THỰC TIỄN CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA CƠ SỞ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

MỤC LỤC
MỤC LỤC........................................................................................................1
PHẦN MỞ ĐẦU..............................................................................................1
PHẦN NỘI DUNG..........................................................................................4
CHƯƠNG 1 : KHÁI QUÁT VỀ TÌNH HÌNH CƠ CẤU, TỔ CHỨC,
CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ,QUYỀN HẠN C ỦA CƠ SỞ TRƯỜNG ĐẠI
H ỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TẠI HỒ CHÍ MINH..............................................4
1.1.Lịch sử hình thành, chức năng ,nhiệm vụ ,quyền
hạn , cơ cấu tổ chức của Cơ sở Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh.....................4
1.1.1.Lịch sử hình thành:......................................4
1.1.2.Chức năng,nhiệm vụ,Quyền hạn...................5
1.1.2.1.Vị trí và chức năng....................................5
1.1.2.2.Nhiệm vụ và quyền hạn.............................6
1.1.2.3.Cơ cấu tổ chức..........................................8
1.2.Tình hình tổ chức ,chức năng,nhiệm vụ,quyền
hạn của bộ phận Văn thư Lưu trữ của Phòng Hành
chính -Quản trị -Kế hoạch.....................................8
1.2.1.Chức năng nhiệm vụ của phòng Hành chínhQuản trị -Kế hoạch...............................................8
1.2.2.Chức năng, nhiệm vụ của Văn thư Lưu trữ của
Phòng Hành chính- Quản trị -Kế hoạch..................9
CHƯƠNG 2: THỰC TIỄN CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ..............11
CỦA CƠ SỞ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TẠI THÀNH PHỐ
HỒ CHÍ MINH..............................................................................................11
2.1. Thực tiễn công tác văn thư...........................11
2.1.1. Số lượng từng loại văn bản đi của Cơ sở
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại thành phố Hồ Chí
Minh ban hành hàng năm....................................11
2.1.2. Thực hiện quy trình quản lý văn bản đến....11
2.1.3. Thực hiện quy trình quản lý văn bản đi.......15
2.2. Thực tiễn công tác lưu trữ............................19

2.2.1.Công tác chỉ đạo về công tác lưu trữ của Cơ sở
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại thành phố Hồ Chí
Minh:.................................................................19
2.2.2. Tình hình thực hiện các nội dung nghiệp vụ20

1


CHƯƠNG 3 : SO SÁNH ,ĐỐI CHIẾU GIỮA LÝ LUẬN VÀ THỰC
TIỄN CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ..................................................23
3.1. Những ưu điểm ,hạn chế và nguyên nhân của
công tác văn thư-lưu trữ tại Cơ sở Trường Đại học
Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh.............23
3.1.3. Ưu điểm....................................................23
3.1.2. Hạn chế....................................................24
3.1.3. Nguyên nhân............................................25
3.2. Những điểm giống và khác nhau giữa lý luận và
thực tiễn khi áp dụng trong công tác văn thư lưu
trữ tại bộ phận văn thư của phòng Hành chính-Quản
trị-Tổ chức của Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tại thành phố Hồ Chí Minh...................................25
3.2.1. Những điểm giống nhau............................25
3.2.2. Những điểm khác nhau..............................25
3.3. Đề xuất nâng cao năng suất và chất lượng của
công tác Văn thư Lưu trữ ở Cơ sở Trường Đại học
Nội vụ Hà Nội tại thành phố Hồ Chí Minh.............26
3.3.1.Đề xuất nâng cao năng suất và chất lượng của
công tác Văn thư................................................26
3.3.2.Đề xuất nâng cao năng suất và chất lượng của
công tác Lưu trữ.................................................27

PHẦN KẾT LUẬN........................................................................................28
PHẦN PHỤ LỤC.............................................................................................1


PHẦN MỞ ĐẦU
Trong công cuộc đổi mới đất nước và tiến trình hội nhập như hiện nay
bộ máy chính quyền Nhà nước, các cơ quan, xí nghiệp ngày được cũng cố và
kiện toàn để phù hợp với xu thế của đất nước. Để phù hợp với tiến trình đó,
mỗi cơ quan, các tổ chức đều cần có một bộ phận nghiệp vụ Văn thư Lưu Trữ
. Hiểu được vấn đề và được sự cho phép của Bộ Nội Vụ. Trường Đại học Nội
Vụ Hà Nội đã thành lập đào tạo chuyên ngành Văn thư -Lưu Trữ. Nhằm đào
tạo đội ngũ cán bộ, nhân viên có đủ trình độ chuyên môn nghiệp vụ cũng như
khã năng, năng lực để đảm nhiệm tốt công tác công văn giấy tờ cho các bộ
máy của chính quyền, Đảng, Khối đoàn thể và các cơ quan.
Trong suốt thời gian học tập, qua những bài giảng của thầy, cô, cũng
như qua tài liệu tìm hiểu trong thư viện của nhà trường, đã cho chúng tôi lĩnh
hội được những kiến thức để chuẩn bị cho hành trang bước vào đời. Góp phần
xây dựng đất nước giàu mạnh, nhưng mới chỉ là lý thuyết thì chưa đủ mà phải
thực hiện phương châm “học đi đôi với hành” “lý thuyết gắn liền với thực
tiễn”. Đó là một yêu cầu không thể thiếu trong mỗi khóa học. Vì vậy, nhà
trường đã tổ chức cho sinh viên đi kiến tập để cọ sát với thực tế, giúp cho
chúng tôi vận dụng lý thuyết đã học vào thực tế để có thể nắm chắc hơn
những kiến thức đã học. Không làm cho sinh viên ngỡ ngàng, lúng túng, khi
ra môi trường công việc.
Chình vì lẽ đó vào đợt cuối tháng 5 này là Khoa Văn thư – Lưu trữ
của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức kỳ kiến tập dành cho sinh viên
năm ba đi kiến tập nghề nghiệp. Đây là cơ hội để sinh viên chúng tôi hiểu
biết thêm về ngành nghề của mình đang học và thể hiện những gì đã tiếp thu
được trong 3 năm học ở Trường.
Tôi đã chọn Cơ sở trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại thành phố Hồ Chí

