Thực trạng công tác Văn thư Lưu trữ của Sở Thông tin Truyền thông tỉnh Bắc Kạn
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (489 KB, 52 trang )
Báo cáo thực tập
Tr ường Đ ại h ọc N ội v ụ Hà N ội
MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................1
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN
THÔNG TỈNH BẮC KẠN..................................................................................3
I. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Sở
Thông tin và Truyền thông Bắc Kạn.....................................................................3
1. Lịch sử hình thành.............................................................................................3
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn......................................................................7
3. Cơ cấu tổ chức...................................................................................................9
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận Văn thư, Lưu
trữ..........................................................................................................................9
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn....................................................................10
1.1 Đối tượng điều chỉnh:....................................................................................10
1.2 Trách nhiệm quản lý và thực hiện công tác văn thư lưu trữ..........................10
1.3 Tổ chức, nhiệm vụ của văn thư, lưu trữ cơ quan...........................................10
2. Cơ cấu tổ chức.................................................................................................11
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA
SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TỈNH BẮC KẠN.........................12
I. Khảo sát thực trạng hoạt động quản lý............................................................12
1. Xây dựng, ban hành văn bản quy định về công tác văn thư lưu trữ................12
2. Quản lý phông lưu trữ cơ quan, tổ chức..........................................................13
3. Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu KHCN trong hoạt
động lưu trữ của Sở TT&TT Bắc Kạn.................................................................13
4. Đào tạo bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức Lưu trữ, quản lý công tác thi
đua, khen thưởng trong hoạt động Văn thư – Lưu trữ.........................................14
5. Thanh tra, kiểm tra và giải quyết xử lý vi phạm quy chế công tác Văn thư –
Lưu trữ của Sở TT & TT Bắc Kạn......................................................................15
II. Khảo sát thực trạng hoạt động nghiệp vụ.......................................................15
1. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ cơ quan..............................15
1.1 Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập..........................15
1.2 Giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan..................................................16
2. Quản lý và sử dụng con dấu............................................................................17
3. Thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan....................................................17
4. Chỉnh lý tài liệu...............................................................................................18
5. Xác định giá trị, tiêu hủy tài liệu.....................................................................18
5.1 Xác định giá trị..............................................................................................18
5.2 Tiêu hủy tài liệu hết giá trị.............................................................................19
6. Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ....................................19
7. Bảo quản tài liệu lưu trữ..................................................................................20
8. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ......................................................20
III. Nâng cao công tác soạn thảo, quản lý văn bản của Sở Thông tin và Truyền
thông tỉnh Bắc Kạn..............................................................................................21
1.
Soạn thảo văn bản...................................................................................22
Sinh viên: Hà Thị Loan
L ớp: ĐH LTH 13B
Báo cáo thực tập
Tr ường Đ ại h ọc N ội v ụ Hà N ội
2.
Quản lý văn bản......................................................................................22
2.1 Trình tự quản lý văn bản đến.........................................................................23
2.2
Trình tự giải quyết văn bản đi..............................................................25
CHƯƠNG 3: KẾT QUẢ THỰC TẬP VÀ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ ĐỐI
VỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA SỞ THÔNG TIN VÀ
TRUYỀN THÔNG TỈNH BẮC KẠN..............................................................26
I. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập tại Sở Thông
tin và Truyền thông tỉnh Bắc Kạn và kết quả đạt được.......................................26
II. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ của Sở Thông
tin và Truyền thông tỉnh Bắc Kạn.......................................................................27
III. Đưa ra một số kiến nghị đối với cơ quan và đối với bộ môn Văn thư Lưu trữ
của khoa, trường..................................................................................................28
1.
Đối với Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Bắc Kạn.............................28
2.
Đối với bộ môn Văn thư lưu trữ của khoa, trường.................................29
KẾT LUẬN........................................................................................................30
PHỤ LỤC
Sinh viên: Hà Thị Loan
L ớp: ĐH LTH 13B
Báo cáo thực tập
Tr ường Đ ại h ọc N ội v ụ Hà N ội
LỜI NÓI ĐẦU
Trong quá trình phát triển của đất nước, trong thời kỳ công nghiệp hóa và
hiện đại hóa việc đào tạo nhân lực đội ngũ cán bộ là một trong những chủ trương
hàng đầu của nước ta. Quá trình hội nhập đất nước, phát triển về mọi mặt về
kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội..v..v. Để thực hiện quá trình phát triển đất nước
đòi hỏi phải có sự đổi mới, sự nâng cao phát triển chính sách toàn diện, xóa bỏ
những tập tục làm việc và chính sách mang tính chất bao cấp thời kỳ cũ. Vì vậy
đòi hỏi nền hành chính nước ta phải đổi mới không ngừng, hoạt động có hiệu
lực, hiệu quả và chuyên nghiệp. Và trong quá trình cải cách nền hành chính công
tác Văn thư Lưu trữ có vai trò rất quan trọng trong việc đảm bảo thông tin cho
hoạt động quản lý được thông suốt, nhanh chóng và hiệu quả.
Để giúp sinh viên hiểu sâu hơn về ngành học, cũng như dần làm quen với
môi trường làm việc bên ngoài. Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã tổ chức cho
sinh viên khoa Văn thư lưu trữ đi kiến tập giữa khóa, đặc biệt là đợt thực tập tại
các cơ quan nhà nước là nội dung bắt buộc trong chương trình đào tạo của sinh
viên chuyên ngành Lưu trữ bậc đại học. Đây là dịp sinh viên được tiếp xúc với
môi trường làm việc thực tế và áp dụng được kiến thức đã học. Nhằm nâng cao
trình độ hiểu biết cũng như giúp sinh viên đi gần với thực tế, rèn luyện thêm ý
thức làm việc với phương châm: “Học thật đi đôi với Làm”.
Được sự quan tâm giới thiệu từ phía nhà trường, sự giúp đỡ và tạo điều
kiện thuận lợi của Chánh văn phòng Sở Thông tin và Truyền thông ông Cà Ngọc
Huấn và người hướng dẫn trực tiếp bà Lường Thị Nự Văn thư Lưu trữ đã tạo
điều kiện cho em cơ hội thực tập tại phòng văn thư của sở Thông tin và Truyền
thông tỉnh Bắc Kạn. Trong thời gian thực tập 2 tháng (từ ngày 10/01 đến ngày
10/03) tại phòng Văn thư Lưu trữ em đã nhận được sự hướng dẫn tận tình của
cán bộ chuyên viên trực tiếp hướng dẫn thực tập và đã tạo điều kiện rất nhiều
trong thời gian em thực tập ở cơ quan. Báo cáo thực tập tốt nghiệp của em là kết
quả tìm hiểu: “Thực trạng công tác Văn thư - Lưu trữ của Sở Thông tin
Truyền thông tỉnh Bắc Kạn”. Bước đầu em đã hình dung được những hoạt
động cụ thể của cơ quan nhà nước, thông qua đợt thực tập này em có điều kiện
được học hỏi, nâng cao kiến thức, kĩ năng, môi trường làm việc mà trước kia
em chỉ được học qua sách vở, đồng thời rèn luyện tính tự chủ, tinh thần trách
nhiệm, những kỹ năng giao tiếp ứng xử cũng như tác phong làm việc trong cơ
quan. Đây là môi trường thuận lợi em tiếp cận với thực tiễn, giúp em hiểu rõ hơn
về đúng chuyên ngành theo học Văn thư – Lưu trữ.
Về kiến thức, kết thúc đợt thực tập mục đích của nhà trường đối với sinh
viên biết vận dụng kiến thức lý luận và quan sát thực tiễn để có thể thực hiện
quy trình nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ. Về kỹ năng, sinh viên có khả năng
so sánh đối chiếu giữa lý luận và thực tiễn để phân tích và đánh giá, đề xuất các
giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả thực hiện các nội dung công tác văn thư, lưu
Sinh viên: Hà Thị Loan
1
L ớp: ĐH LTH 13B
Báo cáo thực tập
Tr ường Đ ại h ọc N ội v ụ Hà N ội
trữ tại cơ quan. Quan sát và được tiếp cận trực tiếp kỹ năng chuyên môn, nhờ
qua đó mà sinh viên được trao dồi kiến thức kinh nghiệm, được mở mang nhận
thức vai trò của công tác Văn thư Lưu trữ trong hoạt động thực tiễn của cơ quan,
tổ chức. Từ đó sinh viên được tích lũy những kỹ năng đối với ngành nghề theo
học và rèn luyện đạo đức, phẩm chất, nâng cao nhận thức vai trò và trách nhiệm
đối với ngành Văn thư - Lưu trữ.
Sau 2 tháng thực tập tại Sở TT&TT Bắc Kạn việc áp dụng những kiến
thức đã học vào công việc thực tiễn còn nhiều bỡ ngỡ, kinh nghiệm chưa nhiều,
đây là kết quả đánh giá bước trưởng thành sau gần 4 năm học tập và rèn luyện
tại trường. Vì vậy trong thời gian thực tập cũng như trong bài báo cáo thực tập
không tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế. Em kính mong nhận được sự đóng
góp ý kiến, nhận xét từ phía nhà trường, khoa Văn thư- Lưu trữ và các chuyên
viên nơi em đến thực tập để bài bài báo cáo của em được phong phú về lý luận
và phù hợp với thực tiễn hơn, giúp cho em có thêm những kinh nghiệm quý báu
trong công việc và tạo điều kiện thuận lợi cho những bước đi tiếp theo trong
tương lai.
