THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA UBND QUẬN TÂY HỒ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG VÀ DẠY NGHỀ

Họ và tên: Hồ Nhật Anh

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
NGÀNH VĂN THƯ LƯU TRỮ K15
KHÓA HỌC (2015 - 2017)

Tên cơ quan: UBND QUẬN TÂY HỒ
Địa chỉ: 657 Lạc Long Quân, Tây Hồ, Hà Nội
Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan: Nguyễn Thị Hương

HÀ NỘI - 2017


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU..................................................................................................................1
NỘI DUNG...............................................................................................................3
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN
TÂY HỒ...................................................................................................................3
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
cơ quan, tổ chức..................................................................................................3
1.1.1. Khái quát về lịch sử hình thành của Uỷ ban Nhân dân Quận Tây Hồ..........3
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân
Quận Tây Hồ.......................................................................................................3
1.1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư –
lưu trữ của UBND quận Tây Hồ.........................................................................7
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA
UBND QUẬN TÂY HỒ........................................................................................10
2.1 Hoạt động quản lý.......................................................................................10

2.1.1 Xây dựng, ban hành văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ........10
2.1.2 Tổ chức bộ phận, bố trí nhân sự làm công tác Văn thư Lưu trữ tại Ủy ban
nhân dân quận Tây Hồ......................................................................................12
2.1.3 Đào tạo bồi dưỡng cán bộ chuyên môn nghiệp vụ Văn thư Lưu trữ tại Ủy
ban nhân dân quận Tây Hồ................................................................................13
2.1.4 Tổ chức chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng Khoa học Công nghệ vào
Công tác Văn thư Lưu trữ.................................................................................14
2.1.5 Công tác thanh tra, kiểm tra Công tác Văn thư Lưu trữ tại Ủy ban nhân
dân quận Tây Hồ...............................................................................................14
2.6 Sơ kết, tổng kết Công tác Văn thư Lưu trữ trong phạm vi Ủy ban nhân dân
quận Hoàn Kiếm...............................................................................................15
2.2 Hoạt động nghiệp vụ...................................................................................16
2.2.1 Thực tiễn Công tác Văn thư.....................................................................16
2.2.1.1 Soạn thảo và ban hành văn bản.............................................................16


2.2.1.2 Quản lý và giải quyết văn bản đi đến....................................................17
2.2.1.3 Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ.....................................................19
2.2.1.4 Quản lý và sử dụng con dấu..................................................................20
2.2.2 Thực tiễn Công tác Lưu trữ......................................................................21
2.2.2.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu........................................................21
2.2.2.2 Công tác phân loại tài liệu lưu trữ.........................................................22
2.2.2.3 Công tác xác định giá trị tài liệu...........................................................22
2.2.2.4 Công tác Chỉnh lý tài liệu......................................................................23
2.2.2.5 Công tác Thống kê và Xây dựng công cụ tra tìm Tài liệu lưu trữ........24
2.2.2.6 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.........................................................24
2.2.2.7 Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ..............................25
CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN
QUẬN TÂY HỒ VÀ MỘT SỐ ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ............................26
3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả

đạt được.............................................................................................................26
3.1.1 Về Công tác Văn thư................................................................................26
3.1.2 Công tác Lưu trữ......................................................................................27
3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư – Lưu trữ của Ủy
ban nhân dân quận Tây Hồ................................................................................27
3.2.1 Về Công tác Văn thư................................................................................27
3.2.2 Về Công tác Lưu trữ.................................................................................28
3.3 Một số khuyến nghị.....................................................................................28
3.3.1 Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ.................................................................28
3.3.2 Đối với bộ môn văn thư, lưu trữ của Khoa, Trường................................28
C. PHẦN KẾT LUẬN...........................................................................................30
D. PHỤ LỤC


MỞ ĐẦU
Lưu trữ Việt Nam có lịch sử mấy trăm năm hình thành và phát triển. Cách
Mạng tháng Tám thành công, nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà ra đời. Trong
những năm đầu xây dựng nhà nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà, Đảng và Chủ
tịch Hồ Chí Minh đã rất chú trọng đến công tác Văn thư, lưu trữ. Sớm nhận thức
được tầm quan trọng của công tác Văn thư, Lưu trữ, ngày 8/9/1945 Bộ trưởng Bộ
Nội vụ Võ Nguyên Giáp đã ký sắc lệnh thành lập và bổ nhiệm Giám đốc Nha Lưu
trữ Công văn và Thư viện toàn quốc. Cho đến nay, công tác Văn thư, Lưu trữ tại
các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp vẫn được quan tâm, chú trọng và đặt lên vị trí
hàng đầu.
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác Văn thư, Lưu trữ của các cơ
quan, tổ chức, doanh nghiệp, Khoa Văn thư – Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội đã và đang đào tạo nguồn nhân lực có trình độ về Văn thư, Lưu trữ có chất
lượng, đáp ứng nhu cầu của xã hội. Đặc biệt với mục đích học đi đôi với hành,
hằng năm Khoa Văn thư - Lưu trữ thường xuyên tổ chức cho sinh viên đi kiến tập
ngành nghề nhằm mục đích:

Thứ nhất là giúp cho sinh viên củng cố kiến thức đã được trang bị đồng thời
từng bước gắn học với hành, lý luận gắn với thực tiễn.
Thứ hai là giúp cho sinh viên làm quen và tăng cường kỹ năng ngành nghề,
năng lực chuyên môn đã được đào tạo.
Thứ ba là giúp sinh viên hệ thống hóa và tăng cường củng cố những kiến
thức cơ bản thuộc chuyên ngành.
Được sự giới thiệu của nhà trường, nhận được sự đồng ý của Ủy ban nhân
dân quận Tây Hồ, em đã có điều kiện thực tập, tìm hiểu các tình hình thực tế khi
thực hiện các nghiệp vụ về công tác Văn thư, Lưu trữ của Ủy ban nhân dân quận
Tây Hồ từ ngày 17/7/2017 đến 15/9/2017. Trong thời gian thực tập, em luôn cố
gắng thực hiện tốt nội quy, quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ
cũng như kế hoạch đào tạo của nhà trường đề ra. Tuy nhiên, trong quá trình thực
hiện các nghiệp vụ, do bước đầu tiếp xúc với khối tài liệu lớn nên bản thân em
không tránh khỏi những sự bỡ ngỡ, lúng túng trong công việc, chưa xử lý nhanh
1


nhạy giữa lý thuyết và thực hành.
Trong suốt quá trình thực tập tại em luôn nhận được sự hướng dẫn, chỉ bảo,
giúp đỡ tận tình của chị Nguyễn Thị Hương – Chuyên viên bộ phận Văn thư thuộc
Văn phòng Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ, cùng với Tập thể Lãnh đạo, cán bộ,
công chức, viên chức đang công tác tại Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ. Qua đây,
cho em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới tập thể Thầy, Cô khoa Văn thư – Lưu trữ;
Lãnh đạo, cán bộ, công chức, viên chức công tác tại Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ
đã tạo điều kiện để em hoàn thành tốt đợt thực tập này.
Do thời gian thực tập có hạn, sự hiểu biết về nghiệp vụ còn hạn chế nên
“Báo cáo thực tập” của em cũng không tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong
nhận được sự đóng góp ý kiến của các Thầy, Cô giáo để bài báo cáo của em được
hoàn chỉnh hơn.
Em xin chân thành cảm ơn./

