Công tác tổ chức, quản lý về văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ

LỜI CẢM ƠN
Quá trình thực tập tại phòng Văn thư UBND quận Tây Hồ đã giúp em
hiểu biết và nắm bắt về kỹ năng nghề nghiệp, nâng cao trình độ chuyên môn về
công tác Văn phòng cũng như đã giúp em học được những kiến thức cơ bản về
công tác Văn thư – Lưu trữ.
Trong bài báo cáo này, do kinh nghiệm thực tế của bản thân còn hạn chế
nên chắc chắn em sẽ không tránh khỏi được những thiếu sót. Kính mong quý
thầy, cô giáo cùng toàn thể các Cán bộ, công chức trong cơ quan Văn phòng
UBND quận Tây Hồ đóng góp ý kiến để báo cáo thực tập tốt nghiệp của em
được hoàn thiện hơn.
Những ý kiến đóng góp này sẽ giúp em nhận ra những hạn chế và qua đó
có thêm những nguồn tư liệu mới trên con đường học tập cũng như nghiên cứu
sau này.
Em xin chân thành cảm ơn !


LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của em trong thời gian
thực tập vừa qua. Em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung
thực về thông tin sử dụng trong công trình nghiên cứu này.
Hà Nội, tháng 3 năm 2017


BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT
ST

Chữ cái viết tắt

Ý nghĩa

T

1

VT

Văn thư

2

LT

Lưu trữ

3

UBND

Ủy ban nhân dân

4

TP

Thành phố

5

VB

Văn bản

6

HN

Hà Nội

7

HĐND

Hội đồng nhân dân

8

&

Và


MỞ ĐẦU
Công tác văn thư, lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối với tất cả các lĩnh
vực của đời sống xã hội. Đối với các cơ quan, tổ chức công tác văn thư, lưu trữ
cũng có vai trò đặc biệt quan trọng. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng,
nhiệm vụ khác nhau nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt
động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị
đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Bởi đây là những bản gốc,
bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao. Việc
soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và
phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều. Do đó, vai trò của
công tác văn thư, lưu trữ đối với hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức là một

trong những lĩnh vực công tác có vai trò và tầm quan trọng đặc biệt và là lĩnh
vực hoạt động không thể thiếu đối với mỗi cơ quan, tổ chức.
Nhận được tầm quan trọng đó, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung
và Khoa Quản trị Văn phòng nói riêng đã kết hợp và tổ chức cho sinh viên đến
thực tập tại các cơ quan để sinh viên làm quen với công việc thực tế, giúp cho
sinh viên củng cố thêm về kiến thức đã được học tại Trường và tự học thêm kinh
nghiệm tại cơ quan thực tập để trau rồi kinh nghiệm. Được sự giới thiệu của nhà
Trường và được sự đồng ý của Chủ tịch UBND quận Tây Hồ, bắt đầu từ ngày
10/01/2017 đến ngày 10/3/2017 em đã về thực tập tại UBND Quận. Trong thời
gian thực tập được sự quan tâm giúp đỡ của ban lãnh đạo Quận cũng như là các
cô, chú, anh chị đã tạo điều kiện tốt nhất để em hoàn thành tốt đợt thực tập này.
1. Tính cấp thiết của đề tài
Có thể khẳng định, công tác văn thư, lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối
với tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội. Vì vậy, Đảng và nhà nước ta, đặc
biệt là Chủ tịch Hồ Chí Minh luôn đánh giá cao ý nghĩa, tầm quan trọng của
công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ. Công tác văn thư, lưu trữ được xác định là
một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung. Trong Văn phòng, công tác
văn thư, lưu trữ không thể thiếu được và là nội dung quan trọng, chiếm một
phần rất lớn trong nội dung hoạt động của Văn phòng. Như vậy, công tác văn


thư, lưu trữ gắn liền với hoạt động của các cơ quan được xem như một mặt hoạt
động quản lý Nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà
nước. Nhận thấy được tầm quan trọng của công tác này nên em quyết định chọn
“Công tác tổ chức, quản lý về văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ” làm đề
tài cho bài báo cáo thực tập này.
2. Lịch sử nghiên cứu
Là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học, các đề tài liên quan
đến Văn thư lưu trữ cũng trở nên phong phú. Các tác phẩm được nghiên cứu :
- Công tác văn thư lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức Đảng và các tổ

chức chính trị - xã hội của T.S Nguyễn Lệ Nhung
- Nghiệp vụ văn thư của tác giả Nguyễn Thị Phong Lê
- Lý luận và phương pháp công tác văn thư của PGS Vương Đình
Quyển
- Cẩm nang nghiệp vụ văn thư cơ bản của NXB Lao động – Xã hội.
- Nghiệp vụ văn thư lưu trữ của Hoàng Lê Minh.
3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
- Mục đích : Làm rõ chức năng, nhiệm vụ và vai trò của công tác văn
thư lưu trữ trong hoạt động quản lý tại UBND quận nói riêng và trong cơ quan
Nhà nước nói chung.
- Nhiệm vụ nghiên cứu:
+ Khảo sát chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của cơ quan
+ Tìm hiểu vai trò của nhà quản trị văn phòng trong công tác văn thư lưu
trữ
+ Đưa ra các giải pháp để nâng cao hiệu quả của công tác Văn thư lưu trữ
4. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu : Công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây
Hồ
- Giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài
+ Phạm vi nội dung: Nghiên cứu công tác Văn thư lưu trữ
+ Phạm vi không gian: Tại UBND quận Tây Hồ


5. Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện được đề tài này em sử dụng các phương pháp nghiên cứu
sau dây:
+ Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Đọc các tài liệu có liên quan đến công
tác văn thư lưu trữ.
+ Phương pháp quan sát : Quan sát và học hỏi cách làm việc của các nhân
viên, chuyên viên trong cơ quan ( cụ thể là phòng Văn thư và phòng Lưu trữ ).

