Tham mưu thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về công tác văn thư lưu trữ tại phòng nội vụ thị xã sơn tây

LỜI CẢM ƠN
Trước hết, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến khoa Văn thư-Lưu trữ
trường Đại học Nội vụ Hà Nội cùng tất cả các thầy giáo, cô giáo đã tận tình
giảng dạy và giúp đỡ chúng em trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu. Em xin
cảm ơn Thạc sĩ Ngô Thị Kiều Oanh người đã trực tiếp giảng dạy bộ môn Quản
lý Nhà nước về công tác Văn thư - Lưu trữ và hướng dẫn tạo điều kiện thuận lợi
giúp đỡ em trong quá trình thực hiện đề tài.
Em xin trân trọng cảm ơn ban lãnh đạo và các anh chị trong UBND huyện
Nam Sách đã dành thời gian quý báu của mình để cung cấp thông tin, tư liệu
giúp em có điều kiện hoàn thành bài tiểu luận một cách thuận lợi và cũng là điều
kiện để em hoàn thành môn học này.
Do thời gian và vốn kiến thức còn nhiều hạn chế, bài tiều luận của em
không tránh khỏi những hạn chế và thiếu sót. Vì vậy, em rất mong nhận được
những góp ý của các thầy cô trong khoa để bài tiểu luận của em được hoàn thiện
hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!


LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đây là bài khảo sát và nghiên cứu của riêng em. Các nội
dung nghiên cứu, kết quả trong đề tài này hoàn toàn trung thực do chính em tìm
hiểu.


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN

BẢNG KÊ CÁC CHỮ VIẾT TẮT
LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài.......................................................................................1

2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu............................................................1
3. Đối tượng phạm vi nghiên cứu..................................................................1
4. Phương pháp nghiên cứu...........................................................................1
5. Cấu trúc của đề tài.....................................................................................2
CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN NAM
SÁCH....................................................................................................................3
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng Nội vụ huyện Nam Sách. 3
1.1.1.Chức năng.............................................................................................3
1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn...........................................................................3
1.2. Cơ cấu tổ chức........................................................................................6
1.3. Tình hình tổ chức công tác văn thư - lưu trữ của Phòng Nội vụ huyện
Nam Sách......................................................................................................7
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ..............9
2.1. Hoạt động quản lý..................................................................................9
2.1.1. Xây dựng, ban hành văn bản về chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công
tác văn thư-lưu trữ.........................................................................................9
2.1.1.1. Về quy chế công tác văn thư, lưu trữ...............................................9
2.1.1.2. Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư...........................9
2.1.1.3. Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác lưu trữ............................9
2.1.2. Tổ chức công tác văn thư-lưu trữ......................................................10
2.1.2.1. Tổ chức bộ phận.............................................................................10
2.1.2.2. Tổ chức nhân sự..............................................................................11
2.1.3. Quản lý phông lưu trữ UBND huyện Nam Sách...............................11
2.1.4. Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng công nghệ thông tin trong
công tác văn thư-lưu trữ..............................................................................11


2.1.5. Đào tạo, bồi dưỡng nhân sự làm văn thư, lưu trữ, quản lý công tác
thi đua khen thưởng trong công tác văn thư,lưu trữ....................................11
2.1.6. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác văn

thư, lưu trữ...................................................................................................12
2.1.7. Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư-lưu trữ.............................13
2.1.8. Hợp tác quốc tế về văn thư, lưu trữ...................................................13
2.2. Hoạt động nghiệp vụ............................................................................13
2.2.1. Thực trạng công tác văn thư tại Phòng Nội vụ huyện Nam Sách.....13
2.2.1.1. Soạn thảo và ban hành văn bản......................................................13
2.2.1.2. Công tác quản lý văn bản...............................................................15
2.2.1.3. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan..................................17
2.2.1.4. Quản lý và sử dụng con dấu...........................................................17
2.2.2. Thực trạng công tác lưu trữ của Phòng Nội vụ huyện Nam Sách.....18
2.2.2.1. Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ............................................18
2.2.2.2. Xác định giá trị tài liệu...................................................................19
2.2.2.3. Chỉnh lý tài liệu..............................................................................19
2.2.2.4. Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ...................19
2.2.2.5. Bảo quản tài liệu lưu trữ.................................................................20
2.2.2.6. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.....................................20
CHƯƠNG III: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VÀ THAM MƯU THỰC
HIỆN NHIỆM VỤ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯLƯU TRỮ...........................................................................................................21
3.1. Đánh giá thực trạng công tác văn thư-lưu trữ......................................21
3.1.1. Ưu điểm.............................................................................................21
3.1.2. Nhược điểm.......................................................................................22
3.2. Tham mưu cho Trưởng Phòng Nội vụ huyện Nam Sách thực hiện tổ
chức quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ..................................23
KẾT LUẬN........................................................................................................25


