công tác văn thư, lưu trữ tại trung tâm lưu trữ lịch sử chi cục văn thư lưu trữ thành phố hà nội

MỤC LỤC
A. PHẦN MỞ ĐẦU.............................................................................................1
B. PHẦN NỘI DUNG..........................................................................................3
Chương 1: TỔNG QUAN TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ TRỰC
THUỘC CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ THÀNH PHỐ HÀ NỘI...........3
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
của Trung tâm lưu trữ lịch sử Chi cục Văn thư-Lưu trữ thành phố Hà Nội. .3
1.1.1. Lịch sử hình thành và quá trình phát triển của Trung tâm lưu trữ lịch
sử Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hà Nội............................................3
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn.........................................................4
1.1.3. Cơ cấu tổ chức......................................................................................6
1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
bộ phận Văn thư, Lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ Lịch sử trực thuộc Chi cục
Văn thư – Lưu trữ thành phố Hà Nội.............................................................6
1.2.1. Chức năng.............................................................................................6
1.2.2. Nhiệm vụ..............................................................................................6
1.2.3. Cơ chế hoạt động và quyền hạn............................................................7
Chương 2: THỰC TIỄN CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI TRUNG
TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ TRỰC THUỘC CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU
TRỮ THÀNH PHỐ HÀ NỘI.............................................................................8
2.1. Thực tiễn công tác Văn thư Trung tâm Lưu trữ Lịch sử trực thuộc Chi
cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hà Nội.......................................................8
2.1.1. Mô hình tổ chức công tác Văn thư.......................................................8
2.1.2. Nhiệm vụ của Văn thư Cơ quan...........................................................8
2.1.3.Nội dung công tác Văn thư....................................................................8
2.1.3.1. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan.....................8
2.1.3.2. Hệ thống văn bản do cơ quan ban hành...........................................10
2.1.3.3. Quản lý văn bản...............................................................................10
2.1.3.4. Quy định về quản lý và sử dụng con dấu cơ quan...........................12

2.1.3.5. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan...................................13
2.2. Thực tiễn công tác lưu trữ.....................................................................13
2.2.1. Xác định giá trị tài liệu và thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ
quan..............................................................................................................14
2.2.1.1. Xác định giá trị tài liệu....................................................................14
2.2.1.2. Thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan.................................15
2.2.2. Tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ cơ quan...............................16
2.2.3. Các loại công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ.............................................17
2.2.4. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ......................................................17
2.2.4.1. Các trang thiết bị bảo quản hiện có.................................................17
2.2.4.2. Các biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu.........................................18
2.2.4.3. Tình trạng vật lý của tài liệu trong kho...........................................19
2.2.5. Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ..........................................19
2.2.5.1. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu được áp dụng.....................19
2.2.5.2. Hiệu quả...........................................................................................20
Chương 3: SO SÁNH, ĐỐI CHIẾU GIỮA LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN
CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH
SỬ TRỰC THUỘC CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ THÀNH PHỐ......22
HÀ NỘI..............................................................................................................22
3.1. Điểm giống nhau giữa lý luận và thực tiễn áp dụng tại Trung tâm Lưu
trữ Lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hà Nội..........22
3.1.1.Về công tác Văn thư............................................................................22
3.1.2. Về công tác Lưu trữ............................................................................22
3.2. Điểm khác nhau giữa lý luận và thực tiễn áp dụng tại Trung tâm Lưu trữ
lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hà Nội.................23
3.2.1. Về công tác Văn thư...........................................................................23
3.2.2. Về công tác Lưu trữ............................................................................24
3.3. Ý kiến đề xuất........................................................................................24
C. PHẦN KẾT LUẬN.......................................................................................26
D. PHỤ LỤC......................................................................................................28

A. PHẦN MỞ ĐẦU
Bước sang thế kỷ 21 thế kỷ của thời đại công nghệ thông tin, thời đại
công nghiệp hoá hiện đại hoá đất nước, việc trao đổi thông tin là không thể
thiếu. Có rất nhiều cách để trao đổi thông tin nhưng việc trao đổi thông tin bằng
văn bản được coi là phương tiện quan trọng nhất vì nó là bằng chứng có độ tin
cậy chính xác nhất và hiệu lực pháp lý cao là những tài liệu văn bản có giá trị
làm căn cứ pháp lý để truy cứu trách nhiệm, do vậy đã từ lâu văn bản gắp liền
với công tác văn thư là một khâu rất quan trọng trong các cơ quan, tổ chức nhà
nước từ thời xa xưa cho đến nay.
Văn thư – Lưu trữ là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là công tác
thường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý Hành chính Nhà nước.
Trong các cơ quan, đơn vị công tác Văn thư – Lưu trữ luôn được quan tâm, bởi
đó là công tác đảm bảo hoạt động quản lý Hành chính thông qua các văn bản, tài
liệu. Với vai trò quan trọng của công tác Văn thư – Lưu trữ, trong lĩnh vực quản
lý hành chính, Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm, đã và đang có những chủ
trương chính sách ngày càng hiện đại nhằm phục vụ tốt nhất cho hoạt động quản
lý Nhà nước trong mỗi cơ quan.
Làm tốt công tác này sẽ góp phần đảm bảo cung cấp thông tin được nhanh
chóng, chính xác, đảm bảo bí mật và nâng cao hiệu suất công việc của cơ quan.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là nơi có truyền thống đào tạo cán bộ văn
thư– lưu trữ từ nhiều năm nay. Trường đã thực hiện phương châm giáo dục của
Đảng và Nhà nước là “học đi đôi với hành, lý thuyết gắn liền với thực tiễn”. Vì
thế, hàng năm nhà trường đã tiến hành tổ chức những đợt kiến tập cho sinh viên
năm 3 hệ Đại học đi kiến tập tại các cơ quan, doanh nghiệp. Qua đợt kiến tập
này giúp chúng tôi được tiếp cận với thực tế, củng cố kiến thức đã được học
trong nhà trường, hiểu rõ hơn công việc của mình sau này, củng cố thêm những
kinh nghiệm mà thế hệ đi trước truyền lại, đồng thời đây là cũng là bước đệm để

chuẩn bị cho đợt thực tập vào năm cuối.
Được sự giới thiệu, quan tâm của trường Đại học Nội vụ Hà Nội và khoa
Văn thư– Lưu trữ, được sự tiếp nhận của Trung tâm lưu trữ lịch sử thuộc Chi
1


cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hà Nội, tôi đã được đến kiến tập tại Trung tâm
từ ngày 29/05/2017 đến ngày 18/06/2017. Trong đợt kiến tập này được sự giúp
đỡ của các thầy cô cũng như toàn thể đội ngũ cán bộ công chức, viên chức tại
Trung tâm lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ, đây cũng là dịp để
tôi hiểu rõ hơn nữa những công tác chuyên môn sâu, được trang bị những lý
luận chung về công tác văn thư, lưu trữ nhằm áp dụng thực tiễn tại cơ quan. Để
tổng hợp kết quả trong quá trình kiến tập tại Trung tâm, tôi xin trình bày bài báo
cáo kiến tập của mình như sau: ngoài phần mở đầu, phần kết luận và phụ lục cần
thiết thì nội dung báo cáo được chia thành 3 chương cụ thể:
Chương 1: Tổng quan về Trung tâm lưu trữ lịch sử Chi cục Văn thử
– Lư trữ Hà Nội
Chương 2: Thực tiễn công tác Văn thư, Lưu trữ tại Trung tâm lưu
trữ lịch sử Chi cục Văn thư-Lưu trữ thành phố Hà Nội
Chương 3: So sánh, đối chiếu giữa lý luận và thực tiễn công tác văn
thư, lưu trữ tại Trung tâm lưu trữ lịch sử Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành
phố Hà Nội
Qua bài báo cáo kiến tập này cho phép tôi gửi lời cảm ơn chân thành sâu
sắc nhất đến toàn thể đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức tại Trung tâm lưu trữ
lịch sử, đặc biệt là Ban Lãnh đạo Trung tâm lưu trữ lịch sử Chi cục Văn thư –
Lưu trữ, và sự hướng dẫn nhiệt tình của cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại Trung
tâm; các thầy, cô giáo trong khoa Văn thư – Lưu trữ đã tạo điều kiện hướng dẫn
tôi hoàn thành tốt đợt kiến tập, cũng như bài báo cáo này.
Kính mong nhận được sự góp ý của thầy cô và các bạn để tôi hoàn thành
tốt hơn nữa nghiệp vụ của mình!

Tôi xin chân thành cảm ơn!

2


B. PHẦN NỘI DUNG
Chương 1: TỔNG QUAN TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ TRỰC
THUỘC CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ THÀNH PHỐ HÀ NỘI
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Trung tâm lưu trữ lịch sử Chi cục Văn thư-Lưu trữ thành phố Hà
Nội
1.1.1. Lịch sử hình thành và quá trình phát triển của Trung tâm lưu
trữ lịch sử Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hà Nội
Quyết định số 4621/QĐ-UBND ngày 14 tháng 9 năm 2015 về việc thành
lập Trung tâm lưu trữ lịch trực thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ, Sở Nội vụ
thành phố Hà Nội.
Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003
Căn cứ Nghị định số 24/2014/NĐ-CP ngày 04/4/2014 của Chính phủ quy
định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc
Trung ương;
Căn cứ Thông tư số 15/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 của Bộ Nội vụ
hướng dấn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ
thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Phòng Nội vụ
thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh;
Căn cứ Quyết định số 103/2009/QĐ-UBND ngày 24 tháng 9 năm 2009
của UBND thành phố Hà Nội ban hành quy định về tổ chức bộ máy, biên chế,
tiền lương, tiền công, cán bộ, công chức, viên chức và lao động hợp đồng trong
các cơ quan, đơn vị thuộc thành phố Hà Nội và Quyết định số 11/2012/QĐUBND ngày 22 tháng 5 năm 2012 của UBND thành phố Hà Nội sửa đổi, bổ
sung, điều chỉnh một số điều của Quyết định số 103/2009/QĐ-UBND;
Xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại tờ trình số 1807/TTr-SNV ngày

13/8/2015 về việc thành lập Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Chi cục Văn
thư – Lưu trữ.
Trung tâm lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ được thành lập
ngày 13/08/2015. Thành lập Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Chi cục Văn
3


thư – Lưu trữ, Sở Nội vụ (trên cơ sở tách, chuyển chức năng, nhiệm vụ của 3
phòng Thu thập – Chỉnh lý tài liệu, Bảo quản hồ sơ tài liệu lưu trữ, Tổ chức sử
dụng tài liệu lưu trữ từ Chi cục Văn thư – Lưu trữ).
Trung tâm Lưu trữ lịch sử là đơn vị sự nghiệp công lập, có tư cách pháp
nhân, có con dấu và tài khoản riêng tại Kho bạc Nhà nước và Ngân hàng theo
quy định của pháp luật.
Trụ sở: Số 20 phố Huỳnh Thúc Kháng, phường Láng Hạ, quận Đống Đa,
thành phố Hà Nội (nằm trong trụ sở của Chi cục Văn thư – Lưu trữ)
Biên chế của Trung tâm Lưu trữ lịch sử là biên chế sự nghiệp nằm trong
tổng biên chế sự nghiệp của Sở Nội vụ được UBND Thành phố phân bổ hàng
năm.
Trước mắt, xác định biên chế của Trung tâm 24 viên chức, là số biên chế
viên chức năm 2017 của Sở Nội vụ đã được UBND Thành phố giao.
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
Căn cứ Quyết định số 9126/QĐ-SNV về việc quy định vị trí, chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Lịch sử trực
thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ, Sở Nội vụ thành phố Hà Nội.
Căn cứ Quyết định số 02/2012/QĐ-UNBD ngày 03/02/2012 của UBND
thành phố Hà Nội về việc quy định vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ
cấu tổ chức của Sở Nội vụ thành phố Hà Nội.
Căn cứ Quyết định số 4621/QĐ-UBND ngày 14/9/2015 của UNBD thành
phố Hà Nội về việc thành lập Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Chi cục Văn
thư – Lưu trữ, Sở Nội vụ thành phố Hà Nội; Xét đề nghị của Chánh Văn phòng

