ứng dụng công nghệ thông tin tại đơn vị mình đang làm việc

Anh (Chị) hãy cho biết tình hình ứng dụng công nghệ thông tin tại đơn vị mình đang
làm việc. Phân tích điểm được, mất khi ứng dụng công nghệ thông tin để xây dựng
MIS ở đơn vị anh (chị) công tác.
Trả lời
1.1. Sơ lược về cơ quan làm việc:
1.1.1. Tổng Công ty Bến Thành:
Cơ quan tôi hiện đang làm việc là Tổng Công ty Bến Thành – TNHH một thành viên
(Benthanh Group, sau đây gọi tắt là BTG), có website là www.benthanhgroup.com.
BTG là doanh nghiệp 100% vốn nhà nước, do Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí
Minh làm chủ sở hữu, được thành lập từ năm 1997. Năm 2003, BTG được tổ chức
hoạt động theo mô hình công ty mẹ - công ty con, trong đó BTG là công ty mẹ có
chức năng trực tiếp hoạt động kinh doanh và đầu tư tài chính vào các công ty con –
công ty liên kết (sau đây gọi tắt là doanh nghiệp khác hoặc các doanh nghiệp thuộc
hệ thống BTG).
1.1.2. Bộ máy quản lý, điều hành:
Bộ máy quản lý điều hành của BTG gồm: Hội đồng thành viên, Kiểm soát viên, Tổng
Giám đốc, các Phó Tổng Giám đốc và bộ máy giúp việc gồm 07 phòng: Phòng Tài
chính - Kế hoạch, Phòng Kế toán, Phòng Kiểm soát nội bộ, Phòng Truyền thôngThương hiệu, Phòng Đầu tư, Phòng Hành chánh, Phòng Nhân sự.
Để quản lý phần vốn của BTG đầu tư tại các doanh nghiệp khác, BTG đã cử 77
người đại diện vốn. Những người đại diện vốn này tham gia Hội đồng quản trị của
các doanh nghiệp khác, đồng thời nắm giữ các chức vụ Chủ tịch Hội đồng quản trị,
Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc để trực tiếp tham gia quản lý, điều hành các
doanh nghiệp nhằm hướng các doanh nghiệp hoạt động theo chiến lược kinh doanh
mà BTG đề ra.


2

1.1.3. Lĩnh vực kinh doanh:
Về chức năng trực tiếp hoạt động kinh doanh, BTG thực hiện đầu tư hoặc liên kết với
các đối tác để thực hiện nhiều dự án về bất động sản. Các đối tác được lựa chọn phải

đảm bảo yêu cầu năng lực về tài chính và quản trị dự án bất động sản.
Về đầu tư tài chính vào các doanh nghiệp khác, hiện nay BTG đang đầu tư vốn vào
31 doanh nghiệp khác hoạt động trong các lĩnh vực thương mại, du lịch, bất động sản
và sản xuất công nghiệp. Các doanh nghiệp này hoạt động tại địa bàn thành phố Hồ
Chí Minh và các thành phố lớn trên cả nước.
1.2. Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin tại cơ quan làm việc:
Xét theo 3 mức độ của hệ thống thông tin, hiện nay BTG đã xây dựng hệ thống thông
tin như sau:
- Hệ hỗ trợ xử lý tiến trình nghiệp vụ: gồm các phần mềm nghiệp vụ sử dụng cho các
nhân viên nghiệp vụ xử lý các thông tin để phục vụ cho công tác chuyên môn của
từng bộ phận (ví dụ, phần mềm kế toán, phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm xử lý
văn bản …). Do các phần mềm này được viết riêng lẻ nên không có sự kết nối giữa
các phần mềm này.
- Hệ hỗ trợ ra quyết định kinh doanh: được kết nối trong các phần mềm nghiệp vụ
nêu trên, do Giám đốc các bộ phận liên quan xử lý theo hướng tổng hợp số liệu đầu
vào, phân tích và đánh giá số liệu đầu ra, trên cơ sở đó báo cáo cho lãnh đạo cấp cao
của BTG ra quyết định kinh doanh.
- Do đặc thù của BTG là đầu tư vào các doanh nghiệp khác, nên việc ra quyết định
chiến lược của lãnh đạo BTG phụ thuộc vào các báo cáo và đề xuất của lãnh đạo các
doanh nghiệp khác. Hiện nay, việc báo cáo này được thực hiện thông qua văn bản
giấy để đảm bảo yêu cầu thủ tục pháp lý nội bộ và lưu trữ. Do đó, việc xây dựng hệ
thống hỗ trợ chiến lược để giúp lãnh đạo cấp cao của BTG hoạch định chiến lược,
nâng cao năng lực cạnh tranh chưa được BTG đề ra.