BẢNG KÊ CÁC CHỮ VIẾT TẮT
UBND
HĐND
KHCN

VTLT

Ủy ban nhân dân
Hội đồng nhân dân
Khoa học công nghệ
Văn thư lưu trữ


LỜI NÓI ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trên nhiều lĩnh vực, khối lượng thông tin được truyền tải chủ yếu dưới
hình thức văn bản. Có thể nói văn bản là phương tiện lưu trữ và truyền đạt thông
tin hữu hiệu nhất. Công tác Văn thư - Lưu trữ đã trở thành một trong những yêu
cầu có tính cấp thiết, nó không chỉ là phương tiện ghi chép và truyền đạt thông
tin quản lý mà còn liên quan đến hoạt động của cán bộ công chức, phòng ban
trong cơ quan đơn vị. Làm tốt công tác văn thư - lưu trữ sẽ đảm bảo cung cấp
đầy đủ, chính xác, kịp thời những quyết định quản lý. Trên cơ sở đó, ban lãnh
đạo sẽ dùng làm căn cứ để điều hành mọi hoạt động của đơn vị một cách hợp
pháp hợp lý, kịp thời, hiệu quả, đảm bảo cho cơ quan, đơn vị thực hiện công
việc quản lý và điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ được giao. Chính vì
vậy công tác Văn thư - Lưu trữ là vô cùng quan trọng và không thể thiếu trong
tổ chức và hoạt động của bất cứ cơ quan, đơn vị nào.
Để tìm hiểu rõ hơn về công tác Văn thư - Lưu trữ và nắm bắt được những
khó khăn, thuận lợi của công tác này, em xin lựa chọn đề tài : “Tham mưu thực
hiện nhiệm vụ quản lý Nhà nước về công tác văn thư lưu trữ tại Phòng Nội
vụ huyện Nam Sách ” để hoàn thành bài tập môn Quản lý Nhà nước về công
tác Văn thư - Lưu trữ.
2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
- Tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ và đánh giá những vấn đề cơ bản của
công tác Văn thư - Lưu trữ.

- Phân tích đánh giá thực trạng và tư vấn thực hiện nhiệm vụ quản lý
công tác văn thư lưu trữ tại Phòng Nội vụ huyện Nam Sách.
3. Đối tượng phạm vi nghiên cứu
- Lịch sử hình thành
- Cơ cấu tổ chức
- Chức năng nhiệm vụ
4. Phương pháp nghiên cứu
-Phương pháp quan sát
1


-Phương pháp điều tra khảo sát
-Phương pháp thống kê
-Phương pháp so sánh
5. Cấu trúc của đề tài
Gồm 3 chương:
- Chương I: Giới thiệu chung về Phòng Nội vụ huyện Nam Sách
- Chương II: Thực trạng công tác Văn thư-Lưu trữ
- Chương III: Đánh giá thực trạng và tư vấn thực hiện nhiệm vụ quản lý
công tác Văn thư-Lưu trữ

2


CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ PHÒNG NỘI VỤ
HUYỆN NAM SÁCH
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng Nội vụ huyện Nam
Sách
1.1.1. Chức năng
Phòng Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện Nam

Sách, chịu sự lãnh đạo trực tiếp, toàn diện về tổ chức, biên chế và công tác của
UBND huyện Nam Sách, đồng thời chịu sự hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn,
nghiệp vụ của Sở Nội Vụ tỉnh Hải Dương.
Phòng Nội Vụ huyện Nam Sách có chức năng tham mưu, giúp UBND
tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nưước về các lĩnh vực: tổ chức, biên chế
các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước; cải cách hành chính; chính quyền
địa phương; địa giới hành chính, cán bộ, công chức, viên chức nhà nước; cán bộ,
công chức xã, phường, tổ chức phi chính phủ, văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn
giáo; thi đua khen thưởng.
Phòng Nội vụ huyện có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng , được cấp
kinh phí hoạt động và mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước theo quy định.
1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
Phòng Nội Vụ huyện Nam Sách có nhiệm vụ và quyền hạn sau:
1. Trình ủy ban nhân dân huyện các văn bản hướng dẫn về công tác Nội
vụ trên địa bàn và tổ chức triển khai thực hiện theo quy định.
2. Trình ủy ban nhân dân huyện ban hành quyết định, chỉ thị; quy hoạch,
kế hoạch dài hạn và hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các
nhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước được giao.
3. Về tổ chức, bộ máy:
- Tham mưu giúp ủy ban nhân dân huyện quy định chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và tổ chức các cơ quan chuyên môn huyện theo hướng dẫn của
UBND cấp tỉnh;
- Trình UBND huyện quyết định hoặc để UBND huyện trình cấp có thẩm
quyền quyết định thành lập, sáp nhập, giải thể các cơ quan chuyên môn thuộc
UBND huyện;
3


- Xây dựng đề án thành lập, sáp nhập, giải thể các tổ chức sự nghiệp trình
cấp có thẩm quyền quyết định;

4. Về quản lý và sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp:
- Tham mưu giúp Chủ tịch UBND huyện phân bổ chỉ tiêu biên chế hành
chính, sự nghiệp hàng năm;
- Giúp UBND huyện hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý, sử dụng biên chế
hành chính, sự nghiệp;
- Giúp UBND huyện tổng hợp chung việc thực hiện các quy định về chế
độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm đối với các cơ quan chuyên môn, tổ chức sự
nghiệp tỉnh và UBND cấp xã.
5. Về công tác xây dựng chính quyền:
- Giúp UBND huyện và các cơ quan có thẩm quyền tổ chức thực hiện việc
bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân theo phân công của
UBND huyện và hướng dẫn của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh;
- Thực hiện các thủ tục để Chủ tịch UBND huyện phê chuẩn các chức
danh lãnh đạo của UBND cấp xã; giúp UBND huyện trình Ủy ban nhân dân cấp
tỉnh phê chuẩn các chức danh bầu cử theo quy định của pháp luật;
- Tham mưu, giúp UBND huyện xây dựng đề án thành lập mới, nhập,
chia, điều chỉnh địa giới hành chính trên địa bàn để UBND trình HĐND. Chịu
trách nhiệm quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện;
- Giúp UBND huyện trong việc hướng dẫn thành lập, giải thể, sáp nhập và
kiểm tra, tổng hợp báo cáo về hoạt động của thôn, làng trên địa bàn huyện theo
quy định;
6. Giúp UBND huyện trong việc hướng dẫn, kiểm tra tổng hợp báo cáo
việc thực hiện Pháp luật về dân chủ cơ sở đối với các cơ quan hành chính, đơn
vị sự nghiệp, xãtrên địa bàn huyện.
7. Về cán bộ, công chức, viên chức:
- Tham mưu giúp UBND huyện trong việc tuyển dụng, sử dụng, điều
động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, đánh giá; thực hiện chính sách, đào tạo, bồi
dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ và kiến thức quản lý đối với cán bộ, công
4

