Công tác văn thư tại Trường THCS Võ Cường, Thành phố Bắc Ninh

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan bài nghiên cứu khoa học đề tài “ Công tác văn thư tại
Trường THCS Võ Cường, Thành phố Bắc Ninh ” là của riêng tôi được thực hiện
qua việc khảo sát thực tế ở Trường THCS Võ Cường, qua tham khảo các tài liệu
văn thư ở Trường THCS Võ Cường… Các nội dung nghiên cứu, kết quả trong
đề tài này là trung thực và chưa công bố dưới bất kỳ hình thức nào trước đây.
Tôi hoàn toàn không sao chép tài liệu nghiên cứu của người khác.
Tôi xin chịu mọi trách nhiệm trước pháp lý nếu vi phạm bản quyền.
Ký tên


LỜI CẢM ƠN
Để bài nghiên cứu khoa học có kết quả tốt, ngoài những năng lực, sự sáng
tạo và những tài liệu tôi thu thập được thì cơ hội và sự hướng dẫn của cô giáo
cùng với những thông tin từ cán bộ công tác phòng văn thư – lưu trữ, trường
THCS Võ Cường đã giúp tôi rất nhiều trong nghiên cứu.
Tôi xin cám ơn TS. Lê Thị Hiền, giảng viên môn Phương pháp nghiên
cứu khoa học lớp Lưu trữ học 15A, trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Cô đã tạo
cho tôi cơ hội được tiếp xúc với ngành văn thư – lưu trữ mà tôi đang theo học.
Nhờ có sự hướng dẫn nhiệt tình của cô, tôi đã có thêm nhiều kiến thức và hiểu
biết, gần gũi hơn với ngành. Cô cũng đã giúp tôi được bộc lộ sở thích của mình
qua bài nghiên cứu khoa học này.
Đồng thời, tôi xin cám ơn cô Nguyễn Thị Tuyết Mai, cán bộ, viên chức
phòng Công tác Văn thư – Lưu trữ, trường THCS Võ Cường đã tạo điều kiện
cho tôi rất nhiều trong đề tài nghiên cứu này. Với những thông tin thực tế cô đưa
cho đã giúp bài nghiên cứu khoa học của tôi được hoàn thiện tốt hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn!


BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT
STT

1
2
3
4

Từ viết tắt
THCS
GD&ĐT
PGS-TS
UBND

Tên cụm từ viết tắt
Trung học cơ sở
Giáo dục và đào tạo
Phó giáo sư tiến sĩ
Ủy ban nhân dân


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN


MỞ ĐẦU
1.Lý do chọn đề tài
Trong công cuộc đổi mới của đất nước, các ngành, các lĩnh vực hoạt động
có những đóng góp nhất định và luôn có sự cải tiến để vươn tới sự hoàn thiện.
Hòa vào xu thế đó những năm gần đây nghiệp vụ công tác văn thư có những
bước phát triển phong phú và đa dạng đáp ứng yêu cầu của nền cải cách hành
chính.

Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ
cho lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra quản lí điều hành công việc của các cơ quan
Đảng, các cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội, các
đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời, chính xác. Làm
tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc cơ quan được nhanh
chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chế độ, giữ bí mật của Đảng và
Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ và việc lợi dụng văn bản Nhà
nước để làm những việc trái pháp luật góp phần lớn lao vào việc thúc đẩy sự
phát triển kinh tế và bảo vệ đất nước của mỗi quốc gia. Nắm bắt được tầm quan
trọng đó, Đảng và Nhà nước ta nhiều năm qua đã không ngừng cải cách nền
hành chính quốc gia trong đó có công tác văn thư được tập trung đổi mới và
sáng tạo hơn. Ngày nay, công tác văn thư có vị trí quan trọng trong mọi lĩnh vực
của xã hội, nó đóng góp một phần đáng kể cho sự phát triển kinh tế của đất
nước, không ai trong chúng ta phủ nhận được vai trò quan trọng đó.
Bản thân là sinh viên chuyên ngành khoa Văn thư – Lưu trữ, vấn đề công
tác văn thư rất cần thiết và quan trọng, giúp ích cho tôi trong việc học tập và
công tác. Hơn nữa, vốn yêu thích từ lâu, đây chính là cơ hội để bộc lộ sở thích
của tôi.
Với những lý do trên, tôi đã chọn đề tài: “ Công tác văn thư tại Trường
THCS Võ Cường, thành phố Bắc Ninh ”.
2.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
• Đối tượng nghiên cứu: công tác văn thư tại trường THCS Võ Cường
• Giới hạn nghiên cứu: công tác văn thư tại trường THCS Võ Cường
5


• Thời gian: 2016 – 2017
• Không gian nghiên cứu: khảo sát công tác văn thư tại trường THCS Võ
Cường
• Giới hạn nội dung: nội dung công tác văn thư bao gồm soạn thảo văn

bản; quản lí và giải quyết văn bản; quản lí và sử dụng con dấu
3.Giả thuyết nghiên cứu
Nếu phương pháp nghiên cứu hợp lý, khoa học và chú trọng việc bảo đảm
thông tin thì công tác văn thư ngày càng được nâng cao, phù hợp với xu thế của
xã hội.
4.Lịch sử nghiên cứu
Đã có nhiều nghiên cứu trước đó đã nêu khá đầy đủ về công tác văn thư
như các văn bản của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, các tạp chí văn thư –
lưu trữ, tạp chí khoa học và các hội thảo khoa học của trường Đại học Quốc gia
Hà Nội, Đại học Tổng hợp… “Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư – lưu trữ
Việt Nam”, “Nghiệp vụ văn thư – lưu trữ” (Hoàng Lê Minh)…
Công văn số 16/VTLTNN-NVDP ngày 21/01/2014 của Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư – lưu
trữ của các cơ quan tổ chức Trung Ương.
Công văn số 29/VTLTNN-NVDP ngày 16/01/2015 của Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư – lưu
trữ đối với các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung Ương.
Sách “Quy định pháp luật về soạn thảo văn bản và công tác văn thư – lưu
trữ” của TS. Nghiêm Ký Hồng – Ths. Hà Quang Thanh (năm 2006) do nhà xuất
bản Lao Động.
Sách “Nghiệp vụ văn thư – lưu trữ” của Hoàng Lê Minh
Sách “Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư – lưu trữ Việt Nam” của PGSTS. Dương Văn Kham, giảng viên cao học, chủ tịch Hội Văn thư – Lưu trữ Việt
Nam do nhà xuất bản Văn hóa Thông tin.
“Các thế hệ cán bộ, công chức, viên chức Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà
nước (1962-2012)” của Nhà xuất bản Công an nhân dân.
6


