Công tác văn thư – lưu trữ của chi cục thi hành án dân sự quận hoàn kiếm

MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
A .PHẦN MỞ ĐẦU.............................................................................................1
B. PHẦN NỘI DUNG..........................................................................................3
Chương 1: Giới thiệu vài nét về Chi cục Thi hành án dân sự.........................3
quận Hoàn Kiếm.................................................................................................3
1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Chi cục Thi hành án dân sự quận Hoàn Kiếm................................3
1.1.1 Lịch sử hình thành, vị trí và chức năng của Chi cục Thi hành án
dân sự quận Hoàn Kiếm................................................................................3
1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn..............................................................3
1.1.3 Cơ cấu tổ chức............................................................................4
1.2 Tình hình tổ chức, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của Phòng Hành chính - Tổ chức của Chi cục Thi hành án dân sự
quận Hoàn Kiếm............................................................................................4
1.2.1. Chức năng.................................................................................4
1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn.............................................................5
1.2.2.1 Nhóm Tổng hợp:.....................................................................5
1.2.2.2 Nhóm Hành chính văn thư, lưu trữ:........................................6
1.2.2.3 Nhóm Lễ tân:...........................................................................6
1.2.2.4 Nhóm về tài chính-kế toán:.....................................................6
1.2.2.5 Nhóm dữ liệu, Thông tin và Thống kê thi hành án dân sự:.....9
1.2.2.6 Nhóm kho:.............................................................................10
1.2.3. Cơ cấu tổ chức.........................................................................10


Chương 2: Thực trạng Công tác Văn thư – Lưu trữ của Chi cục Thi hành
án dân sự quận Hoàn Kiếm..............................................................................11
2.1.1 Xây dựng, ban hành văn bản quy định về công tác văn thư, lưu
trữ.................................................................................................................11
2.1.2 Quản lý Phông Lưu trữ Chi cục Thi hành án dân sự quận Hoàn

Kiếm............................................................................................................12
2.1.3 Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa
học công nghệ trong công tác Văn thư – Lưu trữ của Chi cục Thi hành án
dân sự quận Hoàn Kiếm..............................................................................13
2.1.4 Đào tạo, bồi dưỡng nhân sự làm Văn thư – Lưu trữ, quản lý
công tác thi đua khen thưởng trong Công tác Văn thư – Lưu trữ................13
2.1.5 Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế Công
tác văn thư – Lưu trữ của cơ quan...............................................................14
2.2 Hoạt động nghiệp vụ...................................................................14
2.2.1 Thực tiễn Công tác Văn thư.....................................................14
2.2.1.1 Soạn thảo và ban hành văn bản.............................................15
2.2.1.2 Quản lý và giải quyết văn bản đi đến....................................15
2.2.1.3 Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ.....................................18
2.2.1.4 Quản lý và sử dụng con dấu..................................................18
2.2.2 Thực tiễn Công tác Lưu trữ......................................................19
2.2.2.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu........................................20
2.2.2.2 Công tác phân loại tài liệu lưu trữ.........................................20
2.2.2.3 Công tác xác định giá trị tài liệu...........................................20
2.2.2.4 Công tác Chỉnh lý tài liệu......................................................21


2.2.2.5 Công tác Thống kê và Xây dựng công cụ tra tìm Tài liệu lưu
trữ................................................................................................................22
2.2.2.6 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.........................................22
2.2.2.7 Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ..............23
Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại Chi cục Thi hành án dân sự quận
Hoàn Kiếm và một số đề xuất khuyến nghị....................................................24
3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập
và kết quả đạt được......................................................................................24
3.1.1 Về Công tác Văn thư...............................................................24

3.1.2 Về Công tác lưu trữ..................................................................25
3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư – Lưu
trữ của cơ quan............................................................................................25
3.2.1 Về Công tác Văn thư................................................................26
3.2.2 Về Công tác Lưu trữ.................................................................26
3.3 Một số khuyến nghị.....................................................................27
3.3.1 Đối với Chi cục Thi hành án dân sự quận Hoàn Kiếm............27
3.3.2 Đối với bộ môn văn thư, lưu trữ của Khoa, Trường................27
C. PHẦN KẾT LUẬN.......................................................................................29
PHỤ LỤC...........................................................................................................30


A .PHẦN MỞ ĐẦU
Lưu trữ Việt Nam có lịch sử mấy trăm năm hình thành và phát triển. Cách
Mạng tháng Tám thành công, nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà ra đời. Trong
những năm đầu xây dựng nhà nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà, Đảng và Chủ
tịch Hồ Chí Minh đã rất chú trọng đến công tác Văn thư, Lưu trữ. Sớm nhận
thức được tầm quan trọng của công tác Văn thư, Lưu trữ, ngày 08/9/1945 Bộ
trưởng Bộ Nội vụ Võ Nguyên Giáp đã ký sắc lệnh thành lập và bổ nhiệm Chi
Cục trưởng Nha Lưu trữ Công văn và Thư viện toàn quốc. Cho đến nay, công
tác Văn thư, Lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp được quan tâm, chú
trọng và đặt lên vị trí hàng đầu.
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác Văn thư, Lưu trữ của các cơ
quan, tổ chức, doanh nghiệp, Khoa Văn thư – Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ
Hà Nội đã và đang đào tạo nguồn nhân lực có trình độ về Văn thư, Lưu trữ có
chất lượng, đáp ứng nhu cầu của xã hội. Đặc biệt với mục đích học đi đôi với
hành, hằng năm Khoa Văn thư - Lưu trữ thường xuyên tổ chức cho sinh viên
năm cuối đi thực tập nhằm mục đích:
Thứ nhất là giúp cho sinh viên củng cố kiến thức đã được trang bị đồng
thời từng bước gắn học với hành, lý luận gắn với thực tiễn.

Thứ hai là giúp cho sinh viên làm quen và tăng cường kỹ năng ngành
nghề, năng lực chuyên môn đã được đào tạo.
Thứ ba là giúp sinh viên hệ thống hóa và tăng cường củng cố những kiến
thức cơ bản thuộc chuyên ngành.
Thực hiện kế hoạch đào tạo của Hiệu trưởng trường Đại học Nội vụ Hà
Nội đối với Lớp Cao đẳng liên thông Văn thư – Lưu trữ (1512VTLA), hệ chính
quy, khóa học 2015-2017. Được sự giới thiệu của nhà trường, nhận được sự
đồng ý của Chi Cục thi hành án dân sự quận Hoàn Kiếm, em đã có điều kiện
thực tập, tìm hiểu các tình hình thực tế khi thực hiện các nghiệp vụ về công tác
Văn thư, Lưu trữ của Chi Cục thi hành án dân sự quận Hoàn Kiếm từ ngày
15/05/2017 đến 16/05/2017. Trong thời gian thực tập, em luôn cố gắng thực hiện
tốt nội quy, quy chế làm việc của Chi cục cũng như kế hoạch đào tạo của nhà
1


