Báo cáo thực tập văn thư lưu trữ tại UBND huyện chiêm hóa

Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

Sinh viên: Ma Thị Linh

Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
A. PHẦN MỞ ĐẦU

Trong chương trình Đào tạo luôn gồm hai phần lý thuyết và thực hành.
Thực tập tốt nghiệp là một yêu cầu về thực hành đòi hỏi bất cứ sinh viên nào
cũng phải trải qua. Hàng năm, trường Đại học Nội vụ Hà Nội đều có kế hoạch tổ
chức cho sinh viên năm cuối đi thực tập tại các cơ quan, đơn vị trong lĩnh vực
hành chính Nhà nước, nhằm mục đích gắn liền Nhà trường với xã hội, lý luận
với thực tiễn giúp cho sinh viên hệ thống lại và am hiểu những kiến thức đã học,
có khả năng linh hoạt áp dụng kiến thức vào thực tiễn một cách có hiệu quả.
Đồng thời đây cũng là dịp để sinh viên được rèn luyện thêm kỹ năng nghề
nghiệp, học hỏi được rất nhiều kinh nghiệm bổ ích và kiến thức mới trong quá
trình thực tập cho bản thân. Là một cán bộ lưu trữ trong tương lai, đợt thực tập
này đã trang bị cho tôi một số kiến thức cơ bản. Trước hết là sự nhận thức rõ
ràng về công tác lưu trữ cũng như nhận thức được tầm quan trọng của công tác
lưu trữ đối với sự phát triển của đất nước và những bất cập trong công tác này
của cơ quan. Từ đó thấy được trách nhiệm, nghĩa vụ của thế hệ cán bộ trẻ như
chúng tôi là rất lớn. Đợt thực tập này đã đem lại cho tôi những kết quả ý nghĩa
quý giá, giúp tôi nhận thức được những điểm yếu của mình trong các khâu

nghiệp vụ chuyên môn, sự thiếu kinh nghiệm trong quá trình thực hiện các
nghiệp vụ lưu trữ, từ đây tôi có thể khắc phục được những lỗ hổng về kiến thức
chuyên môn mà chương trình lý thuyết không thể đáp ứng đủ. Có thể nói đợt
thực tập đã giúp cho chúng tôi cụ thể hóa và nắm chắc hơn kiến thức của mình,
trưởng thành hơn sau khi đã thực tập ở cơ quan.
Công tác lưu trữ là nghiệp vụ quan trọng và không thể thiếu trong hình
thành và phát triển của một đơn vị, nó ghi nhận các hoạt động của các cơ quan
Đảng và Nhà nước, là nghiệp vụ quan trọng để giữ gìn, bảo quản thong tin lâu
dài nhằm mục đích phục vụ cho sự lãnh đạo của Đảng và Nhà nước ta trên nhiều
lĩnh vực: Chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội. Công tác lưu trữ góp phần quan
trọng vào công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, giữ gìn bí mật và an ninh
quốc gia. Chính vì vậy bất cứ cơ quan nào dù quy mô lớn hay nhỏ cũng không
thể thiếu bộ phận lưu trữ. Do đó tôi đã chọn nội dung thực tập là “ Thực trạng
Sinh viên: Ma Thị Linh

2

Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

công tác lưu trữ của UBND huyện Chiêm Hóa, tỉnh Tuyên Quang” để được tìm
hiểu rõ hơn về tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức và thực trạng hoạt động quản lý, hoạt động nghiệp vụ công tác lưu trữ của
một cơ quan cụ thể, nhằm vận dụng kiến thức của mình đối chiếu với thực tế
tình hình công tác lưu trữ tại cơ quan, giúp củng cố cho tôi kiến thức đã học kết
hợp với thực tiễn công tác lưu trữ mà các thế hệ đi trước đã đúc kết nhằm nâng

cao năng lực, vận dụng lý luận vào thực tiễn, rèn luyện thêm kỹ năng nghề
nghiệp cho bản thân.
Trong quá trình thực tập do mới tiếp xúc trực tiếp với thực tiễn công việc
còn nhiều bỡ ngỡ nên gặp khó khăn trong quá trình tìm hiểu, thực hành; gặp
phải những lúng túng trong việc đưa kiến thức đã được học vận dụng vào thực tế
công việc, còn một số sai xót trong quy trình thực hiện trực tiếp các khâu nghiệp
vụ.
Mặc dù nội dung thực tập khá phức tạp, kiến thức còn hạn chế, nhưng
được sự quan tâm, tạo điều kiện thuận lợi giúp đỡ của Qúy cơ quan cùng sự chỉ
bảo hướng dẫn, nhắc nhở tận tình của các anh, chị công tác lâu năm trong văn
phòng. Trong quá trình thực tập tôi đã được khảo sát, nghiên cứu về tình hình tổ
chức hoạt động, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND
huyện Chiêm Hóa, tỉnh Tuyên Quang. Được tìm hiểu về thực trạng công tác lưu
trữ, tiếp xúc trực tiếp và thực hành một số khâu nghiệp vụ lưu trữ của cơ quan.
Nhờ sự cố gắng của bản thân, tôi đã hoàn thành công việc thực tập của mình
một cách có hiệu quả và học hỏi được rất nhiều kinh nghiệm bổ ích giúp tôi tự
tin hơn khi “ bắt tay” vào thực hiện công việc sau này.

Sinh viên: Ma Thị Linh

3

Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

LỜI CẢM ƠN

Để tạo cho sinh viên có thể tiếp cận với thực tế. Trong chương trình Đào
tạo các chuyên ngành của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, khoa Văn thư - Lưu
trữ đã có kế hoạch tổ chức cho sinh viên năm cuối chuyên ngành Lưu trữ học đi
thực tập tại các cơ quan, tổ chức trong lĩnh vực Hành chính nhà nước. Được sự
nhất trí của nhà trường cùng sự đồng ý của Chánh Văn phòng HĐND và UBND
huyện Chiêm Hóa, tỉnh Tuyên Quang tôi đã được tiếp nhận vào thực tập tại
UBND huyện Chiêm Hóa từ ngày 11/01/2016 đến ngày 19/03/2016. Trong thời
gian này tôi đã được tìm hiểu về tổ chức hoạt động, chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn, cơ cấu tổ chức, các mối quan hệ, công việc hành chính của cơ quan và thực
trạng công tác lưu trữ của UBND huyện Chiêm Hóa. Qua đó, tôi đã học hỏi
thêm được những kiến thức quý báu trong thực tế, bổ sung những kiến thức đã
được trang bị trên giảng đường của trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Qua đây tôi xin gửi lời cảm ơn tới Nhà trường đã có kế hoạch tổ chức cho
sinh viên đi thực tập tiếp xúc thực tế công việc. Cảm ơn các cô, chú, anh, chị
đang công tác tại UBND huyện Chiêm Hoá, tỉnh Tuyên Quang đã giúp đỡ,
hướng dẫn, tạo điều kiện tốt nhất cho tôi được học hỏi, tìm hiểu thực tế, thu thập
số liệu và thực hành các kỹ năng, yêu cầu cần thiết trong suốt quá trình thực tập
tại Qúy cơ quan. Đặc biệt tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới cán bộ làm công tác
lưu trữ trong cơ quan đã tận tình chi bảo, hướng dẫn tôi hoàn thành tốt bài báo
cáo thực tập này.
Em xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên
Ma Thị Linh