+ Phương pháp thống kê : trong quá trình tiếp nhận văn bản , vào văn bản
đến, văn bản đi sẽ thống kê số lượng các văn bản đến, và số lượng các văn bản
đi như công văn, thông báo, tờ trình, kế hoạch, quyết định, . .
+ Phương pháp phân tích tổng hợp: Dựa vào các số liệu thu thập được bên
trên sẽ tiến hành phân tích chọn lọc các tài liệu quan trọng, cần thiết để tổng hợp
viết báo cáo.
+ Phương pháp so sánh : Sau khi tổng hợp các số liệu trên, sẽ tiến hành so
sánh số liệu giữa các năm với nhau để tìm ra sự khác biệt, điểm tiến bộ và hạn
chế trong công tác VTLT.
6. Ý nghĩa luận và ý nghĩa thực tiễn của đề tài
- Ý nghĩa luận
Đề tài góp phần làm sáng tỏ, bổ sung, nâng cao những kiến thức của độc
giả, đồng thời mong muốn làm sáng tỏ các phương diện lý luận về nghiệp vụ
văn thư lưu trữ, những chồng chéo hạn chế trong quy trình giải quyết văn bản
nói riêng và trong công tác VTLT nói chung. Và tầm quan trọng của công tác
văn thư lưu trữ trong cơ quan tổ chức hiện nay.
- Ý nghĩa thực tiễn
+ Đề tài cung cấp các thông tin bổ ích phục vụ các độc giả có nhu cầu tìm
hiểu.
+ Giúp sinh viên khoa quản trị văn phòng hiểu rõ hơn về công tác Văn thư
lưu trữ.
+ Đề tài này giúp giải đáp các thắc mắc có liên quan đến công tác VTLT.


7. Cấu trúc của đề tài
Chương 1. Khái quát về UBND quận Tây Hồ
1.1. Lịch sử hình thành
1.2. Cơ cấu tổ chức
1.3. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn
1.3.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận Tây Hồ

1.3.2 Chức Năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng UBND Quận
1.3.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ phận Văn thư – Lưu trữ
của Quận
Tiểu kết
Chương 2. Công tác tổ chức, quản lý về Văn thư Lưu trữ tại UBND
quận Tây Hồ
2.1 Công tác quản lý Nhà nước về Văn Thư, Lưu trữ
2.2 Hoạt động nghiệp vụ về Văn thư, lưu trữ
2.3 Phân công trách nhiệm và tổ chức thực hiện công tác Văn thư, lưu trữ
a) Phòng Nội vụ
b) Văn phòng HĐND&UBND
c) Phòng Tư pháp
d) Phòng Tài chính – Kế hoạch
e) Các phòng, ban, đơn vị sự nghiệp thuộc quận
2.4 Công tác Văn thư tại UBND quận Tây Hồ
2.4.1 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan
2.4.2 Tình hình kiểm tra, rà soát và hệ thống hóa văn bản quản lý của cơ
quan
2.4.3 Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến
2.4.4 Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi
2.4.5 Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan
2.4.6 Quản lý và sử dụng con dấu
2.5 Công tác Lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ
2.5.1 Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ Lưu trữ


2.5.2 Tìm hiểu về tổ chức Lưu trữ của cơ quan
Tiểu kết
Chương 3. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác Văn thư
lưu trữ

3.1 Ưu điểm
3.2 Nhược điểm
3.3 Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư lưu trữ tại UBND quận
Tây Hồ
Tiểu kết
KẾT LUẬN
PHỤ LỤC


CHƯƠNG 1. KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ
1.1 Lịch sử hình thành
UBND quận Tây Hồ thành phố Hà Nội được thành lập theo Nghị định 69/
CP của Chính phủ ngày 28/10/1995 là nơi tập trung nhiều di tích danh thắng, di
tích Văn Hóa – Lịch sử có giá trị của Thủ đô Hà Nội . UBND quận Tây Hồ được
UBND thành phố Hà Nội giao nhiệm vụ quản lý Nhà nước trên địa bàn của
Quận bắt đầu từ ngày 01/10/1996. Là điểm mới được thành lập do vậy mà ngay
từ đầu UBND quận Tây Hồ đã nhận được sự lãnh đạo,chỉ đạo sát sao của Đảng
– Chính quyền cũng như được sự quan tâm, giúp đỡ của các cơ sở, Ban, Ngành
thành phố Hà Nội.Và đây cũng là một quận tương đối thuận lợi cho sự phát triển
các ngành kinh tế, đặc biệt là phát triển thương mại,du lịch và dịch vụ. Quận Tây
Hồ nằm ở vị trí phía Bắc của thủ đô Hà Nội với diện tích tự nhiên 2.393,7ha, địa
giới của Quận được xác định:
- Phía Bắc giáp với huyện Đông Anh;
- Phía Nam giáp với huyện Ba Đình;
- Phía Đông giáp với huyện Gia Lâm và quận Ba Đình;
- Phía Tây giáp với huyện Từ Liêm.
Quận Tây Hồ với diện tích tự nhiên là 2.393,7 ha và hiện có trên 110.000
người cư trú trên địa bàn của 08 Phường: Bưởi, Yên Phụ, Thụy Khuê, Tứ Liên,
Quảng An, Nhật Tân, Xuân La, Phú Thượng. Quận Tây Hồ có Hồ Tây với diện
tích khoảng 526 ha, nằm trọn trong địa giới quận, là một cảnh quan thiên nhiên

đẹp của Hà Nội và cả nước.
Sau 15 năm xây dựng và phát triển, quận Tây Hồ đã có bước phát triển
mạnh với những thành tựu quan trọng trên nhiều lĩnh vực và trở thành trung tâm
Dịch vụ - Du lịch và Văn hóa cửa Thủ đô Hà Nội.
Theo định hướng phát triển của Thủ đô Hà Nội đến năm 2020, quận Tây
Hồ thuộc khu vực phát triển của Thành phố trung tâm. Như vậy, trong tương lai
Tây Hồ sẽ là khu vực trung tâm của thủ đô Hà Nội. Với vị trí đó, quận Tây Hồ
có điều kiện đặc biệt thuận lợi thu hút các nguồn lực (bao gồm cả nguồn vốn tài
chính, nguồn nhân lực và khoa học công nghệ) để thúc đẩy nhanh sự phát triển


