Khảo sát, tư vấn nâng cao chất lượng công tác văn thư trong cơ quan UBND

LỜI CẢM ƠN
Em xin gửi lời cảm ơn tới Lãnh đạo Trường Đại học Nội Vụ Hà N ội
và các anh chị trong bộ phận Văn thư đã tận tình cung cấp đ ầy đủ thông tin
để em có điều kiện tốt nhất hoàn thành bài tập một cách thuận l ợi và cũng
là điều kiện để em hoàn thành môn học Quản lý nhà nước về công tác
Văn thư- Lưu trữ.
Đặc biệt, em xin cảm ơn cô Ngô Thị Kiều Oanh , giảng viên b ộ môn
quản lý nhà nước về công tác Văn thư-Lưu trữ cùng các thầy, cô giáo trong
khoa Văn thư-Lưu trữ đã tận tình hướng dẫn và cho chúng em c ơ h ội đến
gần với thực tế hơn.
Trong quá trình khảo sát tại Trường Đại học Nội V ụ Hà Nội và th ời
gian làm bài hạn chế nên không tránh kh ỏi nh ững sai sót. Vì v ậy, em r ất
mong nhận được những lời góp ý của các thầy giáo, cô giáo để em có thêm
kinh nghiệm và kiến thức cho mình.
Em xin chân thành c ảm ơn!


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT


BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
UBND
HĐND

Ủy ban nhân dân
Hội đồng nhân dân


LỜI MỞ ĐẦU

1) Lý do chọn đề tài
Trên mọi lĩnh vực của cuộc sống, các công việc từ ch ỉ đạo, điều hành,
quyết định, thi hành đều gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là g ắn li ền
việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, v ới công
tác văn thư và . nói chung. Do đóvai trò của công tác văn th ư đ ối v ới ho ạt
động quản lý dù trong nhà nước hay ngoài nhà n ước đều r ất quan
trọng.Với tính chất đặc thù là ngành giáo dục, việc tiếp nh ận các lo ại văn
bản, công văn, chỉ thị, …là rất nhiều, nên đòi hỏi người làm công tác văn
thư, văn phòng trong UBND phải biết sắp xếp, xử lý các thông tin m ột cách
khoa học, nhanh chóng, chính xác giúp thủ trưởng đơn vị kịp th ời n ắm bắt
được những cái mới để có hướng giải quyết công việc m ột cách t ốt nh ất
nhằm giúp đơn vị hoàn thành nhiệm vụ.
Về cơ bản, công tác văn thư là công tác nhằm đảm bảo thông tin văn
bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành trong UBND. Nội dung công tác
này bao gồm các việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và
các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt đ ộng; l ập h ồ s ơ hi ện
hành, giao nộp hồ sơ vào .; và quản lý, sử dụng con dấu trong văn th ư.
Qua nhiều năm học tập và đã từng theo dõi công tác văn th ư .
trongUBND, tôi nhận thấy văn thư thì bất cứ cơ quan tổ chức nào cũng có.
Tuy nhiên việc thực hiện công tác văn thư không phải n ơi nào cũng th ực
hiện như nhau dù trong sách vở chỉ dạy 1 kiểu. Nhưng khi vào th ực tế thì
khác xa với sách vở. Tại sao cán bộ văn thư không áp dụng khuôn m ẫu mà
tự đổi mới các yêu cầu trong công tác văn th ư? Đó là câu h ỏi tôi mu ốn tìm
thấy câu trả lời nên tôi lựa chọn đề tài :”Khảo sát, t ư v ấn nâng cao ch ất
lượng công tác văn thư trong cơ quan”. Tuy nhiên về trình đ ộ h ọc th ức và
thời gian hạn, báo cáo chuyên đề này chỉ tập trung nghiên cứu “công tác
soạn thảo và quản lý văn bản tại Văn phòng UBND huyện Kim Động”.Đây
cũng là một vấn đề đang được quan tâm tại UBND huyện và có m ột vai trò
4

quan trọng đối với công tác lãnh đạo, điều hành và quản lý c ủa UBND
huyện. Do đó tôi cố gắng hoàn thành, hoàn chỉnh báo cáo này v ới tinh th ần
nghiêm túc nhằm đảm bảo được yêu cầu của UBND đề ra trong quá trình
thực tập ở UBND huyện Kim Động.
2) Đối tượng, mục đích nghiên cứu và nhiệm vụ nghiên cứu
2.1 Đối tượng nghiên cứu:

Bất kì một đơn vị hành chính sự nghiệp, dù ở lĩnh v ực nào thì cũng
phải cần có một bộ phận văn thư lưu trữ. Thực tế công tác văn th ư ở nhiều
đơn vị chưa được quan tâm đúng mức mà chỉ coi đây là công vi ệc s ự vi ệc
đơn thuần. Người ta chưa thấy được vị trí, ý nghĩa và tầm quan tr ọng c ủa
công tác văn thư trong văn phòng các cơ quan đơn vị. Cán bộ công ch ức văn
phòng chưa được đào tạo đến nơi đến chốn do đó ki ến th ức chuyên môn,
nghiệp vụ chưa đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi của sự nghiệp đổi m ới công
tác văn thư . Đề tài này được nghiên cứu trong phạm vi UBND huy ện Kim
Động, thông qua đề tài góp phần giúp lãnh đạo UBND có th ể qu ản lý t ốt
công tác văn thư lưu trữ trong cơ quan mình điều hành.
2.2 Mục đích nghiên cứu:

Lãnh đạo là người có thẩm quyền cao nhất trong UBND. Chính vì có
quá nhiều công việc cần phải giải quy ết nên vấn đề quản lý công tác văn
thư lưu trữ trong cơ quan của mình còn chưa cụ th ể . Chính vì v ậy, tham
mưu cho lãnh đạo cơ quan quản lý công tác văn th ư lưu tr ữ sẽ giúp lãnh
đạo có thể quản lý công việc một cách toàn ven và chính xác nh ất.
2.3 Phương pháp nghiên cứu:

- Nâng cao ý thức tầm quan trọng của công tác văn th ư l ưu tr ữ đ ối
với UBND cấp huyện . đồng thời tham mưu cho lãnh đạo cơ quan có cái
nhìn chính xác và chú trọng đến công tác văn th ư lưu tr ữ h ơn. Góp ph ần

quản lý công tác trong UBND được toàn vẹn.
3) Cấu trúc của đề tài:
Đề tài gồm 3 phần:
5


Chương 1 : Giới thiệu chung về cơ quan tổ chức
Chương 2 : Thực trạng công tác văn thư trong UBND huyện Kim Động.
Chương 3 : Đánh giá thực trạng và tư vấn cho lãnh đạo cơ quan thực
hiện nhiệm vụ quản lý công tác VTLT
B NỘI DUNG
CHƯƠNG 1 : GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CƠ QUAN
1.1: Chức năng nhiệm vụ quyền hạn của UBND huyện Kim
Động.
Ủy Ban nhân dân huyện Kim Động là quan hành chính nhà n ước được
đặt trụ sở tại Bằng Ngang, thị trấn Lương Bằng, tỉnh Hưng Yên. Uỷ ban
nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan ch ấp hành c ủa H ội đ ồng
nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm
trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên. U ỷ ban
nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của c ơ
quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp
nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã
hội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên đ ịa
bàn. Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà n ước ở đ ịa ph ương,
góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành
chính nhà nước từ trung ương tới cơ sở
Nhiệm vụ và quyền hạn
Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những
nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình H ội

đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê
duyệt; tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó;
2. Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi
ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách c ấp mình;
quyết toán ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa
6


phương trong trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp
quyết định và báo cáo Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên tr ực
tiếp;
3. Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra U ỷ
ban nhân dân xã, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra ngh ị
quyết của Hội đồng nhân dân xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa
phương theo quy định của pháp luật;
4. Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, th ị trấn.
Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và
đất đai, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền
hạn sau đây:
1. Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cùng c ấp thông qua các ch ương
trình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ng ư nghi ệp ở đ ịa
phương và tổ chức thực hiện các chương trình đó;
2. Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn th ực hiện các biện pháp
chuyển dịch cơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ r ừng, tr ồng
rừng và khai thác lâm sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi tr ồng và
chế biến thuỷ sản;
3. Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối v ới cá nhân và h ộ
gia đình, giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đ ất đai theo quy đ ịnh
của pháp luật;
4. Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của U ỷ ban nhân

dân xã, thị trấn;
5. Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, các công
trình thuỷ lợi vừa và nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông trên đ ịa bàn theo
quy định của pháp luật.
Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, U ỷ ban nhân
dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch,
7


kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huy ện;
2. Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu th ủ công
nghiệp, dịch vụ ở các xã, thị trấn;
3. Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền
thống, sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất kh ẩu; phát tri ển c ơ
sở chế biến nông, lâm, thuỷ sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự ch ỉ
đạo của Uỷ ban nhân dân tỉnh.
Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân
huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo th ẩm quy ền quy
hoạch xây dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện; quản
lý việc thực hiện quy hoạch xây dựng đã được duyệt;
2. Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết c ấu h ạ
tầng cơ sở theo sự phân cấp;
3. Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và ki ểm tra vi ệc
thực hiện pháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà
ở; quản lý đất ở và quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;
4. Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh v ật li ệu xây d ựng theo
phân cấp của Uỷ ban nhân dân tỉnh.
Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch, Uỷ ban nhân dân

huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và
kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động th ương m ại,
dịch vụ và du lịch trên địa bàn huyện;
2. Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong
hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;
3. Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động
thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn.
Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể
8