Sinh viên: Ma Thị Linh

4

Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A

Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

B. PHẦN NỘI DUNG
Chương 1: Giới thiệu vài nét về UBND huyện Chiêm Hóa
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của UBND huyện Chiêm Hóa
1.1.1. Lịch sử hình thành
Chiêm Hóa là một huyện miền núi của tỉnh Tuyên Quang, huyện lỵ là thị
trấn Vĩnh Lộc nơi có con sông Gâm chảy qua theo hướng Bắc - Nam, cách thị
xã Tuyên Quang 67 km về phía Bắc. Huyện có diện tích 1.455 km, dân số trên
126 nghìn người và có 18 dân tộc anh em cùng chung sống, mỗi dân tộc đều có
phong tục tập quán, trang phục, lễ hội, làn điệu dân ca riêng biệt mang đậm nét
văn hóa đặc trưng của miền sơn cước.
Sau năm 1954 huyện Chiêm Hóa có 1 thị trấn và 29 xã.
Ngày 26/12/1970, hợp nhất xã Phúc Hậu và Kim Sơn thành xã Phúc Sơn;
hợp nhất xã Tri Phương và Phú Thành thành xã Tri Phú; hợp nhất xã Kim Quang
và Công Bình thành xã Kim Bình.Ngày 19/11/1985 chia xã Trung Hà thành 2 xã
Trung Hà và Hà Lang.
Cuối năm 2010, huyện Chiêm Hóa có 1 thị trấn và 28 xã.
Từ ngày 28/01/2011 3 xã Bình An, Thổ Bình, Hồng Quang chuyển sang
trực thuộc huyện Lâm Bình.
Trong quá trình xây dựng và bảo vệ đất nước, chính quyền địa phương là
công cụ thiết yếu bảo vệ vững chắc chủ quyền của Tổ quốc, chống lại mọi âm
mưu xâm lược của thực dân, đồng thời cũng là bộ phận được Đảng và Nhà nước
chú trọng quan tâm, đưa chủ trương chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà
nước đến các tầng lớp nhân dân.
Chính từ những yêu cầu của xã hội, UBND huyện Chiêm Hóa trở thành

một bộ phận quan trọng không thể thiếu của đất nước, do vậy bên cạnh những
nỗ lực của cá nhân còn có sự quan tâm đầu tư của Đảng và Nhà nước để giúp
cho Ủy ban huyện phát huy được thế mạnh của mình.
1.1.2. Chức năng
Sinh viên: Ma Thị Linh

5

Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

UBND do HĐND huyện bầu ra, là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ
quan hành chính Nhà nước cao nhất ở địa phương, chịu trách nhiệm chấp hành
Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị
quyết của HĐND cùng cấp.
UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước theo Hiến pháp, Luật
và chịu sự chỉ đạo thống nhất của UBND tỉnh; đồng thời báo cáo hoạt động của
mình trước HĐND huyện.
1.1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn
UBND huyện thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình bằng những văn
bản quản lý; tổ chức chỉ đạo các phòng ban thuộc huyện thực hiện nhiệm vụ
theo từng lĩnh vực chuyên môn. UBND huyện vừa thực hiện chức năng quản lý
hành chính Nhà nước, vừa thực hiện chức năng quản lý Kinh tế - Xã hội trên địa
bàn huyện, cụ thể là:
- Quản lý Nhà nước ở địa phương trong các lĩnh vực nông nghiệp, lâm
nghiệp, dịch vụ, văn hóa, giáo dục, y tế, môi trường, thông tin truyền thông, báo

chí, phát thanh truyền hình và các lĩnh vực xã hội khác. Quản lý Nhà nước về
đất đai và các nguồn tài nguyên thiên nhiên khác. Quản lý tiêu chuẩn đo lường
chất lượng sản phẩm hàng hóa.
- Tuyên truyền giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp,
Luật, các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND
cùng cấp của cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ
trang nhân dân và công dân ở trong huyện.
- Đảm bảo an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội, thực hiện nhiệm vụ xây
dựng lực lượng vũ trang và xây dựng quốc phòng toàn dân; thực hiện chế độ
nghĩa vụ quân sự , quản lý hộ khẩu, hộ tịch ở địa phương, quản lý việc cư trú, đi
lại của người nước ngoài ở địa phương
- Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ
chức xã hội, bảo vệ tính mạng tự do danh dự, nhân phẩm, tài sản cũng như các
quyền và lợi ích hợp pháp của công dân; chống tham nhũng, chống buôn lậu,
chống hàng giả và các tệ nạn xã hội khác
Sinh viên: Ma Thị Linh

6

Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Quản lý công tác tổ chức, biên chế lao động tiền lương, đào tạo đội ngũ
viên chức Nhà nước và cán bộ cấp xã, bảo hiểm xã hội theo sự phân cấp của
Chính phủ.
- Tổ chức và chỉ đạo công tác thi hành án ở địa phương, giải quyết khiếu

nại, tố cáo của công dân theo quy định của Pháp luật.
- Tổ chức thực hiện việc thu chi ngân sách của địa phương theo quy định
của pháp luật, phối hợp với các cơ quan hữu quan để đản bảo thu đúng, thu đủ,
thu kịp thời các loại thuế và các khỏn thu khác ở địa phương.
- Quản lý địa giới hành chính, xây dựng chính quyền nhân dân, tổ chức
quản lý việc lập Hội quần chúng theo phạm vi thẩm quyền.
- Phối hợp với thường trực HĐND và các Ban của HĐND chuẩn bị nội
dung các kỳ họp HĐND huyện, xây dựng đề án trình HĐND huyện xét và giải
quyết.
1.1.4. Cơ cấu tổ chức
Tổ chức bộ máy của UBND huyện Chiêm Hóa:
* Lãnh đạo UBND huyện gồm:
- Chủ tịch : 01 người
- Phó Chủ tịch: 02 người
* Các phòng ban trực thuộc UBND huyện:
- Văn phòng HĐND và UBND huyện
- Phòng Nội vụ
- Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội
- Phòng Giáo dục và Đào tạo
- Phòng Nông nghiệp và phát triển nông thôn
- Phòng Tài nguyên môi trường
- Phòng Tài chính - Kế hoạch
- Phòng Văn hóa thông tin
- Thanh tra huyện
- Phòng Tư pháp
Sinh viên: Ma Thị Linh

