Báo cáo kiến tập quản trị văn phòng tại Cục ứng dụng và phát triển công nghệ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

BÁO CÁO KIẾN TẬP

Họ và tên

: Bùi Trâm Anh

Lớp

: ĐH.QTVP14A

Đơn vị kiến tập

: Cục Ứng dụng và Phát triển Công nghệ

Giảng viên hướng dẫn : Th.S Lâm Thu Hằng


Hà Nội, 2017


LỜI CẢM ƠN
Đầu tiên, em xin được gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Khoa Quản trị Văn
phòng, trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã tổ chức một chuyến đi kiến tập vô
cùng bổ ích để em có cơ hội được trải nghiệm thực tế công tác quản trị văn
phòng và công tác văn thư – lưu trữ tại cơ quan kiến tập.
Tiếp theo, em xin cảm ơn Lãnh đạo Cục Ứng dụng và Phát triển Công
nghệ, Lãnh đạo Văn phòng Cục đã tạo điều kiện và tiếp nhận em để em được

đến kiến tập tại Cục.
Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất là cô Phạm Thị Nga –
Cán bộ Văn thư – Lưu trữ tại Văn phòng Cục, người đã luôn theo sát và chỉ bảo
cho em những kiến thức bổ ích về chuyên ngành, những kinh nghiệm thực tế mà
cô đã trải qua trong quá trình làm việc. Từ đó em có cái nhìn khái quát và thực tế
hơn về công tác quản trị văn phòng và công tác văn thư - lưu trữ của Cục; giúp
em có hành trang vững bước cho sự nghiệp sau này.
Em xin chân thành cảm ơn!


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................3
MỤC LỤC............................................................................................................4
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1
PHẦN NỘI DUNG.............................................................................................2
1. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Ứng
dụng và Phát triển Công nghệ và Văn phòng Cục.........................................2
1.1.Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Ứng
dụng và Phát triển Công nghệ.......................................................................2
1.1.1.Vị trí, chức năng...................................................................................2
1.1.2.Nhiệm vụ, quyền hạn của Cục Ứng dụng và Phát triển Công nghệ.....2
1.1.3.Sơ đồ cơ cấu tổ chức............................................................................4
1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Cục
Ứng dụng và Phát triển Công nghệ...............................................................4
1.2.1.Chức năng của Văn phòng Cục............................................................4
1.2.2.Nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng Cục.......................................5
1.2.3.Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng Cục............................................5
2.Soạn thảo và ban hành văn bản..................................................................5
2.1.Các loại văn bản do Cục ban hành..........................................................5

2.2.Thẩm quyền ban hành văn bản................................................................6
2.3.Thể thức và kỹ thuật trình bày.................................................................6
2.3.1.Các quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản mà Cục áp
dụng:..............................................................................................................6
2.3.2.Nhận xét................................................................................................6
2.4.Quy trình soạn thảo văn bản của Cục......................................................7
3.Quản lý văn bản đi......................................................................................8
3.1.Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày tháng văn bản......9
3.2.Đăng ký văn bản......................................................................................9
3.3.Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn..............................11
3.4.Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn
bản đi...........................................................................................................12
3.5.Lưu văn bản đi.......................................................................................14
4.Quản lý và giải quyết văn bản đến...........................................................15
4.1.Tiếp nhận văn bản đến...........................................................................15
4.2.Đăng ký văn bản đến.............................................................................16
4.3.Trình, chuyển giao văn bản đến.............................................................18
4.4.Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến........................19
5.Quản lý và sử dụng con dấu.....................................................................20
5.1.Các loại dấu của Cục.............................................................................20
5.2.Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu................................................21
5.3.Bảo quản con dấu..................................................................................23


6.Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan...............................23
6.1.Các loại hồ sơ hình thành tại cơ quan, tổ chức......................................23
6.2.Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ.................................................23
6.3.Phương pháp lập hồ sơ..........................................................................24
6.4.Nộp hồ sơ, tài liệu và lưu trữ cơ quan...................................................25
6.5.Nhận xét chung......................................................................................25

7.Tìm hiểu về nghi thức nhà nước, kỹ năng giao tiếp.................................26
7.1.Các quy định hiện hành của cơ quan về nghi thức nhà nước, giao tiếp
trong công sở...............................................................................................26
7.2.Nhận xét chung......................................................................................26
8.Tìm hiểu thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong công tác văn
phòng...........................................................................................................27
8.1.Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng trong hoạt động của cơ quan,
tổ chức.........................................................................................................28
8.2.Quản lý và sử dụng các thiết bị văn phòng...........................................28
KẾT LUẬN.......................................................................................................30
PHỤ LỤC...........................................................................................................31


LỜI MỞ ĐẦU
Trong thời đại công nghiệp hóa, hiện đại hóa như hiện nay, ta có thể bắt
gặp ở bất cứ đâu những cơ quan nhà nước, những tổ chức xã hội hay những
công ty lớn nhỏ,… Và trong những cơ quan, tổ chức hay những công ty đó, văn
phòng là một thành phần không thể thiếu giúp cho các nhà lãnh đạo có thể quản
lý tốt cơ quan của mình. Để điều hành văn phòng thì công tác quản trị văn
phòng chính là một hoạt động then chốt. Văn phòng làm việc như thế nào, có
hiệu quả hay không ảnh hưởng vô cùng to lớn đến hoạt động chung của toàn bộ
cơ quan.
Em là sinh viên thuộc chuyên ngành Quản trị văn phòng, được thầy cô và
nhà trường tạo điều kiện để học tập, nghiên cứu để được trang bị những kiến
thức nền tảng về quá trình tổ chức và quản lý các hoạt động của một cơ quan, tổ
chức. Không chỉ dừng lại ở những lý thuyết trên sách vở, Khoa đã tổ chức đợt đi
kiến tập cho sinh viên tại các cơ quan nhà nước hoặc các tập đoàn, công ty cổ
phần nhằm giúp cho sinh viên được tiếp cận với thực tế, được bước đầu vận
dụng được kiến thức đã học vào công tác Quản trị văn phòng.
Em rất may mắn có được sự giúp đỡ và tạo điều kiện của Lãnh đạo Cục

Ứng dụng và phát triển Công nghệ và Lãnh đạo Văn phòng Cục - một đơn vị
trực thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ để được tiếp nhận kiến tập tại đây. Em tự
nhận thấy đây là một cơ hội tốt để trau dồi kiến thức chuyên ngành cho bản thân
đồng thời được tiếp xúc với những nhân viên vô cùng xuất sắc tại Văn phòng
Cục cũng giúp em tích lũy được những kinh nghiệm quý báu cho công việc quản
trị văn phòng trong tương lai.

