Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty du lịch thương mại kiên giang

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH

NGUYỄN NGỌC HẬU

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI
CÔNG TY DU LỊCH – THƯƠNG MẠI KIÊN GIANG

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

TP Hồ Chí Minh - năm 2010


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH

NGUYỄN NGỌC HẬU

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI
CÔNG TY DU LỊCH – THƯƠNG MẠI KIÊN GIANG

Chuyên ngành: Kế Toán – Kiểm Toán
Mã số: 60.34.30
LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

Người hướng dẫn khoa học: TS Dương Thị Mai Hà Trâm

TP Hồ Chí Minh - năm 2010


LỜI CAM ĐOAN

Luận văn với đề tài “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty
Du lịch – Thương mại Kiên Giang” là do tôi nghiên cứu thực hiện. Các thông
tin trong luận văn là những thông tin thu thập thực tế từ phía công ty. Tôi xin
chịu trách nhiệm hoàn toàn về lời cam đoan của mình.
Tp.Hồ Chí Minh, ngày……tháng…..năm 2010
Tác giả

Nguyễn Ngọc Hậu


LỜI CẢM ƠN
Sau thời gian học tập và nghiên cứu, luận văn “Hoàn thiện hệ thống
kiểm soát nội bộ tại công ty Du lịch – Thương mại Kiên Giang” đã được hoàn
thành. Ngoài những cố gắng hết mình của bản thân, tác giả đã nhận được sự
khích lệ và hỗ trợ rất nhiều từ phía thầy cô, gia đình, đồng nghiệp và bạn bè.
Trước hết tác giả xin cảm ơn gia đình đã động viên và tạo điều kiện cho
tác giả học tập và hoàn thành luận văn tốt nghiệp này.
Tác giả xin cảm ơn thầy cô Trường Đại học Kinh tế TP Hồ Chí Minh
đã truyền đạt những kiến thức quý báo trong thời gian tác giả học tập tại
trường. Đặc biệt, tác giả xin bày tỏ lòng chân thành sâu sắc tới cô Dương Thị
Mai Hà Trâm, người đã tận tình hướng dẫn và giúp đỡ tác giả trong quá trình
làm luận văn tốt nghiệp này.
Xin cảm ơn Ban giám đốc công ty Du lịch – Thương mại Kiên Giang
cùng các anh chị phòng tài chính kế toán đã tạo điều kiện thuận lợi để tác giả
hoàn thành luận văn.


MỤC LỤC
Trang bìa
Trang phụ bìa

Lời cam đoan
Lời cảm ơn
Mục lục
Danh mục các chữ viết tắt
Danh mục các sơ đồ
LỜI MỞ ĐẦU………………………………………………………………..1
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ……………….....4
1.1

Khái niệm kiểm soát nội bộ……………………………………………......4

1.2

Các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ……………………..5
1.2.1 Môi trường kiểm soát…………………………………………………....5
1.2.1.1 Tính chính trực và các giá trị đạo đức…………………………6
1.2.1.2 Năng lực của đội ngũ nhân viên…………………………….....6
1.2.1.3 Hội đồng Quản trị và Ủy ban Kiểm toán……………………...6
1.2.1.4 Triết lý quản lý và phong cách điều hành………………….....7
1.2.1.5 Cơ cấu tổ chức………………………………………………....7
1.2.1.6 Phân chia quyền hạn và trách nhiệm…………………………..7
1.2.1.7 Chính sách nhân sự………………………………………….....7
1.2.2 Đánh giá rủi ro………………………………………………………......8
1.2.3 Hoạt động kiểm soát…………………………………………………....9
1.2.3.1 Phân chia trách nhiệm………………………………………....9
1.2.3.2 Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ………..10
1.2.3.3 Kiểm soát vật chất……………………………………………11
1.2.3.4 Kiểm tra độc lập việc thực hiện……………………………...11
1.2.3.5 Phân tích rà soát……………………………………………...11

1.2.4 Thông tin và truyền thông……………………………………………...12
1.2.4.1 Hệ thống thu nhận, xử lý và ghi chép thông tin……………………12
1.2.4.2 Báo cáo thông tin trong nội bộ và bên ngoài………………………12
1.2.5 Giám sát……………………………………………………………..13
1.2.5.1 Giám sát thường xuyên………………………………………13
1.2.5.2 Giám sát định kỳ...…………………………………………...24
1.3

Kiểm soát nội bộ trong môi trường tin học.......................................15
1.3.1 Giới thiệu chung về hệ thống máy tính………………………………15
1.3.1.1 Phần cứng………………………………………………………15
1.3.1.2 Phần mềm………………………………………………………15
1.3.2 Các đặc tính của hệ thống máy tính………………………………….16
1.3.2.1 Phương pháp xử lý dữ liệu……………………………………...16
1.3.2.2 Lưu trữ dữ liệu………………………………………………….16
1.3.2.3 Tổ chức hệ thống thông tin……………………………………..17
1.3.3 Ảnh hưởng của môi trường tin học đến kiểm soát nội bộ trong doanh

nghiệp………………………………………………………………………….20
1.3.4 Các hoạt động kiểm soát trong môi trường tin học…………………..22
1.3.4.1 Hoạt động kiểm soát chung…………………………………….22
1.3.4.2 Hoạt động kiểm soát ứng dụng…………………………………24
1.4

Hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ……………………………….24

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1……………………………………………………….26
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
TẠI CÔNG TY DU LỊCH – THƯƠNG MẠI KIÊN GIANG………………..27

2.1

Tổng quan về công ty Du lịch – Thương mại Kiên Giang……………...27
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty…………………………...27
2.1.1.1 Lịch sử hình thành……………………………………………….27
2.1.1.2 Ngành nghề kinh doanh………………………………………….28


2.1.1.3 Địa điểm hoạt động……………………………………………...28
2.1.2 Cơ cấu tổ chức của công ty Du lịch – Thương mại Kiên Giang………..29
2.1.3 Tổ chức thông tin và báo cáo kế toán………………………………….30
2.2

Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty Du lịch – Thương mại

Kiên Giang……………………………………………………………………...34
2.2.1 Mục đích, đối tượng và phương pháp khảo sá.t...............................34
2.2.1.1 Mục đích khảo sát.................................................................................34
2.2.1.2 Đối tượng khảo sát................................................................................34
2.2.1.3 Phương pháp khảo sá.t.............................................................34
2.2.2 Đặc điểm hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Du lịch – Thương mại
Kiên Giang.......................................................................................................................35
2.2.2.1 Thực trạng về môi trường kiểm soát………………………...........35
2.2.2.1.1 Tính chính trực và giá trị đạo đức…………………………...35
2.2.2.1.2 Chính sách nhân sự và năng lực làm việc của nhân viên…….36
2.2.2.1.3 Hội đồng quản trị và ban kiểm soát…………………………38
2.2.2.1.4 Triết lý quản lý và phong cách điều hành…………………...38
2.2.2.1.5 Cơ cấu tổ chức và phân chia trách nhiệm…………………....39
2.2.2.2 Đánh giá rủi ro…………………………………………………...40
2.2.2.2.1 Xác định mục tiêu…………………………………………..40

2.2.2.2.2 Nhận dạng và phân tích rủi ro……………………………...41
2.2.2.3 Hoạt động kiểm soát tại công ty Du lịch – Thương mại Kiên
Giang.................................................................................................................................43
2.2.2.3.1 Hệ thống kế toán…………………………………………....43
2.2.2.3.2 Hệ thống máy tính………………………………………….45
2.2.2.3.3 Kiểm soát chu trình mua hàng – thanh toán.....................46
2.2.2.3.4 Kiểm soát chu trình bán hàng - thu tiền......................................49


2.2.2.4 Thực trạng về thông tin và truyền thông tại công ty Du lịch –
Thương mại Kiên Giang…………………………………........................................52
2.2.2.5 Hoạt động giám sát tại công ty Du lịch – Thương mại Kiên
Giang.................................................................................................................................52
2.2.3 Tổng hợp đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty Du lịch –
Thương mại Kiên Giang………………………………………………………....53
2.2.3.1 Môi trường kiểm soát……………………………………………53
2.2.3.1.1 Điểm mạnh………………………………………………...53
2.2.3.1.2 Điểm yếu………………………………………………...54
2.2.3.2 Đánh giá rủi ro……………………………………………….......54
2.2.3.3 Hoạt động kiểm soát………………………………………...........56
2.2.3.3.1 Hệ thống kế toán…………………………………………...56
2.2.3.3.2 Hệ thống máy tính………………………………………….56
2.2.3.3.3 Kiểm soát chu trình mua hàng – thanh toán.....................57
2.2.3.3.4 Kiểm soát chu trình bán hàng – thu tiền…………………….58
2.2.3.4 Thông tin và truyền thông………………………………………..59
2.2.3.5 Giám sát…………………………………………………………59
2.2.4 Nguyên nhân dẫn đến hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động chưa hữu
hiệu……………………………………………………………………………...60
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2……………………………………………………….62
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM

SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY DU LỊCH – THƯƠNG MẠI KIÊN
GIANG…………………………………………………………………………63
3.1

Phương hướng xây dựng các giải pháp………………………………...63

3.2

Giải pháp về hoàn thiện hệ thống KSNB tại công ty Du lịch – Thương

mại Kiên Giang………………………………………………………………...63
3.2.1 Giải pháp hoàn thiện môi trường kiểm soát……………………………63


