Công tác văn thư lưu trữ tại phòng nội vụ quận tây hồ

MỤC LỤC
BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT
PHẦN MỞ ĐẦU..................................................................................................1
CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC................3
1.1.Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
UBND quận Tây Hồ..........................................................................................3
1.1.1.Lịch sử hình thành :....................................................................................3
1.1.2.Chức năng :................................................................................................3
1.1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn:...............................................................................4
1.1.4. Cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây Hồ.................................................5
1.2.Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
Phòng Nội Vụ....................................................................................................6
1.2.1.Chức năng :................................................................................................6
1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn :...........................................................................7
1.2.3 Cơ cấu tổ chức :..........................................................................................9
Chương 2 : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA
PHÒNG NỘI VỤ UỶ BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ...........................10
2.1. Hoạt động quản lý.....................................................................................10
2.1.1. Xây dựng, ban hành văn bản quy định về công tác Văn thư - Lưu trữ.. .10
2.1.2. Quản lý phông lưu trữ cơ quan, tổ chức..................................................10
2.1.3.Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu KHCN trong
hoạt động văn thư lưu trữ của cơ quan................................................................10
2.1.4. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ, quản lý công
tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động văn thư, lưu trữ..................................11
2.1.5. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác văn
thư- lưu trữ của cơ quan, tổ chức.........................................................................11
2.2. Hoạt động nghiệp vụ.................................................................................12
2.2.1.Công tác soạn thảo và ban hành văn bản..................................................12
2.2.2. Quản lý văn bản đi..................................................................................13

2.2.3. Quản lý và giải quyết văn bản đến..........................................................15
2.2.4. Quản lý và sử dụng con dấu....................................................................17
2.2.5. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ............................................18
2.2.6.Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ......................................................18
2.2.7.Xác định giá trị tài liệu.............................................................................19
2.2.8. Chỉnh lý tài liệu.......................................................................................19
2.2.9. Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ............................21
2.2.10. Bảo quản tài liệu lưu trữ........................................................................22
2.2.11. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ............................................24
CHƯƠNG 3. BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI PHÒNG NỘI VỤ
UBND QUẬN TÂY HỒ VÀ ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ.............................25
3.1.Những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được.....25
3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của Phòng Nội
Vụ UBND quận Tây Hồ......................................................................................25
3.3. Một số khuyến nghị..................................................................................26
3.3.1. Đối với Phòng Nội Vụ UBND quận Tây Hồ...........................................26
3.3.2. Đối với bộ môn Văn thư - Lưu trữ, khoa , trường...................................27
PHẦN KẾT LUẬN............................................................................................28
PHẦN PHỤ LỤC


BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT
UBND

Uỷ ban nhân dân

HĐND
LĐTB&XH

Hội đồng nhân dân

Lao động Thương binh và Xã hội

VHTT&TDTT

Văn hóa thông tin và Thể dục thể thao

GD&ĐT.

Phòng Giao dục và Đào tạo

KHCN

Khoa học công nghệ


PHẦN MỞ ĐẦU
Văn thư – Lưu trữ là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là công tác
thường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý Hành chính nhà nước. Trong
các cơ quan, đơn vị công tác Văn thư – Lưu trữ luôn được quan tâm bởi đó là công
tác đảm bảo hoạt động quản lý Hành chính thông qua các văn bản, tài liệu.
Ngày nay,cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ,mối lĩnh vực đều
được hiện đại hóa, nền hành chính nhà nước cũng có sự phát triển để phù hợp.
Làm tốt công tác công văn giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin giải
quyết công việc nhanh chóng,chính xác đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan.
Với vai trò quan trọng của công tác Văn thư – Lưu trữ trong lĩnh vực quản
lý hành chính, Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm, đã và đang có những chủ
trương, chính sách ngày càng hiện đại công tác này, nhằm phục vụ tốt nhất cho
hoạt động quản lý nhà nước trong mỗi cơ quan.
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác Văn thư - Lưu trữ của Đảng
và Nhà nước trong yêu cầu hiện nay, kết hợp với chương trình đào tạo ngành

Lưu trữ với đợt thực tập thực tế tại Phòng Nội Vụ - UBND quận Tây Hồ. Em
chọn đề tài "Công tác Văn thư - Lưu trữ tại Phòng Nội Vụ quận Tây Hồ"
Được sự quan tâm giới thiệu của các thầy cô cũng như sự giúp đỡ
của nhà trường, tôi đã được tiếp nhận kiến tập tại Phòng Nội Vụ UBND
quận Tây Hồ từ ngày10 /12/2016 đến ngày 10/02/2017. Tuy thời gian
thực tập không nhiều nhưng cũng đã giúp tôi làm quen được với môi
trường và tác phong làm việc, quan hệ ứng xử, giao tiếp đồng thời cũng
có cách nhìn nhận đầy đủ và toàn diện hơn về vai trò và tầm quan trọng
của ngành Lưu trữ học.
Dưới sự chỉ bảo tận tình của chị Lê Thị Thùy– cán bộ Văn thư- lưu trữ
của Phòng Nội vụ UBND quận Tây Hồ, qua thời gian thực tập tôi đã học tập,tìm
hiểu và đã được tìm hiểu và đã được làm các công việc như : đăng ký văn bản
đến, văn bản đi, chuyển giao văn bản, đăng ký văn bản vào phần mềm quản lý
văn bản , tra tìm hồ sơ tài liệu phục vụ cán bộ công chức trong Phòng,…
Để có được đợt thực tập này cùng những kinh nghiệm, những bài
học bổ ích trong thời gian qua, trước hết tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới
1


các thầy cô trong Ban giám hiệu nhà trường, khoa Văn thư – Lưu trữ đặc
biệt là các thầy cô: Phạm Thị Hồng Quyên,thầy Trần Văn Quang, cô Trịnh
Thị Kim Oanh, cô Chu Thị Hậu, cô Trần Thị Loan,cô Phạm Thị Hạnh,...là
những người đã trực tiếp giảng dạy chúng tôi trong những giờ học về
nghiệp vụ của mình.
Đồng thời tôi cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành đến các anh, chị Phòng
Nội vụ UBND quận Tây Hồ đã tạo điều kiện tốt nhất có thể hướng dẫn và chỉ
bảo tôi trong quá trình tôi kiến tập tại đây.
Trong thời gian thực tập, tuy đã cố gắng nỗ lực hết sức nhưng do thời gian
còn hạn chế và kiến thức chưa đủ sâu nên tôi vẫn còn nhiều thiếu sót, vì vậy tôi
rất mong nhận được sự góp ý của các thầy cô và cán bộ trong đơn vị để tôi có

thể hoàn thiện hơn vốn kiến thức của mình.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên
Nguyễn Thị Hằng