Hà Nội ngày … tháng 9 năm 2017
Sinh viên

Hồ Nhật Anh

2


NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN
TÂY HỒ
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của cơ quan, tổ chức
1.1.1. Khái quát về lịch sử hình thành của Uỷ ban Nhân dân Quận Tây Hồ
Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ là một đơn vị Hành chính được thành lập
theo nghị định số 69/CP của Chính phủ ban hành ngày 28/10/1995 và được Uỷ ban
nhân dân Thành phố Hà Nội giao cho nhiệm vụ quản lý nhà nước trên địa bàn bắt
đầu từ ngày 01 tháng 01 năm 1996.
Khi thành lập, theo Quyết định 4428/QĐ-UBND của Thành phố Hà Nội ban
hành ngày 15/12/1995 về thành lập phòng, ban chuyên môn giúp việc trực thuộc
UBND quận Tây Hồ, UBND quận có 12 phòng ban chuyên môn, có 08 đơn vị sự
nghiệp và các đoàn thể thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình.
Quận Tây Hồ được xác định là trung tâm dịch vụ - du lịch, trung tâm văn
hoá, là vùng bảo vệ cảnh quan thiên nhiên của Thủ đô Hà Nội. Quận nằm ở phía
Tây Bắc của Hà Nội. Diện tích 24,0km2, gồm 8 phường: Bưởi, Yên Phụ, Thuỵ
Khuê, Tứ Liên, Quảng An, Nhật Tân, Xuân La, Phú Thương. Phía đông giáp quận
Long Biên; Phía tây giáp huyện Từ Liêm và quận Cầu Giấy; Phía nam giáp quận
Ba Đình; Phía bắc giáp huyện Đông Anh. Quận Tây Hồ có địa hình tương đối bằng
phẳng, có chiều hướng thấp dần từ bắc xuống nam.

Theo định hướng phát triển của thủ đô Hà Nội đến năm 2020, quận Tây Hồ
thuộc khu vực phát triển của Thành phố Trung tâm. Như vậy, trong tương lai Tây
Hồ sẽ là khu vực trung tâm của Thành phố Hà Nội. Với vị trí đó, quận Tây Hồ có
điều kiện đặc biệt thuận lợi thu hút các nguồn lực bao gồm cả nguồn vốn tài chính,
nguồn nhân lực và khoa học công nghệ, để thúc đẩy nhanh sự phát triển Kinh tế Xã hội của quận nói riêng và của thủ đô Hà Nội nói chung.
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân
dân Quận Tây Hồ
a) Chức năng của Uỷ ban Nhân dân Quận Tây Hồ
Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ là cơ quan Hành chính Nhà nước ở địa
3


phương, quản lý phạm vi lãnh thổ của quận theo Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Nghị
quyết của Hội đồng nhân dân quận và cơ quan cấp trên trong các lĩnh vực: Kinh tế,
Chính trị, An ninh – xã hội, Quốc phòng. Cụ thể là:
- Phát triển Kinh tế, Công nghiệp, Nông nghiệp, Lâm nghiệp, Thương
nghiệp, Lâm nghiệp, Văn hóa, Xã hội, Giáo dục, Y tế, Dịch vụ, thể dục – thể thao,
báo chí, khoa học – công nghệ, môi trường, xây dựng, giao thông vận tải,….
- Về thu chi ngân sách của địa phương;
- Về tuyên truyền Giáo dục pháp luật, kiểm tra việc thi hành pháp luật, và
các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của Hội đồng nhân dân
cùng cấp;
- Bảo đảm an ninh chính trị và trật tự an toàn xã hội, thực hiện nhiệm vụ xây
dựng lực lượng vũ trang và xây dựng lực lượng quốc phòng toàn dân, thực hiện
chế độ, nghĩa vụ quân sự. Quản lý hộ tịch hộ khẩu ở địa phương, quản lý việc cư
trú đi lại của người ngoài địa phương;
- Về phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước của các tổ chức và công
dân, bảo vệ các quyền tự do dân chủ của nhân dân;
- Về công tác thi hành án, giải quyết đơn khiếu nại.
Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ do Hội đồng nhân dân cùng cấp bầu ra, là cơ

quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, là cơ quan Hành chính Nhà nước ở địa
phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước
cấp trên.
Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa
phương, góp phần đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính
Nhà nước từ Trung ương đến cơ sở, đại diện cho ý chí nguyện vọng và quyền làm
chủ của nhân dân địa phương.
b) Nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân Quận Tây Hồ
Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ,
tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách. Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ có nhiệm vụ chỉ
đạo điều hành các nhiệm vụ, Chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm đã đề ra,
4


quản lý chỉ đạo, hướng dẫn các phường trong hoạt động quản lý Nhà nước. Uỷ ban
nhân dân quận Tây Hồ thực hiện nhiệm vụ của mình theo Luật Tổ chức Hội đồng
nhân dân và Uỷ ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003, cụ thể là:
- Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển kinh tế, xã hội, an ninh, quốc
phòng dài hạn và hàng năm của Quận.
- Xây dựng chương trình, công tác hàng năm của Uỷ ban nhân dân quận, các
biện pháp thực hiện nghị quyết của Hội đồng nhân dân quận về kinh tế xã hội, an
ninh, quốc phòng, thông qua các báo cáo của Uỷ ban nhân dân quận trước khi trình
Hội đồng nhân dân quận.
- Xây dựng quy chế làm việc của Uỷ ban nhân dân quận, công tác tổ chức
bộ máy và thực hiện chế độ quản lý cán bộ theo phân cấp và quy định của Nhà
nước. Bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với các tập thể, cá nhân do
Uỷ ban nhân dân quận trực tiếp quản lý.
- Kết luận những vụ khiếu nại, tố cáo có liên quan tới cán bộ chủ chốt do Uỷ
ban nhân dân quản lý hoặc những vụ việc phức tạp theo quy định của Luật Khiếu
nại tố cáo.

