trữ
ở cơ quan cấp bộ
82
3.1.
Phương hướng nâng cao năng lực cán bộ văn thư, lưu trữ ở
cơ quan cấp bộ
82
3.1.1.
Nâng cao năng lực cán bộ văn thư, lưu trữ đáp ứng yêu cầu
của thời kỳ đẩy mạnh CNH, HĐH đất nước và mục tiêu cải
cách nền hành chính nhà nước
82
3.1.2.
Nâng cao năng lực cán bộ văn thư, lưu trữ trên cơ sở thực hiện
đồng bộ các biện pháp về tuyển dụng, sử dụng, quản lý và quy
hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ
84


4

3.2.
Các giải pháp nâng cao năng lực cán bộ văn thư, lưu trữ ở
cơ quan cấp bộ
90
3.2.1.
Giải pháp về tuyển dụng, sử dụng và quản lý cán bộ văn thư,

lưu trữ
90
3.2.1.1.
Tuyển dụng và sử dụng cán bộ văn thư, lưu trữ
90
3.2.1.2.
Đổi mới công tác quản lý cán bộ văn thư, lưu trữ
95
3.2.2.
Giải pháp về quy hoạch, đào tạo và bồi dưỡng cán bộ văn thư,
lưu trữ
99
3.2.2.1.
Quy hoạch cán bộ văn thư, lưu trữ
99
3.2.2.2.
Đào tạo và bồi dưỡng cán bộ văn thư, lưu trữ
100
3.2.3.
Giải pháp về đổi mới cơ chế, chính sách
105
3.2.3.1.
Hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về công tác
văn thư, lưu trữ và cán bộ văn thư, lưu trữ
105
3.2.3.2.
Xác định rõ quyền hạn và trách nhiệm của các cấp quản lý
cán bộ văn thư, lưu trữ
108
3.2.3.3.

Xác định cơ cấu cán bộ văn thư, lưu trữ thống nhất cho cơ
quan cấp bộ
109
3.2.3.4.
Hoàn thiện hệ thống ngạch, bậc và các tiêu chuẩn nghiệp vụ,
chức danh của cán bộ văn thư, lưu trữ
110
3.2.3.5.
Cải cách tiền lương và các chế độ đãi ngộ đối với cán bộ văn
thư, lưu trữ
111
Tiểu kết chương 3
114
Phần kết luận
115
Tài liệu tham khảo






5





Lời cam đoan

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi .
Mọi kết quả và số liệu trong luận văn là xác thực .


Tác giả


Lê Thị Thu Hằng















6




Bảng chữ viết tắt

BCH TW:
Ban Chấp hành Trung ương
CHXHCN:
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa
CNH,HĐH:
Công nghiệp hoá, hiện đại hoá
CNXH:
Chủ nghĩa xã hội
CTQG
Chính trị quốc gia
ĐCSVN:
Đảng Cộng sản Việt Nam
GD-ĐT:
Giáo dục - Đào tạo
HĐ:
Hội đồng
NXB:
Nhà xuất bản
TCCB
Tổ chức cán bộ
UB
Uỷ ban
XHCN:
Xã hội chủ nghĩa

7

Phần mở đầu

1. Mục đích, ý nghĩa của đề tài

Sự nghiệp đổi mới đất nước, đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa đã
và đang đặt ra những yêu cầu cấp bách đối với công cuộc cải cách nền hành
chính quốc gia nói chung và công tác văn thư, lưu trữ nói riêng. Trong quá
trình cải cách hiện nay, cùng với sự tác động mạnh mẽ và vai trò ngày một
tăng của các quy trình công nghệ hiện đại, hoạt động có hiệu quả của các cơ
quan nhà nước phụ thuộc đáng kể vào năng lực của đội ngũ cán bộ, công chức
hành chính, trong đó có đội ngũ cán bộ, công chức văn thư, lưu trữ .
Để công cuộc đổi mới đạt kết quả, trước hết phải nâng cao chất lượng
của đội ngũ cán bộ. Vì vậy, Đại hội VI của Đảng CSVN đã chỉ rõ: “Muốn
nâng cao hiệu lực quản lý nhà nước, quản lý kinh tế, xã hội, phải có một đội
ngũ cán bộ giỏi, có năng lực, có kinh nghiệm, có phẩm chất chính trị và đạo
đức cách mạng” .
Trong hệ thống hành chính Nhà nước, hoạt động của các bộ, cơ quan
ngang bộ (sau đây gọi chung là cơ quan cấp bộ) đóng một vai trò quan trọng
đặc biệt, là đầu mối giúp Chính phủ lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành và quản lý
nhà nước trên các lĩnh vực hoạt động của đất nước. Vì vậy, việc cải cách bộ
máy Chính phủ trong giai đoạn hiện nay, trước hết chính là phải tập trung vào
các bộ - thành phần chính của Chính phủ. Như vậy, đội ngũ cán bộ, công chức

tại các bộ là tâm điểm chính của công cuộc cải cách hành chính hiện nay. Yêu
cầu cấp bách đặt ra là phải xây dựng được một đội ngũ cán bộ, công chức của
các cơ quan cấp bộ có đầy đủ năng lực và phẩm chất đáp ứng được yêu cầu
của công việc, tương xứng với vị trí và tầm quan trọng mà Đảng và Nhà nước
đặt lên vai bộ máy hành chính công quyền tiêu biểu này.
Trong hoạt động của cơ quan cấp bộ, công tác văn thư, lưu trữ là một
mảng công tác quan trọng, góp phần to lớn vào việc hoàn thành nhiệm vụ


8

chính trị của các bộ, làm tốt công tác này sẽ thúc đẩy các hoạt động của bộ
được tốt hơn và góp phần quan trọng thúc đẩy hoạt động của Chính phủ .

