Tìm hiểu chức năng, nhiêm vụ của cơ quan và tham mưu cho lãnh đạo cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại UBND phường ngọc trạo

LỜI CẢM ƠN
Trên thực tế không có thành công nào là không gắn liền với sự hỗ trợ,
giúp đỡ dù ít hay nhiều,dù trực tiếp hay gián tiếp của người khác. Trong suốt
quá trình từ khi bắt đầu học tập tại trường, em đã nhận được rất nhiều sự quan
tâm, giúp đỡ từ phía thầy,cô, bạn bè. Với lòng biết ơn sâu sắc, em xin chân thành
cảm ơn quý thầy cô trong Trường Đại học Nội Vụ đã truyền đạt tri thức cho
chúng em. Em xin gửi lời cảm ơn đến thầy, cô trong khoa Văn thư – Lưu trữ đã
luôn chỉ bảo tận tình chúng em trong suốt quá trình học tập. Đặc biệt là giảng
viên Ngô Thị Kiều Oanh – bộ môn Quản lý nhà nước về công tác văn thư – lưu
trữ đã hướng dẫn giúp đỡ em tận tình trong suốt quá trình em thực hiện đề tài.
Trong quá trình khảo sát và nghiên cứu em đã gặp khá nhiều khó khăn,
mặt khác do trình độ nghiên cứu còn hạn chế và những nguyên nhân khác nên
dù cố gắng song đề tài của em không tránh khỏi những hạn chế, thiếu sót. Vì
vậy, em rất mong nhận được sự đóng góp của các thầy cô trong trường.
Những ý kiến đóng góp của mọi người sẽ giúp em nhận ra hạn chế và qua
đó em có thêm những nguồn tư liệu mới trên con đường học tập cũng như
nghiên cứu sau này.
Em xin chân thành cảm ơn!


LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đây là kết quả nghiên cứu của em trong thời gian qua.
Các thông tin, số liệu, kết quả nêu trong bài là do em tự thu thập, xử lý, trích dẫn
tuyệt đối không có bất kì sự sao chép không hợp lệ từ các tài liệu khác.
Em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông
tin sử dụng trong công trình nghiên cứu này.


MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN


DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
STT
01
02
03
04
05
06

Chữ viết tắt
VB
VT
LT
CBCCVC
UBND
HĐND

Chữ viết tắt đầy đủ
Văn bản
Văn thư
Lưu trữ
Cán bộ, công chức, viên chức
Ủy ban nhân dân
Hội đồng nhân dân


LỜI NÓI ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài
Ngày nay, hầu hết các cơ quan, doanh nghiệp đều không thể thiếu một bộ
phận đó chính là văn phòng. Chính vì vậy, VT – LT ngày càng khẳng định được
vai trò và vị trí của mình trong công cuộc đổi mới đất nước.
Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng nhiệm vụ khác nhau nhưng đều
có đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động sản sinh ra giấy tờ, tài liệu liên
quan và những văn bản, tài liệu đó đều được lưu giữ và sử dụng khi cần thiết.
Do đó, công tác văn thư, lưu trữ trở thành “huyết mạch” trong hoạt động văn
phòng của cơ quan, tổ chức.
Cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh vực đều được
hiện đại hoá, nền hành chính nhà nước cũng có sự phát triển để phù hợp với thực
tiễn. Với vai trò quan trọng của công tác VT – LT trong lĩnh vực quản lý hành
chính, Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm, đã và đang có những chủ chương,
chính sách ngày càng hiện đại công tác này.
UBND phường Ngọc Trạo rất chú trọng về công tác văn thư, lưu trữ và
xem đây là một nhiệm vụ then chốt trong việc quản lý và chỉ đạo mọi hoạt động
của cơ quan. Vì thế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan đã đi vào nền nếp và
đạt được những kết quản đáng khích lệ. Bên cạnh những kết quả đạt được vẫn
còn tồn tại một số hạn chế nhất định như: công tác tổ chức nhân sự làm văn thư,
lưu trữ chưa được kiện toàn; đội ngũ cán bộ còn yếu về chuyên môn, thiếu về số
lượng; hệ thống các văn bản quản lý, chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ còn
thiếu;… Nhằm sớm khắc phục tình trạng trên, lãnh đạo từng bước chấn chỉnh,
tăng cường công tác văn thư, lưu trữ cần phải nhanh chóng tìm ra các biện pháp
để thay đổi cách tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ sao cho có tính khoa
học và mang lại hiệu quả cao.
Xuất phát từ những thực tế đó em đã chọn chuyên đề “Tìm hiểu chức
năng, nhiêm vụ của cơ quan và tham mưu cho lãnh đạo cơ quan thực hiện
nhiệm vụ quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại UBND phường Ngọc Trạo” để
nghiên cứu và làm bài tiểu luận.
2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

5


- Nghiên cứu, tìm hiểu khái quát về tổ chức và hoạt động của UBND
phường Ngọc Trạo; chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức.
- Khảo sát thực trạng về công tác tổ chức, quản lý về VT, LT.
- Đánh giá thực trạng và tham mưu cho lãnh đạo trong công tác tổ chức,
quản lý về VT, LT.
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
* Đối tượng nghiên cứu
Đề tài sẽ tập trung tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ của UBND phường
Ngọc Trạo và tham mưu cho lãnh đạo thực hiện nhiệm vụ quản lý công tác văn
thư, lưu trữ.
* Phạm vi nghiên cứu
Thực trạng công tác tổ chức về VT, LT của UBND phường Ngọc Trạo từ
năm 2013 đến nay.
4. Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp đọc và nghiên cứu tài liệu
- Phương pháp điều tra thực tiễn
- Phương pháp phân tích và tổng hợp
- Phương pháp quan sát
- Phương pháp so sánh
- Phương pháp thu thập và xử lý thông tin
5. Đóng góp của đề tài.
-

