Tình hình Công tác Văn thư tại UBND xã Tiên Tiến, huyện Phù cừ, tỉnh Hưng Yên

MỤC LỤC


A. PHẦN MỞ ĐẦU
Đất nước ta đang từng bước phát triển từ một nước nghèo nàn lạc hậu.
Nay đã trở thành nước công nghiệp hóa với nền khoa học hiện đại yêu cầu cải
cách hành chính. Vậy yêu cầu hiện đại hoá công tác Văn thư đã trở thành một
tiền đề bảo đảm cho công tác quản lý Nhà nước nói chung và mỗi cơ quan nói
riêng có năng suất, hiệu quả và chất lượng cao. Vì vậy Công tác Văn thư - Lưu
trữ có vị trí rất quan trọng không thể thiếu trong tất cả các cơ quan, tổ chức.
Hiện nay, trong thời kỳ đất nước hội nhập thì nhu cầu về nguồn lao động
có trình độ chuyên môn cao là hết sức cần thiết. Tuy nhiên, để đáp ứng nhu cầu
của xã hội thì những kiến thức bằng lý thuyết được học trên ghế nhà trường,
trong sách vở vẫn là chưa đủ đối với mỗi chúng ta. Lý thuyết là vấn đề cơ bản
được đúc rút trong thực tiễn đờia sống xã hội được thể hiện trên sách vở. Song
thực tế lại rất đa dạng và phong phú. Người xưa vẫn thường nói “Trăm hay
không bằng tay quen”. Đúng vậy, lý thuyết trang bị cho chúng ta những hiểu biết
về lý luận văn bản của vấn đề song thực tiễn kiểm nghiệm lại là cơ sở của nó.
Những khoảng cách giữa lý luận và thực tiễn được rút ngắn do khả năng vận
dụng của mỗi chúng ta.
Trong công cuộc cải cách hành chính Nhà nước cùng với sự phát triển của
xã hội trong thời đại ngày nay, công tác Văn thư – Lưu trữ đã khẳng định được
vị trí, ý nghĩa, vai trò nó là một nội dung hoạt động của Văn phòng không thể
thiếu và gắn liền với hoạt động của cơ quan, tổ chức. Trong bối cảnh đó, cùng
với kiến thức được học và thực tế trong thời gian thực tập tại Văn phòng HĐND
và UBND xã Tiên Tiến, em nhận thấy vấn đề quản lý Văn thư, Lưu trữ tại cơ
quan hành chính Nhà nước là vấn đề cần được xem xét và nghiên cứu. Do đó,
em đã lựa chọn chuyên đề: “Tình hình Công tác Văn thư tại UBND xã Tiên
Tiến, huyện Phù cừ, tỉnh Hưng Yên”.
Nhận thấy tầm quan trọng của công tác Văn thư Lưu trữ và căn cứ theo
nhu cầu thực tiễn, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức cho sinh viên thực

tập tại các cơ quan, tổ chức nhằm giúp cho sinh viên củng cố thêm kiến thức đã
học, nâng cao năng lực, vận dụng lý luận vào thực tế, rèn luyện tay nghề hơn.
2


Với mục đích của đợt thực tập là gắn liền nhà trường với xã hội, rút ngắn
khoảng cách giữa lý luận và thực tiễn, sau khi nghiên cứu, khảo sát và thực hành
về công tác Văn thư Lưu trữ tại cơ quan, em có thể rèn luyện kỹ năng nghề
nghiệp, đồng thời phát huy khả năng sáng tạo của bản thân, tích lũy được nhiều
kinh nghiệm hơn làm cơ sở cho công tác sau này.
Khi đến thực tập tại cơ quan em được tiếp xúc tham gia thực hiện thao tác
nghiệp vụ chuyên môn trong thực tiễn. Được giúp đỡ, hướng dẫn tận tình của
chị Nguyễn Thùy Linh là cán bộ làm công tác Văn thư - Lưu trữ xã và toàn thể
cán bộ trong Ủy ban giúp em làm quen với môi trường làm việc, rèn luyện bản
thân tiếp thu học hỏi kinh nghiệm trở thành một cán bộ Văn thư - Lưu trữ trong
tương lai trang bị cho mình những kiến thức lý luận nghiệp vụ, kỹ năng làm việc
để phục vụ công tác Văn thư – Lưu trữ tốt hơn.
Trong quá trình thực tập cũng như thực hiện chuyên đề em đã nhận được
sự quan tâm, giúp đỡ rất nhiệt tình từ các cô chú, anh chị đang công tác tại Văn
phòng HĐND&UBND xã Tiên Tiến đã tạo điều kiện thuận lợi và cung cấp
những tài liệu liên quan để em có thể hoàn thành chuyên đề một cách thuận lợi.
Qua bài báo cáo này em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến các thầy,
cô giáo trong Khoa Văn thư Lưu trữ đã hướng dẫn, giúp đỡ em hoàn thành bài
báo cáo này. Tuy nhiên, do năng lực và thời gian thực tập còn hạn chế nên em
không tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế nhất định. Kính mong nhận được
sự thông cảm và đóng góp ý kiến của thầy, cô giáo và cán bộ trong cơ quan để
bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Tiên Tiến, ngàytháng năm 2017
Sinh viên

Bùi Thị Huyền

B. PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC
3


1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của cơ quan tổ chức.
1.1.1. Sự ra đời
Căn cứ Luật tổ chức Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dân 26 tháng 03
năm 2000; thì Uỷ ban Nhân dân do Hội đồng Nhân dân bầu ra là cơ quan chấp
hành của Hội đồng Nhân dân, cơ quan Hành chính Nhà nước ở địa phương chịu
trách nhiệm trước Hội đồng Nhân dân cùng cấp và cơ quan Nhà nước cấp trên.
Uỷ ban nhân dân xã Tiên Tiến được thành lập như các xã trên địa bàn của
huyện
1.1.2. Chức năng
Ủy ban nhân dân xã do Hội đồng nhân dân xã bầu ra, là cơ quan chấp
hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu
trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiếp pháp, Luật, các văn bản của cơ
quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp nhằm
đảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố
quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần
đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ
trung ương tới cơ sở.
1.1.3. Nhiệm vụ và quyền hạn
1. Tổ chức và bảo đảm việc thi hành Hiến pháp và pháp luật trên địa bàn
xã.

