BÁO CÁO KHÓA LUẬN TỐT NGHỆP VỀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN BẰNG PHẦN MỀM CHÍNH QUYỀN ĐIỆN TỬ tại UBND cấp PHƯỜNG

LỜI CẢM ƠN
Trước tiên tôi xin được trân trọng gửi lời cảm ơn đến Ban giám hiệu
trường đại học công nghệ thông tin và truyền thông, cùng các thầy cô trong
suốt thời gian học đã truyền đạt cho tôi những kiến thức cơ bản, đồng thời
hướng dẫn tận tình cho tôi trong quá trình làm khóa luận tốt nghiệp.
Đặc biệt tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới cô giáo Ths. Đàm Thị
Phương Thảo và thầy giáo Ths. Mai Ngọc Anh đã quan tâm giúp đỡ, hướng dẫn
tôi hoàn thành tốt khóa luận.
Trong thời gian thực tập tại Văn phòng Ủy ban nhân dân phường Việt
Hưng, thành phố Hạ Long, tỉnh Quảng Ninh, được sự chỉ bảo, giúp đỡ tận
tình của Lãnh đạo và công chức Văn phòng - Thống kê Ủy ban nhân dân, tôi
đã có cơ hội vận dụng những kiến thức đã học vào thực tế công việc, từng
bước làm quen với môi trường hành chính, bổ sung thêm những kiến thức
mới và bước đầu hình thành những kỹ năng làm việc trong môi trường công
sở, kiến thức chuyên môn về quản lý hành chính nhà nước.
Trân trọng cảm ơn Lãnh đạo và Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy
ban nhân dân phường Việt Hưng, thành phố Hạ Long, tỉnh Quảng Ninh đã
tạo điều kiện cho tôi thực tập tại đây. Qua thực tế tôi đã rút ra rất nhiều kinh
nghiệm thực tế mà khi ngồi trên ghế nhà trường tôi chưa nắm bắt được.
Trong quá trình thực tập và làm khóa luận, do còn thiếu nhiều kinh
nghiệm thực tế nên không tránh khỏi những sai sót. Tôi mong nhận được sự
chỉ bảo, đóng góp ý kiến của các thầy cô để tôi có điều kiện bổ sung, nâng
cao ý thức của mình, phục vụ tốt hơn công tác thực tế sau này
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên thực tập

1

1

Nguyễn Trọng Huy
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi và được sự
hướng dẫn của cô giáo Ths Đàm Thị Phương Thảo và thầy giáo Ths. Mai Ngọc
Anh . Các nội dung nghiên cứu, kết quả trong đề tài này là trung thực và chưa
công bố dưới bất kỳ hình thức nào trước đây. Những số liệu trong các bảng biểu
phục vụ cho việc phân tích, nhận xét, đánh giá được chính tác giả thu thập từ các
nguồn khác nhau có ghi rõ trong phần tài liệu tham khảo.Nếu phát hiện có bất
kỳ sự gian lận nào tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dungkhóaluận của
mình tôi xin hoàn
toàn chịu trách nhiệm về đề tài của mình.
Người cam đoan

Nguyễn Trọng Huy

2

2


3

3


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
STT
1
2
3

4
5
6
7
8
9
10

Chữ viết tắt
TS
Th.S
QĐ
CNTT
UBND

HĐND
QPPL
XHCN
VT
VP

Chữ viết đầy đủ
Tiến sĩ
Thạc sĩ
Quyết định
Công nghệ thông tin
Ủy ban nhân dân
Hội đồng nhân dân
Quy phạm pháp luật
Xã hội chủ nghĩa

Văn thư
Văn phòng

DANH MỤC BẢNG BIỂU HÌNH VẼ

[1] Hình 2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND phường Việt Hưng.
4

4


[2] Hình 2.2.Quy trình giải quyết văn bản đến.
[3] Hình 2.3.Quy trình giải quyết văn bản đi.
[4] Hình 3.1. Giao diện đăng nhập của chương trình quản lý văn bản.
[5] Hình 3.2 . Cửa sổ giao diện chương trình quản lý văn bản.
[6] Hình 3.3 .Quy trình xử lý văn bản.
[7] Hình 3.4. Cửa sổ giao diện chương trình quản lý văn bản đến.
[8] Hình 3.5. Cửa sổ giao diện chương trình quản lý văn bản liên thông.
[9] Hình 3.6 .Cửa sổ giao diện chương trình tìm kiếm văn bản.
[10] Hình 3.7. Cửa sổ giao diện chương trình theo dõi văn bản đến.
[11] Hình 3.8. Cửa sổ giao diện chương trình nhập văn bản đi.
[12] Hình 3.9. Cửa sổ giao diện chương trình phát hành văn bản đi.
[13] Hình 3.10. Cửa sổ giao diện chương trình quản lý văn bản dự thảo.
[14] Hình 3.11. Cửa sổ giao diện chương trình quản lý văn bản nội bộ.
[15] Hình 3.12. cửa sổ giao diện chương trình kiếm văn bản nội bộ.
[16] Hình 3.13. cửa sổ giao diện chương trình giao việc.
[17] Hình 3.14. Danh sách công việc.
[18] Hình 3.15. Cửa sổ giao diện Xử lý công việc.
[19] Hình 3.16. Cửa sổ giao diện chương trình thẩm định công việc.
[20 Hình 3.17. Cửa sổ giao diện chương trình báo cáo văn bản.