Qua đây cho phép em được gửi lời cám ơn sâu sắc tới Chánh Văn phòng
của sở Thông tin và Truyền thông Bắc Kạn, chuyên viên hướng dẫn nghiệp vụ
Văn thư - Lưu trữ cùng toàn thể cán bộ trong Văn phòng đã tạo điều kiện giúp
đỡ, chỉ bảo và cung cấp tài liệu cho em hoàn thành tốt nhiệm vụ trong thời gian
thực tập. Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn tới Ban giám hiệu Nhà trường, các
thầy cô giáo trong khoa Văn thư - Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tận
tình hướng dẫn chỉ bảo giúp đỡ em hoàn thành tốt bài báo cáo thực tập này. Để
báo cáo thực tập được hoàn thiện hơn em rất mong nhận được sự thông cảm và
những ý kiến đóng góp quý báu của cán bộ, công chức trong cơ quan và các thầy
cô giáo trong khoa Văn thư – Lưu trữ để bài báo cáo của em được hoàn thiện tốt
hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Bắc Kạn, ngày 15 tháng 03 năm 2017
Sinh viên
Hà Thị Loan
Sinh viên: Hà Thị Loan
2
L ớp: ĐH LTH 13B
Báo cáo thực tập
Tr ường Đ ại h ọc N ội v ụ Hà N ội
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN
THÔNG TỈNH BẮC KẠN.
I. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Sở Thông tin và Truyền thông Bắc Kạn.
1. Lịch sử hình thành.
10 năm xây dựng và trưởng thành (2006 - 2016), Sở Thông tin và Truyền
thông Bắc Kạn đã vượt qua nhiều khó khăn, thách thức đạt được những kết quả
quan trọng đáng khích lệ, góp phần to lớn trong sự nghiệp phát triển kinh tế - xã
hội, đảm bảo quốc phòng - an ninh của tỉnh Bắc Kạn.
Ngày 11/5/2006, Sở Bưu chính - Viễn thông tỉnh Bắc Kạn được thành lập
theo Quyết định số 925/2006/QĐ-UBND của UBND tỉnh. Theo đó, sở có chức
năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực: Bưu chính, viễn thông và công nghệ
thông tin.
Sự ra đời của Sở Bưu chính - Viễn thông thể hiện sự quan tâm của Tỉnh
ủy, HĐND, UBND tỉnh đối với hoạt động bưu chính - viễn thông - công nghệ
thông tin coi đây là hạ tầng của hạ tầng trong sự phát triển kinh tế, xã hội, đảm
bảo quốc phòng, an ninh của tỉnh. Ngay sau khi được thành lập, Sở đã tập trung
tham mưu cho UBND tỉnh ban hành hệ thống văn bản quy phạm pháp luật, các
nhiệm vụ trọng tâm, xuyên suốt, góp phần khẳng định vị trí, vai trò của ngành
trong sự phát triển chung của tỉnh. 10 năm qua, Viễn thông, Công nghệ thông tin
phát triển vượt bậc đặt ra nhiều thách thức mới cho công tác quản lý Nhà nước.
Xu thế hội nhập, sự ra đời của truyền thông đa phương tiện yêu cầu phải gắn kết
nội dung và hạ tầng thông tin như hai mặt thống nhất của sự phát triển.
Năm 2008, Sở Bưu chính - Viễn thông được tiếp nhận bộ phận quản lý
nhà nước về báo chí, xuất bản từ Sở Văn hoá - Thông tin theo Quyết định số
570/QĐ-UBND ngày 28/3/2008 của UBND tỉnh Bắc Kạn. Từ đây Sở được
mang tên là Sở Thông tin và Truyền thông Bắc Kạn.
Ngày đầu thành lập, Sở có 13 công chức, viên chức, người lao động, trong
đó 01 giám đốc, 01 phó giám đốc và 03 phòng chuyên môn. Đến nay, đội ngũ
công chức, viên chức, người lao động của Sở là 52 người. Lãnh đạo Sở gồm
Giám đốc và 03 Phó Giám đốc tổ chức bộ máy gồm 07 đầu mối phòng chuyên
môn, đơn vị sự nghiệp là: Văn phòng Sở, Thanh tra Sở, Phòng Quản lý Bưu
chính, Phòng Quản lý Viễn thông, Phòng Quản lý Công nghệ thông tin, Phòng
Quản lý Báo chí - Xuất bản và Phòng Kế hoạch - Tài chính cùng với 01 đơn vị
sự nghiệp là Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông tỉnh. Trong đó,
chuyên viên chính và tương đương có 04 người trình độ chuyên môn, lý luận
chính trị ngày càng được hoàn thiện với 07 người có trình độ thạc sỹ, 40 người
có trình độ đại học, 03 người có trình độ cao đẳng, 02 người có trình độ trung
cấp, về trình độ Lý luận chính trị có: 01 cử nhân; 10 cao cấp, 06 trung cấp. Chi
Sinh viên: Hà Thị Loan
3
L ớp: ĐH LTH 13B
Báo cáo thực tập
Tr ường Đ ại h ọc N ội v ụ Hà N ội
bộ hiện có 32 Đảng viên.
Bên cạnh việc thường xuyên củng cố, kiện toàn tổ chức bộ máy đảm bảo
đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ, Sở Thông tin và Truyền thông đã tập trung đổi mới
công tác tham mưu, lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành, xác định các nhiệm vụ trọng
tâm, trọng điểm từng thời kỳ phục vụ đắc lực cho phát triển kinh tế, xã hội, đảm
bảo quốc phòng, an ninh của tỉnh từng bước khẳng định sự lớn mạnh của ngành
đã thực sự tạo ra hạ tầng của hạ tầng góp phần đẩy sự phát triển đi lên của tỉnh.
Lĩnh vực Bưu chính, chuyển phát từ chỗ chỉ có 01 doanh nghiệp hoạt
động là Bưu điện tỉnh Bắc Kạn với 48 tuyến đường thư. Đến nay, tỉnh đã có 04
doanh nghiệp kinh doanh cung cấp dịch vụ đó là: Bưu điện tỉnh, Bưu chính
Viettel, trạm Trung Chuyển KERRY TTC, Công ty Hai Bốn Bảy với tổng số 123
điểm phục vụ bưu điện gồm 21 bưu cục và 102 điểm Bưu điện - Văn hóa xã 99
thùng thư công cộng 50 tuyến đường thư. Ngoài các dịch vụ truyền thống, các
doanh nghiệp bưu chính còn triển khai và thực hiện thêm nhiều dịch vụ mới và
tham gia cung cấp dịch vụ hành chính công trên địa bàn tỉnh. Hệ thống điểm
Bưu điện - Văn hóa xã thường xuyên đổi mới hoạt động, tiếp tục phát huy được
vai trò phục vụ nhu cầu trao đổi thông tin liên lạc, phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo,
điều hành của cấp ủy, chính quyền các cấp và người dân, doanh nghiệp. Doanh
thu hàng năm của các doanh nghiệp bưu chính, chuyển phát đạt khoảng 45 tỷ
đồng, nộp ngân sách nhà nước hơn 01 tỷ đồng.
Lĩnh vực Viễn thông có sự phát triển vượt bậc. Mạng lưới viễn thông luôn
đảm bảo thông tin, liên lạc, kịp thời phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều
hành của cấp ủy Đảng, chính quyền các cấp đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu
sản xuất, kinh doanh và đời sống dân sinh của người dân, doanh nghiệp, chủ
động trong phòng chống thảm họa thiên tai chất lượng các dịch vụ viễn thông,
internet ngày càng được nâng cao. Năm 2006, tỉnh có 02 doanh nghiệp hoạt
động trong lĩnh vực viễn thông với 68 trạm thu phát sóng di động (BTS) chỉ phủ
sóng 2G,thuê bao điện thoại cố định, điện thoại di động là 14,5máy/100 dân.
Đến nay, toàn tỉnh đã có 05 doanh nghiệp viễn thông hoạt động, 460 trạm thu,
phát sóng thông tin di động (trong đó có 232/460 trạm phát sóng 3G); 100% các
xã, phường, thị trấn được phủ sóng điện thoại di động và được quang hóa với
tổng chiều dài cáp quang là 2.211km (trong đó có 117 tuyến cáp ngầm với tổng
chiều dài khoảng 260km) đảm bảo kết nối Internet; thuê bao điện thoại cố định,
điện thoại di động đạt 99,7 máy/100 dân, số thuê bao Internet là 8,2 thuê
bao/100 dân; tổng thuê bao myTV, NexTV và truyền hình Cab là 16.403 thuê
bao. Doanh thu hằng năm của các doanh nghiệp viễn thông đạt khoảng 300 tỷ
đồng, nộp ngân sách nhà nước gần 20 tỷ đồng.
Hoạt động ứng dụng và phát triển CNTT trên địa bàn tỉnh có nhiều
chuyển biến, hệ thống văn bản quản lý ngày càng được hoàn thiện nhận thức của
lãnh đạo các cấp, các ngành, cán bộ, công chức, viên chức và người dân về
Sinh viên: Hà Thị Loan
4
L ớp: ĐH LTH 13B
Báo cáo thực tập
Tr ường Đ ại h ọc N ội v ụ Hà N ội
CNTT ngày càng được nâng cao. 100% cơ quan Đảng, cơ quan quản lý Nhà
nước phân công cán bộ chuyên trách phụ trách CNTT; trong đó, 05/48 có trình
độ thạc sĩ, 37/48 có trình độ đại học, cao đẳng. 100% sở, ngành, huyện/thành
phố đã có mạng cục bộ LAN, có kết nối Inernet băng thông rộng tỷ lệ máy tính
kết nối Internet đạt trên 86,5% tất cả các sở, ngành, huyện/thành phố được lắp
đặt hệ thống mạng chuyên dùng 122/122 xã, phường, thị trấn được trang bị máy
tính phục vụ công việc 86/122 xã, phường, thị trấn có mạng truyền số liệu
chuyên dùng của các cơ quan Đảng và Nhà nước. Tỷ lệ cán bộ được trang bị và
sử dụng thành thạo máy tính trong các cơ quan quản lý nhà nước đạt trên 90%.