Sở và Chi cục trưởng Chi cục Văn thư – Lưu trữ,
Quy định vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Trung tâm lưu trữ
Lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ, Sở Nội vụ thành phố Hà Nội (sau
đây xin gọi tắt là Trung tâm Lưu trữ lịch sử) như sau:
1. Vị trí, chức năng
Giúp Chi cục trưởng Chi cục Văn thư – Lưu trữ trực tiếp quản lý tài liệu
lưu trữ lịch sử của Thành phố và thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ theo
4


quy định của pháp luật.
Trung tâm Lưu trữ Lịch sử chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế
và hoạt động của Chi cục Văn thư – Lưu trữ, đồng thời chịu sự hướng dẫn về
chuyên môn nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Bộ Nội
vụ.
2. Nhiệm vụ, quyền hạn
a. Giúp Chi cục trưởng Chi cục Văn thư – Lưu trữ thực hiện các nhiệm vụ
sau:
- Xây dựng, trình cấp có thẩm quyền ban hành Danh mục cơ quan, tổ
chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và phê duyệt Danh mục tài liệu nộp lưu vào
Lưu trữ lịch sử của Thành phố;
- Thẩm định Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu do cơ quan, tổ chức đề nghị
giao nộp; lập kế hoạch thu thập tài liệu; thống nhất với các cơ quan, tổ chức
thuộc nguồn nộp lưu về loại hình tài liệu, thành phần tài liệu, thời gian tài liệu,
số lượng tài liệu và thời gian giao nộp tài liệu;
- Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị
tài liệu giao nộp;
- Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, tu bổ phục chế, bảo hiểm,
bảo quản, giải mật tài liệu lưu trữ lích sử và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu
lưu trữ; xây dựng công cụ tra cứu hồ sơ, tài liệu, tổ chức công bố, trưng bày

triển lãm tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật;
- Sưu tầm tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ theo quy định và trên cơ
sở thỏa thuận.
b. Thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật, cụ
thể:
- Chỉnh lý, tu bổ, khử trùng, khử axit, khử nấm mốc, số hóa tài liệu lưu trữ.
- Nghiên cứu, tư vấn, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ lưu trữ.
- Thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ khác theo quy định của pháp luật.
c. Quản lý tài chính, tài sản, trang thiết bị của Trung tâm theo quy định
của pháp luật và theo phân cấp của Sở Nội vụ.
5


d. Thực hiện nhiệm vụ khác theo sự phân công của Chi cục trưởng Chi
cục Văn thư – Lưu trữ.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức
a. Lãnh đạo Trung tâm: Giám đốc và 02 Phó Giám đốc
- Giám đốc Trung tâm chịu trách nhiệm trước Chi cục trưởng Chi cục Văn
thư – Lưu trữ và trước pháp luật về việc thực hiện chức trách, nhiệm vụ, quyền
hạn được giao và việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Lưu trữ
lịch sử;
- Phó giám đốc Trung tâm là người giúp Giàm đốc phụ trách, theo dõi, chỉ
đạo một số mặt công tác và chịu trách nhiệm trước Giám đốc và pháp luật về
nhiệm vụ được phân công. Khi Giám đốc vắng mặt, Giám đốc ủy nhiệm cho
một Phó Giám đốc điều hành các hoạt động của Trung tâm;
- Lãnh đạo Trung tâm trực tiếp phụ trách các tổ trong Trung tâm;
b. Các tổ chuyên môn, nghiệp vụ thuộc Trung tâm
- Tổ Hành chính và dịch vụ
- Tổ Nghiệp vụ lưu trữ
1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ

chức của bộ phận Văn thư, Lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ Lịch sử trực
thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hà Nội
1.2.1. Chức năng
Giúp Chi cục trưởng trong công tác quản lý nhà nước về Văn thư-Lưu trữ
đối với các cơ quan, đơn vị thuộc thành phố Hà Nội.
1.2.2. Nhiệm vụ
- Tham mưu giúp Chi cục trưởng xây dựng, ban hành hoặc trình Giám đốc
Sở ban hành các văn bản về công tác Văn thư, Lưu trữ của Thành phố: Kế
hoạch, chương trình, đề án, dự án, quy định về Văn thư, Lưu trữ;
- Thẩm định giúp Chi cục trưởng báo cáo Giám đốc Sở đề trình UBND
Thành phố phê duyệt “Danh mục nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp
lưu vào lưu trữ lịch sử của Thành phố”;
- Thẩm định, trình Chi cục trưởng đề trình cơ quan có thẩm quyền phê
6


duyệt “Danh mục tài liệu hết giá trị” của lưu trữ lịch sử của Thành phố và của
các cơ quan, đơn vị thuộc Danh mục nguồn nộp lưu vào Chi cục Văn thư-Lưu
trữ và Lưu trữ cấp Huyện;
- Tham mưu giúp Chi cục trưởng xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện
công tác tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ công tác Văn thư, Lưu trữ;
- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác
Văn thư, Lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị thuộc UBND Thành phố;
- Giúp Chi cục trưởng thường trực phối hợp với Thanh tra Sở Nội vụ giải
quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về Văn thư, Lưu trữ theo
thẩm quyền;
- Tham mưu giúp Chi cục trưởng sơ kết, tổng kết công tác Văn thư-Lưu
trữ và công tác thi đua – khen thưởng.
1.2.3. Cơ chế hoạt động và quyền hạn
- Được tổ chức và làm việc theo chế độ Thủ trưởng, Trưởng phòng chịu

trách nhiệm trước Chi cục trưởng về toàn bộ công việc của Phòng;
- Phối kết hợp với các phòng trong Chi cục và các cơ quan khác để giải
quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của Phòng.

7


Chương 2: THỰC TIỄN CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI TRUNG
TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ TRỰC THUỘC CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU
TRỮ THÀNH PHỐ HÀ NỘI
2.1. Thực tiễn công tác Văn thư Trung tâm Lưu trữ Lịch sử trực
thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hà Nội
2.1.1. Mô hình tổ chức công tác Văn thư
Trung tâm Lưu trữ Lịch sử hoạt động theo mô hình Văn thư chuyên trách.
Trung tâm có một cán bộ văn thư chuyên trách chung của cơ quan. Ngoài những
hoạt động chuyên môn, cán bộ văn thư còn làm nhiệm vụ trực tổng đài của
Trung tâm.
2.1.2. Nhiệm vụ của Văn thư Cơ quan
- Tiếp nhận vào sổ đăng ký văn bản đến;
- Trình, chuyển giao văn bản đến;
- Vào sổ đăng ký văn bản đi, kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình
bày văn bản, đóng dấu và dấu mức độ khẩn mật (nếu có) trước khi ban hành;
- Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;
- Lưu công văn đi và lập hồ sơ Văn thư;
- Quản lý và sử dụng con dấu theo đúng quy định;
- Tổng hợp, xây dựng lịch công tác tuần của lãnh đạo Trung tâm;
- Thường trực tiếp công dân;
- Làm công tác lưu trữ của Trung tâm;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của lãnh đạo phòng và
lãnh đạo Trung tâm.