dục thể thao, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ,
quyền hạn sau đây:
1. Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo d ục,
thông tin, thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ ch ức
thực hiện sau khi được cấp có thẩm quyền phê duy ệt;
2. Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp lu ật v ề
phổ cập giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung h ọc c ơ s ở, tr ường d ạy
nghề; tổ chức các trường mầm non; th ực hiện chủ tr ương xã hội hoá giáo
dục trên địa bàn; chỉ đạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu
chuẩn giáo viên, quy chế thi cử;
3. Quản lý các công trình công cộng được phân c ấp; h ướng d ẫn các
phong trào về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá - thông tin,
thể dục thể thao; bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch s ử - văn hoá và
danh lam thắng cảnh do địa phương quản lý;
4. Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung
tâm y tế, trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo v ệ sức kho ẻ nhân dân;
phòng, chống dịch bệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ
mồ côi không nơi nương tựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, tr ẻ em; th ực hi ện

chính sách dân số và kế hoạch hoá gia đình;
5. Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các c ơ s ở
hành nghề y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản ph ẩm;
6. Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao
động; tổ chức thực hiện phong trào xoá đói, giảm nghèo; h ướng dẫn hoạt
động từ thiện, nhân đạo.
Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường,
Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau
đây:
1. Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa h ọc, công ngh ệ
phục vụ sản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương;
9


2. Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, kh ắc ph ục
hậu quả thiên tai, bão lụt;
3. Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo
lường và chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá
trên địa bàn huyện; ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng gi ả, hàng
kém chất lượng tại địa phương.
Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã h ội, U ỷ
ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ
trang và quốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu v ực phòng
thủ huyện; quản lý lực lượng dự bị động viên; ch ỉ đạo vi ệc xây d ựng l ực
lượng dân quân tự vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ;
2. Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quy ết định việc
nhập ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân s ự và x ử lý
các trường hợp vi phạm theo quy định của pháp luật;
3. Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã

hội, xây dựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí
mật nhà nước; thực hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội ph ạm, các
tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạm pháp luật khác ở địa ph ương;
4. Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp lu ật v ề
quản lý hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa
phương;
5. Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào
bảo vệ an ninh, trật tự, an toàn xã hội.
Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo,
Uỷ ban nhân dân huyện có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc
và tôn giáo;
2. Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các ch ương trình, k ế
10


hoạch, dự án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối v ới vùng đồng bào dân
tộc thiểu số, vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt;
3. Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách
tôn giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo m ột tôn
giáo nào của công dân ở địa phương;
4. Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín
ngưỡng, tôn giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái nh ững quy
định của pháp luật và chính sách của Nhà n ước theo quy đ ịnh c ủa pháp
luật.
Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện
những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, ki ểm
tra việc chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy ph ạm pháp lu ật c ủa
cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng c ấp;

2. Tổ chức thực hiện và chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực
hiện các biện pháp bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội,
tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân
phẩm, tài sản, các quyền và lợi ích hợp pháp khác của công dân;
3. Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;
4. Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của
pháp luật;
5. Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà
nước; tổ chức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến ngh ị
của công dân; hướng dẫn, chỉ đạo công tác hoà giải ở xã, th ị trấn.
Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính,
Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau
đây:
1. Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội
đồng nhân dân theo quy định của pháp luật;
11


2. Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ th ể của c ơ
quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp mình theo h ướng dẫn của
Uỷ ban nhân dân cấp trên;
3. Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân
cấp của Uỷ ban nhân dân cấp trên;
4. Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huy ện;
5. Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều ch ỉnh địa giới hành
chính ở địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua đ ể trình
cấp trên xem xét, quyết định.
1.2 : cơ cấu tổ chức
1.
2.

3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.

Văn phòng HĐND và UBND
Phòng Nội Vụ
Phòng Văn hóa và Thông tin
Phòng Nông nghiệp và PTNT
Phòng Tài chính - Kế hoạch
Phòng Tài nguyên và Môi trường
Phòng Tư Pháp
Phòng Lao động - Thương binh và xã hội
Phòng Y Tế
Phòng Công Thương
Phòng Giáo dục và Đào tạo
Thanh tra huyện
Văn phòng HĐND và UBND
Phòng Nội Vụ
Phòng Văn hóa và thông tin
Phòng nông nghiệp và PTNT
Phòng Tài nguyên và Môi trường
Phòng Tư Pháp
Phòng Lao động Thương binh và xã hội