7

Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A

Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Phòng Y tế
- Phòng Công thương
* Các cơ quan đơn vị sự nghiệp thuộc huyện:
- Đài Truyền thanh - Truyền hình
- Trung tâm Văn hóa thông tin
- Trung tâm nghề
- Ban Giải phóng mặt bằng
- Ban Di dân - Tái định cư
1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tố
chức của bộ phận lưu trữ của UBND huyện Chiêm Hóa
1.2.1. Tình hình tổ chức của bộ phận lưu trữ
Căn cứ khối lượng công việc, quy định về cơ cấu tổ chức để bố trí cán bộ
làm công tác lưu trữ. Tại Văn phòng HĐND và UBND huyện có bộ phận lưu trữ
giúp Chánh Văn phòng quản lý hồ sơ, lý lịch của cán bộ, công chức, viên chức;
bảo quản và giữ gìn hồ sơ, tài liệu của Uỷ ban nhân dân huyện.
1.2.2. Chức năng của bộ phận lưu trữ
Bộ phận thực hiện công tác lưu trữ của UBND huyện trực thuộc Văn
phòng HĐND và UBND huyện có chức năng tham mưu cho Chánh Văn phòng
thực hiện công tác lưu trữ của UBND huyện và lưu trữ của Văn phòng HĐND
và UBND huyện.
Lưu trữ của Văn phòng HĐND và UBND huyện có chức năng:
- Tham mưu giúp HĐND và UBND huyện quản lý hồ sơ, lý lịch của cán
bộ, công chức, viên chức.
- Tổ chức sắp xếp, lưu trữ tài liệu có hệ thống phục vụ cho công tác lâu

dài của HĐND và UBND huyện.
- Bảo quản, giữ gìn hồ sơ, tài liệu liên quan đến công tác chuyên môn.
1.2.3. Nhiệm vụ, quyền hạn
- Đối với bộ phận lưu trữ:
+ Hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan lập hồ sơ và
Sinh viên: Ma Thị Linh

8

Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ hiện hành
+ Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hiện hành
+ Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu
+ Bảo đảm bí mật, an toàn hồ sơ, tài liệu
+ Phục vụ việc khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ
- Lưu trữ huyện có trách nhiệm:
+ Lập kế hoạch thu thập tài liệu
+ Phối hợp với lưu trữ hiện hành các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp
lưu tài liệu vào lưu trữ huyện lựa chọn tài liệu cần thu thập
+ Hướng dẫn lưu trữ hiện hành các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu
tài liệu vào lưu trữ huyện chuẩn bị tài liệu giao nộp
+ Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận tài liệu
+ Tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập “Biên bản giao nhận tài liệu”
+ Các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu

trữ
1.2.4. Cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ
UBND huyện Chiêm Hóa gồm 01 cán bộ văn thư kiêm nhiệm lưu trữ và
01 cán bộ làm hợp đồng.

Sinh viên: Ma Thị Linh

9

Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Chương 2: Thực trạng công tác lưu trữ của UBND huyện Chiêm Hóa
2.1. Hoạt động quản lý
2.1.1. Xây dựng, ban hành văn bản quy định về công tác lưu trữ
UBND huyện Chiêm Hóa đã soạn thảo và ban hành Quy chế về công tác
lưu trữ. Trong Quy chế có quy định rõ về các quy trình nghiệp vụ lưu trữ như:
xác định giá trị tài liệu; thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan; bảo quản
và tổ chức tài liệu lưu trữ.
2.1.2. Quản lý phông lưu trữ cơ quan
Tại UBND huyện Chiêm Hóa, công tác chỉnh lý cũng được quan tâm và
đầu tư kinh phí chỉnh lý 300m giá tài liệu, hình thành 03 phông lưu trữ:
- Phông 1: Phông Ủy ban Hành chính giai đoạn từ năm 1962 đến năm
1975.
- Phông 2: Phông UBND huyện Chiêm Hóa từ năm 1976 đến năm 1991.
- Phông 3: Phông của UBND huyện Chiêm Hóa từ năm 1992 đến năm

2014.

•

Trong đó: + Hồ sơ bảo quản có thời hạn: 14.858 hồ sơ.
+ Hồ sơ bảo quản vĩnh viễn: 3.656 hồ sơ.
Thành phần tài liệu:
Phông lưu trữ của UBND huyện Chiêm Hóa là phông lưu trữ mở, tài liệu
của phông chủ yếu là các văn bản sản sinh trong quá trình hoạt động của UBND
huyện. Khối tài liệu này được hình thành từ năm 1962 đến nay. Thành phần tài
liệu gồm: Tài liệu về chỉ đạo, lãnh đạo của Chính phủ, các Bộ - Ngành Trung
ương và các Sở - Ngành tỉnh gửi đến; tài liệu của HĐND và UBND huyện sản
sinh trong quá trình hoạt động; tài liệu của các phòng, ban huyện và HĐND,
UBND các xã gửi lên.

•

Tình trạng vật lý của tài liệu trong phông lưu trữ:
Trong khối tài liệu này thì tài liệu từ năm 1991 trở về trước do được sản
xuất trên chất liệu giấy rơm độ bền thấp nên số tài liệu này chữ mờ, khó đọc và
rất rễ bị rách; còn khối tài liệu từ năm 1992 đến nay được sản xuất trên chất liệu
giấy tốt, độ bền cao, kỹ thuật hiện đại nên tài liệu trình bày khoa học, thẩm mỹ,
Sinh viên: Ma Thị Linh