chức, viên chức;
- Thực hiện việc tuyển dụng, quản lý công chức xã, thị trấn và thực hiện
chính sách đối với cán bộ, công chức và cán bộ không chuyên trách xã, thị
trấn theo phân cấp.
8. Về cải cách hành chính:
- Giúp UBND huyện triển khai, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan chuyên
môn cùng cấp và UBND cấp xã thực hiện công tác cải cách hành chính ở địa
phương;
- Tham mưu, giúp UBND huyện về chủ trương, biện pháp đẩy mạnh cải
cách hành chính trên địa bàn huyện;
- Tổng hợp công tác cải cách hành chính ở địa phương báo cáo UBND
tỉnh.
9. Về công tác văn thư, lưu trữ:
- Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện chấp hành
chế độ, quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.
- Hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ về thu thập, bảo vệ, bảo
quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn
huyện.
10. Về công tác tôn giáo:
- Giúp UBND huyện chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện
các chủ trương của Ðảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước về tôn giáo và
công tác tôn giáo trên địa bàn;
- Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp để thực hiện
nhiệm vụ quản lý nhà nước về tôn giáo trên địa bàn theo phân cấp của UBND
cấp tỉnh và theo quy định của pháp luật.
11. Về công tác thi đua, khen thưởng:
- Tham mưu, đề xuất với UBND huyện tổ chức các phong trào thi đua và
triển khai thực hiện chính sách khen thưởng của Ðảng và Nhà nước trên địa bàn
huyện; làm nhiệm vụ thường trực của Hội đồng Thi đua - Khen thưởng huyện;

- Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, nội dung thi đua,
5


khen thưởng trên địa bàn huyện; xây dựng, quản lý và sử dụng Quỹ thi đua,
khen thưởng theo quy định của pháp luật.
12. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết các khiếu nại, tố cáo và xử lý
các vi phạm về công tác nội vụ theo thẩm quyền.
13. Thực hiện công tác thống kê, thông tin, báo cáo Chủ tịch UBND
huyện và Giám đốc Sở Nội vụ về tình hình, kết quả triển khai công tác nội vụ
trên địa bàn.
14. Tổ chức triển khai, ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ; xây dựng hệ
thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước về công tác nội vụ trên địa
bàn.
15. Quản lý tài chính, tài sản của Phòng Nội vụ theo quy định của pháp
luật và theo phân cấp của UBND huyện.
16. Giúp UBND tỉnh quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của
UBND xã về công tác nội vụ và các lĩnh vực công tác khác được giao trên cơ sở
quy định của pháp luật và theo hướng dẫn của Sở Nội vụ.
1.2. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức là hệ thống chính thức về các mối quan hệ vừa độc lập,
vừa phụ thuộc trong tổ chức, thể hiện những nhiệm vụ khác nhau trong tổ chức
nhằm tạo ra sự hợp tác nhịp nhàng để đáp ứng mục tiêu của tổ chức.
1. Phòng Nội vụ có Trưởng Phòng, không quá 03 Phó Trưởng Phòng các
công chức chuyên môn.
- Trưởng phòng Nội vụ chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân, Chủ
tịch UBND huyện và trước pháp luật về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn được giao và toàn bộ hoạt động của Phòng.
- Phó Trưởng phòng giúp Trưởng phòng phụ trách và theo dõi một số mặt
công tác; chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và trước pháp luật về nhiệm vụ

được phân công. Khi Trưởng phòng vắng mặt một Phó Trưởng phòng được
Trưởng phòng ủy nhiệm điều hành các hoạt động của Phòng.
- Việc bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, miễn
nhiệm, từ chức, thực hiện chế độ, chính sách đối với Trưởng phòng, Phó Trưởng
6


phòng do Chủ tịch UBND huyện quyết định theo quy định của pháp luật.
2. Biên chế: Biên chế của Phòng Nội vụ do UBND huyện quyết định
trong tổng biên chế hành chính của huyện.
Phòng Nội vụ huyện tổ chức thống nhất làm việc theo chế độ thủ trưởng.
Cơ cấu tổ chức của phòng Nội vụ huyện Nam Sách gồm có 01 Trưởng phòng;
02 Phó trưởng phòng và 04 chuyên viên, cán sự.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức nhân sự của phòng Nội Vụ huyện Nam Sách:

Trưởng phòng

Phó Trưởng phòng

Chuyên viên 1

Phó Trưởng phòng

Chuyên viên 2

Chuyên viên 3

Chuyên viên 4

1.3. Tình hình tổ chức công tác văn thư - lưu trữ của Phòng Nội vụ

huyện Nam Sách
Phòng Nội vụ huyện Nam Sách bố trí công chức chuyên trách giúp
Trưởng phòng Nội vụ thực hiện chức năng tham mưu cho UBND huyện quản lý
nhà nước về văn thư-lưu trữ với chức năng, nhiệm vụ sau:
- Hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn nghiệp vụ về thu thập, bảo quản và tổ
chức sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện.
- Tham mưu, giúp lãnh đạo về công tác quản lý văn thư-lưu trữ và công
tác bảo quản tài liệu lưu trữ của cơ quan.
- Thực hiện các nghiệp vụ về công tác văn thư-lưu trữ.
- Quản lý tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi quy định.
- Thu thập, xác định giá trị của tài liệu thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ cơ
quan.
- Thực hiện công tác báo cáo, thống kê về văn thư-lưu trữ theo quy định
của pháp luật.
- Nghiên cứu và ứng dụng KHCN vào công tác văn thư-lưu trữ
- Xây dựng và ban hành văn bản bao gồm: Soạn thảo văn bản; trình duyệt
7


