CÔNG TÁC PHÂN LOẠI TÀI LIỆU Ở UBND XÃ TRUNG NGUYÊNYÊN LẠCVĨNH PHÚC

MỤC LỤC
Phần 1.MỞ ĐẦU..................................................................................................1
PHẦN NỘI DUNG..............................................................................................4
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC PHÂN LOẠI TÀI LIỆU
VÀ KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ TRUNG NGUYÊN-YÊN
LẠC- VĨNH PHÚC.............................................................................................4
1. 1 Khái niệm,mục đích,yêu cầu nguyên tắc phân loại tài liệu chung...........4
1.1.1Khái niệm phân loại tài liệu....................................................................4
1.1.2 Mục đích phân loại tài liệu.....................................................................4
1.1.3 Các giai đoạn phân loại tài liệu..............................................................5
1.1.4 Yêu cầu của phân loại tài liệu................................................................5
1.1.5.Nguyên tắc phân loại tài liệu..................................................................5
1.2.Khái quát về Uỷ Ban Nhân Dân Xã Trung Nguyên – Yên Lạc – Vĩnh
Phúc.................................................................................................................6
1.2.1 Qúa trình xây dựng và phát triển của UBND xã Trung Nguyên............6
1.2.2 Vị trí ,chức năng của ủy ban nhân dân xã Trung Nguyên- Yên LạcVĩnh Phúc........................................................................................................7
CHƯƠNG 2. HIỆN TRẠNG CÔNG TÁC PHÂN LOẠI TÀI LIỆU Ở
UBND XÃ TRUNG NGUYÊN-YÊN LẠC-VĨNH PHÚC..............................13
2.1 Hiện trạng công tác phân loại tài liệu ở UBND xã Trung Nguyên-Yên
Lạc Vĩnh Phúc...............................................................................................13
2.1.1 Loại tài liệu được lưu trữ ở UBND xã Trung Nguyên- Yên Lạc-Vĩnh
Phúc...............................................................................................................13
2.2.2 Lựa chọn và xây dựng phương án phân loại tài liệu............................14
2.2.3 Áp dụng phương án phân loại tài liệu đưa vào triển khai....................17
2.2.4. Phân loại phông lưu trữ cá nhân và các sưu tập tài liệu......................19
CHƯƠNG 3. THUẬN LỢI , KHÓ KHĂN VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG
CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC PHÂN LOẠI TÀI LIỆU Ở UBND XÃ
TRUNG NGUYÊN-YÊN LAC-VĨNH PHÚC.................................................23


3.1.Thuận lợi và khó khăn khi làm công tác phân loại tài liệu ở UBND xã

Trung nguyên-Yên Lạc-Vĩnh Phúc...............................................................23
3.1.1 Thuận lợi..............................................................................................23
3.1.2 Khó khăn..............................................................................................24
3.2 Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác phân loại tài liệu ở UBND xã
Trung Nguyên- Yên Lạc –Vĩnh Phúc............................................................25
3.2.1 Yêu cầu tính khoa học..........................................................................25
3.2.2 Yêu cầu tính bảo mật cao....................................................................27
3.2.3 Yêu cầu về tính chính xác...................................................................28
3.2.4 Yêu cầu về tính rút gọn tối giản...........................................................28
KẾT LUẬN........................................................................................................30
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................31
PHỤ LỤC...........................................................................................................34


LỜI NÓI ĐẦU
Công tác phân loại tài liệu luôn được các thư viện ,cơ quan thông tin trên
thế giới và cả những bộ phận nhỏ như ở các Ủy Ban Nhân Dân mọi nơi nói
chung và UBND xã Trung Nguyên- Yên Lạc- Vĩnh Phúc nói chung đang là vấn
đề hết sức được quan tâm. Phân loại tài liệu là một khâu công tác quan trọng
giúp cho việc kiểm soát thư mục, góp phần thúc đẩy việc khai thác,trao đổi
thông tin , tổ chức kho tài liệu..... Nó còn thúc đẩy việc khai thác,trao đổi thông
tin giữa các UBND giữa các vùng các nơi với nhau.
Phân loại tài liệu cũng giữ một vai trò rất quan trọng đối với hoạt động
kiểm soát các nguồn tin trong hệ thống mạng nội bộ, mạng Internet.Tuy nhiên
việc lựa chọn và sử dụng khung phân loại nào để xử lý tài liệu của UBND nhân
dân mọi nới nói chung và UBND ở xã Trung Nguyên –Yên Lạc- Vĩnh Phúc nói
riêng trong những năm phát triển qua là vô cùng đa dạng
Trong xã hội thông tin hiện đại cũng như mọi ngành nghề khác nhau
không chỉ ở thư viện, cơ quan, mà còn có cả ở các cấp địa phương, UBND hơn
bao giờ hết vấn đề phân loại tài liệu,kiểm soát nguồn tin đặc biệt là các nguồn

tin trên mạng Internet đang được cộng đồng hết sức quan tâm.Nhận thức được
điều này,tôi đã tiến hành đề tài nghiên cứu về “ Công tác phân loại tài liệu ở
UBND –xã Trung Nguyên-Yên Lạc -Vĩnh Phúc” để hiểu thêm về phương pháp
đổi mới trong việc phân loại tài liệu cùng với những mặt hạn chế và tích cực để
cùng đưa ra phương pháp mới nhất hoàn thiện nhất.
Với tất cả sự kính trọng,tôi xin chân thành cảm ơn quý thầy,cô đã dành
thời gian đọc và cho ý kiến về đề tài nghiên cứu này


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan trải nghiệm nghiên cứu khoa học đề tài " công tác phân
loại tài liệu ở UBND xã Trung Nguyên-Yên Lạc-Vĩnh Phúc là tôi đi khảo sát
thực tế ở tại địa điểm đã chọn và tham khảo một số tài liệu trong giáo trình liên
quan đến công tác phân loại tài liệu ,không những ở sach vở mà còn thông qua
mạng internet.
Các tài liệu đều có nguồn gốc rõ ràng,phân tich nội dung trung thực khách
quan và phù hợp với thực tiễn.kết quả này chưa từng được công bố trong bất cứ
bài nghiên cứu nào


