Tìm hiểu về công tác văn thư lưu trữ ở Văn phòng Tập đoàn Bưu chính Viễn Thông

ĐỀ TÀI : CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI TẬP ĐOÀN BƯU CHÍNH
VIỄN THÔNG
MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
PHẦN NỘI DUNG
1. Lý do chọn đề tài
2. Mục tiêu, nhiệm vụ đề tài
3. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
5. Phương pháp nghiên cứu
6. Đóng góp của đề tài
7. Kết cấu của bài tiểu luận
CHƯƠNG 1 : LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ
1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
1.1. Khái niệm công tác văn phòng
1.2. Chức năng nhiệm vụ của văn phòng
1.2.1. Chức năng của văn phòng
1.2.2 Nhiệm vụ của phòng
2 : LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ
2.1. Công tác văn thư
2.1.1. Khái niệm công tác văn thư
2.1.2. Nội dung và nhiệm vụ của công tác văn thư
2.1.3. Tổ chức công tác văn thư
2.1.4. Yêu cầu của công tác văn thư
2.1.5. Vị trí và ý nghĩa của công tác văn thư
2.2.Công tác lưu trữ
2.2.1. Khái niệm công tác lưu trữ
2.2.2. Nội dung và nhiệm vụ của công tác lưu trữ
CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ VÀ QUẢN
TRỊ VĂN PHÒNG TẠI TẬP ĐOÀN BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG VIỆT NAM
1. Khái quát chung của Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam

2. Tình hình tiếp nhận xử lý, ban hành và quản lý văn bản tại Tập đoàn Bưu
chính Viễn Thông Việt Nam
2.1. Văn bản đến và quản lý văn bản đến
2.2. Văn bản đi và việc xử lý, quản lý văn bản đi
2.3. Tình hình lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ
2.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu
3. Đánh giá ưu khuyết điểm, nguyên nhân
3.1. Về tình hình tiếp nhận và xử lý văn bản
3.2. Về soạn thảo, ban hành văn bản


CHƯƠNG 3 : MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ:
1. Nhận xét.
2. Kiến nghị.
KẾT LUẬN CHUNG
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. PGS.TS Vương Đình Quyền, Lý luận và phương pháp công tác văn thư.
NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội 2005.
2. PGS.TS Đào Xuân Chúc, Tập bài giảng Quản trị hành chính văn phòng
3. Hội thảo khoa học Quản trị văn phòng – lý luận và thực tiễn, Hà Nội, tháng
12- 2004.
4. Một số văn bản nội bộ cơ quan
PHỤ LỤC


LỜI MỞ ĐẦU
1.

Lí do chọn đề tài:
Trong thời gian thực tập ở Tập đòan Bưu chính Viễn Thông được tiếp xúc

với công việc như một công chức em đã có điều kiện để tìm hiểu hoạt động của Tập
đoàn, với sự hướng dẫn của các thầy, cô cùng với sự nghiên cứu và thu thập tài liệu
em đã quyết định chọn đề tài: “Tìm hiểu về công tác văn thư lưu trữ ở Văn phòng
Tập đoàn”.
Công văn giấy tờ là một trong những phương tiện cần thiết trong hoạt động
quản lý của Nhà nước. Hồ sơ tài liệu ghi lại các hoạt động của cơ quan vì vậy cần
phải được giữ gìn để tra cứu và sử dụng khi cần thiết. Mặt khác, công việc của một
cơ quan, tổ chức được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu do công
văn giấy tờ có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ tài liệu có cẩn thận hay
không, điều đó có tác dụng trực tiếp đến hiệu lực, hiệu quả của công tác quản lý và
lãnh đạo. Mặt khác những thông tin tài liệu chứa đựng những thông tin bí mật về
chính trị, quốc phòng, an ninh quốc gia nên việc bảo quản tài liệu lưu trữ không chỉ
chú ý đến góc độ vật lý của tài liệu mà còn phải sử dụng biện pháp ngăn chặn việc
đánh cắp thông tin trong tài liệu và sự phá hoại tài liệu lưu trữ. Đây là nhiệm vụ rất
quan trọng của các cơ quan tổ chức. Đó cũng là những lý do để em chọn đề tài này.
Mặc dù cố gắng hết sức và được sự giúp đỡ tận tình của cô hướng dẫn song
do điều kiện về thời gian, trình độ của người viết còn hạn chế, đề tài nghiên cứu
rộng nên bài viết của em không tránh khỏi những hạn chế.
Rất mong sự đóng góp ý kiến của các thầy, cô nhằm cho bài viết của em
được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn !


2. Mục tiêu, nhiệm vụ đề tài:
Tìm hiểu cơ sở lý luận và cơ sở thực tiên về công tác Văn thư lưu trữ. Tìm
hiểu thực trạng công tác Văn thư lưu trữ tại Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt
Nam, phân tích những nguyên nhân, hạn chế của công tác.
3. Lịch sử nghiên cứu vấn đề:
Công tác lưu trữ ra đời đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và tổ chức
tài liệu. Nhà nước ta luôn coi công tác này là một ngành họat động trong công tác

quản lý nhà nước đồng thời là một mắt xích không thể thiếu được trong bộ máy
quản lý của mình. Ngày nay, những yêu cầu mới của công tác quản lý nhà nước,
quản lý xã hội, công tác Văn thư lưu trữ cần được xem xét từ những yêu cầu đảm
bảo thông tin cho họat động quản lý, bởi thông tin trong tài liệu lưu trữ là lọai
thông tin có dự báo cao, dạng thông tin cấp một, đã được thực tiễn kiểm nghiệm, có
độ tin cậy cao do nguồn gốc hình thành, do đặc trưng pháp lý, tính chất làm bằng
chứng lịch sử của tài liệu lưu trữ quy định.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
Đối tượng: Nhận xét và đánh giá về công tác Văn thư – Lưu trữ của Văn
phòng Tập đòan Bưu chính viễn thông Việt Nam
Phạm vi: Nghiên cứu về công tác điều hành, quản lý văn bản đi đến và Văn
thư lưu trữ tại Văn phòng Tập đòan.
5. Phương pháp nghiên cứu:
Phương pháp quan sát: Tiến hành xem xét, quan sát thực tiễn tại Văn phòng
Tập đòan.
Phương pháp nghiên cứu tài liệu: qua các trang web, tài liệu.
Phương pháp phân tích, tổng hợp.
6. Đóng góp của đề tài:
Đề tài nghiên cứu góp phần nâng cao hiệu quả trong công tác văn thư – lưu
trữ tài liệu tại Tập đòan Bưu chính Viễn thông Việt Nam. Kết quả đạt được của đề
tài có thể sử dụng làm tài liệu tham khảo cho cán bộ làm công tác lưu trữ.
7. Cấu trúc đề tài:
Gồm 3 phần:
Chương 1: Lý luận chung về công tác văn thư – lưu trữ.
Chương 2: Thực trạng công tác văn thư lưu trữ và quản trị văn phòng tại tâp đòan
Bưu chính Viễn thông Việt Nam.
Chương 3 : Một số nhận xét và kiến nghị.