văn bản; đánh máy, in ấn và sao lưu các văn bản; đóng dấu và ban hành văn bản.
- Quản lý và giải quyết văn bản bao gồm: Đăng ký và giải quyết văn bản
đến, văn bản đi; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
- Quản lý và sử dụng con dấu.
Công tác văn thư-lưu trữ huyện Nam Sách được tổ chức theo mô hình
văn bản tập trung, các văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan
đều được tập trung tại văn thư cơ quan.
Tại cơ quan, ngoài việc thực hiện công tác văn thư cán bộ văn thư còn
được giao nhiệm vụ thực hiện công tác lưu trữ bao gồm: Thu thập tài liệu vào
lưu trữ; xác định giá trị tài liệu; chỉnh lý khoa học tài liệu; tổ chức quản lý, khai
thác và sử dụng tài liệu.

Bộ phận văn thư-lưu trữ được bố trí phòng làm việc riêng biệt thuộc đơn
vị Phòng Nội vụ huyện. Được trang bị đầy đủ các trang thiết bị hiện đại như:
máy vi tính, máy in, máy photocopy, mạng internet... phục vụ việc thực hiện
nghiệp vụ công tác văn thư-lưu trữ. Ngoài ra, còn được trang bị các cặp, hộp, tủ
đựng tài liệu để bảo quản tài liệu một cách tốt nhất.

8


CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ
2.1. Hoạt động quản lý
2.1.1. Xây dựng, ban hành văn bản về chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công
tác văn thư-lưu trữ
2.1.1.1. Về quy chế công tác văn thư, lưu trữ
UBND huyện Nam Sách đã ban hành Quy chế về công tác văn thư-lưu
trữ. Quy chế này được áp dụng cho công tác quản lý và hoạt động văn thư-lưu
trữ các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện.
2.1.1.2. Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư
Công tác văn thư là toàn bộ công việc liên quan đến việc soạn thảo, ban
hành văn bản; tổ chức quản lý văn bản; quản lý và sử dụng con dấu; lập hồ sơ và
nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Công tác văn thư đóng vai trò rất quan trọng đến
hoạt động quản lý điều hành của cơ quan. Để đưa công tác văn thư đi vào nề
nếp, thống nhất trong công việc, Nhà nước đã ban hành các văn bản chỉ đạo
hướng dẫn về công tác văn thư như:
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định
về công tác văn thư;
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi,
bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm
2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
- Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ về quản lý

và sử dụng con dấu;
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;
- Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ về hướng
dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức.
2.1.1.3. Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của Nhà nước bao gồm tất cả
những vấn đề lý luận, thực tiễn, pháp chế liên quan đến việc tổ chức khoa học,
bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công
tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng của
9


cơ quan, tổ chức. Công tác lưu trữ đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với các
cơ quan, tổ chức nói chung và Phòng Nội vụ huyện nói riêng.
Để thực hiện công tác lưu trữ một cách chính xác và thống nhất, công tác
lưu trữ của phòng chủ yếu thực hiện theo các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn do
Nhà nước ban hành như:
- Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011;
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ về
hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tài tài liệu vào lưu trữ cơ
quan;
- Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định
về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong quá trình hoạt
động của cơ quan, tổ chức;
- Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31/10/2013 của Bộ Nội vụ quy định
chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ.
Hiện nay, Phòng Nội vụ huyện đã và đang thực hiện khá tốt công tác văn
thư-lưu trữ theo Quy chế công tác văn thư-lưu trữ của UBND huyện cũng như
các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Nhà nước ban hành.Tiến hành kiểm tra,

hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ đối với với các phòng, ban ngành thuộc
huyện và UBND các xã lồng ghép với kiểm tra cải cách hành chính trên địa bàn
huyện.
2.1.2. Tổ chức công tác văn thư-lưu trữ
2.1.2.1. Tổ chức bộ phận
Với vị trí quan trọng trong hoạt động của cơ quan, cán bộ văn thư-lưu trữ
được bố trí làm việc ở một phòng phù hợp, có đầy đủ trang thiết bị, máy móc
phục vụ công tác.
Bộ phận văn thư-lưu trữ của Phòng Nội vụ huyện đặt dưới sự quản lý của
Trưởng phòng Nội vụ, có nhiệm vụ thực hiện và quản lý công tác văn thư-lưu
trữ của phòng.

10


2.1.2.2. Tổ chức nhân sự
Cán bộ văn thư-lưu trữ có vai trò quan trọng đối với công tác văn thư-lưu
trữ ở cơ quan. Trình độ của cán bộ văn thư-lưu trữ có ảnh hưởng trực tiếp đến
phương pháp và cách thức tổ chức khoa học tài liệu trong cơ quan.
Phòng Nội vụ huyện Nam Sách bố trí 01 cán bộ làm công tác văn thư-lưu
trữ đã được đào tạo về chuyên môn nghiệp vụ. Ngoài ra, cán bộ Văn thư-lưu trữ
còn được cử đi học các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn thư-lưu trữ nhằm
nâng cao trình độ chuyên môn.
2.1.3. Quản lý phông lưu trữ UBND huyện Nam Sách
Để quản lý tập trung thống nhất tài liệu, sau khi kết thúc công việc các
đơn vị, phòng ban chuyên môn trong UBND huyện nộp lại các văn bản, hồ sơ có
liên quan tại phòng văn thư-lưu trữ. Cán bộ tại phòng sẽ kiểm tra và làm thủ tục
chuyển toàn bộ tài liệu vào kho lưu trữ UBND huyện.
2.1.4. Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng công nghệ thông tin
trong công tác văn thư-lưu trữ

