Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Công ty cổ phần đầu tư và xây lắp Tây Hồ

LỜI CAM ĐOAN
Em cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng em. Các số liệu, kết
quả nêu trong báo cáo là trung thực, có nguồn gốc rõ ràng. Em hoàn toàn chịu
trách nhiệm về công trình này nếu như có phát hiện sự gian dối.


LỜI CẢM ƠN
Thông qua báo cáo này, trước tiên em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới
Ban lãnh đạo trường Đại Học Nội vụ Hà Nội đã đạo điều kiện thuận lợi cho sinh
viên chúng em được học môn “phương pháp nghiên cứu khoa học” một cách tốt
nhất
Em xin gửi lời cảm ơn tới cô TS. Vũ Ngọc Hoa đã hướng dẫn, chỉ bảo tận
tình để em hoàn thành bài nghiên cứu của mình.
Do thời gian có hạn và kinh nghiệm nghiên cứu khoa học còn nhiều thiếu
sót nên sót rất mong được sự góp ý của thầy/cô/anh/chị và các bạn sinh viên.
Em xin trân trọng cảm ơn!


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN


LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Công tác văn thư (CTVT) là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản,
phục vụ công tác quản lý, bao gồm toàn bộ các công việc về xây dựng, ban hành
văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong quá trình hoạt
động của cơ quan, tổ chức, đơn vị. Do vậy mà CTVT ở cơ quan là trung tâm
diễn ra các hoạt động thu nhận, trao đổi, lưu giữ và xử lý thông tin, trong đó
những công văn giấy tờ là đối tượng chủ yếu của CTVT, là một trong những

phương tiện quan trọng nhất phục vụ cho hoạt động của cơ quan, tổ chức, đơn
vị. Vai trò của CTVT ngày càng được tăng cường trong xã hội thông tin hiện
nay, do nhu cầu phục vụ thông tin cho hoạt động quản lý ngày càng cao và bức
thiết. Vì thế CTVT được tổ chức hợp lý và tự động hóa các khâu nghiệp vụ sẽ
nâng cao chất lượng cho hoạt động quản lý.
Công nghệ thông tin (CNTT) hiện nay đã được ứng dụng trong tất cả các
lĩnh vực trong trong đời sống xã hội và đem lại hiệu quả rất cao. Việc ứng dụng
CNTT trong CTVT là một nhu cầu mang tính khách quan, nó hỗ trợ đắc lực cho
các khâu nghiệp vụ trong CTVT từ thủ công sang tự động hóa hoặc bán tự động
hóa, góp phần giải phóng sức lao động chân tay của con người, đồng thời nâng
cao năng suất lao động của cán bộ văn thư.
Ứng dụng CNTT là vấn đề xã hội nói chung và vào CTVT nói riêng được
Đảng và Nhà nước ta rất quan tâm, đã cụ thể hóa bằng các văn bản quy phạm
pháp luật như công văn số 608/LTNN-TTNC của Cục lưu trữ Nhà nước ngày
19/11/1999 trích yếu hướng dẫn ứng dụng công nghệ thông tin vào Văn thư –
Lưu trữ, Quyết định số 53 QĐ/LTNN-NVTW ngày 28/4/2000 của Cục Lưu trữ
Nhà nước về việc ban hành mẫu phiếu tin, bản hướng dẫn biên mục phiếu tin và
phần mềm ứng dụng Visual Basic để lập cơ sở dữ liệu quản lý tài liệu lưu trữ,
Quyết định số 131/QĐ-LTNN ngày 09/8/2002 của Cục Lưu trữ Nhà nước về
việc mở Website của ngành Lưu trữ trên mạng Internet, Quyết định số 22/QĐLTNN ngày 29/01/2003 của Cục Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành bản Hướng
dẫn biên mục phiếu tin tài liệu ghi âm sự kiện và Mẫu mục lục tài liệu ghi âm sự
4


kiện, Quyết định số 28/QĐ-LTNN ngày 07/3/2003 của Cục Lưu trữ Nhà nước về
việc ban hành Quy chế quản lý và sử dụng Website Lưu trữ Việt Nam trên
Internet, Văn bản số 240/VTLTNN-TTTH ngày 27/4/2005 của Cục Văn thư và
Lưu trữ nhà nước về việc chỉ đạo ứng dụng CNTT tại các Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia và Trung tâm Tin học, Quyết định số 244/QĐ-VTLTNN ngày
24/5/2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc ban hành Quy chế tổ