trường đề ra. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện các nghiệp vụ, do bước đầu
tiếp xúc với khối tài liệu lớn nên bản thân em không tránh khỏi những sự bỡ
ngỡ, lúng túng trong công việc, chưa xử lý nhanh nhạy giữa lý thuyết và thực
hành.
Trong suốt quá trình thực tập tại Chi cục Thi hành án dân sự quận Hoàn
Kiếm em luôn nhận được sự hướng dẫn, chỉ bảo, giúp đỡ tận tình của Chi Cục
trưởng và cán bộ, công chức, viên chức đang công tác tại Chi cục Thi hành án
dân sự quận Hoàn Kiếm. Qua đây, cho em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới tập
thể Thầy, Cô khoa Văn thư – Lưu trữ; Chi Cục trưởng và tập thể cán bộ, công
chức, viên chức công tác tại Chi cục Thi hành án dân sự quận Hoàn Kiếm đã tạo
điều kiện để em hoàn thành tốt đợt thực tập này.
Do thời gian thực tập có hạn, sự hiểu biết về nghiệp vụ còn hạn chế nên
“Báo cáo thực tập” của em cũng không tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong
nhận được sự đóng góp ý kiến của các Thầy, Cô giáo để bài báo cáo của em
được hoàn chỉnh hơn.

Em xin chân thành cảm ơn./.
Hà Nội, ngày 15 tháng 6 năm 2017
Sinh viên

Lâm Thị Hà

2


B. PHẦN NỘI DUNG
Chương 1: Giới thiệu vài nét về Chi cục Thi hành án dân sự
quận Hoàn Kiếm
1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Chi cục Thi hành án dân sự quận Hoàn Kiếm.
1.1.1 Lịch sử hình thành, vị trí và chức năng của Chi cục Thi hành án
dân sự quận Hoàn Kiếm
Chi cục Thi hành án dân sự quận Hoàn kiếm được thành lập theo Quyết
định số 2393/QĐ-BTP ngày 04.11.2009 của Bộ Tư pháp về việc thành lập Chi
cục Thi hành án dân sự quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội.
Chi cục Thi hành án dân sự quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội là cơ
quan trực thuộc Cục Thi hành án dân sự thành phố Hà Nội, thực hiện nhiệm vụ
thi hành án dân sự và thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của
pháp luật.
Chi cục Thi hành án dân sự quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội chịu sự
chỉ đạo của Ủy ban nhân dân quận Hoàn Kiếm. Chi cục Thi hành án quận Hoàn
Kiếm có tư cách pháp nhân, con dấu hình Quốc huy, tài khoản riêng và trụ sở tại
quận Hoàn Kiếm, thành phố hà Nội
1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn
- Trực tiếp tổ chức thi hành các bản án, quyết định theo quy định của pháp
luật;

- Giải quyết khiếu nại, tố cáo về thi hành án dân sự thuộc thẩm quyền của
Chi cục;
- Thực hiện quản lý công chức, cơ sở vật chất, kinh phí và phương tiện
hoạt động được giao theo sự chỉ dẫn, chỉ đạo của cơ quan thi hành án cấp tỉnh;
- Thực hiện chế độ thống kê, báo cáo công tác tổ chức, hoạt động thi hành
án theo quy định của pháp luật và hướng dẫn của cơ quan thi hành án dân sự cấp
tỉnh;
- Lập hồ sơ đề nghị xét miễn, giảm nghĩa vụ thi hành án dân sự;
- Giúp Ủy ban nhân dân cùng cấp thực hiện, nhiệm vụ, quyền hạn theo
3


quy định của pháp luật;
- Báo cáo công tác thi hành án dân sự trước Hội đồng nhân dân, Ủy ban
nhân dân theo quy định của pháp luật; báo cáo Tòa án về kết quả thi hành bản
án, quyết định khi có yêu cầu.
1.1.3 Cơ cấu tổ chức
- Chi cục Thi hành án dân sự quận Hoàn Kiếm có Chi cục trưởng và
không quá 03 Chi cục phó.
- Các phòng ban gồm có:
+ Phòng Kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo: Giúp Chi cục trưởng Chi
cục Thi hành án dân sự quận Hoàn Kiếm thực hiện công tác kiểm tra, giải quyết
khiếu nại, tố cáo về thi hành án dân sự về thi hành án dân sự thuộc thẩm quyền.
+ Phòng Hành chính – Tổ chức: Giúp Chi cục trưởng Chi cục Thi hành án
dân sự quận Hoàn Kiếm tổng hợp, thống kê thi hành án dân sự, hành chính quản
trị, quản lý tang vật.
+ Phòng Tổ chức cán bộ: Tham mưu giúp Chi cục trưởng Chi cục Thi
hành án dân sự quận Hoàn Kiếm thực hiện chức năng quản lý về tổ chức cán bộ
của ngành; công tác bảo vệ chính trị nội bộ, công tác phòng ngừa, đấu tranh
chống tham nhũng, công tác cải cách hành chính, thi đua khen thưởng.

+ Phòng Nghiệp vụ và tổ chức thi hành án: Giúp Chi cục trưởng Chi cục
Thi hành án dân sự quận Hoàn Kiếm trong công tác hướng dẫn, chỉ đạo nghiệp
vụ và tổ chức thi hành các bản án thuộc thẩm quyền của Chi cục.
+ Phòng Tài chính, kế toán: Giúp Chi cục trưởng Chi cục Thi hành án dân
sự quận Hoàn Kiếm trong công tác kế hoạch, tài chính; quản lý sử dụng tài sản
nhà nước.
1.2 Tình hình tổ chức, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của Phòng Hành chính - Tổ chức của Chi cục Thi hành án dân sự
quận Hoàn Kiếm
1.2.1. Chức năng
Phòng Hành chính – Tổ chức là đơn vị cấp phòng trực thuộc Chi cục Thi
hành án dân sự quận Hoàn Kiếm, có chức năng tham mưu, giúp Chi cục trưởng
4


Cục Thi hành án dân sự quận Hoàn Kiếm lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành và quản
lý các hoạt động của Chi cục thi hành án dân như tổ chức thực hiện công tác
tổng hợp; hành chính văn thư, lưu trữ; lễ tân; tài chính-kế toán; quản trị; dữ liệu,
thông tin và thống kê thi hành án dân sự; quản lý kho tang tài vật và các nhiệm
vụ khác theo sự phân công của Chi cục trưởng Chi cục Thi hành án dân sự tỉnh
và theo quy định của pháp luật.
1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn
1.2.2.1 Nhóm Tổng hợp:
+ Xây dựng, trình Chi cục trưởng quyết định chương trình, kế hoạch công
tác năm; chương trình, kế hoạch công tác quý và tháng của Chi cục, ngành Thi
hành án dân sự; kế hoạch kiểm tra của Chi cục; chương trình, kế hoạch làm việc
của Lãnh đạo Chi cục Thi hành án dân sự;
+ Theo dõi, đôn đốc việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, kế
hoạch kiểm tra và việc xây dựng văn bản, đề án của Chi cục; tổng hợp kết quả
thực hiện kế hoạch, chương trình công tác của Chi cục, ngành Thi hành án dân