Minh để thực hiện đợt kiến tập này. Được sự chấp nhận của Giám đốc Cơ sở
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội tại thành phố Hồ Chí Minh và Phòng Hành
chính- Quản trị-Tổ chức, tôi đã có đợt kiến đúng quy định về thời gian cũng
1


như thực hành tốt các nội dung bản đề cương kiến tập đề ra.
Trong quá trình kiến tập tại phòng Hành chính - Quản trị -Tổng hợp tôi
đã nhận được sự hướng dẫn, chỉ dạy nhiệt tình, cụ thể của các viên chức
chuyên môn phòng Hành chính - Quản trị - Tổ chức và sự giúp đỡ của Thầy
Đào Thế Dũng từ đó mọi thắc mắc về nghiệp vụ chuyên môn đều được giải
đáp giúp tôi nắm vững và củng cố kiến thức đã học .Tôi được làm việc trong
môi trường văn phòng hiện đại với đầy đủ trang thiết bị giúp tôi học phong
cách làm việc của thời đại mới .Tôi được hướng dẫn thực tập sát với chuyên
ngành tạo điều kiện để tôi phát huy tốt năng lực nghiệp vụ. Nhưng trong quá
trình kiến tập tôi cũng gặp ít khó khăn về chuyên môn và nghiệp vụ chưa
hoàn thiện. Do ít được tiếp xúc với công việc thực tế nên một số khâu nghiệp
vụ tôi còn chậm chạp, lúng túng cũng như chưa thật sự thực hiện tốt những
công việc được giao và còn khá bỡ ngỡ trước những trang thiết bị hiện đại.
Tôi xin cam đoan báo cáo kiến tập: “Công tác văn thư - lưu trữ tại Cơ
sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh” là công trình
nghiên cứu của riêng tôi . Trong bài báo cáo kiến tập tôi có sử dụng một số
đánh giá, nhận xét của các tác giả khác, cơ quan hay tổ chức có liên quan đã
được trích nguồn . Để hoàn thành tốt bài báo, tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc
đến:
Hoàn thành đợt kiến tập này tôi xin chân thành cảm ơn tới Ban giám
hiệu trường Đại học Nội vụ Hà Nội và các thầy cô khoa Văn thư –Lưu trữ đã
tạo điều kiện hết sức cho chúng tôi tiếp cần với các môn học cơ bản và
chuyên nghành , từ đó có nền tảng kiến thức vững chắc để hoàn thành quá
trình kiếp tập và viết bài báo cáo kiến tập này. Và tôi cũng xin cảm ơn tới

Ban Giám đốc Cơ sở trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí
Minh và Phòng Hành chính – Quản trị - Tổ chức đã tạo điều kiện và tiếp nhận
tôi vào kiến tập.
Tôi xin cảm ơn các viên chức chuyên môn Phòng Hành chính – Quản
trị - Tổ chức, đặc biệt là Văn thư- Lưu trữ cơ quan đã nhiệt tình giúp đỡ chỉ
2


dẫn tôi trong quá trình kiến tập. Tôi xin chân thành cảm ơn Thầy Đào Thế
Dũng đã hướng dẫn tôi trong quá trình kiến tập và đã truyền đạt những kiến
thức thực tiễn để tôi có thể áp dụng vào thực tế sau này.
Tôi xin chân thành cảm ơn và kính chúc sức khỏe quý thầy cô và các
viên chức trong Trường .
Hà Nội, Ngày 19 tháng 6 năm 2017
Sinh viên kiến tập

Nguyễn Thị Hằng

3


PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1 : KHÁI QUÁT VỀ TÌNH HÌNH CƠ CẤU, TỔ CHỨC,
CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ,QUYỀN HẠN C ỦA CƠ SỞ TRƯỜNG ĐẠI
H ỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TẠI HỒ CHÍ MINH
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng ,nhiệm vụ ,quyền hạn , cơ cấu
tổ chức của Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí
Minh.
1.1.1. Lịch sử hình thành:
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trải qua 3 giai đoạn :

- Giai đoạn từ năm 1971-2005 (Trường Trung cấp):
+ Năm 1971, Trường Trung học Văn thư Lưu trữ được thành lập theo
quyết định số 109/BT ngày 18/12/1971 của Bộ trưởng Phủ Thủ tướng .
+ Ngày 25/4/1996 Bộ trưởng , Trưởng ban Tổ chức cán bộ Chính phủ
ban hành Quyết định số 72/TCCB-TC về việc đổi tên Trường Trung học Văn
thư Lưu trữ Thành Trường Trung học Lưu trữ và Nghiệp vụ văn phòng I.
+ Ngày 01/10/2003 Bộ trưởng Bộ Nội Vụ ban hành quyết định số
64/2003/QĐ-BNV về việc đổi tên Trường Trung học Lưu trữ và Nghiệp vụ
văn phòng I thành Trường Trung học Văn Thư Lưu trữ Trung ương I.
- Giai đoạn từ năm 2005- 2011 (Trường Cao đẳng):
+Ngày 15/6/205 Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Quyết định số
3225/QĐ-BGD&ĐT-TCCB về việc thành lập Trường Cao đẳng Văn thư Lưu
trữ Trung ương I trên cơ sở Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương
I,Trường trực thuộc Bộ Nội vụ, chịu sự quản lý nhà nước về giáo dục của Bộ
Giáo dục và Đào tạo,Trường hoạt động theo điều lệ Trường Cao đẳng.
- Giai đoạn từ tháng 11/2011 (Trường Đại học):
+Ngày 14/11/2011, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định
số216/QĐ-TTg về việc thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
+Ngày 19/4/2012, Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số
347/QĐ-BNV về quy định chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức
4


của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Đứng trước yêu cầu, đòi hỏi của tình hình mới hiện nay của đất nước ,
thực trạng nguồn nhận lực Nghành Nội vụ tại Miền Nam còn nhiều hạn chế
về số lượng, chất lượng chưa ngang tầm với đòi hỏi của tình hình mới.Công
tác phát triển nguồn nhân lực từ khâu tạo nguồn , đào tạo gặp nhiều khó khăn
nên chưa đạt những kết quả như mong muốn. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
đã quyết định thành lập phân hiệu của trường tại Thành phố Hồ Chí Minh.