3

Ngoài ra, một trong những yêu cầu của chiến lược kinh doanh của BTG là các doanh
nghiệp phải ưu tiên cho nhau trong hợp tác đầu tư và ưu tiên tiêu dùng hàng hóa và
dịch vụ của nhau, nên BTG đã kết nối giữa các doanh nghiệp khác qua việc xây dựng

hệ thống thông tin nội bộ về các sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ để phục vụ cho nhu cầu
hợp tác đầu tư theo hướng tận dụng nguồn lực của nhau và nhu cầu tiêu dùng nội bộ.
Các trang web của các doanh nghiệp thuộc hệ thống BTG đều xây dựng theo hướng
kinh doanh điện tử (e-commerce) để trực tiếp đưa thông tin về hàng hóa, dịch vụ và
giao dịch trực tuyến đến người tiêu dùng.
1.3. Phân tích các điểm được, mất khi ứng dụng công nghệ thông tin để xây
dựng MIS ở cơ quan đang công tác:
Tuy việc ứng dụng công nghệ thông tin để xây dựng MIS tại BTG chưa cao, nhưng
qua tình hình ứng dụng nêu trên, có thể thấy các điểm được, mất như sau:
1.3.1. Các điểm được:
- Nhân viên các bộ phận không phải sử dụng giấy tờ quá nhiều trong quá trình thực
hiện nghiệp vụ của mình;
- Việc xử lý thông tin qua các khâu đã nhanh hơn, góp phần phục vụ cho lãnh đạo ra
quyết định nhanh hơn, góp phần hỗ trợ cho việc cạnh tranh của BTG và các doanh
nghiệp khác.
- Nhận thức của nhân viên được nâng cao qua việc ý thức tham gia vào sử dụng các
ứng dụng công nghệ thông tin để phục vụ cho hoạt động của mình.
- Các doanh nghiệp thuộc hệ thống BTG tránh được việc lãng phí nguồn lực của mình

khi có nhu cầu hợp tác đầu tư và tránh được việc lãng phí chi phí khi sử dụng hàng
hóa, dịch vụ bên ngoài.
- Việc mua bán được thực hiện nhanh hơn do giao dịch trực tuyến với người dùng
qua trang web.
1.3.2. Các điểm mất:


4

- Chi phí đầu tư mua sắm phần cứng, phần mềm và bảo trì, nâng cấp hệ thống khi
cần.

- Chi phí thuê nhà tư vấn khảo sát quy trình hoạt động của các bộ phận để thiết kế
phần mềm phù hợp.
- Chi phí huấn luyện nhân viên sử dụng phần mềm.
- Sự lãng phí không tính được do hệ thống thông tin không được xây dựng từ đầu
theo hướng kết nối thành các phần mềm sử dụng chung.
Câu 2. Anh (Chị) có đồng ý với quan điểm ứng dụng công nghệ thông tin (cụ thể xây
dựng MIS hay hơn nữa) sẽ tạo lợi thế cạnh tranh cho công ty? Tại sao? Hãy cho ví dụ
dẫn chứng các trường hợp mà anh (chị) có kinh nghiệm.
Trả lời
2.1. Đồng ý với quan điểm:
Tôi hoàn toàn đồng ý với quan điểm cho rằng việc ứng dụng công nghệ thông tin (cụ thể là
xây dựng MIS hay hơn nữa) sẽ tạo lợi thế cạnh tranh cho công ty. Vì khi công ty đã xác định
cho mình một chiến lược kinh doanh thì ngay sau đó công ty phải xây dựng đồng thời những
chiến lược nhánh phù hợp để phục vụ cho việc thực hiện chiến lược kinh doanh đó. Và trong
các chiến lược nhánh thì chiến lược ứng dụng công nghệ thông tin là một phần quan trọng
không thể thiếu trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt và bùng nổ thông tin trong giai đoạn hiện
nay.
Thật vậy, sự tồn tại và phát triển bền vững của các doanh nghiệp đều cần phải có các yếu
tố như con người, tiền bạc, nguyên vật liệu, kỹ thuật và công nghệ, khoa học và nghệ thuật
quản trị; tất cả những yếu tố nêu trên chỉ thật sự được coi là đã sử dụng và khai thác hiệu
quả khi chúng giúp cho doanh nghiệp nâng cao được tính cạnh tranh trong bối cảnh hội
nhập toàn cầu và môi trường kinh doanh phức tạp hiện nay, trong đó việc ứng dụng công
nghệ thông tin (IT) vào quản lý doanh nghiệp không những góp phần nâng cao tính cạnh
tranh mà còn làm thay đổi phương thức cạnh tranh. Vì khi có chiến lược ứng dụng công
nghệ thông tin và xây dựng MIS phù hợp thì công ty sẽ nhanh chóng phát hiện ra những