[21] Hình 3.18. Cửa sổ giao diện chương trình báo cáo giao việc.
[22] Hình 3.19. Cửa sổ giao diện chương trình quản lý báo cáo văn bản đến.
[23] Hình 3.20. Cửa sổ giao diện chương trình thống kê văn bản nội bộ.
[24] Hình 3.21. Cửa sổ giao diện chương trình quản lý hồ sơ công việc.

MỤC LỤC

5

5


LỜI MỞ ĐẦU
Lý do chọn đề tài
Văn bản là một phương tiện ghi lại, truyền đạt thông tin bằng một ngôn
ngữ hay một ký hiệu nhất định. Trong hoạt động của cơ quan, tổ chức nói chung
và các cơ quan hành chính nói riêng, văn bản được coi là một trong những
quátrình quản lý, đồng thời văn bản cũng được nhìn nhận như một phương tiện
hữu hiệu, phục vụ đắc lực và có hiệu quả cho hoạt động quản lý. Hoạt động
quản lý hành chính nhà nước là hoạt động mang tính chất thường xuyên, liên
tục; thực hiện chức năng quản lý trên mọi lĩnh vực đời sống, xã hội. Do đó
trong suốt quá trình quản lý, từ việc chỉ đạo, điều hành đến tổ chức thi hành và
tổng kết thực hiện đều gắn liền với các văn bản. Quản lý một quá trìnhvà văn
bản từ khi được ban hành cũng được tổ chức và đi theo một lộ trình thích hợp,
góp phần tham gia và hỗ trợ vào việc duy trì, triển khai thực hiện các hoạt động
của cơ quan hành chính nhà nước. Vấn đề đặt ra là cần nhận thức sâu sắc về vai
trò, chức năng của văn bản, thực hiện sự quản lý chặt chẽ đối với sản phẩm,
phương tiện này. Thực tế cho thấy trong hoạt động của các cơ quan quản lý hành
chính nhà nước, công tác quản lý nếu được tổ chức, thực hiện một cách hợp lý,
nghiêm túc, khoa học sẽ góp phần đảm bảo thôn tin cho hoạt độngquản lý; cung

cấp những tư liệu, phục vụcho mục đích, nhu cầu giải quyết công việc. Đồng
thời cung cấp những thông tin quákhứ, những căn cứ, bằng chứng phục vụ cho
hoạt động quản lý của cơ quan khi cần thiết.
Giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc và giải
quyết, xử lý nhanh chóng các vấn đề ( trên cơ sở các văn bản, tài liệu đã được
kiểm tra, tập hợp) hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra, giám
sát các công việc một cách có hệ thống, theo đó sẽ góp phần thực hiện tốt các
mục tiêu quản lý. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng quan trọng,
những thông tin bí mật vềhoạt động của cơ quan, tổ chức. Xuất phát từ những
lẽtrên có thể thấy được sự cần thiết của công tác quản lý văn bản trong hoạt
động của cơ quan, tổ chức hành chính Nhà nước. Trong tiến trình đẩy mạnh cải
6
6


cách nền hành chính quốc gia, thiết lập các mục tiêu, tiêu chí và các nhiệm vụ
tối ưu hóa nhằm đưa nềnhành chínhnhà nước từng bước hiện đại; đảm bảo tính
hiệu lực, hiệu quả của bộ máy quản lý; Để tổ chức và thực hiện các vấn đề trên
sẽ có sự tham gia và hỗ trợ rất lớn của hệ thống các văn bản, đặc biệt là quản lý.
Do đó, làm tốt công tác công tác quản lý văn bản cũng là tiền đề để đảm bảo
cho hoạt động quản lýdiễn ra thông suốt; đảm bảo hiệu lực, hiệu quả quản lý
hành chính nhà nước trong giai đoạn đẩy mạnh công cuộc cái cách hiện nay.
Thực tế cho thấy, hoạt động xây dựng và ban hành của các cơ quan nhà
nước ởđịa phương, trong đó ủy ban nhân dân cấp phường mang lại nhiều kết quả
đáng kể, đáp ứng được yêu cầu quản lý nhà nước ở địa phương trên mọi lĩnh
vực của đời sống xã hội. Tuy vậy trong hoạt độngxây dựng, ban hành và quản lý
văn bản vẫn còn tồn tại nhiều bất cập trên nhiều phương diện. Riêng đối với hoạt
động quản lý văn bản ( văn bản đến và văn bản đi) tại Ủy ban nhân dân phường
Việt Hưng, bất cập vàhạn chếnhất chính là việc chưa ứng dụng công nghệ thông
tin trong công tác quản lý văn bản đến, đi, Mọi quy trình tiếp nhận, xử lý và