Kinh tế - Xã hội của Quận nói riêng và của Thủ đô Hà Nội nói chung.
Ngay từ khi được thành lập hệ thống cơ quan Đảng, chính quyền và đoàn
thể của Quận vừa xây dựng kiện toàn bộ máy, vừa thực hiện chức năng, nhiệm
vụ của mình trong công tác lãnh đạo cũng như tổ chức thực hiện các nhiệm vụ
chính trên lĩnh vực chính trị - kinh tế, văn hoá xã hội – an ninh quốc phòng.
1.2 Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ
Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ gồm có: 01 Chủ tịch, 03 Phó chủ
tịch, 12 phòng và 06 ban chuyên môn. Mỗi thành viên của UBND quận chịu
trách nhiệm cá nhân về công việc được phân công trước HĐND, UBND và Chủ
tịch UBND quận, cùng các thành viên khác chịu trách nhiệm tập thể về hoạt
động của UBND quận trước Thành ủy, HĐND, UBND thành phố, Quận ủy,
HĐND quận Tây Hồ và các cơ quan Nhà nước cấp trên.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ ( Phụ lục số 01 )
Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ gồm có : 01 Chủ tịch, 03 Phó
chủ tịch là :
- Đồng chí Chủ tịch UBND quận : Đỗ Anh Tuấn
- Đồng chí Phó chủ tịch UBND quận phụ trách Văn xã : Phạm Xuân Tài
- Đồng chí Phó chủ tịch UBND quận phụ trách Đất đai : Nguyễn Lê
Hoàng

- Đồng chí Phó chủ tịch UBND quận phụ trách Kinh tế : Nguyễn Đình
Khuyến
Phân công nhiệm vụ của các Đồng chí lãnh đạo ứng với chức danh dựa
theo Quyết định số 253/QĐ-CTUBND ngày 16/9/2016 của Chủ tịch UBND
quận về việc phân công công tác của Chủ tịch và các Phó chủ tịch Ủy ban nhân
dân quận Tây Hồ nhiệm kỳ 2016 – 2021(Phụ Lục).
Ngoài ra giúp việc cho đồng chí Chủ tịch còn có 05 Ủy viên UBND gồm
có :
- Đ/c Nguyễn Anh Tuấn : Ủy viên UBND quận phụ trách Công an.
- Đ/c Nguyễn Văn Kha : Ủy viên UBND quận phụ trách Quân sự.
- Đ/c Lê Trung Đức : Ủy viên UBND quận phụ trách Văn phòng


HĐND-UBND quận.
- Đ/c Phan Tuấn Ngọc : Ủy viên UBND quận phụ trách Thanh tra.
- Đ/c Nguyễn Thanh Tịnh : Ủy viên UBND quận phụ trách Nội vụ.
Bên cạnh đó, giúp việc cho các đ/c Chủ tịch và PCT còn có 12 phòng và
06 ban chuyên môn trực thuộc UBND quận cụ thể như sau :
STT

Các phòng chuyên môn

ST

Các ban chuyên môn

1

Văn phòng HĐND – UBND quận

T
1

Ban QLDA XDHTKT Hồ Tây

2

Phòng Nội Vụ

2

Ban Quản lý chợ quận

3

Phòng Thanh tra

3

Ban Quản lý dự án quận

4

Phòng Lao động Thương binh và

4

Ban Quản lý Hồ Tây

5

Xã hội
Phòng Văn hóa thông tin - Thể

5

Ban Bồi thường giải phóng

6

dục thể thao
Phòng Kinh tế

6

mặt bằng
Ban Chỉ huy quân sự quận

7

Phòng Tài chính – Kế hoạch

8

Phòng Y tế

9

Phòng Tư pháp

10

Phòng Giáo dục – đào tạo

11

Phòng Quản lý đô thị

12

Phòng Tài nguyên môi trường
+ Phòng Giáo dục –Đào tạo: Theo dõi tham mưu cho Uỷ ban nhân dân

quận về các lĩnh vực liên quan đến Giáo dục và Đào tạo.
+ Phòng Tài chính - Kế hoạch: Theo dõi và tham mưu cho Uỷ ban Nhân
dân quận về các hoạt động thuộc các lĩnh vực Tài chính, ngân hàng, kho bạc…
+ Phòng Văn hoá – Thông tin: Theo dõi, tham mưu cho Uỷ ban Nhân dân
quận về các hoạt động thuộc lĩnh vực y tế, Văn hoá – Thông tin, Thể dục Thể
thao, Giáo dục – Đào tạo, Đài phát thanh truyền hình.
+ Phòng Thống kê: Quản lý kho quỹ, chế độ chi tiêu tài chính theo sách


hiện hành. Thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép kế toán thống kê, báo cáo định kỳ,
kiểm kê - kiểm soát tài sản cơ quan, thực hiện chế độ tiết kiệm trong chi tiêu
ngân sách Nhà nước và quy chế tiền mặt theo nguyên tắc quản lý tài chính Nhà nước.
+ Phòng Nội vụ: Phòng Nội vụ có chức năng tham mưu, giúp Ủy ban
nhân dân Quận thực hiện quản lý Nhà nước về tổ chức; biên chế các cơ quan
hành chính Nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập; cải cách hành chính; chính
quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức Nhà nước;
cán bộ, công chức xã - thị trấn; hội quần chúng, tổ chức phi chính phủ; văn thư,

