Công tác lưu trữ tại Trung tâm Thông tin, dữ liệu biển và hải đảo Tổng cục Biển và hải đảo – Bộ Tài nguyên và môi trường

MỤC LỤC
BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT
MỤC LỤC............................................................................................................1
BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT...............................................................................3
...............................................................................................................................3
A. MỞ ĐẦU..........................................................................................................1
1.Lời mở đầu.......................................................................................................................................1
2.Lí do chọn đề tài...............................................................................................................................2
3. Mục tiêu của đề tài..........................................................................................................................3
4.Lịch sử nghiên cứu vấn đề...............................................................................................................3
5.Đối tượng, phạm vi nghiên cứu.......................................................................................................3
6.Phương pháp nghiên cứu................................................................................................................3
7.Bố cục của báo cáo...........................................................................................................................3

B. NỘI DUNG......................................................................................................5
Chương 1 : GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN TỔ CHỨC....................5
1.1Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trung tâm Thông
tin,dữ liệu Biển và Hải đảo Việt Nam..................................................................................................5
1.1.1Lịch sử hình thành.......................................................................................................................5
1.1.2Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trung tâm............................................5
1.2Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Phòng Khai thác Thông tin, dữ liệu và
Thư viện...............................................................................................................................................8

Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA
TRUNG TÂM....................................................................................................10
2.1 Hoạt động quản lý công tác Lưu trữ của Trung tâm..................................................................10
2.1.1 Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ.......................................................10
2.1.2 Nội dung quản lý về công tác Lưu trữ.....................................................................................10
2.2 Hoạt động nghiệp vụ Lưu trữ của Trung tâm.............................................................................11
2.2.1 Thành phần,nội dung tài liệu lưu trữ của Trung tâm..............................................................11
2.2.2 Thu thập tài liệu vào lưu trữ....................................................................................................12

2.2.3 Xác định giá trị tài liệu.............................................................................................................13


2.2.4 Chỉnh lý khoa học tài liệu ........................................................................................................14
2.2.5 Kho lưu trữ và trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ...........................................................15
2.2.6 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của Trung tâm......................................................15

Chương 3 : BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI TRUNG TÂM VÀ
NHẬN XÉT, ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ.....................................................18
3.1 Báo cáo kết quả thực tập tại Trung tâm.....................................................................................18
3.1.1Tóm tắt những công việc đã thực hành tại Trung tâm.............................................................18
3.1.2 Nhận xét, đánh giá về hoạt động nghiệp vụ Lưu trữ của Trung tâm......................................18
3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của Trung tâm..................................20
3.2.1 Hoàn thiên hê thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác lưu trữ ................................20
3.2.2 Bôi dương nghiêp vụ lưu trữ...................................................................................................20
3.2.3 Cải tạo kho lưu trữ...................................................................................................................21
3.2.4 Sắp xếp khoa học tài liêu.........................................................................................................21
3.3 Một số khuyến nghị....................................................................................................................23
3.3.1 Khuyến nghị đối với Trung tâm................................................................................................23
3.3.2 Khuyến nghị đổi với khoa Văn thư – Lưu trữ Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội........................23

C.KẾT LUẬN....................................................................................................25
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................26
D. PHỤ LỤC......................................................................................................28


BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT
STT
01
02

03
04
05
06
07

CHỮ VIẾT ĐẦY ĐỦ
Cán bộ làm công tác Lưu trữ
Công tác Lưu trữ
Khai thác sử dụng
Kho lưu trữ
Phòng Khai thác thông tin, dữ liệu và thư viện
Tài liệu lưu trữ
Trung tâm Thông tin, dữ liệu Biển và hải đảo

CHỮ VIẾT TẮT
CBLT
CTLT
KTSD
KLT
Phòng KT&TV
TLLT
TTDLB


A. MỞ ĐẦU
1. Lời mở đầu
Thực tập tốt nghiệp là hoạt động giáo dục đặc thù nhằm góp phần
hình thành, phát triển phẩm chất và năng lực nghề nghiệp của sinh viên
theo mục tiêu, chương trình đào tạo của Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội;

đúng với phương châm mà trường đã đề ra “Học thật, thi thật để ra đời làm
thật”.Đối với sinh viên, hoạt động thực tập có vai trò quan trọng giúp sinh
viên hiểu được về lĩnh vực chuyên ngành đã học và công tác chuyên môn
sau này cần phải làm gì và làm như thế nào đối với từng công việc cụ thể
trong nghiệp vụ Lưu trữ học. Qua đợt thực tập giúp sinh viên quan sát, tìm
hiểu và nắm bắt được các hoạt động về lưu trữ của một cơ quan đồng thời
nắm rõ quy trình hoạt động nghiệp vụ của một vị trí (cán bộ) trong hệ
thống quản lý Lưu trữ . Từ đó sinh viên củng cố và bổ sung thêm những
kiến thức cơ bản về chuyên ngành được đào tạo cũng như ý thức nghề
nghiệp trong tương lai.Biết vận dụng các kiến thức về hoạt động quản lý và
hoạt động nghiệp vụ của một vị trí công tác cụ thể cũng như các hoạt động
của cơ quan tổ chức.
Sau thời gian được trang bị kiến thức từ các thầy, cô giáo của khoa Văn
thư – Lưu trữ trường Đại học Nội Vụ Hà Nội và được tiếp cận, tham khảo các
tài liệu đã thu thập đồng thời nhận được sự quan tâm giúp đỡ của các cán bộ và
lãnh đạo Trung tâm Thông tin,dữ liệu Biển và hảo đảo, em đã có điều kiện thực
tập tại Trung tâm trong thời gian từ 10/01/2017 – 10/03/2017. Trong thời gian
thực tập này được sự giúp đỡ của các thầy cô giáo Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội, khoa Văn thư – Lưu trữ cũng như toàn thể đội ngũ cán bộ công chức, viên
chức tại Trung tâm Thông tin,dữ liệu biển và hải đảo em đã hiểu rõ hơn về
những kỹ năng nghề nghiệp, phẩm chất của người cán bộ Lưu trữ cũng như công
tác chuyên môn để sau khi ra trường em trở thành một cán bộ văn thư, lưu trữ có
năng lực trình độ và đạo đức nghề nghiệp.
Qua bài báo cáo này một lần nữa em xin được gửi lời cám ơn chân thành
nhất đến Ban Giám hiệu nhà trường, các thầy cô giáo trong Khoa Văn thư – Lưu
1


trữ cùng với sự hướng dẫn, chỉ bảo từ phía lãnh đạoTrung tâm Thông tin,dữ liệu
biển và hảo đảo và toàn thể các cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan đã