1


PHẦN NỘI DUNG
1. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục
Ứng dụng và Phát triển Công nghệ và Văn phòng Cục.
1.1. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
Cục Ứng dụng và Phát triển Công nghệ
1.1.1. Vị trí, chức năng
Vị trí, chức năng của Cục được quy định tại Điều 1, chương I Điều lệ Tổ
chức và hoạt động của Cục Ứng dụng và Phát triển công nghệ (ban hành kèm
theo Quyết định số 1418/QĐ-BKHCN ngày 07/6/2013 của Bộ trưởng Bộ Khoa
học và Công nghệ), trong đó có những điểm chính như:
- Cục Ứng dụng và Phát triển Công nghệ (tên giao dịch bằng tiếng Anh:
State Agency for Technology Innovation – viết tắt: SATI) là tổ chức trực thuộc
Bộ Khoa học và Công nghệ, giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý nhà
nước và tổ chức thực hiện các hoạt động ứng dụng và phát triển công nghệ.
- Cục Ứng dụng và Phát triển công nghệ có tư cách pháp nhân, là đơn vị
dự toán ngân sách cấp II, có con dấu và tài khoản tại Kho bạc nhà nước và ngân
hàng để hoạt động và giao dịch.
- Trụ sở chính của Cục tại thành phố Hà Nội, Văn phòng đại diện tại
thành phố Hồ Chí Minh, khu vực miền Trung và Tây Nguyên.
1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Cục Ứng dụng và Phát triển Công

nghệ
Điều 2, chương I Điều lệ Tổ chức và hoạt động của Cục Ứng dụng và
Phát triển công nghệ đã quy định về nhiệm vụ, quyền hạn của Cục Ứng dụng và
Phát triển Công nghệ như sau:
1. Nghiên cứu, xây dựng, tham gia xây dựng chiến lược phát triển công
nghệ, kế hoạch dài hạn, 5 năm, hàng năm; chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị
thuộc Bộ xây dựng các cơ chế, chính sách, các văn bản quản lý nhà nước thuộc
linh vực ứng dụng và phát triển công nghệ.
2. Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc, tổ chức thực hiện các văn bản luật, chiến
lược, cơ chế chính sách, quy hoạch, kế hoạch, đề án, dự án về hoạt động ứng
dụng và phát triển công nghệ sau khi được ban hành, phê duyệt.
2


3. Hướng dẫn, tổ chức thực hiện Chương trình quốc gia, chương trình
trọng điểm của nhà nước, nhiệm vụ của nhà nước thuộc lĩnh vực được giao
quản lý; hỗ trợ tìm kiếm, đàm phán, chuyển giao, làm chủ các công nghệ nhập
khẩu phục vụ đối mới công nghệ, phát triển sản phẩm có thế mạnh của Việt
Nam; tổ chức thực hiện các giải pháp nhằm nâng cao trình độ công nghệ trong
các lĩnh vực, ngành kinh tế.
4. Chủ trì xây dựng bản đồ công nghệ quốc gia; chủ trì xây dựng lộ trình
đổi mới công nghệ đối với các lĩnh vực và đối tượng mà Bộ Khoa học và Công
nghệ quản lý và phối hợp với các tổ chức liên quan xây dựng lộ trình đổi mới
công nghệ cho cán bộ, ngành và doanh nghiệp.
5. Xúc tiến đầu tư và huy động các nguồn lực hỗ trợ tổ chức, cá nhân nâng
cao trình độ công nghệ, đổi mới công nghệ nhằm tăng cường năng lực sản xuất,
chất lượng sản phẩm hàng hóa, dịch vụ và khả năng cạnh tranh.
6. Xây dựng tiềm lực, tổ chức mạng lưới nghiên cứu, thiết kế, chế tạo và
thử nghiệm các công nghệ mới, công nghệ cao; phát triển các tổ chức chuyển
giao công nghệ.

7. Đẩy mạnh các hoạt động đổi mới công nghệ, chuyển giao công nghệ,
ứng dụng kết quả nghiên cứu và hoạt động sản xuất kinh doanh; hoạt động công
bố, trình diễn, quảng bá kết nối cung cầu công nghệ; giới thiệu và phổ biến kết
quả nghiên cứu, các tiến bộ khoa học kỹ thuật.
8. Mở rộng hợp tác, liên kết để đẩy mạnh hoạt động tư vấn, môi giới và xúc
tiến chuyển giao công nghệ.
9. Thu hút các nguồn lực, khai thác các Chương trình khoa học và công
nghệ quốc gia, khai thác các quỹ đầu tư, các tổ chức tài chính, tín dụng để thúc
đẩy thương mại hóa công nghệ.
10. Tổ chức cung cấp các dịch vụ đào tạo, trao đổi chuyên gia trong hoạt
động chuyển giao và đổi mới công nghệ; triển khai các biện pháp phát triển
nguồn nhân lực công nghệ đồng bộ với đầu tư đổi mới công nghệ, tăng cường
nguồn lực công nghệ tại vùng nông thôn, địa bàn kinh tế - xã hội khó khăn.
11. Thúc đẩy và tổ chức thực hiện các dịch vụ khoa học, ứng dụng và phát
triển công nghệ; hình thành và phát triển các đơn vị hoạt động theo cơ chế
doanh nghiệp.