CHƯƠNG 1 : LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ

1.1 Công tác văn thư:
1.1.1. Khái niệm công tác văn thư :
Công tác văn thư là tất cả các công việc có liên quan đến công văn, giấy tờ,
bắt đầu từ khi thảo văn bản ( đối với tài liệu đi) hoặc từ khi tiếp nhận ( đối với tài
liệu đến) đến khi giải quyết xong công việc, lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ vào Lưu trữ
cơ quan.
1.1.2. Vị trí và ý nghĩa của công tác văn thư:
Công tác văn thư là công tác quan trọng trong hoạt động của tất cả các cơ
quan. Các cơ quan Đảng, Nhà nước, đòan thể muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ
của mình đều cần phải dùng đến công văn giấy tờ để phổ biến các chủ trương,
chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi
lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày.
Đặc biệt đối với văn phòng cấp ủy là cơ quan trực tiếp giúp các cấp ủy tổ
chức điều hành bộ máy, đồng thời là một trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh
đạo.
1.1.3. Yêu cầu của công tác văn thư:
Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc, công tác văn thư ở các cơ
quan phải bảo đảm các yêu cầu dưới đây:
1. Nhanh chóng:
Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc nhiều vào việc xây
dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản. Do đó, xây dựng văn bản
nhanh chóng, giải quyết nhanh chóng mọi công việc của cơ quan. Giải quyết văn
bản chậm sẽ làm giảm tiến độ giải quyết công việc của mọi cơ quan, giảm ý nghĩa
của sự việc được đề cập trong văn bản. Đồng thời gây tốn kém tiền của, công sức
và thời gian của các cơ quan.
2. Chính xác:
 Chính xác về nội dung của văn bản:
+ Nội dung văn bản phải tuyệt đối chính xác về mặt pháp lý, tức là phải phù
hợp với Hiến pháp, pháp luật và các văn bản quy định của các cơ quan nhà nước
cấp trên

+ Dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải hoàn toàn chính xác, phù hợp với
thực tế, không thêm bớt, bịa đặt, không che dấu sự thật …
+ Số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng
 Chính xác về mặt thể thức văn bản:
+ Văn bản ban hành phải có đầy đủ các thành phần do Nhà nước quy định:
Quốc hiệu; Tác giả; Sổ; Ký hiệu văn bản; Địa danh, ngày tháng năm ban hành; Tên
loại trích yếu nội dung văn bản; Nội dung; thể thức đề ký, chữ ký, con dấu của cơ
quan; Nơi nhận văn bản. các yếu tố thông tin nêu trên phải được trình bày đúng vị
trí, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ


+ Mẫu trình bày phải đúng tiêu chuẩn Nhà nước ban hành
 Chính xác về khâu kỹ thuật nghiệp vụ
+ Yêu cầu chính xác phải được quán triệt một cách đầy đủ trong tất cả các
khâu nghiệp vụ như đánh máy văn bản, đăng ký văn bản, chuyển giao văn bản …
+ Yêu cầu chính xác còn phải được thể hiện trong thực hiện đúng với các chế
độ quy định của Nhà nước về công tác văn thư
3. Bí mật
Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có nhiều vấn đề thuộc
phạm vi bí mật của cơ quan, của Nhà nước. Vì vậy, từ việc xây dựng văn bản và tổ
chức quản lý, giải quyết văn bản, bố trí phòng làm việc của cán bộ văn thư đến việc
lựa chọn cán bộ văn thư của cơ quan đều phải bảo đảm yêu cầu đã được quy định
trong Pháp lệnh bảo vệ bí mật Quốc gia của Ủy ban thường vụ quốc hội
4. Hiện đại
Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư lưu trữ gắn liền
với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Vì vậy, yêu cầu
hiện đại hóa công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề đảm bảo cho
công tác quản lý Nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng và có năng suất,
chất lượng cao. Hiện đại hóa công tác văn thư ngày nay tuy đã trở thành một nhu
cầu cấp bách, nhưng phải tiến hành từng bước, phù hợp với trình độ khoa học công

nghệ chung của đất nước cũng như điều kiện cụ thể của mỗi cơ quan. Cần tránh
những tư tưởng bảo thủ, lạc hậu, coi thường việc áp dụng các phương tiện hiện đại,
các phát minh sáng chế có liên quan đến việc nâng cao hiệu quả của công tác văn
thư.
1.1.4. Nội dung công tác văn thư:
 Thảo văn bản, ghi biên bản các cuộc họp, hội nghị là trách nhiệm của chuyên
viên, cán bộ.
 Sửa và duyệt thảo: Chuyên viên, thủ trưởng.
 Đánh máy, in: Nhân viên đánh máy.
 Trình ký: Văn thư.
 Ký: Thủ trưởng.
 Quản lý con dấu chặt chẽ, sử dụng con dấu đúng quy định: Văn thư.
 Vào sổ và làm thủ tục gửi đi: Văn thư.
 Cấp phát giấy đi đường, giấy giới thiệu: Văn thư.
 Nhận, vào sổ công văn đến: Văn thư.
 Phân phối, giao công văn đến: Thủ trưởng.
 Chuyển giao công văn đến: Văn thư.
 Theo dõi giải quyết công văn đến:
- Theo dõi giải quyết về nội dung: Thủ trưởng.
- Theo dõi thời gian giải quyết: Văn thư.


 Lập hồ sơ: Tất cả những người liên quan đến công văn, giấy tờ.
 Nộp lưu trữ hồ sơ vào cơ quan: Tất cả những người có hồ sơ.
1.2.Công tác lưu trữ:
1.2.1. Khái niệm công tác lưu trữ:
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất cả
những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học,
bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác
quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của

các cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản và
tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội. Vì vậy, công tác lưu trữ được tổ chức ở
tất cả các quốc gia trên thế giới và là một trong những hoạt động được các nhà
nước quan tâm.
1.2.2. Nội dung và nhiệm vụ của công tác lưu trữ:
Công tác lưu trữ bao gồm những vấn đề cơ bản sau:
- Nghiên cứu, triển khai và thực hiện các biện pháp quản lý nhà nước về lưu trữ;
- Thực hiện các nghiệp vụ về lưu trữ;
- Nghiên cứu khoa học về lưu trữ.


Tiểu kết
Công tác Văn thư – Lưu trữ không thể thiếu trong hoạt động của các cơ
quan, tổ chức. Các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị – xã hội dù lớn hay
nhỏ. Các cơ quan, đơn vị muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải
sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình
hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện
tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày. Đặc biệt, đối với văn phòng cấp ủy, văn
phòng các tổ chức chính trị – xã hội là các cơ quan trực tiếp giúp các cấp ủy, tổ
chức chính trị – xã hội tổ chức điều hành bộ máy, có chức năng thông tin tổng hợp
phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo thì công tác văn thư lại càng quan trọng, nó giữ vị trí
trọng yếu trong công tác văn phòng. Để hiểu rõ hơn về công tác Văn thư – Lưu trữ,
em đã tìm hiểu và nghiên cứu tại Văn phòng tập đòan Bưu chính Viễn thông Việt
Nam ở chương 2.



CHƯƠNG 2 : HIỆN TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG VÀ
CÔNG TÁC VĂN THƯ

“Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến
soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện
hành nhằm bảo đảm thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ
chức”. ( Lý luận và phương pháp công tác văn thư – PGS.TS Vương Đình Quyền).
Qua quá trình thực tập tại Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam, tôi đã
được trực tiếp quan sát và thực hành các nghiệp vụ của công tác văn thư, qua đó,
tôi xin đưa ra thực trạng công tác văn thư tại Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt
Nam.
1. Khảo sát về công tác văn phòng và Quản trị văn phòng:
Văn phòng không phải là một khái niệm mới, song không phải ai cũng quan
niệm đúng về bản chất của khái niệm này. Trước đây, ở các cơ quan Nhà Nước vẫn
tồn tại quan điểm cho rằng văn phòng chỉ là bộ phận đảm nhiệm các công việc hậu
cần hoặc công tác hành chính tạp vụ. Cách hiểu này đã trở nên lạc hậu vì cùng với
sự phát triển của công nghệ thông tin, thông tin liên lạc nên việc tiệp nhận và xử lý
các các đầu mối thông tin trở thành một trong những công việc nóng bỏng nhất mà
không một bộ phận nào có thể đảm nhiệm thay thế được Văn phòng. Đặc biệt, ở
một doanh ngiệp lớn như Tập đoàn Bưu chính viễn thông, công tác văn phòng được
coi trọng hơn bao giờ hết.
1.1. Chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Tập đoàn VNPT:
- Với vị trí là cơ quan đầu não của cơ quan, Văn phòng Tập đoàn có những
chức năng, nhiệm vụ chủ yếu sau:
+ Tổ chức việc xây dựng chương trình, kế hoạch công tác hàng năm của Tập
đoàn, và lịch làm việc hàng tuần của Lãnh đạo Tập đoàn.
+ Theo dõi đôn đốc việc triển khai, thực hiện chương trình, kế hoạch công tác
của cơ quan, thực hiện các Chỉ thị, nghị quyết, Quyết định của HĐQT và của Tổng
giám đốc. Tổ chức phối hợp công tác giữa các Ban chuyên môn, nghiệp vụ và các
đơn vị thành viên của Tập đoàn để thực hiện nhiệm vụ được giao.
+ Tổ chức thu thập, tổng hợp thông tin để báo cáo nhanh chóng kịp thời chính
xác cho Lãnh đạo Tập đoàn, chuẩn bị nội dung tài liệu để Lãnh đạo Tập đoàn làm
việc tại hội nghị với cấp trên, với các cơ quan đơn vị cá nhân trong và ngoài nước;

đồng thời cung cấp các thông tin cho các Ban chức năng khi cần thiết; được uỷ
quyền truyền đạt các thông báo kết luận của Lãnh đạo Tập đoàn đến các đơn vị có
liên quan và theo dõi kết quả thực hiện.
+ Rà soát về thể thức văn bản và thủ tục hành chính của các văn bản trước khi
trình lãnh đạo Tập đoàn ký; thu nhận các luồng công văn đến, và kiểm tra thể thức
văn bản các luồng công văn của Tập đoàn phát hành đi.