lưu trữ Nhà nước; tôn giáo; thi đua – khen thưởng.
+ Phòng Tư pháp: Tham mưu giúp Uỷ ban Nhân dân các vấn đề liên quan
đến Luật, các vấn đề về công chứng, chứng thực. Giúp Uỷ ban Nhân dân quận
tiếp dân, giải quyết các đơn thư tố cáo, khiếu nại của công dân.
Ngoài ra còn có: Hội cựu chiến binh, Hội người cao tuổi, Hội chữ thập đỏ,
Hội phụ nữ, Hội luật gia và các đội như: Đội quản lý thi trường, Đội thi hành án,
Đội thanh tra giao thông công chính, Đội quản lý trật tự xây dựng.
Bộ máy tổ chức của Văn phòng UBND quận Tây Hồ ( Phụ Lục số 02)
Gồm các bộ phận chủ yếu sau đây với số lượng nhân sự trong mỗi bộ
phận là:
1. Chánh Văn phòng: 1 người
2. Phó Văn phòng: 2 người
3. Bộ phận tham mưu tổng hợp : 5 người
4. Bộ phận kế toán tài vụ: 3 người
5. Bộ phận Văn thư – Lưu trữ: 3 người
6. Bộ phận tiếp dân và nhận hồ sơ hành chính: 1 người
7. Bộ phận Tư pháp : 1 người
8. Bộ phận Thi đua khen thưởng: 1 người.
9. Bộ phận Hành chính quản trị: 18 người.
Văn phòng UBND quận là cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND quận,
chịu trách nhiệm điều hành trưc tiếp và toàn diện của TT.HĐND. Văn phòng
được tổ chức và hoạt động tổ chức theo nguyên tắc thủ trưởng.


Hiện tại, Văn phòng UBND quận có tổng số cán bộ có trình độ tốt nghiệp
đại học và cao đẳng chiếm 45%, trung cấp chiếm 17% còn lại là tốt nghiệp trung
học phổ thông và trung học cơ sở chiếm 38%.
Về chuyên môn đào tạo: chuyên ngành Luật 8 người, còn lại là ngành
thương mại, ngành y, báo trí…
Số lượng cán bộ tốt nghiệp theo nhiều ngành khác nhau do vậy mà thâm

niên kinh nghiệm công tác quản lý còn hạn chế nhưng Văn phòng đã và đang
từng bước khắc phục những hạn chế đó để ngày càng thích ứng và phù hợp với
chuyên môn công việc của mình.
 Chánh văn phòng UBND:
Là người đứng đấu lãnh đạo và điều hành mọi hoạt động của văn phòng
đồng thời chịu trách nhiệm trước TT.HĐND & UBND về toàn bộ lĩnh vực công
tác của văn phòng HĐND&UBND. Là người trực tiếp phụ trách công tác tổ
chức bộ máy và nhân sự của văn phòng như bộ phận chuyên viên tổng hợp, kế
toán, công tác hành chính quản trị (văn thư – lưu trữ ), thuộc phạm vi chức năng
và nhiệm vụ của văn phòng.
 Phó chánh văn phòng UBND:
Là người giúp việc cho chánh văn phòng, chịu trách nhiệm cá nhân về các
nhiệm vụ được phân công, trực tiếp phụ trách bộ phận Tư pháp, tiếp công dân,
do vậy mà văn phòng UBND quận Tây Hồ có 02 Phó chánh văn phòng:
+ 01 phó chánh văn phòng phụ trách hành chính quản trị
+ 01 Phó chánh văn phòng phụ trách tư pháp, văn thư – lưu trữ
Ngoài ra còn có các bộ phận như:
- Bộ phận Tham mưu Tổng hợp: Gồm các chuyên viên được chánh văn
phòng phân công để theo dõi, giúp việc thường trực HĐND, chủ tịch và các phó
chủ tịch UBND quận trên các khối lĩnh vực công tác.
- Bộ phận Hành chính quản trị: Thực hiện quản lý mua sắm trang thiết bị,
dụng cụ cần thiết để phục vụ cho hoạt động của TT.HĐND&UBND quận, chăm
lo đến đời sống của cán bộ nhân viên trong cơ quan.


1.3 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn
1.3.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận Tây Hồ
UBND quận Tây Hồ là cơ quan quản lý hành chính Nhà nước thực hiện
nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức hoạt động theo quy định của Luật tổ chức
HĐND và UBND ngày 26/11/2003. UBND quận có trách nhiệm chỉ đạo, điều

hành thực hiện các nhiệm vụ chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm đã đề
ra đồng thời quản lý chỉ đạo và hướng dẫn các phường trong Quận trong việc
hoạt động quản lý Nhà nước cụ thể là:
- Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển xã hội, an ninh quốc phòng
dài hạn và hàng năm của Quận. Tập trung xây dựng kế hoạch đầu tư và xây
dựng các công trình trọng điểm của Quận đã trình cấp trên phê duyệt;
- Xây dựng quy chế làm việc của UBND quận, làm công tác tổ chức bộ
máy và thực hiện chế độ quản lý cán bộ theo phân cấp và theo quy định của Nhà
nước, bên cạnh đó UBND quận còn trực tiếp quản lý việc bổ nhiệm, miễm
nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với các tập thể cá nhân Quận quản lý.
- Kết luận những đơn thư, khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán bộ của
UBND quận.
- Kiểm điểm, đánh giá công tác chỉ đạo điều hành của tập thể nói chung
và của mỗi cá nhân nói riêng.
- Giải quyết những vấn đề khác có liên quan đến UBND quận mà pháp
luật đã quy định thuộc thẩm quyền của Quận.
UBND Quận Tây Hồ làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thể
lãnh đạo, cá nhân phụ trách và thực hiện chế độ quyết định theo đa số phát huy
quyền làm chủ của nhân dân, ngăn chặt tệ nạn quan liêu, lãng phí, tham nhũng
cửa quyền và một số biểu hiện thiếu tích cực trong bộ máy của cơ quan.
1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng:
- Chức năng của Văn phòng UBND quận:
Theo Luật tổ chức cơ quan nhà nước thì Văn phòng UBND là một cơ
quan chuyên môn, hoạt động theo chế độ thủ trưởng, có con dấu riêng, nhằm
đảm bảo tư cách pháp nhân trong hoạt động quản lý của mình. Còn đối với Văn


phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ có 2 chức năng chính là tham mưu tổng
hợp và hành chính quản trị.
+ Chức năng tham mưu tổng hợp:

Đây là chức năng nghiên cứu, đề xuất tham mưu cho lãnh đạo điều hành
công việc. Đối với UBND quận thì chủ tịch HĐND là người lãnh đạo, chỉ đạo
chung tất cả công việc của UBND do vậy mà chủ tịch cũng chưa lắm chắc được
những đặc trưng, tổ chức của công việc vậy cần phải có một bộ phận giúp đỡ để
lãnh đạo giải quyết công việc được nhanh chóng và kịp thời đó chính là Văn
phòng.
+ Chức năng hành chính quản trị:
Là chức năng cung ứng những điều kiện về cơ sở vật chất phục vụ cho
quá trình hoạt động của UBND quận. Văn phòng UBND quận có nhiệm vụ trực
tiếp giúp việc cho thường trực HĐND quận trong việc tổ chức thực hiện toàn
diện tổng quát hoạt động chung của HĐND & UBND quận.
- Nhiệm vụ của Văn phòng:
Văn phòng UBND quận là cơ quan cấp phòng của quận Tây Hồ làm
nhiệm vụ tham mưu trực tiếp cho UBND quận, đồng thời cũng là đầu mối quan
hệ công tác giữa UBND quận đối với toàn thể nhân dân cũng như các phòng,
ban chuyên môn. Văn phòng có trách nhiệm phục tùng sự chỉ đạo của UBND
quận trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ, trực tiếp chịu sự điều hành của Thường
trực HĐND.
+ Xây dựng chương trình kế hoạch công tác và đôn đốc theo dõi báo cáo
kịp thời cho TT.HĐND &UBND và sắp xếp lịch làm việc hàng tuần cho cơ
quan;
+ Đảm bảo thông tin nhanh chóng, kịp thời và chính xác;
+ Tổ chức truyền đạt các Nghị quyết, Chỉ thị, Quyết định, các kiến nghị
chỉ đạo của TT.HĐND & UBND quận;
+ Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của HĐND &UBND quận,
đảm bảo đúng và đủ về thể thức, trình tự và thủ tục. Tổ chức công tác văn thưlưu trữ giữ gìn bí mật thông tin của hồ sơ, công văn giấy tờ theo đúng quy định;


+ Tổ chức thực hiện mối quan hệ làm việc giữa TT. HĐND& UBND quận
với các đơn vị trong và ngoài quận, đảm bảo mối quan hệ đối nội cũng như đối

ngoại của quận;
+ Tiếp cán bộ và nhân dân đến liên hệ công tác với TT.HĐND &UBND quận;
+Tổ chức phục vụ các cuộc họp của HĐND, TT.HĐND & UBND quận
đảm bảo đầy đủ các điều kiện về cơ sở vật chất;
+ Và thực hiện các nhiệm vụ khác khi được phân công.
1.3.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ phận
Văn thư – Lưu trữ:
Đối với UBND quận thì bộ phận này có nhiệm vụ tham mưu cho Văn
phòng soạn thảo văn bản, hướng dẫn cán bộ trong cơ quan về nghiệp vụ công tác
văn thư – lưu trữ có nhiệm vụ làm công tác về công văn giấy tờ như là tiếp nhận
ban hành, quản lý các loại sổ, văn bản, giấy tờ thuộc phạm vi quản lý và ban
hành của cơ quan. Bên canh đó bộ phận văn thư cũng quản lý con dấu và tiến
hành làm các thủ tục về giấy tờ cho các cá nhân đơn vị thuộc cơ quan. Ngoài ra
còn phải đánh máy, sao chụp, in ấn các loại văn bản tài liệu thuộc phạm vi trách
nhiệm của văn phòng.
Bộ phận văn thư – lưu trữ của quận gồm có 03 người
+ 01 cán bộ phụ trách quản lý sổ đăng ký văn bản đi
+ 01 cán bộ phụ trách quản lý số đăng ký văn bản đến
+ Và 01 cán bộ làm công tác lưu trữ
Việc quản lý và bảo quản hồ sơ lưu trữ: Chức năng của văn phòng không
có gì thay đổi đặc biệt là đối với bộ phận văn thư lưu trữ phải đánh máy cùng
một lúc, từ khi chuyển trụ sở thì bộ phận này được tách riêng và nhận được sự
chỉ đạo trực tiếp của lãnh đạo do vậy mà điều kiện làm việc của cán bộ văn thư
lưu trữ được cải thiện, cơ sở vật chất và nhân lực phục vụ cho công tác được
trang bị đầy đủ đáp ứng được nhu cầu của công việc. Phòng làm việc của văn
thư được bố trí ở tầng 1 với đầy đủ các phương tiện phục vụ cho công việc.
Chức năng nhiệm vụ của văn phòng được đánh giá bằng thực tế công việc
trong đó bộ phận văn thư lưu trữ được chứng minh bằng tốc độ xử lý thông tin

và cung cấp đầy đủ thông tin cho việc quản lý hành chính của cơ quan.
Tiểu kết
Chúng ta có thể thấy rằng, văn thư, lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu
trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức và đó là công việc của cả tập thể chứ
không riêng một cá nhân nào. Để đưa công tác này đi vào nề nếp và đạt được
những bước tiến dài, rất cần sự thay đổi nhận thức của không ít người, đặc biệt
là cấp lãnh đạo các cơ quan, đơn vị, cần lắm sự chung tay, góp sức và sự đánh
giá, ghi nhận khách quan của cả tập thể, đừng vì những nhận thức chưa đúng mà
xem nhẹ công tác này và phủ nhận những đóng góp của đội ngũ những người
làm văn thư, lưu trữ.