Trong những năm qua, đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ ở các cơ quan
cấp bộ đã từng bước trưởng thành và đáp ứng được yêu cầu của công việc.
Tuy nhiên, khi đất nước tiến hành công cuộc đổi mới và thực hiện công
nghiệp hoá, hiện đại hoá, chủ động hội nhập kinh tế quốc tế thì đội ngũ cán bộ
làm công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan này đã bộc lộ những hạn chế, đòi
hỏi phải kịp thời khắc phục và đổi mới. Xuất phát từ thực trạng của đội ngũ
cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ hiện nay tại cơ quan cấp bộ và yêu cầu
nâng cao năng lực công tác của đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ ở cơ quan cấp
bộ, chúng tôi đã chọn đề tài nghiên cứu : "các giải pháp nâng cao năng lực cán bộ văn
thư, lưu trữ ở cơ quan cấp bộ hiện nay" làm đề tài luận văn thạc sĩ .

2. Mục tiêu của đề tài

Với đề tài này, chúng tôi sẽ giải quyết hai mục tiêu cơ bản sau đây:
Thứ nhất, qua khảo sát tình hình tuyển dụng, sử dụng, quy hoạch, đào
tạo, bồi dưỡng cán bộ văn thư, lưu trữ và trình độ chuyên môn, nghiệp vụ,

năng lực xử lý công việc của cán bộ văn thư, lưu trữ ở cơ quan cấp bộ hiện
nay, chỉ ra thực trạng và yêu cầu khách quan phải nâng cao trình độ và năng
lực công tác của đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ ở cơ quan cấp bộ ;
Thứ hai, trên cơ sở thực trạng đó, đề xuất những giải pháp chủ yếu
nhằm nâng cao năng lực của đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ ở cơ quan cấp bộ,
góp phần thúc đẩy quá trình cải cách nền hành chính ở nước ta hiện nay .

3. Phạm vi nghiên cứu

Công tác văn thư, lưu trữ có ở tất cả các cơ quan, đơn vị từ trung ương
đến địa phương. Chính vì vậy, đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ ở
nước ta là tương đối lớn và được bố trí công việc ở khắp mọi miền đất nước.


9

Song, với đề tài này, chúng tôi không có tham vọng khảo cứu về toàn bộ tình
hình đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ trong cả nước hiện nay, mà chỉ dừng lại ở
vấn đề khảo sát thực trạng năng lực của đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư
(chuyên trách) và cán bộ lưu trữ ở cơ quan cấp bộ (khảo sát một số loại hình
cơ quan cấp bộ đại diện cho các lĩnh vực kinh tế, văn hoá, khoa học kỹ
thuật ) trong giai đoạn cải cách nền hành chính ở nước ta hiện nay .
4. Nhiệm vụ của đề tài
Để thực hiện các mục tiêu của đề tài, luận văn cần giải quyết những
nhiệm vụ cơ bản sau đây:
Thứ nhất, xác định nội dung công tác văn thư, lưu trữ ở cơ quan cấp bộ
và những yêu cầu về năng lực cán bộ văn thư, lưu trữ ở cơ quan cấp bộ, đồng
thời chỉ ra vị trí và vai trò của công tác văn thư, lưu trữ ở cơ quan cấp bộ ;

Thứ hai, phân tích thực trạng năng lực cán bộ văn thư, lưu trữ ở cơ quan

cấp bộ của nước ta trong giai đoạn hiện nay ;

Thứ ba, đề xuất những giải pháp cơ bản nhằm nâng cao năng lực cán bộ
văn thư lưu trữ ở cơ quan cấp bộ trong quá trình cải cách nền hành chính ở
nước ta hiện nay.


5. Các phương pháp nghiên cứu

Luận văn được thực hiện dựa cơ sở phương pháp luận của Chủ nghĩa
Mác Lênin và tư tưởng Hồ Chí Minh; phương pháp luận của khoa học lưu trữ.
Đồng thời chúng tôi cũng sử dụng những phương pháp nghiên cứu khác, như
phương pháp hệ thống, phương pháp so sánh, phương pháp thống kê, phương
pháp phân tích và mô tả, điều tra khảo sát để tổng hợp, xử lý các tư liệu đã thu
thập được, phương pháp tổng hợp và khái quát hoá .

6. Lịch sử nghiên cứu vấn đề




10

Đã có khá nhiều bài viết công bố trên các tạp chí chuyên ngành và công
trình nghiên cứu khoa học về vấn đề đào tạo, sử dụng cán bộ, công chức Nhà
nước; một số công trình nghiên cứu khác đề xuất các giải pháp cải cách hành
chính, nâng cao hiệu quả công tác của đội ngũ cán bộ, công chức hành chính
nói chung. Tuy nhiên, về cải cách công tác văn thư, lưu trữ và nâng cao năng
lực của đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ thì hãy còn quá ít công
trình khảo cứu một cách đầy đủ. Tác giả đề tài đã kế thừa những kết quả ở các

công trình của các tác giả đi trước đồng thời đi sâu phân tích làm rõ thực trạng
của đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ và tìm các giải pháp chủ yếu nhằm nâng
cao năng lực của đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ ở cơ quan cấp bộ trong giai
đoạn hiện nay .

7. Nguồn tư liệu được sử dụng
Để hoàn thành luận văn này, chúng tôi sử dụng các nguồn tài liệu tham khảo
chủ yếu: Các văn kiện của Đảng và Nhà nước; các công trình công bố trong
các sách, báo, tạp chí …

8. Đóng góp của luận văn

Luận văn góp phần làm sáng tỏ thực trạng năng lực cán bộ văn thư, lưu
trữ ở cơ quan cấp bộ hiện nay và bước đầu đề xuất một số giải pháp nhằm
nâng cao năng lực cán bộ văn thư, lưu trữ ở cơ quan cấp bộ trong giai đoạn
cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay .

9. Bố cục của luận văn

Luận văn gồm có ba phần : phần mở đầu, phần nội dung và phần kết
luận, ngoài ra còn có danh mục tài liệu tham khảo kèm theo .
Phần nội dung của luận văn bao gồm ba chương là :
Chương 1. Công tác văn thư, lưu trữ và yêu cầu về năng lực cán bộ văn thư,
lưu trữ ở cơ quan cấp bộ ;


11

Chương 2. Thực trạng đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ ở cơ quan cấp bộ;
Chương 3. Các giải pháp nâng cao năng lực cán bộ văn thư, lưu trữ ở cơ quan

cấp bộ .


Chương 1

Công tác văn thư, lưu trữ và
yêu cầu về năng lực cán bộ văn thư, lưu trữ
ở cơ quan cấp bộ


Công tác văn thư, lưu trữ và yêu cầu về năng lực cán bộ văn thư, lưu
trữ được trình bày trong chương này chủ yếu liên quan đến hoạt động văn thư,
lưu trữ và cán bộ thực hiện chức năng này ở cơ quan cấp bộ của nước ta hiện
nay. Trên cơ sở nghiên cứu vai trò, vị trí của cơ quan cấp bộ (để thấy tầm
quan trọng của cấp bộ đối với công tác văn thư, lưu trữ và vị trí, vai trò của
công tác văn thư, lưu trữ đối với việc hoàn thành nhiệm vụ chính trị của cơ
quan cấp bộ), công tác văn thư, lưu trữ ở cơ quan cấp bộ và yêu cầu về năng
lực cán bộ văn thư, lưu trữ ở cơ quan cấp bộ , chúng tôi phân tích thực trạng
và đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao năng lực cán bộ văn thư, lưu trữ ở cơ
quan cấp bộ hiện nay ở các chương sau .

1.1. Vị trí, vai trò của cơ quan cấp bộ trong hệ thống tổ chức bộ máy nhà nước Việt Nam .
1.1.1 Vị trí, vai trò của cơ quan cấp bộ

Trong hệ thống tổ chức bộ máy Nhà nước của nước Công hoà Xã hội chủ
nghĩa Việt Nam “Bộ, cơ quan ngang Bộ là cơ quan của Chính phủ, thực hiện
chức năng quản lý nhà nước đối với ngành hoặc lĩnh vực công tác trong phạm
vi cả nước; quản lý nhà nước các dịch vụ công thuộc ngành, lĩnh vực; thực
hiện đại diện chủ sở hữu phần vốn của nhà nước tại doanh nghiệp có vốn nhà
nước theo quy định của pháp luật”

12

Vị trí của cơ quan cấp bộ được quy định trong Hiến pháp, Luật Tổ chức
Chính phủ, Nghị định số 86/2002/NĐ-CP. Những quy định này cho thấy, cơ
quan cấp bộ là một cơ quan hành chính nhà nước ở trung ương thuộc cơ cấu
Chính phủ. Trong hoạt động của Chính phủ, bộ thực hiện hai mặt công tác lớn
sau đây: 1/ tham gia vào hoạt động chung của Chính phủ; 2/ thay mặt Chính
phủ thực hiện chức năng quản lý ngành, lĩnh vực được giao .
Như vậy, với hoạt động đó, vị trí của cơ quan cấp bộ được phản ánh qua
các mối quan hệ:
1/ Là một bộ phận hữu cơ trong cơ cấu tổ chức của Chính phủ, cơ quan
cấp bộ chịu sự lãnh đạo của Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ, chịu sự giám
sát của Quốc hội. Đồng thời, có trách nhiệm phối hợp công tác với các bộ và
cơ quan khác thuộc Chính phủ, nhằm hoàn thành nhiệm vụ được phụ trách,
thuộc thẩm quyền của mình .
2/ Là cơ quan phụ trách ngành, lĩnh vực chuyên môn cụ thể trong cả
nước, từ trung ương đến địa phương .
Hiện nay nước ta có 20 bộ và 6 cơ quan ngang bộ. Trên cơ sở chức năng,
nhiệm vụ của các bộ và cơ quan ngang bộ, có thể chia các cơ quan này làm
hai nhóm: 1/ Nhóm quản lý nhà nước theo lĩnh vực và 2/ Nhóm quản lý nhà
nước theo ngành 32;130-131

.
Như vậy, có thể nói rằng, với chức năng, quyền hạn quản lý nhà nước
theo ngành và lĩnh vực, cùng với các mối quan hệ với các cơ quan, tổ chức
khác của nhà nước để thực hiện nhiệm vụ của mình, cơ quan cấp bộ có vị trí
và vai trò hết sức quan trọng, bảo đảm cho hệ thống quản lý nhà nước của
Nhà nước ta có thể hoạt động thông suốt, có hiệu quả .

Để bảo đảm cho cơ quan cấp bộ phát huy vai trò, vị trí của mình, luật
pháp đã quy định quyền hạn, nhiệm vụ của các cơ quan này một cách rõ ràng.


13

Phần sau đây sẽ trình bày những quy định cơ bản của luật pháp về nhiệm vụ,
quyền hạn của cơ quan cấp bộ .