5

ưu, khuyết điểm trong quá trình hoạt động của mình, từ đó nhanh chóng khắc phục những

khuyết điểm và tận dụng những ưu thế để hoạt động tốt hơn và cạnh tranh mạnh hơn.
Do đó, đó là vấn đề không có gì phải bàn cãi vì khi doanh nghiệp xác lập chiến lược kinh
doanh thì đồng thời phải nghĩ tới chiến lược ứng dụng công nghệ thông tin do chiến lược
ứng dụng công nghệ thông tin quan trọng tới mức có ảnh hưởng lớn đến chiến lược kinh
doanh.
2.2. Ví dụ dẫn chứng:
Do BTG hoạt động theo hình thức đầu tư tài chính vào doanh nghiệp khác là chủ yếu, nên
chiến lược cạnh tranh được BTG xác định là chiến lược tăng trưởng, cụ thể là mở rộng thị
trường đầu tư ra các tỉnh, thành phố lớn trong cả nước, nhất là trong lĩnh vực bất động sản.
Có một trường hợp kinh nghiệm trong quá trình kinh doanh bất động sản mà BTG đã trải
qua, đó là tình trạng “mua xa, bán gần”, nghĩa là đi đầu tư bất động sản ở những tỉnh thành
khác do việc cấp đất tại các địa phương này rất dễ do chính quyền sở tại muốn thu hút đầu
tư, trong khi ngay tại trung tâm thành phố Hồ Chí Minh thì chúng tôi có những mặt bằng
rất tốt, nhưng lại không khai thác được do diện tích hẹp, nên lãnh đạo BTG đã quyết định
bán những mặt bằng này để có nguồn tiền đầu tư cho những dự án tại các tỉnh.
Điều này nếu thực hiện sẽ làm giảm lợi thế cạnh tranh của BTG trong lĩnh vực bất động
sản tại địa bàn thành phố Hồ Chí Minh, cụ thể là thương hiệu của BTG sẽ giảm do BTG
không có những công trình cao ốc tại trung tâm thành phố.
Nhưng trong quá trình chuẩn bị rà soát để bán những mặt bằng nêu trên, thông qua hệ
thống thông tin nội bộ được kết nối giữa BTG và các doanh nghiệp trong hệ thống về tất cả
các mặt bằng hiện có, BTG đã phát hiện ra là có những mặt bằng (của dân) liền kề với mặt
bằng của BTG mà BTG có thể thực hiện các việc như sau:
- Đề nghị đổi để họ lấy một mặt bằng khác.
- Đề nghị họ liên kết với BTG bằng cách góp diện tích đất liền kề đó để BTG xây dựng
cao ốc và phần góp của họ được tính vào vốn đầu tư, họ được chia lãi như là một cổ
đông.