+ Tổ chức thực hiện công tác pháp chế của Tập đoàn, tổ chức xây dựng quy
chế làm việc của Văn phòng Tập đoàn.
+ Quản lý, tổ chức thực hiện công tác văn thư - lưu trữ, công tác hành chính,
quản trị, kế toán thống kê, bảo vệ, y tế, phương tiện đi lại của Tập đoàn.
+ Quản lý toàn bộ tài sản, các nguồn kính phí được giao đảm cơ sở vật chất
cho các hoạt động của cơ quan Tập đoàn, xây dựng kế hoạch tài chính hàng năm dể
trình Lãnh đạo phê duyệt.
+ Hướng dẫn và phối hợp với Văn phòng đại diện tại TP Hồ Chí Minh về
phương hướng, nhiệm vụ, chủ trương nghiệp vụ công tác Văn phòng trong việc
thực hiện nhiệm vụ của Tập đoàn.
+ Thực hiện các nhiệm vụ đột xuất được Lãnh đạọ Tập đoàn giao
Như vậy ta thấy Văn phòng chính là cơ quan tham mưu, tổng hợp các đầu mối
thông tin về tình hình hoạt động của Tập đoàn; xử lý các thông tin giúp Lãnh đạo
Văn phòng giải quyết công việc được chính xác hiệu quả; đồng thời cũng là đầu
mối phối hợp hoạt động giữa các Ban chức năng và các đơn vị để thực hiện chương
trình, kế hoạch của Tập đoàn.
Văn phòng gồm 137 cán bộ công nhân viên được biên chế: 2 Tổ chuyên viên
giúp việc, 9: Phòng, Đội, Trạm.Đây là những đơn vị chức năng tham mưu giúp
Lãnh đạo Văn phòng tổ chức thực hiện và quản lý thống nhất các nội dung thuộc
lĩnh vực hoạt động của Văn phòng VNPT. (xem phụ lục)
+ Tổ chuyên viên 1 và 2: giúp việc cho Lãnh đạo Tập đoàn và Lãnh đạo Văn
phòng VNPT trong việc xử lý thông tin, tham mưu giúp Lãnh đạo trong công tác

quản lý điều hành hoạt động của Tập đoàn.
+ Phòng Tổng hợp- Pháp chế: Giúp lãnh đạo Văn phòng tổ chức thực hiện
côngtác tổng hợp , công tác pháp chế của Tập đoàn.
+ Phòng Hành chính : Giúp lãnh đạo Văn phòng tổ chức thực hiện công tác
hành chính và công tác đời sống của cán bộ nhân viên
+ Phòng quản trị: Giúp lãnh đạo Văn phòng tổ chức thực hiện công tác quản
trị Văn phòng Tập đoàn.
+ Phòng Kế hoạch- kế toán tài chính : Giúp Lãnh đạo Văn phòng xây dựng kế
hoạch hàng năm của Tập đoàn, công tác kế toán thống kê và đầu tư phát triển của
Văn phòng Tập đoàn.
+ Phòng Văn thư – Lưu trữ: Giúp Lãnh đạo Văn phòng tổ chức thực hiện công
tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan Tập đoàn.
+ Phòng Tin học văn phòng : Xây dựng phương hướng mục tiêu, nhiệm vụ
công tác tin học của Tập đoàn; là đầu mối tổ chức, quản lý, khai thác hệ thống
mạng máy tính Tập đoàn; đề xuất các biện pháp tổ chức quản lý, khai thác, phát
triển có hiệu quả các hệ thống mạng của cơ quan
+ Đội bảo vệ: Hoạt động trên các lĩnh vực bảo vệ bí mật, bảo vệ an toàn cơ
quan và phòng chống cháy nổ ..


+ Đội xe văn phòng: Giúp lãnh đạo văn phòng trong việc quản lý điều hành
đội xe hoạt động phục vụ công tác của cơ quan
+ Trạm Y tế: có nhiệm vụ quản lý, chăm sóc sức khoẻ cán bộ, công nhân viên
trong cơ quan.
Cơ cấu Văn phòng được tổ chức như trên tương đối lớn và chặt chẽ, chức
năng, nhiệm vụ của các phòng ban được phân công khá cụ thể tạo điều kiện cho
văn phòng có thể đảm nhiệm công việc ở nhiều lĩnh vực mà lại không bị chồng
chéo
1.2. Đội ngũ cán bộ Văn phòng:
Văn phòng Tập đoàn BCVT là cơ quan tham mưu giúp việc cho một tổ chức

kinh tế lớn, do vậy đội ngũ cán bộ văn phòng là những người thực sự có năng lực
và được lãnh đạo cơ quan lựa chọn theo những tiêu chuẩn nhất định nhằm mục đích
giải quyết tốt những nhiệm vụ mà văn phòng được đảm nhận .
Hiện nay đội ngũ cán bộ văn phòng có số lượng là 137 người. Đây là 1 con số
khá lớn mà không phải bất kì văn phòng của cơ quan nào cũng có được. Tuy nhiên,
do thời gian có hạn và số luợng cán bộ văn phòng đông nên tôi không có điều kiện
thống kê một cách chính xác trình độ của các cán bộ. Các cán bộ chuyên môn hầu
như đều có trình độ đại học và trên đại học ở nhiều chuyên ngành khác nhau ứng
với từng lĩnh vực của văn phòng. Trong 137 cán bộ có khoảng 85% có trình độ đại
học và trong số đó có khá nhiều cán bộ tốt nghiệp 2 văn bằng (như đ/c Truởng
phòng Văn thư- lưu trữ tốt nghiệp bằng Luật và Kinh tế ), ngoài ra có khoảnVăn
phòng Tập đoàn BCVT là cơ quan tham mưu giúp việc cho một tổ chức kinh tế lớn,
do vậy đội ngũ cán bộ văn phòng là những người thực sự có năng lực và được lãnh
đạo cơ quan lựa chọn theo những tiêu chuẩn nhất định nhằm mục đích giải quyết
tốt những nhiệm vụ mà văcũng có được. Tuy nhiên, do thời gian có hạn và số luợng
cán bộ văn phòng đông nên tôi không có điều kiện thống kê một cách chính xác
trình độ của các cán bộ. Các cán bộ chuyên môn hầu như đều có trình độ đại học và
trên đại học ở nhiều chuyên ngành khác nhau ứng với từng lĩnh vực của văn phòng.
Trong 137 cán bộ có khoảng 85% có trình độ đại học và trong số đó có khá nhiều
cán bộ tốt nghiệp 2 văn bằng (như đ/c Truởng phòng Văn thư- lưu trữ tốt nghiệp
bằng Luật và Kinh n phòng được đảm nhận .
Hiện nay đội ngũ cán bộ văn phòng có số lượng là 137 người. Đây là 1 con số
khá lớn mà không phải bất kì văn phòng của cơ quan nào g 5% trình độ trung cấp,
còn lại là các cán bộ đảm nhiệm công tác bảo vệ, lái xe có trình độ dưới trung cấp
nhưng đều có kinh nghiệm lâu năm trong nghề. Hiện nay hầu hết các cán bộ trên
đều được kí hợp đồng không thời hạn.
Trong những năm gần đây, lực lượng cán bộ văn phòng được bổ sung khá
nhiều, chủ yếu là cán bộ trẻ. Đội ngũ cán bộ, nhân viên được tuyển từ nhiều nguồn
khác nhau với nhiều cách thức khác nhau. Thông thường,Văn phòng tuyển dụng
bằng hình thức khi Lãnh đạo Tập đoàn có nhu cầu thì Ban Tổ chức cán bộ sẽ thực

