BÁO CÁO KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP TỔ CHỨC LẬP HỒ SƠ CÔNG VIỆC TẠI UBND CẤP XÃ NĂM 2017

LỜI CẢM ƠN

Được sự phân công của khoa Hệ thống thông tinh tế Trường Đại học
Công nghệ Thông tin và Truyền thông và được sự đồng ý của thầy giáo Th.s
Mai Ngọc Anh và cô giáo Th.s Đàm Thị Phương Thảo đã hướng dẫn giúp đỡ
em thực hiện đề tài Khóa luận tốt nghiệp “Tổ chức lập hồ sơ công việc tại
UBND xã Thủy An - Thị xã Đông Triều - Tỉnh Quảng Ninh”.
Để hoàn thành khóa luận này em xin chân thành cảm ơn các thầy giáo cô
giáo đã tận tình hướng dẫn, giảng dạy trong suốt quá trình học tập và rèn luyện ở
Trường Đại học Công nghệ Thông tin và Truyền thông.
Qua bản đề tài khóa luận tốt nghiệp cho phép em được gửi lời cảm ơn
chân thành và lời chúc sức khỏe tới các đồng chí lãnh đạo UBND xã Thủy An,
bộ phận Văn phòng đã tận tình giúp đỡ em trong thời gian làm khóa luận tốt
nghiệp. Em xin cảm ơn Ban Giám hiệu Nhà trường, các Thầy giáo, Cô giáo
Trường Đại học Công nghệ thông tin và truyền thông Thái Nguyên, đặc biệt là
các Thầy cô trong Khoa Hệ thống thông tin kinh tế, Thầy Mai Ngọc Anh và cô
Đàm Thị Phương Thảo cùng các thầy cô của khoa đã giúp đỡ em hoàn thành
bài khóa luận tốt nghiệp. Bện cạnh đó, trong thời gian thực hiện Khóa luận tốt
nghiệp bản thân em đã có gắng, học hỏi được những kỹ năng về nghiệp vụ
chuyên môn. Tuy nhiên không tránh khỏi những thiếu sót em mong nhận được
sự góp ý của quý Thầy, Cô giáo và các bạn để bài khóa luận được hoàn chỉnh
hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Quảng Ninh, ngày tháng 7 năm 2017
Sinh viên

Lê Thị Thảo


LỜI CAM ĐOAN
Khóa luận tốt nghiệp là sản phẩm hoàn thiện của sinh viên khi ra trường,

sự cố gắng của bản thân, sự hướng dẫn chỉ bảo tận tình của các thầy giáo, cô
giáo. Em đã tổng hợp các kiến thức và kinh nghiệm công trong tác, khảo sát
thực tế nhằm hoàn thành khóa luận tốt nghiệp.
Để hoàn thiện Khóa luận tốt nghiệp này, em xin cam đoan về nội dung
trong bài khóa luận tốt nghiệp không sao chép nội dung cơ bản từ các khóa
luận khác. Các dữ liệu thông tin trong khóa luận là thực tế tại UBND xã Thủy
An và là sản phẩm khóa luận chính của bản thân em.
Quảng Ninh, ngày tháng 7 năm 2017
TÁC GIẢ KHÓA LUẬN

Lê Thị Thảo


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN
MỤC LỤC
DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH ẢNH
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
LỜI NÓI ĐẦU

1

Chương 1. NGHIÊN CỨU LÝ LUẬN NGHIỆP VỤ VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC
LẬP HỒ SƠ 5
1.1. Khái niệm hồ sơ, lập hồ sơ..............................................................................5
1.1.1. Khái niệm hồ sơ........................................................................................5
1.1.2. Khái niệm lập hồ sơ..................................................................................7
1.2. Vị trí, vai trò của công tác lập hồ sơ trong cơ quan.........................................7
1.2.1. Vị trí.........................................................................................................7

1.2.2 Vai trò của việc lập hồ sơ tốt sẽ có tác dụng..............................................8
1.3 Những nguyên tắc cơ bản khi lập hồ sơ..........................................................9
1.4. Trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ.........................................................10
Chương 2. THỰC TRẠNG, QUY TRÌNH CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ TẠI UBND
XÃ THỦY AN - THỊ XÃ ĐÔNG TRIỀU – TỈNH QUẢNG NINH 12
2.1. Giới thiệu chung về UBND xã Thủy An.......................................................12
2.1.1. Giới thiệu khái quát................................................................................12
2.1.2. Cơ cấu tổ chức........................................................................................14
2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn...........................................................15
2.2. Thực trạng, quy trình công tác lập hồ sơ công việc trong cơ quan................22
2.2.1. Thực trạng..............................................................................................22
2.2.2. Quy trình lập hồ sơ công việc tại UBND xã Thủy An............................24
2.3. Đánh giá thực trạng công tác lập hồ sơ tại UBND xã Thủy An.....................32
2.3.1 Ưu điểm...................................................................................................32
2.3.2. Hạn chế...................................................................................................33
Chương 3. TỔ CHỨC LẬP HỒ SƠ TẠI UBND XÃ THỦY AN

34

3.1. Công tác lập hồ sơ trong cơ quan..................................................................34


3.2. Các loại hồ sơ hình thành trong hoạt động của UBND xã.............................34
3.3. Phương pháp tổ chức lập hồ sơ.....................................................................40
3.3.1. Tổ chức xây dựng danh mục hồ sơ........................................................40
3.3.2. Nội dung của lập danh mục hồ sơ:.........................................................40
3.4. Kiểm tra việc lập hồ sơ.................................................................................60
3.5. Ứng dụng phần mềm EssentialPIM để lập hồ sơ công việc..........................60
3.4.1. Giao diện phần mềm Essential PIM.......................................................60
3.2.2. Hướng dẫn sử dụng phần mềm Essential PIM........................................62