2.1.3.Nội dung công tác Văn thư
2.1.3.1. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan
Tại Trung tâm Lưu trữ Lịch sử , Thủ trưởng cơ quan, đơn vị có trách
nhiệm tổ chức việc soạn thảo nội dung văn bản và phạm vi điều chỉnh của từng
văn bản sẽ ban hành.
Thủ trưởng cơ quan, đơn vị giao cho đơn vị hoặc cá nhân phù hợp chủ trì
soạn thảo văn bản. Đơn vị, cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản có trách nhiệm đề
8


xuất với với Thủ trưởng việc tổ chức lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên
quan (nếu cần thiết) và nghiên cứu các ý kiến đóng góp để hoàn chỉnh dự thảo
văn bản.
Việc soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan phải đáp ứng 5 yêu cầu
cơ bản sau:
- Văn bản phải được soạn thảo và ban hành đúng thẩm quyền và đúng
công dụng (yêu cầu quan trọng nhất);
- Văn bản phải đảm bảo các yếu tố về mặt thể thức;
- Văn bản phải đảm bảo những yêu cầu về mặt nội dung;
- Văn bản phải đảm bảo những yêu cầu về trình bày và diễn đạt;
- Đảm bảo quy trình soạn thảo và ban hành.
Tại Trung tâm Lưu trữ Lịch sử, căn cứ vào nhiệm vụ được giao và yêu
cầu công việc thì chuyên viên là người chịu trách nhiệm soạn thảo văn bản. Quy
trình soạn thảo và ban hành văn bản có thể được hướng dẫn tóm tắt như sau:
STT Công việc
Nội dung
Thực hiện
Đặt tên loại - Xác định mục đích, ý nghĩa và nội dung Cán bộ soạn
1

văn bản

của văn bản.

thảo

- Đối tượng và phạm vi tác động của văn
bản.
Soạn đề cương - Thu thập các thông tin cần thiết (pháp lý, Cán bộ soạn
và dự thảo văn thực tiễn và các thông tin khác)
bản

thảo

- Lựa chọn thông tin để đưa vào văn bản

2

- Xác định các ý chính
- Xác định bố cục văn bản
- Sắp xếp các phần, mục, ý theo trật tự
Trình

lôgic và hợp lý
duyệt - Xác định đối tượng cần xin ý kiến

- Cán bộ soạn

nội dung và tổ - Gửi bản thảo cho các đối tượng cần xin ý thảo
3

chức

lấy

ý kiến

kiến đóng góp

- Nghiên cứu ý kiến đóng góp và sửa chữa
bản thảo
9


4

Kiểm tra và - Kiểm tra văn phong, chính tả

- Trưởng đơn

hoàn

vị được giao

chỉnh - Kiểm tra các yêu cầu về thể thức

văn bản

- Hoàn chỉnh bản thảo

nhiệm vụ
- Cán bộ soạn

- Duyệt bản thảo

thảo
- Lãnh đạo cơ
quan

- Kiểm tra thể thức và trình duyệt lần cuối
Trình duyệt và
5

làm

thủ

ban hành

tục - Ký chính thức vào văn bản

-Trưởng phòng
hành chính
- Lãnh đạo cơ

quan
- Đóng dấu, ghi ngày tháng năm vào văn - Cán bộ văn
bản.

thư

- Đăng ký vào sổ
- Phát hành và lưu văn bản
2.1.3.2. Hệ thống văn bản do cơ quan ban hành
Trung tâm Lưu trữ Lịch sử là một đơn vị sự nghiệp trực thuộc Chi cục
Văn thư – Lưu trữ Sở Nội vụ, thực hiện chức năng lưu trữ lịch sử và chức năng
quản lý nhà nước về công tác văn thư – lưu trữ trên toàn Thành phố. Vì vậy, để
thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn trong thẩm quyền của mình,
Trung tâm Lưu trữ Lịch sử ban hành các loại văn bản sau: Quyết định, Công
văn, Tờ trình, Báo cáo, Thông báo và các văn bản hành chính thông thường khác
trong hoạt động của mình.
2.1.3.3. Quản lý văn bản
Công văn tài liệu, thư từ cơ quan nhận được của nơi khác gửi đến gọi tắt
là công văn đến. Công văn tài liệu do cơ quan gửi cho nơi khác gọi là công văn
đi.
Công văn giấy tờ là một trong những phương tiện cần thiết của hoạt động
quản lý nhà nước. Vì vậy, công tác công văn giấy tờ có làm tốt hay không, tài
liệu có được lưu giữ đầy đủ hay không đòi hỏi người cán bộ văn thư phải có tính
10


cẩn thận, tỉ mỉ, chịu khó, nghiêm túc và làm việc một cách khoa học thì mới đáp
ứng được yêu cầu nhiệm vụ của công việc.
Ý thức được tầm quan trọng của thông tin văn bản trong hoạt động quản
lý và yêu cầu của công việc, công tác quản lý văn bản của cơ quan đã được thực
hiện nghiêm túc theo đúng quy định nhà nước.
a. Quản lý văn bản đến
Văn bản đến cơ quan từ bất kỳ nguồn nào đều phải được tập trung tại văn
thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký theo quy định. Những văn bản
đến không qua văn thư cơ quan tiếp nhận, đăng ký thì các đơn vị, cá nhân không