2


CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC
1.1.Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
UBND quận Tây Hồ
1.1.1.Lịch sử hình thành :
Tây Hồ là một vùng đất có bề dày lịch sử, luôn gắn liền với sự phát triển của
Thăng Long – Hà Nội. Trải qua quá trình dựng nước và giữ nước, các thế hệ
nhân dân vùng Tây Hồ luôn mang trong mình truyền thống yêu nước, anh dũng
chống giặc ngoại xâm, cần cù sáng tạo trong lao động và xây dựng truyền thống
văn hóa mang đậm bản sắc quê hương. Quận Tây Hồ còn có Hồ Tây – một trong
những thắng cảnh nổi tiếng của Thủ đô Hà Nội, nơi hội tụ nhiều di tích lịch sử
văn hóa có giá trị. Nhân dân quận Tây Hồ có truyền thống lịch sử văn hóa, có
nhiều kinh nghiệm kỹ thuật trồng hoa, cây cảnh, nuôi cá cảnh và các nghề
truyền thống với những nghệ nhân có trình độ cao…
Để đáp ứng với yêu cầu xây dựng, phát triển Thủ đô trong giai đoạn mới,
ngày 28/10/1995, Chính phủ ra Nghị định số 69/CP thành lập quận Tây Hồ
thuộc Thành phố Hà Nội trên cơ sở 5 xã của huyện Từ Liêm và 3 phường thuộc
quận Ba Đình: Bưởi, Thụy Khuê, Yên Phụ, Quảng An, Nhật Tân, Phú Thượng,
Xuân La, Tứ Liên.
1.1.2.Chức năng :
UBND quận Tây Hồ do HĐND cùng cấp bầu ra, là cơ quan hành chính của
HĐND, là cơ quan Hành chính Nhà nước ở cấp địa phương chịu trách nhiệm
trước HĐND cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên cụ thể như sau:

- Phát triển kinh tế, công nghiệp, nông nghiệp, lâm nghiệp, thương nghiệp,
văn hóa-xã hội, giáo dục, y tế và dịch vụ.
- Tăng cườn bảo đảm an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội, xây dựng lực
lượng vũ trang, lực lượng quốc phòng toàn dân.
- Tuyên truyền giáo dục pháp luật, kiểm tra thi hành pháp luật.
- Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước của các tổ chức và công
dân, bảo vệ quyền tự do dân chủ của nhân dân.
- Công tác thi hành án, giải quyết đơn thư khiếu nại.
Ngoài ra, UBND quận Tây Hồ được thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở
địa phương, góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy
3


Hành chính Nhà nước từ Trung ương đến cơ sở, đại diện cho ý chí , nguyện
vọng và quyền làm chủ của nhân dân địa phương.
1.1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn:
- UBND quận Tây Hồ làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thể
lãnh đạo, cá nhân phụ trách. UBND quận Tây Hồ có nhiệm vụ chỉ đạo điều hành
thực hiện các nhiệm vụ, Chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm đã đề ra,
quản lý chỉ đạo, hướng dẫn các Phường trong hoạt động quản lý Nhà nước.
UBND quận Tây Hồ thực hiện nhiệm vụ của mình Theo Luật Tổ chức HĐND
và UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003 cụ thể là:
- Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển Kinh tế, Xã hội, An ninh,
quốc phòng, Quốc phòng dài hạn và hàng năm của Quận. Xây dựng kế hoạch
đầu tư và xây dựng các công trình trọng điểm của Quận trình HĐND cùng cấp
thông qua, quyết định, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch.
- Xây dựng chương trình, công tác hàng năm của UBND Quận, các biện
pháp thực hiện Nghị Quyết của HĐND Quận về Kinh tế, Xã hội, An ninh, Quốc
phòng, Thông qua các báo cáo của UBND quận trước khi trình HĐND quận.
- Xây dựng quy chế làm việc của UBND quận, công tác tổ chức bộ máy

và thực hiện chế độ quản lý cán bộ theo phân cấp và quy định của Nhà nước. Bổ
nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với các tập thể, cá nhân do UBND
quận trực tiếp quản lý.
- Kết luận những vụ việc khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán bộ chủ
chốt do UBND quản lý hoặc những vụ việc phức tạp theo quy định của Luật
Khiếu nại tố cáo.
- Kiểm điểm, đánh giá công tác chỉ đạo, điều hành của tập thể và mỗi cá
nhân thành viên của UBND quận hàng năm.
- Giải quyết những vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền
của UBND quận.

4


1.1.4. Cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây Hồ
Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ gồm có: 01 Chủ tịch; 03 Phó
chủ tịch và các Uỷ viên, theo nhiệm kỳ 2011-2016:
- Chủ tịch: Đỗ Anh Tuấn.
- Phó chủ tịch: Nguyễn Lê Hoàng, Nguyễn Đình Khu, Phạm Xuân Tài.
- Uỷ viên: Nguyễn Anh Tuấn (Trưởng Công an), Nguyễn Văn Kha (Chỉ
huy trưởng Ban chỉ huy quân sự), Lê Trung Đức (Chánh Văn phòng
HĐND&UBND), Nguyễn Thanh Tịnh (Trưởng phòng Nội vụ), Phan Tuấn Ngọc
(Chánh Thanh tra).
Chủ tịch UBND là người đứng đầu cơ quan phụ trách chung, là người lãnh đạo
điều hành toàn diện các mặt hoạt động của UBND quận. Chỉ đạo điều hành và
đôn đốc kiểm tra các hoạt động của thành viên cấp dưới, các phòng ban trực
thuộc quận.
Chủ tịch UBND là người phải chịu trách nhiệm các nhân về những nhiệm vụ,
quyền hạn thuộc thẩm quyền của mình đồng thời cùng các thành viên trong cơ
quan chịu trách nhiệm về các hoạt động chung của UBND quận.

Chủ tịch UBND quận chịu trách nhiệm toàn diện các lĩnh vực công tác của
UBND quận trược Thành uỷ, HĐND, UBND Thành phố Hà Nội, Quận ủy,
HĐND quận. Chủ tịch UBND quận có thể ủy quyền cho Phó chủ tịch UBND
quận chỉ đạo, giải quyết các công việc cụ thể thuộc lĩnh vực Chủ tich UBND
quận trực tiếp giải quyết.
Phó chủ tịch gồm 03 người giúp việc cho chủ tịch phân công lãnh đạo một số
lĩnh vực công tác chỉ đạo điều hành một số phòng ban chuyên môn của quận:
- 01 Phó chủ tịch phụ trách về kinh tế: Chịu trách nhiệm quản lý và hướng
dẫn các đơn vị phòng ban bao gồm văn phòng HĐND&UBND quận, phòng
kinh tế, phòng tài chính-kế hoạch và phòng thống kê thực hiện chức năng nhiệm
vụ của mình trợ giúp cho Chủ tịch UBND.
- 01 Phó chủ tịch phụ trách về địa chính, xây dựng: Chịu trách nhiệm trực
tiếp và quản lý các đơn vị phòng ban như phòng LĐTB&XH, phòng
VHTT&TDTT, phòng Y tế, phòng GD&ĐT.

