Giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp của công ty TNHH thiết bị và công nghệ thiên hòa

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Họ tên sinh viên: Nguyễn Thị Trang

BÁO CÁO THỰC TẬP
NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
LỚP ĐẠI HỌC LIÊN THÔNG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 15B
KHÓA HỌC (2015 - 2017)

CHUYÊN ĐỀ: GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG
CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP CỦA CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ
VÀ CÔNG NGHỆ THIÊN HÒA
Tên cơ quan: CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ VÀ CÔNG NGHỆ THIÊN HÒA
Địa chỉ: Số 29C2 Nam Trung Yên, Trung Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội
Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan: Nguyễn Thị Huệ
Giảng viên hướng dẫn: ThS. Nguyễn Mạnh Cường

HÀ NỘI - 2017


LỜI CẢM ƠN
Được sự quan tâm giới thiệu của nhà trường cũng như sự giúp đỡ của lãnh
đạo công ty, em đã được về thực tập tại Công ty TNHH Thiết bị và Công nghệ
Thiên Hòa, tại bộ phận phòng Hành chính nhân sự, em đã cố gắng, nỗ lực không
ngừng để học hỏi thêm kinh nghiệm và trên cơ sở áp dụng những kiến thức, lý
thuyết đã được học trên ghế nhà trường vào quá trình thực tế và sự giúp đỡ, tạo
điều kiện của lãnh đạo Công ty Thiên Hòa đã giúp em hoàn thành kỳ thực tập tốt
nghiệp cuả mình.
Báo cáo thực tập là kết quả, sự nỗ lực của bản thân, sự phấn đấu học tập
sau 2 năm tại trường. Mặc dù bản thân đã nhận thức được tầm quan trọng trong

công tác văn phòng của mình và sự cố gắng trong quá trình thực tập, nhưng
không thể tránh khỏi những mặt còn hạn chế. Em rất mong nhận được sự đóng
góp và giúp của thầy cô và các anh, chị trong công ty Thiên Hòa, để bài báo cáo
của em được hoàn chỉnh hơn, tạo điều kiện thuận lợi cho em hoàn thành tốt quá
trình thực tập đạt kết quả cao. Giúp em có thêm nhiều kinh nghiệm trong công
tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng.
Một lần nữa em xin cảm ơn thầy giáo giảng viên Ths. Nguyễn Mạnh
Cường - cùng khoa Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội và chị
Nguyễn Thị Huệ - TP Hành chính Nhân sự đã giúp đỡ để em có thể hoàn thiện
đề tài nghiên cứu này.
Em xin chân thành cảm ơn !
Hà Nội, ngày 16 tháng 6 năm 2016.
Sinh viên thực hiện

Nguyễn Thị Trang


LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đề tài nghiên cứu “ Giải pháp nhằm nâng cao chất
lượng công tác tham mưu, tổng hợp của Công ty TNHH Thiết bị và Công nghệ
Thiên Hòa”: trên là đúng sự thật. Em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về các nội
dung trong đề tài đã nghiên cứu.
Sinh viên thực tập

Nguyễn Thị Trang


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN..............................................................................................................2
LỜI CAM ĐOAN.........................................................................................................3
Nguyễn Thị Trang........................................................................................................3
MỤC LỤC.................................................................................................................... 4
LỜI MỞ ĐẦU..............................................................................................................1
1.Tính cấp thiết của đề tài......................................................................................1
2.Mục tiêu nghiên cứu...........................................................................................1
3.Nhiệm vụ nghiên cứu..........................................................................................2
4.Phạm vị và đối tượng nghiên cứu........................................................................2
5.Phương pháp nghiên cứu.....................................................................................2
6. Cấu trúc của đề tài..............................................................................................2
Chương 1:..................................................................................................................... 4
LÝ LUẬN CHUNG VỀ...............................................................................................4
CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG.................................4
1.1. Tổng quan về văn phòng.................................................................................4
1.1.1. Khái niệm về văn phòng...............................................................................4
1.1.2. Vị trí của văn phòng.....................................................................................4
1.2. Chức năng của văn phòng...............................................................................5
1.2.1 Chức năng tham mưu, tổng hợp....................................................................5
1.2.2 Chức năng phục vụ và đảm bảo hậu cần cho cơ quan...................................6
1.3 Nhiệm vụ của văn phòng..................................................................................7
1.3.1 Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan, đơn vị........8
1.3.2. Xây dựng chương trình kế hoạch công tác của cơ quan, đơn vị...................8
1.3.3. Thu thập, quản lý và xử lý thông tin.............................................................8
1.3.4. Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ..............................................................9
1.3.5. Quản lý tài sản, tài chính cho cơ quan, đơn vị..............................................9
1.3.6. Đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện làm việc cho cán bộ cơ
quan....................................................................................................................... 9
1.3.7. Thực hiện các hoạt động phục vụ lễ tân.......................................................9

1.3.8. Củng cố tổ chức bộ máy Văn phòng..........................................................10
1.4. Vai trò của văn phòng trong hoạt động quản lý.............................................10
1.4.1. Công tác văn phòng làm tốt sẽ tạo tiền đề phát triển cho mỗi cơ quan, đơn
vị.......................................................................................................................... 10
1.4.2 Nâng cao năng suất lao động của đơn vị.....................................................10
1.4.3. Tạo nề nếp làm việc khoa học trong cơ quan và thuận lợi cho giao lưu phát
triển...................................................................................................................... 11
1.4.4. Giảm bớt các thủ tục hành chính trong cơ quan, tiết kiệm chi phí cho công
tác văn phòng.......................................................................................................11
1.4.5. Tăng cường khả năng sử dụng các nguồn lực của đơn vị...........................12
1.4.6. Giúp cho các hoạt động được duy trì và kiểm soát chặt chẽ.......................12
Chương 2:................................................................................................................... 14
THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP TẠI.......................14
CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ VÀ CÔNG NGHỆ THIÊN HÒA............................14
2.1 Khái quát về Công ty TNHH Thiết bị và Công nghệ Thiền Hòa....................14
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty..............................................14
2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty............................................................14
2.1.2.1 Sơ đồ cấu tạo của công ty.........................................................................15
2.1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban.................................................15
2.1.3 Ngành nghề, lĩnh vực hoạt động của công ty..............................................16
2.1.4 Năng lực nhân sự của công ty.....................................................................17
2.1.5 Sứ mệnh, Chiến lược...................................................................................18
2.2 Công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng Công ty TNHH Thiết bị và
Công nghệ Thiên Hòa..........................................................................................18
2.2.1. Công tác tham mưu, tổng hợp....................................................................18
2.2.2 Xây dựng chương trình làm việc.................................................................22
2.2.3 Công tác thu thập và cung cấp thông tin cho lãnh đạo................................24
2.2.4. Công tác văn thư........................................................................................27
2.2.5. Công tác lưu trữ.........................................................................................28