- Kiểm điểm, đánh giá công tác chỉ đạo, điều hành của tập thể và mỗi cá
nhân thành viên của Uỷ ban nhân dân quận hàng năm.
- Giải quyết những vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền
của Uỷ ban nhân dân quận.
c) Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ
Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ gồm có: 01 Chủ tịch, 03
Phó Chủ tịch và 12 phòng ban tham mưu, giúp việc.
Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ là Cơ quan quản lý Hành chính Nhà nước,
thực hiện nhiệm vụ quyền hạn và tổ chức hoạt động theo quy định của Luật Tổ
chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân ngày 26/11/2003. Bộ máy Uỷ ban
nhân dân quận Tây Hồ là toàn bộ hệ thống các thành viên, các phòng, ban được tổ
chức theo cơ cấu trực tuyến. Mỗi thành viên của Uỷ ban nhân dân quận chịu trách
nhiệm cá nhân về phần công tác được phân công trước Hội đồng nhân dân, Uỷ ban
5


nhân dân và Chủ tịch Uỷ ban nhân dân quận; cùng các thành viên khác chịu trách
nhiệm tập thể và hoạt động của Uỷ ban nhân dân quận trước Thành ủy, Hội đồng
nhân dân và Uỷ ban nhân dân Thành phố, Quận ủy, Hội đồng nhân dân quận Tây
Hồ và cơ quan Nhà nước cấp trên.
Cơ cấu tổ chức của ủy ban nhân dân quận Tây Hồ gồm:
* Lãnh đạo Uỷ ban nhân dân Quận:
- 01 Chủ tịch Uỷ ban nhân dân quận – Đỗ Anh Tuấn phụ trách chung
Giúp việc cho Chủ tịch là 03 Phó chủ tịch gồm:
- Phó chủ tịch: Nguyễn Lê Hoàng - phụ trách về khối Đất đai – Trật tự xây
dựng: ,
- Phó chủ tịch: Phạm Xuân Tài - phụ trách khối Văn xã,
- Phó chủ tịch: Nguyễn Đình Khuyến - phụ trách về khối Kinh tế.
* Các uỷ viên UBND Quận:
- Uỷ viên UBND quận Dương Thị An

- Uỷ viên UBND quận Lê Quang Chính
- Uỷ viên UBND quận Nguyễn Việt Cường
- Uỷ viên UBND quận Nguyễn Minh Hải
- Uỷ viên UBND quận Dương Việt Hùng
- Uỷ viên UBND quận Phùng Anh Lê
- Uỷ viên UBND quận Lê Hoài Nam
- Uỷ viên UBND quận Nguyễn Văn Kha
- Uỷ viên UBND quận Lê Trung Đức
- Uỷ viên UBND quận Chu Thị Minh Tân
- Uỷ viên UBND quận Lê Hồng Vũ
- Uỷ viên UBND quận Võ Bích Thủy
- Ủy viên UBND quận Phan Tuấn Ngọc
* Các phòng, ban chuyên môn:
6


Giúp việc cho Chủ tịch, Phó Chủ tịch có 12 Phòng, ban chuyên môn trực
thuộc Uỷ ban nhân dân Quận, hoạt động theo chức năng và nhiệm vụ của mình.
1. Văn phòng UBND Quận.
2. Phòng Nội vụ.
3. Phòng Thanh tra.
4. Phòng Lao động Thương binh và Xã hội.
5. Phòng Văn hoá Thông tin - Thể dục thể thao.
6. Phòng Kinh tế.
7. Phòng Giáo dục và Đào tạo.
8. Phòng Quản lý - Đô thị.
9. Phòng Tư pháp.
10.Phòng Tài chính - Kế hoạch.
11.Phòng Y tế
12.Phòng Tài nguyên và Môi trường.

Ngoài ra, còn có 6 Đoàn thể chính trị: Hội Cựu chiến binh, Hội Phụ nữ, Hội
Nông dân, Đoàn Thanh niên, Mặt trận Tổ quốc, Liên đoàn Lao động; Bên cạnh đó,
còn có các đơn vị hiệp quản: Đội quản lý thị trường, Đội thi hành án, Đội thanh tra
Giao thông công chính, Đội quản lý trật tự xây dựng, Viện kiểm sát nhân dân, Toà
án nhân dân…
1.1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn
thư – lưu trữ của UBND quận Tây Hồ
Bộ phận Văn thư Lưu trữ của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ trực thuộc Văn
phòng Ủy ban nhân dân quận. Văn phòng Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ có chức
năng tham mưu giúp Chủ tịch công tác: Hành chính, quản trị, văn thư, lưu trữ, tài
chính của cơ quan. Nhiệm vụ cụ thể của Văn phòng:
- Tiếp nhận, phát hành và quản lý văn bản, tài liệu…từ nơi khác gửi đến và
từ Ủy ban gửi đi; kiểm tra thể thức văn bản và trình tự, thủ tục trong việc phát hành
các văn bản của Ủy ban;
7


- Tổ chức quản lý, điều hành công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, bảo mật,
bảo vệ, y tế của cơ quan theo quy định của Nhà nước, Ủy ban nhân dân Thành phố
Hà Nội;
- Quản lý tài chính, tài sản, cơ sở vật chất: Phương tiện, trang thiết bị của
Văn phòng Ủy ban; bảo đảm phương tiện và điều kiện làm việc của Ủy ban;
- Lập kế hoạch và thực hiện mua sắm, sửa chữa trang thiết bị, phương tiện
phục vụ công tác tại Ủy ban;
- Là đầu mối để theo dõi, quản lý các dự án sử dụng vốn sự nghiệp kinh tế
để cải tạo, sửa chữa, nâng cấp trụ sở cơ quan Văn phòng Ủy ban nhân dân quận;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ
giao.
* Đối với cán bộ văn thư :
- Tiếp dân và phát hành các loại công văn, giấy tờ tài liệu của UBND quận

đảm bảo đúng trình tự, thể thức của văn bản hành chính nhà nước;
- Quản lý và viết các loại giấy giới thiệu, giấy mời;
- Thực hiện quyết định số 792/1998/QĐ – UB ngày 30/06/1998 của UBND
quận Tây Hồ ban hành quy định tạm thời về quy trình soạn thảo, trình tự ban hành
và quản lý văn bản thuộc thẩm quyền của UBND quận và các phường;
- Quản lý và sử dụng con dấu theo quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ –
CP ngày 24/08/2001 của Chính phủ.
* Đối với cán bộ lưu trữ :
- Sắp xếp, tập hợp, chỉnh lý, phân loại, lập danh mục hồ sơ, tài liệu và lưu
giữ các loại tài liệu của UBND quận;
- Thống kê đầy đủ các loại tài liệu lưu trữ đảm bảo rõ ràng, chính xác bằng
số thống kê và máy tính, phục vụ tra cứu nhanh chóng, hiệu quả;
- Hằng năm thường hướng dẫn và tổ chức tiếp nhận hồ sơ của các đơn vị để
đưa vào kho lưu trữ, tham mưu việc huỷ tài liệu hết giá trị sử dụng theo đúng quy
định.
Đây là công việc chiếm phần lớn trong hoạt động của văn phòng. nhờ công
tác văn thư – lưu trữ mà việc trao đổi, cập nhật thông tin bằng văn bản được đảm
bảo chính xác, kịp thời. Giúp cơ quan giải quyết công việc một cách nhanh chóng,
8


chính xác có hiệu quả, đảm bảo tính pháp lý của giấy tờ qua khâu kiểm tra thể thức
và nội dung văn bản. Tránh khỏi sai lầm và những hạn chế về tệ nạn quan liêu giấy
tờ, đồng thời giữ gìn và phản ảnh đầy đủ quá trình hoạt động của cơ quan, cung
cấp nguồn tài liệu cho lưu trữ cơ quan.