tạo điều kiện cho em hoàn thành đợt thực tập này, đặc biệt cho phép em được
gửi lời cám ơn chân thành nhất đến cô Ths.Trịnh Thị Kim Oanh đã giúp đỡ em
hoàn thành bản báo cáo này.
Do thời gian còn hạn hẹp, sự va chạm với thực tế còn chưa nhiều, do kinh
nghiệm còn hạn chế nên bài báo cáo của em không tránh khỏi những thiếu sót.
Chính vì vậy, em rất mong nhận được sự quan tâm, chỉ bảo tận tình từ
phía Trung tâm cũng như từ phía nhà trường và có được những ý kiến đóng góp
của toàn thể cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan cùng với các thầy, cô
giáo trong Khoa Văn thư - Lưu trữ để bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cám ơn!
Hà nội, ngày 10 tháng 03 năm 2017
Sinh Viên
Đào Thị Hương Nhu
2. Lí do chọn đề tài
Trung tâm Thông tin, dữ liệu biển và hải đảo là đơn vị sự nghiệp phục vụ
quản lí nhà nước, trực thuộc Tổng cục Biển và Hải đảo Việt Nam, có chức năng
giúp Tổng cục trưởng trong việc xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu quốc gia về
tài nguyên - môi trường biển, hải đảo; phân loại, thống kê tài nguyên trên các
vùng biển, hải đảo của Việt Nam trong các cơ sở dữ liệu thuộc thẩm quyền quản
lí của Tổng cục; lưu trữ kết quả, sản phẩm điều tra cơ bản, nghiên cứu khoa học
biển, hải đảo và đại dương; thực hiện các dịch vụ về ứng dụng, phát triển công
nghệ thông tin theo quy định của pháp luật. Trong quá trình được tạo điều kiện
đến thực tập tại trung tâm em nhận thấy công tác lưu trữ là một trong những
hoạt động chủ đạo của cơ quan vì vậy em đã lựa chọn đề tài “ Công tác lưu trữ
tại Trung tâm Thông tin, dữ liệu biển và hải đảo - Tổng cục Biển và hải đảo – Bộ
Tài nguyên và môi trường” làm đề tài báo cáo thực tập tốt nghiệp. Thông qua
đợt thực tập tại trung tâm báo cáo là kết quả của quá trình em được tiếp xúc, tìm
2

hiểu về thực trạng công tác lưu trữ tại Trung tâm; so sánh với kiến thức đã được
trang bị tại trường nhận xét, đánh giá và đưa ra các giải pháp, khuyến nghị nhằm
nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ của Trung tâm.
3. Mục tiêu của đề tài
- Giới thiệu tổng quan về Trung tâm Thông tin dữ liệu biển và hải đảo;
- Khảo sát thực trạng công tác lưu trữ tại Trung tâm, so sánh với các kiến
thức đã được trang bị tại Trường ;
- Đưa ra nhận xét, đánh giá và khuyến nghị nhằm nâng cao hiệu quả
công tác lưu trữ tại Trung tâm.
4. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Đã có rất nhiều báo cáo kiến tập, thực tập của sinh viên trường Đại học
Nội Vụ Hà Nội nghiên cứu về công tác lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức khác
nhau. Tuy nhiên chưa có bảo cáo kiến tập, thực tập nào nghiên cứu về “ Công
tác lưu trữ tại Trung tâm Thông tin, dữ liệu biển và hải đảo – Tổng cục Biển và
hải đảo – Bộ Tài nguyên và môi trường”
5. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu của đề tài :
+ Tài liệu lưu trữ hiện đang được bảo quản tại Trung tâm Thông tin, dữ
liệu Biển và hảo đảo ( thành phần, nội dung, đặc điểm của tài liệu)
+ Hoạt động quản lý về công tác lưu trữ của Trung tâm
+ Thực trạng hoạt động nghiệp vụ lưu trữ tại Trung tâm
- Phạm vi nghiên cứu :
+ Thời gian nghiên cứu : hoạt động nghiệp vụ lưu trữ của Trung tâm
Thông tin, dữ liệu Biển và hải đảo từ năm 2009 đến nay
+ Không gian nghiên cứu: Chủ yếu nghiên cứu hoạt động nghiệp vụ lưu
trữ tại Trung tâm
6. Phương pháp nghiên cứu
-

Phương pháp quán sát

Phương pháp mô tả
Phương pháp phỏng vấn
Phương pháp phân tích – tổng hợp
Phương pháp điều tra khảo sát
Phương pháp thống kê

7. Bố cục của báo cáo
3


Ngoài phần Mở đầu, Tài liệu tham khảo và Phụ lục ra thì kết cấu nội dung
báo cáo gồm 3 chương:
- Chương 1 : Tổng quan về Trung tâm Thông tin, dữ liệu biển và hải đảo
- Chương 2 : Thực trạng công tác lưu trữ tại Trung tâm
- Chương 3 : Nhận xét, đánh giá và khuyến nghị

4


B. NỘI DUNG
Chương 1 : GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN TỔ CHỨC
1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Trung tâm Thông tin,dữ liệu Biển và Hải đảo Việt Nam
1.1.1 Lịch sử hình thành
Trung tâm Thông tin, dữ liệu biển và hải đảo(TTDLB) là đơn vị sự nghiệp
phục vụ quản lí nhà nước, trực thuộc Tổng cục Biển và Hải đảo Việt Nam, có
chức năng giúp Tổng cục trưởng trong việc xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu
quốc gia về tài nguyên - môi trường biển, hải đảo; phân loại, thống kê tài nguyên
trên các vùng biển, hải đảo của Việt Nam trong các cơ sở dữ liệu thuộc thẩm
quyền quản lí của Tổng cục; lưu trữ kết quả, sản phẩm điều tra cơ bản, nghiên

cứu khoa học biển, hải đảo và đại dương; thực hiện các dịch vụ về ứng dụng,
phát triển công nghệ thông tin theo quy định của pháp luật.
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trung tâm
Chức năng nhiệm vụ của TTDLB được quy định trong quyết định số
382/QĐ-TCBHĐVN ngày 26 tháng 12 năm 2014 của Tổng cục Biển và Hải đảo
Việt Nam “Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
Trung tâm Thông tin, dữ liệu biển và hải đảo”
- Chức năng của Trung tâm: TTDLB là đơn vị sự nghiệp phục vụ quản lí
nhà nước, trực thuộc Tổng cục Biển và Hải đảo Việt Nam, có chức năng giúp
Tổng cục trưởng trong việc xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu quốc gia về tài
nguyên - môi trường biển, hải đảo; phân loại, thống kê tài nguyên trên các vùng
biển, hải đảo của Việt Nam trong các cơ sở dữ liệu thuộc thẩm quyền quản lí của
Tổng cục; lưu trữ kết quả, sản phẩm điều tra cơ bản, nghiên cứu khoa học biển,
hải đảo và đại dương; thực hiện các dịch vụ về ứng dụng, phát triển công nghệ
thông tin theo quy định của pháp luật.
TTDLB có tư cách pháp nhân, con dấu, tài khoản riêng theo quy định của
pháp luật và có trụ sở tại thành phố Hà Nội.
- Nhiệm vụ, quyền hạn của TTDLB
5