2.2.6 Công tác tổ chức cuộc hội họp....................................................................29
2.2.7. Công tác hậu cần........................................................................................30
Chương 3.................................................................................................................... 31


GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG
HỢP CỦA VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ VÀ CONG NGHỆ
THIÊN HÒA..............................................................................................................31
3.1 Giải pháp về công tác tham mưu, tổng hợp....................................................32
3.2 Giải pháp về công tác thu thập, xử lý thông tin..............................................33
3.3 Giải pháp về công tác tổ chức cuộc họp, hội nghị..........................................34
3.4 Giải pháp về công tác hậu cần........................................................................35
3.5 Xây dựng môi trường làm việc tốt, góp phần phát huy khả năng sáng tạo của
đội ngũ nhân viên.................................................................................................36
3.6 Xây dựng mối quan hệ và phát huy sự phối kết hợp giữa các phòng ban, bộ
phận.....................................................................................................................37
KẾT LUẬN................................................................................................................38
TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................................................39


LỜI MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Bác Hồ đã từng dạy “Công tác văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt,
giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình. Cán bộ văn phòng nắm tình hình
sai thì lãnh đạo sẽ giải quyết công việc không đúng. Văn phòng Trung ương giúp
cơ quan lãnh đạo đầu não nắm tình hình trong toàn Đảng, cho nên phải luôn nêu
cao tinh thần trách nhiệm, năng lực công tác và giữ bí mật, để phấn đấu thực
hiện tốt nhiệm vụ được giao”.
Trong bất cứ một đơn vị hành chính Nhà nước hay tổ chức kinh tế - xã hội
dù lớn hay nhỏ đều có sự hoạt động của Văn phòng. Văn phòng là nơi tiếp nhận

và xử lý thông tin, là bộ máy tham mưu, tổng hợp giúp việc cho thủ trưởng cơ
quan trong công tác quản lý và điều hành. Vì vậy công tác quản trị văn phòng là
một công tác không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị, văn
phòng, giữ một vai trò quan trọng trong sự nghiệp phát triển chung của đất nước.
Trong công cuộc đổi mới cải cách Hành chính nói chung hiện nay thì
công tác văn phòng đã và đang được Đảng và Nhà nước quan tâm, chú trọng.
Nếu như trước kia văn phòng được hiểu là loại hình lao động giấy tờ, hành chính
đơn giản. Thì ngày nay, văn phòng là bộ máy tham mưu, tổng hợp giúp việc đặc
biệt quan trọng cho Thủ trưởng cơ quan trong quá trình lãnh đạo, điều hành,
thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan. Văn phòng được coi như là
một loại hình lao động thông tin với tính sáng tạo, trí tuệ, năng động. Để hoạt
động quản lý được tốt hơn đòi hỏi các cơ quan, tổ chức cần phải có một đội ngũ
cán bô, nhân viên văn phòng với trình độ cao, theo hướng đa năng về nghiệp vụ
- kỹ năng kịp thời để đưa cơ quan nói riêng và đất nước nói chung bắt kịp sự
phát triển của thế giới.
2. Mục tiêu nghiên cứu
Nhận thức đựơc tầm quan trọng của công tác tham mưu, tổng hợp taị Văn
phòng trong mỗi cơ quan, tổ chức do đó em đã chọn đề tài nghiên cứu cho báo
cáo thực tập tốt nghiệp của mình là: “Giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công
tác tham mưu, tổng hợp của Công ty TNHH Thiết bị và Công nghệ Thiên Hòa”.
1


Thông qua việc nghiên cứu đề tài giúp em củng cố kiến thức về lý luận đồng
thời nâng cao năng lực, vận dụng lý luận vào thực tiễn, rèn luyện kỹ năng nghề
nghiệp và xây dựng kỹ năng làm việc của một cán bộ nhận viên Công ty TNHH
Thiết bị và Công nghệ Thiên Hòa.
3. Nhiệm vụ nghiên cứu
Phân tích, đánh giá thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp của văn
phòng tại Công ty TNHH Thiết bị và Công nghệ Thiên Hòa để thấy được những

điểm mạnh và điểm yếu còn tồn tại từ đó đề xuất những kiến nghị nhằm nâng
cao hơn nữa hiệu quả hoạt động của công tác tham mưu tổng hợp.
4. Phạm vị và đối tượng nghiên cứu
Phạm vi và đối tượng nghiên cứu của đề tài là cơ sở lý luận và thực trạng
về công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng tại Công ty TNHH Thiết bị và
Công nghệ Thiên Hòa như:
- Nghiên cứu lịch sử hình thanh và phát triển của Công ty.
- Nghiên cứu về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của các phòng ban
trong Công ty.
- Tìm hiểu về thực trạng công tác tham mưu tổng hợp của văn phòng
- Đưa ra một số kiến nghị nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động
của công tác tham mưu tổng hợp
5. Phương pháp nghiên cứu
Trong quá trình viết bài báo cáo thực tập em đã sử dụng những phương
pháp nghiên cứu sau:
- Phương pháp phân tích tổng hợp số liệu.
- Phương pháp điều tra, khảo sát.
- Phương pháp thống kê
- Phương pháp so sánh
- Phương pháp phỏng vấn, đối thoai.
6. Cấu trúc của đề tài
Cấu trúc của báo cáo thực tập ngoài phần mở đầu, kết luận còn có 3
chương đó là:
2


Chương 1: Lý luận chung về công tác tham mưu, tổng hợp văn phòng.
Chương 2: Thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp của Văn phòng
Công ty TNHH Thiết bị và Công nghệ Thiên Hòa.
Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tham mưu,

tổng hợp tại Văn phòng Công ty TNHH Thiết bị và Công nghệ Thiên Hòa.