3.6. Kết quả công tác tổ chức lập hồ sơ công việc:.............................................66
3.7. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác lập hồ sơ:......................67
3.7.1. Nâng cao nhận thức về ý nghĩa, tầm quan trọng của việc lập hồ sơ công
việc và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan......................................................67
3.7.2.Tăng cường hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về
công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành..................68
3.7.3. Kiện toàn tổ chức và biên chế làm công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan,
tổ chức.............................................................................................................. 68
3.7.4. Nâng cao trình độ năng lực cho đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư, lưu
trữ của các cơ quan:..........................................................................................69
3.7.5. Tăng cường cơ sở vật chất cho văn thư, lưu trữ......................................69
3.7.6. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ..............69
3.7.7. Ban hành các chế độ và thực hiện đúng chế độ đãi ngộ cho cán bộ làm
công tác văn thư, lưu trữ...................................................................................70
KẾT LUẬN 71
TÀI LIỆU THAM KHẢO

72


DANH MỤC HÌNH ẢNH
HÌNH 2.1. MẪU TỜ MỤC LỤC VĂN BẢN...................................................................29
HÌNH 2.2. MẪU CHỨNG TỪ KẾT THÚC.....................................................................30
HÌNH 2.3. MẪU HỒ SƠ.............................................................................................31
HÌNH 3.1. GIAO DIỆN PHẦN MỀM ESSENTIAL PIM...................................................61
HÌNH 3.2. GIAO DIỆN BAN ĐẦU KHI MỞ PHẦN MỀM..............................................63
HÌNH 3.3. GIAO DIỆN CUỘC HẸN MỚI/ VIỆC CẦN LÀM MỚI....................................64
HÌNH 3.4. CÁC CÔNG VIỆC CỦA UBND XÃ THỦY AN THÁNG 02/2016....................64
HÌNH 3.5. QUẢN LÝ CÔNG VIỆC THEO TUẦN...........................................................65
Hình 3.6 Giao diện lựa chọn công việc đã hoàn thành............................................65

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

UBND

Uỷ ban nhân dân

HĐND

Hội đồng nhân dân

TTHC

Thủ tục hành chính

CB, CC

Cán bộ, công chức


LỜI NÓI ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài
Hồ sơ, tài liệu trong năm là căn cứ để cán bộ, công chức tổ chức triển
khai thực hiện nhiệm vụ, muốn hoàn thành được nhiệm vụ của mình từng cán
bộ, công chức phải lưu giữ hồ sơ, tài liệu theo cách suy nghĩ riêng, thiếu sự
kiểm tra đánh giá của lãnh đạo đơn vị trong công tác phân loại, sắp xếp hồ sơ,
tài liệu lưu trữ hàng năm. Chính vì vậy hồ sơ, tài liệu qua nhiều năm khi bàn
giao từ cán bộ này sang cán bộ khác không cụ thể rõ ràng, khi cần tài liệu các

năm về trước để khai thác thiếu hoặc không có, không biết trách nhiệm thuộc
về ai. Cán bộ viên chức thường xuyên thay đổi công việc, do đó trở ngại
nhiều đến công tác quản lý, phục vụ khai thác hồ sơ, tài liệu lưu trữ, hồ sơ tài
liệu chưa được phát huy đầy đủ để phục vụ có hiệu quả hoạt động thực tiễn và
tìm hiểu, nghiên cứu số liệu lịch sử. Để tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị
tài liệu lưu trữ, công tác thu thập, phân loại, sắp xếp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
hàng năm phải được thực hiện thống nhất theo chỉ đạo của lãnh đạo đơn vị.
Sau khi kết thúc năm từng cán bộ viên chức phải hoàn chỉnh việc lập hồ sơ tài
liệu lưu trữ, phải nghiêm chỉnh giao nộp hồ sơ, tài liệu các năm trước vào lưu
trữ theo đúng quy định.
Để hoạt động có hiệu quả thì bất cứ một cơ quan nào cũng không thể
không coi trọng công tác này. Bởi nó không chỉ là phương tiện cần thiết để
ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý trong quá trình hoạt động của cơ
quan đơn vị mà còn là điều kiện đảm bảo cho các cơ quan đơn vị thực hiện tốt
công việc quản lý, điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn
được giao và theo đúng pháp luật. Nó đảm bảo việc cung cấp thông tin một
cách đầy đủ, chính xác, kịp thời phục vụ cho hoạt động của cơ quan, đơn vị
đạt hiệu quả cao hơn. Nhằm quản lý các hoạt động của cơ quan, đơn vị, tổ
chức và cá nhân (gọi tắt là đơn vị) thông qua hệ thống hồ sơ, giúp cho đơn vị
chủ động trong việc lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, tài liệu trong giai đoạn văn
thư được chặt chẽ và khoa học; góp phần lưu trữ toàn bộ hồ sơ, tài liệu được


hình thành trong quá trình hoạt động của đơn vị và bảo vệ an toàn hồ sơ để
phục vụ nhu cầu tra cứu, sử dụng trước mắt và lâu dài.
Đồng thời là căn cứ để kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ tại các đơn vị
góp phần nâng cao ý thức và trách nhiệm của mỗi cá nhân trong đơn vị đối
với việc lập hồ sơ. Từ đó lựa chọn những hồ sơ, tài liệu có giá trị về kinh tế,
chính trị, khoa học, văn hóa xã hội…, để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan đồng
thời giúp Lưu trữ cơ quan có kế hoạch và chủ động trong việc thu thập, bảo