3.2.1.1 Tính chính trực và giá trị đạo đức…………………………............64
3.2.1.2 Cơ cấu tổ chức và phân chia trách nhiệm……………………66
3.2.1.3 Chính sách nhân sự và năng lực của nhân viên………………67
3.2.2 Giải pháp hoàn thiện đánh giá rủi ro……...……………………………68
3.2.3 Giải pháp hoàn thiện các thủ tục kiểm soát…………………………….70
3.2.3.1 Kiểm soát chu trình mua hàng – thanh toán........................................70
3.2.3.2 Kiểm soát chu trình bán hàng – thu tiền..............................................73
3.2.4 Giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin và truyền thông………….73
3.2.5 Giải pháp hoàn thiện hoạt động giám sát…………………………..74
3.3

Các giải pháp hỗ trợ từ các cơ quan Nhà nước………………….....75

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3……………………………………………………77
KẾT LUẬN………………………………………………………………….78
TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC


DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
CB: Chế biến
ĐĐH: Đơn đặt hàng
HĐ: Hóa đơn
HĐQT: Hội đồng quản trị
HTKSNB: Hệ thống kiểm soát nội bộ
KHKD: Kế hoạch kinh doanh
NKC: Nhật ký chung
NPT: Nợ phải thu
PNK: Phiếu nhập kho
PQ: Phú Quốc
PT: phiếu thu
PXK: Phiếu xuất kho
RG: Rạch Giá
TCKT: Tài chính kế toán
THPT: Trung học phổ thông
TT: Thanh toán
UNC: Ủy nhiệm chi
XNKD: Xí nghiệp kinh doanh
XK GR: Xuất khẩu Giồng Riềng
XK TH: Xuất khẩu Tân Hiệp


DANH MỤC SƠ ĐỒ
Sơ đồ 1.1 – Sơ đồ mô tả thiết bị vi tính liên quan đến hệ thống………………....15
Sơ đồ 1.2 – Cơ cấu tổ chức bộ phận quản trị hệ thống thông tin………………..19
Sơ đồ 2.1 - Sơ đồ tổ chức Công ty Du lịch – Thương mại Kiên Giang…………....29

Sơ đồ 2.2 - Trình tự ghi sổ kế toán trên máy vi tính………………………...33
Sơ đồ 2.3 – Sơ đồ tổ chức Phòng tài chính – kế toán………………………..43
Sơ đồ 2.4 - Chu trình mua hàng – trả tiền…………………………………...48
Sơ đồ 2.5 - Chu trình bán hàng – thanh toán……………………………………...51
DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng 2.1 - Cơ cấu lao động các phòng ban phân theo nhóm trình độ của Công
ty năm 2009………………………………………………………………….37
Bảng 2.2 – Mục tiêu kinh doanh từ năm 2010 đến năm 2012 của Công ty Du
lịch – Thương mại Kiên Giang………………………………………………40


1

LỜI MỞ ĐẦU
Sự cần thiết của đề tài
Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung quyền lợi riêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn tại
song hành. Nếu không có hệ thống kiểm soát nội bộ, làm thế nào để người lao
động không vì quyền lợi riêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi
ích chung của toàn tổ chức, của người sử dụng lao động? Làm sao quản lý
được các rủi ro? Làm thế nào có thể phân quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp
dưới một cách chính xác, khoa học chứ không phải chỉ dựa trên sự tin tưởng
cảm tính?
Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ đem lại cho tổ chức các
lợi ích như: Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh (sai
sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm
chất lượng sản phẩm...). Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát bởi hao hụt,
gian lận, lừa gạt, trộm cắp. Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và
báo cáo tài chính. Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy
trình hoạt động của tổ chức cũng như các quy định của luật pháp. Đảm bảo tổ
chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu

đặt ra. Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với
họ.
Trên thế giới, khái niệm kiểm soát nội bộ xuất hiện đã lâu và được
chuẩn hoá từ khi có báo cáo COSO năm 1992. Ở Việt Nam, khái niệm kiểm
soát nội bộ đã trở nên khá quen thuộc đối với các nhà quản lý doanh nghiệp.
Hệ thống kiểm soát nội bộ đang dần dần được áp dụng vào các doanh
nghiệp theo xu hướng ngày càng có hiệu quả hơn để doanh nghiệp có thể
kiểm soát được các hoạt động của mình và tồn tại vững mạnh hơn trong môi
trường kinh doanh cạnh tranh như hiện nay.