3


Chương 1:
LÝ LUẬN CHUNG VỀ
CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG
1.1. Tổng quan về văn phòng
1.1.1. Khái niệm về văn phòng
Tùy theo quy mô và tính chất của cơ quan, tổ chức mà hoạt động của văn
phòng cũng có những mức độ và phạm vi khác nhau. Ở các cơ quan đơn vị có
quy mô lớn, bộ máy văn phòng có thể gồm đầy đủ các ban, các bộ phận với số
lượng nhân sự cần thiết để thực thi mọi hoạt động văn phòng một cách độc lập,
có liên quan đến nhiều đầu mối với các tính chất khác nhau. Đối với các đơn vị
có quy mô nhỏ và hoạt động mang tính chất thuần nhất, đơn lẻ, bộ máy văn
phòng có thể gọn nhẹ ở mức tối thiểu, đồng thời còn kiêm nhiệm thêm các chức
năng quản trị nhân sự, vật tư, tài chính…
Văn phòng là bộ máy điều hành tham mưu tổng hợp của một cơ quan,
một công ty.., là bộ nhớ, là tai mắt của đơn vị, luôn nhận được thông tin đa
chiều từ trên gửi xuống, dưới gửi lên, từ ngang gửi đến. Văn phòng cũng là bộ
mặt của cơ quan, một tổ chức và là nơi giao tiếp công việc giữa cơ quan này
với cơ quan khác.
Văn phòng còn là nơi đặt trụ sở làm việc của cơ quan đầu não để điều
hành đơn vị. Thông qua văn phòng để truyền đạt các chủ trương, chính sách, các
chỉ thị, các văn bản hướng dẫn, các thông tin từ cấp quản lý đến các bộ phận, cơ
sở, là nơi thu thập thông tin giúp thủ trưởng giải quyết các công việc. Như vậy,
văn phòng là trung tâm giao dịch. Không những thế, văn phòng còn là nơi tiếp
nhận những kiến nghị, những nguyện vọng của cấp dưới gửi lên cấp trên.
Tóm lại, Văn phòng là nơi tham mưu, tổng hợp, xử lý thông tin, nó liên

quan đến việc giải quyết các hồ sơ, văn bản từ khi hình thành đến khi giải quyết
xong công việc.
1.1.2. Vị trí của văn phòng
Văn phòng là cửa ngõ của một cơ quan, tổ chức bởi vì văn phòng vừa có
mối quan hệ đối nội vừa có mối quan hệ đối ngoại thông qua hệ thống văn bản
4


đi, văn bản đến, văn bản nội bộ. Đồng thời các hoạt động tham mưu, tổng hợp,
hậu cần cũng liên quan trực tiếp đến đơn vị phòng ban trong tổ chức và với vị trí
hoạt động đa dạng đó thì văn phòng được gọi là văn phòng, phòng ở của các nhà
quản trị.
Văn phòng là bộ phận gần gũi có mối quan hệ mật thiết với lãnh đạo trong
mọi hoạt động của cơ quan tổ chức. Bởi vì văn phòng có nhiệm vụ trợ giúp cho
lãnh đạo về công tác thông tin, điều hành, cung cấp điều kiện kỹ thuật phục vụ
công việc quản lý điều hành.
Khác với bộ phận khác trong tổ chức, văn phòng thực hiện nhiệm vụ
mang tính thường xuyên, liên tục. Văn phòng phải có một bộ phận nhân sự làm
việc liên tục nhằm đảm bảo nhật tự an ninh và thông tin thông suốt cho cơ quan.
Với vị trí trên, văn phòng giữ một vị trí trọng tâm kết nối hoạt động quản
lý, điều hành giữa các cấp, các bộ phận trong tổ chức.
1.2. Chức năng của văn phòng
1.2.1 Chức năng tham mưu, tổng hợp
Tham mưu là nhằm muc đích trợ giúp cho thủ trưởng có cơ sở để lựa
chọn quyết định quản lý tối ưu phục vụ cho mục tiêu hoạt động của cơ quan tổ
chức đó. Muốn có những quyết định đúng đắn, kịp thời có cơ sở và mang tính
khoa học, người ra quyết định phải nắm được nhiều lĩnh vực, phải có mặt ở mọi
lúc, mọi nơi…. Điều này vượt quá khả năng của con người. Vì lý do đo, người
thủ trưởng cần ý kiến tham mưu của lực lượng trợ giúp.
Một yếu tố quan trọng ảnh hưởng nhiều tới hoạt động của một cơ quan,

đơn vị là yếu tố chủ quan của người lãnh đạo. Sự thành bại trong điều hành
công việc phụ thuộc nhiều vào mức độ đúng đắn trong quyết định quản lý. Do
đó, người quản trị văn phòng rất cần những ý kiến tham mưu, trợ giúp. Những ý
kiến này được căn cứ trên những yếu tố khách quan, lượng thông tin thu thập
được ở nhiều nguồn khác nhau. Những nhân tố này được thu thập, chọn lọc và
tổng hợp thành những kết luận chung nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông
tin, những phương án để ra quyết định kịp thời và đúng đắn. Chức năng này có
một ý nghĩa “đặc biệt quan trọng’’.
5