5.Mục tiêu nghiên cứu
Tìm hiểu cơ sở lý luận và cơ sở thực tiễn về công tác văn thư. Tìm hiểu

thực trạng công tác văn thư tại trường THCS Võ Cường năm 2016-2017, phân
tích nguyên nhân, những hạn chế của công tác.
Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác
văn thư tại trường THCS Võ Cường nói riêng và thành phố Bắc Ninh nói chung.
6.Phương pháp nghiên cứu
▪ Phương pháp quan sát trực tiếp
▪ Phương pháp tính và tổng hợp dữ liệu
▪ Nghiên cứu tài liệu, tư liệu tham khảo
▪ Nguồn tin từ mạng Internet
▪ Thông tin từ báo cáo định kỳ của Trường THCS Võ Cường
7.Đóng góp của đề tài
Đề tài nghiên cứu góp phần nâng cao hiệu quả trong công tác văn thư tại
trường THCS Võ Cường.
Kết quả đạt được của đề tài có thể sử dụng làm tài liệu cho cán bộ làm
công tác văn thư.
8.Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, đề tài được
chia làm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác văn thư và khái quát về trường
THCS Võ Cường, thành phố Bắc Ninh
Chương 2: Thực trạng công tác văn thư tại trường THCS Võ Cường,
thành phố Bắc Ninh
Chương 3: Giải pháp nâng cao công tác văn thư tại trường THCS Võ
Cường, thành phố Bắc Ninh.

7


Chương I
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT VỀ

TRƯỜNG THCS VÕ CƯỜNG, THÀNH PHỐ BẮC NINH
1.1: Cơ sở lý luận về công tác văn thư
1.1.1: Khái niệm về công tác văn thư
Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản, phục vụ
cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành công việc của các cơ quan Đảng,
các cơ quan Nhà Nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, các đơn vị
vũ trang nhân dân.
Theo khái niệm này thì đối tượng của công tác văn thư là văn bản giấy tờ
và tất cả những công việc gì liên quan đến văn bản đều thuộc phạm vi công tác
văn thư. Văn bản là phương tiện thông tin chính xác và hợp pháp nhất xuất phát
từ hai nguyên nhân:
- Do vật mang tin (là giấy) là một vật thể hữu hiệu
- Do bản thân ký hiệu trực tiếp thì không thể tự biến đổi về mặt hình thức
và đường nét…
Vì hai nguyên nhân này mà văn bản có độ tin cậy về mặt thông tin cao
nhất so với các loại hình thông tin khác. Do đó công tác văn thư phải bảo đảm
hoạt động thông tin bằng văn bản. Công tác văn Thư có ở trong tất cả các cơ
quan, tổ chức, không phân biệt cơ quan gì, tổ chức nào.
1.1.2: Vị trí, ý nghĩa và yêu cầu của công tác văn thư
1.1.2.1: Vị trí của công tác văn thư
Công tác Văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nói
chung. Trong công tác quản lý Nhà nước, quản lý cơ quan không thể thiếu được
công tác văn thư.
Công tác văn thư được coi như một khâu nhiệm vụ chuyên môn chủ yếu
trong nghiệp vụ hoạt động của Văn phòng. Chức năng chủ yếu của các Văn
phòng là thông tin tổng hợp nhưng muốn thực hiện được chức năng đó phải
thông qua công tác văn thư. Chính xác hơn là phải thông qua những công việc
về văn bản, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu.
8

1.1.2.2: Ý nghĩa của công tác văn thư
- Cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác thông tin cho các hoạt động quản
lý của lãnh đạo
- Góp phần giải quyết công việc của cơ quan nhanh chóng, đúng tiến độ,
năng suất, hiệu quả, đúng chính sách, đúng chế độ
- Đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ cần thiết về các hoạt động của cơ
quan, giữ gìn bí mật quốc gia.
- Tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ.
1.1.2.3: Yêu cầu của công tác văn thư
Công tác văn thư muốn được tổ chức tốt thì cần phải đặt ra các yêu cầu và
phải thực hiện đúng yêu cầu đó, những yêu cầu cụ thể như sau:
* Đảm bảo nhanh chóng kịp thời.
Đây là yêu cầu quan trọng nhất đối với công tác văn thư, vì công tác văn
thư phải đảm bảo cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý nhanh chóng, kịp
thời tất cả các công việc liên quan đến văn bản, giấy tờ đều phải giải quyết
nhanh chóng. Nếu giải quyết chậm xẽ gây ra ách tắc công việc, làm giảm ý
nghĩa của những sự việc được nêu ra trong văn bản, thậm chí gây ra hậu quả
nghiêm trọng.
* Đảm bảo chính xác.
Đảm bảo chính xác là một yêu cầu không thể thiếu được trong công tác
văn thư, bởi vì văn bản là phương tiện thông tin chính xác. Thực hiện yêu cầu
này cần phải thể hiện sự chính xác về nội dung văn bản phải được tuyệt đối
chính xác về mặt pháp lý, dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải hoàn toàn
chính xác, số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng cũng như chính xác về thể
thức và tiêu chuẩn Nhà nước ban hành, các khâu kỹ thuật nghiệp vụ như trình
bày văn bản, chuyển giao văn bản, đăng ký văn bản và thực hiện đúng các chế
độ quy định của Nhà nước về công tác văn thư.
* Đảm bảo giữ gìn bí mật.
Văn bản tài liệu hình thành ra trong các cơ quan, đơn vị, tổ chức đều chứa

