CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ

CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ.
Công tác Văn thư - Lưu trữ là một trong những nội dung quan trọng trong
nghiệp vụ văn phòng. Chính vì vậy, để tìm hiểu rõ hơn về công tác Văn thư –
Lưu trữ chúng ta cần phải tìm hiểu tổng quan về văn phòng và công tác Văn
Phòng nói chung.
1.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG.
1.1.1 Khái niệm văn phòng.
Văn phòng có thể được hiểu như sau:
- Thứ nhất: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ
quan chức năng phục vụ cho điều hành của lãnh đạo. Các cơ quan thẩm quyền
chung hoặc có quy mô lớn thì thành lập văn phòng, cơ quan nhỏ thì có phòng
hành chính.
- Thứ hai: Văn phòng còn được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị,
là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó.
- Thứ ba: Văn phòng là nơi làm việc cụ thể của những người có chức vụ, có
tầm cỡ như nghị sĩ, tổng giám đốc, giám đốc…
- Thứ tư: Văn phòng là một dạng hoạt động trong các cơ quan tổ chức, trong
đó diễn ra việc thu thập, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản, giấy tờ, tức là
những công văn có liên quan đến công tác văn thư.
Tóm lại, Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập,
xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời
đảm bảo các điều kiện vật chất kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ
quan, tổ chức đó.
1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng.
1.1.2.1 Chức năng của văn phòng.
Theo khái niệm về công tác văn phòng, ta có thể thấy được văn phòng có
những chức năng cơ bản sau đây:
- Chức năng tham mưu:
Hoạt động của cơ quan phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó có yếu tố chủ
quan (thuộc về người quản lý), bởi vậy muốn ra những quyết định mang tính
khoa học, người quản lý cần căn cứ vào những yếu tố khách quan như những

ý kiến tham gia của các cấp quản lý, của những người trợ giúp. Những ý
kiến đó được văn phòng tập hợp, chọn lọc để đưa ra những kết luận chung
nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, những phương án phán
quyết kịp thời và đúng đắn. Hoạt động này rất cần thiết và luôn tỏ ra hữu
hiệu vì nó vừa mang tính tham vấn (í vị sức ép, gò bó) và mang tính chuyên
sâu trong các trường hợp trợ giúp lãnh đạo (tiếp xúc với nhiều vấn đề nảy
sinh trong thực tế). Chức năng này được gọi là chức năng tham mưu cho các
nhà lãnh đạo, quản lý đơn vị của công tác Văn phòng.
- Chức năng tổng hợp:
Kết quả tham vấn trên đây phải xuất phát từ những thông tin ở cả đầu vào,
đầu ra và thông tin ngược trên mọi lĩnh vực của mọi đối tượng mà văn phòng
là đầu mối thu thập, phân tích, quản lý và sử dụng theo yêu cầu của người
lãnh đạo, quản lý. Quá trình thu thập, quản lý, sử dụng thông tin phải tuân
theo những nguyên tắc, trình tự nhất định mới có thể mang lại hiệu quả thiết
thực. Hoạt động như trên thuộc về chức năng tổng hợp của công tác văn
phòng. Chức năng này không chỉ có tác dụng thiết thực đến chức năng tham
mưu của văn phòng mà còn có vai trò quan trọng đối với sự thành công hay
thất bại của cơ quan, đơn vị. Chính vì ý nghĩa to lớn của chức năng này nên
các tổ chức, đơn vị luôn quan tâm củng cố và hiện đại hoá công tác văn
phòng cho kịp với tốc độ phát triển của thời đại
- Chức năng hậu cần:
Hoạt động của cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất như
nhà cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ, tài chính… Những cái đó thuộc về
hoạt động hậu cần mà văn phòng phải cung ứng đầy đủ, kịp thời cho mọi quá
trình, mọi lúc, mọi nơi.
Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện các chức năng trên.
Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng
định sự cần thiết khách quan tồn tại của cơ quan văn phòng ở mỗi đơn vị, tổ
chức. Trong đó, chức năng tổng hợp là cực kỳ quan trọng, quyết định đến sự
thành bại của công tác văn phòng.