Chức năng tham mưu của Văn phòng có đặc điểm khác so với chức năng
tham mưu của các đơn vị chuyên môn trong mỗi cơ quan, tổ chức. Nếu như các
đơn vị chuyên môn tham mưu cho lãnh đạo chuyên sâu vào từng lĩnh vực cụ thể
như công tác quản lý đất đai, tài chính, xây dựng cơ bản, văn hóa, y tế, môi
trường… thì chức năng tham mưu của văn phòng chủ yếu là về tổ chức điều
hành công việc trong cơ quan như: Xây dựng quy chế làm việc, xây dựng
chương trình, kế hoạch công tác tháng, quý, năm, sắp xếp lịch làm việc hàng
tuần của cơ quan, thu thập, xử lý, phân tích, tổng hợp thông tin, hậu cần…. phục
vụ kịp thời việc ra quyết định quản lý, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện
các chương trình kế hoạch, lịch làm việc và các quyết định quản lý của cơ quan.
1.2.2 Chức năng phục vụ và đảm bảo hậu cần cho cơ quan
Hoạt động của cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất như
nhà cửa, phương tiên, thiết bị, công cụ, tài chính….Các điều kiện và phương tiện
ấy phải được quản lý, sắp xếp, phân phối và không ngừng được bổ sung để cung
cấp kip thời, đầy đủ cho mọi nhu cầu hoạt động của cơ quan. Nội dụng công
việc này thuộc về chức năng hậu cần của văn phòng. Đây là hoạt động mang
tính đặc thù của công tác văn phòng, có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao
hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị. Muốn hoạt động phải có những
nguyên liệu, vật liệu, phương tiện và nguồn tài chính, song hoạt động hiệu quả

lại tùy thuộc vào phương thức quản lý, sử dụng các yếu tố đó như thế nào của
mỗi tổ chức văn phòng. Chi phí tiết kiệm và phù hợp nhất để đạt được hiệu quả
cao nhất là phương châm hoạt động của công tác văn phòng.
Văn phòng chính là nơi cung cấp đầy đủ, kịp thời những yếu tố cho mọi
quá trình, mọi lúc, mọi nơi bởi công việc của Văn phòng bao gồm:
- Tổ chức phục vụ các cuộc họp, hội nghị của cơ quan.
- Bảo đảm sự liên lạc và giao tiếp đối nội, đối ngoại. Xây dựng và củng cố
mối quan hệ với các đơn vị trong cơ quan, với các cơ quan, tổ chức bên ngoài và
với công dân.
- Tổ chức phục vụ các chuyến đi công tác của lãnh đạo.
- Tiếp nhận công văn, phân phối, theo dõi quá trình giải quyết văn bản.
6


- Đánh máy, in ấn, phát hành văn bản đi.
- Quản lý tài sản, vật tư.
- Quản lý tài chính kế toán.
- Phục vụ y tế.
- Đảm bảo các điều kiện, phương tiện làm việc cho cơ quan.
- Lưu trữ hồ sơ, giấy tờ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan.
- Chăm lo đời sống cho cán bộ công chức trong cơ quan.
Vì vậy Văn phòng phải làm chức năng hậu cần cho cơ quan. Để đảm bảo
chức năng này thì Văn phòng phải được tổ chức:
+ Văn phòng phải được lựa chọn, bố trí sao cho thuận lợi trong điều hành
hoạt động, giao dịch đỡ tốn kém nhất.
+ Trong trụ sở, việc xếp đặt các phòng làm việc phải phù hợp với mỗi loại
công việc, với mỗi người cán bộ, nhân viên trong từng điều kiện, môi trường
nhất định. Các thiết bị cũng cần được bố trí hợp lý, tiện lợi hiệu quả.
+ Việc cung cấp tài chính cho các hoạt động của cơ quan cũng như các
thiết bị, vật dụng do Văn phòng cung cấp trên cơ sở định mức tiêu dùng hay kỳ

hạn sử dụng. Văn phòng cũng phải tính toán sao cho với mức chi phí thấp nhất
các nguyên liệu, phương tiện, tài chính cung cấp cho hoạt động của cơ quan, đơn
vị đạt được hiệu quả tối ưu nhất.
Nhận thức đúng về chức năng của Văn phòng sẽ đưa tới những quan niệm
đúng đắn trong việc tuyển chọn, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ Văn phòng để Văn
phòng hoạt động có hiệu quả nhất, nâng cao năng suất và chất lượng công việc
của toàn cơ quan.
1.3 Nhiệm vụ của văn phòng
Từ những chức năng trên của văn phòng, người ta lại phân thành những
chức năng cụ thể, chi tiết, những chức năng cụ thể, chi tiết ấy lại gắn với mỗi
không gian, thời gian, lĩnh vực, tính chất, hình thức và nội dung cụ thể nên còn
gọi là những nhiệm vụ. Theo những chức năng trên văn phòng còn có thể xây
dựng nhiều nhiệm vụ

7


1.3.1 Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan,
đơn vị
Một tổ chức muốn vận hành được trôi chảy đều phải tuân theo những quy
định, những điều kiện nhất định. Những quy chế này khiến cho hoạt động của cơ
quan có tổ chức và kỷ luật. Những quy định, điều kiện đó lại không giống nhau
giữa các cơ quan, đơn vị do tính chất hoạt động, việc đảm nhiệm các chức năng,
nhiệm vụ khác nhau nên các tổ chức đều có những quy chế hoạt động riêng.
Trình tự xây dựng bản thảo, lấy ý kiến tham gia đóng góp, thông qua các cấp
lãnh đạo, thông báo thi hành, bổ sung hoàn thiện các nội quy, quy chế của cơ
quan thuộc về nhiệm vụ của Văn phòng. Đây là nhiệm vụ đầu tiên mà Văn
phòng phải thực hiện khi các cơ quan, tổ chức bắt đầu đi vào hoạt động.
1.3.2. Xây dựng chương trình kế hoạch công tác của cơ quan, đơn vị
Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan phải đề ra những chiến