Đã cung cấp trên 2.000 hộp thư công vụ cho cá nhân, tổ chức thuộc các cơ quan,
đơn vị trong tỉnh. Trung tâm tích hợp dữ liệu của tỉnh được quan tâm đầu tư,
hiện đại hóa, từng bước đáp ứng việc triển khai các ứng dụng dùng chung, dần
hoàn thiện mạng WAN của tỉnh. Đa số các cơ quan hành chính trong tỉnh đã ứng
dụng phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc trong quản lý, điều hành,
tạo nên một phương thức làm việc mới hiện đại góp phần công khai, minh bạch
hoạt động, tiết kiệm chi phí hành chính. Một số phần mềm chuyên ngành được
triển khai sử dụng thường xuyên như: Phần mềm kế toán, phần mềm đăng kiểm
phương tiện giao thông cơ giới đường bộ... Cổng Thông tin điện tử tỉnh đã cung
cấp 1.826 dịch vụ công trực tuyến mức độ 2 và 06 nhóm dịch vụ công trực tuyến
mức độ 3 phục vụ người đân và doanh nghiệp. Hệ thống Hội nghị truyền hình
trực tuyến thường xuyên được sử dụng đã góp phần giảm chi phí hành chính
trong tổ chức các cuộc họp.
Tỉnh Bắc Kạn hiện có đầy đủ 04 loại hình báo chí gồm: Báo in, báo nói,
báo hình, báo điện tử với 03 cơ quan báo chí là Báo Bắc Kạn, Tạp chí Văn nghệ
Ba Bể, Đài Phát thanh - Truyền hình tỉnh. Các cơ quan báo chí, hệ thống truyền
thanh - truyền hình các huyện, thành phố, trạm truyền thanh các xã, phường, thị
trấn đã làm tốt công tác tuyên truyền thực hiện chủ trương của Đảng, chính sách
pháp luật của Nhà nước và những nhiệm vụ chính trị của địa phương. Cổng
TTĐT tỉnh Bắc Kạn và các trang/cổng thành viên duy trì tốt hoạt động đang dần
khẳng định là công cụ quan trọng, hữu ích của chính quyền trong quản lý xã hội
giúp người dân, doanh nghiệp giám sát, tương tác với các cơ quan Nhà nước
thông qua môi trường điện tử, từ đó góp phần tăng cường hiệu quả hoạt động
của chính quyền, nâng cao chất lượng phục vụ người dân, doanh nghiệp, dần
hình thành chính phủ điện tử tỉnh Bắc Kạn.
Công tác quản lý báo chí, xuất bản trên địa bàn tỉnh dần đi vào nề nếp. Sở
Thông tin và Truyền thông định kỳ 02 tháng /lần phối hợp với Ban Tuyên giáo
tỉnh ủy, Hội nhà báo tỉnh tổ chức giao ban công tác báo chí nhằm đánh giá hoạt
động của các cơ quan thông tấn, báo chí, hoạt động của hội viên Hội nhà báo và
định hướng công tác tuyên truyền. Tổ chức cung cấp thông tin cho báo chí định
kỳ 1 quý/lần và khi cần thiết. Hàng năm, Sở Thông tin và Truyền thông cấp gần
Sinh viên: Hà Thị Loan
5
L ớp: ĐH LTH 13B
Báo cáo thực tập
Tr ường Đ ại h ọc N ội v ụ Hà N ội
100 giấy phép xuất bản tài liệu không kinh doanh và xuất bản bản tin; tổ chức
tập huấn nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ phóng viên, biên
tập viên đài truyền thanh - truyền hình, trang/cổng thông tin điện tử các cơ quan,
đơn vị, địa phương…
Công tác thông tin đối ngoại luôn được quan tâm, chú trọng. Là đơn vị
Thường trực Ban Chỉ đạo Công tác thông tin đối ngoại tỉnh, Sở Thông tin và
Truyền thông luôn chủ động tham mưu trình UBND tỉnh kiện toàn Ban Chỉ đạo,
ban hành kế hoạch hoạt động hằng năm đáp ứng nhiệm vụ công tác thông tin đối
ngoại của tỉnh. Xây dựng các chương trình phát thanh-truyền hình, xuất bản ấn
phẩm với nhiều nội dung phong phú tuyên truyền, quảng bá đến du khách và
bạn bè quốc tế về hình ảnh con người, những giá trị lịch sử, văn hóa đặc sắc của
tỉnh Bắc Kạn. Những năm gần đây, dưới sự chỉ đạo của Bộ Thông tin và Truyền
thông, Sở Thông tin và Truyền thông đã thường xuyên tham mưu cho UBND
tỉnh tổ chức Triển lãm ảnh và trưng bày tư liệu “Hoàng Sa, Trường Sa của Việt
Nam - Những bằng chứng lịch sử và pháp lý” nhằm nâng cao nhận thức, khơi
dậy lòng yêu nước, tinh thần đoàn kết và ý thức trách nhiệm bảo vệ chủ quyền
biển, đảo của đất nước, góp phần khẳng định chủ quyền của Việt Nam đối với
hai quần đảo Hoàng Sa và Trường Sa.
Để tăng cường quản lý nhà nước lĩnh vực Thông tin và Truyền thông tại
tỉnh, Sở Thông tin và Truyền thông đã tích cực tham mưu cho Tỉnh ủy, HĐND,
UBND tỉnh ban hành các văn bản quy phạm pháp luật, các quy hoạch kế hoạch
như: Nghị quyết số 12-NQ/TU ngày 21/7/2011 của Tỉnh ủy về đẩy mạnh ứng
dụng và phát triển CNTT giai đoạn 2011-2015, định hướng đến năm 2020. Quy
chế phối hợp phòng, chống tội phạm trong lĩnh vực bưu chính, viễn thông và
công nghệ thông tin trên địa bàn tỉnh Bắc Kạn. Quy định về sự phối hợp giữa
Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy, các ban xây dựng Đảng, Sở Thông tin và Truyền thông,
Hội Nhà báo tỉnh, các cơ quan quản lý nhà nước trong công tác chỉ đạo, quản lý
báo chí trên địa bàn. Chỉ thị của UBND tỉnh Bắc Kạn về việc tăng cường ứng
dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan nhà nước trên địa bàn
tỉnh. Quy chế quản lý và sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động của các
cơ quan nhà nước, các tổ chức đoàn thể trên địa bàn tỉnh Bắc Kạn Quy hoạch
phát triển Bưu chính, viễn thông, Công nghệ thông tin, báo chí tỉnh Bắc Kạn…
10 năm xây dựng và trưởng thành, Sở Thông tin và Truyền thông Bắc Kạn
đã vượt qua nhiều khó khăn, thách thức, nỗ lực phấn đấu hoàn thành tốt các
nhiệm vụ được giao. Hoạt động sản xuất, kinh doanh, cung cấp dịch vụ của các
doanh nghiệp thuộc Ngành Thông tin - Truyền thông tỉnh Bắc Kạn có được tốc
độ tăng trưởng khá cả về quy mô, doanh số, thị trường và đang thực sự trở thành
một ngành kinh tế tri thức, tạo động lực quan trọng góp phần thúc đẩy kinh tế xã hội phát triển theo hướng công nghiệp hóa, hiện đại hóa. Thông tin, tuyên
truyền là kênh quan trọng giúp đưa chủ trương, chính sách của Đảng, Pháp luật
Sinh viên: Hà Thị Loan
6
L ớp: ĐH LTH 13B
Báo cáo thực tập
Tr ường Đ ại h ọc N ội v ụ Hà N ội
của nhà nước, sự chỉ đạo điều hành của cấp ủy, chính quyền các cấp đến với
người dân đã thực sự trở thành cầu nối giữa người dân với Đảng bộ, chính
quyền các cấp.
10 năm, một chặng đường tuy chưa dài nhưng với sự phấn đấu không mệt
mỏi, vượt khó vươn lên, Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Bắc Kạn đã được
Tỉnh ủy, HĐND, UBND tỉnh cùng Bộ Thông tin và Truyền thông đánh giá cao
đồng thời được các cấp, các ngành ghi nhận. Sở đã vinh dự được Bộ trưởng Bộ
Thông tin và Truyền thông tặng 07 Bằng khen Chủ tịch UBND tỉnh tặng tặng 01
Cờ thi đua, 02 Bằng khen cùng nhiều phần thưởng cao quý khác.
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn.
Sở Bưu chính - Viễn Thông tỉnh Bắc Kạn được thành lập theo Quyết định
số 925/2006/QĐ-UBND ngày 11/5/2006 của UBND tỉnh Bắc Kạn. Theo Thông
tư Liên tịch số 02/2004/TTLT-BBCVT-BNV ngày 27/5/2004 của liên bộ Bộ Bưu
chính - Viễn thông và Bộ Nội vụ thì Sở Bưu chính - Viễn thông là cơ quan
chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có
chức năng tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh thực hiện chức năng quản lý
nhà nước trên địa bàn tỉnh về bưu chính, viễn thông, công nghệ thông tin, điện
tử, Internet, truyền dẫn phát sóng, tần số vô tuyến điện và cơ sở hạ tầng thông
tin (gọi chung là bưu chính, viễn thông và công nghệ thông tin) quản lý các dịch
vụ công về bưu chính, viễn thông và công nghệ thông tin trên địa bàn tỉnh thực
hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn theo sự uỷ quyền của Uỷ ban nhân dân tỉnh và
theo quy định của pháp luật.
Từ ngày 01/4/2008, Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Bắc Kạn được thành
lập trên cơ sở Sở Bưu chính - Viễn thông và tiếp nhận bộ phận làm công tác quản
lý nhà nước về báo chí, xuất bản từ Sở Văn hoá - Thông tin theo Quyết định số
570/QĐ-UBND ngày 28/3/2008 của UBND tỉnh Bắc Kạn. Với vị trí, chức năng
được quy định tại Quyết định số 1731/QĐ-UBND ngày 15/9/2008 của UBND tỉnh
Bắc Kạn thì Sở Thông tin và Truyền thông là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban
nhân dân tỉnh có chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện
quản lý nhà nước về: Báo chí xuất bản, bưu chính và chuyển phát, viễn thông và
internet, truyền dẫn phát sóng, tần số vô tuyến điện,công nghệ thông tin, điện tử
phát thanh và truyền hình, cơ sở hạ tầng thông tin truyền thông, quảng cáo trên
báo chí, mạng thông tin máy tính và xuất bản phẩm, các dịch vụ công thuộc
phạm vi quản lý của Sở thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn theo sự phân cấp,
uỷ quyền của Ủy ban nhân dân tỉnh và theo quy định của pháp luật.
