Tìm hiểu về công tác văn thư, lưu trữ tại Trung tâm Tin học - Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA ĐÀO TẠO TẠI CHỨC VÀ BỒI DƯỠNG

TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ
TẠI TRUNG TÂM TIN HỌC CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ
NHÀ NƯỚC

HỌC PHẦN: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU KHOA HỌC

Giảng viên

: TS. Lê Thị Hiền

Sinh viên thực hiện

: Nguyễn Thị Cúc

Lớp

: Lưu trữ học 1406

HÀ NỘI - 2015


LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đây là đề tài nghiên cứu của e, không sao chép nội dung
của người khác. Nếu sai em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm.
Hà Nội, ngày 18 tháng 9 năm 2015
Sinh viên

Nguyễn Thị Cúc

LỜI CẢM ƠN
Để có được đề tài nghiên cứu về công tác văn thư lưu trữ tại Trung tâm
Tin học thuộc Cục Văn thư và Lưu tữ nhà nước, em xin gửi lời cảm ơn chân
thành đến:
Đầu tiên em xin cảm ơn TS. Lê Thị Hiền đã nhiệt tình giúp em trong quá
trình học tập, cũng như trong việc định hướng đề tài nghiên cứu, thể thức trình
bày, cô đã định hướng và giúp đỡ em hoàn thành bài đề tài này.
Đặc biệt, em xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo Trung tâm Tin học,
Phòng Hành chính - Tổ chức Trung tâm Tin học đã tạo điều kiện, giúp đỡ,
hướng dẫn em trong quá trình tìm hiểu, thu thập thông tin, tài liệu về cơ quan và
những tài liệu khác có liên quan đến đề tài.
Em đã cố gắng nghiên cứu, tìm hiểu thực tiễn và đề xuất một số giải pháp
trong đề tài, song đề tài không tránh khỏi những khuyết điểm và hạn chế cần
được trao đổi và bổ sung thêm. Rất mong được sự góp ý của cô giáo và các bạn
để chất lượng bài viết của em được tốt hơn./
Trân trọng cảm ơn!


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN................................................................................................2
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................3
MỤC LỤC............................................................................................................4
MỞ ĐẦU..............................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài.............................................................................................................1
2. Mục đích nghiên cứu.......................................................................................................1
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu...................................................................................2

4. Lịch sử nghiên cứu..........................................................................................................2
5. Phương pháp nghiên cứu.................................................................................................2
6. Đóng góp của đề tài........................................................................................................3
7. Cấu trúc của đề tài...........................................................................................................3

Chương 1..............................................................................................................4
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ VÀ KHÁI
QUÁT VỀ TRUNG TÂM TIN HỌC THUỘC CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU
TRỮ NHÀ NƯỚC...............................................................................................4
I. Cơ sở lý luận về công tác văn thư, lưu trữ.......................................................................4
1.1 Công tác văn thư...........................................................................................................4
1.1.1. Khái niệm về công tác văn thư..................................................................................4
1.1.2. Yêu cầu của công tác văn thư....................................................................................4
1.1.3. Nội dung của công tác văn thư tại Trung tâm Tin học - Cục Văn thư và Lưu trữ nhà
nước.....................................................................................................................................4
1.2. Công tác lưu trữ...........................................................................................................6
1.2.1. Khái niệm..................................................................................................................6
1.2.2. Nội dung của công tác lưu trữ tại Trung tâm Tin học..............................................7
1.2.3. Khái quát về Trung tâm Tin học - Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước......................8
1.2.3.1. Sự hình thành và phát triển của Trung tâm Tin học...............................................8
1.2.3.2. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Tin học - Cục Văn thư và
Lưu trữ nhà nước.................................................................................................................9

TIỂU KẾT..........................................................................................................12
Chương 2............................................................................................................13
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRUNG TÂM TIN HỌC CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC................................................13
2.1 Công tác văn thư.........................................................................................................13
2.1.1. Tiếp nhận và giải quyết văn bản đến:......................................................................13
2.1.2.Tổ chức quản lý giải quyết văn bản đi.....................................................................18
2.1.3. Tổ chức quản lý giải quyết các văn bản mật của Trung tâm Tin học......................21

2.1.4. Tổ chức quản lý các tài liệu hồ sơ tại Trung tâm....................................................21
2.1.5.Tổ chức và sử dụng con dấu....................................................................................22