1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn quản lý nhà nước của cơ quan cấp bộ
Nghị định 86/2002/NĐ-CP quy định các nhóm nhiệm vụ và quyền hạn
của cơ quan cấp bộ và Bộ trưởng trên các lĩnh vực như sau:
- Về xây dựng và thực thi pháp luật
- Về chiến lược, quy hoạch, kế hoạch
- Về hợp tác quốc tế
- Về cải cách hành chính
- Về thực hiện đại diện chủ sở hữu phần vốn của Nhà nước tại doanh
nghiệp có vốn nhà nước.
- Về quản lý nhà nước các tổ chức thực hiện dịch vụ công thuộc ngành,
lĩnh vực quản lý nhà nước của bộ.
- Về quản lý nhà nước các tổ chưc kinh tế tập thể và tư nhân.
- Về quản lý nhà nước hoạt động của hội, tổ chức phi chính phủ thuộc
ngành, lĩnh vực hoạt động trong phạm vi cả nước hoặc liên tỉnh.
- Về tổ chức bộ máy và cán bộ, công chức, viên chức nhà nước.
- Về kiểm tra, thanh tra.
- Về quản lý tài chính, tài sản.

Bên cạnh các nhóm nhiệm vụ trên, cơ quan cấp bộ còn có nhiệm vụ quản
lý công tác văn thư, lưu trữ và được quy định bởi các Nghị định số
110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư và Nghị định số 111/2004/NĐ-CP về

công tác lưu trữ .
Để làm rõ hơn nhiệm vụ, trách nhiệm của cơ quan cấp bộ trong công tác
văn thư lưu trữ, chúng ta cần nghiên cứu cụ thể nội dung, vai trò, vị trí của
công tác văn thư, lưu trữ ở cơ quan cấp bộ .

1.2. Công tác văn thư, lưu trữ ở cơ quan cấp bộ


14

Công tác văn thư, lưu trữ có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội,
lịch sử, khoa hoc, kỹ thuật rất quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của
một quốc gia, một tổ chức, đặc biệt của các cơ quan cấp bộ ở nước ta hiện
nay. Chính vì vậy, đã từ lâu, ở nước ta, cũng như ở nhiều nước khác trên thế
giới đều rất chú trọng công tác văn thư, lưu trữ .
Ngay từ những ngày đầu sau Cách mạng Tháng Tám năm 1945, trong
điều kiện đất nước đang bề bộn nhiều vấn đề cấp bách cần giải quyết, Chủ
tịch Hồ Chí Minh đã ký Thông đạt số 1C/VP, ngày 3/1/1946 về giữ gìn và
cấm tiêu huỷ công văn và hồ sơ cũ. Trong đó đã nêu rõ, tài liệu lưu trữ là
“ tài liệu có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia” 34;8. Pháp
lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia, năm 1982 cũng đã nhấn mạnh: “Tài liệu
lưu trữ quốc gia là di sản của dân tộc có giá trị đặc biệt đối với công cuộc xây
dựng và bảo vệ đất nước” 25;215 .
Tính chất quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ cũng đã được ghi
nhận rất cụ thể trong “Điều lệ về công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu
trữ” được ban hành theo Nghị định số 142/CP, ngày 28/9/1963 của Hội đồng
Chính phủ :
“Công văn, giấy tờ là một trong những phương tiện cần thiết trong hoạt
động của Nhà nước.
Hồ sơ, tài liệu lưu trữ ghi lại các hoạt động về mọi mặt của các cơ quan,

xí nghiệp cần được giữ gìn để tra cứu và sử dụng khi cần thiết.
Cho nên, làm công văn, giấy tờ và giữ gìn hồ sơ, tài liệu lưu trữ là hai
công tác không thể thiếu được đối với việc quản lý nhà nước.
Trong một phạm vi khá lớn, công việc của một cơ quan, một xí nghiệp
được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn, giấy
tờ có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có được cẩn thận hay
không.” 1;246


15

Ngày nay, khi sự nghiệp phát triển kinh tế xã hội của đất nước ngày một
lớn mạnh, chức năng, nhiệm vụ và vai trò của cơ quan cấp bộ đối với sự phát
triển chung đó ngày một nhiều, công tác văn thư, lưu trữ ở cơ quan cấp bộ
ngày càng quan trọng, không thực hiện công tác văn thư, lưu trữ một cách
khoa học và hiện đại, với một khối lượng hồ sơ, công văn, văn bản quản lý
nhà nước khổng lồ ở cơ quan cấp bộ, hoạt động quản lý nhà nước của các cơ
quan này sẽ gặp phải những khó khăn rất lớn, nếu không nói là sẽ bị ngưng trệ
.

1.2.1. Những nội dung cơ bản của công tác văn thư ở cơ quan cấp bộ .
Cùng với sự phát triển của xã hội và quản lý xã hội, việc sử dụng các văn
kiện, tài liệu, giấy tờ ngày càng phổ biến. Chúng trở thành những phương tiện
thông tin quan trọng không thể thiếu trong hoạt động quản lý. Có thể nói, cơ
quan cấp bộ là nơi tập trung rất nhiều công văn, giấy tờ, tài liệu về hành chính
nhà nước, văn bản luật pháp, các văn bản nghiệp vụ chuyên môn của bộ và
các cơ quan trực thuộc, nếu không có hoạt động hiệu quả của công tác văn
thư, mọi hoạt động thường ngày và dài hạn của bộ không thể tiến triển bình
thường. Những văn bản thường thấy trong hoạt động văn thư ở các bộ là các
luật, nghị định, thông tư, quyết định, báo cáo, văn bản trao đổi, phản ánh tình

hình, sự kiện, các giấy tờ xác nhận được hình thành ngày càng nhiều, phản
ánh mối quan hệ công tác ngày càng phát triển ở cơ quan bộ hiện nay .