3


12. Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan tổ chức khảo sát, điều tra,
đánh giá hoạt động ứng dụng, chuyển giao, đổi mới công nghệ và nhu cầu công
nghệ của tổ chức, cá nhân; xây dựng và tổ chức cung cấp dữ liệu về công nghệ,
chuyên gia công nghệ, danh mục công nghệ được tạo ra ở trong nước và công
nghệ nhập khẩu phục vụ doanh nghiệp đổi mới công nghệ.
13. Tổ chức, hướng dẫn thực hiện các chương trình, đề tài, dự án ứng dụng,
chuyển giao và đổi mới công nghệ cho các tổ chức, cá nhân thuộc các Bộ,
ngành, địa phương.
14. Chủ trì theo dõi các hoạt động; hướng dẫn và hỗ trợ việc xây dựng dự
án đầu tư nâng cao năng lực, ứng dụng và chuyển giao công nghệ đối với các

đơn vị thực hiện chức năng ứng dụng và chuyển giao công nghệ thuộc Sở Khoa
học và Công nghệ các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
15. Thực hiện hoạt động hợp tác quốc tế trong lĩnh vực được giao quản lý
theo phân công của Lãnh đạo Bộ và quy định của pháp luật.
16. Quản lý cán bộ, tài sản, tài liệu của Cục theo phân cấp của Bộ và quy
định của pháp luật.
17. Thực hiện những nhiệm vụ khác được Bộ trưởng giao."
1.1.3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức
(Phụ lục I)
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn
phòng Cục Ứng dụng và Phát triển Công nghệ.
1.2.1. Chức năng của Văn phòng Cục
Khoản 1, Điều 6, chương II Quy định Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn
của Văn phòng Cục và các phòng chuyên môn thuộc Cục Ứng dụng và Phát
triển công nghệ (ban hành kèm theo Quyết định số 02/QĐ-UDCN ngày
24/01/2014 của Cục trưởng Cục Ứng dụng và Phát triển công nghệ) đã quy định
chức năng của Văn phòng Cục như sau:
"Văn phòng Cục là đơn vị thuộc Cục thực hiện chức năng tham mưu, giúp
Cục trưởng điều phối các hoạt động của Cục nhằm đảm bảo sự chỉ đạo, điều
hành của Cục trưởng được toàn diện, kịp thời; đảm bảo điều kiện về cơ sở vật
chất để triển khai các hoạt động của Cục, quản lý tài chính, tài sản được giao;
thực hiện công tác tổ chức, cán bộ, pháp chế và thi đua khen thưởng của Cục.
4


Văn phòng Cục có tư các pháp nhân, là đơn vị dự toán ngân sách cấp III,
có con dấu và có tài khoản nội, ngoại tệ tại Kho bạc Nhà nước và ngân hàng
theo quy định của pháp luật."
1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng Cục
- Tham mưu, đề xuất các chương trình, kế hoạch công tác của Cục, tổng

hợp, sắp xếp chương trình làm việc của Lãnh đạo Cục; tổng hợp, phân tích, đánh
giá, lập báo cáo định kỳ và đột xuất về việc thực hiện nhiệm vụ của Cục;
- Quản lý các hoạt động hành chính của Cục, công tác văn thư, lưu trữ,
thông tin liên lạc, y tế, phòng cháy chữa cháy; quản lý tài chính, tài sản của cơ
quan, chủ trì thẩm định, trình Cục trưởng các đề án, dự án đầu tư nâng cấp trang
thiết bị cho các đơn vị của Cục; thực hiện nhiệm vụ quản trị, lễ tân;
- Thực hiện công tác tổ chức, quản lý cán bộ, công chức, viên chức; hướng
dẫn, tổ chức thực hiện các chế độ, chính sách, pháp luật của Đảng, nhà nước đối
với công chức, viên chức và người lao động của Cục;
- Chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan xây dựng, trình Cục trưởng
ban hành chương trình, kế hoạch công tác, quy chế làm việc của Cục và theo
dõi, đôn đốc việc thực hiện;
- Thường trực Hội đồng Thi đua – Khen thưởng, Hội đồng kỷ luật của Cục.
Tổ chức công tác thông tin, tuyên truyền.
- Đôn đốc, theo dõi, tổng hợp kết quả việc thực hiện áp dụng Hệ thống
quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Cục trưởng giao.
1.2.3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng Cục
(Phụ lục II)
2.

Soạn thảo và ban hành văn bản

2.1. Các loại văn bản do Cục ban hành
Các loại văn bản mà Cục Ứng dụng và Phát triển công nghệ ban hành bao
gồm:
- Văn bản hành chính:
+ Công văn
+ Báo cáo
+ Kết luận

+ Biên bản
5


+ Kế hoạch
+ Tờ trình
+ Chương trình
+Quyết định
+Thông báo
+ Giấy mời
+ Giấy giới thiệu
+ Giấy đi đường
…
- Văn bản chuyên ngành
- Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài.
2.2. Thẩm quyền ban hành văn bản
- Thẩm quyền ban hành văn bản của Cục:
Cục Ứng dụng và Phát triển công nghệ có thẩm quyền ban hành các văn bản
đã được kể tên ở mục trên.
- Thẩm quyền ban hành văn bản của Cục trưởng:
Cục trưởng Cục Ứng dụng và Phát triển công nghệ có thẩm quyền ban
hành các văn bản như: Quyết định cá biệt, Thông báo, Báo cáo.
2.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày
2.3.1. Các quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản mà Cục
áp dụng:
Thể thức và kỹ thuật trình bày các văn bản đó được thực hiện theo Thông
tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ
hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Ngoài ra Cục cũng thực hiện theo những quy định trong Quy chế công tác
Văn thư, lưu trữ của Bộ Khoa học và Công nghệ (Ban hành kèm theo Quyết

định số 4148/QĐ-BKHCN ngày 30 tháng 12 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ Khoa
học và Công nghệ). Tại Khoản 2, Điều 9, Mục 1, Chương II của Quy chế cũng
quy định văn bản Hành chính được thực hiện theo Thông tư 01/2011/TT-BNV
của Bộ Nội Vụ. Tại phụ lục I của Quy chế này quy ước các ký hiệu viết tắt tên
các đơn vị trực thuộc Bộ; Phụ lục II hướng dẫn viết ký hiệu tên loại văn bản;
phụ lục III hướng dẫn về mẫu chữ và chi tiết trình bày thể thức văn bản; Phụ lục
IV hướng dẫn các mẫu văn bản hành chính.
2.3.2. Nhận xét
- Ưu điểm:
6