Phòng Y tế
Phòng Công thương
Phòng Giáo dục và Đào tạo
12


Thanh tra huyện

13


CHƯƠNG 2: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ
LƯU TRỮ
2.1 Hoạt động quản lý
- Được sự quan tâm của cấp ủy Đảng, nên công tác văn th ư c ủa c ơ
quan đã đi vào nề nếp. Công tác văn thư là hoạt động tất yếu không th ể
thiếu được của cơ quan, là tiền đề bảo đảm thông tin phục vụ sự lãnh đ ạo
của cấp ủy Đảng, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ, giảm tệ quan liêu gi ấy t ờ góp
phần đẩy mạnh hoạt động của các cơ quan, bảo vệ bí mật của Đảng và
Nhà nước cũng như của cơ quan đơn vị, nâng cao trình độ khoa h ọc trong
công tác văn thư. Bên cạnh đó nhờ sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ
phận trong cơ quan có tính khoa học nên công tác văn th ư c ủa b ộ ph ận văn
phòng đơn vị đã thực hiện tốt công tác văn th ư.
Nhìn chung công tác văn thư ở UBND huyện Kim Động đ ược tạo m ọi
điều kiện, phương tiện làm việc, đảm bảo hoàn thành tốt các khâu nghiệp
vụ như: Tham gia các đợt tập huấn do cấp trên tổ chức; tổ ch ức quản lý và
giải quyết văn bản đi, đến; trong quản lý và sử dụng con d ấu đ ều đ ược
thực hiện đúng quy định của Nhà nước cũng nh ư quy định cụ th ể c ủa c ơ
quan.
- Cán bộ văn thư có trình độ chuyên môn vững chắc; có tinh th ần

trách nhiệm cao và phát huy vai trò, trao đổi h ọc tập, đúc k ết nh ững kinh
nghiệm của người đi trước để hoàn thành nhiệm vụ.
Bên cạnh những mặt đạt được còn có những hạn chế và những
nguyên nhân cụ thể như:
- Người làm công tác văn thư chưa thể hiện hết năng l ực của mình,
còn thụ động, chưa linh hoạt trong công tác xử lý các văn bản.
- Việc mượn các văn bản đến, đi của đơn vị quản lý chưa tốt, đôi khi
mượn rồi chưa trả lại kịp thời.
- Việc hiện đại hóa công tác văn thư là scanel tài li ệu đ ể l ưu tài li ệu
vào phần mềm để quản lý và tra tìm nhanh chóng cũng ch ưa được di ễn ra
14


thường xuyên.
- Việc quản lý văn bản còn nhiều hạn chế, quy định nộp tài li ệu vào
cuối năm thì nhiều phòng, ban chưa thực hiện tốt, do đó văn bản còn n ằm
rải rác ở các phòng ban chức năng. Khi cần tra tìm thì không có ho ặc m ất
nhiều thời gian.
- Nhiều công văn khi soạn thảo xong còn sai sót về thể thức do ch ưa
nắm bắt, cập nhật những văn bản hướng dẫn mới ch ưa đồng bộ, nh ất
quán. Việc bóc bì và quản lý các loại công văn mật cũng ch ưa phân đ ịnh rõ
chức năng, quyền hạn cụ thể, đôi lúc văn thư bóc bì một cách tùy ti ện khi
chưa được sự nhất trí của thủ trưởng cơ quan phân công trách nhiệm.
- Công tác văn thư của UBND chỉ mang tính chất kiêm nhiệm; Một số
cán bộ làm công tác văn thư chưa được đào tạo cơ bản, cơ sở v ật chất ch ưa
đáp ứng được nhu cầu thực tế trong công tác văn th ư nên làm nhi ều lúc
không kịp, chưa lập được danh mục hồ sơ cho cơ quan, từ đó dẫn đến cuối
năm một số bộ phận văn thư chưa tổng hợp được kịp th ời những hồ s ơ
cần nộp lưu vào cơ quan.
- Một số cán bộ còn xem nhẹ công tác, việc đăng ký quản lý tài li ệu

chưa cụ thể, xây dựng lịch trực luân phiên văn phòng ch ưa tốt còn bị động.
- Việc thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu từ các bộ ph ận ch ưa
được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật hiện hành. Có nh ững bộ
phận nộp lưu thì việc nộp lưu cũng không đầy đủ hoặc ch ỉ n ộp l ưu nh ững
hồ sơ, tài liệu ít giá trị vì những hồ sơ, tài liệu có giá trị phản ánh nh ững s ự
kiện quan trọng vẫn còn do một số cá nhân giữ.
Quan điểm về công tác văn thư tại Công văn của Cục lưu trữ Nhà
nước số 55- CV/TCCB ngày 01/3/1991 về việc hướng dẫn th ực hi ện Quy ết
định số 24 – CT của Chủ tịch hội đồng Bộ tr ưởng, theo đó: “Công tác văn
thư là toàn bộ quá trình quản lý văn bản phục vụ cho yêu c ầu qu ản lý c ủa
các cơ quan. Mục đích chính của công tác văn thư là bảo đảm thông tin cho
quản lý. Những tài liệu, văn kiện được soạn thảo, quản lý và s ử d ụng theo
15