2. Quyết định những vấn đề của xã trong phạm vi được phân quyền, phân
cấp theo quy định của Luật này và quy định khác của pháp luật có liên quan.
3. Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan hành chính nhà nước cấp
trên ủy quyền.
4. Chịu trách nhiệm trước chính quyền địa phương cấp huyện về kết quả
thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của chính quyền địa phương ở xã.
5. Quyết định và tổ chức thực hiện các biện pháp nhằm phát huy quyền
4


làm chủ của Nhân dân, huy động các nguồn lực xã hội để xây dựng và phát triển
kinh tế- xã hội, bảo đảm quốc phòng, an ninh trên địa bàn xã.
6. Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương.
1.1.4. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của Ủy ban Nhân dân xã Tiên Tiến gồm: Chủ tịch, phó
Chủ tịch, Văn phòng- Thống kê,Văn thư- Lưu trữ, Ban Công an, Ban Quân sự,
Cán bộ Tư pháp, Cán bộ Địa chính, Cán bộ Văn hóa, Cán bộ phòng Thương
binh- xã hội,Cán bộ phòng Tài chính- kế toán.
+ Chủ tịch Ủy ban Nhân dân xã là người phụ trách chung chỉ đạo, điều
hành mọi công việc Ủy ban Nhân dân. Là người lãnh đạo, điều hành công việc
của Uỷ ban nhân dân xã chịu trách nhiệm cá nhân về thực hiện nhiệm vụ, quyền
hạn của mình cùng với Uỷ ban Nhân dân xã chịu trách nhiệm về hoạt động của
Uỷ ban Nhân dân xã trước HĐND xã UBND cấp trên, ( lãnh đạo công tác của
Uỷ ban Nhân dân, đôn đốc kiểm tra, quyết định các vấn đề thuộc nhiệm vụ
quyền hạn, tổ chức việc tiếp dân, giải quyết khiều nại triệu tập và chủ toạ các
phiên họp, ký ban hành các văn bản quy phạm Pháp luật, ra Quyết định, Chỉ thị.
+ Phó Chủ tịch Ủy ban Nhân dân xã là người thực hiện nhiệm vụ do Chủ
tịch UBND xã phân công quản lý sử dụng hiệu quả các công trình kết cấu hạ
tầng; xây dựng tổ chức chỉ đạo thực hiện các chương trình đề án phát triển sự
nghiệp văn hoá, xã hội, chỉ đạo thực hiện chính sách , chế độ Nhà nước thông

báo kịp thời đề Nhân dân biết về công tác Văn hoá xã hội.
+ Văn phòng- Thống kê là bộ máy làm việc của UBND có chức năng phục
vụ sự quản lý tập trung thống nhất chỉ đạo điều hành mọi mặt của UBND.Nhiệm
vụ của văn phòng UBND giúp UBND tổ chức công tác thông tin và xử lý thông
tin. Đảm bảo phản ánh thường xuyên kịp thời chính xác tình hình các mặt công
tác của địa phương, phục vụ đắc lực việc quản lý chỉ đạo của UBND.
+ Văn thư- Lưu trữ: giúp Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND kiêm nhiệm công
tác Văn thư Lưu trữ của toàn cơ quan, chịu hoàn toàn về nghiệp vụ của mình
trước lãnh đạo, kỹ thuật soạn thảo quản lý văn bản và khai thác sử dụng tài liệu
của UBND
5


+ Ban Công an: có chức năng nhiệm vụ giám sát an ninh trật tự trên địa
bàn xã và có hệ thống công an viên giữ trật tự an ninh thôn làng nơi cư dân sinh
sống.
+ Ban Chỉ Huy Quân sự: Có chức năng nhiệm vụ giữ vững quốc phòng
an ninh trên địa bàn xã.
+ Cán bộ Tư pháp:
- Quản lý ghi chép sổ hộ tịch, hộ khẩu làm thủ tục khai sinh, đăng ký kết
hôn.
- Nắm vững mật khẩu dân số, số hộ gia đình
- Hoà giải các vụ việc xảy ra
- Tiếp nhận giải quyết đơn thư thuộc thẩm quyền
+ Cán bộ Địa chính:
- Lập quản lý hồ sơ, bản đồ địa chính, xây dựng quy hoạch sử dụng đất
đai – Lưu trữ hồ sơ tài liệu bản đồ địa giới.
- Lập sổ bộ thuế, cắm mốc trên thực địa xử lý trường hợp vị phạm
- Xây dựng quy hoạch, kế hoạch xây dựng
- Tổ chức phân công khắc phục hậu quả thiên tai hạn hán

- Chỉ đạo trồng cây gây rừng.
+ Ban văn hoá:
- Có chức năng nhiệm vụ là xây dựng chương trình tổ chức thực hiện kế
hoạch quản lý và chỉ đạo về hoạt động văn hoá văn nghệ TDTT.
- Trực tiếp làm trưởng đài truyền thanh xã
- Tổng hợp tin
- Thông báo hoạt động Văn hoá văn nghệ TDTT.
- Tổ chức thực hiện nếp sống văn minh – gia đình văn hoá.
+ Cán bộ phòng Lao động Thương binh- Xã hội:
- Theo dõi lao động Thương binh và Xã hội
- Trực tiếp quản lý các đối tượng là người cao tuổi, người khuyết tật, trẻ
em.
+ Cán bộ Tài chính kế toán:Có chức năng nhiệm vụ giữ ngân sách tài
6


chính kế toán của UBND xã Tiên Tiến.
1.2. Tình hình tổ chức, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của UBND xã Tiên Tiến.
1.2.1. Tình hình tổ chức
Phòng Văn thư được bố trí ở tầng 1 thuận tiện cho việc trao đổi
thông tin bằng văn bản.
Các trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư được trang bị c ụ th ể
gồm:
- 02 máy photo
- 01 bộ máy vi tính, máy in;
- 01 giá, tủ đựng văn bản, tài liệu