+ Cục chấp hành khá tốt các quy định của cơ quan và nhà nước về thể thức và
kỹ thuật trình bày văn bản.
+ Trong mỗi văn bản của Cục ban hành đều có đầy đủ 9 thành phần thể thức
bắt buộc.
+ Các văn bản được trình bày sạch sẽ, không có những lỗi sai quá lớn về mặt
thể thức và kỹ thuật trình bày.
- Nhược điểm:
+ Một số thành phần thể thức được trình bày hơi khác so với quy định như:
• Độ dài đường kẻ ngang phía dưới tên cơ quan ban hành văn bản có độ dài
quá từ 1/3 -1/2 độ dài của dòng chữ.
• Một số văn bản có cỡ chữ trong phần Tên cơ quan chủ quản là 13 - 14
thay vì 12 – 13 như quy định.
• Cỡ chữ trong phần Nội dung của một vài văn bản là 14-15 còn theo quy
định là cỡ chữ 13-14.
2.4. Quy trình soạn thảo văn bản của Cục
Quy trình soạn thảo văn bản của Cục Ứng dụng và Phát triển công nghệ
được thực hiện theo Quy chế Công tác Văn thư – Lưu trữ của Bộ Khoa học và
Công nghệ. Cụ thể quy trình đó được thực hiện như sau:

- Soạn thảo văn bản:
+ Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn và nơi nhận văn bản;
+ Thu thập, xử lý thông tin có liên quan từ các nguồn như nguồn văn bản của
Đảng, Nhà nước, các cơ quan cấp trên, báo cáo của đơn vị cấp dưới,… hay các
nguồn khảo sát thực tế khác.
+ Soạn thảo văn bản;
+ Đề xuất với Lãnh đạo Bộ hoặc Thủ trưởng đơn vị việc tham khảo ý kiến
của các đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh
bản thảo (nếu cần);
+ Trình duyệt dự thảo văn bản theo quy định.
- Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt
+ Dự thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký duyệt văn bản, thường là
thủ trưởng các đơn vị trong Cục.
+ Trong trường hợp dự thảo đã được thủ trưởng các đơn vị phê duyệt nhưng
thấy cần thiết phải sửa chữa, bổ sung thêm vào dự thảo thì đơn vị hoặc cá nhân

7


được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải trình người đã duyệt dự thảo xem
xét, quyết định việc sửa chữa, bổ sung.
- Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
+ Thủ trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản sẽ là người kiểm tra và chịu
trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, sau đó ký nháy vào cuối nội
dung văn bản (sau dấu ./.); đề xuất mức độ mật, khẩn rồi trình Lãnh đạo Cục
quyết định.
+ Chánh Văn phòng Cục chịu trách nhiệm tổ chức kiểm tra độ chính xác về
thể thức, kỹ thuật trình bày, sau đó ký nháy vào cuối phần Nơi nhận (sau dấu "."
cuối dòng "Lưu"). Tiếp đó kiểm tra thủ tục ban hành văn bản của Cục.
+ Dự thảo văn bản trình ký ít nhất phải có 02 bản để người có thẩm quyền ký

trực tiếp: 01 bản có chữ ký tắt để lưu tại Văn thư Cục và 01 bản (chỉ có chữ ký
trực tiếp của người có thẩm quyền) sử dụng để nhân bản thành các bản chính khi
phát hành.
- Ký văn bản:
+ Về thẩm quyền ký văn bản của Cục Ứng dụng và Phát triển Công nghệ thì
Cục trưởng sẽ là người ký trực tiếp vào văn bản hoặc có thể do các Phó Cục
trưởng ký thay. Trong một số trường hợp được Cục trưởng ủy quyền thì Chánh
văn phòng có thể ký thừa lệnh Cục trưởng.
+ Khi ký văn bản không dùng bút chì, bút mực đỏ, chủ yếu ký bằng bút mực
xanh để tránh tình trạng trùng với màu chữ photo. Chữ ký tắt cần nhỏ, gọn.
+ Đối với văn bản hành chính, trước họ tên của người ký, không ghi học
hàm, học vị và các danh hiệu vinh dự khác.
 Nhận xét:
- Ưu điểm:
Về quy trình soạn thảo văn bản Cục cũng tuân thủ theo đúng các bước
như trong quy định từ bước chuẩn bị cho việc soạn thảo đến khi hoàn thành văn
bản, trình ký và chuẩn bị làm các thủ tục để phát hành.
- Nhược điểm:
Vẫn còn tồn tại những lỗi sai về mặt thể thức, chứng tỏ việc kiểm tra văn
bản trước khi ký ban hành vẫn còn điểm thiếu xót, cần phải được thay đổi, kiểm
tra chặt chẽ hơn những lỗi sai để công tác soạn thảo và ban hành văn bản được
hoàn thiện hơn.
3.

Quản lý văn bản đi
8


3.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày tháng văn
bản

- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày:
Chánh Văn phòng Cục chịu trách nhiệm chỉ đạo cho cán bộ Văn thư kiểm
tra độ chính xác về thể thức, kỹ thuật trình bày. Nếu thể thức đúng, Chánh Văn
Phòng sẽ ký nháy vào cuối phần Nơi nhận (sau dấu "." cuối dòng "Lưu"). Nếu
phát hiện sai sót sẽ yêu cầu cá nhân, đơn vị soạn thảo khắc phục.
- Ghi số, ngày tháng năm của văn bản:
+ Ghi số văn bản:
• Tất cả văn bản đi của Cục được ghi số theo hệ thống số chung của cơ
quan do cán bộ Văn thư thống nhất quản lý.
• Số văn bản của Cục được ghi bằng chữ số Ả rập, bắt đầu từ số 01 vào
ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31/12 hằng năm.
• Quyết định được đăng ký vào một sổ riêng và có một hệ thống số; Các
văn bản khác được đăng ký vào một sổ và có một hệ thống số riêng; Văn bản
mật đi cũng được đăng ký vào một sổ và có hệ thống số riêng.
+ Ghi ngày, tháng, năm của văn bản:
Việc ghi ngày, tháng, năm ban hành văn bản của Cục được thực hiện theo
quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV. Cụ thể:
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản được ghi đầy đủ; các số chỉ ngày,
tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải
ghi thêm số 0 đằng trước để tránh việc thêm số, sửa số ngày tháng năm thành số
khác.
 Nhận xét:
+ Ưu điểm:
Việc kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày cũng không có nhiều lỗi lớn. Về
cơ bản các thành phần thể thức trong văn bản của Cục được trình bày khá chuẩn,
đúng theo quy định.
Việc ghi số và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được hoàn thành rất tốt,
không có sai sót gì.
+ Nhược điểm:
Vẫn còn tồn tại một số lỗi sai về thể thức văn bản. Vì vậy việc kiểm tra thể