9


CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA

UBND QUẬN TÂY HỒ
Công tác Văn thư – Lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong quá trình hoạt
động của cơ quan, tổ chức nói chung và Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ nói riêng.
Ngoài hoạt động nghiệp vụ thì hoạt động quản lý được ví như kim chỉ nam của
Công tác Văn thư – Lưu trữ trong cơ quan. Vì vậy, Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ
luôn quan tâm và chú trọng hoạt động quản lý song song với hoạt động nghiệp vụ.
2.1 Hoạt động quản lý
2.1.1 Xây dựng, ban hành văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ
Công tác Văn thư của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ chịu sự quản lý trực
tiếp của Chánh Văn phòng. Chánh Văn phòng là người tham mưu, giúp việc cho
Ban Giám đốc, điều hành mọi hoạt động của Ủy ban. Bên cạnh đó, Chánh Văn
phòng còn theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, hướng dẫn các cán bộ làm công tác Văn
thư các nghiệp vụ thuộc phạm vi, quyền hạn của mình.
Ngay từ khi thành lập, Công tác Văn thư – Lưu trữ của Ủy ban nhân dân
quận Tây Hồ đã được quan tâm, chú trọng và đặt lên hàng đầu. Vì bộ phận Văn thư
được ví như cả bộ mặt của cơ quan. Nếu làm tốt Công tác Văn thư thì các hoạt
động của Ủy ban nhân dân mới thực hiện tốt. Do vậy, việc quản lý, hướng dẫn và
thực hiện luôn gắn với các Văn bản Quy phạm pháp luật, các Văn bản hướng dẫn
chỉ đạo nghiệp vụ về Công tác Văn thư của Chính phủ, Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước, Chi cục Văn thư Lưu trữ Thành phố Hà Nội như:
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về Công tác
văn thư;
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ, Nghị định
sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4
năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ,
Thông tư hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ,
Thông tư hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu
10

trữ…
Ngoài các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Chính phủ, Bộ Nội vụ, Cục Văn
thư và Lưu trữ nhà nước, để công tác văn thư đi vào nề nếp, thống nhất trong các
khâu nghiệp vụ, từ khi thành lập cho đến nay Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ còn
ban hành các văn bản quy định cụ thể về Công tác văn thư của Ủy ban như:
- Ngày 10/01/2012, Uỷ ban nhân dân quận đã ban hành hệ thống tài liệu
quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong đó có quy trình xử lý văn
bản đi – đến, quy trình quản lý hồ sơ. Theo đó Uỷ ban nhân dân quận yêu cầu các
đơn vị thuộc quận và Uỷ ban nhân dân các phường thực hiện nghiêm ngặt các
bước trong quy trình này.
- Thực hiện Kế hoạch số 61/KH-UBND ngày 19/4/2012 của UBND Thành
phố Hà Nội về công tác Văn thư – lưu trữ năm 2012, ngày 11/5/2012 quận đã ban
hành Kế hoạch số 78/KH-UBND về kiểm tra công tác ban hành văn bản, văn thư –
lưu trữ năm 2012. Tại nội dung kế hoạch, UBND quận đã xây dựng lịch kiểm tra,
hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ tại các phòng, ban chuyên môn, đơn vị sự
nghiệp thuộc quận và UBND 8 phường.
- Nhận thức rõ tầm quan trọng của công tác Văn thư – lưu trữ, ngay sau khi
thành lập quận, ngày 14/11/1998 UBND quận ban hành quyết định số 1479/1998/QĐUBND về việc ban hàn quy định về công tác Văn thư – lưu trữ của Uỷ ban nhân dân
quận Tây Hồ. Hiện nay trên cơ sở các văn bản hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ
của Chi cục Văn thư – lưu trữ, Uỷ ban nhân dân quận đã xây dựng quy chế về công
tác Văn thư – lưu trữ. Ngay sau khi ban hành Uỷ ban nhân dân quận đã triển khai quy
chế này tới cán bộ Văn thư thuộc Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ và Uỷ ban nhân dân
các phường.
Đối với các văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ, Ủy ban nhân dân quận Tây
Hồ luôn thực hiện theo đúng các văn bản chỉ đạo của nhà nước:
- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13;
- Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24/10/2011 của Bộ Nội vụ về việc quy
định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của Ủy ban nhân dân

cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
11


- Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/12/2004 của Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính;
- Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 của Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn tiêu huỷ tài liệu hết giá trị;
- Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về
việc ban hành Quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy” theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000…
Ngoài các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Chính phủ, Bộ Nội vụ, Cục Văn
thư và Lưu trữ nhà nước, để công tác Lưu trữ đi vào nề nếp, thống nhất trong các
khâu nghiệp vụ, từ khi thành lập cho đến nay Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ còn
ban hành các văn bản quy định cụ thể về Công tác Lưu trữ của Ủy ban như:
- Quy chế Công tác Văn thư - Lưu trữ của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ;
- Quyết định số 1203/QĐ-UBND ngày 30/8/2006 của Ủy ban nhân dân quận
Tây Hồ về việc ban hành danh mục các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và
thành phần tài liệu thuộc diện nộp vào lưu trữ Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ;
- Đề án 907/ĐA-UBND ngày 16/6/2007 của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ
về việc ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin tại quận Tây Hồ;
- Nội quy phòng cháy chữa cháy ngày 11/8/2006 của Ủy ban nhân dân quận
Tây Hồ ban hành kèm theo Quyết định số 960/QĐ-UB ngày 11/8/2006 của Ủy ban
nhân dân quận Tây Hồ.
2.1.2 Tổ chức bộ phận, bố trí nhân sự làm công tác Văn thư Lưu trữ tại
Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ
Trong cơ quan, phòng Văn phòng Ủy ban nhân dân thường là đơn vị trực
tiếp giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân về công tác này. Do vậy, Văn phòng Ủy ban
nhân dân là đơn vị đầu mối của công tác Văn thư Lưu trữ, có trách nhiệm đảm bảo
thông tin cho hoạt động của cơ quan, chịu trách nhiệm tiếp nhận, tổ chức xử lý,
chuyển giao văn bản, làm thủ tục phát hành văn bản đi do cơ quan ban hành và