đựng những thông tin bí mật. Tuy có nhiều mức độ khác nhau có loại thuộc bí
9


mật Quốc gia, có loại thuộc bí mật của một ngành, một địa phương, có loại
thuộc bí mật của một cơ quan. Do đó, cần phải giữ gìn bí mật. Tất cả những
người liên quan đến văn bản giấy tờ bí mật cần thiết phải có ý thức giữ gìn bí
mật và phải thực hiện đúng quy định về pháp lệnh bảo vệ bí mật Quốc gia của
Hội đồng Nhà nước.
* Hiện đại hóa công tác văn thư.
Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liền với
việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Vì vậy, nếu yêu
cầu hiện đại hóa công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề bảo đảm
cho công tác quản lý Nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng và có
năng suất, chất lượng cao.
Hiện đại hóa công tác văn thư ngày nay tuy đã trở thành một nhu cầu cấp
bách, nhưng phải tiến hành từng bước, phù hợp với trình độ khoa học công nghệ
chung của đát nước cũng như điều kiện cụ thể của mỗi cơ quan. Cần tránh
những tư tưởng bảo thủ, lạc hậu, coi thường việc áp dụng các phương tiện hiện
đại, các phát minh sáng chế có liên quan đến việc nâng cao hiệu quản của công
tác văn thư.
1.1.3: Nội dung của công tác văn thư
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, do vậy
nội dung của công tác văn thư gồm các công việc là: Soạn thảo văn bản, quản lý
và giải quyết văn bản, quản lý và sử dụng con dấu. Việc thực hiện các công việc
của công tác văn thư được thực hiện theo một quy trình nghiệp vụ nhất định, cụ
thể:
1.1.3.1 Soạn thảo văn bản.
- Thảo văn bản
- Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt

- Đánh máy văn bản.
- Trình ký văn bản.
1.1.3.2 Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản và các tài liệu khác hình
thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
10


1.1.3.2.1 Tổ chức gải quyết và quản lý văn bản đi.
Tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản Quy phạm pháp luật, văn bản
hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu
chuyển nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành được gọi chung là
văn bản đi.
Sau khi thực hiện xong công việc soạn thảo văn bản, tiến hành các quy
trình nghiệp vụ quản lý văn bản đi, gồm:
Văn bản trước khi trình cho người có thẩm quyền phải được kiểm tra kỹ
về thể thức, nội dung, có chữ ký tắt của người phụ trách đơn vị soạn thảo. Trước
khi trình ký phải sắp xếp khoa học, theo trật tự và đưa vào cặp trình ký.
Bước 1: Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày và ghi số ngày
tháng văn bản đi.
Bước 2: Đóng dấu văn bản đi
Bước 3: Đăng ký văn bản đi
Bước 4: Chuyển giao văn bản đi:
Bước 5: Lưu văn bản đi:
1.1.3.2.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến
Tất cả các văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành
chính và văn bản chuyên ngành (kể cả văn bản Fax, văn bản được chuyển qua
mạng và văn bản mật) và đơn thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi chung là
văn bản đến.
Việc quản lý và giải quyết văn bản đến gồm các bước:
Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra bì văn bản đến:

Bước 2: Phận loại sơ bộ bóc bìvăn bản đến:
Bước 3: Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến
Bước 4: Đăng ký văn bản đến
Bước 5: Trình và chuyển giao văn bản đến
Bước 6: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
1.1.3.3 Quản lý và sử dụng con dấu.
1.1.3.3.1 Khái niệm và tầm quan trọng của con dấu
11


Con dấu là vật thể được khắc chìm hoặc nổi với mục đích tạo nên một
hình dấu cố định trên văn bản.
Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức
và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức
và chức danh Nhà nước. Con dấu được quản lý theo quy định của nhà nước.
Dấu là một thành phấn thể thức của văn bản. Thể hiện giá trị pháp lý của
văn bản, văn bản không có con dấu là những văn bản không có giá trị pháp lý và
hiệu lực thi hành.
Con dấu là thành phần biểu thị vị trí của cơ quan trong hệ thống bộ máy
nhà nước, là một trong những yếu tố quan trọng giúp cơ quan tự nhân danh mình
thực hiện các hoạt động giao dịch, trao đổi với cơ quan, tổ chức cá nhân khác.
Con dấu là thành phần quan trọng giúp các cơ quan, tổ chức tránh được
tình trạng giả mạo giấy tờ.
Các chức danh Nhà nước, Thủ trưởng hoặc người đứng đầu cơ quan, tổ
chức có trách nhiệm quản lý, kiểm tra việc bảo quản và sử dụng con dấu của cơ
quan, tổ chức mình theo đúng chức năng và thẩm quyền được pháp luật quy
định.
1.1.3.3.2 Các loại dấu và việc bảo quản, sử dụng con dấu trong cơ
quan.
- Nguyên tắc con dấu:

Dấu chỉ được đóng lên văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của cấp trên
hoặc của người có thẩm quyền, không được đóng dấu trên giấy trắng, giấy
khống chỉ hoặc đóng dấu vào văn bản giấy tờ chưa ghi nội dung.
Dấu phải đóng rõ ràng, ngay ngắn. Trường hợp đóng dấu ngược, phải hủy
văn bản để làm văn bản khác.
Chỉ người được giao giữ dấu mới được đóng vào văn bản. Tất cả những
người khác không được mượn dấu để đóng văn bản hoặc giấy tờ khác.
- Sử dụng các loại dấu trong cơ quan:
Ngoài con dấu pháp nhân trong một cơ quan có thể được khắc thêm dấu
chìm, dấu nổi, dấu thu nhỏ. Vì vậy khi sử dụng các loại dấu trên phải đúng với
12