quản hồ sơ, tài liệu của các đơn vị thuộc nguồn nộp lưu và chuẩn bị hồ sơ,
tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh theo thời hạn của quy định của
pháp luật.
Nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác của cán bộ, công chức. Bởi
lẽ, một cơ quan, tổ chức trong quá trình giải quyết và sau khi giải quyết công
việc các loại văn bản giấy tờ nếu được sắp xếp và phân loại một cách khoa
học theo từng vấn đề, sự việc sẽ giúp cho các cán bộ và thủ trưởng cơ quan
khi tìm kiếm tài liệu đảm bảo được nhanh chóng, thuận tiện, đầy đủ, nghiên
cứu vấn đề được hoàn chỉnh, đề xuất ý kiến và giải quyết công việc có căn cứ
xác đáng và kịp thời. Do đó, góp phần nâng cao được hiệu suất và chất lượng
công tác của từng cán bộ nói riêng, của cơ quan nói chung.
Giúp cơ quan, đơn vị quản lý hồ sơ, tài liệu được chặt chẽ. Mỗi khi văn
bản được lập thành hồ sơ, sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho thủ trưởng cơ quan,
các đơn vị tổ chức và cán bộ văn thư theo dõi và nắm chắc thành phần, nội
dung và khối lượng văn bản của cơ quan, đơn vị mình, phân loại được hồ sơ
theo từng vấn đề, đồng thời phát hiện được những văn bản bị phân tán, thất
lạc hoặc mất mát do cho mượn tuỳ tiện, giữ gìn được bí mật của cơ quan và
Nhà nước.
Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ. Bởi vì, thực chất của việc
lập hồ sơ chính là bước đầu phân loại và xác định được giá trị của tài liệu.
Trên cơ sở đó, người làm văn thư dễ dàng lựa chọn những tài liệu có giá trị
thực tiễn và giá trị lịch sử để giao nộp vào lưu trữ cơ quan được hoàn chỉnh.
2


Nếu hồ sơ được lập ở văn thư, sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ lưu trữ
làm tốt công tác chỉnh lý và các nghiệp vụ chuyên môn khác, tránh được
những khó khăn, phức tạp trong việc lập hồ sơ, phân loại, xác định giá trị tài
liệu ...
Do đó em đã chọn để tài: “Tổ chức lập hồ sơ công việc tại UBND xã

Thủy An – Thị xã Đông Triều – Tỉnh Quảng Ninh" để làm Khóa luận tốt
nghiệp qua sự hướng dẫn của Ths. Mai Ngọc Anh và Ths. Đàm Thị Phương
Thảo nhằm đảm bảo được yêu cầu của Nhà trường đề ra trong quá trình thực
tập ở UBND xã Thủy An và trang bị thêm kiến thức, cũng như năng lực hoạt
động thực tiễn sau khi ra trường.
2. Mục đích, yêu cầu
2.1. Mục đích
Nghiên cứu, khảo sát thực trạng lập hồ sơ công việc tại cơ quan chuyên
môn và đơn vị sự nghiệp thuộc UBND xã từ đó phân tích, đánh giá và tìm ra
những tồn tại, hạn chế, nguyên nhân và đề xuất các giải pháp giúp các cơ
quan, đơn vị và từng công chức, viên chức quản lý văn bản, tài liệu hình
thành trong quá trình giải quyết công việc chuyên môn chặt chẽ, khoa học,
giúp cho việc khai thác và sử dụng tài liệu hiệu quả, thuận lợi.
Trên cơ sở đó đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công
tác lập hồ sơ tại UBND xã Thủy An phục vụ cho công tác quản lý và điều
hành hoạt động ở địa phương trong giai đoạn hiện nay.
2.2. Yêu cầu
Để hoàn thành tốt Khóa luận tốt nghiệp này, yêu cầu đặt ra cho em là
phải nắm vững những kiến thức cơ bản về công tác tổ chức lập hồ sơ trong
quá trình tìm hiểm và làm việc thực tế tại UBND xã Thủy An.
3. Đối tượng nghiên cứu
Khóa luận tập trung nghiên cứu công tác tổ chức lập hồ sơ tại UBND
xã, phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cán bộ lập hồ sơ, phản ánh đúng

3


trình tự diễn biến của sự việc, trình tự giải quyết công việc tài liệu hình thành,
có khởi đầu và kết thúc.
4. Phạm vi nghiên cứu

Đề tài chỉ tập trung nghiên cứu những công việc thực tế tại UBND xã
Thủy An trong quá trình tạo lập hồ sơ công việc.
5. Hạn chế của đề tài
Do sự hạn chế về thời gian thực hiện cũng như nguồn dữ liệu và các
thông tin thu thập được, bài nghiên cứu không thể tránh khỏi những thiếu sót
cần được bổ sung và khắc phục, rất mong nhận được sự giúp đỡ và đóng góp
ý kiến của thầy, cô để bài viết của em hoàn thiện hơn.
6. Bố cục báo cáo
Báo cáo được trình bày thành 3 chương:
Chương 1. Nghiên cứu lý luận nghiệp vụ về công tác tổ chức lập hồ sơ.
Chương 2. Thực trạng, quy trình công tác lập hồ sơ tại UBND xã Thủy
An – Thị xã Đông Triều – Tỉnh Quảng Ninh.
Chương 3. Công tác tổ chức lập hồ sơ tại UBND xã Thủy An. .