6

Bằng cách đổi hoặc liên kết nêu trên, nhiều mặt bằng của BTG đã trở nên rộng hơn và
BTG đã trực tiếp xây dựng hoặc hợp tác với các nhà đầu tư nước ngoài xây dựng nhiều dự
án công trình cao ốc tại thành phố Hồ Chí Minh, điều này làm cho thương hiệu BTG trong
lĩnh vực bất động sản mạnh hơn. Qua kinh nghiệm nêu trên cho thấy rõ ràng việc ứng
dụng công nghệ thông tin đã tạo lợi thế cạnh tranh cho BTG.
Câu 3. Giả sử anh (chị) có thẩm quyền triển khai dự án xây dựng MIS tại cơ quan
của anh (chị), anh (chị) hãy cho biết các bước cần tiến hành, các tài nguyên cần
chuẩn bị và các bên liên quan mà anh chị sẽ phải tập hợp trong dự án.
Trả lời
Việc triển khai Dự án xây dựng MIS tại BTG được tiến hành qua 06 bước, trong đó các tài
nguyên cần chuẩn bị và các bên liên quan phải tập hợp như sau:
Bước 1. Xác định yêu cầu/vấn đề:
Các bên liên quan tại bước này là người yêu cầu dự án (lãnh đạo cấp cao của BTG) và
phân tích viên phải làm việc với nhau để trao đổi ý tưởng về dự án, và tài nguyên cần
chuẩn bị trong bước này là các bên liên quan phải sử dụng tư duy hệ thống để xác định yêu
cầu/vấn đề. Điều này để đảm bảo quy trình được thực hiện có phương pháp luận, từ đó
đảm bảo được 02 tiêu chí/mục tiêu quan trọng của dự án là chất lượng (đáp ứng được nhu
cầu của người dùng) và quản trị (trong khoảng thời gian và chi phí cho phép).
Bước 2. Nghiên cứu khả thi:
Tại bước này, vai trò của phân tích viên là chủ yếu. Phân tích viên sẽ phát triển các ý tưởng
đã trao đổi (với người yêu cầu dự án) tại bước 1 để chọn các giải pháp khả thi cho dự án,
trong đó xem xét toàn diện các loại khả thi về vận hành, kinh tế, kỹ thuật, con người,
luật/chính trị. Các tài nguyên cần chuẩn bị trong bước này là tài chính, con người và công
nghệ.
Bước này rất quan trọng vì có giải pháp phù hợp thì BTG và nhà tư vấn mới đi tiếp được các
bước tiếp theo, mặt khác vì giải pháp như thế nào thì tài chính, con người và công nghệ của


7

BTG phải thích ứng như thế đó. Ở cuối bước này, phân tích viên phải cung cấp cho BTG
một bản nghiên cứu khả thi.
Bước 3. Phân tích hệ thống:
Các bên liên quan trong bước này là phân tích viên làm việc với các bộ phận, phòng ban
trong BTG. Đây là bước đòi hỏi nhiều thời gian vì việc phân tích hệ thống phải phù hợp
với các giải pháp đã chọn và vì phân tích viên phải nghiên cứu sâu về nhu cầu thông tin
của người sử dụng là các phòng ban của BTG, qua đó phân tích viên xác định các yêu cầu
chức năng sẽ được sử dụng để làm cơ sở cho việc thiết kế hệ thống thông tin mới. Việc
phân tích được thực hiện trên các mặt sau đây:
- Phân tích về quan niệm: để 2 bên có thể hiểu nhau và thống nhất về các khái niệm
trong các quy trình nghiệp vụ để việc thiết kế hệ thống được thuận lợi.
- Phân tích về lôgic: để xây dựng một mô hình lôgic cho hệ thống hiện tại, theo đó
phác thảo những gì hệ thống hiện tại đang thực hiện.
- Phân tích các yêu cầu chức năng: để xác định các nhu cầu thông tin của từng
nghiệp vụ cụ thể (xác định loại thông tin mà mỗi hoạt động nghiệp vụ cần và xác
định quy trình xử lý phù hợp để có được các thông tin này). Phân tích này trả lời câu
hỏi “hệ thống phải làm cái gì thông qua các loại nhu cầu chức năng (gồm có giao
diện người dùng, xử lý, lưu trữ và điều khiển) để đáp ứng nhu cầu thông tin của
người sử dụng”.
Các tài nguyên cần chuẩn bị trong bước này là các tài liệu về quy trình nghiệp vụ của
các phòng ban mà BTG phải cung cấp cho phân tích viên.
Bước 4. Thiết kế hệ thống:
Các bên liên quan trong bước này là thiết kế viên làm việc với các bộ phận, phòng ban trong
BTG. Một trong những yêu cầu của bước này là từng bước thiết kế phải có sự đồng thuận của
bộ phận sử dụng vì người sử dụng phải thấy được sản phẩm tương lai mà mình phải dùng.