nội dung và tính chất công việc.
Đối với dấu chỉ mức độ mật, khẩn ở dưới số và ký hiệu văn bản (nếu là
văn bản có tên loại), dưới trích yếu nội dung (nếu là công văn hành chính).
- Bảo quản con dấu:
Dấu phải để tại cơ quan, đơn vị và phải được quản lý chặt chẽ. Trường
hợp thật cần thiết để giải quyết công việc xa cơ quan, đơn vị. Thủ trưởng của cơ
quan, tổ chức có thể mang con dấu đi theo nhưng phải bảo quản cẩn thận và phải
chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc giữ và đóng dấu trong khoảng thời gian
đó.
Dấu phải giao cho một cán bộ văn thư đủ tin cậy giữ và đóng dấu, khi
vắng phải giao lại cho người khác theo yêu cầu của lãnh đạo cơ quan. Dấu phải
để trong hòm, tủ có khóa chắc chắn trong cũng như ngoài giờ làm việc.
Không được sử dụng vật cứng để cọ rửa dấu. Khi cần cọ rửa dấu có thể
ngâm dấu vào săng và dùng chổi lông để rửa.
Khi dấu bị mòn trong quá trình sử dụng hoặc hỏng, biến dạng phải xin
phép khắc dấu mới và nộp lại dấu cũ.
Nếu để mất dấu, đóng dấu không đúng quy định, lợi dụng việc bảo quản,

sử dụng dấu để hoạt động phạm pháp sẽ bị sử lý hành chính hoặc truy tố trước
pháp luật.
Khi con dấu bị mất phải báo cáo ngay cho cơ quan Công an gần nhất,
đống thời báo cho cơ quan Công an cấp giấy phép khắc dấu để phối hợp truy tìm
và phải thông báo hủy con dấu bị mất.
1.2: Khái quát về trường THCS Võ Cường
1.2.1: Sự ra đời và phát triển của trường THCS Võ Cường
Trường THCS Võ Cường tiền thân là trường phổ thông cấp II Võ Cường,
được thành lập từ đầu năm học 1963 – 1964.
Tháng 8 năm 1977 trường cấp II được sát nhập với cấp I thành trường phổ
thông cơ sở Võ Cường.
Tháng 8 năm 1992 trường PTCS Võ Cường tách thành trường Tiểu học và
THCS Võ Cường.
13


Từ ngày thành lập đến tháng 6 năm 1985, trường thuộc phòng GD&ĐT
Huyện Tiên Sơn – tỉnh Hà Bắc nay là Huyện Tiên Du – tỉnh Bắc Ninh.
Từ tháng 7 năm 1985 đến tháng 12 năm 1996 trường thuộc phòng
GD&ĐT thị xã Bắc Ninh - tỉnh Hà Bắc. Tháng 01 năm 1997 đến nay thuộc
phòng GD&ĐT thành phố bắc Ninh – tỉnh Bắc Ninh.
Qua 48 năm xây dựng và trưởng thành, nhà trường đã có những biến đổi
to lớn cả về quy mô phát triển đến cơ sở vật chất và đội ngũ giáo viên, chất
lượng học sinh.
Từ một ngôi trường khá trước đây, nhà vách lợp tạm, rồi nhà cấp bốn đơn
sơ, nay đã có một cơ sở vật chất khang trang đẹp đẽ. Trường đạt chuẩn quốc gia
từ tháng 8 năm 2005, chuẩn “Xanh – Sạch - Đẹp” xuất săc cấp tỉnh. Là trường
đầu tiên trong tỉnh Bắc Ninh hoàn thành công tác kiểm định chất lượng giáo dục
theo quy định của Bộ giáo dục. Tháng 7 năm học 2009 – 2010 trường được
UBND tỉnh cấp chứng nhận “Đạt tiêu chuẩn chất lượng giáo dục” (cấp độ 3).

Với khuôn viên diện tích 5698m2, ba dãy nhà lớp học 2 tầng gồm 26
phòng học kiên cố cùng các công trình phù trợ khác. Trường có đủ phòng học,
khu Hiệu bộ, phòng thư viện, phòng truyền thống, phòng thực hành thí nghiệm
Vật lý, phòng sinh hóa, phòng học Tin học, phòng học Mỹ thuật, phòng học Âm
nhạc, nhà đa năng (nhà giáo dục thể chất) với diện tích 300m 2. Khuôn viên nhà
trường có tường rào bao quanh với những hàng cây xanh tỏa bóng dịu mát, 25
bồn cây cảnh công trình măng non của Liên đội luôn nở rộ sắc hoa bốn mùa.
Đội ngũ cán bộ giáo viên dao động từ 45 đến 47 người, với 28 thầy cô tốt
nghiệp đại học, 04 giáo viên dạy giỏi cấp tỉnh và 22 thầy cô dạy giỏi cấp thành
phố đã đạt ở các năm.
Thực hiện tốt lời dạy của Bác Hồ, các chủ trương của Đảng, nhà nước và
mục tiêu giáo dục của ngành trong cả nước. Trường THCS Võ Cường từ một
ngôi trường có xuất phát điểm không cao, trong những năm gần đây đã không
ngừng đổi mới, phát huy sáng tạo, đội ngũ giáo viên và lực lượng học sinh luôn
luôn cố gắng, tạo nguồn sinh lực, dùng nhiều giải phát để nâng cao chất lượng
giáo dục toàn diện có hiệu quả. Nhà trường liên tục đạt danh hiệu “Tập thể lao
14