chuyển giao văn bản chủ yếu theo phương pháp thủ công là đăng ký và quản lý
trên sổ sách.
Với mong muốn đóng góp một phần kiến thức và tâm huyết của mình góp
phầnnâng cao, chất lượng, hiệu quả công tác quản lý văn bản tại bộ phận văn
phòng Ủy ban nhân dân phường Việt Hưng, với những kiến thức được các thầy
cô truyền đạt trong quá trình học tập, qua thực tế công tác tại văn phòng
UBNDphường, tôi đã nhận thức được vai tròquan trọng của công tác quản lý
văn bản trong quản lý hành chính nhà nước ở địa phương, nên tôi chọn đề tài
“Ứng dụng phần mềm chính quyền điện tử vàoquản lý văn bản tại ủy ban
nhân dân phường Việt Hưng- thành phố Hạ Long - tỉnh Quảng Ninh” làm đề
tài để viết báo cáo khóa luận tốt nghiệp của mình. Cụ thể là việc ứng dụng phần
mềm quản lývăn bản trong công tác quản lý văn bản đến và văn bản đi tại văn
phòng ủy ban nhân dân phường Việt Hưng. Từng bước đưa hoạt độngcủa ủy ban
nhân dân phường ngày càng chính quy, hiện đại, với mục tiêu xây dựng chính
quyền cơ sở vững mạnh.
7

7


Để có được bản báo cáo này ngoài sự nỗ lực và cố gắng của bản thân, tôi
còn nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của đồng nghiệp cơ quan nơi tôi đang công
tác cũng như nhà trường và các thầy cô giáo.Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân
thành tới các cán bộ công chức đang làm việc tại Ủy ban nhân dân phường Việt
Hưng và các thầy cô giáo. Đặc biệt, tôi xin chân thành cảm ơn thầy giáohướng
dẫn - thạc sỹ Mai Ngọc Anhđã chỉ bảo tận tình để tôi hoàn thành khóa luận tốt
nghiệp này. Mặcdù đã có nhiều cố gắng song do còn hạn chế về thời gian và
kiến thức nên không tránh khỏi những thiếu sót. Tôi mong nhận được những ý
kiến đóng góp quý báu của các thầy cô để giúp tôi hoàn thiện được bản báo cáo
này và bổ sung kiến thức cho bản thân.

2.Mục đích nghiên cứu:
Trên cơ sở nghiên cứu lý luận về công tác quản lý văn bản và từ kết quả
khảo sát thực tế về công tác quản lý văn bản tại Ủy ban nhân dân phường Việt
Hưng, từ đó đưa ra giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý
văn bảnnhằm khắc phục những hạn chế, nâng cao chất lượng hiệu quả công tác
quản lý văn bản đến, đi tại văn phòng ủy ban nhân dân phường Việt Hưng.
3.Đối tượng nghiên cứu:
- Thực trạng công tác quản lý văn bản đến, văn bản đi và biện pháp áp dụng
công nghệ thông tin nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản tại văn
phòng Ủy ban nhân dân phường Việt Hưng.
- Ứng dụng phần mềm để nâng cao hiệu quả quản lý văn bản vào công tác
quản lý văn bản đến và văn bản đi.
4. Phương pháp nghiên cứu:
- Để tìm hiểu và đánh giá về công tác quản lý văn bản tại văn phòng ủy ban
nhân dân phường Việt Hưng, báo cáo đã sử dụng 3 phương pháp nghiên cứu đó
là:
- Vận dụng chính những kiến thức cùng với quan sát thực tế, đánh giá và
đưa ra giải pháp.
- Thu thập thông tin và tài liệu thực tế trong công tác quản lý văn bản tại
đơn vị, đánh giá hiệu quả căn cứ thực tiễn công việc.
8

8


-Ứng dụng phần mềm để nâng cao hiệu quả quản lý văn bản trong công tác
quản lý văn bản đến, văn bản đi tại văn phòng Ủy ban nhân dân phường Việt
Hưng
5. Bố cục đề tài:
Chương 1: Tổng quan về công tác quản lý văn bản.

Chương 2: Thực trạng công tác quản lý văn bản tại Ủy ban nhân dân
phường Việt Hưng - thành phố Hạ Long - tỉnh Quảng Ninh.
Chương 3: Nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản tại bằng phần mềm
Chínhquyền điện tử tại Ủy ban nhân dân phường Việt Hưng - thành phố Hạ
Long - tỉnh Quảng Ninh

9

9


Chương 1.
TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN
Trong quá trình hoạt động quản lý nhà nước, văn bản có vai trò quan trọng,
văn bản vừa là phương tiện, vừa là sản phẩm của quá trình đó. Văn bản là
phương tiện để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý, là hình thức để cụ
thể hóa pháp luật, là phương tiện để điều chỉnh các quan hệ xã hội thuộc phạm
vi quản lý nhà nước. Văn bản là công cụ điều hành không thể thiếu và là sản
phẩm tất yếu của hoạt động quản lý nhà nước
1.1. Khái quát chung về quản lý văn bản
Trong hoạt động hàng ngày, để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình,
các cơ quan phải ban hành văn bản để gửi cho các cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân
có liên quan, đồng thời cũng nhận được văn bản do các cơ quan, đơn vị hoặc cá
nhân hữu quan gửi tới. Văn bản do cơ quan ban hành và gửi đi được gọi là văn
bản đi hay công văn đi. Còn văn bản mà do các cơ quan hoặc cá nhân bên ngoài
gửi tới được gọi là văn bản đến hay công văn đến. Văn bản đi, đến chính là căn
cứ và bằng chứng để cơ quan giải quyết hoặc chỉ đạo và theo dõi thực hiện các
vấn đề, sự việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của mình. Mặt khác, không ít văn
bản có nội dung chứa đựng các thông tin thuộc bí mật nhà nước hoặc bí mật cơ
quan. Do đó cần được quản lý chặt chẽ. Điều 10, Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia

quy định: “Tài liệu văn thư của cơ quan, tổ chức nào phải được đăng ký và
quản lý tại cơ quan, tổ chức đó”.
Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận,
chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong
hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chức.
1.1.1. Khái niệm, chức năng văn bản.
1.1.1.1. Khái niệm văn bản
- Hoạt động giao tiếp của nhân loại được thực hiện chủ yếu bằng ngôn ngữ.
Phương tiện giao tiếp này được thực hiện ngay từ buổi đầu của xã hội loài
người. Với sự ra đời của chữ viết, con người đã thưc hiện được những không
gian cách biệt qua nhiều thế hệ. Hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ luôn luôn
10


được thực hiện qua quá trình phát và nhận các ngôn bản. là sản phẩm của ngôn
ngữ của hoạt động giao tiếp, ngôn bản tồn tại ở dạng âm thanh ( là lời nói) hoặc
được ghi lại dưới dang chữ viết. Ngôn bản được ghi lại dưới dang chữ viết chính
là văn bản.
Như vậy: Văn bản là phương tiện ghi lại và truyền đạt lại thông tin bằng
một ngôn ngữ (hay ký hiệu) nhất định. Với cách hiểu như vậy, văn bản còn có
thể gọi là vật mang tin được bằng ký hiệu ngôn ngữ.
Văn bản quản lý nhà nước (QLNN) là những quyết định và thông tin quản
lý thành văn (được văn bản hóa) do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo
thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được nhà nước đảm bảo thi
hành bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý
nội bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức công dân.
1.1.1.2. Chức năng của văn bản.
Tùy thuộc vào nguồn gốc hình thành và quá trình sử dụng chúng trong đời
sống xã hội mà các văn bản có thể có những chức năng chung và những chức
năng cụ thể khác nhau. Văn bản quản lý nhà nước thường có ba chức năng chủ

yếu sau đây:
- Chức năng thông tin: Đây là chức năng chính của các loại văn bản, kể cả văn
bản quản lý nhà nước, văn bản hành chính.
Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, văn bản là một phương tiện
chuyển tải quan trọng các thông tin quản lý nhằm phục vụ cho việc chỉ đạo, điều
hành bộ máy của cá cơ quan, tổ chức. Thông tin dạng này được gọi là thông tin
văn bản. Trên thực tế, giá trị của văn bản lệ thuộc vào giá trị thông tin mà chúng
chuyển tải để giúp cho cơ quan, tổ chức có thể hoạt động đúng hướng, đúng
chức năng có hiệu quả.
- Chức năng pháp lý: của văn bản quản lý Nhà nước thể hiện ở hai mặt
sau:
+ Chúng chứa đựng các quy phạm pháp luật và các quan hệ về mặt pháp
luật được hình thành trong hoạt động của các cơ quan Nhà nước;
11


+ Là chứng cứ pháp lý để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong điều hành
công việc của cơ quan, tổ chức Nhà nước.
- Văn bản pháp lý Nhà nước là một cơ sở để chứng minh, công nhận các
quan hệ pháp luật trong hoạt động quản lý.
- Việc nắm giữ chức năng pháp lý của văn bản có ý nghĩa rất quan trọng.
Muốn cho chức năng này được đảm bảo thì việc xây dựng, ban hành văn bản
quản lý nhà nước phải đúng quy định về hình thức, thể thức, thẩm quyền, trình
tự và thủ tục theo luật định.
- Chức năng quản lý:Các thông tin trong văn bản quản lý Nhà nước là cơ sở
quan trọng giúp cho các nhà lãnh đạo, nhà quản lý tổ chức tốt công việc của
mình, kiểm tra cấp dưới theo yêu cầu của quá trình lãnh đạo, điều hành.
Văn bản quản lý Nhà nước là một căn cứ quan trọng về mặt pháp lý để đề
ra các quy định mới đúng pháp luật. Nó cũng là cơ sở để kiểm tra việc ra quyết
định của cấp dưới theo hệ thống quản lý của từng ngành; là phương tiện truyền

đạt đầy đủ, chính xác đến mọi đối tượng cần thiết nhằm tạo nên tính ổn định cho
hoạt động của cơ quan, tổ chức mình nói riêng và các cơ quan, tổ chức khác
trong bộ máy nhà nước nói chung.
Nói cách khác văn bản là một công cụ không thể thiếu của nhà quản lý.
Trong hoạt động của cơ quan, tổ chức Nhà nước, xây dựng văn bản là để
quản lý, để điều hành công việc đúng pháp luật, có hiệu quả.
Ngoài ba chức năng chủ yếu nêu trên, văn bản quản lý Nhà nước còn có
một số chức năng khác: văn hóa – xã hội, lịch sử, dữ liệu… như các loại văn bản
nói chung.
1.1.2. Phân loại văn bản
Hệ thống văn bản QLNN gồm nhiều loại, do nhiều chủ thể khác nhau ban
hành, mỗi loại có những tính chất đặc thù riêng. Để nâng cao chất lượng, hiệu
quả tác động của chúng cũng như tạo điều kiện cho công tác nghiên cứu, soạn
thảo, bên cạnh việc phải xtôi xét chúng một cách toàn diện, biện chứng trong
một hệ thống cần phải phân chia hệ thống phức tạp này thành những nhóm nhỏ.
12