thực hiện Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại cơ quan. Bộ phận Văn thư,
bộ phận Lưu trữ của Ủy ban nhân dân trực thuộc phòng Văn phòng Ủy ban nhân
dân.
Ở mỗi cơ quan khác nhau lại có hình thức tổ chức Văn thư khác nhau. Khi
12


lựa chọn hình thức tổ chức Công tác Văn thư cần căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ
cơ cấu tổ chức của cơ quan, khối lượng văn bản đi đến; số lượng các đơn vị trực
thuộc, địa điểm làm việc của các đơn vị. Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ xét về tính
chất công việc cũng lớn nên Ủy ban nhân dân quận đã lựa chọn hình thức Văn thư
hỗn hợp. Hình thức Văn thư hỗn hợp thì một số khâu nghiệp vụ của Công tác Văn
thư được thực hiện tập trung (tiếp nhận, đăng kí, nhân bản…) tại bộ phận Văn thư
cơ quan, một số cong việc được thực hiện tại các đơn vị. Với hình thức này, cơ
quan vừa bố trí văn thư cơ quan, vừa bố trí văn thư ở các đơn vị trong cơ quan.
Giữa văn thư cơ quan và văn thư đơn vị có sự phối hợp, phân công công tác để
thực hiện công tác Văn thư cơ quan, tổ chức.
Bên cạnh đó, Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ còn bố trí hai cán bộ làm công
tác Văn thư, một cán bộ làm công tác Lưu trữ. Cán bộ phụ trách Công tác văn thư,
Công tác Lưu trữ đều tốt nghiệp đúng ngành nghề nên về mặt nghiệp vụ đã hoàn
thành nhiệm vụ được giao.
2.1.3 Đào tạo bồi dưỡng cán bộ chuyên môn nghiệp vụ Văn thư Lưu trữ
tại Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ
Theo Từ điển Tiếng Việt, năm 1992 của Viện Ngôn ngữ học giải thích “Đào
tạo là làm cho trở thành người có năng lực theo những tiêu chuẩn nhất định”, “Bồi
dưỡng là làm cho tăng thêm năng lực và phẩm chất”. Công tác Văn thư Lưu trữ có
liên quan đến văn bản, giấy tờ, ảnh hưởng tới hoạt động của cơ quan vì vậy cần
phải tổ chức đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ Văn thư Lưu trữ ở các trình
độ khác nhau hoặc thông qua các lớp tập huấn, bồi dưỡng ngắn hạn về Công tác
Lưu trữ.

Mục tiêu của đào tạo các trình độ khác nhau là để tạo ra nguồn nhân lực có
trình độ hiểu biết về lý luận và thực tiễn, có khả năng nghiên cứu, tham mưu đề
xuất với lãnh đạo và có khả năng thực hiện nghiệp vụ. Để đáp ứng yêu cầu nâng
cao trình độ nghiệp vụ, các cơ quan tổ chức cấn đặt ra nhiệm vụ bồi dưỡng cán bộ
là công tác Văn thư Lưu trữ chuyên trách qua các lớp bồi dưỡng ngắn hạn có thời
gian học từ 1 đến 3 tháng, sau khi học xong học viên được cấp chứng chỉ.
Hằng năm Lãnh đạo Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ đều cử các cán bộ
13


chuyên trách Công tác Văn Lưu trữ đi tập huấn về nghiệp vụ tại Chi cục Văn thư
Lưu trữ Thành phố Hà Nội. Qua mỗi lần tập huấn, các cán bộ đều nắm được mục
đích, yêu cầu và những nội dung tập huấn do Chi cục tổ chức. Hơn nữa trong quá
trình làm việc, các cán bộ trẻ luôn chịu khó tìm tòi, học hỏi, bổ sung thêm các văn
bản mới hướng dẫn về Công tác Văn thư và Lưu trữ theo đúng quy định của Nhà
nước nên hoạt động của cơ quan diễn ra khá thuận lợi.
2.1.4 Tổ chức chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng Khoa học Công nghệ
vào Công tác Văn thư Lưu trữ
Có thể nói, trong thời đại Công nghệ thông tin, việc ứng dụng các thành tựu
Khoa học vào các công tác khác nói chung và Công tác văn thư Lưu trữ nói riêng
là vô cùng cần thiết và tạo ra hiệu quả trong công việc. Việc áp dụng các thành tựu
của Khoa học công nghệ vào ngành Văn thư Lưu trữ được thực hiện cụ thể qua
việc Quản lý văn bản đi đến bằng Hệ điều hành Quản lý Văn bản đi đến của cơ
quan thay cho việc vào sổ văn bản như truyền thống. Việc quản lý văn bản bằng hệ
điều hành, phần mềm quản lý sẽ tiết kiệm được thời gian, công sức, tra tìm văn bản
được nhanh chóng và mục đích cụ thể là quản lý chặt chẽ được văn bản, tránh tình
trạng mất mát, thất lạc các văn bản. Hơn nữa, trong Công tác Lưu trữ, việc áp dụng
Khoa học công nghệ vào công tác Văn thư Lưu trữ được thể hiện qua việc Hơn
nữa, ngoài việc áp dụng các tiêu chuẩn ra thì các cán bộ Lưu trữ có thể quản lý Tài
liệu lưu trữ qua Mục lục hồ sơ điện tử. Ngoài ra, Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ

còn có Đề án 907/ĐA-UBND ngày 16/6/2007 của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ
về việc ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin tại quận Tây Hồ. Đây thực sự là
sự quan tâm rất lớn của Lãnh đạo cơ quan trong quá trình hoạt động, vận hành bộ
máy tổ chức.
2.1.5 Công tác thanh tra, kiểm tra Công tác Văn thư Lưu trữ tại Ủy ban
nhân dân quận Tây Hồ
Để nắm bắt tình hình, thực tế công tác Văn thư – Lưu trữ của Ủy ban nhân
dân quận Cầu Giấy, hằng năm vẫn có bộ phận thanh tra của Chi cục Văn thư và
Lưu trữ Thành phố Hà Nội đến kiểm tra tình hình thực hiện các nghiệp vụ về Văn
thư, Lưu trữ của Ủy ban. Ngày 12/4/2017 Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ có ban
14


hành Kế hoạch 106/KH-UBND về việc kiểm tra Công tác Văn thư Lưu trữ năm
2017. Mục đích nhằm kiểm tra việc triển khai thực hiện các chế độ, quy định của
Nhà nước về công tác Văn thư Lưu trữ; hoạt động lưu trữ của cơ quan, tổ chức trên
địa bàn quận Tây Hồ; bên cạnh đó nhằm nâng cao nhận thức, trách nhiệm của
người đứng đầu cơ quan, đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức về công tác văn thư
lưu trữ, tầm quan trọng của Tài liệu lưu trữ; kịp thời phát hiện những tồn tại, hạn
chế và xác định nguyên nhân để có giải pháp khắc phục kịp thời.
Qua mỗi lần kiểm tra, các cán bộ Văn thư, lưu trữ của Ủy ban rút ra được bài
học và có nhiều kinh nghiệm hơn trong công việc. Bên cạnh đó, tài liệu sản sinh
của Ủy ban nhân dân quận Cầu Giấy phản ánh đúng chức năng và nhiệm vụ của cơ
quan nên số tài liệu sản sinh ra có giá trị vô cùng lớn. Vì thế, đối với những trường
hợp làm mất mát, thất lạc tài liệu của cơ quan đều bị xử lý theo quy định của Pháp
luật và đặc biệt là theo Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 – Văn bản Luật có giá trị
pháp lý cao nhất của ngành Lưu trữ.
Tại Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ, Lãnh đạo giao cho Chánh Văn phòng
hằng quý kiểm tra công tác Văn thư Lưu trữ của cơ quan. Nhất là công tác bảo
quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.