sự địa phương; kiến nghị các giải pháp bảo đảm thực hiện chương trình, kế
hoạch công tác của Chi cục, ngành;
+ Xây dựng dự thảo báo cáo Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân về thi
hành án dân sự; báo cáo, sơ kết, tổng kết định kỳ và đột xuất về việc thực hiện
nhiệm vụ của Chi cục, ngành Thi hành án dân sự theo quy định của pháp luật (kể
cả báo cáo phục vụ giao ban của Lãnh đạo Chi cục hàng tuần, tháng; báo cáo
công tác tháng, báo cáo quý và báo cáo hàng năm ...) và chỉ đạo của Chi cục
trưởng;
+ Thông báo ý kiến kết luận, chỉ đạo của lãnh đạo Chi cục đến các Phòng,
cá nhân có liên quan và theo dõi, đôn đốc việc thực hiện ý kiến kết luận, chỉ đạo
đó; theo dõi, điều phối lịch làm việc của Lãnh đạo Chi cục Thi hành án dân sự;
+ Thực hiện nhiệm vụ người phát ngôn của Chi cục theo quy định của
pháp luật; điểm tin báo chí hàng ngày phục vụ công tác quản lý, điều hành của
lãnh đạo Chi cục.
+ Làm đầu mối tiếp nhận thông tin, duy trì quan hệ giữa Chi cục với các
5


cơ quan cấp trên, các đơn vị thuộc Tổng cục, Cục, cơ quan thi hành án dân sự
địa phương và các cơ quan, tổ chức khác.
+ Sơ kết, tổng kết; thực hiện chế độ báo cáo, thống kê về các lĩnh vực
công tác của phòng Hành chính – Tổ chức trong hệ thống các cơ quan thi hành
án dân sự toàn quốc theo quy chế của Ngành, địa phương và theo quy định của
pháp luật.
+ Phối hợp với các cơ quan liên quan thực hiện việc chỉ đạo, kiểm tra, đôn
đốc đối với các đơn vị thuộc Chi cục Thi hành án dân sự về lĩnh vực công tác
hành chính theo quy định của pháp luật, Quy chế làm việc của Chi cục và chỉ
đạo của Chi cục trưởng.
1.2.2.2 Nhóm Hành chính văn thư, lưu trữ:
+ Tổ chức thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, thông tin liên

lạc và bảo mật thông tin, tài liệu trong cơ quan Chi cục theo quy định của pháp
luật, của Bộ Tư pháp, Tổng cục và Cục.
+ Hướng dẫn việc thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ của các
đơn vị thuộc Chi cục.
1.2.2.3 Nhóm Lễ tân:
Thực hiện công tác lễ tân trong cơ quan Chi cục, phối hợp đón tiếp các
đoàn; tổ chức và phối hợp tổ chức các sự kiện, hội nghị, hội thảo cấp Tổng cục,
Cục, ngành Thi hành án dân sự; sắp xếp, bố trí địa điểm họp cho các đơn vị
thuộc Tổng cục.
1.2.2.4 Nhóm về tài chính-kế toán:
- Tổ chức triển khai thực hiện chủ trương, chính sách, biện pháp, chiến
lược, quy hoạch, kế hoạch và quy định của pháp luật về kế hoạch-tài chính trong
các đơn vị dự toán trực thuộc Chi cục sau khi được ban hành;
+ Chủ trì hoặc phối hợp trong việc xây dựng kế hoạch, triển khai thực
hiện kế hoạch tập huấn nghiệp vụ, bồi dưỡng kiến thức pháp luật về kế hoạch-tài
chính;
+ Nắm bắt tình hình thực hiện các quy định của pháp luật về kế hoạch-tài
chính trong thi hành án dân sự để kịp thời đề xuất với Lãnh đạo Chi cục các biện
6


pháp tổ chức thực hiện có hiệu quả các văn bản quy phạm pháp luật có liên
quan.
- Hướng dẫn, giải đáp những vấn đề về nghiệp vụ kế hoạch-tài chính đối
với các đơn vị dự toán trực thuộc.
- Về công tác quản lý ngân sách, kinh phí:
+ Quản lý nguồn kinh phí nhà nước giao, nguồn kinh phí nước ngoài tài
trợ (nếu có), các nguồn kinh phí khác và thực hiện công tác kế toán-tài chính
theo phân cấp và quy định của pháp luật.
+ Hướng dẫn các đơn vị dự toán trực thuộc xây dựng dự toán thu, chi

ngân sách hàng năm; thu phí thi hành án; xem xét, kiểm tra, xử lý và tổng hợp
dự toán thu, chi ngân sách hàng năm của các đơn vị trực thuộc; bảo vệ dự toán
ngân sách năm của Ngành với các cơ quan nhà nước hữu quan theo quy định.
+ Căn cứ kết quả thẩm định của cấp có thẩm quyền đối với phương án
phân bổ ngân sách cho các dự án, các đơn vị dự toán, trình Chi cục trưởng ký
quyết định giao dự toán ngân sách nhà nước cho các đơn vị dự toán thuộc Chi
cục quản lý để triển khai thực hiện trong năm kế hoạch.
+ Trình Chi cục trưởng hoặc cấp có thẩm quyền điều chỉnh dự toán ngân
sách đã được phân bổ và giao dự toán bổ sung cho các đơn vị dự toán thuộc Chi
cục quản lý theo quy định.
+ Hướng dẫn, kiểm tra, theo dõi, đôn đốc và tổng hợp thình hình thực
hiện dự toán thu, chi ngân sách được giao đối với các đơn vị dự toán thuộc Chi
cục quản lý theo quy định.
+ Tổ chức thẩm định, kiểm tra, xét duyệt quyết toán ngân sách hàng năm
đối với các đơn vị dự toán thuộc Chi cục; tổng hợp, lập quyết toán ngân sách
của, Chi cục gửi Tổng cục, Cục và cơ quan có liên quan theo quy định của pháp
luật.
+ Thực hiện quản lý vốn, kinh phí thuộc ngân sách nhà nước giao cho Chi
cục bao gồm: kinh phí thường xuyên (kinh phí chi quản lý nhà nước, đào tạo,
các dự án, các chương trình, đề án); vốn đầu tư phát triển (vốn đầu tư phát triển
cho ngành, lĩnh vực, vốn đấu tư xây dựng cơ bản và các nguồn vốn, nguồn kinh
7


phí khác).
+ Kiểm tra, giám sát các hoạt động về quản lý tài chính đối với các đơn vị
dự toán thuộc Chi cục theo quy định.
+ Hướng dẫn, phối hợp các đơn vị dự toán trực thuộc Chi cục phân tích,
đánh giá hiệu quả sử dụng vốn, kinh phí, ngân sách nhà nước cấp và các nguồn
tài chính hợp pháp khác cho hoạt động thường xuyên của các đơn vị và của