+ Trình Tổng cục trưởng kế hoạch dài hạn, 05 năm, hàng năm của
TTDLB về xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu quốc gia về tài nguyên - môi
trường biển, hải đảo; phân loại, thống kê tài nguyên trên các vùng biển, hải đảo
của Việt Nam; lưu trữ kết quả, sản phẩm điều tra cơ bản, nghiên cứu khoa học
biển và hải đảo theo quy định của pháp luật.
+ Tham gia xây dựng các văn bản quy phạm pháp luật, tiêu chuẩn, quy
chuẩn kỹ thuật, định mức kinh tế kỹ thuật, quy trình kỹ thuật về xây dựng và
quản lý cơ sở dữ liệu quốc gia về tài nguyên - môi trường biển, hải đảo; phân
loại, thống kê tài nguyên trên các vùng biển, hải đảo của Việt Nam; lưu trữ kết

quả, sản phẩm điều tra cơ bản, nghiên cứu khoa học biển và hải đảo theo phân
công của Tổng cục trưởng.
+ Trình Tổng cục trưởng chiến lược, chương trình, kế hoạch dài hạn và 05
năm, hàng năm về ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin trong lĩnh vực
biển và hải đảo.
+ Thực hiện nhiệm vụ đơn vị đầu mối giúp Tổng cục trưởng về các hoạt
động công nghệ thông tin trong lĩnh vực biển và hải đảo; trực tiếp vận hành và
duy trì hoạt động hạ tầng công nghệ thông tin, cổng thông tin điện tử và các sản
phẩm công nghệ thông tin thuộc thẩm quyền quản lý của Tổng cục.
+ Xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu quốc gia về tài nguyên - môi trường
biển, hải đảo
+ Phân loại, thống kê tài nguyên trên các vùng biển, hải đảo của Việt Nam
+ Lưu trữ kết quả, sản phẩm điều tra cơ bản, nghiên cứu khoa học biển và
hải đảo:
+ Thực hiện cung cấp, trao đổi thông tin, dữ liệu về biển và hải đảo phục
vụ công tác quản lý nhà nước của Tổng cục và phục vụ công tác nghiên cứu
khoa học, phát triển công nghệ, đào tạo và cung cấp dịch vụ công theo quy định
của pháp luật.
+ Thực hiện nghiên cứu khoa học về công nghệ thông tin; tư vấn và
chuyển giao công nghệ về ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin; tham gia và
thực hiện đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ về công nghệ thông tin và công tác
6


thông tin, dữ liệu.
+ Thực hiện các dịch vụ về ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin
theo quy định của pháp luật.
+ Tham gia thực hiện đánh giá hiện trạng, lập quy hoạch, xây dựng và
thực hiện các chương trình, dự án điều tra cơ bản, khai thác và sử dụng bền vững
các nguồn tài nguyên, điều kiện tự nhiên và môi trường biển và hải đảo Việt

Nam.
+ Tham gia thực hiện điều tra, khảo sát và lưu trữ số liệu các hệ thống
quan trắc tài nguyên và môi trường biển, hải đảo; kiểm soát ô nhiễm và các sự
cố môi trường; các hệ thống giám sát, quan trắc biển, đại dương.
+ Thực hiện các nhiệm vụ hợp tác quốc tế về công nghệ thông tin, tổ
chức, xây dựng, quản lý, khai thác thông tin, dữ liệu biển và hải đảo theo quy
định của pháp luật và phân công của Tổng cục trưởng.
+ Thực hiện cải cách hành chính theo chương trình, kế hoạch cải cách
hành chính của Tổng cục.
+ Quản lý tài chính, tài sản, tổ chức, biên chế, cán bộ, viên chức, người
lao động thuộc phạm vi quản lý của Trung tâm theo phân cấp của Tổng cục và
theo quy định của pháp luật.
- Cơ cấu tổ chức của TTDLB
+ Lãnh đạo Trung tâm: TTDLB có Giám đốc và 03 Phó giám đốc. Giám
đốc chịu trách nhiệm trước Tổng cục trưởng về nhiệm vụ được giao và trước
pháp luật về toàn bộ hoạt động của Trung tâm; quy định chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các đơn vị trực thuộc; ban hành quy chế làm
việc của Trung tâm; ký các văn bản chuyên môn, nghiệp vụ theo chức năng,
nhiệm vụ được giao và các văn bản khác theo phân cấp, ủy quyền của Tổng cục
trưởng.Phó Giám đốc giúp việc Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc
và trước pháp luật về lĩnh vực công tác được phân công.
+ Các phòng:
Phòng Tổ chức - Hành chính
Phòng Quản trị thông tin, dữ liệu
7


Phòng Hệ thống thông tin và chuyển giao công nghệ
Phòng Phân tích, xử lý và phát triển thông tin, dữ liệu
Phòng Khai thác thông tin, dữ liệu và thư viện

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Phòng Khai
thác Thông tin, dữ liệu và Thư viện
Phòng Khai thác thông tin, dữ liệu và thư viện(phòng KT&TV) là đơn vị
trực thuộc TTDLB có chức năng quản lý, tổ chức lưu trữ các thông tin, dữ liệu
điều tra cơ bản, nghiên cứu khoa học và công nghệ, tư liệu của chương trình, dự
án về tài nguyên và môi trường biển và hải đảo; Quản lý và vận hành hạ tầng
công nghệ thông tin, các sản phẩm về công nghệ thông tin của Trung tâm, Tổng
cục và trang thông tin điện tử của Tổng cục.
Phòng KT&TV có nhiệm vụ, quyền hạn:
- Xây dựng kế hoạch dài hạn, 5 năm và hàng năm của Phòng về xây dựng,
quản lý hệ thống công nghệ thông tin, lưu trữ và cung cấp thông tin, dữ liệu liên
quan đến biển và hải đảo; tổ chức thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến công
nghệ thông tin, dữ liệu sau khi được phê duyệt.
- Tham mưu cho lãnh đạo Trung tâm chủ trương, phương hướng, kế hoạch
liên quan đến công tác thiết lập, quản trị hệ thống công nghệ thông tin, hệ thống
mạng; bảo mật hệ thống, an ninh dữ liệu.
- Thực hiện cung cấp, trao đổi thông tin, dữ liệu về biển và hải đảo trong
và ngoài nước để phục vụ công tác quản lý nhà nước của Trung tâm và Tổng cục
phục vụ công tác nghiên cứu khoa học
- Tổ chức lưu trữ các thông tin, dữ liệu điều tra cơ bản, nghiên cứu khoa
học và công nghệ, tư liệu của chương trình, dự án về tài nguyên và môi trường
biển và hải đảo theo chuẩn lưu trữ dữ liệu.
- Chủ trì, phối hợp tổ chức đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ nghiệp
vụ về tổ chức, quản trị và khai thác thông tin tư liệu biển và hải đảo của Trung
tâm và của Tổng cục
- Đề xuất, tham gia nghiên cứu khoa học về lĩnh vực thông tin, dữ liệu và
công nghệ thông tin phục vụ cho công tác lưu trữ dữ liệu; hướng dẫn và ứng
8

