TÌM HIỂU THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI VIỆN KHOA HỌC CÔNG NGHỆ XÂY DỰNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ
*********

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

CHUYÊN ĐỀ:
TÌM HIỂU THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ
TẠI VIỆN KHOA HỌC CÔNG NGHỆ XÂY DỰNG

Sinh viên
Lớp
Cán bộ hướng dẫn

: ĐINH THỊ PHƯỢNG
: ĐH-TLH13B
: ĐỖ THU HÀ

HÀ NỘI -2017


MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU.................................................................................................1
NỘI DUNG.......................................................................................................3
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ VIỆN KHOA HỌC CƠNG
NGHỆ XÂY DỰNG.........................................................................................3
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của viện khoa
học kỹ thuật xây dựng...............................................................................3
1.1.1. Lịch sử hình thành...........................................................................3
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Viện Khoa học công nghệ
xây dựng....................................................................................................4

1.1.3. Cơ cấu tô chức................................................................................5
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn
thư, lưu trữ - Viện Khoa học Công nghệ xây dựng ..................................7
1.2.1. Chức năng của bộ phận lưu trữ - Viện Khoa học công nghệ xây
dựng...........................................................................................................7
1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận lưu trữ......................................7
1.2.3. Cơ cấu tổ chức bộ phận văn thư, lưu trữ - Viện Khoa học công
nghệ xây dựng...........................................................................................8
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA VIỆN
KHOA HỌC CÔNG NGHỆ XÂY DỰNG..................................................10
2.1. Hoạt động quản lý............................................................................10
2.1.1. Ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ
của cơ quan..............................................................................................10
2.1.2. Mơ hình ,cách thức tổ chức công tác lưu trữ của Viện khoa học
công nghệ xây dựng.................................................................................12
2.2. Hoạt động nghiệp vụ........................................................................12
2.2.1. Nội dung và thành phần tài liệu lưu trữ.........................................12
2.2.2. Thu thập và bổ sung tài liệu..........................................................13


2.2.3. Xác định giá trị tài liệu..................................................................15
2.2.4. Chỉnh lý tài liệu.............................................................................18
2.2.5. Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
.................................................................................................................19
2.2.6. Công tác thống kê trong lưu trữ của Viện Khoa học công nghệ xây
dựng.........................................................................................................21
2.2.7. Cơng tác xây dựng cơng cụ tra tìm tài liệu lưu trữ.......................21
2.2.8. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.................................................22
2.2.9. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ....................................23
CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI VIỆN KHOA HỌC

CÔNG NGHỆ XÂY DỰNG VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ.........................26
3.1. Báo cáo tóm tắt những cơng việc đã làm trong thời gian thực tập và
kết quả đạt được......................................................................................26
3.1.1. Tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập.............26
3.1.2. Kết quả đạt được...........................................................................26
3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ....27
3.3. Một số khuyến khích trong cơng tác lưu..........................................29
3.3.1. Đối với cơ quan, tổ chức...............................................................29
3.3.2. Đối với cán bộ làm công tác lưu trữ..............................................33
KẾT LUẬN....................................................................................................34
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.....................................................37
PHỤ LỤC


LỜI NĨI ĐẦU
Cơng cuộc đổi mới đất nước do Đảng ta lãnh đạo đã đạt
được những thành tựu to lớn trên tất cả các lĩnh vực của đời
sống xã hội. Nhà nước ta đang trong quá trình hội nhập phát
triển kinh tế, sánh vai cùng các nước phát triển trong khu vực
và trên thế giới, đẩy mạnh chủ trương và hoàn thiện Nhà nước
Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam trong việc cải cách hành chính. Vì
vậy, cơng tác Văn thư – Lưu trữ đóng vai trị hết sức quan
trọng góp phần xử lý thông tin trên tất cả các lĩnh vực kinh tế,
chính trị, văn hóa, xã hội… một cách khoa học, nhanh chóng,
đáp ứng mọi nhu cầu tra cứu và là công tác thường xuyên của
mỗi cơ quan, tổ chức trong lĩnh vực quản lý hành chính Nhà
nước.
Thực hiện phương châm “Học đi đôi với hành, lý thuyết đi
đôi với thực tế” . Sau khi hoàn thành xong chương trình
truyền đạt lý thuyết cho sinh viên đào tạo chuyên ngành Lưu

trữ học - Trường Đại học Nội Vụ đã tổ chức đợt thực tập kéo
dài từ 10/01/2017 đến ngày 10/03/2017 cho sinh viên khoa
Văn thư – Lưu trữ. Đợt thực tập này giúp cho sinh viên tiếp
cận thực tế công tác Văn thư – Lưu trữ, học hỏi kiến thức, bổ
sung cho phần lý luận nghiệp vụ chuyên môn đã học trên lớp.
Được sự đồng ý của nhà trường và sự tiếp nhận của Phịng tổ chức
hành chính – Viện Khoa học cơng nghệ xây dựng, tơi đã có đợt
thực tập đúng quy định về thời gian cũng như việc thực hành
các nội dung mà bản đề cương kiến tập đã nêu ra. Với thời
gian thực tập không phải là dài nhưng đã đem lại cho tôi
những kết quả ý nghĩa quý giá, nhất là những kinh nghiệm
thực tế mà tôi đã đúc rút được để bổ sung vào nghiệp vụ

