Lễ công bố quyết định bổ nhiệm phân công công việc các ban chức năng

BẢNG PHÂN CÔNG PHỤ TRÁCH CÔNG VIỆC
---------------------------------

Trưởng Ban Tổ chức: Chánh Văn phòng
Phó trưởng ban thường trực: PCVP Trần Quốc Bình
Ủy viên: LĐVP, đại diện LĐ các Ban ĐT, TCCB, HTPT, CT&CTHSSV, Đoàn TN
Đơn vị
Văn phòng

Phụ trách trực tiếp

Ghi chú

Thường trực Ban Tổ chức; đầu mối chuẩn bị các điều kiện về
CSVC, lễ tân, khách mời...
- Phụ trách chung việc làm giấy mời đại biểu và gửi giấy mời,
đầu mối giám sát và xác nhận số lượng khách mời đến dự.
- Chuẩn bị tài liệu cho đại biểu
- Dẫn chương trình cho buổi lễ
- Chuẩn bị bài phát biểu cho Giám đốc; Phó Thủ tướng CP
- Giám sát chung công tác mời, đón tiếp và chăm sóc khách VIP
- Phụ trách chung công tác khánh tiết, phối hợp với Trung tâm
Phát triển chuẩn bị chu đáo các điều kiện về CSVC hội trường tổ
chức sự kiện
- Đấu mối thực hiện công tác hậu cần, tài chính, tổ chức sự kiện
- Tham gia cùng BTC đón tiếp đại biểu lãnh đạo Chính phủ, Bộ
ngành, đại biểu thuộc khối doanh nghiệp. Trực tiếp mời khách
theo chỉđạo của GĐ
- Phụ trách công tác truyền thông cho buổi Lễ ( lập kế hoạch
truyền thông, chốt và mời danh sách báo đài đồng thời đưa tin
cho buổi lễ; thông cáo báo chí; đón tiếp báo chí, truyền thông

- Phối hợp cùng BTC đón tiếp đại biểu, khách mời thuộc Bộ Giáo
dục Đào tạo, Đại học Sư phạm Hà Nội.
- Soạn công văn gửi các đơn vị triệu tập đại biểu là CB dự lễ khai
giảng
- Chỉ đạo công tác an ninh trật tự; sắp xếp, bố trí khu vực đỗ xe;
1


Đơn vị

Phụ trách trực tiếp

Ghi chú

cảnh quan môi trường xung quanh trong khuôn viên 144 Xuân
Thủy cho buổi Lễ; hệ thống vòi phun nước, cờ …
- Mời đại diện lãnh đạo Bộ Nội vụ đến dự và trao quyết định bổ
nhiệm các PGĐ
Ban Tổ chức
Cán bộ

- Phối hợp cùng BTC đón tiếp đại biểu, khách mời thuộc Bộ Nội
vụ, các đồng chí nguyên là lãnh đạo ĐHQGHN, bố trí phương án
đưa đón các cố vấn Ban Giám đốc
- Phối hợp cùng BTC đón tiếp đại biểu bên ngoài ĐHQGHN; cử
cán bộ tham gia đón đại biểu cán bộ ĐHQGHN và hướng dẫn
khách vào khu vực Hội trường
- Chuẩn bị QĐ để đại biểu đọc công bố Quyết định bổ nhiệm
Giám đốc ĐHQGHN
- Phụ trách khách mời (trực tiếp liên hệ mời, giám sát, xác nhận

thông tin đến dự) là khách quốc tế và các đối tác hợp tác của
ĐHQGHN

Ban HTPT

- Phụ trách mời cán bộ dịch cabine từ tiếng Việt sang tiếng Anh
- Đón tiếp khách mời đối tác trong nước và quốc tế, hướng dẫn
khách và đúng khu vực chỗ ngồi đã được quy định