UBND huyện đã triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý
hành chính, đặc biệt là ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản đi,
đến và theo dõi các ý kiến kết luận chỉ đạo của UBND huyện. Trao đổi thông tin
với các phòng, ban thông qua mạng nội bộ.
Phòng Nội vụ huyện đã được trang bị đầy đủ hệ thống máy vi tính được
nối mạng internet tại tất cả các phòng ban để phục vụ việc khai thác, sử dụng
trong hoạt động của cơ quan. Công tác văn thư tại cơ quan đã dần được hiện đại
hóa từ việc chuyển phát văn bản đi, văn bản đến qua đường bưu điện, tra cứu
văn bản qua tài liệu giấy được hiện đại hóa bằng việc tra cứu trên cơ sở dữ liệu
internet, phần mềm công nghệ thông tin. Việc khai thác có hiệu quả các trang
thông tin điện tử, hệ thống thông tin điện tử của UBND huyện đã góp phần nâng
cao hiệu lực, hiệu quả trong công tác quản lý, điều hành và góp phần thực hiện
cải cách hành chính trong hoạt động của cơ quan.
2.1.5. Đào tạo, bồi dưỡng nhân sự làm văn thư, lưu trữ, quản lý công tác
thi đua khen thưởng trong công tác văn thư,lưu trữ.
11


Cán bộ là nhân tố quan trọng trong công tác VTLT ở cac cơ quan tổ chức.
Trình độ cán bộ VTLT có tác động trực tiếp đến việc thực hiện các quy trình
nghiệp vụ và cách thức tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ. Cán bộ có trình độ
chuyên môn nghiệp vụ cao sẽ thực hiện tốt chức năng của mình. Phòng Nội vụ
thị xã bố trí công chức chuyên trách giúp trưởng phòng tham mưu cho UBND
thị xã quản lý Nhà nước về công tác VTLT. Cán bộ văn thư-lưu trữ có nhiệm vụ
thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn về công tác văn thư-lưu trữ. Cán bộ tốt
nghiệp chuyên ngành văn thư-lưu trữ, có kiến thức sâu rộng về chuyên môn và
nhiệt tình trong công việc. Có trách nhiệm tham gia và chấp hành đầy đủ và
đúng quy định về thực hiện công tác văn thư lưu trữ trong UBND huyện. Hàng
năm cơ quan thường tổ chức lớp bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyên môn cho
các cán bộ đang công tác trong lĩnh vực văn thư -lưu trữ. Cán bộ văn thư-lưu trữ

có tinh thần ham học hỏi, không ngừng học tập, nâng cao kiến thức, kỹ năng
nghiệp vụ và có trách nhiệm cao trong công việc.
Trong quá trình hoạt động tại cơ quan, cán bộ đạt được thành tích xuất
sắc sẽ được đề nghị khen thưởng.
Thực hiện các chế độ phụ cấp cho người làm công tác lưu trữ theo quy
định hiện hành.
2.1.6. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác
văn thư, lưu trữ
Thanh tra, kiểm tra là khâu quan trọng trong việc thực hiện các hoạt động
quản lý Nhà nước để đánh giá những gì đã đạt được và chưa đạt được, giúp kịp
thời phát hiện những sai lệch từ đó có những biện pháp khắc phục cho phù hợp
với tình hình của cơ quan.
Về hoạt động thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế
công tác văn thư-lưu trữ của cơ quan đã được thực hiện căn cứ theo quy chế của
UBND huyện để thực hiện thanh tra, kiểm tra, xử lý vi phạm quy chế.
Phòng Nội vụ xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện và hướng dẫn kiểm
tra về công tác văn thư, lưu trữ đối với các phòng, ban, đơn vị thuộc huyện và
UBND các xã.
12


Cán bộ trong cơ quan vi phạm quy chế sẽ bị nhắc nhở, phê bình. Nếu cố
ý vi phạm hoặc tái phạm thì tùy thuộc theo mức độ nặng nhẹ để kiểm điểm và
chịu hình thức kỷ luật. Trong trường hợp không chấp hành quy chế gây thiệt hại
về vật chất và các thiệt hại khác thì phải bồi thường.
2.1.7. Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư-lưu trữ
Định kỳ hàng năm, Phòng Nội vụ huyện tiến hành sơ kết, tổng kết công
tác VTLT trong cơ quan, từ đó có những đề xuất với UBND huyện để phát triển
công tác văn thư-lưu trữ.
2.1.8. Hợp tác quốc tế về văn thư, lưu trữ

Những thành tựu khoa học và công nghệ đã và đang tác động mạnh mẽ
đến quá trình quản lý. Điều đó đòi hỏi phải cải cách nền hành chính cũ, phải sắp
xếp lại bộ máy, bố trí lại nhân sự để theo kịp với những tiến bộ chung của thế
giới. UBND huyện Nam Sách cũng đang chú trọng tới việc đổi mới công tác văn
thư-lưu trữ nhằm nâng cao chất lượng công việc.
2.2. Hoạt động nghiệp vụ
2.2.1. Thực trạng công tác văn thư tại Phòng Nội vụ huyện Nam Sách
2.2.1.1. Soạn thảo và ban hành văn bản
a. Về ban hành văn bản
Việc soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan được thực hiện theo
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đã được quy định. Với thẩm quyền ban hành
văn bản của cơ quan mình, Phòng Nội vụ huyện đã ban hành các báo cáo, thông
báo, các công văn, các biên bản...
b. Về soạn thảo văn bản
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản: Công tác soạn thảo văn bản của
Phòng Nội vụ về cơ bản đã thực hiện đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản được quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 10 năm
2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành
chính.
Văn bản quản lý của Phòng Nội vụ có đầy đủ các thành phần thể thức:
- Quốc hiệu;
13