chức, quản lý và khai thác mạng tin học lưu trữ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà
nước, Quyết định số 324/QĐ-VTLTNN ngày 26/8/2005 của Cục Văn thư và
Lưu trữ nhà nước về việc ban hành Quy định về chuẩn thông tin đầu vào và việc
biên mục văn bản, tài liệu hành chính tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, Quyết
định số 246/QĐ-VTLTNN ngày 18/12/2006 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà
nước về việc thành lập Ban Biên tập Website Văn thư, Lưu trữ Việt Nam, Quyết
định số 247/QĐ-VTLTNN ngày 18/12/2006 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà
nước về việc ban hành Quy định tổ chức và hoạt động của Website Văn thư, Lưu
trữ Việt Nam trên Internet, Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 04/3/2009
của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn
bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng.
Trên cơ sở đó tôi lựa chọn đề tài là: “Ứng dụng công nghệ thông tin trong
công tác văn thư tại Công ty cổ phần đầu tư và xây lắp Tây Hồ”. Công ty cổ
phần đầu tư và xây lắp Tây Hồ được thành lập theo Quyết định số 568/QĐ-UB
ngày 06/05/1997 của Uỷ ban Nhân dân Thành phố Hà Nội. Trong những năm
qua, cùng với sự phát triển của nền kinh tế thị trường, Công ty đã đạt được
những thành tựu nhất định trong sản xuất kinh doanh, nhất là trong lĩnh vực sản
xuất và xây dựng cho nhân dân trên địa bàn tỉnh. Bên cạnh những thành tựu đạt
được, Công ty cũng luôn xác định công tác tổ chức bộ máy nhân sự cũng như
công tác văn thư lưu trữ là một trong những yếu tố góp phần tạo nên sự thành
công trong kinh doanh. Song, trong quá trình thực hiện, công tác văn thư lưu trữ
tại cơ quan cũng không tránh khỏi những thiếu sót nhất định. Tôi chọn đề tài này
để nghiên cứu, nhằm tiếp tục phát triển những ưu điểm và khắc phục những
khuyết điểm tồn tại để việc ứng dụng CNTT vào công tác văn thư ở trong Công
5


ty hiệu quả hơn, xứng với vai trò của nó. Do vậy, đề tài này là rất cần thiết để
nghiên cứu.
2.Lịch sử nghiên cứu

Vấn đề về ứng dụng CNTT vào CTVT đã được nhiều hội nghị cấp cao,
nhiều cuộc họp của Chính phủ bàn đến, đề ra những giải pháp thực hiện, đặc
biệt, không ít các đề tài của các nhà khoa học cũng đã kết luận về nhiệm vụ thực
hiện đối với văn thư nhưng hầu hết đều ở tầm vĩ mô, áp dụng chung cho cả
nước, cả tỉnh, còn đối với Công ty thì việc ứng dụng CNTT vào công tác văn thư
lưu trữ chưa cụ thể và đi sâu vào từng vấn đề, chưa là tác phẩm khoa học gắn lý
luận với thực tiễn. Do đó tôi chọn đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin trong
công tác văn thư tại Công ty cổ phần đầu tư và xây lắp Tây Hồ” để nghiên cứu.
3. Mục đích nghiên cứu
Việc thực hiện nghiên cứu đề tài này với mục đích: Nâng cao nhận thức
về vị trí, vai trò của CNTT – một xu hướng phát triển mới của xã hội, đồng thời
ứng dụng nó trong quản lý hành chính nói chung và trong CTVT nói riêng.
Mục đích của đề tài là khảo sát về CTVT trong Doanh nghiệp, triển khai
về ứng dụng CNTT như thế nào và đưa ra một số nhận xét mang tính trao đổi.
4. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu
Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Công ty cổ
phần đầu tư và xây lắp Tây Hồ.
5. phương pháp nghiên cứu
5.1 Phương pháp luận
- Phương pháp duy vật biện chứng
5.2 Phương pháp nghiên cứu cụ thể
- Phương pháp quan sát
- Phương pháp thống kê
6. cấu trúc của đề tài
Vấn đề này rất rộng lớn, nhưng do trình độ, năng lực và kinh nghiệm của
bản thân có hạn nên chúng tôi chỉ nghiên cứu những nội dung cơ bản về Ứng

6

dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư. Ngoài phần mở đầu, kết luận
chung kèm theo nguồn tư liệu tham khảo, nội dung của đề tài gồm ba phần:
Chương 1: Khái quát về Công ty cổ phần đầu tư và xây lắp Tây Hồ và
tình hình công tác văn thư tại Công ty
Chương 2: Triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn
thư tại Công ty cổ phần đầu tư và xây lắp Tây Hồ
Chương 3: Những thuận lợi và khó khăn trong quá trình ứng dụng công
nghệ thông tin vào công tác văn thư tại Công ty cổ phần đầu tư và xây lắp Tây
Hồ.

7


Chương 1: Khái quát về Công ty cổ phần đầu tư và xây lắp Tây Hồ và tình
hình công tác văn thư tại Công ty
1.Quá trình hình thành phát triển, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ
chức của Công ty cổ phần đầu tư vào xây lắp Tây Hồ
1.1 Khái quát chung về công ty cổ phần đầu tư và xây lắp Tây Hồ
Công ty được Bộ Quốc Phòng thành lập theo quyết định số 90/QĐ-QPA
ngày 27/02/1992 với tên gọi Công ty kinh doanh vật tư và dịch vụ xuất nhập
khẩu Tây Hồ;
Ngày 18/4/1996, Công ty sát nhập với Công ty Xây dựng 232 theo Quyết
định số 505/QĐQP và đổi tên thành Công ty Tây Hồ/Bộ Quốc phòng;
Ngày 20/12/2007, Bộ Quốc Phòng có quyết định số 3843/QĐ-BQP phê
duyệt phương án chuyển Công ty Tây Hồ/Bộ Quốc Phòng thành Công ty Cổ
phần ĐT & XL Tây Hồ. Nhà nước nắm giữ cổ phần chi phối 51% vốn điều lệ.
Năng lực, tổ chức nhân sự, thiết bị, tài chính của công ty:
Công ty Tây Hồ hiện biên chế gồm 02 chi nhánh; 08 xí nghiệp xây lắp
(xây dựng, giao thông, thuỷ lợi); 01 xí nghiệp thi công cơ giới; 01 xí nghiệp khai
thác cát; 01 xí nghiệp khảo sát thiết kế và tư vấn xây dựng; 01 trung tâm kinh