8

Trong bước này thiết kế viên sẽ hiệu chỉnh mô hình logic của hệ thống cũ để có được phác

thảo cho hệ thống mới, từ đó thực hiện việc thiết kế vật lý để đảm bảo hệ thống có thể đạt
được như thiết kế lôgic mong muốn.
Tài nguyên sử dụng trong bước này là các protopyte (là các công cụ bảng biểu có sẵn để
thiết kế viên có thể trình bày nhanh cho khách hàng là các phòng ban của BTG).
Bước 5. Triển khai hệ thống:
Các bên liên quan tại bước này là chuyên gia của nhà tư vấn và toàn bộ nhân viên nghiệp
vụ của BTG (là người dùng đầu cuối). Chuyên gia sẽ huấn luyện cho người dùng, hướng
dẫn chuyển đổi dữ liệu, tiến hành kiểm tra và sửa lỗi phần mềm, kiểm tra hiệu năng của
website, kiểm tra phần cứng mới và xem xét lại các các prototype, các giao diện và báo
cáo.
Tài nguyên được tập hợp tại bước này là các thiết bị phần cứng, phần mềm, các tài liệu
được nhà tư vấn biên soạn để đào tạo (tập huấn) cho người dùng đầu cuối trong việc
chuyển đổi dữ liệu và chạy thử hệ thống (khai thác hệ thống).
Bước 6. Bảo trì hệ thống:
Là bước cuối cùng trong dự án xây dựng MIS cho BTG. Các bên liên quan là chuyên gia
của nhà tư vấn, Trưởng các bộ phận và toàn bộ nhân viên nghiệp vụ của BTG. Tại bước
này, các nhân viên của BTG báo cáo định kỳ về hoạt động của hệ thống để Trưởng các bộ
phận xem xét việc hệ thống có đáp ứng các mục tiêu của doanh nghiệp (nghĩa là có đảm
bảo tiêu chí chất lượng). Qua phản ánh của các Trưởng bộ phận, chuyên gia thực hiện việc
bảo trì hệ thống (sửa lỗi chương trình và lỗi thiết kế, thêm chức năng mới để thích ứng với
thay đổi của môi trường/nghiệp vụ, hoàn thiện và dự báo lỗi để giảm các nguy cơ sai sót).
Câu 4. Anh (Chị) hãy cho biết chức năng, nhiệm vụ của một CIO (Chief Information
Officer) trong một doanh nghiệp.
Trả lời


9

CIO trong một doanh nghiệp có 5 vai trò và cũng đồng thời là 5 chức năng là nhà lãnh đạo,
nguồn thông tin, nhà phân tích thị trường IT, nhà chiến lược kinh doanh và nhà công nghệ

với các nhiệm vụ cụ thể như sau:
- Một nhà lãnh đạo: có nhiệm vụ là quản lý tài nguyên thông tin, chia sẽ thông tin,
quản trị các nhà cung cấp giải pháp, thương thảo các hợp đồng cho doanh nghiệp

- Một nguồn thông tin: có nhiệm vụ là tập hợp và phân phối thông tin; tìm
kiếm các dự án phát triển mới; theo dõi các đối thủ cạnh tranh; cung cấp các
thông tin giá trị cho việc lập chiến lược, kế hoạch phát triển và quy trình
nghiệp vụ.
- Một nhà phân tích thị trường IT: có nhiệm vụ giúp đỡ CEO hiểu các công
nghệ mới trong thị trường có thể ứng dụng cho doanh nghiệp.

- Một nhà chiến lược kinh doanh: có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch phát triển IT
phù hợp với chiến lược phát triển của doanh nghiệp, xác định và khai thác các cơ hội
mới, đối diện và giải quyết các thách thức mới.
- Một nhà công nghệ: có nhiệm vụ cập nhật kịp thời các tiến bộ của công nghệ
thông tin học để nghiên cứu ứng dụng cho doanh nghiệp.
Câu 5. Anh (Chị) hiểu thế nào về ERP (Enterprise Resource Planning). Hãy phác
thảo một kế hoạch xây dựng ERP cho công ty anh (chị) ở góc độ nhà quản lý, lập
chiến lược thông tin cho công ty.
Trả lời5
5.1. Khái quát về ERP:
ERP là hệ thống liên chức năng điều khiển bởi một bộ tích hợp các mô-đun phần mềm hỗ
trợ các quy trình kinh doanh nội bộ cơ bản của một công ty. Ví dụ, phần mềm ERP cho
một công ty sản xuất thường sẽ xử lý dữ liệu từ và theo dõi tình trạng bán hàng, hàng tồn
kho, vận chuyển và hóa đơn, cũng như các nguyên liệu dự báo và yêu cầu nguồn nhân lực.