1


chun mơn của mình dưới sự hướng dẫn, giúp đỡ tận tình
của cán bộ Phịng tổ chức hành chính trong đợt kiến tập, tôi
đã học được phong cách làm việc của một cán bộ Văn thư –
Lưu trữ. Một công việc đòi hỏi sự nhẹ nhàng khéo léo, tế nhị
giúp đỡ đắc lực cho lãnh đạo trong việc giaie quyết các công
việc hàng ngày.
Báo cáo sau đây là kết quả của quá trình khảo sát thực tế cùng sự kết
hợp với lý luận chuyên môn mà tôi đã đúc rút được tại cơ quan
mình kiến tập.
Trong quá trình thực tập tơi đã thực hiện đúng trình tự, thực hiện đầy
đủ các nội dung đề ra trong kế hoạch thực tập và đã thực hiện báo cáo này. Để
hoàn thành đợt thực tập và viết báo cáo của mình, ngồi kiến thức kỹ
năng nghiệp vụ chun mơn mà bản thân có được, tôi đã
nhận được sự giúp đỡ, quan tâm tạo điều kiện thuận lợi của

cán bộ trong cơ quan, đặc biệt là sự giúp đỡ tận tình của cán
bộ Văn thư – Lưu trữ. Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Th.s
Chu Thị Hậu đã hướng dẫn chúng em hoàn thành nội dung
thực tập và chị chị Đỗ Thu Hà - cán bộ lưu trữ của Viện Khoa
học công nghệ, người trực tiếp hướng dẫn em trong thời gian
vừa qua. Tuy nhiên với vốn kiến thức còn hạn chế và thời gian
có hạn, nên trong q trình làm báo cáo kiến tập cũng không
thể tránh khỏi những thiếu sót hoặc chưa đầy đủ về nội dung
yêu cầu của nhà trường. Kính mong q thầy cơ và bạn đọc
tham gia đóng góp ý kiến để bài báo cáo của tơi hồn thiện
hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!

2


NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ VIỆN KHOA HỌC
CƠNG NGHỆ XÂY DỰNG
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn của viện khoa học kỹ thuật xây dựng
1.1.1. Lịch sử hình thành
Viện Khoa học cơng nghệ xây dựng, tiền thân là Viện Thí
nghiệm vật liệu xây dựng - trực thuộc Bộ Kiến trúc, được
thành lập ngày 18 tháng 11 năm 1963. ngày 16 tháng 10
năm 1974, Viện Thí nghiệm vật liệu xây dựng được đổi tên
thành Viện Khoa học kỹ thuật xây dựng - trực thuộc Bộ Xây
dựng.
Ngày 16 tháng 05 năm 1988, Viện Khoa học kỹ thuật xây
dựng tiếp nhận Viện Khoa học kỹ thuật xây dựng cơ bản thuộc

Uỷ ban xây dựng Cơ bản Nhà nước, thành Viện Khoa học kỹ
thuật xây dựng, trực thuộc Bộ Xây dựng.
Ngày 24 tháng 10 năm 1996, Thủ tướng Chính phủ ra
quyết định số 782/TTg cơng nhận Viện Khoa học kỹ thuật xây
dựng là một trong 41 Viện Nhà nước. Ngày 11 tháng 12 năm
1996, Viện Khoa học kỹ thuật xây dựng theo quyết định số
1056/BXD - TCLĐ của Bộ trưởng Bộ Xây dựng.
Ngày 23 tháng 05 năm 2007, Bộ Xây dựng ra quyết định
số 789/QĐ-BXD phê duyệt đề án chuyển đổi Viện Khoa học
công nghệ xây dựng thành tổ chức khoa học cơng nghệ tự
trang trải kinh phí theo Nghị định số 15/2005/2005/NĐ-CP của
Thủ tướng Chính phủ.
Tên tiếng Anh: Vietnam Institute for Building Science anh
Technology(IBST)

3


Địa chỉ: 81 phố Trần Cung, Nghĩa Tân, Cầu Giấy, Hà Nội
Điện thoại: 04 3754 4196
Email:
Website: />Viện Khoa học cơng nghệ xây dựng có đủ điều kiện
thành lập phơng lưu trữ cơ quan:
1. Văn bản quyết định thành lập cơ quan
2. Con dấu riêng
3. Tài khoản riêng
4. Văn thư cơ quan
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Viện
Khoa học công nghệ xây dựng
Viện Khoa học công nghệ xây dựng - Bộ Xây dựng là cơ

quan nghiên cứu, phục vụ quản lý nhà nước và tư vấn hàng
đầu của ngành Xây dựng.
Theo Quyết định số 980/QĐ-BXD ngày 9/10/2013, giấy
phép đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế tổ chức khoa học và
công

nghệ,

mã

số

doanh

nghiệp

0100408233

ngày

15/01/2014 và chứng nhận đăng ký hoạt động khoa học và
công nghệ số đăng ký A-735, Viện Khoa học cơng nghệ xây
dựng có các chức năng nhiệm vụ sau:
Nghiên cứu khoa học, công nghệ, biên soạn quy chuẩn,
tiêu chuẩn;
Phục vụ công tác quản lý Nhà nước các lĩnh vực thuộc
ngành Xây dựng và tại các cơng trình quan trọng, cơng trình
trọng điểm quốc gia;
Tư vấn xây dựng; lập dự án đầu tư, khảo sát địa chất,
môi trường, lập hệ thống mốc, lưới phục vụ thiết kế, thi công,