ngành.
+ Trình Chi cục trưởng quyết định hoặc cấp có thẩm quyền quyết định
tạm ngừng hoặc đình chỉ cấp kinh phí đối với các đơn vị dự toán không chấp
hành quy định của pháp luật về lập và chấp hành quyết toán ngân sách; xuất toán
và thu hồi nộp ngân sách nhà nước số tiền đã chi sai chế độ, chính sách nhà
nước đã quy định.
- Về công tác quản lý đầu tư:
+ Giúp Chi cục trưởng quản lý công tác đầu tư phát triển của ngành theo
quy định của pháp luật; hướng dẫn thực hiện các quy định của pháp luật về đầu
tư phát triển đối với các đơn vị dự toán trực thuộc.
+ Hướng dẫn các đơn vị dự toán trực thuộc lập quy hoạch, kế hoạch đầu
tư phát triển ngắn hạn, dài hạn; tổng hợp, trình Chi cục trưởng hoặc cấp có thẩm
quyền quyết định quy hoạch, kế hoạch đầu tư phát triển của ngành.
+ Trình Chi cục trưởng hoặc cấp có thẩm quyền phê duyệt kế hoạch các
nguồn vốn đầu tư phát triển theo danh mục dự án của các đơn vị dự toán theo
quy định.
+ Kiểm tra, giám sát các hoạt động về quản lý đầu tư xây dựng cơ bản đối
với các đơn vị dự toán thuộc Chi cục theo quy định.
+ Tổng hợp, đánh giá hiệu quả công tác đầu tư; kiến nghị thực hiện các
giải pháp để tăng cường quản lý, chống thất thoát, lãng phí trong đầu tư xây
dựng và các chương trình mục tiêu nhằm nâng cao hiệu quả vốn đầu tư của Chi
cục.
+ Đề xuất với Chi cục trưởng kiến nghị cấp có thẩm quyền đình chỉ thi
công, yêu cầu các đơn vị có liên quan đình chỉ cấp vốn đầu tư xây dựng đối với
8


các dự án vi phạm các quy định về quản lý đầu tư xây dựng.
- Về công tác quản lý tài sản:
+ Báo cáo cấp có thẩm quyền quyết định việc thu hồi, điều chuyển, bán,

thanh lý tài sản nhà nước theo quy định của pháp luật và theo phân cấp quản lý.
+ Thẩm định, trình Chi cục trưởng ký quyết định phê duyệt kế hoạch mua
mới, thay thế. Bảo dưỡng, bảo trì, sửa chữa tài sản, trang thiết bị, phương tiện
làm việc phục vụ hoạt động của các đơn vị dự toán trực thuộc Chi cục theo chế
độ, tiêu chuẩn, định mức do cơ quan có thẩm quyền quy định và phân cấp quản
lý.
+ Trình Chi cục trưởng hoặc cấp có thẩm quyền kế hoạch mua sắm tập
trung (nếu có), mua sắm tài sản theo đề án được Bộ, Tổng cục, Cục phê duyệt,
các dự án chiến lược mang tính tổng thể có liên quan đến hoạt động của nhiều
đơn vị dự toán ở địa phương.
+ Hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra các đơn vị dự toán thuộc Chi cục thực
hiện chế độ báo cáo tình hình quản lý, sử dụng tài sản nhà nước; cập nhật thông
tin của tài sản phải báo cáo kê khai vào cơ sở dữ liệu về tài sản nhà nước; quản
lý, lưu trữ kết quả báo cáo kê khai; xác nhận thông tin về tài sản và việc chấp
hành chế độ báo cáo kê khai của các đơn vị thuộc Chi cục quản lý theo yêu cầu
của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
- Thực hiện nhiệm vụ quản lý, chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện
kế toán nghiệp vụ thi hành án đối với Chi cục Thi hành án dân sự.
1.2.2.5 Nhóm dữ liệu, Thông tin và Thống kê thi hành án dân sự:
+ Có chức năng tham mưu, giúp Chi cục trưởng thực hiện các nhiệm vụ
liên quan đến chế độ thống kê, báo cáo thống kê trong thi hành án dân sự và cơ
chế, số liệu thống kê trong ngành thi hành án dân sự; hướng dẫn lập kế hoạch tổ
chức thi hành án dân sự; tham mưu giúp Chi cục trưởng quyết định giao chỉ tiêu
nhiệm vụ cho các cơ quan thi hành án dân sự trực thuộc; hướng dẫn việc giao
chỉ tiêu cho các địa phương; theo dõi, kiểm tra và đôn đốc việc thực hiện nhiệm
vụ chỉ tiêu cho các cơ quan thi hành án dân sự.
+ Triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong ngành thi hành án dân sự
9

tại địa phương và phối hợp với các cơ quan, đơn vị hữu quan xây dựng các phần
mềm phục vụ hoạt động thi hành án dân sự; thẩm định các dự án mua sắm máy
tính và các thiết bị văn phòng.
1.2.2.6 Nhóm kho:
Thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến xuất, nhập, trích xuất tang vật, tài
sản tạm giữ để phục vụ cho quá trình xét xử của Tòa án và quá trình thi hành án
theo quy định của pháp luật.
1.2.3. Cơ cấu tổ chức
Phòng Hành chính – Tổ chức thuộc Chi cục Thi hành án dân sự quận
Hoàn Kiếm gồm có các bộ phận:
- Bộ phận Văn thư;
- Bộ phận Lưu trữ;
- Bộ phận Quản trị thiết bị;
- Bộ phận Lễ tân;
- Bộ phận Tài chính, Kế toán.

10


Chương 2: Thực trạng Công tác Văn thư – Lưu trữ của Chi cục Thi hành
án dân sự quận Hoàn Kiếm
Trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức ngoài hoạt động nghiệp
vụ thì hoạt động quản lý đóng vai trò quan trọng, được ví như kim chỉ nam của
Công tác Văn thư – Lưu trữ trong cơ quan. Vì vậy, các cơ quan, tổ chức nói
chung và Chi cục Thi hành án dân sự quận Hoàn Kiếm nói riêng luôn quan tâm
và chú trọng hoạt động quản lý song song với hoạt động nghiệp vụ.
2.1.1 Xây dựng, ban hành văn bản quy định về công tác văn thư, lưu
trữ
Công tác Văn thư của Chi cục Thi hành án dân sự quận Hoàn Kiếm chịu
sự quản lý trực tiếp của Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức. Trưởng phòng