thức văn bản cần phải được làm chặt chẽ hơn.
3.2. Đăng ký văn bản

9


- Tại Cục Ứng dụng và Phát triển công nghệ, văn bản đi được đăng ký cả
vào Sổ đăng ký văn bản đi và Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính.
- Hệ thống sổ đăng ký văn bản đi của Cục bao gồm:
+ Sổ đăng ký văn bản đi (các văn bản hành chính thông thường);
+ Sổ đăng ký quyết định (quyết định hành chính cá biệt);
+ Sổ đăng ký văn bản mật.
- Mẫu bìa đăng ký văn bản đi của Cục được trình bày như sau:
BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ
CỤC ỨNG DỤNG
VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
Năm :……
Từ ngày……đến ngày……
Từ số………đến số………

Quyển số:……..

- Mẫu sổ phần đăng ký văn bản đi của Cục:
Ngày

Số và

tháng

ký hiệu

Tên loại và trích Người
yếu nội dung

ký

Nơi
nhận

Đơn vị hoặc

Số

người nhận

lượng

bản lưu

bản

Ghi
chú

- Văn bản sau khi đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đi cũng sẽ được đăng ký
ngay vào cơ sở dữ liệu quản lý vản bản đi trên máy vi tính. Đồng thời, cán bộ
Văn thư cũng sẽ nhập luôn thông tin của văn bản vào một Mục lục của tập lưu.
 Nhận xét:

10


+ Ưu điểm:
• Văn phòng Cục có hệ thống sổ đăng ký văn bản đi khá đầy đủ.
• Đăng ký VB đi cả vào sổ và cơ sở dữ liệu trên máy vi tính. Điều này
không phải cơ quan tổ chức nào cũng làm được do cần phải có điều kiện kỹ
thuật cho phép.
• Việc đăng ký văn bản vào cả hai nơi giúp cho việc quản lý các loại văn
bản do cơ quan ban hành được chặt chẽ hơn, đồng thời cũng phục vụ cho việc
tra cứu các văn bản được thuận tiện hơn, nhanh chóng hơn.
• Bên cạnh đó, việc nhập đồng thời thông tin của văn bản vào một Mục lục
của tập lưu sẽ giúp cho công tác lập hồ sơ, biên mục hồ sơ được thuận tiện hơn,
tiết kiệm thời gian hơn.
+ Nhược điểm:
Trong quá trình quan sát em nhận thấy do số lượng Quyết định được ban
hành tại Cục vài năm gần đây không nhiều nên cán bộ Văn thư đã dùng chung
một Sổ đăng ký Quyết định cho ba năm liên tiếp là năm 2015, năm 2016 và năm
2017.
3.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn
- Nhân bản:
+ Khi nhân bản, số lượng văn bản cần được nhân lên sẽ được xác định chính
xác tại phần Nơi nhận.
+ Nếu xảy ra trường hợp bị nhân bản thừa số lượng cần thiết thì cán bộ chịu
trách nhiệm nhân bản sẽ hủy văn bản thừa đó bằng các xé vụn nó đi.
+ Việc nhân bản văn bản mật được thực hiện theo Quy chế bảo vệ bí mật nhà
nước của Bộ Khoa học và Công nghệ và quy định tại Khoản 1, Điều 8 Nghị định
số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết
thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.
- Đóng dấu cơ quan:

+ Đóng dấu cơ quan: Đóng dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên
trái; Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và đúng mực dấu màu đỏ
tươi theo quy định.
+ Đóng dấu vào phụ lục kèm theo: Việc này do người ký văn bản quyết định
(thường là Cục trưởng); dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên
Cục Ứng dựng và Phát triển công nghệ hoặc tên phụ lục đó.
11


+ Đóng dấu giáp lai: Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản
hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu không quá 05
trang văn bản.
- Đóng dấu độ khẩn, mật:
+ Việc đóng dấu các độ khẩn (KHẨN, THƯỢNG KHẨN, HỎA TỐC, HỎA
TỐC HẸN GIỜ) trên văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Điểm
b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
+ Việc đóng dấu các độ mật (MẬT, TUYỆT MẬT, TỐI MẬT) và dấu thu hồi
được khắc sẵn theo quy định tại Mục 2, Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13
thagn 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thự hiện Nghị định số
33/2002/NĐ-CP
+ Việc đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu phạm vi lưu hành (TRẢ LẠI
SAU KHI HỌP, XEM XONG TRẢ LẠI, LƯU HÀNH NỘI BỘ) trên văn bản
được thực hiện theo quy định tại Điểm c, Khoản 2, Điều 15 Thống tư số
01/2011/TT-BNV.
 Nhận xét:
+ Ưu điểm:
• Việc nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn được cán bộ Văn
thư của VP Cục thực hiện theo đúng quy định.
• Việc quản lý, tránh thất thoát, để lọt tài liệu của cơ quan ra ngoài được
thực hiện khá chặt chẽ. Biểu hiện ở việc xé bỏ bản thừa khi nhân bản thừa số

lượng yêu cầu.
• Văn thư luôn là người tự tay đóng dấu vào các văn bản. Trong quá trình
quan sát, không bắt gặp bất kỳ trường hợp nào cán bộ Văn thư giao dấu cho
người khác nhờ đóng hộ lên văn bản.
+ Nhược điểm:
Do diện tích VP Cục khá nhỏ, chỉ đặt được một máy photo ở góc phòng,
đồng thời chỉ có một cán bộ Văn thư nên khi khối lượng văn bản cần nhân bản
nhiều sẽ xảy ra tình trạng phải chờ đợi, chậm trễ. Điều này có thể ảnh hưởng lớn
đến công tác chuyển phát văn bản đi sau này và có thể ảnh hưởng đến cả hoạt
động của các cán bộ khác khi phải chờ đợi để được photo các văn bản cần thiết.
3.4. Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển
phát văn bản đi
12