2.2. Công tác lưu trữ.........................................................................................................23
2.2.1. Tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ của cơ quan....................................................23
2.2.2 Thành phần, nội dung và khối lượng tài liệu được bảo quản ở lưu trữ cơ quan......23
2.2.3. Tình hình tổ chức khoa học tài liệu.........................................................................24
2.2.4. Giao nộp tài liệu vào các Trung tâm và các kho lưu trữ cố định............................25
2.2.5. Tình hình tổ chức và sử dụng tài liệu......................................................................25
2.2.6. Tình hình bảo quản tài liệu......................................................................................26
2.2.7. Tình hình ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ....................................................27

TIỂU KẾT..........................................................................................................27
Chương 3............................................................................................................29
KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP NHĂM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRONG
HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRUNG TÂM TIN HỌC CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC................................................29
3.1. Đánh giá thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại Trung tâm Tin học........................29
3.1.1. Ưu điểm:.................................................................................................................29
3.1.2. Hạn chế:..................................................................................................................29
3.1.3. Giải pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động công tác văn thư, lưu trữ tại Trung tâm
Tin học...............................................................................................................................30

TIỂU KẾT..........................................................................................................31
KẾT LUẬN........................................................................................................32
Phụ lục số 1..........................................................................................................1


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài.

Văn thư, lưu trữ là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là công tác
thường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý hành chính nhà nước.
Trong các cơ quan đơn vị công tác văn thư, lưu trữ luôn được quan tâm, vì đó là
công tác đảm bảo hoạt động quản lý hành chính thông qua các văn bản, tài liệu.
Làm tốt công tác này công văn giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin giải quyết
công việc nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan.
Ngày nay, với sự phát triển của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh vực đều
được hiện đại hóa, nền hành chính nhà nước cũng có sự phát triển để phù hợp
với tiến triển đó. Với vai trò quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ, trong lĩnh
vực quản lý hành chính, Đảng và nhà nước ta luôn quan tâm, đã và đang có
những chủ chương chính sách ngày càng hiện đại công tác này, nhằm phục vụ
tốt nhất cho hoạt động quản lý nhà nước trong mỗi cơ quan. Các văn bản hành
chính trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo và hoạt động của ngành văn thư, lưu trữ.
Khi nghiên cứu tìm hiểu tại lớp e dã chọn đề tài “Tìm hiểu về công tác văn thư,
lưu trữ tại Trung tâm Tin học - Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước” làm đề tài
nghiên cứu. Đây là một kiểu đề tài mà trước tới nay đã có nhiều công trình
nghiên cứu và chính vì vậy e đã tìm hiểu và nghiên cứu đi đến quyết định chọn
đề tài làm đề tài cho mình, e muốn góp phần vào bước đầu nghiên cứu về công
tác văn thư, lưu trữ. Nghiên cứu về công tác văn thư, lưu trữ tại Trung tâm Tin
học nhằm đánh giá thực trạng hoạt động tại đơn vị và đưa ra một số kiến nghị,
biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động công tác văn thư, lưu trữ tại
Trung tâm Tin học- Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
2. Mục đích nghiên cứu.
- Hiểu rõ về công tác văn thư, lưu trữ tại đơn vị sự nghiệp thuộc Cục Văn
thư và Lưu trữ nhà nước.
- Tìm hiểu thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại Trung tâm Tin học.
- Nắm rõ được quy trình công tác văn thư, lưu trữ
- Đề xuất giải pháp cải thiện các mặt hạn chế còn tồn tại và kiến nghị
1

nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ tại Trung tâm Tin học
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.
3.1. Đối tượng nghiên cứu.
Công tác văn thư, lưu trữ tại Trung tâm Tin học - Cục Văn thư và Lưu trữ
nhà nước.
3.2. Phạm vi nghiên cứu
Trung tâm Tin học thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tại 12 Đào
Tấn - Ba Đình - Hà Nội
4. Lịch sử nghiên cứu
Có thể nói công tác văn thư, lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động không thể
thiếu trong hoạt động quản lý của tất cả các cơ quan, tổ chức nhằm đảm bảo
thông tin văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công
việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan, tổ chức. Ngay từ
khi cách mạng tháng Tám mới thành công, Nhà nước ta đã có một số quy định
cụ thể về công tác này, tuy nhiên, cũng có một thời công tác này chưa được hiểu
đầy đủ, nhất là trong những năm chiến tranh. Sau một thời gian xây dựng bộ
máy nhà nước, công tác văn thư, lưu trữ lần đầu tiên được đề cập một cách có hệ
thống về các nội dung cụ thể của nó là trong Điều lệ về công tác công văn giấy
tờ và công tác lưu trữ, ban hành kèm theo Nghị định số 142/CP ngày 28/9/1963
của Hội đồng Chính phủ. Sau hơn 40 năm áp dụng và qua nhiều biến động của
lịch sử đất nước, năm 2004, một bản Nghị định mới về công tác văn thư của
Chính phủ đã được ban hành thay cho Nghị định số 142/CP, đó là Nghị định số
110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày
08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số
110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư. Cùng với
sự phát triển của bộ máy nhà nước qua các thời kỳ, trên thực tế công tác văn thư,
lưu trữ trong các cơ quan ngày càng được củng cố.
5. Phương pháp nghiên cứu.
Để thực hiện đề tài em đã sử dụng các phương pháp sau:

- Phương pháp tổng hợp và thống kê
2


- Phương pháp phân tích minh họa lý luận bằng các số liệu
- Phương pháp quan sát thực tế quá trình nghiên cứu khảo sát hoạt động
tại Trung tâm Tin học.
6. Đóng góp của đề tài.
Góp phần nâng cao hiệu quả công tác hành chính và đặc biệt là công tác
văn thư, lưu trữ
Kết quả của đề tài có thể làm tài liệu tham khảo cho cán bộ làm công tác
văn thư, lưu trữ các bạn đang học về văn thư tại trường.
7. Cấu trúc của đề tài.
Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục đề tài đước chia làm 03 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác văn thư, lưu trữ và khái quát về
Trung tâm Tin học - Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
Chương 2: Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại Trung tâm Tin học Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước
Chương 3: Giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao công tác văn, lưu trữ
thư tại Trung tâm Tin học - Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

3


Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ VÀ KHÁI
QUÁT VỀ TRUNG TÂM TIN HỌC THUỘC CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU
TRỮ NHÀ NƯỚC
I. Cơ sở lý luận về công tác văn thư, lưu trữ.
1.1 Công tác văn thư
1.1.1. Khái niệm về công tác văn thư

Công tác văn thư là một hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục
vụ cho các công tác quản lý của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị,
kinh tế, xã hội, các đơn vị vũ trang. Là toàn bộ công việc về xây dựng văn bản
và ban hành văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản hình thành trong
hoạt động của cơ quan. Các văn bản hình thành của công tác văn thư là phương
tiện thiết yếu cho hoạt động của cơ quan đạt hiệu quả.
1.1.2. Yêu cầu của công tác văn thư
Trong quá trình thực hiện những nội dung của công tác văn thư cần phải
đảm bảo những yêu cầu sau:
+ Nhanh chóng, kịp thời, đúng kỳ hạn
+ Phải đảm bảo tính chính xác cao
+ Mức độ bí mật của văn bản
+ Sử dụng trang thiết bị hiện đại.
1.1.3. Nội dung của công tác văn thư tại Trung tâm Tin học - Cục Văn
thư và Lưu trữ nhà nước.
Nội dung của công tác văn thư là những công tác liên quan đến công tác
quản lý và giải quyết về văn bản trong cơ quan, đơn vị và thường có 5 nội dung
cơ bản sau:
- Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi
- Tiếp nhận và giải quyết văn bản đến
- Tổ chức và quản lý văn bản mật trong cơ quan
- Tổ chức và quản lý tài liệu hồ sơ cơ quan
- Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu.
4


* Về việc tổ chức quản lý và xử lý văn bản đi.
Đối với văn bản đi bản thảo khi trình lãnh đạo Trung tâm duyệt đều có
chữ ký của trưởng phòng hoặc phó phòng, bộ phận tổng hợp thuộc phòng Hành
chính - Tổ chức xem xét các yếu tố về thể thức văn bản. Sau đó trình lãnh đạo