- Tên cơ quan, tổ chức ban hành;
- Số, ký hiệu văn bản;
- Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản;
- Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản;
- Nội dung văn bản;
- Chức vụ, họ tên, chữ ký của người có thẩm quyền;

- Dấu của cơ quan, tổ chức;
- Nơi nhận.
Quy trình soạn thảo văn bản của Phòng Nội vụ huyện bao gồm:
- Lãnh đạo phòng giao cho cán bộ chuyên môn nghiệp vụ soạn thảo.
Người trực tiếp soạn thảo phải chuẩn bị đầy đủ thông tin, văn bản có liên quan
và đưa ra phương hướng dự thảo trình lãnh đạo phòng. Lãnh đạo phòng thông
qua thì tiến hành xây dựng bản dự thảo.
- Sau khi xác định được loại văn bản, chuẩn bị đầy đủ thông tin, số liệu
liên quan và thống nhất được hướng xây dựng văn bản, người được phân công
tiến hành dự thảo văn bản. Sau đó trình lãnh đạo phòng kiểm tra điều chỉnh, cán
bộ soạn thảo chỉnh sửa lại và trình lãnh đạo phòng ký.
- Bộ phận văn thư nhận được dự thảo phải kiểm tra lần cuối về nội dung,
bố cục, hình thức của văn bản theo đúng quy định. Sau đó tham mưu lãnh đạo
quyết định ban hành hoặc phê duyệt.
- Lãnh đạo phòng căn cứ thẩm quyền ký văn bản để xem xét, ký ban hành
hoặc phê duyệt văn bản. Nếu văn bản chưa đúng quy định, nội dung chưa phù
hợp, không khả thi thì chuyển lại cho người dự thảo chỉnh sửa cho phù hợp và
tiến hành trình ký lại.
- Sau khi lãnh đạo phòng phê duyệt và cho phép ban hành văn bản thì
được chuyển cho cán bộ văn thư để đóng dấu và đăng ký văn bản. Văn thư có
trách nhiệm lưu bản gốc của văn bản đã được phát hành.
Việc soạn thảo văn bản ở Phòng Nội vụ huyện được thực hiện đầy đủ
theo các bước soạn thảo và ban hành văn bản. Trong quá trình soạn thảo văn
bản, cán bộ soạn thảo không tránh khỏi một số sai sót về chính tả trong khi đánh
máy. Tuy nhiên, các lỗi hầu như được phát hiện và sửa lại trước khi văn bản
được ban hành. Chính vì vậy, các văn bản do Phòng Nội vụ phát hành nhìn
chung tương đối tốt và đảm bảo chất lượng văn bản cũng như đáp ứng được yêu
cầu của cơ quan đề ra.
14

2.2.1.2. Công tác quản lý văn bản
a. Công tác quản lý văn bản đi
Trình tự quản lý văn bản đi của văn thư Phòng Nội vụ huyện được tuân
thủ theo các quy định của Chính phủ, các cơ quan cấp trên và Quy chế của Ủy
ban nhân dân huyện. Quy trình quản lý văn bản được thực hiện theo các trình tự
sau:
Bước 1: Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi
số, ngày tháng năm của văn bản đi
- Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày: Phòng Nội vụ áp dụng theo Thông
tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản nên đã tránh được những sai sót trong văn bản. Cán bộ văn thư có
trách nhiệm kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày trước khi ban hành văn bản.
- Ghi số, ngày tháng năm của văn bản đi:
Tất cả các văn bản đi của cơ quan được ghi số theo hệ thống số chung của
cơ quan do Văn thư thống nhất quản lý. Việc ghi số văn bản hành chính được
quy định ở Khoản 1, Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV; văn bản mật đi được
đánh số riêng và đăng ký riêng.
Bước 2: Đăng ký văn bản đi
Cán bộ Văn thư là người đăng ký văn bản đi và đăng ký vào sổ đăng ký
văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu trên máy tính.
Việc đăng ký văn bản đi tại Phòng Nội vụ được thực hiện theo phương
pháp đăng ký bằng sổ
Bước 3: Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật, khẩn
Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần “Nơi
nhận” của văn bản và đúng thời gian quy định. Việc nhân bản văn bản mật phải
có ý kiến của lãnh đạo Phòng Nội vụ huyện.
Việc đóng dấu lên chữ ký và các phụ lục kèm theo văn bản chính phải rõ
ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định. Chỉ đóng dấu lên
văn bản khi văn bản đã có chữ ký hợp lệ của lãnh đạo, không đóng dấu lên

những văn bản chưa ghi đầy đủ thông tin và không được đóng dấu khống chỉ;
khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu phải trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái; đóng
15