4


Chương 1
NGHIÊN CỨU LÝ LUẬN NGHIỆP VỤ
VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC LẬP HỒ SƠ
1.1. Khái niệm hồ sơ, lập hồ sơ
1.1.1. Khái niệm hồ sơ
Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự
việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình
theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ
quan, tổ chức.
Phân tích nội dung của định nghĩa này về hồ sơ cho thấy:
+ Hồ sơ được hình thành trong quá trình giải quyết công việc. Ý này
khẳng định rằng hồ sơ là sản phẩm của toàn bộ quá trình giải quyết công việc
chứ không phải sau khi công việc kết thúc, tài liệu tấp thành đống với các bó,

gói chờ có đợt chỉnh lý mới được đưa ra để lập thành hồ sơ.
+ Công việc được lập hồ sơ phải thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ
của một cơ quan hoặc của một cá nhân.
Cả hai ý này chỉ ra rằng :
Hồ sơ là sản phẩm của cả quá trình giải quyết công việc. Có nghĩa là hồ
sơ được bắt đầu hình thành ngay từ thời điểm công việc được bắt đầu. Lập hồ
sơ không phải là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu (có thể được hiểu là
đã) hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ mà là
quá trình tập hợp, sắp xếp công văn giấy tờ thành các hồ sơ (tài liệu được hình
thành đến đâu thì phải lập ngay đến đó). Thống nhất được quan điểm này
không chỉ có ý nghĩa về học thuật mà còn và rất quan trọng để chỉ đạo,
hướng dẫn nghiệp vụ cũng như tiến hành công tác kiểm tra, thanh tra đối với
công tác lập hồ sơ ở nước ta hiện nay. Bởi vì như đã nêu ở trên, trong thực
tiễn hiện nay chưa nhận thức thống nhất về bản chất của khái niệm hồ sơ nên
đã có quan niệm cho rằng: “lập hồ sơ là công việc cuối cùng trong công tác
5


văn thư cơ quan, được thực hiện sau khi vấn đề, sự việc được đề cập trong các
văn bản có liên quan đã giải quyết xong, thường vào dịp cuối năm, khi sắp kết
thúc một năm công tác của cơ quan, chuẩn bị bước sang năm mới với chương
trình kế hoạch công tác mới”. Hồ sơ là “khái niệm phân loại; phân loại các
văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan, cá nhân theo một vấn đề,
một sự việc hoặc các đặc điểm khác của văn bản”, có hồ sơ hiện hành, có hồ
sơ được lập ra trong các lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử, điều này đã dẫn
đến sự chấp nhận một thực trạng hiện nay là phần lớn cán bộ, công chức phần
hành ở nước ta không thực hiện nhiệm vụ lập hồ sơ công việc thuộc chức
trách được giao.
Chỉ cơ quan hoặc cá nhân có thẩm quyền (có chức năng nhiện vụ thực
thi công việc) mới được phép lập ra hồ sơ tương ứng, không được phép làm

sai lệch hồ sơ trong quá trình lập hồ sơ.
Kết quả phân tích trên cho thấy khái niệm hồ sơ hiện hành là khái niệm
không phản ánh đúng bản chất công tác văn thư, lưu trữ. Vì vậy, chỉ đúng khi
dùng khái niệm hồ sơ và chỉ được lập nó ở hiện hành. Khái niệm hồ sơ không
phải chỉ là khái niệm phân loại. Về bản chất, nó là khái niệm dùng trong quá
trình quản lý và sử dụng văn bản. Hồ sơ được tạo nên từ những văn bản có giá
trị pháp lý. Do đó, hồ sơ là các căn cứ pháp lý cơ bản để lãnh đạo, chỉ đạo,
điều hành và thực hiện các công việc theo qui định. Còn trong thực tiễn chỉnh
lý tài liệu ở nước ta hiện nay tạo nên những tập tài liệu tương đương hồ sơ
hoặc các đơn vị bảo quản là kết quả của việc phục hồi hoặc tạo ra những tập
tài liệu tương đương hồ sơ, những đơn vị bảo quản. Chúng ta không được coi
việc này là lập hồ sơ trong lưu trữ. Bởi vì nếu dùng khái niệm lập hồ sơ lưu
trữ là không đúng với bản chất của công tác lập hồ sơ.
* Một số loại hồ sơ
Theo khái niệm chung về hồ sơ ở trên, ở các cơ quan, tổ chức có 3 loại hồ
sơ sau:
- Hồ sơ công việc: là tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một
6


vấn đề, một sự việc, hoặc có cùng đặc trưng như: tên loại, tác giả... hình thành
trong quá trình giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của một cơ
quan, đơn vị.
- Hồ sơ nguyên tắc: là tập văn bản sao các văn bản quy phạm pháp luật
về từng mặt công tác nghiệp vụ nhất định, dùng để tra cứu, làm căn cứ pháp
lý khi giải quyết công việc hàng ngày.
- Hồ sơ nhân sự: là một tập văn bản, tài liệu có liên quan về một cá
nhân cụ thể (hồ sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ học sinh...).
- Hồ sơ chuyên ngành: hồ sơ chuyên ngành như đối với hồ sơ các vụ
án của ngành Tòa án nhân dân, hồ sơ của cơ quan Công an, Viện kiểm sát

nhân dân....
1.1.2. Khái niệm lập hồ sơ
Khoản 10, Điều 2, Luật lưu trữ: Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn
bản, tài liệu hình thành lên hồ sơ trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc
thành hồ sơ theo các nguyên tắc và phương pháp nhất định.
Việc lập hồ sơ hiện hành do người thực hiện, giải quyết công việc lập;
được tiến hành đồng thời với quá trình giải quyết công việc. Việc lập hồ sơ
hiện hành đảm bảo văn bản, tài liệu phản ánh đúng công việc, chất lượng hồ
sơ khi nộp vào lưu trữ đạt yêu cầu.
Lập hồ sơ trong chỉnh lý: là việc phục hồi hoặc lập mới hồ sơ, được
tiến hành khi công việc đã giải quyết xong mà tài liệu về công việc đó không
được lập thành hồ sơ.
Lập hồ sơ trong chỉnh lý do cán bộ lưu trữ lập trong quá trình chỉnh lý
những tài liệu rời lẻ, lộn xộn.
1.2. Vị trí, vai trò của công tác lập hồ sơ trong cơ quan
1.2.1. Vị trí
- Lập hồ sơ là một khâu quan trọng của công tác quản lý hồ sơ, tài liệu
trong giai đoạn văn thư (công tác văn thư). Sau khi giải quyết xong công việc
nhưng chưa xắp xếp hoàn chỉnh hồ sơ coi như chưa hoàn thành công việc;
7