10

ERP là ứng dụng quan trọng trong công nghệ kinh doanh điện tử. ERP cung cấp cho công

ty một giải pháp tích hợp của các quá trình kinh doanh cốt lõi của doanh nghiệp, chẳng hạn
như sản xuất, xử lý đơn hàng, quản lý hàng tồn kho, gắn liền với nhau bởi các phần mềm
ứng dụng ERP và một cơ sở dữ liệu chung duy trì bởi một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu.
Hệ thống ERP theo dõi các nguồn lực kinh doanh (như tiền mặt, nguyên vật liệu và năng
lực sản xuất), và tình trạng của các cam kết của các doanh nghiệp (chẳng hạn như đơn đặt
hàng của khách hàng, đơn đặt hàng với nhà cung cấp, và trả lương nhân viên).
Bộ phần mềm ERP thường bao gồm các module tích hợp sản xuất, phân phối, bán hàng, kế
toán, và các ứng dụng nguồn nhân lực. Ví dụ về các quy trình sản xuất được hỗ trợ là tài
liệu yêu cầu quy hoạch, kế hoạch sản xuất, lập kế hoạch và năng lực. Một số quy trình bán
hàng và quy trình tiếp thị được hỗ trợ bởi hệ thống ERP là phân tích bán hàng, lập kế
hoạch bán hàng, và giá phân tích, trong khi các ứng dụng phân phối điển hình bao gồm
quản lý trật tự, thu mua, và lập kế hoạch hậu cần. Hệ thống ERP hỗ trợ nhiều quá trình
nguồn nhân lực quan trọng, từ nhân viên yêu cầu kế hoạch tiền lương và quản lý lợi ích, và
thực hiện hầu hết các yêu cầu lưu trữ hồ sơ tài chính và các ứng dụng kế toán quản trị.

Hình 1. Các thành phần ứng dụng chính của ERP

Các thành phần ứng dụng chính của ERP cho thấy phương pháp tiếp cận liên chức năng
của hệ thống ERP như sau:
- Quản trị quan hệ khách hàng (CRM);


11

- Quản trị dây chuyền cung ứng (SCM);
- Quản trị quan hệ đối tác (PRM);
- Quản trị tri thức (KM).
5.2. Phác thảo một kế hoạch xây dựng ERP cho BTG:
5.2.1. Lập chiến lược thông tin cho BTG:
Qua trình bày nêu trên, với mạng lưới các công ty con và công ty liên kết hoạt động

trên nhiều lĩnh vực trên địa bàn nhiều địa phương trong nước và xuất khẩu ra nước
ngoài, ta có thể thấy BTG đã áp dụng chiến lược ứng dụng công nghệ thông tin theo
hướng phục vụ cho chiến lược cạnh tranh cụ thể là chiến lược tăng trưởng, theo đó
BTG sử dụng công nghệ thông tin trong việc kiểm soát các hoạt động của toàn hệ
thống để giữ ổn định thị trường hoạt động, đồng thời mở rộng khả năng sản xuất để
đáp ứng yêu cầu mở rộng thị trường đầu tư của doanh nghiệp.
5.2.2. Kinh phí:
BTG dự kiến lựa chọn nhà thầu là công ty tư vấn có năng lực thông qua phương thức
đấu thầu, do đó kinh phí của dự án ERP sẽ được xác định cụ thể khi hợp đồng chính
thức được BTG ký với nhà thầu.
Trên cơ sở dự toán chi phí theo giá cả thị trường và tư vấn của nhà thầu về các mục
diễn giải theo bảng dưới đây, BTG sẽ đàm phán với nhà thầu cố gắng tuân thủ đảm
bảo tỷ lệ kinh phí theo các yêu cầu đã được tính toán và thống kê hợp lý như sau:


12

Hình 2. Tỷ lệ chi phí triển khai một dự án ERP mới
- Tỷ lệ chi phí trang bị giữa phần cứng và phần mềm là 30% cho phần cứng và 70%
cho phần mềm.
- Tỷ lệ chi phí triển khai một dự án ERP mới là: phần cứng là 12%, phần mềm là
15%, huấn luyện và quản trị thay đổi là 15%, chuyển đổi dữ liệu là 15%, và tái cấu
trúc quy trình nghiệp vụ là 43%.
Giai đoạn
STT

Diễn giải chi phí

ĐVT
1

1
2
3
3
4
5
6

2

3

4

Thiết bị hạ tầng mạng, thiết bị
phần cứng
Phần mềm ứng dụng ERP
Huấn luyện và quản trị thay đổi
Chuyển đổi và nhập liệu hệ thống
Tư vấn, triển khai, đào tạo
Chi phí vận hành và bảo trì
Chi phí khác
Tổng

VND
VND
VND
VND
VND

VND
VND
VND

5.2.3. Thời gian:
Dự án ERP tại BTG sẽ tiến hành theo 04 giai đoạn theo quy trình RUP (Rational Unit
Process) như sau:
- Giai đoạn 1: Mô hình hóa nghiệp vụ.
- Giai đoạn 2: Xác định yêu cầu.
- Giai đoạn 3: Phân tích và thiết kế.
- Giai đoạn 4: Triển khai.
Việc thực hiện 4 giai đoạn nêu trên sẽ được tiến hành kết hợp theo 06 bước như sau:
- Bước 1: Xác định yêu cầu/vấn đề của BTG.


13

- Bước 2: Nghiên cứu khả thi.
- Bước 3: Phân tích hệ thống.
- Bước 4: Thiết kế hệ thống.
- Bước 5: Triển khai hệ thống.
- Bước 6: Bảo trì.
Yêu cầu về thời gian cho tất cả các bước nêu trên là 12 tháng kể từ lúc nhà thầu bắt
đầu thực hiện bước 1 (sau khi ký hợp đồng) đến khi bàn giao hệ thống, có thể dự trù
thêm 03 tháng kéo dài do những yếu tố khách quan hoặc chủ quan phát sinh.
5.2.4. Xác định các bên liên quan:
Các bên liên quan trong phát triển hệ thống ERP tại BTG được xác định như sau:
- Người yêu cầu dự án (lãnh đạo BTG).
- Người sử dụng (người lao động của BTG).
- Nhà thầu (là công ty tư vấn giải pháp công nghệ thông tin thực hiện việc tư vấn qua

việc trúng thầu dự án và việc tư vấn được giao cho các phân tích viên, thiết kế viên,
lập trình viên là người lao động của công ty này).
5.2.5. Phác thảo công việc của các bên liên quan:
a) Phác thảo công việc của nhà thầu:
Nhà thầu được yêu cầu nghiên cứu hồ sơ, khảo sát hiện trạng nghiệp vụ và công nghệ
thông tin, xây dựng giải pháp triển khai phần mềm ERP và phần cứng để tương thích
với phần mềm, tư vấn đào tạo người dùng về phần mềm và lắp đặt, chạy thử, bảo
hành toàn bộ hệ thống phần cứng đảm bảo hệ thống đáp ứng được các nhiệm vụ và
mục tiêu đặt ra theo hợp đồng, bao gồm các công việc chính dưới đây:

a.1) Xây dựng hệ thống ERP:


14

STT

Công việc

1

Phân tích yêu cầu

2

3

4

5

6

7

Thiết kế, xây dựng hệ thống

Kết quả chuyển giao
Tài liệu phân tích yêu cầu
Tài liệu thiết kế hệ thống (Tài liệu về
các thông số thiết lập hệ thống ứng
dụng)

Chuyển đổi dữ liệu từ hệ thống cũ sang
Tài liệu hướng dẫn chuyển đổi dữ
hệ thống mới, nhập dữ liệu mới vào hệ
liệu, nhập liệu
thống
Vận hành thử nghiệm

- Tài liệu kiểm tra vận hành.
- Biên bản kiểm tra vận hành.

Đào tạo

- Tài liệu hướng dẫn sử dụng,
- Người sử dụng được đào tạo và có
thể sử dụng được phần mềm,

Bàn giao hệ thống

- Bàn giao phần cứng có liên quan
cùng các tài liệu và chỉ dẫn kỹ huật.
- Bàn giao giấy chứng nhận bản
quyền sử dụng hệ thống ứng dụng.
- Chuyển giao các tài liệu gồm:
- Bàn giao hệ thống đã được cài đặt
và đưa vào sử dụng chính thức.