Với mục đích giúp cho người soạn thảo trong khi tiến hành công việc
soạn thảo xác định được mục tiêu biên soạn và sử dụng văn bản phù hợp, việc
phân loại ở đây dựa theo tiêu chí hiệu lực pháp lý và tên loại. Theo cách này văn
bản QLNN được phân làm bốn loại chính: Văn bản QPPL, văn bản cá biệt, văn
bản hành chính thông thường, văn bản chuyên môn - kỹ thuật (Nghị định
110/2004/NĐ - CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư gọi là văn
bản chuyên ngành).
1.2.Nghiệp vụ quản lý văn bản
1.2.1.Nghiệp vụ quản lý văn bản đi.
1.2.1.1 Đăng ký văn bản đi
Trình văn bản đi
Các văn bản đi của cơ quan thông thường được giao cho chuyên viên am

hiểu về từng lĩnh vực chuyên môn chuẩn bị và soạn thảo. Sau khi văn bản đã
được soạn và in ấn xong thì phải trình lên cho Thủ trưởng hoặc người được thủ
trưởng uỷ quyền ký trước khi ban hành.
Trình ký văn bản thường gặp hai trường hợp sau:
- Thứ nhất, đối với các văn bản thông thường, nội dung không phức tạp
thì chỉ cần trình văn bản in đã được kiểm tra kỹ cho người có thẩm quyền ký là
đủ.
- Thứ hai, đối với các văn bản có nội dung quan trọng, phức tạp (ví dụ các
văn bản quy phạm dưới luật, các đề án, kế hoạch dài hạn,...), khi trình cho thủ
trưởng ký nhất thiết phải kèm theo các văn bản có nội dung liên quan gọi là hồ
sơ trình ký để người ký thẩm tra lại nội dung văn bản khi cần thiết.
Khi trình ký văn bản có thể do người phụ trách văn phòng hoặc phòng
hành chính, hoặc cũng có thể do các chuyên viên, các bộ phận chuyên môn thực
hiện nhưng nhất thiết phải thông qua bộ phận hành chính của cơ quan để tiện cho
việc theo dõi, kiểm tra, quản lý.
Xem xét thể thức, ghi số, ghi ngày tháng
Xem xét thể thức của văn bản
13


Công việc này được giao cho bộ phận văn thư của cơ quan thực hiện. Trước
khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xtôi xét, giải quyết.
Nhiệm vụ cụ thể ở đây là soát lại lần cuối tất cả các yếu tố về thể thức văn
bản theo quy định hiện hành. Những văn bản không đủ về thể thức nhất thiết
phải sửa lại trước khi chuyển giao đến các đối tượng có liên quan.
- Ghi số và ngày tháng văn bản
Ghi số và ghi ngày tháng đối với văn bản đi là yêu cầu bắt buộc không
loại trừ bất kỳ văn bản nào. Mỗi văn bản được ghi một số và một ngày tháng
nhất định.

+ Ghi số văn bản:
-Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số chung
của cơ quan do Văn thư thống nhất quản lý.
- Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của
pháp luật hiện hành và đăng ký riêng. Số ký hiệu của văn bản quy phạm
pháp luật gồm thứ tự các thông tin: số văn bản/năm ban hành/Tên loại văn bản –
Cơ quan ban hành văn bản.
- Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả rập, bắt đầu từ số 01 ngày 01
tháng 01
đến số cuối cùng là ngày 31 tháng 12 hàng năm.
- Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a
Khoản1, Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của
Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính,
được đăng ký như sau: Các loại văn bản:

14


- Chỉ thị (cá biệt), quyết định (cá biệt), quy định, quy chế, hướng dẫn được
đăng ký vào một số và một hệ thống số.
- Các loại văn bản hành chính khác được đăng ký một số vào hệ thống số
riêng.
-Văn bản mật đi được đăng ký bằng một hệ thống số riêng.
+ Ghi ngày tháng văn bản
- Ngày tháng ghi trong văn bản là ngày tháng văn bản được đăng ký vào
các phương tiện đăng ký (Sổ đăng ký văn bản, phần mềm quản lý văn bản).
Ngày tháng ghi trong văn bản và ngày tháng ghi trong các phương tiện đăng ký
phải thống nhất và phải được ghi rõ ràng, chính xác.
- Đối với những cơ quan lớn (như các Bộ, Uỷ ban nhân dân các tỉnh, Thành
phố trực thuộc Trung ương,...) do số lượng văn bản hình thành nhiều thì các văn