2.6 Sơ kết, tổng kết Công tác Văn thư Lưu trữ trong phạm vi Ủy ban
nhân dân quận Hoàn Kiếm
Tổng kết, sơ kết Công tác Văn thư Lưu trữ nhằm rút kinh nghiệm, phát huy
những ưu điểm đã đạt được và giải quyết những tồn đọng hạn chế. Trong các Hội
nghị tổng kết công tác 6 tháng, 9 tháng và công tác năm, Cán bộ làm Công tác Văn
thư Lưu trữ thường phải làm báo cáo tổng kết quá trình thực hiện công việc được
giao. Trong nội dung báo cáo cần làm rõ các nội dung: Báo cáo về tình hình, chất
lượng của Công tác Văn thư Lưu trữ, số lượng nhân sự đang làm công tác, số
lượng Văn bản đi đến qua từng đợt, một năm; Số lượng tài liệu đưa ra chỉnh lý
trong một năm; số lượng tài liệu lưu trữ được đưa ra khai thác; số lượng trang thiết
bị bảo quản. Qua báo cáo nhằm cung cấp cho lãnh một cái nhìn sâu sắc và toàn
diện nhất đối với Công tác Văn thư Lưu trữ của Ủy ban.
Hơn nữa, ngoài báo cáo về các nội dung trên, Cán bộ thực thi công tác Văn
15


thư Lưu trữ còn năm bắt được những mặt hạn chế, yếu kém và thiếu sót của Công
tác Văn thư Lưu trữ để đưa ra những giải pháp, đề xuất nhằm nâng cao hiệu của
của Công tác Văn thư Lưu trữ của cơ quan. Để làm được những điều đó cần phải
có một lãnh đạo có tâm có tầm và cần các bộ làm công tác vừa hồng vừa chuyên.
2.2 Hoạt động nghiệp vụ
2.2.1 Thực tiễn Công tác Văn thư
2.2.1.1 Soạn thảo và ban hành văn bản
Ủy ban nhân dân Thành phố Hà Nội là một cơ quan hành chính nhà nước
trực thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước – Cơ quan thực hiện chức năng quản
lý Nhà nước trên địa bàn quận Tây Hồ. Vì vậy, các văn bản của Trung tâm được
soạn thảo, ban hành rất được chú trọng về hình thức và nội dung, thực hiện đúng
theo tinh thần của Luật ban hành Văn bản Quy phạm pháp luật số 80/2015/QH13
ngày 22/6/2015 của Quốc hội; Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011của Bộ
Nội vụ, Thông tư hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

Một điều quan trọng hơn có thể thấy, Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ có thẩm ban
hành các văn bản quy phạm pháp luật như Quyết định, Chỉ thị. Căn cứ theo thẩm
quyền thì Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ còn ban hành các các loại văn bản hành
chính thông thường như: Quyết định (cá biệt), chương trình, kế hoạch, thông báo,
tờ trình, biên bản, công văn, báo cáo…
Hiện nay, tại Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ, văn bản thuộc chức năng nhiệm
vụ, chức trách của phòng ban nào thì phòng ban đó giải quyết. Các chuyên viên
được phân công giải quyết công việc sẽ chủ động soạn thảo văn bản, sau đó trình
Trưởng phòng hoặc Phó phòng xem xét, sửa chữa bản thảo. Sau khi đã hoàn chỉnh,
Thủ trưởng đơn vị sẽ kí nháy duyệt về mặt nội dung rồi chuyển văn bản đến cho
Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân. Chánh Văn phòng duyệt về mặt thể thức sau
đó ký nháy vào phần cuối cùng của “Nơi nhận”, văn bản được tiếp tục trình lên
Thủ trưởng cơ quan ký để ban hành. Đầy đủ các yếu tố thể thức, cán bộ chuyên
môn sẽ lấy số, ngày tháng cho văn bản. Căn cứ vào số lượng người nhận, chuyên
viên sẽ phô tô đủ số lượng bản rồi lấy dấu cơ quan phát hành. Văn bản được lưu
bản gốc ở Văn thư và lưu bản chính ở Đơn vị soạn thảo để lập hồ sơ theo đúng
16


nguyên tắc.
2.2.1.2 Quản lý và giải quyết văn bản đi đến
Công tác quản lý văn bản đi, đến của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ được
thực theo đúng tinh thần Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm
2012 của Bộ Nội vụ, Thông tư hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ
sơ, tài liệu vào lưu trữ.
a. Quản lý và giải quyết văn bản đi
- Trước hết, các văn bản đi sẽ được cán bộ văn thư của Ủy ban kiểm tra lại
thể thức, hình thức và kĩ thuật soạn thảo văn bản.
- Ghi số; ngày tháng năm cho văn bản đi. Mỗi một văn bản đi đều được đánh
một số liên tiếp bằng chữ số Ả Rập. Ngày tháng văn bản được đánh theo ngày

tháng thực tế và theo quy định của Thông tư 01/2011/TT-BNV.
- Đăng kí văn bản đi: Việc đăng kí văn bản đi được thực hiện vào phần mềm
quản lý văn bản và điều hành của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ. Cán bộ văn thư
nhập các dữ liệu: số, ký hiệu của văn bản; ngày tháng văn bản; tên loại và trích yếu
nội dung văn bản; người ký; nơi nhận văn bản; đơn vị, người nhận bản lưu; số
lượng bản và những điểm đáng chú ý khác (nếu có) vào phần mềm quản lý văn bản
đi. Do số lượng văn bản đi hàng năm của Ủy ban không nhiều và nhất là số lượng
văn bản mật đi rất ít nên văn thư đã đăng ký chung cả văn bản đi thường và văn
bản đi mật vào phần mềm quản lý văn bản và điều hành. Sau một năm sẽ in thành
quyển và lưu lại.
- Sau khi đăng kí văn bản đi, cán bộ văn thư sẽ làm thủ tục nhân bản, đóng
dấu cơ quan và các loại dấu mật, khẩn nếu có.
- Làm thủ tục phát hành và chuyển giao văn bản đi: Căn cứ vào độ dày, kích
thước của văn bản để lựa chọn mẫu bì cho phù hợp với văn bản. Mẫu bì được in
sẵn, có logo của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ và số điện thoại trên bì. Hiện tại,
Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ có hai loại sổ chuyển giao văn bản đi. Một sổ
chuyển giao văn bản đi tới Ban lãnh đạo, đơn vị và cá nhân trong cơ quan. Một
quyển sổ chuyển giao văn bản đi tới các cơ quan, đơn vị giao dịch. Ủy ban nhân
dân quận Tây Hồ không lập sổ chuyển giao văn bản qua đường bưu điện. Đối với
17