hiện công tác tuyển dụng bằng cách tuyển dụng trực tiếp từ các đơn vị thành viên
của Tập đoàn. Một số ít thực hiện chế độ tuyển dụng do ban tổ chức thi tuyển căn
cứ đề xuất công tác Văn phòng trình lên, thi tuyển ở các lĩnh vực để bố trí nhân sự.
Hội đồng thi tuyển, tuỳ từng trường hợp mà do: 1 lãnh đạo Tập đoàn làm trưởng
ban tổ chức cán bộ lao động, chủ tịch công đoàn cơ quan, đoàn thanh niên, đảng uỷ
đơn vị có nhu cầu tuyển dụng. Hội đồng thi tuyển lại có tổ giúp việc riêng cho
mình do ban tổ chức đề xuất.
Bên cạnh đó, Văn phòng cũng thường xuyên cử cán bộ đi tập huấn, công tác
do Ban Đầu tư và phát triển nguồn nhân lực tổ chức theo từng lĩnh vực cụ thể của
Văn phòng. Các đợt tập huấn, công tác ngắn ngày, dài ngày, trong nước, ngoài nước
của cán bộ được diễn ra hàng năm tuỳ theo yêu cầu và tính chất của công việc. Có
thể nói công tác đào tạo cán bộ văn phòng đã được cơ quan hết sức quan tâm và tạo
mọi điều kiện thuận lợi để các cán bộ vừa hoàn thành công việc vừa hoàn thành
chương trình đào tạo của mình.Đây chính là cơ sở để các công việc văn phòng luôn
được đảm bảo thực hiện tốt.
Như vậy, ở Văn phòng Tập đoàn tình hình cán bộ được tuyển dụng, đào tạo
rất bài bản và được Văn phòng Tập đoàn coi trọng bởi nó là nguồn chất xám quyết
định sự đứng vững và phát triển của Tập đoàn trong môi trường cạnh tranh khốc
liệt.
2. Khảo sát về công tác văn thư:
* Ưu điểm:
- Công tác văn thư được tổ chức theo mô hình hỗn hợp là phù hợp với mô hình tổ
chức và khối lượng công việc của Cơ quan Tập đoàn. Các cán bộ văn thư đều là
những người có trình độ chuyên môn, có năng lực, có kinh nghiệm và ham học
hỏi.
- Lãnh đạo cơ quan có nhận thức đúng đắn về công tác văn thư, luôn quan tâm,
chú trọng, chỉ đạo và có sự đầu tư thích đáng vào công tác văn thư.
- Các cán bộ cũng luôn có ý thức cao và khẳng định tầm quan trọng của công tác

văn thư.
- Các văn bản chỉ đạo về công tác văn thư luôn được kịp thời ban hành và mang
tính khả thi.
- Việc tổ chức các lớp tập huấn được thực hiện thường xuyên nhằm nâng cao
trình độ nghiệp vụ cũng như cập nhật các kiến thức mới, các quy định mới về
công tác văn thư.
- Đầu tư những trang thiết bị hiện đại phục vụ công tác văn thư nhằm nâng cao
năng suất, tạo hiệu quả lao động cao hơn.
- Việc tổ chức quản lý văn bản đi đến được thực hiện chặt chẽ, quy củ.
- Văn bản được quản lý trên cả hai hệ thống: văn bản giấy và văn bản điện tử.
* Nhược điểm:


- Tổ chức biên chế chưa đồng nhất, ở một số ít đơn vị vẫn còn tình trạng bố trí
luân phiên những người làm công tác văn thư, lưu trữ đã làm ảnh hưởng đến
chất lượng công tác và hoàn thành nhiệm vụ được giao.
- Một bộ phận cán bộ chưa nắm rõ được quy trình tiếp nhận hoặc phát hành văn
bản.
- Vẫn còn những lỗi về thể thức văn bản như: ký hiệu văn bản, nơi gửi, tên đơn
vị soạn thảo,...
- Trong quản lý văn bản vẫn còn xảy ra hiện tượng lấy sai số, trùng số văn bản,
điều đó sẽ gây nên khó khăn cho các cán bộ trong việc giải quyết công việc và
tra tìm văn bản.
- Việc lập hồ sơ hiện hành được thực hiện khá đầy đủ và nghiêm túc, tuy nhiên
chất lượng hồ sơ còn chưa cao, thể hiện ở việc một số hồ sơ chưa đảm bảo mối
liên hệ khách quan giữa các văn bản, một số hồ sơ chỉ gồm những văn bản rời
lẻ và hồ sơ chưa được biên mục chính xác.
Trong một phạm vi lớn, công việc của một cơ quan, một xí nghiệp được tiến
hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công tác công văn giấy tờ có
làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ tài liệu được cẩn thận hay không.

Công tác văn thư tại văn phòng Tập đoàn bao gồm toàn bộ các công việc liên
quan đến soạn thảo, ban hành, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện
hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản phục vụ nhanh chóng và chính xác cho công
tác quản lý và các hoạt động khác của Tập đoàn.
Trong qua trình khảo sát tôi nhận thấy hiếm có cơ quan nào, công tác văn thư
lại được coi trọng và tổ chức quy mô, chặt chẽ như ở Tập đoàn Bưu chính Viễn
thông. Mặc dù trong giai đoạn hiện nay nhìn nhận của xã hội với công tác này đã
có phần thay đổi xong về cơ bản ở nhiều cơ quan nhà nước nó vẫn chưa được đầu
tư một cách thích đáng. Riêng ở Tập đoàn, công tác văn thư được Lãnh đạo văn
phòng coi trọng và dành những điều kiện tốt nhất về cơ sở vật chất cũng như các
yếu tố khác. Bởi chính trong hoạt động hàng ngày của mình Phòng Văn thư- Lưu
trữ cũng đã thể hiện rất rõ vai trò của mình là trung tâm đầu mối cập nhật và phổ
biến thông tin của cơ quan. Vai trò này được thể hiện ở một số khía cạnh sau:
+ Tổ chức thực hiện hướng dẫn công tác văn thư lưu trữ và quy trình xử lý văn
bản trong Tập đoàn. Căn cứ các văn bản của nhà nước và của Tập đoàn, xây dựng
các văn bản chỉ đạo công tác văn thư lưu trữ trong Tập đoàn, báo cáo lãnh đạo Văn
phòng xem xét, trình cấp có thẩm quyền ban hành.
+ Quản lý, sử dụng các loại con dấu hành chính của Tập đoàn và Văn phòng
theo đúng quy định. Lập kế hoạch, đề xuất tổ chức đào tạo, bồi dưỡng các bộ làm
công tác văn thư lưu trữ tại Văn phòng Tập đoàn.
+ Quản lý sổ sách, công văn giấy tờ đi đến; cấp phát giấy giới thiệu, giấy đi
đường theo yêu cầu của cán bộ.


Nhận, gửi công văn thường xuyên, đột xuất chuyển phát nhanh theo yêu cầu
lãnh đạo Tập đoàn và lãnh đạo văn phòng; nhận, quản lý và gửi điện mật cho Tập
đoàn theo đường ngoại giao.
+ Tổng hợp văn bản đến, trình lãnh đạo Tập đoàn phân hướng, phối hợp với
các ban chức năng và tổ chuyên viên, theo dõi hành trình của văn bản đi, đến Tập
đoàn.