Về lý luận: nhằm đưa ra các giải pháp tối ưu để nâng cao hiệu quả trong công

-

tác văn thư, lưu trữ tại UBND phường Ngọc Trạo.
Về mặt thực tiễn: qua thực tiễn nghiên cứu đã giúp em thấy được những mặt tồn
tại và hạn chế trong công tác văn thư, lưu trữ tại UBND phường, để từ đó đề
xuất các giải pháp thiết thực nhằm giúp hoàn thiện hơn trong công tác văn thư,
lưu trữ UBND phường. Kết quả của quá trình nghiên cứu giúp UBND phường
khắc phục những mặt hạn chế còn tồn tại và phát huy tối ưu hiệu quả công tác
văn thư, lưu trữ nơi đây hơn nữa.
6. Cấu trúc của đề tài
6


Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo và phụ lục, bài báo cáo
được cấu trúc gồm 3 chương:
Chương 1: Khái quát về Ủy ban nhân dân phường Ngọc Trạo.
Chương 2: Tình hình thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại UBND
phường Ngọc Trạo.
Chương 3: Tham mưu cho lãnh đạo UBND phường Ngọc Trạo thực hiện
nhiệm vụ quản quản lý công tác văn thư, lưu trữ.

7


CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG
NGỌC TRẠO
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Ủy
ban nhân dân phường Ngọc Trạo
1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển
Năm 1954, hình thành tiểu khu Quang Trung.
Năm 1971, sát nhập thêm một số tụ điểm dân cư như trại cá Lai Thành,
Tân Bình vào tiểu khu Quang Trung.

Năm 1981, phường Ngọc Trạo được thành lập theo cơ sở địa giới và dân
cư tiểu khu Quang Trung.
UBND phường Ngọc Trạo từ khi thành lập đã nhận được sự lãnh đạo, chỉ
đạo sát sao của Đảng, chính quyền và sự giúp đỡ của các sở, ban, ngành thành
phố Thanh Hóa. Trải qua 36 năm hoạt động, hệ thống cơ quan Đảng, chính
quyền và đoàn thể UBND phường vừa xây dựng, kiện toàn bộ máy vừa thực
hiện chức năng, nhiệm vụ của mình trong công tác lãnh đạo, tổ chức bộ máy
chính quyền nhà nước ở địa bàn quận trên các lĩnh vực: kinh tế, văn hoá, xã hội,
chính trị, an ninh quốc phong, dân tộc, tôn giáo, tài nguyên môi trường...
1.1.2. Chức năng của UBND phường Ngọc Trạo
UBND phường Ngọc Trạo là cơ quan chấp hành của HĐND thành phố
Thanh Hóa, đồng thời là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách
nhiệm trước HĐND cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên. UBND phường
chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các VB của cơ quan nhà nước cấp
trên và nghị quyết của HĐND cung cấp nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương,
biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện
các chính sách khác trên địa bàn. UBND phường thực hiện chức năng quản lý
nhà nước ở địa phương, góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong
bộ máy quản lý nhà nước từ trung ương tới cơ sở.
1.1.3. Nhiệm vụ của UBND phường Ngọc Trạo
* Trong lĩnh vực kinh tế:
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm
8


- Lập dự toán thu - chi ngân sách nhà nước trên địa bàn phường; dự toán
thu, chi ngân sách phường
- Tổ chức thực hiện ngân sách phường; hướng dẫn, kiểm tra UBND
phường xây dựng và thực hiện ngân sách
- Phê chuẩn kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội của phường.

* Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải:
- Xét duyệt quy hoạch xây dựng các phường, điểm dân cư trên địa bàn
phường
- Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng
cơ sở theo sự phân cấp
- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kểm tra việc thực
hiện pháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lý
đất ở và quỹ nhà thuộc sở hữu của nhà nước trên địa bàn phường.
* Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể
thao:
- Xây dựng và tổ chức thực hiện các chương trình, đề án phát triển văn
hoá, giáo dục, thông tin, thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn
- Tổ chức và thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cập giáo dục,
quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ chức các
trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa bàn phường
- Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phong
trào về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá – thông tin, thể dục thể
thao; bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắng
cảnh do phường quản lý
- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế, quản lý các trung tâm y tế,
trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch
bệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương
tựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số kế hoạch hoá
gia đình
- Tổ chức chỉ đạo dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động; tổ
9


chức thực hiện phong trào xoá đói giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ thiện,
nhân đạo.

* Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên, môi trường:
- Thực hiện biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụ sản
xuất và đời sống nhân dân trên địa bàn phường
- Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường
- Tổ chức thực hiện và kiểm tra các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn
đo lường và chất lượng sản phẩm; ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả,
hàng kém chất lượng trê địa bàn phường.
* Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội:
- Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự, quyết định việc nhập
ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường
hợp vi phạm theo quy định của pháp luật
- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ gữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây
dựng lực lượng công an nhân dân quận vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước;
thực hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và hành
vi vi phạm pháp luật khác trên địa bàn phường
- Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ
an ninh, trật tự, an toàn xã hội.
* Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo:
- Tuyên truyên, giáo dục, phổ biến, chính sách pháp luật về dân tộc và tôn
giáo
- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế
hoạch, dự án phát triển kinh tế - xã hội đối với đồng bào dân tộc thiểu số
- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn
giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo của công dân sống trên địa bàn phường
- Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng,
tôn giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của pháp
luật và chính sách của nhà nước theo quy định của pháp luật.
* Trong việc thi hành pháp luật:
10

- Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên tuyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc
chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà
nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp
- Tổ chức thực hiện và chỉ đạo UBND phường thực hiện biện pháp bảo vệ
tài sản nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế, bảo
vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, cá quyền và lợi ích hợp pháp
khác của công dân
- Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn phường
- Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định
- Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước; tổ
chức tiếp dân, giải quết kịp thời kiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân.
* Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính:
- Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân theo quy định
của pháp luật
- Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan
chuyên môn thuộc UBND cấp mình theo hướng dẫn của UBND cấp trên
- Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp
của UBND cấp trên
- Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của phường.
1.1.4. Cơ cấu tổ chức của UBND phường Ngọc Trạo
UBNĐ phường Ngọc Trạo do HĐND cùng cấp bầu ra, gồm có 01 Chủ
tịch, 02 Phó chủ tịch và các ủy viên ủy ban. Chủ tịch UBND là đại biểu HĐND.
Tổ chức, chức năng nhiệm vụ của các ủy viên UBND là do Chủ tịch UBND quy
định.
Hiện nay, trong cơ quan gồm có 28 cán bộ, công chức trong biên chế của
cơ quan, còn lại là hợp đồng, hầu hết các cán bộ làm việc tại đây đều được đào
tạo với trình độ Đại học, Cao đẳng, Trung cấp chuyên nghiệp.
UBND phường Ngọc Trạo có cơ cấu tổ chức như sau:
- Chủ tịch UBND phường: là người đứng đầu UBND phường, có nhiệm

vụ quản lý điều hành toàn bộ các hoạt động của UBND phường.
11


- Phó chủ tịch (Văn xã): quản lý các hoạt động Văn hóa - Xã hội trên toàn
phường và báo cáo chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND phường.
- Phó chủ tịch (Đô thị): Theo dõi, giải quyết các công việc về kinh tế, đất
đai, thanh tra xây dựng, giải phóng mặt bằng trên địa bàn huyện và chương trình
xây dựng cơ bản trước Chủ tịch UBND phường.
- UBND phường Ngọc Trạo có các phòng, ban như sau:
+ Phòng Tài chính – Kế hoạch
+ Phòng Kinh tế
+ Phòng Tài nguyên – Môi trường
+ Phòng Lao động, thương binh và xã hội
+ Phòng Văn hóa – Thông tin
+ Phòng Quản lý đô thị
+ Phòng Tư pháp – Hộ tịch
+ Văn phòng – Thống kê
+ Phòng Y tế
+ Phòng Thanh tra xây dựng

12


CHƯƠNG 2:TÌNH HÌNH THỰC HIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU
TRỮ TẠI UBND PHƯỜNG NGỌC TRẠO.
2.1. Tình hình thực hiện hoạt động quản lý về công tác văn thư, lưu
trữ tại UBND phường Ngọc Trạo.
2.1.1. Tổ chức thiết lập bộ phận văn thư – lưu trữ
Theo Quyết định số 428/QĐ-UBND ngày 01/9/2015 của UBND Quy định

chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các đơn vị trực thuộc cơ quan thì Bộ phận
VT trực thuộc Văn phòng – Thống kê. Bộ phận VT – LT UBND phường Ngọc
Trạo được bố trí 02 cán bộ chuyên trách là Cầm Thị Thoa và Nguyễn Thị Lan
Phương. Cả hai cán bộ đều tốt nghiệp chuyên ngành Văn thư – Lưu trữ Trường
Đại học Nội vụ Hà Nội.
UBND phường Ngọc Trạo áp dụng hình thức VT tập trung. Mọi VB đến
và VB đi đều tập trung tại VT cơ quan để làm thủ tục đăng kí. Sau khi làm thủ
tục đăng kí VB vào phần mềm quản lý VB đi - đến, cán bộ VT sẽ trình lên lãnh
đạo cho ý kiến chỉ đạo và cuối cùng sẽ nhân bản để chuyển giao tới các đơn vị
có trách nhiệm giải quyết. Ngoài hai cán bộ chuyên trách về VT thì các phòng,
ban, đơn vị của phường không có văn thư riêng.
Bộ phận văn thư – lưu trữ được bố trí chung một phòng ở tầng trệt, nhà
kho A1 trụ sở cơ quan.
2.1.2. Tổ chức xây dựng, ban hành và thực hiện các văn bản quy định
về công tác văn thư – lưu trữ
Ngay từ khi thành lập, công tác VT, LT của UBND phường Ngọc Trạo đã
được quan tâm, chú trọng và đặt lên hàng đầu. Vì bộ phận VT cơ quan được ví
như cả bộ mặt của cơ quan. Làm tốt công tác VT, LT thì các hoạt động của cơ
quan sẽ được thực hiện tốt. Do vậy, việc tổ chức, quản lý, hướng dẫn và thực
hiện công tác VT, LT luôn gắn với các VB Quy phạm pháp luật, các VB hướng
dẫn chỉ đạo nghiệp vụ về công tác VT của Chính phủ, Bộ Nội vụ, Cục VT và LT
Nhà nước.
+ Về Công tác Văn thư
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về Công
13