1.2.1.1. Văn thư
Văn thư là một khái niệm dùng để chỉ tên gọi chung của các loại văn bản,
bao gồm cả văn bản do cá nhân, gia đình, dòng họ lập và văn bản do các cơ
quan nhà nước ban hành [42;7]. Trong hoạt động của cơ quan cấp bộ, văn bản
dùng để ghi chép, truyền đạt thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý của bộ,
chủ yếu là các loại văn bản như văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành
chính và văn bản chuyên ngành. Chương II "Soạn thảo, ban hành văn bản",


16

Nghị định 110 của Chính phủ 11;41 có nêu các loại văn bản, theo chúng tôi,
có liên quan trực tiếp đến các loại văn bản, giấy tờ ở cơ quan cấp bộ :
1/ Văn bản quy phạm pháp luật,
2/ Văn bản hành chính,
3/ Văn bản chuyên ngành,
văn bản quy phạm pháp luật có nội dung được ghi nhận trong "Luật ban hành
văn bản quy phạm pháp luật" ngày 12 tháng 11 năm 1996 và trong "Luật của
Quốc hội nước Cộng hoà Xã hội chủ nghĩa Việt Nam số 02/2002/ QH 11
ngày 16 tháng 12 năm 2002 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật ban hành
văn bản quy phạm pháp luật" như sau: "Văn bản quy phạm pháp luật là văn
bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật
định, trong đó có quy tắc xử sự chung, được Nhà nước bảo đảm thực hiện
nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa"
11;89 .
Văn bản quy phạm pháp luật bao gồm cả một hệ thống các loại văn bản
sau:

1- Văn bản ban hành bởi Quốc hội (Hiến pháp, Luật, Nghị quyết) và Uỷ
ban Thường vụ Quốc hội (Pháp lệnh, Nghị quyết).
2- Văn bản do các cơ quan khác có thẩm quyền của Nhà nước ở Trung
ương ban hành để thi hành văn bản quy phạm pháp luật của Quốc hội, UB
Thường vụ Quốc hội: a/ Lệnh, Quyết định của Chủ tịch nước; b/ Nghị quyết,
Nghị định của Chính phủ, Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ; c/ Quyết định,
Chỉ thị, Thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ; d/ Nghị
quyết, Quyết định, Thông tư của ngành tư pháp; Nghị quyết, Thông tư liên
tịch giữa các cơ quan nhà nước có thẩm quyền và giữa các cơ quan đó với các
tổ chức chính trị-xã hội.


17

3- Văn bản do HĐ Nhân dân (Nghị quyết) và UB Nhân dân (Quyết định,
Chỉ thị) ban hành để thi hành các văn bản quy phạm pháp luật khác.
Như vậy, trong các loại văn bản quy phạm pháp luật, cơ quan cấp bộ có
quyền ban hành là: các quyết định, chỉ thị, thông tư, thông tư liên tịch, đây là
những loại văn bản rất quan trọng để các bộ tồn tại và hoạt động .
Trong thực tế hoạt động của các cơ quan nhà nước, nhất là ở các bộ,
chúng ta thấy, ngoài các văn bản quy phạm pháp luật còn có các văn bản áp
dụng văn bản quy phạm pháp luật (thường được gọi là văn bản cá biệt). Khác
với văn bản quy phạm pháp luật, văn bản cá biệt chỉ chứa đựng các quy tắc xử
sự riêng do các cơ quan, tổ chức Nhà nước ban hành theo chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn của mình để giải quyết những nhiệm vụ cụ thể, đối với những
đối tượng cụ thể ( ví dụ: các quyết định bổ nhiệm, tăng lương, khen thưởng,
kỷ luật ).
Văn bản hành chính là những văn bản thường gặp nhất trong hoạt động ở cơ
quan cấp bộ, đó là những văn bản chứa đựng các thông tin trao đổi, điều hành,
giải quyết các công việc cụ thể của các bộ ( cơ quan nhà nước) hoặc để thực

hiện các quy định của các văn bản quy phạm pháp luật 25;24. Văn bản hành
chính không đặt ra hoặc sửa đổi những quan hệ pháp luật. Những văn bản
hành chính có ý nghĩa pháp lý trong chừng mực chứa đựng, chứng minh một
sự việc, dùng làm căn cứ để thực hiện văn bản quy phạm pháp luật và văn bản
cá biệt. Các văn bản hành chính có những hình thức thể hiện sau: Thông cáo,
Thông báo, Công văn hành chính, Chương trình, Kế hoạch, Đề án, Phương
án, Báo cáo, Tờ trình, Biên bản, Công điện, Hợp đồng, Giấy chứng nhận,
Giấy uỷ nhiệm, Giấy giới thiệu, Giấy nghỉ phép, Giấy đi đường, Giấy mời,
Phiếu gửi
Việc ban hành các loại văn bản ở cơ quan nhà nước các cấp, kể cả cấp bộ
phải theo thể thức văn bản thống nhất, bắt buộc 11;41-42. Có một số văn


18

bản, do nhu cầu của công việc cần giải quyết cấp bách, hoặc do yêu cầu riêng
của cơ quan, có thể có một số yếu tố bổ sung thêm như: có dấu hiệu chỉ mức
độ mật (mật, tối mật, tuyệt mật), khẩn (khẩn, thượng khẩn, hoả tốc) của văn
bản; hoặc có địa chỉ cơ quan, số điện thoại, số fax., E-mail ; hoặc có ký hiệu
tên người đánh văn bản, số lượng bản phát hành Những thể thức văn bản
này được quy định chung cho cả các loại văn bản quy phạm pháp luật, lẫn văn
bản hành chính. Riêng đối với các văn bản chuyên ngành, thể thức và kỹ thuật trình
bày do bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan quản lý ngành quy định sau khi thoả
thuận thống nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài được thực hiện
theo thông lệ quốc tế (trường hợp công văn trao đổi của bộ với tổ chức, cá
nhân nước ngoài )
Các văn bản chuyên ngành (còn gọi là văn bản chuyên môn, nghiệp vụ)
gồm các văn bản có tính chuyên môn, nghiệp vụ riêng của từng cơ quan bộ để
thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình theo quy định của Nhà nước.