+ Vào ngày 17/10/2012 theo quyết định số :879/QĐ-ĐHNV

của

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã Quyết định Thành lập Văn phòng Đại diện
của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh chịu sự quản
lí trước tiếp của Ban Giám hiệu, có Trưởng Văn phòng Đại diện,biến chế
nhận sự không quá 7 người.
+Vào ngày 18/12/215, Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số
1877/QĐ-BNV về thành lập Cơ sở trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tại Thành
phố Hồ Chí Minh.Quy định chức năng, nhiệm vụ ,quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh
được Hiệu trưởng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ban hành trong Quyết định
số 499/QĐ-ĐHNV, ngày 25/3/2016.
1.1.2. Chức năng,nhiệm vụ,Quyền hạn.
(Trích trong Điều 1,Điều 2 trong Quyết định 499/QĐ-BNV,ngày
25/3/206 quy định chức năng ,nhiệm vụ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức Cơ sở
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh)
1.1.2.1. Vị trí và chức năng.
- Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí
Minh(sau đây gọi là Cơ sở thành phố Hồ Chí Minh) là đơn vị trực thuộc
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, có chức năng đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân
lực;hợp tác quốc tế ;nghiên cứu khoa học và triển khai áp dụng tiến bộ khoa
học công nghệ phục vụ phát triển kinh tế-xã hội theo chức năng,nhiệm vụ của
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
5


- Cơ sở thành phố Hồ Chí Minh có con dấu,tài khoản riêng tại kho bạc
nhà nước và ngân hàng.

- Cơ sở thành phố Hồ Chí Minh có trụ sở đặt tại Thành phố Hồ Chí
Minh.
1.1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn.
- Căn cứ quy hoạch , kế hoạch chung của Trường, lập quy hoạch, kế
hoạch dài hạn, trung hạn,,ngắn hạn,hàng năm về xây dựng và phát triển cơ sở
phụ hợp với yêu cầu về đào tạo,bồi dưỡng trình Hiệu Trưởng phê duyệt và tổ
chức thực hiện sau khi được phê duyệt.
- Tổ chức đào tạo ,bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ đại học, sau
đại học thuộc các nghành ,lĩnh vực trường Đại học Nội vụ Hà Nội được phép
đào tạo sau khi có ý kiến cho phép của Hiệu trưởng.
- Phối hợp với các Phòng chức năng của Trường tổ chức tuyển sinh ,
khai giảng, bế giảng và trao bằng tốt nghiệp, cấp bảng điểm toàn khóa cho
sinh viên; tổ chức thi, quản lý bài thi và kết quả thi kết thúc học phần cho các
lớp thuộc cơ quan thành phố Hồ Chí Minh quản lí.
- Xây dựng và triển khai các chương trình bồi dưỡng chuyên
môn,nghiệp vụ theo nhiệm vụ được giao.
- Đề xuất thay đổi về cơ cấu tổ chức , nhân sự,quản lý viên chức,người
lao động và người thuộc Cơ sở thành phố Hồ Chí Minh. Thực hiện ký hợp
đồng lao đồng vụ việc theo phân cấp của Hiệu trưởng.
- Huy động, quản lí, sử dụng các nguồn lực theo quy định của phạp
luật; sử dụng nguồn thu từ hoạt động đào tạo và dịch vụ để đầu tư xây dựng
cơ sở vật chất của Cơ sở thành phố Hồ Chí Minhvà chi cho các hoạt động đào
tạo theo quy định của pháp luật.
- Xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật theo yêu cầu chuẩn hóa, hiện đại
hóa.
- Chủ trì, tìm kiến và phối hợp với các đối tác xây dựng và thực hiện
các chương trình liên kết về đào tạo các bậc,hệ đào tạo.
6

- Quản lý nội dung ,phương pháp ,chất lượng đào tạo, quản lý chất
lương hoạt động khoa học và công nghệ của viên chức và người học thuộc
thuộc Cơ sở thành phố Hồ Chí Minh.
- Phối hợp với gia đình người học, các tổ chức,cá nhân trong hoạt động
đào tạo;
- Tham gia quy trình tự đánh giá chất lượng đào tạo của Cơ sở thành
phố Hồ Chí Minh và chịu sự kiểm định chất lượng đào tạo của cơ quan có
thẩm quyền; xây dựng và phát triển hệ thống đảm bảo chất lượng của Cơ sở
thành phố Hồ Chí Minh; tăng cường các điều kiện đảm bảo chất lượng và
không ngừng nâng cao chất lượng đào tạo của Cơ sở thành phố Hồ Chí Minh.
- Liên kết với các tổ chức kinh tế, giáo dục, văn hóa, thể dục, thể thao,
y tế, nghiên cứu khoa học nhằm nâng cao chất lượng giáo dục , gắn đào tạo
với sử dụng, phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế- xã hội,bổ sung nguồn tài
chính cho Cơ sở Thành phố Hồ Chí Minh.
- Tham gia hoạt động khoa học và công nghệ; ứng dụng, phát triển và
chuyển giao công nghệ;tham gia giải quyết những vấn đề về kinh tế-xã hội
của địa phương và đất nước;thực hiện dịch vụ khoa học theo quy định của
pháp luật.
- Xây dựng kế hoạch phát triển đội ngũ viên chức; kế hoạch trang bị cơ
sở vật chất theo hướng chuẩn hóa; kế hoạch tăng cường điều kiện đảm bảo
chất lượng đào tạo nguồn nhân lực đáp ứng nhu cầu xã hội và hội nhập quốc
tế.
- Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác giáo dục chính trị
tư tưởng, đạo đức, lối sống cho viên chức và người học; tổ chức đào tạo,bồi
dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ,cho giảng vien và cán bộ
nhân viên thuộc Cơ sở thành phố Hồ Chí Minh.
- Tổ chức đánh giá viên chức và người học thuộc Cơ sở thành phố Hồ
Chí Minh; tham gia đánh giá cán bộ quản lý cấp trên, cán bộ quản lý ngang
cấp theo quy định của Nhà trường.
7