10

Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

đúng thể thức, đảm bảo cho việc lưu trữ lâu dài tài liệu về sau.
Tình hình tài liệu từ năm 1962 đến 1991 bị thất lạc, mất mát. Nguyên
nhân: Do UBND huyện chưa có sự quan tâm đúng mức đến công tác lưu trữ như
chưa bố trí cán bộ làm chuyên trách công tác lưu trữ, chưa có sự quan tâm chỉ
đạo về công tác lưu trữ đến cán bộ trong cơ quan, mặt khác nhận thức về tầm
quan trọng của tài liệu lưu trữ chưa đúng đắn. Khối tài liệu từ năm 1992 đấn nay
tương đối đầy đủ.
Nhìn chung, tài liệu trong kho lưu trữ UBND huyện được bảo quản tương
đối tốt. Tài liệu đã được thực hiện các biện pháp nghiệp vụ như: Đã chỉnh lý
hoàn chỉnh khối tài liệu từ năm 1962 đến 2014.
2.1.3. Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa
học công nghệ trong công tác lưu trữ
Việc ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ trong công tác lưu trữ
của cơ quan thực tế vẫn còn hạn chế, bởi điều kiện kinh phí có hạn nên trang bị
máy tính chưa đầy đủ, chủ yếu quản lý bằng phương pháp truyền thống (quản lý
bằng sổ sách), chưa có phần mềm quản lý hoạt động lưu trữ.
2.1.4. Đào tạo, bồi dưỡng nhân sự làm lưu trữ, quản lý công tác thi
đua, khen thưởng trong công tác lưu trữ
UBND huyện Chiêm Hóa có sự quan tâm, có kế hoạch tổ chức đưa cán bộ
làm công tác lưu trữ đi đào tạo các lớp ngắn hạn để nâng cao trình độ, kỹ năng
nghiệp vụ; đồng thời đưa đi tham dự các lớp tập huấn về ứng dụng công nghệ
thông tin vào công tác lưu trữ. Có chế độ phụ cấp độc hại cho cán bộ làm công
tác lưu trữ.
Việc thực hiện các nội dung của Quy chế công tác lưu trữ là một trong
những tiêu chí để bình xét thi đua, khen thưởng đối với tập thể các đơn vị và cá
nhân công chức, viên chức, là cơ sở đánh giá, nhận xét, phân loại công chức,
viên chức; xem xét nâng bậc lương, nâng ngạch công chức, viên chức.

2.1.5. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công
tác lưu trữ của cơ quan
Hàng năm lãnh đạo cơ quan có kế hoạch thanh tra, kiểm tra việc thực hiện
Sinh viên: Ma Thị Linh

11

Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

lưu trữ; tổ chức các cuộc sơ kết, tổng kết giữa năm, cuối năm về công tác lưu trữ
để rút ra kinh nghiệm đánh giá những việc đã làm được, những việc chưa làm
được của công tác này để có kế hoạch thực hiện tốt hơn.
Công chức, viên chức vi phạm các quy định của Quy chế công tác lưu trữ
thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm phải chịu các hình thức kỷ luật áp dụng
theo quy định của pháp luật về xử lý đối với cán bộ công chức, viên chức hoặc
truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.
Trường hợp công chức, viên chức vi phạm các quy định của Quy chế
công tác lưu trữ mà gây thiệt hại vật chất cho cơ quan phải bồi thường thiệt hại
theo quy định của pháp luật hiện hành về trách nhiệm vật chất đối với cán bộ,
công chức, viên chức.
2.2. Hoạt động nghiệp vụ
2.2.1. Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ
Thu thập, bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liên
quan tới việc xác định nguồn tài liệu và thành phần tài liệu thuộc lưu trữ cơ quan
và phông lưu trữ quốc gia, lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào các kho lưu trữ

theo quyền hạn và phạm vi đã được nhà nước quy định.
Công tác thu thập, bổ sung tài liệu của kho lưu trữ có quan hệ đến hầu hết
các nghiệp vụ của công tác lưu trữ. Làm tốt nghiệp vụ này sẽ góp phần làm
phong phú hơn nguồn tài liệu có giá trị tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức
khai thác, sử dụng tài liệu khi cần thiết. Vì vậy, việc thu thập tài liệu lưu trữ là
việc làm thường xuyên và tất yếu.
Đối với lưu trữ hiện hành của UBND huyện Chiêm Hóa được quan tâm
và tổ chức thường xuyên, hàng năm cứ vào quý I của năm sau, cán bộ lưu trữ tổ
chức thu thập hồ sơ, tài liệu từ các phòng thuộc UBND huyện, các bộ phận tham
mưu giúp việc; Nguồn bổ sung tài liệu ở đây chủ yếu: HĐND và UBND, các cá
nhân, bộ phận thuộc văn phòng và các đơn vị có liên quan gồm: Phòng Giáo
dục, Phòng Nội vụ, Phòng Lao động - Thương binh và xã hội, Phòng văn hóa,
Phòng Tài chính - Kế hoạch, Phòng Y tế,…
Đa số tài liệu của các cơ quan đơn vị thuộc nguồn nộp lưu khi tiếp nhận
Sinh viên: Ma Thị Linh

12

Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

tài liệu lưu trữ của các cơ quan, đơn vị cán bộ lưu trữ lập biên bản giao nhận tài
liệu, có sự ký nhận nhận giữa cơ quan và kho lưu trữ huyện trên cơ sở danh mục
hồ sơ nộp lưu do cơ quan đơn vị thuộc nguồn nộp lưu lập. Để hồ sơ, tài liệu
được lưu trữ đầy đủ, cẩn thận cán bộ lưu trữ đã kiểm tra lại hồ sơ, tài liệu mình
đang giữ; thu thập và bổ sung hồ sơ, tài liệu còn thiếu từ các cơ quan, đơn vị.

Nhìn chung việc nộp lưu tài liệu vào lưu trữ của cơ quan đúng theo quy định của
nhà nước.
2.2.2. Xác định giá trị tài liệu
2.2.2.1. Giai đoạn xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên
tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác
định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị.
Vì việc xác định giá trị tài liệu có ý nghĩa quyết định đến số phận của tài
liệu nên một yêu cầu quan trọng đặt ra là phải chính xác và thận trọng, người
làm công tác xác định giá trị tài liệu không được làm tổn thất tài liệu có giá trị
của từng phông lưu trữ. Làm tốt công tác này sẽ tạo điều kiện để bổ sung tài liệu
có giá trị vào các phông lưu trữ, nâng cao hiệu quả phục vụ khi thác, sử dụng tài
liệu và tiết kiệm kho tàng, trang thiết bị tài liệu.
Đối với UBND huyện Chiêm Hóa việc xác định giá trị tài liệu dựa trên
những nguyên tắc, tiêu chuẩn và phương pháp của lưu trữ để quy định thời hạn
bảo quản cho từng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan theo
giá trị của chúng về các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội và các giá trị
khác. Từ đó để thu thập, bổ sung những tài liệu có giá trị theo phông lưu trữ của
UBND huyện và loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy.
Tại UBND huyện Chiêm Hóa, việc xác định giá trị tài liệu được tiến hành
ở hai giai đoạn văn thư và lưu trữ. Do lưu trữ huyện chưa được coi là lưu trữ lịch
sử nên chỉ tiến hành xác định giá trị tài liệu ở giai đoạn lưu trữ cơ quan, lưu trữ
hiện hành đồng thời có trách nhiệm hướng dẫn cho các cán bộ chuyên môn ở
giai đoạn văn thư.
Việc xác định giá trị tài liệu ở giai đoạn văn thư của cơ quan được đặt ra
Sinh viên: Ma Thị Linh