động tiên tiến” và “Tập thể lao động xuất sắc”. Liên đội đã 3 năm được tặng
bằng khen của Trung ương Đoàn về phong trào hoạt động thanh thiếu niên. Tập
thể Công đoàn và Nữ công luôn đạt vững mạnh và xuất sắc, được tặng nhiều
giấy khen, bằng khen của cấp trên. Phong trào thi đua “Dạy tốt, học tốt” của
thầy và trò thường xuyên diễn ra sôi nổi. Số giải học sinh giỏi các cấp ngày càng
tăng. Năm học 2010 – 2011 đạt 40 giải cấp tỉnh và thành phố. Tỷ lệ tốt nghiệp từ
năm 2004 đến nay đạt 100%. Năm học 2010 – 2011 nhà trường đã được ngành
đề nghị Bộ giáo dục tặng bằng khen.
1.2.2: Cơ cấu tổ chức của trường
Để thực hiện có hiệu quả chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao,
trường THCS Võ Cường gồm có 01 Hiệu trưởng; 02 Phó hiệu trưởng; 02 tổ

chuyên môn và 01 phòng hành chính.
Hiệu trưởng

Phó hiệu
trưởng

Tổ khoa học tự
nhiên

Phó hiệu trưởng

Tổ khoa học xã
hội

Phòng hành
chính

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của trường THCS Võ Cường
Tiểu kết:
Ở chương 1, tôi đã trình bày 2 vấn đề lớn đó là cơ sở lý luận về công tác
văn thư và khái quát về trường THCS Võ Cường, thành phố Bắc Ninh. Qua đó
giúp ta hiểu rõ hơn về khái niệm, vị trí, ý nghĩa, yêu cầu và nội dung của công
tác văn thư cũng như trường THCS Võ Cường.

15


Chương 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG THCS VÕ
CƯỜNG, THÀNH PHỐ BẮC NINH

2.1: Thực trạng công tác văn thư tại trường THCS Võ Cường
Nhận thức được tầm quan trọng công tác văn thư đối với cơ quan quản lý
Nhà nước là rất quan trọng, nhất là đối với các trường học nói chung và trường
THCS Võ Cường nói riêng. Việc tiếp nhận công văn đến và ban hành công văn
đi cũng như lưu trữ tài liệu, hồ sơ là vấn đề cần thiết đối với cơ quan, bởi nó liên
quan đến chất lượng quản lý của Nhà trường. Do vậy, công tác văn thư luôn
được Lãnh đạo Nhà trường quan tâm chăm lo và nâng cao hiệu quả hoạt động
của công tác văn thư từ phương tiện phục vụ cho đến nhân sự làm công tác văn
thư luôn được cải thiện.
2.1.1: Cơ sở vật chất phục vụ công tác
Nhận thức tầm quan trọng của công tác văn thư tại nhà trường, từ khi
được thành lập cho đến nay thì hệ thống cơ sở vật chất phục vụ cho công tác văn
thư không ngừng được cải thiện nâng cao, đáp ứng được yêu cầu đặt ra.
Văn phòng, khu làm việc của văn thư được bố trí rộng rãi khang trang,
thuận tiện cho việc trao đổi thông tin. Một số máy móc phục vụ cho công tác
văn thư được đầu tư trang bị như: máy vi tính, máy photo, máy fax, máy in, máy
điều hòa, điện thoại cùng với đó là phòng làm việc, bàn làm việc, tủ đựng con
dấu,... và các vật dụng khác được trang bị khá đầy đủ. Hiện tại thì trường chưa
trang bị máy scan, máy hủy tài liệu mà những tài liệu thừa hoặc hỏng không
dùng nữa trong quá trình làm việc, được đưa vào thùng rác trong phòng được
dọn bán lại cho người mua những giấy và tài liệu cũ. Điều này sẽ tiết kiệm được
cho trường.
Máy tính của trường được kết nối mạng internet, luôn kết nối, cập nhật
những thông tin bên ngoài phục vụ cho hoạt động văn phòng, văn thư. Những
thông tin, sự kiện bên ngoài có liên quan đến Nhà trường luôn được cập nhật và
báo cáo nhanh chóng.
Mạng máy tính nội bộ trong trường cũng luôn được kết nối với nhau để
16

tạo sự liên hệ giữa các bộ phận một cách nhanh chóng, chính xác nhất. Quá trình
chuyển giao thông tin giũa các bộ phận trong trường từ đó cũng dần được diễn
ra nhanh chóng. Máy tính của bộ phận văn thư được cài đặt chương trình riêng
về công tác văn thư. Chương trình này là sự hỗ trợ rất đắc lực cho cán bộ văn
thư trong quá trình làm việc. Giúp công việc của văn thư diễn ra nhanh chóng,
hiệu quả và chính xác hơn.
Nhờ vậy nên công tác văn thư trong Nhà trường đã hoạt động một cách rất
hiệu quả. Công việc soạn thảo văn bản, lưu trữ văn bản, chuyển văn bản, sao, in
văn bản, quản lý công văn giấy tờ, công tác thông tin, quản lý con dấu... đều
được thực hiện đầy đủ, trôi chảy, nhanh chóng, hiệu quả và đi vào nề nếp.
Nhìn chung cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư tại văn phòng Nhà
trường được trang bị khá đầy đủ phục vụ đắc lực cho hoạt động giải quyết và
quản lý văn bản và ban hành văn bản của cán bộ văn thư. Nhưng việc ứng dụng
công nghệ thông tin chưa được hoàn thiện thường xuyên bị lỗi mạng, lỗi đường
truyền, nhiều khi đang làm việc bị ngắt quãng do phần mềm không tiếp tục hoạt
động, gây ra sự ức chế trong quá trình làm việc của cán bộ văn thư. Cần sớm
khắc phục lỗi này.
2.1.2: Nhân sự làm công tác văn thư
Nhà trường đã tuyển dụng và sử dụng 02 nhân viên văn thư. Có kinh
nghiệm lâu năm về chuyên ngành văn thư tại văn phòng cơ quan kể từ ngày đầu
thành lập.
Công tác chính được giao cho cán bộ Nguyễn Thị Tuyết Mai, tốt nghiệp
chuyên ngành văn thư lưu trữ tại trường Cao đẳng Nội Vụ, có kinh nghiệm làm
tại cơ quan được 10 năm; và Nguyễn Thị Hà là cán bộ hợp đồng văn thư. Cán bộ
nhân viên làm công tác văn thư tại nhà trường luôn tỏ ra nhiệt tình trong công
việc, khẩn trương giải quyết nhanh chóng công việc được giao và hoàn thành
xuất sắc công việc dựa trên kiến thức của mình.
Lãnh đạo Nhà trường cũng thường xuyên chú ý đến hoạt động công tác
văn thư, mở các lớp tập huấn nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động của
văn thư.