Ở Văn phòng UBND xã Tiên Tiến, công tác văn thư được tổ chức theo
hình thức tập trung: toàn bộ các khâu và thao tác nghiệp vụ như tiếp nhận, đăng

7


ký, kiểm tra, nhân bản, công tác phục vụ tra cứu,... tất cả đều tập trung tại văn
thư cơ quan để xử lý và giải quyết. Công tác văn thư ở UBND huyện bao gồm
nhiều bước, nó không đơn thuần thuộc nhiệm vụ của một đơn vị hay cá nhân
nào trong cơ quan mà nó liên quan đến nhiều đơn vị, bộ phận trong toàn cơ
quan, gồm các công việc cụ thể: soạn thảo, ban hành văn bản, tiếp nhận và giải
quyết văn bản đi – đến, ký văn bản, đăng ký văn bản, đóng dấu, sao lưu văn
bản,... theo yêu cầu của lãnh đạo đơn vị, cá nhân trong cơ quan nhằm phục vụ
cho các nhu cầu hiện nay. Từ đó mang lại nguồn lợi nhuận tối ưu nhất cho cơ
quan, qua đó có thể thấy rằng công tác văn thư đã trở thành trung tâm của hoạt
động quản lý bằng văn bản của cơ quan.
1.2.2. Chức năng
Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân xã là cơ quan hành
chính Nhà nước có chức năng, nhiệm vụ tham mưu tổng hợp và đảm bảo phục
vụ cho các hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân xã
1.2.3. Nhiệm vụ, quyền hạn
-

Tham mưu giúp Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân xã xây dựng chương

-

trình làm việc tháng, quý, năm;
Phối hợp các cơ quan chuyên môn, tổ chức thu thập và xử lý thông tin,nghiên
cứu, đề xuất ý kiến, kiến nghị để phục vụ việc ban hành các văn bản và sự điều
hành của Ủy ban nhân dân xã theo thẩm quyền, tổng hợp và sưu tầm các báo cáo

-

định kỳ, đột xuất của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân xã;
Tổ chức thẩm tra xem xét các phương án, đề án, các văn bản khác do cơ quan,
đơn vị soạn thảo trình Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân xã đảm bảo tính
pháp lý, nội dung và thể thức văn bản theo quy định của Nhà nước;
- Tổ chức theo dõi, đôn đốc việc chấp hành chương trình, kế hoạch các
văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân
dân xã đối với cơ quan, đơn vị trong phạm vi địa bàn xã…

8


1.2.4. Cơ cấu tổ chức
Bộ phận văn thư lưu trữ ở UBND gồm 01 chuyên viên ngành Văn thư và
01 chuyên viên ngành lưu trữ

9


CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND XÃ
TIÊN TIẾN
2.1. Hoạt động quản lý
2.1.1. Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư
a. Về tổ chức công tác văn thư
Công tác Văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ
cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức.
Công tác văn thư gắn liền với hoạt động của cơ quan được xem như một
bộ phận hoạt động quản lý Nhà nước. Công tác văn thư không thể thiếu và là nội
dung quan trọng chiếm một phần rất lớn trong nội dung hoạt động của văn
phòng.

Mô hình tập trung là hình thức tổ chức văn thư của UBND xã Tiên Tiến,
xã có duy nhất một văn thư, các đơn vị phòng ban trong xã không tổ chức văn
thư riêng.
Phòng làm việc của cán bộ văn thư lưu trữ rất khang trang sạch sẽ được
đặt tại tầng một, ngay sảnh ra vào, thuận lợi cho việc giao dịch giữa bộ phận văn
thư và các bộ phận khác. Được cung cấp các thiết bị máy móc như: máy tính,
máy in lazer,…dễ dàng hơn khi giải quyết công việc.
b. Về cán bộ làm công tác văn thư của UBND xã Tiên Tiến
Cán bộ làm công tác văn thư ở UBND xã Tiên Tiến có trình độ nghiệp vụ.
Không chỉ có trình độ chuyên môn mà phẩm chất chính trị, tinh thần trách
nhiệm với công việc cao.
Được đào tạo qua các lớp nghiệp vụ về Văn thư - Lưu trữ nên không chỉ
làm tốt công tác Văn thư - Lưu trữ mà còn làm tốt các công việc được giao như:
đón tiếp khách, lễ tân, …
Cán bộ làm công tác Văn thư của cơ quan thường xuyên được cán bộ lãnh
đạo quan tâm về chuyên môn, được nâng cao trình độ nghiệp vụ tạo điều kiện để
tham gia các lớp tập huấn học tại chức.
* Ưu điểm của tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư xã Tiên Tiến
- Văn thư thực hiện đúng với chức năng, nhiệm vụ của mình giúp giải
10


quyết công việc nhanh chóng, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời.
- Tất cả các văn bản giấy tờ đều phải thông qua bộ phận Văn thư do đó
việc quản lý, tra tìm văn bản dễ dàng, thuận tiện.
- Tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra tìm, sử dụng văn bản khi có yêu cầu.
- Đảm bảo các văn bản được đăng ký đầy đủ.
- Phòng văn thư được bố trí cạnh phòng làm việc của văn phòng nên công
tác phối hợp trong việc giải quyết văn bản đến, đi được nhịp nhàng, không ùn
tắc