lược phù hợp hướng về mục tiêu chung đã đặt ra để đạt được hiệu quả cao nhất.
Các bản chiến lược dự định cho những khoảng thời gian dài, được cụ thể bằng
những kế hoạch theo từng thời kỳ hoạt động: 5 năm, 3 năm, 1 năm, quý…Việc xây
dựng và quản lý các chương trình kế hoạch đó là nhiệm vụ của Văn phòng. Kế
hoạch hoạt động có nhiều loại và mỗi loại được giao cho các bộ phận chuyên môn
thực hiện. Nhưng các kế hoạch phải được kết nối, hỗ trợ nhau trong một hệ thống
hoàn chỉnh để đạt mục tiêu chung. Nhiệm vụ của Văn phòng là bố trí, sắp xếp
chương trình kế hoạch làm việc hàng tuần, tháng, quý, năm của cơ quan. Văn
phòng còn giữ nhiệm vụ đôn đốc, giải quyết những công việc đột xuất, khó khăn
trở ngại khi thực hiện các chương trình kế hoạch đạt hiệu quả cao.
1.3.3. Thu thập, quản lý và xử lý thông tin
Thông tin là nguồn, là căn cứ để các lãnh đạo dựa vào đó mà đưa ra
những quyết định đúng đắn. Thông tin có nhiều loại và nhiều nguồn khác nhau.
Thông tin bao gồm thông tin kinh tế, chính trị, xã hội, thông tin dự báo, thông
tin thực tế, thông tin tổng hợp… Người lãnh đạo không thể tự thu thập, xử lý
toàn bộ thông tin được mà phải giao nhiệm vụ đó cho Văn phòng thực hiện. Văn
phòng phải đảm bảo việc thu thập chuyển phát tất cả các thông tin đến, đi, phân
8


loại và xử lý thông tin được kịp thời, chính xác. Văn phòng tổng hợp, báo cáo
tình hình hoạt động của các đơn vị trong cơ quan, đề xuất, kiến nghị các biện
pháp thực hiện phục vụ sự chỉ đạo và điều hành của thủ trưởng.
1.3.4. Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ
Văn phòng phải giải quyết các văn bản, tờ trình của các đơn vị và cá nhân
theo quy chế của cơ quan, tổ chức theo dõi việc giải quyết các văn bản, tờ trình
đó, thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thủ trưởng và chịu trách nhiệm về
tình trạng pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành. Văn phòng
là bộ phận nắm bắt tất cả mọi thông tin, phân loại và xử lý nên có đủ điều kiện
để giúp các cấp lãnh đạo soạn thảo và ban hành những văn bản có nội dung đầy

đủ, đúng thẩm quyền và có tác động tích cực đối với đối tượng tiếp nhận.
1.3.5. Quản lý tài sản, tài chính cho cơ quan, đơn vị
Văn phòng lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý,
dự kiến phân phối hạn mức chi phí, báo cáo kế toán, cân đối thu chi, chi tiêu
nghiệp vụ theo chế độ của nhà nước và quyết định của thủ trưởng, tiền mặt đều
phải được gửi vào kho bạc Nhà nước, chi tiêu theo dự toán và tiết kiệm ở mức
cao nhất. Tất cả những công việc này đều phải được Văn phòng cân nhắc khi
thực hiện vì nó ảnh hưởng đến hoạt động kinh tế của toàn bộ cơ quan, đảm bảo
cho sự tồn tại và phát triển của đơn vị.
1.3.6. Đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện làm việc cho
cán bộ cơ quan
Tất cả các tổ chức muốn tồn tại và hoạt động được đều phải có các yếu tố
vật chất cần thiết như nhà cửa, xe, bàn ghế, các phương tiện truyền tin… Việc
cung cấp thường xuyên, đầy đủ các yếu tố này thuộc về nhiệm vụ của Văn
phòng để đảm bảo cho việc thực hiện kế hoạch đúng tiến độ. Văn phòng tính
toán mua sắm trang thiết bị, xây dựng cơ bản, sửa chữa, bảo quản các yêu cầu
hậu cần cho hoạt động và công tác của cơ quan trên cơ sở đầy đủ về số lượng,
tốt về chất lượng, giá thành thấp nhất.
1.3.7. Thực hiện các hoạt động phục vụ lễ tân
Những hoạt động lễ tân cũng rất cần thiết đối với một cơ quan, đơn vị. Và
9


Văn phòng phải đảm nhiệm cả nhiệm vụ này như: tổ chức và thực hiện công tác
y tế, bảo vệ sức khỏe cho các cán bộ, bảo vệ trật tự, an toàn cơ quan, tổ chức
phục vụ các cuộc họp, lễ nghi khánh tiết, tiếp khách một cách khoa học, văn
minh, lịch sự.
1.3.8. Củng cố tổ chức bộ máy Văn phòng
Đây là nhiệm vụ mang tính thiết thực đặt ra cho Văn phòng thực hiện vì
tổ chức bộ máy cán bộ liên quan trực tiếp tới các hoạt động của cơ quan, đơn vị.

Văn phòng phải thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ công chức
trong Văn phòng bảo đảm sự thống nhất trong hệ thống, chất lượng trong thực
thi công tác. Thêm vào đó, trong thời đại bùng nổ thông tin hiện nay, Văn phòng
phải từng bước hiện đại hóa công tác hành chính Văn phòng. Quản lý nhân sự
dựa trên nguyên tắc đảm bảo hoạt động của cả tổ chức luôn liên tục, thông suốt.
Hoạt động của Văn phòng cũng gắn kết với hoạt động của lãnh đạo thông
qua việc trợ giúp, tham mưu, tổng hợp, kiểm tra, đôn đốc việc thực thi kế hoạch,
tuân thủ các quy chế trong đơn vị.
Văn phòng không quên nhiệm vụ thực hiện công tác thi đua khen thưởng
đối với cán bộ để tạo động lực tăng năng suất lao động.
1.4. Vai trò của văn phòng trong hoạt động quản lý
1.4.1. Công tác văn phòng làm tốt sẽ tạo tiền đề phát triển cho mỗi cơ
quan, đơn vị
Mỗi tổ chức ra đời liên quan đến nhiều yếu tố, trong đó có những yếu tố
khẳng định vị trí chiến lược của tổ chức trong hoạt động như địa điểm đóng trụ sở,
địa bàn hoạt động, lĩnh vực hoạt động, quy mô, chất lượng… những vấn đề trên
chính là nhiệm vụ của công tác Văn phòng. Đặc biệt là việc thu thập, xử lý, phân
tích thông tin để có được những dự báo chính xác rất quan trọng trong việc phục vụ
quản lý, điều hành đơn vị của các nhà lãnh đạo. Nếu những việc này được thực
hiện đầy đủ, chúng sẽ là cơ sở vững chắc cho sự phát triển của một tổ chức.
1.4.2 Nâng cao năng suất lao động của đơn vị
Sự đóng góp của hoạt động Văn phòng được biểu hiện thông qua công tác
tham mưu cho lãnh đạo. Thông qua hoạt động này, các nhà quản trị có thể đề ra
10


những quyết định kịp thời nhằm giải quyết các vấn đề mới phát sinh hoặc tháo
gỡ những vướng mắc trong quá trình điều hành công việc tạo cho guồng máy
công việc trong cơ quan được thông suốt, góp phần nâng cao hiệu quả công việc
trong cơ quan.