5


- Khối nội chính: Phụ trách và chịu trách nhiệm quản lý các bộ phận đơn vị,
phòng ban còn lại trong cơ quan như phòng Nội vụ, phòng Tư pháp, phòng
Thanh tra quận.
UBND quận Tây Hồ gồm 13 phòng ban chuyên môn:
1. Văn phòng HĐND&UBND
2. Phòng Thống kê
3. Phòng Thanh tra quận
4. Phòng LĐTB&XH
5. Phòng VHTT&TDTT
6. Phòng Y tế
7. Phòng GD&ĐT
8. Phòng Tư pháp

9. Phòng Kinh tế
10. Phòng Tài chính- kế hoạch
11. Phòng Tài nguyên môi trường
12. Phòng Nội vụ
13. Phòng quản lý đô thị
Ngoài ra, quận còn có các hội nhưu: Hội chữ thập đỏ, Hội người cao tuổi, Hội
nông dân, và các đội bao gồm: Đội quản lý thị trường, Đội thanh tra, Đội thi
hành án.
Các ban ngành chuyên môn thuộc UBND quận giúp việc cho UBND quận thực
hiện chức năng quản lý Nhà nước ở cấp quận và thực hiẹn theo quy định của
pháp luật góp phần đảm bảo sự thống nhất quản lý của ngành hoặc lưc lượng
công tác ở địa phương.
1.2.Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
Phòng Nội Vụ.
1.2.1.Chức năng :
Phòng Nội Vụ là cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận. Có chức năng
tham mưu, giúp UBND quận thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh
vực : Tổ chức bộ máy;biên chế công chức và cơ cấu ngạch công chức trong các
cơ quan, tổ chức hành chính nhà nước; cơ cấu viên chưc theo chức danh nghề
6


nghiệp và số lượng người làm trong các đơn vị sự nghiệp công lập; tiền lương
đối với cán bộ, công chức, viên chức, lao động hợp đồng trong các cơ quan, tổ
chức hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập; cái cách hành chính, chính quyền
địa phương, địa giới hành chính; cán bộ công chức phường và những người hoạt
động không chuyên trách ở phường; hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư lưu trữ
nhà nước; tôn giáo; thi đua khen thưởng; công tác thanh niên.
1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn :
1. Trình UBND, Chủ tịch UBND quận ban hành quyết định, chỉ thị; quy

hoạch, kế hoạch dài hạn và hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực
hiện các nhiệm vụ cải cách hành chính nhà nước thuộc lĩnh vực quản lý nhà
nước được giao.
2. Tổ chức thực hiện các văn bản pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau khi
được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục, theo dõi, thi hành
pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý được giao.
3. Về tổ chức bộ máy : Tham mưu, giúp UBND quận trình cấp có thẩm
quyền quyết định việc thành lập, sáp nhập, chia tách, giải thể các cơ quan
chuyên môn thuộc UBND; tham mưu, giúp UBND quận trong việc trình UBND
Thành phố quyết định thành lập, tổ chức lại, giải thể các đơn vị sự nghiệp công
lập thuộc UBND quận theo quy định của luật chuyên nghành; thẩm định các đề
án thành lập, giải thể các đơn vị sự nghiệp thuộc thẩm quyền quyết định của
UBND Thành phố;…
4. Về quản lý, sử dụng biên chế công chức, số lượng người làm việc trong
đơn vị sự nghiệp công lập.
5. Quản lý vị trí việc làm, cơ cấu chức danh công chức, viên chức: Trình
UBND quận ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn các cơ quan, tổ chức, đơn vị
thuộc UBND quận quản lý xây dựng đề án vị trí việc làm, cơ cấu chức danh
công chức, viên chức; giúp UBND quận đôn đốc, theo dõi, tổng hợp việc xây
dựng đề án vị trí việc làm, cơ cấu chức danh công chức, viên chức hoặc đề án
điều chỉnh vị trí việc làm, cơ cấu chức danh công chức, viên chức trong các cơ
quan, tổ chức, đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý của UBND quận để trình
UBNDThành phố thẩm định;…

7


6. Về công tác xây dựng chính quyền : Tham mưu, giúp UBND quận
trong việc tổ chức và hướng dẫn công tác bầu cử đại biểu Quốc hội, bầu cử đại
biểu HĐND các cấp trên địa bàn; giúp UBND quận trình HĐND bầu, miễn

nhiệm, bãi nhiệm Chủ tich, Phó Chủ tịch và các thành viên khác của UBND
quận theo quy định của pháp luật; trình Chủ tịch UBND quận phê chuẩn kết quả
bầu cử, phê chuẩn việc miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch, Phó Chủ tich UBND
phường theo quy định;…
7. Về cán bộ, công chức, viên chức; cán bộ, công chức phường và những
người hoạt động không chuyên trách ở phường : Trình v quận quyết định việc
tuyển dụng, sử dụng, quản lý vị trí việc làm, điều động, bổ nhiệm, bổ nhiệm
lại,cho từ chức, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, đánh giá, thôi việc, nghỉ hưu,
…đối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc thẩm quyền quản lý của UBND
quận theo quy định của phaspluaatj và phân cấp của UBND Thành phố; thực
hiện công tác quản lý hồ sơ, công tác đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ,
kiến thức quản lý đối với cán bộ, công chức, viên chức, cán bộ công chức
phường theo quy định của pháp luật, theo phân cấp quản lý của UBND Thành
phố và hướng dẫn của Sở Nội vụ;…
8. Về cải cách hành chính, cải cách chế độ công vụ, công chức : Trình
UBND quận triển khai, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan chuyên môn cùng cấp và
UBND phường thực hiện công tác cải cách hành chính, cải cách chế độ công vụ,
công chức ở địa phương; trình UBND quận các biện pháp đẩy mạnh cải cách
hành chính, cải cách chế độ công vụ, công chức trên địa bàn quận; thực hiện
công tác tổng hợp, báo cáo về cải cách hành chính, cải cách chế độ công vụ,
công chức ở địa phương theo quy định.
9. Về công tác văn thư, lưu trữ : Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các
chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ của Nhà nước và Thành phố đối với các cơ
quan, tổ chức thuộc quận và UBND các phường theo quy định của pháp luật;
thực hiện công tác báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp
luật.
10. Về công tác thi đua, khen thưởng : Tham mưu, đề xuất với UBND quận
tổ chức các phong trào thi đua và triển khai thực hiện chính sách khen thưởng
của Đảng và Nhà nước trên địa bàn quận; làm nhiệm vụ thường trực của Hội
8