tác văn thư;
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ, Nghị
định sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08

tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
- Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 của Bộ Nội Vụ hướng
dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ - Cơ quan
ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND các cấp.
- Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ
Nội Vụ - Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản.
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội
vụ, Thông tư hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào
lưu trữ…
+ Về Công tác Lưu trữ
- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội về Luật
lưu trữ.
- Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/12/2004 của Cục Văn thư
và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính.
- Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 của Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn tiêu huỷ tài liệu hết giá trị.
- Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
về việc ban hành Quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy” theo tiêu chuẩn ISO
9001:2000…
Đây là những căn cứ pháp lý quan trọng để UBND phường Ngọc Trạo
xây dựng, ban hành quy chế, quy định cho UBND phường và thực hiện có hiệu
quả, phù hợp với quy định của pháp luât.
Nhìn chung công tác VT, LT của UBND phường Ngọc Trạo đã được sự
quan tâm chú trọng của các cấp lãnh đạo và ngày càng đi vào hoạt động có hiệu
quả để phục vụ cho hoạt động của UBND phường.

14

2.1.3. Quản lý đào tạo, bồi dưỡng nhân sự làm văn thư – lưu trữ
Đào tạo và bồi dưỡng là hoạt động để duy trì và nâng cao chất lượng
nguồn nhân lực của tổ chức, là điều kiện quyết định để tổ chức có thể đứng vững
và thành công. Mục tiêu của đào tạo và phát triển nguồn nhân lực là sử dụng tối
đa hiệu quả nguồn nhân lực hiện có, giúp người lao động hiểu rõ hơn về công
việc, nắm vững hơn về nghiệp vụ và thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình
một cách tự giác hơn với thái độ tốt hơn cũng như nâng cao khả năng thích ứng
của họ với các công việc trong tương lai.
Hằng năm, cơ quan cũng tổ chức mở các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp
vụ cho các cán bộ, công chức trong cơ quan và cử CBCCVC tham gia đầy đủ
các lớp tập huấn về soạn thảo VB, lập hồ sơ công việc, bồi dưỡng nghiệp vụ VT,
LT…
Công tác đào tạo, bồi dưỡng nhân sự làm VT, LT tại UBND phường
Ngọc Trạo đã được quan tâm đúng mức, góp phần từng bước chuẩn hóa và nâng
cao trình độ chuyên môn, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ. Tuy nhiên số lượng các
lớp tập huấn được mở còn ít, chủ yếu là tham dự hội nghị tập huấn của Cục, của
Bộ; số lượng cán bộ viên chức tham gia còn ít, các cuộc thi về VT, LT được tổ
chức cũng chưa thực sự hiệu quả.
2.1.4. Quản lý phông lưu trữ UBND phường Ngọc Trạo
Sau khi kết thúc công việc, các đơn vị, phòng, ban trong UBND phường
nộp lại các văn bản, hồ sơ liên quan tại phòng văn thư – lưu trữ. Cán bộ tại
phòng sẽ kiểm tra và làm thủ tục chuyển toàn bộ tài liệu vào kho lưu trữ trong
UBND. Hồ sơ, tài liệu được quản lý tập trung thống nhất, chặt chẽ, tránh tình
trạng thất lạc, mất mát tài liệu của cơ quan tổ chức.
2.1.5. Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng công nghệ thông tin
trong công tác văn thư – lưu trữ tại UBND phường
Công tác VT – LT là một trong những công việc quan trọng của cơ quan
tổ chức nói chung và UBND phường Ngọc Trạo nói riêng. Là một cơ quan Nhà
nước nên hoạt động nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học
vào công tác VT – LT của cơ quan ngày càng được chú trọng. Việc ứng dụng các

15


thành tựu khoa học công nghệ được thực hiện trong việc áp dụng các tiêu chuẩn
bìa, cặp, hộp, giá đựng tài liệu theo tiêu chuẩn của Bộ Khoa học và Công nghệ.
Nhờ việc ứng dụng các thành tựu khoa học và công nghệ nên cán bộ làm công
tác VT – LT của cơ quan luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ của cấp trên giao phó.
Thực hiện chỉ đạo của Cục VT và LT Nhà nước về đẩy mạnh ứng dụng
công nghệ thông tin, hiện đại hóa nền hành chính, UBND phường Ngọc Trạo đã
triển khai các chương trình kế hoạch chi tiết thực hiện ứng dụng công nghệ
thông tin trong cơ quan nói chung và trong công tác VT, LT nói riêng.
Hiện nay, UBND phường Ngọc Trạo đã trang bị đầy đủ hệ thống máy vi
tính và nối mạng internet tại tất cả các phòng ban trong trung tâm để khai thác,
sử dụng mạng internet phục vụ hoạt động thiết lập thư điện tử khắp cơ quan.
Đồng thời, UBND phường đã ứng dụng phần mềm quản lý VB và điều hành để
tiếp nhận VB và trao đổi nội bộ, việc đăng kí chủ yếu được thực hiện trên file dữ
liệu thiết kế trên máy tính góp phần đảm bảo yêu cầu và hiệu quả công việc. Có
thể thấy, công tác VT, LT tại cơ quan đã từng bước được chuyển hóa từ chuyển
VB đi, đến qua đường bưu điện, tra cứu VB qua tài liệu giấy chuyển đổi thành
ứng dụng vào công nghệ thông tin. Việc sử dụng các phần mềm quản lý VB đã
giúp cho công tác quản lý VB đi, đến trở lên nhanh chóng và thuận lợi hơn, công
tác tra tìm, phục vụ sử dụng tài liệu ở giai đoạn VT cũng hiệu quả hơn góp phần
tiết kiệm chi phí cho việc gửi và nhận công văn đi, đến.
Bên cạnh những thành tựu đạt được vẫn còn tồn tại một số hạn chế như:
việc triển khai phần mềm vẫn còn nhiều bất cập công tác quản lí VB đi – đến
vẫn còn nặng theo phương pháp truyền thống; việc áp dụng gửi, nhân VB qua hệ
thống thư điện tử bộc lộ nhiều hạn chế, hầu hết chỉ dừng lại ở việc nhận VB qua
hộp thư điện tử sau đó lại in ra và đóng dấu, làm thủ tục đăng kí, trình và chuyển
giao như VB giấy…
2.1.6. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác

văn thư – lưu trữ của UBND phường
Việc thanh tra, kiểm tra, đánh thực hiện công tác văn thư – lưu trữ ở
UBND phường được tổ chức định kỳ.
16


Cán bộ vi phạm quy chế phải được nhắc nhở, phê bình kịp thời. Nếu cố ý
vi phạm hoặc tái phạm thì tùy thuộc theo mức độ nặng nhẹ để kiểm điểm, chịu
hình thức kỷ luật. Trong trường hợp do không chấp hành quy chế dẫn đến gây
thiệt hại về cả mặt vật chất và các thiệt hại khác thì phải bồi thường.
Thực hiện chế độ báo cáo về công tác văn thư – lưu trữ 6 tháng và báo cáo
hàng năm. Thực hiện chế độ báo thống kê hàng năm theo quy định.
2.1.7. Hợp tác quốc tế
Do điều kiện cơ quan chưa cho phép nên hoạt động hợp tác quốc tế về
công tác lưu trữ là chưa có.
2.2. Tình hình thực hiện hoạt động nghiệp vụ về công tác Văn thư –
Lưu trữ tại UBND phường Ngọc Trạo.
2.2.1. Công tác văn thư
2.2.1.1. Soạn thảo và ban hành văn bản
Căn cứ theo thẩm quyền thì UBND phường Ngọc Trạo không có thẩm
quyền ban hành các VB quy phạm pháp luật mà chỉ có thể ban hành các loại VB
hành chính thông thường như: Quyết định (cá biệt), chương trình, kế hoạch, tờ
trình, biên bản, công văn, báo cáo…
Có thể nói công tác soạn thảo và ban hành VB tại cơ quan được thực hiện
tốt, đảm bảo đúng về thể thức cũng như kĩ thuật trình bày VB. Ngoài việc đảm
bảo thể hiện đúng và đủ các yếu tố thể thức, VB còn được ban hành đúng về nội
dung, thẩm quyền và các yếu tố khác như yêu cầu về người soạn thảo, yêu cầu
về trình tự, thủ tục ban hành VB.
Hiện nay, ở UBND phương Ngọc Trạo các VB liên quan đến đơn vị nào
thì đơn vị đó soạn thảo, sau đó trình lên lãnh đạo xem xét bản thảo, sửa những

sai sót và ký nháy vào VB. Tiếp theo, VB được chuyển xuống cho VT đánh máy,
in ra thành VB rồi chuyển lại cho đơn vị soạn thảo kiểm tra lại.
Văn bản sau khi được đơn vị kiểm tra lại sẽ được chuyển đến Văn phòng
– Thống kê để Chánh văn phòng kiểm lại một lần cuối cùng rồi trình lên người
có thẩm quyền ký VB. VB có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền, cán bộ
VT sẽ photo ít nhất 03 bản (01 bản gửi cho cơ quan, đơn vị hoặc người nhận; 01
17


bản lưu ở VT và 01 bản gửi lại cho đơn vị soạn thảo để lập hồ sơ) và đóng dấu.
Bước cuối cùng là cán bộ VT sẽ làm thủ tục chuyển giao VB.
2.2.1.2. Quản lý và giải quyết văn bản đi
Văn bản đi của UBND phường Ngọc Trạo là tất cả văn bản, giấy tờ do cơ
quan soạn thảo để gửi đến các cơ quan, đơn vị khác nhằm giải quyết các công
việc có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của mình.
Hiện nay, việc đăng ký VB đi tại UBND phường được thực hiện vào phần
mềm quản lý VB của cơ quan, tránh được việc tổng hợp thông tin bị thất lạc.
Sau một năm sẽ in lại thành quyển và lưu lại.
Việc quản lý và giải quyết văn bản đi của UBND phường Ngọc Trạo được
tuân thủ theo quy định của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của
Chính phủ về công tác văn thư và hướng dẫn chi tiết cụ thể về nghiệp vụ quản lý
văn bản đi tại Công văn số 425/VTLNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn
thư và Lưu trữ Nhà nước.
2.2.1.3. Quản lý và giải quyết văn bản đến
Tất cả các VB đến của UBND phường Ngọc Trạo dù từ bất kỳ nguồn nào
cũng đều được tập trung tại VT cơ quan để làm thủ tục đăng ký sau đó mới
chuyển giao đến các đơn vị có trách nhiệm giải quyết. Những VB gửi cho các
đơn vị phòng ban khác cán bộ bưu điện gửi trực tiếp gửi đến từng phòng ban
không qua VT. Những VB gửi không đúng địa chỉ sẽ được VT chuyển trả lại.
Khi tiếp nhận VB đến, cán bộ VT hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp

nhận VB đến trong trường hợp VB được chuyển đến ngoài giờ làm việc hoặc
vào ngày nghỉ, phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm
phong…;đối với VB mật đến phải kiểm tra đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận
và ký nhận.
Nhìn chung, quy trình quản lý VB đi, đến đã được thực hiện theo đúng
quy định. Việc ban hành quy chế VT, LT của cơ quan đã góp phần nâng cao hiệu
quả công việc, khắc phục được những thiếu sót trước đây. Các cá nhân, đơn vị
có liên quan đến từng quy trình trong giải quyết VB đi, đến đã thực hiện theo
đúng các quy trình đưa ra.
18


2.2.1.4. Quản lý và sử dụng con dấu
Hiện nay, UBND phường Ngọc Trạo có các loại con dấu như: dấu cơ
quan, dấu chức danh, dấu mật, khẩn, hoả tốc, dấu đến…
Việc quản lý và sử dụng con dấu được cơ quan thực hiện đúng theo quy
định của Nhà nước và Pháp luật dựa trên các VB như: Nghị định số
58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu;
Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày01/4/2009 của Chính phủ về sửa đổi bổ sung
một số điều của Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 về quản lý và sử
dụng con dấu.
- Quản lý và bảo quản con dấu
Chánh văn phòng là người chịu trách nhiệm lãnh đạo UBND phường về
việc quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan.
Con dấu của cơ quan được giao cho cán bộ VT giữ và đóng dấu tại cơ
quan. Không giao con dấu cho người khác khi chưa được sự cho phép của người
có thẩm quyền. Trong trường hợp văn thư vắng mặt, phải giao cho người có
thẩm quyền quản lý nhưng phải được sự đồng ý của thủ trưởng cơ quan (có biên
bản bàn giao dấu).
Con dấu được để tại trụ sở cơ quan, tổ chức, được quản lý chặt chẽ và

được bảo quản an toàn trong két sắt. Khi sử dụng không được để bừa bãi trên
bàn. Giữ gìn, không làm biến dạng con dấu. Mực in dấu thống nhất dùng màu
đỏ.
- Sử dụng con dấu
Dấu chỉ được đóng khi VB đúng thể thức và có chữ kí đúng thẩm quyền
của người kí VB. Nghiêm cấm đóng dấu khống.
Dấu trên VB phải đúng chiều, rõ ràng và trùm lên 1/3 chữ kí ở phía trái.
Khi đóng dấu vào các bản phụ lục kèm theo, VT đóng dấu vào góc bên
trái của phụ lục và đè lên 1/3 đường kính dấu (dấu treo). Nếu phụ lục gồm nhiều
trang thì ngoài việc đóng dấu treo, phải đóng dấu giáp lai cho phụ lục đó.

19


2.2.1.5. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
* Lập hồ sơ
Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào LT cơ quan được UBND phường
Ngọc Trạo chỉ đạo khá chặt chẽ và đúng theo quy định hiện hành của nhà nước.
Mỗi cá nhân khi theo dõi và giải quyết công việc phải lập hồ sơ về công việc đó.
Lập hồ sơ là khâu nghiệp vụ rất quan trọng vì nó là mắt xích gắn liền công tác
VT với công tác LT và có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác LT. Việc lập hồ sơ
giúp UBND phường Ngọc Trạo quản lý tài liệu một cách chặt chẽ, khoa học.
* Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Tại UBND phường Ngọc Trạo các đơn vị giao nộp hồ sơ vào LT cơ quan
đúng theo quy định của Nhà nước. Công tác nộp hồ sơ, tài liệu được tiến hành
sau mỗi năm làm việc và khi nội dung trong VB, tài liệu được giải quyết xong.
Thời hạn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan:
+ Tài liệu hành chính sau 01 năm kể từ năm công việc kết thúc;
+ Tài liệu xây dựng cơ bản sau 03 tháng kể từ khi công trình được quyết
toán;

+ Tài liệu phim, ảnh, tài liệu ghi âm, ghi hình sau 03 tháng kể từ khi công
việc kết thúc.
Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu phải lập 2 bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp
lưu” và 2 bản “Biên bản giao nhận tài liệu”. Đơn vị, cá nhân nộp và lưu trữ hiện
hành mỗi bên giữ một bản.
Qua khảo sát có thể thấy việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào LT
cơ quan tại UBND phường Ngọc Trạo đã có nhiều chuyển biến tích cực trong
những năm qua. Tuy nhiên vẫn tồn tại một số CBCCVC mặc dù đã được triển
khai, hường dẫn lập hồ sơ những vẫn còn thái độ chưa nghiêm túc, lập hồ sơ
mang tính hình thức dẫn đến việc hồ sơ chuyên môn không phản ánh được tiến
trình giải quyết công việc và không thống kê được cụ thể hồ sơ đã làm trong
năm.

20


2.2.2. Công tác lưu trữ
2.2.2.1.Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ
Thu thập, bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp liên quan
đến việc xác định nguồn tài liệu và thành phần tài liệu lưu trữ cơ quan, lựa chọn
và chuyển giao tài liệu vào kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà
nước quy định.
Hàng năm, cán bộ LT UBND phường có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ,
tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào kho LT cơ quan. Cụ thể là:
- Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu.
- Phối hợp cùng các đơn vị, cá nhân, xác định những loại hồ sơ, tài liệu
cần thu vào LT.
- Hướng dẫn, hỗ trợ các đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để giao
nộp.
- Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận tài liệu.