Từ năm 2010 đến năm 2013 Sở Thông tin và Truyền thông được giao
thêm một số nhiệm vụ:
- Quản lý hệ thống truyển thanh: Thông tư Liên tịch số 17/2010/TTLTBTTTT-BNV ngày 27/7/2010 của liên bộ Bộ Thông tin và Truyền thông, Bộ Nội
vụ hướng dẫn thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
Sinh viên: Hà Thị Loan
7
L ớp: ĐH LTH 13B
Báo cáo thực tập
Tr ường Đ ại h ọc N ội v ụ Hà N ội
Đài Phát thanh và Truyền hình thuộc UBND cấp tỉnh, Đài Truyền thanh Truyền hình thuộc UBND cấp huyện.
- Quản lý thông tin đối ngoại: Quyết định số 79/2010/QĐ-TTg ngày
30/11/2010 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế quản lý nhà nước về
Thông tin đối ngoại;
- Quản lý truyền hình trả tiền: Quyết định số 20/2011/QĐ-TTg ngày
24/3/2011 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế quản lý hoạt động truyền
hình trả tiền;
- Quản lý Cổng thông tin điện tử: Nghị định số 43/2011/NĐ-CP ngày
13/6/2011 của Chính phủ Quy định về việc cung cấp thông tin và dịch vụ công
trực tuyến trên trang thông tin điện tử hoặc cổng thông tin điện tử của cơ quan
nhà nước;
- Quản lý về Quy chế phát ngôn và cung cấp thông tin cho báo chí: Quyết
định số 25/2013/QĐ-TTg ngày 04/5/2013 của Thủ tướng Chính phủ ban hành
Quy chế phát ngôn và cung cấp thông tin cho báo chí;
- Quản lý Internet và thông tin điện tử: Nghị định số 72/2013/NĐ-CP
ngày 15/7/2013 của Chính phủ về Quản lý, cung cấp, sử dụng dịch vụ Internet
và thông tin trên mạng;
- Quản lý về Điểm Bưu điện văn hoá xã: Thông tư số 17/2013/TT-BTTTT
ngày 2/8/2013 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định về hoạt động của
Điểm Bưu điện - văn hoá xã;
Ngày 10 tháng 3 năm 2016, Bộ Thông tin và Truyền thông và Bộ Nội vụ
đã ban hành Thông tư Liên tịch số 06/2016/TTLT-BTTTT-BNV hướng dẫn chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cẩu tổ chức của Sở Thông tin và Truyền thông
thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Phòng Văn hóa và Thông
tin thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh. Theo đó, Sở
Thông tin và Truyền thông là cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thành phố
trực thuộc Trung ương có chức năng tham mưu, giúp UBND cấp tỉnh quản lý
nhà nước về: Báo chí; xuất bản; bưu chính; viễn thông; tần số vô tuyến điện;
công nghệ thông tin; điện tử; phát thanh và truyền hình; thông tin đối ngoại; bản
tin thông tấn; thông tin cơ sở; hạ tầng thông tin truyền thông; quảng cáo trên báo
chí, trên môi trường mạng, trên xuất bản phẩm và quảng cáo tích hợp trên các
sản phẩm, dịch vụ bưu chính, viễn thông, công nghệ thông tin.
Như vậy sau 03 lần thay đổi, đến nay Sở Thông tin và Truyền thông quản
lý một ngành gồm 03 lĩnh vực: Công nghệ thông tin; Bưu chính - Viễn thông;
Thông tin - Báo chí- Xuất bản với 13 nhóm nhiệm vụ. Với những nhiệm vụ
được giao Ngành thông tin và truyền thông xác định là một ngành quản lý nhà
nước đa ngành, đa lĩnh vực, có vai trò quan trọng đối với sự phát triển chính trị,
kinh tế, xã hội, an ninh quốc phòng của địa phương cũng như của toàn xã hội.
3. Cơ cấu tổ chức.
Sinh viên: Hà Thị Loan
8
L ớp: ĐH LTH 13B
Báo cáo thực tập
Tr ường Đ ại h ọc N ội v ụ Hà N ội
Sở Thông tin và Truyền thông cơ cấu tổ chức gồm Giám đốc và 03 Phó
Giám đốc tổ chức bộ máy gồm 07 đầu mối phòng chuyên môn, đơn vị sự nghiệp
là: Văn phòng Sở, Thanh tra Sở, Phòng Quản lý Bưu chính, Phòng Quản lý Viễn
thông, Phòng Quản lý Công nghệ thông tin, Phòng Quản lý Báo chí - Xuất bản
và Phòng Kế hoạch - Tài chính cùng với 01 đơn vị sự nghiệp là Trung tâm Công
nghệ thông tin và Truyền thông tỉnh.
Văn phòng Sở là tổ chức chuyên môn thuộc Sở có chức năng tham mưu
tổng hợp, giúp lãnh đạo Sở tổ chức phối hợp các hoạt động chung giữa các cơ
quan, đơn vị thuộc Sở, làm đầu mối quan hệ với các Sở, ngành và các địa
phương theo chỉ đạo của lãnh đạo Sở, thực hiện công tác tổ chức, hành chính,
quản trị, văn thư, lưu trữ của cơ quan Sở.
Phòng kế hoạch tài chính là phòng chuyên môn thuộc Sở có chức năng
giúp lãnh đạo Sở tham mưu cho UBND tỉnh xây dựng các chương trình, đề án,
quy hoạch và kế hoạch trong lĩnh vực: Báo chí, xuất bản, bưu chính, chuyển
phát, viễn thông và internet, truyền dẫn phát song, tần số vô tuyến điện, công
nghệ thong tin, điện tử, phát thanh và truyền hình, cơ sở hạ tầng thông tin truyền
thông, quảng cáo trên báo chí, mạng thông tin máy tính và xuất bản phẩm, các
dịch vụ công trong lĩnh vực Thông tin và truyền thông trên địa bàn tỉnh Bắc Kạn
theo quy định của pháp luật.
Phòng quản lý báo chí xuất bản là phòng chuyên môn thuộc sở có chức
năng tham mưu cho lãnh đạo Sở tổ chức thực hiện các nhiệm vụ: về báo chí, về
xuất bản.
Phòng quản lý công nghệ thông tin là phòng chuyên môn thuộc Sở có
chức năng giúp lãnh đạo Sở thực hiện công tác quản lý nhà nước về ứng dụng,
phát triển công nghiệp công nghệ thông tin và các lĩnh vực có liên quan khác.
Phòng quản lý bưu chính là phòng chuyên môn thuộc Sở TT và TT có
chức năng giúp lãnh đạo Sở thực hiện công tác quản lý nhà nước về Bưu chính,
chuyển phát và thực hiện một số nhiệm vụ khác do lãnh đạo Sở giao.
Phòng quản lý Viễn thông là phòng chuyên môn thuộc Sở có chức năng
giúp lãnh đạo Sở thực hiện công tác quản lý nhà nước về Viễn thông, Internet,
truyền dẫn phát sóng vô tuyến điện và thực hiện một số nhiệm vụ khác.
Thanh tra Sở là cơ quan của sở, giúp lãnh đạo Sở tiến hành thanh tra hành
chính và thanh tra chuyên ngành, giải quyết khiếu nại, tố cáo, phòng chống tham
nhũng theo quy định của Pháp luật.
Trung tâm công nghệ thông tin là đơn vị thuộc Sở TT và TT được thành
lập theo Quyết định số 407/QĐ-UBND ngày 3/3/2009 của UBND tỉnh Bắc Kạn
và chính thức đi vào hoạt động từ ngày 01 tháng 5 năm 2009.
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận Văn
thư, Lưu trữ.
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn.
Sinh viên: Hà Thị Loan
9
L ớp: ĐH LTH 13B
Báo cáo thực tập
Tr ường Đ ại h ọc N ội v ụ Hà N ội
Theo Quyết định về việc ban hành Quy chế công tác văn thư và lưu trữ
của Sở Thông tin và Truyền thông Bắc Kạn số 08/QĐ-STTTT ngày 21 tháng 02
năm 2011 quy định:
1.1 Đối tượng điều chỉnh:
- Công tác văn thư bao gồm: các công việc về soạn thảo, ban hành văn
bản, phân phối văn bản đến, phát hành văn bản đi, quản lý văn bản và các tài
liệu khác được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, lập hồ sơ hiện
hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, quản lý và sử dụng con dấu trong
công tác văn thư.
- Công tác lưu trữ bao gồm: các công việc về thu thập bảo quản và tổ
chức khai thác, sử dụng tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của
cơ quan.
1.2 Trách nhiệm quản lý và thực hiện công tác văn thư lưu trữ.
- Thủ trưởng cơ quan chịu trách nhiệm chung về quản lý và hoạt động
của công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan mình.
- Chánh văn phòng có trách nhiệm điều hành quản lý thực hiện các công
việc sau:
+ Tham mưu cho Giám đốc Sở: hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các
quy định về công tác văn thư, lưu trữ theo các văn bản hướng dẫn của cấp trên,
việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ cơ quan, thành
lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu và tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
+ Tạo điều kiện cho cán bộ công chức và nhân viên Văn thư, lưu trữ tham
gia các khóa tập huấn, bồi dưỡng nâng cao về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ. Thực
hiện báo cáo, thống kê về công tác văn thư, lưu trữ định kỳ theo quy định.
- Trưởng các phòng chuyên môn có trách nhiệm triển khai và tổ chức
thực hiện nhiệm vụ theo quy chế này.
- Toàn thể cán bộ, công chức trong cơ quan có trách nhiệm tuân thủ đúng
theo các quy định tại Quy chế.
1.3 Tổ chức, nhiệm vụ của văn thư, lưu trữ cơ quan.
Văn phòng bố trí nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ.
- Văn thư cơ quan có những nhiệm vụ cụ thể sau:
+ Tiếp nhận đăng ký văn bản đến.
+ Chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân sau khi có ý kiến của
người có thẩm quyền.
+ Giúp Ban Giám đốc theo dõi và đôn đốc giải quyết văn bản đến.
+ Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày, ghi số ngày tháng,
đóng dấu mức độ khẩn, mật.
+ Đăng ký, làm thủ tục phát hành chuyển phát và theo dõi việc chuyển
phát văn bản đi.
- Sắp xếp, bảo quản và phục vụ tra cứu, sử dụng bản lưu.
Sinh viên: Hà Thị Loan
10
L ớp: ĐH LTH 13B
Báo cáo thực tập
Tr ường Đ ại h ọc N ội v ụ Hà N ội
+ Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản, làm thủ tục
cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường…cho cán bộ, công chức.
+ Bảo quản, sử dụng con dấu của đơn vị và các loại con dấu khác.
- Lưu trữ cơ quan có những nhiệm vụ sau:
+ Hướng dẫn cán bộ, công chức viên chức trong cơ quan lập hồ sơ và
chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ hiện hành.
+ Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hiện hành.
+ Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu.
+ Bảo đảm bí mật, an toàn hồ sơ tài liệu.
+ Phục vụ việc khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ.
+ Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu để giao nộp vào lưu trữ
lịch sử theo quy định và các thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
2. Cơ cấu tổ chức
Sở Thông tin và Truyền thông Bắc Kạn bố trí nhân sự 1 công chức thực
hiện công tác văn thư, lưu trữ thuộc đơn vị Văn phòng Sở gồm có 1 Chánh Văn
phòng và 1 Phó Chánh Văn phòng.
Hệ thống văn thư của Sở chỉ có 1 văn thư chuyên trách của Văn phòng
Sở, thực hiện các công việc có liên quan đến công tác văn thư kiêm công tác lưu
trữ của Sở.
Sinh viên: Hà Thị Loan
11
L ớp: ĐH LTH 13B
Báo cáo thực tập
Tr ường Đ ại h ọc N ội v ụ Hà N ội
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA
SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TỈNH BẮC KẠN
I. Khảo sát thực trạng hoạt động quản lý.
1. Xây dựng, ban hành văn bản quy định về công tác văn thư lưu trữ.
Văn bản được hình thành từ rất sớm, văn bản có vai trò quan trọng trong
hoạt động quản lý của cơ quan Nhà nước. Có thể nói văn bản là phương tiện ghi
và truyền đạt thông tin. Ở nước ta, văn bản là công cụ chủ yếu để truyền đạt chủ
trương, đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước. Văn bản là yếu tố pháp lý,
làm bằng chứng để giả quyết công việc. Trong quan hệ quốc tế, văn bản là căn
cứ pháp lý, căn cứ để thực hiện quyền lợi và nghĩa vụ của nước ta với các Quốc
gia, các tổ chức Quốc tế. Ở Sở Thông tin và Truyền thông Bắc Kạn, văn bản có
vai trò, tác dụng trên nhiều mặt.
Tất cả văn bản của Sở đều được các chuyên viên các đơn vị thuộc Sở soạn
thảo. Cá nhân, đơn vị phòng ban chuyên môn xác định rõ mục đích, yêu cầu của
văn bản và khả năng thực hiện văn bản, sau đó xác định hình thức, nội dung,
mức độ của văn bản cần soạn thảo, thu thập thông tin có liên quan để hoàn chỉnh
nội dung của văn bản. Đồng thời cán bộ soạn thảo phải dự tính số lượng nơi
nhận văn bản.
Do trang bị đầy đủ máy tính tới từng cán bộ công chức cho nên việc đánh
máy các văn bản đối với bộ phận văn thư chuyên trách hiện nay không còn nữa,
công việc này do chính các cán bộ chuyên viên xử lý công việc của các đơn vị tự
soạn thảo và đánh máy, lãnh đạo đơn vị tự chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Sở
về nội dung do chuyên viên mà mình quản lý soạn thảo ra, văn thư chuyên trách
chỉ có trách nhiệm kiểm tra về thể thức và thẩm quyền ban hành văn bản trước
khi làm thủ tục ban hành.
Hàng năm số lượng văn bản của Sở được phát hành ra tương đối lớn. Năm
2015 Sở đã ban hành 911 văn bản đi trong đó văn bản của Sở ban hành gồm:
Quyết định là 109, công văn 802.
Từ năm thành lập cho đến nay, Sở Thông tin và Truyền thông đã ban hành
văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ Quyết định về việc ban hành Quy
chế công tác văn thư và lưu trữ của Sở Thông tin và Truyền thông số 08/QĐSTTTT:
Căn cứ Quyết định số 570/QĐ-UBND ngày 28/03/2008 của UBND tỉnh Bắc
Kạn về việc đổi tên Sở Bưu chính – Viễn thông thành Sở Thông tin và Truyền
thông.
Căn cứ Quyết định số 615/2007/QĐ-UB ngày 16/04/2007 của UBND tỉnh
Bắc Kạn về việc phân cấp quản lý tổ chức bộ máy và cán bộ, công chức, viên
chức nhà nước.
Căn cứ Pháp lệnh 34/2001/PL-UBTVQH10 ngày 10/04/2001 của
Sinh viên: Hà Thị Loan
12
L ớp: ĐH LTH 13B
Báo cáo thực tập
Tr ường Đ ại h ọc N ội v ụ Hà N ội
UBTVQH về Pháp lệnh lưu trữ quốc gia.
Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về
công tác văn thư, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/2/2010 của Chính phủ
sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004
của Chính phủ về công tác văn thư.
Căn cứ Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ
Quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia.
2. Quản lý phông lưu trữ cơ quan, tổ chức.
Thực hiện Quyết định số 925/2006/QĐ-UBND ngày 11 tháng 5 năm 2006
của Ủy ban nhân dân tỉnh Bắc Kạn về việc thành lập Sở Bưu chính, Viễn thông
tỉnh.
Ngày 28/3/2008 Ủy ban nhân dân tỉnh Bắc Kạn đã ban hành Quyết định
số 570/QĐ-UBND về việc đổi tên Sở Bưu chính - Viễn thông thành Sở Thông
tin và Truyền thông.
Tháng 4 năm 2008 phông Sở Bưu chính - Viễn thông tỉnh Bắc Kạn đã
ngừng hoạt động.
Căn cứ Quyết định số 1731/QĐ-UBND ngày 15 tháng 9 năm 2008 của
Ủy ban nhân dân tỉnh về việc quy định vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và
cơ cấu tổ chức bộ máy của Sở Thông tin và Truyền thông
Tài liệu của nghành Thông tin và Truyền thông Bắc Kạn có từ tháng 9
năm 2006 nhưng đã trải qua nhiều giai đoạn, tách nhập và đổi tên cơ quan nói
chung chuyển trụ sở làm việc, cùng với quá trình thay đổi Lãnh đạo, điều động
và chuyển cán bộ nói riêng, cùng với quá trình thay đổi của Sở, nên tình hình tài
liệu của ngành thực tế hiện có và giữ được như sau:
- Tài liệu bắt đầu từ tháng 9 năm 2006 đến năm 2007: hiện nay lưu được
1 phần nhưng không đầy đủ, chủ yếu là tập lưu văn bản của Sở.
- Tài liệu từ năm 2008 đến năm 2013: ( phần tài liệu này chủ yếu là tập
văn bản đi của Sở) trong đó có các phòng đã lập hồ sơ công việc và quản lý theo
thống số riêng để phục vụ cho công tác quản lý của phòng thuộc Sở. Tình trạng
tài liệu phần lớn còn tương đối tốt, tuy nhiên cũng còn tài liệu của một số phòng
nộp thiếu, tài liệu không mang tính chất pháp lý cao như bản photo, in trên
mạng và trong tình trạng gò bó chưa được phân loại…
+ Khối lượng tài liệu: 3,5m ( ba mét rưỡi) tài liệu hành chính.
+ Thời gian của tài liệu từ năm 2006 đến năm 2013
+ Khối tài liệu này được chỉnh lý theo phương án: Thời gian và cơ cấu tổ
chức số hồ sơ đã được lập là 186 hồ sơ. Trong đó 128 hồ sơ có thời hạn bảo
quản vĩnh viễn. 58 hồ sơ có thời hạn. (01m 9một mét) tài liệu trùng thừa và hết
giá trị.
3. Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu KHCN
trong hoạt động lưu trữ của Sở TT&TT Bắc Kạn.
Sinh viên: Hà Thị Loan
13
L ớp: ĐH LTH 13B
Báo cáo thực tập
Tr ường Đ ại h ọc N ội v ụ Hà N ội
Đẩy mạnh triển khai ứng dụng chữ ký số chuyên dùng trong các cơ quan
nhà nước giai đoạn 2015 - 2017. Năm 2016, Sở đã tổ chức 03 đợt cấp với tổng
số 637 chứng thư số chuyên dùng cho các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh, phối
hợp với Ban Cơ yếu Chính phủ tổ chức 28 lớp tập huấn hướng dẫn sử dụng chữ
ký số chuyên dùng, tham mưu UBND tỉnh phương án triển khai chữ ký số cho
các đơn vị sự nghiệp thuộc ngành giáo dục, y tế, tham mưu UBND tỉnh ban
hành quy chế quản lý và sử dụng chữ ký số, chứng thư số chuyên dùng trong các
cơ quan nhà nước, Ủy ban MTTQ và các đoàn thể tỉnh Bắc Kạn, xây dựng
website hỗ trợ triển khai chứng thực điện tử và chữ ký số tỉnh Bắc Kạn tại địa
chỉ , triển khai xây dựng phần mềm tích hợp
chức năng ký số và chứng thực điện tử vào hệ thống phần mềm quản lý văn
bản và hồ sơ công việc TDOffice và hệ thống thư điện tử công vụ của tỉnh (Dự
kiến hoàn thành trong tháng 1/2017), thực hiện tốt nhiệm vụ quản lý thuê bao
chữ ký số của tỉnh như Cấp, thay đổi thông tin, thu hồi chữ ký số, hướng dẫn và
hỗ trợ xử lý sự cố cho các đơn vị trong quá trình sử dụng.