* Nhược điểm của tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư xã Tiên Tiến
- Văn bản gửi đến cho các đơn vị, cá nhân chưa được chuyển giao kịp
thời.
- Việc quản lý và sử dụng con dấu chưa được chặt chẽ.
2.1.2. Tình hình quản lý và chỉ đạo công tác Văn thư
Với mục đích nâng cao hiệu quả của công tác văn thư trong quá trình giải
quyết công việc, đáp ứng yêu cầu của UBND xã - cơ quan quản lý Nhà nước ở
địa phương, công tác Văn thư - Lưu trữ ở văn phòng đang rất được quan tâm,
chỉ đạo, giám sát, đôn đốc của lãnh đạo. Ngoài việc luôn bám sát công việc của
nhân viên, lãnh đạo còn rất quan tâm đến nhân viên của mình, luôn động viên,
hỏi thăm và điều đó tạo cảm giác thoải mái khi bắt đầu nhiệm vụ mới.
Nhìn chung về việc ban hành và thực hiện các văn bản chỉ đạo công tác
văn thư của văn phòng UBND xã Tiên Tiến đã được tổ chức thực hiện tốt. Tuy
nhiên công tác văn thư cơ quan được vận hành tốt hơn nữa thì cần có sự kiểm
tra, chỉ đạo và đôn đốc về nghiệp vụ cho cán bộ văn thư nhiều hơn.
a. Về ban hành văn bản chỉ đạo về công tác văn thư
Đối với hoạt động của một cơ quan tổ chức việc ban hành văn bản chỉ đạo
hướng dẫn trong bất cứ lĩnh vực hoạt động nào của cơ quan có ý nghĩa vô cùng
quan trọng. Bởi đây là phương tiện để quản lý hoạt động của chính cơ quan đó,
nhằm thể chế hóa và thực hiện sự lãnh đạo của Đảng, Nhà nước, của cơ quan
cấp trên đưa hoạt động cơ quan đi vào nề nếp không trái với khuôn khổ quy định
của pháp luật. Bất kỳ một lĩnh vực hoạt động nào trong đời sống xã hội cũng
11


như trong hoạt động của một cơ quan cũng chịu sự điều chỉnh chung của hệ
thống văn bản này trong đó có công tác văn thư lưu trữ.
Từ khi ra đời cho đến nay, công tác văn thư lưu trữ của UBND xã Tiên
Tiến phần nào được cải thiện và có những chuyển biến tích cực từng bước đi vào
nề nếp, khoa học. Tuy nhiên cho đến nay UBND xã Tiên Tiến vẫn chưa ban

hành văn bản cụ thể nào về việc chỉ đạo và hướng dẫn công tác này. Vì vậy,
trong quá trình thực hiện nội dung công tác văn thư một số khâu nghiệp vụ gặp
ít nhiều khó khăn.
b. Về thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư
Hiện nay nhà nước ta ban hành rất nhiều các văn bản chỉ đạo và các văn
bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư ở các cơ quan Nhà nước, các tổ
chức. Để đảm bảo công tác này diễn ra được nhanh chóng, chính xác, đúng quy
định của Nhà nước, Văn phòng UBND xã Tiên Tiến đã coi các văn bản, chỉ đạo,
hướng dẫn của cấp trên về công tác văn thư là cơ sở pháp lý, là căn cứ chính xác
để thực hiện các khâu nghiệp vụ trong công tác văn thư. Vì vậy Văn phòng
UBND đã thực hiện tương đối tốt các văn bản, chỉ đạo của cấp trên.
Văn phòng Xã ủy đang áp dụng các văn bản chỉ đạo của cấp trên vào việc
thực hiện các khâu trong công tác văn thư như:
- Nghị định số 110/2004/NĐ- CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính
phủ về công tác văn thư.
- Thông tư số 01/2011/TT- BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội
vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
- Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT- BNV- VPCP ngày 06 tháng 5 năm
2005 của Bộ Nội vụ, Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản.
- Nghị định số 09/2010/NĐ- CP của Chính phủ ban hành ngày 08 tháng
02 năm 2010 về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số
110/2004/NĐ- CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 về công tác văn thư.
-Thông tư số 07/2012/TT- BNV ngày 22 tháng 12 năm 2012 của Bộ Nội
vụ về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu
12


trữ cơ quan.
2.2. Hoạt động nghiệp vụ

2.2.1. Tình hình thực hiên nội dung công tác văn thư
Qua thời gian kiến tập ở Văn phòng UBND xã Tiên Tiến thì nhìn chung
việc thực hiện Công tác Văn thư rất đầy đủ và đúng theo quy định, bao gồm
những công tác sau:
-

Công tác xây dựng và ban hành văn bản.

-

Công tác quản lý văn bản đi.

-

Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.

-

Công tác quản lý và sử dụng con dấu.

-

Một số nhiệm vụ khác.
a. Công tác xây dựng và ban hành văn bản
Trong hoạt động của các cơ quan, soạn thảo và ban hành văn bản là một
nhiệm vụ quan trọng và mang tính chất thường xuyên, bởi văn bản là phương
tiện thông tin chủ yếu phục vụ cho hoạt động quản lý của cơ quan. Những chủ
trương, chính sách, kế hoạch, báo cáo, hay đến những ý kiến đề đạt, trao đổi
công việc đều được trình bày qua văn bản nói cách khác là văn bản hóa.
* Thẩm quyền và các loại văn bản do cơ quan ban hành

Dựa theo quyết định số 31/QĐ - TW ngày 01 tháng 10 năm 1997 của Ban
chấp hành trung ương về việc ban hành quy định về thể loại, thẩm quyền ban
hành và thể thức ban hành văn bản của Đảng thì UBND xã Tiên Tiến có quyền
ban hành các loại văn bản như là: Quyết định, Chỉ thị, Hướng dẫn, Thông báo,
Tờ trình, Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo…
Ngoài ra, tùy theo tình hình thực tế UBND xã còn ban hành các văn bản
khác như: Công điện, đề án, biên bản, công văn, giấy mời, giầy đi đường… Tuy
nhiên các loại văn bản này đều thuộc trong phạm vi thẩm quyền của Xã ủy mà
luật ban hành văn bản đã quy định.
Đối với văn bản gửi lên cấp trên thì văn phòng chủ yếu gửi các báo cáo
tình hình, chương trình kế hoạch. Các cơ quan cấp dưới chủ yếu là văn bản
hướng dẫn, chỉ đạo, kế hoạch, thông báo, giấy mời… Các cơ quan ngang cấp
13


chủ yếu là báo cáo, quyết định…
* Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Theo đúng quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày của văn bản thì văn
bản ban hành bao giờ cũng đảm bảo đúng thể thức, đầy đủ 09 thành phần, văn
bản mật hoăc khẩn có đủ 10 thành phần bao gồm:
- Tiêu đề.
- Tên cơ quan ban hành văn bản.
- Số và ký hiệu văn bản.
- Địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản.
- Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.
- Nội dung văn bản.
- Chữ ký, thể thức đề ký.
- Dấu cơ quan ban hành.
- Nơi nhận văn bản.
- Dấu chỉ mức độ mật, khẩn( nếu có).