có trách nhiệm giải quyết.
Trung tâm Lưu trữ Lịch sử là một đơn vị sự nghiệp trực thuộc Chi cục
Văn thư – Lưu trữ Sở Nội vụ, giúp Sở Nội vụ và Thành phố thực hiện chức năng
lưu trữ lịch sử và quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ nên số lượng
văn bản đến cơ quan phần lớn là từ các cơ quan quản lý cấp trên, Cục Văn thư
và Lưu trữ Nhà nước, các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu trong Thành
phố…
Số lượng văn bản đến của Trung tâm Lưu trữ Lịch sử trong khoảng 150200 văn bản/ năm.
Việc quản lý công văn đến tại Trung tâm bao gồm các khâu: Tiếp nhận,
bóc bì, đóng dấu đến, trình Lãnh đạo cơ quan, vào máy, ghi số công văn đến,
vào sổ công văn đến, chuyển giao văn bản cho các đơn vị, cá nhân theo phiếu xử
lý văn bản của Lãnh đạo, giải quyết và theo dõi tiến độ giải quyết.
Đăng ký văn bản đến là khâu quan trọng của quá trình xử lý công văn
đến. Có thể đăng ký vào sổ hoặc bằng máy vi tính. Theo quy định chung văn bản
đến ngày nào thì đăng ký và chuyển giao ngay trong ngày đó, với công văn khẩn
thì khi nhận cán bộ văn thư phải đăng ký và chuyển giao ngay cho đơn vị hoặc
cá nhân có trách nhiệm giải quyết.
Mẫu sổ “đăng ký văn bản đến” (Phụ lục 2)
Tuy nhiên, việc quản lý văn bản đến của cơ quan theo tôi còn có một hạn
chế đó là cán bộ văn thư chưa lập “Sổ theo dõi giải quyết văn bản đến” để đôn
11


đốc, nhắc nhở các phòng ban, chuyên viên trong việc giải quyết văn bản đúng
thời hạn.
b. Quản lý văn bản đi
Mọi văn bản của cơ quan khi phát hành ra ngoài đều phải qua văn thư để
đăng ký lấy số, ngày tháng ban hành văn bản, đóng dấu của Trung tâm và lưu tại
văn thư một bản chính để làm bằng chứng tra cứu khi cần thiết.
Số lượng văn bản đi của Trung tâm Lưu trữ Lịch sử trong khoảng 50-100

văn bản/ năm
Trong việc quản lý công văn đi, văn thư cũng sử dụng sổ “Đăng ký công
văn đi” theo biểu mẫu có sẵn (Phụ lục 3).
Theo quy định của Trung tâm, việc quản lý công văn đi tại văn thư
bao gồm các khâu:
- Kiểm tra lại thể thức văn bản, ghi số, ngày tháng ban hành văn bản.
- Đóng dấu cơ quan và dấu chỉ mức độ mật, khẩn (nếu có)
- Làm thủ tục phát hành chuyển đi
- Sắp xếp, bảo quản bản lưu phục vụ tra cứu.
Với khối lượng văn bản sản sinh tại Trung tâm không quá nhiều nên tất cả
các loại văn bản phát hành của cơ quan được đánh chung một hệ thống số từ 01
cho văn bản đầu tiên của năm đến hết cho văn bản cuối cùng của năm.
2.1.3.4. Quy định về quản lý và sử dụng con dấu cơ quan
* Loại dấu cơ quan sử dụng:
- Dấu cơ quan hình tròn
- Các loại dấu thường khác gồm: dấu vuông, dấu công văn đến, dấu chức
danh, dấu tên…
* Quy định về quản lý con dấu
Việc quản lý con dấu của cơ quan được thực hiện theo đúng quy định
tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý
và sử dụng con dấu.
* Về bảo quản con dấu
Căn cứ vào những quy định của Nghị định 58 và quan sát thực tế tôi thấy
12


việc quản lý và sử dụng con dấu của văn thư cơ quan tương đối tốt, có giá để
treo dấu gọn gàng, ngăn nắp. Dấu được cất vào tủ khoá lại sau khi hết giờ làm
việc.
2.1.3.5. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

Lập hồ sơ công việc là một trong những nội dung của hoạt động quản lý.
Hồ sơ được lập khoa học một mặt góp phần nâng cao hiệu quả và chất lượng
công tác của cơ quan, đơn vị của bản thân cán bộ, công chức lập hồ sơ. Mặt
khác, nó tạo điều kiện cho việc lưu trữ, tra cứu được thuận lợi, nhanh chóng, từ
đó từng bước phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.
Theo quy định của nhà nước thì việc lập hồ sơ là một công việc bắt buộc
đối với tất cả những cán bộ chuyên viên làm các công tác có liên quan đến công
văn giấy tờ. Tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động của Trung tâm thời gian
qua cũng không nhiều. Gồm hồ sơ: hồ sơ về kế hoạch; báo cáo tổng kết năm
( báo cáo tài chính, phân bổ ngân sách); hồ sơ về đề án kiện toàn bộ máy; hồ sơ
về xây dựng cơ bản, thanh lý tài sản; hồ sơ về vệ sinh công nghiệp, bảo trì, bảo
dưỡng; hồ sơ về xây dựng danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu
vào Trung tâm Lưu trữ Lịch sử ; hồ sơ về kiểm tra chéo; hồ sơ về công cụ tra
cứu ( 1 năm khoảng 100-120 hồ sơ).
Việc nộp lưu hồ sơ của cơ quan được đưa vào lưu trữ cơ quan. Tại
Trung tâm Lưu trữ Lịch sử công tác nộp lưu hồ sơ được tiến hành sau mỗi
năm làm việc và khi nội dung trong văn bản, tài liệu được giải quyết xong.
Cứ đến cuối năm bộ phận Lưu trữ tiếp tục nhận tất cả tài liệu của các
phòng chuyên môn.
2.2. Thực tiễn công tác lưu trữ
Để làm tốt vai trò quản lý nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ và
thực hiện nhiệm vụ lưu trữ của Thành phố, Trung tâm Lưu trữ Lịch sử hiện có
các phòng chuyên môn sau:
- Phòng Thu thập - Chỉnh lý tài liệu: Lựa chọn, thu thập, bổ sung tài liệu
lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào Chi cục theo quy định;
chỉnh lý khoa học kỹ thuật các phông tài liệu (trừ tài liệu phim ảnh, ghi âm, ghi
13


hình) và xác định thời hạn bảo quản tài liệu.