CHƯƠNG 2. CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI
UBND QUẬN TÂY HỒ
2.1. Công tác Quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ
Theo Kế hoạch số 15/KH-UBND về Công tác Văn thư, lưu trữ năm 2015
của UBND quận Tây Hồ thì công tác quản lý nhà nước về VT,LT ở UBND quận
Tây Hồ như sau :
a) Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến các văn bản pháp luật về
văn thư và lưu trữ nhằm nâng cao nhận thức đối với cán bộ, công chức, viên
chức về vai trò, tầm quân trọng công tác VT,LT và giá trị của TLLT.
b) Căn cứ vào Luật Lưu trữ, các Nghị định của Chính phủ, Thông tư
hướngd ẫn của các Bộ ,ngành, văn bản do Bộ Nội vụ và các văn bản hướng dẫn
nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Quyết định số 7117/QĐUBND ngày 22/11/2013 của UBND thành phố HN ban hành Quy chế mẫu về
công tác văn thư, lưu trữ các cơ quan, tổ chức tiến hành rà soát, sửa đổi, bổ sung
hoặc xây dựng mới các văn bản chỉ đạo, quy định hướng dẫn thực hiện công tác
VT,LT thuộc thẩm quyền theo quy định hiện hành.
c) Nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ trong các hoạt động VT,
công tác LT nhằm nâng cao chất lượng của công tác VT và phục vụ việc khai
thác sử dụng hiệu quả thực hiện LT;

d) Tổ chức thực hiện Quyết định số 6236/QĐ-UBND ngày 26/11/2014
của UBND Thành phố HN về việc phê duyệt Đề án sưu tầm tài liệu LT quý,
hiếm trên địa bàn Thành phố HN nói chung và Quận Tây Hồ nói riêng (giai đoạn
2015-2020).
e) Xây dựng kế hoạch và tổ chức kiểm tra, hướng dẫn công tác VT,LT đối
với các phòng, ban chuyên môn và UBND các phường, các đơn vị sự nghiệp
thuộc quận, tập trung vào các vấn đề sau:
- Việc triển khai và thực hiện các quy định của pháp luật, VB chỉ đạo,
hướng dẫn của Trung ương, Thành phố, Quận về công tác VT,LT.
- Việc ban hành các VB về VT,LT thuộc thẩm quyền của đơn vị như : Kế
hoạch công tác VT,LT năm 2015; Quy chế công tác VT,LT; Quy trình soạn thảo


và ban hành VB; Danh mục hồ sơ của đơn vị theo quy định tại Thông tư số
07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn quản lý VB, lập
hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, TL vào LT cơ quan; Quy định thời hạn bảo quản tài liệu
của đơn vị theo quy định tại Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011,
Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24/10/2011 của Bộ Nội vụ và các quy định
hiện hành;
- Việc thực hiện các nội dung công việc tại đơn vị như:
*Đối với công tác VT:
+ Công tác soạn thảo VB; ban hành và quản lý VB;
+ Công tác tiếp nhận, quản lý văn bản đến;
+ Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, TL vào Lưu trữ cơ
quan, lưu trữ lịch sử;
+ Quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan theo quy định của pháp luật;
*Đối với công tác Lưu trữ:
+ Tình trạng tài liệu LT; công tác chỉnh lý tài liệu tồn đọng; việc xác định
giá trị tài liệu LT (trang thiết bị, nội quy,tiêu lệnh phòng cháy chữa cháy, nhiệt
kế đo độ ẩm, giá bảo quản TL, nọi quy sử dụng TL. . .)

- Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác VT,LT;
- Thực hiện chế độ báo cáo về công tác VT, LT định kỳ 6 tháng, một
năm và đột xuất theo yêu cầu của cơ quan cấp trên.
2.2. Hoạt động nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ.
Theo Kế hoạch số 15/KH-UBND về Công tác Văn thư, lưu trữ năm 2015
của UBND quận Tây Hồ thì hoạt đọng nghiệp vụ về VT,LT bao gồm :
a) Xây dựng và tổ chức thực hiện sau khi được cấp có thẩm quyền phê
duyệt Đề án, kế hoạch phân loại, chỉnh lý và giao nộp TLLT vào lưu trữ cơ quan
và Lưu trữ lịch sử TP thực hiện tiêu hủy TL hết giá trị theo quy định của Pháp
luật. Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện thu hồ sơ, TL đã giải quyết xong vào LT
cơ quan đúng thời hạn và thủ tục quy định; lập kế hoạch và tổ chức thực hiện kế
hoạch thu TL đã hết hạn nộp lưu của đơn vị ( thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ
lịch sử) vào Chi cục Văn thư – Lưu trữ TP;


b) Rà soát, sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành VB mới hệ thống VB về
VT,LT của đơn vị theo đúng quy định của Nhà nước, tập trung vào các nội dung
sau:
- Thống nhất quy trình soạn thảo và ban hành VB; các quy định về thể
thức và kỹ thuật trình bày VB, quản lý VB đi- đến; quy chế quản lý và sử dụng
con dấu theo quy định của pháp luật;
- Xây dựng và ban hành Danh mục hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ
sơ,TL vào Lưu trữ;
- Chỉ đạo các đơn vị trực thuộc quận tổ chức hoàn thiện hệ thống VB về
công tác VT,LT về thực hiện tốt các quy định về quản lý công tác VT,LT.
c) Đảm bảo các điều kiện cơ sở vật chất thực hiện công tác VT-LT.
- Thường xuyên kiểm tra và thực hiện việc bảo trì, sửa chữa hoặc trang
bị mới các thiết bị, phương tiện thiết yếu để bảo vệ, bảo quản an toàn TL như :
Phòng cháy, chữa cháy; chống đột nhập; máy điều hòa không khí, máy hút ẩm;
hệ thống thông gió, giá, hộp, cặp TL, bìa hồ sơ,. . .