* Quy trình soạn thảo văn bản
Bên cạnh công tác ban hành văn bản, công tác soạn thảo văn bản đóng vai
trò hết sức quan trọng ảnh hưởng lớn đến hiệu quả công việc. Quy trình soạn
thảo văn bản được thực hiện theo các bước:
Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo.
- Phân công soạn thảo: Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn
thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo
hoặc chủ trì soạn thảo.
- Đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo:
+ Xác định mục đích, tính chất, nội dung của vấn đề cần ra văn bản.
Trong đó cần xác định văn bản ban hành nhằm mục đích? Có mấy mục đích?
tính chất của văn bản? giới hạn của văn bản ?
+ Xác định tên loại và trích yếu nội dung của văn bản: Việc xác định hình
thức văn bản căn cứ vào mục đích, tính chất và nội dung cần văn bản hóa. Trích
yếu nội dung phải ngắn gọn và phản ánh được chủ đề của văn bản.
14


+ Thu thập thông tin, phân tích, lựa chọn các thông tin cần thiết có liên
quan tới nội dung của vấn đề cần văn bản hoá. Thông tin cần được thu thập và
đầy đủ, xử lý chính xác.
+ Xây dựng đề cương: Xây dựng đề cương văn bản nhằm giúp cho việc
soạn thảo văn bản thuận lợi. Đề cương được trình bày sơ lược hoặc chi tiết về dự
định những điểm cốt yếu trong nội dung và bố cục của văn bản
Bước 2: Xây dựng dự thảo văn bản phù hợp với hình thức, thể thức văn
bản theo quy định của nhà nước.
- Viết bản thảo:
+ Trên cơ sở đề cương đã xây dựng, cá nhân hoặc đơn vị chủ trì tiến hành
soạn thảo văn bản phù hợp với hình thức, thể thức, nội dung của văn bản đã xác
định.

+ Sau khi soạn thảo xong phải kiểm tra về chính tả, kĩ thuật trình bày, mục
đích đạt được của văn bản.
- Xin ý kiến góp ý cho bản thảo: Văn bản có tính chất quan trọng, nội
dung phức tạp thì có thể đề xuất Chánh Văn phòng, tổ chức việc tham khảo ý
kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp
thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo.
- Tổng hợp ý kiến góp ý (nếu có) và hoàn chỉnh dự thảo.
Bước 3: Duyệt văn bản.
- Lãnh đạo phụ trách trực tiếp (trưởng hoặc phó) duyệt nội dung bản thảo.
- Cán bộ Văn thư duyệt thể thức và thủ tục pháp lí.
- Lãnh đạo cơ quan (thủ trưởng hoặc phó thủ trưởng phụ trách lĩnh vực)
duyệt và ký ban hành
Bước 4: Hoàn thiện thể thức và làm các thủ tục ban hành.
- Hoàn chỉnh dự thảo lần cuối, đánh máy (hoặc in), soát lại văn bản và
trìnhký chính thức.
- Sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, cán bộ văn thư hoàn thiện
thể thức và làm các thủ tục ban hành:
+ Văn thư ghi số, ngày, tháng, năm ban hành văn bản;
15


+ Nhân bản theo số lượng nơi gửi, nơi nhận;
+ Đóng dấu cơ quan;
+ Làm các thủ tục ban hành;
+ Lưu văn bản theo quy định hiện hành (01 bản lưu ở Văn thư, 01 bản lưu
tại đơn vị soạn thảo).
* Nhận xét: Công tác xây dựng và ban hành văn bản của UBND xã Tiên
Tiến nhìn chung là tốt. Quá trình xây dựng và ban hành văn bản được thực hiện
đúng quy trình, có sự phân công trách nhiệm trong việc soạn thảo văn bản.
b. Công tác quản lý văn bản đi

Văn bản đi là tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản Quy phạm pháp
luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành ( kể cả bản sao văn bản; văn
bản lưu chuyển nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành được gọi
chung là văn bản đi.
Trong hoạt động hàng ngày, để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của
mình các cơ quan, tổ chức phải quản lý chặt chẽ văn bản bởi văn bản là căn cứ
và bằng chứng để cơ quan giải quyết, chỉ đạo và theo dõi thực hiện các vấn đề
thuọc chức năng, nhiệm vụ của mình. Văn bản do cơ quan ban hành và gửi đi
được gọi là văn bản đi hay công văn đi. Không ít văn bản chứa đựng nội dung
thông tin bí mật của nhà nước hoặc cơ quan, chính vì vậy văn bản cần được
quản lý chặt chẽ.
Trong hoạt động hàng năm của UBND xã Tiên Tiến, văn bản hình thành
với số lượng chưa phải là nhiều nhưng công tác quản lý văn bản đi được tổ chức
tương đối tốt, đúng quy định Nhà nước, được thực hiện tốt ở tất cả các khâu.
Trước khi văn bản được ký ban hành thì Văn thư kiểm tra lại thể thức, kỹ
thuật để sửa lại cho đúng rồi mới thực hiện các bước tiếp theo. Văn thư kiểm tra
rất kỹ lưỡng, tỉ mỉ, từ cách viết tên cơ quan chức danh đến chính tả, bố cục văn
bản.
* Nhận xét: Việc kiểm tra thể thức, kỹ thuật của văn bản được văn thư cơ
quan kiểm tra rất kỹ lưỡng. Tuy văn thư không thể kiểm tra hết các sai sót cho
nên một số văn bản khi ban hành vẫn bị mắc một số lỗi nhỏ.
- Ghi số, ngày, tháng văn bản: Sau khi kiểm tra xong, chính văn thư cơ
quan là người ghi số, ngày, tháng văn bản. Dựa vào số đã đăng ký trước đó mà
16