- Lập hồ sơ là mắt xích gắn liền công tác văn thư với công tác lưu trữ
và có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác lưu trữ.
1.2.2 Vai trò của việc lập hồ sơ tốt sẽ có tác dụng
- Đối với từng cán bộ, công chức trong quá trình giải quyết công việc
cần lập đầy đủ các hồ sơ để có căn cứ khoa học khi đề xuất ý kiến và giải
quyết công việc, nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác, tạo tác phong làm
việc khoa học...;
- Đối với cơ quan, tổ chức việc lập hồ sơ nhằm quản lý được toàn bộ

công việc trong cơ quan, quản lý chặt chẽ tài liệu. Lập hồ sơ tốt tạo điều
kiện thuận lợi cho việc nộp những hồ sơ có giá trị vào lưu trữ. Chất lượng
lập hồ sơ có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng tài liệu lưu trữ giao nộp vào
lưu trữ cơ quan cũng như giao nộp vào lưu trữ lịch sử tỉnh. Hồ sơ được lập
khoa học góp phần nâng cao hiệu quả và chất lượng công tác của cơ quan, tổ
chức và tạo điều kiện cho việc lưu trữ, tra cứu được thuận lợi, dễ dàng,
nhanh chóng, chính xác, từ đó từng bước phát huy giá trị tài liệu lưu trữ của
cơ quan, tổ chức.
- Hiệu quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc
vào công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Như
vậy, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan có vị trí quan trọng trong
công tác văn thư cũng như trong công tác lưu trữ, là sự kết thúc của công tác
văn thư và là tiền đề của công tác lưu trữ, là mắt xích gắn liền công tác văn
thư với công tác lưu trữ và có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác lưu trữ. Trong
đó những hồ sơ phản ánh trung thực, đầy đủ của hoạt động cơ quan, tạo căn
cứ chính xác để giải quyết nhanh chóng, đúng đắn và có hiệu quả công việc
của cơ quan và mỗi cán bộ công chức.
- Lập hồ sơ tốt sẽ giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước và cơ
quan, hạn chế được các văn bản, giấy tờ vô dụng hoặc bỏ sót những tài liệu
quý hiếm.

8


- Làm tốt công tác lập hồ sơ sẽ góp phần phục vụ cho việc nghiên cứu
trước mắt và lâu dài. Đây chính là cơ sở, tiền đề giúp những người làm công
tác lưu trữ làm tốt các khâu nghiệp vụ chuyên môn của mình như xác định giá
trị tài liệu, phân loại, thống kê tài liệu…, xây dựng được một cách nề nếp,
khoa học trong công tác văn thư tránh tình trạng nộp tài liệu bó gói vào lưu
trữ và tài liệu để tồn đọng, tích đống.

1.3 Những nguyên tắc cơ bản khi lập hồ sơ
- Chỉ đưa vào hồ sơ những văn bản thuộc chức năng, nhiệm vụ được
giao; hồ sơ của mỗi người, mỗi cơ quan lập ra phải phản ánh đúng chức năng,
nhiệm vụ của cơ quan;
+ Chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan, đơn vị là cơ sở cho hoạt động
của cơ quan, đơn vị đó được quy định trong Luật, quyết định thành lập hoặc
bởi cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.
+ Văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của mỗi cơ quan đơn
vih tất yếu phản ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị đó, phản ánh
hoạt động của cơ quan, đơn vị trên từng mặt công tác, vấn đề, sự việc cụ thể.
+ Thành phần, nội dung của văn bản trong mỗi hồ sơ lệ thuộc chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, đơn vị.
+ Toàn bộ hồ sơ phải phán ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan,
đơn vị thể hiện được các chức năng, nhiệm vụ đó trong giải quyêt vấn đề, sự
việc được đề cập ở hồ sơ.
+ Những loại văn bản, tài liệu không phản ánh chức năng, nhiệm vụ
của cơ quan, đơn vị loại gửi đến để biết thì không lập thành hồ sơ.
- Văn bản trong một hồ sơ phải hoàn chỉnh và có sự liên hệ mật thiết,
hợp lý chặt chẽ giữa các công văn, giấy tờ, phản ánh được sự hình thành tự
nhiên hay diễn biến thực tế của công việc;
+ Quá trình giải quyết công việc đơn giản hay phức tạp, ngắn hay dài quyết
định số lượng, thành phần, nội dung các văn bản, tài liệu hình thành, có khởi đầu
và kết thúc.
9


+ Các văn bản, tài liệu đó có mối liên hệ khách quan với nhau.
+ Hồ sơ lập ra đảm bảo mối liên quan chặt chẽ của các văn bản, tài liệu
với nhau thì mới phản ánh được vấn đề, sự việc một cách trọn vẹn, giữ được
mối liên hệ bên trong của văn bản.