ký duyệt văn bản thảo, khi bản thảo đã được duyệt bộ phận tổng hợp trả lại
phòng có bản thảo để chỉnh lý bổ sung thêm thành bản chính và trình Giám đốc
ký. Sau khi bản được ký chính thức được chuyển đến văn thư, cán bộ văn thư
của trung tâm xem xét lại thể thức văn bản đầy đủ mới nhân bản và đóng dấu
vào sổ và phát hành văn bản, văn bả n trả lại phòng soạn thảo 01 bản lưu cùng
với hồ sơ trình kèm theo.
- Quyết định: 20 số/ 1năm
- Văn bản: 115 số/1năm
- Báo cáo: 52 số/1năm
- Giấy mời họp: 12 số/1năm
* Công tác tiếp nhận và xử lý văn bản đến.
Tất cả các văn bản đến đều phải qua văn thư của Trung tâm làm thủ tục và
phân phối theo đúng quy định, văn bản đến được đóng dấu “văn bản đến” đăng
ký số thứ tự đến, ngày tháng năm đến, kèm phiếu trình văn bản đến để trình văn
bản Giám đốc hoặc Phó Giám đốc phân phối. Lãnh đạo Trung tâm phân phối
xong rồi chuyển qua cho văn thư nhập vào phần mềm quản lý văn bản đến rồi
chuyển cho các phòng hoặc cá nhân được phân chuyển văn bản.
Bộ phận hình thành: nhân viên văn thư là đầu mối tiếp nhận, phân loại và
chuyển giao các loại văn bản, ghi số đến và ngày đến sau đó vào sổ văn bản.
Đối với các văn bản ghi “hỏa tốc”, “khẩn”, “mật”, các loại fax, điện tín
thì văn thư của Trung tâm ghi rõ giờ đến và chuyển ngay đến tay người nhận
theo đúng chế độ quản lý văn bản.
*Tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu tại Trung tâm Tin học
Hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại Trung tâm ghi lại các hoạt động về mọi mặt của
Trung tâm, đã được giữ gìn tra cứu và sử dụng khi cần thiết. các văn bản đã
được giải quyết xong được lập thành hồ sơ, sắp xếp theo thứ tự có logic và tổ
5


chức một cách khoa học.

+ Cặp đựng văn bản, tài liệu cần được giải quyết
+ Cặp đựng văn bản, tài liệu đã xử lý
+ Cặp đựng giấy tờ giải quyết như các loại báo cáo, tài liệu chuyên môn
về công nghệ thông tin, về thống kê công tác văn thư, lưu trữ để nghiên cứu
tham khảo và các giấy tờ khác.
* Tổ chức sử dụng con dấu
Con dấu của Trung tâm Bao gồm con dấu Trung tâm Tin học và dấu chức
danh Giám đốc, Phó Giám đốc, dấu gi tên chức danh, dấu Trưởng Phòng Hành
chính - Tổ chức, dấu mức độ mật, khẩn, hỏa tốc.
Quá trình sử dụng và bảo quản con dấu văn thư Trung tâm cũng đã thực
hiện theo đúng quy định của pháp luật và của Trung tâm.
* Sử dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Trung tâm
Tin học
Là đơn vị có chức năng quản lý ứng dụng công nghệ thông tin trong công
tác văn thư, cho nên các cán bộ chuyên môn về tin học đã xây dựng các phần
mềm: quản lý thi đua khen thưởng, quản lý công chức, quản lý trong đó có phần
mềm quản lý công tác văn thư, phần mềm này được xây dựng với các tính năng
chuyên dụng cho công tác văn thư, phần mềm quản lý công tác lưu trữ. Văn bản
đến, văn bản đi được nhập phần mềm quản lý văn bản. Đến nay công tác quản lý
văn bản bằng phần mềm được thường xuyên và đã được nâng cao hơn, đáp ứng
cho việc phục vụ tra tìm văn bản được kịp thời.
Hiện tại văn thư tại Trung tâm Tin học được trang bị số thiết bị như máy
điện thoại, máy fax, máy photocopy, máy in, để phục vụ cho công tác văn thư.
1.2. Công tác lưu trữ.
1.2.1. Khái niệm
Công tác lưu trữ là khâu cuối cùng của quá trình xử lý thông tin bằng văn
bản. Tất cả những văn bản đã qua xử lý, bản lưu của văn bản đi (bản chính) và
những hồ sơ, tài liệu liên quan đều phải được chuyển vào lưu trữ qua chọn lọc.