13

Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A

Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

ngay từ khi lập danh mục hồ sơ và chủ yếu là lựa chọn tài liệu để lập hồ sơ. Việc
lập danh mục hồ sơ dựa vào chức năng, nhiệm vụ của UBND huyện và Thông tư
số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ về Hướng dẫn thời hạn bảo
quản tài liệu.
Tuy nhiên việc xác định giá trị tài liệu cũng chỉ tương đối vì thời hạn bảo
quản của nó có thể thay đổi khi đưa hồ sơ được lập đó vào bảo quản ở lưu trữ cơ
quan.
Tài liệu lưu trữ được hình thành ở giai đoạn văn thư vừa là phương tiện
vừa là công cụ hoạt động của cơ quan. Sau khi công việc kết thúc, tài liệu của
mỗi sự việc được sắp xếp vào từng tờ bìa hồ sơ, hồ sơ được giữ lại một năm tại
nơi lập khi kế hoạch công tác năm của cơ quan đã kết thúc và khi các công việc
được giải quyết trong năm đã sắp xếp rõ ràng thì tiến hành phân loại các hồ sơ
theo các nhóm có thời hạn bảo quản khác nhau. Những hồ sơ đó được để lại đơn
vị trong thời hạn một năm, hết thời hạn một năm thì nộp vào lưu trữ cơ quan.
Lưu trữ cơ quan sau khi đã tiếp nhận tài liệu nộp lưu ở giai đoạn văn thư
sẽ kiểm tra lại giá trị các hồ sơ đã nhận được từ giai đoạn văn thư. Tai đây lưu
trữ cơ quan có thể điều chỉnh lại thời hạn bảo quản đúng với giá trị của nó. Tài
liệu lưu trữ trên cơ sở toàn bộ tài liệu thuộc phạm vi quản lý được đánh giá một
cách tổng hợp.
Công tác xác định giá trị tài liệu ở lưu trữ UBND huyện Chiêm Hóa được
tến hành độc lập hoặc kết hợp trong các nghiệp vụ khác như: Thống kê, phân
loại và đặc biệt là trong chỉnh lý tài liệu (nếu tài liệu chưa được lập hồ sơ). Tài
liệu bảo quản ở lưu trữ UBND huyện chủ yếu có giá trị thực tiễn, phục vụ việc
tra tìm thường xuyên của cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan. Những tài

liệu hết giá trị, tài liệu trùng lặp thông tin sẽ được loại ra và làm các thủ tục để
tiêu hủy.
2.2.2.2. Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan
Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu, cơ quan Thành lập Hội đồng xác
định giá trị tài liệu. Hội đồng có nhiệm vụ tư vấn cho người đứng đầu cơ quan
về việc quyết định: Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản; Danh mục tài liệu
Sinh viên: Ma Thị Linh

14

Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

hết giá trị.
Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu thực hiện theo Công văn số
879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
về hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
Hội đồng làm việc theo phương thức:
+ Từng thành viên Hội đồng xem xét, đối chiếu danh mục tài liệu hết giá
trị với mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại. Kiểm tra thực tế tài liệu (nếu cần).
+ Hội đồng thảo luận tập thể và biểu quyết theo đa số về tài liệu dự kiến
tiêu hủy. Biên bản cuộc họp có đủ chữ ký của các thành viên trong Hội đồng và
được lập thành hai bản, một bản lưu tại hồ sơ tiêu hủy, một bản đưa vào hồ sơ có
thẩm quyền thẩm tra tài liệu hết giá trị.
+ Thông qua biên bản, trình người đứng đầu cơ quan quyết định.
2.2.2.3. Tiêu hủy tài liệu hết giá trị

Tiêu hủy tài liệu hết giá trị cũng là một khâu nghiệp vụ cần phải thực hiện
cẩn thận, đúng theo trình tự thủ tục mà nhà nước quy định.
Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị của UBND huyện Chiêm Hóa được quy
định như sau:
Thẩm quyền quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị: Chủ tịch Uỷ ban nhân
dân huyện quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị bảo quản tại lưu trữ cơ quan sau
khi có ý kiến thẩm định đề xuất bằng văn bản của Hội đồng xác định giá trị tài
liệu và ý kiến bằng văn bản của cơ quan có thẩm quyền. Khi tiêu hủy phải hủy
hết thông tin trên tài liệu.
Hồ sơ tiêu hủy tài liệu hết giá trị bao gồm:
+ Tờ trình về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị
+ Danh mục tài liệu hết giá trị kèm theo bản thuyết minh
+ Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu
+ Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị
+ Văn bản của cấp có thẩm quyền về việc thẩm tra tài liệu hết giá trị
+ Quyết định của người có thẩm quyền cho phép tiêu hủy tài liệu hết giá
trị
Sinh viên: Ma Thị Linh

15

Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

+ Biên bản về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị và các tài liệu khác liên
quan

Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị được thực hiện theo hướng dẫn của Cục
trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và các quy định pháp luật hiện hành
có liên quan.
2.3. Chỉnh lý tài liệu
Chỉnh lý tài liệu là việc tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại
khoa học, trong đó tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện hoặc khôi phục, lập mới các
hồ sơ, đơn vị bảo quản; xác định giá trị tài liệu cho hồ sơ, hệ thống hóa hồ sơ và
lập các công cụ tra cứu đối với phông lưu trữ hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.
Việc chỉnh lý tài liệu một cách khoa học sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho
công tác quản lý, bảo quản và khai thác, sử dụng tài liệu; loại ra tài liệu hết giá
trị để tiêu hủy. Qua đó góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng cho kho tàng và
trang thiết bị bảo quản.
Công tác chỉnh lý tài liệu tại UBND huyện Chiêm Hóa nhìn chung được
thực hiện tương đối tốt. Tài liệu lưu trữ của cơ quan được chỉnh lý kịp thời và
hoàn chỉnh; kết thúc mỗi năm công tác, cán bộ lưu trữ tiến hành thu thập hồ sơ,
tài liệu từ các bộ phận, cá nhân, trên cơ sở đó tổ chức phân loại dựa trên phương
án đã chọn.
Tại UBND huyện Chiêm Hóa phương án được lựa chọn để phân loại tài
liệu lưu trữ là phương án: Thời gian - mặt hoạt động. Với phương án này được
áp dụng bởi vì trong quá trình hoạt động cơ cấu tổ chức của cơ quan có thể thay
đổi. Cho nên phương án này là phương án tối ưu nhất, phản ánh lịch sử đơn vị
hình thành phông theo từng mặt hoạt động và có khả năng tập trung thành hệ
thống tài liệu về từng mặt công tác của đơn vị hình thành phông.
Phương án này thống nhất dùng để phân loại phông lưu trữ của UBND
huyện Chiêm Hóa, tuy nhiên hàng năm cũng có thể bổ sung một số mặt hoạt
động phát sinh trong năm. Nhìn chung việc phân loại tài liệu lưu trữ do cán bộ
lưu trữ chuyên trách đảm nhiệm. Sau khi thu thập hồ sơ, tài liệu từ các bộ phận
trong cơ quan đã hoặc chưa được lập hồ sơ, khi nộp vào lưu trữ mới được cán bộ
Sinh viên: Ma Thị Linh