Hành chính - Tổ chức là người tham mưu, giúp việc cho Chi Cục trưởng, điều
hành mọi hoạt động của Chi cục. Bên cạnh đó, Trưởng phòng Hành chính – Tổ
chức còn theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, hướng dẫn các cán bộ làm công tác Văn
thư các nghiệp vụ thuộc phạm vi, quyền hạn của mình.
Ngay từ khi thành lập, Công tác Văn thư của Chi cục Thi hành án dân sự
quận Hoàn Kiếm đã được quan tâm, chú trọng và đặt lên hàng đầu. Vì bộ phận
Văn thư cơ quan được ví như cả bộ mặt của cơ quan. Nếu làm tốt Công tác Văn
thư thì các hoạt động của Chi cục mới thực hiện tốt. Do vậy, việc quản lý, hướng
dẫn và thực hiện luôn gắn với các Văn bản Quy phạm pháp luật, các Văn bản
hướng dẫn chỉ đạo nghiệp vụ về Công tác Văn thư của Chính phủ, Bộ Nội vụ,
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước như:
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về Công
tác văn thư;
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ, Nghị
định sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08
tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội
vụ, Thông tư hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội
11


vụ, Thông tư hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào
lưu trữ…
Ngoài các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Chính phủ, Bộ Nội vụ, Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước, để công tác văn thư đi vào nề nếp, thống nhất
trong các khâu nghiệp vụ, từ khi thành lập cho đến nay Chi cục thi hành án dân
sự quận Hoàn Kiếm còn ban hành các văn bản quy định cụ thể về Công tác văn
thư của Chi cục như:
- Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ của Chi cục Thi hành án dân sự

quận Hoàn Kiếm.
Đối với các văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ, Chi cục Thi hành án dân
sự quận Hoàn Kiếm luôn thực hiện theo đúng các văn bản chỉ đạo của nhà nước:
- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13.
- Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/12/2004 của Cục Văn thư
và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính.
- Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 của Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn tiêu huỷ tài liệu hết giá trị
- Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
về việc ban hành Quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy” theo tiêu chuẩn ISO
9001:2000…
Hằng năm, Chi Cục trưởng Chi cục còn tổ chức cho cán bộ Văn thư, Lưu
trữ tham gia tập huấn nghiệp vụ trong công tác lưu trữ, chỉ đạo thực hiện các văn
bản chỉ đạo nên công tác Lưu trữ sớm đi vào nề nếp và có chất lượng, hiệu quả.
2.1.2 Quản lý Phông Lưu trữ Chi cục Thi hành án dân sự quận Hoàn
Kiếm
Sau khi kết thúc công việc, các đơn vị Phòng, ban thuộc Chi cục lập hồ sơ
và nộp toàn bộ văn bản, tài liệu cho Lưu trữ cơ quan. Cán bộ Lưu trữ kiểm tra
tài liệu, làm thủ tục rồi chuyển toàn bộ vào Kho Lưu trữ tại phòng 301A. Hồ sơ,
tài liệu được quản lý tập trung thống nhất, tránh tình trạng thất lạc, mất mát tài
liệu của cơ quan.

12


2.1.3 Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa
học công nghệ trong công tác Văn thư – Lưu trữ của Chi cục Thi hành án
dân sự quận Hoàn Kiếm
Có thể nói, Công tác Văn thư – Lưu trữ là một trong những công việc
quan trọng của cơ quan tổ chức nói chung và Chi cục thi hành án dân sự quận

Hoàn Kiếm nói riêng. Làm tốt công tác Văn thư – Lưu trữ thì mọi công việc của
cơ quan mới ổn định được. Đồng thời, Chi cục Thi hành án dân sự quận Hoàn
Kiếm là một tổ chức thực hiện hoạt động Văn thư, Lưu trữ nên hơn bao giờ hết
hoạt động nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học vào Công
tác Văn thư – Lưu trữ ngày càng được chú trọng. Hay đơn giản hơn, việc ứng
dụng các thành tựu khoa học công nghệ được Chi cục Thi hành án dân sự quận
Hoàn Kiếm thực hiện trong việc áp dụng các tiêu chuẩn bìa, cặp, hộp, giá đựng
tài liệu theo tiêu chuẩn của Bộ Khoa học và Công nghệ. Nhờ việc ứng dụng các
thành tựu khoa học và Công nghệ nên Cán bộ làm Công tác Văn thư – Lưu trữ
của cơ quan luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ của cấp trên giao phó.
2.1.4 Đào tạo, bồi dưỡng nhân sự làm Văn thư – Lưu trữ, quản lý
công tác thi đua khen thưởng trong Công tác Văn thư – Lưu trữ
Công tác Văn thư Lưu trữ của Chi cục Thi hành án dân sự quận Hoàn
Kiếm do hai cán bộ làm công tác kiêm nhiệm cả Văn thư và Lưu trữ. Hai cán bộ
đều tốt nghiệp chuyện ngành Văn thư – Lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội nên nắm vững các khâu nghiệp vụ cơ bản của Công tác Văn thư – Lưu trữ.
Trong quá trình làm việc, hai cán bộ trẻ luôn chịu khó tìm tòi, học hỏi, bổ sung
thêm các văn bản mới hướng dẫn về Công tác Văn thư và Lưu trữ theo đúng quy
định của Nhà nước. Đồng thời, Chi cục Thi hành án dân sự quận Hoàn Kiếm là
một tổ chức thực hiện hoạt động Văn thư, lưu trữ của cơ quan đòi hỏi phải tuyển
dụng đúng vị trí đào tạo là chuyên ngành Văn thư, Lưu trữ. Hằng năm, các cán
bộ làm công tác Văn thư, Lưu trữ tại Chi cục cũng được tập huấn, bồi dưỡng
nghiệp vụ. Năm 2016, Bộ phân Văn thư đã được cơ quan tặng Giấy khen về việc
hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ.

13


2.1.5 Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế Công
tác văn thư – Lưu trữ của cơ quan

Để nắm bắt tình hình, thực tế công tác Văn thư – Lưu trữ của Chi cục Thi
hành án dân sự quận Hoàn Kiếm, hằng năm vẫn có bộ phận thanh tra của Chi
Cục Văn thư và Lưu trữ thành phố Hà Nội đến kiểm tra tình hình thực hiện các
nghiệp vụ về Văn thư, Lưu trữ của Chi cục. Qua mỗi lần kiểm tra, các cán bộ
Văn thư, lưu trữ của Chi cục rút ra được bài học và có nhiều kinh nghiệm hơn
trong công việc. Bên cạnh đó, tài liệu sản sinh của Chi cục thi hành án dân sự
quận Hoàn Kiếm phản ánh đúng chức năng và nhiệm vụ của cơ quan nên số tài
liệu sản sinh ra có giá trị vô cùng lớn. Vì thế, đối với những trường hợp làm mất
mát, thất lạc tài liệu của cơ quan đều bị xử lý theo quy định của Pháp luật và đặc
biệt là theo Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 – Văn bản Luật có giá trị pháp lý cao
nhất của ngành Lưu trữ.
2.2 Hoạt động nghiệp vụ
2.2.1 Thực tiễn Công tác Văn thư
Chi cục Thi hành án dân sự quận Hòa Kiếm là cơ quan thực hiện nhiệm
vụ chủ yếu là thực thi pháp luật, thi hành các bản án dân sự. Do vậy, công tác
Văn thư của cơ quan được chỉ đạo một cách chặt chẽ. Hồ sơ tiếp nhận chủ yếu là
các vụ án dân sự nên quá trình xử lý văn bản đi, đến phải tập trung, thống nhất
và thực hiện nhanh chóng, chính xác, bí mật theo quy định của Nhà nước.
Thực tế, Chi cục Thi hành án dân sự quận Hòa Kiếm áp dụng hình thức
văn thư tập trung. Mọi văn bản đến và văn bản đi đều tập trung tại Văn thư cơ
quan để làm thủ tục đăng kí. Sau khi làm thủ tục đăng kí văn bản vào phần mềm
quản lý văn bản đi đến, cán bộ Văn thư sẽ trình lên lãnh đạo Chi cục Thi hành án
dân sự quận Hòan Kiếm cho ý kiến chỉ đạo và cuối cùng sẽ nhân bản để chuyển
giao tới các đơn vị có trách nhiệm giải quyết. Ngoài hai cán bộ chuyên trách về
Văn thư cơ quan thì các Phòng, đơn vị của Chi cục không có Văn thư riêng.
Có thể nói, các cán bộ làm công tác văn thư đều là những cán bộ trẻ, có
năng lực và phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, say mê với công việc, giải quyết
công việc rất linh hoạt và luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
14