dấu giáp lai vào phụ lục kèm theo (nếu có); đóng dấu chỉ mức độ mật, khẩn đối
với các văn bản mật, khẩn. Con dấu của Phòng Nội vụ được bảo quản tại bộ
phận văn thư và do cán bộ văn thư trực tiếp đóng dấu.
Nhìn chung, cán bộ Văn thư của Phòng Nội vụ huyện Nam Sách đã thực
hiện tương đối tốt việc quản lý và sử dụng con dấu, chấp hành đúng các quy
định của Nhà nước và của cơ quan. Tuy nhiên, vẫn còn một số trường hợp đóng
dấu bị lệch, dấu trùm quá 1/3 chữ ký.
Bước 4: Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển
phát văn bản đi
Chuyển phát văn bản đi:Văn bản được phát hành sau khi hoàn thành thủ
tục chuyển phát văn bản, văn bản được phát hành trong ngày văn bản đó được
đăng ký và chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.
Hình thức chuyển phát văn bản đi: Văn bản đi được chuyển giao trực
tiếp, chuyển phát qua đường bưu điện, máy fax hoặc qua đường internet.
Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi: Cán bộ Văn thư có trách nhiệm
theo dõi, kiểm tra xem văn bản đó đã chuyển đến nơi nhận chưa để có phương
án giải quyết công việc được hiệu quả.
Bước 5: Lưu văn bản đi
Mỗi văn bản đi phải được lưu lại 02 bản: bản gốc và bản chính. Bản gốc
được lưu tại bộ phận Văn thư và bản chính được lưu trong hồ sơ công việc.
b. Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến
Văn bản đến là văn bản, tài liệu của các cơ quan, đơn vị, cá nhân bên
ngoài chuyển đến cơ quan. Trong quá trình hoạt động Phòng Nội vụ phải nhận
một khối lượng văn bản đến của các cơ quan, chính quyền. Để giải quyết tốt
công việc, các văn bản đến đã được tổ chức, quản lý chặt chẽ, đảm bảo thông tin

cho hoạt động quản lý và bảo quản tài liệu phục vụ cho hoạt động hàng ngày của
cơ quan.
Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến của Phòng Nội vụ huyện:
Bước 1: Tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, bóc bì văn bản
Bước 2: Đóng dấu đến, ghi số đến ngày đến
16


Bước 3: Đăng ký văn bản đến
Bước 4: Trình lãnh đạo phòng và chuyển giao văn đến
Bước 5: Giải quyết, theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Sau khi nhận được văn bản đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết
kịp thời theo thời hạn yêu của lãnh đạo phòng , thời hạn yêu cầu của văn bản và
theo quy định của pháp luật. Văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn bản
đến đã được giải quyết và chưa được giải quyết để báo cáo với lãnh đạo.
2.2.1.3. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
Lập hồ sơ là quá trình tập hợp các văn bản, tài liệu hình thành trong quá
trình quyết công việc theo các nguyên tắc và phương pháp nhất định. Lập hồ sơ
tốt, sẽ giúp cho cơ quan nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc, đồng thời
tạo điều kiện để làm tốt công tác lưu trữ. Việc lập hồ sơ tại Phòng Nội vụ huyện
do cán bộ chuyên môn lập theo nhiệm vụ được giao. Các loại hồ sơ hình thành
chủ yếu của Phòng Nội vụ: Hồ sơ công việc; Hồ sơ nguyên tắc; Hồ sơ nhân sự;
Các tập lưu quyết định, công văn...
Việc giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan được tiến hành theo từng
năm.
Khi giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan, văn thư phải thống kê hồ sơ,
tài liệu vào mục lục hồ sơ và phải lập biên bản giao nhận tài liệu.
Tại Phòng Nội vụ huyện việc lập hồ sơ hiện hành còn tồn tại nhiều hạn
chế, công tác lập hồ sơ chưa được hiệu quả, tài liệu chưa được lập hồ sơ hoặc
lập hồ sơ chưa được hoàn chỉnh, đầy đủ gây khó khăn trong việc tra tìm tài liệu

và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ.
2.2.1.4. Quản lý và sử dụng con dấu
Việc quản lý và sử dụng con dấu của Phòng Nội vụ huyện Nam Sách
được cán bộ văn thư quản lý chặt chẽ, nghiêm ngặt; được bảo quản trong tủ bảo
quản riêng tại văn phòng có khóa do cán bộ văn thư giữ dưới sự chỉ đạo, giám
sát của Trưởng phòng . Đảm bảo cho việc giữ an toàn con dấu, giữ con dấu
không bị đóng tràn lan, tránh tình trạng văn bản không đúng thẩm quyền.
Phòng Nội vụ huyện Nam Sách sử dụng các loại dấu sau:
17


- Dấu Phòng Nội vụ huyện
- Dấu chức danh, họ tên của lãnh đạo Phòng
- Dấu phục vụ công tác văn thư: Dấu đến, dấu mật, dấu khẩn, dấu hỏa
tốc…
Cán bộ Văn thư tự tay đóng dấu vào các văn bản do Phòng ban hành, văn
bản đúng hình thức, thể thức và có chữ ký của Trưởng phòng, Phó trưởng
phòng. Dấu được đóng ngay ngắn, rõ ràng, đúng vị trí là 1/3 phần bên trái chữ
ký. Dấu có màu đỏ tươi theo đúng quy định của Nhà nước.
2.2.2. Thực trạng công tác lưu trữ của Phòng Nội vụ huyện Nam Sách
Do chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của phòng và do
Phòng Nội vụ chỉ là một cơ quan chuyên môn của UBND huyện Nam Sách,
Phòng Nội vụ chưa đủ điều kiện để thành lập phông lưu trữ. Tuy nhiên, trong
quá trình lưu giữ hồ sơ, tài liệu tại phòng, cán bộ văn thư-lưu trữ cũng tiến hành
những công việc trong công tác lưu trữ để sắp xếp, bảo quản tài liệu lưu trữ một
cách khoa học và bảo đảm an toàn tài liệu để phục vụ việc tra tìm, nghiên cứu
khi cần thiết.
2.2.2.1. Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ
Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu và thành phần tài
liệu, lựa chọn và chuyển giao tài liệu có giá trị để đưa vào lưu trữ cơ quan.