các nguyên tắc của công tác văn thư là phương tiện thiết yếu bảo đảm cho
hoạt động của các cơ quan có hiệu quả”.
Công tác văn thư là toàn bộ các công việc về xây dựng, ban hành văn
bản, tổ chức giải quyết và quản lý văn bản, quản lý và sử dụng con d ấu
trong các cơ quan tổ chức nhằm để công bố, truyền đạt đường lối, chủ
trương, chính sách của Đảng và Nhà nước; báo cáo, liên hệ gi ữa các c ơ
quan, tổ chức, các ngành, các cấp trong quá trình hoạt động của các c ơ
quan, tổ chức.
Do đó, ta có thể thấy được công tác văn th ư có ý nghĩa rất l ớn, r ất
quan trọng đối với hoạt động của cơ quan, tổ ch ức. Công tác này giúp cho
việc giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác đúng quy định, đúng
nguyên tắc; góp phần tiết kiệm công sức, tiền của, thời gian; góp phần giữ
gìn bí mật, giữ gìn những tài liệu, thông tin ph ục v ụ lãnh đạo; là ti ền đ ề
lưu trữ văn bản theo quy định của pháp luật.
Văn bản của Văn phòng UBND huyện Kim Động được quản lý t ại B ộ

phận Văn thư của cơ quan. Bộ phận văn thư có chức năng giúp cán bộ Văn
phòng quản lý toàn bộ hoạt động hành chính (Hành chính, Văn th ư) c ủa
Văn phòng nhằm đảm bảo phục vụ có hiệu quả sự chỉ đạo, điều hành tập
trung thống nhất của UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện. Vi ệc qu ản lý
văn bản của bộ phận văn thư hiện nay đã và đang đ ảm bảo đ ược các yêu
cầu về trình tự, thủ tục đã được quy định cụ thể tại Nghị định
110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn th ư.
Trong báo cáo của Văn phòng UBND huy ện Kim Đ ộng năm 2009 và 2010
bộ phận văn thư cơ quan đã nhận được 3.506 Công văn đến và chuyển
trên 1.500 công văn đi, ngoài ra còn thực hiện sao y, sao lục hàng trăm loại
tài liệu, văn bản khác.
Văn phòng UBND huyện là bộ phận giúp UBND huyện quản lý về
hành chính, giải quyết các việc tranh chấp trên địa bàn huy ện nên văn b ản
hàng ngày đến cơ quan rất nhiều như: văn bản của cơ quan cấp trên g ửi
16


(văn bản của Chính phủ, các bộ và cơ quan ngang bộ; văn b ản c ủa UBND
tỉnh, các sở ngành cấp tỉnh; văn bản của UBND huy ện, các phòng ban c ấp
xã gửi lên) và văn bản của cơ quan có liên quan gửi đến và các th ư t ừ c ủa
người dân. Tại văn phòng UBND huyện thì công tác tổ ch ức qu ản lý văn
bản đi, đến tương đối chặt chẽ. Việc quản lý văn bản trong đ ơn vị đ ược
thống nhất, đảm bảo yêu cầu chính xác, kịp thời, bảo mật.
Đối với quản lý văn bản đến
Công văn đến là tất cả các công văn, giấy tờ do đ ơn vị đó nh ận đ ược
từ nơi khác gửi đến. Nhìn chung số lượng văn bản đến c ơ quan t ương đ ối
nhiều, cho nên văn bản đến được đóng dấu, vào sổ đăng ký văn b ản đ ến,
có ngày, tháng, năm văn bản đến. Tất cả các tập này được đ ể trong bìa
cứng, đưa vào hộp lưu trữ. Sau hai năm cán bộ Văn thư – L ưu trữ đ ưa vào
kho lưu trữ hồ sơ của UBND huyện.

Quy trình tiếp nhận và giải quyết văn bản đến ở UBND huy ện tuân
theo trình tự đã được quy định rõ ràng và cụ thể tại Nghị định
110/2004/NĐ-CP của Chính phủ về công tác Văn th ư, Nghị định số
09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một s ố
điều của Nghị định số 110 /2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính ph ủ
về công tác Văn thư, Quyết định số 66/2009/QĐ-UBND ngày 18/9/2009
của UBND huyện Kim Động ban hành quy định về công tác Văn th ư trên đ ịa
bàn huyện, Quyết định số 03/2009/QĐ-UBND ngày 03/8/2009 của UBND
huyện Kim Động ban hành quy chế công tác Văn th ư và L ưu trữ huy ện Kim
Động, Quyết định số 23/2009/QĐ-UBND ngày 17/11/2009 của UBND
huyện Kim Độngvề việc ban hành quy chế công tác Văn th ư của huyện.
Bao gồm các bước sau:
Bước 1: Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
* Tiếp nhận văn bản đến: Mỗi ngày cơ quan tiếp nhận văn bản chủ
yếu là qua đường bưu điện, các cơ quan, đơn vị khác t ự đưa đến, m ột số ít
còn lại là gửi trực tiếp bằng Fax. Khi tiếp nhận văn bản, giấy t ờ g ửi đến c ơ
17