Bảo hành

- Có cam kết bảo hành ít nhất 24
tháng kể từ ngày đưa vào sử dụng
chính thức.
- Có quy trình hỗ trợ kỹ thuật hợp lý
đảm bảo các vấn đề được khắc phục
kịp thời.

a.2) Cung cấp hoặc tư vấn mua thiết bị, phần mềm và lắp đặt, cấu hình:
- Nhà thầu cung cấp hoặc tư vấn để BTG mua các thiết bị, vật tư và các phần mềm
hệ thống, đảm bảo yêu cầu các thiết bị phải theo đúng danh sách và yêu cầu đã đưa


15

ra trong giai đoạn đấu thầu và đáp ứng các yêu cầu như nêu trong phạm vi công
việc này.
- Lắp đặt và đấu nối các thiết bị phần cứng theo đúng thiết kế kỹ thuật.

- Cài đặt hệ điều hành, phần mềm ứng dụng cho các máy chủ, xây dựng cấu hình

các thiết bị khác.
b) Phác thảo công việc của BTG:
b.1) Người yêu cầu dự án (lãnh đạo BTG):
- Dự trù kinh phí phù hợp, xây dựng tiến độ thực hiện cụ thể, lựa chọn nhà thầu có
năng lực để đảm bảo quá trình thực hiện dự án, đảm bảo dự án thành công về chất
lượng, chi phí và thời gian.

- Xây dựng lòng tin cho người lao động về việc cần thiết của việc triển khai dự
án ERP nhằm tạo sự đồng thuận và có cộng tác thật sự trong từng khâu nghiệp
vụ, đồng thời để quản trị tốt sự thay đổi trong quá trình thực hiện dự án.
- Bố trí thời gian và nhân sự có kỹ năng nghiệp vụ trong từng khâu quy trình
để trao đổi với nhà thầu trong suốt các bước thực hiện dự án.
- Bố trí nơi làm việc cho nhân viên tư vấn của nhà thầu và nơi thực hiện đào
tạo cho người sử dụng với đầy đủ các trang thiết bị liên quan cần thiết.
- Cung cấp các tài liệu có liên quan cho nhà thầu.
- Giám sát, nghiệm thu và nhận bàn giao hệ thống từ nhà thầu.
- Thiết lập cơ sở hạ tầng và môi trường kỹ thuật cho quá trình triển khai, đảm
bảo hệ thống ứng dụng cài đặt tập trung và triển khai tại nhiều địa điểm
hoạt động thông suốt, ổn định và phù hợp với tiến độ triển khai của dự án.
- Thực hiện đánh giá hệ thống ERP sau khi triển khai (đánh giá hiệu quả).
b.2) Người sử dụng (nhân viên của BTG):


16

- Trên cơ sở các quy trình nghiệp vụ đang thực hiện, thể hiện sự hợp tác hiệu
quả với nhà thầu trong từng bước thực hiện dự án như xác định yêu cầu, trao
đổi ý tưởng, phân tích hệ thống …, đồng thời chủ động đề ra các yêu cầu và
giải pháp cụ thể để tạo điều kiện thuận lợi cho nhà thầu trong việc thiết kế
hệ thống phù hợp với yêu cầu đề ra.

- Sẵn sàng thích nghi với sự thay đổi khi triển khai dự án trên tinh thần dự án được
đề ra không chỉ cho sự hiệu quả của BTG mà còn cho sự thuận lợi của cá nhân
mình.
- Báo cáo kịp thời với Trưởng bộ phận trong quá trình triển khai hệ thống về các
vấn đề phát sinh có thể làm chậm tiến độ thực hiện hoặc làm giảm chất lượng của
dự án.
- Báo cáo định kỳ về hoạt động của hệ thống để Trưởng các bộ phận xem xét việc
hệ thống có đáp ứng các mục tiêu của doanh nghiệp (nghĩa là có đảm bảo tiêu chí
chất lượng).
_________________________________________

TÀI LIỆU THAM KHẢO:
1. Management Information Sytem Course, Dr. Ho Bao Quoc.
2. Management Information Systems, Tenth Edition – James A. Obrien and
George M.
Marakas – McGraw Hill Irwin.