+ Hồ sơ lập theo các đặc trưng về hình thức văn bản không thực hiện
theo yêu cầu này.
- Văn bản trong hồ sơ phải bảo đảm giá trị pháp lý và phải đủ thể thức.
Văn bản đưa vào hồ sơ phải có sự chọn lọc và phù hợp với sự hình thành hồ
sơ trong thực tế giải quyết công việc.
+ Các văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan, đơn vị có giá trị
khác nhau: có văn bản có ý nghĩa lịch sử, thực tiễn lâu dài, có văn vản chỉ có
ý nghĩa thực tiễn trong thời gian ngắn hoặc không còn ý nghĩa sau khi hoàn
thành công việc.
+ Yêu cầu nghiên cứu, sử dụng các văn bản trên cũng không giống nhau.
+ Thời gian và yêu cầu bảo quản, lưu giữ các văn bản tùy thuộc vào giá trị
của nó.
+ Hồ sơ lập ra phải bao gồm những văn bản đầy đủ giá trị pháp lý
( đúng thể thức, là bản chính hoặc bản sao hợp pháp), có ý nghĩa thực tiễn lâu
dài, có giá trị bảo quan tương đối đồng đều.
1.4. Trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ
Để việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan được
thực hiện chặt chẽ, đều đặn, đúng quy định, Thủ trưởng cơ quan, Chánh Văn
phòng (Trưởng phòng Hành chính – Tổng hợp) cần chỉ đạo chặt chẽ và
thường xuyên đôn đốc việc lập hồ sơ trong cơ quan.
Nội dung công việc chỉ đạo gồm có:
- Cuối năm, Văn phòng đôn đốc các đơn vị lập Danh mục hồ sơ mới,
đồng thời nhắc nhở kết thúc hồ sơ cũ. Đầu năm, đôn đốc việc mở hồ sơ mới,
giao nộp những hồ sơ đã giải quyết xong và đã hết hạn giữ lại ở đơn vị vào
lưu trữ cơ quan;
10


- Quá trình chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, phát hiện
những công việc đột xuất chưa có trong Danh mục hồ sơ thì giao cho

CBCC,VC lập kịp thời và bổ sung vào bản danh mục hồ sơ. Kiểm tra việc bàn
giao hồ sơ khi có Cán bộ, công chức, viên chức thay đổi công tác, nghỉ phép,
vắng lâu ngày, nghỉ hưu hoặc có những đơn vị, phòng, ban chia tách, sáp nhập
hoặc giải thể;
Thường kỳ (hoặc đột xuất) tổ chức kiểm tra việc lập hồ sơ của các đơn
vị và Cán bộ, công chức, viên chức nhất là những đơn vị phụ trách những
công việc quan trọng. Giải quyết những khó khăn, đề nghị chính đáng của
Cán bộ, công chức, viên chức trong việc lập hồ sơ;
- Hàng năm, tổng kết rút kinh nghiệm để tổ chức việc lập hồ sơ trong
cơ quan được tốt hơn.

11


Chương 2.
THỰC TRẠNG, QUY TRÌNH CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ TẠI
UBND XÃ THỦY AN - THỊ XÃ ĐÔNG TRIỀU – TỈNH QUẢNG NINH
2.1. Giới thiệu chung về UBND xã Thủy An
2.1.1. Giới thiệu khái quát
Xã Thuỷ An là một xã miền núi của Thị xã Đông Triều với diện tích tự nhiên
788,00 ha, tiếp giáp với 4 xã của Thị xã Đông Triều và 2 xã thuộc Thị xã Chí Linh
và huyện Kinh Môn của tỉnh Hải Dương với 1.289hộ bằng 4245 nhân khẩu có quốc
lộ 18A chạy qua với chiều dài trên 1,5km. Có trên 3km đường sông, có 4 dân tộc
sinh sống trên địa bàn xã đó là: Kinh, Hoa, Tày, Thái trong đó dân tộc Kinh chiếm
99,7% dân số trong xã. Xã có 4 công ty và 5 trường học đóng trên địa bàn xã với
4200 học sinh; trên địa bàn xã có 1 Đền, 1 Miếu, 3 Chùa trong đó đã có 1 đền, 1
miếu đã được xếp hạng di tích cấp tỉnh.
Thuỷ An là cái nôi của phong trào cách mạng, cán bộ và nhân dân Xã
Thuỷ An rất tự hào về quê hương, truyền thống cách mạng của mình nơi đã
sinh thành ra người anh hùng nữ tướng Lê Chân.

Xã luôn phát huy truyền thống quê hương cách mạng, cán bộ và nhân
dân Xã Thuỷ An đang ra sức quyết tâm thực hiện thắng lợi Nghị quyết Đại
hội Đảng bộ Xã lần thứ XXI nhiệm kỳ (2015- 2020). Xây dựng quê hương
Thuỷ An ngày càng giàu đẹp, văn minh góp phần vào sự phát triển Kinh tếxã hội của Thị xã Đông Triều, phấn đấu xã trở thành Phường trước năm 2019
và xây dựng Thị xã Đông Triều trở thành đô thị loại III.
* Về kinh tế, văn hoá xã Thuỷ An
Đảng bộ và Chính quyền địa phương đã chú trọng đến công tác phát
triển sản xuất nông nghiệp, nhân dân trên địa bàn xã chủ yếu là sản xuất thuần
nông - nông nghiệp. Ngoài ra trên địa bàn xã còn phát triển mô hình chăn
nuôi gia súc, gia cầm và một số ngành dịch vụ tiểu thủ công nghiệp sang mô