bản quy phạm pháp luật (như Thông tư, nghị quyết, chỉ thị, quyết định,...) được
ghi một hệ thống số riêng và các văn bản thông thường được ghi số riêng để tiện
cho việc tra tìm về sau.
- Ngày tháng năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ, các số chỉ ngày
tháng năm dùng chữ số Ả rập; đối với số của văn bản từ số 1 đến 9, ngày 1 đến
ngày 9 và tháng 1, tháng 2 đều phải thêm số 0 trước để tránh sự nhầm lẫn có thể
xảy ra như ngày 01 thành 11, tháng 02 thành tháng 12..
Đóng dấu văn bản đi
- Các cơ quan được sử dụng con dấu nhằm khẳng định giá trị pháp lý của
văn bản và vị trí của cơ quan ban hành văn bản.
- Dấu của cơ quan chỉ được phép đóng vào văn bản đã có chữ ký hợp lệ,
tức là chữ ký của thủ trưởng cơ quan hoặc người được thủ trưởng cơ quan uỷ
quyền ký. Tuyệt đối không được đóng dấu vào văn bản có chưa có chữ ký của
lãnh đạo hoặc giấy trắng (đóng dấu khống chỉ).
- Dấu đóng vào văn bản phải rõ ràng, đúng mẫu mực dấu theo quy định
của Nhà nước.
15


- Dấu chỉ được đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía trái.
- Đóng dấu vào phụ lục kèm theo.
- Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục
kèm theo: Dấu được đóng vào khoảng mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn
bản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu không quá 5 trang.
- Trong một số trường hợp cụ thể như các bản đề án, chương trình, kế
hoạch, báo cáo trình ra hội nghị,... muốn thể hiện tính hợp pháp của các văn bản
thì có thể đóng dấu của cơ quan soạn thảo văn bản đó vào chỗ tác giả của chúng
ở góc trái phía trên văn bản (Đóng dấu cheo).
Đăng ký văn bản đi
- Đăng ký văn bản là việc ghi chép hoặc cập nhật những thông tin cần

thiết về văn bản như số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành; tên loại và trích
yếu nội dung; nơi nhận và những thông tin khác vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ
sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy vi tính để quản lý và tra tìm văn bản.
- Mục đích, ý nghĩa của việc đăng ký văn bản đi:
Việc đăng ký văn bản đi hay văn bản đến của cơ quan, tổ chức đều nhằm
một số những mục đích cơ bản sau:
+ Đăng ký văn bản thuận tiện cho việc quản lý và bảo quản văn bản: Nếu
văn bản được đăng ký vào sổ hoặc máy vi tính, cán bộ văn thư sẽ dễ dàng nắm
được thành phần nội dung và số lượng văn bản do cơ quan gửi đi và nhận được,
tránh được tình trạng hỗn loạn, thất lạc và mất mát.
+ Tra tìm văn bản được thuận tiện. Sổ đăng ký văn bản là công cụ để tra
tìm văn bản, kiểm tra việc tiếp nhận, chuyển giao và giải quyết văn bản. Chẳng
hạn khi cần kiểm tra xem một văn bản nào đó của cơ quan ban hành đã được gửi
đi hay chưa, gửi ngày nào hoặc một văn bản nào đó mà cơ quan nhận được đã
chuyển giao cho đơn vị hay người nào giải quyết, đều có thể tra tìm ở sổ đăng
ký hoặc trên máy vi tính qua các cột mục: số ký hiệu, ngày tháng, tác giả, trích
yếu nội dung văn bản, nơi nhận, nơi lưu văn bản,…
+ Tạo thuận lợi cho việc thống kê văn bản: Qua sổ đăng ký thống kê văn
16


bản, có thể giúp cán bộ văn thư và thủ trưởng cơ quan được cụ thể số lượng văn
bản do cơ quan ban hành và các nơi gửi tới. Ví dụ: Có thể thông qua sổ đăng ký
văn bản đi để thống kê xtôi số lượng văn bản của cơ quan gửi ra ngoài trong một
năm là bao nhiêu; trong đó gửi cho cấp trên là bao nhiêu, gửi cho cấp dưới là
bao nhiêu?
+ Theo dõi, đôn đốc và kiểm tra việc giải quyết văn bản: Sổ đăng ký văn
bản còn giúp cán bộ văn thư và thủ trưởng cơ quan trong việc theo dõi, đôn đốc
và kiểm tra việc giải quyết văn bản của các đơn vị, ngăn ngừa được tình trạng
giải quyết văn bản chậm trễ, không kịp thời; kiểm tra được việc lập hồ sơ và nộp

lưu tài liệu có được đầy đủ và hoàn chỉnh hay không.
- Phương pháp đăng ký văn bản đi
- Văn bản đi (và văn bản đến) đều có thể đăng ký bằng 02 phương pháp:
- Đăng ký bằng sổ (phương pháp thủ công)
- Đăng ký bằng máy vi tính (ứng dụng công nghệ thông tin)
- Căn cứ lập sổ đăng ký văn bản đi
Đối với văn bản đi, việc lập sổ đăng ký tuỳ thuộc vào tính chất và số
lượng văn bản do cơ quan ban hành.
- Ở những cơ quan có số lượng văn bản ban hành hàng năm hoặc trong
một nhiệm kỳ (các cơ quan Đảng, các tổ chức chính trị - xã hội,…) không nhiều,
chỉ cần lập 02 sổ:
+ Một sổ đăng ký chung cho các văn bản hành chính thông thường và văn
bản quy phạm pháp luật (nếu có).
+ Sổ đăng ký văn bản mật
- Ở những cơ quan có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật
và số lượng văn bản lớn, có thể lập thành 3 sổ:
- Sổ đăng ký văn bản đi thường
- Sổ đăng ký văn bản đi quy phạm pháp luật
- Sổ đăng ký văn bản mật
- Cấu tạo của sổ đăng ký văn bản đi
17