2

Do đó, việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ giúp ích cho doanh
nghiệp bảo vệ mình trước các rủi ro và kiểm soát hoạt động, nắm chắc thời cơ
phát triển là yêu cầu cần thiết của các nhà quản lý doanh nghiệp hiện nay.
Mục tiêu nghiên cứu
Tìm hiểu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Du lịch –
Thương mại Kiên Giang để tìm ra các nhân tố đe dọa sự hữu hiệu của hệ
thống kiểm soát nội bộ và các nguyên nhân của nhân tố đó. Thông qua kết
quả tìm hiểu, đề ra các biện pháp nhằm nâng cao tính hữu hiệu của hệ thống
kiểm soát nội bộ.
Nội dung nghiên cứu
Từ mục tiêu nghiên cứu trên, nội dung nghiên cứu tập trung vào
các vấn đề sau:
- Tìm hiểu và đánh giá các thành phần cấu thành nên hệ thống kiểm
soát nội bộ tại Công ty Du lịch – Thương mại Kiên Giang.
- Xác định các nguyên nhân ảnh hưởng đến tính hữu hiệu của các nhân
tố trong hệ thống kiểm soát nội bộ.
- Đề ra các giải pháp nâng cao tính hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội

bộ tại Công ty Du lịch – Thương mại Kiên Giang.
Phạm vi nghiên cứu
Các hoạt động tại Công ty Du lịch – Thương mại Kiên Giang có thể
được chia thành các chu trình: chu trình mua hàng thanh toán, chu trình bán
hàng thu tiền, chu trình báo cáo tài chính. Luận văn tập trung nghiên cứu về
kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng thanh toán, chu trình bán hàng
thu tiền tại Công ty Du lịch – Thương mại Kiên Giang.
Nhận dạng các nhân tố làm ảnh hưởng đến sự hữu hiệu của môi trường
kiểm soát và các thủ tục kiểm soát, riêng phần đánh giá rủi ro, thông tin
truyền thông và giám sát chỉ được đề cập một cách sơ lược.


3

Phương pháp nghiên cứu
Luận văn nghiên cứu dựa trên phương pháp luận khoa học để hệ
thống hoá cơ sở lý luận và thực tiễn. Từ đó đưa ra các giải pháp để nâng cao
tính hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Bố cục của luận văn
Lời mở đầu
Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ
Chương 2: Thực trạng về hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Du lịch –
Thương mại Kiên Giang.
Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty
Du lịch – Thương mại Kiên Giang.
Kết luận.
Tài liệu tham khảo.
Phụ lục.

4

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.1

Khái niệm kiểm soát nội bộ
Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, hội

đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung
cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu dưới đây:
- Báo cáo tài chính đáng tin cậy.
- Các luật lệ và quy định được tuân thủ.
- Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.[5, 79]
Trong định nghĩa trên nổi lên bốn vấn đề cơ bản đó là:
KSNB không phải là những hoạt động riêng lẽ, mà đó là một quá trình
bao gồm nhiều hoạt động gắn kết với nhau tạo thành một chuổi thống nhất.
Nó là phương tiện giúp các doanh nghiệp đạt được mục tiêu.
KSNB bao gồm cả những con người trong tổ chức như Ban giám
đốc, nhà quản lý và các nhân viên,...Chính con người đặt ra mục tiêu và đưa
cơ chế kiểm soát vào vận hành hướng tới các mục tiêu đã định. Ngược lại,
KSNB cũng tác động đến hành vi của con người, nó sẽ tạo ra ý thức kiểm soát
ở mỗi cá nhân và hướng các hoạt động của họ đến mục tiêu chung của tổ
chức.
KSNB chỉ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý là giúp doanh nghiệp đạt
được mục tiêu không phải là sự đảm bảo tuyệt đối. Bởi vì một hệ thống
KSNB dù hoàn hảo đến đâu cũng tồn tại những hạn chế tiềm tàng, những hạn
chế này sẽ được đề cập trong phần sau.
KSNB giúp đơn vị hướng tới các mục tiêu, có thể chia các mục tiêu mà
đơn vị thiết lập ra thành 3 nhóm sau đây:
- Nhóm mục tiêu về hoạt động: nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả

của các hoạt động.


5

- Nhóm mục tiêu về báo cáo tài chính: đơn vị phải đảm bảo lập BCTC
trung thực và hợp lý.
- Nhóm mục tiêu về sự tuân thủ: đơn vị phải tuân thủ các luật lệ và quy
định.
1.2

Các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ
Theo báo cáo COSO (năm 1992) thì một hệ thống kiểm soát nội bộ bao

gồm 5 bộ phận có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, đó là:
- Môi trường kiểm soát.
- Đánh giá rủi ro.
- Hoạt động kiểm soát.
- Thông tin và truyền thông.
- Giám sát.
1.2.1 Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát tạo ra sắc thái chung của một tổ chức, nó chi
phối ý thức kiểm soát của các thành viên và là nền tảng đối với các bộ phận
khác của kiểm soát nội bộ. Các nhân tố chính thuộc về môi trường kiểm soát
là:
-

Tính chính trực và các giá trị đạo đức.

-

Năng lực đội ngũ nhân viên.

-

Hội đồng Quản trị và Ủy ban Kiểm toán.

-

Triết lý quản lý và phong cách điều hành.

-

Cơ cấu tổ chức.

-

Phân chia quyền hạn và trách nhiệm.

-

Chính sách nhân sự.