doanh thương mại và xuất nhập khẩu và 05 phòng ban chức năng.
Nhiệm vụ của công ty là đầu tư xây dựng các dự án khu đô thị, công nghệ,
các tòa nhà văn phòng, chung cư chất lượng cao, các dịch vụ dân sinh với hạ
tầng kỹ thuật hiện đại. Đồng thời, cung cấp các dịch vụ chuyên nghiệp như tư
vấn, mua bán, cho thuê, đầu tư, và quản lý bất động sản.
Được quản trị và điều hành bởi những doanh nhân giàu kinh nghiệm, đội
ngũ cán bộ, chuyên gia có kiến thức sâu rộng về lĩnh vực bất động sản, cơ cấu tổ
chức của Công ty gọn nhẹ, hiệu quả, theo mô hình hiện đại, ứng dụng các công
nghệ và phương pháp quản lý tiên tiến, hướng tới đạt ISO 9000.
Công ty có chức năng hoạt động đa ngành nghề về xây dựng các công
trình phát triển hạ tầng kỹ thuật, đầu tư xây dựng, kinh doanh các khu đô thị,
khu nhà văn phòng, quản lý bất động sản, ...

8


- Kinh doanh xây dựng nhà ở (xây dựng, sửa chữa nhà để bán và cho
thuê)
- Nhận quyền sử dụng đất để xây nhà bán hoặc cho thuê, đầu tư xây dựng
cơ sở hạ tầng theo quy hoạch xây dựng nhà để chuyển quyền sử dụng đất.
- Sàn giao dịch bất động sản.
- Xây dựng công nghiệp và dân dụng
- Thi công cầu đường
- San lấp mặt bằng
- Vận tải hàng hóa đường bộ
- Dịch vụ vận tải
- Tổ chức các khu thể thao vui chơi – giải trí
- Nhà hàng ăn uống (trừ quán bar)
- Giáo dục mần non, giao dục tiểu học, trung học cơ sở, trung học phổ
thông, giáo dục dạy nghề.

- Trồng cây bóng mát. Trồng cỏ sân vườn
- Mua bán nước sinh hoạt, nước uống đóng chai.
- Dịch vụ cung cấp thông tin kinh tế.
- Quảng cáo
- Bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng: gạch xây ngói,
đá, cát, sỏi
- Bán lẻ đồ ngũ kim, sơn , kính và thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng
trong các cửa hàng chuyên doanh: Bán lẻ xi măng, gạch xây, ngói, đá , sỏi và vật
liệu xây dựng.
- Hoạt động kiến trúc và tư vấn kỹ thuật có liên quan: Quản lý dự án, thiết
kế quy hoạch xây dựng, thiết kế kiến trúc công trình, thiết kế nội ngoại thất công
trình, giám sát công tác xây dựng và hoàn thiện công trình dân dụng.
Công ty có trụ sở tại Hà Nội, có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài
khoản riêng.
Công ty cóTổng Giám đốc, các Phó Tổng Giám đốc, Cách lãnh đạo phòng
ban.
9


Cơ cấu tổ chức:
Phòng Hành chính -Tổ chức;
Phòng dự án;
Phòng kế toán;
Phòng dịch vụ quản lý bất động sản;
Phòng Môi giới.
2.Công tác văn thư của Công ty cổ phần đầu tư và xây lắp Tây Hồ
CTVT là toàn bộ những công việc liên quan đến việc soạn thảo văn bản,
ban hành văn bản, tổ chức quản lý văn bản, tổ chức quản lý và sử dụng con dấu,
tổ chức khoa học văn bản trong cơ quan, đơn vị, các doanh nghiệp, các tổ chức

-

chính trị xã hội, các lực lượng vũ trang.
Công tác văn thư bao gồm những nội dung sau đây:
Soạn thảo văn bản
Quản lý văn bản
Quản lý con dấu
Lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ
Thực trạng CTVT taih công ty cổ phần đầu tư và xây lắp Tây Hồ: là một
công ty xây lắp vì thế CTVT là một nội dung vô cùng quan trọng phục vụ cho
hoạt động quản lý của cơ quan.
Phụ trách về CTVT của Công ty gồm có một văn thư chuyên trách và một
nhân viên văn phòng cùng đảm nhiệm. CTVT của Công ty hoạt động theo các
văn bản chỉ đạo và hướng dẫn của Nhà nước như: Nghị định 110/2004/NĐ-CP
ngày 08/04/2004 của Chính phủ về Công tác Văn thư, Thông tư 07/2012/TTBNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội Vụ về Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ
và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan...; và một số văn bản khác.
Các khâu nghiệp vụ của Công tác văn thư tại Công ty được thực hiện như
sau:
Soạn thảo và ban hành văn bản: công tác soạn thảo văn bản của công ty
đều được tiến hành theo sự hướng dẫn của các văn bản Pháp luật quy định đúng
thể thức và quy trình ban hành. Các khâu nghiệp vụ soạn thảo văn bản đều được
tiến hành trên máy tính, sau đó thông qua mạng nội bộ (LAN) chuyên cho lãnh