Nguồn thu tài liệu của Phòng Nội vụ huyện Nam Sách bao gồm: Tài liệu
hình thành trong quá trình hoạt động của phòng; cơ quan cấp trên; các phòng
ban thuộc UBND huyện; các cơ quan cấp dưới như: các UBND cấp xã, các
phòng ban thuộc UBND cấp xã, các trường mầm non, tiểu học, trung học thuộc
địa bàn huyện...
Thành phần, nội dung tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan: Tài liệu nộp
lưu chủ yếu là tài liệu hành chính thông thường, thể hiện các mặt hoạt động chủ
yếu thuộc chức năng nhiệm vụ của Phòng Nội vụ như: Tổ chức cán bộ, thi đua
khen thưởng, công tác tôn giáo, công tác thi đua khen thưởng, văn thư lưu trữ...
2.2.2.2. Xác định giá trị tài liệu
Tài liệu được sản sinh trong quá trình hoạt động quản lý của cơ quan tổ
18


chức, phục vụ việc giải quyết công việc. Xác định giá trị tài liệu để đưa những
hồ sơ, tài liệu có giá trị vào kho lưu trữ cơ quan phục vụ cho việc khai thác, sử
dụng thông tin. Những tài liệu không có giá trị hay trùng thừa sẽ được cán bộ
lưu trữ làm thủ tục tiêu hủy. Việc xác định giá trị tài liệu có ý nghĩa quyết định
đến số phận của tài liệu nên đòi hỏi cán bộ văn thư lưu trữ phải chính xác và cẩn
trọng, tránh tình trạng bị mất mát, thất lạc hay tiêu hủy nhầm tài liệu.
Tại Phòng Nội vụ, cán bộ văn thư-lưu trữ đã tiến hành loại bỏ những tài
liệu không có giá trị hay hết giá trị như: giấy mời, bản sao, tài liệu trùng thừa,
các báo cáo tuần, tháng, những tài liệu không có dấu.
2.2.2.3. Chỉnh lý tài liệu
Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ được thực hiện tại kho lưu trữ UBND
huyện, toàn bộ tài liệu được đưa ra chỉnh lý, phân loại đều được cán bộ lưu trữ
lập kế hoạch và lập phương án chỉnh lý khoa học. Việc lập hồ sơ và phân loại tài
liệu cần phải được thực hiện lựa chọn một phương án cụ thể.
Phòng Nội vụ không tiến hành công tác chỉnh lý. Tuy nhiên, trong quá
trình quản lý và giải quyết công việc của phòng, cán bộ văn thư cũng tiến hành

công tác xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của phòng sản sinh ra trong
quá trình hoạt động trước khi giao nộp.
Công tác chỉnh lý tài liệu của UBND huyện được thực hiện vẫn còn ít do
điều kiện kinh phí chưa cho phép; do thiếu nguồn nhân lực để chỉnh lý; các tài
liệu khi nộp lưu vào lưu trữ còn chưa được lập hồ sơ và ở trạng thái rời lẻ, chưa
theo một hệ thống nào khiến cho cán bộ làm lưu trữ rất khó khăn trong quá trình
thực hiện.
2.2.2.4. Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ
a. Thống kê tài liệu lưu trữ
Tại kho lưu trữ UBND huyện Nam Sách tài liệu lưu trữ được thống kê
chủ yếu bằng mục lục hồ sơ đối với tài liệu đã được lập hồ sơ và cặp ba dây đối
với tài liệu chưa được lập hồ sơ. Việc thống kê tài liệu lưu trữ giúp cơ quan quản
lý nắm bắt được tình hình và số liệu một cách chính xác, để tiến hành xây dựng
kế hoạch bổ sung, chỉnh lý, xác định giá trị và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
19


phù hợp với yêu cầu thực tế. Cán bộ lưu trữ tiến hành bổ sung những tài liệu còn
thiếu, những tài liệu hư hỏng, lập kế hoạch bảo quản an toàn tài liệu thông qua
công tác thống kê
b. Xây dựng công cụ tra tìm
Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ của UBND huyện Nam Sách mới chỉ có
mục lục văn bản và mục lục hồ sơ. Để việc tra tìm tài liệu được nhanh chóng và
thuận lợi cơ quan đang tiến hành xây dựng công cụ tra tìm tài liệu trên trang web
để phục vụ cho việc tra tìm và nghiên cứu.
2.2.2.5. Bảo quản tài liệu lưu trữ
Hiện nay, tại kho lưu trữ UBND huyện nói chung và công tác bảo quản
tài liệu của Phòng Nội vụ huyện nói riêng đã được trang bị một số thiết bị bảo
quản như: cặp, hộp, giá, tủ đựng tài liệu... Cán bộ văn thư-lưu trữ có trách nhiệm
tổ chức thực hiện các quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ: bố trí, sắp xếp khoa

học tài liệu lưu trữ; hồ sơ, tài liệu để trong hộp(cặp), dán nhãn và ghi đầy đủ
thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra và tra cứu.
Do kho lưu trữ UBND huyện không ở gần nơi làm việc nên việc kiểm tra
thường xuyên và vận chuyển tài liệu gặp một số khó khăn. Việc bảo quản tài liệu
lưu trữ của cơ quan về cơ bản đã được trang bị các cặp hộp, giá để tài liệu nhằm
tránh mối mọt, côn trùng; có hệ thống thông gió tránh ẩm mốc...Hiện cơ quan
cũng đang xây dựng quy chế ra vào kho lưu trữ để dễ dàng quản lý và tránh tình
trạng mất mát tài liệu.
2.2.2.6. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Đối tượng đến khai thác sử dụng tài liệu chủ yếu là các cán bộ, công
chức, viên chức trong UBND huyện. Việc khai thác sử dụng tài liệu trong kho
lưu trữ phải được sự đồng ý của lãnh đạo cơ quan.
CHƯƠNG III: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VÀ THAM MƯU THỰC
HIỆN NHIỆM VỤ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯLƯU TRỮ
3.1. Đánh giá thực trạng công tác văn thư-lưu trữ
Qua việc khảo sát tại Phòng Nội vụ UBND huyện Nam Sách, em xin
20