Trong quá trình khảo sát, em nhận thấy rằng Cán bộ Văn thư tại Văn
phòng Cục làm thủ tục phát hành chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn
bản đi khá đúng theo Quy định trong Quy chế Công tác Văn thư, lưu trữ của Bộ
Khoa học và Công nghệ và quy định của nhà nước về vấn đề này. Cụ thể như
sau:
- Về thủ tục phát hành văn bản thì sau khi đơn vị soạn thảo lựa chọn bì;
viết bì và viết phiếu chuyển EMS (Nếu chuyển phát nhanh); vào bì và dán bì thì
cán bộ Văn thư ở VP Cục sẽ tiến hành các công việc tiếp theo là:
+ Đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì (nếu có).
+ Phân lọa bì để chuyển cho cơ quan bưu chính hoặc chuyển trực tiếp đối với
những văn bản có yêu cầu.
- Việc chuyển phát văn bản đi:
+ Những văn bản đã làm đầy đủ các thủ tục hành chính phải được phát hành
ngay trong ngày đăng ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo nhưng ở
Cục thì thường là phát hành ngay trong ngày đăng ký.

+ Số lượng văn bản đi của Cục được chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá
nhân trong Cục không nhiều và việc chuyển giao văn bản do cán bộ Văn thư
trực tiếp thực hiện nên dùng luôn Sổ đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản
và sử dụng cột số 6 "Đơn vị, người nhận bản lưu" để ký nhận văn bản.
+ Đối với những văn bản được trình cho Lãnh đạo Cục ký, cán bộ Văn thư
còn làm một email nhắc việc cho lãnh đạo xem những văn bản nào còn chưa
được xem xét, chưa được ký để lãnh đạo tiện theo dõi.
+ Các văn bản được chuyển giao cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân bên ngoài
đều được ký nhận vào Sổ chuyển giao văn bản đi.
+ Những văn bản “HẸN GIỜ”, “HỎA TỐC”, “KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN”
cũng được phát hành ngay sau khi làm đầy đủ các thủ tục hành chính.
+ Văn bản đi được chuyển phát qua đường bưu điện được đăng ký vào Sổ
gửi văn bản đi bưu điện. Khi giao bì văn bản, cán bộ Văn thư của Cục có yêu
cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ.
+ Việc chuyển phát văn bản đi bằng máy fax và qua mạng tại Cục không
được thực hiện thường xuyên.

13


+ Chuyển phát văn bản mật thực hiện theo quy định tại Quy chế bảo vệ bí
mật nhà nước của Bộ Khoa học và Công nghệ, Điều 10, Điều 16 Nghị định số
33/2002/NĐ-CP và Khoản 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11).
- Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi:
+ Cán bộ Văn thư của Cục là người có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát
văn bản đi;
+ Cán bộ Văn thư cũng lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản
đi. Việc xác định những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân
soạn thảo văn bản đề xuất, trình Chánh Văn phòng Cục quyết định;
+ Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, đơn vị soạn thảo

phải cử người theo dõi, thu hồi đúng thời hạn để gửi lại cho Văn phòng Cục; khi
nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất
lạc; nếu văn bản bị thất lạc, không có người nhận thì báo cáo ngay Chánh Văn
phòng Cục để có biện pháp xử lý kịp thời.
 Nhận xét:
- Ưu điểm:
+ Thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
được thực hiện khá đầy đủ các bước, rõ ràng và đúng theo quy định.
+ Cán bộ Văn thư có quy trình làm việc khá chặt chẽ khi chuyển giao văn
bản. Mỗi đơn vị nhận văn bản đều phải ký xác nhận đầy đủ mới được cán bộ
Văn thư giao văn bản.
+ Việc lập hệ thống nhắc việc cho Lãnh đạo Cục những văn bản cần xem xét
để ký duyệt giúp tránh được việc lãnh đạo bỏ sót văn bản, gây chậm trễ cho việc
làm thủ tục phát hành và chuyển phát văn bản đi.
- Nhược điểm:
Trong thực tế đã xảy ra một số trường hợp văn bản đã được ban hành và
chuyển đi các đơn vị trong Cục nhưng lại phát hiện ra có sự sai sót nên cán bộ
Văn thư đã phải thu hồi lại toàn bộ văn bản đã phát hành để hủy bỏ và ban hành
văn bản mới đã được bổ sung, chỉnh sửa. Điều này đôi khi gây ảnh hưởng lớn
đến tiến độ công việc của cơ quan.
3.5. Lưu văn bản đi
- Mỗi văn bản đi phải được lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư Bộ và 01
bản chính lưu tại đơn vị soạn thảo văn bản.
14


- Bản gốc lưu tại Văn thư Cục phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự
đăng ký; lưu vào những tập lưu văn bản.
- Ngoài lưu trữ văn bản theo cách thủ công trong những tập lưu, văn phòng
Cục còn đang triển khai lưu trữ trên máy vi tính.

- Việc lưu trữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các
mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
- Cán bộ Văn thư của Cục có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp
thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật.
 Nhận xét:
- Ưu điểm:
+ Văn bản đi được lưu trữ khá cẩn thận trong các tập lưu và được thực hiện
theo đúng quy định của Bộ Khoa học và Công nghệ và quy định của Nhà nước
về vấn đề này.
+ Văn thư luôn đáp ứng kịp thời nhu cầu sử dụng bản lưu văn bản đi của các
đơn vị, cá nhân trong Cục.
- Nhược điểm:
Tuy rằng văn phòng Cục đang triển khai lưu trữ văn bản trên máy vi tính
nhưng vì điều kiện kỹ thuật chưa cho phép nên mới dừng lại ở việc nhập thông
tin văn bản vào cơ sở dữ liệu chứ chưa scan được văn bản để lưu trữ.
4.