17


2.1.3: Công tác xây dựng và ban hành văn bản
Trường THCS Võ Cường hàng năm ban hành rất nhiều văn bản ở nhiều
thể loại văn bản khác nhau và có quy định rõ ràng và nghiêm ngặt theo đúng thể
thức, nội dung. Tất cả văn bản do trường ban hành đều chính xác về thẩm quyền
ban hành, văn bản đều phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của
trường.
Về trình tự, thủ tục ban hành và thẩm quyền ký văn bản cũng được tiến
hành theo trình tự nhất định cụ thể.
* Quy trình soạn thảo văn bản
Soạn thảo văn bản là căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của
mình và những mục đích, yêu cầu nhất định để làm ra văn bản nhằm giải quyết
một công việc cụ thể.
Quy trình cụ thể của việc soạn thảo một văn bản được xây dựng dựa trên
quy trình chuẩn bị và yêu cầu thực tế đặt ra đối với văn bản đó. Đây là quy trình
gồm những bước đi thích ứng nhằm đảm bảo cho việc soạn văn bản nhanh
chóng, chính xác và thiết thực.
Quy trình soạn thảo văn bản của trường THCS Võ Cường được tiến hành
theo 5 bước sau:
Bước 1: Xác định mục đích, nội dung ban hành văn bản. Từ đó xác định
được hình thức phù hợp.
Khi có yêu cầu soạn thảo văn bản thì văn thư phải hiểu được văn bản đó
được xây dựng phản ánh về vấn đề gì? Văn bản đó nhằm mục đích gì, khi ban
hành ra thực tế có được chấp nhận hay không, và nội dung văn bản đó phải thể
hiện như thế nào cho hợp lý…? Từ đó văn thư sẽ xác định tên loại, thể thức và
nội dung thích hợp.
Cán bộ văn thư làm tốt khâu này bước đầu sẽ giúp lãnh đạo Nhà trường
và cán bộ soạn thảo thấy rõ cần hay không cần thiết phải ban hành văn bản đó.

Loại trừ được khả năng lạm phát văn bản, giấy tờ và đó là căn cứ để lựa chọn
tên loại và cách trình bày văn bản cho phù hợp.
Bước 2: Thu thập thông tin liên quan đến văn bản cần ban hành.
18


Đây là một công việc quan trọng trong công tác xây dựng và ban hành
văn bản vì thu thập thông tin tốt, chính xác, nhanh thì nội dung văn bản sẽ sinh
động hơn, đầy đủ và phù hợp với thực tế hơn. Văn bản được coi là đầy đủ các
yếu tố thông tin là văn bản đó phải có đủ thông tin pháp lý và thông tin thực tế.
Chính vì thế mà cán bộ văn thư của nhà trường luôn bám sát thông tin pháp lý
và thông tin thực tế để thu thập được lượng thông tin nhanh chóng, chính xác,
đầy đủ nhất để đưa vào phù hợp với nội dung văn bản ban hành.
Bước 3: Xây dựng đề cương.
Đây là công việc chính, quan trọng trong khâu soạn thảo văn bản vì nếu
làm cẩn thận, chính xác bước này thì văn bản khi ban hành mới phát huy hết
được hiệu lực và mục đích văn bản hướng tới.
Chính vì thế mà cán bộ văn thư của nhà trường phải là người rất am hiểu
luật, nắm vững chức năng, nhiệm vụ của trường mình, có ý thức lý luận, chính
trị, xã hội… để làm tiền đề nền tảng cho công việc soạn thảo.
Sau đó cán bộ văn thư sẽ soạn thảo văn bản theo đúng nội dung, thể thức
nội dung yêu cầu. Tuỳ theo đối tượng thi hành văn bản, phạm vi của văn bản
rộng hay hẹp mà các cán bộ đánh máy có thể nhân bản thành nhiều bản khác
nhau, phục vụ cho việc ban hành văn bản.
Để công việc soạn thảo cơ quan được tốt hơn nữa thì cán bộ văn thư sau
khi soạn thảo xong phải đọc lại bản thảo, kiểm tra xem văn bản đã trình bày đầy
đủ các đề mục chưa, từ ngữ, văn phong đã hợp lý chưa, thể thức văn bản có sai
sót gì không, nếu thấy sai sót phải sửa chữa lại.
Bước 4: Duyệt dự thảo văn bản.
Sau khi văn bản được soạn thảo xong thì cán bộ văn thư sẽ trình lên lãnh

đạo xem xét, kiểm tra lại nội dung văn bản đã hợp lý hay chưa.
Ban hành văn bản là khâu được thực hiện khá tốt ở Nhà trường, văn bản
ban hành luôn đảm bảo tính khoa học, ngôn ngữ, văn phong chính xác, nội dung
logic, đúng thẩm quyền ban hành.
Cán bộ văn thư chỉ đảm nhiệm soạn thảo những văn bản mang tính chung,
khái quát của cơ quan và các văn bản do lãnh đạo nhà trường yêu cầu.
19


Nhìn chung quy trình soạn thảo và ban hành văn bản ở trường THCS Võ
Cường được thực hiện đầy đủ các bước, đúng trình tự theo quy định pháp lý.
Văn bản ban hành đúng thể thức, đúng thẩm quyền, đảm bảo các yếu tố thông
tin cần thiết, đạt hiệu lực cao.
Bước 5: Triển khai văn bản.
Trong bước này người thực hiện soạn thảo cần xác định văn bản gửi đến
những cơ quan nào, tổ chức, cá nhân nào. Từ đó làm thủ tục gửi đi, sắp xếp, lưu
văn bản và làm các công việc theo dõi việc thực hiện.
* Thẩm quyền ký văn bản
- Hiệu trưởng: Có thẩm quyền ký tất cả các văn bản ban hành của Nhà
trường. Với văn bản thuộc thẩm quyền ký của Hiệu trưởng.
Mẫu chữ ký của Hiệu trưởng:
HIỆU TRƯỞNG
Trần Thị Thư
- Phó hiệu trưởng : Ký thay (KT) Hiệu trưởng với tất cả các văn bản được
phân công phụ trách hoặc ủy quyền.
Mẫu chữ ký của Phó hiệu trưởng:
KT. HIỆU TRƯỞNG