Việc quản lý các loại văn bản trên đây được thực hiện thông qua bộ phận
văn thư và công tác văn thư ở cơ quan cấp bộ, từ đây chúng ta thấy vai trò và
nhiệm vụ quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan cấp bộ .

1.2.1.2. Công tác văn thư .

“Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan
đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ
sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các
cơ quan, tổ chức” [42;8].
Điều này cho thấy rằng, phạm vi của công tác văn thư rất rộng. Có thể
nói, ở tất cả các bộ, cơ quan, tổ chức đều có các công tác chỉ đạo, quản lý mọi
mặt hoạt động cuả mình; trong tất cả các công tác đó đều cần đến công văn,
giấy tờ, cần đến công tác văn thư; không có công tác văn thư và quản lý công


19

tác văn thư một cách khoa học thì việc quản lý, chỉ đạo có thể sẽ gặp ách tắc,
trong nhiều trường hợp, hoạt động của cơ quan bộ sẽ bị đình trệ, hoặc phạm
sai lầm nghiêm trọng .
Công tác văn thư được thực hiện tốt sẽ bảo đảm thông tin cần thiết cho
việc quản lý nhà nước của các bộ. Việc cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết
bảo đảm cho việc giải quyết công tác của thủ trưởng cơ quan bộ được thực
hiện nhanh chóng, hợp lý, có kết quả, chất lượng cao. Đồng thời, nó cũng bảo
đảm cho việc quản lý tránh được bệnh quan liêu, giấy tờ, tránh được những
sai sót, sơ hở dẫn đến sai phạm pháp luật. Làm tốt công tác văn thư góp phần
nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác của các đơn vị trong toàn cơ quan
trong đó có công tác lưu trữ. Một ý nghĩa khác rất quan trọng đó là khi công
tác văn thư được tuân thủ đúng đắn, công văn giấy tờ được quản lý khoa học,

chúng sẽ được lưu giữ đầy đủ, và đó sẽ là bằng chứng khách quan về mọi mặt
hoạt động của các bộ trong thời gian nào đó, chẳng hạn trong nhiệm kỳ của
Bộ trưởng. Nội dung các văn bản phản ánh hoạt động của cơ quan, của các cá
nhân giữ các trọng trách khác nhau trong cơ quan (lãnh đạo bộ, Bộ trưởng,
Thứ trưởng và các cấp vụ, cục ). Như vậy, các cấp lãnh đạo của bộ không
thể cố tình làm sai luật pháp và các quy định khác; đồng thời các văn bản sẽ là
bằng chứng về hoạt động của cơ quan, cũng như cá nhân trước cơ quan pháp
luật. Điều này cho thấy, các cơ quan, tổ chức, kể cả các cá nhân lãnh đạo ở
bộ, cần phải thực hiện tốt công tác văn thư theo đúng quy định của luật pháp.
Nội dung của công tác văn thư ở cơ quan cấp bộ bao gồm những công
việc chính sau: 1/ Soạn thảo và ban hành văn bản; 2/ quản lý văn bản, quản lý
và sử dụng con dấu; 3/ quản lý công tác văn thư ; 4/ khen thưởng, xử lý vi
phạm và khiếu nại, tố cáo trong lĩnh vực công tác văn thư. Thực tế đây là
những hoạt động thường xuyên của lãnh đạo bộ và các bộ phận liên quan .
Trong phần lớn sách báo tài liệu nói về công tác văn thư, hay công tác
hành chính-văn phòng, hay công tác văn thư lưu trữ, thường đề cập đến


20

những vấn đề như soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý và giải quyết văn
bản, quản lý và sử dụng con dấu và đề cập đến các vấn đề về quản lý nhà
nước trong công tác văn thư. ở đây chúng tôi muốn nhấn mạnh đến vấn đề
trách nhiệm quản lý công tác văn thư ở cơ quan cấp bộ. Chỉ có cơ quan cấp
Bộ, trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn quản lý của mình mới có quyền:
" ban hành và hướng dẫn thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư;
tổ chức, chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công
tác văn thư; tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn
thư " 11;51 Cần lưu ý rằng, nội dung của công tác văn thư và quản lý công
tác văn thư là hai mặt của một vấn đề (công tác văn thư). Vì vậy, khi nói đến

nội dung của công tác văn thư, mà không đề cập đến trách nhiệm quản lý về
công tác văn thư, thì như vậy chỉ mới đề cập đến bản thân nghiệp vụ văn thư
thuần túy, mà chưa đề cập đến người làm ra văn thư, quản lý văn thư; và do
vậy, chưa thấy được vai trò của công tác văn thư ở cơ quan cấp bộ và vai trò
của lãnh đạo bộ trong nhiệm vụ quan trọng này. Do đó, khi nói về nội dung
công tác văn thư, chúng ta cần đề cập đến cả trách nhiệm quản lý về công tác
văn thư ở cơ quan cấp bộ. Đề cập và bao quát vấn đề rộng hơn cho phép
chúng ta nghiên cứu và xem xét vấn đề toàn diện hơn, đầy đủ hơn, khoa học
hơn, làm cho công tác văn thư đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu phát triển
nhanh chóng của xã hội nước ta hiện nay .
Soạn thảo và ban hành văn bản bao gồm những quy định về: 1/ Hình
thức văn bản; 2/ Các thể thức văn bản; 3/ Soạn thảo văn bản; 4/ Duyệt bản
thảo, việc sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt; 5/ Đánh máy, nhân bản; 6/
Kiểm tra văn bản trước khi ban hành; 7/ Kí văn bản; 8/ Bản sao văn bản. Việc
soạn thảo và ban hành văn bản ở các bộ phải tuân thủ nghiêm túc các quy
định này, cũng như các bước, các nội dung phải thực hiện trong từng quy
định; thủ trưởng cơ quan bộ, tổ chức hoặc cá nhân chủ trì việc soạn thảo văn