Quản lý và giải quyết văn bản đến

4.1. Tiếp nhận văn bản đến
- Tiếp nhận và kiểm tra bì văn bản đến:
Tất cả các văn bản đến từ mọi người gửi đến cho Cục Ứng dụng và Phát
triển Công nghệ đều được gửi đến thông qua Văn thư Bộ Khoa học và Công
nghệ. Sau khi Văn thư Bộ tiếp nhận bì văn bản của các đơn vị thuộc Bộ sẽ bỏ
vào tủ thư của các đơn vị đặt tại hành lang sảnh tầng 1, cạnh phòng Văn thư Bộ.
Tủ thư của Cục ứng dụng và Phát triển Công nghệ là tủ số 42. Hằng ngày
vào khoảng 9h sáng và 15h chiều, cán bộ Văn thư của Cục sẽ xuống chỗ tủ thư
và nhận các bì văn bản đến mang lên Văn phòng Cục.
Khi tiếp nhận các văn bản đến, cán bộ Văn thư có trách nhiệm kiểm tra số
lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi

trước khi nhận và ký nhận.
Trong trường hợp nếu thiếu, mất bì, bì không còn nguyên vẹn, văn bản
chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (với bì văn bản có đóng dấu "Hỏa tốc
15


hẹn giờ") thì cán bộ Văn thư của Cục sẽ báo ngay với người có trách nhiệm giải
quyết, lập biên bản người chuyển văn bản nếu cần thiết.
Với những văn bản được chuyển qua Fax hoặc qua mạng thì cán bộ Văn
thư kiểm tra số lượng văn bản và số lượng trang văn bản.
- Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến:
+ Sau khi tiếp nhận các bì văn bản, cán bộ Văn thư của Cục sẽ tiến hành
phân loại sơ bộ các bì đó. Cụ thể các bì văn bản được phân loại như sau:
• Loại được bóc bì: Những bì văn bản gửi đến cho Cục.
• Loại không được bóc bì: Những bì văn bản có đóng dấu chỉ các mức độ
Mật ("MẬT", "TỐI MẬT", "TUYỆT MẬT"); bì văn bản gửi đích danh tên đơn
vị, cá nhân trong Cục; bì văn bản gửi các tổ chức đoàn thể trong Cục như Công
Đoàn, Đảng,…
+ Bóc bì:
• Khi bóc bì sẽ ưu tiên các bì văn bản có dấu chỉ các mức độ Khẩn
("KHẨN", "HỎA TỐC", "HỎA TỐC HẸN GIỜ").
• Bóc mép bên phải bì để giữ lại số, kí hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi,
dấu bưu điện để đối chiếu với văn bản bên trong và quan trọng hơn là để tránh
gây hư hại đến vản bản, không bỏ sót văn bản.
• Với những thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần kiểm tra, xác minh
thì giữ lại cả bì và văn bản để làm bằng chứng.
+ Đóng dấu "Đến":
Mọi văn bản đến thuộc diện đăng ký ở Văn thư Cục thì đều phải đóng dấu
"Đến". Sau khi đóng dấu sẽ ghi các thông tin trên dấu "Đến" là Số đến và Ngày
đến của văn bản.

4.2. Đăng ký văn bản đến
- Hệ thống sổ đăng ký văn bản đến của Cục Ứng dụng và phát triển Công
nghệ bao gồm:
+ Sổ đăng ký văn bản đến để đăng ký tất cả các loại văn bản (trừ văn bản
Mật);
+ Sổ đăng ký văn bản Mật đến;
+ Sổ chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị;
Ngoài ra cán bộ Văn thư của Cục còn lập ra hai quyển sổ để giao nhận văn
bản bao gồm Sổ ký nhận văn bản chính và Sổ ký nhận văn bản photo.
- Văn bản đến tại Cục không chỉ được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đến
thông thường mà còn được đăng ký vào cơ sở dữ liệu trên máy vi tính.
16


- Mẫu bìa đăng ký văn bản đi của Cục được trình bày như sau:

BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ
CỤC ỨNG DỤNG
VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
Năm :……
Từ ngày……đến ngày……
Từ số………đến số………

Quyển số:……..

- Mẫu sổ phần đăng ký văn bản đến của Cục:
Ngày
tháng

Số đến

Tác giả

Số ký hiệu

đến



17

Ngày, tháng
của văn bản

Tên loại và
trích yếu nội
dung

Đơn vị
xử lý


 Nhận xét:
+ Hệ thống sổ đăng ký văn bản đến của Cục khá đầy đủ.
+ Tất cả các văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư đều được đăng ký
theo đúng quy định. Không những vậy, các văn bản còn được đăng ký một cách
có hệ thống và khoa học, đảm bảo theo một trình tự nhất định.
+ Không những văn bản đến được đăng ký vào sổ, cán bộ Văn thư còn đăng