quan, cán bộ Văn thư – Lưu trữ trực tiếp nhận văn bản và ki ểm tra ngay
xem văn bản có phải gửi đến đúng cơ quan mình hay không, ki ểm tra s ố
lượng đã đủ chưa và kiểm tra phong bì có dấu hiệu bị bóc hay rách không.
Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến: Sau khi nhận văn bản đến, cần
phải phân loại sơ bộ loại nào phải đăng ký (tất cả các công văn, gi ấy t ờ g ửi
cơ quan, gửi cho thủ trưởng cơ quan hoặc những người có chức vụ lãnh
đạo trong cơ quan), loại nào không phải đăng ký (tất c ả các th ư t ừ riêng,
sách báo, tạp chí, bản tin). Sau khi bóc bì công văn, cán b ộ Văn th ư – L ưu
lưu trữ tiến hành đóng dấu đến từng công văn, dấu đến đ ược đóng vào góc
trái, trang đầu dưới số và ký hiệu văn bản.
Đóng dấu “đến”, ghi số và ngày đến: nhằm xác định văn bản đó đã

được chuyển đến cơ quan vào ngày nào để giúp dễ dàng vào sổ công văn
đến và lưu trữ văn bản.
Mẫu dấu đến của Văn phòng UBND huyện Kim Động
50mm
30
mm

UBND HUYỆN KIM ĐỘNG
Số: ............................
Ngày: .......................
..........................
Chuyển: ...................................

ĐẾ
N

Đăng ký công văn đến: Văn phòng UBND huyện lập sổ đăng ký công
văn đến như sau:

ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN KIM ĐỘNG

***********
Mẫu bìa sổ: Sổ được in sẵn, kích
thước 210mm x 297mm
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
Năm: ……....

Từ ngày ..….... đến ngày .....…...
Từ số ...…...... đến số ...........…....

18
Quyển số: ……...


Phần đăng ký văn bản đến: được trình bày trên trang giấy A3
(420mm x297mm), bao gồm 09 cột theo mẫu dưới đây:

Ngày

Số

Tác

Số, ký

Ngày

đến

đến

giả

hiệu

tháng

(1)

(2)

(3)

(4)

Tên loại và
trích yếu
nội dung

(5)

(6)

Đơn vị
hoặc

Ký

Ghi

người

nhận

chú

nhận
(7)

(8)

(9)

Bước 2: Trình và chuyển giao văn bản đến
Trình văn bản đến: Sau khi đăng ký, văn bản đến phải được kịp thời
trình cho cán bộ Văn phòng UBND xem xét và cho ý kiến phân ph ối, ch ỉ đ ạo
giải quyết.
Chuyển giao văn bản đến: Văn bản đến được chuyển giao cho các cán
bộ trực tiếp giải quyết. Việc chuyển giao văn bản đến cần đảm bảo các
ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN KIM ĐỘNG

yêu cầu: nhanh chóng, đúng đối tượng và chặt chẽ.
**********
Sổ chuyển giao văn bản đến được in sẵn, kích thước : 210mm x
297mm.

SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN
Năm: ……....

Mẫu bìa sổ

Từ ngày ..….... đến ngày .....…...
19
Quyển số: ……...


Phần đăng ký chuyển giao văn bản đến : Phần đăng ký chuyển giao
văn bản đến được trình bày trên trang giấy khổ A4 theo chiều r ộng
(210mm x 297mm) bao gồm 05 cột theo mẫu sau:
Ngày

chuyển
(1)

Số đến

Đơn vị hoặc người
nhận
(3)

(2)

Ký nhận

Ghi chú

(4)

(5)

Bước 3: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc gi ải quyết văn bản
đến
Lãnh đạo UBND có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp th ời văn bản
đến. Các Phó chủ tịch UBND huyện được giao tr ực ti ếp giải quy ết nh ững
văn bản đến theo sự ủy nhiệm của Chủ tịch UBND huyện và nh ững văn
bản đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách. Căn c ứ n ội dung văn
bản đến lãnh đạo UBND giao cho cán bộ chuyên môn giải quyết. Cán bộ
chuyên môn có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo th ời
hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của UBND huy ện.
Lãnh đạo UBND giao cho cán bộ Văn phòng thực hiện những công
việc sau:

- Xem xét toàn bộ văn bản đến, báo cáo v ề nh ững văn b ản quan
trọng, khẩn cấp.
20