1.1.2.2 Nhiệm vụ của văn phòng.
Trên cơ sở các chức năng chung, cơ bản của mình, văn phòng cần thực hiện các
nhiệm vụ cụ thể sau:
- Xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiện chương
trình đó, bố trí, sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần, tháng, quý, năm
của cơ quan.
- Thu thập, xử lý và tổ chức sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp, báo cáo
tình hình hoạt động của các đơn vị trong cơ quan, đề xuất kiến nghị và các
biện pháp thực hiện phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng.
- Thực hiện công tác Văn thư – Lưu trữ, giải quyết văn thư, tờ trình của các
đơn vị và cá nhân theo quy chế của cơ quan, tổ chức mình với các cơ quan ,
tổ chức khác, cũng như nhân dân nói chung.
- Lập kế hoạch tổ chức, dự toán kinh phí năm, quý, dự kiến phân phối hạn
mức kinh phí báo cáo kế toán, cân đối hàng quý, hàng năm, chi trả tiền
lương, tiền thưởng, chi tiêu nghiệp vụ theo chế độ của Nhà nước và quyết
định của Thủ trưởng.
- Mua sắm trang thiết bị, xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý cơ sở vật chất
kỹ thuật phương tiện làm việc của cơ quan, bảo đảm các yêu cầu cho hoạt
động và công tác của cơ quan.
- Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khoẻ, bảo về trật tự, an toàn
cơ quan, tổ chức phục vụ các cuộc họp, thực hiện công tác lễ tân, tiếp khách
một cách khoa học và văn minh.
- Thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ công chức trong văn
phòng, từng bước hiện đại hoá công tác hành chính văn phòng, chỉ đạo
hường dẫn nghiệp vụ văn phòng cho các văn phòng cấp dưới hay đơn vị
chuyên môn khi cần thiết.
1.2 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ.
1.2.1 Khái niệm về công tác văn thư.
- Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành
công việc của các cơ quan, các tổ chức. Hiệu quả hoạt động quản lý của các cơ

quan, các tổ chức một một phần phụ thuộc vào công tác văn thư làm tốt hay
không tốt. Cũng chính vì điều đó mà hiện nay trong các cơ quan, các tổ chức
công tác văn thư ngày càng được quan tâm nhiều hơn. Đặc biệt trong công cuộc
cải cách hành chính Nhà nước, công tác văn thư là một trong những trọng tâm
được tập trung đổi mới.
- Văn thư vốn là từ Hán gốc dùng chỉ tên gọi chung của các loại văn bản do
cá nhân, gia đình, dòng họ lập ra (đơn từ, nhật ký, di chúc, gia phả…) và văn
bản do các cơ quan nhà nước ban hành (chiếu, chỉ, sắc lệnh…) để phục vụ
cho quản lý, điều hành công việc chung. Thuật ngữ này được sử dụng khá
phổ biến dưới các triều đại phong kiến Trung Hoa và du nhập vào nước ta từ
thời Trung cổ; đặc biệt, dưới triều Nguyễn được sử dụng khá phổ biến trong
các cơ quan nhà nước.
- Ngày nay văn bản đã và đang được các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ
chức kinh tế chính trị- xã hội…dùng để ghi chép và truyền đạt thông tin
phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt công tác. Người ta phải
tiến hành nhiều khâu xử lý đối với chúng như soạn thảo, duyệt, ký văn bản,
chuyển giao, tiếp nhận văn bản, vào sổ đăng ký, lập hồ sơ… Những công
việc này được gọi chung là công tác văn thư và trở thành một thuật ngữ quen
thuộc đối với cán bộ, viên chức các cơ quan, tổ chức. Vậy có thể định nghĩa
công tác văn thư như sau:
Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến
soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ
hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ
quan, tổ chức.
1.2.2 Vai trò0 ý nghĩa của công tác văn thư.
* Vai trò của công tác văn thư.
Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý
nói chung và là nội dung quan trọng trong hoạt động của văn phòng. Trong
văn phòng, công tác văn thư không thể thiếu được, chiếm một phần lớn trong
hoạt động của văn phòng và là một mắt xích trong guồng máy hoạt động