BẢNG KÍ HIỆU TÓM TẮT
STT

Kí hiệu chữ viết
tắt

1

Cụm chữ viết
tắt

UBND

Ủy

ban

nhân

dân
2

HĐND

Hội đồng nhân
dân


Phần 1.MỞ ĐẦU
1.Lý do chọn đề tài
Phân loại tài liệu là một trong những khâu rất quan trọng trong hệ thống
lưu trữ tài liệu. Việc công tác phân loại tài liệu này không phải là vấn đơn giản
bởi nó mang tính khoa học , làm tối giản việc lưu trữ tài liệu quan trọng. Là biện
pháp áp dụng phương pháp mới trong quá trình phân loại tài liệu không những
nó mang chức năng kiểm soát thư mục, xây dựng hệ thống tra cứu thông tin giữa
các UBND trong đó UBND xã Trung Nguyên-Yên Lạc –Vĩnh Phúc cũng rất
chạy theo phương pháp mới để áp dụng cho việc công tác của mình một cách
khoa học nhất , chính xác nhất, tối giản nhất.
Hơn nữa việc Công tác phân loại tài liệu ở UBND xã Trung Nguyên- Yên
Lạc-Vĩnh Phúc nói riêng và các ngành lưu trữ nói chung cũng có thể được xem

như là sản phẩm của trí óc sáng tạo nó gắn với giá trị vật phẩm trí tuệ của con
người đó là tài liệu. Tài liệu nó vừa là kết quả hoạt động của con người vừa là
phương tiện không thể thiếu cho các hoạt động đó.
Và đây cũng là một trong những đề tài có liên quan đến ngành học Văn
thư lưu trữ của tôi. Qua sự tìm hiểu này có thể học được những kinh nghiệm rút
ra phương pháp tối giản nhất để thành thạo và áp dụng trong công việc của mình
sau này một cách thuận tiện nhất .Đề tài này phù hợp với sinh viên đang nghiên
cứu về chuyên môn của ngành mình học.
Việc tìm hiểu đề tài này là một những thuận lợi đối với tôi bởi phạm vi
điều tra tại chính quê hương mình. Bản thân có thể trực tiếp đi khảo sát ,quan sát
thực tế quá trình phân loại tài liệu ở UBND xã Trung Nguyên- Yên Lạc Vĩnh
Phúc mình
2.Đối tượng nghiên cứu
Công tác phân loại tài liệu ở UBND xã Trung Nguyên-Yên Lạc- Vĩnh
phúc chính là những gì mà tôi đang đi tìm hiểu .Tổng hợp đánh giá điều tra quá
trình công tác phân loại tài liệu hiện đang áp dụng phương pháp tối giản nào
nhất.
Căn cứ vào quyết định số 48/2008/NĐ-CP ngày 17 tháng 4 năm 2008 của
1


chính phủ quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ
Nội Vụ.
Căn cứ vào pháp lệnh lưu trữ quốc gia ngày 04 tháng 4 năm 2001.
Căn cứ vào nghị định số 09/ 2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010
của chính phủ sửa đổi bổ sung một số điều của nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày
08 tháng 4 năm 2004 chính phủ về công tác văn thư.
Căn cứ vào nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004
của chính phủ chi tiết thi hành một số điều của pháp lệnh lưu trữ quốc gia
Căn cứ vào thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 của

Bộ Nội Vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức văn thư lưu
trữ,Lưu trữ bộ,cơ quan thuộc chính phủ và ủy ban nhân các cấp
Theo những thông tư này thì đối tượng chung bao gồm nguyên tắc nội
dung ,chế độ trách nhiệm quản lí hồ sơ,tài liệu hình thành trong hoạt động của
hội đồng nhân và UBND xã Trung Nguyên –Yên Lạc - Vĩnh Phúc nói riền và
tất cả các UBND ( HĐND), ủy ban nhân dân xã,phường, thị trấn nói chung
3: Phương pháp nghiên cứu:
Để thực hiện đề tài này tôi đã tiến hành điều tra ,phỏng vấn các cán bộ
lãnh đạo, công chức viên chức, phụ trách mảng quản lí phân loại tài liệu để lấy
thông tin và phương pháp phân loại tài liệu mà UBND xã Trung Nguyên-Yên
Lạc – Vĩnh Phúc đã và đang làm .
Đồng thời tham khảo những phương pháp phân loại tài liệu đang được áp
dụng nhiều nhất ở UBND trên những trang mạng xã hội, tìm tài liệu nói về
phương pháp phổ biến về phân loại bằng bảng trong công tác phân loại tài
liệu.Nhìn chung bảng phân loại tài liệu này đều do những cán bộ làm công tác
phân loại đều tự biên soạn ra. Tham khảo những bài viết của những ngành lưu
trữ về phân loại tài liệu này
4 Mục tiêu nghiên cứu
Nhằm nâng cao vốn kiến thức, tích lũy những kinh nghiệm trong ngành
đặc biệt nó liên quan rất mật thiết với ngành mình đang theo học. Để thấy được
những mặt hạn chế mặt tích cực khi áp dụng đúng phương pháp phân loại này.
2


So sánh sự tiến bộ trong việc thay đổi phương pháp áp dụng tìm ra cái khoa học
nhất, chính xác nhất, tối ưu nhất.
Việc phân loại tài liệu mà UBND xã Trung Nguyên- Yên Lạc- Vĩnh Phúc
đang áp dụng
5.Mục đích nghiên cứu
Nghiên cứu để xem xét thực trạng, phương pháp áp dụng cách phân loại

tài liệu ở UBND xã trung nguyên –Yên Lạc –Vĩnh Phúc dựa trên quá trình khảo
sát thực tê để từ đó nâng cao nhận thức kiến thức về phương pháp phân loại tài
liệu tối ưu nhất khoa học nhất .Từ những con số thống kê cụ thể hay những tài
liệu được lưu trữ trong phòng lưu trữ để từ đó nâng cao những mặt tích cực và
giảm thiểu những mặt hạn chế khi sử lí trong quá trình phân loại tài liệu
6.Đóng góp đề tài
Trên cơ sở tìm hiểu về công tác phân loại tài liệu ở UBND xã Trung
Nguyên-Yên Lạc- Vĩnh Phúc đề tài cũng sẽ trở thành một trong những tư liệu
tham khảo của các đề tài nghiên cứu sau này
Nhằm hướng tới độc giả những khía cạnh công tác làm việc của bộ phận
UBND xã từ đó sẽ hình thành lên những hình dung về công việc liên quan đến
ngành lưu trữ của các bạn sinh viên sau khi ra trường và làm ở những bộ phận
như vậy
Và tìm ra những hướng giải quyết khắc phục những mặt hạn chế trong
việc công tác phân loại tài liệu
7.Cấu trúc đề tài
Cấu trúc đề tài gồm 3 chương :
Chương 1: cơ sở lí luận về công tác phân loại tài liệu và khai quát về
UBND xã Trung nguyên-Yên Lạc -Vĩnh Phúc
Chương 2: Hiện trạng công tác phân loại tài liệu ở UBND xã TRung
Nguyên -Yên Lạc -Vĩnh Phúc
Chương 3: Ưu điểm,nhược điểm và giải pháp nâng cao hiệu quả công tác
phân loại tài liệu ở UBND xã Trung nguyên- Yên Lạc-Vĩnh Phúc
Ngoài ra còn có phần mở đầu,kêt luận,mục lục,tài liệu tham khảo,kí hiệu
viết tắt sử dụng trong bài và các thành phần khác
3


PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1:

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC PHÂN LOẠI TÀI LIỆU VÀ KHÁI
QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ TRUNG NGUYÊN-YÊN LẠC- VĨNH
PHÚC
1. 1 Khái niệm,mục đích,yêu cầu nguyên tắc phân loại tài liệu chung
1.1.1Khái niệm phân loại tài liệu
Phân loại tài liệu là một công tác nhằm phân chia tài liệu và sắp xếp
chúng thành những môn ngành khoa học cơ bản theo một trật tự nhất định,logic
và khoa học
Là quá trình phân tích tài liệu nhằm xác định nội dung chủ yếu và thể
hiên nội dung đó bằng những kí hiệu của khung phân loại cụ thể. Kí hiệu này có
thể đơn giản hoặc phức tạp tùy thuộc nội dung những vấn đề mà tài liệu đó đề
cập
Phân loại tài liệu phải dựa vào phân loại khoa học,lấy phân loại khoa
học làm cơ sở.Quan hệ trong phân loại tài liệu là quan hệ nhất tuyến
1.1.2 Mục đích phân loại tài liệu
Một là, phân loại để tổ chức khoa học tài liệu của các Phông lưu trữ.
Chúng ta biết rằng tài liệu lưu trữ trong các phông lưu trữ có số lượng rất lớn (từ
hàng chục đến hàng trăm, hàng nghìn mét giá tài liệu). Vì vậy, nếu không tiến
hành phân loại thì không thể tổ chức khoa học khối tài liệu lớn cũng như tài liệu
của từng cơ quan,từng UBND. Nhờ phân loại tài liệu, chúng ta sẽ xác định được
mạng lưới các trung tâm, các kho lưu trữ để bảo quản tài liệu trong phạm vi từ
bé đến lớn, đồng thời cũng nhờ phân loại, tài liệu trong từng phông lưu trữ cơ
quan, sẽ được tổ chức thành các khối, nhóm một cách khoa học, tạo điều kiện
cho việc tổ chức, sắp xếp tài liệu trong thực tế.
- Hai là, phân loại tài liệu nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra tìm và
khai thác, sử dụng tài liệu. Nhờ phân loại khoa học tài liệu, các cơ quan lưu trữ
có thể xây dựng hệ thống các công cụ tra tìm theo phông, theo khối, nhóm tài
liệu hoặc theo vấn đề. Mặt khác, cũng nhờ phân loại khoa học tài liệu, người
4

khai thác sẽ thuận lợi trong việc tra tìm thông tin trong tài liệu theo phông, theo
khối, nhóm tài liệu hoặc theo vấn đề mà họ quan tâm.
1.1.3 Các giai đoạn phân loại tài liệu
Quy trinh phân loại tài liệu gồm 3 giai đoạn
- phân tích và xác định nội dung tài liệu
-Xác định vị trí môn loại trong bảng phân loại
-Định kí hiệu phân loại,ghi kí hiệu phân loại vào tài liệu,phiếu mô tả hay
biểu mẫu nhập tin
1.1.4 Yêu cầu của phân loại tài liệu
Phân loại tài liệu cần đạt được hai yêu cầu cơ bản là: tính khoa học và tính
triệt để.
- Tính khoa học thể hiện ở chỗ sau khi phân loại, tài liệu trong phông phải
được sắp xếp một cách khoa học, logic để dễ bảo quản, dễ tra tìm và phản ánh
được nội dung và thành phần tài liệu của một phông lưu trữ đồng thời làm nổi
bật được chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức cũng như những
đặc điểm của đơn vị hình thành phông.
- Tính triệt để thể hiện trong việc các cơ quan lưu trữ cần xây dựng
phương án phân loại sao cho tài liệu trong phông được phân chia mạch lạc theo
từng cấp độ lớn, nhỏ của các nhóm, đảm bảo không có tài liệu thừa ra sau khi tài
liệu được phân loại theo phương án đã chọn.
1.1.5.Nguyên tắc phân loại tài liệu
Phân loại tài liệu cần được thực hiện theo những nguyên tắc nhất định.
Để đảm bảo nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất, việc phân chia tài
liệu trong các phông lưu trữ nói chung và phông lưu trữ quốc gia nói riêng cần
được chỉ đạo xuyên suốt trên lập trường quan điểm của Đảng và thống nhất về
nghiệp vụ theo quy định của Nhà nước. Việc phân loại tài liệu trong phông lưu
trữ quốc gia cần phản ánh được lịch sử hình thành của quốc gia đó và cơ cấu tổ
chức bộ máy của nhà nước đó trong từng thời kỳ lịch sử.
Đối với phông lưu trữ phạm vi nhỏ hơn như các cơ quan, UBND việc

phân loại tài liệu đảm bảo không được phân tán tài liệu trong phông và tôn trọng
5


nguyên tắc xuất sinh tài liệu, không phá vỡ mối quan hệ lịch sử của tài liệu trong
phông.
Phân loại tài liệu cần đảm bảo nguyên tắc thống nhất với công tác thu
thập, bổ sung tài liệu và công tác xác định giá trị tài liệu trong phông. Việc phân
loại tài liệu phải tạo điều kiện thuận loại cho công tác thu thập, bổ sung tài liệu
đồng thời công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào phông cũng cần được thống
nhất với công tác. Đồng thời quá trình phân loại tài liệu cần được thực hiệnếong
song với công tác xác định giá trị tài liệu, nhằm tránh trường hợp sau khi đã
phân loại, sắp xếp tài liệu đến đơn vị bảo quản cuối cùng, cán bộ lưu trữ lại phát
hiện những đơn vị bảo quản hết giá trị cần loại bỏ gây lãng phí về thời gian,
công sức.
1.2.Khái quát về Uỷ Ban Nhân Dân Xã Trung Nguyên – Yên Lạc –
Vĩnh Phúc
1.2.1 Qúa trình xây dựng và phát triển của UBND xã Trung Nguyên
1.2.1.1 Qúa trình xây dựng
Trung Nguyên là một xã thuần nông nằm ở phía Tây Bắc huyện Yên Lạc,
Phía Bắc giáp với xã Đồng Văn
Phía Tây giáp xã Tề Lỗ
Phía Đông giáp với Đồng Cương,Bình Định
Phía Nam giáp với xã Yên Đồng,Tam Hồng, thị trấn Yên Lạc
1.2.1.2 Lịch sử phát triển
Xưa kia tên gọi Trung Nguyên là xã Duy Tân, kể từ năm 1965 đến nay
đến nay được đổi tên thành xã Trung Nguyên,là một xa nằm trong cái nôi của
nền văn hóa đồng đậu và nền văn minh lúa nước Sông Hồng xưa. Trái qua hàng
nghìn năm với bao thăng trầm lịch sử, bao đôỉ thay của quê hương Yên
Lạc,Trung Nguyên Ngày nay luôn tự hào về truyên thống cách mạng trên quê