dụng kết quả nghiên cứu khoa học vào thực tiễn..
- Tổ chức lập hồ sơ, đấu thầu các hạng mục liên quan đến hạ tầng công
nghệ thông tin thuộc các dự án của Trung tâm và các dự án do Trung tâm quản
lý.
- Quản trị và duy trì hạ tầng công nghệ thông tin, các sản phẩn công nghệ
thông tin và trang thông tin điện tử (Website) của Trung tâm, Tổng cục.
- Lập báo cáo định kỳ và đột xuất về các nhiệm vụ phòng được giao
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do trung tâm giao phó.
Cơ cấu tổ chức của phòng KT&TV : Phòng có 01Trưởng phòng, 01 Phó
phòng và một số viên chức. Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Giám đốc
Trung tâm về các nhiệm vụ được giao và chịu trách nhiệm trước pháp luật về
mọi hoạt động của Phòng. Phó trưởng phòng giúp việc cho Trưởng phòng và
chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về các lĩnh vực công tác được phân công.

9


Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA
TRUNG TÂM
2.1 Hoạt động quản lý công tác Lưu trữ của Trung tâm
2.1.1 Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ
Quyết định số 216/QĐ-TCBHĐHN ngày 04 tháng 05 năm 2015 của Tổng
cục Biển và hải đảo Việt Nam “Ban hành quy chế về công tác văn thư – lưu trữ
của Tổng cục Biền và hải đảo Việt Nam”;
Quy chế về công tác văn thư – lưu trữ của Tổng cục Biền và hải đảo Việt
Nam ( ban hành kèm theo Quyết định số 216/QĐ-TCBHĐHN ngày 04 tháng 05
năm 2015 của Tổng cục Biển và hải đảo Việt Nam);
Thông tư số 294/2016/TT-BTC ngày 15 tháng 11 năm 2016 của Bộ Tài
chính “ Quy định mức thu, chế dộ thu,nộp,miễn, quản lý và sử dụng dữ liệu tài
nguyên, môi trường biển và hải đảo”

Thông tư số 20/2016/TT-BTNMT ngỳ 25 tháng 8 năm 2016 của Bộ tài
nguyên và môi trường “Quy định về xây dựng, khai thác và sử dụng cơ sở dữ
liệu tài nguyên, môi trường biển và hải đảo “
Thông tư số 46/2016/TT-BTNMT ngày 27 tháng 12 năm 2016 của Bộ Tài
Nguyên và Môi trường “Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên
ngành tài nguyên và môi trường”
2.1.2 Nội dung quản lý về công tác Lưu trữ
- Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản
quy phạm pháp luật về công tác Lưu trữ(CTLT);
- Quản lý thống nhất về nghiệp vụ CTLT;
- Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ trong
CTLT;
- Quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức Lưu
trữ(CBLT); quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong CTLT;
- Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm
pháp lệnh về CTLT;
- Tổ chức sơ kết, tổng kết CTLT;
10


- Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực Lưu trữ;
- Trách nhiệm quản lý CTLT của cơ quan, tổ chức:
+ Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về CTLT; giải quyết
khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về CTLT theo thẩm quyền;
+ Tổ chức chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ
vào CTLT;
+ Tổ chức, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức Lưu trữ
quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong CTLT;
+ Tổ chức sơ kết, tổng kết về CTLT trong phạm vi ngành, lĩnh vực.
- Yêu cầu đối với CBLT của Trung tâm:

+ Yêu cầu về phẩm chất chính trị: CBLT Trung tâm hàng ngày phải
tiếp xúc với văn bản, có thể nắm được những hoạt động quan trọng của cơ
quan, trong đó có những vấn đề tính chất bí mật. Vì vậy, đòi hỏi người
CBLT phải có phẩm chất chính trị tốt, có lòng trung thành với chế độ xã
hội chủ nghĩa, trung thành với cơ quan và trung thành với chính bản thân
mình.CBLT phải nghiêm chỉnh chấp hành pháp luật của Nhà nước, nội quy
của cơ quan; CBLT phải luôn rèn luyện bản thân thường xuyên học tập
chính trị, nâng cao trình độ hiểu biết về Đảng, Nhà nước, về giai cấp vô
sản.
+ Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ : CBLT phải nắm vững lý luận
nghiệp vụ CTLT; bên cạnh sự hiểu biết về nghiệp vụ chuyên môn, CBLT
phải có kĩ năng thực hành đó chính là thước đo năng lực thực tế của cán
bộ.Tính chất nội dung công việc đòi hỏi CBLT bên cạnh những yêu cầu cơ
bản mà bất kì người lao động nào cũng cần như: trung thực, thẳn thắn, chân
thành, tính bí mật, tính tỉ mỉ, tính thận trọng, tính ngăn nắp gọn gàng, tính
tin cậy, tính nguyên tắc.
2.2 Hoạt động nghiệp vụ Lưu trữ của Trung tâm
2.2.1 Thành phần,nội dung tài liệu lưu trữ của Trung tâm
Hiện nay, TTDLB đang bảo quản tài liệu thuộc phông lưu trữ Biển và Hải
đảo Quốc gia với số lượng tài liệu lớn và vô cùng phong phú cả về nội dung lẫn
11


hình thức về biển và hải dảoViệt Nam.
Các tài liệu hiện đang được bảo quản tại trung tâm có nhiều loại hình vô
cùng phong phú như : tài liệu giấy, tài liệu nghe nhìn(ảnh chụp từ vệ tinh, mô
hình), tài liệu điện tử(hệ thống cơ sở dữ liệu về biển và hải đảo, tài liệu được số
hóa), tài liệu khoa học kỹ thuật(các bản đồ, bản vẽ, công trình nghiên cứu khoa
học,..)
Nội dung cơ bản của các tài liệu đang được quản lý tại TTDLB:

-

Địa hình đáy biển.
Ranh giới biển.
Khí tượng thủy văn biển.
Địa chất khoáng sản biển.
Dầu khí.
Môi trường biển.
Tài nguyên đất ven biển và hải đảo Việt Nam.
Tài nguyên nước vùng ven biển và đảo Việt Nam.
Ảnh vệ tinh phục vụ quan trắc và giám sát tài nguyên môi trường biển.
Các Điều kiện tự nhiên, tài nguyên vị thế, kỳ quan sinh thái biển
Đa dạng sinh học và nguồn lợi thủy, hải sản vùng biển Việt Nam
Số liệu phục vụ các nhiệm vụ kinh tế kỹ thuật và quốc phòng an ninh

trên biển và thềm lục địa Việt Nam.
- Hệ thống các cửa sông và hệ thống đê biển.
- Thiên tai biển
- Giao thông vận tải biển
- Kinh tế xã hội các tỉnh ven biển
- Các đề tài nghiên cứu biển.
- Tập bản đồ chuyên đề về biển Đông.
Một số loại hình ảnh về tài liệu tiêu biểu đang được bảo quản tại Trung
tâm (Chi tiết tại Phụ lục số 01)
2.2.2 Thu thập tài liệu vào lưu trữ
Ngoài việc thu thập các hồ sơ công việc của TTDLB có thời hạn bảo quản
từ 5 năm trở lên thì Trung tâm còn thu thập thêm các tài liệu từ các cơ quan, tổ
chức, cá nhân có hoạt động liên quan đến Biển và Hải đảo Việt Nam thuộc
nguồn nộp lưu về TTDLB.Việc thực hiện thu thập tài liệu vào lưu trữ được tiến
hành như sau:

- Thu thập thông tin về tài liệu, sản phẩm chuẩn bị tiếp nhận do tổ chức,
cá nhân đến giao nộp cung cấp;
12


- Sắp xếp, kê khai danh mục tài liệu, sản phẩm chuẩn bị bàn giao (theo
mẫu hướng dẫn);
- Lập kế hoạch giao, nhận tài liệu, sản phẩm (thời gian, địa điểm, khối
lượng, quy cách tài liệu, sản phẩm…)
- Chuẩn bị nhân sự tiếp nhận sản phẩm;
- Tiếp nhận tài liệu, sản phẩm do tổ chức hoặc cá nhân giao nộp;
- Kiểm tra quy cách, số lượng, chủng loại tài liệu, sản phẩm (dạng tài liệu
giấy, bản số, đĩa CD, DVD, băng hình..);
- Lập biên bản giao nộp sản phẩm (ký, đóng dấu các đơn vị giao, nhận);
- Lập sổ thống kê, theo dõi tài liệu, sản phẩm đã nhận bàn giao.
- Lập danh mục và gắn mã số tài liệu nhập kho;
- Tổng hợp tài liệu, sản phẩm chuẩn bị lưu kho;
- Phân loại tài liệu, sản phẩm theo chủng loại, quy cách, định dang, thời
gian…;
- Tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu, sản phẩm trong kho lưu trữ
Trung tâm đã xây dựng mẫu “Biên bản bàn giao sản phẩm dự án”(chi tiết
tại phụ lục 02) và biên bản nhập kho tài liệu của TTDLB (Phụ lục số 03)
2.2.3 Xác định giá trị tài liệu
Thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ tại TTDLB tuân thủ theo thông tư số
46/2016/TT-BTNMT ngày 27 tháng 12 năm 2016 của Bộ Tài Nguyên và Môi
trường “Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên ngành tài nguyên và
môi trường”
Việc xác định giá trị tài liệu bảo quản và tài liệu hết giá trị để tiêu hủy do
Hội đồng xác định giá trị tài liệu xem xét và tư vấn cho Lãnh đạo Trung tâm.
Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu của Tổng cục gồm:

- Chánh Văn phòng Trung tâm là Chủ tịch Hội đồng;
- Cán bộ làm công tác văn thư làm thư ký Hội đồng
- Đại diện đơn vị có tài liệu là ủy viên Hội đồng.
Hội đồng xác định giá trị tài liệu hoạt động theo nguyên tắc tập thể và
biểu quyết theo đa số, các ý kiến khác nhau phải được ghi vào biên bản cuộc họp
13


để trình Lãnh đạo Trung tâm.
Thủ tục xét duyệt việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị được quy định như sau:
Bước 1: Đơn vị có tài liệu đề nghị tiêu hủy trình Lãnh đạo Trung tâm hồ sơ
gồm:
- Tờ trình và bản thuyết minh xin hủy;
- Bản kê tài liệu xin hủy;
- Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu;
- Các văn bản khác có liên quan.
Bước 2: Lãnh đạo Tổng cục ký quyết định thành lập Hội đồng xác định tài
liệu hết giá trị.Hội đồng xác định giá trị tài liệu tổ chức họp và tư vấn cho Lãnh
đạo Tổng cục ra quyết định đối với khối tài liệu xin hủy.
Bước 3: Phòng KT&TV có trách nhiệm tổ chức tiêu hủy những tài liệu
hết giá trị đã được Lãnh đạo Trung tâm quyết định tiêu hủy. Hồ sơ việc tiêu hủy
tài liệu phải được bảo quản ít nhất là 20 năm kể từ khi quyết định tiêu hủy tài
liệu có hiệu lực. Khi tiêu hủy tài liệu phải hủy hết thông tin tài liệu.
Tuy nhiên, do TTDLB mới đi vào hoạt động và các tài liệu đang được bảo
quản tài TTDLB đều là những TLLT quý hiếm có giá trị lớn vì vậy hiện nay
chưa hình thành tài liệu nào hết gái trị tại KLT của TTDLB.
2.2.4 Chỉnh lý khoa học tài liệu .
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là tổ chức phân loại tài liệu một cách khoa học,
tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản, khai thác và sử dụng tài
liệu lưu trữ, đồng thời loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy.

Phòng KT&TV tổ chức thực hiện việc chỉnh lý sắp xếp tài liệu của các
đơn vị thuộc TTDLB.
TTDLB là cơ quan đang hoạt động có cơ cấu tổ chức,chức năng, nhiệm
vụ rõ ràng ổn định tuy nhiên do đặc thù của tài liệu hình thành trong hoạt động
của cơ quan TTDLB lựa chọn phương án phân loại tài liệu dự án(vấn đề) – thời
gian
TLLT được sắp xếp theo từng dự án hoạt động của cơ quan và mỗi dự án
được sắp xếp theo thời gian nghiệm thu dự án đó.
14


Trong quá trình được tạo điều kiện thực tập tại TTDLB em dã có cơ hội
phối hợp cùng các cán bộ phòng KT&TV được lập ra phương án phân loại cho
khối tài liệu thuộc Đề án 47 ” Đề án tổng thể về điểu tra cơ bản và quản lý tài
nguyên – môi trường biển đến năm 2010, tầm nhìn đến năm 2020” (chi tiết tại
phụ lục số 04 )
Tuy nhiên, do kho của Trung tâm hiện nay đang là kho tạm, khối tài liệu
được chỉnh lý xong nhưng chưa có không gian để sắp xếp tài liệu khoa học,
thuận lợi cho việc tìm kiếm, khai thác và sử dụng. Nên vẫn tồn tại tình trạng tài
liệu tuy đã được chỉnh lý nhưng vẫn bó thành từng bó.
Một số hình ảnh về tài liệu đang trong tình trạng bó gói được đưa ra chỉnh
lý(Chi tiết tại phụ lục số 05)
2.2.5 Kho lưu trữ và trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ
Kho lưu trữ của Trung tâm là kho tạm đang được bố trí trên tầng 2 hướng
Tây Nam, với diện tích 15m2.Kho hiện đang bảo quản khoảng 40 mét giá tài liệu
Kho được trang bị các trang thiết bị bảo quản cơ bản(giá, tủ, cặp, hộp)và
các trang thiết bị hỗ trợ( quạt trần, quạt thông gió, bình khí CO2, hộp nhử mối,..)
Phòng KT&TV là đơn vị được giao trách nhiệm bảo quản kho.
Hiện nay, phòng KT&TV đang tiến hành kế hoạch mở thư viện tại
TTDLB. Nội dung của kế hoạch có đề cập đến vấn đề mở rộng và cải tạo KLT