quản lý của cơ quan, đơn vị. Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt
động của các cơ quan, được xem như một bộ phận hoạt động quản lý nhà
nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước.
* Ý nghĩa của công tác văn thư.
- Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những
thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan,
đơn vị nói chung. Công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đầy đủ thông
tin cần thiết. Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác
nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin
bằng văn bản. Về mặt nội dung công việc có thể xếp công tác văn thư vào
hoạt động bảo đảm thông tin cho công tác quản lý mà văn bản chính là
phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến những thông tin mang tính pháp
lý.
- Thực hiện tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ
quan nhanh chóng, chính xác, nâng cao chất lượng. đúng chính sách, đúng
chế độ, giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước; hạn chế được bệnh quan
liêu, giảm bớt giấy tờ không cần thiết và hạn chế việc lợi dụng sơ hở trong
việc quản lý văn bản để làm những việc trái pháp luật.
- Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ chứng cứ về hoạt động của cơ
quan. Nội dung của các văn bản phản ánh hoạt động của các cơ quan cũng
như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong cơ quan.
Nếu trong quá trình hoạt động của các cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ,
nội dung văn bản chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan
thì khi cần thiết, các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt
động của cơ quan một cách chân thực.
- Công tác văn thư nề nếp sẽ bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo
điều kiện làm tốt công tác lưu trữ. Nguồn bổ sung chủ yếu thường xuyên kho
tài liệu lưu trữ quốc gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị từ văn thư được nộp
vào kho lưu trữ của cơ quan. Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ
quan cần phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ và kho lưu trữ. Hồ sơ

lập càng hoàn chỉnh, văn bản giữ lại càng đầy đủ thì chất lượng tài liệu lưu
trữ càng được tăng lên bấy nhiêu; đồng thời công tác lưu trữ có điều kiện
thuận lợi để triển khai các mặt nghiệp vụ. Ngược lại, nếu chất lượng hồ sơ
lập không tốt, văn bản giữ lại không không đầy đủ thì chất lượng hồ sơ tài
liệu nộp vào lưu trữ thấp, gây khó khăn cho công tác lưu trữ trong việc tiến
hành nghiệp vụ, làm cho tài liệu phòng lưu trữ không được hoàn chỉnh.
1.2.3 Yêu cầu của công tác văn thư.
Đứng trước đòi hỏi của hoạt động quản lý Nhà nước, công tác văn thư ở
các cơ quan, đơn vị trong quá trình thực hiện các nội dung của công văn,
giấy tờ phải đảm bảo những yếu cầu hết sức cơ bản. Thể hiện việc đáp ứng
các đòi hỏi về nhu cầu quản lý Nhà nước ở từng lĩnh vực, khía cạnh của cuộc
sống, từ đó công tác văn thư có những yêu cầu cơ bản sau:
- Yêu cầu nhanh chóng:
Quá trình quản lý công việc của cơ quan phụ thuộc rất nhiều vào việc xây
dựng văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản. Dó đó, xây dựng văn
bản nhanh chóng, giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phần vào việc giải quyết
nhanh mọi công việc của mỗi cơ quan.
Nội dung mỗi văn bản đều chứa đựng một sự việc nhất định, nếu giải quyết
văn bản chậm làm giảm tiến độ giải quyết công việc chung của mỗi cơ quan,
đồng thời làm giảm ý nghĩa những sự việc được nêu ra trong mỗi văn bản.
- Yêu cầu chính xác:
Trong quá trình thực hiện, yêu cầu chính xác đòi hỏi công tác văn thư
phải đảm bảo các yêu cầu sau:
+ Chính xác về nội dung văn bản tức là nội dung văn bản phải chính xác
tuyệt đối về mặt pháp lý, dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải hoàn toàn
chính xác và số liệu phải đầy đủ, chứng cứ rõ ràng.
+ Chính xác về thể thức văn bản, văn bản ban hành phải có đầy đủ các
yếu tố do Nhà nước quy định, mẫu trình bày phải theo đúng tiêu chuẩn Nhà
nước ban hành.
+ Chính xác về các khâu kỹ thuật, nghiệp vụ: yêu cầu về tính chính xác