- Tổ chức tiếp nhận và làm các thủ tục giao nhận. Việc giao nộp hồ sơ, tài
liệu phải có biên bản kèm theo mục lục hồ sơ, tài liệu nộp.
Hiện tại kho lưu trữ UBND phường Ngọc Trạo đang bảo quản khối tài
liệu của các đơn vị thuộc cơ quan, tài liệu của Đảng, Công Đoàn…Nội dung chủ
yếu của tài liệu bao gồm:
- Tài liệu về chuyên môn nghiệp vụ, thi đua, hành chính, quản trị, xây
dựng cơ bản;
- Tài liệu về dự toán, quyết toán thu chi của cơ quan ;
- Tài liệu về tổ chức bộ máy, về nhân sự, lao động tiền lương và thực hiện
chế độ chính sách;
- Tài liệu về hoạt động đoàn thể (Đảng, Công đoàn, Đoàn thanh niên)…
2.2.2.2. Xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu là một trong những nhiệm vụ quan trọng hàng đầu
của công tác LT. Công tác này được thực hiện nhằm hai mục đích chính là lựa
chọn những tài liệu có giá trị cao để bảo quản trong các LT nhằm phục vụ sử
dụng lâu dài, đồng thời loại ra những tài liệu hết giá trị LT.
21


Đây là một công việc khó khăn, phức tạp vì nó quyết định đến số phận
của tài liệu LT. Vì vậy khi xác định giá trị tài liệu, UBND phường luôn vận dụng
triệt để các nguyên tắc, tiêu chuẩn và phương pháp của LT học. Ngoài các
nguyên tắc, tiêu chuẩn và phương pháp, cơ quan còn áp dụng hệ thống các VB
hướng dẫn về xác định giá trị tài liệu như:
-

Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ về Quy định thời
hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ

-

quan, tổ chức,
Công văn số 879/VTLTNN-NVTW của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về
việc hướng dẫn tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giá trị…
Hiện nay tài liệu LT tại UBND phường Ngọc Trạo được xác định thời hạn
bảo quản ở các mức sau: Tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn; tài liệu bảo
quản có thời hạn: 70 năm, 20 năm, 10 năm, 5 năm và tài liệu hết giá trị.
Với những tài liệu giữ lại có giá trị cao được bảo quản, cơ quan luôn tổ
chức và lập phương án xác định giá trị tài liệu một cách thận trọng. Để tiến hành
công tác xác định giá trị tài liệu một cách khách quan, chính xác và khoa học,
UBND phường đã cử các chuyên gia chuyên về công tác LT nắm vững các
nguyên tắc, tiêu chuẩn, phương pháp được sử dụng phổ biến trong trong thực
tiễn công tác xác định giá trị tài liệu.
Công tác tổ chức kiểm tra kết quả của việc xác định giá trị tài liệu và tiêu
huỷ các tài liệu hết giá trị luôn được quan tâm chú trọng. Tài liệu sau khi đã
được xác định giá trị đều phải được kiểm tra và phản biện lại về độ chính xác để
đảm bảo cho việc lựa chọn những tài liệu đưa vào bảo quản, tránh được tình
trạng loại huỷ tài liệu máy móc và hạn chế sự không chính xác.
2.2.2.3. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Hiện nay, công tác chỉnh lý tài liệu ở UBND phường Ngọc Trạo được
thực hiện theo một số VB chỉ đạo, hướng dẫn như:
- Công văn 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính.
- Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
22


về việc ban hành Quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy” theo tiêu chuẩn ISO
9001:2000…
Nhìn chung, công tác chỉnh lý tài liệu ở UBND phường Ngọc Trạo trong

những năm qua đã đi vào ổn định và có kết quả tốt. Bên cạnh những kết quả đạt
được, trong quá trình chỉnh lý hồ sơ vẫn gặp một số khó khăn như CBCCVC
bàn giao hồ sơ chỉnh lý còn chậm, bàn giao nhiều lần dẫn đến thời gian chỉnh lý
kéo dài, nhân công thuê chỉnh lý khó hệ thống hóa được toàn bộ hồ sơ…
2.2.2.4. Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ
Thống kê tài liệu LT nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác bảo quản
tài liệu, là cơ sở để xác định việc bổ sung, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, tổ
chức sử dụng tài liệu được chính xác, nhanh chóng.
Tại UBND phường Ngọc Trạo, toàn bộ tài liệu LT cơ quan được thống kê
vào Mục lục hồ sơ, tấm thẻ. Việc tra tìm tài liệu ở cơ quan được thực hiện qua
mục lục hồ sơ và các tấm thẻ. Nhìn chung, công tác thống kê tài liệu LT của
UBND phường được thực hiện tương đối tốt. Cơ quan đã kết hợp với việc thống
kê tài liệu LT giữa công cụ truyền thống với công cụ hiện đại nhằm tạo điều kiện
thuận lợi cho việc khai thác và sử dụng tài liệu.
UBND phường Ngọc Trạo đã và đang hoàn thiện việc xây dựng công cụ
tra tìm tài liệu LT từ truyền thống đến hiện đại. Ngoài mục lục, các phiếu tin tra
tìm thì hiện tại UBND phường đã và đang thực hiện dự án đưa tất cả các tài liệu
LT vào trong máy tính, việc tất cả các dữ liệu được LT bằng phần mềm nhằm
đảm bảo việc tra cứu tài liệu theo phương pháp hiện đại hoá tối ưu hiệu quả khi
cung cấp thông tin cho độc giả và bí mật quốc gia.
2.2.2.5. Bảo quản tài liệu lưu trữ
Bảo quản tài liệu lưu trữ và nghiên cứu sử dụng các biện pháp khoa học
kỹ thuật để kéo dài tuổi thọ nhằm đảm bảo an toàn tài liệu nhằm phục vụ công
tác nghiên cứu tài liệu.
Cán bộ lưu trữ UBND phường có trách nhiệm tổ chức thực hiện các quy
định về bảo quản tài liệu lưu trữ: bố trí kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn quy
định; bố trí, sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ; hồ sơ, tài liệu trong kho để trong
23