+ Lưu trữ công văn tài liệu của Tập đoàn; định ký hoặc đột xuất báo cáo về
công tác văn thư; là đầu mối đặt mua, phân chia báo chí, phục vụ lãnh đạo Tập
đoàn, lãnh đạo Văn phòng và các ban chức năng.
2.1. Tổ chức và biên chế văn thư chuyên trách
Hoạt động của bất cứ một cơ quan, tổ chức nào cũng cần đến công tác văn thư.
Hiện nay hầu hết ở các cơ quan, công tác văn thư lưu trữ thường được tổ chức
dưới dạng là một bộ phận thuộc Văn phòng.
Tại Tập đoàn Bưu chính Viễn thông, văn thư lưu trữ được tổ chức thành một
phòng riêng biệt trực thuộc trực tiếp Văn phòng. Nó là một bộ phận tạo nên cơ cấu
tổ chức của Văn phòng và có vai trò, vị trí tương đương với các Phòng ban khác
như: Phòng Hành chính, Phòng kế toán-kế hoạch, Phòng Tin học...
Tổ chức của phòng văn thư lưu trữ gồm: 12 người. Bao gồm:
 01 đ/c Trưởng phòng - phụ trách chung.
 01 đ/c Phó trưởng phòng - phụ trách về văn thư.
 Tổ văn thư lưu trữ: 08 người.
 Tổ chế bản đánh máy: 02 người.
Phần lớn cán bộ đều là cán bộ trẻ, độ tuổi phổ biến từ 25 đến 45 tuổi là 09
người, dưới 25 tuổi 01 người và từ 46 đến 55 là 02 người. Trong số đó có 5 cán bộ
tốt nghiệp trình độ đại học (chính quy & tại chức) theo đúng chuyên ngành đào tạo.
Hai cán bộ tốt nghiệp đại học chuyên ngành ngoại ngữ phụ trách về mảng tin học
của Phòng văn thư như: kiểm soát văn bản đi- đến, scanner văn bản vào máy. Việc
tốt nghiệp không đúng chuyên ngành ở một khía cạnh nào đó cũng có ảnh hưởng
nhất định đến công việc mà họ đảm nhận, tuy nhiên trong qua trình công tác họ
cũng đã tích luỹ được những kinh nghiệm nhất định để xử lí những tình huống
trong phạm vi công việc của mình. Ngoài ra có 2 cán bộ phụ trách trực tiếp việc
đóng dấu, phát hành công văn đi và kiểm soát công văn đến đều đã tốt nghiệp trung
cấp văn thư lưu trữ.
Phòng văn thư là một bộ phận hỗ trợ đắc lực cho hoạt động của văn phòng và
Lãnh đạo văn phòng.
2.2. Sự chỉ đạo của cơ quan với công tác văn thư

Trong hoạt động của các cơ quan thì công tác văn thư luôn đảm bảo thông tin
cho hoạt động quản lý của các cơ quan, góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng


công tác của cơ quan, đồng thời công tác này còn chống tệ nạn quan liêu, giấy tờ và
góp phần giữ gìn bí mật nhà nước, bí mật cơ quan.
Bên cạnh việc ban hành hệ thống các văn bản trên, thì các cấp Lãnh đạo đã
đầu tư cơ sở vật chất thích đáng cho công tác văn thư.
Phòng văn thư- lưu trữ được tổ chức theo mô hình văn phòng mở. Các hoạt
động liên quan đến công tác văn thư và chế bản... đều tập trung tại Phòng. Riêng vị
trí làm việc của Trưởng phòng được tách biệt bằng một vách ngăn để đảm bảo sự
yên tĩnh. Hiện nay, do điều kiện mặt bằng mà tổ chức văn thư lưu trữ của cơ quan
tạm thời bị phân tán. Ngoài trụ sở chính ở số1 - Đào Duy Anh còn có một bộ phận
khác đảm nhận về văn thư ở 23 Phan Chu Trinh và một bộ phận về lưu trữ ở 34
Phan Kế Bính. Tuy nhiên ở cả 3 vị trí trên, cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư
lưu trữ đều được đầu tư khá đầy đủ. Phòng văn thư lưu trữ ở số 1 Đào Duy Anh
được đặt ở 1 phòng có diện tích rộng để đảm bảo cho mọi hoạt động đựơc diễn ra
thuận lợi. Trong phòng, máy tính, máy fax, máy Phoyocopy... đều đựơc trang bị
đầy đủ. Cụ thể:
+ 06 Máy tính sử dụng chương trình WINWORD, phông chữ UNICOS để
soạn thảo văn bản; dùng hệ thống quản lý thông tin điều hành AIS để quản lý công
văn, tài liệu
+ 06 máy điện thoại đảm bảo liên lạc thông tin với Lãnh đạo, với các Phòng,
ban và khách liên hệ công tác
+ 01 máy Fax để nhận và chuyển giao công văn khi cần thiết
+ 04 máy Photocopy dùng để in tài liệu với số lượng lớn
Ngoài ra có rất nhiều tủ, giá đựng tài liệu, dụng cụ văn phòng phẩm và các
loại bàn ghế ….đảm bảo cho cán bộ làm việc tốt nhất.
2.3. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư tại văn phòng Tập đoàn
Công tác văn thư có chức năng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của

cơ quan, cho nên công tác văn thư luôn gắn với thông tin, thông tin văn bản luôn là
đối tượng mà những người làm công tác công văn giấy tờ phải xử lý. Chính vì vậy
việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư là một yêu cầu mang tính
tất yếu để tiến tới tin học hoá công tác văn phòng . Việc ứng dụng công nghệ thông
tin giúp cho hoạt động quản lý và công tác văn thư lưu trữ của cơ quan sẽ được
nâng cao, điều kiện lao động của cán bộ làm công tác công văn giấy tờ sẽ được cải
thiện, giúp nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác, đồng thời góp phần tạo nên
phong cách làm việc khoa học và hiện đại trong đội ngũ cán bộ viên chức, đáp ứng
yêu cầu phát triển của xã hội trong thời đại khoa học công nghệ như hiện nay .
Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý và công tác văn
thư được lãnh đạo cơ quan rất chú ý. Văn phòng Tập đoàn đã xây dựng và triển
khai hệ thống quản lý thông tin điều hành nhằm mục đích :


+ Đẩy mạnh triển khai ứng dụng CNTT, tin học hoá công tác văn phòng, hiện
đại hoá công tác chỉ đạo điều hành tại cơ quan Tập đoàn
+ Quản lý toàn bộ công văn đến và phát sinh trong quá trình hoạt động của
lãnh đạo Tập đoàn, các ban chức năng, văn phòng Tập đoàn.
+ Đảm bảo an toàn bí mật thông tin, phân luồng, phân cấp, phân quyền, xử lý
văn bản.
Hệ thống thông tin điều hành là hệ thống quản lý, theo dõi công văn tài liệu
phục vụ cho hoạt động của cơ quan. Hệ thống thông tin điều hành ( có tên gọi tắt là
AIS ) là kết quả của quá trình xây dựng và phát triển, với nhiều tính năng nổi bật
đáp ứng được các đòi hỏi khắt khe trong công tác quản trị văn phòng. AIS là một
bộ phận của hệ thống thông tin cơ quan Tập đoàn, một hệ thống quản lý công văn
tài liệu một cách an toàn, thuận tiện. Hệ thống cung cấp một loạt các các công cụ
hỗ trợ người sử dụng nắm bắt, xử lý và chuyển giao thông tin một cách nhanh
chóng. Được xây dựng với mục đích tạo ra luồng xử lý thông tin chuẩn, AIS cung
cấp một nền tảng vững chắc trong công tác lưu trữ, khai thác thông tin dưới dạng số
hoá.