- PTB Cường phụ trách việc đón tiếp, sắp xếp chỗ ngồi cho
khách mời, đại biểu của Trung ương, Chính phủ, Bộ ngành,
Ban cố vấn Giám đốc, phu nhân Giám đốc
- PTB Oanh phụ trách việc tiếp đón khách mời, đại biểu tại
sảnh Hội trường Nguyễn Văn Đạo và chỉ đạo sắp xếp chỗ
ngồi cho các nhà khoa học, cán bộ giảng viên của ĐHQGHN
trong Hội trường Nguyễn Văn Đạo.
- Cử 02 chuyên viên tham gia công tác Lễ tân đón tiếp đại
biểu tại sảnh Hội trường Nguyễn Văn Đạo
- PTB Hoàng trực tiếp đón, sắp xếp chỗ ngồi khách quốc tế
trong Hội trường Nguyễn Văn Đạo
- PTB Tuấn Anh đón khách quốc tế tại sảnh Hội trường
Nguyễn Văn Đạo
- Cử 01 CV tham gia công tác Lễ tân

- Phối hợp cùng Văn phòng làm biển tên khách mời bên ngoài
ĐHQGHN
Ban KHTC

- Phụ trách việc tiếp đón lãnh đạo Bộ Tài chính, Bộ Kế hoạch
Đầu tư

- Phối hợp cùng BTC đón đại biểu, khách mời

Ban Đào tạo
Ban KHCN
Ban Xây dựng

- Phụ trách việc tiếp đón lãnh đạo Bộ Giáo dục và Đào tạo
- Phối hợp cùng BTC đón đại biểu, khách mời
- Phụ trách việc tiếp đón lãnh đạo Bộ Khoa học Công nghệ
- Phối hợp cùng BTC đón đại biểu, khách mời
- Phụ trách việc tiếp đón lãnh đạo Bộ Xây dựng
- Phối hợp cùng BTC đón đại biểu, khách mời
2

- 01 PTB trực tiếp đón sắp xếp chỗ ngồi cho đại biểu


Đơn vị
Ban Thanh tra

Phụ trách trực tiếp

Ghi chú

- Phụ trách việc tiếp đón Tổng thanh tra Chính phủ
- Phối hợp cùng BTC đón đại biểu, khách mời
- Phối hợp với Văn phòng làm công văn huy động sinh viên đến
dự, sinh viên lễ tân
- Phụ trách công tác sinh viên đón tiếp đại biểu, khách mời chuẩn
bị cho buổi Lễ

- Phụ trách công tác mời sinh viên tham dự buổi lễ

Ban
CT&CTHSSV

- Chuẩn bị 40 sinh viên làm lễ tân đứng thành hàng, đón tiếp đại
biểu

Cử PTB Hạnh hỗ trợ
- Công tác đón cán bộ và phụ trách việc ổn định trật tự, sắp
xếp chỗ ngồi cho sinh viên trong Hội trường Nguyễn Văn
Đạo.
- phụ trách công tác Lễ tân sinh viên đón tiếp đại biểu, khách
mời bên ngoài Hội trường Nguyễn Văn Đạo
Cử 02 chuyên viên tham gia công tác Lễ tân

- Tham gia cùng Văn phòng, Đoàn Thanh niên duyệt nội dung
chương trình Văn nghệ
- Chuẩn bị bài phát biểu cho sinh viên tại lễ khai giảng.
- Phụ trách công tác giữ trật tự của buổi Lễ
- Phối hợp với Văn phòng trong công tác truyền thông sự kiện
Trung tâm PT
ĐHQGHN

Đoàn TN

- Chuẩn bị các điều kiện CSVC liên quan đến hướng dẫn phương
tiện ra vào (mở cổng chính)
- Đảm bảo an toàn hệ thống điện trong thời gian diễn ra sự kiện
(chuẩn bị tốt máy phát điện dự phòng)

- Chuẩn bị chương trình văn nghệ đặc sắc của sinh viên
ĐHQGHN phục vụ lễ công bố QĐ

* Một số lưu ý:
- Khách mời phải đúng thành phần, phù hợp, kín hội trường
- Công tác lễ tân đón tiếp chuyên nghiệp, tránh bỏ sót khách
- Công tác hậu cần phải thực sự chu đáo, an toàn, tiết kiệm
- Cán bộ tham dự buổi Lễ yêu cầu trang phục lịch sự

3

Phân công lãnh đạo, chuyên viên trực trong suốt thời gian
diễn ra của buổi Lễ