Triển khai ứng dụng chữ ký số chuyên dùng trong các cơ quan nhà nước
của tỉnh giai đoạn 2015 - 2017 theo Quyết định số 1584/QĐ-UBND ngày
09/10/2015 của UBND tỉnh. Xây dưng Kế hoạch và triển khai các ứng dụng
chữ ký số chuyên dùng cho các đơn vị cấp xã, bệnh viện, trung tâm y tế, trạm y
tế, các cơ sở giáo dục. Thực hiện khảo sát, lắp đặt thiết bị bảo mật cho hệ thống
hội nghị truyền hình trực tuyến. Tập huấn chuyên sâu cho cán bộ chuyên trách
CNTT của tỉnh định hướng chuẩn kỹ năng nhân lực CNTT chuyên nghiệp của
Bộ TT&TT. Hướng dẫn và chỉ đạo các đơn vị thực hiện các nội dung đẩy mạnh
ứng dụng và phát triển KHCN, đảm bảo an toàn, an ninh thông tin trên địa bàn
tỉnh. Xây dựng quy chế và quy trình nghiệp vụ của Đội Ứng cứu sự cố an toàn
thông tin mạng của tỉnh, triển khai tập huấn và tham gia diễn tập việc ứng cứu
sự cố an toàn thông tin mạng trên địa bàn tỉnh, phối hợp với Trung tâm Ứng cứu
khẩn cấp, Cục An toàn thông tin đảm bảo an toàn thông tin mạng tại tỉnh Bắc
Kạn. Tiếp tục xây dựng Quy hoạch ứng dụng và phát triển CNTT tỉnh Bắc Kạn
đến năm 2025 và định hướng đến năm 2030 và hoàn thiện trình UBND tỉnh ban
hành dự án xây dựng kiến trúc chính quyền điện tử tỉnh Bắc Kạn.
4. Đào tạo bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức Lưu trữ, quản lý
công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động Văn thư – Lưu trữ.
Sở Nội Vụ tỉnh Bắc Kạn hàng năm mở các lớp bồi dưỡng chuyên môn,
nghiệp vụ về lĩnh vực Văn thư Lưu trữ tổ chức cho cán bộ văn thư lưu trữ của
các sở ban ngành được cử đi tập huấn, trau dồi kỹ năng nghiệp vụ, học hỏi và
nắm bắt các kỹ năng kiến thức mới, chỉnh sửa bổ sung về nghiệp vụ công tác
VTLT hoạt động trong cơ quan nhà nước.
Công tác thi đua khen thưởng trong hoạt động VTLT được thực hiện theo
quy định của pháp luật: Hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ thu thập, bảo vệ, bảo
Sinh viên: Hà Thị Loan
14
L ớp: ĐH LTH 13B
Báo cáo thực tập
Tr ường Đ ại h ọc N ội v ụ Hà N ội
quản an toàn và phục vụ khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ quốc gia.
Phát hiện, giao nộp, tặng cho cơ quan lưu trữ những tài liệu có giá trị và
tài liệu lưu trữ đặc biệt quý hiếm.
Phát hiện, tố giác kịp thời hành vi chiếm đoạt, làm hư hại hoặc tiêu hủy
trái phép tài liệu lưu trữ.
5. Thanh tra, kiểm tra và giải quyết xử lý vi phạm quy chế công tác
Văn thư – Lưu trữ của Sở TT & TT Bắc Kạn.
Công tác thanh tra, kiểm tra chuyên ngành được chủ động triển khai, góp
phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước, bảo vệ lợi ích của nhà nước
cũng như lợi ích của doanh nghiệp và người dân, kịp thời chấn chỉnh và xử lý
nghiêm, đúng pháp luật các trường hợp sai phạm.
Người nào vi phạm các quy định của pháp luật Nhà nước đưa ra về VTLT
thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật, xử phạt vi phạm hành
chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.
II. Khảo sát thực trạng hoạt động nghiệp vụ.
1. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
1.1 Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập.
Tất cả công chức, viên chức khi làm việc có liên quan đến công văn giấy
tờ đều phải có trách nhiệm lập hồ sơ công việc mình làm, đến thời hạn quy định
nộp vào lưu trữ hiện hành.
Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề,
một sự việc, một đối tượng cụ thể hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết
công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan hoặc một cá
nhân.
Mở hồ sơ: Hàng năm, căn cứ vào danh mục hồ sơ của phòng chuyên môn
và thực tế công việc được giao, mỗi công chức, viên chức chuẩn bị các bìa hồ
sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa để quản lý văn bản liên quan đến công việc giải
quyết, ngoài bìa ghi rõ tiêu đề hồ sơ. Trong quá trình giải quyết công việc, sẽ lần
lượt đưa các văn bản hình thành có liên quan vào bìa hồ sơ đó.
Thu thập văn bản đưa vào hồ sơ:
- Công chức có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ các văn bản,
giấy tờ và các tư liệu có liên quan đến sự việc được ghi tên sẵn vào bìa hồ sơ.
- Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, tùy
theo đặc điểm khác nhau của văn bản để chọn một cách sắp xếp cho thích hợp.
- Kết thúc và biên mục hồ sơ: Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ
cũng kết thúc, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra xem
xét, bổ sung những văn bản, giấy tờ còn thiếu và loại ra văn bản trùng thừa, bản
nháp, các tư liệu, sách báo không cần để trong hồ sơ.
Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập:
Sinh viên: Hà Thị Loan
15
L ớp: ĐH LTH 13B
Báo cáo thực tập
Tr ường Đ ại h ọc N ội v ụ Hà N ội
- Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị
hình thành hồ sơ.
- Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ có sự liên quan chặt chẽ với
nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyét
công việc.
- Văn bản trong hồ sơ có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.
Sau khi giải quyết xong công việc, hồ sơ giải quyết công việc, bộ phận
văn thư có trách nhiệm kiểm tra danh mục, thành phần sồ sơ và lưu giữ tại văn
thư chờ chuyển giao lưu trữ theo quy định. Trường hợp hồ sơ đang trong giai
đoạn góp ý, lấy ý kiến hoặc trao đổi, phối hợp giải quyết, thì chuyên viên xử lý
hồ sơ cẩn thể hiện phần ghi chú trong phiếu trình để văn thư chuyển giao hồ sơ
lại cho phòng chuyên môn tiếp tục theo dõi, xử lý.
Công chức thuộc Sở phải thực hiện nghiêm túc các quy định về công tác
quản lý tài liệu tại cơ quan, tài liệu lưu trữ phục vụ cho yêu cầu công tác của
từng cá nhân phải được sắp xếp gọn gàng, khoa học, tiện cho công tác tra cứu,
khai thác sử dụng theo quy định và có hiệu quả.
1.2 Giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
* Trách nhiệm của các phòng chuyên môn và cá nhân trong cơ quan:
Các phòng chuyên môn và cá nhân trong cơ quan phải giao nộp những hồ
sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan.
Trường hợp các phòng chuyên môn hoặc cá nhân cần giữ lại những hồ sơ,
tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì phải lập danh mục gửi cho lưu trữ hiện hành của
cơ quan nhưng thời hạn giữ lại không được quá hai năm.
Cán bộ công chức khi chuyển công tác thôi việc nghỉ dưỡng chế độ bảo
hiểm xã hội phải bàn giao lại toàn bộ hồ sơ, tài liệu cho cơ quan, cho phòng
hoặc người kế nhiệm, không được giữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan làm riêng hoặc
mang sang cơ quan khác.
* Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành được quy định như
sau:
- Tài liệu hành chính, tài liệu chuyên môn nghiệp vụ: sau một năm kể từ
năm công việc kết thúc.
- Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ: sau một
năm kể từ năm công trình được nghiệm thu chính thức.
- Tài liệu xây dựng cơ bản: sau ba tháng kể từ khi công trình được quyết
toán.
Cơ sở dữ liệu, tài liệu phim ảnh, phim điện ảnh, mi-crô-phim, tài liệu ghi
âm, ghi hình và tài liệu khác: sau ba tháng kể từ khi công việc kết thúc.
Thủ tục giao nộp: khi giao nộp tài liệu phải lập hai bản “Mục lục hồ sơ,
tài liệu nộp lưu” và hai bản “Biên bản giao nhận tài liệu”. Các phòng chuyên
môn hoặc cá nhân giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan giữ mỗi
Sinh viên: Hà Thị Loan
16
L ớp: ĐH LTH 13B
Báo cáo thực tập
Tr ường Đ ại h ọc N ội v ụ Hà N ội
loại một bản.
Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu
vào Lưu trữ cơ quan:
+ Giám đốc Sở có trách nhiệm chỉ đạo các phòng chuyên môn thực
hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
+ Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm triển khai, đôn đốc, nhắc nhở, kiểm
tra việc chấp hành của các phòng chuyên môn thực hiện quy định của cơ quan
về công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu.
+ Lưu trữ cơ quan có nhiệm vụ hướng dẫn các phòng chuyên môn lập hồ
sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Kho lưu trữ.
+ Trưởng các phòng chuyên môn chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện việc
lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan theo quy định.
+ Tất cả cán bộ, công chức có nhiệm vụ lập hồ sơ hiện hành đối với từng
công việc được giao.
2. Quản lý và sử dụng con dấu.
Chánh Văn phòng giúp Thủ trưởng đơn vị quản lý và sử dụng con dấu của
cơ quan theo đúng quy định hiện hành.
Cán bộ văn thư được giao nhiệm vụ giữ và sử dụng con dấu của cơ quan,
Đảng ủy, Công đoàn và các loại dấu khác (nếu có) theo đúng quy định.
Cán bộ văn thư được phân công đóng dấu, không được mang dấu ra khỏi
khu vực đóng dấu khi không có sự chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan.
Không được tự ý giao con dấu cho người khác sử dụng khi không có chỉ
đạo của lãnh đạo cơ quan bằng văn bản.