4


khai thác cơng trình; thiết kế, thẩm tra thiết kế và tổng dự
tốn cơng trình xây dựng; tư vấn đấu thầu, quản lý dự án,
giám sát chất lượng xây lắp cơng trình; kiểm định chất lượng
đất, vật liệu, kết cấu, thiết bị; lưới trắc địa phụ vụ xây dựng;
kiểm tra chất lượng nước, mơi trường, hệ thống cơ điện cơng
trình, hạ tầng kỹ thuật đô thị; chuyển giao thiết bị công nghệ
xây dựng; Sản xuất, kinh doanh, xuất nhập khẩu vật liệu xây
dựng, thiết bị cơng nghệ, thiết bị thí nghiệm xây dựng;
Thi công xây dựng mới; sửa chữa, cải tạo cơng trình;
trùng tu, bảo tồn cơng trình di tích, cơng trình kiến trúc cổ;
Đào tạo và cấp bằng tiến sỹ kỹ thuât, thí nghiệm viên,
kiểm định viên, tư vấn giám sát chất lượng, quản lý dự án, tập
huấn các chuyên đề kỹ thuật và hợp tác quốc tế các lĩnh vực
khoa học công nghệ xây dựng;
Là tổ chức kiểm tra chất lượng sản phẩm, hàng hố dùng
cho cơng trình xây dựng.
Là đơn vị thực hiện việc thử nghiệm/ chứng nhận chất
lượng sản phẩm, hàng hóa vật liệu xây dựng .
Hợp tác với các tổ chức trong nước và quốc tế theo chức
năng, nhiệm vụ được giao.
1.1.3. Cơ cấu tô chức
Về cơ cấu tổ chức hiện tại ,viện có 19 đơn vị gồm : 3
Phòng chức năng , 3 Viện nghiên cứu chuyên ngành ,1 Viện
thông tin đào tạo và tiêu chuẩn hóa , 2 Phân viện tại miền
nam và miền trung , 8 trung tâm , 1 Văn phòng đại diện tại
Cần Thơ ,và 1 Công ty cổ phần

5


Sơ đồ cơ cấu tổ chức
VIỆN TRƯỞNG

PHĨ VIỆN
TRƯỞNG

Phịng tổ
chức hành
chính

Phịng kế
hoạch kỹ
thuật

PHĨ VIỆN
TRƯỞNG

PHĨ VIỆN
TRƯỞNG

Viện chun
ngành kết cấu
cơng trình xây
dựng

Trung tâm tư vấn

chống ăn mịn và
xây dựng

Viện chun
ngành bê tơng

Trung tâm tư
vấn thiết kế và
xây dựng

Viện chun
ngành địa kỹ
thuật
Phịng tài
chính kế tốn

Trung tâm tư
vấn trắc địa và
xây dựng

Viện thơng
tin,đào tạo và tiêu
chuẩn hóa

Trung tâm triển
khai cơng nghệ
xây dựng Miền
Trung

Phân viện khoa

học công nghệ
xây dựng Miền
Nam

CÁC HỘI
ĐỒNG

Trung tâm
công nghệ
xây dựng

Trung tâm tư
vấn xây dựng
công nghiệp
và hạ tầng

Trung tâm tư
vấn thiết bị
xây dựng

Văn phịng đại
diện tại Cần Thơ

Cơng ty cổ phần
đầu tư và công
nghệ xây dựng
-IBST

Phân viện khoa
học công nghệ

xây dựng Miền
Trung

6

Trung tâm
phát triển
công nghệ và
vật liệu xây
dựng


1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của bộ phận văn thư, lưu trữ - Viện Khoa học Công
nghệ xây dựng
1.2.1. Chức năng của bộ phận lưu trữ - Viện Khoa
học công nghệ xây dựng
Bộ phận lưu trữ có chức năng lưu trữ tồn bộ các số liệu,
hồ sơ liên quan đến nhiều công tác nghiên cứu, đào tạo của
Viện, tham mưu cho Giám đốc Viện quản lý tồn bộ mọi hoạt
động của các phịng, ban trong Viện và trực tiếp quản lý tài
liệu lưu trữ lịch sử của Viện theo quy định của pháp luật.
- Giúp Giám đốc Viện xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn
hạn và hàng năm về công tác lưu trữ của và hướng dẫn tổ
chức thực hiện khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
- Căn cứ vào những văn bản quy phạm pháp luật về văn
thư, lưu trữ và hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà
nước xây dựng các văn bản hướng dẫn thực hiện chế độ, quy
định về công tác lưu trữ để Giám đốc Viện khảo cổ học trình
cấp có thẩm quyền ban hành.

- Giúp Giám đốc Viện khảo cổ học xây dựng kế hoạch
ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác lưu trữ.
- Thực hiện thống kê, báo cáo thống kê về lưu trữ theo
quy định của pháp luật; tổ chức thực hiện các nhiệm vụ lưu
trữ hiện hành của văn phòng Viện khảo cổ học.
1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận lưu trữ
Giúp Giám đốc Viện Khoa học công nghệ xây dựng thực
hiện các nhiệm vụ sau:
- Trình cấp có thẩm quyền ban hành quy hoạch, kế
hoạch dài hạn, hàng năm, các chương trình, đề án, dự án và
tổ chức thực hiện chế độ, quy định về lưu trữ.
- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy

7


định về lưu trữ.
- Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh
mục nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp vào Lưu trữ
lịch sử của Viện”;
- Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh
mục tài liệu hết giá trị” bảo quản tại cơ quan, tổ chức thuộc
nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của Viện Khoa học Công
nghệ xây dựng.
- Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công
tác lưu trữ.
- Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ.
- Phối hợp với các ban, ngành có liên quan giải quyết
khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về lưu trữ.
- Thực hiện báo cáo, thống kê và sơ kết, tổng kết công

tác lưu trữ.
- Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng và hướng dẫn
các đơn vị thuộc Viện khảo cổ học nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài
liệu đến hạn nộp lưu.
- Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp
hồ sơ, tài liệu; Bảo vệ, bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ.
- Xây dựng công cụ tra cứu và tổ chức phục vụ khai thác,
sử dụng tài liệu lưu trữ. Quản lý tài chính, tài sản và thực hiện
các nhiệm vụ khác do Giám đốc Viện quy định.
1.2.3. Cơ cấu tổ chức bộ phận văn thư, lưu trữ Viện Khoa học công nghệ xây dựng
Bộ phận lưu trữ là đơn vị giúp việc cho Giám đốc Viện là
đơn vị cầu nối giữa Giám đốc với các phòng, ban thuộc Viện.
Bộ phận lưu trữ là nơi lưu trữ thông tin và truyển tải thơng tin đến các phịng
trong viện để giải quyết các công việc hàng ngày của cơ quan và đơn vị trong
Viện

- Quản lý Lưu trữ.
- Hành chính – Tổng hợp.
- Thu thập – Chỉnh lý và kho Lưu trữ chuyên dụng và Tổ
8


chức sử dụng tài liệu lưu trữ.

9


CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA VIỆN
KHOA HỌC CÔNG NGHỆ XÂY DỰNG
2.1. Hoạt động quản lý

2.1.1. Ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn
nghiệp vụ công tác lưu trữ của cơ quan
Công tác lưu trữ của Viện Khoa học công nghệ xây dựng
ngày càng được quan tâm đặc biệt. Đa số các cán bộ thực
hiện công tác này đều có trình độ chun mơn giỏi, nghiệp vụ
vững vàng, họ đang ở những vị trí quan trọng nhằm đảm bảo
công tác lưu trữ của viện đạt hiệu quả tố ưu.
Nhằm đảm bảo tốt công tác này lãnh đạo viện đã ban
hành:
-Quy chế công tác văn thư lưu trữ Viện khoa học công
nghệ xây dựng đã ban hành QĐ số 26 /QĐ –VKH ngày
07/01/2010 Quyết định v/v ban hành quy chế Văn thư và lưu
trữ. Quy chế về công tác văn thư và lưu trữ được áp dụng đối
với các đơn vị và các cán bộ công nhân viên của Viện khoa
học công nghệ xây dựng .Quy chế này dược áp dụng thống
nhất trong tất cả các đơn vị thuộc Viện .
- Xây dựng ,ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ
về công tác văn thư lưu trữ. + QĐ số 26 /QĐ –VKH ngày
07/01/2010 Quyết định v/v ban hành quy chế Văn thư và lưu
trữ + NĐ số 110 /NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chỉnh phủ về
công tác văn thư + NĐ số 111/2004 /NĐ-CP ngày 08/04/2004
của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp
lệnh Lưu trữ Quốc gia
+ Công văn số 260/VTLTNN-NVĐP ngày 06/05/2005 của
Cục Văn thư và lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn xây dựng
quy chế công tác văn thư và lưu trữ cơ quan .
+ QĐ số 20 /BXD-VP ngày 06/09/1994 của bộ trưởng bộ
10

xây dựng về việc chấn chỉnh và tăng cường công tác hành
chính ,văn thư ,lưu trữ

11


2.1.2. Mơ hình ,cách thức tổ chức cơng tác lưu trữ
của Viện khoa học công nghệ xây dựng
Viện khoa học kỹ thuật cơng nghệ xây dựng có phịng
lưu trữ riêng và có cán bộ đảm nhiệm cơng tác này, được bố
trí tham mưu, giúp việc cho Viện trưởng trong hoạt động
nghiệp vụ là việc thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ, xác định
giá trị tài liệu, bảo quản an tồn tài liệu, thống kê xây dựng
hệ thống cơng cụ tra cứu và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài
liệu lưu trữ
- Tổ chức bộ phận Văn thư lưu trữ là một bộ phận của
phịng hành chính dưới sự điều hành và quản lý của trưởng
Phịng hành chính Bộ phận lưu trữ của Viện gồm 1 cán bộ văn
thư và 1 cán bộ lưu trữ.
-Tổ chức nhân sự Viện khoa học cơng nghệ xây dựng có
1 cán bộ lưu trữ có trình độ đại học , ngồi ra 19 đơn vị trực
thuộc Viện thì mỗi đơn vị có 1 cán bộ làm kiêm nhiệm cả công
tác văn thư và lưu trữ với trình độ khác nhau . Tổ chức nhân
sự có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả cơng tác văn thư lưu trữ
của Viện . Vì vậy cần phải bố trí các cán bộ có chun mơn
nghiệp vụ cao
2.2. Hoạt động nghiệp vụ
2.2.1. Nội dung và thành phần tài liệu lưu trữ
Hiện nay tại Viện Khoa học công nghệ xây dựng đang
lưu trữ các loai hình tài liệu như sau:

-Tài liệu hành chính
-Tư liệu ảnh
-Tư liệu bản vẽ kỹ thuật
-Hiện vật
Nội dung tài liệu hành chính đề cập tới các hợp đồng đấu
thầu, kết quả đấu thầu, các văn bản về tn thủ di sản dự
tốn chi phí, kế hoạch triển khai các hạng mục của Viện, ….Tư
12


liệu ảnh về các hiện vật hiện thí nghiệm nhằm mục đich lưu
trữ để nghiên cứu khoa học. Tư liệu bản vẽ kỹ thuật về các
cơng trình xây dựng được tái hiện lại bằng các hình vẽ, ký
hiệu đặc biệt theo một tỷ lệ nhất định.
2.2.2. Thu thập và bổ sung tài liệu
Công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ của Viện Khoa học
công nghệ xây dựng được thực hiện theo định kỳ hằng năm.
Tuy nhiên tại Viện có một điều đặc biệt là việc thu thập căn cứ
theo chức năng, nhiệm vụ của từng phòng và tiến hành bảo
quản, phục vụ việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục
đích nghiên cứu. Do vậy, việc xác định nguồn thu cũng như
thành phần thu tài liệu phụ thuộc và việc giải quyết các công
việc hàng ngày tại các phòng.
Hồ sơ cần lưu trữ tại Viện là các tài liệu từ các hoạt đọng
của Viện bao gồm:
+ Nhiệm vụ phục vụ quản lý nhà nước bao gồm:
Quyết định trưng cầu, các yêu cầu thực hiện của các
cơ quan chức năng, văn bản pháp lý có liên quan, đề cương,
dự toán, báo cáo…
+ Đề tài, dự án, tiêu chuẩn thuôc moi nguồn vốn:

Hợp đồng khoa học công nghệ, phiếu giao việc, các
quyết định, biên bản hội đòng các cấp, biên bản nghiệm thu
và thanh lý, công văn đến, đi, báo cáo tổng kết, phiếu đăng
ký kết quả, quyết toán kinh phí…
+ Các tài liệu thuộc lĩnh vực triển khai tiến bộ kỹ thuật
gồm:
Hợp đồng kinh tế, phiêu giao việc, quyết định, công
văn đến, đi, biên bản nghiệm thu và thanh lý (giai đoạn,
quyết toán);
Bản vẽ và dự toán lấy dấu thẩm tra (phịng Kế hoạch
kỹ thuật đóng dấu);
13


Đề cương, phương án, thuyết minh, bản vẽ thiết kế,
báo cáo kỹ thuật (kể cả các hồ sơ bên A cung cấp làm cơ sở
để thực hiện hợp đồng), kết quả thí nghiệm, dự tốn, quyết
tốn
+ Cơng tác xây dựng cơ bản và các dự án đầu tư của
Viện:
Dự án sửa chữa xây dựng nhỏ và tăng cừng trang thiết
bị (kể cả vốn nhà nước và vốn tự có) bao gồm: Dự án, hợp
đồng, phiếu giao việc, quyết định, tờ trình, cơng văn đến, đi,
biên bản nghiệm thu, hồ sơ thiết kế, hồ sơ thầu…)
Dự án đầu tư chiều sâu (kể cả vốn nhà nước và vốn tự
có) bao gồm: Dự án, các cơ sở pháp lý, hồ sơ thầu, hợp đồng,
hồ sơ hồn cơng: Tập hợp theo từng dự án khi kết thúc.
Đề án dự án phát triển Viện, kế hoạch báo cáo tổng
kết, quy chế
+ Văn bản đến, đi chung của Viện thuộc lĩnh vực quản lý

của phòng KHKT theo sự chỉ đạo của viện trưởng: Tập hợp lưu
theo từng năm
+ Các kết quả thí nghiệm kiểmtra chất lượng về vật
liệu, cấu kiện và cơg trình của Viện và cho các đơn vị ngoài
Viện
+ Các phát minh, sáng kiến, các catalo thiết bị thí
nghiệm, thiết bị thi cơng mua của nước ngoài (hoặc do nước
ngoài giới thiệu) của các đơn vị khác hay tự chế tạo bao gồm
sơ đồ máy, thuyết minh, hướng dẫn sử dụng
+ Báo cáo trong các hội nghị, hội thảo khoa học do Viện,
do các hội chuyê ngành tổ chức hay do các cơ quan khác tổ
chức mà Viện góp phần tài trợ hay được mời
+ Báo cáo định kỳ hàng năm của Viện hoặc nhân các sự
kiện đặc biệt (Kỷ niệm thành lập Viện, đón huân chương…)
+ Báo cáo khoa học, khảo sát,thực tập của cán bộ Viện
thực hiện ở nước ngoài
14