10


đạo xem xét và chuyển ý kiến sử chữa luôn quaheej thống quản lý văn phòng và
tiến hành ban hành văn bản.
Quản lý văn bản:
- Quản lý văn bản đi: Văn bản được quản lý thống nhất tại Văn thư Công

ty. Tất cả những văn bản đi đều phải đăng ký tại Văn thư. Văn bản khi trình lãnh
đạo công ty duyệt đều có chữ ký của trưởng phòng hoặc phó phòng, bộ phận
tổng hợp thuộc Văn phòng xem xét các yếu tố về thể thức văn bản. Sau đó trình
lãnh đạo ký duyệt văn bản thảo, khi bản thảo đã được duyệt bộ phận tổng hợp
trả lại phòng có bản thảo để chỉnh lý bổ sung thêm thành bản chính và trình
Giám đốc ký. Các văn bản đi của cơ quan được đăng ký vào sổ công văn đi. Là
một công ty kinh doanh nên công việc này được thực hiện rất nhanh và khẩn
trương. Sau khi vào sổ mới nhân bản và đóng dấu và phát hành văn bản, văn bản
trả lại phòng soạn thảo 01 bản lưu cùng với hồ sơ trình kèm theo.
- Quản lý công văn đến: Tất cả các văn bản đến đều phải qua văn thư của
Công ty làm thủ tục và phân phối theo đúng quy định, văn bản đến được đóng
dấu “văn bản đến” đăng ký số thứ tự đến, ngày tháng năm đến, kèm phiếu trình
văn bản đến để trình văn bản Giám đốc hoặc Phó Giám đốc cho ý kiến. Lãnh
đạo Công ty cho ý kiến xong rồi chuyển qua cho văn thư nhập vào phần mềm
quản lý văn bản đến rồi chuyển cho các phòng hoặc cá nhân được phân chuyển
văn bản.
Bộ phận hình thành: nhân viên văn thư là đầu mối tiếp nhận, phân loại và
chuyển giao các loại văn bản, ghi số đến và ngày đến sau đó vào sổ văn bản.
Đối với các văn bản ghi “hỏa tốc”, “khẩn”, “mật”, các loại fax, điện tín
thì văn thư của Công ty ghi rõ giờ đến và chuyển ngay đến tay người nhận theo
đúng chế độ quản lý văn bản.
Hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại Công ty ghi lại các hoạt động về mọi mặt của
Công ty, đã được giữ gìn tra cứu và sử dụng khi cần thiết. các văn bản đã được
giải quyết xong được lập thành hồ sơ, sắp xếp theo thứ tự có logic và tổ chức
một cách khoa học.
+ Cặp đựng văn bản, tài liệu cần được giải quyết
11


+ Cặp đựng văn bản, tài liệu đã xử lý

+ Cặp đựng giấy tờ giải quyết như các loại báo cáo, tài liệu chuyên môn
về công nghệ thông tin, về thống kê công tác văn thư, lưu trữ để nghiên cứu
tham khảo và các giấy tờ khác.
Công tác lập hồ sơ công việc:
Hồ sơ công việc của Công ty chủ yếu là các tập lưu công văn, được sắp
xếp theo trình tự thời gian, các chuyên viên sau khi giải quyết công việc đều
không lập hồ sơ công việc mà nộp vào lưu trữ ở tình trạng bó gói.
Công tác văn thư truyền thống của Công ty trước khi ứng dụng CNTT thì
có những hạn chế nhất định như: việc soạn thảo văn bản diễn ra chậm và mất
nhiều thời gian, việc chuyển giao văn bản và theo dõi thực hiện văn bản không
được nhanh chóng, đặc biệt là theo dõi việc thực hiện vản bản và báo cáo công
việc. Theo phương pháp truyền thống thì văn thư cơ quan mất nhiều thời gian
hơn và việc tra tìm tài liệu cũng mất nhiều thời gian hơn.
3.Sự cần thiết phải ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn
thư.
Công tác văn thư trong mỗi cơ quan hiện nay ngày càng thể hiện được vai
trò của mình đối với hoạt động chung của cơ quan, việc đưa CNTT vào CTVT
sẽ tạo ra sự cải tiến trong phương thức hoạt động đối với những khâu nghiệp vụ
của công tác này. Cách thức làm việc mới không làm thay đổi bản chất công
việc, mà đơn giản nó chỉ góp phần nâng cao năng suất và hiệu quả công việc,
nhằm đáp ứng nhanh chóng chính xác những nhu cầu được đề ra. Việc ứng dụng
CNTT giúp cho khả năng xử lý thông tin được nhanh chóng hơn trong tinh hình
thông tin ngày càng tăng nhanh như hiện nay.
Trong mỗi cơ quan, Văn phòng được coi như là “trái tim” của cơ quan, là
trung tâm thông tin của cơ quan. Văn phòng là nơi thu nhận, xử lý, tìm kiếm và
cung cấp thông tin để giúp cho lãnh đạo có thể đưa ra những quyết định đúng
đắn, kịp thời. Trong thời đại thông tin như hiện nay nếu CTVT chỉ giải quyết
công việc bằng phương pháp thủ công thì sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc đáp
ứng kịp thời và đầy đủ những nhu cầu tìm thông tin với cơ quan, đơn vị khác.
12