6

1.2.2. Nội dung của công tác lưu trữ tại Trung tâm Tin học.
- Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ:
Bổ sung tài liệu vào lưu trữ bao gồm việc sưu tầm và thu thập tài liệu lưu
trữ vào các phông lưu trữ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước theo nguyên tắc
thống nhất.
Sau khi thu thập bổ sung các biện pháp nghiệp vụ để phân loại tài liệu
trong các phông.
Bổ sung tài liệu là công tác nghiên cứu có biện pháp để giao nộp một cách
có chủ động vào kho lưu trữ bảo quản và sử dụng theo quy định
- Công tá chỉnh lý tài liệu:
Công tác chỉnh lý tài liệu là một khâu nghiệp vụ trong đó tài liệu được hệ
thống hóa theo một phương pháp thích hợp và được cố định sắp xếp trong kho
nhằm mục đích bảo quản hoàn chỉnh và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.
Bước 1: Viết lịch sử hình thành phông.
Bước 2: Chỉnh lý tài liệu.
Bước 3: Viết bìa hồ sơ.
Bước 4: Viết chứng từ kết thúc.
- Xác định giá trị tài liệu:
Xác định giá trị tài liệu lưu trữ là phương pháp chuyên môn nghiệp vụ,
xem xét hồ sơ tài liệu có giá trị về các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học
công nghệ và các giá trị khác để xác định tài liệu nào có giá trị cần lưu trữ bao
lâu và hồ sơ tài liệu nào không cần lưu trữ.
Khi xác định giá trị tài liệu lưu trữ dựa vào 3 nguyên tắc sau:
+ Tính lịch sử
+ Tính chính trị
+ Tính tổng hợp
- Bổ sung tài liệu lưu trữ
Bổ sung tài liệu là công tác sưu tầm thu thập thêm làm phong phú và hoàn

chỉnh tài liệu vào kho lưu trữ của Trung tâm Tin học.
- Thống kê và kiểm tra tài liệu lưu trữ:
7


Công tác thống kê và kiểm tra là biện pháp áp dụng các phương pháp
chuyên môn, nghiệp vụ khoa học nhằm nắm được một cách rõ ràng, chính xác,
kịp thời nội dung, thành phần, số lượng, chất lượng của tài liệu lưu trữ và cơ sở
vật chất khác trong kho lưu trữ tại Trung tâm Tin học.
- Chỉnh lý tài liệu:
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là sự kết hợp chặt chẽ các khâu nghiệp vụ của
công tác lưu trữ như phân loại, bổ sung, xác định giá trị tài liệu lưu trữ … Để tổ
chức các khối tài liệu lưu trữ đảm bảo an toàn và sử dụng chúng có hiệu quả.
- Bảo quản tài liệu:
Bảo quản tài liệu là toàn bộ những công việc được thực hiện nhằm đảm
bảo giữ gìn trạng thái vật lý của tài liệu.
- Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu:
Là toàn bộ công tác nhằm đảm bảo cung cấp cho các phòng tại Trung tâm
và các phòng chức năng, các đơn vị thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước
những thông tin cần thiết phục vụ cho mục đích tra tìm và khai thác tài liệu có
hiệu quả.
1.2.3. Khái quát về Trung tâm Tin học - Cục Văn thư và Lưu trữ nhà
nước
1.2.3.1. Sự hình thành và phát triển của Trung tâm Tin học
Trung tâm Tin học là đơn vị sự nghiệp thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà
nước tại khu vực phía Bắc. Tiền thân của Trung tâm Tin học là Trung tâm Công
nghệ và Dữ liệu thông tin thuộc Cục Lưu trữ nhà nước được thành lập theo
Quyết định số 19/2002/QĐ-BTCCBCP ngày 15 tháng 4 năm 2002 của Ban Tổ
chức cán bộ Chính phủ thực hiện chức năng triển khai, ứng dụng và xây dựng
Dữ liệu thông tin theo các nhiệm vụ của Cục Lưu trữ nhà nước.

Để kiện toàn cơ cấu tổ chức của ngành và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ
quốc gia phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc, năm 2003 Bộ trưởng
Bộ Nội vụ đã ban hành Quyết định số 66/2003/QĐ-BNV ngày 01/10/2003 về
việc đổi tên Trung tâm Công nghệ và Dữ liệu thông tin. Theo đó, Trung tâm
Công nghệ và Dữ liệu thông tin được đổi tên thành Trung tâm Tin học thuộc Cục
8


Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Tin học
được quy định rõ tại Quyết định số 51/QĐ-VTLTNN ngày 25 tháng 5 năm 2004
của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Theo Quyết định này, Trung
tâm Tin học là tổ chức sự nghiệp thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, thực
hiện chức năng nghiên cứu, triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong công
tác văn thư, lưu trữ; quản lý ứng dụng công nghệ thông tin và quản lý công tác
thống kê theo các nhiệm vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
Để tập trung hơn cho các nhiệm vụ quản lý nhà nước về ứng dụng công
nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ trong phạm vi cả nước, ngày 22
tháng 12 năm 2009 Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ra Quyết định số 324/QĐVTLTNN điều chỉnh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
Trung tâm Tin học. Theo Quyết định điều chỉnh này, Trung tâm Tin học thực
hiện chức năng nghiên cứu, triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong công
tác văn thư, lưu trữ và quản lý ứng dụng công nghệ thông tin theo thẩm quyền
của Cục; lưu trữ thông tin số trong các cơ quan nhà nước và quản lý công tác
thống kê văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật trong phạm vi toàn quốc.
1.2.3.2. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Tin học
- Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước
1.2.3.2.1. Chức năng.
Trung tâm Tin học là tổ chức sự nghiệp thuộc Cục văn thư và Lưu trữ nhà
nước, thực hiện chức năng nghiên cứu, triển khai ứng dụng công nghệ thong tin
trong công tác văn thư lưu trữ; tham mưu giúp Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước

quản lý ứng dụng công nghệ thông tin theo các nhiệm vụ của Cục; lưu trữ thông
tin số trong các cơ quan nhà nước và quản lý công tác thống kê văn thư, lưu trữ
trong phạm vi toàn quốc.
Trung tâm Tin học có trụ sở tại Hà Nội, có tư cách pháp nhân, có con dấu
và tài khoản riêng.
1.2.3.2.2.Nhiệm vụ, quyền hạn:
1. Xây dựng chương trình, kế hoạch, đề án, ứng dụng và phát triển công
9


nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ dài hạn và hàng năm của Cục
trình các cấp có thẩm quyền phê duyệt;
2. Tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch, đề án, dự án ứng dụng
công nghệ thông tin đã được các cấp có thẩm quyền phê duyệt;
3. Quản lý thống nhất các phần mềm ứng dụng chuyên ngành thuộc
phạm vi quản lý của Cục; là đầu mối tiếp thu sự chỉ đạo và đầu tư ứng dụng
công nghệ thông tin của các cấp trên đối với Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước;
4. Tổ chức thiết kế, xây dựng và phát triển hạ tầng công nghệ thông tin,
các phần mềm ứng dụng chuyên ngành thuộc phạm vi quản lý của Cục;
5. Tham mưu giúp Cục xây dựng, trình Bộ Nội vụ ban hành các quy định
về lưu trữ thông tin số trong cơ quan nhà nước;
6. Thu thập, tích hợp, bảo quản an toàn, tổ chức khai thác sử dụng đối
với tài liệu đã được số hóa của cơ quan nhà nước và của các Trung tâm Lưu trữ
quốc gia;
7. Xây dựng, trình Cục ban hành các văn bản hướng dẫn ứng dụng công
nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ được áp dụng cho toàn ngành;
8. Tổ chức, hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện các văn bản quy
phạm pháp luật và hướng dẫn nghiệp vụ về lĩnh vực công nghệ thông tin được
áp dụng trong ngành;
9. Tổ chức thiết kế, xây dựng, biên tập, cập nhật thông tin, quản lý và tổ

chức khai thác hiệu quả Website của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước;
10. Tổ chức thực hiện quản trị, bảo trì, bảo trì, bảo dưỡng hệ thống máy
tính và các thiết bị hệ thống tin học của Cục;
11. Thống kê và quản lý số liệu thống kê toàn quốc về công tác văn thư,
lưu trữ và tài liệu lưu trữ; cung cấp số liệu thống kê phục vụ công tác quản lý
nhà nước của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước;
12. Đào tạo, chuyển giao, tư vấn ứng dụng công nghệ thông tin trong
công tác văn thư, lưu trữ theo quy dịnh của Pháp luật;
13. Quản lý cán bộ, viên chức, tài sản, vật tư và kinh phí được giao;
14. Quyền hạn của Giám đốc Trung tâm Tin học thực hiện theo phân cấp
10


của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Quy chế làm việc và nhiệm
vụ, quyền hạn của các đơn vị thuộc Trung tâm do Giám đốc Trung tâm Tin học
quy định.
1.2.3.2.3.Cơ cấu tổ chức của trung tâm :
Trung tâm Tin học có Giám đốc và các Phó Giám đốc, Giám đốc và các
Phó Giám đốc do Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đảm nhiệm.
Cơ cấu tổ chức:
- Phòng hành chính -Tổ chức;
- Phòng nghiên cứu ứng dụng;
- Phòng quản trị hệ thống;
- Phòng thống kê dữ liệu;
- Phòng Biên tập Website.
Sơ đồ tổ chức bộ máy của Trung tâm Tin học