hương,là đơn vị anh hừng lực lượng vũ trang nhân dân trong kháng chiến chống
Pháp, tiêu biểu trong thời kì kháng chiến chống đế quốc Mỹ.
Trong những năm qua với sự phát triển của nền kinh tế thị trường,định
hướng xã hội chủ nghĩa, Đảng và chính quyền luôn quan tâm đến sự phát triển
6


kinh tế, văn hóa xã hội, an ninh chính trị địa phương.Nằm gần trung tâm huyện
và có các đường tỉnh lộ chạy qua, Trung Nguyên có điều kiện thuận lợi đề giao
lưu và phát triển kinh tế hàng hóa. Hiện nay ngành nghề phát triển nhất xã là thu
mua lốp ô tô, mua bán tóc rối,chăn nuôi bò sữa,thu mua phế liệu đem lại hiệu
quả kinh tế cao cho các hộ kinh doanh.Trong lĩnh vực văn hóa,Xã có 6 đình và
chùa,1 đền Bắc Cung Thượng,1 đình tứ khu miền Đông Lỗ được xếp hạng di
tích lịch sử văn hóa.Các trường học, trạm y tế được quan tâm đầu tư đúng
mức.Nhiều năm tới trở lại đây,xã luôn được thực hiện nghiêm túc và có hiệu quả
chỉ thị 3 tỉnh ủy Vĩnh Phúc trong tiệc cưới,việc tang,lễ hộ và mừng thọ nhất là
trong đám tang nhân dân đã thực hiện theo nếp sống văn hóa mới
1.2.2 Vị trí ,chức năng của ủy ban nhân dân xã Trung Nguyên- Yên
Lạc- Vĩnh Phúc
1.2.2.1 : Vị trí của UBND xã Trung Nguyên- Yên Lac-Vĩnh Phúc
Uỷ ban nhân dân xã Trung Nguyên-Yên Lạc- Vĩnh Phúc giữ vị trí rất
quan trọng bởi vì do hội đồng nhân dân phường bầu là cơ quan chấp hành của
hội đồng nhân dân cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm
trươc hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên
UBND xã Trung Nguyên-Yên Lạc –Vĩnh Phúc chịu trách nhiệm chấp
hành Hiến Pháp, luật các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết
của hội đồng nhân dân các cấp nhằm đảm bảo thực hiện chủ chương, biện pháp
phát triển kinh tế- xã hội và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn
1.2.2.2 Chức Năng của UBND xã Trung Nguyên-Yên Lạc-vĩnh
Phúc

UBND xã Trung Nguyên –Yên Lạc – Vĩnh Phúc thực hiện chức năng
quản lý nhà nước ở địa phương,góp phần đảm bảo sự chỉ đạo,quản lí thống
nhaatstrong bộ máy hành chính nhà nước từ trung ương tới cơ sở
Còn mang chức năng tham mưu, giúp ủy ban nhân dân tỉnh về , chương
trình kế hoạch công tác,tổ chức và quản lí công bố các thông tin chính thức về
hoạt động của ủy ban nhân dân, chủ tịch ủy ban nhân dân tỉnh, đầu mối cổng
thông tin điện tử,kết nối hệ thống thông tin hành chính điện tử chỉ đạo... thực
7


hiện nhiệm vụ quyền hạn theo thẩm quyền,quản lí văn thư lưu trữ và công tác
quản lí nội bộ của văn phòng
Giai đáp những thắc mắc, giải quyết các vấn đề liên quan đến lợi ích của
nhân nhân .
1.2.2.3 Nhiệm vụ và quyền hạn
1.2.2.3.1Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực
hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng
nhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân huyện phê duyệt; tổ
chức thực hiện kế hoạch đó;
- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân
sách địa phương và phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; dự toán
điều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết và lập quyết toán
ngân sách địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo
Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;
- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các cơ quan nhà
nước cấp trên trong việc quản lý ngân sách nhà nước trên địa bàn xã, thị trấn và
báo cáo về ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật;
- Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụ các
nhu cầu công ích ở địa phương; xây dựng và quản lý các công trình công cộng,

đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nước theo quy
định của pháp luật;
- Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng các
công trình kết cấu hạ tầng của xã, thị trấn trên nguyên tắc dân chủ, tự nguyện.
Việc quản lý các khoản đóng góp này phải công khai, có kiểm tra, kiểm soát và
bảo đảm sử dụng đúng mục đích, đúng chế độ theo quy định của pháp luật.
1.2.2.3.2 Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ
lợi và tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân xã Trung Nguyên-Yên lạc
Vĩnh Phúc thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Tổ chức và hướng dẫn việc thực hiện các chương trình,kế hoạch, đề án
8


khuyến khích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ để phát triển
sản xuất và hướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng, vật nuôi
trong sản xuất theo quy hoạch, kế hoạch chung và phòng trừ các bệnh dịch đối
với cây trồng và vật nuôi;
- Tổ chức việc xây dựng các công trình thuỷ lợi nhỏ; thực hiện việc tu bổ,
bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng; phòng, chống và khắc phục hậu quả thiên tai, bão
lụt; ngăn chặn kịp thời những hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ đê điều, bảo
vệ rừng tại địa phương;
- Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước trên địa bàn theo quy
định của pháp luật;
- Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác và phát triển các ngành, nghề truyền
thống ở địa phương và tổ chức ứng dụng tiến bộ về khoa học, công nghệ để phát
triển các ngành, nghề mới.
1.2.2.3.3 Trong lĩnh lực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân
dân xã, thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
-Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong xã theo
phân cấp;

-Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở điểm
dân cư nông thôn theo quy định của pháp luật, kiểm tra việc thực hiện pháp luật
về xây dựng và xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền do pháp luật quy định;
- Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường giao
thông và các công trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy định của pháp
luật;
- Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường giao
thông, cầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật.
1.2.2.3.4 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội,văn hoá và thể dục thể
thao, Uỷ ban nhân dân xã, thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương; phối
hợp với trường học huy động trẻ em vào lớp một đúng độ tuổi; tổ chức thực hiện
các lớp bổ túc văn hoá, thực hiện xoá mù chữ cho những người trong độ tuổi;
9


- Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫu
giáo, trường mầm non ở địa phương; phối hợp với Uỷ ban nhân dân cấp trên
quản lý trường tiểu học, trường trung học cơ sở trên địa bàn;
- Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hoá gia
đình được giao; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; phòng,chống các dịch bệnh;
- Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hoá, thể dục thể thao;
tổ chức các lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch sử văn hoá và danh lam thắng cảnh ở địa phương theo quy định của pháp luật;
-Thực hiện chính sách, chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia đình
liệt sĩ, những người và gia đình có công với nước theo quy định của pháp luật;
- Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp đỡ
các gia đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi
nương tựa; tổ chức các hình thức nuôi dưỡng, chăm sóc các đối tượng chính
sách ở địa phương theo quy định của pháp luật;
- Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sĩ; quy hoạch, quản lý nghĩa địa ở

địa phương.
1.2.2.3.5 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội
và thi hành pháp luật ở địa phương, Uỷ ban nhân dân xã, thực hiện những
nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
-Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phòng toàn dân, xây dựng
làng xã chiến đấu trong khu vực phòng thủ địa phương;
- Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch; đăng
ký, quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực hiện việc xây dựng, huấn
luyện, sử dụng lực lượng dân quân tự vệ ở địa phương;
- Thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự,an toàn xã hội; xây
dựng phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc vững mạnh; thực hiện biện
pháp phòng ngừa và chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạm
pháp luật khác ở địa phương;
- Quản lý hộ khẩu; tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc đi lại của
người nước ngoài ở địa phương.
10


1.2.2.3.6 Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn
giáo, Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn có nhiệm vụ tổ chức, hướng dẫn và bảo
đảm thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo; quyền tự do tín
ngưỡng, tôn giáo của nhân dân ở địa phương theo quy định của pháp luật.
Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân xã, thực hiện những
nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật; giải quyết các vi phạm pháp
luật và tranh chấp nhỏ trong nhân dân theo quy định của pháp luật;
- Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân
theo thẩm quyền;
- Tổ chức thực hiện hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng trong việc
thi hành án theo quy định của pháp luật; tổ chức thực hiện các quyết định về xử

lý vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật.
1.2.2.3.7 Uỷ ban nhân dân phường thực hiện những nhiệm vụ, quyền
hạn quy định tại các điều 111, 112, 113, 114, 115, 116 và 117 của Luật tổ
chức HĐND & UBND và thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Tổ chức thực hiện các nghị quyết của Hội đồng nhân dân phường về
việc bảo đảm thực hiện thống nhất kế hoạch phát triển kinh tế -xã hội và quy
hoạch đô thị, xây dựng nếp sống văn minh đô thị, phòng, chống các tệ nạn xã
hội, giữ gìn trật tự vệ sinh, sạch đẹp khu phố, lòng đường, lề đường,trật tự công
cộng và cảnh quan đô thị; quản lý dân cư đô thị trên địa bàn;
- Thanh tra việc sử dụng đất đai của tổ chức, cá nhân trên địa bàn phường
theo quy định của pháp luật;
- Quản lý và bảo vệ cơ sở hạ tầng kỹ thuật trên địa bàn phường theo phân
cấp; ngăn chặn, xử lý các hành vi vi phạm đối với các cơ sở hạ tầng kỹ thuật
theo quy định của pháp luật;
- Kiểm tra giấy phép xây dựng của tổ chức, cá nhân trên địa bàn phường;
lập biên bản, đình chỉ những công trình xây dựng, sửa chữa, cải tạo không có
giấy phép, trái với quy định của giấy phép và báo cáo cơ quan nhà nước có thẩm
quyền

xem

xét,
11

quyết

định.


Tiểu kết:

Tóm tắt chương một qua nghiên cứu tôi đã khái quát để làm sáng tỏ để tài
của mình bằng những vấn đề sau đây : thứ nhất nói về cơ sở lí luận về công tác
phân loại tài liệu nói chung trong đó có khái niêm phân loại tài liệu,mục
đích,các giai đoạn phân loại,yêu cầu phân loại và những nguyên tắc chung của
phân loại tài liệu.
Thứ hai khái quát về Uỷ Ban Nhân Dân xã Trung Nguyên-Yên Lạc-Vĩnh
Phúc trong đó có nêu rõ lịch sử phát triển,quá trình xây dựng của UBND xã,vị
trí nhiệm vụ chức năng và quyền hạn của UBND xã Trung Nguyên-Yên Lạc
-Vĩnh Phúc

12


CHƯƠNG 2
HIỆN TRẠNG CÔNG TÁC PHÂN LOẠI TÀI LIỆU Ở UBND XÃ TRUNG
NGUYÊN-YÊN LẠC-VĨNH PHÚC
2.1 Hiện trạng công tác phân loại tài liệu ở UBND xã Trung NguyênYên Lạc Vĩnh Phúc
2.1.1 Loại tài liệu được lưu trữ ở UBND xã Trung Nguyên- Yên LạcVĩnh Phúc
2.1.1.1 Tài liệu hành chính
Tài liệu hành chính bao gồm các loại văn bản có một nội dung phản ánh
những hoạt động về quản lý nhà nước trên các mặt chính trị, kinh tế, văn hoá,
khoa học, quân sự, ngoại giao. Đối với UBND xã, tài liệu hành chính chiếm số
lượng lớn. Đó là những tài liệu phản ánh các hoạt động quản lý về các mặt kinh
tế - xã hội của địa phương. Khối tài liệu này bao gồm các loại văn bản quản lý
nhà nước có giá trị phản ánh các mặt hoạt động quản lý của địa phương. Đó là
những văn bản quy phạm pháp luật như: Nghị quyết của HĐND, Quyết định,
Chỉ thị của UBND và các hình thức văn bản hành chính khác.
2.1.1.2 Tài liệu khoa học kỹ thuật
Tài liệu lưu trữ khoa học- kỹ thuật là tài liệu có nội dung phản ánh các
hoạt động về nghiên cứu khoa học; phát minh, sáng chế; thiết kế xây dựng các