Chính vì vậy, việc ứng dụng CNTT và CTVT tại Công ty cổ phần đầu tư và xây
lắp Tây Hồ là một yêu cầu tất yếu.
Ứng dụng CNTT vào CTVT trước hết là nhằm nâng cao chất lượng của
công tác này, đồng thời góp phần giải phóng phần nào sức lao động của cán bộ.
Công nghệ thông tin sẽ giúp CTVT được thực hiện một cách thuận lợi, nhanh
chóng và hiệu quả hơn. Điều này thể hiện ở chỗ, toàn bộ văn bản hình thành
trong hoạt động của cơ quan sẽ được nhập vào máy để quản lý, thông qua đây
việc thống kê, tra tìm, tổng hợp văn bản sẽ trở nên dễ dàng, nhanh chóng, chính
xác và đảm bảo hoạt động cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý của
Công ty. Chính nhờ điều này mà sẽ nâng cao vai trò và phát huy tối đa chức
năng, nhiệm vụ của Văn phòng, đặc biệt là bộ phận Văn thư. Trong công ty đã
nối mạng nội bộ thì chỉ cần thông qua mạng máy tính, lãnh đạo công ty cũng
như bát kỳ cán bộ nào của công ty đều có khả năng truy cập và tìm hiểu hệ
thống văn bản hình thành trong ngày tại Công ty (tùy theo chức vụ và thẩm
quyền của mỗi cán bộ sẽ có một mật khẩu riêng để truy cập).
Khả năng ứng dụng CNTT vào CTVT thể hiện ở chỗ: từ công tác soạn
thảo văn bản đến việc ban hành và quản lý văn bản, chính điều đó cá khâu
nghiệp vụ của công tác văn thư đều có thể ứng dụng được công nghệ thông tin:
soạn thảo văn bản trên máy tính, quản lý văn bản trên máy, thưjc hiện tra tìm
văn bản trên máy, chuyển giao văn bản qua mạng máy tính. Việc quản lý và sử
dụng con dấu cũng là một công việc của công tác văn thư, nhưng trong điều kiện
hiện nay về mặt quản lý nhà nước thì chưa có văn bản nào quy định về tính pháp
lý của con dấu và chũ ký điện tử. Xét về điều kiện kỹ thuật và khả năng quản lý
con dấu thực tế hiện nay thì chưa cần đưa nội dung này vào ứng dụng công nghệ
thông tin.

13

Chương 2: Triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư
tại Công ty cổ phần đầu tư và xây lắp Tây Hồ
2.1.Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Công ty
Cổ phần đầu tư và xây lắp Tây hồ với chương trình “Quản lý văn bản”
2.1.1 Giới thiệu về chương trình
Hệ thống chương trình Quản lý văn bản là sản phẩm của Tổng cục Công
nghiệp quốc phòng xây dựng nhằm hỗ trợ đắc lực cho công tác văn thư, đạc biệt
là khâu quản lý và giải quyết văn bản. Hệ thống hỗ trợ xuyên suốt quá trình, từ
khâu tiếp nhận văn bản, xử lý văn bản đến khâu cuối cùng là đưa văn bản vào
lưu trữ.
Với giao diện thân thiện, dễ dàng sẽ giúp cho người sử dụng, đặc biệt là
bộ phận văn thư nhập thông tin về công văn nhanh hơn và chính xác hơn. Hệ
thống được thiết kế theo mô hình khách/chủ nên rất thích hợp cho các công ty có
mạng nội bộ.
Mục tiêu quản lý trong phần mềm như sau:
Quản lý toàn bộ quá trình giải quyết công văn, công việc của các cán bộ,
-

nhân viên trong phạm vi toàn Công ty bao gồm:
Hỗ trợ văn thư cơ quan quản lý và theo dõi các văn bản đi và văn bản đến.
Hỗ trợ tra cứu công văn khi có yêu cầu.
Hỗ trợ lãnh đạo trong việc theo dõi quá trinh giải quyết các công văn trong toàn

-

Công ty.
Tăng cường cho việc quản lý một cách thuận tiện công văn tại các phòng/ban.
Giúp cho các cấp lãnh đạo trực tiếp theo dõi tiến độ giải quyết các công văn,

-

công việc của nhân viên trong các phòng/ban trên hện thống máy tính.
Giúp lãnh đạo các cấp đưa ra ý kiến chỉ đạo, hướng giải quyết cho những nhân
viên được giao trách nhiệm giải quyết công văn, công việc thông qua mạng máy