- Phân văn bản đến cho các bộ phận, cá nhân giải quy ết.
- Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Trong công tác quản lý văn bản đến của UBND huy ện, bộ ph ận văn
thư của Văn phòng UBND huyện đóng một vai trò rất quan trọng. Vi ệc đảm
bảo quản lý văn bản đến cơ quan một cách thống nhất, nhanh chóng và k ịp
thời nhất cung cấp thông tin cho các quyết định hành chính của UBND
huyện.
Đối với quản lý văn bản đi
Tất cả các văn bản đi của UBND huyện phải được đăng ký vào sổ
quản lý văn bản đi ở bộ phận văn thư và phải được kiểm tra về n ội dung
và hình thức trước khi gửi đi.
Trình tự quản lý văn bản đi của văn th ư văn phòng UBND huy ệnc ơ
bản đã tuân thủ theo các quy định của Chính phủ, tỉnh, huy ện và Quy ch ế
của UBND huyện và sự hướng dẫn cụ thể chi tiết về nghiệp vụ quản lý văn
bản đi tại Công văn số 425/VTLTNN-NVTW của Cục Văn th ư L ưu tr ữ nhà
nước ngày 18/7/2005.
Theo đó, các văn bản như: Quyết định, Báo cáo, Biên bản, Thông báo,
Công văn, Tờ trình, Kế hoạch, Chỉ thị…. Mọi công văn, giấy t ờ lấy danh
nghĩa cơ quan để gửi ra ngoài hoặc trong nội bộ cơ quan đều ph ải đ ược
Chủ tịch, Phó Chủ tịch ký chính th ức, sau đó phải chuy ển qua b ộ ph ận Văn
thư đăng ký, đóng dấu. Tất cả các công văn đi ph ải l ấy s ố riêng cho t ừng
loại. Khi ghi ngày, tháng, năm văn bản; các ngày d ưới 10 và các tháng d ưới 3
phải được thêm số 0 vào phía trước.
Cụ thể trình tự các bước quản lý văn bản đi của Văn phòng UBND
huyện Kim Động được tuân theo thứ tự như sau:

Bước 1: Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi
số, ký hiệu và ngày , tháng, năm của văn bản
Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán b ộ văn
thư cần kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản;
21


nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời báo cáo cán bọ Văn phòng xem xét,
giải quyết.
Sau khi văn bản được kiểm tra đảm bảo các yêu cầu về th ể th ức,
hình thức và kỹ thuật trình bày nhân viên văn th ư th ực hiện ghi s ố, ký hi ệu,
ngày, tháng, năm của văn bản. Việc đánh số văn bản hành chính đ ược th ực
hiện theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 8của Thông t ư 01/2011/TTBNV. Văn bản đã hoàn chỉnh ghi số, tùy theo yêu cầu mà cần ph ải nhân bản
ra bao nhiêu bản cho quá trình giải quyết công việc. Văn bản đi đ ược nhân
bản theo đúng số lượng và thời gian quy định. Việc nhân văn bản m ật đ ược
thực hiện theo quy định tại khoản 1 điều 8 của Nghị định số 33/2002/NĐCP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính ph ủ quy định chi ti ết thi hành
Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.
Bước 2: Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có)
Đóng dấu cơ quan: Việc đóng dấu lên chữ ký và lên các phụ lục kèm
theo văn bản chính được thực hiện theo quy định tại khoản 2 và 3 Đi ều 26
của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 c ủa Chính
phủ về công tác văn thư.
Đóng dấu độ khẩn, mật: Việc đóng dấu các độ khẩn, (''hoả tốc'',
''Thượng khẩn'' và ''Khẩn'') trên văn bản được thực hiện theo quy định tại
điểm b khoản 2 Điều 15 của Thông tư 01/2011/TT-BNV.
Việc đóng dấu các độ mật (''tuyệt mật'', ''Tối mật'' và ''Mật''), d ấu
(Tài liệu thu hồi trên văn bản được th ực hiện theo quy đ ịnh t ại kho ản 2
của Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) hướng dẫn th ực hiện Ngh ị định
số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi ti ết thi
hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước. Vị trí đóng dấu độ kh ẩn, d ấu độ

mật và dấu tài liệu thu hồi trên văn bản được th ực hiện theo quy đ ịnh l ại
tại điểm a khoản 2 Điều 15 của Thông tư 01/2011/TT-BNV.
Bước 3: Đăng ký văn bản đi
Cán bộ Văn thư – Lưu trữ phải vào sổ tất cả các loại công văn đ ược
gửi đi. Trong sổ đăng ký có phân ra các phần dành cho t ừng lo ại văn b ản
như quyết định của UBND, quyết định của Chủ tịch UBND; chỉ th ị c ủa
22


UBND, chỉ thị của Chủ tịch UBND huyện, báo cáo, kế hoạch, tờ trình, công
văn, thông báo …
Mẫu sổ đăng ký “Công văn đi” của UBND huyện được trình bày:
Mẫu bìa sổ: Sổ được in sẵn, kích thước 210mm x 297mm
ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN KIM ĐỘNG

***********
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
Năm: ……....

Từ ngày ..….... đến ngày .....…...
Từ số ...…...... đến số ...........…....