của TTDLB
2.2.6 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của Trung tâm
TTDLB lưu giữ rất nhiểu tài liệu có giá trị quan trọng về nhiều mặt kinh
tế, văn hóa, chính tri, xã hội,...Vì vậy, TTDLB thường xuyên phải cung cấp cho
các cơ quan, tổ chức có liên quan khác các tài liệu làm cơ sở pháp lý, căn cứ để
giải quyết các công việc.
Việc khai thác sử dụng (KTSD) TLLT đang được bảo quản tại TTDLB
diễn ra thường xuyên theo 2 hình thức: khai thác trực tiếp tài liệu tại trung tâm
và khai thác thông qua công văn yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu
- Hình thức trực tiếp KTSD TLLT tại Trung tâm : Đối tượng của hình thức
này chủ yếu là các cán bộ công chức của Trung tâm, Tổng cục Biển và hải đảo
15


hoặc bộ Tài nguyên và môi trường có nhu cầu KTSD tài liệu phục vụ quá trình
quản lý và giải quyết công vệc của mình. Đối tượng độc giả này đến KTSD
TLLT không cần đem theo giấy giới thiệu chỉ cần khai báo tên và đơn vị hiện
đang công tác để CBLT phòng KT&TV đăng ký vào sổ mượn tài liệu. Tùy thuộc
vào loại hình tài liệu và nhu cầu sử dụng của từng cá nhân, mỗi loại hình tài liệu
có thời gian mượn là khác nhau. Cán bộ, công chức mượn tài liệu phải cam kết
đảm bảo về sự nguyên vẹn của tài liệu và giao trả tài liệu đúng thời gian quy
định.
Quy trình khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ theo hình thức trực tiếp được
tuân theo lưu đồ (chi tiết tại phụ lục 06 )
Phí KTSD TLLT của TTDLB được tính theo Thông tư số 294/2016/TTBTC ngày 15 tháng 11 năm 2016 của Bộ Tài chính “ Quy định mức thu, chế dộ
thu,nộp,miễn, quản lý và sử dụng dữ liệu tài nguyên, môi trường biển và hải
đảo”
- Hình thức KTSD TLLT thông qua công văn : các cơ quan, tổ chức, Bộ,
Ban, ngành hoạt động liên quan đến lĩnh vực biển và hải đảo có nhu cầu KTSD
TLLT hiện đang được bảo quản tại Trung tâm gửi các công văn yêu cầu KTSD

tài liệu đến Trung tâm. Trung tâm tiếp nhận công văn đến và soạn thảo công văn
trả lời kèm theo thông tin hoặc toàn văn về tài liệu tùy thuộc theo yêu cầu của
từng công văn và đặc thù của từng loại tài liệu. Quy trình tiếp nhận, giải quyết
công văn yêu cầu KTSD TLLT của Trung tâm được tiến hành theo các bước sau:
Bước 1 : Cán bộ Văn thư tiếp nhận Công văn yêu cầu
Bước 2 : Cán bộ chuyển cho lãnh đạo duyệt và chuyển giao cho phòng
KT&TV
Bước 3 : Cán bộ phòng KT&TV đăng ký vào sổ ( vào sổ theo dõi khai
thác, tra cứu mục lục hồ sơ, tra tìm tài liệu), cung cấp các thông tin cần thiết để
trả lời công văn cho Cán bộ văn thư
Bước 4 : Cán bộ văn thư soạn thảo công văn trả lời, trình lãnh đạo trung
tâm ký và hoàn thành các thủ tục ban hành văn bản
Khi trình lãnh đạo cơ quan ký công văn trả lời, cán bộ văn thư kèm theo
hồ sơ bao gồm : công văn trả lời để lãnh đạo ký có chữ ký nháy của cán bộ lưu
16


trữ nhằm chịu trách nhiệm trước người đọc về tính hợp pháp cà sự chính xác của
thồn tin trong tài liệu; công văn đề nghị; TLLT có liên quan để lãnh đạo so sánh
đối chiếu. Thời gian trả lời công văn thường là một tuần. Thời gian nhanh hay
chậm phụ thuộc vào mức độ chi tiết, chính xác phòng KT&TV nhận được. thông
tin càng chính xác, cụ thể thì tìm càng nhanh. Tất cả những công văn yêu cầu
khai thác sử dụng TLLT đến trung tâm đều được quan tâm giải quyết nhanh
chóng, đem lại kết quả cao.
Công văn về việc cung cấp thông tin, dữ liệu về biển, hải đảo Việt nam
đến TTDLB(hình ảnh về công văn yêu cầu chi tiết tại phụ lục số 07). TTDLB sẽ
gửi công văn trả lời kèm theo biên bản giao mượn tài liệu ( chi tiết tại phụ lục số
08)
Đối với những cơ quan tổ chức có trụ sở cách xa so với TTDLB sẽ gửi
bản fax, hoặc bản sao photo đến cho cơ quan tùy thuộc vào nhu cầu của từng cơ

quan.
Bên cạnh hai hình thức phổ biến trên, độc giả có thể KTSD tài liệu trên
công thông tin điện tử (Wesite của TTDLB : www.vodic.vn - một số hình ảnh về
website và các cơ sở dữ liệu - chi tiết tại phụ lục số 09 )
Tuy nhiên do chưa có những quy định cụ thể về giải mật tài liệu, hiện nay
Trung tâm vẫn còn đang bảo quản rất nhiều tài liệu mật không thể mang ra
KTSD rộng rãi với các độc giả. Bên cạnh đó, do công tác thông bảo, giới thiệu
TLLT đến độc giả của Trung tâm chưa được thực hiện tốt, chưa hướng tới các
độc giả tiềm năng ( như các học sinh, sinh viên, nghiên cứu sinh nghiên cứu
khoa học về biển và hải đảo) mà lượng độc giả đến KTSD TLLT phục vụ cho
nhu cầu cá nhân là chưa cao. Chủ yếu, trung tâm chỉ phục vụ KTSD cho cán bô,
công chức thuộc Trung tâm, Tổng cục, Bộ tài nguyên hoặc các cơ quan, tổ chức,
Bộ, Ban, Ngành có liên quan.