GIÁM ĐỐC

PHÓ GIÁM ĐỐC

PHÒNG
HÀNH
CHÍN
H - TỔ
CHỨC

PHÒNG
THỐN
G KÊ
VÀ
CƠ SỞ
DỮ
LIỆU

PHÒNG
BIÊN
TẬP
WEBS
ITE

PHÒNG
QUẢN
TRỊ
HỆ
THỐN
G

PHÒNG
NGHI

ÊN
CỨU
ỨNG
DỤNG

11


TIỂU KẾT
Ngày nay, nhận thức về vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác văn
thư, lưu trữ đã có những chuyển biến tích cực nhưng một bộ phận không nhỏ
công chức, viên chức vẫn chưa có nhận thức đầy đủ về công tác này, còn tầm
thường hoá công tác văn thư, lưu trữ, coi công tác văn thư, lưu trữ là công việc
đơn giản, ai cũng có thể làm được thậm chí không cần phải học hành. Vì vậy, để
có nhận thức đúng đắn và đầy đủ về vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của công
tác văn thư, lưu trữ cần phải không ngừng thông tin, tuyên truyền về công tác
này. Hình thức thông tin, tuyên truyền có thể là tham mưu giúp Ban giám đốc tổ
chức các Hội nghị, Hội thảo hoặc mở các lớp tập huấn về công tác văn thư, lưu
trữ. Không những vậy, còn không ngừng học tập nâng cao trình độ về công nghệ
thông tin để áp dụng vào công tác văn thư, lưu trữ tại Trung tâm Tin học.

12


Chương 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRUNG TÂM TIN HỌC CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC
2.1 Công tác văn thư
2.1.1. Tiếp nhận và giải quyết văn bản đến:
Văn bản, tài liệu, thư mà cơ quan nhận được từ nơi khác gửi về gọi tắt là
“văn bản đến”.

Công tác tổ chức, giải quyết quản lý văn bản đến được thực hiện theo
nguyên tắc. Mọi văn bản, giấy tờ đều phải qua bộ phận văn thư, bộ phận này có
nhiệm vụ vào sổ , quản lý thống nhất yêu xử lý nhanh chóng, chính xác, giữ bí
mật.
Về việc tổ chức, tiếp nhận giải quyết văn bản đến được thực hiện theo 7
bước sau:
Bước 1: Sơ bộ phân loại văn bản
Bước 2: Bóc bì văn bản
Bước 3: Đóng dấu đến, ghi sổ đến và ngày đến vào văn bản
Bước 4: Vào sổ phần mềm văn bản đến
Bước 5: Cho ý kiến giải quyết
Bước 6: Chuyển cá nhân đơn vị được phân công
Bước 7: Lưu hồ sơ

13


Lưu đồ mô tả quy trình tiếp nhận văn bản đến
Các bước

Tr¸ch

Néi dung c«ng viÖc

nhiÖm

thực
hiện
Bíc 1

Văn thư
cơ quan

Tên riêng

TiÕp
nhËn

Bíc 2
Ph©n lo¹i b×

B× göi tªn c¬ quan

Văn thư

ChuyÓn trùc
tiÕp

cơ quan
Bước 3
Đóng dấu đến, nghi
ngày đến

Văn thư
cơ quan

Bíc 4
Vào sổ (phần
mềm quản lý
văn bản đến)

Văn thư
cơ quan
Lãnh đạo

Cho ý kiÕn giải
quyết

Bước 5

ChuyÓn c¸ nh©n,
®¬n vÞ ®îc ph©n
c«ng

Bước 6

Trung tâm
Văn thư
cơ quan

Bíc 7
Đơn

vị

Lu hå s¬

chịu trách
nhiệm giải
quyết công

việc

14


15


Phần mềm quản lý văn bản đến tại Trung tâm Tin học:

16


Mẫu chuyển văn bản đến
Ngày chuyển
1
………

Số đến

Đơn vị hoặc

Ký nhận

Ghi chú

2
…….

người nhận

3
…..