Thêm vào đó, việc tạo điều kiện tâm lý thoải mái, chủ động, tự giác trong
hoạt động sẽ tạo khả năng sáng tạo, năng động tìm kiếm các biện pháp nâng cao
năng suất lao động. Tâm lý lao động bị chi phối nhiều bởi các yếu tố khách
quan, môi trường, khen thưởng mà công tác Văn phòng lại quan tâm tới việc bố
trí ngoại cảnh, xây dựng quy chế, khuyến khích người lao động tham gia hoạt
động sao cho khoa học, hợp lý. Năng suất lao động còn chịu ảnh hưởng trực tiếp
của các yếu tố vật chất thuộc về công cụ lao động, thiết bị hoạt động, thao tác
lao động nằm trong chức năng mà Văn phòng phải thực hiện. Thực hiện công
tác này hợp lý, thuận tiện thì năng suất lao động của mỗi cá nhân cũng như toàn
đơn vị sẽ đươc nâng cao.
1.4.3. Tạo nề nếp làm việc khoa học trong cơ quan và thuận lợi cho
giao lưu phát triển
Hoạt động của cơ quan được thực hiện bởi nhiều đơn vị, mỗi đơn vị có
chức năng, nhiệm vụ riêng. Tuy nhiên sự riêng biệt đó chỉ có tính tương đối vì
giữa chúng luôn có những mối liên hệ với nhau. Văn phòng chính là nơi giúp
cho các nhà lãnh đạo điều hòa, phối hợp hoạt động giữa các cơ quan được thông
suốt. Việc điều hòa đó được thực hiện thông qua các cuộc họp giao ban hàng
tuần do Văn phòng đảm nhiệm. Nếu Văn phòng thực hiện tốt, sẽ tạo nên phong
cách, nề nếp làm việc khoa học tránh được tình trạng lộn xộn, chồng chéo, làm
rối các quan hệ giữa các đơn vị.
1.4.4. Giảm bớt các thủ tục hành chính trong cơ quan, tiết kiệm chi phí
cho công tác văn phòng
Lĩnh vực quan trọng nhất của cải cách hành chính hiện nay là cải cách thủ
tục hành chính theo Nghị quyết số 38/CP ngày 04/05/1994 của Chính phủ về cải
cách một bước thủ tục hành chính trong việc giải quyết công việc của dân và tổ
chức. Văn phòng là nơi diễn ra sự giao tiếp với bên ngoài, với dân. Chính vì vậy,
11


làm tốt công tác Văn phòng cũng chính là thực hiện các thủ tục hành chính một

cách thống nhất, công khai, rõ ràng góp phần quan trọng giảm bớt sự phiền hà
cho người dân.
Hoạt động Văn phòng diễn ra thường xuyên, liên tục và cần phải có
những khoản chi phí cần thiết như: chi giao dịch, khánh tiết, vật tư, nguyên vật
liệu, phương tiện… cho các hoạt động quản lý gián tiếp và nghiệp vụ văn phòng
…tùy theo lĩnh vực hoạt động, đặc điểm, tính chất, quy mô tổ chức của đơn vị
mà các chi phí đó lớn hay nhỏ. Nếu công tác văn phòng được thực hiện tốt, sẽ
làm tiết kiệm khoản chi chung, cho phép tăng cường lợi nhuận nâng cao trách
nhiệm cá nhân, củng cố ý thức hoạt động của bộ máy văn phòng.
1.4.5. Tăng cường khả năng sử dụng các nguồn lực của đơn vị
Nguồn lực của đơn vị tồn tại dưới nhiều dạng như nhân lực, vật chất bởi
vậy nó cần được tác động bằng nhiều cách khác nhau. Cơ chế tác động đến các
nguồn lực phụ thuộc vào trật tự, nguyên tắc bố trí các yếu tố có trong đơn vị. Vì
vậy Văn phòng cơ quan cần phải tham mưu đắc lực việc xếp đặt các bộ phận,
các yếu tố để sao cho khai thác được tốt nhất các nguồn lực này cho hoạt động
của đơn vị, đem lại hiệu quả cao trong giải quyết công việc.
1.4.6. Giúp cho các hoạt động được duy trì và kiểm soát chặt chẽ
Công tác Văn phòng cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý, đồng thời
bố trí các bộ phận cấu thành trong hoạt động sao cho hợp lý thông thoáng để duy
trì liên tục hoạt động của đơn vị. Không những thế, công tác văn phòng còn luôn
thực hiện kiểm tra, đôn đốc các hoạt động nhằm loại bỏ những hoạt động thừa,
bổ sung những phần hoạt động thiếu trong quản lý để không ngừng nâng cao
hiệu quả hoạt động của đơn vị.

12


TIỂU KẾT
Từ những cơ sở lý luận về chức năng tham mưu, tổng hợp của văn phòng
nêu trên, ta thấý chức năng tham mưu, tổng hợp của văn phòng giữ một vị trí

đặc biệt quan trọng trong cơ quan, tổ chức. Văn phòng là mắt xích nối các bộ
phận trong cơ quan, tổ chức lại với nhau, là tiền đề cho cơ quan, tổ chức phát
triển. Bởi vậy, để văn phòng hoạt động hiệu quả, phát huy được chức năng
nhiệm vụ của công tác tham mưu tổng hợp thì bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng
không thể thiếu được bộ phận văn phòng, cho nên việc nâng cao hiệu quả hoạt
động của công tác văn phòng nhằm đáp ứng ngày càng tốt hơn với các yêu cầu
của công việc là hết sức cần thiết.