Sổ đăng ký văn bản đi phải được in sẵn, kích thước 210mm x 297mm.
Trong đó, Bìa và Trang đầu của sổ đăng ký văn bản đi được trình bày theo minh
hoạ tại hình vẽ như sau:
- Bìa sổ đăng ký văn bản đi:
…………….(1)……………..
…………….(2)……………..
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI

Năm: 20 ... (3)...
Từ ngày …………….………đến ngày
………………
Từ số ……………………. .đến số
………………….
Quyển số: ….(6)….
Mẫu bìa sổ quản lý văn bản theo phụ lục kèm theoThông tư số 07/2012/TT-BNV
Ghi chú:
(1): Tên cơ quan (tổ chức) chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có);
(2): Tên cơ quan (tổ chức) hoặc đơn vị (đối với sổ của đơn vị);
(3): Năm mở sổ đăng ký văn bản đến;
(4): Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc đăng ký văn bản trong quyển sổ;
(5): Số thứ tự đăng ký văn bản đến đầu tiên và cuối cùng trong sổ;
(6): Số thứ tự của quyển sổ.
- Trên trang đầu của các loại sổ phải có chữ ký của người có thẩm quyền
và đóng dấu trước khi sử dụng. Việc ký và đóng dấu được thực hiện ở khoảng
giấy trống giữa Từ số … đến số … và Quyển số.
- Nội dung phần đăng ký văn bản đi bên trong:
+ Sổ đăng ký vẳn bản đi được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x
297mm) gồm 08 cột theo mẫu cụ thể như sau:
18


Số, ký

Ngày

hiệu

tháng

văn bản văn bản
(1)

(2)

Tên loại và Người
trích yếu

Đơn vị,

Số

Ghi

nhận

người

lượng

chú

văn bản

nhận bản

bản

(5)

lưu
(6)

(7)

ký

nội dung
văn bản
(3)

Nơi

(4)

(8)

Mẫu ghi sổ quản lý văn bản đi theo phụ lục kèm theoThông tư 07/2012/TT-BNV
+ Cách ghi sổ đăng ký văn bản đến:
Cột 1: Ghi số và ký hiệu của văn bản.
Cột 2: Ghi ngày, tháng, năm của văn bản; đối với những ngày dưới 10 và
tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 05/02, 31/12.
Cột 3: Ghi tên loại và trích yếu nội dung của văn bản.
Cột 4: Ghi tên của người ký văn bản.
Cột 5: Ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản
như được ghi tại phần nơi nhận của văn bản.
Cột 6: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận bản lưu.
Cột 7: Ghi số lượng bản phát hành.
Cột 8: Ghi những điểm cần thiết khác.

1.2.1.2. Làm thủ tục gửi văn bản
a. Thủ tục phát hành văn bản.
-Văn thư tiến hành các công việc sau đây khi phát hành.
- Lựa chọn bì.
- Viết bì.
- Vào bì và dán bì.
- Đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì (nếu có)
19


b. Chuyển phát văn bản đi
Văn bản đi có thể được chuyển qua các con đường khác nhau như:
* Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức
Trường hợp cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao nội
bộ nhiều và việc chuyển giao văn bản được thực hiện tập trung tại Văn thư thì
phải lập Sổ chuyển giao riêng. Mẫu sổ chuyển giao văn bản đi và cách đăng ký
Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ
chuyển giao văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ chuyển giao văn bản đi". Phần
đăng ký chuyển giao văn bản đi được trình bày trên trang giấy khổ A4 theo
chiều dọc hoặc theo chiều ngang bao gồm 05 cột theo mẫu sau:

Ngày

Số, ký hiệu

chuyển

văn bản

(1)

(2)

Nơi nhận văn bản

Ký nhận

Ghi
chú

(3)

(4)

(5)

Mẫu sổ chuyển giao văn bản theo phụ lục kèm theoThông tư 07/2012/TT-BNV
Cột 1: Ghi ngày, tháng chuyển giao văn bản đi; đối với những ngày dưới
10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 03/01, 27/7, 31/12.
Cột 2: Ghi số và ký hiệu của văn bản.
Cột 3: Nơi nhận văn bản. Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản trong
trường hợp chuyển giao văn bản trong nội bộ cơ quan, tổ chức; Ghi tên các cơ
quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản trong trường hợp chuyển giao
văn bản cho cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân khác.
20


Cột 4: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản.
Cột 5: Ghi những điểm cần thiết khác như số lượng bản, số lượng bì
Trường hợp cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao ít và

việc chuyển giao văn bản do Văn thư trực tiếp thực hiện thì sử dụng Sổ đăng ký
văn bản đi để chuyển giao văn bản và sử dụng cột 6 “Đơn vị, người nhận bản
lưu” để ký nhận văn bản; người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ.
* Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác
- Tất cả văn bản đi do Văn thư hoặc người làm giao liên cơ quan, tổ chức
chuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký vào Sổ
chuyển giao văn bản đi.
- Khi chuyển giao văn bản, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ.