văn thư tiếp tục ghi số tiếp theo. Số được viết bằng chữ số Ả rập, bắt đầu từ số
01 cho đến hết. Đối với ngày, tháng văn bản thì ghi đúng ngày văn thư được
nhận văn bản đó.
* Nhận xét: Việc ghi số, ngày tháng văn bản rất rõ ràng, việc này do văn

thư làm, tuy nhiên một số đơn vị không biết trước tự ghi ngày, tháng văn bản.
Nhiều khi quá nhiều văn bản mà văn thư bị ghi nhầm số…
- Nhân bản, đóng dấu: Việc nhân bản Văn thư phải tính toán một cách cẩn
thận, dựa vào nơi nhận mà tính cho đúng. Nhân đúng số lượng văn bản cần gửi
đi để tránh lãng phí giấy tờ. Nhân bản và ghim xong thì văn thư tiếp tục đóng
dấu, dựa vào cơ quan ban hành mà đóng dấu văn bản. Do việc đóng dấu thường
xuyên nên văn thư đóng dấu rất ngay ngắn, chính xác, đúng màu mức.
* Nhận xét: Tránh việc lãng phí giấy tờ cũng như mực thì văn thư tính
toán số lượng văn bản gửi đi rất chính xác, đóng dấu nhanh chóng và ngay ngắn,
đúng với màu mực và thẩm quyền ban hành.
- Đăng ký văn bản đi: Là việc ghi chép một số điều cần thiết về văn bản đi
như: soạn, ký hiệu, ngày tháng năm văn bản, trích yếu nôi dung văn bản vào sổ,
máy tính… Nhằm quản lý chặt chẽ và tra tìm văn bản được nhanh chóng.
Số lượng văn bản đi trong cơ quan cũng không nhiều nên được đăng ký
chung vào một quyển sổ.
Tên cơ quan cấp trên
Tên cơ quan hoặc đơn vị
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
Năm: …
Từ ngày… đến ngày…
Từ số … đến số…
Quyển số:

17


* Mẫu nội dung bên trong sổ đăng ký quản lý văn bản đi
Số
và
ký

hiệu
văn
bản

Ngày
tháng
văn
bản

Tên loại và trích yếu
nội dung văn bản

Người
ký
văn
bản

Nơi
nhậ
n
văn
bản

Đơn
Số
Ghi
vị
lượng chú
hoặc
bản

người
nhận
bản
lư u
((1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
(8)
- Chuyển phát văn bản đi và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
Nguyên tắc chuyển phát văn bản đi là chuyển ngay trong ngày, chậm nhất

là ngày hôm sau và do văn thư thực hiện. Việc gửi văn bản ở xã thường theo 2
cách là chủ yếu: gửi trực tiếp, văn thư sẽ đến từng bộ phận, cơ quan đưa văn
bản; cách thứ hai là qua đường bưu điện đối với những đơn vị ở xa. UBND xã
Tiên Tiến chọn sử dụng loại phong bì có kích thước 13cm× 20cm. Tùy theo số
lượng văn bản được chuyển đi mà văn thư chọn phong bì khác nhau. Phong bì
có 2 phần rõ ràng:
+ Phần nơi gửi: Được trình bày ở góc trái sát mép trên của phong bì.
+ Phần nơi nhận: Được trình bày ở góc phải sát mép dưới của phong bì.
Khi làm thủ tục gửi văn bản, cán bộ văn thư tiến hành ghi các thông tin
vào hai phần trên đầy đủ rõ ràng. Đặc biệt phần nơi nhận, ghi rõ tên, địa chỉ của
cơ quan, cá nhân nhận văn bản.
* Nhận xét: Nhìn chung công tác chuyển giao văn bản đi của UBND xã
được tiến hành nhanh chóng, đảm bảo văn bản gửi đi đúng địa chỉ, đúng thẩm
quyền giải quyết công việc hiệu quả.
- Lưu văn bản đi: Mỗi văn bản ban hành đi phải lưu ít nhất 02 bản chính ,

một bản ở văn thư cơ quan để nộp vào lưu trữ, một bản lưu đơn vị soạn thảo.
* Nhận xét: Việc lưu văn bản của văn thư cơ quan được thực hiện ngay
ngắn, gọn gàng. Văn bản đi được lưu đầy đủ và được sắp xếp theo số lượng đã
đăng ký.
c. Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến
Hàng năm bên cạnh việc ban hành văn bản thì UBND cũng nhận được
18


không ít các văn bản của cơ quan khác gửi đến. Cũng giống như văn bản gửi đi,
văn bản gửi đến UBND dù bằng đường nào đều phải qua văn thư cơ quan để
đăng ký. Để giải quyết tốt công việc, các văn bản đến được quản lý rất chặt chẽ
đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý và bảo quản tài liệu phục vụ hoạt động
hàng ngày của cơ quan.
Trong quá trình kiến tập tôi thấy công tác quản lý văn bản đến của UBND
được thực hiện như sau:
- Tiếp nhận, kiểm tra bì văn bản: Bộ phận Văn thư là đầu mối tiếp nhận
tất cả các văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải qua văn thư để làm thủ tục
đăng ký, giải quyết văn bản. Khi nhận được văn bản, nhân viên văn thư kiểm tra
xem phong bì có bị bóc trước hay không, văn bản có đúng gửi cho cơ quan mình
hay không, số lượng văn bản có đầy đủ hay không, có bị rách hay không. Với
những văn bản bình thường thì văn thư sẽ thực hiện bước tiếp theo như là phân
loại, đóng dấu… Nếu có trường hợp sai sót thì nhân viên văn thư báo lại cho
Thủ trưởng cơ quan hoặc gửi lại nơi đã đưa.
- Phân loại, bóc bì văn bản: Nhân viên văn thư là người bóc bì văn bản,
những văn bản gửi đích danh thì sẽ không được bóc bì,những văn bản có dấu
khẩn hay dấu hỏa tốc bóc trước để đảm bảo nội dung văn bản được đảm bảo kịp
thời, văn bản mật thì giao trách nhiệm cho Thủ trưởng cơ quan. Bóc bì xong
phải phân loại theo ba nhóm trên để dễ dàng cho việc đăng ký cũng như sử
dụng.