21

bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản; Chánh văn phòng
bộ phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày
và thủ tục ban hành văn bản, và người ký văn bản (Bộ trưởng, Thứ trưởng)
phải chịu trách nhiệm pháp lý về văn bản đã được ký và ban hành .
Quản lý văn bản, quản lý và sử dụng con dấu là một nội dung khác của
công tác văn thư ở cơ quan cấp bộ. Nội dung này bao gồm :
1/ Quản lý văn bản đến (tiếp nhận, đăng ký văn bản; trình, chuyển giao
văn bản đến; giải quyết, theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản) .
2/ Quản lý văn bản đi (kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật; ghi số, ký

hiệu và ngày tháng năm của văn bản; đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn,
mật (nếu cần); đăng ký văn bản; làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc
chuyển phát văn bản; lưu văn bản) .
3/ Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành (lưu
trữ bộ) gồm những công việc sau: a- Lập hồ sơ hiện hành và yêu cầu về lập hồ
sơ ( Lập hồ sơ: mở hồ sơ; thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong
quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ; kết thúc và biên mục hồ sơ;
Yêu cầu: phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan; phải có sự liên
quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng sự việc; có giá trị bảo quản tương
đối đồng đều); b- Giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành ( Các đơn vị và cá
nhân trong cơ quan có trách nhiệm phải giao nộp tài liệu vào lưu trữ của cơ
quan bộ; tuỳ theo tính chất của tài liệu có thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu
trữ cụ thể; thủ tục giao nộp: lập bản "Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu" và "Biên
bản giao nhận tài liệu", sau khi giao nhận tài liệu, cơ quan và người giao nộp
giữ mỗi bên một bản các loại trên); c- Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và
giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành có liên quan đến tất cả các cơ quan, tổ
chức, người đứng đầu cơ quan, tổ chức đó, các chánh văn phòng, trưởng
phòng hành chính, các cá nhân, viên chức trong các cơ quan, tổ chức; d-


22

Nghiệp vụ lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện
hành được thực hiện theo quy định của luật pháp hiện hành .
4/ Quản lý và sử dụng con dấu liên quan đến các quy định về quản lý, sử
dụng và đóng dấu trong công tác văn thư. Quản lí con dấu phải được thực
hiện theo quy định của pháp luật, con dấu phải được giao cho nhân viên văn
thư cất giữ và đóng dấu tại cơ quan theo trách nhiệm được thủ trưởng cơ quan
giao. Việc đóng dấu cũng phải được thực hiện đúng theo quy định, như phải
đóng rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và đúng mực dấu quy định

Quản lý về công tác văn thư ở cơ quan cấp bộ
1/ Nội dung quản lý về công tác văn thư ở cơ quan cấp bộ (đã được trình
bày ở phần trên) .
2/ Tổ chức, nhiệm vụ của văn thư ở cơ quan cấp bộ
Các cơ quan cấp bộ phải “thành lập Phòng Văn thư - Lưu trữ thuộc Văn
phòng bộ” [49;01], cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư phải có
đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức theo quy định hiện hành; đồng
thời phải thực hiện chức trách quản lý về văn thư trong phạm vi quản lý của
bộ theo quy định của Nhà nước .
Văn thư cơ quan bộ có những nhiệm vụ sau:
- Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến, trình hoặc chuyển giao chúng cho đơn
vị, cá nhân đúng địa chỉ;
- Giúp người phụ trách theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến;
tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt, ký
ban hành;
- Kiểm tra văn bản đi theo quy định (thể thức, hình thức, ghi ngày tháng,
đóng dấu, đăng ký, thủ tục phát hành, chuyển phát );
- Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu; quản lý sổ
sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục giấy tờ cho cán bộ
cơ quan (giấy giới thiệu, giấy đi đường );


23

- Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan.
Để cho cán bộ, công chức văn thư thực hiện đúng chức trách của mình,
bên cạnh những quy định chung của Nhà nước, các bộ đều có những quy
định, yêu cầu cụ thể về công việc phải làm của các cán bộ, công chức đó theo
ngạch công chức của họ, phù hợp với điều kiện và yêu cầu công tác của bộ .
Khen thưởng, xử lý vi phạm và khiếu nại, tố cáo trong lĩnh vực công tác

văn thư là những vấn đề quan trọng trong nội dung của công tác văn thư ở cơ
quan cấp bộ, làm cho công tác văn thư được thực hiện nghiêm túc, đúng pháp
luật, góp phần làm cho công tác văn thư đáp ứng được những yêu cầu quan
trọng: nhanh chóng, chính xác, bí mật và hiện đại, bảo đảm cho hoạt động của
các bộ được thực hiện có hiệu quả cao .