-

tính.
Hỗ trợ người dùng tra cứu công văn trực tiếp trên máy tính (có phân quyền truy
cập).
2.1.2 Giới thiệu các chương trình trong hệ thống
2.1.2.1 Cách khởi động chương trình
Kích chuột vào biểu tượng “Quản lý văn bản” trên màn hình.
2.1.2.2 Giao diện chính của chương trình
14


-

Chương trình gồm có các chức năng sau đây:
Đăng nhập hệ thống
Danh sách văn bản đến
Danh sách văn bản đi
Danh mục
Người sử dụng
Hệ thống
Đăng nhập hệ thống
Đăng xuất hệ thống
Tìm kiếm

Trợ giúp
2.1.2.3 Đăng nhập hệ thống
Khi người sử dụng đóng vai trò cấp Văn thư hay cấp văn phòng, cấp lãnh
đạo, hoặc cấp phòng ban thực hiện....sẽ được người quản trị hệ thống cung cấp
cho một tên đăng nhập và mật khẩu tuy theo vai trò công việc của mình.
Nếu là cấp văn thư thì chỉ có quyền cập nhật mới văn bản đi – đến, theo
dõi văn bản, xem văn bản lưu trữ. Nếu là cấp văn phòng thì có quyền xử lý văn
bản cấp văn phòng. Nếu là lãnh đạo thì có quyền xử lý văn bản cấp lãnh
đạo....Tại hộp thoại: Tên đăng nhập và Mật khẩu, người dùng nhập đúng tên
Đăng nhập và Mật khẩu, tiếp đến nhấn chuột Đăng nhập.
2.1.3 Quy trình xử lý công văn tại Công ty

-

Văn thư Công ty sẽ tiến hành:
Tiếp nhận văn bản đến
Đóng dấu đến
Nhập vào máy tính dữ liệu: số kí hiệu công văn, số đến, ngày gửi, ngày nhận,
nơi gửi, thời gian xử lý (ngày hiện tại), trích yếu nội dung văn bản, loại văn bản,

-

-

ghi chú.
Trình công văn cho lãnh đạo công ty.
Lãnh đạo công ty tiến hành:
Phê duyệt ý kiến chủ đạo.
Xác định phòng/ban giải quyết công văn.
Xác định hạn giải quyết công văn.

Sau khi lãnh đạo Công ty có ý kiến chỉ đạo, Văn thư cơ quan tiến hành:
Nhập ý kiến chỉ đạo vào máy tinh.
Chuyển các phòng ban theo yêu cầu chỉ đạo của Lanh đạo Công ty.
Sau khi nhận được công văn, Trưởng phó phòng ban (hay văn thư ban)
tiến hành:
Chuyển công văn thành công việc.
15


-

Chỉ đạo chuyên viên giải quyết.
Phân công văn cho chuyên viên.
Sau khi chyên viên nhận công văn sẽ tiến hành:
Đọc ý kiến chỉ đạo.
Giải quyết công văn, điền thông tin giải quyết vào máy tính.
Xác nhận đã hoàn thành giải quyết công văn.
Lập công văn giải quyết.
Trình lãnh đạo phòng/ban kiểm tra nội dung và thể thức văn bản.
Chuyển cho văn thư.
Sau khi văn thư cơ quan tiếp nhận văn bản đi sẽ tiến hành:
Chuyển cho lãnh đạo công ty ký.
Kiểm tra thể thức văn bản và tính pháp lý.
Cho số công văn đi, nhân bản công văn.
Đóng dấu công văn.
Điền các thông tin (số kí hiệu, ngày công văn, trích yếu nội dung, nơi nhận công
văn, nơi lưu công văn, độ khẩn, độ mật)
Phát hành công văn đi.
Sau khi tiến hành đăng nhập chương trinh thì các cán bộ trong công ty,
đặc biệt là Văn thư cơ quan có thể tiến hành những nội dung của công tác văn

thư.
2.2.Ứng dụng Công nghệ thông tin trong công tác soạn thảo văn bản
Việc soạn thảo văn bản của Công ty được tiến hành hoàn toàn trên máy vi
tính bời vì ở tất cả các phòng ban của công ty đều được trang bị máy vi tính và
các thiết bị khác như máy in, máy photo. Sao khi cán bộ có trách nhiệm dạon
thảo sẽ trịnh cho lãnh đao để kiểm tra đến khâu cuối cùng, và các công tác đó
đèu được thực hiện thông qua mạng nội bộ Công ty. Điều này có tác dụng rất
cao như: thuận tiện, bớt nặng nhọc đối với người soạn thảo và đánh máy, dễ
dàng lưu trữ và tìm lại các văn bản hoặc các dự thảo văn bản đã đợc soạn thảo,
dễ dàng sửa đổi các dự thảo, tiết kiệ được thời gian phải đánh máy và biên soạn
lại, có khả năng tra cứu hoặc tham khảo các thông tin cần thiết trực triếp trên
máy tính ngay trong quá trinh soạn thảo, biên tâp văn bản. Dễ dàng trong trình
bày thể thức và thể hiện văn bản đúng quy định. Chất lượng in ấn văn bản đảm
bảo các yêu cầu cao.
2.3.Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản

16


Công tác quản lý văn bản của Công ty cổ phầ đầu tư và xây lắp Tây Hồ
tiến hành hoàn toàn trên Chương trình Quản lý văn bản của Công ty. Các nội
dung công văn đi - đến, chuyển giao văn bản, tra cứu và tìm kiếm văn bản, tổng
hợp, in ấn sổ công văn và theo dõi tình trạng giải quyết văn bản, nhập ý kiến chỉ
đạo của lãnh đạo. Sẽ trình bày theo từng đối tượng đăng nhập vào chương trình,
cụ thể như sau:
2.3.1 Danh sách công việc – Xử lý văn bản cấp chuyên viên.
Phần Danh sách công việc chỉ dành cho chuyen viên. Chuyên viên nhập
danh sách công việc từ các phòng ban giao việc. Tất cả công việc được giao cho
chuyên viên hiển thị ngay trên form danh sách công việc.
2.3.2Quản lý vă bản cấp văn thư

Văn bản mới: Văn thư của cơ quan sử dụng chức năng này để cập nhật
văn bản đến và văn bản đi của Công ty.
2.3.2.1 Quan lý văn bản đến
Kích chuột vào danh sách văn bản đến, tiếp đến kích chuột vào chức năng
thêm mới.
Cập nhật thông tin văn bản đến bao gồm: Số, kí hiệu văn bản, cấp ban
hành, đơn vị gửi, phân loại văn bản, mức độ khẩn – mật, nhiện vụ thi hành văn
bản, trích yếu nội dung văn bản.... tiếp đến chọn chức năng nhập văn bản để lưu
lại thông tin vừa cập nhật.Bên cạnh đó, chương trinh còn cho phép đính kèm
theo các file đính kèm.
Văn thư ơ quan có quyền theo dõi, xem văn bản đến tại danh mục văn bản
đến và văn bản do cấp lãnh đạo gửi xuống.
Văn bản được hiển thị trong danh sach văn bản lưu trữ. Các văn bản thể
hiện số văn bản, ngày phát hành, cấp ban hành, trích yếu và tổng số có bao nhiêu
văn bản, văn thư có thể trục tiếp vào văn bản mình cần xem.
2.3.2.2 Quản lý văn bản
Cũng tương tự văn bản đến, danh sách văn bản đi cũng do người quản trị
hệ thống phân quyền cho các cấp. Ở căn thư có quy trình sử lý văn bản đi như
sau:
17


Bước 1: Đánh máy, in văn bản
Bước 2: Duyệt, ký văn bản
Bước 3: Đăng ký văn bản đi
Bước 4: Photo, in ấn văn bản
Bước 6: Chuyển giao văn bản đi
Bước 7: Kiểm tra việc quản lý giải quyết văn bản đi
Bước 8: Sắp xếp và quản lý lưu hồ sơ.
Thao tác thực hiện nhập văn bản mới: Nhập đúng tên truy cập, mật khẩu,

của người văn thư do quản trị hệ thống cung cấp. Sau khi đã vào được Chương
trình thid kích chọn Danh sách văn bản đi, chọn mục thêm mới.
Nhập thông tin văn bản đi bao gồm: Số ký hiệu văn bản, cấp ban hành,
phòng ban gửi, phân loại văn bản, ngày phát hành, ngưới ký, trích yếu nội dung
văn bản, kích vào chức năng nhập văn bản để thực hiện lệnh. Nếu trương hợp có
file đính kèm thì chọn mục Văn bản kèm theo, và chọn file cần đính kèm.
Tại mục chức năng của danh sách công văn đi bào gồm: lữu trữ, thực
hiện, báo cáo, và có thể chọn tráng thái để chọn văn bản đi ở mức độ bình
thường, khẩn hay hỏa tốc.
2.3.3 Tra tìm và thống kê văn bản
Việc ứng dụng CNTT với chương trình Quan lý văn bản thì việc tra tìm
văn bản và thống kê được thuân lợi và nhanh chóng. Người sử dụng chỉ cần kích
vào phầm tìm kiếm theo số kí hiêu văn bản: nhập số kí hiệu văn bản và kích vào
chon lọc, kết quả tìm được hiển thị ngay bên dưới. Chương trinh cho phép ưu
tiên tối đa 3 trường khóa đó là trích yếu nội dung, số kí hiệu văn bản, ngày phát
hành.

18


Chương 3: Những thuận lợi và khó khăn trong quá trình ứng dụng công
nghệ thông tin vào công tác văn thư tại Công ty cổ phần đầu tư và xây lắp
Tây Hồ.
3.1.Những thuận lợi và khó khăn trong quá trình ứng dụng công nghệ
thông tin vào công tác văn thư tại Công ty cổ phần đầu tư và xây lắp Tây
Hồ.
Là một công ty chuyên về xây dựng, xây lắp, các nhân viên trong công ty
đa số là các kỹ sư, kế toán làm việc thường xuyên trên máy tính và có khả năng
tiếp cận CNTT cực kì nhanh nhạy, cho nên việc ứng dụng CNTT trong công tác
văn thư nói riêng và các lĩnh vực của công ty noi chung là một thế mạnh và là