Sử dụng hệ thống AIS Văn phòng Tập đoàn đã đạt được những tiêu chí nổi bật
sau:
 Là một cơ sở dữ liệu tập trung: thống nhát được vấn đề lưư trữ, quản lý; phân
luồng toàn bộ công văn, theo dõi được tiến trình xử lý công văn liên quan
đến từng văn bản quản lý.
 Đảm bảo đúng người, đúng việc: mọi yêu cầu, chỉ thị, nhiệm vụ lãnh đạo
giao đều được hệ thống chuyển đến đúng địa chỉ xử lý ngay lập tức; đồng
thời được hệ thống theo dõi, ghi lại tiến trình xử lý hoàn toàn một cách tự
động.
 Tính dễ dùng, dễ triển khai: chỉ với 10-15 phút giới thiệu và hướng dẫn, một
nhân viên văn thư đã có thể thao tác sử dụng các chức năng của hệ thống
để nhập thông tin về văn bản, gắn file, theo dõi quản lý việc cấp số , kí
hiệu, nhắc việc hay in ấn báo cáo thống kê.
 Khả năng nhập báo cáo nhanh gọn và chính xác: việc tìm kiếm, phân loại,
thống kê, báo cáo công văn, hoặc các công việc được thực hiện dễ dàng.
Hệ thống thông tin điều hành được xây dựng với 7 chức năng cơ bản tương
ứng với các phần cấu trúc của hệ thống như sau:
Phần 1: Quản lý thông tin cá nhân
Hỗ trợ người sử dụng cập nhật thông tin cá nhân liên quan đến hệ thống như
tên người sử dụng, đơn vị làm việc, mật khẩu truy nhập hệ thống, địa chỉ thư điện
tử. Ngoài ra chức năng quản lý thông tin cá nhân còn cho phép đơn vị quản lý hệ
thống theo dõi, quản lý quá trình cập nhật, khai thác thông tin của các cá nhân liên
quan khi tham gia hệ thống .
Phần 2: Quản lý cấp số công văn


Các công văn được quản lý cấp số theo các đơn vị chức năng và phạm vi ảnh
hưởng của công văn. Chức năng này cho phép đơn vị sử dụng quản lý, cấp số cũng
như phân loại công văn phát hành một cách khoa học, chính xác. Việc cấp số được
thực hiện tự động và có thể thực hiện tại bất cứ máy trạm nào kết nối hệ thống.

Mỗi cán bộ, chuyên viên trong quá trình làm việc đều có thể chủ động thực hiện
việc đăng kí sử dụng số công văn trước khi được chuyển sang bộ phận văn thư
chuyên trách của Văn phòng VNPT.
Phần 3: Cập nhật thông tin về công văn
 Tạo mới công văn
 Gắn kèm file văn bản đã được số hoá
 Nhóm “Thông tin chung”
 Nhóm “Văn phòng xử lý”
 Nhóm “Đơn vị xử lý”
 Nhóm” Hồ sơ”
 Sửa đổi công văn
Chức năng này hỗ trợ người sử dụng đưa nội dung công văn cũng như bổ sung
thông tin liên quan đến quá trình xử lý, chuyển giao đối với các công văn đã được
đưa vào hệ thống. Hệ thống hỗ trợ cho người quản lý theo dõi được quá trình xử lý,
chuyển giao công văn trong đơn vị ; hệ thống tạo ra một cách thức làm việc mới
cho nhân viên hành chính văn phòng, đặc biệt là nhân viên văn thư tại Tập đoàn.
Phần 4: Quản lý công văn
 Quản lý công văn đến
 Quản lý công văn trình ký
 Quản lý công văn phát hành
Cho phé. Hệ thống phân loại theo tính chất công văn, ngày tháng phát hành
đối với công văn đi hoặc tiếp nhận đối với công văn đến, theo đơn vị phát hành,
tiếp nhận.
Phần 5: Cập nhật thông tin về công việc
 Tạo mới công việc
 Giao việc cho đơn vị
 Giao việc cho cá nhân
 Cập nhật thông tin về công việc
Hệ thống cho phép cán bộ quản lý thực hiện giao việc thông qua xử lý thông
tin trên hệ thống. Người giao việc cũng như người được giao việc đều có xủ lý và

cập nhật thông tin về công việc một cách liên tục tạo ra một luồng thông tin quản lý
hữu ích góp phần nâng cao hiệu quả lao động, thay đổi cách thức quản lý và báo
cáo trong toàn cơ quan.
Phần 6: Theo dõi công việc
 Theo dõi công việc theo ngày


 Theo dõi công việc đã hoàn thành
Theo dõi công việc chưa hoànp người sử dụng theo dõi được quá trình chuyển
giao, xử lý công văn thành
 Theo dõi công việc quá hạn
Thông qua chức năng này, người quản lý nhanh chóng nắm được tình hình xử
lý, giải quyết công việc của đơn vị. Các công việc được phân loại, kiểm soát trên cơ
sở các thông tin được cập nhật qua quá trình giao việc, xử lý công việc, chuyển
giao công việc của từng đơn vị, từng cán bộ .
Phần 7: Tìm kiếm thông tin
Hỗ trợ tra cứu, tìm kiếm thông tin trong hệ thống phục vụ quản lý, tác nghiệp
của các đơn vị trong cơ quan Tập đoàn .
Việc áp dụng hệ thống thông tin điều hành AIS tại văn phòng VNPT đã giú
cho việc tổ chức công việc hành chính văn phòng tại cơ quan VNPT khắc phục
được các hạn chế như:
Việc phân bố vị trí làm việc của các bộ phận chức năng tham mưu và uỷ
nhiệm điều hành trong Tập đoàn VNPT mặc dù có sự phân tán tại nhiều địa điểm
nhưng vẫn sử dụng chung một hệ thống thông tin điều hành, do đó rút ngắn được
khoảng cách và thời gian phối hợp tác nghiệp.
Hệ thống cho phép mọi cán bộ, chuyên viên của cơ quan Tập đoàn đều có thể
tham gia vào công tác văn thư, người làm công tác văn thư tại nhiều địa điểm với
nhiều vị trí công việc khác nhau tham gia xử lý, cập nhật thông tin vì thế đã giúp
cho Văn phòng VNPT không phải bổ sung thêm nhiều nhân lực cho bộ phận văn
thư nhưng vãn đảm bảo đáp ứng được yêu cầu xử lý đối với khối lượng công việc

ngày càng gia tăng.
Một kết quả nữa do việc đưa vào ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý
văn thư lưu trữ giúp cho văn phòng VNPT cũng như cơ quan VNPT hình thành một
phương án làm việc mới trong công tác văn thư. Các công văn tài liệu được quản lý
dưới hình thức hồ sơ công việc, được cập nhật, theo dõi và quản lý khoa học giúp
cho không chỉ Lãnh đạo mà cả các cán bộ, chuyên viên của cơ quan Tập đoàn theo
dõi, tra cứu phục vụ công tác chuyên môn tác nghiệp được thuận lợi.
Với sự ứng dụng CNTT của văn phòng vào công tác văn thư, các cán bộ nhân
viên của phòng Văn thư lưu trữ đã nỗ lực nâng cao trình độ chuyên môn và trình độ
tin học để phát huy hiệu quả của hệ thống AIS. Hàng năm, cùng với sự nỗ lực của
cán bộ, nhân viên phòng Văn thư lưu trữ và hỗ trợ của hệ thống AIS, văn phòng đã
tiếp nhận, xử lý, giao nhận gần 45.000 văn bản , ban hành và giao nhận gần 10.000
văn bản tới các đơn vị trong và ngoài Tập đoàn VNPT. Bao gồm gần 5.000 công
văn, hơn 2.800 quyết định và các thông báo, báo cáo, chỉ thị, sao công văn…..
Có thể nói trong giai đoạn hiện nay, ứng dụng CNTT trong hoạt động điều
hành và quản lý hệ thống công văn hình thành trong hoạt động của cơ quan đã trở
thành một xu hướng chung. CNTT không chỉ giúp cho công việc được giải quyết


nhanh chóng hiệu quả mà còn đảm bảo tính khoa học và thể hiện phong cách làm
việc hiện đại. Hệ thống thông tin điều hành AIS của Tập đoàn được đưa vào áp
dụng cũng không ngoài mục đích trên. Hiện Phòng Tin học vẫn đang tiếp thu các ý
kiến đóng góp, giải quyết những vấn đễ phát sinh trong quá trình sử dụng hệ thống
để tăng cưòng những tiện ích, tiếp tục hoàn thiện chương trình, nâng cao năng suất
lao động
2.3. Tình hình soạn thảo và ban hành văn bản:
Với đặc thù là đơn vị sản xuất kinh doanh nên hàng năm khối lượng văn bản
cơ quan ban hành là rất lớn, trung bình hàng năm khoảng 40.000 văn bản các loại.
Các loại văn bản do Tập đoàn ban hành tập trung chủ yếu vào những loại sau:quyết
định, thông báo, công văn, chỉ thị….Do số lượng ban hành hàng năm lớn, để tránh