6

1.2.1.1 Tính chính trực và các giá trị đạo đức
Tính chính trực và tôn trọng các giá trị đạo đức liên quan đến tất cả con
người trong một tổ chức. Đó chính là những nguyên tắc cử xử, những chuẩn
mực đạo đức mà các nhà quản lý đặt ra và yêu cầu nhân viên thực hiện để hạn

chế các hành vi bị coi là phạm pháp, thiếu đạo đức. Tính chính trực và các giá
trị đạo đức còn bao gồm cả việc làm gương của nhà quản lý về việc cư xử
đúng đắn, tuân thủ chuẩn mực đạo đức và giảm các sức ép hay điều kiện có
thể dẫn đến nhân viên có những hành vi thiếu trung thực.
1.2.1.2 Năng lực của đội ngũ nhân viên
Đó là sự đảm bảo nhân viên được phân công công việc phù hợp với
trình độ và kỹ năng của từng người. Các nhà quản lý cần đảm bảo tất cả các
công việc đều có sự mô tả chi tiết và có phân tích những yêu cầu về kiến thức,
kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc. Từ đó nhân viên mới có thể được bố
trí công việc thích hợp.
1.2.1.3 Hội đồng Quản trị và Ủy ban Kiểm toán
Hội đồng Quản trị và Ủy ban Kiểm toán là những thành viên có kinh
nghiệm, uy tín trong doanh nghiệp. Ủy ban kiểm toán bao gồm những thành
viên trong và ngoài Hội đồng quản trị nhưng không tham gia vào việc điều
hành doanh nghiệp.
Ủy ban kiểm toán cũng có những đóng góp quan trọng cho việc thực
hiện các mục tiêu của đơn vị, thông qua việc giám sát sự tuân thủ pháp luật,
giám sát việc lập báo cáo tài chính, giữ sự độc lập của kiểm toán nội bộ,…Do
có các chức năng quan trọng trên, nên hoạt động hữu hiệu của Ủy ban kiểm
toán và Hội đồng quản trị có ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát.
Ở Việt Nam, Luật doanh nghiệp quy định một số loại hình công ty phải
có Ban kiểm soát trực thuộc Đại hội đồng cổ đông và đóng vai trò tương tự
như Ủy ban Kiểm toán.[5, 82]


7

1.2.1.4 Triết lý quản lý và phong cách điều hành
Triết lý quản lý thể hiện qua quan điểm và nhận thức của nhà quản lý.
Phong cách điều hành thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của nhà quản lý

khi điều hành doanh nghiệp. Sự khác biệt về triết lý quản lý và phong cách
điều hành ảnh hưởng rất lớn đến môi trường kiểm soát và tác động mạnh đến
mục tiêu của doanh nghiệp.
1.2.1.5 Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ
phận trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc đạt được các mục tiêu. Một
cơ cấu phù hợp sẽ là cơ sở để lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát
các hoạt động. Ngược lại, khi thiết kế không đúng, cơ cấu tổ chức có thể làm
cho các thủ tục kiểm soát mất tác dụng.
Cơ cấu tổ chức thường được mô tả thông qua sơ đồ tổ chức, trong đó
phải xác định được các vị trí then chốt với quyền hạn, trách nhiệm và các thể
thức báo cáo cho phù hợp. Ngoài ra, cơ cấu cần phù hợp với quy mô và đặc
thù hoạt động của đơn vị.
1.2.1.6 Phân chia quyền hạn và trách nhiệm
Phân chia quyền hạn và trách nhiệm là mức độ giao quyền từ trên
xuống của hệ thống tổ chức. Phân chia quyền hạn và trách nhiệm sẽ cụ thể
hóa về trách nhiệm và quyền hạn của từng thành viên trong hoạt động của
doanh nghiệp. Quyền hạn được giao tương xứng với trách nhiệm và năng lực
của từng thành viên. Mỗi người phải hiểu được công việc cụ thể mình sẽ phụ
trách và nó ảnh hưởng đến người khác như thế nào trong việc góp phần hoàn
thành mục tiêu của doanh nghiệp.
1.2.1.7 Chính sách nhân sự
Chính sách nhân sự là các chính sách và các quy định liên quan đến
việc tuyển dụng, huấn luyện, đánh giá, bổ nhiệm, khen thưởng hay kỷ luật


8

nhân viên. Chính sách nhân sự có ảnh hưởng quan trọng đến việc hạn chế rủi
ro của kiểm soát nội bộ. Các chính sách kiểm soát phụ trợ cũng không kém