2.2.1.1 Soạn thảo và ban hành văn bản
Các văn bản của Chi cục được soạn thảo, ban hành rất được chú trọng về
hình thức và nội dung, thực hiện đúng theo tinh thần của Thông tư 01/2011/TTBNV ngày 19/01/2011của Bộ Nội vụ, Thông tư hướng dẫn thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản hành chính. Một điều quan trọng hơn có thể thấy, Chi cục Thi
hành án dân sự quận Hòa Kiếm không có thẩm ban hành các văn bản quy phạm
pháp luật mà căn cứ theo thẩm quyền thì Chi cục chỉ có thể ban hành các loại
văn bản hành chính thông thường như: Quyết định (cá biệt), chương trình, kế
hoạch, thông báo, tờ trình, biên bản, công văn, báo cáo…
Hiện nay, các văn bản liên quan đến đơn vị nào thì đơn vị đó soạn thảo,
sau đó trình lên Chi Cục phó xem xét bản thảo, sửa những sai sót và ký nháy vào
văn bản. Tiếp theo, văn bản được chuyển xuống cho văn thư đánh máy, in ra
thành văn bản rồi chuyển lại cho đơn vị soạn thảo kiểm tra lại. Văn bản sau khi
được đơn vị kiểm tra lại sẽ được chuyển đến Trưởng phòng Hành chính- Tổ
chức kiểm lại một lần cuối cùng rồi trình lên người có thẩm quyền ký văn bản.
Văn bản có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền, Cán bộ Văn thư sẽ photo ít
nhất 03 bản (01 bản gửi cho cơ quan, đơn vị hoặc người nhận, 01 bản lưu ở văn
thư và còn lại 01 bản gửi lại cho đơn vị soạn thảo để lập hồ sơ) và đóng dấu.
Bước cuối cùng là cán bộ văn thư sẽ làm thủ tục chuyển giao văn bản.
2.2.1.2 Quản lý và giải quyết văn bản đi đến
Công tác quản lý văn bản đi, đến của Chi cục Thi hành án dân sự quận
Hòa Kiếm được thực theo đúng tinh thần Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22
tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ, Thông tư hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ
sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ.
a. Quản lý và giải quyết văn bản đi
- Trước hết, các văn bản đi sẽ được cán bộ văn thư của Chi cục kiểm tra
lại thể thức, hình thức và kĩ thuật soạn thảo văn bản.
- Ghi số; ngày tháng năm cho văn bản đi. Mỗi một văn bản đi đều được
đánh một số liên tiếp bằng chữ số Ả Rập. Ngày tháng văn bản được đánh theo
ngày tháng thực tế và theo quy định của Thông tư 01/2011/TT-BNV.

15


- Đăng kí văn bản đi: Việc đăng kí văn bản đi được thực hiện vào phần
mềm quản lý văn bản và điều hành của Chi cục. Cán bộ văn thư nhập các dữ
liệu: số, ký hiệu của văn bản; ngày tháng văn bản; tên loại và trích yếu nội dung
văn bản; người ký; nơi nhận văn bản; đơn vị, người nhận bản lưu; số lượng bản
và những điểm đáng chú ý khác (nếu có) vào phần mềm quản lý văn bản đi. Do
số lượng văn bản đi hàng năm của Chi cục không nhiều và nhất là số lượng văn
bản mật đi rất ít nên văn thư đã đăng ký chung cả văn bản đi thường và văn bản
đi mật vào phần mềm quản lý văn bản và điều hành. Sau một năm sẽ in thành
quyển và lưu lại.
- Sau khi đăng kí văn bản đi, cán bộ văn thư sẽ làm thủ tục nhân bản,
đóng dấu cơ quan và các loại dấu mật, khẩn nếu có.
- Làm thủ tục phát hành và chuyển giao văn bản đi: Căn cứ vào độ dày,
kích thước của văn bản để lựa chọn mẫu bì cho phù hợp với văn bản. Mẫu bì
được in sẵn, có logo của Chi cục Thi hành án dân sự quận Hoàn Kiếm và số điện
thoại trên bì. Hiện tại, Chi cục có hai loại sổ chuyển giao văn bản đi. Một sổ
chuyển giao văn bản đi tới Ban lãnh đạo, đơn vị và cá nhân trong cơ quan. Một
quyển sổ chuyển giao văn bản đi tới các cơ quan, đơn vị giao dịch. Chi cục
không lập sổ chuyển giao văn bản qua đường bưu điện. Đối với các văn bản
khẩn được đóng dấu theo quy định.
- Lưu văn bản đi: Mỗi văn bản đi lưu 02 bản (01 bản lưu tại Văn thư và 01
bản lưu tại đơn vị soạn thảo để lập hồ sơ.
b. Quản lý và giải quyết văn bản đến
Theo nguyên tắc, toàn bộ các văn bản gửi đến Chi cục Thi hành án dân sự
quận Hoàn Kiếm đều phải tập trung ở bộ phân Văn thư để làm thủ tục đăng kí
sau đó mới chuyển giao đến các đơn vị có trách nhiệm giải quyết. Quy trình
quản lý và giải quyết văn bản đến như sau:
- Tiếp nhận, kiểm tra văn bản đến: Khi văn bản được gửi đến cơ quan cán

bộ văn thư kiểm tra xem văn bản đã gửi đúng Chi cục hay không (nếu không
đúng cán bộ văn thư phải gửi lại hoặc báo người có thẩm quyền xem xét, cho ý
kiến). Bên cạnh đó, cán bộ văn thư còn kiểm tra mức độ an toàn của văn bản
16