4
…..

5
….

Những văn bản gửi đến không đúng quy định và không thuộc thẩm quyền
xử lý của Trung tâm thì được trả lại nơi gửi.
Khi nhận được văn bản từ Bộ nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước
chuyển xuống, từ các Trung tâm, đơn vị chuyển về có thể được qua các bước
sau:
- Bưu điện chuyển về
- Trực tiếp ký nhận
- Qua hệ thống văn bản mật
- Các đơn vị đi công tác mang về
Khối lượng văn bản nhận từ các nguồn gồm:
- Văn bản của Bộ Nội vụ
- Văn bản của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước
- Văn bản của các Trung tâm Lưu trữ quốc gia thuộc Cục
- Văn văn của các đơn vị ngoài.
Hình thức bên ngoài chuyển giao văn bản đến
SỐ CHUYỂN GIAO VĂN BĂN ĐẾN
Năm 200:…
Từ ngày:…………… Đến ngày ………….
Từ số: ……………… Đến số……………..
Quyển số:……………...

+ Tình hình việc kiểm tra đôn đốc việc gải quyết văn bản đến
17


- Giám đốc Trung tâm phân công nhiệm vụ đôn đốc và kiểm tra giải
quyết văn bản đến thông qua phần mềm quản lý văn bản đến mà Trung tâm đang
ứng dụng.
Cán bộ văn thư có trách nhiệm chuyển giao đến tay người nhận đồng
thời yêu cầu các đơn vị, cá nhân làm đúng chức trách của mình trong việc giải
quyết văn bản.
Đăng ký văn bản đến là để quản lý để quản lý văn bản đến Trung tâm
được chặt chẽ tìm văn bản được nhanh chóng dễ dàng.
Mẫu dấu đến của Trung tâm Tin học
TRUNG TÂM TIN HỌC
Số: ………................

ĐẾN

Ngày:……………….
Chuyển: …………….
Lưu hồ sơ số:………..

2.1.2.Tổ chức quản lý giải quyết văn bản đi.
Tất cả những văn bản, giấy tờ, tài liệu của Trung tâm gửi đi gọi chung là
“văn bản đi”.
Về tổ chức quản lý văn văn bản đi cũng được thực hiện theo nguyên tắc.
Các văn bản giấy tờ của Trung tâm gửi ra ngoài nhất thiết phải qua bộ phận văn
thư, cán bộ văn thư phải có trách nhiệm ký vào sổ, đóng dấu và có trách nhiệm
gửi đi.
Thủ tục quản lý gửi văn bản đi bao gồm các bước sau:

Bước 1: Đánh máy, in văn bản
Bước 2: Duyệt, ký văn bản
Bước 3: Đăng ký văn bản đi
Bước 4: Photo, in ấn văn bản
Bước 6: Chuyển giao văn bản đi
Bước 7: Kiểm tra việc quản lý giải quyết văn bản đi
Bước 8: Sắp xếp và quản lý lưu hồ sơ.
Lưu đồ mô tả quy trình tiếp nhận văn bản đến
18


Tr¸ch
nhiÖm

Các bước
Néi dung c«ng viÖc

hiện

Văn thư
cơ quan
Văn thư
cơ quan

thực

Bíc 1

TiÕp
nhËn

Tên riêng

Ph©n lo¹i b×

ChuyÓn trùc
tiÕp

Bíc 2

B× göi tªn c¬ quan
Văn thư
cơ quan
Văn thư
cơ quan
Lãnh đạo
Trung tâm
Văn thư
cơ quan
Đơn vị
chịu trách

Đóng dấu đến, nghi
ngày đến

Vào sổ (phần
mềm quản lý
văn bản đến)

Bước 3

Bíc 4

Bước 5
Cho ý kiÕn giải
quyết

Bước 6
ChuyÓn c¸ nh©n,
®¬n vÞ ®îc ph©n
c«ng
Lu hå s¬

Bíc 7

nhiệm giải
quyết công
việc

19


Phần mềm quản lý văn bản đi tại Trung tâm Tin học

Hình thức bên ngoài chuyển giao văn bản đi

SỐ CHUYỂN GIAO VĂN BĂN ĐI
Năm 200:…
Từ ngày:…………… Đến ngày ………….
Từ số: ……………… Đến số……………..

Quyển số:……………...

20