phải được quán triệt một cách đầy đủ trong các khâu nghiệp vụ như đánh
máy văn bản, đăng ký và chuyển giao văn bản. Yêu cầu chính xác còn phải
được thể hiện trong việc thể trong việc thực hiện đúng các chế độ quy định
của Nhà nước.
- Yêu cầu bí mật:
Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có nhiều vấn đề
thuộc phạm vi bí mật của cơ quan, bí mật của Nhà nước. Vì vây, trong quá
trình tiến hành xây dựng văn bản và tổ chức giải quyết văn bản phải đảm bảo
giữ gìn bí mật.
Khi lựa chọn cán bộ văn thư phải quán triệt tinh thần giữ gìn bí mật của
cơ quan. Về khía cạnh nhất định, yêu cầu bí mật trong công tác văn thư còn
phải thể hiện ở việc giữ gìn bí mật nội dung những công việc mới chỉ được
bàn bạc chưa được đưa thành các quyết định chính thức của các cơ quan
hoặc chưa được ban hành thành văn bản.
- Yêu cầu hiện đại:
Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liền với
việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Vì vậy yêu cầu
hiện đại hoá công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề bảo đảm
cho công tác quản lý Nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng có
năng suất, chất lượng cao. Hiện đại hoá công tác văn thư ngày nay trước hết
nói đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư và thực
hiện trang bị các thiết bị văn phòng.
1.2.4 Nội dung của công tác văn thư.
1.2.4.1 Công tác xây dựng và ban hành văn bản.
Những công văn giấy tờ, tài liệu được hình thành trong hoạt động quản lý
của các cơ quan Nhà nước, Doanh nghiệp Nhà nước, các tổ chức Chính trị -
Xã hội, kinh tế, đơn vị vũ trang… gọi chung là văn bản.
Công tác xây dựng văn bản bao gồm các công việc sau:
- Soạn thảo văn bản:
Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của công ty và những mục

đích yêu cầu nhất định để làm ra một văn bản nhằm giải quyết một công việc
cụ thể hoặc điều chỉnh một quan hệ xã hội nào đó. Có nhiều phương pháp
soạn thảo văn bản như: Đánh máy trực tiếp, đọc cho người khác đánh máy,
soạn thảo trên máy vi tính, viết tay bản thảo…
- Trình duyệt bản thảo:
Tất cả các bản thảo đều phải được duyệt trước khi đưa đánh máy và trình
ký, người duyệt văn bản ký tắt vào bản thảo mà mình đã duyệt. Những văn
bản gửi đi do Thủ trưởng hoặc Phó Thủ trưởng Công ty ký đều phải được
Chánh Văn phòng xem xét về thủ tục, thể thức văn bản trước khi trình ký và
ban hành.
- Bổ sung và xử lý kỹ thuật văn bản:
Trong quá trình xem xét, nếu thấy có thiếu sót về nội dung hoặc chưa
đúng thể thức thì Chánh Văn phòng sẽ yêu cầu bổ sung, chỉnh sửa lần cuối
rồi đánh máy, in sao văn bản.
- Ký và ban hành văn bản:
Văn bản sau khi ký sẽ chuyển sang bộ phận văn thư để làm các thủ tục
ban hành.
1.2.4.2 Công tác tổ chức quản lý và quản lý văn bản.
1.2.4.2.1 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến.
* Khái niệm văn bản đến:
Văn bản đến là những công văn, giấy tờ, tài liệu, thư từ, sách báo...do các cơ
quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân bên ngoài gửi đến.
* Một số nguyên tắc chung về việc tiếp nhận văn bản đến.
- Tất cả văn bản đến cơ quan đều phải đăng ký vào sổ, quản lý thống nhất ở
văn thư.
- Văn bản đến phải được xử lý nhanh chóng, chính xác và giữ gìn bí mật.
- Văn bản đến phải trình Thủ trưởng cơ quan, qua văn phòng hoặc trưởng
phòng hành chính trước khi phân phối cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết.
- Các cá nhân, đơn vị, khi nhận văn bản đến phải đăng ký nhận vào sổ
chuyển giao văn bản của văn thư.