+ Các luận án, tóm tắt luận án tiến sỹ, phó tiến sỹ, thạc
sỹ là cán bộ của viện thực hiện trong nước hay nước ngoài
+ Các băng phim tư liệu, ảnh, phim âm, dương bản ghi
lại hay dựng theo các chuyên đề liên quan đến hoạt động của
Viện
+ Các bằng sáng chế, bằng khen, huy, huân chương,
giấy chứng nhận về hoạt động KH & CN của Viện được các
cấp trao
2.2.3. Xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu là một trong những bước quan
trọng ảnh hưởng trực tiếp đến số phận tài liệu. Do vậy công

tác xác định giá trị tài liệu tại Viện được cán bộ lưu trữ tuân
thủ tốt 3 nguyên tắc xác định giá trị tài liệu , 4 phương pháp
và 8 tiêu chuẩn .
Xác định giá trị tài liệu tại Viện đã thực hiện tương tối
khoa học, chính xác theo các nguyên tắc sau:
Nguyên tắc chính trị
Nội dung cơ bản của nguyên tắc chính trị là khi xác định
giá trị tài liệu cán bộ lưu trữ cần đứng trên lập trường, tư
tưởng, quan điểm của giai cấp thống trị. Ở Việt Nam, xác định
giá trị tài liệu cần đứng trên quan điểm, lập trường của nhân
dân lao động mà đại diện là Đảng Cộng sản Việt Nam. Từ đó,
cán bộ lưu trữ của Viện đã lựa chọn những tài liệu mà xét thấy
có lợi Đảng, Nhà nước và nhân dân.
Những tài liệu được sản sinh từ các thời kỳ lịch sử khác
nhau, dưới chế độ chính trị khác nhau song có ý nghĩa phục
vụ cho việc nghiên cứu lịch sử của Đảng và Nhà nước cũng
cần được lựa chọn và bảo quản lâu dài, vĩnh viễn trong các
lưu trữ lịch sử. Những tài liệu đó sẽ góp phần giúp thế hệ sau
nhìn nhận về lịch sử dân tộc một cách xác thực và toàn diện.
Nguyên tắc lịch sử
15


Áp dụng nguyên tắc này, khi xác định giá trị tài liệu cán
bộ lưu trữ của Viện đã xem xét đến những điều kiện hoàn
cảnh lịch sử mà tài liệu được sinh ra. Nói cách khác, xác định
giá trị tài liệu không dựa vào quan điểm chủ quan của thời kỳ
hiện đại để đánh giá những tài liệu sản sinh trong thời quá
khứ mà phải đặt tài liệu vào bối cảnh lịch sử sản sinh ra nó.
Ngun tắc tồn diện tổng hợp

Tồn diện tổng hợp tức là cái nhìn tổng qt các khía
cạnh từ trong ra ngồi để có những đánh giá xác thực về một
sự vật, hiện tượng. Xét về tài liệu lưu trữ, khi xác định giá trị
tài liệu chúng ta cần có cái nhìn bao qt và khách quan về
cả nội dung, hình thức và điều kiện sản sinh tài liệu. Bởi lẽ,
nội dung và hình thức của tài liệu khơng chỉ có ý nghĩa về một
lĩnh vực nhất định và xét trên từng khía cạnh cụ thể nó sẽ có
những lợi ích khác nhau.
Áp dụng ngun tắc này khi xác định giá trị tài liệu để
đảm bảo một cách chính xác cán bộ lưu trữ tại Viện đã đặt tài
liệu trong mối liên hệ toàn diện tổng hợp.
Mặt khác, trong một khối tài liệu có nội dung về một vấn
đề, một sự vật, một hiện tượng, các hồ sơ thường có mối quan
hệ logíc với nhau, phản ánh quá trình hoạt động của Viện,
phản ánh quá trình giải quyết một cơng việc cụ thể. Vì vậy,
việc xác định giá trị tài liệu tại Viện đã được xem xét, đánh giá
một cách đồng bộ để thể hiện cái nhìn tồn diện, tổng hợp,
khơng đánh giá giá trị tài liệu của từng văn bản trong hồ sơ,
từng hồ sơ trong một khối tài liệu có quan hệ logic về một vấn
đề, một sự vật, hiện tượng.
Và thực hiện theo các quy định của nhà nước về Văn thư
lưu trữ.
- Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ

16


Nội vụ về Quy định
thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến
trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.

- Công văn số 879/VTLTNN-NVTW của Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn tổ chức tiêu huỷ tài liệu
hết giá trị…
Hiện nay, theo quy định của nhà nước thì khối tài liệu
đem ra xác định giá trị tài liệu của cơ quan được chia ra ở 3
mức:
Tài liệu bảo quản vĩnh viễn
Tài liệu bảo quản có thời hạn: 70 năm, , 20 năm, 10 năm,
5 năm
Tài liệu hết giá trị
Quy trình hủy tài liệu hết giá trị cũng được làm rấ cẩn
thận, để tránh bỏ sót, hủy sai tài liệu trong xác định giá trị tài
liệu.
Việc xác định giá trị tài liệu để bảo quản và loại ra những
tài liệu hết giá trị để tiêu hủy do Hội đồng xem xét và tư vấn
cho Lãnh đạo Viện .Đối với các hồ sơ thiết kế và bản vẽ hồn
cơng của các cơng trình phải căn cứ vào quy định về thời hạn
lưu giữ tại Thông tư số 02/2006/TT-BXD ngày 17 tháng 5 năm
2006 của Bộ xây dựng hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thiết kế ,bản
vẽ hồn cơng cơng trình xây dựng .
Nghiêm cấm mọi cá nhân ,đơn vị tự tiêu hủy tài liệu lưu
trữ dưới bất kỳ hình thức nào .
- Thành phần hội đồng xác định giá trị của Viện bao
gồm :
+
+
+
+

Lãnh đạo Viện : Chủ tịch Hội đồng .