- Phòng Bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ: tổ chức tiếp nhận, bảo quản an
toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ, kho tàng; đáp ứng nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu;
thực hiện tu bổ phục chế tài liệu, lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ.
- Phòng Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: thực hiện tổ chức khai thác, sử
dụng tài liệu lưu trữ đúng quy định của pháp luật, có hiệu quả, an toàn, xây dựng
hệ thống công cụ tra cứu hồ sơ tài liệu, lựa chọn, biên tập, biên soạn, tổ chức
công bố, trưng bày triển lãm hồ sơ tài liệu.
Công tác lưu trữ tại Trung tâm được thực hiện theo Nghị định
111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về Quy định chi tiết
một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia và các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn
của cơ quan quản lý cấp trên, cơ quan chuyên môn cấp trên.
2.2.1. Xác định giá trị tài liệu và thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ
cơ quan
2.2.1.1. Xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu là quá trình áp dụng các nguyên tắc, phương pháp
và các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu để phân tích tài liệu, nhằm lựa chọn
những tài liệu có giá trị để bảo quản và loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu
hủy.
Ở Trung tâm Lưu trữ Lịch sử thì việc xác định giá trị tài liệu được thực
hiện ở giai đoạn văn thư cơ quan, nó thể hiện qua các công việc như: lựa chọn
tài liệu có giá trị thiết thực đối với yêu cầu giải quyết công việc để tổ hợp chúng
vào một hồ sơ, đồng thời loại những giấy tờ không có giá trị; xác định thời hạn
bảo quản cho hồ sơ. Việc xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ tại Trung tâm
dựa vào Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành tại Trung tâm Lưu trữ
Lịch sử.
Khi tài liệu kết thúc ở giai đoạn văn thư chúng được thu thập vào lưu trữ
hiện hành của cơ quan. Yêu cầu xác định giá trị tài liệu thông qua những nội
dung công việc như:
- Kiểm tra và hiệu chỉnh việc ghi thời hạn bảo quản
14

- Lựa chọn những tài liệu có giá trị lịch sử (giá trị bảo quản vĩnh viễn) để
giao nộp vào lưu trữ lịch sử theo đúng quy định
- Loại hủy những tài liệu đã hết giá trị thực tiễn, làm thủ tục tiêu hủy theo
quy định của Pháp luật
2.2.1.2. Thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan
a. Thành phần, nội dung và khối lượng tài liệu được bảo quản tại
Trung tâm Lưu trữ Lịch sư
Trung tâm Lưu trữ Lịch sử có chức năng thu thập và bảo quản tài liệu của
các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu trên địa bàn Hà Nội. Hiện tại, Trung
tâm đang lưu giữ và bảo quản trên 5000m tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn
và lâu dài. Thành phần và nội dung tài liệu bao gồm 2 khối sau:
- Khối tài liệu hành chính: chiếm đa số tài liệu trong kho.
- Khối tài liệu kỹ thuật: chỉ một số ít, tập trung chủ yếu ở tài liệu xây
dựng.
Số lượng phông lưu trữ hiện đang bảo quản tại Trung tâm: 68
Trong đó, số lượng phông đóng là: 42
Số phông đóng chủ yếu là các phông tài liệu của các Sở ngành thuộc
UBND tỉnh Hà Tây cũ và một số phông do sát nhập cơ cấu tổ chức, thay đổi tên
và chức năng nhiệm vụ.
Quy trình thu thập tài liệu Trung tâm Lưu trữ Lịch sử (Phụ lục 4)
b. Nguồn tài liệu nộp lưu
Các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ lịch sử Trung
tâm Lưu trữ Lịch sử có khoảng trên 90 cơ quan, doanh nghiệp. Hiện tại, tài liệu
thu thập vào kho lưu trữ lịch sử thành phố chủ yếu là tài liệu quản lý hành chính
với nội dung phong phú, thể loại đa dạng và có giá trị về nhiều mặt.
Một số tài liệu do Trung tâm thu thập về chưa được phân loại sắp xếp
hoàn chỉnh vì trước đó cán bộ lưu trữ các ngành thường kiêm nhiệm công tác
văn thư.

Đối với những tài liệu này, Trung tâm sẽ phối hợp cùng cơ quan nộp lưu
thuê các đơn vị chuyên môn chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu trước khi làm thủ
15


tục nhập kho lưu trữ lịch sử của Trung tâm.
Đối chiếu với thực tế lịch sử thì nguồn tài liệu thu thập về thường không
hoàn chỉnh toàn bộ cơ cấu tổ chức hoàn thời gian hình thành tài liệu, cần tiếp tục
thu thập và bổ sung cho hoàn chỉnh từng phông lưu trữ.
c. Thời hạn giao nộp tài liệu
- Tài liệu hành chính, tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học
công nghệ, tài liệu xây dựng cơ bản: Trong thời hạn 10 năm kể từ năm công việc
kết thúc.
- Tài liệu của các ngành Công an, Quốc phòng: 30 năm kể từ năm công
việc kết thúc. Trừ tài liệu lưu trữ chưa được giải mật hoặc tài liệu lưu trữ cần
thiết cho hoạt động nghiệp vụ hàng ngày.
- Có thể vận dụng khi tổ chức thực hiện việc giao nộp tài liệu điện tử, tài
liệu phim, ảnh, phim điện ảnh, microfim, tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu trên
các vật mang tin khác.
- Trường hợp cơ quan, tổ chức có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến
thời hạn giao nộp để sử dụng cho công việc phải được sự đồng ý bằng văn bản
của UBND thành phố Hà Nội.
2.2.2. Tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ cơ quan
* Điều kiện thành lập phông lưu trữ cơ quan Trung tâm Lưu trữ Lịch sử :
- Chi cục có quyết định thành lập của UBND thành phố Hà Nội là Quyết
định số 9126/QĐ-SNV về việc thành lập Trung tâm Lưu trữ Lịch sử trực thuộc
Chi cục Văn thư - Lưu trữ Sở Nội vụ thành phố Hà Nội ngày 02 tháng 11 năm
2015 quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trung
tâm
- Trung tâm có biên chế được quyền tuyển dụng cán bộ, nhân viên theo

tổng số biên chế được cấp trên phân bổ
- Trung tâm được quyền mở tài khoản giao dịch tại kho bạc nhà nước
- Trung tâm có văn thư, có con dấu cơ quan.
Tất cả các phông tài liệu trước khi đưa vào kho lưu trữ lịch sử của Trung
tâm đều phải được chỉnh lý khoa học kỹ thuật hoàn chỉnh theo phương án phân
16