12


hình cơ cấu quy mô phát triển kinh tế chưa được tương xứng với tiềm năng
hiện có của địa phương.
Hàng năm UBND xã đã chủ động xây dựng kế hoạch, chương trình phát
triển kinh tế cũng như chủ động triển khai kế hoạch thu - chi ngân sách địa
phương với phương châm đặt ra là thu đúng, thu đủ- chi đúng, chi đủ. Do vậy
hàng năm công tác thu chi ngân sách trên địa bàn xã đều hoàn thành chỉ tiêu kế
hoạch ngân sách cấp trên giao.
* Về văn hoá xã Thuỷ An
Sự nghiệp giáo dục – đào tạo luôn được quan tâm đúng mức và đạt
được nhiều thành tựu quan trọng về cả quy mô phát triển và chất lượng. Công
tác chuẩn hoá đội ngũ giáo viên, luân chuyển cán bộ quản lý được thực hiện
có hiệu quả.Chất lượng giáo dục có nhiều chuyển biến tích cực, kỷ cương nề
nếp được tăng cường, số lượng học sinh giỏi các cấp và học sinh thi đậu vào
các trường đại học, cao đẳng tăng hàng năm. Tính hết năm 2016 đã có 5/5
trường đóng trên địa bàn xã đạt chuẩn quốc gia.
Về y tế , trong những năm qua đã thực hiện tốt chương trình chăm sóc

sức khoẻ ban đầu và khám chữa bệnh cho nhân dân, kết quả khám chữa bệnh
theo bảo hiểm và khám chữa bệnh theo phân cấp tốt, bảo đảm an toàn vệ sinh
thực phẩm, trên địa bàn xã không có dịch bệnh xảy ra. Tỷ lệ tiêm phòng, uống
thuốc phòng theo độ tuổi, đối tượng quy định đạt tử 96 – 99%. Năm 2005
Trạm đạt chuẩn quốc gia về y tế cơ sở.
Toàn xã luôn tích cực thực hiện cuộc vận động “ Toàn dân đoàn kết xây
dựng đời sống văn hoá” cả về bề rộng và chiều sâu. Phong trào văn hoá văn
nghệ TDTT, công tác thông tin tuyên truyền phát triển mạnh mẽ và đồng đều.
Thường xuyên tổ chức tốt các buổi hội diễn, hội thi văn nghệ, TDTT , giao
lưu với các xã bạn trên địa bàn Thị xã Đông Triều, các xã huyện Kinh Môn tỉnh Hải Dương.
Thực hiện chương trình nếp sống văn minh gia đình văn hoá ở khu
dân cư.
13


Toàn xã có 3/3 thôn đạt thôn văn hóa.
Với đặc thù là địa phương có 4 dân tộc sinh sống song với tình đoàn kết
luôn được giữ vững trên địa bàn xã.
Thuỷ An là địa phương có nhiều di tích lịch sử như đình, chùa, miếu
được nhà nước công nhận là di tích lịch sử văn hóa cấp tỉnh.
*Về Quốc phòng an ninh
Tình hình an ninh chính trị, trật tự an toàn trên địa bàn xã trong mấy
năm qua luôn được ổn định và giữ vững, không xảy ra điểm nóng và vấn đề
phức tạp như khiếu kiện đông người vượt cấp. Chính sách tôn giáo dân tộc
thực hiện tốt, đặc biệt là vào mùa lễ Hội tình hình TTATXH đảm bảo. Khối
đại đoàn kết toàn dân tộc được mở rộng và phát huy tác dụng tích cực, góp
phần thiết thực vào củng cố, xây dựng Đảng, chính quyền, đoàn thể trong
những năm qua có nhiều đổi mới, tiến bộ. Thực hiện Chỉ thị 406/TTg, Nghị
định 32/CP, Nghị định 47/CP cơ bản tốt, không xảy ra những vụ nghiêm
trọng. Phong trào bảo vệ an ninh tổ quốc, an ninh tự quản và xây dựng dòng

họ tiên tiến, xóm làng bình yên hạnh phúc được duy trì và hoạt động tốt. Địa
bàn không có truyền đạo trái phép, không có ma tuý, mại dâm
- Hàng năm có chương trình phối kết hợp với Công an, Quân sự, Đoàn
Thanh niên cộng sản HCM, Hội CCB xã lên kế hoạch tuần tra thường xuyên
trên địa bàn xã.
- Thực hiện tốt chương trình huấn luyện dân quân tự vệ, dân quân tập
chung.
- Hàng năm Quân sự xã luôn giao đủ chỉ tiêu nhập ngũ cấp trên giao cho.
Luôn giữ vững an ninh Quốc phòng trật tự an toàn xã hội của địa phương.
2.1.2. Cơ cấu tổ chức
UBND xã Thủy An là do Hội đồng nhân dân xã Thủy An bầu ra, là cơ
quan chấp hành của Hội đồng nhân dân xã, cơ quan hành chính Nhà nước ở
địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân xã và cơ quan Nhà
nước cấp trên.
14


Tổ chức bộ máy:
- Cơ cấu tổ chức của UBND xã Thủy An gồm 01 Chủ tịch, 01 Phó Chủ tịch,
03 ủy viên (Trưởng Công an, Chỉ huy trưởng Quân sự, Địa chính xây dựng
-TNMT).
- Thường trực UBND gồm 02 thành viên (Chủ tịch và Phó Chủ tịch).
- Công chức: Trưởng Công an, Chỉ huy trưởng Quân sự, Văn phòng thống kê,
Địa chính xây dựng TNMT, Tư pháp hộ tịch, Tài chính kế toán, Văn hóa xã hội, Văn
hóa Thông tin.
- Cán bộ không chuyên trách: Tiếp dân - giải quyết khiếu nại tố cáo,
LĐTBXH xóa đói giảm nghèo, Văn thư - thủ quỹ, Truyền thanh.
Thường trực UBND xã
Chủ tịch
Phó Chủ tịch