hộp (cặp), dán nhãn và ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm
tra và tra cứu; thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu trong kho để nắm được
số lượng, chất lượng tài liệu. Thực hiện các biện pháp phòng chống cháy, nổ,
thiên tai; phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ; trang thiết
bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ; duy trì các
chế độ bảo quản phù hợp với từng tài liệu lưu trữ.
Công tác bảo quản tài liệu cơ bản thì UBND phường cũng đã thực hiện
nhiều biện pháp để bảo quản tài liệu được tốt tránh bị chuột, bọ, côn trùng vào
phá hoại tài liệu như: tiến hành chỉnh lý tài liệu để đưa tài liệu vào trong các hộp
có chứa chất bảo quản, kê lên các giá; mua thêm các trang thiết bị hiện đại như
máy điều hòa không khí, thiết bị PCCC; sử dụng các loại hóa chất để tiêu diệt
chuột và các loại côn trùng khi chúng tấn công tài liệu…cơ quan cũng đang tiến
hành xây dựng quy chế ra vào và khai thác sử dụng tài liệu để tránh tình trạng bị
mất tài liệu. Kho lưu trữ UBND phường Ngọc Trạo được bố trí ở nơi thoáng
mát, có các phương tiện để bảo quản tài liệu như cặp, hộp, giá, thẻ tra cứu, máy
hút bụi, quạt thông gió.
Tài liệu đưa vào lưu trữ ở UBND phường đã chỉnh lý được hoàn chỉnh
một số tài liệu và đưa vào bảo quản vĩnh viễn, lâu dài, phục vụ cho công tác
nghiên cứu về sau.
2.2.2.6. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
Hiện nay, UBND phường Ngọc Trạo chưa tổ chức được phòng đọc riêng
cho các cán bộ đến khai thác tài liệu LT cơ quan, hơn nữa cán bộ VT lại kiêm
nhiệm công tác LT nên rất bận rộn. Đối tượng đến khai thác,sử dụng tài liệu chủ
yếu là các cán bộ, công chức, viên chức trong UBND phường.
Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu: CBCCVC làm việc tại UBND phường
nghiên cứu tài liệu vì mục đích công vụ phải được lãnh đạo UBND phường hoặc
Chánh văn phòng đồng ý.

24

2.3. Nhận xét, đánh giá thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại UBND
phường Ngọc Trạo
2.3.1. Ưu điểm
Trong thời gian qua công tác văn thư, lưu trữ của UBND phường Ngọc
Trạo đã đạt được những kết quả tích cực. Quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ
được duy trì thực hiện nền nếp, bám sát các quy định hiện hành. Các hoạt động
nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đã đạt những kết quả bước đầu.
Nhận thức của cán bộ lãnh đạo, công chức, viên chức trong UBND
phường về vai trò, vị trí, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ đã được
nâng lên. Trình độ chuyên môn, kỹ năng nghiệp vụ của công chức, viên chức
làm công tác văn thư, lưu trữ có nhiều chuyển biến tích cực, cơ bản đáp ứng
được yêu cầu, nhiệm vụ của các cơ quan, tổ chức.
Công tác quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu và sử dụng con dấu được UBND
thực hiện đúng các quy định, việc lập hồ sơ công việc bước đầu được thực hiện
tạo điều kiện cho việc thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ được thuận lợi. Công
tác văn thư, lưu trữ của cơ quan nói chung đã được quản lý tương đối thống
nhất, đúng các quy định của pháp luật, bảo vệ bí mật của Đảng và Nhà nước,
đồng thời phục vụ hiệu quả sự lãnh đạo, quản lý, điều hành của UBND phường
Ngọc Trạo.
Cơ sở vật chất đầu tư cho hoạt động VT, LT nói chung và cho bộ phận VT,
LT nói riêng có nhiều tiến bộ. Phòng làm việc của cán bộ VT, LT đã từng bước
được trang bị đầy đủ các trang thiết bị hiện đại như máy vi tính kết nối internet,
điện thoại, fax, máy photocopy, giá – kệ đựng tài liệu v.v…
Việc xây dựng ban hành và hướng dẫn thực hiện các VB về công tác VT,
LT được thực hiện tương đối tốt. Công tác tuyên truyền, phổ biến các VB quy
định về công tác VT, LT được triển khai kịp thời, có tác dụng thiết thực và tạo
được sự chuyển biến tích cực trong nhận thức về vai trò của công tác VT, LT
góp phần nâng cao tinh thần trách nhiệm của cấp lãnh đão cũng như của
CBCCVC làm VT, LT.

Hoạt động quản lý nhà nước về công tác VT, LT có nhiều tiến bộ, đặc biệt
25