xem bì văn bản có bị rách, mất hoặc gửi chậm văn bản phải báo ngay cho người
có thẩm quyền xem xét và cho ý kiến.
- Phân loại, bóc bì văn bản: việc phân loại, bóc bì, đóng dấu đến, ghi số
đến, ngày đến được thực hiện theo đúng quy định của nhà nước. Việc phân loại
được thực hiện rất khoa học. Đối với việc bóc bì, khi nhận được văn bản có
đóng dấu hoả tốc, khẩn, hoả tốc hẹn giờ, cán bộ văn thư của Chi cục luôn bóc bì
trước và làm các thủ tục, sau đó trình lãnh đạo cơ quan cho ý kiến giải quyết.
Những văn bản mật, cán bộ văn thư của Chi cục chỉ bóc bì ngoài và giữ nguyên
bì trong khi trình lãnh đạo cơ quan. Quan trọng hơn, đối với văn bản ngoài bì
ghi rõ tên người nhận thì cán bộ văn thư cũng không bóc bì và phải gửi tận tay
cho người nhận.
- Đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến: Đối với việc đóng dấu đến cho văn
bản, mỗi văn bản gửi đến Chi cục đều được cán bộ văn thư đóng dấu đến sau đó
ghi ngày tháng năm cho văn bản đến. Dấu đến được đóng ở dưới số kí hiệu và
trích yếu nội dung (đối với những văn bản không có tên loại). Dấu đến được
đánh từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 hàng năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12
hàng năm .
- Đăng kí văn bản đến: Cũng như văn bản đi, văn bản đến không được
đăng kí vào sổ đăng kí văn bản đến mà trước khi được chuyển giao, văn bản
được đăng kí trực tiếp vào phần mềm quản lý văn bản và điều hành. Văn bản
mật đến cũng được đăng kí chung bằng một hệ thống số và quản lý chung vào
phần mềm.
- Trình và sao văn bản đến: Sau khi đã đăng kí văn bản đến. Cán bộ văn
thư trình lên Chi Cục phó cho ý kiến chỉ đạo. Nhận được ý kiến chỉ đạo, cán bộ

văn thư sẽ sao văn bản để gửi tới các phòng, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải
quyết.
- Chuyển giao văn bản đến: Theo như sự phân công nhiệm vụ giải quyết
của Chi Cục phó cho ý kiến các đơn vị, cá nhân giải quyết công việc ở phía lề
trái của văn bản. Cán bộ văn thư sao đúng, đủ theo số lượng văn bản gửi tới các
đơn vị. Việc chuyển giao văn bản cũng phải đăng kí vào sổ. Hiện tại Văn thư có
17


sổ chuyển giao văn bản đến năm 2015.
- Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến: Các Phòng, đơn
vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết công việc theo đúng quy định và thời hạn.
Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức là người trực tiếp tổng hợp tình hình giải
quyết văn bản đến. Cán bộ văn thư có trách nhiệm kiểm tra, theo dõi việc giao
nhận văn bản có kịp thời, chính xác hay chưa kịp thời chính xác và nhắc nhở các
đơn vị giải quyết công việc theo đúng thời hạn quy định.
2.2.1.3 Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ
Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ về lưu trữ cơ quan được Chi cục Thi
hành án dân sự quận Hoàn Kiếm chỉ đạo khá chặt chẽ và đúng theo quy định
hiện hành của nhà nước. Mỗi cá nhân khi theo dõi và giải quyết công việc phải
lập hồ sơ về công việc đó. Lập hồ sơ là khâu nghiệp vụ rất quan trọng vì nó là
mắt xích gắn liền công tác văn thư với công tác lưu trữ và có ảnh hưởng trực
tiếp đến công tác lưu trữ. Việc lập hồ sơ giúp Chi cục quản lý tài liệu một cách
chặt chẽ, khoa học.
Hằng năm, trước khi tiến hành công việc Chi cục Thi hành án dân sự quận
Hoàn Kiếm đều xây dựng bản Danh mục sơ. Bản Danh mục hồ sơ sẽ do cán bộ
Văn thư cơ quan lập và trình lãnh đạo xem xét, ký ban hành. Cán bộ Văn thư sẽ
gửi các đơn vị trong cơ quan để cán bộ chuyên môn của từng phòng năm được
nội dung công việc của mình trong năm tới. Vì thế mà việc lâp hồ sơ được chủ
động, thuận lợi và các đơn vị giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan đúng theo quy

định của Nhà nước.
2.2.1.4 Quản lý và sử dụng con dấu
Con dấu có vị trí quan trọng đối với việc ban hành văn bản, đóng dấu
nhằm thể hiện vị trí pháp lý của Chi cục và khẳng định tính chân thực và có hiệu
lực thi hành các văn bản mà Chi cục Thi hành án dân sự quận Hoàn Kiếm ban
hành. Vì thế mà việc quản lý và sử dụng con dấu được Chi cục tổ chức chỉ đạo
cụ thể và chặt chẽ.
Việc quản lý và sử dụng con dấu được Chi cục thực hiện đúng theo tinh
thần của:
18


- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý
và sử dụng con dấu.
- Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày01/4/2009 của Chính phủ về sửa đổi
bổ sung một số điều của Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 về quản lý
và sử dụng con dấu.
- Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về Công tác
văn thư.
- Nghị định 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu.
- Ngoài ra Chi cục Thi hành án dân sự quận Hoàn Kiếm còn ban hành
Quy chế Công tác Văn thư lưu trữ của Chi cục.
Trưởng phòng Hành chính- Tổ chức là người chịu trách nhiệm trước Chi
Cục trưởng Chi cục Thi hành án dân sự quận Hoàn Kiếm về việc quản lý và sử
dụng con dấu. Con dấu của Chi cục được giao cho cán bộ văn thư giữ và đóng
dấu. Con dấu của Chi cục được bảo quản an toàn trong két sắt. Trong trường hợp
văn thư vắng mặt phải giao cho người có thẩm quyền quản lý nhưng phải được
sự đồng ý của thủ trưởng cơ quan (có biên bản bàn giao dấu). Văn thư chỉ đóng
dấu lên những văn bản có đầy đủ nội dung và thể thức, không đóng dấu khống.
Nguyên tắc đóng dấu vẫn là đóng vào 1/3 chữ kí về phía bên trái.

Hiện nay Chi cục Thi hành án dân sự quận Hoàn Kiếm có các loại con
dấu như: Dấu của Chi cục, dấu chức danh (Chi Cục trưởng, các Chi Cục phó,
Trưởng và Phó Phòng Hành chính - Tổ chức), dấu mật, khẩn, hoả tốc, dấu đến…
2.2.2 Thực tiễn Công tác Lưu trữ
Ngoài Công tác văn thư ra thì Công tác Lưu trữ của Chi cục Thi hành án
dân sự quận Hoàn Kiếm cũng luôn được quan tâm, chỉ đạo sát sao. Chi cục Thi
hành án dân sự quận Hoàn Kiếm có Kho lưu trữ tài liệu của cơ quan và bố trí 02
cán bộ làm công tác Văn thư kiêm nhiệm cả công tác Lưu trữ có chức năng tham
mưu, giúp việc cho Chi Cục trưởng trong hoạt động nghiệp vụ là thu thập, bổ
sung tài liệu lưu trữ, xác định giá trị tài liệu, thống kê xây dựng công cụ tra cứu
và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc
có liên quan đến công tác lưu trữ các cán bộ đã thực hiện khá nghiêm túc các
19


quy định, quy chế của pháp luật hiện hành về công tác lưu trữ.
2.2.2.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu
Thu thập, bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp liên quan
đến việc xác định nguồn tài liệu và thành phần tài liệu lưu trữ cơ quan và phông
lưu trữ Quốc gia, lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào kho lưu trữ theo quyền
hạn và phạm vi đã được nhà nước quy định.
Việc thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan là việc hàng năm của
cán bộ lưu trữ. Hiện tại kho Lưu trữ cơ quan của Chi cục Thi hành án dân sự
quận Hoàn Kiếm đang bảo quản khối tài liệu của các đơn vị thuộc Chi cục, tài
liệu của Đảng, Công Đoàn…Nội dung chủ yếu của tài liệu bao gồm:
- Tài liệu về chuyên môn nghiệp vụ, thi đua, hành chính, quản trị, xây
dựng cơ bản;
- Tài liệu về dự toán, quyết toán thu chi của Chi cục;
- Tài liệu về tổ chức bộ máy, về nhân sự, lao động tiền lương và thực hiện
chế độ chính sách;