công trình xây dựng cơ bản; thiết kế chế tạo các sản phẩm công nghiệp; điều tra
khảo sát tài nguyên thiên nhiên như: địa chất, khí tượng thuỷ văn, trắc địa, bản
đồ v.v...
Trong họat động của UBND xã, tài liệu khoa học kỹ thuật có chủ yếu là
tài liệu của nhóm xây dựng cơ bản và một số ít tài liệu nhóm báo cáo nghiên cứu
khoa học liên quan đến địa phương. Các công trình ở địa phương như: Công
trình xây dựng Trường học, xây dựng trụ sở HĐND, UBND, công trình hệ thống
thuỷ lợi của xã, công trình Đài tưởng niệm các anh hùng liệt sĩ, trạm y tế của
xã…
2.1.1.3 Tài liệu ảnh, ghi âm, phim điện ảnh:
Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm và ghi hình (còn được gọi là tài
13


liệu nghe nhìn) là các loại tài liệu được sản sinh ra trong hoạt động của các cơ
quan thông tin tuyên truyền, cơ quan quản lý nhà nước, cơ quan nghiên cứu
khoa học, và các cá nhân. Loại hình tài liệu này phản ánh các hoạt động văn hoá
xã hội, lao động sáng tạo của con người và các hoạt động phong phú khác. Loại
hình tài liệu này có khả năng ghi và tái hiện lại các sự kiện, hiện tượng bằng
hình ảnh và âm thanh.
Trong những tài liệu trên, ở UBND xã hiện nay tài liệu ảnh là phổ biến
nhất và có số lượng đáng kể phản ánh các hoạt động của địa phương trên các
lĩnh vực. Tài liệu ghi âm có nhưng không nhiều, chủ yếu phản ánh các hoạt động
văn hoá, văn nghệ, tuyên truyền. Ở xã loại hình tài liệu phim điện ảnh không có
nhiều.
Những năm gần đây cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin đã
đưa loài người bước vào kỷ nguyên mới - kỷ nguyên của công nghệ thông tin.
Từ đó, đã xuất hiện loại hình tài liệu mới là tài liệu điện tử. Loại hình tài liệu lưu
trữ điện tử ngày càng nhiều và dần chiếm ưu thế về những kỹ thuật hiện đại.
Riêng ở UBND xã, tài liệu này chủ yếu bao gồm các loại như: phần mềm tài

chính-kế toán, thống kê, quản lý đất đai, văn phòng…
2.2.2 Lựa chọn và xây dựng phương án phân loại tài liệu
Phương án phân loại phông lưu trữ là bản kê các nhóm tài liệu dự
kiến phân loại và sắp xếp chúng theo một trật tự khoa học dùng làm cơ sở để
phân loại và sắp xếp tài liệu trong một phông lưu trữ.
Các nhóm tài liệu trong phương án phân loại phải bao quát, phản ánh triệt
để tất cả các tài liệu có trong phông lưu trữ.
Khi chọn và xây dựng phương án phân loại cho một phông lưu trữ cần
dựa vào những đặc trưng cơ bản sau:
- Đặc trưng cơ cấu tổ chức: Dựa vào đặc trưng này, toàn bộ tài liệu trong
phông sẽ được phân chia thành các nhóm lớn chủ yếu theo đơn vị tổ chức của cơ
quan, đơn vị hình thành phông.
- Đặc trưng mặt hoạt động: Dựa vào đặc trưng này, toàn bộ tài liệu trong
phông được phân chia theo các lĩnh vực hoạt động của UBND, đơn vị hình
14


thành phông.
- Đặc trưng thời gian: Dựa vào đặc trưng này tài liệu trong phông được
phân nhóm theo thời gian sản sinh tài liệu (thông thường là theo từng năm).
- Đặc trưng địa danh: Dựa vào đặc trưng này tài liệu được phân nhóm
theo đơn vị hành chính nơi sản sinh tài liệu hoặc nơi nội dung của tài liệu đề cập
đến.
- Đặc trưng vấn đề: Dựa vào đặc trưng này tài liệu được phân nhóm theo
nội dung của tài liệu về từng vấn đề, sự việc cụ thể.
Khi phân loại tài liệu, không chỉ vận dụng một đặc trưng mà phải biết kết
hợp một cách linh hoạt nhiều đặc trưng khác nhau.
Vì vậy, các đặc trưng phân loại nêu trên không phải đều có ý nghĩa như
nhau đối với tất cả các phông lưu trữ mà trong đó có những đặc trưng chủ yếu
và những đặc trưng thứ yếu. Đặc trưng chủ yếu là những đặc trưng cơ bản được

áp dụng để phân tài liệu thành các nhóm cơ bản ngay từ những bước đầu tiên
tiến hành phân loại tài liệu trong phạm vi toàn phông lưu trữ. Đó là những đặc
trưng: cơ cấu tổ chức, thời gian, ngành hoạt động, vấn đề. Những đặc trưng chỉ
áp dụng để phân loại tài liệu từ những nhóm lớn thành nhứng nhóm nhỏ được
xem là những đặc trưng thứ yếu.
Thông thường để phân loại tài liệu một phông lưu trữ UBND người ta áp
dụng bốn phương án cơ bản sau:
- Phương áp cơ cấu tổ chức - thời gian
- Phương án thời gian - cơ cấu tổ chức
- Phương án mặt hoạt động - thời gian
- Phương án thời gian - mặt hoạt động
Khi xây dựng phương án phân loại tài liệu cho một phông lưu trữ UBND
cần phải lựa chọn kiểu phương án phân loại thích hợp với đặc trưng của phông
lưu trữ và lịch sử đơn vị hình thành phông. Phương án phân loại tài liệu phải bảo
đảm phản ánh chính xác lịch sử hoạt động của đơn vị hình thành phông, tạo điều
kiện thuận lợi cho công tác bảo quản và khai thác, sử dụng của độc giả.
Phương án cơ cấu tổ chức - thời gian: Áp dụng phương án này có nghĩa là
15


toàn bộ tài liệu trong phông được phân chia thành các nhóm cơ bản theo cơ cấu
tổ chức của cơ quan, đơn vị hình thành phông, sau đó tài liệu trong từng nhóm
cơ bản được phân chia bước hai theo đặc trưng thời gian. Đơn vị thời gian ở đây
được tính theo năm hoạt động hoặc theo một thời kỳ nào đó phù hợp với lịch sử
đơn vị hình thành phông và lịch sử phông. Phương án phân loại cơ cấu tổ chức thời gian thường được áp dụng để phân loại tài liệu các phông lưu trữ mà đơn vị
hình thành phông có cơ cấu tổ chức ổn định, ít thay đổi.
Phương án thời gian - cơ cấu tổ chức: Theo phương án phân loại này thì
trước hết tài liệu trong phông được phân chia thành các nhóm cơ bản theo đặc
trưng thời gian, sau đó tài liệu trong các nhóm cơ bản lại được phân chia bước
hai theo cơ cấu tổ chức của UBND, đơn vị hình thành phông. Phương án này