KT. HIỆU TRƯỞNG

PHÓ HIỆU TRƯỞNG

PHÓ HIỆU TRƯỞNG

Nguyễn Thanh Thủy

Đỗ Văn Hùng

2.1.4: Tổ chức quản lí và giải quyết văn bản của trường THCS Võ
Cường
2.1.4.1: Tổ chức quản lí và giải quyết văn bản đi của trường
Văn bản đi là văn bản giấy tờ từ cơ quan, đơn vị gửi đi nơi khác. Tất cả
văn bản đi đều được tập trung tại văn phòng và được cán bộ văn thư giải quyết,
được thực hiện theo đúng quy định và trình tự cụ thể
Các công văn đi của Trường được văn thư xử lý qua những bước cơ bản
sau đây:
20


Soạn thảo văn bản.
Đầu tiên, văn thư sẽ phải soạn thảo văn bản. Văn bản được giao cho cán
bộ chuyên môn, am hiểu về lĩnh vực soạn thảo. Soạn thảo văn bản được thực
hiện đầy đủ qua các trình tự của việc soạn thảo văn bản do Nhà nước quy định:
xác định mục đích, nội dung ban hành văn bản, từ đó xác định được hình thức
phù hợp, thu thập thông tin liên quan đến văn bản cần ban hành, xây dựng đề
cương, xây dựng bản thảo. Văn thư có thể nghe ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo hoặc
xem bản thảo của lãnh đạo để biết nội dung văn bản cần soạn thảo. Thể thức văn
bản được cán bộ văn thư trong Nhà trường áp dụng nghiêm ngặt đúng theo
nguyên tắc quy định trong Thông tư 55 của Chính phủ về hướng dẫn trình bày
thể thức của văn bản.

Trình ký, thông qua văn bản.
Soạn thảo xong văn bản cán bộ văn thư sẽ trình cho lãnh đạo nhà trường
để sửa chữa những nội dung trong văn bản không. Đối với những loại văn bản
tài liệu không quan trọng thì được ủy quyền cho các lãnh đạo cấp dưới ký. Sau
khi văn bản được thông qua văn thư sẽ soạn thảo một bản chính thức và tiến
hành các bước tiếp theo.
Đăng ký và chuyển giao văn bản đi.
Nhà trường hàng năm phát hành khối lượng văn bản lớn, việc đăng ký văn
bản đi được thực hiện cả trên máy vi tính và sổ sách, nên việc quản lý văn bản
được chặt chẽ và thuận tiện trong tra cứu sử dụng.
Văn thư sẽ tổ chức chuyển công văn đi. Nhưng trước đó văn thư sẽ kiểm
tra lại thể thức văn bản và phải vào sổ đăng ký công văn, văn bản đi.
Sau khi văn bản đã có chữ ký đúng thẩm quyền và được kiểm tra về thể
thức, nội dung, cán bộ văn thư sẽ ghi số và ngày tháng năm cho văn bản và tiến
hành đóng dấu văn bản. Tùy thuộc vào nội dung, đơn vị soạn thảo, chữ ký của
thủ trưởng mà văn thư sử dụng con dấu hợp lý (dấu của Hiệu trưởng, dấu của
Phó hiệu trưởng, dấu văn phòng…)
Sổ công văn đi đảm bảo đủ các nội dung: Số và ký hiệu văn bản, Ngày
tháng văn bản, Trích yếu nội dung văn bản, Nơi nhận văn bản, Đơn vị nhận bản
21


lưu và Ghi chú. Rồi văn thư tiến hành cho văn bản, công văn vào bì và viết bì
công văn theo quy định.
Mẫu sổ đăng ký văn bản đi:
Ngày

Số ký hiệu

Tên loại

Người

Nơi

Đơn vị,

Số

Ghi

tháng

văn bản

Trích yếu

ký

nhận

người

lượng

chú

nhận

bản

văn

nội dung

bản
15/11

bản lưu
87/KH-

Công văn,

THCSVC

V/v…

Đ/c…

Phòng

VT

2

GD&

ĐT …
Chuyển giao văn bản: Sau khi đã hoàn thành xong các thủ tục thì cán bộ
văn thư hoặc cán bộ của đơn vị soạn thảo có thể viết bì, bao gói ghi nơi nhận để

cán bộ văn thư gửi đi qua bưu điện. Nếu văn bản chuyển giao nội bộ thì cán bộ
văn thư để vào tủ đựng tài liệu hoặc cặp của các phòng chuyên môn ngay trong
văn phòng. Ngoài ra còn có thể gửi văn bản trực tiếp cho cán bộ khi qua lại
trong phòng để làm việc hay photo tài liệu…
Mẫu bì văn bản đi:

PHÒNG GD&ĐT TP BẮC NINH
TRƯỜNG THCS VÕ CƯỜNG

Tem

Add: Khu Khả Lễ-Phường Võ Cường-TP Bắc Ninh
Tell: 828434 – 823112 – 843032 – Fax: (04) 8454658

Kính gửi:……………………………………..