điều kiện thuận lợi của Công ty.
Ngoài những thuận lợi trên, phần mềm ứng dụng trong công tác văn thư
vẫn còn một số tồn tại: Phần mềm Quản lý văn bản này áp dụng cho cả Công ty
và các Xí nghiệp, Chi nhánh trực thuộc nen trong quá trình triển khai có nhiều
bất cập mà lại k có sự phối hợp kịp thời giưac văn thư công ty và văn thư của
các Xí nghiệp, Chi nhánh. Việc ứng dụng CNTT trong CTVT của toàn công ty
cũng không được động bộ hoàn toàn vì có một số Xí nghiệp, Chi nhánh không
có mạng nội bộ và trinh độ tin học của một số văn thư của Xí nghiệo, Chi nhánh
còn hạn chế do vạy mà quá trình thực hiejn còn gặp nhiều khó khăn. Chương
trình có một phần về lập hò sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan,
nhưng trong thực tế thì công tác này chưa được thực hiện nghiêm túc.
3.2.Hiệu quả của chương trình ứng dụng CNTT vào CTVT với phần
mềm Quản lý văn bản tại Công ty Cổ phần đầu tư và xây lắp Tây Hồ
Thực tiễn việc ứng dụng CNTT tại Công ty cổ phần đầu tư và xây lắp Tây
Hồ cho thấy những ưu điểm nổi bật trong việc nâng cao chất luojng quản lý văn
bản tại Công ty. Cụ thể như sau:
-

Chương trinh có thao tác đơn giản, co phép người sử dụng có thể dẽ dàng nhập

-

thông tin vào các trường một cách nhanh chóng.
Khả năng lưu giữ thông tin cao, cho phép nhập lượng thông tin lớn, góp phần
nâng cao hiệu quả của công tác quản lý văn bản. Chương trình có khả năng đáp
19


ứng đầy đủ nhu cầu cạp nhật văn bản đi – đến về quản lý văn bản, về tra ìm và
thống kê văn bản của Công ty. Hệ thống chương trình hỗ trợ xuyên suốt quá

trình, từ khâu tiếp nhận văn bản, xử lý văn bản, đến khâu cuối cũng là đưa văn
-

bản vào lưu trữ.
Tốc độ truy cập nhanh giúp phục vụ tối đa nhu cầu truy cập của cán bộ trong
Công ty, có khả năng nhiều người cùng tham gia vào quá trình tìm kiếm thông
tin văn bản thông qua hệ thống mạng nội bộ của Công ty. Đây là yếu tố quan

-

trọng tạo nên hiệu quả trong việc ứng dụng CNTT vào công tác văn thư.
Góp phần nâng cao năng suất lao động và chất lượng công tác văn thư tại Công
ty, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý và lãnh đạo.

KẾT LUẬN
Qua các phần nghien cứu thực tiễn và trinh bày ở trên, tôi có rút ra một số
kết luận như sau: CNTT là một ngành kinh kinh tế mũi nhọn, và việc ứng dụng
20


CNTT lại có tác động to lớn bao trùm khắp mọi lĩnh vực của đời sống xã hội.
Với sự giúp đỡ của công nghệ máy tính, mạng nội bộ, các phần mềm ứng
dụng...thì công tác văn phòng nói chung và công tác văn thư nói riêng đang từng
bước được cải tiến, nâng cao chất lượng công việc.
Công nghệ thông tin đã hỗ trợ đăc lực cho các khâu nghiệp vụ của công
tác văn thư, đưa công tác này từ hoạt động thủ công sang tự động hóa hoặc bán
tụ công hóa các khâu nghiệp vụ, góp phần giải phóng sức lao động chân tay
đồng thời nâng cao năng suất lao động của cán bộ.
Để có hiệu quả cao tong việc úng dung CNTT vào các khâu nghiệp vụ thì
công ty đã có sự đầu tư cần thiết và chính đáng cho công tác này, ngoài sự đầu

tư về kỹ thuật, nhân lực thì lãnh đạo công ty cũng như cán bộ văn thư cần có sự
quan tâm, hiểu biết về khả năng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác
văn thư.
Trên đây là toàn bộ nghiên cứu của tôi về ứng dụng Công nghệ thong tin
vào công tác văn thư tại Công ty cổ phần đầu tư và xây lắp Tây Hồ, trong quá
trình nghiên cứu cũng như trong bài viết có một số điểm không tiện trình bày rõ
hơn được vơi lý do đảm bảo bí mật của Công ty.
Và đề tài này cũng ở mức độ bước đầu tìm hiểu về một vấn đề là việc ứng
dụng CNTT trong CTVT tại Công ty, rất mong được sự đóng góp ý kiến quý
thầy cô trong việc xây dựng đề tài để bài nghiên cứu được hoàn thiện hơn.

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Quốc hội (2011), Luật Lưu trữ ngày 11/11/2011 của Quốc hội khoá 13,
Hà Nội
2. Nhóm tác giả: Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền,
Nguyễn Văn Thâm (1990), Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ (giáo trình cho
sinh viên Đại học Lưu trữ), Hà Nội.
21


3. Cao đẳng Nội vụ Hà Nội (2009), Giáo trình Lưu trữ học, Nhà xuất bản
Giao thông Vận Tải, Hà Nội.
4. Cao đẳng Nội vụ Hà Nội (2009), Nghiệp vụ Công tác văn thư, Nhà xuất
bản Giao thông Vận Tải, Hà Nội.

22