* Nội dung quản lý văn bản đến.
Bước1:Tiếp nhận và kiểm tra sơ bộ văn bản đến.
Khi tiếp nhận văn bản đến cơ quan, người trực tiếp nhận văn bản phải
kiểm tra xem có đúng văn bản tài liệu gửi cho cơ quan mình không, số lượng
văn bản (số lượng bì văn bản) có đủ không. Nếu thấy thiếu thì hỏi lại người đưa
văn bản cho mình.
Kiểm tra phong bì có nguyên vẹn hoặc dấu hiệu bị bóc, rách, bị mất văn
bản bên trong phong bì không. Nếu có thì phải báo cho người phụ trách công
tác văn thư của cơ quan biết và phải lập biên bản với người đưa văn bản đến cơ
quan.
Bước 2: Phân loại sơ bộ.
Sau khi đã nhận đủ số lượng văn bản gửi cho cơ quan mình, bộ phận văn
thư phải tiến hành phân loại các văn bản nhận được thành hai loại (loại phải
đăng ký và loại không phải đăng ký).
- Loại phải đăng ký: Tất cả các văn bản, giấy tờ gửi cho cơ quan (ghi tên
cơ quan, tên đơn vị tổ chức trong cơ quan), gửi Thủ trưởng cơ quan hoặc
những người có chức vụ lãnh đạo trong cơ quan (ghi chức danh hoặc ghi
đích danh của họ).
- Loại không phải đăng ký: Tất cả các thư từ riêng, sách báo, tạp chí, bản
tin…
Bước 3: Bóc bì văn bản:
Những phong bì có dấu hiệu chỉ mức độ “khẩn” phải được bóc ngay sau
khi nhận.
Khi bóc bì văn bản không để làm rách văn bản, không làm mất phần số,
ký hiệu của các văn bản đã được ghi ở ngoài phong bì và không làm mất dấu
bưu điện trên phong bì.
- Với văn bản thường:
Sau khi phân loại văn bản, tiến hành bóc bì, lấy văn bản ra phải nhẹ tay tránh
làm rách văn bản, đối chiếu số, ký hiệu văn bản đã được ghi ở ngoài phong bì,
ký hiệu đã được ghi trên từng văn bản. Khi phát hiện những văn bản gửi không

đúng, phải trả lại cho cơ quan đã gửi văn bản đó.
Nếu có phiếu gửi: Sau khi nhận đủ văn bản phải ký xác nhận và đóng dấu
lên phiếu gửi, rồi gửi trả lại cơ quan gửi văn bản.
Đối với những văn bản có ngày tháng ghi trên văn bản và ngày tháng nhận
văn bản cách nhau quá xa nên giữ lại phong bì.
- Văn bản mật:
Sau khi bóc bì ngoài thấy dấu hiệu chỉ mức độ mật, nếu được cơ quan phân
công bóc bì, đăng ký văn bản mật thì tiến hành bóc bì như đối với văn bản
thường. Nếu cơ quan không phân công nhiệm vụ bóc bì, đăng ký văn bản mật
thì chỉ bóc bì ngoài, bì trong giữ nguyên không được bóc mà phải chuyển cả bì
cho người có trách nhiệm bóc bì đăng ký văn bản mật.
Bước 4: Đóng dấu đến, ghi số đến, ghi ngày đến:
Với bước này mục đích là xác nhận văn bản đã qua văn thư và ghi nhận
ngày tháng văn bản đến cơ quan.
Khi giải quyết và xử lý văn bản đến Thủ trưởng cần phải đảm bảo nguyên
tắc: Kiên quyết không xem xét văn bản đến khi văn bản mà cán bộ trình không
có dấu “đến”.
Dấu đến có kích cỡ (5×3)cm như mẫu dưới đây:
MẪU DẤU ĐẾN
Bước 5: Xin ý kiến phân phối văn bản đến.
Văn thư chuyển những văn bản đã được đóng dấu đến trình lên thủ
trưởng cơ quan hoặc người phụ trách quản lý công tác văn thư đển xin ý kiến
phân phối văn bản. Căn cứ vào ý kiến đó văn thư sẽ chuyển văn bản đến các
đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết.
Lưu ý: Khi sắp xếp văn bản trình người có thẩm quyền thì những văn bản
có dấu “khẩn” phải được xếp lên cùng.
Bước 6: Vào sổ văn bản đến.
TÊN CƠ QUAN NHẬN VĂN BẢN
ĐẾN
Số đến………………….

Ngày đến……………….
Chuyển…………………
Lưu hồ sơ
số……………………….
TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢNTên cơ quan (đơn vị)
Năm
Quyển số:
Từ số......................Đến số.....................Từ ngày..................Đến ngày................
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
Công việc này mục đích nhằm nắm được số lượng văn bản đến cơ quan,
nội dung của văn bản đến cũng như biết được đối tượng giải quyết văn bnả
đến.
Khi vào sổ tránh trùng số hoặc bỏ sót số gây khó khăn cho việc thống kê
và tra cứu tài liệu. Có thể đăng ký văn bản đến bằng các hình thức như: Sổ,
thẻ đăng ký hoặc bằng máy vi tính. Văn bản đến ngày nào thì vào sổ ngày
đó. Tùy theo số lượng văn bản nhiều hay ít mà lập các sổ cho phù hợp.
Nếu số lượng văn bản nhiều thì lập các sổ như sau:
- 01 Sổ đăng ký các văn bản quy phạm pháp luật.
- 01 Sổ đăng ký văn bản thường của các đơn vị khác.
- 01 Sổ đăng ký văn bản “mật”.
- 01 Sổ đăng ký đơn thư.
Nếu số lượng văn bản ít thì lập các sổ sau:
- 01 Sổ đăng ký văn bản “mật”.
- 01 Sổ đăng ký chung cho tất cả các văn bản gửi đến.
MẪU SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
Bìa ngoài:
Phần ghi trong sổ:
Ngày
đến
Số đến