…………………………………………………..
…………………………………………………..
Lưu văn bản: Sau
khi dóng dấu cho văn bản, cán bộ văn thư giữ lại 01 bản
gốc có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền để lưu và nộp vào lưu trữ nhà
trường. Đơn vị soạn thảo văn bản cũng giữ lại một bản để tiện cho việc theo dõi,
giải quyết văn bản và lập hồ sơ khi công việc kết thúc.
Nhìn chung những bước quan trọng của của công việc xử lý, giải quyết
22


văn bản đi được cán bộ văn thư Nhà trường thực hiện tốt như quá trình soạn
thảo, cán bộ văn thư có kinh nghiệm lâu năm nên nội dung văn bản phù hợp với
yêu cầu nội dung của lãnh đạo Nhà trường, quá trình chuyển văn bản được thực

hiện khá nhanh, kịp thời và chính xác, an toàn. Giúp giảm bớt thời gian hình
thành văn bản, hạn chế, ngăn chặn việc lạm dụng giấy tờ, con dấu cơ quan.
Nâng cao rõ rệt hiệu quả công việc của cán bộ văn thư.
Nhưng trong quá trình này cán bộ văn thư còn gặp phải một số lỗi nhỏ
như khi soạn thảo văn bản nội dung khá chính xác nhưng về thể thức văn bản
đôi lúc còn sai quy định về cỡ chữ, phông chữ và hình thức trình bày. Không
kiểm tra kỹ thể thức công văn khi tổ chức chuyển công văn đi. Công văn vào sổ
chậm. Đây là những lỗi rất nhỏ nhưng có thể ảnh hưởng đến uy tín của Nhà
trường, của văn thư, ảnh hưởng đến hiệu lực, hiệu quả của văn bản. Vậy nên cán
bộ văn thư cần khắc phục nhanh chóng những lỗi này.
2.1.4.2: Tổ chức quản lí và giải quyết văn bản đến của trường
Văn bản đến là các văn bản, giấy tờ từ nơi khác chuyển đến Nhà trường.
Trong hoạt động hàng ngày, Văn thư tại Nhà trường tiếp nhận nhiều loại
văn bản đến khác nhau từ các cơ quan gửi đến như:
- Văn bản của cơ quan cấp trên gửi đến: Văn bản của Văn phòng Sở
GD&ĐT, …
- Văn bản của các cơ quan cùng cấp gửi đến.
- Đơn thư của phụ huynh học sinh…
Tóm lại, nguồn văn bản đến Nhà trường rất phong phú và đa dạng. Chỉ
tính 4 tháng đầu năm 2016, đã có khoảng trên 200 văn bản các loại được gửi đến
Nhà trường.
Văn bản đến dù dưới bất kỳ dạng nào cũng đều phải tập trung xử lý tại
văn thư. Văn thư có trách nhiệm tiếp nhận, kiểm tra, phân loại gửi đến các
phòng ban chức năng để giải quyết và phải đảm bảo đúng nguyên tắc kịp thời,
chính xác và thống nhất theo quy định của Nhà nước. Các bước giải quyết văn
bản đến như sau:
2.1.4.2.1 Tiếp nhận và kiểm tra bì văn bản đến.
23

Văn bản đến được tập trung tại văn phòng trường, trong ngày làm việc
của mình, văn thư nhà trường sẽ được văn thư của Văn phòng cấp trên thông báo
khi có văn bản gửi đến trường. Văn thư sẽ xuống văn phòng đó làm thủ tục tiếp
nhận văn bản.
Khi tiếp nhận văn bản đến cán bộ văn thư kiểm tra bì văn bản xem có
đúng gửi cho cơ quan mình hay không, xem có dấu hiệu lộ thông tin hay không.
Đối với những văn bản chuyển phát nhanh thì văn thư phải ký nhận.
Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, cán
bộ văn thư cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn
bản… trường hợp phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc
báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
2.1.4.2.2 Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến.
Sau khi tiếp nhận và kiểm tra sơ bộ văn bản đến văn thư tiến hành phân
loại văn bản đến.
Trước hết là cần phân loại văn bản đến được phép bóc bì và loại không
được phép bóc bì.
Những loại được phép bóc bì là: Văn bản công văn gửi trực tiếp đến cơ
quan và được đăng ký vào sổ công văn đến theo mẫu thống nhất.
Loại không được bóc bì là loại ghi đích danh người nhận (lãnh đạo Nhà
trường), văn bản mật thì cần vào đăng ký và chuyển giao ngay để kịp thời giải
quyết.
Sau khi phân loại văn thư tiến hành bóc bì văn bản, việc bóc bì cần làm
một cách cẩn thận tránh việc làm văn bản bị rách do dùng kéo cắt phạm hay văn
bản bị dính hồ dán, keo dán khi bóc do không chú ý làm rách văn bản.
Sau khi văn bản được bóc bì cán bộ văn thư tiến hành đóng dấu văn bản
đến, ghi số đến và ngày đến của văn bản.

24

Mẫu dấu công văn đến:
TRƯỜNG THCS VÕ CƯỜNG
CÔNG VĂN ĐẾN
Số:……
Ngày… tháng… năm…

2.1.4.2.3 Đăng ký văn bản đến
Đăng ký văn bản đến là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi
chuyển giao văn bản đến các đơn vị, cá nhân có liên quan. Nhà trường hiện nay
đã áp dụng việc đăng ký văn bản đến bằng phần mềm quản lý trên máy vi tính
và kết hợp với sổ đăng ký văn bản đến thông thường. Hình thức vào sổ đúng
theo quy định chung, đảm bảo các yếu tố như: Số đến, Ngày đến, Cơ quan gửi
công văn đến, Số và ký hiệu công văn, Ngày tháng công văn, Trích yếu nội dung
công văn, Lưu hồ sơ số, Nơi nhận, Ký nhận và Ghi chú.
Mẫu sổ đăng ký:
Ngày

Số

đến

đến

20/11

209

Nơi gửi

Ngày

Tên loại

Đơn vị

Số và

tháng

và trích

hoặc

ký hiệu

của văn

yếu nội

người

bản

dung

nhận

19/11

V/v…

…

Phòng

54/NĐ-

GD&Đ

PGDD

T

T

Ký
nhậ
n

Ghi
chú

2.1.4.2.4 Trình văn bản đến.
Tất cả văn bản đến sau khi đã được đăng ký, cán bộ văn thư trình cho lãnh
đạo xem xét văn bản, phê duyệt, xin ý kiến chỉ đạo giải quyết văn bản đến.
Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm
quyền, văn bản đến được chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng
ký văn bản đến, tích vào những nội dung mà lãnh đạo đã phê trên văn bản, văn
thư sẽ căn cứ vào đó để chuyển giao văn bản cho các đối tượng liên quan, cá
25