- Đóng dấu đến và ghi các thông tin trên dấu đến: Đóng dấu do văn thư
đóng, dấu đến được đóng dưới số, ký hiệu hay dưới trích yếu nội dung của công
văn. Trên dấu đến, văn thư sẽ ghi những thông tin số đến; ngày, tháng, năm văn
bản đến.

Dấu đến( ảnh minh họa)
19


- Đăng ký văn bản đến: Văn bản đến được UBND đăng ký bằng cách
truyền thống (đăng ký bằng sổ).
* Bìa sổ đăng ký văn bản đến:
Tên cơ quan cấp trên
Tên cơ quan hoặc đơn vị
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
Năm: …
Từ ngày… đến ngày…
Từ số … đến số…
Quyển số:

Mẫu nội dung bên trong sổ đăng ký quản lý văn bản đến như bảng sau:
Ngày Số đến Tác giả

Số, ký Ngày

Tên

đến

hiệu

tháng

loại và hoặc

văn

năm

trích

người

yếu

nhận

bản

Đơn vị Ký
nhận

Ghi
chú

nội
dung
(1)

(2)

(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
(8)
(9)
- Trình, chuyển giao văn bản đến: Tất cả văn bản đến sau khi đã được bóc

bì, đóng dấu đến và đăng ký vào sổ để quản lý. Nhân viên văn thư sẽ tập hợp lại
trình Thủ trưởng cơ quan để xin ý kiến trình phối đến các bộ phận, cá nhân trong
cơ quan. Sau đó, nhân viên văn thư sẽ trực tiếp đi gửi văn bản. Chuyển giao văn
bản được thực hiện theo nguyên tắc: Nhanh chóng, chính xác, đúng đối tượng,
chặt chẽ, và thống nhất. Chuyển giao văn bản còn có sổ chuyển giao riêng, khi
các đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản đều phải ký nhận vào sổ này nhằm đảm
20


bảo tính pháp lý.
* Bìa sổ chuyền giao văn bản đến:
Tên cơ quan cấp trên
Tên cơ quan hoặc đơn vị
SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN
Năm: …
Từ ngày… đến ngày…
Từ số … đến số…
Quyển số:
* Nội dung bên trong sổ:
Ngày
chuyển

(1)

Số đến

Đơn vị hoặc

Ký nhận

Ghi chú

(2)

người nhận
(3)

(4)

(5)

- Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến: Nhìn chung việc
giải quyết văn bản được thực hiện tương đối tốt, công việc thực hiện đạt chất
lượng cao, đảm bảo đúng quy định, đúng địa chỉ của đơn vị cá nhân. Việc kiểm
tra theo dõi công tác giải quyết công văn thuộc thẩm quyền của Bí thư cùng với
Thủ trưởng cơ quan và nhân viên văn thư. Nhân viên văn thư luôn quan tâm đến
việc giải quyết văn bản của cơ quan, đơn vị.
* Nhận xét: Nhìn chung hoạt động quản lý và giải quyết văn bản đến của
văn phòng UBND được thực hiện một cách nghiêm túc, đầy đủ và đúng quy
định. Thực hiện từng khâu một cách nhanh chóng và đạt hiệu quả cao. Đối với
việc tiếp nhận văn bản, kiểm tra văn bản đến chính cán bộ văn thư của cơ quan
là người nhận, họ luôn có trách nhiệm với những văn bản đến, việc kiểm tra kỹ

21


lưỡng, tỉ mỉ. Việc bóc bì rất cẩn thận, không để cắt vào văn bản, thư từ… bên
trong. Những khâu đăng ký, trình, sao, chuyển giao và giải quyết được thực hiện
khá cẩn thận đặc biệt trong khâu đăng ký văn bản văn thư cơ quan rất chú trọng
và thực hiện khá kỹ lưỡng, tránh sai xót và nhầm lẫn.
d. Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
Lập hồ sơ là khâu nghiệp vụ cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng
trong công tác văn thư. Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan là sự kết
thúc của công tác văn thư nhưng là tiền đề cho công tác lưu trữ.
Như chúng ta đã biết, trong quá trình giải quyết công việc của một cơ
quan, công văn giấy tờ được sản sinh ra có hai loại, loại có giá trị để giải quyết
công việc trước mắt, loại sau khi giải quyết công việc xong cần giữ lại bảo quản
nhằm phục vụ nghiên cứu lâu dài, giữ gìn bí mật nội dung của tài liệu.
Qua quá trình kiến tập tôi thấy công tác lập hồ sơ ở UBND xã Tiên Tiến
đảm bảo yêu cầu, tài liệu trong hồ sơ có sự liên quan chặt chẽ với nhau. Văn bản
trong hồ sơ là văn bản gốc nên hồ sơ lập ra có giá trị nghiên cứu và có thể làm
bằng chứng pháp lý. Trong quá trình lập hồ sơ thì cán bộ văn thư cũng đã biên
mục đầy đủ bên trong và bên ngoài hồ sơ.
•

Biên mục hồ sơ:

-

Biên mục bên trong
+ Đánh số tờ
+ Ghi mục lục văn bản
+ Viết chứng từ kế thúc.

-

Biên mục bên ngoài
+ Viết bìa hồ sơ.