thường áp dụng để phân loại tài liệu các phông lưu trữ có cơ cấu tổ chức của
đơn vị hình thành phông không ổn định, có nhiều thay đổi. Tuy nhiên, những
thay đổi đó có thể theo dõi được. Đây là phương án phân loại tài liệu tương đối
đơn giản, dễ xây dựng và phù hợp với tình hình tổ chức và hoạt động của UBND
xã Trung Nguyên-Yên Lac- Vĩnh Phúc
Phương án mặt hoạt động - thời gian: Theo phương án này thì tài liệu của
phông trước hết được phân chia thành các nhóm cơ bản theo mặt hoạt động của
UBND xã Trung Nguyên-Yên Lac- Vĩnh Phúc, đơn vị hình thành phông, sau đó
tài liệu trong các nhóm cơ bản lại được tiếp tục phân chia bước hai theo đặc
trưng thời gian. Phương án phân loại này thường được áp dụng để phân loại tài
liệu của những đơn vị hình thành phông có cơ cấu tổ chức hay thay đổi, khó
theo dõi hoặc các đơn vị hình thành phông đã ngừng hoạt động.
Phương án thời gian - mặt hoạt động: Áp dụng phương án phân loại này
toàn bộ tài liệu của phông trước hết được phân chia thành các nhóm cơ bản theo
đặc trưng thời gian, sau đó tài liệu được phân chia bước hai theo mặt hoạt động
của UBND xã Trung Nguyên-Yên Lac- Vĩnh Phúc, đơn vị hình thành phông.
Phương án phân loại thời gian - mặt hoạt động thường áp dụng để phân loại tài
liệu của những đơn vị hình thành phông có cơ cấu tổ chức hay thay đổi, đang
hoạt động trong thực tế.
16


Trên đây là các kiểu phương án phân loại tài liệu của các phông lưu trữ.
Khi phân loại tài liệu trong mỗi phông cần phải lựa chọn kiểu phương án phân
loại cho phù hợp với những đặc điểm của tài liệu và đặc điểm của đơn vị hình
thành phông. Sau khi phân loại các khối, các nhóm tài liệu phải phản ánh chính
xác quá trình hoạt động cũng như chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của đơn vị hình thành phông, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác khai thác
và sử dụng tài liệu của độc giả.
2.2.3 Áp dụng phương án phân loại tài liệu đưa vào triển khai

Sau khi đã hoàn chỉnh phương án phân loại, người ta tiến hành phân loại
tài liệu dựa theo hai phương pháp sau:
- Phương pháp trực tiếp: Phân loại trực tiếp là cán bộ lưu trữ sử dụng
phương án phân loại đã lựa chọn và hoàn chỉnh để phân chia trực tiếp tài liệu
trong phông thành các nhóm. Khi đã có phương án phân loại, trước hết cán bộ
lưu trữ áp dụng để phân chia các nhóm cơ bản, rồi tiếp đến nhóm lớn, nhóm
nhỏ, nhóm nhỏ nhất và cuối cùng là các hồ sơ, đơn vị bảo quản. Cán bộ lưu trữ
nghiên cứu, điều chỉnh những chỗ chưa phù hợp, sắp xếp và kiểm tra đối chiếu
với phương án phân loại đã hoàn chỉnh ở bước trên cho phù hợp sau đó tiến
hành ghi số, ký hiệu của các đơn vị bảo quản.
Phương pháp phân loại này thường tốn nhiều thời gian, phải có nhiều diện
tích để phân nhóm tài liệu và sẽ gặp những khó khăn nhất định trong quá trình
vừa phân loại vừa phục vụ tra tìm tài liệu. Tuy nhiên, việc áp dụng phương pháp
này đảm bảo độ chính xác cao và có thể kiểm tra được nội dung của từng đơn vị
bảo quản.
Phương pháp này thường được áp dụng khi phân loại phông lưu trữ có
khối lượng tài liệu không nhiều, nội dung tài liệu tương đối đơn giản, dễ khảo
sát.
- Phương pháp gián tiếp: Là phương pháp phân loại mà cán bộ lưu trữ
không tiến hành trực tiếp đối với từng tài liệu, hồ sơ mà phân loại thông qua bộ
thẻ.
Bộ thẻ phân loại là bộ thẻ ghi lại toàn bộ các tiêu đề của hồ sơ, đơn vị bảo
17


quản trong một phông, một khối hoặc một sưu tập tài liệu. Mỗi thẻ tương ứng
với một hồ sơ, đơn bị bảo quản. Cán bộ lưu trữ tiến hành phân loại các thẻ đó
theo phương án phân loại đã lựa chọn.
Sau khi phân loại các tấm thẻ, cán bộ lưu trữ sắp xếp và điều chỉnh các
tấm thẻ cho phù hợp, ghi số, ký hiệu chính thức cố định vị trí các tấm thẻ. Căn

cứ vào các số tạm thời trên thẻ, các cán bộ lưu trữ tìm các hồ sơ, đơn vị bảo
quản tương ứng, ghi số, ký hiệu chính thức lên bìa hồ sơ và sắp xếp theo đúng
thứ tự sắp xếp các bộ thẻ.
Khi toàn bộ hồ sơ, đơn vị bảo quản đã được sắp xếp theo đúng thứ tự của
bộ thẻ thì công tác phân loại cũng hoàn thành. Đối với những phông lưu trữ có
ứng dụng công nghệ thông tin trong quá trình phân loại, chỉnh lý tài liệu thì nên
dùng phiếu tin để mô tả thông tin trên máy tính thay cho các bộ thẻ.
Các phông có khối lượng tài liệu lớn, nội dung tài liệu tương đối phức tạp
và tài liệu đã được lập hồ sơ hoàn chỉnh thì nên sử dụng phương pháp phân loại
này.
Áp dụng phương pháp phân loại này sẽ có những ưu điểm và hạn chế nhất
định. Phương pháp phân loại này không đòi hỏi diện tích lớn để sắp xếp và chia
nhóm tài liệu, tránh làm nhàu nhát, hư hỏng các đơn vị bảo quản vì trong quá
trình phân loại cán bộ ít tiếp xúc trực tiếp với đơn vị bảo quản. Đồng thời việc
sử dụng phương pháp phân loại này sẽ tiếp kiệm được thời gian và không gây
trở ngại cho công tác vừa phân loại vừa phục vụ tra tìm tài liệu. Tuy nhiên, việc
áp dụng phương pháp phân loại này đòi hỏi các đơn vị bảo quản đã được lập
hoàn chỉnh với mức độ tin tưởng cao bởi lẽ do ít tiếp xúc trực tiếp với đơn vị
bảo quản nên công tác kiểm tra nội dung của từng đơn vị bảo quản bị hạn chế,
đòi hỏi cán bộ làm công tác chỉnh lý, phân loại phải hết sức thận trọng, tránh
những nhầm lẫn và sai sót đáng tiếc. Trong quá trình sắp xếp và chuyển giao số
chính thức giữa thẻ tạm và bìa hồ sơ cũng cần được kiểm tra kỹ lưỡng bởi lẽ nếu
có sơ xuất nhầm số sẽ dẫn đến những sai sót cho toàn bộ số đơn vị bảo quản tiếp
theo và ảnh hưởng lớn đến công tác tra tìm tài liệu về sau.
Mỗi phương pháp có những ưu điểm và hạn chế nhất định phù hợp với
18