ký văn bản đến cả vào cơ sở dữ liệu trên máy vi tính. Điều này tạo thuận lợi cho
việc quản lý văn bản đến được hiệu quả hơn. Đồng thời giúp cho việc tìm kiếm
thông tin về văn bản được nhanh chóng hơn.
4.3. Trình, chuyển giao văn bản đến
- Trình văn bản đến:
+ Các văn bản đến sau khi được đăng ký sẽ được chuyển cho Cục trưởng để
xin ý kiến phân phối cho các đơn vị để giải quyết.
Hoặc Cục trưởng sau khi cho ý kiến phân phối xong có thể chuyển các
văn bản đó xuống cho Phó Cục trưởng để Phó Cục trưởng cho ý kiến phân phối
tiếp chi tiết và cụ thể hơn.
Đặc biệt, trong một số trường hợp được Cục trưởng ủy quyền thì Chánh
Văn phòng Cục cũng được phép cho ý kiến phân phối văn bản.
+ Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục "Chuyển" trong dấu "Đến",
đến văn bản cần chuyển đến nhiều đơn vị thì lãnh đạo sẽ phê dọc xuống dưới
theo thứ tự. Đơn vị hoặc cá nhân nào được phân phối đầu tiên sẽ là đơn vị cầm
bản gốc của văn bản.
+ Sau khi có ý kiến chỉ đạo giải quyết, cán bộ Văn thư của Cục sẽ bổ sung
thông tin vào sổ đăng ký và các trường tương ứng trong Cơ sở dữ liệu quản lý
văn bản đến.
- Chuyển giao văn bản đến:
+ Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải quyết của lãnh đạo, cán bộ văn thư sẽ
chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân để giải quyết.
+ Khi chuyển giao văn bản, các đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản sẽ phải ký
xác nhận vào một trong hai quyển sổ là Sổ ký nhận văn bản chính và Sổ ký nhận
văn bản photo tùy theo văn bản mà đơn vị, cá nhân đó tiếp nhận.
+ Mẫu Sổ ký nhận văn bản chính và Sổ ký nhận văn bản photo có những
điểm tương đồng với Sổ chuyển giao văn bản đến như sau:
Ngày

Số đến

Đơn vị hoặc
18

Ký nhận

Ghi chú


chuyển

người nhận

 Nhận xét:
- Ưu điểm:
+ Quá trình trình văn bản để xin ý kiến phân phối khá chặt chẽ vì có những
văn bản không chỉ có mình Cục trưởng cho ý kiến mà còn có cả Phó Cục trưởng
và Chánh Văn phòng tham gia cho ý kiến phân phối.
+ Việc chuyển giao văn bản đảm bảo kịp thời, chính xác, đúng đối tượng và
giữ gìn bí mật nội dung văn bản.
+ Công tác chuyển giao văn bản được thực hiện khá chặt chẽ. Việc ký xác
nhận vào một trong hai quyển sổ là Sổ ký nhận văn bản chính và Sổ ký nhận văn
bản photo sẽ giúp cán bộ Văn thư kiểm soát được các văn bản đã được chuyển
giao hay chưa và tránh được tình trạng làm thất thoát văn bản.
- Nhược điểm:
Việc trình văn bản xin ý kiến phân phối tuy chặt chẽ nhưng đôi khi lại mất
thời gian đợi các lãnh đạo cho ý kiến phân phối. Điều này đôi khi sẽ làm ảnh
hưởng đến tiến độ giải quyết công việc nếu như các lãnh đạo bận việc và chưa
kịp cho ý kiến phân phối.
4.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến

- Giải quyết văn bản đến:
+ Sau khi nhận được văn bản đến, lãnh đạo các đơn vị có trách nhiệm chỉ
đạo, giải quyết kịp thời theo thời hạn yêu cầu của Lãnh đạo Cục, thời hạn yêu
cầu của văn bản hoặc theo quy định của pháp luật.
+ Lãnh đạo các đơn vị sau khi nhận được văn bản sẽ tổ chức giải quyết văn
bản theo hai hình thức:
Một là văn bản đó sẽ do chính Lãnh đạo các đơn vị xử lý.
Hai là Lãnh đạo các đơn vị sẽ giao cho các bộ phận cấp dưới giải quyết. Đối
với những văn bản mang tính phản hồi thì lãnh đạo các đơn vị sẽ là người chịu
trách nhiệm rà soát về nội dung. Sau khi đã đảm bảo độ chính xác về nội dung
văn bản phản hồi, lãnh đạo đơn vị sẽ ký nháy vào phía cuối nội dung (sau

19


dấu ./.); tiếp đó họ sẽ chuyển văn bản cho Chánh văn phòng để kiểm tra về thể
thức văn bản và cuối cùng là trình cho lãnh đạo Cục xem xét, ký duyệt văn bản.
- Theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến:
+ Trách nhiệm tổng hợp tình hình xử lý các văn bản đến tại Cục Ứng dụng và
Phát triển Công nghệ thuộc về Chánh Văn phòng. Tuy nhiên Chánh Văn phòng
thường giao cho cán bộ Văn thư tổng hợp số liệu văn bản đến, văn bản đến
chuyển trực tiếp đến các đơn vị trực thuộc Bộ đã được giải quyết, đã đến hạn
những chưa được giải quyết, sau đó báo cáo lại cho Chánh Văn phòng Cục.
+ Ngoài ra, giống như văn bản đi, đối với văn bản đến, cán bộ Văn thư cũng
làm một email nhắc việc cho lãnh đạo Cục để gửi các đầu mục văn bản đến cần
phải giải quyết kèm theo thời hạn phải giải quyết để nhắc lãnh đạo giải quyết
đúng thời hạn.
+ Đối với những văn bản có dấu "Tài liệu thu hồi", cán bộ Văn thư cũng có
trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy
định.

+ Chánh Văn phòng Cục có trách nhiệm đôn đốc, báo cáo Lãnh đạo Cục về
tình hình giải quyết, tiến độ và kết quả giải quyết văn bản đến để thông báo cho
các đơn vị liên quan.
 Nhận xét:
- Trình tự giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến được thực
hiện khá chặt chẽ và theo đúng quy định như trong Quy chế Công tác Văn thư,
Lưu trữ của Bộ và những quy định của pháp luật về vấn đề này.
- Việc Email nhắc việc cho lãnh đạo về những văn bản đến chưa được giải
quyết giúp cho lãnh đạo có thể giám sát công việc được tốt hơn, tránh tình trạng
bỏ sót văn bản chưa giải quyết, gây ảnh hưởng đến công việc chung của cả cơ
quan.
- Cán bộ Văn thư đã giúp Chánh Văn phòng cập nhật tình hình giải quyết
văn bản một cách nhanh chóng nhất để Chánh văn phòng nắm được tình hình
thực tế và có sự đôn đốc, nhắc nhở kịp thời.
5.

Quản lý và sử dụng con dấu

5.1. Các loại dấu của Cục
Tại Cục Ứng dụng và Phát triển Công nghệ có những loại dấu sau:
- Dấu cơ quan;
20