Tuyệt đối không được đóng dấu khống chỉ.
Không đóng dấu đối với các loại văn bản ký vượt thẩm quyền, thiếu chữ
ký nháy của phòng chuyên môn soạn thảo văn bản, các bản sao có chữ ký không
rõ ràng, lem luốc.
Dấu được đóng trùm lên 1/3 chữ ký về bên trái.
Đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản
quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan hoặc
tên của phụ lục.
Đóng dấu giáp lai lên các bản hợp đồng, biên bản, dự toán có nhiều trang.
Đối với các tài liệu bí mật Nhà nước, tùy theo mức độ mật phải đóng dấu
độ mật: Tuyệt mật, Tối mật, Mật.
3. Thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
Hàng năm, lưu trữ của đơn vị có trách nhiệm:
- Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu.
- Phối hợp các phòng chuyên môn, cá nhân xác định hồ sơ, tài liệu cần
thu thập.
- Hướng dẫn các phòng chuyên môn, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao
Sinh viên: Hà Thị Loan
17
L ớp: ĐH LTH 13B
Báo cáo thực tập
Tr ường Đ ại h ọc N ội v ụ Hà N ội
nộp và thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”.
- Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận tài liệu.
- Tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập “Biên bản giao nhận tài liệu” theo quy
định tại Quy chế này.
4. Chỉnh lý tài liệu.
Công chức các phòng chuyên môn có trách nhiệm chỉnh lý tài liệu của
mình.
Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt các yêu cầu sau:
- Phân loại và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh.
- Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu với lưu trữ hiện hành, xác
định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu hủy.
- Hệ thống hóa hồ sơ tài liệu
- Lập các công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, tài liệu, cơ sở dữ liệu.
- Lập danh mục hồ sơ, tài liệu hết giá trị loại ra để tiêu hủy.
5. Xác định giá trị, tiêu hủy tài liệu.
5.1 Xác định giá trị.
Cán bộ lưu trữ cơ quan có trách nhiệm phối hợp với Trưởng phòng
chuyên môn trong việc quy định thời hạn lưu trữ các loại tài liệu, hồ sơ đang lưu
tữ tại cơ quan, danh mục hồ sơ, tài liệu đề nghị tiêu hủy.
Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt được các yêu cầu sau:
- Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viênc và tài liệu cần bảo quản có
thời hạn tính bằng số lượng năm.
- Xác định tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu hủy.
Thời hạn bảo quản tài liệu theo Quy định thời hạn bảo quản tài liệu do
Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành.
Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan: Chánh văn phòng chịu
trách nhiệm tổ chức việc xác định giá tị tài liệu theo quy định hiện hành. Tham
mưu đề xuất Giám đốc Sở thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu cơ quan,
thành phần gồm:
- Đại diện lãnh đạo cơ quan: Chủ tịch Hội đồng.
- Chánh văn phòng: Phó Chủ tịch Hội đồng.
- Trưởng các phòng có tài liệu tiêu hủy: Thành viên.
- Lưu trữ cơ quan: Thành viên.
Hội đồng có nhiệm vụ tư vấn cho lãnh đạo cơ quan đơn vị về việc quyết
định:
- Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản.
- Danh mục tài liệu hết giá trị.
Hội đồng làm việc theo phương thức sau đây:
- Từng thành viên hội đồng xem xét, đối chiếu danh mục tài liệu hết giá
trị với Mục lục hồ sơ, tài liệu không giữ lại. Kiểm tra thực tế tài liệu (nếu cần).
Sinh viên: Hà Thị Loan
18
L ớp: ĐH LTH 13B
Báo cáo thực tập
Tr ường Đ ại h ọc N ội v ụ Hà N ội
- Hội đồng thảo luận tập thể và biểu quyết theo đa số về tài liệu dự kiến
tiêu hủy. Biên bản cuộc họp có đủ chữ ký của các thành viên trong Hội đồng và
được lập thành hai bản, một bản lưu tại hồ sơ hủy tài liệu, một bản đưa vào hồ
sơ trình cấp có thẩm quyền thẩm tra tài liệu hết giá trị.
- Thông qua biên bản, trình Giám đốc quyết định
5.2 Tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
Nghiêm cấm các phòng chuyên môn, cá nhân tự tiêu hủy hồ sơ, tài liệu
dưới bất kỳ hình thức nào và bán tài liệu tiêu hủy ra thị trường tự do.
Thẩm quyền quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị: Lãnh đạo Sở quyết
định tiêu hủy tài liệu hết giá trị bảo quản tại lưu trữ đơn vị sau khi có ý kiến
thẩm định đề xuất bằng văn bản của Hội đồng xác định giá trị tài liệu. Khi tiêu
hủy phải hủy hết thông tin trên tài liệu.
Hồ sơ tiêu hủy tài liệu hết giá trị, bao gồm:
- Tờ trình về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
- Danh mục tài liệu hết giá trị kèm theo bản thuyết minh.
- Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu.
- Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị.
- Văn bản của cấp có thẩm quyền về việc thẩm tra tài liệu hết giá trị.
- Quyết định của người có thẩm quyền cho phép tiêu hủy tài liệu hết giá
trị.
- Biên bản về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị và các tài liệu liên quan
khác.
Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị được thực hiện theo hướng dẫn của Cục
trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước và các quy định pháp luật hiện hành có
liên quan.
6. Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ.
Công tác thống kê trong lưu trữ giúp cơ quan nắm được tình hình chung
về số lượng, thành phần, nội dung, tình trạng vật lý của tài liệu, các kho tàng,
trang thiết bị bảo quản, tình hình khai thác, sử dụng tài liệu trong kho lưu trữ để
từ các cơ quan, tổ chức có kế hoạch bảo quản hợp lý, tu bổ, phục chế tài liệu
trong thời gian hoạt động và phát triển.
Những số liệu thống kê trong lưu trữ giúp Sở quản lý lưu trữ, kho lưu trữ
xây dựng kế hoạch bổ sung, chỉnh lý, xác định giá trị và tổ chức sử dụng tài liệu
lưu trữ phù hợp với yêu cầu khả năng thực tế.
Thống kê tài liệu lưu trữ của Sở cần thông kê chi tiết: Số lượng tài liệu
lưu trữ bắt đầu từ năm 2006 đến 2016, nội dung tài liệu gồm các loại hình tài
liệu hành chính (Quyết định, công văn, báo cáo, Nghị quyết…). Số cặp tài liệu
lưu trữ tổng 38 cặp hộp tài liệu. Trong đó lưu trữ tài liệu của Sở có 19 cặp công
văn đi, 6 cặp công văn đến và 13 cặp tài liệu chưa chỉnh lý. Có thể thống kê tình
trạng vật lý của tài liệu: Cũ, mới rách, nát, nhòe, ố….
Sinh viên: Hà Thị Loan
19
L ớp: ĐH LTH 13B
Báo cáo thực tập
Tr ường Đ ại h ọc N ội v ụ Hà N ội
Tài liệu lưu trữ của Sở TT & TT được thống kê theo từng hộp, cặp đựng
tài liệu.
Thống kê trong lưu trữ làm tốt sẽ giúp cho công tác quản lý, kiểm tra, bảo
quản và tra tìm tài liệu được nhanh chóng, thuận lợi.
Công cụ tra cứu tài liệu là những phương tiện tra tìm tài liệu và thông tin
tài liệu trong các lưu trữ lịch sử và lưu trữ hiện hành. Công cụ tra cứu dùng để
giới thiệu thành phần, nội dung tài liệu của các kho lưu trữ, chỉ dẫn địa chỉ từng
tài liệu, nhằm tra tìm tài liệu một cách nhanh chóng, chính xác, sưu tầm và tập
hợp tài liệu theo yêu cầu của người nghiên cứu.
Hệ thống công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ của Sở gồm có: Mục lục tài liệu,
Mục lục hồ sơ. Trong đó:
- Mục lục tài liệu là bảng thống kê toàn bộ tài liệu có trong một hồ sơ
theo thứ tự đã được sắp xếp cố định nhằm phục vụ công tác quản lý và tra tìm tài
liệu. Mục lục tài liệu bao gồm những thông tin sau: Số thứ tự, số và ký hiệu tài
liệu; ngày tháng năm của tài liệu; Tác giả tài liệu; Tên loại trích yếu nội dung
của tài liệu; Tờ số và ghi chú.
- Mục lục hồ sơ là bảng thống kê toàn bộ hồ sơ trong một phông, một kho
lưu trữ hoặc một khối tài liệu dùng để quản lý và tra tìm tài liệu.
Đối với phông lưu trữ của Sở TT & TT có khối lượng tài liệu từ lúc bắt đầu
thành lập cho đến nay có khối lượng tài liệu ít được chỉnh lý một lần vậy nên
toàn bộ hồ sơ được thành lập thành một mục lục hồ sơ.
7. Bảo quản tài liệu lưu trữ.
Việc bảo quản tài liệu lưu trữ đối với công tác Văn thư Lưu trữ của Sở được
thực hiện theo quy định của Nhà nước về tổ chức và thực hiện các biện pháp
khoa học kỹ thuật để bảo vệ, bảo quản an toàn và kéo dài tuổi thọ tài liệu lưu
trữ.
Tài liệu lưu trữ trước khi cho vào hộp phải vệ sinh cẩn thận sau đó đưa vào bảo
quản trên giá và tủ. Trên giá các hộp được sắp xếp theo thứ tự theo nguyên tắc từ
trái sang phải, từ trên xuống dưới trong một khoang giá. Tài liệu phải được kiểm
tra định kỳ và mỗi lần kiểm tra phải lập thành biên bản.
Trang thiết bị bảo quản tài liệu, bảo vệ an toàn đối với tài liệu lưu trữ của
Sở gồm có: giá, tủ, hộp, bìa. Trang thiết bị báo cháy và chữa cháy, nổ, hệ thống
báo cháy tự động và hệ thống chữa cháy, bình cứu hỏa. Thiết bị chống sét cột
thu lôi. Trang thiết bị làm vệ sinh: rẻ lau, xô…Trang thiết bị dùng để theo dõi
nhiệt độ, độ ẩm, ẩm kế. Thiết bị tu bổ phục chế tài liệu, thiết bị khử trùng
tài liệu, thiết bị tin học và thông tin liên lạc, thiết bị phục vụ khai thác sử dụng
thích hợp với từng loại tài liệu lưu trữ.
8. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là toàn bộ quá trình phục vụ việc khai
thác sử dụng tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức và cá nhân. Mục đích của
Sinh viên: Hà Thị Loan
20
L ớp: ĐH LTH 13B
Báo cáo thực tập
Tr ường Đ ại h ọc N ội v ụ Hà N ội
tổ chức tài liệu lưu trữ là nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ các nhu
cầu của các cơ quan, tổ chức và cá nhân.
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phải đạt được các yêu cầu sau:
- Phục vụ rộng rãi, nhanh chóng, chính xác, đầy đủ các yêu cầu khai thác,
sử dụng tài liệu lưu trữ.
- Bảo vệ bí mật Nhà nước và bí mật đời tư cá nhân.
- Bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ.
Đối với khối tài liệu lưu trữ của Sở TT&TT Bắc Kạn vì khối lượng tài
liệu lưu trữ không lớn nên tài liệu được bảo quản tại phòng Văn thư. Những cán
bộ chuyên viên của Sở có nhu cầu tiếp cận, tư vấn và tra tìm các văn bản tài liệu
lưu trữ sẽ được cán bộ văn thư kiêm công tác lưu trữ của Sở tư vấn và giải đáp
thông qua hệ thống công cụ tra cứu, được khai thác, sử dụng một lúc nhiều tài
liệu. Công cụ tra cứu tài liệu như: mục lục hồ sơ, mục lục chuyên đề…..
Trách nhiệm của cán bộ quản lý công tác sử dụng tài liệu lưu trữ: Tiếp
nhận yêu cầu của độc giả và trình người có thẩm quyền cho ý kiến, phê duyệt.
Quản lý tài liệu được đưa ra phục vụ khai thác, thực hiện đúng quy chế khai thác
và nội quy đối với việc sử dụng tài liệu lưu trữ.
Đối với độc giả có nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ cần phải tuân theo
đúng thủ tục quy trình, quy định, nội quy của cơ quan. Độc giả phải thực hiện:
Đăng ký sử dụng tài liệu; Viết phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu; Bảo quản, bảo vệ
an toàn tài liệu trong quá trình sử dụng.
Ngoài hình thức đọc trực tiếp tại phòng Văn thư độc giả có thể xin cấp
bản sao chụp hoặc bản sao chứng thực tài liệu lưu trữ.
Công bố tài liệu lưu trữ là hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ một
cách chủ động của lưu trữ cơ quan cũng như lưu trữ lịch sử nhằm cung cấp cho
xã hội những thông tin về tài liệu lưu trữ nhân những sự kiện trọng đại quan
trọng của đất nước, của ngành hoặc những tài liệu có giá trị đặc biệt mới được
sưu tầm về lưu trữ.
Đối với Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Bắc Kạn các phương tiện
thông tin đại chúng được sử dụng để công bố tài liệu là các báo, tạp chí, đài
truyền hình, đài phát thanh ở Trung ương và địa phương. Ngày nay với sự tiến
bộ của ngành công nghệ thông tin cả nước nói chung và phòng CNTT của Sở
nói riêng, tài liệu lưu trữ được công bố giới thiệu trên các trang web để phục vụ
xã hội.
Công bố tài liệu lưu trữ trên các thông tin đại chúng là hình thức tổ chức
sử dụng tài liệu có hiệu quả trong việc tuyên truyền, phổ biến chủ trương, chính
sách của Đảng, Nhà nước, phổ biến kiến thức khoa học, giáo dục truyền thống
Cách mạng cho các thế hệ, nhất là thế hệ trẻ. Thủ tục thẩm quyền công bố tài
liệu lưu trữ phải theo quy định của cơ quan nhà nước.
III. Nâng cao công tác soạn thảo, quản lý văn bản của Sở Thông tin
Sinh viên: Hà Thị Loan
21
L ớp: ĐH LTH 13B
Báo cáo thực tập
Tr ường Đ ại h ọc N ội v ụ Hà N ội
và Truyền thông tỉnh Bắc Kạn.
1. Soạn thảo văn bản.
Soạn thảo văn bản là một khâu rất quan trọng. Tuỳ theo từng cơ quan đơn
vị mà văn bản có thể do cá nhân, tập thể, hoặc cán bộ chuyên môn làm ra. Xác
định rõ mục đích, yêu cầu của văn bản và khả năng thực hiện văn bản, sau đó
xác định hình thức, nội dung, mức độ của văn tất cả văn bản của Sở đều được
các chuyên viên các đơn vị thuộc Sở soạn thảo. Cá nhân, đơn vị phòng ban
chuyên môn bản cần soạn thảo, thu thập thông tin có liên quan để hoàn chỉnh
nội dung của văn bản. Đồng thời cán bộ soạn thảo phải dự tính số lượng nơi
nhận văn bản.
Cán bộ được giao thụ lý, giải quyết hồ sơ trực tiếp soạn thảo văn bản hành
chính thông thường thuộc phạm vị chức năng, nhiệm vụ của cơ quan chịu trách
nhiệm về nội dung, thể thức văn bản. Trưởng các phòng chuyên môn sau khi
xem xét, điều chỉnh, duyệt nội dung và ký nháy ngay cuối dòng nội dung của
văn bản, đối với văn bản quan trọng phải ký nháy ở cuối mỗi trang.
Đối với trường hợp các phòng chuyên môn được giao tham mưu xây dựng
các văn bản quy phạm pháp luật thì việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật
được thực hiện theo các Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật hiện hành.
Bản thảo văn bản được phân công duyệt theo quy trình: Sau khi cá nhân
dự thảo, trình Trưởng phòng có ý kiến sửa chữa, bổ sung và thống nhất thì
Trưởng phòng trình đến Phó Giám đốc phụ trách, sau khi có ý kiến thống nhất
của các Phó Giám đốc, trình Giám đốc ký (đối với các văn bản do Giám đốc ký).
Trưởng phòng chuyên môn có trách nhiệm rà soát lại lần cuối về thể thức và nội
dung văn bản.
Trường hợp các loại văn bản Giám đốc phân công cho các Phó Giám đốc
phụ trách ký, trước khi trình Phó Giám đốc ký, Trưởng phòng chuyên môn phải
rà soát lại lần cuối về thể thức và nội dung văn bản.
Việc soạn thảo văn bản thông thường do chuyên viên được giao giải quyết
công việc thực hiện. Trường hợp văn bản của lãnh đạo được dự thảo bằng bản
viết tay và được giao cho bộ phận văn thư đánh máy, thì việc đánh máy văn bản
phải đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo thì người
đánh máy phải hỏi lại cá nhân soạn thảo hoặc người duyệt bản thảo đó.
Cá nhân soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính
xác của nội dung văn bản, đề xuất mức độ khẩn, đối chiếu quy định của pháp
luật về bảo vệ bí mật Nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn
bản, trình người ký văn bản quyết định.
Văn thư có trách nhiệm kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể
thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản.
2. Quản lý văn bản.
Sinh viên: Hà Thị Loan
22
L ớp: ĐH LTH 13B
Báo cáo thực tập
Tr ường Đ ại h ọc N ội v ụ Hà N ội
2.1 Trình tự quản lý văn bản đến
Tất cả văn bản, kể cả đơn thư do cá nhân gửi đến cơ quan (sau đây gọi
chung là văn bản đến) phải được quản lý theo trình tự sau:
- Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.
- Trình, chuyển giao văn bản đến.
- Giải quyết và theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
* Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.
Tất cả văn bản đến tại cơ quan đều phải được quản lý tập trung, thống
nhất tại văn thư cơ quan. Tất cả các loại văn bản, (kể cả bản Fax, văn bản được
chuyển qua mạng và văn bản mật) đơn, thư gửi đến cơ quan Sở được gọi chung
là văn bản đến.
Văn bản đến từ mọi nguồn đều phải được tập trung tại văn thư cơ quan để
làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký vào chương trình quản lý văn bản và hồ sơ của
Sở.
Văn bản đến chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, cán bộ văn thư
cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản…
Trường hợp phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo
cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết. Văn bản đến loại này cũng
thuộc diện đăng ký tại văn thư, đối với bản chuyển phát qua máy Fax (loại giấy
nhiệt) thì cần chụp lại trước khi đóng dấu đến, văn bản đến chuyển phát qua
mạng, trong trường hợp cần thiết có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu “Đến”.
Đến khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, cán
bộ văn thư cũng phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến (số đến và ngày đến là
số thứ tự và ngày, tháng, năm đăng ký bản Fax, văn bản chuyển qua mạng) và
chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận bản Fax, văn bản chuyển qua mạng.
Những văn bản do cán bộ, chuyên viên đi họp mang về hoặc nhận trực
tiếp phải được đăng ký tại văn thư trước khi xử lý theo quy định. Những văn bản
đến không được đăng ký tại văn thư, các phòng cá nhân không có trách nhiệm
giải quyết.
Văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển
giao trong ngày, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo.
Các bì văn bản đến cán bộ văn thư không bóc: bao gồm các bì văn bản gửi
cho tổ chức Đảng, các đoàn thể trong cơ quan tổ chức và các bì văn bản gửi đích
danh người nhận, được chuyển tiếp cho nơi nhận. Đối với những bì văn bản gửi
đích danh người nhận, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ
quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thư để
đăng ký.
Đối với những bì thư gửi đích danh lãnh đạo, văn thư gửi trực tiếp đến tên
người nhận hoặc người được phân công bóc gỡ các bì thư của lãnh đạo, sau khi
có ý kiến của lãnh đạo thì văn bản phải được chuyển đến văn thư để được đăng
Sinh viên: Hà Thị Loan
23
L ớp: ĐH LTH 13B