đồng Thi đua – Khen thưởng quận; hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện
kế hoạch, nội dung thi đua, khen thưởng trên địa bàn quận; xây dựng, quản lý và
sử dụng Qũy thi đua, khen thưởng theo quy định của pháp luật.
11. Về công tác tôn giáo : Giúp UBND quận chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra
và tổ chức thực hiện các chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà
nước về tôn giáo và công tác tôn giáo trên địa bàn; tham mưu, giúp UBND quận
giải quyết những vấn đề cụ thể về tôn giáo theo quy định của pháp luật và theo
hướng dẫn của Sở Nội vụ;…
12. Về công tác thanh niên : Tổ chức triển khai thực hiện các văn bản quy
phạm pháp luật, chiến lược, chương trình, kế hoạch phát triển thanh niên và
công tác thanh niên; hướng dẫn, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về
thanh niên và công tác thanh niên theo quy định; giải quyết những vấn đề liên
quan đến thanh niên, công tác thanh niên theo quy định và theo phân cấp;…
13.
…
1.2.3 Cơ cấu tổ chức :
- Phòng Nội vụ tổ chức và hoạt động theo chế độ thủ trưởng.
- Phòng Nội Vụ có 01 Trưởng phòng, 02 Phó phòng và các chuyên viên
được phân công theo dõi, thực hiện công việc trên từng lĩnh vực cụ thể.
- Kinh phí hoạt động của Phòng Nội Vụ quận được chi từ ngân sách chi
thường xuyên của UBND quận.
- Biên chế Phòng Nội Vụ do UBND quận quyết định trong khi chỉ tiêu biên
chế quản lý Nhà nước của quận được UBND thành phố giao hàng năm.

9


Chương 2 : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA

PHÒNG NỘI VỤ UỶ BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ
2.1. Hoạt động quản lý
2.1.1. Xây dựng, ban hành văn bản quy định về công tác Văn thư - Lưu trữ.
Công tác lưu trữ của UBND quận Tây Hồ nói chung và của Phòng
Nội Vụ nói riêng được thực hiện theo Quy chế công tác Văn thư Lưu trữ
của UBND trong Quyết định số 1479/1998/QĐ-UBND ngày 14/11/1998
về việc ban hành quy định về công tác văn thư lưu trữ của UBND quận
Tây Hồ.
Thực hiện các văn bản chỉ đạo hướng dẫn của Trung ương và thành
phố, ngay từ đầu năm 2016, UBND quận đã ban hành Kế hoạch số
45/KH-UBND ngày 29/01/2016 về công tác văn thư lưu trữ năm 2016,
theo đó đã phân công trách nhiệm cụ thể cho từng phòng, ban chuyên
môn và UBND các phường, các đơn vị sự nghiệp thuộc quận thực hiện
công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật.
2.1.2. Quản lý phông lưu trữ cơ quan, tổ chức
Qua quá trình khảo sát thực tế tại UBND Tây Hồ, nhận thấy rằng cơ quan
đã áp dụng được các yêu cầu về thành lập phông lưu trữ, các tài liệu được hình
thành trong quá trình phát triển của cơ quan, tổ chức đã phản ánh hoàn chỉnh
cũng như tương đối hoàn chỉnh về sự phát triển của cơ quan mình. Cán bộ văn
thư - lưu trữ sử dụng theo phương án phân loại: Thời gian - cơ cấu tổ chức.
2.1.3.Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu KHCN trong
hoạt động văn thư lưu trữ của cơ quan.
Hiện nay, UBND quận Tây Hồ tiếp tục triển khai ứng dụng công nghệ
thông tin trong quản lý hành chính.Sử dụng các hệ điều hành tác nghiệp phục
vụ hoạt động chỉ đạo của Thường trực HĐND, UBND quận qua mạng diện
rộng, đặc biệt là ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản đi, đến và
theo dõi các ý kiến kết luận, chỉ đạo của lãnh đạo quận được scan toàn bộ tạo
được cơ sở dữ liệu toàn văn về văn bản đến, trao đổi thông tin với các phòng,
ban, UBND các phường thuộc quận thông qua mạng nội bộ, với các trường học
thông qua thư điện tử.

10


UBND quận luôn quan tâm trang bị đầy đủ cơ sở vật chất, điều kiện làm
việc cho cán bộ, công chức đảm bảo mỗi công chức chuyên môn được 01 máy
tính, hòm thư điện tử để phục vụ việc trao đổi thông tin, văn bản trên mạng
LAN…
Phòng Nội Vụ quận Tây Hồ cũng đã triển khai và thực hiện tốt việc ứng
dụng công nghệ thông tin vào quản lý tài liệu lưu trữ của đơn vị mình. Việc ứng
dụng công nghệ thông tin này giúp cho tài liệu lưu trữ của đơn vị được quản lý
thống nhất và phục vụ việc tra tìm đạt hiệu quả cao.
2.1.4. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ, quản lý công
tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động văn thư, lưu trữ.
UBND quận Tây Hồ luôn coi trọng công tác văn thư, lưu trữ vì đây
là công việc quan trọng trong hoạt động của cơ quan, gắn liền với hoạt
động của cơ quan, gắn liền với hoạt động của bộ máy quản lý, có ảnh
hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý của cơ quan, phục vụ các nhu cầu
khác nhau của đời sống xã hội thông qua việc khai thác các thông tin quá
khứ có trong tài liệu. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác Văn
thư – Lưu trữ, UBND quận chỉ đạo Phòng nội Vụ luôn tuyên truyền quán
triệt đên Thủ trưởng và cán bộ văn thư, lưu trữ của các đơn vị các văn bản
pháp luật về công tác văn thư lưu trữ cũng như tầm quan trọng của công
tác lưu trữ. Thông qua đó công tác văn thư, lưu trữ trên địa banf quậnTây
Hồ ngày càng được thực hiện có bài bản và đi vào nề nếp.
Bên cạnh đó, UBND quận lãnh đạo Phòng Nội Vụ, Văn phòng
HĐND và UBND quận, công chức làm công tác văn thư – lưu trữ tham
gia đầy đủ các lớp tập huấn về công tác văn thư, lưu trữ do UBND Thành
phố Hà Nội, Chi Cục văn thư lưu trữ - Sở Nội Vụ tổ chức.
2.1.5. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác văn
thư- lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