13


Chương 2:
THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP TẠI
CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ VÀ CÔNG NGHỆ THIÊN HÒA
2.1 Khái quát về Công ty TNHH Thiết bị và Công nghệ Thiền Hòa
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty
Công ty TNHH Thiết bị và công nghệ Thiên Hoà – tên giao dịch là
THIENHOA CO.LTD, được thành lập vào ngày 11/11/2003 Đăng ký kinh doanh
số 0102010496 do Sở Kế hoạch - đầu tư TP Hà Nội cấp. Công ty là một đơn vị
kinh tế hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân, hoạt động kinh doanh theo luật
doanh nghiệp, các quy định hiện hành của nhà nước và điều lệ của công ty
Là một công ty thương mại chuyên kinh doanh, nhập khẩu máy móc, thiết
bị và kinh doanh tại thị trường trong nước.
Tên công ty: Công ty TNHH Thiết bị và Công nghệ Thiên Hòa
Địa chỉ công ty: Số 29 – C2 Nam trung yên – Trung Hòa – Cầu Giấy – Hà
Nôi.
Điện thoai: 04 3204 6555
Fax:04 3204 7555
Email:
Website:

Vốn điều lệ: 10.000.000.000 VNĐ
Ngân hàng mở tài khoản: Ngân hàng Đầu tư và phát triển Việt Nam
Số tài khoản:220-10-00-024881-2
Mã số thuế: 0101420385
Người đại diện theo pháp luật của công ty:
Chức danh: Giám đốc
Họ và tên: Lý Hoàng Giang

Giới tính: (Nam)

Sinh ngày:03/10/1983Dân tộc: Kinh
Quốc tịch: Việt Nam
2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty
14


2.1.2.1 Sơ đồ cấu tạo của công ty
Trước yêu cầu “mở cửa” và sự cạnh tranh ngày càng gay gắt của nền kinh
tế thị trường, cũng như các doanh nghiệp khác đòi hỏi phải có bộ máy hoạt động
gọn nhẹ, năng động, linh hoạt dễ vận hành để đem lại hiệu quả kinh tế cao là
nhu cầu tất yếu với công ty.
Chủ tịch hội đồng
thành viên

Giám đốc

Phòng
kinh
doanh

Phòng tài
chính kế
toán

Phòng
xuất nhập
khẩu

Văn phòng

Phòng kỹ
thuật

Phòng
dịch vụ
sau bán
hàng

Bộ phận
lái xe
Bộ phận tư vấn và cộng
tác viên

2.1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
15


Chủ tịch Hội đồng thành viên: chịu trách nhiệm chính về vấn đề tài chính
Ban giám đốc chịu trách nhiệm chung và phụ trách quản lý.
Phòng xuất nhập khẩu: Chịu trách nhiệm tìm nguồn hàng và giao dịch với

đối tác nước ngoài, làm các thủ tục liên quan đến việc mở tờ khai, nhận hàng.
Phòng kỹ thuật: chịu trách nhiệm về kiểm tra kỹ thuật đối với máy móc
thiết bị khi nhập về cũng như khi cung cấp cho khách hàng
Phòng kinh doanh: nghiên cứu thị trường máy móc thiết bị trong nước,
tìm và giao dịch với khách hàng nội để cung cấp hàng nhập khẩu.
Bộ phận tư vấn và cộng tác viên: Có trách nhiệm tư vấn cho công ty
những thông tin cần thiết về thị trường trong và ngoài nước, về chính sách pháp
luật đặc biệt là chính sách nhập khẩu...
Hai phòng ban này phối hợp hoạt động chặt chẽ với nhau, để có chiến
lược kinh doanh hiệu quả.
Phòng tài chính – kế toán: theo dõi tài chính, và phân bổ nguồn vốn của
doanh nghiệp sao cho có hiệu quả nhất.
Văn phòng : chịu trách nhiệm về công tác hành chính, lễ tân, hậu cần của
công ty
Bộ phận lái xe: phục vụ cho các nhân viên kinh doanh và ban lãnh đạo đi
công tác.
2.1.3 Ngành nghề, lĩnh vực hoạt động của công ty
Công ty Thiên Hoà không ngừng phát triển và hiện tại là Nhà phân phối
và đại lý ủy quyền cung cấp các trang thiết bị và phụ kiện phục vụ trong các
ngành công nghiệp xi măng, luyện thép, xây dựng, công nghiệp cảng biển, khai
thác mỏ, xử lý nước thải, nông nghiệp,… với các sản phẩm chính:
- Lốp đặc chủng BRIDGESTONE có đặc tính chống cắt, chịu nhiệt,
chống trơn trượt, thích hợp sử dụng cho xe chạy ở Mỏ, Cảng biển, Cảng hàng
không, Khai trường khai thác... có nhiều đá sắc nhọn, mặt đường trơn trượt, điều
kiện làm việc khắc nghiệt.
- Hệ thống băng tải lõi thép và vật liệu dệt của Bridgestone được thiết kế,
sản xuất và sử dụng trong ngành xi măng, nhiệt điện, khai thác mỏ, cầu
16