nhầm lẫn và dễ kiểm soát, các văn bản ban hành được chia làm hai hệ thống :của
Văn phòng tập đoàn và của HĐQT. Trong đó,Tập đoàn ban hành những loại văn
bản sau:quyết định. chỉ thị, công văn, báo cáo , thông báo. HĐQT ban hành hai loại
văn bản chủ yếu là quyết định và công văn.
Do công tác ban hành văn bản được tiến hành thường xuyên, để đảm bảo sự
thống nhất về mặt thể thức cũng như về quy trình ban hành văn bản,Tập đoàn đã
ban hành một số quy chế về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản. Bên cạnh
những công văn ra đời trước như :công văn số 2555/VP ngày 02/071996 về việc
thống nhất một số điểm trong soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản ;công văn số
1059/VP ban hành 09/3/1999 cũng cùng nội dung trên. Văn phòng Tập đoàn còn
ban hành Quyết định số 1246/QĐ-VP ban hành Quy chế Quản lý văn bản của cơ
quan Tập đoàn BCVT. ở đây thể thức cũng như quy trình soạn thảo và ban hành
văn bản được đề cập khá cụ thể, chi tiết và đầy đủ hơn
Quy trình soạn thảo văn bản được quy định gồm những bước sau:
Xác định mục đích, giới hạn của văn bản và đôí tượng giải quyết văn bản.
Trước khi soạn thảo và ban hành văn bản, xác định mục đích, giới hạn văn
bản và đối tượng giải quyết văn bản là rất cần thiết. Văn bản ban hành có mục đích
sẽ tránh được tình trạng lạm phát văn bản, giấy tờ. Trên cơ sở mục đích, phạm vi
vấn đề và đối tượng giải quyết văn bản cũng được xác định. Tại Tập đoàn, việc xác
định mục đích, giới hạn của văn bản thường có sự trao đổi giữa lãnh đạo cơ quan
và chuyên viên soạn thảo. Tuy nhiên với những văn bản soạn thảo có nội dung đơn
giản chuyên viên có thể tự soạn thảo mà không nhất thiết phải trao đổi với lãnh đạo
.
Chọn tên loại văn bản
Căn cứ vào mục đích, tính chất văn bản và thẩm quyền ban hành văn bản của
HĐQT hay của Tổng Giám đốc mà chuyên viên chọn tên loại văn bản cho phù hợp
Ví dụ: Tổng Giám đốc có thẩm quyền ban hành quyết định (cá biệt ) và chỉ thị
(cá biệt). Trường hợp văn bản ban hành để quyết định, quy định một vấn đề cụ thể

như :phê duyệt thiết kế kĩ thuật thi công và dự toán các công trình xây dựng cơ bản,
nâng bậc lương cho cán bộ …. người soạn thảo sẽ chọn tên loại văn bản là “quyết
định “. Trường hợp, Tổng Giám đốc cần ban hành các chủ trương, các biện pháp
chỉ đạo, đôn đốc công tác với các đơn vị sẽ dùng loại văn bản “chỉ thị”
Khâu chọn tên loại văn bản ở cơ quan được tiến hành khá tốt. Trên cơ sở ý
kiến chỉ đạo của HĐQT, của Tổng Giám đốc, các văn bản được ban hành về cơ bản
có sự phù hợp nội dung, tính chất với tên loại văn bản và thẩm quyền ban hành .
Thu thập và xử lý thông tin
Thu thập và xử lý thông tin phục vụ công tác soạn thảo có vai trò rất quan
trọng. Thông tin được thu thập đầy đủ và xử lý chính xác giúp cho nội dung văn
bản ban hành đạt chất lượng cao. Tuỳ theo phạm vi nội dung văn bản đề cập mà
bước thu thập và xử lý thông tin cũng được tiến hành với các mức độ khác nhau.
Thông thường, các nguồn tin cần thu thập để soạn thảo một văn bản bao gồm
thông tin pháp lý và thông tin thực tế. Phần lớn các văn bản soạn thảo đều cần hai
nguồn thông tin này nhất là với các văn bản mang tính chất quyết định, quy định,
nhưng cũng có một số văn bản chỉ cần thu thập thông tin thực tế mà không cần
thông tin pháp lý như: thông báo hoặc các công văn mang tính hướng dẫn, chỉ đạo
những công việc đơn giản.
Thông tin pháp lý thường xuyên được sử dụng trong các văn bản mang tính
quyết định, quy định của cơ quan đó là Điều lệ Tổ chức và hoạt động của Tập đoàn
BCVT được ban hành kèm theo quyết định số 265/2006/QĐ-TTg của Thủ tướng
Chính phủ. Điều lệ này đã quy định chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Tập
đoàn, do vậy, đây là một căn cứ pháp lý không thể thiếu.


Tiểu kết
Qua quá trình khảo sát thực tế tại Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam,
tôi đã được trực tiếp quan sát và thực hành các nghiệp vụ của công tác văn thư. Qua
quá trình khảo sát, tôi nhận thấy công tác văn thư tại đây thực hiện khá quy củ, đặc
biệt công nghệ thông tin được ứng dụng mạnh trong công tác văn phòng, văn thư,

góp phần vào sự phát triển chung của Tập đòan.


CHƯƠNG 3 :MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ:
1. Nhận xét
Qua thời gian khảo sát thực tế, bước đầu tôi đã tiếp cận tìm hiểu về công tác
quản trị văn phòng và công tác văn thư lưu trữ taị Tập đoàn Bưu chính viễn thông.
Thời gian khảo sát tuy ít nhưng tôi cũng đã có được những nhận thức ban đầu về
thực tiễn công tác quản trị văn phòng và công tác văn thư . Qua đó tôi xin đưa ra
một số nhận xét về ưu điểm cũng như hạn chế của hai mảng công tác này. Đồng
thời trên tinh thần xây dựng, chúng tôi xin đề xuất một số kiến nghị nhằm góp phần
hoàn thiện hơn công tác Quản trị hành chính văn phòng và công tác văn thư ở cơ
quan.
1.1. Ưu điểm
Về công tác quản trị văn phòng:
+ Với cách bố trí mặt bằng làm việc tương đối hợp lý đã tạo điều kiện thuận
lợi cho các phòng, đơn vị trong quá trình hoạt động, thực hiện chức năng nhiệm vụ
công tác của mình. Các Phòng, Ban được bố trí theo kiểu truyền thống tách từng
phòng riêng biệt nên tạo được không gian làm việc thuận lợi cho cán bộ văn phòng
và đảm bảo được giữ gìn bí mật cho các loại văn bản giấy tờ. Mặt khác, tách ra
từng phòng riêng biệt nhưng cách bố trí lại rất hợp lý trong đó phòng Văn thư lưu
trữ được sắp xếp cả ở 2 tầng 10 và 11 gần với phòng Lãnh đạo cơ quan và Chánh
văn phòng đảm bảo điều kiện thuận lợi cho việc cung cấp nhanh chóng, kịp thời
thông tin cho lãnh đạo đồng thời khi cần xin ý kiến Chánh (phó) văn phòng trong
việc giải quyết công việc cũng có thể tiến hành nhanh chóng.
+ Bộ máy văn phòng được tổ chức một cách khoa học, gồm nhiều phòng đon
vị, trong đó mỗi đơn vị được quy định cụ thể về chức năng, nhiệm vụ. Do vậy văn
phòng có khả năng giải quyết nhiều công việc ở các lĩnh vực khác nhau mà nhiệm
vụ lại không bị chồng chéo .
+ Đội ngũ cán bộ văn phòng :

Với số lượng đông, chất lượng cao và tuổi đời còn rất trẻ là một trong những
ưu điểm lớn ở văn phòng Tập đoàn. Về cơ bản đội ngũ cán bộ văn phòng đều có
trình độ và đáp ứng được yêu cầu giải quyết công việc hàng ngày của cơ quan. Đội
ngũ cán bộ trẻ đều tốt nghiệp trình độ Đại học và trên đại học nên có đủ năng lực
và trình độ đảm nhiệm công việc được giao. Còn các cán bộ trung cấp đều là những
người có kinh nghiệm lâu năm trong nghề và thường xuyên được cử đi tham gia
vào các lớp huấn luyện nâng cao chuyên môn nghiệp vụ. Đặc biệt các đồng chí
lãnh đạo văn phòng còn rất trẻ nhưng lại am hiểu sâu sắc về chuyên môn và hiểu
biết về Quản lý Nhà nước nên đã đảm nhiệm rất tốt vai trò của những người quản
trị văn phòng.