loại phù hợp với từng cơ quan, tổ chức.
Tài liệu được phân loại và sắp xếp khoa học trong kho theo tiêu chí không
phân tán, xé lẻ phông lưu trữ qua các thời kỳ thay đổi. Chẳng hạn, tài liệu phông
Sở Tài chính - Vật giá sau đó là Sở Tài chính sẽ xếp liền nhau trong cùng một
kho. Tài liệu của một phông nếu được chỉnh lý nhiều đợt thì các đợt phải xếp
cạnh nhau theo thứ tự từ trước đến sau.
Nhìn chung, tài liệu được phân loại, lập hồ sơ và xác định giá trị theo
đúng nghiệp vụ lưu trữ. Tuy nhiên, chất lượng của nhiều hồ sơ theo tôi là không
cao, các văn bản trong hồ sơ không có giá trị đồng đều. Việc xác định giá trị cho
hồ sơ cũng chưa được chính xác, nhiều hồ sơ chỉ có một văn bản, hồ sơ chưa
được biên mục đầy đủ theo đúng yêu cầu. Một số phông tài liệu hồ sơ được đánh
số chưa đúng quy định như đánh số lưu trữ theo từng năm, hết năm lại quay lại
từ số 01, điều này gây khó khăn cho việc tổ chức công cụ tra cứu và tra tìm tài
liệu.
2.2.3. Các loại công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ
Hiện tại, các loại công cụ tra cứu khoa học tại Trung tâm mới chỉ có
Mục lục hồ sơ bản cứng (sổ các loại) và bản mềm (dữ liệu trên máy tính).
Thực tiễn tra cứu cho thấy Mục lục hồ sơ rất thuận tiện trong việc tra tìm các
hồ sơ, tài liệu đơn lẻ của từng vấn đề và trong cùng một phông. Nhưng nếu
tra cứu một vấn đề ở nhiều hồ sơ, ở nhiều phông khác nhau thì các bộ thẻ
chuyên đề và thẻ hệ thống sẽ tỏ rõ tính ưu việt hơn.
2.2.4. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ

2.2.4.1. Các trang thiết bị bảo quản hiện có
* Kho bảo quản:
- Kho lưu trữ lịch sử của Trung tâm Lưu trữ Lịch sử là khối nhà 17 tầng
toạ lạc trên khu đất rộng trên 3000m 2 với trên 10.000m2 kho, có khả năng chứa
được khoảng 30.000m tài liệu lưu trữ. Kho được xây cất đúng theo các tiêu
chuẩn quy định về kho lưu trữ chuyên dụng của Bộ Nội vụ, đảm bảo các tiêu
chuẩn về diện tích, tải trọng sàn, hệ thống điện, chế độ nhiệt độ - độ ẩm, chế độ
thông gió, ánh sáng, cửa ra vào, cửa sổ…
17


* Phương tiện bảo quản gồm:
- Giá sắt để tài liệu: khoảng trên 4000m giá
- Giá compact lưu tài liệu khổ A4: 6.000m
- Giá compact lưu tài liệu ghi âm, ghi hình: 700m
- Giá compact lưu tài liệu Microfilm: 300m
- Giá compact lưu tài liệu phim ảnh: 920m
- Tủ lưu tài liệu khổ A0: 100 cái
- Tủ lưu tài liệu lớn hơn khổ A0: 18 cái
- Cặp bìa đựng phim ảnh free acid: 5000 cặp
- Hộp free acid lưu tài liệu A4: 55000 hộp
Các phòng kho đều được trang bị dụng cụ đo nhiệt độ - độ ẩm, hệ thống
thông gió và điều hoà không khí, máy hút ẩm, thiết bị phòng chống cháy hiện
đại và các dụng cụ làm vệ sinh tài liệu.
2.2.4.2. Các biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu
Bộ phận bảo quản thường xuyên kiểm tra, phòng ngừa và xử lý, loại bỏ
các tác nhân gây hại cho tài liệu, cụ thể:
- Thực hiện các biện pháp phòng, chống cháy, nổ; phòng chống thiên tai;
phòng gian bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ. Công tác này là nhiệm
vụ chung của toàn thể cán bộ trong Trung tâm;

- Theo dõi và duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng phù hợp với từng loại hình
tài liệu lưu trữ;
- Thực hiện các biện pháp phòng, chống côn trùng, nấm mốc, khử axit và
các tác nhân gây hư hỏng tài liệu. Tài liệu trước khi đưa kho lịch sử đều phải
được xông khí khử trùng, tài liệu lưu trong kho cũng được tổ chức khử trùng
theo thời gian quy định.
- Đảm bảo an ninh an toàn cho hệ thống kho bằng các cửa có khoá kiên
cố, gắn camera giám sát bên ngoài khu vực kho.
Để đảm an toàn tài liệu, Trung tâm có xây dựng các quy chế quy định
như: Quy chế ra, vào cơ quan, Quy chế phòng cháy chữa và chữa cháy, quy chế
khai thác sử dụng tài liệu, Quy chế ra vào kho,… tất cả cỏc quy chế trên đều
18


được phổ biến đến toàn thể cán bộ công nhân viên chức cơ quan biết để thực
hiện.
Để đảm bảo an toàn tài liệu, ngoài các biện pháp kỹ thuật trên, Trung tâm
còn ban hành các biện pháp hành chính qua các văn bản như: Quy chế ra vào cơ
quan, Quy chế ra vào kho lưu trữ, Quy chế phòng cháy chữa cháy…
2.2.4.3. Tình trạng vật lý của tài liệu trong kho
Nhìn chung, tài liệu đều ở trạng thái nguyên vẹn, không bị hư hỏng. Tài
liệu của những năm gần đây thì tình trạng còn tốt, của vài chục năm trước đó thì
tình hình chung là giấy mỏng, đã ngả màu, chữ ở nhiều tài liệu mờ, rách mép
xung quanh nhưng hầu hết không ảnh hưởng đến nội dung tài liệu. Do được khử
trùng thường xuyên nên số tài liệu bị mối mọt hầu như không có.
2.2.5. Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
2.2.5.1. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu được áp dụng
Thực hiện Điều 21 Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia “Tài liệu lưu trữ tại lưu trữ
lịch sử được khai thác, sử dụng rộng rãi cho yêu cầu nghiên cứu của toàn xã hội”,
để đáp ứng mục đích và nhu cầu khai thác của mọi đối tượng, công tác tổ chức