- Tổ chức cho viên chức và người học tham gia các hoạt động xã hội
phù hợp với nghành nghề đào tạo và nhu cầu của xã hội.
- Chấp hành pháp luật về giáo dục; thực hiện xã hội hóa giáo dục.
- Được Nhà nước giao hoặc cho thuê đất, giao hoặc cho thuê cơ sở vật
chất; được miễn ,giảm thuế,vay tín dụng theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện chế độ báo cáo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Bộ Nội vụ
và các cơ quan quản lý Nhà nước về hoạt động của Cơ sở thành phố Hồ Chí
Minh theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật và quy chế
làm việc của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
- Thực hiện nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao.
1.1.2.3. Cơ cấu tổ chức
- Ban Giám đốc:
+ 1 Giám đốc.
+ 4 Phó Giám đốc.
- Tổ chức Đảng ,Đoàn thể :
+ Đảng bộ.
+ Công đoàn.
+ Đoàn thanh niên.
- Các đơn vị chức năng:
+ Phòng Hành chính- Quản trị- Tổ chức.
+ Phòng Tài chính- Kế toán.
+Phòng Quản lý đào tạo và Công tác sinh viên.
+Phòng Khoa học ,công nghệ và thông tin thư viện.
- Các tổ giảng viên chuyên nghành:
+Tổ giảng viên cơ bản.
+ Tổ giảng viên chuyên nghành.
1.2. Tình hình tổ chức ,chức năng,nhiệm vụ,quyền hạn của bộ

phận Văn thư Lưu trữ của Phòng Hành chính -Quản trị -Kế hoạch.
1.2.1. Chức năng nhiệm vụ của phòng Hành chính- Quản trị -Kế
hoạch
8


Phòng Hành chính –Quản trị - Kế hoạch giúp Ban Giám đốc thực hiện
các chức năng, nhiệm vụ sau:
- Sắp xếp tổ chức bộ máy, quản lý và bồi dưỡng giáo viên, cán bộ công
chức, nhân viên.
- Thực hiện công tác hành chính, tổng hợp, văn thư, lưu trữ, lễ tân, tiếp
khách, đối ngoại. Sưu tầm và quản lý tư liệu truyền thống nhà trường.
- Tổ chức thực hiện chế độ, chính sách đối với giáo viên, cán bộ công
chức; quản lý bổ sung lý lịch cán bộ công chức và lập, ghi bổ sung sổ bảo
hiểm.
- Công tác bảo vệ nội bộ, quốc phòng và an ninh.
- Công tác lao động tiền lương.
- Công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật.
- Công tác pháp chế, giải quyết khiếu tố, khiếu nại trong cán bộ công
chức, sinh viên.
- Thực hiện những nhiệm vụ khác khi được Ban Giám đốc phân công.
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC PHÒNG HÀNH CHÍNH – TỔ CHỨC:
TRƯỞNG PHÒNG HÀNH
CHÍNH -QUẢN TRỊ -TỔ CHỨC

Tổ
chức
cán
bộ

Hành
chín
h tổ
chức

Thi
đua
khen
thưởn
g

Văn
thư
lưu
trữ

Tổ
Bảo
vệ

Phòn
g
cháy
chữa
cháy

Xe
ô tô

1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của Văn thư Lưu trữ của Phòng Hành

chính- Quản trị -Kế hoạch
- Nhà Trường đã bố trí viên chức có trình độ và kinh nghiệm đảm nhận
9


công tác văn thư, lưu trữ.
- Văn thư có nhiệm vụ và chức năng soạn thảo,ban hành văn bản; quản
lý ăn bản đi và tài liệu khác được hình thành trong quá trình hoạt động của
Trường; Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ,tài liệu vào Lưu trữ Trường; quản lý và
sử dụng con dấu trong công tác văn thư.
- Lưu trữ có nhiệm vụ và chức năng thu thập ,chỉnh lý ,xã định giá
trị,bảo quản,thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình
hoạt động của trường.

10


CHƯƠNG 2: THỰC TIỄN CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ
CỦA CƠ SỞ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TẠI THÀNH PHỐ
HỒ CHÍ MINH.
2.1. Thực tiễn công tác văn thư.
2.1.1. Số lượng từng loại văn bản đi của Cơ sở Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội tại thành phố Hồ Chí Minh ban hành hàng năm.
- Tổng số văn bản đi ban hành trong năm 2016 của Cơ sở Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh là: 1337 văn bản, cụ thể các
loại văn bản:
Tên loại văn bản
Số lượng
Thông báo
97

Báo cáo
103
Quyết định
310
Công văn
261
Hợp đồng
232
Giấy đi đường
107
Giấy nghỉ phép
20
Các loại văn bản khác
207
- Tổng số văn bản đi ban hành trong 6 tháng đầu năm 2017 là: 564 văn
bản, cụ thể các loại văn bản:
Tên loại văn bản
Số lượng
Thông báo
46
Báo cáo