Quyển số: ……...

Phần đăng ký văn bản đi: Phần đăng ký văn bản đi được trình bày
trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm) bao gồm 08 cột theo m ẫu sau:

Số, ký

Ngày

hiệu

tháng

văn

văn

bản

bản

(1)

(2)

Nơi
Tên loại và
trích yếu nội

nhậ
Người ký

n

dung văn bản

văn

(3)

bản
(5)

(4)

Đơn vị,
người
nhận
bản lưu
(6)

Số
lượng
bản
(7)

Bước 4: Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát
văn bản đi
Văn bản đi phải được hoàn chỉnh thủ tục văn thư và chuy ển phát
23

Ghi
chú

(8)


ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nh ất là trong ngày làm vi ệc ti ếp

theo. Văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng Fax ho ặc chuy ển
qua mạng để thông tin nhanh.
Sổ chuyển giao văn bản đi được in sẵn, kích thước : 210mm x 297mm.
Mẫu bìa sổ

ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN KIM ĐỘNG

***********
SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI
Năm: ……....

Từ ngày ..….... đến ngày .....…...

Quyển số: ……...

Phần đăng ký chuyển giao văn bản đi : Phần đăng ký chuyển giao văn
bản đến được trình bày trên trang giấy khổ A4 theo chiều rộng (210mm x
297mm) bao gồm 05 cột theo mẫu sau:
Ngày

Số, ký hiệu văn

chuyển
(1)

bản
(2)

Nơi nhận văn bản

Ký

Ghi chú

(3)

nhận
(4)

(5)

Bước 5: Lưu văn bản đi
Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản; một bản gốc lưu tại văn th ư c ơ
quan và một bản chính lưu trong hồ sơ. Bản lưu văn bản tại văn th ư c ơ
quan phải được sắp xếp theo thứ tự đăng ký. Đặc biệt việc lưu gi ữ, bảo v ệ,
bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu các độ mật đ ược
24


thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà n ước.
Có thể thấy được các văn bản đi của cơ quan nói chung, c ủa Văn
phòng nói riêng sẽ là những cơ sở pháp lý quan trọng, là nh ững thông tin
phản ánh được trách nhiệm, nhiệm vụ mà cơ quan đang quan tâm, giải
quyết. Việc quản lý các văn bản đi sẽ góp phần đảm bảo được yêu c ầu
thông tin cho quản lý, cho các quyết định và biểu hiện được hiệu qu ả gi ải
quyết các công việc cụ thể của cơ quan. Do đó, chúng ta cần quan tâm h ơn
nữa đối với công tác quản lý văn bản đi của Văn phòng UBND huy ện đ ể
nâng cao hơn nữa hiệu quả các quyết định hành chính.
2.2. Thực trạng hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ
trong công tác lưu trữ của UBND huyện Kim Động.

Đối với công tác lưu trữ tại UBND huyện Kim Động, có 01 cán bộ văn
thư kiêm lưu trữ có trình độ đại học trường Đại học Sao Đỏ. UBND huy ện
đã cử cán bộ văn thư đi tham dự các lớp tập huấn về ứng dụng công nghệ
thông tin vào công tác lưu trữ. Tuy nhiên, việc ứng d ụng th ực tế còn h ạn
chế và hiệu quả chưa cao bởi điều kiện kinh phí còn hạn chế nên trang b ị
chưa đầy đủ các thiết bị. Chỉ có giá, cặp, h ộp, bìa h ồ s ơ. Còn d ụng c ụ đ ể
bảo quản tài liệu như máy hút bụi, điều hòa ...là ch ưa có.
UBND huyện Kim Động là cơ quan hành chính Nhà n ước quản lý ch ỉ
đạo chung về mọi mặt kinh tế, chính trị ... trên địa bàn toàn huy ện, nên
trong quá trình hoạt động đã sản sinh ra một kh ối tài li ệu r ất l ớn đó là tài
liệu quản lý Nhà nước (tài liệu hành chính), một số ít tài liệu khoa h ọc kỹ
thuật của các công trình xây dựng cơ bản, không có tài liệu nghe nhìn .
Hiện nay, số lượng tài liệu hiện đang lưu trữ tại kho lưu tr ữ huy ện bao
gồm 31 mét giá, tương đương với 3.280 hồ sơ/đơn v ị bảo qu ản. Đa s ố tài
liệu đã được chỉnh lý hoàn chỉnh, lên danh mục h ồ sơ và đã đ ược b ỏ vào
hộp và đưa lên giá. Về số lượng phông lưu trữ: Hiện nay Kho l ưu tr ữ UBND
huyện Kim Động đang bảo quản 13 phông lưu trữ trong đó có 01 phông
lưu trữ của HĐND và UBND huyện Kim Động (phông m ở) và 12 phông l ưu
25