Nơi gửi
văn
bản
Số/ ký
hiệu
văn
bản
Ngày
tháng
văn bản
Trích
yếu
Lưu hồ
sơ
Nơi
nhận
hoặc
người
nhận
Ký
nhận
Ghi
chú
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10)
Lưu ý: Đối với những cơ quan có số lượng văn bản đến ít, chỉ sử dụng một
sổ để đăng ký văn bản đến và các đơn vị (bộ phận) nhận văn bản cùng nằm
trong một khu vực, thì cột (9) để người nhận văn bản ký .
Sổ đăng ký văn bản “mật” đến gồm có 11 cột (như mẫu đăng ký văn bản đến
thường, thêm cột mức độ “mật” sau cột “trích yếu”.Bìa sổ cũng giống như bìa
sổ đăng ký văn bản thường.

* Sổ đăng ký đơn, thư:
Mẫu bìa: Giống mẫu bìa của sổ đăng ký văn bản thường chỉ khác tên sổ “Sổ
đăng ký đơn, thư”.
Phần đăng ký bên trong của sổ đăng ký đơn thư:
Bước 7: Phân phối chuyển giao văn bản đến.
*:Trình xin ý kiến phân phối:
Sau khi bóc bì, đóng dấu “đến” lên văn bản, nhân viên văn thư đăng ký
một phần vào sổ rồi trình tất cả các văn bản, giấy tờ đã nhận được cho người
phụ trách văn phòng của cơ quan xem xét và trình lên Thủ trưởng cơ quan
hoặc người được Thủ trưởng cơ quan uỷ quyền để ghi ý kiến phân phối lên
văn bản.
* Chuyển giao văn bản đến:
Tất cả các văn bản đến cơ quan, sau khi đã có ý kiến phân phối của người
phụ trách phải được chuyển ngay đến tận tay người có trách nhiệm nghiên
cứu, giải quyết. Không để văn bản chạy vòng qua nơi không có trách nhiệm
giải quyết văn bản, không chuyển văn bản chậm.
Ngày
đến
Số
đến
Họ tên địa
chỉ người
gửi
Ngày
tháng
đến
Trích
yếu nội
dung
Đơn vị

(người) nhận
giải quyết
Nội dung giải quyết
số/ký hiệu công văn trả
lời
Ghi
chú
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
Các văn bản có đóng dấu chỉ mức độ khẩn phải chuyển đến tay người có
trách nhiệm giải quyết chậm nhất là 30 phút (nếu trong giờ hành chính) và 1
giờ (nếu ngoài giờ hành chính).
Khi chuyển giao văn bản phải trao tận tay người có thrách nhiệm giải
quyết, không nhờ người khác hoặc đơn vị khác chuyển hộ.
Trường hợp một văn bản liên quan đến nhiều đơn vị, cá nhân cùng giải
quyết thì phải nhận tài liệu đó rồi mới chuyển tới nơi nhận.
Khi chuyển giao văn bản phải đăng ký vào sổ và phải có ký nhận của
người nhận văn bản.
MẪU SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN
Ngày chuyển Số đến
Đơn vị hoặc
(người nhận)
Ký nhận Ghi chú
(1) (2) (3) (4) (5)
Đối với văn bản “mật” : Mẫu sổ chuyển giao văn bản “mật” giống như sổ
chuyển giao văn bản thường, chỉ thêm cột “mức độ mật” sau cột (3).
Bước 8: Tổ chức giải quyết và theo dõi văn bản đến của cơ quan.
* Tổ chức giải quyết văn bản đến:.
- Đối với văn bản thường:
Nội dung công việc nêu trong văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của cán
bộ, đơn vị nào, thì do cán bộ đơn vị đó trực tiếp giải quyết.