phần quan trọng như định kỳ thay đổi nhiệm vụ của nhân viên để tránh và
phát hiện gian lận, sai sót có thể xảy ra. Nhà quản lý cần phải thiết lập các
chương trình động viên khuyến khích bằng các hình thức khen thưởng và
nâng cao mức khuyến khích cho các hoạt động tốt, nổi bật. Đồng thời các
hình thức kỷ luật nghiêm khắc cho các hành vi vi phạm cũng cần được các
nhà quản lý quan tâm.
1.2.2 Đánh giá rủi ro
Đánh giá rủi ro là việc xác định và phân tích các rủi ro liên quan đến các mục
tiêu mà đơn vị đặt ra. Đánh giá rủi ro sẽ giúp đơn vị biết được các rủi ro hiện hữu và
tiềm ẩn để đưa ra các biện pháp đối phó.
- Để đánh giá rủi ro đầu tiên các nhà quản lý phải đặt ra mục tiêu,
bởi vì một sự kiện được gọi là rủi ro khi nó có tác động tiêu cực đến mục tiêu
của đơn vị. Xác định mục tiêu bao gồm việc đưa ra xứ mệnh, hoạch định các
mục tiêu chiến lược cũng như những chỉ tiêu phải đạt được trong ngắn hạn,
trung và dài hạn. Việc xác định mục tiêu có thể được thực hiện qua việc ban
hành các văn bản hoặc đơn giản qua nhận thức và phát biểu hàng ngày của
người quản lý.
- Nhận dạng rủi ro sau khi đã xác định mục tiêu: Nhận dạng rủi
ro được thực hiện thông qua việc xem xét các nhân tố bên ngoài và bên trong
doanh nghiệp ảnh hưởng trực tiếp đến các hoạt động của doanh nghiệp.
Các nhân tố bên ngoài có thể xét đến như: Sự thay đổi kỹ thuật, sự thay
đổi môi trường kinh doanh, sự xuất hiện yếu tố cạnh tranh không mong muốn
tác động đến giá cả và thị phần, sự thay đổi thói quen của người tiêu dùng làm
cho sản phẩm hiện hành bị lỗi thời…


9

Các nhân tố bên trong như: Tính chất hoạt động của tổ chức, chất lượng
đội ngũ nhân viên, hệ thống xử lý thông tin, sự quản lý thiếu minh bạch,

không coi trong đạo đức nghề nghiệp, thiếu sự kiểm tra kiểm soát thích hợp
do xa công ty mẹ hoặc do thiếu quan tâm…
- Phân tích rủi ro là sự sắp xếp thứ tự các rủi ro sau khi đã nhận
diện. Để sắp xếp thứ tự các rủi ro, trước hết cần xem xét đến mức độ thường
xuyên xảy ra của các rủi ro. Sau đó tiến hành định tính và định lượng mức độ
thiệt hại khi rủi ro xảy ra. Từ đó xác định hành động nào là cần thiết để quản
lý rủi ro.
1.2.3 Hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm soát là các hành động được cụ thể hóa từ các chính sách, thủ
tục để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện. Hoạt động
kiểm soát giúp đơn vị giảm thiểu những rủi ro và tạo điều kiện cho các mục
tiêu đề ra được thực thi nghiêm túc, hiệu quả trong toàn doanh nghiệp.
1.2.3.1 Phân chia trách nhiệm
Phân chia trách nhiệm là việc phân công phân nhiệm cho các thành
viên trong tổ chức. Khi phân công cần lưu ý đến nguyên tắc bất kiêm nhiệm,
do vậy không một cá nhân nào được thực hiện hơn một trong các chức năng:
phê chuẩn, thực hiện, ghi chép và bảo vệ tài sản.
Mục đích của phân chia trách nhiệm là tạo ra sự kiểm soát lẫn nhau
ngay trong quá trình tác nghiệp, nhanh chóng phát hiện sai sót và giảm thiểu
hành vi gian lận trong quá trình thực hiện.
Tuy nhiên việc phân chia trách nhiệm có thể bị vô hiệu hóa do sự thông
đồng giữa các nhân viên. Do vậy, nhà quản lý cần phải kiểm tra, đánh giá
thường xuyên các hoạt động kiểm soát và mối quan hệ giữa các thành viên
thực hiện nhiệm vụ.


10

1.2.3.2 Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ
Để thông tin kế toán đáng tin cậy cần phải thực hiện nhiều hoạt động

kiểm soát nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ và việc phê chuẩn các nghiệp
vụ. Khi kiểm soát quá trình xử lý thông tin cần đảm bảo rằng:
Kiểm soát chặt chẽ hệ thống chứng từ, sổ sách:
- Các chứng từ phải được đánh số liên tục trước khi sử dụng để có thể
kiểm soát, tránh thất lạc và dễ dàng truy cập khi cần thiết.
- Chứng từ cần phải được lập ngay khi nghiệp vụ vừa xảy ra, hoặc càng
sớm càng tốt.
- Cần thiết kế đơn giản, rõ ràng dễ hiểu và có thể sử dụng cho nhiều
công dụng khác nhau.
- Phải tổ chức luân chuyển chứng từ khoa học và kịp thời, nghĩa là
chứng từ chỉ đi qua các bộ phận có liên quan đến nghiệp vụ, và phải được xử
lý nhanh chóng để chuyển cho bộ phận tiếp theo.
- Sổ sách cần phải được đóng chắc chắn, đánh số trang, quy định
nguyên tắc ghi chép, có chữ ký xét duyệt của người kiểm soát…
- Tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán khoa học, an toàn, đúng quy
định và dễ dàng truy cập khi cần thiết.
Phê chuẩn đúng đắn cho các nghiệp vụ
Tất cả các nghiệp vụ hoặc các hoạt động đều phải được phê chuẩn bởi
nhà quản lý trong phạm vi quyền hạn cho phép, gồm có: phê chuẩn chung và
phê chuẩn cụ thể.
- Phê chuẩn chung: Người quản lý ban hành các chính sách để áp dụng
cho toàn đơn vị, nhân viên cấp dưới căn cứ chính sách đó để xét duyệt các
nghiệp vụ trong giới hạn mà chính sách cho phép.
- Phê chuẩn cụ thể: Người quản lý xét duyệt từng nghiệp vụ riêng biệt
chứ không đưa ra chính sách chung nào, thường được áp dụng cho các nghiệp