Chuyên Viên lưu trữ : ủy viên thư ký
Đại diện bộ xây dựng ,Cục lưu trữ Nhà nước : Ủy viên
Trưởng phòng Tổ chức –Hành chính ,Kế hoạch kỹ

thuật ,Tài chính kế tốn , Giám đốc TT Đào tạo & TT : Ủy
viên - Thủ tục xét duyệt việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị được
17


quy định như sau :
a. Bộ phận lưu trữ nào có tài liệu tiêu hủy phải trình Lãnh
đạo Viện xem xét hồ sơ xin tiêu hủy tài liệu bao gồm :
+ Tờ trình xin tiêu hủy tài liệu
+ Bản thuyết minh tài liệu tiêu hủy
+ Danh mục tài liệu xin hủy
b. Lãnh đạo Viện ra Quyết định thành lập Hội đồng Xác
định giá trị tài liệu
c. Hội đồng xác định giá trị tài liệu họp và tư vấn cho
Lãnh đạo Viện ra quyết định đối với danh mục tài liệu tiêu hủy
.
- Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị đã được lãnh đạo Viện
phê duyệt phải được thực hiện đúng theo quy định của Nhà
nước và theo đúng thủ tục tại quy chế này .
Hồ sơ việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo quản
tại bộ phận lưu trữ có tài liệu hủy ít nhất là 10 năm kể từ khi
Quyết định tiêu hủy tài liệu có
2.2.4. Chỉnh lý tài liệu
Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của những tài liệu
có giá trị được lựa chọn từ trong tồn bộ khối tài liệu hình
thành trong q trình hoạt động của Viện Khoa học cơng nghệ

xây dựng. Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo một
phương án phân loại, tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện, phục
hồi hoặc lập mới hồ sơ; xác định giá trị tài liệu; hệ thống hoá
các hồ sơ tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với phông
hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý. Như vậy, chỉnh lý là một
nghiệp vụ tổng hợp bao gồm việc kết hợp nhiều nghiệp vụ
khác nhau trong công tác lưu trữ. Cơng tác chỉnh lý nhằm một
mục đích:
Tổ chức sắp xếp hồ sơ, tài liệu của Phông hoặc một khối
tài liệu trong Phông một cách khoa học tạo, điều kiện thuận

18


lợi cho công tác quản lý, bảo quản và khai thác sử dụng tài
liệu.
Trong quá trình chỉnh lý, kết hợp với xác định giá trị tài
liệu nhằm loại bỏ những tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ, qua đó
góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng Kho Lưu trữ và trang
thiết bị, phương tiện bảo quản.
Để thực hiện tốt công tác chỉnh lý tài liệu, Viện đã tổ
chức (kinh phí, thời gian, nhân lực, trình độ cán bộ, cơ sở vật
chất) và tình hình khối tài liệu đưa ra chỉnh lý (mức độ phân
loại, lập hồ sơ) thực hiện chỉnh lý hồn chỉnh hoặc một số
cơng đoạn của quy trình chỉnh sửa (chỉnh lý sơ bộ)đảm bảo tài
liệu sau khi chỉnh lý phản ánh được các hoạt động của Viện
Đặc biệt, tại Viện Khoa học công nghệ xây dựng tuỳ theo
từng loại hình tài liệu mà việc chỉnh ký, sắp xếp được thực
hiện theo các trật tự và quy định riêng để khi cần đến sẽ dễ
dàng tìm thấy trong thời gian ngắn nhất

+ Các tài liệu sẽ nộp vào lưu trữ của Viện (Trng tâm đào
tạo và thông tin) khi kết thúc công việc
+Tất cả các tài liệu khoa học kỹ thuật khi nộp vào lưu trữ
của Viện phải là bản gốc được đánh số trang liên tục tư trang
đầu đến trang cuối cùng (Kể cả phụ lục và các hình ảnh minh
hoạ đính kèm)
+ Các đơn vị và chủ trì các hợp đồng KHCN, hợp đồng
kinh tế sau khi có xác nhận đã nộp đủ hồ sơ theo quy chế mới
được thanh quyết toán hợp đồng với Viện
2.2.5. Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài
liệu vào lưu trữ cơ quan.
Theo định kỳ bộ phận lưu trữ của văn phòng làm thủ tục
nộp các tài liệu đã hết hạn lưu trữ ở Viện lên cấp trên theo
quy định của văn phòng Bộ Xây dựng.Hồ sơ được lập phản

19


ánh chức năng, nhiệm vụ của Viện Khoa học công nghệ xây
dựng. Văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của Viện
Khoa học công nghệ xây dựng gồm nhiều loại: Loại do cơ
quan sản sinh ra; loại do cơ quan cấp trên gửi xuống, ngang
cấp gửi đến. Mục đích mỗi loại văn bản, tài liệu cũng khác
nhau; loại để thi hành, loại để giải quyết, loại để chỉ đạo,
dưỡng dẫn; loại để báo cáo hoặc để biết, để tham khảo nên
Viện Khoa học xây dựng công nghệ xây dựng cũng đã lựa
chọn những loại tài liệu phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ
của cơ quan để lập thành hồ sơ, nhằm phục vụ cho công tác
trước mắt và công tác nghiên cứu lâu dài vè sau
Khi lập hồ ơ cán bộ lưu trữ của Viện Khoa học công nghệ