các văn bản khẩn được đóng dấu theo quy định.
- Lưu văn bản đi: Mỗi văn bản đi lưu 02 bản (01 bản lưu tại Văn thư và 01
bản lưu tại đơn vị soạn thảo để lập hồ sơ.
b. Quản lý và giải quyết văn bản đến
Theo nguyên tắc, toàn bộ các văn bản gửi đến Ủy ban nhân dân quận Tây
Hồ đều phải tập trung ở bộ phân Văn thư để làm thủ tục đăng kí sau đó mới chuyển
giao đến các đơn vị có trách nhiệm giải quyết. Quy trình quản lý và giải quyết văn
bản đến như sau:

- Tiếp nhận, kiểm tra văn bản đến: Khi văn bản được gửi đến cơ quan cán bộ
văn thư kiểm tra xem văn bản đã gửi đúng Ủy ban hay không (nếu không đúng cán
bộ văn thư phải gửi lại hoặc báo người có thẩm quyền xem xét, cho ý kiến). Bên
cạnh đó, cán bộ văn thư còn kiểm tra mức độ an toàn của văn bản xem bì văn bản
có bị rách, mất hoặc gửi chậm văn bản phải báo ngay cho người có thẩm quyền
xem xét và cho ý kiến.
- Phân loại, bóc bì văn bản: việc phân loại, bóc bì, đóng dấu đến, ghi số đến,
ngày đến được thực hiện theo đúng quy định của nhà nước. Việc phân loại được
thực hiện rất khoa học. Đối với việc bóc bì, khi nhận được văn bản có đóng dấu
hoả tốc, khẩn, hoả tốc hẹn giờ, cán bộ văn thư của Ủy ban luôn bóc bì trước và làm
các thủ tục, sau đó trình lãnh đạo cơ quan cho ý kiến giải quyết. Những văn bản
mật, cán bộ văn thư của Ủy ban chỉ bóc bì ngoài và giữ nguyên bì trong khi trình
lãnh đạo cơ quan. Quan trọng hơn, đối với văn bản ngoài bì ghi rõ tên người nhận
thì cán bộ văn thư cũng không bóc bì và phải gửi tận tay cho người nhận.
- Đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến: Đối với việc đóng dấu đến cho văn
bản, mỗi văn bản gửi đến Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ đều được cán bộ văn thư
đóng dấu đến sau đó ghi ngày tháng năm cho văn bản đến. Dấu đến được đóng ở
dưới số kí hiệu và trích yếu nội dung (đối với những văn bản không có tên loại).
Dấu đến được đánh từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 hàng năm và kết thúc vào ngày
31 tháng 12 hàng năm .
- Đăng kí văn bản đến: Cũng như văn bản đi, văn bản đến không được đăng
kí vào sổ đăng kí văn bản đến mà trước khi được chuyển giao, văn bản được đăng
18


kí trực tiếp vào phần mềm quản lý văn bản và điều hành. Văn bản mật đến cũng
được đăng kí chung bằng một hệ thống số và quản lý chung vào phần mềm.
- Trình và sao văn bản đến: Sau khi đã đăng kí văn bản đến. Cán bộ văn thư
trình lên Chủ tịch Ủy ban nhân dân cho ý kiến chỉ đạo. Nhận được ý kiến chỉ đạo,
cán bộ văn thư sẽ sao văn bản để gửi tới các phòng, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm

giải quyết.
- Chuyển giao văn bản đến: Theo như sự phân công nhiệm vụ giải quyết của
Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ cho ý kiến các đơn vị, cá nhân giải quyết
công việc ở phía lề trái của văn bản. Cán bộ văn thư sao đúng, đủ theo số lượng
văn bản gửi tới các đơn vị. Việc chuyển giao văn bản cũng phải đăng kí vào sổ.
Hiện tại Văn thư có sổ chuyển giao văn bản đến năm 2017.
- Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến: Các Phòng, đơn vị,
cá nhân có trách nhiệm giải quyết công việc theo đúng quy định và thời hạn.
Chánh Văn phòng là người trực tiếp tổng hợp tình hình giải quyết văn bản đến.
Cán bộ văn thư có trách nhiệm kiểm tra, theo dõi việc giao nhận văn bản có kịp
thời, chính xác hay chưa kịp thời chính xác và nhắc nhở các đơn vị giải quyết công
việc theo đúng thời hạn quy định.
2.2.1.3 Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ
Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ về lưu trữ cơ quan được Ủy ban nhân dân
quận Tây Hồ chỉ đạo khá chặt chẽ và đúng theo quy định hiện hành của nhà nước.
Mỗi cá nhân khi theo dõi và giải quyết công việc phải lập hồ sơ về công việc đó.
Lập hồ sơ là khâu nghiệp vụ rất quan trọng vì nó là mắt xích gắn liền công tác văn
thư với công tác lưu trữ và có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác lưu trữ. Việc lập hồ
sơ giúp Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ quản lý tài liệu một cách chặt chẽ, khoa
học.
Hằng năm, trước khi tiến hành công việc Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ đều
xây dựng bản Danh mục sơ. Bản Danh mục hồ sơ sẽ do các cán bộ chuyên môn
của từng phòng nộp. Sau đó cán bộ Văn thư cơ quan tổng hợp các phòng và trình
lãnh đạo xem xét, ký ban hành. Cán bộ Văn thư sẽ gửi các đơn vị trong cơ quan để
cán bộ chuyên môn của từng phòng năm được nội dung công việc của mình trong
19


năm tới. Vì thế mà việc lâp hồ sơ được chủ động, thuận lợi và các đơn vị giao nộp
hồ sơ vào lưu trữ cơ quan đúng theo quy định của Nhà nước.