16

Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

lưu trữ tổ chức hoàn chỉnh (đối với những tài liệu đã được lập hồ sơ) hoặc lập
mới hồ sơ theo phương án đã chọn.
Trình tự chỉnh lý cơ bản được thực hiện đúng theo hướng dẫn của nhà
nước (theo Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của
Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước).
* Các văn bản về nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu của UBND huyện Chiêm
Hóa, tỉnh Tuyên Quang (Phụ lục)
2.4. Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ
2.4.1. Thống kê trong công tác lưu trữ
Thống kê trong công tác lưu trữ là việc áp dụng các phương pháp, công cụ
chuyên môn để xác định rõ ràng, chính xác số lượng, chất lượng, thành phần nội
dung, tình hình tài liệu và các đối tượng khác của công tác lưu trữ nhằm phục vụ
hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ lưu trữ. Đây là một hoạt động không
thể thiếu trong công tác lưu trữ, dùng để giới thiệu thành phần, nội dung tài liệu
của kho lưu trữ. Số liệu thống kê phục vụ thiết thực cho hoạt dộng quản lý và
hoạt động nghiệp vụ.
Đối tượng thống kê lưu trữ của UBND huyện Chiêm Hóa gồm: thống kê
tài liệu lưu trữ, kho lưu trữ, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ và cán bộ,
công chức, viên chức làm công tác lưu trữ
Thống kê lưu trữ được thục hiện theo chế độ định kỳ. Số liệu thống kê lưu
trữ định kỳ hàng năm được tính từ 0h ngày 01 tháng 1 đến 24h ngày 31 tháng

12.
Báo cáo thống kê được thực hiện theo quy định của Bộ Nội vụ về chế độ
báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ.
2.4.2. Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ
Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ là phương tiện tra tìm thông tin tài liệu
trong lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử. Công cụ tra cứu dùng để giới thiệu
thành phần, nội dung tài liệu của kho lưu trữ, chỉ dẫn địa chỉ từng tài liệu, giúp
người nghiên cứu tra tìm tài liệu được nhanh chóng, chính xác. Ngoài ra, công
cụ tra cứu tài liệu còn dùng để thống kê thành phần, số lượng tài liệu trong lưu
Sinh viên: Ma Thị Linh

17

Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

trữ. Số liệu thống kê này chính là căn cứ để xây dựng kế hoạch công tác lưu trữ
được khoa học, quản lý chặt chẽ tài liệu, tránh mất mát, thất lạc.
Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ có các loại như: Mục lục hồ sơ, các bộ thẻ
tra tìm, sách hướng dẫn kho lưu trữ, sách sơ yếu tài liệu lưu trữ,…. Mỗi công cụ
tra tìm có tác dụng riêng biệt nhưng lại hỗ trợ, bổ sung cho nhau và có mối quan
hệ chặt chẽ.
Hiện tại, kho lưu trữ UBND huyện Chiêm Hóa tài liệu lưu trữ được tra
tìm chủ yếu bằng mục lục hồ sơ (đối với tài liệu đã được lập hồ sơ) và cặp ba
dây (đối với tài liệu chưa được lập hồ sơ). Mục lục hồ sơ được lập theo từng
phông lưu trữ cụ thể. Tài liệu khi chỉnh lý được hệ thống hóa, thống kê bỏ vào

hộp, sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp theo tiêu chí đề ra giúp cho việc tra cứu được
thuận tiện, nhanh chóng. Ngoài ra còn có sách hướng dẫn kho lưu trữ dùng để
tra cứu về thành phần nội dung các phông lưu trữ để thông báo, hướng dẫn cho
người nghiên cứu về nội dung những tài liệu được bảo quản trong các lưu trữ
giúp cho việc tra cứu tài liệu lưu trữ dược nhanh chóng, dễ dàng.
2.5. Bảo quản tài liệu lưu trữ
Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng các biện pháp khoa học để kéo dài
tuổi thọ và bảo đảm an toàn cho tài liệu nhằm phục vụ các yêu cầu khai thác, sử
dụng tài liệu.
UBND huyện Chiêm Hóa đã bố trí một phòng trên tầng 3 trong trụ sở của
cơ quan làm kho lưu trữ, phòng có cửa sổ chắc chắn, hệ thống điện và đèn chiếu
đầy đủ, đảm bảo an toàn với diện tích kho là 40m2 và được trang bị đầy đủ giá,
tủ, hộp để đựng tài liệu, bình chữa cháy và máy điều hòa, quạt thông gió đảm
bảo cho việc quản lý tài liệu.
Phòng kho được cán bộ lưu trữ kiểm tra, vệ sinh kho tàng thường xuyên
nhằm tránh cho tài liệu bị mối mọt, chuột gặm nhấm. Vì vậy mà phần lớn các tài
liệu đều giữ trong tình trạng vật lý tốt. Nhìn chung tài liệu được sắp xếp gọn
gàng, tạo điều kiện cho việc tra tìm sử dụng.
Ngoài ra, cửa sổ và cửa chính kho lưu trữ được làm bằng kính màu, có
rèm và được kéo cẩn thận, tránh tác động của ánh nắng mặt trời chiếu trực tiếp
Sinh viên: Ma Thị Linh