Hàng năm các cán bộ cũng thường xuyên được cử đi tham gia các lớp tập
huấn , các lớp bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ nên trình độ
chuyên môn ngày càng vững vàng hơn.
Trong những năm gần đây Văn phòng đã chú trọng đến việc tuyển chọn các
cán bộ trẻ có tay nghề, trình độ chuyên môn và tạo điều kiện cho họ có sự trao đổi,
học hỏi kinh nghiệm của các thế hệ đi trước nên chất lượng đội ngũ đội ngũ văn
phòng ngày càng được nâng cao rõ rệt.
Các cán bộ văn phòng luôn làm việc với tinh thần trách nhiệm cao, cố gắng
hoàn thành thật tốt nhiệm vụ công tác của mình. Đòng thời, sự phân công cán bộ tại
đây cũng tương đối hợp lý giúp cho các công việc được phối hợp với nhau nhịp
nhàng, không bị chồng chéo.
+ Tại đây, các trang thiết bị phục vụ cho công tác văn phòng được trang bị
đâỳ đủ, hiện đại, kết hợp với yếu tố con người nhằm phục vụ có hiệu quẩ cho các
hoạt động của Tập đoàn. Tất cả các Phòng, đơn vị trực thuộc văn phòng đều được
trang bị máy điều hoà và các trang thiết bị khác phục vụ đắc lực cho công việc
như : máy tính, máy fax, máy điện thoại, máy photo…Đặc biệt việc trang bị hệ
thống máy tính đầy đủ và áp dụng các phần mềm quản lý văn bản đã tạo điều kiện
rất thuận lợi cho các cán bộ thực hiện nhiệm vụ công tác của mình, khiến cho các

công việc thực hiện nhanh chóng hiệu quả. Bên cạnh đó các thủ tục xin cấp trang
thiết bị mới cũng cũng khá đơn giản và nhanh chóng, do vậy đã tạo những điều
kiện thuận lợi nhất cho cán bộ nhân viên làm việc.
Như vậy, bộ phận văn phòng đã thực sự phát huy vai trò của mình trong hoạt
động và tổ chức của cơ quan. Văn phòng đã hoàn thành được chức năng cơ bản là
tham mưu, tổng hợp và hậu cần. Văn phòng là một trong những cơ cấu quan trọng
giúp việc và tham mưu, tư vấn cho lãnh đạo không chỉ về các hoạt động của văn
phòng mà còn phát huy vai trò tích cực trong các công tác khác như đối nội, đối
ngoại, tiếp nhận, giải quyết khiếu nại, tố cáo của tổ chức công dân. Đồng thời văn
phòng còn hoàn thành tốt các nhiệm vụ của mình với tư cách là đầu mối giao tiếp
của cơ quan và là sợi dây liên hệ giữa lãnh đạo với các phòng, ban , đơn vị với
nhau.
Trong quá trình hoạt động của mình văn phòng luôn đảm bảo thông tin nhiều
chiều cho hoạt động quản lý nói riêng và hoạt động chung của cơ quan. Từ việc thể
hiện các quyết định quản lý, ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo …thành văn bản đến việc
nắm bắt và tổng hợp thông tin về hoạt động và kết quả hoạt động của các phòng,
đơn vị chuyên môn đều được văn phòng thực hiện tương đối tốt..
Về công tác văn thư
Trong quá trình khảo sát tại Tập đoàn, tôi thấy công tác văn thư là một điểm
sáng trong hoạt động thường nhật của Văn phòng. Công tác văn thư đi vào nề nếp
và được tỏ chức rất khoa học. Việc tiếp nhận , xử lý thông tin, cung cấp thông tin


cho các Lãnh đạo đều được cán bộ phòng văn thư giải quyết nhanh chóng và kịp
thời.
+ Sự chỉ đạo của cơ quan đối với công tác văn thư : Công tác văn thư luôn
nhận được sự quan tâm của lãnh đạo. Do vậy, công tác văn thư được văn phòng tập
đoàn tham mưu và ban hành nhiều văn bản pháp quy có liên quan tới quy định và
triển khai thực hiện công tác quản lý công văn giấy tờ như : Quyết định số
267/QĐ-VP-HĐQT về việc ban hành quy chế tổ chức và hoạt động văn thư lưu trữ

của TCTBCVT; Quyết định số 1246/ QĐ- Ban hành Quy chế Quản lý văn bản của
cơ quan Tập đoàn BCVT…Ngoài ra, cơ quan còn ban hành nhiều văn bản liên
quan đến công tác văn thư nhằm làm cho công tác văn thư đi vào nề nếp và có hiệu
quả hơn.
+Tổ chức và biên chế văn thư chuyên trách : Cán bộ văn thư tại Văn phòng
đều được đào tạo bài bản, chính quy và nghiêm túc tại các cơ sở đào tạo có chất
lượng. Họ đều là những người có chuyên môn, năng lực, biết phát huy khả năng
vào công tác nghiệp vụ và thường xuyên được cử đi học để nâng cao trình độ nên
tay nghề càng ngày càng được củng cố.
+ Tình hình soạn thảo và ban hành văn bản : Công tác soạn thảo và ban hành
văn bản của Tập đoàn đã được thống nhất và đã đạt được những kết quả nhất định.
Về mặt thẩm quyền:
Thẩm quyền được phân công rõ ràng cho từng vị trí.Trong đó, quy định cụ thể
văn bản nào thuộc thẩm quyền ban hành của Chánh văn phòng, của Tổng giám đốc,
của HĐQT. Việc quy định thẩm quyền đối với từng loại văn bản nhằm đảm bảo sự
thống nhất, tính kỉ cương đồng thời góp phần nâng cao hiệu lực pháp lý của văn
bản.
Về mặt thể thức :
Nhờ hệ thống văn bản được mẫu hoá nên hầu hết các văn bản do Tập đoàn ban
hành đều đảm bảo về mặt thể thức, cách trình bày khoa học và có sự thống nhất
trong toàn cơ quan. Các văn bản sau khi được các chuyên viên soạn thảo đều được
Chánh văn phòng kiểm tra về mặt thể thức, kỹ thuật trình bày; đến khi văn bản
được ký ban hành được tập trung ở văn thư để làm thủ tục phát hành (lấy dấu và
đóng dấu ). Trước khi đóng dấu văn thư kiểm tra lại về mặt thể thức một lần nữa,
nế có sai sót thì gửi lại cơ quan soạn thảo sữa chữa mới cho đóng dấu ban hành.
Việc quy định một cách chặt chẽ, quy củ như vậy góp phần quan trọng trong việc
hình thành các văn bản có chất lượng, đáp ứng yêu cầu của cơ quan cũng như lãnh
đạo cơ quan .
Việc quản lý văn bản đi- đến:
Hàng năm Tập đoàn phải tiếp nhận cũng như ban hành một khối lượng văn

bản rất lớn nên việc quản lý được lượng văn bản này một cách khoa học, chặt chẽ,
thống nhất là một vấn đề cần được quan tâm. Nhưng tại Tập đoàn việc quản lý văn
bản đi đến được tiến hành theo nhiều bước khá chặt chẽ. Bên cạnh việc đăng kí văn