17


Chương 3 : BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI TRUNG TÂM VÀ
NHẬN XÉT, ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ
3.1 Báo cáo kết quả thực tập tại Trung tâm
3.1.1 Tóm tắt những công việc đã thực hành tại Trung tâm
Qua thời gian đến thực tập tại trung tâm, dưới sự hướng dẫn nhiệt tình của
các các bộ Trung tâm đặc biệt là các cán bộ phòng KT&TV, em đã được hướng
dẫn thực hành các công việc cụ thể như sau :
- Phối hợp với các cán bộ phòng KT&TV tổ chức tiếp nhận, bàn giao sản
phẩm
- Xây dựng phương án phân loại tài liệu (chi tiết tại phụ lục số 04)
- Sắp xếp khoa học tài liệu thuộc đề án 47 trong kho lưu trữ
3.1.2 Nhận xét, đánh giá về hoạt động nghiệp vụ Lưu trữ của Trung
tâm

- Công tác thu thập tài liệu được tiến hành thường xuyên tuân theo quy
định đem lại hiệu quả cao. Giúp kho thu thập được nhiều tài liệu có giá trị bổ
sung cho Phông lưu trữ Biển và Hải đảo Việt Nam thêm phong phú, đa dạng
- Công tác xác định giá trị tài liệu trong kho đã được tiến hành tuy nhiên
vẫn còn tồn tại một số trường hợp tài liệu đã hết giá trị nhưng vẫn được lưu trữ
trong kho chưa được đem tieu hủy theo quy định gây lãng phí diện tích kho
tàng.
- Công tác chỉnh lý tài liệu của TTDLB chưa được tiến hành tài liệu trong
kho vẫn còn tồn tại những tài liệu bị bó gói, chưa được chỉnh lý và sắp xếp một
cách khoa học
- Công tác bảo quản tài liệu; xây dựng, tu bổ kho lưu trữ: Vì điều kiện trụ
sở chưa cố định nên TTDLB bố trí phòng làm kho lưu trữ tạm thời. Trong các tài
liệu đang lưu trữ tại kho, có nhiều tài liệu quan trọng, quý hiếm, “mật”, liên
quan trực tiếp đến lĩnh vực Quốc phòng, An ninh và phục vụ phát triển kinh tế,
xã hội vùng ven biển, hải đảo Việt Nam. Nhiệm vụ “Quản lý, lưu trữ tài liệu về
các kết quả, sản phẩm điều tra cơ bản tài nguyên, môi trường biển và hải đảo và
nghiên cứu khoa học biển, hải đảo và đại dương” là hết sức quan trọng. Tuy
18


nhiên thực trạng KLT của TTDLB còn rất sơ sài, công cụ thiết bị hỗ trợ quản lí,
cung cấp các tài liệu, chỉ mang tính tạm thời, chưa đáp ứng được các yêu cầu cơ
bản về hoạt động lưu trữ theo quy định hiện hành. Mặt khác nguy cơ tiềm ẩn
làm hư hỏng dữ liệu, thất lạc tài liệu, xảy ra hỏa hoạn bất cứ lúc nào, trong khi
mọi hoạt động lưu trữ tài liệu nhiều năm qua TTDLB chưa nhận được sự hỗ trợ
phù hợp về kinh phí từ phía các cơ quan quản lý.
Hoạt động lưu trữ, bảo quản các tài liệu, sản phẩm tại TTDLB hiện vẫn
đang diễn ra hàng ngày xong còn tồn đọng một số vấn đề hết sức bất cập, cần
phải giải quyết ngay đó là số lượng dữ liệu rất lớn và đa dạng theo cả không
gian, thời gian, tính chất, đặc điểm của dữ liệu trong khi công nghệ quản lí, bảo

quản còn thủ công và không đảm bảo tiêu chí. KLT và các trang thiết bị kèm
theo hiện có nguy cơ mất an toàn rất cao, đặc biệt đối với các tài liệu lưu kho
nhiều năm, dễ hư hỏng, rách nát khó phục chế. TTDLB đã cố gắng khắc phục
những khó khăn ban đầu, đảm bảo duy trì công tác tổ chức, bảo quản, nhưng do
điều kiện cơ sở vật chất và trang thiết bị chưa đáp ứng được ,không có công cụ
hỗ trợ phòng chống cháy nổ, an ninh….
- Công tác tổ chức KTSD của TTDLB là một trong những điểm sáng nhất
trong công tác lưu trữ của Trung tâm. Trung tâm đã xây dựng được hệ thống cơ
sở dữ liệu giúp cho việc khai thác sử dụng tài liệu dễ dàng và nhanh chóng hơn.
Việc khai thác sử dụng tài liệu đang được lưu trữ tại TTDLB đã góp phần thúc
đẩy quá trình giải quyết công việc được nhanh chóng và chính xác.
TTDLB hiện đang bảo quản những tài liệu được xếp hạng quý hiếm về
biển, đảo Việt Nam có giá trị vô cùng to lớn về kinh tế, văn hóa, chính trị,.. Vì
vậy, hiện nay TTDLB đã xây dựng đề án thu phí việc sử dụng cơ sở dữ liệu biển
và hải đảo. Cùng với việc ban hành về Quy định về xây dựng, khai thác và sử
dụng cơ sở dữ liệu tài nguyên, môi trường biển và hải đảo quốc gia, việc ban
hành Thông tư phí khai thác và sử dụng dữ liệu tài nguyên, môi trường biển và
hải đảo sẽ hoàn thiện hệ thống pháp luật, giúp minh bạch trong quản lý và cung
cấp dữ liệu sẽ hạn chế việc sao chép phạm pháp hay cát cứ dữ liệu, tăng cường
mối quan hệ hợp tác trong nỗ lực thu thập dữ liệu và làm cho chúng trở nên hữu
19


ích với cộng đồng xã hội, bảo tồn các loại tài nguyên song song với việc bảo tồn
quyền sở hữu thông tin và dữ liệu. Phí khai thác và sử dụng dữ liệu tài nguyên,
môi trường biển và hải đảo sẽ góp phần thu nộp một phần kinh phí vào ngân
sách Nhà nước để tái đầu tư cho công tác điều tra cơ, xây dựng dữ liệu và quản
lý dữ liệu này.
3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của Trung
tâm