- Phòng ngừa và khắc phục tình trạng kho lưu trữ TL bị ẩm ướt, úng
ngập; duy trì nhiệt độ, độ ẩm phù hợp với từng loại TL; thường xuyên thực hiện
chế độ vệ sinh kho, chống mối, mọt. . .
d) Đẩy mạnh ứng dụng côg nnghệ thông tin vào công tác VT,LT; Đầu tư
thêm trang thiết bị, phương tiện phục vụ cho công tác LT điện tử để đưa vào
khai thác sử dụng thuận tiện, đa dạng hóa các loại hình sử dụng TL một cách có
hiệu quả, nhằm phát huy giá trị TLLT.
e) Xây dựng và hoàn thành hệ thống công cụ tra cứu như : Mục lục hồ sơ,
thẻ tra TL, lập sổ quản lý khai thác sử dụng TL, phục vụ cho hoạt động của cơ
quan và nhu cầu chính đáng của cán bộ, công chức, viên chức thuộc quận Tây
Hồ.
- Tiếp tục nghiên cứu đề xuất đầu tư thêm trang thiết bị, phương tiện
phục vụ cho công tác LT điện tử để đưa vào khai thác sử dụng thuận tiện, đa
dạng hóa các loại hình sử dụng TL nhằm phát huy giá trị TLLT;
- Phấn đấu 100% các đơn vị, trường học và các phường thuộc UBND


quận Tây Hồ có bố trí phòng kho hoặc tủ LT để bảo quản an toàn LT, lâu dài tài
liệu có giá trị, phục vụ thuận tiện cho công tác khai thác, sử dụng, bảo quản TL.
Tên các phần mềm đang được sử dụng trong hoạt động văn phòng của cơ
quan nhằm phụ vụ công tác Văn thư, lưu trữ:
- Phần mềm quản lý Hồ sơ 1 cửa cấp quận
- Phần mềm quản lý Hồ sơ 1 cửa cấp Phường
- Phần mềm quản lý Văn thư - Lưu trữ
- Phần mềm quản lý đơn thư khiếu nại tố cáo (Nội bộ)
- Phần mềm quản lý đơn thư khiếu nại tố cáo
- Phần mềm truyền nhận văn bản (Nội bộ)
- Phần mềm quản lý văn bản và điều hành
- Phần mềm truyền nhận văn bản (Internet)
- Phần mềm quản lý hộ tịch.

2.3 Phân công trách nhiệm và tổ chức thực hiện công tác Văn thư,
Lưu trữ
a) Phòng Nội vụ quận
- Chịu tách nhiệm chủ trì, tham mưu UBND quận triển khai tổ chức thực
hiện kế hoạch công tác VT, LT tới các đơn vị trực thuộc quận, hướng dẫn, đôn
đốc kiểm tra việc thực hiện công tác VT, LT theo kế hoạch;
- Phối hợp cùng Trung tâm Bồi dưỡng chính trị, Văn phòng
HĐND&UBND tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ, kỹ năng cho đội ngũ
cán bộ, công chức, viên chức, lao động hợp đồng thuộc quận làm công tác VT,
LT;
- Chủ trì, phối hợp vùng văn phòng HĐND&UBND và các phòng liên
quan thuộc quận xây dựng kế hoạch kiểm tra chéo công tác VT – LT tại các
phòng, ban, đơn vị, UBND các phường và trường học;
- Tham mưu UBND quận thực hiện các chế độ, chính sách như : phụ cấp
độc hại,… đối với công chức, viên chức làm công tác VT, LT của các đơn vị
thuộc quận theo quy định của Trung ương và Thành phố;
- Thực hiện công tác theo dõi chấm điểm, đánh giá thi đua, khen thưởng


về VT, LT;
- Tổng hợp báo cáo Sở Nội vụ Thành phố HN tình hình, kết quả thực hiện
kế hoạch công tác VT, LT của các đơn vị trực thuộc quận;
- Chịu trách nhiệm tham mưu UBND quận quản lý hồ sơ, tài liệu trong
kho LT. Thực hiện việc thu thập, chỉnh lý TL hàng năm theo quy định, tham
mưu việc bổ sung, khai thác LT trong kho LT cơ quan; tổ chức sắp xếp có hệ
thống, bảo quản hồ sơ, TL an toàn để phục vụ lâu dài cho công tác của
HĐND&UBND quận; phân công 01 công chức của phòng làm công tác LT;
- Tham mưu rà soát, bổ sung, chỉnh sửa quy chế quản lý và khai thác tài
liệu hồ sơ LT, tổ chức khai thác, phục vụ nhu cầu tra cứu, sử dụng hồ sơ, TLLT
của các tổ chức, cá nhân;

- Chủ trì, phối hợp với phòng Tư pháp và các phòng, ban, đơn vị liên quan
thuộc quận tổ chức thực hiện việc xác định giá trị TL và tiêu hủy TL hết giá trị,
bảo quản hồ sơ hủy TL hết giá trị theo quy định.
b) Văn phòng HĐND&UBND quận
- Tham mưu UBND quận đảm bảo cơ sở vật chất thực hiện công tác VT;
phục vụ cho hoạt đọng chỉ đạo điều hành của HĐND&UBND quận;
- Tham mưu UBND quận trong việc quản lý VB đi, đến của HĐND và
UBND quận;
- Chủ trì tham mưu UBND quận triển khai các ứng dụng công nghệ thông
tin và quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO vào công tác VT-LT.
c) Phòng Tư pháp
- Tham mưu Hội đồng phối hợp công tác phổ biến GDPL quận tổ chức tập
huấn Luật Lưu trữ và các Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của
Chính phủ về công tác VT; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của
CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số110/2004/NĐ-CP ngày
08/4/2004 của Chính phủ về công tác VT; Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày
03/01/2013 của CP về quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;
Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể
thức và kỹ thuật trình bày VB hành chính; Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-


BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ, Văn phòng Chính phủ hướng dẫn
về thể thức và kỹ thuật trình bày VB; Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày
22/11/2012 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn quản lý VB, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ,
tà liệu và lưu trữ cơ quan; Quy định thời hạn bảo quản TL của đơn vị theo quy
định tại Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24/10/2011 quy định thời hạn bảo
quản TL của đơn vị; Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 của BNV
hướng dẫn giao, nhận TLLT vào lưu trữ lịch sử các cấp;
- Phối hợp với phòng Nội vụ quận tham mưu tổ chức tập huấn, bồi dưỡng
nghiệp vụ, kỹ năng cho đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức, lao động hợp

đồng thuộc quận làm công tác VT,LT tại các đơn vị thuộc quận;
- Phối hợp với phòng Nội vụ quận tổ chức thực hiện việc xác định giá trị
TL và tiêu hủy TL hết giá trị, bảo quản hồ sơ hủy TL hết giá trị theo quy định.
d) Phòng Tài chính – Kế hoạch
Hướng dẫn các phòng, ban, đơn vị sự nghiệp xây dựng kế hoạch kinh phí
phục vụ cho công tác LT theo quy định tại Điều 39 của Luật Lưu trữ và báo cáo
UBND quận cấp kinh phí hàng năm theo quy định.
e) Các phòng, ban, đơn vị sự nghiệp thuộc quận
- Phòng, ban, đơn vị có trách nhiệm phân công công chức, viên chức làm
nhiệm vụ VT, LT ( chuyên trách hoặc kiêm nghiệm theo quy định );
- Bố trí kho lưu trữ hồ sơ,TL, sách pháp luật theo chức năng, nhiệm vụ để
phục vụ hoạt động của đơn vị và thực hiện nhiệm vụ của cán bộ, công chức,
viên chức trong đơn vị;
- Thực hiện việc chỉnh lý hồ sơ, TL trong kho lưu trữ của đơn vị mình, tổ
chức sắp xếp có hệ thống, bảo quản hồ sơ, TL an toàn để phục vụ lâu dài cho
công tác của đơn vị.
- Thực hiện việc báo cáo thống kê về công tác VT, LT theo đúng tiến độ
thời gian, nội dung yêu cầu.
2.4 Công tác Văn thư tại UBND quận tây Hồ
2.4.1Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan.
Các văn bản được soạn thảo và ban hành của một cơ quan đều theo một


quy trình nhất định. Tại UBND quận Tây Hồ, việc soạn thảo và ban hành văn
bản được tiến hành theo quy trình sau:
B1. Đơn vị soạn thảo xác định mục đích, tính chất và xác định hình thức
văn bản.
B2. Thu thập thông tin liên quan đến vấn đề cần đề cập đến trong nội
dung văn bản.
B3. Xây dựng đề cương và viết bản thảo văn bản. Nếu là các văn bản

quan trọng có liên quan đến nhiều đơn vị, phòng, ban thì đơn vị soạn thảo gửi
bản thảo văn bản đến các đơn vị liên quan xin ý kiến đóng góp.
B4. Trình thủ trưởng đơn vị phê duyệt về nội dung văn bản và ký nháy
chịu trách nhiệm về nội dung văn bản.
B5. Trình Chánh văn phòng phê duyệt và ký nháy chịu trách nhiệm về
hình thức văn bản.
B6. Trình lãnh đạo cơ quan phê duyệt và ký ban hành văn bản.
B7. Chuyển văn bản xuống văn thư cơ quan đăng ký văn bản ban hành,
ghi số và ngày tháng văn bản.
B8. Sao in văn bản phát hành.
B9. Văn thư đóng dấu và phát hành văn bản.
2.4.2Tình hình kiểm tra, rà soát và hệ thống hóa văn bản quản lý của
cơ quan.
Kiểm tra, rà soát văn bản là các thao tác kỹ thuật nghiệp vụ nhằm xem xét
lại các văn bản ban hành, phát hiện những sai sót về thể thức, nội dung văn bản,
phát hiện những văn bản ban hành trái pháp luật.
UBND quận Tây Hồ là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, vì
vậy các văn bản ban hành chủ yếu là các văn bản quản lý hành chính nhà nước.
Việc kiểm tra, rà soát văn bản được tiến hành ngay từ khi các văn bản được ban
hành, đó chính là quá trình kiểm tra nội dung văn bản của thủ trưởng đơn vị
soạn thảo, kiểm tra thể thức của Chánh văn phòng. Các văn bản sai thể thức
cũng như có nội dung không phù hợp đều được trả về đơn vị soan thảo để soạn
thảo lại cho đúng. Ngoài ra, các văn bản sai thể thức khi đã được chánh văn


phòng phê duyệt vẫn có thể bị trả lại khi văn thư kiểm tra để đóng dấu phát
hành.
Tuy nhiên, tình hình kiểm tra, rà soát văn bản như trên chưa được lãnh
đạo UBND, lãnh đạo Văn phòng HĐND&UBND coi trọng thực hiện. Các văn
bản sai thể thức được ban hành vẫn tồn tại rất nhiều, cán bộ Văn thư phát hiện

sai sót nhưng cũng chỉ nhắc nhở chuyên viên soạn thảo và vẫn đóng dấu phát
hành chứ không trả lại văn bản như quy định. Vì vậy, các văn bản của UBND
quận ban hành vẫn có rất nhiều trường hợp sai thể thức.
Ngoài ra, vào các thời điểm nhất định, UBND quận Tây Hồ vẫn tổ chức
các đợt kiểm tra tổng thể cơ quan về tất cả các mặt trong đó có văn bản. Tuy
nhiên các đợt kiểm tra này chỉ ở mức tổng quát, không đi sâu đi sát vào kiểm tra
văn bản nên không thể phát hiện những sại sót và không có hiệu quả.
Hệ thống hoá văn bản là việc sắp xếp các văn bản thành một hệ thống
thống nhất. Tại UBND quận Tây Hồ, việc hệ thống hoá văn bản được thực hiện
ngay tại Văn thư cơ quan. Các văn bản ban hành đều lưu lại bản gốc tại Văn thư,
các văn bản này được sắp xếp theo một hệ thống nhất định, theo từng loại văn
bản ban hành và được săp xếp theo số của từng văn bản.