44

Quyết định

155

Công văn

190

Kế hoạch

27

Giấy đi đường

32

Giấy nghỉ phép

17

Các loại văn bản khác

53

2.1.2. Thực hiện quy trình quản lý văn bản đến

11


- Quy trình quản lý văn bản đến của Cơ sở trường Đại học Nội vụ Hà
Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh căn cứ vào Quyết định số 1138/QĐ-ĐHNV
ngày 06/11/213 của Hiệu trưởng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Quyết định
Ban hành Quy chế công tác văn thư,lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội. Và văn bản kèm theo Quyết định này là Quy chế Công tác văn thư,lưu
trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
- Quy trình quản lý văn bản đến tại Phòng Hành chính- Quản trị -Tổ

chức được thể hiện như sau:
B1. -Tiếp nhận và
đăng ký văn bản
đến

B2. Trình và
chuyển giao văn
bản đến

Tiếp
nhận
Đăng ký văn bản
văn bảnbằng
đến máy tính
- loại và
Phân
bóc bì
-

B3. Giải quyết
và
đôn đốc
Đăng ký văn
bản bằng máy
tính hay viết

Đăng ký văn bản
bằng máy tính
hay viết tay

Đóng dấu đến,
ghi số ngày đến

Đăng ký văn
bản bằng máy
tính hay viết

Đăng ký
văn bản đến

- Tiếp nhận quản lý văn bản đến: Các loại văn bản đến của Phòng Hành
chính- Quản trị -Tổ chức đều được Văn thư tiếp nhận vào sổ công văn đến,
sau đó chuyển giao cho Trưởng Phòng và chỉ đạo từng chuyên viên xử lý nội
dung văn bản theo yêu cầu.
- Kiểm tra văn đến: Cán bộ Văn thư có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ về
số lượng phong bì, tình trạng bì, số ký hiệu bản trên bì, nơi nhận, nơi gửi văn
bản dối chiếu sổ giao nhận nhằm phát hiện những sai sót, hư hỏng hay nhầm
lẫn trước khi ký nhận để kịp thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo với người có

12


trách nhiệm xem xét để giải quyết.
- Phân loại văn bản: Sau khi tiếp nhận văn bản đến xong thì văn thư
tiến hành phân loại văn bản. Tại cơ quan văn bản được phân ra làm hai loại:
loại bóc bì, loại không bóc bì.
+ Loại được bóc bì: Gồm tất cả các văn bản, giấy tờ bên ngoài bì có ghi
nhận tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh của người đứng đầu cơ quan, tổ
chức. Văn thư được giao nhiệm vụ bóc bì, đăng ký các lạo văn bản có đóng
dấu chữ ký “Mật” và “ Tối mật”.

+ Loại không bóc bì: Các loại văn bản trên đóng dấu Chữ ký hiệu các
độ mật theo quy định thông tư số 12/2012/TT-BCA ngày13/9/2002 bộ công
an hướng dẫn thực hiện nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của
chình phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và quy
định cụ thể của cơ quan tổ chức, Văn thư không được giao nhiệm vụ bóc bì
văn bản .
- Những văn bản ngoài bì có ghi tên đơn vị, cá nhân hoặc đích danh của
nhân viên trong cơ quan và thư riêng, sách báo. Các văn bản của đoàn thể
Đảng, công đoàn, đoàn thanh niên, hội phụ nữ thì phải chuyển về cho người
phụ trách.
- Bóc bì văn bản: Khi bóc bì văn bản thì những văn bản có đóng dấu
chữ ký hiệu: Khẩn, hỏa tốc cần được bóc bì trước để giải quyết kịp thời. Khi
bóc bì tránh làm rách địa chỉ cơ quan gửi, tránh làm mất bấu của bưu điện,
nếu phát hiện có nhầm lẫn hoặc sai sót thì phải hỏi lại nơi gửi để xem xét và
giải quyết.
- Đóng dấu đến, ghi số và ngày đến: Dấu đến là một dấu hiệu quy ước
để đóng lên văn bản nhằm quản lý và đăng ký văn bản và không có tính pháp
lý. Sau khi kiểm tra, phân loại , bóc bì các văn bản đến của cơ quan đều được
đăng ký tại Văn thư và đóng dấu đến.
- Mẫu dấu đến của Phòng Hành chính - Quản trị -Tổ chức tại Cơ sở
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh:
13


CÔNG VĂN ĐẾN
Số:
Ngày…..tháng……
năm.....

-Đăng ký văn bản đến:Tất cả các văn bản đến tại Phòng Hành chínhQuản trị- Tổ chức đều được đăng ký vào máy tính trên phần mềm quản lý hồ

sơ công việc và đăng ký vào sổ đối với các văn bản mật.(PHỤ LỤC I)
+ Ưu điểm của phương pháp bảo quản này là: Sử dụng máy vi tính
đăng ký giúp ta tìm nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm và dễ dàng thuận tiện
hơn. Theo dõi được tiến độ giải quyết công việc để đôn đốc nhắc nhỡ những
công việc tới thời hạn giải quyết nhưng chuyên viên chưa hoàn thành.
+ Nhược điểm: Hiện nay đường truyền mạng không ổn định, tốc độ xử
lý hồ sơ và công việc của phầm mềm Quản lý văn bản và hồ sơ công việc
không ổn định, còn nhiều tính năng chưa hoàn thiện, chưa đáp ứng được yêu
cầu ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ cải cách hành chính như: tính tự
động cảnh báo công việc được phân công hết thời hạn hoặc trễ hạn giải quyết
để chuyên viên, lãnh đạo các phòng theo dõi đôn đốc; bổ sung tính năng lãnh
đạo các phòng có thể kiểm tra, truy xuất danh mục các công việc đã giao cho
chuyên viên nhưng chưa thực hiện xong.
-Chuyển giao văn bản đến: Văn bản đến của Phòng Hành chính- Quản
trị -Tổ chức được chuyển giao cho các cá nhân giải quyết căn cứ vào ý kiến
phân phối của Trưởng Phòng.
-Giải quyết và theo dõi , đôn đốc việc giải quyết văn bản đến: Sau khi
nhận được văn bản đến ,trưởng Phòng Hành chính- Quản trị -Tổ chức có
trách nhiệm chỉ đạo, giải quyết kịp thời theo thời hạn yêu cầu Của Ban Giám
đốc. Văn thư có trách nhiệm tổng hợp tài liệu văn bản đến, văn bản đến đã
được giải quyết, đã đến hạn nhưng chưa giải quyết để báo cáo Trưởng phòng
Hành chính- Quản trị -Tổ chức và báo cáo Ban giám đốc.Đối với văn bản đến
có dấu “Tài liệu thu hồi” , Văn thư có trách nhiệm theo dõi,thu hồi hoặc gửi
trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.
14