1.2.2. Những nội dung cơ bản của công tác lưu trữ ở cơ quan cấp bộ
1.2.2.1. Lưu trữ
Lưu trữ, theo nghĩa thông thường là cất giữ, tàng trữ. Về mặt khoa học,
lưu trữ có nghĩa rộng hơn, nó không chỉ là cất giữ, mà còn bao hàm nội dung
quản lý, xử lý để sử dụng. ở nhiều nước trên thế giới, người ta sử dụng thuật
ngữ Archive-lưu trữ, để chỉ việc cất giữ, lưu trữ tài liệu (văn bản), nơi lưu giữ
tài liệu, hay cơ quan lưu giữ, bảo quản tài liệu. Từ điển Webster's New World
College Dictionary 1996 có nêu Archive với các nghĩa: 1a/ nơi cất giữ tài
liệu, hồ sơ công cộng; 1b/ nơi cất giữ tư liệu có tính chất tài liệu như các giấy
tờ cá nhân, các hồ sơ, các văn bản ghi nhớ, hoặc tranh ảnh của cơ quan; 2/
những giấy tờ, tài liệu được lưu giữ ở một nơi nào đó [58;19] .
Như vậy, có thể thấy rằng, ở các nước ngay từ thời kỳ đầu thực hiện lưu
trữ tài liệu, hồ sơ, những tài liệu được lưu trữ này thường là những tài liệu
nguồn, ban đầu, hay tài liệu gốc ( thuật ngữ của Nghị định 110/2004 của
Chính phủ dùng là: "Bản chính văn bản") được cất giữ để làm bằng chứng,
chứng cứ cho các hoạt động, giao dịch dân sự, luật pháp


24

Trên thực tế không phải tài liệu nào cũng được lưu trữ, mặc dù chúng
phần lớn được hình thành từ tài liệu văn thư; chỉ những tài liệu hình thành
trong quá trình hoạt động của cơ quan cấp bộ có ý nghĩa chính trị, kinh tế,
khoa học, văn hoá, lịch sử ) khi được đưa vào quản lý, bảo quản với mục

đích lưu giữ mới được gọi là tài liệu lưu trữ .
Điều 1, Pháp lệnh 34/2001/PL-UBTVQH10 về lưu trữ quốc gia, đã nêu:
“Tài liệu lưu trữ quốc gia là tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc
phòng, an ninh, ngoại giao, văn hoá, giáo dục, khoa học và công nghệ được
hình thành trong các thời kỳ lịch sử của dân tộc Việt Nam, trong quá trình
hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị-xã
hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội-nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ
trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức) và các nhân vật lịch
sử, tiêu biểu phục vụ việc nghiên cứu lịch sử, khoa học và hoạt động thực
tiễn” [11;5-6].
1.2.2.2. Công tác Lưu trữ
Có thể coi công tác lưu trữ là hoạt động có mục đích của con người,
thông qua hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ, nhằm thu thập, lưu giữ,
bảo quản và tổ chức sử dụng các loại tài liệu lưu trữ. Đây cũng là nội dung cơ
bản của công tác lưu trữ .
Pháp lệnh về lưu trữ quốc gia và Nghị định số 111/2004/NĐ-CP của
Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc
gia quy định khá rõ ràng về nội dung công tác lưu trữ, bao gồm hoạt động
nghiệp vụ và hoạt động quản lý .
Hoạt động nghiệp vụ gồm : thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ; chỉnh lý khoa học
tài liệu lưu trữ; bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu trữ; tổ chức sử dụng tài liệu lưu
trữ
Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ được thực hiện ở cơ quan cấp bộ, các
cơ quan, tổ chức. Điều 11, Mục 1, Chương II, Pháp lệnh về Lưu trữ quốc gia


25

có quy định : “Cơ quan, tổ chức, cá nhân trong quá trình xây dựng, ban hành
văn bản và sử dụng tài liệu văn thư phải lập thành hồ sơ và bảo vệ an toàn.

Tài liệu văn thư có giá trị lưu trữ của cơ quan, tổ chức nào phải được giao nộp
vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức đó theo thời hạn quy định ”
11;08. Như vậy, chúng ta có thể thấy, lưu trữ bộ là lưu trữ hiện hành, có
nhiệm vụ thu thập tài liệu từ các đơn vị thuộc bộ. Thời hạn giao nộp tài liệu
vào lưu trữ bộ được thực hiện như sau: “sau một năm, kể từ năm công việc có
liên quan đến tài liệu văn thư kết thúc thì tài liệu có giá trị lưu trữ được giao
nộp vào lưu trữ hiện hành ”[11;09] .
Đây là một trong những căn cứ quan trọng cho công tác thu thập tài liệu
vào lưu trữ bộ. Thu thập là hoạt động nghiệp vụ đầu tiên, có ý nghĩa quan
trọng trong công tác lưu trữ ở cơ quan cấp bộ. Trên cơ sở những tài liệu này,
chúng sẽ được phân loại, lựa chọn để đưa vào lưu giữ, bảo quản và phục vụ
cho khai thác sử dụng .
Nhiệm vụ thu thập tài liệu của lưu trữ bộ gồm : lập kế hoạch thu thập hồ
sơ, tài liệu; phối hợp với các đơn vị, cá nhân xác định hồ sơ, tài liệu cần thu
thập; hướng dẫn các đơn vị và cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp và
thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”; chuẩn bị kho tàng và các
phương tiện để tiếp nhận tài liệu; tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập “Biên bản
giao nhận tài liệu” .
Chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ là các hoạt động nghiệp vụ về phân
loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu, thống kê tài liệu, tiêu huỷ tài liệu hết giá
trị “Các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉnh lý tài liệu của mình” [11;21].
Tuỳ theo tình hình tài liệu của từng phông lưu trữ mà nội dung và các bước
tiến hành chỉnh lý được xác định khác nhau: Chỉnh lý đối với phông lưu trữ
đã được lập hồ sơ ở văn thư và phông lưu trữ tài liệu còn rời lẻ, chưa được lập
hồ sơ. Dù thực hiện công việc chỉnh lý theo nội dung và cách thức như thế