từng phông lưu trữ cụ thể. Vì vậy, đòi hỏi người cán bộ lưu trữ trong quá trình
lựa chọn phương pháp phân loại cần căn cứ vào đặc điểm của từng khối tài liệu,

điều kiện và phương tiện làm việc để lựa chọn một phương pháp phân loại hợp
lý và khoa học.
2.2.4. Phân loại phông lưu trữ cá nhân và các sưu tập tài liệu
Phông lưu trữ cá nhân bao gồm những tài liệu có nội dung và loại hình
tương đối phong phú, đa dạng. Dựa vào đặc điểm loại hình tài liệu có thể phân
chia tài liệu trong phông lưu trữ cá nhân thành ba nhóm cơ bản sau:
2.2.4.1 Nhóm tài liệu giấy
Nhóm này được chia thành các khối như sau:
- Nhóm tài liệu về tiểu sử: bao gồm những tài liệu liên quan đến quá trình
sinh ra cá nhân đó như: tài liệu về gia đình, dòng họ của cá nhân đó, gia phả,
giấy chứng nhận thừa kế, sở hữu tài sản; các tài liệu về giấy khai sinh, giấy
chứng nhận hộ tịch, hộ khẩu, chứng minh thư nhân dân, sơ yếu lý lịch, các văn
bằng chứng chỉ, các quyết định công tác và các giấy tờ tuỳ thân khác...
- Nhóm tài liệu về quá trình sống và hoạt động của cá nhân đó: Nhóm tài
liệu này được chia làm hai nhóm nhỏ:
+ Tài liệu về hoạt động chính của cá nhân đó: Đây là nhóm tài liệu đóng
vai trò quan trọng trong phông lưu trữ cá nhân. Nhóm tài liệu này sẽ phản ánh rõ
nét những công lao đóng góp của cá nhân đó trong quá trình phát triển ngành
hoặc lĩnh vực mà cá nhân đó tham gia hoạt động, đồng thời cũng là nhóm tài
liệu có số lượng và thành phần chính trong phông lưu trữ cá nhân. Ví dụ: một
nhà nghiên cứu khoa học thì nhóm tài liệu chính là những công trình nghiên cứu
mà người đó chủ trì hoặc trực tiếp tham gia nghiên cứu; phông lưu trữ cá nhân
của một nhà văn thì nhóm tài liệu chính bao gồm các tác phẩm văn học nghệ
thuật do người đó sáng tác…
+ Tài liệu về các hoạt động phụ của người đó: Đây là nhóm tài liệu có vị
trí quan trọng sau nhóm tài liệu chính, nhóm tài liệu này phản ánh một phần
đóng góp của cá nhân đó đối với hoạt động của ngành liên quan. Ví dụ: Một nhà
toán học có thể trong quá trình hoạt động có tham gia nghiên cứu về vật lý, hoá
19

học… thì trong quá trình sống và hoạt động của cá nhân đó sẽ hình thành những
tài liệu liên quan đến các lĩnh vực lý học và hoá học; một nhà thơ đôi khi tham
gia sáng tác văn xuôi, truyện ký, nên tài liệu trong phông lưu trữ cá nhân đó có
nhóm tài liệu về hoạt động chính là các tác phẩm thơ ca còn nhóm tài liệu về các
hoạt động phụ sẽ là những sáng tác văn xuôi, truyện ký…
- Tài liệu về việc tham gia các hoạt động xã hội: Đây là nhóm tài liệu
phản ánh các hoạt động xã hội không thuộc lĩnh vực chuyên môn của cá nhân
đó. Nhóm tài liệu này có ý nghĩa phản ánh các mối quan hệ đoàn thể, quần
chúng của cá nhân, bao gồm các loại tài liệu như: Tài liệu về tham gia hoạt động
Đoàn, Công đoàn, tham gia các hoạt động Hội nghề nghiệp, Hội cựu chiến binh,
Hội phụ nữ, Hội người cao tuổi và việc tham gia các hoạt động văn hóa, văn
nghệ, hoạt động từ thiện…
- Nhóm tài liệu về các thư từ trao đổi: Nhóm tài liệu này chủ yếu là những
bức thư trao đổi trong lĩnh vực quan hệ gia đình, họ hàng, bạn bè, đồng nghiệp...
Tuy nhiên, nhóm tài liệu này cũng có ý nghĩa làm phong phú thêm đời sống tinh
thần của cá nhân người hình thành phông đồng thời góp phần làm hoàn chỉnh
phông lưu trữ cá nhân.
- Nhóm tài liệu của các cá nhân khác viết hoặc nghiên cứu về cá nhân
hình thành phông: Một cá nhân là một nhân vật lịch sử hay một nhân vật tiêu
biểu thường được quần chúng mến mộ và khâm phục. Như vậy, trong quá trình
sống và ngay cả khi cá nhân đó qua đời cũng có nhiều cá nhân khác viết và
nghiên cứu về người đó. Nhiều nhân vật lịch sử tiêu biểu cả cuộc đời có những
đóng góp lớn lao cho đất nước, cho dân tộc song trong cuộc sống còn nhiều điều
bí ẩn mà khi người đó qua đời các nhà nghiên cứu mới tập trung nghiên cứu và
làm sáng tỏ. Đây là khối tài liệu mở của phông lưu trữ cá nhân và là nguồn thu
thập, bổ sung vào phông lưu trữ cá nhân.
- Nhóm tài liệu do cá nhân sưu tầm được: Trong quá trình sống và hoạt
động cá nhân có thể sưu tầm được những tài liệu có giá trị bổ sung vào phông
lưu trữ quốc gia.

20