11

vụ không thường xuyên phát sinh hoặc các nghiệp vụ thường xuyên nhưng có

số tiền vượt mức cho phép.
1.2.3.3 Kiểm soát vật chất
Kiểm soát vật chất là việc kiểm kê hoặc chứng kiến kiểm kê, hoạt động
kiểm soát này áp dụng cho các đối tượng như tiền, hàng hóa, máy móc thiết bị
và thông tin. Mục đích của kiểm soát vật chất là để bảo vệ tài sản không bị
mất mát, tham ô, lãng phí hoặc sử dụng sai mục đích. Các quy định và thủ tục
bảo vệ tài sản như sau:
- Hạn chế tiếp cận tài sản.
- Sử dụng các thiết bị để hạn chế rủi ro.
- Kiểm kê tài sản định kỳ.
- Bảo quản chứng từ và sổ sách ghi chép.
1.2.3.4 Kiểm tra độc lập việc thực hiện
Là việc kiểm tra được tiến hành bởi các cá nhân (hoặc bộ phận) khác
với cá nhân (hoặc bộ phận) đang thực hiện nghiệp vụ để nâng cao tính khách
quan.
1.2.3.5 Phân tích rà soát
Phân tích rà soát là sự so sánh giữa hai số liệu từ những nguồn khác
nhau, qua đó xác định những sai biệt cần quan tâm và xử lý. Mục đích của thủ
tục này là phát hiện những biến động bất thường, nhanh chóng tìm hiểu
nguyên nhân và đề ra các biện pháp xử lý kịp thời.
Các phương pháp phân tích rà soát được trình bày như:
- Định kỳ đối chiếu số liệu tổng hợp và chi tiết.
- Đối chiếu số liệu kiểm kê thực tế và ghi chép sổ sách kế toán.
- Đối chiếu số liệu được ghi chép giữa đơn vị với bên ngoài cho cùng
một đối tượng.
- Đối chiếu số liệu kỳ này với số liệu kỳ trước.


12

- Đối chiếu số liệu giữa kế hoạch, định mức, số trung bình của ngành
và thực tế.
1.2.4 Thông tin và truyền thông
Thông tin và truyền thông có nghĩa là các thông tin về kế hoạch, môi trường
kiểm soát, rủi ro, các hoạt động kiểm soát và các việc thực hiện chúng đều phải được
báo cáo lên trên, xuống dưới và ngang cấp trong một doanh nghiệp. Thông tin và
truyền thông gồm hai thành phần gắn kết với nhau. Đó là hệ thống thu nhận, xử lý, ghi
chép thông tin và hệ thống báo cáo trong nội bộ và bên ngoài.
1.2.4.1 Hệ thống thu nhận, xử lý và ghi chép thông tin
Mục đích chính của hệ thống là tập hợp những thông tin đáng tin cậy về các
hoạt động của doanh nghiệp để sẵn sàng cung cấp cho người cần thiết. Qua đó cấp
quản lý nhận diện được các rủi ro. Trong đó, hệ thống thông tin kế toán (Hệ thống sổ
sách và chứng từ, bao gồm kế toán tài chính, kế toán quản trị và kế toán chi phí) đóng
vai trò quan trọng. Các nhân viên kế toán cần được trang bị kiến thức về phân loại,
tính hợp lệ, cách thức ghi chép chứng từ vào sổ, mục tiêu của hệ thống kế toán là:
- Xác định và ghi chép tất cả các nghiệp vụ có thật.
- Diễn giải các nghiệp vụ một cách chi tiết để ghi chép đúng giá trị của chúng.
- Xác định đúng kỳ của các nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra để phản ánh một cách
đúng đắn.
1.2.4.2 Báo cáo thông tin trong nội bộ và bên ngoài
Những thông tin thích hợp và đáng tin cậy cần được thông tin trong nội
bộ doanh nghiệp và thông tin ra bên ngoài như nhà cung cấp, khách
hàng,…bằng các biểu mẫu, sơ đồ bắt buộc hoặc tùy chọn. Việc truyền thông
thông tin đóng vai trò quan trọng trong hệ thống kiểm soát nội bộ. Nó giúp
cho nhân viên hiểu biết về vai trò và trách nhiệm của họ và biết được công
việc của họ có liên quan đến người khác như thế nào và họ được yêu cầu báo
cáo thông tin đến những ai. Đối với hệ thống thông tin kế toán, sơ đồ hạch