•

Bìa hồ sơ

•

Chứng từ kết thúc.
Ví dụ hồ sơ về việc nâng lương cho cán bộ công chức năm 2014gồm:
+ Biên bản họp hội đồng ngày 10/6/2014 về việc nâng lương cho cán bộ
công chức năm 2014.
+ Danh sách cán bộ đề nghị nâng lương đợt 1.
22


+ Quyết định nâng lương của từng cán bộ công chức.
+ Danh sách cán bộ đề nghị nâng lương đợt 2.
+ Quyết định nâng lương cho từng cán bộ công chức.
Theo đúng quy định sau khi đã kết thúc công việc của một năm, cán bộ
chuyên môn nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan và cán bộ lưu trữ tiến hành thu thập
bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan, công việc này được tiến hành theo quy
định.
Tuy nhiên do văn phòng UBND có một cán bộ văn thư lại kiêm nghiệm
công tác lưu trữ cho nên việc lưu trữ hồ sơ vẫn chưa được thực hiện tốt.
e. Công tác quản lý và sử dụng con dấu

Con dấu có vai trò quan trọng đối với việc ban hành văn bản, dấu đóng
vào văn bản nhằm thể hiện giá trị pháp lý của cơ quan, tổ chức, khẳng định tính
chân thực và hiệu lực pháp lý của văn bản do các cơ quan, tổ chức và chức danh
nhà nước ban hành. Đề phòng kẻ xấu làm giả mạo con dấu để phục vụ mục đích
tư thì văn thư cơ quan rất coi trọng việc quản lý con dấu.
Việc quản lý và sử dụng con dấu của UBND được thực hiện theo đúng
quy định hiện hành của Nhà nước. Cán bộ luôn tìm hiểu những quy định,
nguyên tắc mới nhất để sử dụng các loại con dấu.
Bộ phận văn thư của Xã chịu trách nhiệm quản lý và sử dụng các loại dấu
như: dấu cơ quan, dấu chức danh của Chủ Tịch, phó Chủ Tịch... Họ có nhiệm vụ
bảo quản, giữ dấu và chịu trách nhiệm trước pháp luật về con dấu. Việc quản lý
chặt chẽ, an toàn con dấu là yêu cầu bắt buộc của Văn thư
Theo như quy định, văn thư phải giữ con dấu cẩn thận tại cơ quan, không
được tự ý đem ra ngoài khi chưa dược phép bằng văn bản của người có thẩm
quyền . Trừ trường hợp thật cần thiết để giải quyết công việc ở xa trụ sở cơ quan
thì Văn thư có thể mang con dấu đi theo và phải chịu trách nhiệm về việc mang
con dấu ra khỏi cơ quan.
Con dấu được bảo quản trong tủ sắt, có khoá tốt. Khi làm việc, con dấu
được để bên trong, để trên bàn làm việc. Mỗi con dấu phải có ký hiệu rõ ràng
trong hộp để khi sử dụng không bị nhầm lẫn. Khi hết giờ làm việc thì con dấu
23


phải phải cất vào tủ khoá cẩn thận.
Văn thư cơ quan luôn bảo quản con dấu sạch sẽ để đóng dấu rõ ràng. Biện
pháp tốt nhất hàng ngày văn thư dùng bàn chải và dầu hoả làm vệ sinh con dấu.
Văn thư tự tay đóng dấu rất ngay ngắn, đúng màu mực, đúng thẩm quyền
ban hành. Đặc biệt là không đóng dấu khống chỉ và dùng dấu để sử dụng vào
mục đích cá nhân.
Nhận xét: Việc quản lý con dấu là yêu cầu bắt buộc của UBND, văn thư

cơ quan bảo quản cẩn thận, thường xuyên lau chùi, vệ sinh sạch sẽ. Con dấu
được quản lý và cất trong tủ tại cơ quan. Chính tay cán bộ văn thư đóng dấu lên
văn bản, chỉ giao cho người khác khi có văn bản của người có thẩm quyền.

24


CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN, TỔ
CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ
3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập
và kết quả đạt được
Công tác văn thư- lưu trữ là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo,
điều hành công việc của cơ quan, tổ chức; hiệu quả hoạt động quản lý của cơ
quan, tổ chức phụ thuộc vào công tác văn thư- lưu trữ làm tốt hay không tốt. Vì
vậy mà công tác Văn thư lưu trữ trong cơ quan, tổ chức ngày càng được quan
tâm, chú trọng nhiều hơn, đặc biệt là trong giai đoạn thực hiện công cuộc cải
cách hành chính Nhà nước hiện nay. Vì vậy trên thực tế hiện nay công tác văn
thư- lưu trữ là một trong những nhiệm vụ trọng tâm tập trung, góp phần không
nhỏ vào công cuộc đổi mới của đất nước.
Trong thời gian thực tập, em đã được vận dụng những lý thuyết đã học
vào thực tiễn và kết quả đạt được như sau:
•

Đối với văn bản đi:
Văn bản đi trước khi phát hành, em đã tiến hành theo trình tự các bước
theo quy định: sau khi văn bản đã được người có thẩm quyền ký, cán bộ văn thư
tiến hành vào sổ văn bản đi, ghi số, ký hiệu, ngày tháng năm ban hành văn bản,
sau đó cho sao, in, đóng dấu lên văn bản, đăng ký văn bản, đóng phong bì và
làm thủ tục chuyển phát văn bản đi, theo dõi việc chuyển phát văn bản, lưu, sắp
xếp văn bản đi để phục vụ khai thác và sử dụng bản lưu văn bản đi. Để quản lý

văn bản giấy tờ của cơ quan, đơn vị được tốt, tất cả các văn bản của cơ quan ban
hành ra phải đăng ký vào sổ để thuận tiện cho việc tra tìm được nhanh chóng,
chính xác.

• Đối với văn bản đến:
Em đã tiến hành theo trình tự nội dung tổ chức quản lý giải quyết văn bản
đến: Tiếp nhận và kiểm tra bì văn bản đến;Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến; Đăng
ký văn bản đến theo từng loại văn bản; Trình văn bản đến; Sao văn bản đến;
Chuyển giao văn bản đến; Giải quyết theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản
đến.
25