Các cán bộ thừa hành, sau khi nhận được văn bản, phải nghiên cứu, nắm
vững các vấn đề cần giải quyết, xử lý kịp thời các vấn đề đó. Những công
việc có liên quan đến các cán bộ khác, bộ phận khác phải khẩn trương phối
hợp để cùng giải quyết tốt công việc. Không được tự ý chuyển văn bản cho
bộ phận khác, cơ quan khác khi chưa có ý kiến của lãnh đạo.
Tất cả các văn bản đến cơ quan phải được xem xét giải quyết nhanh. +
Đối với những công việc khẩn cấp, cần thiết đột xuất phải xin ý kiến giải
quyết ngay khi nhận được văn bản.
+ Đối với những văn bản khác gửi đến để xin ý kiến lãnh đạo, khi có ý
kiến của lãnh đạo ghi ở lề văn bản, không được đóng dấu lên lề văn bản đó
mà phải soạn thảo văn bản trả lời dựa vào ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo. +
Những văn bản có ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo phải lưu trong hồ sơ công
việc của cán bộ thừa hành.
Chỉ cán bộ lãnh đạo mới được ghi ý kiến lên lề văn bản, những ý kiến đề
xuất của cán bộ thừa hành phải ghi rõ lên tờ giấy trắng khác, kèm theo văn
bản đó. Các đơn vị trong cơ quan không được tự ghi dấu gạch chân các dòng
hoặc ghi thêm ý kiến vào văn bản đến.
Những văn bản đề cập đến những vấn đề quan trọng như chủ trương, chương
trình, kế hoạch công tác, những văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác của cấp
trên đối với cơ quan… phải do thủ trưởng, phó thủ trưởng cơ quan giải
quyết.
Đối với những vấn đề liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận, Thủ
trưởng cơ quan cần tham khảo ý kiến của cán bộ, bộ phận liên quan trước
khi giải quyết. Khi trình lãnh đạo xin ý kiến giải quyết một công việc gì, cán
bộ thừa hành phải trình tất cả các văn bản có liên quan đến văn bản mới nhận
được.
- Đối với văn bản mật:
Nhân viên văn thư phải trao tận tay văn bản mật cho người có trách
nhiệm giải quyết, không được tự ý bóc văn bản khi thấy có dấu hiệu chỉ mức
độ mật.

Bất kỳ người nào được biết những điều bí mật, được giữ văn bản, tài liệu
mật phải thực hiện các quy định sau:
- Chỉ phổ biến những vấn đề bí mật trong phạm vi những người có trách
nhiệm.
- Không được mang văn bản, tài liệu mật về nhà riêng hoặc mang theo đi
công tác (nếu văn bản đó không liên quan đến chuyến đi công tác). Khi
cần thiết phải mang văn bản, tài liệu mật về nhà, hoặc đi công tác phải
được sự đồng ý của Thủ trưởng cơ quan. Khi cần mang văn bản tài liệu
mật đi công tác, không được giao cho người khác giữ hộ, không được để
bất kỳ nơi nào không có người có trách nhiệm giữ gìn.
- Không sao chụp, ghi chép những điều bí mật của văn bản. Không được
trao đổi những điều bí mật trong điều kiện không đảm bảo an toàn.
* Tổ chức kiểm tra văn bản đến:
Mục đích: Nhằm nâng cao hiệu quả và tiến độ giải quyết công việc của cơ
quan.
Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm kiểm tra việc giải quyết văn bản so
với quy định, chế độ, chính sách của Đảng và Nhà nước.
Phụ trách công tác văn thư của cơ quan có trách nhiệm kiểm tra việc phân
phối và tiến độ chuyển giao văn bản.
Phụ trách công tác văn thư của cơ quan có trách nhiệm kiểm tra việc giải
quyết văn bản so với thời hạn quy định.
Nhân viên văn thư cơ quan có trách nhiệm kiểm tra tiến độ giao nhận văn
bản, độ chính xác và thủ tục giao nhận văn bản. Toàn bộ việc kiểm tra trên
có thể lập sổ kiểm tra hoặc kiểm tra bằng máy tính.
1.2.4.2.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi.
* Khái niệm văn bản đi:
Văn bản đi là tất cả những văn bản, giấy tờ do cơ quan gửi đi.
* Nguyên tắc chung về việc tổ chức và quản lý văn bản đi.
Tất cả văn bản, giấy tờ do cơ quan gửi ra ngoài đều phải đăng ký và làm thủ
tục gửi đi ở văn thư cơ quan.

* Nội dung quản lý văn bản đi.
Bước 1: Kiểm tra thể thức văn bản.