13

toán, sổ tay hướng dẫn về các chính sách và thủ tục kế toán và các báo cáo kế
toán là phương tiện truyền thông hữu hiệu. Nó giúp cho việc xử lý các nghiệp
vụ đúng đắn và thống nhất trong toàn đơn vị. Thông qua đó cấp quản lý biết
được tình hình tài chính, hoạt động chung của doanh nghiệp cũng như của
từng bộ phận. Việc thông tin có thể được thực hiện bằng bất kỳ phương tiện,
từ văn bản chính thức cho tới email, hệ thống chat trong tổ chức.
1.2.5 Giám sát
Giám sát là bộ phận cuối cùng của kiểm soát nội bộ, là một quá trình
đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ trong suốt thời kỳ hoạt
động để có các điều chỉnh và cải tiến thích hợp. Giám sát có một vai trò quan
trọng, nó giúp kiểm soát nội bộ luôn duy trì sự hữu hiệu qua các thời kỳ khác
nhau. Quá trình giám sát được thực hiện bởi những người có trách nhiệm
nhằm đánh giá việc thiết lập và thực hiện các thủ tục kiểm soát. Giám sát
được thực hiện ở mọi hoạt động trong doanh nghiệp và theo hai cách: Giám
sát thường xuyên và giám sát định kỳ.
1.2.5.1 Giám sát thường xuyên
Giám sát thường xuyên diễn ra ngay trong quá trình hoạt động của
doanh nghiệp, do các nhà quản lý và nhân viên thực hiện trách nhiệm của
mình. Giám sát thường xuyên thường được áp dụng cho những yếu tố quan
trọng trong kiểm soát nội bộ. Giám sát để đánh giá việc thực hiện các hoạt
động thường xuyên của nhân viên nhằm xem xét hệ thống kiểm soát nội bộ có
nên tiếp tục thực hiện chức năng nữa hay không.
Các tiêu chí đánh giá giám sát trong doanh nghiệp bao gồm:
- Thu thập thông tin trong nội bộ doanh nghiệp và bên ngoài để làm rõ
những vấn đề phát sinh trong nội bộ hoặc những thông tin nội bộ khác thông
qua việc tổ chức các buổi huấn luyện, hội thảo hoặc những hình thức gặp gỡ
khác nhằm cung cấp thông tin phản hồi cho người quản lý.

14

- Đối chiếu số liệu thực tế với sổ sách.
- Kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập: chú trọng các kiến nghị cải
tiến kiểm soát nội bộ của kiểm toán viên độc lập và kiểm toán viên nội bộ.
1.2.5.2 Giám sát định kỳ
Đánh giá định kỳ được thực hiện thông qua chức năng kiểm toán nội bộ
và kiểm toán độc lập. Qua đó phát hiện kịp thời những yếu kém trong hệ
thống và đưa ra biện pháp hoàn thiện. Phạm vi và tần suất giám sát phụ thuộc
vào mức độ rủi ro. Khả năng xảy ra rủi ro cao thì việc giám sát sẽ thực hiện
thường xuyên hơn. Ngoài ra phạm vi giám sát còn tùy thuộc vào mục tiêu
hoạt động, báo cáo tài chính hay tuân thủ.
Việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ tự bản thân nó cũng là một
quy trình. Người đánh giá phải am hiểu mọi hoạt động của hệ thống kiểm soát
nội bộ, phải xác định được làm thế nào để hệ thống thực sự hoạt động. Có
nhiều phương pháp và công cụ đánh giá: bảng liệt kê, bảng câu hỏi, lưu đồ, so
sánh với các doanh nghiệp cùng và khác ngành để có thể rút ra kinh nghiệm.
Tùy vào quy mô doanh nghiệp, mức độ phức tạp của các yếu tố mà
thiết lập hồ sơ của hệ thống kiểm soát nội bộ khác nhau. Ở doanh nghiệp lớn,
thiết lập sổ tay chính sách, bản mô tả công việc, hướng dẫn thực hiện… Còn
đối với các doanh nghiệp nhỏ, hồ sơ kiểm soát nội bộ sẽ đơn giản hơn.
Tiêu chí đánh giá bao gồm:
- Mục đích và tính thường xuyên của giám sát định kỳ trong hệ thống
kiểm soát nội bộ.
- Sự phù hợp của quy trình đánh giá.
- Sự phù hợp và có hệ thống của phương pháp đánh giá.
- Mức độ thích hợp của chứng từ.