2.2.1.4 Quản lý và sử dụng con dấu
Con dấu có vị trí quan trọng đối với việc ban hành văn bản, đóng dấu nhằm
thể hiện vị trí pháp lý của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ và khẳng định tính chân
thực và có hiệu lực thi hành các văn bản mà Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ ban
hành. Vì thế mà việc quản lý và sử dụng con dấu được Ủy ban nhân dân quận Tây
Hồ tổ chức chỉ đạo cụ thể và chặt chẽ.
Việc quản lý và sử dụng con dấu được Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ thực
hiện đúng theo tinh thần của:
- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và
sử dụng con dấu.
- Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày01/4/2009 của Chính phủ về sửa đổi bổ
sung một số điều của Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 về quản lý và sử
dụng con dấu.
- Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về Công tác
văn thư.
- Nghị định 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu.
- Ngoài ra Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ còn ban hành Quy chế Công tác
Văn thư lưu trữ của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ.
Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ là người chịu trách nhiệm
trước Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ về việc quản lý và sử dụng con dấu.
Con dấu của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ được giao cho cán bộ văn thư giữ và
đóng dấu. Con dấu của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ được bảo quản an toàn trong
két sắt. Trong trường hợp văn thư vắng mặt phải giao cho người có thẩm quyền
quản lý nhưng phải được sự đồng ý của thủ trưởng cơ quan (có biên bản bàn giao
dấu). Văn thư chỉ đóng dấu lên những văn bản có đầy đủ nội dung và thể thức,
không đóng dấu khống. Nguyên tắc đóng dấu vẫn là đóng vào 1/3 chữ kí về phía
bên trái.
Hiện nay Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ có các loại con dấu như: Dấu của
20

Ủy ban nhân dân, dấu chức danh ( Chủ tịch Ủy ban nhân dân, các phó chủ tịch,
Chánh Văn phòng), dấu mật, khẩn, hoả tốc, dấu đến…
2.2.2 Thực tiễn Công tác Lưu trữ
Ngoài Công tác văn thư ra thì Công tác Lưu trữ của Ủy ban nhân dân quận
Tây Hồ cũng luôn được quan tâm, chỉ đạo sát sao. Bởi lẽ, Công tác lưu trữ là một
mắt xích không thể thiếu trong hoạt động của Ủy ban. Quan trọng hơn, hiện nay
Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ đang lưu trữ và bảo quản rất nhiều tài liệu có giá trị
thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố Hà Nội nên công
tác lưu trữ tài liệu của cơ quan cũng luôn được chú trọng.
2.2.2.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu
Thu thập, bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp liên quan đến
việc xác định nguồn tài liệu và thành phần tài liệu lưu trữ cơ quan và phông lưu trữ
Quốc gia, lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm
vi đã được nhà nước quy định.
Để công tác thu thập bổ sung tài liệu đi vào thực tế, ngày 30/8/2006 Ủy ban
nhân dân quận Tây Hồ đã ban hành văn bản 1023/QĐ-UBND về việc ban hành
danh mục các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và thành phần tài liệu thuộc
diện nộp lưu vào lưu trữ Ủy ban nhân dân quận. Theo quy định, Ủy ban nhân dân
quận Tây Hồ yêu cầu các đơn vị nộp tài liệu vào Kho lưu trữ Ủy ban nhân dân phải
là những tài liệu có giá trị lịch sử, chính trị, khoa học, kinh tế, văn hóa… thời gian
nộp hồ sơ vào kho lưu trữ từ ngày 02/01 đến ngày 30/6 hàng năm. Các đơn vị có
trách nhiệm nộp toàn bộ hồ sơ đã giải quyết xong vào kho lưu trữ Ủy ban nhân dân
quận. Hồ sơ tài liệu cần giữ lại để nghiên cứu hoặc tiếp tục xử lý phải báo cáo Ủy
ban nhân dân quận qua Văn phòng Ủy ban nhân dân và được chấp thuận bằng văn
bản của Ủy ban nhân dân quận.
Kể một sau từ khi công việc kết thúc, các cán bộ chuyên môn thường nộp tài
liệu cho Bộ phận Lưu trữ thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân quận. Tuy nhiên, trên
thực tế thì trách nhiệm thu tài liệu thuộc về cán bộ Lưu trữ. Hằng năm, cán bộ Lưu
trữ thường phải làm công văn đôn đốc các đơn vị nộp tài liệu, hồ sơ. Nguồn thu tài

liệu của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ là tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt
21


động của các phòng ban như: Văn phòng UBND Quận; phòng Nội vụ; phòng
Thanh tra; phòng Lao động Thương binh và Xã hội; phòng Văn hoá Thông tin Thể dục thể thao; phòng Kinh tế; phòng Giáo dục và Đào tạo; phòng Quản lý - Đô
thị; phòng Tư pháp; phòng Tài chính - Kế hoạch; phòng Y tế; phòng Tài nguyên và
Môi trường. Ngoài ra nguồn thu còn có tài liệu của Đảng, Công đoàn, Đoàn thanh
niên của quận…
Thành phần thu của tài liệu có nội dung liên quan đến:
- Tài liệu về chuyên môn nghiệp vụ, thi đua, hành chính, quản trị, xây dựng
cơ bản;
- Tài liệu về dự toán, quyết toán thu chi của Ủy bân nhân dân quận ;
- Tài liệu về tổ chức bộ máy, về nhân sự, lao động tiền lương và thực hiện
chế độ chính sách;
- Tài liệu về hoạt động đoàn thể (Đảng, Công đoàn, Đoàn thanh niên)…
2.2.2.2 Công tác phân loại tài liệu lưu trữ
Phân loại tài liệu là khâu nghiệp vụ quan trọng ảnh hưởng lớn đến giá trị tài
liệu lưu trữ. Phân loại là lựa chọn, phân chia các loại tài liệu. Phân loại tốt sẽ góp
phần giữ lại những tài liệu có giá trị cao, loại ra những tài liệu có giá trị thấp và hết
giá trị. Mặt khác, khâu phân loại này còn là cơ sở để để thực hiện có hiệu quả các
khâu nghiệp vụ lưu trữ như: xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý tài liệu… Ngược lại,
nếu phân loại tài liệu không tốt sẽ ảnh hưởng lớn đến tài liệu, giá trị của tài liệu sẽ
giảm đi. Vì thế trong những năm qua cán bộ văn thư của Ủy ban nhân dân quận
Tây Hồ luôn chú trọng khâu phân loại.
Hiện nay, Tại Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ đang lựa chọn cách phân loại
theo phương án Thời gian – Mặt hoạt động. Chẳng hạn Tài liệu năm 2016 bước lớn
sẽ phân về năm 2016. Trong năm 2016 sẽ phân về các mặt hoạt động theo hoạt
động của phòng ban. Trong từng phòng, ban lại chia về từng mặt hoạt động nhỏ
hơn cho đến bước cuối cùng là Hồ sơ.

2.2.2.3 Công tác xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu là một trong tám nghiệp vụ chủ yếu của công tác lưu
trữ. Đây là một công việc khó khăn, phức tạp vì nó quyết định đến số phận của tài
22