UBND quận Tây Hồ đã ban hành các Kế hoạch số 14/KH-UBND và Kế
hoạch số 16/KH-UBND ngày 21/01/2015 của UBND quận về kiểm tra công vụ
và kiểm tra việc thực hiện công tác cải cách hành chính tại các đơn vị trực thuộc
UBND quận, theo đó, UBND quận đã ban hành Quyết định số 2250/QĐ-UBND
11


về việc thành lập Đoàn kiểm tra công vụ và kiểm tra công tác tổng thể tất cả các
nội dung lên quan đến việc chấp hành các quy định của pháp luật, các văn bản
chỉ đạo điều hành của UBND quận trên các lĩnh vực tại các đơn vị thuộc quận
trong đó bao gồm cả công tác soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản, văn thư lưu
trữ.
2.2. Hoạt động nghiệp vụ
2.2.1.Công tác soạn thảo và ban hành văn bản
2.2.2.1. Các loại văn bản Phòng Nội Vụ ban hành
- Văn bản hành chính thuộc thẩm quyền ban hành của Phòng Nội Vụ gồm
các loại hình văn bản sau : Quyết định, thông báo, công văn, tờ trình, báo cáo,
kế hoạch,...
- Văn bản trao đổi với các cơ quan, tổ chức.
2.2.1.2. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Thể thức của văn bản theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TTBNV ngày 19 tháng 01 năm 2011của Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức và
ký thuật trình bày văn bản hành chính [ Phụ lục số 1]
Về thể thức văn bản:
1.
2.
3.
4.

Quốc hiệu
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

Số, ký hiệu của văn bản
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

5a

Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

5b.

Trích yếu nội dung công văn

6.

Nội dung văn bản

7.

Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

8

Dấu của cơ quan, tổ chức

9a,9b. Nơi nhận
10a.

Dấu chỉ mức độ mật

10b.

Dấu chỉ mức độ khẩn

11.

Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành

12.

Chỉ dẫn về dự thảo văn bản

13.

Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành
12


14.

Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-mail: đại chỉ Website; số điện

thoại, số Telex, số Fax
15.

Logo (in chìm dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản)

Văn bản do Phòng Nội Vụ ban hành đúng và đầy đủ về các thành phần thể
thức theo Thông tư 01/TT-BNV ban hành ngày 19 tháng 01 năm 2011.
2.2.1.3. Quy trình soạn thảo văn bản
Bước 1: Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn
bản;

Bước 2: Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;
Bước 3: Soạn thảo văn bản;
Bước 4: Trình duyệt dự thảo văn bản
2.2.2. Quản lý văn bản đi
Việc tổ chức quản lý văn bản đi được Trường rất chú trọng và quan tâm.
2.2.2.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày tháng văn bản
Trưởng phòng Nội Vụ có trách nhiệm kiểm tra lần cuối và chịu
trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản
trước cơ quan và trước pháp luật, phải kỹ nháy/tắt đối với những văn bản
do Phòng tham mưu cho quận và ký trực tiếp đối với những văn bản được
gửi đi cho các cá nhân, đơn vị khác và những cơ quan, tổ chức bên ngoài.
Trước khi phát hành,Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét , giải
quyết.
- Ghi số, ngày tháng văn bản:
Tất cả văn bản đi của Phòng được tập trung tại bộ phận văn thư của
phòng để lấy số và các văn bản đi được ghi số liên tục theo hệ thống số
chung của do Văn thư thống nhất quản lý.
Tất cả các văn bản đi đều được đăng ký vào một sổ đăng ký đăng
ký văn bản đi.
2.2.2.2. Đăng ký văn bản
Văn bản đi của Phòng Nội vụ Hà Nội được quản lý theo đúng quy định
của Nhà nước và những quy định của cơ quan.
13


Đăng ký văn bản là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển
giao văn bản đến các đối tượng có liên quan.
Việc đăng ký văn bản đi của Trường được thực hiện theo phương pháp
truyền thống ( đăng ký bằng sổ ) . Những văn bản sau khi trình lãnh đạo ký,sẽ

được chuyển choVăn thư, cán bộ Văn thư sẽ đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi.
Mẫu sổ và phần đăng ký văn bản đi ( Phụ lục IV)
Số lượng văn bản cần nhân bản để phát hành được xác định trên cơ sở số lượng
tại nơi nhận văn bản hoặc phần Kính gửi. Nhân bản bằng cách sao ( sao y ) hoặc
photo văn bản.
Đóng dấu:
Việc đóng dấu lên văn bản là một thành phần thể thức không thể
thiếu của văn bản. Các cơ quan được sử dụng con dấu nhằm khẳng định
giá trị pháp lý của văn bản, thủ tục hành chính trong quan hệ giao dịch
giữa các cơ quan, tổ chức và công dân, bởi vậy văn bản không có dấu sẽ
không có giá trị về pháp lý.
Cán bộ làm công tác văn thư của Phòng đã tuân thủ theo các quy
định của Nhà nước và của cơ quan khi quản lý và sử dụng con dấu. Dấu
của cơ quan chỉ được đóng lên các văn bản , giấy tờ đã có chữ ký hợp lệ
của người có thẩm quyền và tuyệt đối không được đóng dấu vào giấy
trắng ( dấu khống chỉ ). Dấu đóng vào văn bản luôn được đóng rõ ràng,
ngay ngắn, đúng màu mực dấu theo quy định chung của Nhà nước, dấu
đóng trùm lên 1/3 chữ ký của người có thẩm quyền về phía bên trái.
Việc đóng dấu lên phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn
bản quyết định và được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ qua,
và tên đơn vị hoặc tên của phụ lục.
2.2.2.4. Làm thủ chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Văn bản đi của Trường được chuyển giao bằng các hình thức:
Chuyển giao trực tiếp: Đối với các văn bản gửi cho các đơn vị, cá
nhân thuộc UBND quận, hàng ngày văn thư các đơn vị trực tiếp đến bộ
phận Văn thư cơ quan lấy văn bản đến của đơn vị mình; chuyển giao trực
tiếp cho các cơ quan, cá nhân bên ngoài.
14