khai thác tài liệu lưu trữ tại Trung tâm cho đến nay đã được triển khai dưới nhiều
hình thức như:
- Phục vụ sử dụng tài liệu tại phòng đọc: đây là hình thức được tiến hành
thường xuyên và phổ biến tại Trung tâm. Hình thức này thuận tiện cho cả độc giả
và cơ quan. Tại đây, độc giả có thể được nghiên cứu nhiều tài liệu cùng một lúc,
được tư vấn và được giải đáp trực tiếp với các cán bộ lưu trữ, đồng thời cán bộ
lưu trữ cũng có thể dễ dàng theo dõi, nắm bắt được nhu cầu của độc giả để đề
xuất những hình thức và biện pháp phục vụ thích hợp. Phòng đọc của Trung tâm
mở cửa tất cả các ngày trong tuần (trừ chiều thứ sáu, các ngày thứ bảy, chủ nhật
và ngày lễ). Trong thời gian nghiên cứu tại Trung tâm, độc giả phải chấp hành
nghiêm túc các điều khoản trong Nội quy sử dụng tài liệu lưu trữ tại Phòng đọc
của Trung tâm.
- Cung cấp bản sao và chứng thực lưu trữ: đây là việc làm thường xuyên
của Trung tâm. Chứng thực lưu trữ là một văn bản có giá trị pháp lý do Trung
19


tâm cấp theo yêu cầu của cơ quan hay cá nhân, trong đó xác nhận một vấn đề,
một sự việc được ghi trong tài liệu lưu trữ có kèm theo ký hiệu tra tìm tài liệu
đó. Việc thu phí cho các dịch vụ này được Trung tâm áp dụng theo Thông tư số
30/2004/TT-BTC ngày 7/4/2004 của Bộ Tài chính Hướng dẫn chế độ thu, nộp,
quản lý, sử dụng phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ. Biểu mức thu phí này
được niêm yết công khai bên ngoài phòng đón tiếp độc giả đến khai thác tại Chi
cục để độc giả tiện theo dõi.
- Tổ chức triển lãm, trưng bày tài liệu: Trung tâm đã phối hợp với Trung
tâm Lưu trữ Quốc gia I và III tổ chức triển lãm tài liệu về Lịch sử địa giới
hành chính Thủ đô Hà Nội vào năm 2010.
- Đồng thời với các hình thức trên, nhằm quảng bá rộng rãi về công tác
lưu trữ nói chung và tài liệu lưu trữ nói riêng, Trung tâm thường xuyên đón
tiếp và giới thiệu với các đoàn tham quan về kho lưu trữ và đặc biệt làm tài

liệu lưu trữ.
2.2.5.2. Hiệu quả
Triển lãm tài liệu đã có tác động tới đông đảo đối tượng công chúng, giúp
mọi người biết tới lưu trữ và tài liệu lưu trữ từ đó có nhận thức đúng đắn đối với
công tác này.
Việc cung cấp bản sao, chứng thực tài liệu lưu trữ đã giúp cho các cơ quan
và cá nhân xác minh được vấn đề đã xảy ra trong quá khứ nhưng bị mất chứng
cứ, cần phải dựa vào tài liệu lưu trữ làm bằng chứng. Chẳng hạn, Trung tâm đã
cung cấp chứng thực nhiều quyết định phân công công tác cho nhiều giáo viên,
giúp họ xác minh được quá trình công tác để từ đó được hưởng chế độ phụ cấp
thâm niên của ngành; cung cấp nhiều chứng thực về thi đua khen thưởng giúp
những người được thưởng huân huy chương kháng chiến làm chế độ bảo hiểm
xã hội…
Với những hình thức tổ chức khai thác, sử dụng nêu trên, tài liệu lưu trữ
tại Trung tâm được khai thác thường xuyên, rộng rãi và thiết thực nhưng vẫn
được bảo vệ bí mật và an toàn, phần nào đáp ứng nhu cầu thông tin của các đối
tượng độc giả, góp phần đáng kể vào nhận thức của người dân về ý nghĩa, vai
20


trò của công tác lưu trữ đối với xã hội. Tuy nhiên, những kết quả đạt được như
vậy vẫn còn rất khiêm tốn so với tiềm năng thông tin chứa trong các nguồn tài
liệu lưu trữ tại Trung tâm.

21


Chương 3: SO SÁNH, ĐỐI CHIẾU GIỮA LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN
CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH
SỬ TRỰC THUỘC CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ THÀNH PHỐ

HÀ NỘI
3.1. Điểm giống nhau giữa lý luận và thực tiễn áp dụng tại Trung tâm
Lưu trữ Lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hà Nội
Trung tâm Lưu trữ Lịch sử đã tiến hành công tác Văn thư-Lưu trữ dựa
trên cơ sở lý thuyết theo đúng Quy định của Nhà nước.
3.1.1.Về công tác Văn thư
Về cơ bản, Trung tâm đã thực hiện đúng các quy định của Nhà nước đề
ra. Nhìn chung, công tác quản lý văn bản của cơ quan được thực hiện tương đối
tốt, chặt chẽ, đúng với quy trình và quy định của Nhà nước. Mọi văn bản đi và
đến của cơ quan đều được qua văn thư để đăng ký, làm thủ tục chuyển giao kịp
thời và chính xác.
3.1.2. Về công tác Lưu trữ
Là đơn vị thực hiện chức năng lưu trữ lịch sử của Thành phố,Trung tâm
Lưu trữ Lịch sử đã được đầu tư cả về cơ sở vật chất, trang bị kỹ thuật, con người
để đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ.
Các phông tài liệu được thu thập về kho lưu trữ đều đầy đủ, phản ánh
đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hình thành phông.
Tài liệu được phân loại, sắp xếp, lập hồ sơ, có mục lục thống kê đầy đủ
kèm theo các văn bản hồ sơ phông.
Công tác thu thập, bổ sung tài liệu được tiến hành thường xuyên, có kế
hoạch cụ thể. Các cán bộ làm công tác thu thập đều là những người có khả năng
làm việc độc lập và nghiên cứu đề xuất những vấn đề thuộc công tác này.
Công tác bảo quản tài liệu được tuân thủ chặt chẽ, thường xuyên có các
hoạt động kiểm tra phòng chống cháy nổ, phòng trừ mối mọt, vệ sinh… đảm bảo
an toàn tài liệu.
Việc đưa tài liệu lưu trữ ra phục vụ các cơ quan, tổ chức, cá nhân có nhu
cầu đảm bảo theo đúng quý định của pháp luật. Bước đầu đã nhập được thông
22