2.1.3. Thực hiện quy trình quản lý văn bản đi
- Quy trình quản lý văn bản đi tại Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh được thực hiện theo đúng quy định tại Thông

tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn
quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Và
Quyết định số 1138/QĐ-ĐHNV ngày 06/11/213 của Hiệu trưởng Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội Quyết định Ban hành Quy chế công tác văn thư,lưu trữ
của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Và văn bản kèm theo Quyết định này là
Quy chế Công tác văn thư,lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội .Quy
trình quản lý văn bản đi gồm có các công việc như sau:
+ Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;ghi số ngày
tháng,năm văn bản.
+ Đăng kí văn bản đi.
+ Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật, khẩn.
+ Làm thủ túc phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn
bản đi.
+ Lưu văn bản đi.
* Các công việc được thực hiện cụ thể như sau:
- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày, ghi số, và ngày, tháng năm
của Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh
+ Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày:Trước khi phát hành văn bản,
văn thư trường kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát
hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.
+ Cán sự Văn thư kiểm tra các thành phần thể thức văn bản như: Quốc
hiệu; tên cơ quan tổ chức ban hành văn bản; số, ký hiệu của văn bản; địa danh
và ngày tháng năm ban hành văn bản; tên loại và trích yếu nội dung của văn
bản; nội dung văn bản; quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có
thẩm quyền; nơi nhận được trình bày đủ chưa, đúng vị trí chưa.Kiểm tra xem
hình thức văn bản đẹp hay xấu, cân đối với khổ giấy hay không? Kiểm tra kỹ
15


thuật trình bày như: khổ giấy; kiểu trình bày; định lề văn bản, vị trí trình bày

các thành phần thể thức; phông chữ; cỡ chữ; kiểu chữ; chính tả; đã đúng chưa.
Sau khi kiểm tra xong nếu có phát hiện sai sót thì cán sự Văn thư báo cáo
Trưởng Phòng Hành chính -Quản trị - Tổ chức xem xét, giải quyết. Sau khi
cán sự Văn thư trực tiếp kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày
văn bản, kiểm tra trên văn bản có chữ ký nháy của Trưởng phòng Hành chính
- Quản trị- Tổ chức của Trưởng, Phó các đơn vị soạn thảo văn bản chưa, nếu
có thì cán sự Văn thư thực hiện việc ghi số, ngày, tháng, năm lên văn bản.
Nếu chưa thì báo Trưởng phòng Hành chính-Quản trị-Tổ chức của Trưởng,
Phó các đơn vị soạn thảo văn bản biết, có hướng xử lý.
+ Văn bản đi của Trường được đánh số liên tục theo hệ thống số chung
của Trường do Văn thư thống nhất quản lý. Số của văn bản được ghi bằng chữ
số Ả-rập bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31/12 hàng
năm; văn bản có số nhỏ hơn 10 phải thêm 0 phía trước.
+ Ngày, tháng, năm của văn bản:Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là
ngày, tháng, năm văn bản được ký ban hành. Ngày, tháng, năm ban hành văn
bản được viết đầy đủ; chỉ ngày, tháng, năm, dùng bằng chữ số Ả-rập, không
dùng dấu gạch ngang, gạch chéo, dấu chấm thay cho chữ tháng, năm. Đối với
những ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 thêm 0 phía trước.
Với nội dung kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số,
ký hiệu và ngày tháng văn bản thì Cơ sở Trường Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh thực hiện đúng với Thông tư số 07/2012/TTBNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ.
- Đăng ký văn bản đi:
+ Tất cả các loại văn bản do Trường phát hành ra ngoài hoặc trong nội
bộ của Trường đều phải qua Văn thư để đăng ký và làm thủ tục gửi đi. Những
văn bản được ký, đóng dấu ngày nào thì phải đăng ký và chuyển giao ngay
trong ngày đó.
+ Sau khi văn bản đi được đóng dấu cán sự văn thư tiến hành đăng ký
16

văn bản đi trên Excel (máy tính) được thiết kế theo mẫu sổ được quy định
trong Thông tư 07/2012/TT-BNV và 6 tháng hoặc cuối năm in ra đóng cuốn
nhằm quản lý văn bản được chặt chẽ, tránh mất và khi cần thiết tra tìm được
nhanh chóng, chính xác.
+ Văn bản phải được đăng ký, chính xác các thông tin cần thiết của văn
bản, không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng.
+ Mẫu sổ và việc đăng ký văn bản đi, kể cả bản sao văn bản đi được
thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục số VII – Thông tư số 07/2012/TT-BNV.
Mẫu “Sổ đăng ký văn bản đi” của Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh (PHỤ LỤC SỐ II)
Tên

Số,
ký

Ngày,

hiệu

tháng

văn

văn bản

bản
(1)

loại và
trích

Người

yếu nội

ký

dung

Nơi
nhận
văn bản

Đơn vị,
người
nhận
bản lưu

Số
lượng
bản

Ghi
chú

văn bản
(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

(8)