18

Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

vào tài liệu.
Tuy vậy, công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu vẫn còn hạn chế do ít người sử
dụng nên tài liệu dễ bị ẩm mốc.
Trong Quy chế lưu trữ của UBND huyện đặt ra các quy định liên quan tới
công tác bảo quản tài liệu lưu trữ như sau:
- Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Nội vụ có trách nhiệm tham mưu cho
Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện chỉ đạo và tổ chức thực hiện các quy trình về
bảo quản tài liệu lưu trữ:
+ Xây dựng hoặc bố trí kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn quy định.
+ Thực hiện các biện pháp phòng, chống cháy nổ; chống thiên tai; phòng
gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ.
+ Trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu
trữ.
+ Duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng phù hợp tài liệu lưu trữ.
+ Thực hiện các biện pháp phòng, chống côn trùng, nấm mốc, khử a xít và
các tác nhân khác gây hư hỏng tài liệu; thường xuyên tổ chức vệ sinh kho tàng
theo định kỳ.
+ Tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ bị hư hỏng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng.
+ Thực hiện chế độ bảo hiểm tài liệu lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ đặc
biệt quý, hiếm.
- Cán bộ phụ trách công tác lưu trữ có trách nhiệm:
+ Thực hiện đúng các quy định của Nhà nước và của cơ quan về bảo vệ,
bảo quản an toàn tài liệu và kho lưu trữ.
+ Bố trí, sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ; hồ sơ, tài liệu trong kho để
trong hộp (cặp), dán nhãn và ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống
kê, kiểm tra và tra cứu.
+ Thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có trong kho để nắm được số
lượng, chất lượng tài liệu, trên cơ sở đó có kế hoạch bảo quản và tu bổ phục chế.
Kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ được thực hiện theo hướng dẫn của Cục

trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
Sinh viên: Ma Thị Linh

19

Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.6. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ có nhiều giá trị như: tạm thời, có thời hạn, vĩnh viễn. Vì
vậy phải có trách nhiệm lưu trữ, bảo quản an toàn tài liệu, đồng thời tổ chức
khai thác sử dụng.
Có nhiều loại hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu như: Tại phòng
đọc; thông báo, giới thiệu tài liệu lưu trữ trên các phương tiện thông tin truyền
thông; cung cấp bản sao, bản chứng thực tài liệu lưu trữ; triển lãm tài liệu lưu
trữ; công bố tài liệu lưu trữ.
Tại UBND huyện Chiêm Hóa việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ được
quy định trong Quy chế công tác lưu trữ như sau:
2.6.1. Đối tượng và thủ tục khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
- Đối tượng được phép khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ hiện hành:
+ Cán bộ, công chức, viên chức trong và ngoài cơ quan đến nghiên cứu và
sử dụng tài liệu lưu trữ để thực hiện nhiệm vụ được giao.
+ Cá nhân đến sử dụng tài liệu phục vụ cho nhu cầu của mình.
+ Người nước ngoài đến nghiên cứu tài liệu.
- Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ hiện hành:
+ Các đối tượng là người thuộc cơ quan phải có ý kiến của lãnh đạo cho

phép được nghiên cứu, sử dụng những tài liệu có liên quan.
+ Các đối tượng không phải là người thuộc cơ quan khi đến nghiên cứu
tài liệu lưu trữ phải có giấy giới thiệu của cơ quan quản lý. Nếu là công dân Việt
Nam thì phải có chứng minh nhân dân, đơn xin trích lục bản chính ghi rõ mục
đích khai thác đồng thời nêu lý do mất và người yêu cầu trích lục phải là người
có tên trong văn bản cần trích lục hoặc giấy ủy quyền của người có liên quan.
Đơn xin trích lục và giấy ủy quyền đều phải có xác nhận của chính quyền nơi cư
trú.
+ Đối tượng là người nước ngoài đến nghiên cứu tài liệu lưu trữ phải có
hộ chiếu và ý kiến phê duyệt của lãnh đạo.
+ Tất cả các đối tượng đến nghiên cứu tài liệu phải ghi vào phiếu yêu cầu
sử dụng tài liệu.
Sinh viên: Ma Thị Linh

20

Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.6.2. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
- Cán bộ phụ trách công tác lưu trữ phải lập các sổ nhập, xuất tài liệu, sổ
đăng ký mục lục hồ sơ và sổ đăng ký độc giả theo đúng quy định của Cục Văn
thư và Lưu trữ Nhà nước để quản lý tài liệu lưu trữ và phục vụ khai thác tài liệu.
- Mượn tài liệu nghiên cứu tài liệu: Sau khi nghiên cứu văn bản xong,
người khai thác phải trả đầy đủ tài liệu mượn và ký trả hồ sơ, tài liệu vào sổ theo
dõi mượn tài liệu. Cán bộ phụ trách công tác lưu trữ phải giám sát trong quá

trình mượn và kiểm tra tài liệu sau khi hoàn trả.
- Mượn tài liệu về nơi làm việc: Trường hợp đặc biệt do nhu cầu công tác
công chức, viên chức thuộc cơ quan cần sử dụng hồ sơ, tài liệu ở ngoài kho phải
được Chánh Văn phòng đồng ý. Người mượn tài liệu phải chịu trách nhiệm bảo
quản an toàn tài liệu và trả đúng hạn.
- Sao, chụp tài liệu lưu trữ: Người đến khai thác cần sao chụp tài liệu phải
thực hiện đầy đủ thủ tục khai thác và có giấy xin sao, chụp tài liệu, đồng thời
phải được sự đồng ý của người có thẩm quyền mới được phép sao chụp. Việc
sao chụp tài liệu lưu trữ phải do cán bộ lưu trữ thực hiện. Đối với tài liệu mật
được thực hiện theo quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước.
- Đơn vị, cá nhân khi sử dụng tài liệu lưu trữ phải chấp hành nghiêm
chỉnh các quy định về bảo mật thông tin và phải giữ gìn bảo đảm an toàn tài
liệu.
2.6.3. Thẩm quyền cho phép khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
Thẩm quyền quyết định việc cho phép khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
tại UBND huyện Chiêm Hóa như sau:
- Chủ tịch UBND huyện, Phó Chủ tịch UBND huyện cho phép việc sử
dụng bản chính các tài liệu lưu trữ đối với các tổ chức, cá nhân nước ngoài hoặc
có yếu tố nước ngoài; cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ loại mật.
- Chánh, Phó Văn phòng hoặc người có trách nhiệm cho phép việc sử
dụng bản sao, bản điện tử các loại tài liệu lưu trữ đối với công chức, viên chức
thuộc cơ quan, đơn vị và cá nhân có nhu cầu chính đáng.
- Cán bộ phụ trách lưu trữ chỉ cho phép sử dụng tài liệu khi được sự đồng
Sinh viên: Ma Thị Linh

21

Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A

Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

ý của người có thẩm quyền.
- Việc sao chụp tài liệu lưu trữ phải được ý kiến phê duyệt của lãnh đạo.
2.6.4. Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ
Việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ được quản lý bằng các công cụ sau:
- Chương trình phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ
- Sổ giao nhận tài liệu.