Chuyển phát văn bản đi qua máy fax, qua mạng: Trong trường hợp
cần chuyển phát nhanh, văn bản đi được chuyển phát cho nơi nhận bằng
máy fax hoặc chuyển qua mạng, trong ngày làm việc phải gửi bản chính
đối với những văn bản có giá trị lưu trữ.
Chuyển phát qua bưu điện: Văn bản đi qua chuyển phát qua đường
bưu điện được chuyển đến bộ phận Văn thư của UBND quận để cán bộ
văn thư của quận thực hiện việc đăng ký chuyển giao qua bưu điện. Đối
với văn bản được chuyển giao qua đường bưu diện được bao gói và làm bì
cẩn thận không để thất lạc và lộ thông tin, ngoài bì luôn ghi đầy đủ các
nội dung cần thiết của cơ quan mình và cơ quan hay cá nhân, tổ chức
nhận văn bản như : Tên cơ quan, địa chỉ, số điện thoại…
Mỗi văn bản đi của Phòng đều phải lưu lại bản gốc tại Văn thư.
Văn bản sản sinh ra trong mọi hoạt động điều hành, quản lý của
Phòng được cán bộ Văn thư lập thành tập lưu. Tập lưu văn bản có 3 loại,
đó là : Tập lưuvăn bản đến, tập lưu văn bản đi và tập lưu các văn bản do
Phòng tham mưu cho quận. Đối với tập lưu văn bản đến, văn bản đến
trước xếp trước, văn bản đến sau xếp sau. Đối với tập lưu văn bản đi, văn
bản ban hành sớm thì xếp trước, văn bản có số lớn, ban hành muộn thì
xếp sau.
Văn thư cơ quan có trách nhiệm bảo quản và phục vụ sử dụng bản
lưu. Tập lưu văn bản được văn thư cơ quan sắp xếp theo một trật tự nhất
định, được đánh số, sau đó được đưa vào cặp, hộp và xếp lên giá, tủ tài
liệu. Tất cả các tập văn bản lưu do bộ phận Văn thư quản lý chặt chẽ và
thống nhất để phục vụ tra cứu cho lãnh đạo hoặc các cán bộ công chức
của Phòng luôn được phục vụ nhanh chóng, chính xác, tại chỗ. Văn thư
Phòng Nội Vụ UBND quận Tây Hồ đã thực hiện tốt khâu bảo quản và
phục vụ sử dụng bản lưu theo quy định của Nhà nước và của cơ quan.
2.2.3. Quản lý và giải quyết văn bản đến.
Văn bản đến là tất cả các văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp
luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành ( kể cả bản fax, văn

15


bản được chuyển qua mạng, văn bản mật ) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ
chức gọi chung là văn bản đến.
Quản lý và giải quyết văn bản đến là một khâu nghiệp vụ quan
trọng trong công tác văn thư. Tất cả các văn bản đến cần phải giải quyết
kịp thời, nhanh chóng, chính xác, thống nhất theo đúng trình tự sau:
2.2.3.1. Tiếp nhận văn bản đến
Văn thư có trách nhiệm tiếp nhận tất cả các văn bản gửi đến cơ quan bằng
nhiều con đường khác nhau. Các văn bản đến đều được tập trung tại một đầu
mối văn thư cơ quan để cán bộ văn thư làm thủ tục tiếp nhận và kiểm tra, sau đó
cán bộ văn thư ở từng đơn vị sẽ trực tiếp nhận văn bản đến của đơn vị mình tại
văn thư cơ quan. Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn,cán bộ văn thư của
Phòng phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong ( nếu
có ), đối với văn bản mật phải kiểm tra đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và
ký nhận. Nếu văn bản gửi đến sai nơi nhận thì trả lại.
Đối với bản fax, phải chụp lại trước khi đóng dấu Đến; đối với văn bản
được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ
tục đóng dấu Đến vào bản chính và làm thủ tục đăng ký ( số đến, ngày đến là số
và ngày đã đăng ký ở bản fax, bản chuyển phát qua mạng ).
-

Phân loại, bóc bì văn bản:
Văn thư phân ra làm 2 loại : loại được bóc bì và loại không được

bóc bì. Loại không được bóc bì là văn bản gửi cho các cá nhân; loại gửi
chung cho đơn vị thì tiến hành bóc bì văn bản. Riêng đối với văn bản có
dấu hiệu khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc, luôn được bóc bì trước và giải quyết

kịp thời.
Khi bóc bì văn bản, không được làm hư hại văn bản, không bỏ sót
văn bản trong bì. Văn bản chứa phiếu gửi thì trả lại phiếu gửi cho cơ quan
đã gửi. Khi bóc bì văn bản, kiểm tra văn bản bên trong bì nếu là văn bản
có dấu đen, văn bản photo, văn bản vượt cấp, văn bản quá thời hạn thì trả
lại nơi gửi.
2.2.3.2. Trình, chuyển giao văn bản đến

16


Sau khi đăng ký xong những thông tin cần thiết, cán bộ văn thư có
nhiệm vụ trình Trưởng phòng xem xét, phân phối văn bản. Văn bản đến
có dấu chỉ các mức độ mật khẩn phải được trình và chuyển giao ngay khi
nhận được.
- Hình thức chuyển giao văn bản đến của cơ quan :
Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải quyết, Văn thư thực hiện photo văn
bản, và chuyển văn bản cho các cá nhân có trách nhiệm giải quyết công
việc theo ý kiến chỉ đạo, giải quyết của lãnh đạo Phòng bằng hình thức
chuyển trực tiếp. Văn bản có ý kiến chỉ đạo trực tiếp của Trưởng phòng
được giữu lại để văn thư tiến hành đăng ký văn bản vào sổ đăng ký văn
bản đến, chỉ chuyển cho các cá nhân bản photo. Việc chuyển giao văn bản
được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến, không có sổ chuyển giao riêng.
2.2.3.2. Đăng ký văn bản đến
Sau khi photo văn bản để chuyển giao,Văn thư cơ quan tiến hành đăng ký
văn bản đến vào sổ đăng ký văn bản đến.
Bìa và trang đầu sổ đăng ký văn bản đến ( Phụ lục 2,3 )
2.2.3.3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Quy trình giải quyết văn bản đến: Sau khi nhận được văn bản đến, văn thư
trình Trưởng phòng để xin ý kiến giải quyết, lãnh đạo Phòng có trách nhiệm chỉ