3.2.1 Hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác lưu
trữ
Công tác lưu trữ của Trung tâm hiện nay được thực hiện theo các văn bản
chỉ đạo hướng dẫn của Bộ Tài nguyên và môi trường; Tổng cục Biển và hải đảo.
Tuy nhiên do đặc thù về các loại hình tài liệu hiện đang được bảo quản tại Trung
tâm, cần xây dựng thêm hệ thống các văn bản chỉ đạo hướng dẫn để công tác lưu
trữ được thực hiện một cách có hệ thống, đồng nhất và đem lại hiệu quả cao
nhất.
Trung tâm cần xây dựng thêm hệ thống các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn
về công tác lưu trữ như:
- Nội quy KLT (quy định cụ thể thời gian ra vào kho, đối tượng có thể
tiếp xúc với tài liệu trong kho và khi khai thác sử dụng tài liệu trong kho cần
tuân theo những quy tắc đã được quy định trong nội quy cùng những chế tài đối
với các trường hợp vi phạm các quy tắc trong nội quy. Nội quy cũng cần quy
định rõ trách nhiệm của cán bộ được giao nhiệm vụ bảo vệ kho);
- Quy định về lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào KLT( quy định cụ thể về các
bước lập hồ sơ; thành phần, thời gian nộp lưu hồ sơ, tài liệu);
- Quy định về khai thác, sử dụng tài liệu ( giới thiệu về các hình thức
KTSD TLLT mà Trung tâm đang thực hiện; quy định về thủ tục, mức phí KTSD
TLLT; những chế tài đối vơpí trường hợp làm hư hỏng, mất mát tài liệu);
3.2.2 Bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ
Bên cạnh việc xây dựng,cải tạo KLT; cử các cán bộ của trung tâm tham
gia các lớp bồi dưỡng về nghiệp vụ lưu trữ(đặc biệt là nghiệp vụ bảo quản,tu bổ
20


và phục chế tài liệu) cũng là một giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả công tác
lưu trữ của TTDLB. KLT đáp ứng được các yêu cầu về cơ sở vật chất, trang thiết
bị bảo quản cơ bản và hỗ trợ cùng với các cán bộ chuyên môn nắm vững các
nguyên tắc, phương pháp về bảo quản tài liệu sẽ giúp cho tuổi thọ của tài liệu

được kéo dài hơn, nâng cao giá trị của tài liệu, góp phần tổ chức khai thác, sử
dụng tài liệu được thuận tiện, nhanh chóng hơn.
Tổ chức các buổi tập huấn, giao lưu với các Trung tâm lưu trữ lịch sử,
trao đổi, học hỏi các kinh nghiệm về công tác lưu trữ tài liệu giữa các Trung
tâm.
3.2.3 Cải tạo kho lưu trữ
TLLT hiện đang được bảo quản tại KLT của Trung tâm đều là những tài
liệu có tầm quan trọng cả về kinh tế, văn hóa, xã hội; không ít trong những tài
liệu đó là các tài liệu mật chứa những thông tin quan trọng về chính trị, quốc
phòng, an ninh,.. Vì vậy việc xây dựng,cải tạo KLT của TTDLB là một trong
những giải pháp quan trọng hàng đầu góp phần nâng cao hiệu quả công tác lưu
trữ tài liệu của TTDLB. Hiện nay, phòng KT&TV đã lập kế hoạch cải tạo kho
lưu trữ dự kiến được thực hiện trong năm 2017. Trong quá trình xây dựng, cải
tạo kho lưu trữ cần bổ sung các thiết bị bảo quản cơ bản (giá, tủ, cặp, hộp, bìa hồ
sơ được tiêu chuẩn hóa cấp quốc gia theo Quyết đinh số 1687/2012/QĐBKHCN);các thiết bị hỗ trợ( ẩm kế, nhiệt kế, máy hút ẩm,..).
Cần quan tâm lưu ý hơn đến việc bảo quản TLLT điện tử, tài liệu khoa
học kỹ thuật cần phải có những nghiệp vụ, thiết bị bảo quản riêng biệt phù hợp
để lưu trữ loại hình tài liệu này.
Xây dựng các phương án, kế hoạch sơ tán tài liệu khi có hỏa hoạn thiên
tai bất ngờ xảy ra. Lập bản sao bảo hiểm cho các tài liệu quý hiếm, tài liệu mật.
3.2.4 Sắp xếp khoa học tài liệu
Việc sắp xếp khoa học tài liệu, hệ thống hóa tài liệu cũng cần được chú
trọng hơn để tài liệu trong kho được sắp xếp một cách khoa học hơn, giúp cán
bộ tra tìm tài liệu giải quyết công việc dễ dàng hơn. Việc sắp xếp khoa học tài
liệu còn giúp tiết kiệm được diện tích kho tàng, tăng mặt mỹ quan cho kho. Để
21


bố trí, sắp xếp tài liệu trong KLT hợp lý, khoa học, thiết nghĩ chúng ta phải thực
hiện đồng thời các nội dung sau:

- Nắm rõ và thiết lập được thông tin về khối tài liệu có trong kho để bố trí
vị trí sắp xếp tài liệu hợp lý. Dựa vào các thông tin về tài liệu, sẽ biết được
những tài liệu nào thường xuyên khai thác, sử dụng, những tài liệu nào ít được
khai thác, sử dụng để bố trí các vị trí thuận lợi. Dựa vào các thông tin về tài liệu,
sắp xếp các khối tài liệu có liên quan chặt chẽ với nhau để bố trí vị trí gần nhau.
Dựa vào các thông tin về tài liệu sẽ xác định những tài liệu chưa chỉnh lý để bố
trí ở nơi thuận tiện cho việc chỉnh lý tài liệu…
- Sắp xếp các giá tài liệu trong kho hợp lý. Hiện nay, hầu hết các cơ quan,
tổ chức đều sử dụng giá cố định, ít sử dụng giá di động, vì thế để thuận lợi cho
việc sắp xếp tài liệu, lấy tài liệu để phục vụ khai thác, sử dụng…giữa các giá tài
liệu nhất định phải có một khoảng cách tương đối để làm lối đi (phụ thuộc vào
diện tích kho để bố trí khoảng cách giữa các giá nhưng ít nhất là 0,5m). Với giá
chỉ để tài liệu được một mặt trước, chúng ta nên xếp mặt sau của 02 giá sát vào
nhau để tiết kiệm diện tích kho.
- Sắp xếp tài liệu lên giá theo các nguyên tắc được quy định. Tài liệu sau
khi được chỉnh lý sẽ được đưa vào các hộp (cặp). Dựa vào thông tin trên nhãn
hộp (cặp), tài liệu được xếp lên giá theo trật tự của số ghi trên hộp (cặp) của mỗi
phông lưu trữ. Nguyên tắc xếp lên giá là từ trái qua phải, từ trên xuống dưới,
trong mỗi khoang giá, theo hướng của người đứng xếp quay mặt vào giá. Trong
toàn kho, tài liệu được xếp lên các mặt giá theo nguyên tắc từ trái qua phải, từ
ngoài vào trong, theo hướng của người đi từ cửa vào kho.
- Đặt tên cho các giá đựng tài liệu. Để thuận lợi cho việc tra tìm, trên mỗi
giá tài liệu phải có tên hoặc ký hiệu. Tên các giá tài liệu này chính là tên Phông
hoặc tên khối tài liệu hoặc đặc trưng nào đó của khối tài liệu dễ “nhận biết” nhất
và số thứ tự của giá tài liệu để cố định trật tự của giá trong kho và cố định vị trí
của từng khối tài liệu.

22