xây dựng đã thu thập đầy đủ các văn bản, tài liệu về một vấn
đề, một sự việc, một con người cụ thể. Tài liệu được thu thập
đầy đủ và sắp xếp theo một trình tự nhất định, đảm bảo mối
liên hệ chặt chẽ giữa các văn bản, tài liệu với nhau, phản ánh
quá trình phát sinh, phát triển và kết thúc một vấn đề, một sự
việc hoặc một con người. Các văn bản trùng thừa , hết giá trị
được loại ra để tiêu hủy
Các văn bản hồ sơ được lập hồ sơ và giao nộp đúng thời
hạn. Khi nộp lưu hồ sơ, cán bộ viên chức các đơn vị sắp xếp
hồ sơ theo mục lục hồ sơ nộp lưu. Cán bộ lưu trữ của Viện
Khoa học công nghệ xây dựng đã đối chiếu hồ sơ thực tế với
bản mục lục hồ sơ nộp lưu, kiểm tra xem xét từng hồ sơ,
những hồ sơ chưa đạt yêu cầu phải yêu cầu đơn vị, cá hân
sửa chữa hoàn chỉnh
Khi giao nộp hồ sơ có chú ý đến việc lập 2 ban “Mục lục
hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và “Biên bản giao nhận tài liệu”. Đơn
vị hoặc cá nhân nộp tài liệu và lưu trữ hiện hành của cơ quan

20


giữ mỗi loại một bản.
2.2.6. Công tác thống kê trong lưu trữ của Viện
Khoa học công nghệ xây dựng.
Cán bộ lưu trữ của Viện Khoa học công nghệ xây dựng
đã thực hiện công tác thống kê tài liệu lưu trữ khá tốt, tuân
thủ yêu cầu là thống kê cụ thể và chính xác. Các tài liệu
thống kê về phơng lưu trữ, hồ sơ, cán bộ tài liệu, thiết bị bảo
quản được thể hiện trên sổ sách chính xác và phù hợp với
thực tế. Công tác thống kê tài liệu lưu trữ kịp thời, đúng thời

gian quy định của cơ quan. Mặt khác VKHCNXD cũng đã chú ý
đến việc triệt để 2 nguyên tắc trong thống kê tài liệu lưu trữ là
thống nhất giữa thống kê và bảo quản.
Các hệ thống sổ sách thống kê được cố định đảm bảo
được số lượng và chất lượng tài liệu khi di hcuyển và phục vụ
khai thác, sử dụng.
Công cụ thống kê được VKHCNXD sử dụng là sổ đăng kí
mục lục hồ sơ bao gồm:
+ Số thứ tự đăng kí mục lục
+ Phơng số
+ Mục lục số
+ Tên thư mục
+ Thời gian của tài liệu có trong thư mục
+ Số bản của mục lục
+ Thời hạn bảo quản
+ Ghi chú
2.2.7. Công tác xây dựng cơng cụ tra tìm tài liệu
lưu trữ
Cơng cụ tra cứu tài liệu lưu trữ tại Viện Khoa học công
nghệ xây dựng là phương tiện tra tìm tài liệu trong các Phòng,
Kho lưu trữ nhằm giới thiệu thành phần, nội dung và nơi bảo
quản tài liệu trong kho lưu trữ.
Công cụ tra cứu tài liệu phản ánh những thông tin cần
21


thiết của mỗi hồ sơ, tài liệu, khối tài liệu và toàn kho lưu trữ,
tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý, thống kê số lượng,
thành phần tài liệu, tránh bị mất hoặc thất lạc tài liệu. Trong
lưu trữ của Viện có nhiều loại hình cơng cụ tra cứu tài liệu

khác nhau, nhưng được sử dụng phổ biến nhất là mục lục hồ
sơ và bộ thẻ thời gian để làm cơng cụ tra tìm tài liệu dễ dàng,
nhanh chóng, tiện lợi
Mục lục hồ sơ là bảng thống kê toàn bộ hồ sơ trong một
Phông, một Kho lưu trữ hoặc một khối tài liệu, dùng để quản
lý và tra tìm tài liệu. Cấu tạo của Mục lục hồ sơ gồm 8 phần:
Tờ bìa, tờ nhan đề, tờ mục lục, lời nói đầu, bảng chữ viết tắt,
bảng kê các hồ sơ, bảng chỉ dẫn và phần kết thúc.
Công cụ tra cứu tài liệu đóng vai trị quan trọng trong
các Phịng, Kho lưu trữ, đặc biệt là phục vụ công tác khai thác
và sử dụng tài liệu. Nếu các cơ quan, tổ chức chưa tiếp cận
với hồ sơ, tài liệu thông qua hệ thống cơng cụ tra cứu tài liệu,
vẫn có thể biết được những thông tin cần thiết về nội dung,
thành phần của tài liệu. Qua đó sẽ giúp tiết kiệm thời gian đối
với người khai thác, sử dụng tài liệu.
Để có được hiệu quả trong lựa chọn bộ thẻ, cán bộ kiêm
nhiệm của Viện Khoa học công nghệ xây dựng đã căn cứ vào
nội dung tài liệu , các công cụ tra cứu và trực tiếp nghiên cứu
nội dung, tài liệu sử dụng công cụ thống kê này đuwọc sử
dụng rất hiệu quả và khoa học, mang lại hiệu quả. Các loại sổ
sách thống kê được bảo quản cận thận và được lập theo đúng
mẫu quy định của nhà nước.
2.2.8. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ
Các đơn vị cá nhân phải bảo vệ an toàn các hồ sơ, tài
liệu của mình khi chưa đến hạn nộp lưu vào lưu trữ
Các bộ phận lưu trữ phải bố trí đủ diện tích kho để đảm
22