* Chuyển phát văn bản đi qua Bưu điện
- Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua Bưu điện đều phải đăng ký vào
sổ.
* Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng
Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi được chuyển cho
nơi nhận bằng máy Fax hoặc qua mạng, sau đó phải gửi bản chính.
1.2.1.3. Lưu văn bản đi và theo dõi, kiểm tra việc gửi văn bản đi
Lưu văn bản đi và theo dõi, kiểm tra việc gửi văn bản đi được thực hiện
gồm 02 nội dung cơ bản sau:
a. Lưu văn bản đi
21


- Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư và bản chính lưu
trong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc.
- Bản gốc lưu tại Văn thư phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng
ký.
- Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc
thiểu số, ngoài bản lưu bằng tiếng Việt phải luôn kèm theo bản dịch chính xác
nội dung bảng tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số.
- Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử

dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ
quan, tổ chức. Mẫu Sổ sử dụng bản lưu và cách ghi sổ thực hiện theo mẫu sau:
+ Sổ sử dụng bản lưu phải được in sẵn. Bìa và trang đầu của sổ được trình
bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ chuyển giao văn bản đến, chỉ khác tên
gọi là “Sổ sử dụng bản lưu”.
Phần đăng ký sử dụng bản lưu được trình bày trên trang giấy khổ A3, gồm
09 cột
b. Theo dõi, kiểm tra việc gửi văn bản đi
Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, kịp thời phát
hiện những trường hợp chậm trễ hoặc thất lạc. Đặc biệt đối với những văn bản
quan trọng có thể kiểm tra thông qua phiếu gửi hoặc gọi điện thoại hỏi trực tiếp
cơ quan nhận. Theo dõi, kiểm tra việc gửi văn bản đi được thực hiện cụ thể như
sau:
- Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của
người ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vị
hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định.

22


- Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi,
thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản
không bị thiếu hoặc thất lạc.
- Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó mà Bưu điện trả lại thì
phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú
vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết.
- Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người có
trách nhiệm xtôi xét, giải quyết.
1.2.2. Nghiệp vụ quản lý văn bản đến
- Tiếp nhận văn bản đến

Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm
việc. Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm
tra số lượng, tính trang bị, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi
gửi trước khi nhận và ký nhận.
Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn
hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn
bản có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ
tiếp nhận văn bản đến phải báo cáo ngay người có trách nhiệm; trường hợp cần
thiết, phải lập biên bản với người chuyển văn bản.
Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, Văn
thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản; nếu phát
hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách
nhiệm xtôi xét, giải quyết.
- Phân loại, bóc bì văn bản đến
* Các bì văn bản đến được phân loại và xử lý như sau:
23


- Loại phải bóc bì: các bì văn bản đến gửi cho cơ quan, tổ chức.
- Loại không bóc bì: các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ mật
hoặc gửi đích danh cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong cơ quan, tổ chức Văn
thư chuyển tiếp cho nơi nhận. Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là
văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận
văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư để đăng ký.
* Việc bóc bì văn bản phải đảm bảo các yêu cầu:
- Những bì có đóng dấu chi các mức độ khẩn phải được bóc trước để giải quyết
kịp thời;
- Không gây hư hại đối với văn bản, không bỏ sót văn bản trong bì, không
làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện;
- Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì;

nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với
phiếu gửi, ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn
bản; trường hợp phát hiện có sai sót, thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết;
- Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần phải kiểm tra,
xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản đến mà ngày nhận cách xa ngày
tháng của văn bản thì giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng.
- Đóng dấu đến
Dấu đến đóng vào văn bản nhằm xác nhận văn bản đó đã được chuyển tới văn
thư cơ quan và nhận được ngày nào ; trong trường hợp văn bản giải quyết không
kịp thời, qua dấu đến có thể tìm nguyên nhân và truy cứu trách nhiệm thuộc về
ai. Dấu “Đến” phải được khắc sẵn, hình chữ nhật, kích thước 35mm x 50mm

35 mm

50mm
24


TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
Số: ………………
ĐẾN
Ngày: …………..
Chuyển: ……………………
Lưu hồ sơ số: …………….
Mẫu dấu đến theo phụ lục kèm theoThông tư số 07/2012/TT-BNV
- Số đến: Số đến là số thứ tự đăng ký văn bản đến. Số đến được đánh liên
tục, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng
năm.
- Ngày đến: Ngày đến là ngày, tháng, năm cơ quan, tổ chức nhận được
văn bản (hoặc đơn, thư), đóng dấu đến và đăng ký; đối với những ngày dưới 10

và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số cuối của
năm, ví dụ: 03/01/11, 27/7/11, 31/12/11.
- Giờ đến:Đối với văn bản đến có đóng dấu “Thượng khẩn” và “Hỏa tốc”
(kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ”), Văn thư phải ghi giờ nhận (trong những trường hợp
cần thiết, cần ghi cả giờ và phút, ví dụ: 14.30).
- Chuyển: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết
- Lưu hồ sơ số: Ghi số ký hiệu hồ sơ mà văn bản được lập theo Danh mục
hồ sơ cơ quan

25