đạo, phân công trách nhiệm giải quyết công việc kịp thời theo thời hạn yêu cầu
của ; theo thời hạn yêu cầu của văn bản hoặc theo quy định của pháp luật.
Trách nhiệm giải quyết văn bản đến: Các cá nhân có trách nhiệm
nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo sự chỉ đạo của thủ trưởng đơn vị.
Cán bộ văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn bản đến, văn bản đến đã
được giải quyết, đã đên hạn nhưng chưa được giải quyết để báo cáo Trưởng
phòng.
2.2.4. Quản lý và sử dụng con dấu
Con dấu là vật thể được khắc chìm hoặc nổi với mục đích tạo nên một
hình dấu cố định trên văn bản.
Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức
và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức
17


và các chức danh Nhà nước. Con dấu được quản lý theo quy định của Nhà nước.
Dấu là một thành phần thể thức của văn bản, thể hiện giá trị pháp lý của
văn bản.
Các loại dấu mà Phòng Nội Vụ đang sử dụng bao gồm: dấu Phòng Nội
Vụ, dấu các chức danh ( Trưởng phòng, Phó phòng) , dấu họ tên. Việc đóng dấu
lên văn bản là một thành phần thể thức không thể thiếu của văn bản.
Tại Phòng Nội Vụ, con dấu chỉ được đóng lên các văn bản , giấy tờ
đã có chữ ký hợp lệ của người có thẩm quyền và tuyệt đối không được
đóng dấu vào giấy trắng ( dấu khống chỉ ). Dấu đóng vào văn bản luôn
được đóng rõ ràng, ngay ngắn, đúng màu mực dấu theo quy định chung
của Nhà nước, dấu đóng trùm lên 1/3 chữ ký của người có thẩm quyền về
phía bên trái.
2.2.5. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
Việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ là khâu
quan trọng cuối cùng của công tác văn thư nhưng lại là khâu mở đầu cho công

tác lưu trữ. Hiểu rõ được tầm quan trọng ấy, Phòng Nội Vụ UBND quận Tây Hồ
đã tổ chức, quản lý tốt văn bản, giấy tờ trong cơ quan nên thuận lợi cho việc tra
tìm nhanh chóng, chính xác, đem lại hiệu quả cao trong công việc.
2.2.6.Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ
Công tác thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ ở Phòng Nội Vụ
UBND quận Tây Hồ do cán bộ văn thư lưu trữ thực hiện. Cán bộ văn thư
phải thu thập tài liệu ngay khi các cán bộ công chức của Phòng đến xin
dấu tức là cán bộ văn thư lưu trữ sẽ thu lại bản gốc, những bản có chữ ký
trực tiếp của lãnh đạo Phòng và được lưu giữ tại bộ phận văn thư. Các văn
bản đi được sắp xếp theo thời gian ban hành. Văn bản đến thì được sắp
xếp theo số đến. Mỗi văn bản đến sau khi đã có ý kiến giải quyết của lãnh
đạo Phòng đều được giữ lại bản có bút phê ý kiến của lãnh đạo, và được
đánh số thứ tự đến vào góc phải của văn bản bằng bút chì.
Do Phòng Nội Vụ là đơn vị quản lý hồ sơ của các cán bộ, công chức trong
toàn quận, nên các phòng ban, các đơn vị sự nghiệp, các hội,…phải thực hiện
giao nộp hồ, tài liệu của các cán bộ công chức làm việc tại đơn vị mình cho
18


Phòng Nội Vụ quản lý. Thủ tục giao nhận tài liệu của Phòng Nội Vụ được thực
hiện nghiêm ngặt. Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu hay mượn hồ sơ, tài liệu đều phải
lập thành biên bản - “ Biên bản giao nhận hồ sơ” có giá trị pháp lý như nhau mỗi
bên giữ một bản.
2.2.7.Xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu là quá trình tiến hành lựa chọn những tài liệu có
giá trị để đem bảo quản trong các kho lưu trữ phục vụ cho việc khai thác sử
dụng lâu dài và loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy.
Xác định giá trị tài liệu là một công việc vô cùng quan trọng và có
ý nghĩa rất lớn vì toàn bộ tài liệu đưa vào kho lưu trữ không phải tài liệu
nào cũng đều có giá trị và cần được bảo quản và nếu công tác này được

thực hiện tốt sẽ tối ưu hóa được các thành phần phông lưu trữ đảm bảo
cho hồ sơ tài liệu đưa vào lưu trữ có giá trị cao phục vụ tốt công tác khai
thác sử dụng có hiệu quả.
Việc xác định giá trị của tài liệu giúp cho cơ quan, đơn vị quản lý
tài liệu được chặt chẽ, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác thu thập bổ
sung, khắc phục tình trạng phân tán hay tiêu hủy tài liệu tùy tiện. Vì vậy,
Phòng Nội Vụ UBND quận Tây Hồ đã rất chú trọng việc xác định giá trị
tài liệu trước khi đưa tài liệu vào kho lưu trữ, đặc biệt là ở giai đoạn văn
thư. Vì văn thư là đầu mối trung chuyển, là cổng kiểm soát văn bản đi,
đến của đơn vị. Tất cả các văn bản đi, đến đều được văn thư lưu giữ, lập
thành hồ sơ. Ví dụ: Tập lưu văn bản đi tháng 1 năm 2017 của Phòng Nội
Vụ UBND quận Tây Hồ.
Khi xác định giá trị tài liệu, để không nhầm lẫn trong khi xác định
UBND quận Tây Hồ đã tiến hành thành lập Hội đồng xác định giá trị tài
liệu.
Hiện nay, trong kho lưu trữ của Phòng Nội Vụ có 8.53 mét tài liệu
loại chưa tiêu hủy và đang chờ xác định lại giá trị.
2.2.8. Chỉnh lý tài liệu

19


Hiện nay trong kho lưu trữ của Phòng Nội Vụ UBND quận Tây Hồ đang
bảo quản 1.906 hồ sơ, quy ra tổng số là 50.36 mét giá tài liệu. Được sự quan tâm
của HĐND&UBND quận nên nhìn chung công tác bảo quản tài liệu được đầy
đủ. Tại Phòng Nội Vụ có đầy đủ hệ thống công văn sổ sách đi đến, tài liệu chủ
yếu là các văn bản hành chính không bị rách, nhàu nát, được in trên khổ giấy
A4. Tuy nhiên vẫn còn một số những nhược điểm như văn bản lưu thiếu, sắp
xếp văn bản không theo trình tự, lưu văn bản photo. Vì vậy, Phòng Nội Vụ
thường xuyên tiến hành chỉnh lý đối với khối tài liệu của đơn vị mình.