Công
an

Quân
sự

Kế
toán

Địa
chính

Tư
pháp
hộ tịch

Tiếp
dân khiếu
nại tố
cáo

Văn
phòng

Văn
thư
thủ
quỹ

Văn
hóa
XH

Văn
hóa
TT

LĐTB
xóa đói
giảm
nghèo

Đài
truyền
thanh

Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy UBND xã Thủy An
2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
Theo Luật tổ chức HĐND và UBND số 11/2003/QH11 của Quốc hội
năm 2003, UBND xã Thủy An hoạt động theo nguyên tắc tập trung dân chủ.
Cơ cấu tổ chức của UBND xã Thủy An bao gồm Ban Văn hóa-Xã hội, Ban
Tư pháp, Ban Xóa đói giảm nghèo, Ban Chỉ huy Quân sự xã, Ban Công an xã
và Văn phòng Thống kê UBND. Với một số Ban, Văn phòng như trên, UBND
15


xã Thủy An có một lịch công tác được thiết lập theo mỗi tuần sao cho phù
hợp với chức năng, nhiệm vụ của UBND. Chính vì vậy, luồng đi công việc
của UBND xã Thủy An theo tuần lấy từ kết quả khảo sát được môt tả theo sơ

đồ sau:

Sơ đồ 2.2. Luồng đi công việc tại UBND xã Thủy An
Kết quả khảo sát thực tế tại UBND xã Thủy An
Lịch làm việc trong 1 tuần của chủ tịch UBND xã Thủy An ( từ ngày
26/6/2017-30/6/2017).
Buổi Công việc: họp giao ban.
sáng Địa điểm: hội trường UBND xã Thủy An
Thứ
2

Buổi

Thời gian: 7h30’-10h00.
Công việc: giải quyết văn bản

chiều Địa điểm: phòng làm việc
Thứ Buổi

Thời gian: 2h-5h30’
Công việc: Đi đến cơ sở thôn, bản kiểm tra tình hình nông lâm

3

nghiệp.

sáng

Địa điểm: các thôn bản, địa thuộc địa bàn xã Thủy An
Thời gian: Cả ngày (theo giờ hành chính).

16


Buổi

Công việc: giải quyết đơn thư.

sáng

Địa điểm: phòng làm việc.

Buổi

Thời gian: 7h00-11h30’.
Công việc: tiếp dân.

Thứ
4

chiều Địa điểm: phòng làm việc.
Buổi

Thời gian: 2h30’-5h00.
Công việc: tổ chức hội nghị tuyên truyền Hiến pháp-Pháp luật.

Thứ sáng

Địa điểm: hội trường UBND xã Thủy An

5

Thời gian: cả ngày (theo giờ hành chính)
Công việc: giải quyết cuộc hẹn có hẹn trước với Công ty CPĐT
Buổi

xây dựng Phong Thủy.

sáng

Địa điểm: phòng làm việc.

Buổi

Thời gian: 7h30’-10h00.
Công việc: giải quyết văn bản.

Thứ
6

chiều Địa điểm: phòng làm việc.
Thời gian: 2h00-5h30’.

Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân xã thực hiện những
nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội
đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân Thị xã phê
duyệt; tổ chức thực hiện kế hoạch đó;
2. Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi
ngân sách địa phương và phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; dự

toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết và lập quyết
toán ngân sách địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và
báo cáo Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;
3. Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các cơ quan
nhà nước cấp trên trong việc quản lý ngân sách nhà nước trên địa bàn xã, thị
trấn và báo cáo về ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật;
17


4. Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụ
các nhu cầu công ích ở địa phương; xây dựng và quản lý các công trình công
cộng, đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nước
theo quy định của pháp luật;
5. Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng
các công trình kết cấu hạ tầng của xã, thị trấn trên nguyên tắc dân chủ, tự
nguyện. Việc quản lý các khoản đóng góp này phải công khai, có kiểm tra,
kiểm soát và bảo đảm sử dụng đúng mục đích, đúng chế độ theo quy định của
pháp luật.
Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và
tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân xã thực hiện những nhiệm vụ, quyền
hạn sau đây:
1. Tổ chức và hướng dẫn việc thực hiện các chương trình,kế hoạch, đề án
khuyến khích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ để phát triển sản
xuất và hướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng, vật nuôi trong
sản xuất theo quy hoạch, kế hoạch chung và phòng trừ các bệnh dịch đối với cây
trồng và vật nuôi;
2. Tổ chức việc xây dựng các công trình thuỷ lợi nhỏ; thực hiện việc tu bổ,
bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng; phòng, chống và khắc phục hậu quả thiên tai, bão lụt;
ngăn chặn kịp thời những hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ đê điều, bảo vệ
rừng tại địa phương;

3. Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước trên địa bàn theo
quy định của pháp luật;
4. Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác và phát triển các ngành, nghề
truyền thống ở địa phương và tổ chức ứng dụng tiến bộ về khoa học, công
nghệ để phát triển các ngành, nghề mới.
Trong lĩnh lực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân xã
thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

18


1. Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong xã theo
phân cấp;
2. Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở
điểm dân cư nông thôn theo quy định của pháp luật, kiểm tra việc thực hiện
pháp luật về xây dựng và xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền do pháp
luật quy định;
3. Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường
giao thông và các công trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy định
của pháp luật;
4. Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường
giao thông, cầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật.
Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội,văn hoá và thể dục thể thao,
Uỷ ban nhân dân xã thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương; phối
hợp với trường học huy động trẻ em vào lớp một đúng độ tuổi; tổ chức thực
hiện các lớp bổ túc văn hoá, thực hiện xoá mù chữ cho những người trong độ
tuổi;
2. Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp
mẫu giáo, trường mầm non ở địa phương; phối hợp với Uỷ ban nhân dân cấp

trên quản lý trường tiểu học, trường trung học cơ sở trên địa bàn;
3. Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hoá
gia đình được giao; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; phòng,chống các dịch
bệnh;
4. Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hoá, thể dục thể
thao; tổ chức các lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích
lịch sử - văn hoá và danh lam thắng cảnh ở địa phương theo quy định của
pháp luật;

19