Sinh viên: Ma Thị Linh

22

Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Chương 3: Kết quả thực tập tại UBND huyện Chiêm Hóa và đề xuất,
khuyến nghị
3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm và kết quả đạt được
Với khoảng thời gian 02 tháng thực tập tại UBND huyện Chiêm Hóa, tuy
không được tham gia hết vào các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ nhưng với
sự phân công nhiệm vụ của lãnh đạo cơ quan cùng sự hướng dẫn tận tình của
cán bộ lưu trữ, trong phạm vi cho phép tôi đã trực tiếp thực hiện một số nội
dung công tác lưu trữ cụ thể như sau:

- Thu thập hồ sơ, tài liệu mà các phòng, ban, cá nhân còn giữ để nộp vào
lưu trữ của cơ quan.
- Xác định giá trị tài liệu: Được thực hiện ở khâu văn thư ngay từ bước lập
danh mục hồ sơ, tài liệu; thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu được xác định dựa
vào Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ về Hướng dẫn
bảo quản tài liệu.
- Chỉnh lý tài liệu: Thực hành phân loại tài liệu theo phương án phân loại
(Thời gian - mặt hoạt động ); Biên mục hồ sơ; Lập danh mục tài liệu và sắp xếp
tài liệu được giữ lại lên giá, tủ sau khi chỉnh lý xong.
Ví dụ: Trong việc sắp xếp tài liệu gồm các Quyết định cùng tác giả, cùng
năm thì được theo thứ tự số ban hành nhỏ xếp trên, số lớn xếp dưới. Sau đó
dùng kẹp sơ ri, mỗi kẹp gồm 20 tài liệu điều này sẽ thuận tiện cho việc tra tìm.
Sau đó tiến hành cho tài liệu vào cặp hồ sơ, Mỗi cặp hồ sơ gồm:
Cặp hồ sơ số 1: từ tài liệu số 01 đến số 300.
Cặp hồ sơ số 02: từ tài liệu số 301 đến số 600.
Cặp hồ sơ số 03: từ tài liệu số 601 đến số 900.
……..
Rồi lập Mục lục tài liệu trong hồ sơ và sắp xếp tài liệu được giữ lại lên
giá, tủ.
* Mục lục tài liệu trong hồ sơ được lập theo mẫu sau:

Sinh viên: Ma Thị Linh

23

Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập

ST
T
(1)

Số và ký Ngày và
hiệu văn tháng văn
bản
bản
(2)
(3)

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Trích yếu nội dung

Tác giả
văn bản

(4)

(5)

Tờ Ghi
số chú
(6
)

(7)

- Bảo quản, tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ: Tiến hành vệ

sinh phòng, kho lưu trữ của Văn phòng HĐND và UBND huyện, đảm bảo rộng
rãi, thoáng mát, tránh bị ảnh hưởng bởi nắng, mưa, hạn chế sự xâm nhập của
côn trùng…, tránh tác động làm hư hại tới tài liệu.
Trong thời gian thực tập này, tôi đã được sự chỉ bảo, giúp đỡ rất nhiều từ
cơ quan thực tập. Tuy đó không phải là một thành công lớn nhưng cũng đã giúp
tôi rất nhiều không chỉ về kiến thức chuyên ngành mà còn có cả kiến thức thực
tế về công việc cũng như kiến thức xã hội khác.
3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của
UBND huyện Chiêm Hóa
Công tác lưu trữ của UBND huyện Chiêm Hóa cơ bản được thực hiện và
tuân theo quy định của Nhà nước. Sau thời gian thực tập vừa qua, với mong
muốn chất lượng công tác lưu trữ của cơ quan ngày càng đổi mới và nâng cao
hiệu quả hơn, tôi xin có một số giải pháp sau:
- UBND huyện cần đầu tư kinh phí xây dựng nâng cấp kho lưu trữ của cơ
quan nhằm bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu trong kho.
- Đưa công nghệ thông tin vào phục vụ công tác lưu trữ nhiều hơn nữa để
công tác này được tiến hành nhanh chóng, chính xác, hiện đại đáp ứng nhu cầu
ngày càng cao, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác nghiên cứu, tra tìm tài liệu
khi cần thiết.
- Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ theo hướng hiện đại,
phù hợp với điều kiện kinh tế - xã hội và yêu cầu phát triển của huyện.
Sinh viên: Ma Thị Linh

24

Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Đổi mới và nâng cao nhận thức về vai trò của công tác lưu trữ đối với sự
phát triển bền vững của huyện: Tăng cường công tác tuyên truyền trong xã hội
nhằm nâng cao nhận thức về giá trị của tài liệu lưu trữ trong sự nghiệp xây dựng
và bảo vệ tổ quốc.
- Hàng năm lãnh đạo UBND huyện quan tâm bố trí kinh phí, đầu tư trang
thiết bị cho công tác lưu trữ như: Bìa hồ sơ, cặp 3 dây, hộp hồ sơ, giá đựng tài
liệu; Ngoài ra còn trang bị các thiết bị hiện đại như: máy hủy tài liệu, máy tính
có cấu hình cao,…
- Cán bộ làm công tác lưu trữ tập trung thực hiện tốt công tác chỉnh lý và
thu thập tài liệu vào kho lưu trữ; sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ có hệ thống,
khoa học và thuận lợi trong việc tìm kiếm tài liệu khi có yêu cầu khai thác sử
dụng tài liệu trong kho.
- Căn cứ kế hoạch lưu trữ hàng năm của tỉnh, UBND huyện xây dựng các
nội dung chi tiết đưa ra các giải pháp cụ thể để triển khai thực hiện công tác lưu
trữ tại huyện đạt được hiệu quả cao hơn.
3.3. Một số khuyến nghị
- Đối với UBND huyện Chiêm Hóa:
+ Nâng cao nhận thức của cán bộ công chức, viên chức trong cơ quan về
công tác lưu trữ. Công tác lưu trữ là một phần quan trọng trong hoạt động quản
lý. Tuy nhiên không phải cán bộ công chức, viên chức nào cũng nắm bắt và hiểu
rõ được hết về ý nghĩa, tầm quan trọng cũng như trách nhiệm của mình trong sự
liên quan tới công tác lưu trữ. Vì vậy, nâng cao nhận thức của cán bộ về công tác
lưu trữ là rất cần thiết.
+ Thường xuyên tổ chức các lớp tập huấn, đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ
lưu trữ ngắn hạn cho cán bộ trực tiếp làm công tác lưu trữ trong cơ quan để nâng
cao trình độ chuyên môn.
+ Khi tuyển dụng cán bộ công chức, viên chức và cán bộ lãnh đạo về văn
phòng hoặc các đơn vị trực thuộc thì ưu tiên những người đã có kinh nghiệm

làm việc, đã được đào tạo và có chứng nhận đã qua các lớp đào tạo về công tác
văn phòng trong đó có nghiệp vụ văn thư lưu trữ.
Sinh viên: Ma Thị Linh

25

Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A