Phòng Nội Vụ có vị trí đặc biệt quan trọng, nó là đơn vị tham mưu, giúp
việc cho UBND thực hiện chức năng, nhiệm vụ quản lý nhà nước trên các lĩnh
vực: Tổ chức biên chế các cơ quan sự nghiệp nhà nước, cải cách chính quyền địa
phương, địa giới hành chính, cán bộ công chức viên chức nhà nước, cán bộ công
chức xã phường thị trấn, các hội, tổ chức phi chính phủ, văn thư lưu trữ nhà
nước, tôn giáo, thi đua, khen thưởng. Do đó, khối tài liệu chủ yếu của Phòng Nội
Vụ ban hành đó là các văn bản hành chính như các quyết định, công văn, thông
báo, báo cáo, tờ trình,…
Nội dung tài liệu: Tài liệu trong Phông phản ánh quá trình hoạt động, thể
hiện rõ chức năng nhiệm vụ của Phòng Nội Vụ như:
- Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác địa giới hành chính của
quận;
- Tài liệu về việc tổ chức bầu cử Đại biểu Quốc hội và HĐND các cấp ở
quận;
- Tài liệu về bản đồ địa giới hành chính quận, phường;
- Tài liệu về việc thành lập, giải thể, hợp nhất, chia tách, sáp nhập, đổi tên,
sắp xếp lại tổ chức bộ máy của UBND quận, phường và các đơn vị trực thuộc
quận;
- Tài liệu Hội nghị về công tác tổ chức;
- ...
Qua nội dung tài liệu ta thấy tài liệu hình thành trong quá trình hoạt
động của Phòng phản ánh rõ chức năng nhiệm vụ, các mặt hoạt động của
của Phòng Nội Vụ. Tài liệu của Phòng Nội Vụ có ý nghĩa rất lớn trong
việc phát triển knh tế xã hội và đảm bảo an ninh trong toàn quận. Chính vì

20


vậy, việc xây dựng phương án phân loại tài liệu cho Phông là một việc
làm hết sức cần thiết.

Khi tiến hành chỉnh lý tài liệu thì khâu dầu tiên và quan trọng nhất
là chọn phương án phân loại hợp lý cho phông lưu trữ. Nếu phương án đó
hợp lý sẽ đảm bảo cho tài liệu của phông trở thành một khối thống nhất,
phản ánh chính xác hoạt động lịch sử của đơn vị hình thành phông, góp
phần tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ đó. Ngược lại, nếu việc xây dựng
phương án phân loại tài liệu không hợp lý nó sẽ gây nên tình trạng chồng
chéo, tra tìm tài liệu sẽ gặp rát nhiều khó khăn. Do đó, muốn xây dựng
một phương án phân loại phù hợp về mặt lý luận thì phải nghiên cứu lịch
sư đơn vị hình thành phông và lịch sử của cơ quan đó.
Lựa chọn phương án phân loại tài liệu phù hợp bên cạnh việc
nghiên cứu bản lịch sử đơn vị hình thành phông của cơ quan thì việc xem
xét thực trạng tài liệu cơ quan đó cũng là một việc làm hết sức cần thiết.
Qua quá trình khảo sát, xem xét tài liệu trong kho của UBND quận Tây
Hồ, khối lượng tài liệu tương đối đầy đủ, tài liệu ban hành đủ thể thức, thể
hiện rõ chức năng nhiệm vụ quyền hạn của mình tạo điều kiện thuận lợi
cho việc xây dựng phương án phân loại. UBND quận Tây Hồ có cơ cấu,
chức năng, nhiệm vụ hay thay đổi nên phương án phân loại tài liệu được
áp dụng trong phông là phương án “ Thời gian - Mặt hoạt động”. Theo
phương án này, tài liệu trước hết được chia được chia theo thời gian, sau
đó phan theo mặt hoạt động.
Bảng phương án phân loại tài liệu của phông lưu trữ của Phòng
Nội Vụ được chỉnh lý theo phương án “ Thời gian – Mặt hoạt động”.
( Phụ lục I )
2.2.9. Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ ở Phòng Nội Vụ UBND quận Tây Hồ chủ yếu là loại tài liệu
hành chính và hiện nay tài liệu được thống kê bẳng sổ thống kê là chủ yếu.
Bên cạnh phương pháp thống kê truyền thống thì Phòng Nội Vụ UBND
quận Tây Hồ còn sử dụng phần mềm để quản lý tài liệu lưu trữ.

21

Công cụ tra tìm tài liệu tài liệu lưu trữ dùng để giới thiệu thành phần và nội
dung tài liệu của kho lưu trữ, chỉ dẫn địa chỉ từng tài liệu, giúp người nghiên cứu
tra tìm tài liệu nhanh chóng.mục lục hồ sơ, mục lục văn bản gồm file cứng và
file mềm là công cụ tra tìm chủ yếu tại kho lưu trữ của Phòng Nội Vụ UBND
quận Tây Hồ.
Việc thống kê tài liệu lưu trữ hiện nay ở UBND quận Tây Hồ nói chung và
Phòng Nội Vụ nói riêng chưa được tiến hành theo đúng quy định của nhà nước,
việc thống kê chưa theo biểu mẫu quy định của nhà nước mà mới chỉ thực hiện
thống kê những số liệu cần thiết phục vụ cho lập báo cáo công tác lưu trữ theo
năm.
Do chưa thực hiện công tác thống kê nên UBND quận Tây Hồ hiện nay chưa
có báo cáo thống kê chi tiết theo đúng biểu mẫu của nhà nước nhưng hàng năm
đều có báo cáo kết quả công tác văn thư lưu trữ do Phòng Nội Vụ lập. Ví dụ:
Báo cáo số 15/BC-UBND ngày 19/01/2016 của UBND quận Tây Hồ về tổng kết
công tác năm 2015 và phương hướng nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm
2016.
Việc lập báo cáo kết quả công tác văn thư lưu trữ như vậy đã chỉ ra được
những kết quả và tồn tại trong công tác văn thư lưu trữ để có những phương
hướng xây dựng và hoàn thiện công tác lưu trữ ngày một tốt hơn.
Nhìn chung công tác thống kê và xây dựng công cụ tra tìm ở Phòng Nội Vụ
UBND quận Tây Hồ đã được thực hiện, nhất là hệ thống công cụ tra cứu. Việc
xây dựng Mục lục hồ sơ đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc thống kê tài liệu lưu
trữ cũng như việc quản lý và tra tìm tài liệu được nhanh chóng, thuận tiện. Hiện
nay kho lưu trữ của Phòng Nội Vụ quận Tây Hồ đã triển khai ứng dụng công
nghệ thông tin vào công tác lưu trữ. Đây là điều kiện thuận lợi để từng bước đưa
công tác lưu trữ của Phòng ngày một hoàn thiện.
2.2.10. Bảo quản tài liệu lưu trữ
Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng các biện pháp khao học kỹ thuật để kéo

dài tuổi thọ và bảo đảm an toàn cho tài liệu nhằm phục vụ các yêu cầu khai thác,
sử dụng tài liệu.

22