Cách đăng ký vào sổ như sau :
Cột 1: Nhập số và ký hiệu của văn bản, ví dụ: 397/TTC-HCTC.
Cột 2: Nhập ngày, tháng, năm của văn bản; đối với những ngày dưới 10
và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước và đều được ghi bằng chữ số Ả rập, ví
dụ: 05/02.
Cột 3: Nhập tên loại và trích yếu nội dung của văn bản, ví dụ: Quyết
định về việc nâng phụ cấp thâm niên nhà giáo cho bà Vũ Thị Thu Hường.
Cột 4: Nhập tên của người ký văn bản, ví dụ: Phan Huy Bình.
Cột 5: Nhập tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn
bản như được ghi tại phần nơi nhận của văn bản, ví dụ: - Trưởng Phòng KT.
Cột 6: Nhập tên đơn vị hoặc cá nhân nhận bản lưu, ví dụ: - VT,- HCTC.
Cột 7: Nhập số lượng bản phát hành, ví dụ: 16.
17


Cột 8: Nhập những điểm cần thiết khác.
Đồng thời Trường cũng sử dụng phần mềm để đăng ký, quản lý văn
bản đi .
Giao diện biểu mẫu đăng ký văn bản đi của Trường : (PHỤ LỤC I)
- Nhân bản, đóng dấu của Trường và dấu chỉ mức độ khẩn:

+ Văn bản sau khi được ký thì được đưa về Văn thư, cán sự Văn thư có
nhiệm vụ nhân bản đủ số lượng theo yêu cầu, cán sự Văn thư sẽ đóng dấu cơ
quan lên văn bản.
+ Cách đóng dấu của Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Thành phố
Hồ Chí Minh và dấu chỉ mức độ khẩn được thực hiện theo Quy chế về công
tác Văn thư, Lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: Dấu được đóng lên
những văn bản có chữ ký hợp lệ của Giám đốc ,Phó Giám đốc . Cán sự Văn
thư phải tự tay đóng dấu, dấu đóng rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng
mực dấu màu đỏ. Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu được đóng lên 1/3 chữ ký
về phía bên trái, dấu treo được đóng lên bản dự thảo như: Chương trình, Kế
hoạch, Báo cáo…để xác nhận tính hợp pháp của văn bản thì dấu treo được
đóng lên tên tác giả ban hành văn bản. Khi đóng dấu các phụ lục kèm theo thì
dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên Trường hoặc tên của Phụ
lục về phía bên trái. Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của
văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy và mỗi lần đóng
tối đa 05 trang văn bản. Dấu chỉ mức độ khẩn được trình bày trên văn bản
dưới số và ký hiệu văn bản hoặc dưới trích yếu nội dung của công văn.
- Thủ tục phát hành ,chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản
đi:
+ Thủ tục phát hành văn bản: Văn thư trường tiến hành các công
việc :Lựa chọn bì; Viết bì; Vào bì và dán bì; Đóng dấu độ mật khẩn ,dấu ký
hiệu độ mật và dấu khác lên bì.
+Chuyển phát văn bản đi.
+ Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
18


- Lưu văn bản đi: Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản:
+ Bản gốc lưu tại Văn thư trường và 1 bản chính lưu trong hồ sơ công
việc của đơn vị soạn thảo.

+ Bản lưu tại Văn thư Trường phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ
tự đăng kí.
+Việc lưu giữ,bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ
các mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà
nước.
+ Văn thư lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu
tại Văn thư.
2.2. Thực tiễn công tác lưu trữ
2.2.1.Công tác chỉ đạo về công tác lưu trữ của Cơ sở Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội tại thành phố Hồ Chí Minh:
Trong quá trình thực hiện công tác lưu trữ của Cơ sở Trường Đại học
Nội vụ Hà Nội tại thành phố Hồ Chí Minh đã áp dụng hệ thống văn bản chỉ
đạo, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ của các cơ quan nhà nước có thẩm
quyền, cụ thể như sau:
- Luật Lưu trữ được Quốc hội khóa XIII thông qua ngày 11 tháng 11
năm 2011
- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy
định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.
- Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội
vụ quy định về thời han bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong
hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
- Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29 tháng 4 năm 2010 của Bộ nội
vụ quy định định mức kinh tế kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy.
- Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2010 của Bộ
Nội vụ hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu;
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2014 của Bộ
19


Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào

lưu trữ cơ quan;
- Thông tư số 17/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nộp lưu tài liệu vào LTLS các cấp;
- Công văn số 283/VTLTNN-NVĐP ngày 19 tháng 5 năm 2004 của
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu
hành chính;
- Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 29 tháng 12 năm 2006 của
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn về việc tiêu hủy tài liệu hết giá
trị.
Bên cạnh đó,Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại thành phố Hồ
Chí Minh áp dụng văn bản do Đại học Nội vụ Hà Nội ban hành : Quyết định
số 1138/QĐ-ĐHNV ngày 06/11/213 của Hiệu trưởng Trường Đại học Nội vụ
Hà Nội Quyết định Ban hành Quy chế công tác văn thư,lưu trữ của Trường
Đại học Nội vụ Hà Nội.Và văn bản kèm theo Quyết định này là Quy chế
Công tác văn thư,lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
2.2.2. Tình hình thực hiện các nội dung nghiệp vụ
- Công tác thu thập, bổ sung tài liệu:
+ Theo quy định của Khoản 1, Điều 11, Luật Lưu trữ trong thời hạn 01
năm, kể từ ngày công việc kết thúc; đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản thì
trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán các đơn vị, cá
nhân phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
+ Thực hiện quy định trên, hàng năm Trường xây dựng kế hoạch thu
thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ. Căn cứ vào danh mục hồ sơ được lập của
từng năm, viên chức văn thư lưu trữ tiến hành thu thập tài liệu từ các lãnh đạo
và phòng, khoa chuyên môn về để phân loại và sắp xếp đưa vào kho lưu trữ.
+ Trước khi giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, các đơn vị, cá
nhân đã lập hồ sơ và lập mục lục hồ sơ tài liệu nộp lưu để thống kê hồ sơ tài
liệu nộp lưu. Hầu hết các loại hồ sơ, tài liệu được nộp lưu có tình trạng vật lý
20