- Tài liệu về hoạt động đoàn thể (Đảng, Công đoàn, Đoàn thanh niên)…
2.2.2.2 Công tác phân loại tài liệu lưu trữ
Phân loại tài liệu là khâu nghiệp vụ quan trọng ảnh hưởng lớn đến giá trị
tài liệu lưu trữ. Phân loại là lựa chọn, phân chia các loại tài liệu. Phân loại tốt sẽ
góp phần giữ lại những tài liệu có giá trị cao, loại ra những tài liệu có giá trị thấp
và hết giá trị. Mặt khác, khâu phân loại này còn là cơ sở để để thực hiện có hiệu
quả các khâu nghiệp vụ lưu trữ như: xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý tài liệu…
Ngược lại, nếu phân loại tài liệu không tốt sẽ ảnh hưởng lớn đến tài liệu, giá trị
của tài liệu sẽ giảm đi. Vì thế trong những năm qua cán bộ văn thư của Chi cục
Thi hành án dân sự quận Hoàn Kiếm luôn chú trọng khâu phân loại tài liệu.
2.2.2.3 Công tác xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu là một trong tám nghiệp vụ chủ yếu của công tác
lưu trữ. Đây là một công việc khó khăn, phức tạp vì nó quyết định đến số phận
của tài liệu lưu trữ. Vì vậy khi xác định giá trị tài liệu, Chi cục Thi hành án dân
sự quận Hoàn Kiếm luôn vận dụng triệt để các nguyên tắc, tiêu chuẩn và phương
20


pháp của Lưu trữ học. Ngoài các nguyên tắc, tiêu chuẩn và phương pháp Chi cục
còn áp dụng các văn bản hướng dẫn về xác định giá trị tài liệu như:
- Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ về Quy
định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của
các cơ quan, tổ chức.
- Công văn số 879/VTLTNN-NVTW của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà
nước về việc hướng dẫn tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giá trị…
Theo như các văn bản hướng dẫn thì hiện nay tài liệu lưu trữ tại Chi cục
được xác định thời hạn bảo quản ở các mức: Tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh
viễn; Tài liệu bảo quản có thời hạn: 70 năm, 20 năm, 10 năm, 5 năm; Tài liệu hết
giá trị.
Vì xác định giá trị tài liệu là một công việc khó khăn, phức tạp và ảnh

hưởng đến số phận của tài liệu nên các cán bộ làm công tác xác định giá trị tài
liệu yêu cầu phải có năng lực chuyên môn và phẩm chất đạo đức nghề nghiệp.
Những tài liệu giữ lại có giá trị cao được bảo quản, Chi cục phải tổ chức và lập
phương án xác định giá trị tài liệu một cách thận trọng. Để tiến hành công tác
xác định giá trị tài liệu một cách khách quan, chính xác và khoa học, Chi cục Thi
hành án dân sự quận Hoàn Kiếm đã cử các chuyên gia chuyên về công tác lưu
trữ nắm vững các nguyên tắc, tiêu chuẩn, phương pháp được sử dụng phổ biến
trong trong thực tiễn công tác xác định giá trị tài liệu.
Chi cục Thi hành án dân sự quận Hoàn Kiếm tổ chức kiểm tra kết quả của
việc xác định giá trị tài liệu và tiêu huỷ các tài liệu hết giá trị. Tài liệu sau khi đã
được xác định giá trị đều phải được kiểm tra và phản biện lại về độ chính xác để
đảm bảo cho việc lựa chọn những tài liệu đưa vào bảo quản trong các tài liệu
Nhà nước, tránh được tình trạng loại huỷ tài liệu máy móc.
2.2.2.4 Công tác Chỉnh lý tài liệu
Công tác Chỉnh lý tài liệu khá được chú trọng, vì đây là việc sắp xếp lại
hồ sơ theo các nguyên tắc khoa học để phục vụ hiệu quả cho việc tra cứu, sử
dụng tài liệu. Chi cục Thi hành án dân sự quận Hoàn Kiếm bố trí một phòng
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ của cơ quan.
21


Hiện nay, Công tác Chỉnh lý tài liệu được thực hiện theo:
- Công văn 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính.
- Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
về việc ban hành Quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy” theo tiêu chuẩn ISO
9001:2000…
2.2.2.5 Công tác Thống kê và Xây dựng công cụ tra tìm Tài liệu lưu
trữ
Thống kê tài liệu lưu trữ nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác bảo

quản tài liệu, là cơ sở để xác định việc bổ sung, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu,
tổ chức sử dụng tài liệu được chính xác, nhanh chóng. Tại Chi cục Thi hành án
dân sự quận Hoàn Kiếm, toàn bộ tài liệu lưu trữ cơ quan được thống kê vào Mục
lục hồ sơ, tấm thẻ. Việc tra tìm tài liệu ở Chi cục được thực hiện qua mục lục hồ
sơ và các tấm thẻ. Tuy nhiên chủ yếu tra tìm qua Mục lục hồ sơ. Nhìn chung
công tác thống kê tài liệu lưu trữ của cơ quan được thực hiện tương đối tốt. Chi
cục đã kết hợp với việc thống kê tài liệu lưu trữ giữa công cụ truyền thống với
công cụ hiện đại nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc khai thác và sử dụng tài
liệu.
Chi cục Thi hành án dân sự quận Hoàn Kiếm đã và đang hoàn thiện việc
xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ từ truyền thống đến hiện đại. Ngoài
mục lục, các phiếu tin tra tìm thì hiện tại Chi cục đã và đang thực hiện dự án đưa
tất cả các tài liệu lưu trữ vào trong máy tính tất cả các dữ liệu được lưu trữ bằng
phần mềm nhằm đảm bảo việc tra cứu tài liệu theo phương pháp hiện đại hoá tối
ưu hiệu quả khi cung cấp thông tin cho độc giả và bí mật Quốc gia.
2.2.2.6 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ
Kho lưu trữ hiện hành của Chi cục Thi hành án dân sự quận Hoàn Kiếm
được bố trí tại phòng 301A đồng thời có cả trong phòng văn thư, một bên là nơi
làm việc của cán bộ văn thư và một bên là các giá đựng tài liệu lưu trữ. Tuy
nhiên, Chi cục cũng đầu tư các trang thiết bị để bảo quản tài liệu lưu trữ như:
Giá, hộp đựng tài liệu, điều hoà không khí, máy hút bụi, hút ẩm, quạt thông gió,
22