cảng...đặc biệt có các loại băng tải chịu nhiệt tới 4000C trong dây chuyền sản
xuất.
- Đệm cập tầu Bridgestone (Nhật Bản) có độ bền cao và chất lượng tuyệt
hảo.Điều này được khẳng định bởi thành tựu ấn tượng qua việc thử nghiệm độ
bền trên hai sản phẩm đệm cập tầu là Super Cell (SUC) và Hyper Cell (HC).
- Máy nén khí và phụ tùng ATLAS COPCO - Thụy Điển
Atlas Copco là Nhà sản xuất hàng đầu thế giới về các thiết bị phục vụ
khai thác mỏ và xây dựng.Những thiết bị này được bán và cho thuê dưới những
nhãn hiệu khác nhau qua một hệ thống dịch vụ và bán hàng toàn cầu.
- Búa phá đá thủy lực, khoan và búa phá cầm tay ATLAS COPCO - Thụy
Điển
Atlas Copco là Nhà sản xuất hàng đầu thế giới về các thiết bị búa phá đá
thuỷ lực, búa phá cầm tay cung cấp cho dự án quặng, mỏ, xây dựng và thuỷ
điện.
Xích, vòng bi một chiều, xilanh điện TSUBAKI - Nhật Bản
Nhà sản xuất đứng đầu thế giới về sản xuất các loại thiết bị truyền động
công nghiệp được áp dụng các công nghệ tiên tiến nhất, trong đó nổi bật là xích
tải và vòng bi một chiều... có thể đáp ứng được mọi nhu cầu của quý khách
hàng.
Con lăn băng tải, tang động cơ RULMECA – Ý.
Tập đoàn Rulmeca chuyên cung cấp và phân phối con lăn băng tải, tang
động cơ, quả lô và các phụ kiện liên quan phục vụ ngành công nghiệp xử lý vật
liệu rời toàn cầu.
2.1.4 Năng lực nhân sự của công ty
Công ty với các chính sách đãi ngộ xứng đáng, khen thưởng động viên
kịp thời, môi trường làm việc năng động, công ty đã thu hút được một đội ngũ kĩ
sư, cử nhân đủ năng lực để thực hiện tốt các nhiệm vụ của công ty. Tính đến thời
điểm tháng 6 năm 2017 tổng số cán bộ nhân viên của công ty là:
Bộ phận quản lý : 30 người
Ban giám đốc : 04 người

17


Phòng kế toán : 07 người
Phòng Tổ chức HC – NS : 08 người
2.1.5 Sứ mệnh, Chiến lược
Thiên Hòa luôn nỗ lực trở thành nhà cung cấp các thiết bị công nghiệp,
sáng tạo các giá trị vì khách hàng, đem lại thành công cho các thành viên, đóng
góp cho cộng đồng.
Ở mỗi thời kỳ, mỗi giai đoạn phát triển Công ty TNHH Thiết bị và Công
nghệ Thiên Hòa luôn đưa ra những chiến lược phù hợp và kịp thời đối với
những biến đổi của nền kinh tế chính trị cũng như của thị trường Thiết bị Công
nghiệp trong nước và trên thế giới.
Mục tiêu sẽ có bước nhảy vọt về quy mô kinh doanh thông qua những
hợp đồng có quy mô lớn, dài hạn.
2.2 Công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng Công ty TNHH
Thiết bị và Công nghệ Thiên Hòa
2.2.1. Công tác tham mưu, tổng hợp
Công tác tham mưu là hoạt động trợ giúp các nhà lãnh đạo, các nhà quản
lý để họ đưa ra những quyết định tối ưu, mang tính khách quan, kịp thời mang
tính hiệu lực và hiệu quả.
Trong thực tế các cơ quan thường đặt bộ phận tham mưu tại văn phòng để
giúp cho hoạt động này được thuận tiện, đồng thời hoạt động này được hiệu quả
của công tác thông tin cùng với công tác hậu cần tạo thành một hệ thống trợ
giúp đắc lực cho nhà lãnh đạo.
Ngoài bộ phận tham mưu tại văn phòng còn các bộ phận chuyên môn,
nghiệp vụ cũng làm công tác tham mưu cho lãnh đạo trên từng lĩnh vực, tình vấn
đề có tính chuyên sâu.
Công tác tham mưu là một nội dung quan trọng trong hoạt động của văn
phòng công ty. Trong quá trình hoạt động văn phòng đã làm tốt chức năng tham

mưu trên các mặt sau:
- Tham mưu giúp lãnh đạo lập chương trình công tác năm, tháng, quý,
tuần theo chức năng, nhiệm vụ được giao.
18


- Tham mưu cho lãnh đạo để lãnh đạo đưa ra được những quyết định đúng
đắn và chính xác nhất.
- Tham mưu cho Giám đốc việc tổ chức quản lý, lưu trữ công văn giấy tờ,
phục vụ công tác đối nội, đối ngoại, tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của
công ty theo đúng quy định của Chính phủ và Bộ Công an.
- Tham mưu cho Giám đốc trong việc ra thông báo hướng dẫn về thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản thống nhất trong toàn công ty.
- Văn phòng còn tham mưu cho Giám đốc công ty trong công tác đón tiếp
khách, trang trí phục vụ các cuộc họp, hội nghị…của công ty. Công tác thông
tin tổng hợp của văn phòng thường giao cho nhóm cán bộ hoặc chuyên viên
nghiên cứu tổng hợp. Nhiệm vụ chính của nhóm này là:
- Theo dõi tình hình hoạt động của cơ quan, tổ chức.
- Theo dõi việc thực hiện các quyết định quản lý, thu thập, xử lý và truyền
đạt thông tin. Từ đó tổng hợp tình hình làm cơ sở cho việc phân tích những
thuận lợi, khó khăn và kết quả đạt được để tham mưu cho lãnh đạo cơ quan, tổ
chức.
- Tổng hợp chương trình công tác chung cho toàn công ty trong từng năm,
từng quý, từng tháng dựa trên cơ sở những kế hoạch mà cán bộ chuyên trách đề
ra.
Ngoài các nhiệm vụ trên công tác tổng hợp của nhóm còn phải xây dựng
quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức nói chung và văn phòng nói riêng. Quy
chế làm việc của cơ quan, tổ chức phải bao quát được hết các lĩnh vực hoạt động
của các bộ phận, phòng ban, đơn vị và của mọi thành viên trong tổ chức. Có như
vậy quy chế mới đảm bảo tính thống nhất, tính đồng bộ.

Văn phòng đã thể hiện là nơi thu thập, xử lý, tổng hợp và cung cấp những
thông tin hữu ích theo yêu cầu của lãnh đạo công ty trong giới hạn chức năng và
nhiệm vụ của mình như công tác văn thư, lưu trữ, công tác tổ chức hội nghị, tổ
chức đón tiếp khách, quản lý các trang thiết bị văn phòng…

19