tốt.
+Về thủ tục nộp lưu đã được thực hiện theo quy định tại Thông tư số
07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và
giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Phòng Hành chính –Quản trị - Tổ
chức lập hai bản “Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu”.
- Sau khi tiếp nhận tài liệu từ các bộ phận nghiệp vụ chuyên môn, viên
chức phụ trách công tác văn thư lưu trữ thuộc Phòng Hành chính -Quản tr-Tổ
chức của Trường tiến hành một số công việc sau đây:
+ Hoàn chỉnh hồ sơ bao gồm: sửa chữa, bổ sung chỉnh sửa các thông
tin trên bìa hồ sơ; đánh số tờ trong hồ sơ. Đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản
vĩnh viễn phải viết Chứng từ kết thúc và biên mục văn bản trong hồ sơ.
+Lập Mục lục hồ sơ bảo quản vĩnh viễn riêng và hồ sơ bảo quản có thời
hạn riêng.
+ Sắp xếp hồ sơ, tài liệu vào hộp, ghi và dán nhãn hộp, đưa lên giá.
Tiếp đó, công chức kiêm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ thống kê hồ
sơ vào sổ Nhập tài liệu dựa trên Biên bản giao nhận hồ sơ.
Theo quy định tại Thông tư số 17/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 của
Bộ Nội vụ hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu tài liệu vào
lưu trữ lịch sử các cấp thì Trường thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử.
- Công tác thống kê:
+Trong công tác quản lý lưu trữ, công chức phụ trách lưu trữ của đã
tiến hành hướng dẫn các đơn vị lập Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu. Sau đó lập
mục lục hồ sơ chung của cơ quan để quản lý thống nhất tài liệu trong kho.
Ngoài ra, khi tiếp nhận tài liệu đã tiến hành lập sổ nhập tài liệu.
+ Bên cạnh đó, hàng năm cán bộ lưu trữ phải viết Báo cáo thống kê
tổng hợp về công tác lưu trữ gửi về Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước theo
đúng quy định.
- Các loại sổ sách thống kê đã được lập ở Trường bao gồm:
+ Sổ nhập lài liệu Lưu trữ;

21


+ Mục lục hồ sơ;
+ Báo cáo thống kê;
+ Sổ xuất tài liệu Lưu trữ : Sổ xuất hẳn, Sổ xuất tạm.
Trường thực hiện chế độ báo cáo thống kê công tác Lưu trữ được thực
hiện đầu năm.
Công tác thống kê tài liệu của Trường được thực hiện thường xuyên với
mục đích nhằm nắm được số lượng, trạng thái thực tế tài liệu của Phòng, kho
lưu trữ, phát hiện những sai sót trong công tác chỉnh lý, xác định giá trị, thống
kê, bảo quản để từ đó có biện pháp khắc phục kịp thời những sai sót xảy ra.
Công tác kiểm tra tại trường được tiến hành theo chế độ kiểm tra định
kỳ
Qua công tác kiểm tra cán sự văn thư có thể nắm được số lượng, trạng
thái thực tế tài liệu của các phòng, kho lưu trữ, phát hiện những sai sót trong
công tác chỉnh lý, xác định giá trị thống kê.
Sau khi thực hiện công tác kiểm tra kết quả cho thấy tình hình tài liệu
đã ghi trong sổ sách thống kê với tình hình tài liệu thực có trong phòng là
trùng khớp với nhau.

22


CHƯƠNG 3 : SO SÁNH ,ĐỐI CHIẾU GIỮA LÝ LUẬN VÀ THỰC
TIỄN CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ
3.1. Những ưu điểm ,hạn chế và nguyên nhân của công tác văn thưlưu trữ tại Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí
Minh.
3.1.3. Ưu điểm.
- Công tác văn thư lưu trữ có tầm quan trọng trong tất cả các cơ quan

hành chính Nhà nước, chính vì vậy mà được lãnh đạo các cấp quan tâm. Đối
với Cơ sở Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh , công tác văn
thư lưu trữ luôn xác định đấy là một trong những khâu nghiệp vụ quan trọng
trong quá trình hoạt động của Trường.
- Qua thời gian tôi kiến tập về công tác văn thư lưu trữ tại bộ phận Văn
thư Lưu trữ của phòng Hành chính -Quản trị- Tổ chức tại Cơ sở Đại học Nội
vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh và trên những lý thuyết đã được học.
Nhìn chung công tác văn thư lưu trữ tại Cơ sở Đại học Nội vụ Hà Nội tại
Thành phố Hồ Chí Minh đã được Ban Giám đốc thường xuyên quan tâm, đôn
đốc kiểm tra , bồi dưỡng,tập huấn các lớp ngắn hạn.
+ Công tác văn thư lưu trữ luôn áp dụng đúng quy chế , quy định của
nhà nước ban hành : Về Quản lí và sử dụng con dấu căn cứ và nghị quyết số
31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều
của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ;Thể Thức
và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính căn cứ vào thông tư 01/2011.TTBNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội Vụ ;Quản lí văn bản , lập hồ sơ và nộp lưu
hồ sơ, tài liệu và lưu trữ cơ quan căn cứ thông tư 07/2012/TT-BNV ngày
22/11/2012 của Bộ Nội Vụ và Quy chế công tác văn thư,lưu trữ của Trường
Đại học Nội vụ Hà Nội .
+ Văn thư lưu trữ cơ quan luôn thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ
được giao.
+Công tác đăng kí, tiếp nhận chuyển giao văn bản đi , đến được thực
23